Manajemen Logistik

 

MANAJEMEN LOGISTIK 

Oleh Muncul W Wiyana, iyana, M.Kep

 

 

LOGISTIK Logistik artinya bahan u kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai, meliputi 1.Bahan farmasi 

Obat-obatan, Bhn farmasi, Alat medik habis pakai 2.Bahan non farmasi  Bahan makanan,    

  

 Alat tulis kantor  tangga dan kebersihan  Alat rumah tangga kebersihan habis habis pakai Barang cetakan Linen Suku cadang peralatan dan perlengkapan

 

TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK



 

Tersedianya (ketersediaan) bahan Logistik Setiap saat dibutuhkan secara efisien, meliputi:   jenis dan jumlahnya  jenis dan jumlahnya   spesifikasi/ spesifikasi/ kualitas   waktu waktu

 

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK FUNGSI-FUNGSI 1. 2.

PERENCANAAN PENGANGGARAN

3.

5.

PENGADAAN PENYIMPANAN PENYALURAN (DISTRIBUSI)

6.

PENGHAPUSAN

7.

PENGENDALIAN

4.

 

 

SIKLUS LOGISTIK PERENCANAAN

PENGHAPUSAN

PENGANGGARAN PENGENDALIAN

PENDISTRIBUSIAN

 

PENGADAAN

PENYIMPANAN

 

PERENCANAAN 

Perencanaan Logisitk adalah merencanakan pemenuhan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oeh semua calon pemakai (user), kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku

 

 

Perencanaan menjawab : 1. 2. 3. 4. 5.

 

Logistik

Harus

Bisa Bisa

 Apa, dimana, kapan, jmlah yang dibutuhkan Biaya/anggaran yang harus dipersiapkan Mengapa diperlukan barang tsb Bagaimana cara pengadaannya Siapa yg mengurus barang tsb, yg menggunakan, yg bertanggung jawab

 

PENETUAN KEBUTUHAN

Penentuan kebutuhan harus mempertimbangkan : 1. 2.

3. 4. 5. 6.

 

Berdasarkan pemakaian yang lalu Perkiraan dengan menggunakan  Statistik  Epidemiologi Sisa persediaan Slow moving, fast moving Rekomendasi dari komite medis Prioritas berdasarkan VEN  Vital → life saving   Esensial → kausal pada sumber penyakit  Non esesnsial → penunjang

 

Contoh: Tahapan Prosedur Perencanaan Kebutuhan Obat dan barang farmasi

RUANGAN USER RUANGAN USER

Kepala Instalasi

Instalasi farmasi

Daftar usulan

Pengendali Program Pengendali  Anggaran Pengendali Pembeliaan

Penyimpanan Gudang Farmasi  

Panitia Penerimaan

Supplier  Rekanan

 

PENGANGGARAN Fungsi penganggaran semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu 1. 2.

 

skala mata uang  jumlah biaya.

 

Yang perlu diperhatikan menyusun anggaran:  Peraturan-peraturan yang terkait 



Perkembangan politik, ekonomi, sosial & teknologi Hal-hal lain yg berhubungan dengan anggaran



Pengaturan misal sumber biaya? logistik pendapatan anggaran banyak →: pengaturan

 

 

Penjadualan Anggaran  Anggaran jangka p anjang jangka panjang pa njang  Anggaran jangka m enengah jangka menengah me nengah 



 

 Anggaran jangka jangka pendek p pe endek ndek

 

Sumber anggaran RS: 

RS Pemerintah 





DepKes Pemda Penerimaan RS

RS Swasta 

   

Dana subsidi : Bappenas

Dana Subsidi : Yayasan Donatur  Penerimaan RS Dana dari Pihak Ketiga

Biaya alokasi: -SDM -Bahan langsung (logistik) -Pemeliharaan -Investasi

 

 ALOKASI ANGGARAN ANGGARAN LOGISTIK 

Obat-obatan dan bahan farmasi



 Alat tuli tulis s kantor   Cetakan  Alat rumah rumah tangga Bahan makanan  Alat kebe kebersihan rsihan 

  

Suku cadang

40-50% Keseluruhan  Anggaran RS RS

 

PENGADAAN 

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan/ disetujui dalam fungsi sebelumnya



Caranya :       

 

Purchasing Purchasing (membeli) Leasing (menyewa) Meminjam Hibah/ pemberian pemberian Menukaran Produce (membuat) (memperbaiki)) Repair (memperbaiki

 

Langkah-langkah Pilih metode pengadaan  Pilih pemasok dan siapkan dokumen 

kontrak Pantau status pemesanan  Penerimaan dan pemeriksaan 

 

 



Pengadaan barang/ jasa barang pemerintah → anggaran pemerintah: Pelelangan umum  Pelelangan terbatas Pelelangan terbatas  Pemilihan langsung  dan pengadaan langsung 

 

 

Dasar Hukum    

 

Keppres 16 thn 1984 Keppres 17 thn 1990 Keppres 18 thn 1992 Keppres 80 thn 2003 (yang berlaku sekarang)

 

PENYIMPANAN 

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan & usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan/ inventory di tempat penyimpanan.



Gunanya: 

 

Kualitas barang dapat dipertahankan  Barang terhindar dari kerusajan fisik  Pencarian barang mudah dan cepat  Barang aman dari pencurian Barang aman dari pencurian

 

Langkah-langkah Penyimpanan Perencanaan ruang penyimpanan  Perencanaan & pengoperasian alat 

pengatur barang  Penyelenggaraan prosedur penyimpanan  Pengamanan

 

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan 

Lokasi  Aksesibilitas 

Utilitas Komunikasi  Bebas banjir   Mampu menampung barang yang disimpan  Keamanan  Sirkulasi udara 

 

 



Desain 

Kemudahan bergerak Pemadam kebakaran

Kemudahan perawatan  Sirkulasi udara 



Jenis barang



Prosedur penyimpanan Pemakaian alat bantu



 

 



Pengelompokkan barang yang disimpan:  Kelompok pelayanan  Kondisi yang diperlukan untuk menjaga Kondisi yang diperlukan untuk menjaga → ruang pendingin kualitas  Ukuran berat  Ukuran volume Fast atau slow moving  Abjad  Fifo (first in-first out) 

 

 

Tempat:  Di User (cash box) 

Di Depot  Gudang pembantu 



 

Gudang Kecil Di Gudang Besar   Gudang Utama

 

Penditribusian 



Pendistribusian harus sesuai dengan :  Permintaan  Tepat waktu Tepat waktu  Tepat jumlah  Spesifikasi Mendapat persetujuan pihak berwenang ↔ perencanaan (pengeluaran barang). 



 

Utk RS pemerintah : Bendaharawan barang

Mekanisme pengeluaran sesuai prinsip FIFO

 

Contoh Bentuk Pendistribusian: 1. Konvensional RAWAT JALAN RAWAT INAP

GUDANG

BEDAH PUSAT RAWAT DARURAT

2. Desentralisasi GUDANG

DEPO RJ ---------------- RAWAT JALAN DEPO RI ----------------- RAWAT INAP DEPO BP ---------------- BEDAH PUSAT PUSAT DEPO RD --------------- RAWAT DARURAT DARURAT

 

 

Penghapusan 

Penghapusan adalah kegiatan untuk menghilangkan dari daftar inventaris bahan/ barang.



Barang yang dihapus : 

sudah lewat batas



Rusak



Hilang Kadaluarsa



 

 



Prosedur penghapusan: 



Bentuk : Berita acara penghapusan Pelaporan Caranya: 

Dimusnahkan: dibakar atau ditanam  Pemanfaatan kembali (recycling)

 



Penjualan/ lelang → RS pemerintah : ke kas negara



Hibah

 

Pengendalian 

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkahdan pemeriksaan terhadap langkah manajemen logistiklangkahyang sedang & telah berlangsung.



Tujuan  Terarah  terkendali terkendali

 

 



Landasan hukum pengawasan:  Keppres No. 16 tahun 1974 Berbagai peraturan per UU  ICW 



Peraturan-peraturan pengurusan barang sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS  

 

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1) 1.

Biaya pemesanan (ordering cost,  procurement cost) biaya yang dikeluarkan sehubungan dgn kegiatan pemesanan pemesanan bahan/ barang,sampai sejak dari penempatan tersedianya barang di gudang. Antara lain : - biaya administrasi - biaya pemilihan vendor/ pemasok - biaya pengangkutan & bongkar muat - biaya penerimaan

 

- biaya pemeriksaan barang

 

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2) 2.

Biaya penyimpanan ((holding holding cost, carrying cost) biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang yg dinyatakan dlm persentase harga barang atau dalam lain : bentuk rupiah per unit barang. Antara - biaya gudang/ sewa gudang - administrasi pergudangan - gaji pelaksana pergudangan, upah buruh - biaya listrik - biaya kerusakan, kehilangan, penyusutan

 

barang selama dalam penyimpanan

 

3.

Biaya kekurangan persediaan (shortage cost, stock out cost) biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan.  Antara lain : - bahan/ biaya terhentinya produksi karena tidak ada menganggur  - biaya administrasi tambahan - biaya tertundanya penerimaan keuntungan - biaya pengadaan darurat, supaya k konsumen onsumen   tidak kecewa

 

 

PERHITUNGAN BIAYA Kebutuhan/ Kebutuhan/ Permintaan/ Permintaan/ pemesanan pemesanan (demand) d = D/ Q x S Keterangan Keterangan : d = biaya kebutuhan/ permintaan / pemesanan D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun) (unit/tahun) Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan) S = biaya pemesanan (rupiah / pesanan)

 

 

Penyimpanan h = Q/ 2 x H Keterangan : h = biaya penyimpanan (% thd nilai barang) Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan) H = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per year (rupiah/ unit/ tahun)

 

 

PERHITUNGAN BIAYA 

EOQ terjadi bila biaya pemesanan = biaya + QH penyimpanan, maka: DS  + Q 2   2 DS = Q2H Q2 = 2 DS H

 

D = jml keb. barang (unit/ thn) S = biaya pemesanan (rupiah/ pesanan

 

Q=

2 DS H

Q = jumlah pesanan (unit/pesanan) H = biaya penyimpanan (rupiah/ unit/ tahun)

 

 

PERHITUNGAN BIAYA 5.

 

Total cost (total biaya persediaan) TC = (D/Q) S + (QH)/2 + PD Keterangan : TC = total cost= total biaya persediaan (rupiah/thn) D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun (unit/ thn) Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan) S = ordering or set-up cost per order or per set-up (biaya   pemesanan (rupiah/pesanan) H = h x C = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per year (rupiah/ unit/ tahun) P = harga/ price per unit C = harga barang (rupiah/ unit) h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang)

 

Rumus tambahan perhitungan logistik: F : frekuensi pesanan ekonomis (kali/ tahun) T : jangka waktu antar tiap pesanan (hari) F : Permintaan per tahun (D/Q)   Jumlah pesanan dlm thn T : Jumlah hari kerja per tahun  

Frekuensi pesanan

Latihan soal : perhitungan logistik 1.

 

Ruangan Irna Lt 1 kanan RS X selama setahun dikeluarkan sebanyak 200 liter savlon dan terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan. Kenaikan pengunjung diperkirakan untuk tahun depan 5%. Hitung perkiraan kebutuhan savlon untuk tahun depan

 

2.

Suatu rumah sakit memproduksi bahan linen membutuhkan komponen bahan baku sebanyak 12.000 unit selama 1 tahun. Biaya pemesanan komponen tersebut adalah Rp. 50.000,- untuk setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari komponen yang dipesan.  jumlah komponen dipesan. Sedangkan Sed angkan Sedangkan biaya penyimpanan penyimpana n (per unit/ thn)komponen adalah sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga tersebut adalah Rp. 3.000 per unit. Berdasarkan data tersebut diatas tentukan: a. EOQ yang dapat memberikan total biaya persediaan terendah b. Frekuensi pesanan ekonomis per tahun c. Jangka waktu antar tiap pesanan d. Biaya kebutuhan per hari

 

 

Jawaban Pertanyaan 1.

Langkah menjawab : a. b.

c.

d.

Pemakaian nyata rata-rata per bulan : 200/10 = 20 lt. Perkiraan kebutuhan selama kosong (kebutuhan selama lead time/ waktu tunggu) = pemakaian rata-rata per bulan x lamanya waktu tunggu (dalam bulan) = 2 bulan x 20 lt = 40 lt Pemakaian per tahun = jumlah savlon yang dikeluarkan + perkiraan kebutuhan pada saat kosong selama setahun. Jadi perkiraan kebutuhan setahun + 200 lt + 40 lt = 240 lt Perkiraan kebutuhan tahun depan dengan menghitung perkiraan kenaikan pengunjung 5% maka kebutuhan savlon untuk tahun depan adalah = 240 + (5% x 240) = 252 lt. lt .

 

 

2.

Diketahui : D = 12.000 unit/ thn   S = Rp. 50.000/ pesanan   h = 10% (per unit/ thn)   C = Rp. 3.000 per unit Jawab ; H = h x C = Rp. 3.000 x 10% = Rp. 300/ unit/ pesanan Prinsip EOQ : biaya pemesanan = biaya penyimpanan Q2 = 2 DS/ H = 2 x 12.000 x R p. 50.000  = = 4.000.000 Rp. Rp. 300   Q = 2.000

 

 

a.

Total biaya per tahun = biaya pemesanan pemesanan + biaya penyimpanan = D S/ Q = Q H / 2 = 12.000 x R + 2000 x R p. 50.000  + p. 300 Rp. Rp.   2.000    2

b.

  c. d.

 

 

= Rp. 300.000+Rp. 300.000 = Rp. 600.000/thn F = D/ Q F = 12.000 / 2.000 = 6 kali per tahun T = jumlah hari tahun = 365 /6 = 61hr  hari kerja per tahun Biaya frekuensi kebutuhanpesanan per hari d = 12.000/2.000 x Rp. 50.000,= Rp.300.000/th = Rp. 300.000 300.000 / 365 = Rp. 822,822,- per hari = Rp. 300.000 / 365 = Rp. 822,- per hari

 

 



TErIMA KASIH