Makalah Organisasi Dan Tata Kerja

KATA PENGANTAR  Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga atas perkenannya penulis dapat menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Organisasi dan Tata Kerja Kantor! "elesainya penulisan makalah ini tentu tidak lepas dari bantuan dan peran serta dari  berbagai pihak! #ntuk itu penulis mengu$apkan mengu$apkan terima kasih kepada % &! Tuhan Tuhan Yan Yang g Maha Esa yang yang selalu memberi memberikan kan kemurahan kemurahan dan dan rahmatNya! rahmatNya! '! (bu )eslian )eslian Yolly Yollyndi ndiaa dan *armon *armon +hania +haniago, go, selaku dosen dosen pengam pengampu pu Manajeme Manajemen n Kantor '! ! ekan-rekan ekan-rekan khusunya khusunya Prodi Prodi .dministra .dministrasi si /isnis /isnis Kelas 0 0 ./-"iak ./-"iak angkatan angkatan '1&2, '1&2, terim terimak akasi asih h atas atas duku dukung ngan an yang yang telah telah dibe diberik rikan an sehin sehingg ggaa dapa dapatt mend menduk ukun ung g selesainya makalah ini! Penulis menyadari bah3a makalah ini masih jauh dari sempurna! Oleh karena itu kritik kritikan, an, masuka masukan, n, dan saran saran yang yang memban membangun gun sangat sangat diharap diharapkan kan demi demi ter3uj ter3ujudn udnya ya  penulisan makalah yang lebih baik! .khir kata, semoga penulisan makalah ini dapat memberikan man4aat bagi pemba$a khususnya khususnya dan semua pihak pada umumnya! umumnya! "emoga makalah ini menjadi penunjang penunjang dan moti5ator dalam penyusunan makalah berikutnya bagi penulis!

/andung, Mei '1&6

Penulis

1

DAFTAR ISI

K.T. PEN7.NT.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!i 0.8T. ("(!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!ii /./ ( PEN0.*#)#.N!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!& (!& )atar belakang!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!& (!' umusan Masalah!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!' (! Tujuan Penulisan!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!' /./ (( PEM/.*.".N!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ((!& Pengertian Organisasi dan Tata Kerja!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ((!' Tujuan Organisasi!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!2 ((! +iri-$iri Organisasi!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!9 ((!2 0esain Organisasi 8ormal dan (n4ormal!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!6 ((!9 8ungsi Manajemen Organisasi!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!: ((!6 Organisasi dan Metode dibutuhkan di Manajemen!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&1 ((!; *ubungan Timbal /alik .ntara Manajemen, Organisasi 0an Tata Kerja!!!!!!!!!!!!!!!!!! !!!&& /./ ((( PEN#T#P!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!& (((!& Kesimpulan!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!& (((!' "aran!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!& 0.8T. P#"T.K.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&2

2

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar belakang 0alam sebuah perusahaan < kantor, manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan

sesuatu hal yang harus teroganisir, biasanya dalam bidang manajemen merupakan tugas manajer untuk mengatur organisasi yang ia pimpin, selain itu diperlukan tata kerja yang  baik dan benar untuk menyelesaikan suatu pekerjaan agar sesuai target yang ditetapkan  perushaan! "etiap orang di dalam organisasi se$ara alamiah memiliki tujuan pribadi yang tidaklah sama persis! Manajemen dan Organisasi memiliki hubungan yang erat, untuk men$apai suatu tujuan maka dibutuhkan kerja team, ibaratkan di suatu perusahaan seorang manajer  membagikan tugas kepada anggota team nya yang terdiri dari &1 orang, ' orang pertama mempunyai tugas menulis, ' orang berikutnya mempunyai tugas mengedit, ' orang selanjutnya mempunyai tugas memposting dan begitu selanjutnya, hingga menjadikan kerja sama team yang solid antara manajer dan organisasi! Manajemen dan Tata Kerja merupakan 4aktor utama dalam ter$apai nya target, seperti manajemen yang teroganisir  dan tata kerja yang teren$ana dengan baik akan mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai target yang ditetapkan! Tujuan akhir dari sebagian besar orang adalah memperoleh penghasilan! Para anggota organisasi memiliki tujuan mengerjakan pekerjaan dengan baik, naik pangkat,  berinteraksi dengan anggota organisasi lain dalam suasana yang menyenangkan atau menjalin hubungan persahabatan! *al ini tentang bagaimana $aranya seorang manager memanajemen ba3ahannya melalui beberapa proses peran$aan, seperti yang dikatakan Mary Parker 8ollet manajer  harus mempersiapkan proses peren$anaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan  pengontrolan sumber daya! )alu sekarang pembagian tugas yang diberikan ke organisasi, untuk mendapatkan hasil yang baik dengan $ara bekerja sama, dan peren$anaan tata kerja harus men$apai tingkat e4esien dan maksimal!

1

I.2 Rumuan !aala"

/erdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut! &! '! ! 2! 9! 6! ;!

.pa pengertian organisasi dan tata kerja = .pa Tujuan Organisasi = .pa $iri-$iri organisasi = /agaimana desain organisasi 4ormal dan in4ormal = .pa 4ungsi manajemen organisasi = /agaimana metode yang dibutuhkan di Manajemen = /agaimana hubungan timbal balik antara manajemen, organisasi, dan tata kerja =

I.# Tu$uan Penul%an

.dapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut! &! '! ! 2! 9! 6! ;!

#ntuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kantor ' Mengetahui pengertian organisasi dan tata kerja! Mengetahui Tujuan Organisasi! Mengetahui desain organisasi 4ormal dan in4ormal! Mengetahui 4ungsi manajemen organisasi! Mengetahui metode yang dibutuhkan di Manajemen! Mengetahui hubungan timbal balik antara manajemen, organisasi, dan tata kerja!

2

BAB II PE!BAHASAN

II.1 Pengert%an &rgan%a% 'an Tata Ker$a

2.1.1. &rgan%a%

/erikut beberapa pengertian organisasi menurut para ahli% & Pengertian organisasi menurut "tephen P! obbinss adalah suatu kesatuan sosial yang telah terkoordinasi se$ara sadar dengan adanya sebuah batasan yang relati4 dan dapat diidenti4ikasi serta bekerja berdasarkan yang relati4 se$ara terus-menerus agar dapat men$apai tujuan  bersama! '! Pengertian organisasi menurut >ames 0 mooney adalah suatu bentuk setiap perserikatan oleh manusia dalam men$apai tujuan se$ara bersama! ! Pengertian organisasi menurut "toner adalah suatu pola yang memiliki hubunganhubungan yang melalui orang-orang dengan bergerak bersama ke tujuan le3at pengarahan atasan! 2! Pengertian organisasi menurut +hester ( /ernard adalah suatu sistem akti5itas yang dilakukan dengan $ara berkerjasama antara dua orang atau lebih! 9! Pengertian organisasi menurut "$hein adalah suatu koordinasi yang dilakukan se$ara rasional pada setiap kegiatan oleh sejumlah orang dalam men$apai tujuan se$ara umum dengan pembagian 4ungsi dan pekerjaan le3at hirarki yang memiliki tanggung ja3ab dan otoritas! /erdasarkan pendapat Thompson bah3a pengertian organisasi adalah sebuah integrasi anggota angota spesial yang sangat rasional dan impersonal ?adil@ yang bekerja sama ?kooperasi@ untuk men$apai tujuan tujuan spesi4ik yang telah diumumkan! "edangkan menurut obbins ?&AA6@ pengertian organisasi adalah entitas sosial yang terkoordinasi se$ara sadar dengan batas batas yang dapat diidenti4ikasi yang ber4ungsi untuk men$apai tujuan tujuan yang relati4 berlanjut ataupun seperangkat tujuan! Kedua pengertian organisasi ini  berbeda dari penekanannya tentang apa yang membentuk organisasi! Thompson menekankan 3

terhadap anggota anggota yang rasional sedangkan obbins menekankan terhadap entitas sosial yang terkoordinasi! "elain itu, tujuan dari organisasi pun berbeda, berdasarkan  pengertian organisasi Thompson bah3a organisasi itu men$apai tujuan yang disuarakan atau diserukan maka kerja pemimpin dalam organisasi sangatlah penting sebagai penyampaian tujuan tujuan organisasi, sedangkan obbins seluruh tujuan organisasi yang berlanjut atapun seperangkat tujuan tersebut! 0ari apa yang telah dipaparkan oleh para ahli atau para pakar diatas mengenai pengertian organisasi maka dapat kita mengambil beberapa poin yang penting yaitu kumpulan dua orang atau lebih, kerja sama, tujuan bersama, sistem koordinasi kegiatan, pembagian tugas dan tanggung ja3ab personil!

2.2.2. Tata Ker$a 'alam !ana$emen

Tata kerja atau metode adalah satu $ara bagaimana ? ho3 @ agar sumber B sumber dan 3aktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat diman4aatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula! 0engan tata kerja yang baik suatu mamajemen akan berjalan rapi dan sesuai dengan tujutan semula! 0engan tata kerja yang tepat mengandung arti bah3a proses kegiatan pen$apaian tujuan sudah dilakukan se$ara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat  pada pokoknya ditujukan untuk % •

Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan

•

3aktu yang tersedia! Menghindari kema$etan-kema$etan dan kesimpangsiuran dalam proses pen$apaian

•

tujuan! Menjamin adanya pembagian kerja, 3aktu dan koordinasi yang tepat!

II.2 Tu$uan &rgan%a%

Tujuan organisasi dan karya3an sering kali seiring!Yaitu melakukan pekerjaan dengan baik  dan naik pangkat! )angkah anggota organisasi berupa konsisten si mendukung tujuan organisasi yaitu meningkatkan produkti5itas dan meningkatkan pendapatan!

4

Menurut "imon ?&AA;@ bah3a tugas me3ujudkan sasaran organisasi berada pada orang orang di tingkat paling ba3ah dari organisasi! 0emikian juga pada seseorang paling diba3ah dari struktur organisasi tidak boleh diabaikan karena mereka para anggota le5el ba3ahlah yang menentukan keberlangsungan dan ter$apainya tujuan organisasi! Tujuan atau sasaran akhir organisasi umumnya di4ormulasikan se$ara lebih umum dan masih terkesan kurang jelas sedangkan sasaran atau target sebagai tujuan tujuan ke$il yang haris di$apai untuk menyelesaikan tujuan akhir se$ara bertahap lebih jelas dan dapat diukur  keberhasilannya! Pada umumnya tujuan akhir organisasi ter$antum dalam 5isi dan misi organisasi sedangkan sasaran atau tujuan tujuan ke$il dibahas dalam rapat organisasi! II.# (%r%)*%r% &rgan%a%

/erdasarkan tujuan dan pengertian organisasi diatas, dapat diambil beberapa $iri $iri yang merupakan batasan yang jelas dan gambaran tentang bagaimana organisasi itu dan apa yang membuat dikatakan sesuatu itu sebuah organisasi! a! Kumpulan manusia Organisasi sudah tentulah ber$irikan beranggotakan oleh lebih dari dua manusia dikarenakan hanya manusia yang mampu membuat se$ara sadar tujuannya sendiri! +iri ini juga sama halnya dengan $iri kelompok!  b! Tujuan bersama Tujuan bersama merupakan $iri utama organisasi yang membedakan dengan kelompok! /ahkan salah satu pengertian organisasi diatas menjelaskan bah3a tujuan organisasi harusnya diumumkan dan disuarakan oleh pemimpin atau yang diakui sebagai orang yang pantas didengar! .kan tetapi tidak bisa disangkal bah3a tiap anggota pasti memiliki tujuan tujuan  pribadi yang tidak persis sama dengan anggota lainnya, akan tetapi mereka berkumpul dikarenakan tujuan organisasi tersebut merupakan bagian dari tujuan tujuan mereka dala hidup dan bahkan saat tujuan organisasi belum ter$apai, pen$apaian mereka terhadap tujuan  pribadi sudah hampir terpenuhi! Organisasi yang sangat kompak dan erat adalah yang memiliki tujuan yang sama dengan tiap anggotanya apalagi anggota mereka yang berada di tataran ba3ah! +ontohnya organisasi seperti perusahaan bisnis yang menghasilkan keuntungan untuk memperkaya diri mereka dan memberi makan dan hidup kepada para anggota! "emua anggota jelas memiliki tujuan yang sama sehingga akan terus mendorong 5

mereka untuk bekerja sama dengan keras dan kokoh! +ontoh yang lain adalah organisasi minat dan bakat seperti Klub +atur atau Pers Mahasis3a!

$! Kerja sama Tentu saja, organisasi memiliki $iri ini, kerja sama! Tidaklah pantas bila sebuah kumpulan manusia yang memiliki tujuan yang sama tidak bekerja sama! (ni tak ada bedanya dengan kelompok apabila tidak adanya kerja sama d! aturan aturan .turan aturan biasanya dibuat setelah organisasi terbentuk! .turan aturan ini merupakan $iri organisasi 4ormal yang bertujuan mengatur setiap anggota agar tujuan dan kerja sama terjalin dengan kapasitas yang e4isien, e4ekti4 dan bertanggung ja3ab! 0engan adanya aturan aturan, tidak akan anggota yang merasa ter$ederai karena aturan aturan tersebut dibahas bersama! e! Pembagian tugas 0alam sebuah organisasi yang 4ormal, pembagian tugas sesuai kapasitas dan kemampuan anggota sangatlah penting untuk men$apai tujuan organisasi dan mempermudah pen$apaian tujuan para anggota organisasi se$ara pribadi! 0engan adanya pembagian tugas yang diatur  oleh aturan aturan akan ter$ipta kerja sama yang epik dan solid dalam nuansa pro4esionalisme demi men$apai tujuan bersama dan tujuan pribadi demi keberhasilan organisasi! II.+ Dea%n &rgan%a% F,rmal 'an In-,rmal

2.+.1 &rgan%a% -,rmal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama se$ara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional! +ontoh % Perseroan te rbatas, "ekolah, Negara! 2.+.2 &rgan%a% In-,rmal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat padasuatu akti4itas serta tujuan bersama yang tidak disadari! +ontoh % .risan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak tk! Teori Organisasi Menurut )ubis dah *usein ?&A:;@ bah3a teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membe$arakan mekanisme kerjasama dua orang atau 6

lebih se$ara sistematis untuk men$apai tujuan yang telah ditentukan! Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap indi5idu! 0alam pembahasan mengenai teori organisasi, men$akup masalah teori-teori organisasi yang  pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang! Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern! Te,r% ,rgan%a% kla%k 

Teori klasik ?$lassi$al theory@ kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan?abad &A@ yang mende4inisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan,  peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan 4aktor-4aktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama! 0alam teori ini, organisasi se$ara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik stru$tural yang kaku tidak mengandung kreati5itas! Teori ini juga berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai e4ek yang sama, yaitu% &! Teori birokras   dikemukakan oleh MaC Deber dalam bukunya “The Protestant Ethi$ and "pirit o4  +apitalism! '! Teori administrasi dikembangkan atas dasar sumbangan *enry 8ayol dan )yndall #r3i$k dari Eropa serta Mooney dan eiley dari .merika! ! Manajemen ilmiah dikembangkan mulai tahun &A11 oleh 8rederi$k Dinslo3 Taylor! Te,r% ,rgan%a% ne,kla%k

Teori neoklasik se$ara sederhana dikenal sebagai teori