Makalah Ms Access

Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok

Disusun Oleh : KELOMPOK 5:  DWI AGUSTINA (06121011029)  TRINANDA AMILIA (06121011036)

DOSEN PEMBIMBING : Dr. Ketang Wiyono, S.Pd., M.Pd.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN FISIKA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2013/2014

i

KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah swt., karena berkat rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini tanpa adanya halangan berarti dalam proses pengerjaannya sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dalam hal ini penulis mengambil judul “Microsoft Access” dalam mata kuliah komputer dalam pembelajaran fisika. Adapun tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas semester 3 mata kuliah komputer dalam pembelajaran fisika. Tentunya sebagai mahkluk sosial penulis tidak bisa melakukan hal kecil ini sendirian tanpa bantuan berbagai pihak. Dengan itu penulis banyak mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses pembuatan makalah ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu, secara khusus penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1) Bapak Dr.Ketang Wiyono, S.Pd.,M.Pd. selaku dosen pengasuh mata kuliah komputer dalam pembelajaran fisika; 2) Kedua orang tua kami yang telah memberikan bantuan serta senantiasa memberikan doa restunya, baik secara moril maupun secara materil dalam setiap langkah kedepannya; 3) Seluruh sahabat-sahabat kami tercinta keluarga besar Dadifis 2012 yang selalu memberikan dukungan serta semangat yang tak kenal henti. Lebih lagi, selalu setia baik di saat senang maupun susah. Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca yang sekiranya membangun serta meningkatkan kualitas makalah ini. Mudah-mudahan makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis, pada khususnya dan umumnya bagi semua pihak yang membaca makalah ini.

Inderalaya, 16 Oktober 2013

Penyusun

i

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ............................................................................ i DAFTAR ISI .......................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ................................................................. 1 1.3 Tujuan` .................................................................................. 1 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengenalan Microsoft Access 2007 ...................................... 2 2.2 Memulai Microsoft Access 2007 .......................................... 2 2.3 Komponen Microsoft Access 2007 ....................................... 3 2.4 Menutup Program Microsoft Access 2007 ............................ 8 2.5 Pengertian Tabel, Field, dan Record ..................................... 8 2.6 Memulai Lembar Kerja ......................................................... 10 2.7 Pembuatan Tabel ................................................................... 10

ii

2.8 Membuat Form ...................................................................... 19 2.9 Memodifikasi Form (Pembuatan Header dan Footer) ........... 21 2.10 Pembuatan Report ............................................................... 22 2.11 Memodifikasi Report........................................................... 24 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan............................................................................ 26 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 27

ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang

digunakan

untuk merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports. Microsoft Access 2007 merupakan salah satu pengolahan DataBase yang cukup canggih. Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

1.2 Rumusan Masalah 1. Apa itu microsoft Access? 2. Apa bagian-baagian dari Ms. Access? 3. Bagaimana langkah-langkah kerja Ms.Access? 4. Apa manfaat Ms.Access? 5. Bagaimana cara mengoprasikan Microsoft Access?

1.3 Tujuan 1. Mengenal dan memahami Ms.Access. 2. Mengetahui bagian-bagian Ms.Access. 3. Mengetahui langkah-langkah kerja Ms.Access. 4. Mengetahui manfaat Ms.Access. 5. Mengetahui cara mengoprasikan microsoft Access

1

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengenalan Microsoft Access Microsoft Access adalah suatu program /aplikasi untuk Database management yang merupakan bagian dari Microsoft Office, dengan berbagai kemudahan seperti pengaturan data, pembuatan form, penyaring data, dll. Microsoft access (atau Microsoft Officeccess) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format MicrosoftAccess, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainerbasis data yang mendukung standar ODBC.

2.2 Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar.

2

1

3

2

4

5 6 55

7

2.3 Komponen Microsoft Access 2007 Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian. 1. Office Button Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya. 2. Quick Access ToolBar. Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo. 3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.

3

4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP. 5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor. 6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007 7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock. Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

4

a. Navigasi Ms. Access 2007

b. Komponen Utama (Object)  Table (tabel) adalah objek utama dalam sebuah database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data. Bentuk dasar tabel itu sendiri terdiri dari field atau sering kita sebut column (kolom) dan record atau juga biasa disebut row (baris).

5

 Query Query merupakan inti dari suatu database, yang dapat melakukan berbagai fungsi yang berbeda. Fungsi query pada umumnya adalah untuk mengambil data tertentu pada tabel. Data yang anda inginkan biasanya tersebar pada beberapa tabel, dengan query Anda dapat menampilkannya dalam satu datasheet tanggal. Anda juga biasanya tidak ingin menampilkannya sekaligus, Anda dapat menambahkan

kriteria

tampilkan. Query juga

untuk biasanya

meng-filter data digunakan

yang

sebagai

Anda

ingin

sumber

data

bagi form dan report. Query dibedakan menjadi 2 jenis dasar, yaitu : 

Select Query hanya mengambil data dan menyiapkannya agar dapat digunakan untuk ditampilkan dilayar, dicetak atau pun di salin pada clipboard.



Action Query seperti namanya, akan melakukan apapun pada data, seperti membuat tabel baru, menambahkan data pada tabel yang telah ada, mengupdate data, atau pun menghapus data.

6

 Form Form

digunakan

untuk

mengontrol

proses

masukan

data

(input),

menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data. Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

7



Report Berguna untuk membuat laporan. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.



Macro Berguna untuk melakukan beberapa fungsi.



Switchboard Digunakan untuk mendisign Menu Utama..

2.4 Menutup Program Microsoft Access 2007 Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007.

2.5 Pengertian Tabel, Field, dan Record Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

8

Fields

NIM NAMA

ALAMAT

NILAI UNAS NILAI UAS

01

NINA

BANDUNG

80

88

02

MEGI

JAKARTA

85

90

03

HELENA

PALEMBANG

87

80

Records Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN : Field Name

: Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.

Data Type

: Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :

Text

Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca

Memo

Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf, spasi dan tanda baca.

Number

Data berupa angka untuk perhitungan matematika

Data/Time

Data Berupa tanggal dan waktu

Currency

Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik

Auto Number

Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya tidak dapat dirubah

Yes/No

Data masukan yang berupa penyangkalan

OLE Object

Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.

Hyperlink

Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web

Lookup Wizard

Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box

9

Description

:Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field

name. Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar Kunci)

2.6 Memulai Lembar Kerja

Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank Database→File Name→Create Create : Untuk Membuka jendela dokumen .accdb : file ekstensi Access Database

2.7 Pembuatan Tabel Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel. Pada menu Tab pilih Create →Table Design

10

Setelah field name dan Data Type sesuai format yang diinginkan dan berikan Primary Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar karyawan→ OK a. Membuat/menciptakan tabel Master Tabel Master merupakan tabel yang perubahannya jarang dilakukan, dengan kata lain prosesinput, ubah dan hapus data jarang terjadi pada tabel master. Dalam tabel master terdapat (Primary Key) digunakan sebagai kunci yang digunakan untuk berelasi dengan tabel lain ( tabel Transaksi ). Yang perlu dingat adalah nama tabel dan nama field tidak boleh mengandung spasi.

Contoh tabel master : Biodata Siswa, Data Karyawan dan Data Guru. 

Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View



Akan muncul window Save As ( komputer meminta memasukan nama tabel yang akan dibuat )



Masukan nama tabel “tbSiswa”, kemudian tekan OK



Secara otomatis setiap kali pembuatan tabel menggunakan Microsoft Access 2007 akan muncul field dengan nama “ID” dan type datanya “AutoNumber” dan statusnya sebagai “Primary Key” ( ditandai dengan kunci berwarna kuning di sebelah kiri nama field ).

11



Hapus field tersebut dan masukan field dan type datanya.



Kemudian tekan tombol Table View untuk keluar dari menu Design View, jika ada konfirmasi untuk menyimpan data, tekan YES

b. Membuat/menciptakan tabel Transaksi Tabel Transaksi merupakan tabel yang sering dipakai ( ada proses input, ubah dan hapus data ) secara rutin. Contoh Tabel Transaksi adalah Data Nilai, Data SPP dan Data Absensi o Tekan menu Create > Table o Pada posisi new table ( window pertama setelah pembuatan file .mdb ), tekan Shortcut Design View. o karena ini pembuatan tabel transaksi, maka tidak ada Primary Key. Kemudian simpan dengan nama “tbNilai”. o Masukan field seperti gambar dibawah ini :

12

c. Pembuatan RelationShips Relationship merupakan hubungan antara tabel yang satu dengan tabel lainnya, dalam hal ini tabel master dengan tabel transaksi. Kegunaan dari relasi ini dalah jika terjadi perubahan di tabel master maka hasil perubahan tersebut akan mempengarui tabel yang berelasi ( tabel transaksi ), misalnya jika suatu nis pada tabel master di hapus, maka semua data pada tabel transaksi akan ikut terhapus. o Tekan menu Database Tool > Relationships o Masukan/tambahkan semua tabel ketika muncul window Show Table, kemudian tekan close. o Kemudian hubungkan field dengan status primary key pada tabel master ke field yang bersesuaian pada tabel transaksi [ nim -> nim ]. Pada option relasi pilih semua check yang menunjukan perubahan pada tabel master akan berpengaruh terhadap tabel transaksi (check integritas data, ubah data dan hapus data ). Kemudian tekan Create. o Tekan Shortcut save dan close.

d. Pengisian Data Untuk membuka tabel cukup dengan cara double click atau click kanan open pada nama tabel. o

Data tabel Master

o

Data tabel Transaksi

13

Perlu diperhatikan bahwa, data NIS pada tbNilai harus ada di tbSiswa, jika data yang dimasukan belum ada di tbSiswa, maka input data akan ditolak. Hal ini terjadi karena adanya fungsi integritas data dari relationship.

e. Membuat Query Query dapat menampilkan data dari satu tabel maupun gabungan dari beberapa tabel. Penampilan data juga dapat diatur dengan kriteria / filter tertentu, misalnya menampilkan data nilai dengan range tertentu. a.

Query Data Nilai Siswa, yang mencakup biodata siswa dan nilai siswa o Tekan / pilih menu Create > Query Design

o Masukan semua tabel ( tabel yang akan dibuat querynya ) o Masukan field yang ada pada kotak tabel ke tempat yang sudah disediakan ( bagian bawah ) o Untuk memasukan field bisa dengan cara doubel click pada nama field atau dengan click dan drag dari kotak tabel ke kotak yang sudah disediakan

14

Keterangan : Field : berisi nama field / kolom Table : berisi nama tabel / query Sort : mengatur jenis pengurutan data pada field yang bersangkutan, secara desc atau asc Show : mengatur field tersebut ditampilkan atau tidak Criteria : mengatur filter, misal untuk menampilkan nilai yang lebih besar dari 70, maka masukan “> 90” o Kemudian tekan Shortcut Run dan hasilnya seperti gambar dibawah ini

o Tekan Shortcut Save, berinama qNilaiSiswa.

b. Query Data Nilai yang dilengkapi dengan Jumlah dan Rata-rata Nilai o Tahap ini merupakan contoh query yang dilengkap dengan field yang diciptakan dengan rumus o Ulangi cara “7.a”, simpan query dengan nama “qRataNilai” o

Masuk ke Design View, dengan cara click kanan pada “qRataNilai”, kemudian pilih Design View.

o

Hilangkan bagian Alamat, Gender, Tempat dan Tanggal Lahir ( blok ke 4 field tersebut, tekan keyboard delete ), sehingga menjadi seperti gambar dibawah ini :

15

o Pada field yang kosong, click kanan > pilih Build

o Isikan rumus => “Jml_Nilai:IPS+MTK”, tekan OK, beri tanda show, kemudian tekan shortcut RUN.

16

Hasilnya seperti gambar dibawah ini :

f. SQL (Structured Query Language) Pada Microsoft Access juga kita dapat melakukan DML ( Data Manipulation Language, tampil tambah - ubah – hapus data ) dengan menggunakan script. Sebagai contoh, pertama kali kita menampilkan data menggunakan query secara instant, kita dapat melihat perintah SQLnya dengan cara : o Click kanan pada Query ( misal qNilaiSiswa ), pilih Design View. o Tekan tanda segitiga pada Shortcut Table View, kemudian pilih SQL

17

o Akan muncul script seperti gambar dibawah ini :

a. Perintah Tambah Data / Insert Format : INSERT INTO [nama_table][(field1,field2,…,fieldn)] VALUES(value1,value2,…,valuen); *Catatan :  Jika menggunakan nama field, maka antara jumlah field yang dicantumkan harus sama dengan jumlah valuenya. Kelebihannya adalah kita dapat input sebagai data, jadi hanya beberapa field.  Jika tanpa menggunakan nama field( setelah nama_tabel langsung value ), maka jumlah value yang dimasukan harus sama dengan jumlah field pada tabel yang bersangkutan. Contoh 1:

18

INSERT INTO tbsiswa(NIS,Nama) VALUES(„03‟,‟CyberCatZone‟); Contoh 2: INSERT INTO tbsiswa VALUES(„04‟,‟CCZ‟,‟Dayeuhluhur Cilacap‟,‟Cilacap‟,#07/04/1985#); b. Perintah Hapus Data/ Delete Format : DELETE FROM [nama_tabel] WHERE [kondisi]; Contoh : DELETE FROM tbsiswa WHERE NIM=‟02‟; Artinya menghapus data siswa yang mempunyai NIM=02. Jika akan menghapus semua data, dengan menghilangkan WHERE [kondisi];

c. Perintah Ubah Data/ Update Format : UPDATE [nama] SET [field1]=[value1],[field2]=[value2] WHERE [kondisi] Contoh : UPDATE

tbsiswa

set

Alamat=‟Peundeuy

RT05/09‟,Tempat_Lahir=‟CLP‟

WHERE NIM=‟03‟; Artinya akan mengubah data dengan NIM=03, dan perubahan dilakukan pada field alamat dan tempat lahir. Jika akan mengubah semua data dengan data yang sama, hilangkan bagian WHERE [kondisi]

2.8 Membuat Form Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

19

Pada menu Tab pilih Create →More Forms→Form Wizard

Untuk memindahkan semua field pilih >> Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar→Next

Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish

20

Tombol Navigasi pada Form Wizard 

Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields satu persatu



Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields secara bersamaan



Tombol “