makalah kelompok 3 ms. excel.docx

Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok

Disusun Oleh : KELOMPOK 3 :  ERWIN PRATAMA (06111011001)  MAYA RAHMA ZAHARA (06121011004)  DARYATUN (06121011038)

DOSEN PEMBIMBING : Dr. Ketang Wiyono, S.Pd., M.Pd.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN FISIKA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2013/2014 i

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penyusunan tugas makalah ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu tanpa ada halangan yang berarti. Sekarang ini kita sedang memasuki era reformasi. Setiap negara saling berlomba memajukan diri dalam bidang ini. Negara yang tertinggal dibidang Teknologi Informasi akan cenderung tertinggal dibidang – bidang yang lain. Oleh karena itu,negara kita juga harus mempelajari dan mengembangkan bidang ini. Upaya kami menyusun makalah ini demi mengembangkan potensi di bidang Teknologi Informasi. Makalah disusun berdasarkan kebutuhan mahasiswa. Dengan demikian, materi yang dibahas dalam makalah ini sudah sesuai dengan kebutuhan mahasiswa dalam ilmu teknologi. Materi yang kami susun dalam makalah ini adalah microsoft excel yang kami susun dengan sistematika yang baik dan jelas serta di tulis dengan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami. Dengan menggunakan makalah ini maka seorang mahasiswa akan mudah dalam mempelajari microsoft excell serta dalam perhitungan. Akhir kata, kami menyadari “tak ada gading yang tak retak” juga makalah ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pengguna makalah ini terutama rekan - rekan sekalian demi tercapainya pembelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi khususnya di bidang microsoft excell. Kami juga mengucapkan terima kasih atas Dosen pembimbing dalam kesediaannya telah memandu dalam proses pembelajaran Ilmu Teknologi Informasi

Inderalaya, 2 Oktober 2012

Penyusun

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................. i DAFTAR ISI ............................................................................................ ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2 Tujuan ................................................................................................ 1 1.3 Manfaat .............................................................................................. 2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Defenisi dan Fungsi Mc.Excel ......................................................... 3 2.2 Cara Menggunakan Mc. Excel .......................................................... 4 2.3 Penerapan Mc.Excel.......................................................................... 7 2.4 Macam –Macam Formula Pada Toolbar ........................................... 10 2.5 Mencari Nilai Rapor Dengan Ketentuan Tertentu ............................ 10 2.5 Merangkingkan Nilai Siswa .............................................................. 11 2.5 Mengelompokkan Nilai Siswa .......................................................... 11 2.5 Cara Membuat Grafik ....................................................................... 12 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ....................................................................................... 17 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 18

ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini. Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan Mikcrosoft Excel khususnya dalam dunia pendidikan.Karena fungsi Microsoft Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan khusunya bagi para calon guru.Contoh bahwa Microsoft Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan misalnya dalam mengentri data – data nilai siswa,merangking hasil belajar siswa,pembayaran SPP siswa,presensi kehadiran,dan lain – lain. Dengan alasan tersebut kami menyusun makalah Microsoft Excel ini demi menunjang bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel.Dengan demikian pembaca dapat menggunakan makalah ini sebagai tuntunan dalam mempelajari Teknologi Informasi

khususnya

dalam

bidang

Microsoft

Excel.

1.2 TUJUAN 1. Mengetahui definisi dan fungsi Microsoft Excel 2. Mengetahui cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar 3. Dapat mengaplikasikan Microsoft Excel dalam bidang pendidikan

1

1.3 RUMUSAN MASALAH 1. Apa definisi dan fungsi Microsoft Excel? 2. Bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar? 3. Bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dalam bidang pendidikan?

2

BAB II PEMBAHASAN

Definisi Microsoft Excel 2.1 Definisi dan Fungsi Microsoft Excel Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks. 2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif. 3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka

lembar

kerja

kita

dari

terminal

(komputer)

yang

berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula. 4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali. 5. Otomatis, dengan

Excel

kita bisa menggunakan otomatisasi

penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan. 6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro. 3

2.2 Cara Menggunakan Microsoft Excel A. Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1. Judul Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif. 2. Office Button Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen. 3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar) Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook) Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali. 7. Cell 4

Cell Aktif Penggulung vertikal 8. Lembar aktif 9. Nama Range 10. Fungsi 11. Penggulung 12. Nomor Baris 13. Nomor Kolom

B. Membuat dokumen pengolah angka Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

Gambar 2. Pengisian Daftar Nilai Siswa

C. Penerapan Microsoft Excel Microsoft Excel dapat Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel. 5

Gambar 3 Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic. Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2. 3. Penggunaan format Tabel dan Cell Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara

Gambar 4 Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

6

Gambar 5

Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 6

D. Macam-macam formula 1. =SUM(…) Fungsinya Bentuk umum

: Untuk melakukan penjumlahan : =SUM(range sel)

Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15 Penulisan

: =SUM(H5:H15)

2. =COUNT(…) Fungsinya Bentuk umum

: Untuk melakukan counter : =COUNT(range sel)

7

Contoh Penulisan

: Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15 : =COUNT(B5:B15)

3. =MAX(…) Fungsinya Bentuk umum Contoh

: Untuk mencari nilai maksimum (terbesar) : =MAX(range sel) : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17 Penulisan

: =MAX(F1:F17)

4. =MIN(…) Fungsinya Bentuk umum Contoh Penulisan

: Untuk mencari nilai minimum (terkecil) : =MIN(range sel) : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17 : =MIN(F1:F17)

5. =AVERAGE(…) Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata Bentuk umum : =AVERAGE (range sel) Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17 Penulisan :=AVERAGE(A11:A17) 6. =ABS(…) Fungsinya Bentuk umum Contoh Penulisan 7. =SQRT(…) Fungsinya

: Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut) : =ABS(range sel) : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17 : =ABS(F17)

: Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negative : =SQRT(range sel) : = SQRT(25)

Bentuk umum Penulisan 8. =IF(…;…;…) Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

8

Bentuk umum : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false) Contoh : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya. Penulisan : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”) artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL Keterangan : Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false 9. =DATE(Year,Month,Date) Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari Contoh : =DATE(73,8,11)  26887 hari 10. =VLOOKUP Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal Bentuk umum : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup) 11. =HLOOKUP Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal Bentuk umum :=HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup) 12. =LEFT(…;…) Fungsinya : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri Bentuk umum :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil) Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf Penulisan : =LEFT(F17;3)  hasilnya Feb 13. =RIGHT(…;…) Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan Bentuk umum :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil) Contoh :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf Penulisan :=RIGHT(F17;3)  hasilnya ari 14. =MID(…;…;…)

9

Fungsinya : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu Bentuk umum :=MID(teks;start_number; number_char) Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari) Penulisan : =MID(F17:3:3) E. Mencari Nilai Rapor Dengan Ketentuan Tertentu Biasanya untuk nilai rapor, beberapa madrasah menetapkan cara dan ketentuan yang berbeda. Misalnya nilai rapor didapat dari 70% Rata-rata nilai harian (tugas, PR, UH, MID) ditambah 30% nilai US, maka rumus yang digunakan untuk menyelesaikannya adalah sebagai berikut : =(AVERAGE(D4:I4)*70%)+(J4*30%) Catatan: 

AVERAGE(D4:I4) adalah rumus untuk mencari rata-rata nilai tugas, PR, Latihan, UH1, UH 2 dan MID.



*70% adalah pengali hasil rata dengan nilai 70/100



J4*30% adalah nilai US dikali 30%



Kalau seandainya nilai yang didapatkan berkoma (contoh : 66,75) sementara nilai yang kita inginkan adalah nilai bulat maka klik tombol Decress decimal sampai didapat nilai bulat yang diinginkan (dalam kasus ini sebanyak dua kali klik)

F. Merengking Nilai siswa 1. Buka file excel nilai siswa 2. Letakkan kursor pada cell rangking seperti contoh gambar berikut 3. Ketik =RANK( 4. Klik Cell nilai siswa yang akan di ranking 5. Ketik pembatas statment-nya (bisa , atau ; tergantung settingan komputer) dalam gambar berikut menggunakan ; 6. Blok seluruh nilai siswa dari siswa pertama sampai siswa terakhir di kelas tersebut, contoh pada gambar

10

7. Tekan tombol F4 yang ada pada keyboard, sehingga range yang telah kita blok tadi menjadi ABSOLUT dan ditandai dengan simbol $ pada cell-cellnya. 8. Ketik pembatas statment-nya, sebagaimana point 5. 9. Ketik angka 0 (nol) agar nilai siswa yang tinggi menjadi peringkat 1 (satu) dan seterusnya. (nilai 1 (satu) untuk kebalikannya). 10. Ketik kurung tutup dan tekan tombol enter. 11. Klik dan Tarik cell rangking siswa pertama sampai ke siswa terakhir dalam satu kelas tersebut.

G. Mengelompokkan Nilai Siswa Salah satu kewajiban guru selain memberikan nilai pada setiap kegiatan pembelajaran adalah mengelompokkan siswa berdasarkan TUNTAS atau REMEDI. Kalau siswa yang dibina tidak terlalu banyak maka tidak akan terlalu sulit untuk mengelompokkan siswa tersebut. Akan tetapi hal ini akan terasa sulit kalau jumlah siswa banyak. Berikut ini akan diberikan langkah-langkah untuk mengelompokkan siswa berdasarkan criteria diatas. Langkah-langkah ini juga berguna untuk nilai mentah atau nilai yang sudah diolah. 1.

Buka file data nilai siswa.

2.

Tambah satu kolom disamping nilai yang akan dikelompokkan (dalam kasus

ini akan dikelompokkan siswa berdasarkan nilai rapor yang telah diolah) 3.

Ketiklah rumus berikut :

=IF(L4>74,”Tuntas”,”Remedi”) Catatan: 

IF adalah Fungsi dari Excel yang digunakan untuk pengelempokkan data



L4 adalah Posisi sel Nilai Rapor siswa pertama



> (lebih besar) adalah operator pembanding, bisa juga digunakan >= (lebih besar sama dengan) atau < (lebih kecil) atau Siapkan data yang akan diolah menjadi chart atau grafik. > Tandai dahulu data yang ingin kita buat menjadi grafik. Untuk data “tahun” tidak ditandai dahulu karena bukan termasuk data untuk digrafikkan (hanya sebagai keterangan dalam gambar grafik). Tetapi akan dimasukkan setelah grafik selesai dibuat.

> Pilih Insert (1), lalu Column (2), lalu Pilih jenis grafik (3)

12

> Setelah grafik berhasil dibuat, masukkan data “tahun” dengan cara berikut ini: - Klik kanan pada daerah yang akan dimasukkan data “tahun”, misalnya pada angka 8 dibawah ini(1), Kemudian pilih Select data (2)

13

- Kemudian Klik Edit

- Akan muncul jendela Axis Labels seperti gambar di bawah ini.

- Tandai kolom “tahun” sebagai pengganti/input tahun untuk label grafik (1), kemudian Klik OK (2)

14

- Klik OK sekali lagi pada jendela setelahnya.

> Selesai… > Untuk merubah tampilan atau jenis grafik, misalnya grafik garis, anda bisa merubahnya dengan Klik pada area border grafik (1), kemudian pilih Change Chart Type (2)

15

> Pilih grafik garis/Line (1), kemudian pilih jenis tampilan grafik garis (2), lalu Klik OK

> Grafik batang berhasil diganti menjadi grafik garis.

16

BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Jadi kesimpulan dari penyusunan makalah ini mengupas tuntas tentang bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel sesuai dengan harapan. Dengan demikian sedikit banyak makalah ini dapat membantu dalam menjawab semua rumusan masalah yang ada dan semua pertanyaan – pertanyaan yang berhubungan dengan Microsoft Excel.

17

DAFTAR PUSTAKA

Diknas.Kurikulum 2004 Teknologi Informasi dan Komunikasi. Budi Permana.2000.Microsoft Excel 2000.Jakarta: Exel Media Komputindo. Puji Nugroho.1995.Kumpulan Soal – soal Ujian Negara Lotus.Jakarta: Elex Media Komputindo. Fauzi,A., Johar Arifin, dan M. Farikhudin.1999.Aplikasi Excel dalam Financial Terapan.Jakarta : Elex Media Komputindo.

18