Makalah - Audit Siklus Penggajian Dan Kepegawaian

AUDITING  –  2  2

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN Dosen Pengampu : Agustiawan, S.E,M.Sc.,Ak

Disusun Oleh Kelompok 2 Anggota Kelompok : Fitrayora Parmita Atdinanda

(150301011)

Fitrya Marlina

(150301017)

Riki Supriadi

(150301065)

Triyoga

(150301056)

Yogi Saputra

(150301046)

Yoni Saputra

(150301074)

Ofri Nanda

(140301229)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI AKUNTANSI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU 2017-2018

KATA PENGANTAR  Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan makalah yang berjudul “Audit Siklus Penggajian dan Kepegawaian” Kepegawaian” dapat terselesaikan tepat waktu. Makalah ini merupakan tugas kelompok dalam mata kuliah Auditing 2. Adapun tujuan diberikannya tugas makalah ini yaitu untuk menambah wawasan tentang Audit Siklus Penggajian dan Kepegawaian. Walaupun dalam penyusunan dan  penulisan makalah ini penulis menemukan beberapa kesulitan, namun akhirnya  penyusunan dan penulisan makalah ini dapat terselesaikan. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih terdapat kekurangan, sehingga kritik dan saran yang bersifat konstruktif sangat kami harapkan khususnya dari dosen mata kuliah Auditing 2 untuk dijadikan pedoman pada  penulisan berikutnya. Harapan penulis semoga penulisan makalah ini bisa bermanfaat  bagi pembaca pada umumnya dan khususnya pada p enulis.

Pekanbaru, 13 Maret 2018

Penulis

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 1

DAFTAR ISI COVER KATA PENGANTAR ......................................... ................................................................. 1 DAFTAR ISI ................................................ ......................................................................... 2 BAB I

PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG .................................................................................. 3 1.2. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN .......................................................... 4 1.3. RUMUSAN MASALAH ................................................. ............................ 4 1.4. TUJUAN MASALAH .................................................................................. 5

BAB II

PEMBAHASAN 2.1. AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN ..................................................................... .................... 6 2.2. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN SERTA DOKUMEN DAN CACATAN TERKAIT ..... 8 2.3. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI ........................................................... ................................... 10 2.4. MEMAHAMI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN .................................................... 12 2.5. CONTOH KASUS ............................................................ .......................... 14 2.6. SIMPULAN DAN SOLUSI ATAS KASUS .............................................. 15

BAB III PENUTUP 3.1. KESIMPULAN .............................................. ............................................ 18 PERTANYAAN & JAWABAN ......................................................................................... 22 DAFTAR PUSTAKA ............................................ ............................................................. 24 LAMPIRAN ....................................................................................................................... 25

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 2

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Siklus penggajian dan kepegawaian (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lain nya. Penilaian dan  pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba  bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya  perusahaan dapat terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan. Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan kepegawaian juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal,  penilaian risiko pengedalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis, serta pengujian atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan kepegawaian serta siklus lainnya meliputi:  Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar

siklus lainnya memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan dan penagihan memasukkan baik transaksi penjualan maupun  penerimaan kas, dan sering kali melibatkan retur penjualan serta penghapusan  piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan  jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.  Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca

terkait. Akun akun yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 3

akrual dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.  Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir

semua perusahaan, bahkan perusahaan kecil sekalipun, Penalti yang tinggi yang dikenakan pemerintah Negara bagian federal telah mendorong efektifnya  pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemukakan jika karyawan tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil. Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian,  pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis. Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang  berhubungan dengan penggajian. Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian,  biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantive atas transaksi, dan proseduranalitis.pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang berhubungan dengan  penggajian. 1.2. Ruang Lingkup Pembahasan

Materi yang dibahas dalam penulisan makalah ini dibatasi hanya pada Definisi Audit terhadap Siklus Penggajian, Akun-akun yang berkaitan dengan Audit Siklus Penggajian, Tujuan Audit, Dokumen-dokumen dalam audit penggajian, Fungsi yang terkait dalam audit penggajian, prosedur audit, kertas kerja dan  penyelesaian kasus. 1.3. Rumusan Masalah

a. Apa saja akun dan transaksi dalam siklus penggajian dan kepegawaian?  b. Apa fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan kepegawaian serta dokumen dan catatan terkait?

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 4

c. Apa saja metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substansi atas transaksi? d. Bagaimana pengendalian internal siklus penggajian dan kepegawaian? 1.4. Tujuan dan Manfaat Makalah

a. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Auditing 2  b. Sebagai bahan pembelajaran tentang materi Audit Siklus Penggajian dan kepegawaian

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 5

BAB II PEMBAHASAN

2.1 AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan kepegawaian adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum. Akun yang umum dalam siklus penggajian dan kepegawaian ditunjukkan pada gambar dibawah. Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan kepegawaian. Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode  bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 6

Upah, gaji, bonus, dan komisi akrual Pembayaran

Saldo Awal,

Tenaga Kerja langsung

Upah yg diperoleh, gaji,dsb

Kas di Bank Pembayaran gaji Pembayaran pajak gaji

Pemotongan pajak penghasilan dan pengurangan lainnya

Saldo Awal, Pembayaran

Upah yg diperoleh, gaji,dsb

Beban pajak gaji akrual

Saldo Awal, Pembayaran

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Upah yg diperoleh, gaji,dsb

Beban gaji  pajak

Page 7

2.2 FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan  pajak oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta catatan tersebut sebelum dapat menilai resiko  pengendalian

dan

merancang

pengujian pengendalian serta

pengujian

substantif

atas transaksi. 1. Fungsi Bisnis Kepegawaian dan Kesempatan Kerja

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah. Termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan. 

Catatan Kepegawaian , meliputi data seperti tanggal mulai bekerja,

investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja 

Formulir

otorisasi

pengurangan ,

digunakan

untuk

mengotorisasi

 pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak  penghasilan, 401 (K) dan program tabungan pensiun lainnya, obligasi tabungan A.S, serta iuran serikat pekerja. 

Formulir otorisasi tingkat pembayaran , digunakan untuk mengotorisasi

tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen atau dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 8

2. Fungsi Bisnis Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang  penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalamempat aktivitas berikut diperlukan  pengendalian yang memadai :  Penyiapan kartu waktu oleh karyawan  Pengikhtisaran

dan

penghitungan

pembayaran

kotor,

pengurangan

dan

 pembayaran bersih  Penyiapan cek gaji  Penyiapan catatan gaji 

Kartu waktu , adalah dokumen yang mengindikasikan waktu per jam

karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan. 

Tiket waktu pekerjaan , adalah formulir yang menunjukan pekerjaan mana

yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. 

File transaksi penggajian , mencantumkan semua transaksi penggajian yang

diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode, seperti setiap satu hari, minggu atau bulan. File ini berisi semua informasi yang dimasukan ke dalam sistem dan informasi tentang setiap transaksi, seperti nama karyawan dan nomor identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih berbagi jumlah  pemotongan pajak dan klasifikasi akun. 

Jurnal atau daftar penggajian , laporan ini dibuat dari file transaksi

 penggajian umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah  penggajian kotor dan bersih dan jumlah pemotongan. 

File induk penggajian , adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat

transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama setahun tersebut hingga saat ini.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 9

3. Fungsi Bisnis Pembayaran Gaji 

Cek gaji, ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai

 pertukaran atas jasa yang dilaksanakanya. Jumlah cek tersebut merupakan  pembayaran kotor dikurangi pajak penghasilan dan potongan lainnya. 

Rekonsiliasi rekening bank penggajian , merupakan hal yang penting bagi

semua akun kas, termasuk penggajian untuk menemukan kesalahan ataupun kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.

4. Fungsi Bisnis Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak 

Formulir W-2, adalah formulir yang dikirim setiap karyawan yang

mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk  pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan dan pemotongan jaminan sosial. 

SPT Pajak Penghasilan , adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah

lokal untuk menunjukan pembayaran pajak yang dipotong pajak perusahaan.

2.3 METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif umum dari perusahaan ke  perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas tinggi. Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya  perusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 10

Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan kepegawaian, besarnya transaksi relatif homogen dan  berjumlah kecil. Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian. Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespon keluhan karyawan. Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut  jarang bersifat material. Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus  penggajian dan kepegawaian. Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya. Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total  beban, disebabkan karena tiga alasan berikut: 1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen

 jika mereka dibayar terlalu rendah. 2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit. 3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan

federal menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak  pengangguran.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 11

2.4 MEMAHAMI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Untuk memahami pengendalian internal siklus penggajian dan kepegawaian, hal-hal yang harus kita pahami adalah: 

Pengendalian internal bervariasi antar perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi signifikan, dan kelemahan yang material dari perusahaan.



Pengendalian yang digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko  pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.



Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.



Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko  pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh  penggajian terhadap persediaan.



Pengujian pengendalian dan pengujian substantif akan digabungkan jika memungkinkan, dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program auditformal kinerja.

A. Pengendalian Kunci

Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan kepegawaian  dalah sebagai  berikut:  Pemisahan tugas yang memadai.   Pemisahan tugas diterapkan terutama

untuk mencegah pembayaran berlebih dan

pembayaran kepada karyawan

yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 12

karyawan atau menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.  Otorisasi yang tepat. Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk

menambah atau menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan  jumlah jam kerja, terutama lembur harus diotorisasi oleh penyelia kamar. Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.  Dokumen dan catatan yang memadai.  Dokumen dan catatan yang memadai

tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar menurut tingkat  potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.  Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan.   Akses ke cek gaji yang

 belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditanda tangani oleh mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.  Pengecekan

yang independen terhadap kinerja . Verifikasi terhadap

 penghitungan penggajian harus independen. Seorang dari manajer atau karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau  jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi  persediaan, atau jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan

pengendalian

memadai

untuk

menghitung

memferifikasi

 pembebanan yang tepat.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 13

B. Formulir dan Pembayar Pajak Penggajian

Dalam hal pajak, perlu diperhatikan pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya. Jumlahnya seringkali material maupun karena kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan formulir pajak (SPT) tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.  Penyiapan formulir pajak penggajian . Sebagai pemahaman atas pengendalian

internal, auditor harus mereview setidaknya satu jenis formulir pajak penggajian. Jika klien lalai menyiapkan laporan dengan benar, akan muncul kewajiban berupa  pajak yang belum dibayar, denda, atau bunga. Formulir pajak yang dimaksud adalah pajak penghasilan (PPh). Jika auditor yakin bahwa SPT disiapkan secara tidak benar, auditor butuh rekonsiliasi terinci atas informasi yang ada di SPT dan  butuh catatan penggajian. Indikasi penyajian tidak benar tersebut mencakup  pembayaran bunga dan denda masa lalu akibat pembayaran yang tidak tepat,  personil yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang baru, tidak ada verifikasi internal, dan masalah arus kas yang dikadapi klien.  Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara

tepat waktu. Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan

 potongan pajak atas karyawan, walaupun biasanya dilakukan d ari pengeluaran kas umum. Pengujian tersebut termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan tabungan penggajian. Pertama, auditor harus tau aturan  pajak nya berdasarkan undang undang dan aturan turunannya, termasuk kontrak kerja karyawan. Setelah itu, auditor dapat dengan mudah untuk menentukan apakah klien telah melakukan pembayaran dengan jumlah benar dan tepat waktu dengan membandingkannya dengan catatan penggajian.

C. Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

Auditor sering kali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 14

kemungkinan adanya transaksi yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja. Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan. Jika tenaga kerja

merupakan bagian yang material dari penilaian persediaan, auditor harus menekankan pada pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi transaksi penggajian yang tepat. Jika karyawan harus memperhitungkan semua waktunya maka pengujian yang bermanfaat adalah menelusuri cataan  jam bebeapa karyawan ke catatan biaya pekerjaan dan menelusuri dari catatan  biaya pekerjaan ke kartu waktu. Pengujian atas Karyawan yang Tidak ada.  Mengeluarkan cek gaji kepada

individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode  penggajian Pengujian atas Kecurangan Waktu.   Kecurangan waktu terjadi apabila

seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen. Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah  bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 15

2.5 CONTOH KASUS

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Agus Setiawan dan Sutjipto Ngumar dari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya yaitu tentang “

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENGGAJIAN

PADA PT SARANA UTAMA DI SURABAYA ”. A. Permasalahan

Hasil analisis atas unsur pengendalian intern atas sistem akuntansi  penggajian pada PT Sarana Utama menunjukkan ada kelemahan atau kekurangan pada sistem penggajian yang selama ini dijalankan. Adapun kelemahan atau kekurangan pada sistem penggajian adalah: 1. Pembagian

tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi atau kegiatan

 penggajian fungsi pembuatan daftar gaji merangkap pembayaran gaji dirangkap satu bagian. 2. Struktur organisasi belum memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, khususnya fungsi pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji. B. Sebab Masalah

Penyebab dari permasalahan yang dihadapi oleh PT Sarana Utama yaitu: 1. Terkait dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan secara manual. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai  bagian administrasi kepegawaian maupun kejujuran karyawan. Hal ini disebabkan karena adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya. Dengan

menggunakan

kartu

hadir

karyawan

secara

manual

memungkinkan dapat terjadinya: a. Tidak keakrutan absensi kehadiaran karyawan, misalnya Pencetak waktu dapat diset atau reset manual, sehingga mungkin dapat menjadi tidak akurat. Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 16

 b. Mungkin terjadi Kartu absensi dapat dipertukarkan antar rekan sekerja. c. Kemungkinan kesalahan penyalinan data dari kartu absensi cukup  besar karena dilakukan secara manual. 2. Adanya perangkapan tugas di bagian personalia yaitu fungsi pembuatan daftar gaji dan fungsi pembayaran gaji dikerjakan satu orang dengan alasan pertimbangan efisiensi dan tujuan ekonomis perusahaan. Dalam organisasi untuk memenuhi unsur pengendalian intern fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji, karena fungsi  pembuatan gaji bertanggung jawab atas tersediannya berbagai informasi operasi berada di bawah bagian personalia, sedangkan fungsi pembayaran gaji bertanggungjawab atas gaji yang dibayarkan kepada karyawan berada di bawah bagian keuangan.

2.6 SIMPULAN DAN SOLUSI ATAS KASUS Simpulan

1. PT Sarana Utama adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengiriman  barang atau ekspedisi. Perusahaan ini hanya melayani pengiriman barang antar pulau saja dengan menggunakan angkutan kapal laut. 2. Terkait dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan secara manual. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai  bagian administrasi kepegawaian maupun kejujuran karyawan. 3. Berkaitan dengan sistem pengendalian intern atas penggajian pada PT Sarana Utama Surabaya kurang memenuhi unsur pengendalian intern dimana tidak terdapat struktur organisasi yang memisahkan tanggung  jawab fungsional secara tegas yaitu perangkapan fungsi gaji dan  pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu orang karyawan yaitu bagian  personalia.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 17

4. Dengan adanya perangkapan fungsi gaji dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu orang karyawan yaitu bagian personalia ini menunjukkan kurang internal cek, sehingga data yang dihasilkan kurang dapat

dipercaya

dan

mengakibatkan

sistem

informasi

akuntansi

 pengendalian dan perencanaan yang akan sulit dilaksanakan, sehingga  berpengaruh terhadap lemahnya fungsi pengawasan yang dilakukan. 5. Terkait dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan secara manual dapat menyebabkan: (a) Karyawan dapat menitipkan kartu absensinya kepada karyawan lain untuk mengisi daftar kehadirannya; (b) Perusahaan kurang memperoleh data-data yang akurat mengenai jumlah jam kerja karyawan. 6. Pembuatan daftar gaji dengan mesin absen sidik jari ( finger print   banyak memperoleh manfaat yanglebih baik daripada saat perusahaan masih menggunakan kartu absensi. Manfaat mesin absen sidik jari  (finger print ). 7 Pelaksanaan pengendalian intern penggajian pada perusahaan sudah cukup baik dilihat dari adanya: (a) Terdapat sistem otorisasi dan prosedur  pencatatan yang telah diterapkan, sehingga prosedur penggajian secara  jelas dapat terlihat dalam uraian tugas dan wewenang yang dapat dimengerti dan terlaksana dengan baik; (b) Terlaksananya praktek yang sehat oleh perusahaan khususnya pihak yang terkait dengan proses  penggajian; (c) Terdapatnya pegawai yang cakap dan melaksankan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab pada bagiannya masing-masing. Solusi

1.

Sebaiknya bagian struktur organisasi yang telah ada supaya dipisahkan fungsi, tugas dari masing-masing fungsi, serta otorisasi (wewenang) dari setiap bagian yang berhubungan dengan sistem penggajian dalam menciptakan sistem panggajian yang baik di PT. Sarana Utama karena dengan adanya pemisahan tugas wewenang secara tegas maka

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 18

 pengendalian lebih mudah dilakukan serta data akuntansi yang tercatat terjamin ketelitian dan keandalannya. 2.

Hendaknya pengendalian intern penggajian yang telah diterapkan itu dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan untuk penyempurnaan kearah yang lebih baik, sehingga dapat mencapai sasaran yang diharapkan perusahaan.

3.

Pada unsur pengendalian intern untuk praktek yang sehat selain  pemeriksaan mendadak, sebaiknya perusahaan juga membuat bagan alir arus dokumen sistem penggajian yang dapat memudahkan perusahaan untuk mengetahui pihak-pihak siapa saja yang terkait dalam proses  penggajian dan bagaimana alurnya sehingga dapat memudahkan  pengawasan dalam proses penggajiannya.

4.

Meskipun aktivitas pengendalian intern atas sistem penggajian pada  perusahaan ini sudah berjalan dengan baik, sebaiknya perusahaan terus meningkatkan pengawasan atas aktivitas penggajian dan pengupahan ini sehingga akan memperkecil kesalahan-kesalahan yang dibuat.

5.

Pada unsur pengendalian intern untuk karyawan yang kompeten sebaiknya perusahaan memberikan pengembangan pendidikan karyawan selama

menjadi

karyawan

perusahaan

sesuai

dengan

tuntutan

 perkembangan pekerjaannya seperti seminar yang sesuai dengan bagian tugasnya. 6.

Pemanfaatan teknologi maju dalam mengaudit suatu perusahaan seperti PT. Sarana Utama memberikan pengaruh positif pada pengelolaan data komputer sebagai alat bantu pengelolahan data dan memiliki kecepatan ketelitian dan kemampuan yang melebihi kemampuan manusia dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai semua laporan yang ada di PT. Sarana Utama. Dengan keadaan ini agar dipertahankan dan dilanjutkan lebih maju yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 19

BAB III PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan kepegawaian adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum. Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang  penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam

empat aktivitas berikut diperlukan

 pengendalian yang memadai :  Penyiapan kartu waktu oleh karyawan  Pengikhtisaran

dan

penghitungan

pembayaran

kotor,

pengurangan

dan

 pembayaran bersih  Penyiapan cek gaji  Penyiapan catatan gaji

Untuk memahami pengendalian internal siklus penggajian dan kepegawaian, hal-hal yang harus kita pahami adalah: 

Pengendalian internal bervariasi antar perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi signifikan, dan kelemahan yang material dari perusahaan.



Pengendalian yang digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko  pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 20



Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.



Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko  pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh  penggajian terhadap persediaan.



Pengujian pengendalian dan pengujian substantif akan digabungkan jika memungkinkan, dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program auditformal kinerja.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 21

PERTANYAAN & JAWABAN

1.

Apa upaya mencegah salah saji dalam fungsi bisnis pencatatan waktu dan  persiapan penggajian ? 

Penyiapan kartu waktu oleh karyawan



Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor,

pengurangan dan

pembayaran bersih

2.



Penyiapan cek gaji



Penyiapan catatan gaji

Apa tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian ? Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan). Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (pisah batas).

3.

Jelaskan tujuan dari total penggajian! Tujuan dari total penggajian adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan keakun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dijurnal penggajian.

4.

Jelaskan hubungan antara siklus pengajian dan personalia serta penilaian  persediaan ? Siklus pengajian berhubungan dengan siklus personalia karena dalam siklus personalia juga mengandung ungsur yang berkaitan dengan sistem pengajian karyawan dan upah karyawan serta personalia juga meliputi penilaian kinerja dan karakter karyawan meliputin tentang penilaian persediaan yang terjadi. Contoh karyawan yang ceroboh akan membuat ketidak sesuaian stok dengan kondisi serta persediaan yang ada.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 22

5. Jelaskan mengapa siklus persediaan sering kali merupakan bagian yang paling sulit dan yang paling menghabiskan waktu dalam audit? Sebab karena siklus persediaan sering kali mengalami ketidak sesuaian dengan data yang ada di stok yang dimiliki dan tingkat penyusutan yang tidak mudah terkendali serta waktu dalam melakukan perhitungan langsung tentang stok yang ada langsung di persediaan langsung perusahaan.

6. Apa tujuan audit penggajian dan kepegawaian? Tujuannya adalah untuk mengevaluasi saldo akun yang mempengaruhi siklus itu, dinyatakan wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Adapun akun2 yang terkait dengan siklus ini yaitu : 1. Kas di bank 2. Gaji,upah,bonus dan konisi yg masih harus dibayar 3. Pemotongan pajak penghasilan dan potongan lainnya 4. Beban gaji yg masih harus di bayar

7. Jelaskan proses dari siklus audit kas mengenai berawal dan berakhirnya siklus ini? 1. Lakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi penyimpanan kas dengan fungsi pencatatan kas. 2. Lakukan pengamatan terhadap fasilitas pengamanan yang melindungi pemegang kas dari kemungkinan pencurian dan permapokan terhadap kas yang disimpannya. 3. Mintalah kopi notulen rapat pimpinan mengenai pembukaan dan penutupan rekening bank 4. Ambil sampel bukti kas masuk 5. Ambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar 6. Ambil berita acara penghitungan kas.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 23

DAFTAR PUSTAKA

Arens,Alvin A,Randall J. Elder,Mark S, Beasly,2008. Auditing dan Jasa Assurance Edisi kedua belas, Erlangga, Jakarta.

.

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 24

LAMPIRAN

Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Page 25