Mail Handling

 

MAIL HANDLING {Meeng {M ngeeSurat lo lola la SKeluar} ur urat at Mas asuk uk &

Ol Ole eh G ut uta ari Di Dittya yand ndris ris ta, S .Ps i., S E .

 

PEMBAHASAN :

Pembagian Surat Penggunaan Buku Agenda & Kartu Kendali Prosedur Surat Masuk & Surat Keluar 

 

PENGERTIAN MENGELOLA SURAT MASUK & SURAT KELUAR  .  Adalah Kegiatan mengelola surat masuk  dan keluar yang meliputi ; 1. Kegiatan Menerima Surat 2. Mencatat Surat 3. Mengarahkan Surat 4. Mendistribusikan Surat 5. Memproses lebih lanjut 6. Menyimpan Surat sesuai prosedur

 

PEMBAGIAN SURAT SURAT MASUK / KELUAR 

DIPILAH MENJADI

SURAT PENTING

SURAT BIASA/RUTIN

SURAT RAHASIA

 

MACAM SURAT 

DARI SEGI PIHAK YANG DITUJU   

Surat Perorangan Surat Kelompok / Lembaga / Departemen Surat Edaran (banyak orang/lembaga/ masyarakat umum)

 

Continue . . . 

DARI SEGI KEPENTINGAN KERJA  

 

Surat Pribadi (tagihan kartu kredit, ucapan,dan lain-lain) Surat Niaga / Bisnis Surat Dinas (surat pemeritah / militer)

 

Continue . . . 

DARI SEGI KERAHASIAAN     

Surat Biasa Surat Penting Surat Confedential (terbatas/orang tertentu) Surat Rahasia (Secret Letter) Surat Amat Rahasia (Top Secret Letter)

 

Continue . . . 

DARI SEGI URGENSINYA     

Surat Biasa Surat Kilat Surat Kilat Khusus Surat Kilat Terbatas (dalam waktu 24 jam)

 

Continue . . . 

DARI SEGI BENTUK PENGIRIMANNYA    

KARTU POS WARKAT POS SURAT BERSAMPUL

 

PENGGUNAAN BUKU AGENDA Mencatat surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar yang biasanya dibedakan tahunnya

 

PENGGUNAAN KARTU KENDALI   Kartu

Kendali berfungsi sebagai pengganti Buku  Agenda, yang mana  penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, 3 atau 4 sesuai dengan kebutuhannya

 

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT

PROSEDUR PERMULAAN  

SURAT MASUK

MELIPUTI KEGIATAN ADMINISTRASI PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN DAN PENGOLAHAN.  

SURAT KELUAR 

MELIPUTI ADMINISTRASI PEMBUATAN SURAT, PENCATATAN DAN PENGIRIMAN.

 

PROSEDUR MENGURUS SURAT MASUK MENERIMA SURAT 

Menerima surat dari pos, memeriksa kebenaran kebenaran

alamatnya, yg salah alamat segera dikembalikan  Memilah  – milah surat berdasarkan alamat yang dituju(nama pejabat)  Mengelompokka engelompokkan n surat terbuka & tertutup serta lainnya.  Membuka Surat dan memeriksa kelengkap-annya (bila ada lampirannya, lampirannya, bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya) seperlunya)  Membubuhkan stempel tgl & waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup

 

PROSEDUR MENGURUS SURAT MASUK

MENCATAT SURAT 

Mencatat Surat pada buku Agenda / Kartu Kendali



Mengisi kolom yang ada pada Buku Agenda / Kartu Kendali



Melampirkan Lembar Disposisi pada surat masuk



Meneruskan surat masuk kepada yang dituju

 

PROSEDUR

MENGURUS

SURAT KELUAR



Mengisi buku Agenda Surat Keluar untuk mengetahui nomor suratnya



Setelah surat keluar ditanda tangani pimpinan, di cek kembali apabila ada lampiran dan alamat surat di amplop sudah betul atau belum



Menuliskan di buku ekspedisi surat keluar dengan mencantumkan tanggal pengirimannya pengirimannya,, supaya ada bukti apabila suatu saat ada masalah

 

Contoh Kartu Kendali INDEKS :

Tgl. No Urut :

M/K

Kode :

Isii Ri Is Ring ngka kas s: Lampiran : Dari

Kepada

Tanggal

No. Surat

Pengolah :

Catatan :

Paraf

 

 

CONTOH BUKU AGENDA SURAT MASUK NO. URUT

TANGGAL PENCATATAN

NO. SURAT

TGL. SURAT

PENGIRIM NAMA & ALAMAT

HAL SURAT

DITERUS KAN KEPADA

KET.

 

CONTOH BUKU AGENDA SURAT KELUAR  NO. URUT

TANGGAL PENGIRIMAN

NO. SURAT

TGL. SURAT

NAMA & ALAMAT TUJUAN

HAL SURAT

LAMPIRAN

KET.

 

CONTOH LEMBAR DISPOSISI INDEKS :

Rahasia Penting Biasa

Kode :

Tanggal Penyelesaian :

Tgl / No. Surat  A s a l Isi Ri Ring ngka kas s

: : :

: : :

INSTRUKS INST RUKSII / INFO INFORMAS RMASII : SESUDAH SES UDAH DIG DIGUNAK UNAKAN AN HARAP HARAP Kepada : Tanggal :

SEGERA DIKEMBALIKAN