Maestría AmadoNievaManzano

UNIVERSIDAD VERACRUZANA M AESTRÍA EN G ESTIÓN DE LA C ALIDAD SEDE: FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y EMPRESAS TURÍSTICAS, VERACRUZ.

IMPLANTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2000 EN LA EMPRESA FIDEICOMISO INGENIO EL MODELO 80328 TRABAJO RECEPCIONAL (MEMORIA)

QUE COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL TÍTULO DE ESTA MAESTRÍA PRESENTA:

AMADO OCTAVIO NIEVA MANZANO TUTOR: Mtro. Calixto Fernández Cención

Veracruz, Veracruz, septiembre de 2009

DATOS DEL AUTOR Amado Octavio Nieva Manzano, nació en Atencingo, Puebla, el día 20 de Noviembre de 1955. Cursó sus estudios básicos en la población de Atencingo, Puebla, perteneciente al Municipio de Chíetla. Realizó estudios de nivel Medio y Superior en la Ciudad de México, D.F. a donde llegó en año de 1972. En el año 1979 egresó de la carrera de Ingeniería Eléctrica del Instituto Politécnico Nacional (IPN); En el año 1980 se desempeñó como Sobrestante de Obra Eléctrica en la Empresa Ingenio de Atencingo S.A. de C.V., en esta Empresa ocupó diferentes cargos hasta llegar al puesto de Superintendente de Electricidad, cargo que desempeñó hasta el año 2001. En ese mismo año, fué transferido a la Empresa Ingenio El Modelo S.A.de C.V. para ocupar el cargo de Superintendente General de Fábrica, mismo que hasta la fecha desempeña. Durante los años de 1983 a 1993, prestó sus servicios como Maestro del Colegio Nacional de Educación Técnica (CONALEP), plantel Atencingo. En el año 2007 egresó de la Maestría en Administración en la Universidad Cristóbal Colón en Veracruz, Veracruz.

Dedicatorias En honor a mis padres, a quienes les agradezco darme la vida y tener el honor de ser su hijo, y que gracias a ellos he llegado a ser una persona responsable en mis deberes diarios. Y que la Virgen de Guadalupe los tenga en su santo seno. A la Virgen de Guadalupe, cuya imagen venero y confió, cuya protección, consejo y consuelo, me ha dado las fuerzas para cumplir mis metas. A mis hijas, regalos de Dios que por el destino están lejos, sin embargo las amo y las llevo siempre en mi corazón.

Agradecimientos Al Mtro. Calixto Fernández Canción, tutor de este trabajo, quien amablemente siempre tuvo disposición y tiempo para asesorarme. A los catedráticos, quienes con profesionalismo y espíritu de servicio compartieron sus conocimientos, que fortalecerán sin duda alguna, el desempeño de mis actividades profesionales y personales. A mis compañeros de la Maestría, que con su amistad y compañerismo me permitió transitar de manera agradable todo el tiempo que duro esta Maestría.

ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1 I.1 Marco Conceptual ....................................................................................................... 1 I.2 Breve caracterización de la Empresa........................................................................... 3 I.2.1 Ubicación de la Empresa en estudio..................................................................... 5 I.2.2 Estructura organizacional ..................................................................................... 5 I.3 Revisión de antecedentes............................................................................................. 8 I.4 Marco Teórico. .......................................................................................................... 12 II. DIAGNÓSTICO PREVIO........................................................................................... 16 II.1 Caracterización del problema................................................................................... 16 II.2 Planteamiento del problema..................................................................................... 18 II.3 Importancia del problema. ....................................................................................... 18 II.4 Delimitación del problema....................................................................................... 18 II.5 Justificación.............................................................................................................. 19 II.6 Objetivo principal..................................................................................................... 20 II.7 Objetivos específicos. .............................................................................................. 21 II.8 Misión de la Empresa............................................................................................... 21 II.9 Visión de la Empresa ............................................................................................... 21 III. ESTRATEGIA SEGUIDA ......................................................................................... 22 III.1 Aspectos generales.................................................................................................. 22 III.2 Estrategia especifica. .............................................................................................. 24 III.3 Aspectos Técnicos .................................................................................................. 27 III.4 Proceso de implantación del Sistema de calidad .................................................... 28 III.5 Proceso de certificación del SGC ........................................................................... 30 III.6 Planeación y elaboración de la documentación del SGC. ...................................... 31 III.6.1 Responsabilidad de la Gerencia General ......................................................... 31 III.6.2 Planeación de la Calidad. ................................................................................. 34 III.6.3 Descripción de los elementos de calidad del proyecto. ................................... 36 III.6.4 Revisión del contrato: ...................................................................................... 37 III.6.5 Control de diseño. ............................................................................................ 38 III.6.6 Funciones y responsabilidades de los participantes......................................... 38 III.6.7 Metodología del Diseño. .................................................................................. 40 III.6.8 Planificación de las actividades necesarias ...................................................... 40 III.6.9 Control de documentos y datos........................................................................ 42 III.6.10 Compras. ........................................................................................................ 44 III.6.11 Estabilidad Financiera.................................................................................... 46 III.6.12 Control de productos suministrados............................................................... 47 III.6.13 Control del proceso. ....................................................................................... 47 III.6.14 Establecimiento de mecanismos que asegure que el personal esté formado . 59 III.6.15 Control de equipos ......................................................................................... 61 III.6.16 Control de Producto No Conforme ................................................................ 63 III.6.17 Acciones correctivas y preventivas................................................................ 64

III.6.18 Manejo almacenamiento y empaquetados, presentación y entrega. .............. 65 III.6.19 Control de Registros de Calidad .................................................................... 65 III.6.20 Formación del personal.................................................................................. 68 III.6.21 Servicios de pos-venta ................................................................................... 68 III.6.22 Recursos y presupuestos ................................................................................ 68 III.7 Descripción de actividades de la implantación....................................................... 69 III.8 Descripción de actividades y productos.................................................................. 70 IV. RESULTADOS............................................................................................................ 71 IV.1 Evidencias del resultado de la implementación del sistema de calidad ................. 71 V. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 85 REFERENCIAS ................................................................................................................ 87 LISTA DE ANEXOS ......................................................................................................... 90

I. INTRODUCCIÓN I.1 Marco Conceptual México es el décimo tercer exportador más importante del mundo, el cuarto receptor de inversión Extranjera Directa (IED) entre los países emergentes, cuenta con una mano de obra relativamente joven y barata, y es considerado la décima economía del orbe (www.nafin.com/portalnf/files/pdf/, 2008).

La poca inversión en capital humano y la

tecnología atrasada con la que cuenta el grueso de la industria, son elementos que no han permitido un buen desempeño del país en los listados de competitividad, la Industria Azucarera nacional no escapa a esta descripción siendo una de las más rezagada en materia de productividad. Si bien un decenio puede no representar mucho en la historia de la Industria Azucarera de nuestro país, si es posible considerar los últimos 10 años como un parte aguas. Fué a partir de 1994, con la firma del tratado del Libre Comercio de América del Norte (TLCAN), que se consolidó el espíritu de apertura comercial en México al mercado mundial del azúcar para comenzar el ahora irreversible camino hacia la manufactura global. Sin embargo durante este período se deben construir en los ingenios, los cimientos de una infraestructura que permite el desarrollo de mano de obra calificada, la atracción de inversión extranjera y el mensaje claro de que nuestro país puede competir en el mundo si esta industria aprovecha sus ventajas comparativas como plataforma para impulsarse y asegurar su permanencia en el mercado. Asimismo, se requiere impulsar en el FIDEICOMISO Ingenio El Modelo 80328 una nueva cultura productiva, alimentando por la actualización de Normas de Calidad, que permita la implantación de prácticas de clase mundial, como el mantenimiento predictivo, la calidad total, la mejora continua, excelente administración de las relaciones con los clientes, el desarro-

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llo de capital intelectual, la creación de ambientes de innovación e investigación y desarrollo de tecnologías. Algunos ingenios mexicanos ya están estableciendo estrategias competitivas más comunes que se basan en el establecimiento de una diferenciación, bajos costos, enfoque específico e innovación. En el siglo XXl la elaboración de azúcar se realiza en 59 ingenios ubicados en 247 municipios de 15 estados del país. Veracruz es por mucho, el primer lugar en número de ingenios ya que cuenta con 22 y produce 1,864, 000 toneladas de azúcar que representan el 39.7% del total nacional; es seguido de muy lejos por Jalisco, con 6 ingenios y produce el 12.12% del azúcar. Otros azucareros importantes son San Luís Potosí, que genera el 7.93% del dulce mexicano; Oaxaca que produce el 5.49% y Chiapas el 4.89%. FIMOD concluye que doce millones de personas, que en el 2001 representan el 12% del total de los mexicanos viven directa, e indirectamente de los ingresos y actividades que proporciona la agroindustria. Se estima que el ramo genera alrededor de 350 mil empleos directos, en su mayoría ligados al campo (300 mil), donde hay 158 mil cañeros, 89 mil cortadores de caña, 31 mil jornaleros y 22 mil operadores de maquinaria y equipo de cosecha y transporte de caña. Los 50 mil empleos directos que restan corresponden a obreros de los ingenios (42 mil) y a empleados y funcionarios (8 mil). Esta actividad también genera 2 millones 650 mil empleos indirectos. FIMOD. En las actividades agro industriales de FIMOD, participan 4500 productores de caña, 1400 cortadores, 220 fleteros de caña de azúcar, haciendo un total de 6,709 personas involucradas directamente en el periodo de zafra que forman un 0.0044% de la población nacional, 0.064% de la población estatal y 17.31% de la población local El peso que la actividad tiene en el empleo, el ingreso y la alimentación de la población; así como su importancia económica en las cuentas nacionales, son las razones explícitas por las que la siembra, el cultivo, la cosecha y el procesamiento de la caña de azúcar se consideran de “interés público”, cuestión que se ratifica en el Decreto Cañero de 1991, aún vigente.

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De los 59 ingenios, 31 se consideran altamente endeudados, 17 tienen un endeudamiento medio y sólo 12 gozan de salud financiera. Doce ingenios usan tecnología obsoleta, 25 cuentan con un nivel tecnológico intermedio y sólo 23 están actualizados. Vale la pena mencionar que de los 12 saludables sólo ocho tienen un nivel tecnológico actualizado; también es interesante descubrir que el ingenio con los cañaverales de más alto rendimiento del país (Casasano “La Abeja”, con 126 toneladas por hectárea, cifra que rebasa en 57 toneladas al promedio nacional de la zafra 1999-2000), está entre los altamente endeudados y con mayor atraso tecnológico; y que ingenios como Atencingo con alta productividad de campo (segundo lugar a nivel nacional) y con una tecnología de fábrica actualizada, se encuentra entre los altamente endeudados. Y no es el único: de los 23 ingenios modernos 11 tienen deudas excesivas y sólo 8 gozan de salud financiera. También ha disminuido el rendimiento de campo: En la zafra 2008-2009 se produjeron 69 toneladas por hectárea, y este descenso no se explica por la calidad de la tierra, pues aunque predomina la de temporal el riego se ha incrementado en los últimos ciclos; en la caída de la productividad, influyen factores como la escasez de crédito y los retrasos en las liquidaciones, que dificultan la inversión y la dedicación al cultivo. Según datos registrados en FIMOD el azúcar es, junto con el maíz, el fríjol y el arroz, uno de los cuatro nutrientes de mayor importancia en la dieta de los mexicanos con un consumo per cápita de 39.8 kilogramos desde 1997, después de que surgieron los jarabes de alta fructosa de maíz.

I.2 Breve caracterización de la Empresa Data la historia que en el año 1904, esta empresa fue un rústico trapiche de madera movido por animales, que se dedicaba a la producción de Alcohol y Piloncillo. Su primer propietario fue Ramón Marure quien lo llamó “Gallo Verde”, y que años después heredo a sus sobrinos modificándole estos el nombre por “El Modelo, S.A.” Bajo la administración del

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sobrino Gregorio Marure, la fábrica se amplió con la instalación de cuatro molinos y se extendió la superficie cultivada. En 1922, el Señor Gregorio Marure se declaro insolvente en sus pagos por lo que en 1923 fue vendido al Banco Montreal de Canadá. La zafra 1926/1927 fue la única que se llevó a cabo por medio de una cooperativa, un año después la Empresa se arrendó al inglés Harry Skipsey. En el año 1937, Harry Skipsey compra “El Modelo, S.A.”, quien en el año 1937 logra que la capacidad de molienda fuera de 538 toneladas de caña por día, y que en 1946 ordenó la instalación de tres molinos traídos de Monterrey con los cuales aumentó la molienda diaria de caña a 951 toneladas, hasta entonces la producción del Ingenio había sido azúcar blanca refinada y en 1963 por intervención de UNPASA se solicitó la elaboración de azúcar morena mascabado para su exportación a la Pacific Molasses Company. Para esas fechas la producción del ingenio era de 15,543 toneladas de azúcar, con una superficie cultivada de 3,229 hectáreas. En el año de 1970, fue vendido a la Financiera Nacional Azucarera, S.A. para después se encargara de su administración Azúcar, S.A. de C.V. En el periodo de 1970/1988 administrado por Azúcar, S.A. lo lleva a una molienda de 5,472 toneladas de caña por 24 horas y una producción de 72,000 toneladas de azúcar. A partir del 30 de noviembre de 1988, este Ingenio fue adquirido por el Grupo Zafra, S.A. de C. V. quien elevo más la molienda a un régimen de 7,200 Toneladas por día y con ello aumentar su producción para llegar a 100,000 toneladas de azúcar por Zafra. Para estas fechas la superficie cultivada alcanzo la cifra de 11,000 Hectáreas. A partir de la Zafra 1993/94, Ingenio El Modelo es adquirido y administrado por el Consorcio Azucarero Escorpión (CAZE), manteniendo los ritmos de molienda y producción. El 3 De Septiembre del año 2001 por iniciativa del gobierno federal se expropian 27 ingenios, dentro de los cuales se encuentra el Ingenio El Modelo, situación que prevalece hasta la fecha.

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El 1 de Octubre del 2005 como estrategia federal se inician lo cambios de razón social de la empresa ingenio el modelo S.A. a FIDEICOMISO Ingenio El modelo 80328.

I.2.1 Ubicación de la Empresa en estudio. Estado donde se ubica . . . . . . …Veracruz Municipio . . . . . . . . . . . . . . . . . .La Antigua Coordenadas (L. N. Y L. O.)...... 19º 22’ 20’’

, 96º 21’ 48’’

Ríos Circundantes........................ Al norte del Ingenio Rio Actopan, y al sur del Ingenio el Rio La Antigua.

I.2.2 Estructura organizacional En la figura 1 siguiente, se muestra la estructura organizacional de primer nivel para la Administración del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328.

Figura 1. Estructura de mando a nivel corporativo, Fuente: FIMOD 5

En la Tabla 1 siguiente, se muestra la estructura organizacional interna para la Administración del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328. Tabla 1. Estructura de personal a nivel Ingenio, Fuente: FIMOD

En la figura 2 siguiente, se muestra El organigrama de primer nivel para la Administración del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328. Administración general

Auditoria/ coordinación de calidad

Superintendente General de fábrica

Superintendente general de campo

Jefe de relaciones industriales Jefe de laboratorio químico de fábrica

Subgerente administrativo

Figura 2. Organigrama de la administración general, Fuente: FIMOD

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Productos elaborados en FIMOD El Ingenio FIMOD está dedicado específicamente a la producción producto principal el azúcar y como subproducto la miel final o melaza. a) Azúcar Cuerpo sólido, cristalizable, perteneciente al grupo químico de los hidratos de carbono, de color blanco en estado puro, soluble en el agua y en el alcohol y de sabor muy dulce. Se deriva principalmente de dos fuentes principales: Caña de azúcar y Remolacha. El azúcar se obtiene de la planta de la caña por la reacción de fotosíntesis debiéndose separarse en el proceso de fabricación otros componentes como la fibra, las sales minerales, ácidos orgánicos e inorgánicos y otros obteniéndose una sacarosa de alta pureza en forma de cristal, Esta es producida en época de zafra en los ingenios azucareros. (C. P. Chen.2000) b) Melaza Se define a la miel final como un subproducto de la industria azucarera y como tal tiene un techo de producción. Es además una fuente de materia prima para la producción de alcoholes y un producto exportable para países con escasos recursos en divisas. Se requiere la incorporación de otras mieles de mayor valor biológico en el balance alimentario - azucarero. Las melazas son alimentos prácticamente libres de fibra, grasa y nitrógeno. Están formados básicamente por la fracción extracto libre de nitrógeno (85-95% MS) que no es más que la suma de los azúcares totales (glucosa, fructosa y sacarosa) y otra fracción que hemos denominado: sustancias orgánicas no identificadas. El origen de la energía en las dietas de cereales es principalmente almidón (17.3 MJ/kg) y el de las mieles una mezcla de monosacáridos y disacáridos (15.4-16.3 MJ/kg). Esta es la razón principal por la cual la concentración energética de las mieles sea inferior a la de cualquier cereal; pero más aún cuando se completa el proceso de extracción de sacarosa (miel final).

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I.3 Revisión de antecedentes La información en Ingenios Azucareros es casi nula referente a los antecedentes de certificaciones en los Sistemas de Calidad ISO 9001:2000, no existe documento alguno que narre en forma concreta y particular el caso de los Ingenios. Sin embargo se toma como base de antecedentes de este tipo de certificaciones para el análisis sobre formación y sistemas de calidad en Ingenios Azucareros a dos casos “tipo”, el de los Ingenios, “Adolfo López Mateos ubicado en la población de Tuxtepec Oaxaca, el Ingenio Tres Valles ubicado en la población de Tres Valles, Oaxaca.. Cada caso “tipo” se diferencia del otro por la estrategia de implantación del Sistema de Calidad ISO 9001:2000 y la vinculación con la aplicación de la Norma NOM-120 referida a las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM). Todos ellos desarrollaron una estrategia de implantación, planteada bajo un esquema diferente al FIMOD. En el caso de los Ingenios, “Adolfo López Mateos y Tres Valles su certificación surgió de ser proveedores de la compañía refresquera Nacional e Internacional Coca Cola Compañy (www.grupopiasa.com, 2008) que le exigió la certificación para poder ser proveedores de azúcar de esta compañía. En el caso

FIMOD, considerando los retos que plantea la apertura del mercado de

edulcorantes en el marco del Tratado de Libre Comercio de América del Norte a partir del primero de enero del año dos mil ocho, que hará necesario incrementar los índices de calidad en los Ingenios Azucareros del País, se considero en el año 2007, establecer el plan estratégico de certificarse en el Sistema de Calidad ISO 9001:2000. La fórmula para lograrlo no es un secreto: se basa en un buen diagnóstico de la situación del Ingenios, definición clara de objetivos, implantación de Sistemas de Administración de Calidad, capacitación, supervisión, control, disciplina y mucho trabajo orientado hacia la limpieza e inocuidad de los equipos y el personal. En el caso del ingenio Tres valles y Adolfo López Mateos, fueron Ingenios certificados aproximadamente en el año 1994, fueron pioneros en los Ingenios de México para la

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certificación el Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001:2000. Anexamos fotografías en las figuras 3, 4, 5 y 6, como evidencias del avance de las mejoras en base al Sistema de Calidad ISO 9001:2000 del año 2003 en el Ingenio Tres Valles.

Figura 3. Vista de la entrada principal

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Figura 4. A la izquierda el comedor y baño y a la derecha letreros con la política , misión, visión y objetivos de calidad.

Figura 5. Vista del departamento de centrifugas, se observa orden, limpieza, personal portando su equipo de protección y modernidad en las instalaciones.

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Figura 6. A la izquierda instalaciones con Normatividad en colores, muros de contención para tanques con productos contaminantes, letreros de seguridad, limpieza, orden y modernidad en las instalaciones. A la derecha el Departamento de Envase de Azúcar.

En el caso específico de FIMOD, la Norma

ISO 9001:2000 especifica los requisitos

aplicables, y en base a estos el Ingenio necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de inocuidad de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y que su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente (http://www.degerencia.com/fgallardo, 2008). El FIMOD, a cuatro años de la certificación ISO 9001:2000, muestra avances significativos en la mejora continua desarrollada a partir de la implementación, es lógico pensar que el diseño e implementación en este Ingenio está influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización (http://www.degerencia.com/fgallardo, 2008). Sin embargo, es evidente el avance obtenido, con la implementación del Sistema de Calidad ISO, lo demuestran las evidencias en el párrafo de resultados de la implantación, es evidencia objetiva de la mejora alcanzada y es producto de la aplicación de los puntos de la Norma del sistema de Calidad ISO. En cada Ingenio, el cambio radical en la actitud y aptitud del personal, es el concepto clave para lograr el cambio. No podemos dejar pasar inadvertido lo

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que menciona al caso Marcelo Vásquez Lema, (http://www.degerencia.com/fgallardo, 2008) “Los Sistemas de Gestión de la Calidad no solucionan los problemas de las organizaciones, es usted quién los soluciona con la aplicación eficaz de los mismos”.

I.4 Marco Teórico. En una época la palabra se definió como “conformidad con las especificaciones”, hasta que se comprendió que las especificaciones a veces no se aplican exacta y explícitamente a la necesidad de un cliente determinado, y que, aunque cierto artículo o servicio, en realidad podría responder a sus datos específicos, todavía no daba como resultado la satisfacción del cliente. De esto, se da la definición operativa de calidad “la calidad es la satisfacción de las expectativas del cliente” (Armand V. Feigenbaum, Control Total de la Calidad, 1994). Una definición más explícita seria: “la calidad es la resultante de las características del producto y/o servicio en cuanto a Mercadotecnia, Ingeniería, fabricación y mantenimiento por medio de las cuales el producto o servicio en uso satisface las expectativas del cliente” (Armand V. Feigenbaum, 1994). Existe una gran variedad de definiciones debido a la amplitud de su aplicación, para la presente investigación tomaremos a la calidad definida por Juran como: “Calidad es que un producto sea adecuado para su uso. Así la calidad consiste en ausencia de deficiencias y de aquellas características y atributos que satisfacen al cliente” (Humberto Gutiérrez Pulido, 1999). ISO: Organización Internacional para la Normalización (International Standard Organization). Fundada en 1947 para promover el desarrollo de Normas Internacionales y actividades relacionadas. Son Normas de referencia para el establecimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad (PEACH, W. Robert, 1999).

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El diseño y la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de una organización están influenciados por: Necesidades Objetivos particulares Los productos suministrados Los procesos empleados El tamaño y estructura de la organización. Para la certificación de SGC, y desde la primera publicación, tres son las Normas que se han utilizado, las Normas ISO 9001, 9002 y 9003. El auge de la certificación, alentado por la caída de los aranceles y de las barreras técnicas entre países, ha dado como resultado que, en la actualidad, existan más de 300,000 Organizaciones certificadas en todo el mundo, así como muchas más en proceso de definir e implantar SGC. Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un SGC, cuando una organización requiere demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan las necesidades del cliente y los reglamentos aplicables y aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentos aplicables. Lograr una satisfacción del cliente mediante la aplicación efectiva de las Normas del Sistema de calidad ISO, incluyendo la prevención de no-conformidades y el proceso de mejora continua. Lo anterior se muestra en la figura 7 siguiente:

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Estas Normas ISO pueden Utilizarla: Organización: PARTES INTERNAS PARTES EXTERNAS

Para evaluar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos del cliente, los reglamentarios y los propios de la organización.

Incluyendo ORGANISMOS DE CERTIFICACIÒN

Figura 7. Esquema de cómo aplica esta norma para el cumplimiento de los requisitos de clinte. El SGC ISO 9001.2000 tiene una principal diferencia en la SGC de la versión anterior del año 1994, esta diferencia es la introducción del concepto de «gestión por procesos interrelacionados». En vez de normar y asegurar la calidad bajo una conceptualización estática, como ocurría en la versión de 1994, en la nueva versión se propone complementarla con una visión integral y dinámica de mejora continua, basada en procesos (José Antonio Y Pérez Fernández de Velasco, 2007) y orientada a que el cliente se pueda sentir satisfecho. Este concepto se muestra en la figura 8 siguiente.

Cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad.

Enfoque Procesos

Basado

en

Para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Figura 8. Norma ISO 9001:2000 basada en procesos.

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Cuando se utiliza esta Norma dentro de un (SGC), se enfatiza en: La comprensión y el cumplimiento de los requisitos, La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y la mejora continúa de los procesos con base en mediciones objetivas.

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II. DIAGNÓSTICO PREVIO II.1 Caracterización del problema Antes de llevar a cabo la implementación del SGC, se observó a nivel planta y a nivel de documentos la carencia de control o lineamientos en los procesos tanto de operación y administrativos. No obstante que estaban establecidas de palabra las operaciones de rutina, estas no se tenían plasmadas en un documento u oficio. Los registros no se tenían, no se le daba la aplicación correcta ni mucho menos se aprovechaba la información que otorga el tener un control de los registros, es decir, en ocasiones, hay que recolectar información tanto en planta como en oficinas que pueda ser de utilidad en un futuro y usarla para resolver problemas posteriores. Por último lo más importante, no había una organización concisa dentro de sus funciones en todos los niveles, por lo que provoca un Know How muy distinto en cada tarea e imposibilita la estandarización en sus procesos y formas de actuar. Y para lograr dicha estandarización primero hay que empezar con el lugar de trabajo definiendo sus áreas principales: • Área de recibo de materia prima y extracción • Área de proceso • Área de inspección de material en proceso (Laboratorio de Fábrica) • Área de Bodega de azúcar y embarque • Área de reproceso • Área de servicios al proceso • Áreas de control de plagas

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Existen áreas definidas en el Ingenio, pero a pesar de ello cada operador establecía la suya para la comodidad del mismo, por lo tanto, el orden y limpieza en la planta era deficiente, entorpecían el flujo del material y se presentaba contaminación de materiales en diferentes departamentos. Es lógico pensar que esta planta creció sin planeación estratégica, ni mucho menos, una optimización de los espacios, por lo que tuvieron que adecuar el proceso a la distribución de la misma, ocasionando desde un inicio, serios problemas de calidad con grandes probabilidades de contaminación de material en proceso, se tiene polvo, montones de basura y chatarra por todas las aéreas de proceso y almacenamiento. En el Almacén General, los productos químicos y materiales de insumos críticos para el proceso, se guardaban pero sin ninguna ubicación específica, sin control de uso, sin características del producto y sin registro de obsoleto o caducado, además, estaban cerca o en contacto con otros productos con riesgo de contaminarse. Otra deficiencia observada, es que no se atendían de manera adecuada las reclamaciones de calidad del producto, no se contaba con un procedimiento adecuado para el seguimiento al producto entregado al cliente, y mucho menos un forma establecida para respuesta rápida en caso de presentarse la necesidad de retirar producto del mercado que se detectara como dañino al consumidor. Por la parte interna y externa de la planta se encontraron recipientes (tambos) de basura improvisados con cualquier material, sin tapa, así como materiales utilizados para el mantenimiento de los equipos (grasa, estopa, rodamientos dañados, colillas de soldadura, etc.), y de seguridad utilizados por el personal (guantes impregnados de lubricante y mascarillas desechables). Finalmente no existía una identificación de los equipos críticos que intervenían en el proceso y no se contaba con un programa de mantenimiento preventivo para darles servicio de mantenimiento y limpieza para cada equipo, de tal forma que se detecte y se eviten problemas serios que afectaran la producción o calidad del azúcar.

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II.2 Planteamiento del problema. En la actualidad existe un gran número de Ingenios Azucareros, que no cuentan con la tecnología e información suficiente para desarrollar un producto de excelente calidad, ya que muchos de ellos iniciaron como trapiches para la producción de raspaduras, panelas y miel; y con el paso del tiempo fueron adquiriendo mayor cantidad de caña y equipos para transformar su materia prima y de esta forma irse convirtiendo en Ingenios. El caso de FIMOD, su evolución y crecimiento ha sido lento e incompleto. El mercado de edulcorantes diferentes del azúcar se ha desarrollado rápidamente en los últimos años y ocupa en la actualidad un alto porcentaje del mercado total de endulzantes en México, lo anterior más el costo elevado de producción del kilo de azúcar Nacional en comparación con el Internacional, hacen que FIMOD y en general la Industria Azucarera Nacional pierda una gran parte de su mercado y obligue a esta industria a mejorar en calidad para ofrecer un producto que cumpla con las necesidad de calidad e inocuidad de los clientes

II.3 Importancia del problema. En base a lo anterior, la importancia del problema en el FIMOD se establece por la amenaza de no ser competitivo actualmente en el mercado nacional e Internacional del azúcar en materia de calidad e inocuidad por no contar con la infraestructura en instalaciones y equipos que permitan conjuntamente con el SGC posesionarse en el mercado de edulcorantes.

II.4 Delimitación del problema. Limitaciones: Excluyendo los procesos de apoyo y sus procedimientos requeridos para el SGC, se contemplan básicamente los procesos de la elaboración de azúcar en las aéreas de proceso.

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Alcances: Mejorar la calidad del producto para competir en el Sector Azucarero Anticiparse a las demandas o exigencias de los clientes Anticiparse al futuro al que tienden los mercados para poder accesar a ellos Mejorar la imagen de la Empresa Mejorar la calidad para reducir los reprocesos para bajar los costos de producción Lograr que con el conocimiento y aplicación de las Normas de Calidad ISO 9001:2000 mejoren el ambiente laboral.

II.5 Justificación En nuestro país el azúcar tiene una gran importancia por el consumo diario debido a que es un artículo de primera necesidad, FIMOD es un ingenio azucarero que no cuenta con la tecnología avanzada para la transformación de la caña de azúcar, así como también carece de información y aplicación de las buenas prácticas de manufactura y de los parámetros que especifican las Normas Oficiales Mexicanas NOM’S y las Norma de Calidad Internacional ISO 9001:2000. Uno de los problemas principales de este ingenio es el material de los equipos utilizados para el proceso de producción y la distribución de los mismos, este ingenio tiene muchas deficiencias que no permiten posicionarse en el mercado como un productor de azúcar competente ante los ingenios que cuentan con mayor tecnología, por tal motivo es necesario implementar el proceso de certificación de la Norma de calidad ISO 9001:2000 para combatir las deficiencias y ofrecer un producto confiable y de calidad que le de una mejor posición en el mercado nacional e internacional. Los factores que determinan la necesidad de transformar el FIMOD y a implantar un sistema de calidad son principalmente los siguientes:

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Desplazamiento del azúcar de caña por edulcorantes: productos sustitutos. Falta de competitividad en el mercado internacional: Altos costos de producción por una legislación cañera obsoleta y por el Sindicalismo paternalista que no permite la competitividad Falta de desarrollo de investigaciones: Se requiere innovar para la introducir al sistema nuevos procesos y productos de acuerdo a las necesidades del mercado. Tecnificación del campo: Se requiere desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías. Equipos obsoletos de manufactura: Se cuenta con maquinaria y equipo fuera de diseño de acuerdo a la calidad requerida (producto grado alimenticio) Integración de todos los procesos dentro de un SGC. La falta de registros: Técnicos, contables y de personal que dificultan la toma de decisiones y aseguren la calidad del producto dentro de los estándares nacionales e internacionales para el azúcar estándar blanco. Capacitación al personal operativo y de supervisión: Para cumplir con el requisito de competencia laboral en la manufactura del producto. Falta planeación en los programas de mantenimiento preventivo: Principalmente en los equipos críticos del proceso.

II.6 Objetivo principal. “Implementar la Norma de calidad ISO 9001:2000 a las áreas de proceso de fabricación de azúcar estándar en el ingenio "FIMOD".

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II.7 Objetivos específicos. Determinar los puntos críticos en las áreas antes mencionadas y analizar los puntos de la Norma ISO 9001:2000 que aplican a cada área. Elaborar un documento de la Implementación Norma de calidad ISO 9001:2000 y la certificación del mismo en el FIMOD para complementar la documentación existente de la misma, y que a su vez sea información de consulta para quien esté en proceso de una certificación similar.”

II.8 Misión de la Empresa. “Producir azúcar estándar de calidad certificada, mediante el esfuerzo y compromiso compartido de los sectores que intervienen en su proceso, sosteniendo la mejora continua que propicie el desarrollo y beneficio colectivo”.

II.9 Visión de la Empresa “Ser un Ingenio líder, promotor de excelencia, que armonice todas las actividades que en conjunto propiciaran la producción de azúcar con calidad certificada a nivel Nacional e Internacional a costos competitivos, que nos posicione en la preferencia del mercado mundial, cumpliendo con el marco legal y preservando el entorno ecológico”.

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III. ESTRATEGIA SEGUIDA III.1 Aspectos generales La dependencia gubernamental Secretaria de Agricultura, Ganadería,

Desarrollo

Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) de cuyas directrices depende la Operación Administrativa, Financiera y Operativa del FIMOD, mediante una resolución en el año de 2003 determinó que era necesario implementar en este Ingenio el SGC ISO 9001:2000 para garantizar la calidad del producto y poder exportar azúcar a otros países en el año 2008 a raíz del Tratado de Libre Comercio (TLC) de América del Norte. La estrategia de desarrollo e implantación del SGC se llevó a cabo en varias etapas, una de sensibilización, otra de desarrollo e implantación y finalmente una de involucramiento. La sensibilización se inició en 2003 por medio de sesiones que se impartieron a los Gerentes así como al personal en general. Asimismo se llevaron a cabo varios cursos y talleres para dar a conocer los conceptos de la Norma y su interpretación dentro del ámbito de la investigación y desarrollo tecnológico. En cada área se dieron de alta proyectos dedicados a desarrollar la parte correspondiente al SGC y se asignaron los recursos necesarios. Estos proyectos son coordinados por el asesor de la compañía contratada de asesoramiento, para llevar a cabo el desarrollo, la elaboración de documentos, la difusión, la implantación, la descripción de los procesos y todo lo requerido para cumplir con los requisitos que establece la Norma y que aplica a cada área. Vale la pena comentar que todas las áreas se visualizaron, para fines prácticos, como una Empresa que genera productos alimenticios. Desde esa perspectiva se tienen identificadas claramente las entradas (requerimientos de los clientes), los procesos (especificaciones, diseños, desarrollos, etc.) y las salidas (los productos terminados).

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Una vez identificados y descritos los procesos de cada área, el desarrollo y la implantación se iniciaron con la elaboración de los procedimientos requeridos para trabajar en forma sistemática los procesos identificados. El involucramiento se fué dando a medida que el personal utilizaba dichos procedimientos y constataba los beneficios que le ofrecía el realizar las actividades en forma más ordenada y controlada. En general, esta estrategia permitió conocer mejor los procesos del Ingenio. Aplicar el principio de “documentar para mejorar”, asegura que todos los pasos de los procesos quedan establecidos, permitiendo así un desarrollo sistemático. Una vez documentados los procesos, se aplica el principio de “hazlo como lo documentaste” y por medio de las auditorías, se aplica el principio de “demuestra que así lo hiciste”. La base documental del SGC quedo estructurada de forma piramidal. En Diciembre del 2003 la base documental estaba totalmente terminada, con el manual de calidad, el plan de calidad, los procedimientos, instructivos de trabajo y registros para cada área de los procesos de: Elaboración del Producto, Compras, Bodega de azúcar, Almacén General, Campo, Auditorías internas, alta Gerencia y finalmente el encargado de Sistema de calidad. El control y emisión de los documentos del SGC se efectúa por medio del procedimiento de control de documentos, que contiene el registro de cuantos documentos cuenta el sistema, que codificación tiene cada uno, donde se localizan y quien es el responsable de ellos, que versión es la actualizada, y finalmente que la versión vigente de todos los documentos existentes del sistema y está disponible en la red del Sistema de Cómputo. El SGC está diseñado para que cada usuario del sistema, desde su lugar de trabajo y con el apoyo de una PC, pueda acceder los documentos del SGC que requiera para llevar a cabo su trabajo, asimismo, ofrece la facilidades de consultar el acervo documental, ya sea por áreas o por tipo de documento y cuenta además con un mecanismo automatizado para facilitar la búsqueda de documentos.

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El SGC ha demostrado ser una herramienta eficiente y robusta, con varios años de uso y una nueva versión emitida en el año 2008, que ha apoyando en forma confiable a la operación del Ingenio y a las auditorías internas y externas. Conviene hacer notar que desde el año 2004 a la fecha en que se inició el servicio en la red, hasta el momento el SGC no ha registrado ninguna falla que lo haya puesto fuera de servicio. Toda la información relativa al sistema como es el manual de calidad, la Norma ISO 9001 que se aplica, las minutas de la revisión por la Dirección, los informes anuales de auditorías de certificación, los informes de las auditorías internas, así como otros documentos de interés general, están disponibles en la red de cómputo.

III.2 Estrategia especifica. Se identificaron las metas a conseguir. Las metas son: • Ser más eficiente y rentable • Producir productos y servicios que cumplan constantemente con los requisitos del cliente • Conseguir satisfacer al cliente • Mantener la participación en el mercado • Mejorar la comunicación y la moral en la organización • Reducir el costo de producción • Aumentar la confianza en el sistema de producción Se identificó

lo que otros esperan de nuestra organización. Se trata de expectativas de

terceros, implicados en ella, como: • • • •

Clientes y usuarios finales Empleados Proveedores La sociedad en general por ser una empresa paraestatal

3. Se obtuvo información sobre la familia de Normas ISO 9000.

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• Se adquirió las Normas en su versión completa en español. • Se consultó escritos sobre las Normas 9000 y su implantación. • Se consultó la Norma de NOM 120, para la fabricación de alimentos 4. Se incorporó las Normas ISO 9000 a la estrategia del Ingenio. Se tomó la decisión final de querer certificar en el SGC ISO 9000 y se usó la variante ISO 9001 como base para la certificación 5. Se recabó información y se obtuvo el asesoramiento necesario en el tema del SGC. 6. Se estableció la situación actual del Ingenio, determinando las diferencias entre su SGC y los requisitos de ISO 9000. Se utilizó para ello: • La auto evaluación La evaluación de un organismo de asesoría externa 7. Se determinó qué procesos son necesarios para ofrecer el producto de calidad a los clientes. Se revisó los requisitos de la sección “Realización del Producto” de la ISO 9001 para determinar cómo afectan o no a su SGC, incluyendo: • • • • •

Procesos relativos al cliente Diseño y/o desarrollo Compras Operaciones de producción y servicio Control de aparatos de medida y monitorización

8. Se estableció y desarrolló un plan para cubrir las diferencias identificadas en el paso 6 y desarrollar los procesos identificados en el paso 7. Identificamos las acciones necesarias para cubrir las diferencias, se asignaron recursos y responsabilidades para ejecutar estas acciones y se estableció un calendario para cumplimiento de las mismas.

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9. Se llevó a cabo el plan de acciones Para ello se procedió a implementar las acciones identificadas y seguir el progreso del calendario. 10. Se realizaron evaluaciones internas periódicamente. Utilizando la Norma ISO 19011 como guía para las auditorías, cualificación de los auditores y gestión de los programas de auditoría. 11. Se demostró que se cumple con la Norma Para ello se requiere verificar lo mencionado en el paso 12 y finalmente lo que se menciona en el paso 13, esto es necesario para mostrar que cumple la Norma (certificación/registro) con varios propósitos, por ejemplo: • • • • •

Requisitos contractuales Razones de mercado o preferencias de clientes Requisitos legales o de reglamentos Gestión del riesgo Marcar una meta clara para su desarrollo interno de calidad (motivación)

12. Se sometió el sistema a una pre-auditoría independiente Se solicitó a un Organismo acreditado de certificación/registro la realización de una preauditoría para verificar que los procesos cumplen los requisitos de la Norma ISO 9001, y con ello, continuar el proceso de certificación. 13. Se llevó a cabo la Auditoría de Certificación. Se acordó con un Organismo acreditado de certificación/registro la realización de la auditoría y la certificación del SGC ISO 9001:2000.

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III.3 Aspectos Técnicos Antes de implantar el SGC ISO 9001:2000, es conveniente acordar que se seguirán los pasos que esté requiere y que su aplicación es positiva si se le da un seguimiento adecuado, no lo es cuando únicamente se obtiene para adquirir la certificación. Para ello, es necesario, como primer paso, tomar la decisión de implantar el SGC, mediante un acuerdo y análisis del requerimiento de aplicar un sistema de calidad que controle las actividades que se realizan en el Ingenio. Es importante aclarar que el sistema de calidad no podrá resolver los problemas que se han tenido en el pasado, pero que puede prevenir la ocurrencia de otros en un futuro inmediato. En nuestro caso, la decisión de implantar el SGC ISO9001:2000, fue tomada por el Gerente General, de común acuerdo, con los Sub-Gerentes y Superintendentes de área. Posteriormente se procede a la selección de la Empresa consultora, la cual fué una Empresa de Consultoría en Calidad. Al seleccionarla, se consideró que cumpliera con requisitos básicos para ser confiable, tales como: •

Ser una Empresa formalmente establecida.

•

Contar con asesores calificados en calidad. Este punto es muy importante ya que el consultor que sea asignado debe contar con experiencia en implementar sistemas de calidad.

•

Solicitar curriculum de la Empresa. Que demuestre evidencias de las Empresas con las que ha trabajado.

•

Que la Empresa tenga solvencia financiera, Para garantizar que no suspenderá la consultoría por causas económicas.

•

Que la Empresa cuente con personal calificado adicional. Que pueda ser asignado como segundo consultor, para impartir cursos o sustituir temporalmente al consultor responsable.

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•

Que el consultor asignado esté familiarizado con los procesos de certificación de SGC. Para asegurar que el sistema que se va a implantar podrá ser validado por un organismo certificado.

•

Se recomienda que la Empresa cuente con personal calificado. Con respaldado por un reconocimiento a nivel Nacional o Internacional como el caso de International Register of Certified Auditors (IRCA) o de American Society of Quality (ASQ). Estos organismos otorgan un registro a los auditores de sistemas de calidad que se encuentran activos y han demostrado experiencia en lo que a cuestiones de calidad se refiere.

Es muy importante que el asesor asignado cuente con una capacitación reconocida internacionalmente como es el caso del curso de Auditor Líder registrado ante los organismos arriba mencionados. Esto dará la confianza que el consultor conoce los lineamientos básicos que debe cumplir una empresa para cumplir con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000. Cabe mencionar, que será el asesor el que orientará a los interesados en implantar este sistema, la forma de realizar sus manuales de calidad, manuales de procedimientos y manuales de trabajo.

III.4 Proceso de implantación del Sistema de calidad La implantación del SGC básicamente consiste en documentar las actividades que se realizan en cada área de trabajo, principalmente aquellas que están directamente relacionadas con el servicio que se ofrece y que afectan al funcionamiento de la Empresa. Se debe desarrollar un Manual de Calidad, el cual es el documento que sirve como enlace con los requerimientos de la Norma ISO9001

y los documentos aplicables en cada área

(Procedimientos, instrucciones, registros, documentos externos).

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Toda esta documentación debe ser desarrollada por el propio personal de la Empresa, con apoyo del consultor. También se debe capacitar al personal para que se familiarice con el SGC, además de formar auditores internos, quienes realizarán su trabajo con el fin de verificar que el sistema este funcionando adecuadamente. El tiempo de implantación puede variar dependiendo del tamaño de la Empresa y de las actividades desarrolladas aunque depende en una medida considerable de la responsabilidad del personal y de la dedicación para el desarrollo de la documentación en sus respectivas áreas, en el caso del Ingenio con 300 a 500 empleados se requirió de ocho meses para la implantación, que es tiempo record para el tamaño de la Empresa. La implantación del SGC se realizó en 2004, sin embargo, existió un trabajo previo que comprendió las siguientes fases: Fase 1. Análisis previo (Plan estratégico de la Dirección, estudio del modelo organizacional, definición de las actividades a realizar y la estrategia de implementación). Fase 2. Definición de la política y objetivos de calidad, filosofía de mejora continua. Fase 3. Capacitación en temas referentes al SGC,

(Introducción a sistemas de calidad,

documentación del sistema, formación de auditores internos, etc.) Fase 4. Documentación y diseño de los procesos (Identificación y diseño de los procesos esenciales y de apoyo) Fase 5. Implementación de los procesos Una vez implementado el SGC, se continuó con el trabajo para la certificación de los procesos. Fase 6. Per-auditoría de calidad (Empresa acreditada). Fase 7. Auditoría interna.

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Fase 8. Ajustes del sistema derivado de resultados de auditorías. Fase 9. Auditoría al SGC por empresa acreditada para verificar que este cumpla los requisitos de la norma ISO 9001. Fase 10. Certificación de los procesos bajo la Norma ISO 9001:2000 el 12 de Diciembre de 2003 (validez internacional).

III.5 Proceso de certificación del SGC El proceso de certificación inicia desde el momento en que se selecciona al organismo para tal efecto, el cual debe ser contactado con una anticipación de dos a tres meses antes de la fecha planeada para la certificación. La pre-auditoria no es oficial y no se toma en cuenta para efectos de certificación del Sistema de Calidad, la cual es recomendable realizarla cuando se ha implementado el Sistema de Calidad en un 80%, sirve para evaluar el grado de implementación del sistema y mejorar aquellas áreas donde se obtenga una implementación débil. Auditoria de certificación. La certificación consiste en realizar una auditoría oficial al Sistema de Calidad. La cual se lleva a cabo a través de revisiones a la documentación que soporta al sistema para verificar que se cumplirán los requerimientos de la Norma aplicable y por medio de entrevistas al personal que confirmen que las actividades son realizadas de manera controlada. Durante estas auditorías pueden surgir inconformidades del Sistema de Calidad, las cuales deben ser resueltas en un tiempo no mayor a tres meses. Después de realizar las auditorias de certificación y de resolver todas las inconformidades (en caso de existir), el organismo certificador otorga el certificado de cumplimiento en un plazo de seis a ocho semanas.

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Auditorias de Seguimiento. Una vez que el sistema ha sido certificado, este es auditado cada seis meses para verificar que el sistema de calidad continúa implementado y que ha mejorado.

III.6 Planeación y elaboración de la documentación del SGC. Desarrollo de la documentación: La Norma ISO 9001 es organizada en 8 secciones. Las secciones 4, 5, 6, 7 y 8 contienen los requisitos para su SGC. Las primeras 3 secciones de la Norma (1, 2 y 3) no contienen requisitos. Estos puntos de la Norma quedaron plasmados en el Manual de calidad del ingenio (Ver anexo No. 1), y se desarrollaron de la forma siguiente

III.6.1 Responsabilidad de la Gerencia General El Administrador General ha definido autoridad y responsabilidad del personal a través de los Organigramas del Ingenio y de los documentos del SGC y es comunicada a través de la implantación del SGC a todo el personal del FIMOD. En las figuras 9,10, 11,12 y13, se muestran los organigramas de todas las aéreas del Ingenio.

Administrador General CP Cayetano Ortíz Hernández

Superintendente General de Fábrica Ing. Amado Nieva Manzano

Gerente de Recursos Humanos Lic. Miguel Vera Amaro

Superintendencia de Campo Ing. Joel Hernández Sánchez

Contralor General Lic. Juan Manuel Llamas Rivera

Superintendente de Calidad e Investigación Ing. Abel Arreola Acosta

Figura 9. Organigrama de Directivos del FIMOD

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Superintendente General de Fábrica Ing. Amado Nieva Manzano

Superintendente Maquinaria Ing. José Victorino Márquez A.

Intendente Mantenimiento Ing. Pedro Rubio B.

Intendente Centrifugas Ing. Pablo Romero R.

Supervisor Mol Op 3 Francisco León Amaya Eduardo González García Juan Limón Licona

Superintendente Eléctrico Ing. Arturo Malpica J.

Superintendente Elaboración Ing. Lugermilo Fernández González

Intendente Mant Pred Ing. Rubén Perdomo C.

Supervisor Plan y C Ing. Miriam Ceballos R.

Superintendente Instrumentación Ing. Germán García Chiman

Supervisor Tno Ref Crudo 3 Fernando Hernández S. Joel Cerón Ch. Martín Martínez H.

Supervisor Turno Calderas Esteban Ramos V. Leonides Santiago R.

Supervisor Turno Instrumentación Jorge Santiago V.

Superintendente Calderas Ing. Rafael de J. Nolasco Z

Intendente Trat Aguas Eduardo D L Santos

Supervisor Tno Elec Op 3 J Alfredo Ávila R. Rodrigo Flores G. Rafael Pérez C.

Supervisor Tno T A Op 3 Juan M Méndez B Sofía M Pozos Q. Andrés Cabrera M.

Figura 10. Superintendencia de fábrica

Gerente

de

Recursos

Lic. Miguel Vera Amaro

Jefe de Seguridad e Higiene Biol. Raúl Alvizar Díaz

Contralor General Lic. Juan Manuel Llamas Rivera

Jefe de Compras Lic. Joel Hernández Contreras

Jefe de Almacén Sr. Pablo Ramírez

Jefe de Bodega Sr. Maximino Rivera R.

Jefe de Sistemas Lic. Rafael Arzaba S.

Figura 11. Organigrama de gerencia de Recursos Humanos

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S u p e rin te n d e n c ia d e C a m p o In g . J o e l H e rn á n d e z S á n c h e z

S u p e rin te n d e n c ia d e S ie m b ra s y C u ltiv o s In g . R o d o lfo J a c o m e R o ja s

S u p e rin te n d e n te O p e ra c ió n de Campo In g . V íc to r M a n u e l M e n d o z a A rre lla n o

S u p e rin te n d e n te T é c n ic o d e C ampo In g . S a b a s G ó m e z C ru z

P la n e a c ió n y C o n tro l d e C a m p o T S C . C a rm e n Y a d ira G a rc ía U tre ra

S u p e rv is o re s d e C a m p o In g . G e ra rd o R o d e la T e je ra In g . R ic a rd o C a rd e ñ a B o z z ie re S r. O liv e rio L a g u n e s G o n z á le z In g . H é c to r A rc in ie g a d e D io s In g . R o b e rto Á lv a re z H e rn á n d e z In g . S e rg io L u n a U tre ra In g . R e in a ld o G a lic ia L ó p e z In g . F ra n c is c o A n to n io M e n d o z a R iv e ra S r. T o rib io B e n íte z R o d ríg u e z In g . S im ó n P e d ro A g u ila r L ó p e z In g . A rtu ro V á z q u e z L e ó n In g . S a n tia g o V illa E liz o n d o In g . J o rg e D o m ín g u e z S a b a le ta .

In te n d e n te d e L a b Q u ím d e C a m p o Q . M a ría d e la L u z D ía z O lg u ín

Figura 12. Organigrama de Superintendencia de Campo

S u p e r in te n d e n te d e C a lid a d e In v e s tig a c ió n In g . A b e l A rre o la A c o s ta

Q u ím ic o A B i o l . A lf r e d o V á z q u e z c r u z

Q u ím ic o d e T u rn o In g . M a ría L u is a M é n d e z O rd a z I n g . C l a u d i a E v e li a R í o s Z a p a t a In g . A n d ré s C a b re ra M ira n d a

Figura 13. Organigrama de la Superintendencia de calidad e Investigación.

A continuación en la figura 14, se muestra el organigrama de calidad que se estableció para la Implantación del SGC,

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Alta Dirección Administrador General CP Cayetano OrtízHernández

Representante de Calidad Biol. Raúl Alvizar

DP de Recursos Humanos Lic. Miguel Vera Amaro

DP de Fábrica y Mtto, Instrumentación Ing. Amado Nieva Manzano

DP de Extracción Ing. José Victorino Márquez A.

DP de Elaboración Ing. Lugermilo Fernández González

LP de Extracción t Mtto Ing. Juan Limón Licona.

LP de Clarificación Ing. Fernando Hernández Sandoval.

LP de Instrumentación Ing. Germán García Chimal

LP de Capacitación TL MiriamCeballos Rosas

DP de Ventas, Compras, Sat del Cte, Sistemas Lic. Juan Manuel Llamas Rivera

LP de Bodega de Azúcar Sr. Maximino Rivera Rodríguez

LP de Evaporación Sr. Martín Martínez Hernández

LP de Compras Lic. Joel Copntreras Mora

LP de Cristalización Ing. Joel Cerón Chávez

LP de Almacén Lic. Pablo Ramírez Cervantes

LP de Centrifugación Ing. Pablo Romero Romero

DP de Campo Ing. Joel Hernández Sánchez

DP de Lab de Fábrica Ing. Abel ArreolaAcosta

LP de Campo

LP de Lab de Fáb.

TSC Carmen YadiraGarcía Utrera

Biol. Alfredo Vázquez cruz

LP de Lab de Campo Q. María de la Luz Díaz Olguín

LP de Sistemas Lic. Rafael Arzaba S.

LP de Secado y Envase Ing. Lugermilo Fernández González

Figura 14. Organigrama de Calidad

III.6.2 Planeación de la Calidad. El Administrador General ha establecido el SGC del FIMOD con base en el ciclo de Deming (PHVA – Planear, Hacer, Verificar y Actuar) a través del cual asegura que se establezca, documente, mantenga y mejore continuamente su eficacia como un medio para asegurar que el azúcar estándar que elabora cumpla con los requerimientos de normatividad legales y por los especificados por los clientes.

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La Administración General ha establecido los procesos necesarios para el SGC y su aplicación a través del esquema de procesos que se muestra en la figura 15 Siguiente:

Mejora Contínua

Cliente (FICO)

Procesos de la Alta Dirección Administrador General

Cliente (FICO) Procesos de Gestión de Recursos

Procesos de Mejora

Administrador General

Administrador General Representante de Calidad Dueños de Proceso

Satisfacción

Requisitos Procesos del Sistema de Gestión de Calidad

Procesos de Medición y Análisis

Representante de Calidad

Administrador General Representante de Calidad Dueños de Proceso

Procesos de Realización del Producto Dueños de Proceso

Azúcar Estándar

Figura 15. Esquema de procesos del Primer Nivel

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III.6.3 Descripción de los elementos de calidad del proyecto. La secuencia e interacción de los procesos mencionados se muestra en el mapa de procesos de la figura 16, siguiente. Procesos de la Alta Dirección, SGC y Mejora Definicion de Politica, Objetivos Y SGC

Cliente (FICO)

Comunicación Mejora

Revisión por Admon.

Control de Registros

Control de Documentos

Cliente (FICO)

Procesos de Realización del Producto Proceso de Fabricación de Azúcar Estándar Extracción

Clarificación

Evaporación

Satisfacción Análisis microbiológicos

Lab. Fábrica

Requisitos Centrifugado

Secado y Envase

Control de Plagas

Cristalización

Proceso de Ventas

Ventas

Procesos de Gestión de Recursos, Medición y Análisis Mantenimiento

Recursos

Capacitación

Compras

Satisfacción del Cliente

Auditoría Interna

Procesos Subcontratados

Control de Equipos de Medición

Azúcar Estándar

Servicio de Calibración

Figura 16. Mapa de Procesos La secuencia de los procesos se observa a través del flujo representado por las flechas en cada proceso y la interacción de los procesos se establece en lo descripción de los procesos de la sección 8 del presente manual de calidad (entradas y salidas de los procesos). Los Dueños de Proceso son responsables de asegurar que en su proceso: Se cuenta con la definición de criterios y métodos necesarios para que la operación y control de su proceso sea eficaz a través de documentos (ver sección 8.1.2 de este manual), en conjunto con el Líder de Proceso

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Se garantice en conjunto con el Administrador General y el Líder de Proceso, la disponibilidad de recursos (ver sección 8.2.1 de este manual) y de información (ver sección 8.1.2 de este manual) para la operación y monitoreo, la medición y el análisis de su proceso (ver sección 8.1.2 de este manual) e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados planeados y la mejora continua del mismo (ver sección 8.6 de este manual). Puntos de la Norma que aplican a los procesos de FIMOD

III.6.4 Revisión del contrato: Contrato laboral: Este se basa en lo establecido en la ley general del trabajo referente al Contrato Colectivo para obreros sindicales, y el de empleados de confianza es de acuerdo a las necesidades de la Empresa. Este contrato se revisa anualmente a nivel nacional por el Sindicato de Trabajadores de la Industria Azucarera con sede en la ciudad de México. Están establecidos convenios sindicales para beneficio del trabajador y la Empresa. Contrato de insumos y materiales: Está establecido de acuerdo a

los requisitos que nuestro proceso indique haciéndose

sanciones económicas a quien no cumpla con los requisitos establecidos o que ofrezca productos que entorpezcan el proceso.

Contrato con nuestros clientes: Basado en el cumplimiento de las especificaciones oficiales por la NMX-F-084-SCFI-2004 y por los requerimientos de nuestros clientes en cuanto a calidad y entrega del producto, quedando la Empresa comprometida a cumplir con los requisitos.

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III.6.5 Control de diseño. El modelo del SGC de FIMOD, excluye los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2000 y son los siguientes: 7.3 Diseño y desarrollo: El FIMOD produce azúcar estándar, la cual es elaborada en función de las especificaciones del cliente o de la normativa vigente, las cuales se cumplen a través de ajustes en los procesos. Por lo anterior se concluye que no se realizan diseños de nuevos productos. 7.5.2 Validación de procesos: En los procesos del Ingenio se realizan verificaciones en cada una de las etapas de los mismos y se validan las características de calidad del producto antes de su liberación al cliente, por lo que este requisito no aplica. Propiedad del cliente: La materia prima, insumos y demás materiales empleados en la elaboración del azúcar estándar son adquiridos por el Ingenio, de tal forma que la organización no posee o controla propiedad alguna del cliente. Por lo que no aplica del manual para esta Industria.

III.6.6 Funciones y responsabilidades de los participantes. Administrador General: Es la alta Dirección, muestra evidencia de su compromiso con el desarrollo e implantación del SGC y la mejora continúa de su eficacia, a través de: • Comunicar dentro del FIMOD la importancia de cumplir los requisitos del cliente, así como los reglamentarios y legales a través de la política de calidad, reuniones, pláticas, etc. y a través del proceso de comunicación. • Estableciendo la política y objetivos de calidad Llevando a cabo las revisiones por la Administración

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• Asegurando la disponibilidad de recursos. • Impulsar la mejora continua de FIMOD. • Representante de Calidad: Es el representante de la Dirección que, independientemente de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad y autoridad para: • Asegurar que los procesos necesarios para el SGC sean establecidos, implantados y mantenidos. Reportar a la Administración General del Ingenio sobre el desarrollo y desempeño del SGC y sobre cualquier necesidad de mejora. Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente y de la cultura de calidad requerida a través de toda la Organización del Ingenio. • Administrar el programa de auditorías de calidad a través de los trabajos asignados a los “Auditores Internos”. • Atención de asuntos relativos a la obtención y mantenimiento del certificado del SGC (Organismos Certificadores, auditorías de certificación, atención a auditorias de parte de clientes, eventos que enriquezcan la cultura de calidad del FIMOD, etc.) Dueño de Proceso: Es la persona encargada de coordinar y supervisar la eficacia de su proceso. Sus responsabilidades principales son: • Asegurar que se lleve a cabo el análisis del proceso, en conjunto con los Dueños del Subproceso. • Supervisar el desarrollo de la documentación que soporta la operación y control de su proceso • Asegurar la difusión e implantación del SGC y su documentación dentro de su proceso. • Supervisar el cumplimiento de la gestión de su proceso (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)

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Dueños del Subproceso: Es la persona encargada de coordinar y supervisar la eficacia de su subproceso, sus responsabilidades principales son: • Supervisar el desarrollo de la documentación que soporta la operación y control de su subproceso. • Asegurar la difusión e implantación del SGC y su documentación dentro de su subproceso. • Supervisar el cumplimiento de la gestión de su subproceso (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) Líder de Proceso: Es la persona que apoya al Dueño de Proceso y al Representante de Calidad en el desarrollo, implantación y mantenimiento del SGC. Auditor Interno: Es la persona que tiene la competencia para realizar las auditorías internas al SGC.

III.6.7 Metodología del Diseño. No aplica para este tipo de Industria y proceso ver punto 4.4 anterior.

III.6.8 Planificación de las actividades necesarias El Dueño de Proceso: Administrador General / Representante de Calidad son los responsables en esta empresa de la planificación de las actividades. En la tabla 2, se muestra la descripción del proceso para la planificación de las actividades necesarias para implantar el SGC.

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Tabla 2. Descripción del Proceso. Entrada

Origen

Política y Proceso Objetivos de Definición Calidad Política Objetivos Calidad

Cambios SGC

de de y de

al Proceso de Revisión por Administración y Recomendaciones del personal

Actividades

Salida

Destino

Definir / Actualizar el alcance del SGC

SGC

Ingenio El Modelo S.A.

Recursos

Proceso Recursos

Definir / Actualizar los procesos del SGC Definir / Actualizar los Dueños de Proceso y Líderes de Proceso Definir / Actualizar la secuencia e interacción de los procesos Analizar los procesos y determinar los documentos necesarios para su operación y control Implementar el SGC

En este proceso, se monitorea su eficacia a través de la aplicación de los procesos de Auditorías Internas y Revisión por la Administración (ver sección 8.5.2 y 8.1.4 respectivamente de este manual). Lineamientos a cumplir en este proceso: El Administrador General y el Representante de Calidad aseguran que: • La planeación del SGC se lleva a cabo con el fin de cumplir. • La integridad del SGC se mantiene a través de la planeación e implementación de cambios en el sistema.

41

de

III.6.9 Control de documentos y datos Se basa en la siguiente pirámide documental que se muestra en la figura 17 siguiente.

N iv el I M GC

N IV E L II P ro ced im ien to s, in stru ccio n es

N IV E L III O tro s d o cu m en to s

N IV E L IV R eg istro s

Figura 17. Estructura documental del sistema III.6.9.1 Definición de la documentación a usar. Nivel I – Manual de Gestión de Calidad: Este documento describe todos los lineamientos para la implantación del SGC basado en los requerimientos solicitados por ISO 9001:2000. En él se encuentra el alcance del SGC, la descripción de la interacción de los procesos, la relación y jerarquía de los documentos, la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad y los lineamientos expresados por el Ingenio. El Manual de Calidad hace referencia a Procedimientos y otros documentos que integran la Documentación. Nivel II – Procedimientos e Instrucciones: Los procedimientos e instrucciones contienen lineamientos para realizar las actividades que se llevan a cabo en los procesos e incluyen los formatos necesarios para demostrar su eficacia.

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Nivel III – Otros documentos: En este nivel se clasifican listados, Plan de Calidad y documentos de origen externo. Nivel IV – Registros de Calidad: Son evidencia en forma escrita, magnética o cualquier otra, donde se describen los datos y/o resultados de las actividades en materia de calidad que han sido efectuadas. III.6.9.2 Procedimientos de elaboración, revisión y aprobación. En la definición de los procesos, el Administrador General, Representante de Calidad, Dueños de Proceso y Líderes de Proceso son responsables de asegurar que se planeen e implementen procesos para

la elaboración, revisión y aprobación

de los documentos

autorizados para el SGC asegurando el uso de documentos actualizados dentro del SGC (Ver Tabla 3). El Representante de calidad es responsable de asegurar que los documentos requeridos por el SGC sean controlados a través del establecimiento del procedimiento documentado que define los controles necesarios para: • Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. • Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. • Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. • Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. • Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. • Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

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• Asegurar que los documentos de origen externo sean identificados y controlada su distribución. Tabla 3. Descripción del Proceso: Entrada

Origen

Actividades

Documentos del SGC

Proceso de Planeación del SGC

Identificación documento

del

Procesos SGC

del

Elaboración documento

del

Documentos Externos

Cambios a los Procesos Documentos SGC

del

Revisión y Aprobación del documento

Salida

Destino

Documento Controlado

Procesos SGC

del

Generación de copias y distribución del documento Implantación documento

del

III.6.9.3 Control de documentos externos. El Representante de Calidad a través de la información que le hacen llegar los Dueños y Líderes de Proceso, concentra los documentos externos y elabora un listado de éstos para hacer mención en nuestro sistema.

III.6.10 Compras. Jefe de Compras, Superintendente de Campo y Jefe de Almacén son los responsables de: Suministrar al proceso productos comprados y servicios contratados que cumplan con los requisitos de compra especificados.

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El Superintendente de Campo, el Jefe de Compras y el Jefe de Almacén son responsables de asegurar que se realicen las actividades definidas en la actividad de Verificar / Control de la tabla anterior. Lineamientos a cumplir en este proceso: El Superintendente de Campo y Jefe de Compras son responsables de asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de compra, así como de definir el tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido dependiendo del impacto del mismo en la posterior realización del azúcar estándar. Esto se documenta a través de procedimientos. III.6.10.1 Método de evaluación a proveedores. El tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido es a través de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores. Los procedimientos establecen la forma de evaluar y seleccionar proveedores en base a su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos del Ingenio y establecen los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los mismos. Adicionalmente, los procedimientos establecen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas que deban conservarse conforme al proceso de control de El Superintendente de Campo y Jefe de Compras son responsables de establecer en los procedimientos respectivos la información de las compras para describir el producto / servicio a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: • Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, • Requisitos para la calificación del personal, y • Requisitos del sistema de gestión de la calidad. El Superintendente de Campo y Jefe de Compras son responsables de asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

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III.6.10.2 Capacidad técnica del proveedor. El Superintendente de Campo, el Jefe de Almacén y los Responsables de los Servicios a Adquirir son responsables de establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto / servicio comprado cumple con los requisitos de compra especificados, documentándolos en los respectivos procedimientos. Actualmente, el FIMOD o el cliente no requieren llevar a cabo la verificación en las instalaciones de los proveedores. III.6.10.3 Calidad. Todo insumo requerido deberá cumplir con los requisitos establecidos por el ingenio de lo contrario se realizan sanciones a los proveedores y hasta suspensión de contratos. III.6.10.4 Fechas de entrega De esto depende que nuestro proceso no se detenga, pues origina pérdidas a la producción y reducción de la calidad de nuestra azúcar, por lo que todo retardo es penalizado por el Comité de Compras y al igual que la calidad son sancionados hasta con suspensión de contratos y cobro por daños.

III.6.11 Estabilidad Financiera. Dependemos a del Fondo de Empresas Expropiadas de la Industria Azucarera (FEESA) con sede en la Ciudad de México, y es en esta donde se centraliza el capital de los Ingenios expropiados para ser distribuido a cada Ingenio mediante la elaboración de un presupuesto anual en el que está considerado todos los aspectos. Los números reales en cuanto activos pasivos no los podemos mostrar por política federal pero en términos generales son una industria con bases sólidas y rentables.

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III.6.12 Control de productos suministrados. A través del Departamento de Recepción de Materiales y en coordinación con compras se revisa todo material que llega a almacén verificando las especificaciones, certificados de calidad, análisis de laboratorio, análisis físicos etc., determinando la recepción o rechazo del suministro. Identificación del producto suministrado. En Departamento de Recepción de Materiales está dividido de tal manara que existe una zona espacial para los llamados insumos críticos, además de la distribución de otros materiales para nuestro proceso, Asimismo, existe un área de producto no conforme para todo a que suministro que no cumpla con la calidad requerida. Los insumos o materiales son requeridos por el personal que los va a utilizar de forma inmediata de tal manera que no ocupe espacios en las aéreas del almacén Identificación del producto y sus partes con posibilidad de trazar la ruta hasta su origen. Este punto está en desarrollo aun por lo cual la empresa se reservo el comentario hasta hacer las pruebas pertinentes.

III.6.13 Control del proceso. Procesos de Realización del Producto Fabricación de Azúcar Estándar: Establecer los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar, asegurar que se llevan a cabo bajo condiciones controladas con el fin de producir azúcar que cumpla los requisitos requeridos. Lo anterior se resume en el Tabla 4 siguiente:

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Tabla 4. Descripción del Proceso. Etapa

Actividad

Planear

Definición de los procesos de PC-71-FA-01 Plan de Calidad fabricación y sus controles PRO-71-LF-01 Programa del Plan de Definición de objetivos de Producción. calidad del producto FOR-823-AG-01 Tabla de indicación Programa de Producción por Proceso.

Hacer

Ejecutar los procesos de Procedimientos establecidos para cada fabricación bajo condiciones proceso controladas (gestión de cada proceso)

Verificar

Documentos

Revisar cumplimiento objetivos de producto

de FOR-823-AG-01 Tabla de indicación por Proceso.

Revisión Programa Producción

de Reporte Diario de Fábrica. Gráficas de Proceso.

Revisión del desempeño del proceso de fabricación

Actuar

Cambios al producción

programa

Mejoras al fabricación.

Proceso

de Ver proceso de mejora, sección 8.6 de

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Fábrica es responsable de aplicar lo establecido en la actividad de verificar la tabla anterior. Lineamientos a Cumplir en este Proceso:

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El Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica son responsables de planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar y deben asegurar que la planificación de la realización del producto sea coherente con los requisitos de los otros procesos del SGC (ver sección 7 del presente manual). Durante la planificación de la realización del producto, el Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica la organización determinan, cuando sea apropiado, lo siguiente: • Los objetivos de la calidad y los requisitos para el azúcar estándar. • La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto. • Las actividades requeridas de verificación, validación, monitoreo, inspección y ensayo/prueba específicas para el azúcar estándar así como los criterios para la aceptación del mismo. • Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el azúcar estándar resultante cumplen los requisitos controlados conforme al proceso de control de registros (ver sección 8.3.2 del presente manual). El resultado de esta planificación se documenta a través: • Del plan de calidad (PC-71-FA-01). • De los instructivos de trabajo mencionados en el plan de calidad. • Especificaciones de azúcar estándar (Ver proceso de ventas, sección 8.4.1) El Superintendente de Fábrica planifica la producción de azúcar a través del Programa de Producción y en conjunto con el Superintendentes de Maquinaria y Equipo, Superintendente

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de Elaboración y Jefe de Laboratorio Químico de Fábrica, llevan a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas incluyen, cuando sea aplicable: • La disponibilidad de información que describa las características del azúcar (especificaciones de azúcar, ESP-824-LF-01). • La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, • El uso del equipo apropiado, • La disponibilidad y uso de dispositivos de monitoreo y medición, • La implementación del monitoreo y de la medición, y • La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. Lo anterior se muestra en las siguientes tablas 5, 6, 7, 8, 9 y 10 de gestión de los sub-procesos de elaboración de azúcar estándar, desde el proceso de extracción hasta secado y envase:

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Tabla 5. Sub-Proceso: Extracción Dueño del Subproceso: Superintendente de Maquinaria Etapa

Actividad

Documentos

Planear

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos y controles Ejecutar las actividades PRO-751-EX-01 Puesta en Marcha del Batey y necesarias de la Molinos. extracción PRO-751-EX-02 Puesta en Marcha turbina de Batey y juego de cuchillas.

Hacer

IT-751-EX-01 Operación de turbinas de molinos. IT-751-EX-02 Operación de conductores de caña. IT-751-EX-03 Operación del Tándem de Molinos. IT-751-EX-04 Operación de Mesas Alimentadoras. Parámetros de control:

Control

Ver proceso de Laboratorio de Fábrica (sección 8.5.3 de este manual)

Celdas Rotas. Caída de Brix. Correcciones al proceso PRO-751-EX-01 Puesta en Marcha del Batey y o acciones correctivas Molinos. PRO-751-EX-02 Puesta en Marcha turbina de Batey y juego de cuchillas.

Actuar

IT-751-EX-01 Operación de turbinas de molinos. IT-751-EX-02 Operación de conductores de caña. IT-751-EX-03 Operación del Tándem de Molinos. IT-751-EX-04 Operación de Mesas Alimentadoras.

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Tabla 6. Sub-Proceso: Clarificación Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración Etapa

Actividad

Documentos

Planear

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos y controles del proceso Ejecutar las actividades PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la necesarias de Lechada de Cal. clarificación PRO-751-CL-02 Preparación del ácido fosfórico. PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado. PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. IT-751-CL-01 Preparación del floculante.

Hacer

IT-751-CL-02 Operación de coladores de jugo claro. IT-751-CL-03 Calentador puesto en operación. IT-751-CL-04 Operación limpieza química.

de

calentadores

en

IT-751-CL-05 Operación de los filtros de cachaza. IT-751-CL-06 Instructivo de operación de bombas de vacío de los filtros de cachaza. IT-751-CL-07 Instructivo de operación de bombas de cachaza. IT-751-CL-08 Instructivo de operación de bombas de jugo filtrado. IT-751-CL-09 Instructivo de operación de bombas

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Etapa

Actividad

Documentos de liquidación de los clarificadores.

Parámetros de control:

PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la Lechada de Cal.

pH de jugo alcalizado.

Control

PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Temperatura de Alcalizado. calentadores de jugo. PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. Claridad Kopke. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. pH de jugo claro. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. Pol en cachaza. Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual. Correcciones al proceso PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la o acciones correctivas Lechada de Cal. PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado.

Actuar

PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)

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Tabla 7. Sub-Proceso: Evaporación Dueño del Proceso: Superintendente de Elaboración Etapa

Actividad

Documentos

Planear

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos, y controles de proceso Ejecutar las actividades PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores necesarias de PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto evaporación IT-751-EV-01 Instructivo de operación de bombas de jugo claro.

Hacer

IT-751-EV-02 Instructivo de operación de bombas de meladura. IT-751-EV-03 Instructivo de operación de bombas de vacío vaco. Parámetros de control: Control

°Brix, pureza meladura

PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores de PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual

Actuar

Correcciones al proceso PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores o acciones correctivas PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)

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Tabla 8. Sub-Proceso: Cristalización Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración Etapa

Actividad

Documentos

Planear

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos y controles de cristalización Ejecutar las actividades PRO-751-CR-01 Procedimiento para el control de necesarias de la tachos en el departamento de cristalización. Cristalización PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores. IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B.

Hacer

IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A. IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo. IT-751-CR-04 Instructivo de operación de la semilla para ensemillar templas de c. IT-751-CR-05 Instructivo para la operación de una bomba de vacío.

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Etapa

Control

Actividad

Documentos

Parámetros de control:

PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores.

IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho °Brix y pureza para masa por lotes para masa de B. A, B y C. IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho °Brix y pureza en miel de por lotes para masa de A. A y B. IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho Temperatura y caída de continúo. pureza para banco de agotamiento. Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.5.3 de este manual Correcciones al proceso PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de o acciones correctivas los cristalizadores. IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B.

Actuar

IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A. IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo. Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)

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Tabla 9. Sub-Proceso: Centrifugación Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración Etapa Planear

Hacer

Actividad

Documentos

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos y controles de proceso PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. Ejecutar las actividades PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. necesarias de PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. centrifugación PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C. Parámetros de control:

PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A.

Color de azúcar húmeda PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. para purgado de masa de PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. A. Control

ºBrix y Pureza de para PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. semilla de B PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C. ºBrix y Pureza de para Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección miel final. 8.5.3 de este manual ºBrix y Pureza de para semilla de C Correcciones al proceso PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. o acciones correctivas PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B. PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C.

Actuar PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B. PRO-751-CE-05 Mingleo de semilla de C. Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)

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Tabla 10. Sub-Proceso: Secado y Envase

Dueño del Sub-Proceso: Superintendente de Elaboración Etapa

Actividad

Documentos

Planear

Definición de los PC-71-FA-01 Plan de Calidad documentos y controles de proceso Ejecutar las actividades PRO-751-SE-01 Operación de tolvas de azúcar. necesarias de secado y PRO-751-SE-02 Operación del secador. envase PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de azúcar.

Hacer

IT-751-SE-01 Instructivo de operación del tanque fundidor de granza. Parámetros de control:

PRO-751-SE-02 Operación del secador.

Temperatura y humedad PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de para el secado de azúcar azúcar. Determinaciones Azúcar Estándar: Control

al Ver proceso de Laboratorio de Fábrica, sección 8.6 de este manual

Color por reflectancia. Pol. Cenizas. Peso. Microbiológicos

Actuar

Correcciones al proceso PRO-751-SE-02 Operación del secador. o acciones correctivas PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de Control de Producto No azúcar. Conforme PRO-83-VT-01 Control de Producto No Conforme Ver proceso de mejora (sección 8.6 de este manual)

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III.6.14 Establecimiento de mecanismos que asegure que el personal esté formado Capacitación. Objetivo del Proceso: Identificar y asignar los recursos (humanos, infraestructura y financieros) necesarios dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Monitoreo / Control del Proceso: El Administrador General da seguimiento al presupuesto y a través del proceso de Revisión por la Administración identifica nuevas necesidades de recursos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Administrador General en colaboración con los Dueños de Proceso determinan y proporcionan los recursos necesarios para: • Implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia y, Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Los recursos necesarios se establecen a través de un presupuesto de operación y son revisados y aprobados por el Administrador General. Proceso de Capacitación Dueño del Proceso: Gerente de Recursos Humanos y coordinador de capacitación Objetivo del Proceso: Definir el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto con el fin de llevarlos a la competencia requerida por el Ingenio y capacitar al personal que lo requiera. Monitoreo / Control del Proceso: El Gerente de Recursos Humanos es responsable de aplicar la actividad de verificar / Controlar mencionada en la tabla anterior. Lineamientos a Cumplir en este Proceso:

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Los Dueños de Proceso y el Gerente de Recursos Humanos son responsables suministrar personal competente en aquellas funciones que realicen trabajos que afecten a la calidad del producto basándose en una educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. El Gerente de Recursos Humanos y los Dueños de Proceso determinan la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a calidad del producto y la documentan en la matriz de competencia (FOR-62-RH-01). El Gerente de Recursos Humanos y la Coordinación de Capacitación asegura que: • Se proporcione formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. • Se evalúe la eficacia de las acciones tomadas, • Se asegure que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia conforme al proceso de control de registros (Ver sección 8.3.2 de este manual). Inspección. Cuando el proceso de Laboratorio de Fábrica determine que el azúcar estándar no cumple con las especificaciones, notifica al Jefe de Bodega para que realice el control del Producto No Conforme. Inspección y ensayos El monitoreo, medición, análisis y mejora necesarios para: • Demostrar la conformidad del producto • Asegurarse de la conformidad del SGC • Mejorar continuamente la eficacia del SGC

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• Incluir métodos aplicables, incluyendo técnicas estadísticas y la extensión de su uso y documentándolos. Los Dueños de Proceso son responsables de determinar y gestionar el medio ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del azúcar estándar a través de procedimientos dentro de los procesos, principalmente enfocadas al medio ambiente en el que se realizan las actividades productivas y seguridad en el trabajo. Las BPM son parte esencial del medio ambiente para asegurar la sanidad del azúcar estándar y el Representante de Calidad es responsable de coordinar los esfuerzos internos para su cumplimiento a través del manual general de BPM y del establecimiento de un programa para su cumplimiento. Adicionalmente, los Dueños de Proceso establecen los métodos aplicables para el monitoreo y, cuando sea posible, la medición de los procesos del SGC, documentándolos en el Manual de Calidad o a través de indicadores de la eficacia de los mismos. Los métodos demuestran la capacidad de los procesos para cumplir el objetivo del mismo y, cuando no se cumple, los Dueños de Proceso realizan las correcciones y aplican el proceso de mejora como sea apropiado, para asegurar la conformidad del producto. El Administrador General, el Representante de Calidad y los Dueños de Proceso son responsables de asegurar que se determine, recopile y analicen los datos apropiados para demostrar la adecuación y efectividad del SGC y para evaluar en donde se puede realizar una mejora continua de la efectividad del mismo. Esto debe incluir datos generados como resultado del monitoreo y medición, y de cualquier otra fuente relevante. Se documentó a través de un procedimiento los lineamientos para el análisis y en el manual de calidad.

III.6.15 Control de equipos Proceso de Control de Equipos de Medición

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Dueño del Proceso: Jefe de Instrumentación / Jefe de Laboratorio de Fábrica /Intendente de Laboratorio de Campo. Objetivo del Proceso: Suministrar equipos de medición a los procesos relacionados que cuenten con resultados válidos. Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Instrumentación ,el Jefe de Laboratorio de Fábrica y el Intendente de Laboratorio de Campo son responsables de asegurar que se realicen las actividades definidas en la actividad de Verificar / Control de la tabla anterior. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: Los Dueños de Proceso son responsables de determinar el monitoreo y la medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados Los Dueños de Proceso son responsables de establecer procesos para asegurarse de que el monitoreo y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de monitoreo y medición. Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el Jefe de Instrumentación, el Jefe de Laboratorio y el Intendente de Campo aseguran, a través de instructivos de uso, verificación, ajuste y mantenimiento, que el equipo de medición sea calibrado o verificado a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales; cuando no existan tales patrones sea registrada la base utilizada para la calibración o la verificación: • Ajustado o reajustado según sea necesario • Identificado para poder determinar el estado de la calibración • Protegido contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición

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• Protegido contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento. El Jefe de Instrumentación, el Jefe de Laboratorio y el Intendente de Laboratorio de Campo evalúan y registran la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos y aseguran que se tomen las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier equipo afectado. Se mantienen registros de los resultados de la calibración y la verificación conforme al proceso de control de registros. El Jefe de Instrumentación, Jefe de Laboratorio y el Intendente de Laboratorio de Campo se aseguran de confirmar la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Esto se debe llevar a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario.

III.6.16 Control de Producto No Conforme Lineamientos para el Control de Producto No Conforme (aplica a las áreas de Almacén de Insumos, Bodega de Azúcar y Campo): El Jefe de Bodega, Jefe de Almacén y Superintendente de Campo son responsables de que el Producto No Conforme sea identificado y controlado con el fin de prevenir su uso o entrega no intencionada a través del establecimiento de los procedimientos control de Producto No Conforme control de caña no conforme y control de insumos no conformes. Dichos procedimientos establecen lo siguiente: • Las responsabilidades y autoridades relacionadas con el producto no conforme El tratamiento que se debe dar a los productos no conformes mediante una de las siguientes formas:

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• Tomando acciones para eliminar el incumplimiento detectada; • Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; • Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto. • Los registros a controlar conforme al proceso de control de registro donde se establece la naturaleza del incumplimiento y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. • Cuando se corrige un Producto No Conforme, sea sometido a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. Cuando se detecta un Producto No Conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales de los incumplimientos.

III.6.17 Acciones correctivas y preventivas. La función de la acción correctiva es establecer las actividades para la definición e implantación de acciones tendientes a eliminar las causas de no conformidades presentes para evitar su recurrencia, basándose en los efectos encontrados. Las Acciones Correctivas deben ser aplicadas con el propósito de eliminar las causas de no conformidades, ya sean en el producto, los procesos o el (SGC). Este tipo de acciones deben ser establecidas de acuerdo a la magnitud del problema. Cualquier persona en el Ingenio puede iniciar una solicitud de Acción Correctiva a través del formato Solicitud de Acción Correctiva En dicho formato, el solicitante deberá registrar: El campo del área solicitante, área de incumplimiento, fecha de levantamiento o solicitud, y la fuente de dicha solicitud (ver tabla de fuentes). Además, deberá redactar a detalle la desviación en el área de descripción.

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El área de ventas, al levantar una solicitud de acción correctiva debido a una devolución o queja del cliente, podrá incluir campos dentro del área de la descripción de la No Conformidad, que la describan a mayor detalle, como pueden ser el nombre del cliente, el volumen de entrega, teléfono, etc. Una vez iniciada la Solicitud de Acción Correctiva, quien la inició deberá enviársela al Representante de Calidad del Ingenio quien será responsable de asignarle un folio, para dar seguimiento y solución. Acciones preventivas. El seguimiento y la forma son similares a la correctiva con la diferencia de que estas son para evitar una posible No Conformidad potencial.

III.6.18 Manejo almacenamiento y empaquetados, presentación y entrega. En esta Empresa el manejo de producto terminado es en base a la normatividad establecida, y el empaquetado se realiza en presentación de sacos de 50 kilogramos con el etiquetado y medidas del saco apegados a Norma. La venta del producto se realiza libre a bordo Ingenio.

III.6.19 Control de Registros de Calidad Los registros se identifican por su nombre y código del formato (cuando aplica) conforme el procedimiento de Control de Documentos PRO-423-AG-01. Los registros son controlados a través de la tabla de registros contenida en los procedimientos, instrucciones de trabajo y Manual de Calidad. En la tabla de registros se establece código del formato (cuando aplique), nombre del registro, responsable del registro, medio de conservación, localización del registro, tiempo de retención y disposición (ver apartado de Registros de éste procedimiento).

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El responsable de proceso define los registros necesarios que proporcionen información relacionada con el proceso y son descritos y controlados en la tabla de registros de cada documento. Se deberán ordenar por fechas cronológicas y se podrán archivar en: Fólders, carpetas, sobres, disquetes, CD’s, bitácoras y se podrán almacenar en vitrinas, archiveros, cajones, estantes, etc. Identificación Los registros son identificados a través del código del formato y/o a través del nombre, en la tabla de registros de cada procedimiento se establece dicha identificación. Retención. El tiempo de retención es establecido en función a la utilidad de la información que el registro contiene, y al ciclo de producción del Ingenio que puede ser Zafra o Reparación, por lo que es responsabilidad del Dueño de Proceso definir el tiempo de retención del registro. El responsable del almacenamiento final del registro debe asegurarse que se cumpla con el periodo de retención. Cuando los registros han cumplido su periodo de retención deben ser destruidos, utilizados para reciclaje cancelándolos con una ralla transversal o enviados al archivo muerto. Almacenamiento. Los registros son almacenados considerando la cercanía para su consulta y que procure su conservación. Los registros pueden ser almacenados en carpetas, fólderes, micas, archiveros, estantes, carpetas electrónicas, o cualquier otro medio. Protección. Los Registros de Calidad deben ser protegidos con el fin de prevenir daños y pérdidas, por lo que deben mantenerse en un medio ambiente libre de agua, polvo, grasas, etc.,

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empleando medios apropiados que prevengan su daño o deterioro. Estos deben permanecer legibles. Recuperación. Los registros deben ser fácilmente recuperables para su consulta inmediata.

Los

registros deben ser archivados de forma que permitan su fácil acceso, este archivo puede ser por orden alfabético, por fecha o por cualquier otro orden. Los lugares de archivo se establecen en función a la cercanía para su consulta y que procure su conservación. Los registros electrónicos deben ser respaldados continuamente por el área de Sistemas, en caso de pérdida de algún registro electrónico es reintegrado a través del respaldo. La consulta de los registros de calidad por personal externo, debe ser previa autorización de la Administración General. Disposición de los Registros. La disposición de los registros se establece en función de la utilidad de la información, la disposición puede ser archivo muerto o destrucción. El responsable de proceso define la disposición en la tabla de registros de cada documento. Acceso. Los registros deben ser fácilmente recuperables para su consulta inmediata. La consulta de los registros de calidad por personal externo, debe ser previa autorización de la Administración General o El Representante de Calidad.

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III.6.20 Formación del personal La formación de personal se realiza de acuerdo a un plan de detección de necesidades de capacitación (DNC). Es en este donde se analiza el grado de capacitación y los cursos que requiere el personal

III.6.21 Servicios de pos-venta Se lleva mediante el Proceso de Satisfacción del Cliente Objetivo del proceso es: Medir la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos. Monitoreo / Control del Proceso: El Administrador General es responsable de monitorear que se realice la medición de la satisfacción del cliente a través de la revisión de la información en el proceso de revisión por la Administración Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Administrador General y el Contralor General son responsables de realizar el monitoreo de la información relacionada con la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte del Ingenio como parte de las medidas del desempeño del SGC.

III.6.22 Recursos y presupuestos Proceso de Recursos Dueño del Proceso: Administrador General / Dueños de Proceso

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Objetivo del Proceso: Identificar y asignar los recursos (humanos, infraestructura y financieros) necesarios dentro del SGC. Descripción del Proceso: Monitoreo / Control del Proceso: El Administrador General da seguimiento al presupuesto y a través del proceso de Revisión por la Administración identifica nuevas necesidades de recursos. Lineamientos a cumplir en este proceso: El Administrador General en colaboración con los Dueños de Proceso determinan y proporcionan los recursos necesarios para: • Implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficacia y, • Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Los recursos necesarios se establecen a través de un presupuesto de operación y son revisados y aprobados por el Administrador General.

III.7 Descripción de actividades de la implantación. En el cuadro No. 11 siguiente, se muestra en forma grafica el desarrollo de las actividades necesarias y en el orden en el cual se llevaron a cabo para implantar el Sistema de Calidad ISO 9001:2000, desde el inicio del proyecto hasta la certificación de la implantación del sistema.

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III.8 Descripción de actividades y productos Tabla 11. Grafica de Gant para las actividades de certificación

No.

Semana 2003 2004 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Actividades

Confirmación de la Aplicación del Modelo del SGC al Ingenio 1 1.1 Visita al ingenio 1.2 Entrevistas con responsables 1.3 Definición de la adecuación del modelo del SGC al ingenio Capacitación 2.1 Formación de Facilitador ISO y plática de sensibilización 2.2 Taller de Desarrollo e Implementación del SGC 2 2.3 Formación de Auditores Internos 2.4 Técnicas Estadísticas 2.5 Taller de Metrología Aplicada a Ingenios Azucareros para el Cumplimiento de ISO 9001:2000 Adecuación e Implementación de la Gestión de Procesos a la Forma de Trabajo del Ingenio 3.1 Definición de la adecuación específica de los procesos del SGC con los dueños de proceso 3 3.2 Adecuación e implementación del Manual de Calidad 3.3 Adecuación e implementación de procedimientos 3.4 Adecuación e implementación de instrucciones de trabajo 3.5 Adecuación y difusión de especificaciones de producto / materiales Seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad 4.1 Revisión por cada responsable del SGC 4.2 Auditoria Interna 4 4.3 Proceso de seguimiento y Acciones Correctivas 4.4 Revisión de la Dirección del SGC 4.5 Revisión del Consultor Regional del desempeño global del SGC en conjunto con los responsables 5

Certificación del Sistema de Gestión de Calidad 5.1 Auditoría de Certificación Mes

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre Diciembre

Enero

Febrero

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IV. RESULTADOS IV.1 Evidencias del resultado de la implementación del sistema de calidad Los equipos donde se realizan la cocción del material azucarado están fabricados con placas de material de hierro dulce lo cual desprende partículas de óxido y esto contamina el producto, actualmente se están sustituyendo las partes que requieren cambio por acero inoxidable. En las figura 18, se observa el cambio mencionado.

Antes Después Figura 18. Material de construcción del tacho. Los techos estaban sin protección, en mal estado y sucio, lo que permitía que las aves anidaran. Debido a esto, existían gran cantidad de eses fecales, plumas en los pisos, tachos y paredes provocando un riesgo para el proceso y el personal que se encuentra en esta área. Fue necesario limpiar, tapar huecos y establecer un programa de control de plagas. (Véase figura 19).

71

Después Figura 19. Condiciones de los techos.

Antes

Los pisos de tachos de “A” estaban en condiciones con desechos de material óxido y materiales de reparación, se procedió a la limpieza y acomodo del material, y en los pisos que son de material de concreto, se colocó un recubrimiento de material epóxido para facilitar la limpieza. (Véase figura 20).

Antes

Después Figura 20. Condiciones de los pisos.

Las tuberías de vapor no contaban con el aislante adecuado, representando un riesgo al contacto, mal aspecto, generaban radiación de calor a las aéreas de trabajo, se procedió a forrar e indicar el fluido y dirección de las mismas (Véase figura 21).

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Antes Después Figura 21. Aislamiento de tuberías de vapor. En la mayoría de departamentos se procedió al cambio de luminarias que no tienen protector, sustituyendo estas por luminarias con cubierta, para evitar el riesgo de contaminación del producto si se llegase a romper lámpara fluorescente. (Ver figura 22).

Antes

Después Figura 22. Cambio de luminarias.

El forro aislante se encontraba en mal estado, lo cual limita la absorción de calor, provocando pérdidas de energía térmica y transmisión de calor hacia las aéreas de trabajo (Véase la figura 23).

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Antes Después Figura 23. Aislamiento térmico de equipos. En cuanto a las escaleras que llevan a las áreas de trabajo no todas cumplen con las especificaciones que requiere la Norma, (Véase figura 24).

Antes

Después Figura 24. Escaleras.

Los Tachos no cuentan con señalamientos de acciones como: Técnica de prevención, accidentes, señales de ruta de evacuación, no fumar, no comer. La eficacia de las señales de seguridad e higiene no deberá ser disminuida por la concurrencia de otras señales o circunstancias que dificulten su percepción. Véase figura 25 que muestra estas condiciones

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Antes

Después Figura 25. Colocación de señalamientos.

Las tuberías no están instaladas adecuadamente, ya que hay una mala distribución de éstas, lo que ocasiona el almacenamiento de polvo y telarañas que dan un mal aspecto a los equipos y al proceso, se pintaron de acuerdo a códigos de colores y se ubicaron señalamientos para indicar el fluido y dirección del mismo. (Ver figura 26).

Después Antes Figura 26. Limpieza, pintura y señalamiento de tuberías.

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Las instalaciones para lavarse las manos estaban inadecuadas,

con fugas de agua que

provocan encharcamiento en los pisos, no contaban con desinfectante ni con toallas para las manos, las perillas de las llaves son manuales y están oxidadas lo que deja residuos en la manos de los trabajadores al abrir o cerrar la llave, se procedió a cambiarlas y dotarlas de lo necesario para una buena ´limpieza de manos (Ver figura 27).

Antes Después Figura 27. Instalaciones de lavabo en el área de centrifugas.

Los pisos estaban sucios y con charcos de agua, se procedió a limpiar y colocar recubrimiento epóxido mejorando considerablemente el aspecto y limpieza. (Véase figura 28)

Antes

Después Figura 28. Área del secador de azúcar.

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El área del envase no contaba con paredes y pisos adecuados que evitaran la acumulación de polvo y la fácil limpieza de los mismos, el personal carecía de equipo adecuado de protección y sanidad, lo cual se corrigió con paredes, pisos, iluminación y dotando al personal del equipo adecuado (Véase figuras 29)

Después

Antes Figura 29. Área de Envase.

El Ingenio no disponía de un comedor en funcionamiento, y lo que en su momento era un comedor se había convertido en un lugar para guardar material de diversa índole. El personal operario comía al lado de la máquina o en los lugares que fueron adaptados en las áreas para consumir alimentos con mesas y sillas improvisadas. Una de las principales quejas señaladas en las auditorías, en cuanto a (BPM), era la de comer en las áreas de trabajo, con el riesgo que significa que el azúcar entre en contacto con otro alimento y se contamine microbiológicamente. Se procedió a la construcción de comedores con mesas adecuadas y climatizados (Véase figura 30).

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Antes

Después Figura 30. Creación de comedores.

El ingenio tenía sanitarios en todas las áreas, generalmente en muy mal estado y poco higiénicos. En especial, en las áreas comunes donde nadie se hacía responsable de mantenerlos más que la cuadrilla de limpieza. A partir de las auditorías realizadas bajo las estipulaciones de la norma ISO, los Ingenios tomaron acciones correctivas profundas en todas las instalaciones sanitarias. Pero también se trabajó en cuestiones de cultura del personal para cuidar y mantener en condiciones estas instalaciones. Lo que permite que el personal regrese a sus áreas de trabajo con las manos limpias y sin contaminarse de olores y bacterias. (Véase figura 31).

Antes Después Figura 31. Condiciones del baño del área del envase.

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En la Bodega de Azúcar, los pisos y paredes se encuentran húmedos lo cual propicia que los bultos de azúcar se contaminaran con humedad generando microorganismos como hongos y mohos. (Véase figura 32).

Después Antes Figura 32. Condiciones de la bodega de azúcar. Los transportadores en la Bodega de Azúcar, estaban sucios, mal ubicados, sin pintura y con grasa que ensuciaban y contaminaban el producto final, se procedió a reubicarlos, darles limpieza y mantenimiento adecuados (Véase figura 33).

Después Antes Figura 33. Condiciones de los transportadores de sacos Bodega de Azúcar.

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El área de embarque carecía de pisos de concreto lo cual propiciaba lodo que al pisar se contaminaban los carros de traslado y el interior mismo de la Bodega de Azúcar. (Véase figura 34).

Antes Después Figura 34. Condiciones del área de embarque de azúcar. En área de Laboratorio de Fábrica, se realizan cambios porque se carecía de procedimientos escritos, equipo de protección y el orden que requiere este tipo de lugres para garantizar que los datos de calidad del producto sean confiables (Véase figura 35).

Antes Después Figura 35. Condiciones del Laboratorio de fabrica.

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Colocación de procedimientos en las aéreas de trabajo y creación del buzón de sugerencias para mejoras al SGC (Véase figura 36).

Después Antes Figura 36. Procedimientos y buzón de sugerencias. Colocación de letreros de Política de Calidad, Visión, Misión y Valores en las aéreas de trabajo y creación del buzón de sugerencias para mejoras al SGC (Véase figura 37).

Figura 37. Colocación de letreros En cuestión de seguridad, se creó la Brigada Contra Incendios adquiriendo equipo para sus labores y se colocaron en lugares adecuados para su resguardo y uso (Véase figura 38).

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Después Antes Figura 38. Equipo para brigada contra incendios. Se colocaron recipientes adecuados para depositar la basura evitando el mal aspecto y que existan lugares donde proliferen plagas (Véase figura 39).

Después

Antes Figura 39. Botes de basura.

En el Almacén General se construyeron cuartos especiales para resguardar y clasificar los productos críticos que se utilizan para la elaboración del azúcar (hilo, costales para azúcar, productos químicos, etc.), asegurando con ello que se contaminen con polvo, suciedad o evitar se usen equivocadamente (Véase figuras 40, 41 y 42).

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Figura 40. Cuarto de resguardo insumos críticos.

Figura 41. Cuarto de producto No Conforme.

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Figura 42. Acondicionamiento de trincheras y muros de separación para productos químicos. En el aspecto del Recurso Humano, la capacitación del mismo fué fundamental para sensibilizar, dar a conocer el proyecto de implantación del SGC, para mejorar la calidad del producto y para lograr la mejora continua de los procesos (Véase figura 43).

Figura 43. Capacitación del personal.

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V. CONCLUSIONES Al haber culminado este trabajo de investigación y desarrollo de esta tesis, se llega a obtener resultados en diferentes aspectos, los cuales mencionaré a continuación: •

Con el anterior análisis practicado a la empresa (FIMOD), nos damos cuenta que el Sistema de Calidad está llevando a la Empresa a mejorar su sistema de producción, servicio y atención a clientes, la productividad en la empresa juega un papel importante para su crecimiento y permanencia en el mercado, y que cada día requiere de personal más capacitado y con nociones de calidad.

•

Con la implementación del (SGC) ISO 9001:2000, se identificaron los puntos críticos de proceso como son: Altos costos de producción por una legislación cañera obsoleta y por el Sindicalismo paternalista que no permite la competitividad; Falta de innovación para introducir nuevos procesos y productos de acuerdo a las necesidades del mercado; Carencia de maquinaria y equipo grado alimenticio; Falta de desarrollo y tecnificación del campo; Falta de registros que dificultan la toma de decisiones y aseguren la calidad del producto; Falta de planeación en los programas de mantenimiento preventivo; Capacitación al personal operativo y de supervisión; Y finalmente la integración de todos los procesos dentro de un SGC. Todos ellos se analizaron y se sugirieron acciones preventivas y correctivas para la mejora del proceso de fabricación de azúcar estándar, las cuales dieron impulso al personal para superar las deficiencias existentes en la infraestructura, condiciones y ambiente de trabajo, logrando apegarse a los parámetros establecidos en la Normatividad Nacional e Internacional.

•

Con la aplicación correcta de la implementación del (SGC) ISO 9001:2000, se abren expectativas de competitividad como son: Mejor Calidad del producto, Mejor precio al consumidor y Ventas directas al consumidor Industrial Nacional e Internacional como Coca Cola, Pepsi Cola, Clementes. Ventajas que permitan a la Empresa su permanencia y posicionamiento en el mercado Nacional e Internacional.

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•

En el aspecto humano, el ambiente de trabajo tuvo un cambio radical, ya existe una forma de trabajo en grupo, cada área defiende sus intereses y disminuyó el individualismo, los compromisos tomados ya no son personales si no por departamento, así también como los logros.

•

Con base en la experiencia de este Ingenio, así como de otros que están certificados y en proceso de certificación, podemos concluir que la certificación ISO 9001, es un buen comienzo para ofrecer servicios de calidad confiable y seguro a los clientes.

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LISTA DE ANEXOS Anexo 1. Definiciones Anexo 2. Manual de Calidad Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328

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Anexo No. 1 Definiciones ISO.- Se refiere a las siglas en inglés de International Organization for Stadarization” (Organismo internacional de normalización). ISO 9000.- Conjunto de Normas Internacionales para la Gestión de la Calidad y se dirige a incrementar la calidad de una organización a través de la planeación, ejecución, control y mejora continua de sus procesos productivos centrales, así como también de sus procesos clave y de apoyo. Norma ISO 9001:2000.- Forma parte de la familia de Normas ISO 9000 y establece los requisitos que deben cumplir para asegurar la calidad; se centra en la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad para dar cumplimiento a los requisitos del cliente. Calidad.- Grado en el cual un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos Requisito.- Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Certificación.- Es el acto por el cual una institución declara que algo o alguien cumple con ciertos requisitos; el certificado lo entregan organizaciones acreditadas para tal efecto.

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Elaborado por:

Revisado por:

Dueños de Proceso FOR-423-AG-01

Representante de la Dirección

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Aprobado por:

Gerente General

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Manual de Gestión de Calidad

MGC-422-AG-01 26 de Marzo 2007 Edición 10 Página 2 de 55

C O N T E N I D O: 1 2 3 4 5 6

Antecedentes...................................................................................................................................... 3 Objetivos del Manual de Calidad........................................................................................................ 3 Política de Calidad y Objetivos de Calidad......................................................................................... 4 Responsabilidad y Autoridad.............................................................................................................. 4 Normas de Referencia:....................................................................................................................... 6 Alcance y Reducciones Permisibles................................................................................................... 7 6.1 Alcance del Sistema .................................................................................................................. 7 6.2 Exclusiones. ............................................................................................................................... 7 7 Descripción del Sistema de Gestión de Calidad ................................................................................ 7 8 Descripción de los procesos............................................................................................................... 8 8.1 PROCESOS ESTRATEGICOS ................................................................................................. 9 8.1.1 Proceso de Planeación del Sistema de Gestión de Calidad................................................. 9 8.1.2 Proceso de Comunicación Interna ...................................................................................... 12 8.1.3 Proceso de Revisión por la Dirección.................................................................................. 14 8.1.4 Planeación de la Realización del Producto ......................................................................... 15 8.1.5 Control de Documentos....................................................................................................... 17 8.1.6 Proceso de Control de Registros......................................................................................... 18 8.2 Procesos Administrativos......................................................................................................... 19 8.2.1 Proceso de Recursos Humanos.......................................................................................... 19 8.2.2 Proceso de Compra de Bienes y Servicios ......................................................................... 20 8.2.3 Proceso de Sistemas........................................................................................................... 22 8.2.4 Proceso de Satisfacción del Cliente .................................................................................... 23 8.2.5 Proceso de Crédito a Cañeros ............................................................................................ 24 8.2.6 Servicios Administrativos..................................................................................................... 26 8.3 Procesos Operativos................................................................................................................ 27 8.3.1 Proceso de Campo .............................................................................................................. 27 8.3.2 Proceso de Extracción......................................................................................................... 29 8.3.3 Proceso de Clarificación...................................................................................................... 30 8.3.4 Proceso de Evaporación ..................................................................................................... 32 8.3.5 Proceso de Cristalización .................................................................................................... 33 8.3.6 Proceso de Centrifugación .................................................................................................. 34 8.3.7 Proceso de Secado y Envase ............................................................................................. 35 8.3.8 Proceso de Bodega y Embarque......................................................................................... 36 8.3.9 Proceso de Mantenimiento.................................................................................................. 38 8.3.10 Proceso de Control de Equipos de Medición .................................................................. 39 8.3.11 Proceso de Servicios Asociados..................................................................................... 41 8.3.12 Almacén General de Materiales...................................................................................... 42 8.3.13 Proceso de Seguridad e Higiene .................................................................................... 43 8.4 Procesos de Mejora ................................................................................................................. 44 8.4.1 Proceso de Auditorias Internas ........................................................................................... 44 8.4.2 Proceso de Laboratorio de Fábrica ..................................................................................... 46 8.4.3 Proceso Análisis de Datos................................................................................................... 48 8.4.4 Proceso de Mejora............................................................................................................... 50 8.4.5 Proceso de Acciones Preventivas ....................................................................................... 51 8.4.6 Proceso de Acciones Correctivas........................................................................................ 52 ANEXOS.................................................................................................................................................... 55 I. Matriz de Requisitos de la norma ISO 9001:2000 Por procesos del SGC .................................. 55 II. Matriz de Registros de Calidad Requeridos por la norma .................................................................... 55

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Manual de Gestión de Calidad

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Antecedentes

Data la historia que en el año 1904, esta empresa fue un rústico trapiche de madera movido por animales, que se dedicaba a la producción de Alcohol y Piloncillo. Su primer propietario fue Ramón Marure quien lo llamó “Gallo Verde”, y que años después heredo a sus sobrinos modificándole estos el nombre por “El Modelo, S.A.” Bajo la administración del español Gregorio Marure, la fábrica se amplió con la instalación de cuatro molinos y se extendió la superficie cultivada. En 1922, el Señor Gregorio Marure se declaro insolvente en sus pagos por lo que en 1923 fue vendido al Banco Montreal de Canadá. La zafra 1926/1927 fue la única que se llevó a cabo por medio de una cooperativa, un año después la Empresa se arrendó al inglés Harry Skipsey que registró una molienda en la Zafra 1928/1929 de 34,563 toneladas de caña con una producción de 3,014 toneladas de Azúcar En el año 1937, Harry Skipsey compra “El Modelo, S.A.”, quien logra que la capacidad de molienda fuera para el periodo de 1937/1938 de 538 toneladas de caña por día, y que en 1946 ordenó la instalación de tres molinos traídos de Monterrey con los cuales aumentó la molienda diaria de caña a 951 toneladas, hasta entonces la producción del Ingenio había sido azúcar blanca refinada y en 1963 por intervención de UNPASA se solicitó la elaboración de azúcar morena mascabado para su exportación a la Pacific Molasses Company. Para esas fechas la producción del ingenio era de 15,543 toneladas de azúcar, con una superficie cultivada de 3,229 hectáreas. En el año de 1970, fue vendido a la Financiera Nacional Azucarera, S.A. para después se encargara de su administración Azúcar, S.A. de C.V. En el periodo de 1970/1988 administrado por Azúcar, S.A. lo lleva a una molienda de 5,472 toneladas de caña por 24 horas y una producción de 72,000 toneladas de azúcar. A partir del 30 de Noviembre de 1988, este Ingenio fue adquirido por el Grupo Zafra, S.A. de C. V. quien pretendía elevar aun más su producción para llegar a producir en esta factoría alrededor de 100,000 toneladas de azúcar producto de 900,000 toneladas de caña. Lo anterior se lograría con la ampliación del campo y el incremento de los rendimientos unitarios, el lograr lo anterior repercutió en la obtención de una derrama económica en la zona cañera, lo que benefició substancialmente a todo el personal que participa en la producción de caña. A partir de la Zafra 1993/94, Ingenio El Modelo es administrado por el Consorcio Azucarero Escorpión (CAZE). El 3 De Septiembre del año 2001 por iniciativa del gobierno federal se expropian 27 ingenios, dentro de los cuales se encuentra el Ingenio El Modelo, situación que prevalece hasta la fecha. El 1 de Octubre del 2005 como estrategia federal se inician lo cambios de razón social de la empresa ingenio el modelo S.A. a Fideicomiso Ingenio El modelo 80328.

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Objetivos del Manual de Calidad • • •

Establecer el Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo sus procesos y su interacción. Identificar las exclusiones y describir su justificación. Identificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y su relación con los procesos.

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Política de Calidad y Objetivos de Calidad. El Fideicomiso Ingenio el Modelo 80328 ha establecido estos puntos en las matrices. a) La política de calidad se encuentra definida en la Matriz de Política de Calidad MZ-53-AG-01 b) Los objetivos de calidad están establecidos en la Matriz de Objetivos de calidad MZ-541-AG-01

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Responsabilidad y Autoridad

El Gerente General ha definido autoridad y responsabilidad del personal a través de los organigramas del Ingenio, descripciones de puesto y de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad a través de los roles de proceso (MZ-551-AG-01) y es comunicada a través de la implantación del SGC a todo el personal del Fideicomiso Ingenio el Modelo 80328.

GERENTE GENERAL: Es la alta dirección, muestra evidencia de su compromiso con el desarrollo e implantación del sistema de gestión de calidad y la mejora continua de su eficacia. Sus responsabilidades en el Sistema de Gestión de Calidad son: a) Comunicar dentro del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 la importancia de cumplir los requisitos del cliente, así como los reglamentarios y legales a través de la política de calidad, reuniones, pláticas y a través del proceso de comunicación. b) Establecer la Política y objetivos de Calidad. c) Realizar las revisiones por la Dirección. d) Asegurar la disponibilidad de recursos. e) Impulsar la mejora continua del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 f) Decidir las acciones a seguir cuando se presente producto no conforme. Tiene la Autoridad en el Sistema de Gestión de Calidad para: a) Designar al representante de la dirección (representante de Calidad) y dueños de Proceso. b) Definir los procesos necesarios en el Sistema de Gestión de Calidad. c) Detener cualquier proceso de elaboración de azúcar cuando se presenten contingencias. d) Solicitar acciones para la mejora de la eficacia Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos. e) Asignar los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos. f) Autorizar el uso, liberación o reproceso de producto no conforme. REPRESENTANTE DE CALIDAD: Es el representante de la Dirección que, independientemente de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad en el Sistema de Gestión de Calidad de: a) Asegurar que los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad sean establecidos, implantados y mantenidos. b) Reportar a la Gerencia General del Ingenio sobre el desarrollo y desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y sobre cualquier necesidad de mejora. c) Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del Cliente y de la cultura de calidad requerida a través de toda la Organización del Ingenio. d) Administrar el Programa de Auditorias de Calidad a través de los trabajos asignados a los “Auditores Internos”. e) Atención de asuntos relativos a la obtención y mantenimiento del certificado del Sistema de Gestión de Calidad (Organismos Certificadores, auditorias de certificación, atención a auditorias de parte de clientes, eventos que enriquezcan la cultura de calidad del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328)

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Tiene la autoridad para: a) Definir lineamientos para el cumplimiento de la norma a través del manual de calidad. b) Definir la capacitación requerida para el desarrollo de la competencia de auditores soportes y líder, Dueños de Proceso y Líderes de Proceso relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad. c) Solicitar acciones para mejorar el Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos. d) Aprobar y Autorizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. e) Levantar acciones correctivas y preventivas. CORDINADOR DE CALIDAD: Es la persona que soporta al representante de calidad en sus responsabilidades referentes a la planeación, ejecución y verificación de las acciones tomadas en cada área, siendo un enlace entre este y los procesos a su cargo para coordinación y toma de acciones prontas enfocadas a la prevención, es la persona además del auditor que pueden suplir al representante en una contingencia. CONSEJO DE CALIDAD: Conjunto de personas que tienen la responsabilidad de de velar por el desarrollo de la mejora continúa en la empresa y la autoridad para la toma de acciones y decisiones dentro de la empresa constituido por el Gerente General, Gerente Administrativo, Gerente de Recursos Humanos, Superintendente de Fabrica, Superintendente de Campo, Superintendente de Calidad e Investigación, y Representante de calidad DUEÑO DE PROCESO: Es la persona encargada de coordinar y supervisar la eficacia de su proceso. Tiene la responsabilidad en el Sistema de Gestión de Calidad de: a) Asegurar que se lleve a cabo la operación y el análisis del proceso, en conjunto con los líderes de proceso. b) Supervisar el desarrollo de la documentación que soporta la operación y control de su proceso. c) Asegurar la difusión e implantación del SGC y su documentación dentro de su proceso. d) Supervisar el cumplimiento de la gestión de su proceso (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). e) Dar cumplimiento a las acciones correctivas y preventivas levantadas a su proceso. f) Impulsar la mejora continua del Fideicomiso Ingenio el Modelo 80328 g) Tomar acciones para dar corrección a los incidentes que ocasionen producto no conforme.

Tiene la autoridad para: a) Designar sus Líderes de proceso. b) Detener su proceso o procesos que lo afecten cuando se presenten contingencias. c) Solicitar acciones de mejora para su proceso. d) Levantar acciones correctivas y preventivas. e) Elaborar y revisar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. f) Definir y establecer los indicadores de su proceso. g) Autorizar la liberación de producto conforme. LIDER DE PROCESO: Es la persona encargada de ejecutar las actividades del Sistema de Gestión de Calidad. Tiene la responsabilidad dentro del Sistema de Gestión de Calidad de: a) Apoyar al Dueño de Proceso y al Representante de Calidad en el desarrollo, implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. b) Dar plena ejecución en tiempo y forma a los programas establecidos para su proceso c) Difundir la política, objetivos, visión, misión y valores de la empresa en todo momento. d) Asistir a los cursos de capacitación con retroalimentación de lo aprendido. e) Realizar las actividades comprometidas en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. f) Mantener el ambiente laboral, higiene y seguridad de su departamento. g) Reducir al mínimo la salida de producto no conforme y por consiguiente el reproceso. Tiene la autoridad para: a) Elaborar y Realizar cambios a los documentos de su proceso. b) Detener su proceso o procesos que lo afecten cuando se presenten contingencias.

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c) d) e) f) g)

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Levantar acciones correctivas y preventivas. Solicitar acciones de mejora para su proceso. Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de la eficacia de su proceso. Liberar el producto conforme y detener el no conforme. Evaluar los resultados y plantear estrategias que los mejoren.

AUDITOR LIDER: Es la persona encargada de las auditorias al Sistema de Gestión de Calidad el cual tiene la responsabilidad de: a) Elaborar el programa de auditorias b) Ejecutar las auditorias planificadas al Sistema de Gestión de Calidad. c) Elaborar el plan de auditoria. d) Seleccionar al grupo auditor. e) Dar inicio la auditoria con la reunión de apertura. f) Dar seguimiento a la auditoria. g) Asegura que se elabore y presente el informe de auditoria. h) Evaluar el desempeño de los auditores soportes. Tiene la autoridad para: a) Realizar cambios a los documentos de su proceso. b) Asignar a los auditores que dan seguimiento a las no conformidades detectadas. c) Solicitar y enviar a capacitación a los auditores soportes. d) Decidir cuando un auditor en formación puede pasar a soporte. e) Detener el proceso de auditorias cuando existan contingencias. AUDITOR INTERNO: Es la persona que tiene la competencia para realizar las auditorias internas al SGC. Tiene la responsabilidad de: a) Realizar auditorias para determinar si se es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos por la organización. b) Verificar que el sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. c) Realizar y entregar al auditor líder la lista de verificación d) Verificar que se tomen acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. e) Reportar de manera directa al representante de la dirección o al Gerente general cualquier incumplimiento de los procesos Tiene la autoridad para: a) Levantar acciones correctivas y preventivas. b) Solicitar acciones de mejora para los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. c) Notificar de forma verbal los hallazgos de la auditoria a la persona entrevistada una vez concluida esta. d) Detener una entrevista de auditoria cuando se presenten contingencias. AUDITOR EN FORMACION: Es la persona que tiene la responsabilidad de participar durante el proceso en la entrevista de auditorias como observadores y toma de notas para su capacitación, puede apoyar a los auditores con la documentación.

5

Normas de Referencia:

Para el establecimiento, desarrollo e implantación del SGC consideraron las siguientes normas de la familia ISO 9000: • • •

ISO 9001:2000 – Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos ISO 9000:2000 – Sistemas de Gestión de Calidad – Fundamentos y vocabulario ISO 19011 – Guía para Auditorias a los Sistemas de Gestión de Calidad y/o Medio Ambiente

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Alcance y Reducciones Permisibles 6.1

Alcance del Sistema

Fabricación de azúcar estándar desde la recepción de la caña hasta el almacenamiento del producto envasado.

6.2

Exclusiones.

El modelo del Sistema de Gestión de Calidad excluye los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2000:

7

•

7.3 Diseño y Desarrollo – El Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 produce azúcar estándar, la cual es elaborada en función de las especificaciones del cliente o de la normativa vigente, las cuales se cumplen a través de ajustes en los procesos. Por lo anterior se concluye que no se realizan diseños de nuevos productos.

•

7.5.2 Validación de Procesos – En los procesos del ingenio se realizan verificaciones en cada una de las etapas de los mismos y se validan las características de calidad del producto antes de su liberación al cliente, por lo que este requisito no aplica.

•

7.5.4 Propiedad del Cliente – La materia prima, insumos y demás materiales empleados en la elaboración del azúcar estándar son adquiridos por el Ingenio, de tal forma que la organización no posee o controla propiedad alguna del cliente.

Descripción del Sistema de Gestión de Calidad

El Gerente General ha establecido el sistema de Gestión de Calidad (SGC) del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 con base en el Ciclo Deming (PHVA – Planear, Hacer, Verificar y Actuar) a través del cual asegura que se establezca, documente, mantenga y mejore continuamente su eficacia como un medio para asegurar que el azúcar estándar que elabora cumpla con los requerimientos especificados por los clientes, requerimientos legales y los establecidos por el ingenio, quedando establecido para la toma de decisiones y acciones para aplicar en el siguiente esquema:

Actuar

Cliente

Cliente

Responsables (definen y aplican)

Verificar •Responsables (ejecutan) •Gerente General •Representante de Calidad •Dueños de Proceso •Auditores Internos

Actividades

FICO

• Gerente General •Dueños de Proceso •Representante de Calidad

Planear

Actividades •Acciones Correctivas •Acciones Preventivas •Mejoras al SGC y Procesos

Consejo de Calidad

•Revisión por la Administración General •Auditoría Interna

Mejora Continua

Responsables (definen) • Gerente General • Representante de Calidad • Dueños de procesos

FICO

Actividades • Definen Política y Objetivos • Definen Control del SGC •Definen Recursos Humanos •Definen Infraestructura •Procesos del SGC

Satisf. del Cliente

Hacer Responsables (gestionan los procesos del SGC) •Dueños de Procesos Requisitos

Actividades: Aplicar el ciclo PHVA de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

Azúcar STD

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La secuencia de los procesos mencionados se muestra en el siguiente mapa de procesos: y la interacción de estos en la descripción de los mismos.

FIDEICOMISO INGENIO EL MODELO 80328 MAPA DE PRIMER NIVEL

PROCESOS ESTRATEGICOS PLANEACION DEL SGC

C L I E N T E

CONTROL DE DOCUMENTOS

COMUNICACIÓN INTERNA

CONTROL DE REGISTROS

PLANEACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

PROCESOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS HUMANOS

COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

F I C O

REVISIÓN POR LA DIRECCION

SISTEMAS

PROCESOS DE MEJORA

A

AUDITORÍA INTERNA

P

LABORATORIO DE FABRICA

SATISF. DEL

SATISFACCION DEL CLIENTE

V

H

ACCIONES PREVENTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS

ANÁLISIS DE DATOS

MEJORA

CLIENTE COMERCIAL

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CREDITO A CAÑEROS

PROCESOS OPERATIVOS R E Q U I S I T O S

CONTROL EQUIPO DE MEDICION

CAMPO

EX TRAC CION

CLARI FICA CION

SERVICIOS ASOCIADOS

EVA PORA CION

SEGURIDAD E HIGIENE

CRIS TALI ZA CION

ALMACEN GRAL. DE MAT.

CEN TRIFU GA CION

SECA DO Y ENVA SE

BODEGA Y EMBAR QUE

AZUCAR ESTANDAR

MANTENIMIENTO

ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR FLUJO DE INFORMACION

La secuencia de los procesos se observa a través del flujo representado por las flechas en cada proceso y la interacción de los procesos se establece en lo descripción de los procesos de la sección 8 del presente manual de calidad (entradas y salidas de los procesos). Los Dueños de Proceso son responsables de asegurar que en su proceso: a) Se cuente con la definición de criterios y métodos necesarios para que la operación y control de su proceso sea eficaz a través de documentos, en conjunto con el Líder de Proceso b) Se garantice, en conjunto con el Gerente General y el Líder de Proceso, la disponibilidad de recursos y de información para la operación y monitoreo del proceso c) Se lleve a cabo el monitoreo, la medición y el análisis de su proceso e; d) Implementar las acciones necesarias para lograr los resultados planeados y la mejora continua del mismo

8 Descripción de los procesos Como se puede observar en el Mapa de Primer Nivel, los procesos identificados se clasifican en: 1. Procesos Estratégicos 2. Procesos Administrativos 3. Procesos Operativos 4. Procesos de Mejora

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8.1 PROCESOS ESTRATEGICOS 8.1.1 Proceso de Planeación del Sistema de Gestión de Calidad Dueño del Proceso: Gerente General Objetivo del Proceso: Definir las intenciones globales y orientación del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 respecto a la calidad. Alcance del Proceso: Todo el Sistema de Gestión de Calidad desde la recepción y análisis de la información hasta la implementación y mantenimiento del SGC. Descripción del Proceso: Entrada Requisitos al Azúcar Estándar

Origen Cliente Reglamentación y Leyes

Misión, Visión

Ingenio

Cambios a la Política y Objetivos de Calidad

Proceso de Revisión por la Dirección

Cambios al SGC

Proceso de Revisión por la Dirección y Recomendaciones del personal

Actividades 1. Analizar información 2. Definir / Actualizar la Política de Calidad 3. Documentar en manual de calidad 4. Definir / actualizar objetivos de Calidad 5. Documentar objetivos de calidad 6. Definir / Actualizar el alcance del SGC 7. Definir / Actualizar los procesos del SGC 8. Definir / Actualizar los Dueños de Proceso y Líderes de Proceso 9. Definir / Actualizar la secuencia e interacción de los procesos 10. Analizar los procesos y determinar los documentos necesarios para su operación y control 11. Implementar y mantener el SGC.

Salida

Destino

Política de Calidad

Objetivos de Calidad

Todo el Sistema de Gestión de Calidad

Documentos

Procesos de Control de Documentos y Registros

Necesidades de Recursos

Procesos Administrativos

Requisitos al Azúcar Estándar

Planeación de la Realización del Producto

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Medio Ambiente de Trabajo Adecuado

Procesos de Mejora

Procesos Operativos

Monitoreo / Control del Proceso: El monitoreo de la eficacia de este proceso lo realiza el Gerente General en conjunto con el Representante de Calidad a través del comportamiento de los Objetivos de Calidad.

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General es responsable de asegurar que la política de calidad: a) sea adecuada a los propósitos del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 b) incluya un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad, c) proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, d) sea revisada para su continua adecuación en el proceso de revisión por la Dirección. A través del proceso de comunicación Interna, el Gerente General, el Representante de Calidad, los Dueños de Proceso y los Líderes de Proceso se aseguran que la política de calidad sea comunicada y entendida dentro del Ingenio. El Gerente General asegura que los objetivos de calidad sean definidos a las funciones y niveles relevantes dentro del Ingenio a través de la definición de indicadores de eficacia de los procesos (donde sea aplicable) responsabilidad de los Dueños de Proceso, incluyendo los del azúcar estándar. Los objetivos de calidad generales del Ingenio se encuentran definidos en la Matriz de Objetivos de Calidad. El Gerente General asegura que los objetivos de calidad sean congruentes con la política de calidad. El Gerente General, a través de la definición de Política y Objetivos de Calidad y los procesos de Ventas y Satisfacción del cliente asegura que los requisitos del cliente se determinen y sean cumplidos con el fin de incrementar la satisfacción del mismo. El Gerente General y el Representante de Calidad aseguran que: a) La planeación del Sistema de Gestión de la Calidad se lleva a cabo con el fin de cumplir los requisitos dados en el punto 7 de este manual. b) La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene a través de la planeación e implementación de cambios en el sistema. El Representante de Calidad es responsable de definir la estructura documental del SGC, cuidando que se incluya: a) Declaraciones documentadas de la política y objetivos de calidad (ver sección 3 de este manual de calidad b) El presente manual de calidad c) Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2000 d) Documentos requeridos por el Ingenio para asegurar la efectiva planeación, operación y control de los procesos y, e) Registros requeridos por la norma ISO 9001:2000

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La organización ha definido que el SGC se documente en 4 niveles:

Nivel I MGC

NIVEL II Procedimientos, Instructivos de Trabajo instructivos

NIVEL III Otros documentos

NIVEL IV Registros Registros de Calidad Y Bitacoras

Nivel I – Manual de Gestión de Calidad: Este documento describe todos los lineamientos para la implantación del Sistema de Gestión de Calidad basado en los requerimientos solicitados por ISO 9001:2000. En él se encuentra el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, la descripción de la interacción de los procesos, la relación y jerarquía de los documentos, la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad y los lineamientos expresados por el Ingenio. El Manual de Calidad hace referencia a Procedimientos y otros documentos que integran la Documentación. Nivel II – Procedimientos e Instructivos de Trabajo: Los procedimientos e instrucciones contienen lineamientos para realizar las actividades que se llevan a cabo en los procesos e incluyen los formatos necesarios para demostrar su eficacia. Nivel III – Otros Documentos: En este nivel se clasifican: Listados, Plan de Calidad, descripciones de puesto, especificaciones, documentos de origen externo, matrices, entre otros. Nivel IV – Registros de Calidad y Bitácoras: Son evidencia en forma escrita, magnética o cualquier otra, donde se describen los datos y/o resultados de las actividades en materia de calidad que han sido efectuadas. Los Registros de Calidad son controlados de acuerdo a lo especificado en el procedimiento de Control de Registros PRO-424-AG-01. En la definición de los procesos, el Gerente General, Representante de Calidad, Dueños de Proceso y Líderes de Proceso son responsables de asegurar que se planeen e implementen procesos para el monitoreo, medición, análisis y mejora necesarios para: a) b) c) d)

Demostrar la conformidad del producto Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad Incluir métodos aplicables, incluyendo técnicas estadísticas, y la extensión de su uso documentándolos en el procedimiento de análisis de datos (PRO-84-AG-01), manual de calidad y/o procedimientos.

Los Dueños de Proceso son responsables de determinar los requerimientos Corporativos, regulatorios y/o legales, identificados en la lista maestra de documentos externos (FOR-423-AG-03), enfocadas al

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medio ambiente en el que se realizan las actividades productivas y la seguridad y salud ocupacional en el trabajo, siendo el responsable de asegurar el cumplimiento de dichos requerimientos a través de de los procesos y atendiendo las verificaciones externas por la Autoridad competente. Como resultado de las verificaciones externas, el Dueño de proceso toma las acciones necesarias para cubrir los hallazgos. Las buenas prácticas de manufactura son parte esencial del medio ambiente para asegurar la sanidad del azúcar estándar y el Jefe de Seguridad e Higiene es responsable de coordinar los esfuerzos internos para su cumplimiento a través del manual general de buenas prácticas de manufactura PRO64- AG -01, del establecimiento de un programa para su cumplimiento FOR-64-AG-01 y del control de plagas. Adicionalmente, los Dueños de Proceso establecen los métodos aplicables para el monitoreo y, cuando sea posible, la medición de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, documentándolos a través de indicadores de la eficacia de los mismos (FOR-84-AG-02). Los métodos demuestran la capacidad de los procesos para cumplir el objetivo del mismo y, cuando no se cumple, los Dueños de Proceso realizan las correcciones y aplican las acciones preventivas (PRO-853-AG-01) correctivas (PRO-852AG-01), como sea apropiado, para asegurar la mejora del mismo y como consecuencia la conformidad del producto.

Documentos Relacionados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Política de Calidad (MZ -53-AG-01) Objetivos de calidad (MZ-541-AG-01) Modelo de eficacia (FOR-84-AG-02). Manual de Calidad (MGC-422-AG-01). Documentación del SGC (FOR-423-AG-02, FOR-423-AG-03, FOR-424-AG-01). Procedimiento de Análisis de Datos (PRO-84-AG-01) Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto de Egresos (PRO-61-PR-01)

8.1.2 Proceso de Comunicación Interna Dueño del Proceso: Gerente Recursos Humanos Objetivo del Proceso: Mantener informado al personal del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328, incluyendo la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier información relevante. Alcance del Proceso: Recepción, análisis de información a comunicar hasta la evaluación de lo informado

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Descripción del Proceso: La comunicación interna se realiza a todos los niveles de la organización y, principalmente, en la interacción de los procesos definida en el presente manual de calidad. Los temas principales en la comunicación se muestran en las entradas de este proceso. Entrada Información Política y Objetivos de Calidad Requisitos del Cliente Resultados de Auditorías Reporte de Satisfacción del cliente

Origen Cualquier Proceso Planeación del Sistema de Gestión de Calidad Ventas Proceso de Auditorías Internas Proceso de Satisfacción del cliente

Actividades 1. El responsable recibe la información a comunicar a la frecuencia establecida 2. El Responsable a través de pizarrones, comunicados, documentación, carteles, pláticas comunica la información

Salida Información en medios adecuados

Destino Personal del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Procesos de Mejora

Registros

Proceso de Control de Registros

La siguiente tabla define la frecuencia, medios y la corresponsabilidad con la coordinación de capacitación de aplicar el proceso de comunicación. Tema Política de Calidad

Medio Carteles, comunicados, pláticas, Boletín

Frecuencia Constante

Objetivos de Calidad

Pizarrones, boletín

Mensual

Requisitos del cliente

Comunicados fichas técnicas Pizarrones Boletín Pizarrones Comunicados Boletín Pizarrón Boletín

Constante

Resultados de Auditorías

Resultados de la Satisfacción del Cliente

Resultados de Revisión por la Administración

Cada auditoría Mensual (clientes) Trimestral (FICO) Mínimo 2 por año

Responsable Gerente General, Representante de calidad, Dueños y Líderes de Proceso, Capacitación Gerente General, Dueños y Líderes de Proceso, Capacitación Gerente General, Dueños de proceso

Representante de Calidad Dueños de Proceso Líderes de Proceso, Auditor Lider Gerente General, Dueños y Líderes de Proceso

Pizarrones Gerente General, Representante de Comunicados Calidad y dueño de Comunicación Boletín Monitoreo / Control del Proceso: El monitoreo a este proceso lo realiza el Dueño del Proceso o a quien este designe a través del selfassessment para generar el indicador que mide la eficacia de este proceso. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General y dueño del proceso son responsables de asegurar que se establezcan los procesos de comunicación, en el Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Documentos Relacionados: No Aplica

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8.1.3 Proceso de Revisión por la Dirección Dueño del Proceso: Gerente General Objetivo del Proceso: Revisar el Sistema de Gestión de Calidad con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Alcance del Proceso: Todo el SGC desde la programación de las revisiones hasta la información de acuerdos y resultados a todo el nivel. Descripción del Proceso: Entrada Origen Resultados de Proceso de Auditorias Auditoria Interna Retroalimentación, Procesos de Quejas y Bodega y Satisfacción del Embarque Cliente Satisfacción del Cliente Desempeño de los Procesos del Procesos SGC Conformidad del Proceso de Lab. Producto de Fábrica Estado de Proceso de Acciones Mejora Correctivas y Preventivas Acciones de Representante Seguimiento de de Calidad Revisiones Previas Cambios que Cualquier Afecten al SGC Proceso o Persona Recomendaciones de Mejora Política y Planeación del Objetivos de SGC Calidad

Actividades 1. Definir frecuencia de revisiones por la administración. 2. Solicitar información 3. Convocar a reunión 4. Presentar información 5. Analizar información 6. Resultados decisiones y acciones. 7. Elaborar minuta. 8. Informar acuerdos y resultados.

Salida Resultados de Revisión por la Dirección

Destino Proceso de Comunicación Interna

Mejoras en la eficacia del SGC

Proceso de Mejora

Mejoras en los Procesos del SGC y el producto Necesidades de Recursos

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de cambio

Proceso de Planeación del SGC

Proceso de Recursos

Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Representante de Calidad monitorea el proceso a través de la conducción de la reunión de la revisión por la dirección y confirma su cumplimiento estableciendo la minuta correspondiente. El Gerente General confirma que el proceso se ha llevado a cabo conforme a lo planeado al dar visto bueno de la mencionada minuta. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: La Gerencia General ha establecido que la revisión por la dirección sea por lo menos 2 veces por año y se realiza a través de una reunión, donde asisten, Representante de Calidad, Dueños y Lideres de Proceso. En dicha reunión se analiza la información de entrada con el fin de identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de Calidad, Política de Calidad y Objetivos de Calidad.

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El Representante de Calidad o quien designe es responsable de documentar en una minuta las actividades realizadas en la revisión y las mejoras al Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos, al producto y los recursos necesarios para lograrlo. Documentos Relacionados:

PRO-56-AG-01 Procedimiento de Revisión por la Dirección

8.1.4 Planeación de la Realización del Producto Dueño del Proceso: Superintendente de Fábrica Objetivo del Proceso: Establecer los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar con el fin de producir azúcar que cumpla los requisitos requeridos por los clientes, legales y reglamentarios y establecidos por el Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328. Alcance del Proceso: Planeación de estrategias para asegurar la producción y el cumplimiento de los requisitos desde la entrada de la caña hasta la entrega de azúcar en bodega. Descripción del Proceso: Entrada

Requisitos al Azúcar Estándar

Objetivos de Calidad

Programa de Cosecha

Origen

Planeación del SGC

Proceso de Ventas Planeación del SGC

Proceso de Campo

Actividades 1. Revisión de requisitos del azúcar estándar 2. Establecimiento de los procesos necesarios para la realización del producto 3. Definición de recursos 4. Planeación del cumplimiento de requisitos 5. Definición del control del proceso y del producto 6. Implantación de la realización del producto 7. Programación de producción 8. Entrega del producto en bodega

Salida Plan de Calidad y Plan de Producción Especificaciones del producto Necesidades de Recursos Plan de Producción

Documentos y Solicitud de Modificación Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Destino Procesos de Realización del Producto Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Recursos Proceso de Campo Proceso de ventas Control de Documentos Procesos Mejora

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Fábrica es responsable de dar seguimiento al programa de producción, al cumplimiento de objetivos de calidad del producto y el desempeño de los procesos de realización del producto, a través del seguimiento semanal del plan de calidad, reuniones de seguimiento diarias y mediante la supervisión diaria realizada por los Jefes de Turno o de área quienes informan a este el estado de los procesos para la toma de decisiones y acciones, basados en las acciones pasadas, conocimiento y experiencia de los puestos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Superintendente de Calidad e Investigación son responsables de planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del azúcar estándar y deben asegurar que la planificación de la realización del producto sea coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad.

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Durante la planificación de la realización del producto, el Superintendente de Fábrica, el Superintendente de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y el Superintendente de Calidad e Investigación determinan, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el azúcar estándar b) la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto; las actividades requeridas de verificación, validación, monitoreo, inspección y ensayo/prueba específicas para el azúcar estándar así como los criterios para la aceptación del mismo; c) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el azúcar estándar resultante cumplen los requisitos controlados conforme al proceso de control de registros (ver sección 8.3.2 del presente manual). El resultado de esta planificación se documenta a través: • del plan de calidad (PC-71-FA-01) • de los instructivos de trabajo mencionados en el plan de calidad • especificaciones de azúcar estándar (ESP-824-LF-01) • Procedimientos de control de calidad del azúcar (ver proceso de Laboratorio de Fábrica) • Especificaciones de insumos críticos • Procedimientos e instrucciones de los procesos de Fabricación El Superintendente de Fábrica planifica la producción de azúcar a través del Programa de Producción y en conjunto con el Superintendentes de Maquinaria y Equipo, Superintendente de Elaboración y Superintendente de Calidad e Investigación, llevan a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas incluyen, cuando sea aplicable: a) la disponibilidad de información que describa las características del azúcar (especificaciones de azúcar, ESP-824-LF-01), b) la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, c) el uso del equipo apropiado, d) la disponibilidad y uso de dispositivos de monitoreo y medición, e) la implementación del monitoreo y de la medición, y f) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. Documentos Relacionados: • PC-71-FA-01 Plan de Calidad • ESP-824-LF-01 Especificación de azúcar estándar • PRO-71-LF-01 Programación del Plan de Producción

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8.1.5 Control de Documentos Dueño del Proceso: Analista de Laboratorio de Campo Objetivo del Proceso: Asegurar el uso de documentos actualizados dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Alcance del Proceso: Toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad Descripción del Proceso: Entrada Documentos Nuevos del SGC Documentos Externos

Origen Proceso de Planeación del SGC Procesos del SGC

Solicitud de Cambios a los Documentos

Procesos del SGC

Actividades 1. Identificación del documento 2. Elaboración / actualización del documento 3. Revisión y Aprobación del documento 4. Generación de copias y distribución del documento 5. Implantación del documento 6. Aplicación del Self Assessment

Salida Documento Controlado

Destino Procesos del SGC

Registros y Respaldo de Información

Proceso de Control de Registros Proceso de Sistemas Procesos Mejora

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Monitoreo / Control del Proceso: El monitoreo de este proceso lo realiza el Dueño del proceso a través de la aplicación del SelfAssessment para generar el indicador que mide la eficacia de este proceso. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Dueño del Proceso es responsable de asegurar que los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad sean controlados a través del establecimiento del procedimiento documentado PRO-423-AG-01 que define los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. g) Asegurar que los documentos de origen externo sean identificados y controlada su distribución. Documentos Relacionados: • PRO-423-AG-01 Procedimiento de Control de Documentos

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8.1.6

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Proceso de Control de Registros

Dueño del Proceso: Intendente de Planeación y Control de Campo Objetivo del Proceso: Asegurar el establecimiento y mantenimiento de los registros necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz del SGC. Alcance del Proceso: Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad. Descripción del Proceso: Entrada Registros de Calidad

Procedimientos

Origen Procesos del SGC

Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Identificación de los registros 2. Almacenamiento y Protección durante el tiempo de retención 3. Recuperación de registros 4. Disposición de Registro 5. Aplicación del Self Assessment

Salida Registros

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Solicitud de Modificación

Destino Destrucción o Archivo Muerto Proceso de Sistemas Procesos de Análisis de Datos y Mejora Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El monitoreo de este proceso lo realiza el Dueño del Proceso a través de la aplicación del SelfAssessment para generar el indicador que mide la eficacia de este proceso. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Dueño de Proceso es responsable de asegurar que se establezcan y mantengan registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad. Los Dueños de Proceso y Líderes de proceso aseguran que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables. El Dueño de Proceso establece el procedimiento documentado PRO-424-AG-01 que define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la definición del tiempo de retención y la disposición de los registros. El Jefe de Sistemas bajo instrucción del dueño de proceso, es responsable de llevar a cabo los respaldos de información electrónica conforme a lo descrito en el Procedimiento PRO-424-SI-01 Respaldo de Información de Sistemas. Documentos Relacionados: • PRO-424-AG-01 Control de Registros. • PRO-424-SI-01 Respaldo de Información de Sistemas

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8.2 Procesos Administrativos 8.2.1 Proceso de Recursos Humanos Dueño del Proceso: Gerente de Recursos Humanos Objetivo del Proceso: Proporcionar y mantener personal competente a todos los procesos. Alcance del Proceso: Desde la selección de personal de nuevo ingreso hasta la ejecución de la capacitación requerida resultado de la detección de necesidades en toda la organización. Descripción del Proceso: Entrada Origen

Personal

Procedimiento

Todos los Procesos

Control de Documentos

Actividades 1. Seleccionar al nuevo personal para nuevo ingreso 2. Reclutar para entrevista 3. Contratación 4. Evaluación del desempeño 5. Detección de necesidades de capacitación 6. Programación de la capacitación 7. Realización de capacitación

Salida Personal Capacitado / Competente Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de cambio

Destino Todos los procesos Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Gerente de Recursos Humanos es responsable de asegurarse de que el personal de nuevo ingreso cumpla con los requisitos y dar seguimiento al cumplimiento del programa de capacitación. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente de Recursos Humanos en conjunto con los Dueños de Proceso son responsables suministrar personal competente en aquellas funciones que realicen trabajos que afecten a la calidad del producto basándose en una educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. El Gerente de Recursos Humanos y los Dueños de Proceso determinan la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a calidad del producto y la documentan en la matriz de competencia (FOR-62-RH-01). El Gerente de Recursos Humanos asegura que: a) Se proporcione formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. b) Se evalúe la eficacia de las acciones tomadas, c) Se asegure que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y d) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia conforme al proceso de control de registros Documentos Relacionados: • PRO-62-RH-01 Procedimiento de capacitación. • PRO-62-RH-02 Selección y reclutamiento de personal • FOR-62-RH-01 Matriz de Competencia. • FOR-62-RH-02 Evaluación del desempeño. • FOR-62-RH-03 Programa de capacitación. • DP-62-RH-01 Descripción de puestos.

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8.2.2 Proceso de Compra de Bienes y Servicios Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: Suministrar al proceso productos comprados y servicios contratados que cumplan con los requisitos de compra especificados. Alcance del Proceso: Desde la cotización de proveedores hasta la evaluación de los mismos Descripción del Proceso: • •

Entrada Solicitud de Productos y Servicios Evaluación del Proveedor

Insumos Críticos Documentos

Resultados de Análisis Solicitud de bienes Recursos Autorizados

Origen Proceso Clarificación Proceso de Secado y Envase Proceso de Control de Plagas Proceso de Servicio de Calibración Proceso de Servicios Administrativos Proveedor Externo Proceso de Control de Documentos Proceso de Laboratorio de Fábrica Planeación de la Realización del Producto Planeación del SGC

Actividades 1. Cotización de proveedores 2. Tabla comparativa de proveedores 3. Autorización del comité de compras 4. Orden de compras. 5. Envió de la orden de compra al proveedor. 6. Revisión de la Información de la Recepción del material y control de calidad. 7. Recepción de la Información de la Devolución o Retención o almacenaje en almacén 8. Recepción de la Información de la Reevaluación de proveedores 9. Evaluación al Proveedor 10. Toma de acciones

Salida Orden de Compra Productos Químicos Muestra de Insumos Críticos Hilo y Saco

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación Infraestructura

Destino Proveedor Externo Proceso de Clarificación Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Secado y Envase Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos Fabrica

Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Compras con el jefe de almacén son responsables de asegurar que se realicen las actividades de verificación del producto / Servicio Comprado, la verificación del producto almacenado y el seguimiento al indicador de eficacia del proceso. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe de Compras es responsable de asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de compra, así como de definir el tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido dependiendo del impacto del mismo en la posterior realización del azúcar estándar o sobre el azúcar estándar final. El tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido es a través de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores. Los procedimientos establecen la forma de evaluar y seleccionar proveedores en base a su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos del Ingenio y establecen los criterios para la

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selección, la evaluación y la re-evaluación de los mismos. Adicionalmente, los procedimientos establecen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas que deban conservarse conforme al proceso de control de registros.

El Jefe de Compras en coordinación con el de Almacén son responsables de establecer en los procedimientos respectivos la información de las compras para describir el producto / servicio a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: 1. requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, 2. requisitos para la calificación del personal, y 3. requisitos del sistema de gestión de la calidad. El Jefe de Compras es responsable de asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

El Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 o el cliente no requieren llevar a cabo la verificación en las instalaciones de los proveedores. Documentos Relacionados: • PRO-74-CO-01 Procedimiento de compras. • PRO-74-AL-01 Reevaluación de proveedores de insumos críticos. • PRO-753-AL-01 Identificación y trazabilidad de insumos críticos. • PRO-755-AL-01Preservación de insumos críticos. • PRO-83-AL-01 Procedimiento de insumos No Conforme. • PRO-74-IN-01 Reevaluación de Proveedores del Servicio de Calibración. • PRO-74-LF-01 Selección y Evaluación de Servicios de Análisis Microbiológicos • PRO-74-AG-01 Reevaluación del Proveedor del Control de Plagas. • PRO-74-LF-02 Reevaluación del Servicio de Análisis Externo. • Manual de políticas y lineamientos para la adquisición de bienes y servicios. • MZ-74-CO-01 Matriz de Insumos de Alto Impacto. • MZ-74-CO-02 Matriz de Insumos de Mediano Impacto. • MZ-74-CO-03 Matriz de Insumos de Bajo Impacto

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8.2.3 Proceso de Sistemas Dueño del Proceso: Jefe de sistemas Objetivo del Proceso: Asegurar a la organización la disponibilidad de la información, a través de los respaldos y garantizar el buen funcionamiento del equipo de cómputo. Alcance del Proceso: Todo el equipo de cómputo e información de la empresa Descripción del Proceso: Entrada Origen Infraestructura Defectuosa

Inventarios de equipo de computo (hardware y software)

Compras

Programa de Mantenimiento Proceso de Capacitación

Personal

Procedimientos

Proceso de Control de Documentos

Actividades 1.- Mantenimiento de equipo de computo e impresoras 2.-Respaldo de información 3.-Seguimiento de la continuidad del negocio 4-Desarrollo y actualización de sistemas. 5- Atención a usuarios en modificaciones a sus sistemas de información. 6.- Supervisión

Salida Infraestructura Mantenida

Destino Inventarios de hardware y software

Solicitud de Mantenimiento Personal

Programa de Mantenimiento Proceso de Capacitación Procesos de Mejora

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Sistemas es el responsable del monitoreo de la eficacia del proceso de sistemas a través del indicador establecido. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe de Sistemas es responsable de coordinar las actividades de mantenimiento al equipo de cómputo, así como la ejecución de la supervisión y atención a usuarios en lo referente a modificaciones en sus sistemas de información y del seguimiento a la continuidad del negocio. Documentos Relacionados: PRO-424-SI-01 Respaldo de Información de Sistemas PRO-63-SI-01 Mantenimiento a Equipo de Computo

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8.2.4 Proceso de Satisfacción del Cliente Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: Medir la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos. Alcance del Proceso: Desde la elaboración de la encuesta hasta la verificación y evaluación de la eficacia de las acciones tomadas para la satisfacción del cliente Descripción del Proceso: Entrada Encuestas de Satisfacción

Procedimiento

Origen Cliente

Proceso de Control de Documentos Requisitos del Cliente

Laboratorio de Fabrica

Normas de Calidad del Producto

Actividades 1. Elaboración del formato de encuesta al cliente. 2. Relación de clientes que retiran azúcar mensual y trimestralmente. 3. Envió de encuesta a clientes. 4. Recepción de encuestas. 5. Análisis de la calificación de de los puntos otorgados en la encuesta. 6. solicitud al cliente Propuesta para mejora. 7. Elaboración del plan de acciones para atención de oportunidades. 8. Verificación de la eficacia de acciones tomadas.

Salida Encuesta de Satisfacción

Destino Cliente

Reporte de satisfacción del cliente

Proceso de Revisión por la Dirección Proceso de Comunicación Procesos de Mejora

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Especificaciones de Azúcar

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Cliente

Monitoreo / Control del Proceso: El Gerente General es responsable de monitorear que se realice la medición de la satisfacción del cliente a través de la revisión de la información en el proceso de Revisión por la Dirección. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General y el Gerente Administrativo son responsables de realizar el monitoreo de la información relacionada con la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte del Ingenio como parte de las medidas del desempeño del SGC. El método para obtener y utilizar dicha información se documenta en el procedimiento PRO-821-VT-01. Documentos Relacionados: • PRO-821-VT-01 Satisfacción del Cliente.

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8.2.5 Proceso de Crédito a Cañeros Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: La administración de los recursos financieros para la siembra, cultivo, cosecha, preliquidación y liquidación final de la materia prima; la caña de azúcar. Alcance del Proceso: Desde el seguimiento a la continuidad de la contratación de superficie hasta la liquidación final de la materia prima. Nota: A partir de la expropiación de la unidad industrial los recursos financieros para la siembra y el cultivo de la caña otorgado a las organizaciones cañeras es mediante los créditos proporcionados por instituciones financieras a través del ingenio en su carácter de retenedor.

Descripción del Proceso: Entrada

•

Entrada de caña a batey

Origen

Proceso de Campo

Proceso de Planeación del SGC

Procedimientos

Registros

Personal

Proceso de Control de Documentos

Proceso de Control de Registros

Proceso de Capacitación

Actividades 1. Continuidad a la contratación de superficie 2. Operación de basculas cañera 3. manejo para bajar información de la PC de basculas cañera 4. elaboración los reportes de gastos de cosecha 5. elaborar las nominas de gastos de cosecha 6. Gestión de insumos a productores de caña 7. Captura de datos para el procesamiento de la cuenta corriente 8. Captura de datos para el procesamiento de la ficha de semilla 9. Elaboración de la preliquidación de semilla 10. Elaboración de las preliquidaciones

Salida Selección de toneladas de caña por semana a pagar Nomina de corte Nomina de fleteros Nomina de alce Indirectos de cosecha Control de gastos de cosecha de campo, preliquidación y liquidación final preliquidación

Liquidación final Personal Acciones Correctivas y Preventivas Solicitud de Modificación Registros

Destino Grupos de cosecha y productores

Grupos de cosecha fleteros Grupos de cosecha Grupos de cosecha y productores de caña Gestión de recursos financieros

Productores de caña

Productores de caña Proceso de Capacitación Procesos de Mejora

Proceso de Control de Documentos Proceso de Control de Registros

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Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Crédito Cañero es responsable de asegurar que se realicen las actividades de verificación de seguimiento a través del análisis del indicador del % de Frecuencia de Caña Cosechada contra estimada y control del costo del presupuesto al Finalizar la zafra Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe de Crédito es responsable de asegurar que la información que se genere cumpla con los requisitos de los procedimientos a sí como también la satisfacción del productor en la atención que se otorga. El Jefe de Crédito es responsable en los procedimientos respectivos que describe la entrada y salida de la información El Jefe de Crédito cañero es responsable de adecuar los requisitos de los procedimientos y validar toda la información necesaria antes de su emisión y o firma. El Jefe de Crédito y titulares de otros departamentos que intervienen en la generación de información son responsables de generar y establecer actividades necesarias para asegurarse que se cumplan los requisitos señalados en cada procedimiento establecido con las áreas con las que tiene interrelación Documentos Relacionados: • PRO-74-CP-01 Contratación de superficie • PRO-74-CP-02 Habilitación de superficie socas y resocas • PRO-74-CP-03 Estimado de producción de campo • IT-74-CC-01 Instructivo de operación de básculas cañeras. • IT-74-CC-02 Instructivo de manejo para bajar información de la pc de basculas cañeras • IT-74-CC-03 Instructivo para el proceso de la cuenta corriente • IT-74-CC-04 Instructivo para el proceso de la ficha de semilla • IT-74-CC-05 Instructivo para elaborar preliquidación de semilla • IT-74-CC-06 Instructivo para elaboración de preliquidaciones • IT-74-CC-07 Procedimiento para la elaboración de la liquidación final • PRO-74-CC-01 Continuidad de la contratación de la superficie • PRO-74-CC-02 Procedimiento para elaborar los reportes de gastos de cosecha • PRO-74-CC-03 Procedimiento para eliminar la nomina de gastos de cosecha • PRO-74-CC-04 Solicitud y entrega de insumos a productores de caña.

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8.2.6 Servicios Administrativos Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: Mantener en condiciones adecuadas los edificios de oficinas, equipo de comunicación, transportes y apoyo en la maquinaria pesada. Alcance del Proceso: Toda la infraestructura de la empresa a excepción de las fabriles. Descripción del Proceso: Entrada Origen

Solicitud de servicio de fondo revolvente.

Orden de reparación y/o mantenimiento de Equipo

Documentos

Actividades

Todos los procesos

Compra de Bienes y Servicios. Proveedor Externo

Proceso de Control de Documentos. Proceso de Control de Registros

1.- Recepción de orden de trabajo. 2.- Se clasifica en servicios o materiales. 3.- Se procede a la compra o contratación del servicio. 4.- Se Suministra al solicitante

Salida Suministro de materiales.

Destino Procesos Solicitantes

Infraestructura y equipos en condiciones óptimas. Análisis de datos Acciones preventivas Acciones correctivas

Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros

Registros Solicitud de Modificación

Proceso de Control De documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Gerente Administrativo es el responsable de verificar que los programas realizados por su líder del proceso de Servicios Administrativos cumplan en los tiempos señalados dentro de estos proporcionando el recurso y medir así el porcentaje de cumplimiento de los programas establecidos y la satisfacción del usuario de cualquiera de estos servicios. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe se Servicios Administrativos es responsable de asegurar que la información que se genere cumpla con los requisitos de los procedimientos a sí como también la satisfacción de los usuarios. Documentos Relacionados: • PRO-63-SA-01 Mantenimiento de equipo de transporte, comunicación y edificios. • PRO-63-SA-02 Control de consumo de gasolina

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8.3 Procesos Operativos 8.3.1 Proceso de Campo Dueño del Proceso: Superintendente de Campo Objetivo del Proceso: Asegurar el abastecimiento caña de azúcar para la continuidad de la molienda y calidad del producto. Alcance del Proceso: Desde la contratación habilitación, muestreo y programación de corte hasta la entrega de caña fresca y de buena calidad al proceso de extracción. Descripción del Proceso: Entrada Terreno

Origen Proveedor

Muestra de Caña

Proveedor

Caña Equipos de medición

Personal Procedimientos

Ley de Desarrollo Sustentable de la Caña de Azúcar

Proveedor Proceso de Control de Equipos de Medición

Actividades 1. Contratación de superficie. 2. Habilitación de superficie 3. Estimado de producción de campo 4. Muestreo y Análisis de caña 5. Programa de Corte 6. Verificación de materia prima.

Proceso de Capacitación Proceso de Control de Documentos Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Salida Caña Estimado de Producción Gestión de Recursos Equipos de medición

Personal Programa de Corte Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Destino Extracción Planeación de la Realización del Producto Crédito a Cañeros Proceso de Control de Equipos de Medición Proceso de Capacitación Proveedor Externo Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Campo es responsable de dar seguimiento a los indicadores de proceso establecidos y tomar las medidas necesarias ante un desvió. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Superintendente de Campo es responsable de asegurar que la caña cumpla con los requisitos de compra, así como de definir el tipo y extensión del control aplicado al proveedor y a la caña dependiendo del impacto del mismo en la posterior realización del azúcar estándar o sobre el azúcar estándar final. Esto se documenta a través de procedimientos. El tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido es a través de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores. Los procedimientos establecen la forma de evaluar y seleccionar proveedores (productores) en base a su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos del Ingenio y establecen los

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criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los mismos. Adicionalmente, los procedimientos establecen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas que deban conservarse conforme al proceso de control de registros. El Superintendente de Campo es responsable de establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto cumple con los requisitos de compra especificados, documentándolos en los respectivos procedimientos. Actualmente, el Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 o el cliente no requieren llevar a cabo la verificación en las instalaciones de los proveedores. Documentos de Referencia: • PRO-74-CP-01 Contratación de Superficie. • PRO-74-CP-02 Habilitación de superficie socas y resocas. • PRO-74-CP-03 Estimado producción de campo. • PRO-74-CP-04 Muestreo para control de madurez. • PRO-74-CP-05 Programa de corte. • PRO-74-CP-06 Caña No Conforme

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8.3.2 Proceso de Extracción Dueño del Proceso: Superintendente de Maquinaria y Equipos Objetivo del Proceso: Extraer la sacarosa contenida en caña para la elaboración de azúcar. Alcance del Proceso: Desde la recepción de la caña en los volteadores de caña en batey hasta la entrega de jugo extraído en el tanque receptor de la báscula de jugo. Descripción del Proceso: Entrada Caña Plan de Calidad

Personal

Infraestructura Resultados de Análisis

Vapor, Agua

Procedimiento

Infraestructura

Origen Proceso de Campo Proceso de Planeación de la Realización del Producto Proceso de Recursos Humanos Proceso de Mantenimiento Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Servicios Asociados Proceso de Control de Documentos Proceso de Compra de Bienes y Servicios

Actividades 1. Volteo de camiones 2. Preparación de Caña 3. Extracción de jugo de caña

Salida Jugo mezclado Muestra de Jugo

Destino Proceso de Clarificación Proceso de Laboratorio de Fábrica

Personal

Proceso de Recursos Humanos Proceso de Mantenimiento Procesos de Mejora

Infraestructura Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación Solicitud de Bienes

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos Proceso de Compra de Bienes y Servicios

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Maquinaria y Equipos es responsable de dar seguimiento al indicador de extracción. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Superintendente de Maquinaria y Equipos es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos. Documentos Relacionados: • PRO-751-EX-01 Puesta en Marcha del Batey y Molinos. • PRO-751-EX-02 Puesta en Marcha turbina de Batey y juego de cuchillas. • IT-751-EX-01 Operación de turbinas de molinos. • IT-751-EX-02 Operación de conductores de caña. • IT-751-EX-03 Operación del Tandem de Molinos. • IT-751-EX-04 Operación de Mesas Alimentadoras.

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8.3.3 Proceso de Clarificación Dueño del Proceso: Superintendente de Elaboración Objetivo del Proceso: Eliminar las impurezas de jugo mezclado mediante la acción de productos químicos y temperatura. Alcance del Proceso: Desde la recepción del jugo en el tanque pesador hasta la entrega de jugo clarificado en tanque de jugo claro. Descripción del Proceso: Entrada Jugo Mezclado Productos Químicos Infraestructura Plan de Calidad Personal

Infraestructura Mantenida Resultados de Análisis Equipo de Medición

Vapor, Energía Eléctrica y agua Procedimiento

Origen Proceso de Extracción Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Planeación de la Realización del Producto Proceso de Recursos Humanos Proceso de Mantenimiento Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Control de Equipos

Proceso de Servicios asociados Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Adición de ácido fosfórico al jugo. 2. Alcalización de jugo 3. Calentamiento de jugo 4. Clarificación de jugo

Salida Jugo Claro

Infraestructura

Destino Proceso de Evaporación Proceso de Mantenimiento

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Personal

Muestra de Jugo

Agua Solicitud de Productos Químicos y de Bienes Registros

Equipo de Medición Solicitud de Modificación

Procesos Mejora

Proceso de Recursos Humanos Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Servicios Asociados Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Equipos Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Elaboración es responsable de dar seguimiento semanal a la claridad kopke y el Supervisor de Turno es responsable de asegurar que se controlen las variables establecidas en el plan de calidad. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Supervisor de Turno es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos.

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Documentos Relacionados: • PRO-751-CL-01 Operación de la Preparación de la Lechada de Cal. • PRO-751-CL-02 Preparación del ácido fosfórico. • PRO-751-CL-03 Operación del tanque de Jugo Alcalizado. • PRO-751-CL-04 Operación de los calentadores. • PRO-751-CL-05 Operación de los clarificadores. • PRO-751-CL-06 Control de filtros de cachaza. • IT-751-CL-01 Preparación del floculante. • IT-751-CL-02 Operación de coladores de jugo claro. • IT-751-CL-03 Calentador puesto en operación. • IT-751-CL-04 Operación de calentadores en limpieza química. • IT-751-CL-05 Operación de los filtros de cachaza. • IT-751-CL-06 Instructivo de operación de bombas de vacío de los filtros de cachaza. • IT-751-CL-07 Instructivo de operación de bombas de cachaza. • IT-751-CL-08 Instructivo de operación de bombas de jugo filtrado. • IT-751-CL-09 Instructivo de operación de bombas de liquidación de los clarificadores.

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8.3.4 Proceso de Evaporación Dueño de Proceso: Superintendente de Elaboración Objetivo del Proceso: Eliminar la mayor cantidad de agua posible que contiene el jugo claro. Alcance del Proceso: Desde la recepción en el tanque de jugo claro hasta la entrega de meladura en tanqueria. Descripción del Proceso: Entrada Origen Jugo Claro Proceso de Clarificación Proceso de Plan de Planeación de la Realización Calidad del Producto Personal Proceso de Recursos Humanos Infraestructura Proceso de Mantenimiento Resultados de Proceso de Análisis Laboratorio de Fábrica Equipo de Medición Agua, aire, Vapor y Energía Eléctrica Procedimiento

Proceso de Control de Equipos Proceso de Servicios Asociados

Actividades 1. Pre-evaporación 2. Evaporación

Salida Meladura Acciones correctivas, preventivas y de mejora Muestra de Meladura Personal Equipo de Medición Infraestructura Registros

Agua

Destino Proceso de Cristalización Procesos de Mejora

Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Recursos Humanos Proceso de Control de Equipos Proceso de Mantenimiento Proceso de Control de Registros

Proceso de Servicios Asociados

Proceso de Solicitud de Proceso de Control Control de Modificación de Documentos Documentos Infraestructura Proceso de Solicitud de Proceso de Compras Bienes Compras Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Elaboración es responsable de dar seguimiento semanal al Brix de la meladura y el Supervisor de Turno es responsable de asegurar que se controlen las variables establecidas en el plan de calidad. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Supervisor de Turno es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos. Documentos Relacionados: • PRO-751-EV-01 Operación de pre-evaporadores • PRO-751-EV-02 Operación de triple efecto • IT-751-EV-01 Instructivo de operación de bombas de jugo claro. • IT-751-EV-02 Instructivo de operación de bombas de meladura. • IT-751-EV-03 Instructivo de operación de bombas de vacío vaco

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8.3.5 Proceso de Cristalización Dueño de Proceso: Superintendente de elaboración Objetivo del Proceso: Formación y crecimiento de Cristales de azúcar Alcance del Proceso: Desde la entrada de meladura a tachos hasta la caída de las masas cocidas en los mezcladores. Descripción del proceso: Entrada Origen Meladura Proceso de Evaporación Proceso de Plan de Planeación de Calidad la realización del Producto Personal Proceso de Recursos Humanos Infraestructura Proceso de Mantenida Mantenimiento Infraestructura

Resultados de Análisis

Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Laboratorio de Fábrica

Actividades 1. Formación de grano o cristal de azúcar. 2. Desarrollo del grano o cristal de azúcar. 3. Verifica el tamaño del grano. 4. Alimentación constante a masa cocida 5. Brix masa cocida semicerrado. 6. Descarga masa cocida 7. Mantener bajos niveles en meladura y mieles

Salida Masa cocida Acciones correctivas, preventivas y de mejora Muestra de masa cocida Personal

Solicitud de Bienes Equipo de Medición Infraestructura

Equipo de Medición Agua, Vapor y Energía Eléctrica Procedimiento

Proceso de Control de Equipos Proceso de Servicios Asociados Proceso de Control de Documentos

Agua Registros

Solicitud de Modificación

Destino Proceso de Centrifugación Procesos de Mejora

Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Recursos Humanos Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Control de Equipos Proceso de Mantenimiento Proceso de Servicios Asociados Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de elaboración es responsable de dar seguimiento semanal al rendimiento en cristales de masa cocida de “A” y el Supervisor de Turno es responsable de asegurar que se controlen las variables establecidas en el plan de calidad. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Supervisor de Turno es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos. Documentos Relacionados: • PRO-751-CR-01 Procedimiento para el control de tachos en el departamento de cristalización. • PRO-751-CR-02 Procedimiento para el control de los cristalizadores. • IT-751-CR-01 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de B. • IT-751-CR-02 Instructivo de operación de un tacho por lotes para masa de A.

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IT-751-CR-03 Instructivo de operación del tacho continúo. IT-751-CR-04 Instructivo de operación de la semilla para ensemillar templas de c. IT-751-CR-05 Instructivo para la operación de una bomba de vacío.

8.3.6 Proceso de Centrifugación Dueño de Proceso: Superintendente de Elaboración Objetivo del Proceso: Separar y lavar los cristales o granos de azúcar de la miel madre. Alcance del Proceso: Desde la toma de masa cocida de los mezcladores hasta la entrega de azúcar en el gusano transportador y la salida de mieles a sus depósitos. Descripción del Proceso: Entrada Origen Masa Cocida Proceso de Cristalización Proceso de Planeación de Plan de Calidad la realización del Producto Personal Proceso de Recursos Humanos Infraestructura Proceso de Mantenimiento Resultados de Proceso de Análisis Laboratorio de Fábrica Infraestructura Proceso de Compra de Bienes y Servicios Equipo de Proceso de Medición Control de Equipos Agua, y Proceso de energía Servicios eléctrica Asociados Procedimiento Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Poner en operación maquinas centrífugas. 2. Verifica condiciones de operación. 3. Alimenta centrifugas con masa cocida. 4. Separa al grano de azúcar de la miel madre. 5. Lava el grano 6. Descarga a conductor. 7. Verifica la calidad del grano y miel obtenidos.

Salida Azúcar húmeda Acciones correctivas, preventivas y de mejora Personal Infraestructura Muestra de azúcar húmeda Solicitud de Bienes Equipo de Medición Registros

Solicitud de Modificación

Destino Proceso de secado y envase Procesos de Mejora

Proceso de Recursos Humanos Proceso de Mantenimiento Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Control de Equipos Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de elaboración es responsable de dar seguimiento semanal al color obtenido a la salida de las centrífugas y el Supervisor de Turno es responsable de asegurar que se controlen las variables establecidas en el plan de calidad. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Supervisor de Turno es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos. Documentos Relacionados: • PRO-751-CE-01 Purgado de masa de A. • PRO-751-CE-02 Purgado de masa de B.

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PRO-751-CE-03 Purgado de masa de C. PRO-751-CE-04 Mingleo de semilla de B

8.3.7 Proceso de Secado y Envase Dueño de Proceso: Superintendente de Elaboración Objetivo del Proceso: Eliminar el agua contenida en los cristales o granos de azúcar y envasar producto que cumpla con la especificación. Alcance del Proceso: Desde la recepción en las tolvas de azúcar humedad hasta la entrega de sacos en presentación de 50 Kg. en bodega de azúcar para ventas o almacenaje. Descripción del Proceso: Entrada Origen Azúcar Proceso de húmeda centrifugación Proceso de Plan de Planeación de la realización Calidad del Producto Personal Proceso de Recursos Humanos Infraestructura Proceso de Mantenida Mantenimiento Resultados de Proceso de Análisis Laboratorio de Fábrica Infraestructura Proceso de Compra de Bienes y Servicios Equipo de Proceso de Medición Control de Equipos Vapor Proceso de Servicios Asociados Hilo y Saco Proceso de Compra de Bienes y Servicios Procedimiento Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Recibe el azúcar en las tolvas de azúcar húmeda. 2. Dosifica azúcar húmeda al secador 3. Secado de azúcar. 4. Almacenado en tolvas de azúcar seca. 5. Pesado de azúcar en báscula. 6. Envasado de azúcar. 7. Entrega de azúcar en presentación de 50 Kg. a ventas.

Salida Azúcar de calidad Acciones correctivas, preventivas y de mejora Personal Infraestructura Equipo de Medición Muestra de azúcar

Registros

Solicitud de hilo y saco Solicitud de Bienes

Solicitud de Modificación

Destino Proceso de Ventas Procesos Mejora

Proceso de Recursos Humanos Proceso de Mantenimiento Proceso de Control de Equipos Proceso de Laboratorio de Fábrica Proceso de Control de Registros Proceso de Compra de Bienes y Servicios

Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de elaboración es responsable de dar seguimiento al cumplimiento de producto conforme a especificación y el Supervisor de Turno es responsable de asegurar que se controlen las variables establecidas en el plan de calidad. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Supervisor de Turno es responsable de asegurar que el proceso se realiza bajo condiciones controladas y conforme a los procedimientos definidos.

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Cuando el proceso de Laboratorio de Fábrica determine que el azúcar estándar no cumple con las especificaciones, notifica al Jefe de Bodega para que realice el control del producto no conforme. Documentos Relacionados: • PRO-751-SE-01 Operación de tolvas de azúcar. • PRO-751-SE-02 Operación del secador. • PRO-751-SE-03 Procedimiento de envase de azúcar. • IT-751-SE-01 Instructivo de operación del tanque fundidor de granza • PRO-83-VT-01 Control de Producto No Conforme

8.3.8 Proceso de Bodega y Embarque Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: Identificar los requerimientos del azúcar estándar y suministrar a los clientes azúcar que cumpla con sus especificaciones. Alcance del Proceso: Desde la definición de requisitos del azúcar estándar para entrada en bodega hasta la entrega del producto al cliente LAB Ingenio.

Descripción del Proceso: Entrada Origen Requisitos del Cliente Azúcar Estándar Áreas críticas Control de Plagas

Infraestructura Mantenida Azúcar Envasada

Procedimiento

Personal Certificado de Calidad

Proceso de Mantenimiento Proceso de Secado y Envase

Proceso de Control de Documentos Proceso de Recursos Humanos Proceso de Laboratorio de Fábrica

Actividades 1. Definir y documentarlos requisitos del azúcar. 2. Identificación de las características del producto. 3. Recepción de azúcar. 4. Recepción de órdenes de entrada del producto (OEFC). 5. Identificación documental y física del producto comprometido y libre. 6. Autorización del cliente de la línea de transporte que retirara el producto. 7. Identificación de las condiciones físicas del transporte. 8. Embarque y entrega del producto.

Salida Requisitos del Azúcar

Azúcar Estándar Áreas de Almacenamiento Infraestructura

Personal Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación Retroalimentación y Quejas

Infraestructura

Proceso de Compra de Bienes y Servicios

Solicitud de Bienes

Destino Planeación de la Realización del producto Proceso de Comunicación Interna Cliente Control de Plagas Proceso de Mantenimiento Proceso de Recursos Humanos Procesos Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos Proceso de Revisión por la admón. Proceso de Compra de Bienes y Servicios

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Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Bodega es responsable de dar seguimiento a los embarques y de verificar que el producto almacenado cumpla con los requisitos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General y el Gerente Administrativo tienen la responsabilidad de determinar: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, (especificaciones del azúcar estándar ESP-824-LF-01) y conforme al procedimiento de ventas (PRO-72-VT-01) b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, (especificaciones del azúcar estándar ESP-824-LF-01) c) los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el azúcar estándar, identificados en la lista maestra de documentos externos y cualquier requisito adicional determinado por la organización. El Gerente General, Gerente Administrativo y Jefe de Bodega son responsables de revisar los requisitos del cliente relacionados con el azúcar estándar antes de que el Ingenio se comprometa a proporcionar un producto al cliente y se asegurarse de que: a) están definidos los requisitos del azúcar estándar, b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y c) el Ingenio tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. El Jefe de Bodega es responsable de mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma conforme al proceso de control de registros Cuando los clientes del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 no proporcionan una declaración documentada de los requisitos del azúcar estándar la empresa envía una. Cuando se cambien los requisitos del azúcar estándar, el Gerente General, Gerente Administrativo y Jefe de Bodega la organización se aseguran de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados. El Gerente General, el Representante de Calidad y el Gerente Administrativo son responsables de determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: a) la información sobre el azúcar estándar, b) las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y c) la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas. Documentos Relacionados: • • • • •

PRO-753-VT-01 Identificación y trazabilidad del producto. PRO-755-VT-01 Preservación del producto. PRO-755-VT-02 Entradas y salidas de azúcar. PRO-72-VT-01 Procesos relacionados con el cliente. PRO-83-VT-01 Control de producto no conforme.

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8.3.9 Proceso de Mantenimiento Dueño del Proceso: Superintendente de Maquinaria Objetivo del Proceso: Mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad del producto. Alcance del Proceso: Desde la programación de actividades de mantenimiento preventivo en zafra y correctivo en reparación hasta la verificación en pruebas de equipo o reprogramación de los mismos. Descripción del Proceso: Entrada Infraestructura para lograr la conformidad del producto

Personal

Origen Procesos de la realización del producto Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Servicios Asociados Proceso de Recursos Humanos

Actividades 1. Programar actividades de mantenimiento preventivo y de reparación 2. Se realizan actividades en zafra y reparación 3. Se realizan pruebas a equipos. 4. Se reprograma mantenimiento.

Procedimientos

Proceso de Control de Documentos

Salida

Infraestructura Mantenida

Personal

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Destino Procesos de la realización del producto Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Servicios Asociados Proceso de Capacitación Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Maquinaria es el responsable del monitoreo de la eficacia del proceso de mantenimiento a través del indicador que ha establecido. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General y los Dueños de proceso determinan la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y el medio ambiente de trabajo adecuado a través del proceso de realización del producto y la proporcionan a través del proceso de Planeación del Sistema de Gestión de Calidad en la obtención de recursos para: a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados, b) equipo para los procesos, (tanto hardware como software), y ( ver proceso de Sistemas ) c) servicios de apoyo tales (como transporte o comunicación) (Ver proceso de servicios administrativos)

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El Superintendente de Maquinaria es responsable de coordinar las actividades de mantenimiento en zafra y reparación con el fin de asegurar las buenas condiciones de operación. Documentos Relacionados: • PRO-63-MT-01 Pruebas de Equipos de pre-zafra • PRO-63-MT-02 Mantenimiento preventivo y correctivo ciclo de zafra. • PRO-63-MT-03 Mantenimiento preventivo y correctivo ciclo reparación. • PRO-63-MT-04 Solicitud de Recursos Para la Infraestructura del Ingenio el Modelo • PRO-63-EL-01 Mantenimiento de motor de inducción • PRO-63- EL-02 Mantenimiento de arrancadores

8.3.10 Proceso de Control de Equipos de Medición Dueño del Proceso: Superintendente de Instrumentación, Superintendente de Calidad e Investigación e Intendente de Laboratorio de Campo Objetivo del Proceso: Verificar o calibrar equipos de medición que impacten en el proceso de elaboración de azúcar estándar garantizando los resultados de la medición. Alcance del Proceso: todos los equipos que intervengan directamente en la calidad del producto en base al Plan de control de dispositivos de seguimiento y de medición.

Descripción del Proceso: Entrada Origen Equipos de Procesos Medición realización del Producto Proceso de Laboratorio de Fabrica Proceso de Campo Proceso de Compra de Bienes y Servicios Personal Proceso de Recursos Humanos Procedimientos

Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Selección de equipos de medición 2. Programa de calibración o verificación. 3. Solicitar servicio de calibración 4. Verificación de equipos 5. Revisión de los resultados de la calibración o verificación 6. Seguimiento al programa de calibración o verificación 7. Nueva programación de calibración o verificación

Salida Equipo de Medición Calibrado o Verificado

Solicitud de Servicio de Calibración Personal

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Destino Procesos de Realización del Producto Proceso de Laboratorio de Fabrica Proceso de Campo Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Recursos Humanos Procesos de Mejora

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Instrumentación, el Superintendente de Calidad e Investigación y el Intendente de Laboratorio de Campo son responsables de asegurar que se realicen las actividades definidas en la tabla anterior.

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: Los Dueños de Proceso son responsables de determinar el monitoreo y la medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados Los Dueños de Proceso son responsables de establecer procesos para asegurarse de que el monitoreo y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de monitoreo y medición. Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el Superintendente de Instrumentación, el Superintendente de Calidad e Investigación y el Intendente de Laboratorio de Campo aseguran, a través de instructivos de uso, verificación, ajuste y mantenimiento, que el equipo de medición sea: a) calibrado o verificado a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales; cuando no existan tales patrones sea registrada la base utilizada para la calibración o la verificación; b) ajustado o reajustado según sea necesario; c) identificado para poder determinar el estado de la calibración; d) protegido contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición; e) protegido contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento. El Superintendente de Instrumentación, el Superintendente de Calidad e Investigación y el Intendente de Laboratorio de Campo evalúan y registran la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos y aseguran que se tomen las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier equipo afectado. Se mantienen registros de los resultados de la calibración y la verificación conforme al proceso de control de registros. El Superintendente de Instrumentación, el Superintendente de Calidad e Investigación y el Intendente de Laboratorio de Campo se aseguran de confirmar la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Esto se debe llevar a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario. Documentos Relacionados: • PRO-76-IN-01 al PRO-76-IN-08 • FOR-76-IN-01 Listado de Equipos de medición y patrones de referencia. • IT-76-LF-01 al IT-76-LF-16 • IT-76-LC-01 al IT-76-LC-06

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8.3.11 Proceso de Servicios Asociados Dueño del Proceso: Superintendente General de Fábrica. Objetivo del Proceso: Suministrar los servicios necesarios para el funcionamiento de los procesos de la realización del producto. Alcance del Proceso: Desde la suavización del agua en la planta de tratamiento hasta le entrega de vapor y energía eléctrica a los procesos de fabriles. Descripción del Proceso: Entrada Origen Agua Proceso de Evaporación

Infraestructura Personal

Pozo y Dren Agrícola Proceso de Mantenimiento Proceso de Recursos Humanos

1. 2. 3. 4. 5.

Actividades Tratamiento de agua Suministro a Calderas Calentamiento de agua Generación de vapor Generación de energía eléctrica

Procedimientos

Proceso de Control de Documentos

Salida Vapor Energía Eléctrica Agua

Destino Procesos de Fabriles

Infraestructura

Proceso de Mantenimiento Proceso de Recursos Humanos Procesos Mejora

Personal

Acciones correctivas, preventivas y de mejora Registros

Solicitud de Modificación

Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente General de Fábrica es responsable de asegurar que se realicen las actividades de seguimiento a la eficacia del proceso. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Superintendente de Calderas, Superintendente de Planta Eléctrica e Intendente de Tratamiento de Aguas son responsables de dar seguimiento a los indicadores de la eficacia del proceso. Documentos Relacionados: • PRO-751-TA-01 Tratamiento de agua con dureza • PRO-751-TA-02 Manejo de condensados • PRO-751-TA-03 Tratamiento de aguas de calderas • IT-751-TA-01 Determinación dureza en agua • PRO-751-EL-01 Arranque y paro de turbogeneradores marca Allen 1 y 2 • PRO-751-EL-02 Arranque y paro de turbogenerador no. 3 marca Shinko • PRO-751-EL-03 Puesta en marcha de una centrífuga de A eléctricamente • PRO-63-EL-01 Mantenimiento de motor de inducción • PRO-63-EL-02 Mantenimiento de Arrancadores. • PRO-63-EL-03 Libranza programada en motores eléctricos. • PRO 63-EL-04 Prueba y puesta en servicio de un motor eléctrico al cual se le efectuó una libranza. • PRO-751-CA-01 Encendido de la caldera paquete

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PRO-751-CA-02 Levantar presión en la caldera paquete (una vez encendido por primera vez el quemador inferior) PRO-751-CA-03 Comunicación de caldera paquete a la línea general de vapor PRO-751-CA-04 Fuera de servicio de la caldera paquete PRO-751-CA-05 Recuperar y mantener el nivel de agua en el tanque deareador. PRO-751-CA-06 Poner en operación la turbina de alimentación de agua número 3 ó 4 PRO-751-CA-07 Operación de ventiladores de inducido, forzado y primario en las calderas 1, 2, 3y4

8.3.12 Almacén General de Materiales Dueño del Proceso: Gerente Administrativo Objetivo del Proceso: Recibir, suministrar, controlar y mantener las existencias de los materiales solicitados por cualquier proceso declarado en el SGC. Alcance del Proceso: Desde la recepción de los materiales hasta la conservación y entrega de estos. Descripción del Proceso: Entrada Origen

Proceso de Compras de bienes y servicios Solicitud de Bienes y/o servicios

Todos los procesos del SGC

Insumos Críticos Proveedor Externo Documentos Proceso de Control de Documentos Resultados de Análisis Proceso de Laboratorio de Fábrica

Actividades 1.- Recepción de la solicitud de bienes y/o servicios 2.- Codificación de los materiales solicitados y/o servicios. 3.- Verificación de existencias físicas. 4.- Elaboración de la Requisición. 5.- Envió de requisición a el área solicitante. 6.- Recepción de materiales y/o servicios de acuerdo a requisiciones generadas. 7.- Devolución, Retención o almacenaje en almacén 8.- Entrega de materiales y/o servicios a usuarios. 9.- Entrega de insumos críticos y provisión de servicio 10.-Re-evaluación de proveedores

Salida

Destino

Requisición de material y/o servicio

Proceso de Compras de bienes y servicios

Recepción de materiales y/o servicios solicitados. Acciones preventivas Acciones correctivas

Registros

Solicitud de Modificación

Todos los procesos de Solicitantes Procesos Mejora

Proceso de control de registros

Proceso de control de registros

Monitoreo / Control del Proceso: El Gerente Administrativo y el Jefe de Almacén General de Materiales es responsable de asegurar que se realicen las actividades de verificación del producto / Servicio Comprado, la verificación del producto almacenado y el seguimiento al indicador de eficacia del proceso.

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe de Almacén General de Materiales es responsable de asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de compra, así como de definir el tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido dependiendo del impacto del mismo en la posterior realización del azúcar estándar o sobre el azúcar estándar final. El tipo y extensión del control aplicado al proveedor y al producto / servicio adquirido es a través de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.

Documentos Relacionados: • Procedimiento de compras. • PRO-74-AL-01 Reevaluación de proveedores de insumos críticos. • PRO-753-AL-01 Identificación y trazabilidad de insumos críticos. • PRO-755-AL-01Preservación de insumos críticos. • PRO-83-AL-01 Procedimiento de insumos No Conforme. • PRO-74-IN-01 Reevaluación de Proveedores del Servicio de Calibración. • PRO-74-LF-01 Selección y Evaluación de Servicios de Análisis Microbiológicos • PRO-74-AG-01 Reevaluación del Proveedor del Control de Plagas. • PRO-74-LF-02 Reevaluación del Servicio de Análisis Externo

8.3.13 Proceso de Seguridad e Higiene Dueño del Proceso: Jefe de Seguridad e Higiene Objetivo del Proceso: Coadyuvar en el manejo integral de plagas, en las buenas prácticas de manufactura y en la investigación de accidentes laborales para mantener un ambiente laboral agradable y seguro. Alcance del Proceso: Toda las instalaciones de contacto con el producto. Descripción del Proceso: Entrada Origen Cumplimiento en buenas Manual General practicas de de Bpm's manufactura Procedimiento de Control de Plagas Control de Reevaluación Plagas de proveedor de control de plagas Investigación Procedimiento de probables para llegar al riesgos de formato st-1 y trabajo su seguimiento

Actividades

Recorridos por la fabrica, supervisión del proveedor del servicio de plagas e investigación en "situ" del probable riesgo de trabajo

Salida Procesos del SGC

Destino % de cumplimiento en Bpm's

IMSS

calificación por parte del IMSS

Monitoreo / Control del Proceso: El Jefe de Seguridad e Higiene es responsable de asegurar que se realicen las actividades mencionadas en la tabla así como de la verificación de las actividades y eventos ocurridos en la planta relacionados con la seguridad operacional y el seguimiento al indicador de eficacia del proceso.

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Jefe Seguridad e Higiene es responsable de asegurar el cumplimiento a leyes, reglamentos y/o normatividad aplicable a la empresa en el rubro de seguridad e higiene. Documentos Relacionados: • PRO-64-AG-01 Manual General de Buenas Practicas de Manufactura • PRO-64-AG-02 Procedimiento de Control de Plagas • PRO-74-AG-01 Reevaluación del Proveedor de Control de Plagas

8.4 Procesos de Mejora 8.4.1 Proceso de Auditorias Internas Dueño del Proceso: Auditor Lider Objetivo del Proceso: Evaluar el Sistema de Gestión de Calidad del Ingenio con el fin de determinar si: a) es conforme con las disposiciones planificadas (Plan de calidad, plan de producción), con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2000 y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por el Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 y b) se han implementado y se mantiene de manera eficaz. Alcance del Proceso: Todos los procesos auditables del Sistema hasta el informe y conclusión del grado de conformidad del los procesos. Descripción del Proceso: Entrada Auditores

Origen Proceso de Recursos Humanos

Procedimiento

Proceso de Control de Documentos

Procesos del SGC Documentos

Actividades 1. Establecer programa de auditoría 2. Preparación de Auditoría 3. Realización de Auditoría 4. Determinación del grado de conformidad 5. Informe de Auditoría 6. Seguimiento de Auditoría 7. Cierre de Auditoría

Salida Informe de Auditoría

No Conformidades Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Solicitud de Cambio Auditores

Destino Proceso de Revisión por la Dirección Proceso de Comunicación Interna Procesos Mejora Medición del grado de conformidad de los procesos Proceso de Control de Documentos Proceso de Recursos Humanos

Monitoreo / Control del Proceso: El auditor Líder es responsable de dar seguimiento al cumplimiento y ejecución del programa de auditorias y seguimiento de las mismas. Lineamientos a Cumplir en este Proceso:

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El Auditor Líder es responsable de establecer los intervalos planificados para llevar a cabo las auditorias estableciéndolo en un programa de auditoría (FOR-822-AG-01). Para definir el programa de auditorias, considerando el estado e importancia de los procesos y de las áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas. El Auditor Líder es responsable de definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. En la selección de los auditores y la realización de las auditorias es responsable de asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría y de que los auditores no auditen su propio trabajo. El Auditor lider define en el procedimiento documentado PRO-822-AG-01, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros conforme al proceso de control de registros. Los Dueños de Proceso son responsables de asegurarse que se tomen las acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Documentos Relacionados: • PRO-822-AG-01 Auditorias Internas

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8.4.2 Proceso de Laboratorio de Fábrica Dueño del Proceso: Superintendente de Calidad e Investigación Objetivo del Proceso: Realizar los análisis de las muestras de jugo, miel, masas y azúcar conforme a lo establecido en el plan de calidad y de los insumos críticos. Alcance del Proceso: Todos los procesos de realización del producto desde la toma de muestra hasta el registro y emisión de resultados. Descripción del Proceso: Entrada Origen Muestra de Procesos de jugo, mieles y extracción azúcar clarificación, Cristalización, Centrifugado Evaporación y Secado y Envase Proceso de Muestras de Compra de Insumos Bienes y Críticos Servicios Proceso de Plan de Planeación de la Realización Calidad del Producto Personal Proceso de Recursos Humanos Infraestructura Proceso de Mantenimiento

Análisis de Azúcar

Proveedor Externo

Equipo de Medición

Proceso de Control de Equipos

Procedimiento

Proceso de Control de Registros

Procedimiento

Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Toma de muestra 2. Preparación de muestra 3. Realización de análisis 4. Registro de resultados

Salida Resultados de Análisis

Destino Procesos de extracción clarificación, Cristalización, Centrifugado Evaporación y Secado y Envase

Muestra de azúcar

Clientes Externos

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Procesos Mejora

Resultados de Análisis

Proceso de Compras

Personal

Equipo de Medición Certificado de Calidad Infraestructura Registros Solicitud de Modificación

Proceso de Compra de Bienes y Servicios Proceso de Control de Equipos Proceso de Bodega y Embarque Proceso de Mantenimiento Proceso de Control de Registros Proceso de Control de Documentos

Monitoreo / Control del Proceso: El Superintendente de Calidad e Investigación es responsable de dar seguimiento a la eficacia del proceso a través de la aplicación de las encuestas de satisfacción del cliente interno.

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Superintendente de Calidad e Investigación es responsable de realizar la toma de muestra y los análisis conforme a lo establecido en el plan de calidad. El Superintendente de Calidad e Investigación es responsable de que se mantenga evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación y dichos registros indiquen la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto. El Superintendente de Calidad e Investigación es responsable de asegurar que no se libere azúcar al cliente hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones establecidas en el PRO824-LF-01, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y cuando corresponda por el cliente. Documentos Relacionados: • IT-823-LF-01 al IT-823-LF-27 • IT-824-LF-01 Muestreo de azúcar de producción (húmeda y seca). • IT-824-LF-02 Determinación de la polarización del azúcar a 20º C. • IT-824-LF-03 Determinación de humedad en azúcares cristalizados. • IT-824-LF-04 Determinación de color por absorbancia en azúcares. • IT-824-LF-05 Determinación de color por reflectancia en azúcar. • IT-824-LF-06 Determinación de cenizas sulfatadas en azúcar. • IT-824-LF-07 Determinación de cenizas por el método conductimétrico. • IT-824-LF-08 Determinación del tamaño del grano de azúcar (granulometría) • PRO-71-LF-01 Programación del plan de producción. • PRO-824-LF-01 Inspección y Liberación del Producto terminado. • PRO-823-LF-01 Ajuste de proceso en caso de incumplimiento de una variable de control. • IT-74-LF-01 al IT-74-LF-04

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8.4.3 Proceso Análisis de Datos Dueño del Proceso: Gerente General Objetivo del Proceso: Proporcionar a la organización la información suficiente, confiable y oportuna sobre el comportamiento del sistema de gestión de la calidad para la toma de decisiones que dirijan a este sistema hacia la mejora continua con acciones eficaces y eficientes. Alcance del Proceso: Todo el Sistema de Gestión de Calidad desde la recopilación de datos de los procesos hasta la toma de acciones para la mejora. Descripción del Proceso: Entrada Datos de monitoreo y mediciones de indicadores de Procesos del SGC. Graficas de desempeño Informe de Revisión por la Dirección Política y Objetivos de Calidad Datos del monitoreo y seguimiento del Plan de calidad y el Producto

Origen

Todos los procesos

Actividades 1. Recopilación de datos y tratamiento de datos 2. Generación de gráficos 3. Análisis de Tendencias. 4. Análisis de causas. 5. Comparación estadística

Salida Eficacia en el SGC y sus Procesos

Destino Procesos del SGC

Información sobre la tendencia de los procesos y producto

Procesos de Mejora

Información sobre la satisfacción del cliente Información sobre la conformidad de los requisitos del Plan de Calidad y del producto

Proceso de Satisfacción del cliente Todos los procesos

Monitoreo / Control del Proceso: Con el fin de verificar que el Sistema de Gestión de la Calidad opera efectivamente el Ingenio cuenta con un sistema de medición (FOR-84-AG-02) donde cada proceso ha establecido los parámetros, métricas y tiempos de medición de cada uno de ellos. El Gerente General, el Representante de Calidad y los Dueños de Proceso son responsables de asegurar que se determine, recopile y analicen los datos apropiados para demostrar la adecuación y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad y para evaluar en donde se puede realizar una mejora continua de la efectividad del mismo. Esto debe incluir datos generados como resultado del monitoreo y medición, y de cualquier otra fuente relevante. Se documentó a través de un procedimiento los lineamientos para el análisis y en el manual de calidad. El análisis de datos proporciona información relacionada con: a) La satisfacción del cliente (Ver proceso de Satisfacción del Cliente); b) La conformidad con los requisitos del producto (Proceso de laboratorio de fábrica, auditoria Interna, Satisfacción del cliente y revisión por la dirección); c) Las características y tendencias de los procesos y productos, incluyendo oportunidades para acciones preventivas (ver modelo de eficacia); d) Desempeño de los proveedores (ver proceso de compras de bienes y servicios).

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Lineamientos a Cumplir en este Proceso: Se desarrollo un Modelo de Eficacia basado en el desempeño de los indicadores de proceso, que en su conjunto calculan la eficacia general del sistema de gestión de la calidad. Las técnicas y métodos utilizados para los indicadores de desempeño de los procesos o el seguimiento al plan de calidad u otros pueden incluir por ejemplo: • Promedios Simples • Hojas de Control • Diagramas de Pareto • Histograma Cuando los Métodos o Técnicas muestran desviaciones de los parámetros o niveles aceptables en los procesos, el Responsable de cada área analiza la necesidad de iniciar una acción correctiva de acuerdo a lo indicado en el procedimiento (PRO-852-AG-O1) Acciones Correctivas. En caso de que exista alguna tendencia hacia el incumplimiento de alguno de los parámetros de los indicadores de desempeño se podrá valorar la incorporación de una Acción Preventiva (PRO-853-AG01). Los datos son recopilados por el personal en cada una de las áreas y posteriormente alimentados al Modelo de Eficacia, que genera un resultado que es presentado y analizado por el dueño del proceso. Esto es realizado para demostrar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y para detectar necesidades de aplicación de acciones de mejora continua, a través de establecer objetivos más eficaces en los diferentes procesos y áreas. Como resultado de la medición y seguimiento de procesos y para mantener comunicado al personal los dueños o líderes de proceso colocan impresiones en las áreas o bien se actualizan datos en los pizarrones o vitrinas de comunicación. Los datos resultantes de las mediciones y monitoreos del proceso son los datos que el ingenio determina como apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Para analizar el comportamiento del plan de calidad y otros datos generales se utilizan gráficos con tendencia y para verificar el grado de control se utiliza el Programa de Inspector.

Documentos Relacionados: • PRO-84-AG-01 Procedimiento de Análisis de Datos • FOR-84-AG-01 Modelo de Eficacia

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8.4.4 Proceso de Mejora Dueño del Proceso: Gerente General Objetivo del Proceso: Definir las actividades recurrentes necesarias dentro del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328 para incrementar su habilidad de cumplir requisitos. Alcance del Proceso: Todo el Sistema de Gestión de Calidad Descripción del Proceso: Entrada Acciones correctivas, preventivas y de mejora No Conformidad Informe de Revisión por la Dirección Política y Objetivos de Calidad Procedimiento

Origen Análisis de Datos (Todos los procesos) Proceso de Auditoría Interna Proceso de Revisión por la Dirección Proceso de Planeación del SGC Proceso de Control de Documentos

Actividades 1. Documentar incumplimientos, posibles incumplimientos y mejoras 2. Establecimiento de causas 3. Establecimiento de acciones 4. Cierre de incumplimiento reales o potenciales y proyectos de mejora

Salida Mejoras en el SGC y sus Procesos Estado de Acciones Preventivas / Correctivas Solicitud de Cambio Registros

Destino Procesos del SGC

Proceso de Revisión por la Dirección

Proceso de Control de Documentos Proceso de Control de Registros

Monitoreo / Control del Proceso: El Dueño de proceso o quien este designe (líder de proceso o auditor interno) es el responsable de dar seguimiento y cierre a las acciones correctivas, preventivas y mejoras conforme lo indicado en los respectivos procedimientos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General, el Representante de Calidad, los Dueños de Proceso y Líderes de Procesos son responsables de que se promueva la mejora continua y la eficacia del sistema de gestión de calidad a través del uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. Documentos Relacionados: • PRO-851-AG-01 Mejora Continua.

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8.4.5 Proceso de Acciones Preventivas Dueño del Proceso: Supervisor de Turno de Instrumentación. Objetivo del Proceso: Establecer las actividades para la definición e implantación de Acciones Preventivas tendientes a eliminar las causas de no conformidades potenciales, para evitar su ocurrencia, basándose en los efectos de los problemas potenciales. Alcance del Proceso: Este procedimiento es aplicable a todos los procesos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328.

Descripción del Proceso: Entrada Acciones, preventivas y de mejora

Origen Análisis de Datos (Todos los procesos)

No Conformidad Informe de Revisión por la Dirección Política y Objetivos de Calidad Procedimiento

Proceso de Auditoría Interna Proceso de Revisión por la Dirección Proceso de Planeación del SGC

Encuesta de satisfacción del cliente Resultado de análisis y evaluacion

Satisfacción del cliente

Proceso de Control de Documentos

Actividades 1.-Determinación de causas de no conformidades potenciales. 2.-Documentar incumplimientos, posibles para evitar la ocurrencia. 3.- Seguimiento para el cierre de no conformidades potenciales

Salida Mejoras en el SGC y sus Procesos Estado de Acciones Preventivas

Solicitud de Cambio Registros

Destino Procesos del SGC

Proceso de Revisión por la Dirección

Proceso de Control de Documentos Proceso de Control de Registros

Laboratorio de fabrica

Monitoreo / Control del Proceso: El Dueño de proceso o quien este designe (líder de proceso o auditor interno) es el responsable de dar seguimiento y cierre a las acciones, preventivas conforme lo indicado en los respectivos procedimientos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General, el Representante de Calidad, los Dueños de Proceso y Líderes de Procesos son responsables de que se promueva la mejora continua y la eficacia del sistema de gestión de calidad a través del uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, para lo que se establece un procedimiento de acciones preventivas. El Representante de Calidad, Dueños de Proceso, Gerente General y/o Líderes de Proceso son responsables de tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades potencial con objeto de prevenir su ocurrencia. Las acciones Preventivas se toman en función a los efectos de las no conformidades encontradas.

El Dueño de proceso establece el procedimiento documentado (PRO-853-AG-01) para definir los requisitos para:

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a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, c) determinar e implementar las acciones necesarias, d) registrar los resultados de las acciones tomadas e) revisar las acciones preventivas tomadas. Documentos Relacionados: • PRO-853-AG-01 Procedimiento de Acciones Preventivas

8.4.6 Proceso de Acciones Correctivas Dueño del Proceso: Supervisor de turno de Instrumentación Objetivo del Proceso: Establecer las actividades para la definición e implantación de Acciones Correctivas tendientes a eliminar las causas de no conformidades presentes para prevenir su recurrencia, basándose en los efectos de las no conformidades encontradas. Alcance del Proceso: Este procedimiento es aplicable a todos los procesos comprendidos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del Fideicomiso Ingenio El Modelo 80328

Descripción del Proceso: Entrada Origen Acciones correctivas, Análisis de Datos preventivas y (Todos los procesos) de mejora No Proceso de Conformidad Auditoría Interna Informe de Proceso de Revisión por la Revisión por la Dirección Dirección Política y Proceso de Planeación Objetivos de del SGC Calidad Procedimiento Proceso de Control de Documentos

Actividades 1.-Establecimiento de causas 2.-Establecimiento de acciones 3.-Cierre de incumplimiento reales o potenciales y proyectos de mejora

Salida Mejoras en el SGC y sus Procesos Estado de Acciones Preventivas / Correctivas Solicitud de Cambio Registros

Destino Procesos del SGC

Proceso de Revisión por la Dirección

Proceso de Control de Documentos Proceso de Control de Registros

Monitoreo / Control del Proceso: El Dueño de proceso o quien este designe (líder de proceso o auditor interno) es el responsable de dar seguimiento y cierre a las acciones correctivas, conforme lo indicado en los respectivos procedimientos. Lineamientos a Cumplir en este Proceso: El Gerente General, el Representante de Calidad, los Dueños de Proceso y Líderes de Procesos son responsables de que se promueva la mejora continua y la eficacia del sistema de gestión de calidad a través del uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, para lo que se establece un procedimiento de acciones correctivas. El Representante de Calidad, Dueños de Proceso, Gerente General y/o Líderes de Proceso son responsables de debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas se toman en función a los efectos de las no conformidades encontradas.

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El Representante de Calidad establece el procedimiento documentado (PRO-852-AG-01) para definir los requisitos para: a) revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes), b) determinar las causas de las no conformidades, c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. d) determinar e implementar las acciones necesarias, e) registrar los resultados de las acciones tomadas (ver sección 8.3.2 de este manual), y f) revisar las acciones correctivas tomadas. El Representante de Calidad, Dueños de Proceso, Gerente General y/o Líderes de Proceso son responsables de cuando existan desviaciones con relación a lo planeado y para fortalecer el Proceso de Mejora Continua corroboran que se ejecuten programas de acción específicos de acuerdo a los procedimientos de Acciones Correctivas para determinar acciones y evitar su rrecurrencia. Documentos Relacionados: • PRO-852-AG-01 Procedimiento de Acciones Correctivas

REGISTROS: Código

Nombre

Responsable

Medio de Conservación

Localización

Tiempo de Retención

LISTA DE DISTRIBUCIÓN: NOMBRE

No. DE COPIA CONTROLADA

FECHA

FIRMA

Disposición

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Control de Cambios No. Edición

Fecha:

Texto afectado:

1

28/12/03

Original

2

10/03/04

Se actualiza el Manual de Calidad aclarando la interacción de los procesos conforme a las observaciones de la preauditoría de certificación.

3

31/03/04

Se actualiza Tabla de Indicadores de proceso

4

28/02/05

Se actualiza el Manual de Calidad incorporando y/o modificando: • Cambios a los objetivos de calidad • Cambios en la definición del esquema de procesos • Aclaración de la interacción de los procesos • Tabla de indicadores de proceso (FOR-823-AG-01) • Objetivos de los procesos • Eliminación de los Sub-procesos • Se actualizan roles dentro del Sistema de Gestión de Calidad

5

10/06/05

Se actualiza el Manual de Calidad como resultado de la auditoría externa de seguimiento: • Se aclaró la determinación y provisión de la infraestructura • Se aclaró el seguimiento de los procesos de comunicación, control de documentos y control de registros a través del self – assessment • Se aclaro la determinación del medio ambiente de trabajo • Se incluyeron descripciones de puesto en el Sistema de Gestión de Calidad • Se anexo bitácoras en el nivel IV de la documentación del SGC y en el nivel II se cambio instrucciones por instructivos de trabajo, modificándose el triangulo de niveles de documentación • Se declara las responsabilidades y autoridad de los roles del SGC. • Se integra un nuevo objetivo de calidad y se modifican 3. • Se integra a la política la frase “hacia la eficacia” • Modifico el tiempo de seguimiento en los indicadores de Control de Documentos, registros y comunicación.

6

30/10/05

• • • • • • • • • • • • •

Se cambia razón social de la empresa y se eliminan logotipos Se actualizan roles del sistema de gestión de calidad y organigramas de la empresa. Modificación de indicador de recursos. Se agrega mapa de toma de acciones y decisiones (PHVA) Se adecuan los antecedentes de la empresa Se agrega proceso de crédito a cañeros Se crea el rol de Coordinador de calidad y se anexa definición. Se anexa definición de consejo de calidad Se modifica indicador de capacitación Direccióno destino de gestión recursos. Se cambia el dueño de proceso de recursos. Se cambia la frecuencia de seguimiento de los procesos de control de documentos, registros y comunicación Cambia de nombre de revisión por la administración a revisión por la dirección.

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No. Edición

Fecha:

7

16/01/06

• • •

• 12/04/06

• • •

9

14/02/07

• • • • •

10

26/03/05

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Texto afectado:

• • • •

8

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• • •

Se ingresan los procesos de sistemas y análisis de datos. Se integran imágenes del ingenio. Se relacionan los nuevos procesos y se establecen colores en los mapas de los procesos Se modifica indicador de mejora y de auditoria Se actualizan organigramas y roles del SGC. Se modifica mapa de procesos Se modifica tabla de indicadores de proceso y se actualiza matriz de correspondencia Se agregan en monitoreo los check list y resultados de laboratorio de fabrica al proceso de Planeación de la Realización del Producto Se extraen del manual la política, objetivos, organigramas y roles de proceso dando cumplimiento a la observación del grupo auditor. Se documento el alcance de cada proceso de acuerdo a la observación de Calmecac. Se elimina anexo de matriz de Indicadores de calidad, se utilizara por separado el modelo de eficacia del SGC. Se cambia mapa de primer nivel de acuerdo a propuesta de mejora establecida bajo norma y ubicación de procesos en 4 grupos. Se cambian dueños en los procesos de Comunicación, control de documentos, control de registros. Se cambia de nombre a los procesos de capacitación (recursos humanos), ventas (bodega y embarques), compras (compra de bienes y servicios). Nacen los procesos de Acciones correctivas, preventivas, almacén general de de materiales(separado de compras), servicios administrativos, seguridad e higiene (parte de control de plagas y BPMs). Se establecen anexos en forma de vínculos. Se modifica objetivo, alcance, actividades y monitoreo en el proceso de Recursos Humanos. Se crean para el proceso de compra de bienes y servicios las matrices de insumos de alto, mediano y bajo impacto. Se adecua alcance de acuerdo a lo que establece el certificado 698830 emitido por CALMECAC el 28 de mayo del 2004.

ANEXOS

I. Matriz de Requisitos de la norma ISO 9001:2000 Por procesos del SGC II. Matriz de Registros de Calidad Requeridos por la norma