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AUDITORIA AUDITO RIA E CONTROLO INTERNO

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CONTEÚDOS TEMÁ TEMÁTICOS TICOS Verificação de contas e auditoria 1.Tipos de verificação 2.Trabalhos preparatórios 3.Programas de auditoria 4.Processos gerais de verificação 5.Padrões de auditoria 6.Relatório de auditoria 7.Erros e fraudes Controlo interno 1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 2.Planeamento do trabalho de auditoria 3.Verificações parciais das principais contas do balanço 4.Princípios legais de fiscalização de empresas

•

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5.Princípios gerais da planificação contabilística CO-FINANCIADO POR:

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CONTEÚDOS TEMÁ TEMÁTICOS TICOS Verificação de contas e auditoria 1.Tipos de verificação 2.Trabalhos preparatórios 3.Programas de auditoria 4.Processos gerais de verificação 5.Padrões de auditoria 6.Relatório de auditoria 7.Erros e fraudes Controlo interno 1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 2.Planeamento do trabalho de auditoria 3.Verificações parciais das principais contas do balanço 4.Princípios legais de fiscalização de empresas

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5.Princípios gerais da planificação contabilística CO-FINANCIADO POR:

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TIPOS DE AUDITORIA

Financeira Operacional Interna  Auditoria

Gestão Externa Informática

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 Auditoria Interna  A Auditoria Interna tem por missão básica, assessorar a Administração no desempenho das suas funções e responsabilidades voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas.  A ação da Auditoria Interna estende-se por todos os serviços, programas, operações e controles existentes na entidade. CO-FINANCIADO POR:

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 Auditoria Interna Financeira Realizada

por um funcionário da empresa

Independente

em relação aos órgãos e funções que examina (mas não da empresa) Verifica

se a estrutura do controlo interno está devidamente concebida e opera com eficácia e efectividade e que as DF’s  apresentam razoavelmente a posição financeira CO-FINANCIADO POR:

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 Auditoria Interna Operacional Tem como objetivo verificar se os procedimentos e os métodos operacionais da empresa são eficientes e eficazes.

Tipos de ineficiências que podem ser detetadas em auditorias operacionais: • Aquisição de bens e serviços mais onerosos para a empresa (Na empresa não existem procedimentos adequados para a seleção de fornecedores com preços mais baixos) •Inexistência de matérias primas na produção quando são necessárias (O ponto ótimo para efetuar as encomendas de matérias primas não está devidamente estabelecido) CO-FINANCIADO POR:

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 Auditoria de Gestão •  Verifica

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como os recursos postos à disposição dos gestores são aplicados com maior economicidade, eficácia e eficiência Mede a eficácia e eficiência com que a administração tem conduzido as actividades da empresa

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 Auditoria Informática

Verifica se existem controlos adequados no input, processamento e output das transações que ocorrem no sistema informático da empresa.

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 Auditoria Externa • • • • •

Exame das demonstrações financeiras (DF’s) De acordo com determinadas normas Por um profissional Qualificado e Independente Com o fim de expressar uma opinião Sobre a razoabilidade da informação contida nas DF’s

•

Tendo em conta as Normas e Princípios em que as DF’s devem ser apresentadas CO-FINANCIADO POR:

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NOÇÃO  A auditoria financeira consiste, genericamente, na análise exaustiva da informação financeira de uma determinada organização, efectuada por uma entidade qualificada e independente, com o objectivo de avaliar se a referida informação traduz de forma correcta e fidedigna a posição financeira dessa organização no período de tempo considerado e no âmbito das regras vigentes na sociedade onde ela se insere. CO-FINANCIADO POR:

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QUEM PODE EXERCER ?

Apenas pode exercer a actividade de Auditor Financeiro os Revisores Oficiais de Contas Inscritos na respectiva Ordem.  Artigo 123.º Obrigatoriedade de inscrição*

Os revisores oficiais de contas e as sociedades de revisores só poderão exercer as funções respectivas depois de inscritos em lista designada «lista dos revisores oficiais de contas». * Estatuto da OROC

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* In Estatuto da OROC CO-FINANCIADO POR:

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* In Estatuto da ORO CO-FINANCIADO POR:

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COMO VAI EXERCER? No exercício da sua profissão os ROC estão obrigados a seguir o normativo técnico nacional imposto pela própria ordem e que é constituído por:

Normas Técnicas de Revisão/Auditoria. As Normas Técnicas de Revisão/Auditoria, que compreendem as Normas Gerais, Normas de Trabalho de Campo e Normas de Relato, são de aplicação obrigatória depois de aprovadas em Assembleia Geral da OROC, e constituem os princípios básicos e os procedimentos essenciais a cumprir pelos revisores/ auditores no desenvolvimento dos trabalhos por elas abrangidos. •

•

Diretrizes Revisão/Auditoria. Conjunto de diretrizes sobre como os ROC devem proceder.

Interpretações Técnicas. À Comissão Técnica das Normas têm vindo a ser postas questões relacionadas com aspetos técnicos da profissão, às quais tem dado as respostas que em seu entendimento julga apropriadas. Reconhecendo-se que muitos dos assuntos abordados têm um interesse geral, achou-se conveniente passar a divulgar sistematicamente tais Interpretações Técnicas (IT). •

Recomendações Técnicas. Trata-se de recomendações sobre diversas matérias da auditoria, sendo as mesmas de observância facultativa, mas cuja utilização e2 emissão CO-FINANCIADO POR: permite uniformizar os procedimentos adotados. •

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Assumem particular importância Revisão/Auditoria seguintes:

230 300 310 320 400 410 500 510 511 841

as

Directrizes

de

Papéis de Trabalho (Revoga a RT 20) Planeamento Conhecimento do Negócio Materialidade de Revisão/Auditoria Avaliação do Risco de Revisão/Auditoria Controlo Interno Saldos de Abertura (Revoga a RT 2) Prova de Revisão/Auditoria (Revoga a RT 20) Verificação do Cumprimento dos Deveres Fiscais e Parafiscais Verificação Das Entradas Em Espécie Para Realização De Capital Das

Sociedades

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Planeamento

Relatório

 Assinatura Do Contrato

Execução

Programas e Mapas De Trabalho

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Planeamento de Auditoria

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Planeamento de Auditoria

Conhecimento do Negócio

Tecnologia s de Informação a Utilizar e Utilizada

Conhecimento dos Sistemas Contabilístico e de Controlo Interno

Coordenação , Direção Supervisão e  Verificação

Risco e Materialidade

Natureza Tempestividade e Profundidade dos Procedimentos CO-FINANCIADO POR:

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Conhecimento do Negócio

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Conhecimento dos Sistemas Contabilístico E de Controlo Interno

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Risco e Materialidade

Risco profissional 

 A credibilidade e a competência são características fundamentais do auditor. Qualquer erro evidenciado no relatório de auditoria potencia uma imagem negativa em relação ao trabalho Risco de serviço cliente  desenvolvido e aoao próprio auditor. O cliente cria expectativas muito fortes quanto à qualidade e rigor do trabalho desenvolvido. Existe uma carga de compromisso muito forte por parte do auditor em relação ao cliente. Risco de auditoria 

Possibilidade de ocorrência de erros ou irregularidades significativas ao nível das demonstrações financeiras, ou de qualquer outra situação objecto de auditoria, que não sejam detectadas no decurso do trabalho CO-FINANCIADO POR:

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Risco e Materialidade  A materialidade refere-se à magnitude ou natureza de uma omissão ou erro na informação financeira quer

individualmente, quer em termos de agregado que, nas circunstâncias, torna provável que, como consequência, o julgamento de uma pessoa confiando na informação seria influenciado, ou a sua decisão afetada.

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Natureza Tempestividade e Profundidade dos Procedimentos

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Procedimentos de Auditoria

Conjunto de métodos e técnicas usadas pelos auditores para determinar se a informação financeira é de facto fidedigna ou de outra forma são o conjunto de tarefas que executam de forma a reunirem as provas necessárias para a emissão do seu parecer.

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Entrevistas/ Perguntas

Observação

Inspeção

Confirmação

 Análise

Confronto/ Comparação

Conferência

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Entrevistas / Perguntas

Torna-se indispensável ao auditor fazer todas as perguntas que entender necessárias a fim de obter os esclarecimentos inerentes à prossecução do seu exame. As perguntas podem ser feitas a qualquer trabalhador de uma empresa e podem assumir um carácter mais ou menos formal.

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Consiste na capacidade do auditor estar atento a tudo o que o Observação rodeia na empresa, com o objetivo de avaliar como são aplicadas na prática as funções atribuídas a cada pessoa e, em geral, como são cumpridos os normativos em vigor. Deve-se ter em atenção alguns aspetos: Seguir

as diversas fases e circuitos de um documento ou de uma operação;  Apreciar os procedimentos de controlo adotados; Verificar as regras de segurança; Verificar a carga de trabalho dos empregados;  Apreciar a forma de organização da documentação; Observar o nível de arrumação das instalações; Estar atento ao modo como se fazem as conferências.

O sucesso deste procedimento depende essencialmente da experiência detida pelo auditor. Embora seja um procedimento que não permite tirar conclusões definitivas, constitui um bom instrumento para a formação da opinião do auditor, sendo portanto, de extrema importância para a eficiência do trabalho de auditoria. CO-FINANCIADO POR:

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Inspeção

Consiste na verificação de bens ou documentos, no âmbito do trabalho de auditoria. Identificar

Física

Inspeção

os bens;  Verificar a sua propriedade;  Verificar a conformidade dos bens com os registos contabilísticos e documentais de suporte;  Verificar o seu estado de uso e de depreciação;  Apreciar a valorização que lhes está atribuída;  Avaliar a sua utilidade e potencial de utilização face à atividade da empresa.  Verificar

Documental

a autenticidade do documento;  Confirmar a regularidade processual, incluindo os antecedentes e os factos subsequentes;  Verificar a existência de todos os elementos essenciais exigidos ao documento;  Confirmar a adequação do registo contabilístico;   Avaliar a suficiência da documentação face às operações e movimentos que lhe estão associados;  Analisar o significado da operação face à atividade da empresa; a razoabilidade dos valores envolvidos.  Apreciar CO-FINANCIADO POR:

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Confronto/ Comparação Refere-se a todos os tipos de comparações que possam ser realizadas com base nas informações contabilístico-financeiras e de gestão. Tais comparações devem ser feitas em valores absolutos e relativos e referem-se a: Valores

reais relativos a períodos idênticos; Valores reais vs valores orçamentados; Valores reais de uma empresa versus valores reais de empresas similares;

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 Análise

Trata-se sobretudo da análise dos movimentos e saldos das contas e de outros registos contabilísticos com o fim de se constatar a credibilidade que merece a informação divulgada em determinadas demonstrações financeiras. Neste processo a auditoria percorre o caminho inverso da contabilidade. Esquematicamente temos: Demonstrações Financeiras

Balancetes

Extracto de Conta

Operação Contabilizada

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Documentos

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Confirmação

É o processo de obtenção de elementos de prova na empresa ou diretamente de terceiros, como forma de validar determinado saldo, facto ou informação.

Documentação Emitida Pela Empresa

Exemplo: nota de encomenda para um fornecedor

Interna Documentação Enviada à Empresa Por Terceiros

Exemplo: fatura de um fornecedor

Confirmação Circularizações

Exemplo: resposta de um fornecedor a um pedido de confirmação dos valores em dívida;

Certidões Obtidas  Através de Requerimento

Exemplo: confirmação da propriedade de um imóvel obtido junto da conservatória do registo predial.

Externa

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Engloba não só as verificações aritméticas mas também o grau de afectação das demonstrações financeiras face a acontecimentos subsequentes.

Conferência

 A

existência de prova de conferência efetuada pela empresa não constitui prova da exatidão das operações ou dos saldos;  A exatidão da soma não garante a veracidade do

conteúdo das parcelas;

 A

fita de máquina do cliente junto de um conjunto de documentos não constitui prova credível para o auditor quanto à sua veracidade e exatidão;  A existência

de procedimentos informatizados não garante a veracidade do processamento;

 A

correção de um processamento não constitui qualquer garante quanto à fiabilidade dos inputs;

É

necessário apreciar os elementos e documentação de suporte.

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Assinatura do Contrato

In. Estatuto OROC

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Execução da Auditoria Depois de ter sido assinado o contrato de prestação de serviços entre os auditores e a empresa o supervisor encarregado do trabalho, após reunião com a empresa dará inicio ao respectivo planeamento.

Se procede à

:



Elaboração de uma previsão de horas a despender por cada técnico e por cada área de trabalho;



Determinação dos períodos e datas em que deve ser realizado o trabalho de campo;



Determinação dos técnicos envolvidos em cada visita;



Determinação das datas em que devem ser entregues os relatórios e parecer.

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Programas de Trabalho/Auditoria São documentos escritos destinados fundamentalmente a servir de guia à execução da auditoria. Dossier Permanente

Dossier Corrente

O dossier permanente engloba todas as informações que o auditor considera importante e que tenham de ser consultadas ao longo das auditorias presentes e futuras.

O dossier corrente engloba toda a documentação relativa a cada auditoria específica e podem ser agrupados em dois grandes grupos: os programas de trabalho e os mapas de trabalho. CO-FINANCIADO POR:

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Dossier Permanente Documentos da Empresa

Escritura de constituição e alterações ao pacto social; Registo Comercial; Relação dos sócios ou accionistas e respectiva participação no capital;  Composição dos órgãos sociais, período dos mandatos e sua evolução ao  longo dos anos; Relação dos principais quadros não pertencentes aos órgãos sociais;  Espécimen das assinaturas dos dirigentes e quadros;  Breve Evolução da actividade operacional da empresa, incluído a  localização de todas as suas instalações; Investimentos Financeiros;  Elementos Patrimoniais Onerados;  Garantias e compromissos assumidos;  Resumo de Actas;  Recortes de imprensa sobre a empresa;  Legislação aplicada à empresa: Relativa ao sector económico em que se insere;  Declarações Obrigatórias; Laboral;  Controlo Interno; Contratos e documentos importantes: Organigrama;    Acordos com a segurança social; Descrição de Tarefas;    Acordos com o fisco; Medidas e Procedimentos de Controlo Interno por    Apólices de seguro;  Áreas; Registos de propriedade;  Exemplares dos principais documentos utilizados;  Contratos de locação financeira.  Políticas e procedimentos contabilísticos: Relatórios e Orçamentos; Manual de contabilidade;  Quadro de Código de Contas.   

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Dossier Corrente O dossier corrente inclui os programas de trabalho e os mapas de trabalho.

São documentos escritos destinados fundamentalmente a servir de guia à execução dos testes de conformidade e dos testes substantivos. Os testes de conformidade são os que se destinam a confirmar se os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno sobre os quais a auditoria se irá basear, sendo adequados, se encontram a ser aplicados.

Os testes substantivos são aqueles que se destinam a confirmar o adequado processamento contabilístico no que concerne à totalidade, exactidão e validade dos dados, expressão financeira e suporte documental de saldos e operações específicas.

São mapas onde o auditor deixa a prova dos testes ou procedimentos que efectuou.

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Relatório Os conteúdos dos relatórios de auditoria constam da DRA 700. O objetivo desta DRA é o de estabelecer as normas e proporcionar orientação quanto à forma e conteúdo dos relatórios de revisão/auditoria.

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Relatórios de Auditoria

O relatório de revisão/auditoria deve ser emitido  em papel normalizado que contenha, no mínimo, os seguintes elementos identificadores: Nome

do ROC ou firma da SROC; Número de inscrição na lista dos ROC ou das SROC; e Domicílio profissional ou sede. CO-FINANCIADO POR:

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Relatórios de Auditoria

O relatório de revisão/auditoria deve conter os seguintes elementos básicos: Título; Parágrafo

de introdução; Parágrafos sobre responsabilidades; Parágrafos sobre o âmbito; Parágrafo da opinião; Data do relatório de revisão/auditoria; e  Assinatura e nome. CO-FINANCIADO POR:

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Relatórios de Auditoria

Parágrafo de Introdução Neste parágrafo devem ser identificadas as demonstrações financeiras que foram examinadas, referindo-se a entidade, a data e o exercício a que se reportam, bem como as quantias relativas ao total do balanço, ao total do capital próprio e ao resultado líquido neste incluído.

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Relatórios de Auditoria

Parágrafo de Responsabilidades Nos parágrafos sobre responsabilidades deve constar: 



que é da responsabilidade do órgão de gestão da entidade a preparação e apresentação das demonstrações financeiras, bem como a adopção de políticas e critérios contabilísticos adequados e a manutenção de um sistema de controlo interno apropriado; e que é da responsabilidade do revisor/auditor expressar uma opinião sobre o conjunto das demonstrações financeiras, baseada na revisão/auditoria a que procedeu. CO-FINANCIADO POR:

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Relatórios de Auditoria

Parágrafo do Âmbito No parágrafo sobre o âmbito deve constar: que a revisão/auditoria foi efectuada de acordo com as Normas Técnicas e as Directrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas; que estas Normas e Directrizes exigem que a revisão/auditoria seja planeada e executada com o objectivo de obter um grau de segurança aceitável sobre se as demonstrações financeiras estão isentas de distorções materialmente relevantes; e uma descrição sucinta do exame realizado. CO-FINANCIADO POR:

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Relatórios de Auditoria

Parágrafo da Opinião Neste parágrafo deve ser expressa, de forma clara e inequívoca, a opinião do revisor/auditor sobre as demonstrações financeiras tomadas como um todo.

Data  A data do relatório de revisão/auditoria deve ser a do dia em que o revisor/auditor concluiu o seu exame, não podendo ser anterior à data da emissão do relatório de gestão e das demonstrações financeiras.

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Relatórios de Auditoria

 Assinatura e nome Sob a assinatura do ROC executor e, quando aplicável, sob a do ROC responsável ou a do sócio responsável da SROC, deve constar o nome profissional que utilizam.

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Não modificado

Matérias que não afectam a opinião do revisor/auditor; 

Modificado Matérias que afectam a opinião do revisor/auditor;  CO-FINANCIADO POR:

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Relatórios de Auditoria

Matérias que não afectam a opinião do revisor/auditor;   A

derrogação excepcional, justificada e adequadamente divulgada de princípios contabilísticos destinada a assegurar a imagem verdadeira e apropriada;  As alterações de políticas contabilísticas justificadas e adequadamente divulgadas, que afectando o princípio da consistência e a comparabilidade, se destinam a assegurarem a imagem verdadeira e apropriada; Outras situações consideradas necessárias para uma melhor compreensão das demonstrações financeiras;

Matérias que afectam a

opinião do revisor/auditor;  Por

limitação no âmbito do exame, ou Por desacordo no tocante à aceitabilidade das políticas contabilísticas adoptadas, ao método da sua aplicação ou à adequação das divulgações nas demonstrações financeiras.

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Relatórios de Auditoria •Impostas •Por limitação no

âmbito do exame

pela

entidade; •Impostas pelas circunstâncias; no

entendimento do revisor/auditor, os registos contabilísticos ou a documentação de suporte sejam inadequados ou o sistema de controlo interno seja inexistente ou ineficaz e ele não possa obter prova apropriada e suficiente através de qualquer procedimento de revisão/auditoria; ou o revisor/auditor se veja inibido de aplicar procedimentos que considere indispensáveis e não possam ser substituídos por procedimentos alternativos à

Por desacordo

aplicação dos princípios contabilísticos adoptados como referencial; às asserções incluídas nas demonstrações financeiras; à aceitabilidade das políticas contabilísticas adoptadas na preparação e apresentação das demonstrações financeiras; ou ao método de aplicação dessas políticas, incluindo a CO-FINANCIADO POR: 48

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ERROS E FRAUDES

In Normas Técnicas OROC

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Controlo Interno

Entende-se por sistema de controlo interno o plano de organização e todos os métodos e procedimentos adoptados pela administração/gerência de uma entidade para auxiliar a entidade a atingir os objectivos de gestão, nomeadamente a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção das fraudes e erros.

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Objetivos do Controlo Interno Assegurar que: Todas as transacções que devam ser registadas, o são de facto; Eventuais transacções fictícias ou duplicadas não são incluídas nos registos; Os valores monetários atribuídos às transacções registadas são correctos;  As transacções são reflectidas nos registos do período contabilístico adequado;  As transacções são adeqadamente classificadas do ponto de vista contabilístico; Todos os débitos e créditos nos registos financeiros são adequadamente acumulados; CO-FINANCIADO POR:

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Controlo Interno

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Controlo Interno Controlo Interno Administrativo O controlo interno administrativo inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com processos de decisão e que conduzem à autorização das transacções pela administração.

O controlo interno administrativo não influi, em princípio nas demonstrações financeiras.

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Controlo Interno O controlo interno contabilístico , compreende o plano da organização e os

registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo a que proporcionem uma razoável certeza de que: • As

transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou especifica da administração; • As transacções são registadas de modo a: a. Permitirem a preparação das DF de acordo com os princípios do SNC; b. Manterem o controlo dos activos; •Que o acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorizações da administração; •Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo tomadas as acções apropriadas sempre que se encontrem diferenças. O controlo interno contabilístico pode afectar significativamente os registos contabilísticos e consequentemente as DF. CO-FINANCIADO POR:

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Elementos fundamentais do Controlo Interno Definição de  Autoridade e Delegação de  Autoridade

Segregação, separação ou divisão de funções

 A numeração dos documentos

O controlo das operações

 Adopção de provas e conferências independentes CO-FINANCIADO POR:

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Elementos fundamentais do Controlo Interno

Definição de autoridade e delegação de responsabilidades: tem como objectivo limitar e fixar as funções de todo o pessoal. Tal normalmente é feito através de um manual de descrição de funções, de um manual de políticas e procedimentos contabilísticos e de um manual de controlo interno. Em termos de representação gráfica a definição de autoridade e a delegação de responsabilidades é feito através do organigrama. CO-FINANCIADO POR:

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Elementos fundamentais do Controlo Interno

Segregação, separação ou divisão de funções: tem fundamentalmente a ver com o facto de a função contabilística e a função operacional deverem estar de tal modo separadas para que não seja possível uma pessoa ter o controlo físico de uma activo e simultaneamente ter a seu cargo os registos a ele inerentes;

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Elementos fundamentais do Controlo Interno

O controlo das operações tem fundamentalmente a ver com a sequência das mesmas, ou seja o ciclo autorização/aprovação/execução/registo/ custódia de acordo com os critérios estabelecidos; Exemplo: Venda a Crédito Documento Operação Órgão (Sector)  Autorização Administração Ordem Compra Cliente Aprovação Dir. Adm./Fin./Com. Factura/Guia Remessa Execução Facturação/Expedição Registo Contabilidade Cópia Factura/Recibo Custódia Tesouraria

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Elementos fundamentais do Controlo Interno

A numeração dos documentos: a numeração sequencial e tipográfica de todos os documentos existentes na empresa é uma forma de controlo muito importante.

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Elementos fundamentais do Controlo Interno

Adopção de provas e conferências independentes: tem como objectivo não só actuar sobre o sistema implementado como também sobre o trabalho que cada pessoa executa de forma a obter o mínimo de erros possíveis.

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Limitações do Controlo Interno

O controlo interno pode ser limitado: • Pelo não interesse da administração em manter um bom

sistema de controlo interno; • Pela dimensão da empresa; •  A relação custo/benefício; •  A existência de erros humanos, conluio e fraudes; •  As transacções pouco usuais; •  A utilização da informática;

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Formas de Recolher o Controlo Interno

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Formas de Recolher o Controlo Interno

É uma lista de controlo organizada sobre os procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno que se esperam cobertos numa empresa minimamente organizada. Nessa lista de controlo (checklist) regista-se, numeradamente, a descrição do procedimento contabilístico e/ou a medida de controlo interno e verifica-se a existência do procedimento ou medida descrita, marcando, conforme o caso, a coluna “Sim” ou “Não” ou “Não aplicável” (N/A). Por fim, o auditor pode ainda fazer as observações em cada procedimento que entenda necessárias anotar. Este tipo de questionários são apenas importantes para permitir ao auditor aferir se a empresa esta minimamente organizada, já que a forma CO-FINANCIADO de registo é a menos vantajosa pela falta de umaPOR:visão rápida e global. 63

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Formas de Recolher o Controlo Interno

não é nada mais do que uma representação gráfica de um processo, com o recurso a uma simbologia predefinida, conhecida e geralmente aceite, em que os vários símbolos, distribuídos de forma esquemática, dispõem e representam os procedimentos contabilísticos e de controlo interno existentes em cada área operacional da empresa para determinadas transacções.

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Formas de Recolher o Controlo Interno

É uma descrição relativamente detalhada dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno existentes em cada uma das áreas operacionais da empresa. Esta forma de descrição se por um lado permite um registo mais pormenorizado por outro tem tendência para uma demasiada pormenorização e consequente perda de uma visão rápida e global do conjunto da área descrita e dos seus aspectos mais significativos. Começa-se por preencher o lado esquerdo da folha que serve para registar os procedimentos e medidas em vigor à data do levantamento do sistema. O lado direito da folha só será preenchido quando forem registadas alterações ao procedimento indicado no lado esquerdo, que será rasurado, dando a seguinte redacção: “A partir da data de --/--/---- o procedimento adoptado passou a ser: ”

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Procedimentos de controlo interno genéricos

Balanço

 ATIVO FIXO INVENTÁRIOS CONTAS A RECEBER CAIXA E DO CAPITAL DIVIDAS A PAGAR

Demonstração de Resultados

VENDAS CMVMC FSE PESSOAL

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Procedimentos de controlo interno genéricos Área de caixa e depósitos bancários  As disponibilidades financeiras são os mais vulneráveis a, eventualmente, serem objecto de utilização não apropriada por parte das pessoas que, a qualquer nível, trabalhem na empresa. Nesta área os aspectos de controlo interno mais significativos prendem-se com os pagamentos em dinheiro, pagamentos através dos bancos, depósitos dos recebimentos e a elaboração de reconciliações bancárias.

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Procedimentos de controlo interno genéricos

Relativamente aos pagamentos em dinheiro as empresas apenas devem fazer pequenos pagamentos em dinheiro devendo os restantes ser efectuados através do banco devendo para o efeito deve ser constituído o chamado fundo fixo de caixa.

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Procedimentos de controlo interno genéricos Quanto aos pagamentos através dos bancos os mesmos podem ser efectuados: • Por cheques: devem ser emitidos sempre ao portador, totalmente preenchidos e de preferência cruzados;

•Por transferência bancária; Quanto aos depósitos dos recebimentos os mesmos devem ser •Ordens permanentes de pagamento:

depositados integralmente e diariamente .

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Procedimentos de controlo interno genéricos Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar Em termos de controlo interno a nível das compras de bens e serviços deve-se ter em conta o processamento da compra, a recepção dos inventários e a conferência da factura do fornecedor.

Quanto ao controlo das dívidas a pagar as mesmas devem ser devidamente controladas. Finalmente quanto ao pessoal deverá ser feito um registo pessoal assim como das suas assiduidades.

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Procedimentos de controlo interno genéricos Inventários e CEVMC Em termos das medidas de controlo interno  tem que se ter em atenção:

A entrada nos armazéns das existências provenientes da compra, a armazenagem, movimentação e saída das existências e o controlo físico dos inventários, devendo existir instruções escritas para a realização das contagens físicas das existências assim como o sobre o controlo contabilístico das mesmas.

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Procedimentos de controlo interno genéricos Investimentos Em termos do controlo interno  deve existir um manual do activo fixo tangível, onde estejam definidos:  A política

de capitalização; contabilísticos a efectuar Procedimentos relativamente aos investimentos fixos tangíveis; Classificação das facturas dos investimentos;  A existência de um ficheiro de investimentos; Definição da política de depreciações, entre outros. CO-FINANCIADO POR:

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Procedimentos de controlo interno genéricos Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber  Documentos relacionados com as vendas  Após a aprovação da venda devem ser emitidos os seguintes documentos: 1) ORDEM DE EXPEDIÇÃO - Original (ao armazém) - Duplicado (arquivo da secção de Facturação) 2) GUIA DE REMESSA - Original (acompanhará as mercadorias para o cliente) - Duplicado (acompanhará as mercadorias para as entidades fiscalizadoras do transporte) - Triplicado (arquivo da secção de facturação) - Quadriplicado (para a secção de Contabilidade) 3) FACTURA - Original (para o cliente e enviado pelo correio) - Duplicado (para a secção de Contabilidade) - Triplicado (arquivo da secção de Cobranças) - Quadriplicado (arquivo da secção de facturação por ordem numérica)

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Procedimentos de controlo interno genéricos Contas a Receber Passando o controlo interno de contas a receber por: Elaborar

balancetes mensais de todas as contas subsidiárias de

clientes O somatório dos saldos dos balancetes das contas subsidiárias deve coincidir com o saldo da conta principal Elaborar mensalmente um Balancete de Clientes por antiguidade de saldos Circularizações periódicas efectuadas por empregado independente do sector de cobranças  A emissão de notas de crédito deve ser autorizada e justificada

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Procedimentos de controlo interno genéricos Os aspectos que se prendem com o controlo interno nesta área prendem-se com a aprovação da venda, com os documentos relacionados com a venda e ainda com o controlo das contas a receber.

Aprovação da venda  As vendas a crédito têm origem num documento enviado pelo cliente: Ordem de compra/Ordem de encomenda/Nota de encomenda.  No caso das encomendas via telefone a empresa compradora deve confirmar por escrito a operação. Quanto às encomendas através dos vendedores as ordens de compra impressas devem ser assinadas pelo cliente. Na posse da ordem de compra, há que proceder a dois tipos de aprovação: Em

termos de quantidade/qualidade: Secção de Vendas; Em termos de crédito: Secção de Crédito, neste caso se se tratar de cliente antigo procede-se à consulta dos limites de crédito, se for um cliente novo deve-se obter informações comerciais do cliente. CO-FINANCIADO POR:

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Principais verificações de Auditoria Disponibilidades Financeiras Neste caso o trabalho de auditoria na área de disponibilidades visa permitir ao auditor poder concluir: O Saldo apresentado no balanço representa de facto e apenas o numerário e os meios líquidos de pagamento; Os saldos das contas de depósitos apresentados no Balanço representam efectivamente os existentes nas instituições bancárias; Os saldos dos títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria estão devidamente valorizados;

Para tal irá executar alguns procedimentos de auditoria como sejam: Inspecção

ou contagem de caixa; Confirmação de saldos das contas de depósitos bancários e títulos negociáveis

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Principais verificações de Auditoria Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar   A nível do trabalho de auditoria  nestas áreas o auditor deve estar em condições de poder concluir se: Os

procedimentos contabilísticos relacionados com as compras e os gastos com o pessoal estão efectivamente a operar de modo a garantirem os saldos que as respectivas contas apresentam; Todas as responsabilidades significativas existentes até à data estão devidamente reflectidas no Balanço; Tais responsabilidades estão devidamente classificadas no Balanço;

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Principais verificações de Auditoria Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar  Para isso executa diversos procedimentos sejam: Testes de conformidade  em que se selecciona um ou mais meses e efectuam-se os devidos testes para se concluir se os valores estão devidamente contabilizados. Testes substantivos em que para além de se confirmar se os saldos constantes do balanço estão de acordo com os dos respectivos balancetes. Seguidamente o auditor deve verificar se os balancetes estão aritmeticamente correctos e ainda se os saldos dos balancetes estão de acordo com os registos. Finalmente deve proceder a circularização de saldos de fornecedores.

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Principais verificações de Auditoria Inventários e CEVMC  A nível do trabalho de auditoria o auditor deve estar em condições de poder concluir se:  As

quantidades em stock representar os inventários propriedade da empresa;  A listagem do inventário está compilada, somada e resumidas com exactidão e se os seus totais estão bem reflectidos nas DF; Os inventários estão valorizados de acordo com o SNC; Os inventários excessivos ou com pouca rotação estão cobertas com as provisões adequadas; O CEVMC reflectido na DR foi determinado de acordo com os princípios contabilísticos.

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Principais verificações de Auditoria Inventários e CEVMC

Para isso executam os seguintes procedimentos:

Testes às contagens físicas: neste caso os auditores limitamse a observar os procedimentos seguidos pela empresa na contagem do stock e se os níveis de fiabilidade são satisfatórios; Testes às mercadorias em trânsito e em poder de terceiros; Testes às listas das existências finais, nomeadamente:  Somar tais listas com base em amostragem;  Verificar a coincidência entre os valores a transportar e os valores transportados de todas as folhas;  Verificar, também em teste, se estão correctas as multiplicações das quantidades pelos valores unitários;  Comparar as quantidades nas listas com as que foram testadas aquando das contagens físicas; Testes aos custos de aquisição ou produção e à forma de custear as saídas; Teste à valorimetria das existências finais; CO-FINANCIADO POR: Análise dos saldos das provisões e imparidades. 

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Principais verificações de Auditoria Investimentos Em termos de auditoria o auditor deve estar em condições de poder concluir se: As

bases segundo as quais as contas dos investimentos estão apresentadas nas DF estão de acordo com SNC; Os gastos com depreciações de bens abatidos estão completamente retirados das respectivas contas; Os saldos das contas de investimentos em curso dizem efectivamente respeito a investimentos em curso; Entre outros …

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Principais verificações de Auditoria Investimentos Para tal terá o auditor que desenvolver os seguintes procedimentos de auditoria que se irão diferenciar caso seja ou não a primeira auditoria.  Aquando da primeira auditoria o auditor, nas contas de investimentos cujos saldos forem mais significativos, deve: Obter uma análise histórica da evolução dos investimentos com base nas contas do razão; Identificar os bens em funcionamento para depois analisar se foram correctamente capitalizados:  Analisar as depreciações efectuadas, taxas e contabilização;  Analisar as contas dos investimentos em curso; Nas auditorias subsequentes haverá que ter uma preocupação com as aquisições do ano e de seguida analisar: Se relativamente às aquisições as mesmas foram devidamente autorizadas;   A titularidade dos bens sujeitos a registo;  Se existem e estão operacionais;  Se estão devidamente valorizados;

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Principais verificações de Auditoria Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber  Em termos de procedimentos de auditoria podemos salientar os seguintes: TESTES DE CONTROLO

Visa concluir se o sistema de controlo interno em vigor é ou não credível Diário das vendas a crédito e Diário de operações diversas  Análise mensal das vendas comparativamente ao ano anterior  Seleccionar 1 ou mais meses para efectuar os testes  Obter justificações das variações encontradas   Análise das notas de crédito no mês seguinte ao da auditoria  Rever todas as operações significativas TESTES SUBSTANTIVOS Cujos procedimentos elementares serão:  Verificar se os saldos do Balanço relativos a dívidas a receber estão de acordo com o balancete  Verificar se não foram efectuadas compensações de saldos devedores com saldos credores ao elaborar o Balanço  Verificar a apropriada classificação das dívidas a receber no Balanço (MLP/CP) Verificar se os balancetes estão correctamente calculados Seguidos de procedimentos específicos como: Confirmação de saldos das dívidas a receber (clientes/outros devedores) através da circularização; Confrontar os recebimentos efectuados com documentos de suporte: ordens de encomenda, de expedição, documentos bancários, memorandos de créditos, entre outros. Este procedimento deve ser usado quando: Foi usada a forma negativa de confirmação Quando não foi obtida resposta para a forma positiva  

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Principais verificações de Auditoria Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber  Examinar os recebimentos subsequentes: o auditor deve, entre a data de encerramento do Balanço e a data de emissão do parecer, verificar se procedeu ao recebimento dos valores que estavam em dívida à data do encerramento das contas. Análise da adequação do saldo dos ajustamentos: O Critério de Gestão deve prevalecer sobre o Critério Fiscal  Analise dos movimentos da conta ocorridos durante o período   Obter explicações das políticas seguidas na determinação do saldo final  Análise dos balancetes de antiguidade (idade) de saldos Processos de cobrança em advogados (circularização a advogados)  Análise do prazo médio de recebimentos nos últimos anos CO-FINANCIADO POR:  Análise de acontecimentos subsequentes à data do balanço

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ALGUMAS SITUAÇÕES IRREGULARES Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber Vendas sem factura  Emissão de notas de crédito sem a correspondente entrada em stock 

 Não

contabilização de algumas facturas  Não registo de algumas cobranças de vendas  Facturação sem entrega de mercadorias ou prestação de serviços  Vendas em condições não autorizadas

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Principais verificações de Auditoria Capital Próprio Relativamente ao capital próprio o auditor deve estar em condições de poder concluir se os saldos do capital próprio que se encontram na contabilidade além de respeitarem os princípios de contabilidade, as leis vigentes e os estatutos representam de forma real e verdadeira a situação financeira da empresa.  Análise

dos Estatutos da Sociedade  Análise das Escrituras de  Aumento/Redução de Capital Pedido de certidão de todas as inscrições em vigor na Conservatória do Registo Comercial Verificação das entradas/saídas de Capital Verificação dos requisitos que possibilitam a aquisição e detenção de acções/quotas próprias, assim como a amortização de acções/quotas

 Analisar

a forma como se realizou o capital inicial (e eventuais aumentos) Verificar os movimentos que, durante o período em análise, ocorreram nas contas de capital próprio Verificar se há situações conducentes à criação de reservas indisponíveis Verificar a movimentação contabilística associada à aprovação de contas do ano anterior

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Principais verificações de Auditoria

 A certificação legal das contas é apenas exigida nas sociedades que sejam obrigadas à Revisão Oficial de Contas. As sociedades anónimas são sempre obrigadas a tal fiscalização. Já quanto às sociedades por quotas, quando estas não tiverem conselho fiscal e tiverem sido ultrapassados durante dois anos consecutivos dois dos três limites previstos no artigo 262º atrás referidos, deverão designar um revisor oficial de contas para proceder à revisão legal.

… CO-FINANCIADO POR:

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