Los Sistemas de Informacion en La Empresa

 

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Los Sistemas de Información en la empresa

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INTRODUCC ION

/ ..Q Qué ente nde mo s por Sistema de Info rm ació n SI) de una em pres a? Es conv en i e n t e c o n t e s t a r s iinn a m b i g ü e d a d e s e s t a p r e g u n t a a n t e s d e p r o f u n d i z a r eenn a s p e c tos   i m p o r t a n t e s r e l a c i o n a d o s c o n l o s S I , s u p l a n i f i c a c i ó n , d i s e ñ o y o p e r a c i ó n e n l as a s e m p r e s a s y c o n llaa s d e n o m i n a d a s T e c n o l o g í a s d e l a I n f o r m a c i ó n T I ) , h o y por hoy impre sci ndib les para el fu nc io na mi en to de los SI. El bin om io TI/SI será el foco de atención fundamental de este libro; en este capítulo y el siguiente d e l i m i t a r e m o s e l a l c a n c e d e su su s i g n i f i c a d o p a r a n u e s t r o s p r o p ó s i t o s . L n e s ta t a o b r a , aall h a b l a r d e T I / S I , p o n d r e m o s e l é n f a s i s e n  el punto de vista de empresa o de negocio).  C o n e l l o q u e r e m o s d e c i r q u e n o s i n t e r e s a r á n m á s l o s asp ect os ligado s a có m o los SI de las em pre sa s y su im ple m ent ac ión utiliz and o l as as T I ) p u e d e n c o n t r i b u i r a c t i v a m e n t e a l a c o n s e c u c i ó n d e l o s o b j e t i v o s d e n e g o c i o d e la la s m i s m a s , q u e lloo s a s p e c t o s q u e h a c e n r e f e r e n c i a a p o r m e n o r e s t é c n i cos ligados al detalle de có mo las TI deb en ut ilizars e para hacer fu nci ona r los SI de ma ner a téc nica me nte correct a. N o es que estos últim os sean irrele vante s; sim ple me nte no es nuestr a intenció n escribir un libro técni co. En defi nitiv a esr a m o s m á s i n t e r e s a d o s e n l a   concepción  d e l o s S I q u e e n s u  construcción  utilizando las TI. La definición de SI que elaboramos en este capítulo permite deducir una serie de implic acio nes a tener en cue nta para tra baj ar ser iam ent e en SI des de la perspectiva de negocio. La mayoría de tales aplicaciones tienen poco que ver con las Tí : hacen refer enci a má s bien a asp ect os de direcc ión de los proc eso s de plan ifica ción , diseñ o y utilizació n de los SI y de có m o asegu rar su co her enc ia c o n el el p l a n t e a m i e n t o d e n e g o c i o d e l a e m p r e s a e n c a d a m o m e n t o .

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QUE ENTEN DEM OS POR SI DE UNA EMPR ESA

l .a .a v i s iióó n m á s i n t u i t i v a d e l S I d e u n a e m p r e s a s e o b t i e n e s i m p l e m e n t e o b s e r v a n do có m o la inf or ma ció n fluy e de una part e a otra de la m is m a, y en tre ella y su

 

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Estrategia

y Sistemas

de

Información

entorno. Existen flujos de info rm aci ón cla ram ente observ able s porque c orres ponden a flu jo s físi cos : Lle ga el pe di do de un clie nte es deci r, del ent orn o): alg uien en vent as lo registra y m an da una copi a a alm acé n para que sea servido proba ble me nte des pué s de co m pro ba r que el clien te en cues tión tiene crédito - : en a l m a c é n s e c o m p r u e b a q u e e x i s t a   stock  d i s p o n i b l e y e n c a s o a f i r m a t i v o s e a s i g na al pe did o, se pre par a un alb ará n que se ad ju nt a al pe did o y se rem ite una c o p i a d el el m i s m o a f a c t u r a c i ó n : f a c t u r a c i ó n p r e p a r a l a f a c t u r a c o r r e s p o n d i e n t e d e a c u e r d o c o n llaa s c o n d i c i o n e s d e p r e c i o , e t c , a c o r d a d a s c o n e l c l i e n t e , e t c . La descrip ción anterior es casi está ndar para empre sas com erciale s: con peq ueñ as varia cione s los trasie gos de info rm ac ión pedidos , autoriz acione s, albaranes, factur as, etc.) desc ritos se pro duc irá n casi rutinaria me nte, en todos los c a s o s . R e s p o n d e n a t a r e a s b á s i c a s n e c e s a r i a s p a r a llll e v a r a c a b o l a a c t i v i d a d fun dam enta l de una em pre sa com ercia l. Dic has tareas son necesa rias s imp lem ente p a r a c o o r d i n a r l a s a c c i o n e s d e c a r á c t e r o p e r a t i v o : s e t r a t a d e s e r v i r lloo q u e e l c l i e n t e p i d e y d e a c u e r d o c o n l a s c o n d i c i o n e s a c o r d a d a s c o n é l , d e m a n t e n e r   ION stocks   a l d í a p a r a p o d e r d e s a r r o l l a r f u n c i o n e s d e c o m p r a s y a l m a c é n c o n s u f i c i e n t e c o n o c i m i e n t o d e c a u s a , e ttcc . A m e n u d o n o s r e f e r i m o s a e s t a s t a r c a s b á s i c a s e n e l t r a s i e g o d e i n f o r m a c i ó n d e u n a e m p r e s a c o m o l ooss   procesos de transacciones.   C a s i s i e m p r e i n v o l u c r a n e l e n t o r n o d e l a e m p r e s a l o s c l i e n t e s , iioo > las transacciones   p r o v e e d o r e s , e t c . ) y   registran con obje to tanto de coo rdin ar a c c i o n e s c o m o d e d i s p o n e r d e u n a b a s e d e i n f o r m a c i ó n e n llaa q u e a p o y a r l a t o m a de dec isio nes neces aria s en el de se m pe ño de la activ idad emp resa rial en genera l. El mismo escenario descrito en los párrafos anteriores permite observar tu n e c e s i d a d d e d i c h a b a s e d e i n f o r m a c i ó n : S e r á n e c e s a r i o   registrar las transaccione   s de pago   p o r p a r t e d e lloo s c l i e n t e s s i d e s e a m o s t e n e r aall d í a llaa i n f o r m a c i ó n p e r ttii  n e n t e p a r a   tomar la decisión  d e c o n c e d e r o n o c r é d i t o a u n c l i e n t e d e t e r m i n a d o q u e h a c u r s a d o u n p e d i d o c o n c r e t o . Y a h e m o s m e n c i o n a d o t a m b i é n la n e c e s i d a d d e t e n e r a l d í a i n f o r m a c i ó n d e   stocks  p a r a t o m a r l a s d e c i s i o n e s d e c o m p r a , e t c . D e h e c h o , llaa n e c e s i d a d d e a c c e d e r a i n f o r m a c i ó n e s t á p r e s e n t e n o s o l o e n la la t o m a d e d e c i s i o n e s m á s o m e n o s r u t i n a r i a u o p e r a c i o n a l c o m o la la d e s c r i t a h a s t a a h o r a . E s n e c e s a r i o a c c e d e r a i n f o r m a c i ó n r e l e v a n t e e n t o d a s l aass a c t i v i d a d e s q u e t i e n e n l u g a r e n e l d e s e m p e ñ o d e la la s f u n c i o n e s y p r o c e s o s d e n e g o c i o d e c u a l q u i e r e m p r e s a , d e s d e l a p l a n i f i c a c i ó n y d e f i n i c i ó n d e o b j e t i v o s h a s t a eell c o n t r o l de co nse cuc ión de los m ism os , pasa nd o por el dise ño y puesta en practica de

a c c i Co no en ss i de en cr ea m m oi ns a, dpaosr ea j ec omnps leog, u lla iar sliot us aocbi ój ent isvi og su i ef inj taed: o sU. n a a c t i v i d a d d e p l a nnii f i cac ión fija el obje tivo de inc rem ent ar las vent as de una det erm ina da f amilia de pro duc tos en cierta zona geog ráf ica . Para llegar a esta con clus ión ha sido nec es a r i a u n a e x p l o r a c i ó n s i s t e m á t i c a d e l aass t r a n s a c c i o n e s d e v e n t a s , q u e h a r e s u l t a d o d e llaa i d e n t i f i c a c i ó n d e u n a c i f r a r e l a t i v a m e n t e b a j a e n llaa z o n a g e o g r á f i c a c i t a d a c o m p a r a d a c o n llaa s v e n t a s d e o t r a s z o n a s s i m i l a r e s . A c o n t i n u a c i ó n e l diseño de accion es enca min ada s a la cons ecuc ión del objetivo fijado necesita t a m b i é n a c c e d e r a i n f o r m a c i ó n . P o r e j e m p l o , p u e d e n i d e n t i f i c a r s e c l i e n t e s ddee iiaa zona de interés que en el pas ado pró xim o han comp rad o relativam ente poco  e

 

Los Sistemas

la f a m i l i a

de Información Información

en la empresa

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de prod uct os en cu estió n, e identifi car así un colec tivo al que dirigir

un e s f u e r z o c o m e r c i a l c o n c r e t o . P a r a d i s e ñ a r y e j e c u t a r d i c h o e s f u e r z o c o m e r c i aall e s n e c e s a r i a i n f o r m a c i ó n h i s t ó r i c a d e c a d a c l i e n t e d e l c o l e c t i v o i d e n t i f i c a d o . F i n a l m e n t e , llaa a c t i v i d a d d e c o n t r o l e n c a m i n a d a a a s e g u r a r q u e l a s a c c i o n e s p u e s t as as e n m a r c h a c o n s i g u e n e l o b j e t i v o n e c e s i t a t a m b i é n i n f o r m a c i ó n a c e r c a d e l a s v e n t a s e n llaa z o n a d e i n t e r é s y d e l a s c i f r a s o b j e t i v o v i g e n t e s e n c a d a mom ento. En definitiva, es nece sario ac cede r a infor ma ción durante el proc eso planific ación- diseño -ejecu ción-c ontrol que está en el núcleo de toda actividad empresarial. Una primer a visión de qué en te nd em os por SI en una em pre sa es fácil de o b t e n e r a p a r t i r d e llaa s d e s c r i p c i o n e s a n t e r i o r e s . S e t r a t a d e l s i s t e m a u n o m á s , d e l a m i s m a c a t e g o r í a q u e o t r o s m á s t r a d i c i o n a l e s , c o m o eell s i s t e m a d e c o n t r o l o e l d e p l a n i f i c a c i ó n , e t c . ) e n c a r g a d o d e c o o r d i n a r l o s f lu jo jo s y r e g i s t r o s d e i n f o r mación necesario s para llevar a cabo las func ione s de una empr esa dete rmi nada de acu erdo con su pla nte am ien to o estra tegia del neg oci o. Des de un pun to de vista general, dichas func ion es dan lugar a acti vida des de plan ific aci ón, di señ o y ejecución de accion es para consegui r objetivos y actividad es de control. A dem ás , mucha inform ación relevante para estas activida des puede obtenerse del regist ro ro d e t r a n s a c c i o n e s a c t i v i d a d e s o p e r a t i v a s b á s i c a s d e t o d a a c t i v i d a d e m p r e s a r i a l. l. q u e a m e n u d o i n v o l u c r a n i n t e r a c c i o n e s d e l a e m p r e s a c o n s u e n t o r n o ) . L a F i g u r a 2 ..11 r e p r e s e n t a e s q u e m á t i c a m e n t e l o d i c h o h a s t a a h o r a . E n l a r e a lidad de las em pre sas ocu rre que la fun ció n «dis eño y eje cuc ión de ac cio nes p a r a c o n s e g u i r l ooss o b j e t i v o s f i j a d o s » t i e n e m u l t i t u d d e v e r s i o n e s , y a s í p o d e m o s hablar de acc ione s com erc iale s, acc ion es en el área de pro duc ció n o en el área financ iera, o en el con tex to de pro ce sos de neg oci o que requ iere n act ivid ade s en más de un área fun cio nal ver secció n siguiente para una intro duc ción al concepto de «proceso de negocio»). Dado que todas ellas deben ser diseñadas y e j e c u t a d a s e n p a r t i c u l a r e n l a t o c a n t e a s u m a n i p u l a c i ó n d e i n f o r m a c i ó n ) , llaa figura constituye una gene raliza ción razon able. Ahora estam os en cond icio nes de adopta r un tono más formal y proporc ion a r u na na d e f i n i c i ó n d e S I a p t a p a r a l o s p r o p ó s i t o s d e e s t e l i b r o . E n t e n d e m o s p o r S I « e l c o n j u n t o  formal  d e p r o c e s o s q u e , o p e r a n d o s o b r e u n a  colección de datos estructurada

de acuerdo

con las necesidades

de una empresa ,

reco pila, ela bora y d i s t r i b u y e p a r t e d e ) l a i n f o r m a c i ó n n e c e s a r i a p a r a l a  operación  de dic ha e m p r e s a y p a r a llaa s a c t i v i d a d e s d e d i r e c c i ó n y c o n t r o l c o r r e s p o n d i e n t e s , a p o y a n d o a l m e n o s e n p a r t e , l a   toma de decisiones decisiones  n e c e s a r i a p a r a d e s e m p e ñ a r l a s  funciones y procesos  d e n e g o c i o d e l a e m p r e s a d e a c u e r d o c o n s u e s t r a t e g i a » . Las partes de la def inic ión en curs iva preci san cierta aclara ción adic iona l. A s i . la la d e f i n i c i ó n i n c l u y e s o l a m e n t e e l S \ formal,  e s d e c i r , l a p a r t e d e l m i s m o claramente definida, que toda empresa conoce y sabe cómo utilizar. Ello no q u i e r e d e c i r , n i m u c h o m e n o s , q u e n o s e c o n s i d e r e n i m p o r t a n t e s l o s S í   informales.   S i m p l e m e n t e s e t r a t a d e r e c o n o c e r la la l i m i t a c i ó n q u e l o s S í i n f o r m a l e s s o n , por naturaleza, me nos estudia bles, men os planificabl es y, seg ura me nte t ambién. menos dirigibles, al menos desde un punto de vista cohesionado y global.

 

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Estrategia Estrategia

y Sistemas de

Figura 2 1

R e s p e c t o a l a   colección

Información

El papel del SI en las empresas

de datos estructurada estructurada

de acuerdo

con las

necesidades

de la empresa   i n c l u i d a e l S I y s o b r e la la q u e o p e r a , q u e r e m o s d e c i r q u e l o s d a t o s m a -

n i p u l a d o s , g e n e r a d o s y a l m a c e n a d o s e n e l S I d e b e n r e f l e j a r llaa p e r c e p c i ó n q u e de los m ism os tienen las per son as que los utilizan a diario para de se mp eñ ar sus responsabilidades en la empresa. De otro modo, el SI les «impondría» una estructura de datos «poco natural» que probablemente entorpecería dicho desempeño. Ello imp l i c a q u e el el d i s e ñ o d e e s a e s t r u c t u r a — l o q u e a c a b a r á s i e n d o l a  base de daros  d e i SI— deb erá reflejar dicha per cep ción . Para con seg uirlo es imp rescin dible que dic h a s p e r s o n a s p a r t i c i p e n a c t i v a m e n t e e n e l d i s e ñ o d e l a e s t r u c t u r a d e d a ttoo s e n c u e s tión. En definitiva, la base de datos es un com po ne nte mu y imp ortante de todo SI. L a r e f e r e n c i a a l a s   operaciones  y a la  toma de decisi decisiones ones  n e c e s a r i a s e n l a s actividades de dirección y control trata de enfatizar el hecho de que no sólo

 

Los Sistemas Sistemas

de Información

en la empresa  

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existen necesidades de información para coordinar acciones operativas, sino también para ayuda r a tom ar deci sio nes y para ejer cer el control que se cons ide re ade cua do en cada c aso. F i n a l m e n t e , l a d e f i n i c i ó n h a c e r e f e r e n c i a   funciones, procesos y estrategia de negocio.  C o n e l l o s e p r e t e n d e d e c i r e x p l í c i t a m e n t e q u e e l S I d e u n a e m p r e s a d e b e e s t a r a l   servicio  d e su su e n f o q u e d e n e g o c i o . A l f i n y a l c a b o , eell S I e s s o l a mente uno má s de los ele m ent os que la em pre sa diseña y utiliza para con seg uir sus objetiv os, y es, por tanto, imp res cin dib le que se coo rdin e de m an er a e xplíc ita con ellos. Pensar en tér m ino s de fun cio ne s y pro ces os de neg oci o resulta útil para conseguir esta coordina ción, ya que dicha s funcio nes y proc esos están en l a r a í z d e llaa e x i s t e n c i a n o s ó l o d e l S I , s i n o d e l o s d e m á s s i s t e m a s c o n l o s q u e precisam ente su coordin ación es impresc indible. Este tema se trata m ás a fon do en los apa rtad os siguie ntes. E n d e f i n i t i v a , l a d e f i n i c i ó n p r o p u e s t a s e c e n t r a f u n d a m e n t a l m e n t e e n e l   para qu e   d el SI, más q u e en el  cómo  o e l  qué.  L a s e m p r e s a s n e c e s i t a n q u e d e t e r m i n a d a

i n f o r m a c i ó n f l u y a   para  c o o r d i n a r s u s a c c i o n e s o p e r a t i v a s , y q u e o t r a i n f o r m a c i ón ó n ll l l e g u e a t i e m p o y o r g a n i z a d a a d e c u a d a m e n t e   para  q u e l o s d e c i s o r e s t o m e n s u s d e c i s i o n e s c o n eell m á x i m o c o n o c i m i e n t o d e c a u s a p o s i b l e , y  para  q u e q u i e n e s t iiee n e n la la r e s p o n s a b i l i d a d d e c o n t r o l a r l a s d i s t i n t a s a c t i v i d a d e s p u e d a n h a c e r l o en el m om en to en que se dete cte la prim era de svia ción re levan te entre lo prev isto y lo real. Y to d o ello   para  l l e v a r a c a b o l a s f u n c i o n e s y p r o c e s o s d e n e g o c i o q u e l a e m p r e s a l e s h a e n c o m e n d a d o , d e m a n e r a c o h e r e n t e c o n lloo s o b j e t i v o s d e l a m i s ma. Ad em ás, com o verem os más adelante , en ocasio nes la propia estrategia de negocio de una empresa puede contar con el SI como parte activa de la misma, d e m o d o q u e e l S I p u e d e t a m b i é n u t i l i z a r s e   para  c o n s e g u i r v e n t a j a s c o m p e t i t i v a s .

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EL SI Y LA CAD ENA DE VALOR

P a r a a c a b a r d e c o n c e p t u a l i z a r e l p a p e l d e l S I e n llaa e m p r e s a , s o b r e t o d o e n l o t o c a n t e a su su i n t e r a c c i ó n c o n l a s d i s t i n t a s a c t i v i d a d e s q u e s e l l e v a n a c a b o e n l a m i s m a , e s ú t il il e l c o n c e p t o d e c a d e n a d e v a l o r . P o p u l a r i z a d o p o r P o r t e r P o r t e r , 1 9 8 5 ) , s u e s q u e m a b á s i c o s e r e p r o d u c e e n llaa F i g u r a 2 . 2 . N o p r e t e n d a m o s a q u í d i s c u t i r a f o n d o eell c o n c e p t o d e c a d e n a d e v a l o rr.. N o s i n t e re re s a s o l a m e n t e c o m o e s q u e m a p u r a m e n t e d e s c r i p t i v o d e l a s a c t i v i d a d e s d e una empresa. En contraste con la Figura 2.1, el concepto de cadena de valor distingue entre dos tipos de actividades básicas en toda empresa: Las «de línea» o « b á s i c a s » , n o r m a l m e n t e r e p r e s e n t a d a s e n llaa p a r t e i n f e r i o r d e l e s q u e m a y q u e tienen que ver directamente con la creación de valor, y las «de soporte», en las q u e la la s a n t e r i o r e s s e a p o y a n p a r a c o o r d i n a r s e , c o m p a r t i r i n f o r m a c i ó n , e t c . En la Figura 2.2 una de las actividades de soporte se denomina  infraestructura de la empresa.   D e a c u e r d o c o n la la d e f i n i c i ó n d e S I d e l a p a r t a d o a n t e r i o r , eell S I d e uunn a e m p r e s a f o r m a p a r t e p r e c i s a m e n t e d e d i c h a   infraestructura.  De ello se deduc e explícita me nte algo que estaba implíc ito en el apartad o anterior: To -