DRH- CDC TERTIAIRE
Office de la Formation Professionnelle Et de la promotion du travail
Manuel de Travaux Pratiques Cas de la SARL « ILYAS POUR BÉBÉS »
Secteur : Administration, Gestion & Commerce. Filières : TSC Module : Logiciels de gestion, Sage gestion commerciale Juillet 2013
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 1 sur 40
Remerciements La DRH / Le CDC TERTIAIRE remercie toutes les personnes qui ont participé à l'élaboration dudit manuel des travaux pratiques.
Document élaboré par : Nom et prénom Monsieur ARDY Mohamed
EFP
DR
ISGI Casablanca
GC
Document validé par : Nom et prénom Madame KAMILI LATIFA Madame AMIZ AZIZA
EFP
DR
DIRECTRICE FORMATRICE
CDC TERTIAIRE
Monsieur AGLAGALE MOHAMED FORMATEUR ANIMATEUR
N.B : Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRH / CDC TERTIAIRE toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour l'enrichissement et l'amélioration de ce programme de formation.
DRH
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 2 sur 40
Préambule
« Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la main qui réalise reste impuissante » Claude Bernard Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives L'objectif de ce manuel est une initiation à l'acquisition des techniques de base permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au niveau de la séance de cours et d'adapter les supports pédagogiques en fonctions des techniques étudiées. Chaque séance de cours est divisée en deux parties :
Une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter, Une partie pratique à réaliser par les stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes.
Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité croissante. Il est donc très conseillé d'assurer une présence continue. Toute absence portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures.
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 3 sur 40
I- Généralités sur le logiciel de Sage Gestion Commerciale Sage ligne 100.V15 La Gestion Commerciale et un logiciel qui permet la réalisation de toutes les opérations commerciales relatives au cycle d'exploitation de l'entreprise : achats, gestion des stocks et ventes. Entre outre, le logiciel permet d'optimiser considérablement les traitements relatifs à la gestion des : 1. Achats 2. Stock 3. Ventes 4. Articles 5. Clients 6. Fournisseurs 7. Promotions 8. Remises 9. Commissions des représentants 10. . 1. Gestion des achats : Gestion complète du cycle des achats avec transformation de document Mise à jour instantanée des stocks. Gestion du colisage et des quantités économiques de commande. Calcul du cout d'approvisionnement Gestion des livraisons partielles, délais de livraison, conditions et modes d'expédition. Gestion du réapprovisionnement automatique. Optimisation des quantités à réapprovisionner. Transfert direct en comptabilité des écritures comptables issues du cycle des achats. Edition des états de suivi du cycle achats .. 2. Gestion du stock : Gestion des dépôts, virements de dépôt à dépôt. Mouvements des stocks : entrée, sortie, dépréciation de stock,. Préparation de fabrication et bons de fabrication, transformation des préparations en bon de fabrication avec réapprovisionnement des composants. Gestion des frais de stockage. Consultation du stock par dépôt Valorisation des stocks selon les méthodes au choix :CMUP, FIFO, LIFO, Saisie d'inventaire .. 3. Gestion des ventes Gestion complète de la chaîne de facturation : devis, commande, Bon de livraison, bon de retour, bon d'avoir financier et facture. Transformation des documents Contrôle de l'encours client en saisie de pièces. Traitement des indisponibilités en stock Livraison partielle. Transfert direct en comptabilité des écritures comptables issues du cycle des ventes. ..
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 4 sur 40
4. Gestion des articles Gestion des familles d'articles Vente à la découpe, facturation au poids. Gestion des articles à gamme (tailles, couleurs,) Gestion des nomenclatures Recalcule du coût de revient. . 5. Gestion des clients Tenue des fiches clients : identification, compte encaisseur, solvabilité, langue de facturation...). Statistiques avec possibilité d'affichage sous forme de graphique. Visualisation des conditions tarifaires. Enregistrement et génération des règlements clients. Impression des analyses et statistiques relatifs aux mouvements clients Contrôle automatique et paramétrable de l'encours client. 6. Gestion des fournisseurs Tenue des fiches fournisseurs Visualisation du catalogue fournisseur avec les conditions et références de l'article. Enregistrement et génération des règlements fournisseurs. Impression des analyses et statistiques relatifs aux mouvements fournisseurs. . 7. Gestion des promotions et remises Gestion des remises Tarifs d'exception illimités pour un client donné. Mise à jour des tarifs. Gestion des barèmes (soldes, promotions) Remises en fonction du montant, quantité, 8. Commissionnement des représentants Paramétrage du barème de commission Calcul automatique des commissions Edition des états de commissions aux représentants
II- Présentation de la société « ILYAS pour bébés » 1. Identification
ILYAS POURBEBES Commerce des chambres et accessoires pour bébés SARL au capital de 1.000.000 Dhs RC n° 123123, IF 666666, Patente 454545 12, Omar ibn khatab (prés de BIM) 27000 Casablanca Tél. : 05.22.56.57.58 Fax : 05.22.56.56.59 Site : www.ilyaspourbébés.ma Email : contact@ilyaspourbébés.ma
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 5 sur 40
2. Les différents services :
L'administration : elle est chargée de l'élaboration des budgets, tenue de comptabilités, gestion du personnel, contrôle des activités… Elle comprend notamment le directeur, le responsable commercial, l'assistance de direction, Le service commercial : il est chargé d'effectuer les achats et les ventes pour toutes les activités de l'entreprise. il a pour tâche d'assurer la gestion commerciale de l'entreprise, la recherche et le suivi de la clientèle Il est chargé aussi de l'emballage, de l'étiquetage et de l'acheminement des commandes aux clients. Ce service comprend les représentants, les commerciaux situés sur place, un acheteur, les chauffeurs-livreurs, les emballeurs Le service magasin : il est chargé de la réception des livraisons et du suivi des stocks. Ce service comprend les magasiniers et les réceptionnistes. La société compte un effectif total de 15 salariés. Son Directeur est M. ILYAS. 3. L'activité de la société
L'activité principale de la société « ILYAS pour bébés» est le commerce des chambres et accessoires pour enfants. Son activité est soumise à la TVA au taux de 20%. Elle commercialise les familles d'articles suivantes : Des chambres complètes; Des lits; Des armoires Des commodes Des accessoires pour bébés : des sièges auto, des poussettes,
familles d'articles
Chambres
chambres Italie
Chambres france
Lits
Lits en bois
Armoires
Lits pliables
Accessoires
Siéges auto
Commades
Poussettes
4. Clients de la société et tarifs La société traite avec deux catégories de clients : des clients particuliers situés principalement à Casablanca et des clients revendeurs situés hors Casablanca. La société pratique les mêmes modes de règlement : Les clients particuliers règlent leurs achats au comptant, Les clients revendeurs règlent la moitié de leurs achats au comptant alors que le reste et payé dans 30 jours fin de mois (modèle de règlement)
Les tarifs sont identiques pour tous les clients. Les clients revendeurs bénéficient d'une remise de 20%.
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 6 sur 40
5. Fournisseur Pour les articles importés, la société traite avec le fournisseur français « collection bébé SA» Par contre les articles achetés au Maroc, la société s'approvisionne auprès de la société « SAMAR MEUBLES SARL » 6. Représentants La force de vente de la société est composée des commerciaux situés sur place dans le magasin de présentation et 2 représentants, Monsieur « HILALI » et Mme « FALAH » qui assurent la prospection et la visite des clients situés en dehors de Casablanca (dans les principales villes du royaume). Ils sont rémunérés, en plus du salaire de base, par des commissions sur chiffre d'affaires réalisés.
0000 7. Dépôts Les articles commercialisés par la société sont partagés entre les deux dépôts qu'elle possède à Casablanca : Le dépôt « OMAR IBN KHATAB», le dépôt principal Le dépôt « MEDIOUNA »
8. La société et le logiciel sage gestion commerciale Jusqu'à présent, la tenue de la gestion commerciale par la société se faisait par le logiciel EXCEL. Avec le développent de son activité (nombre de clients importants, articles diversifiés, risque clients...), le directeur de la société « ILYAS » a décidé d'acquérir la solution sage : comptabilité et gestion commerciale pour mieux optimiser les opérations commerciales.
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 7 sur 40
ACTIVITÉ N° 1 : OBJECTIFS: Créer les fichiers commercial et comptable Saisir les coordonnées de la société Préciser les paramétrer de la société Paramétrer les options générales de la société Protéger le fichier
NB : Désactiver le mode assistant du menu fenêtre: 1) pour créer les deux fichiers commercial et comptable : « Fichier / nouveau »
2) Cliquer en suite sur le bouton : La création du fichier commercial doit s'accompagner de celle du fichier comptable qui lui est obligatoirement associé.
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 8 sur 40
Après la création des nouveaux fichiers commercial et comptable, la fenêtre création de l'exercice apparait :
3) Cliquer sur OK pour faire afficher la fenêtre « A propos de. ». 4) Saisir les coordonnées de la société dans le volet Identification :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 9 sur 40
5) Paramétrer la monnaie de tenue commerciale dans le volet : Initialisation :
6) Dans l'onglet « Préférences », cocher les deux cases suivantes :
7) Avant de paramétrer les structures de la société, renseigner les options générales suivantes :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 10 sur 40
Options
Catalogue articles
Zones
Intitulé
Valeurs à saisir Lits Chambres Commodes Armoires Accessoires Suivi en stock : cochée
Vente Catégorie comptable
Achat Intitulé
Catégorie tarifaire Conditionnement
Intitulé
Modes de règlement
Intitulé
Souches et numérotation
Unité d'achat et de vente
Documents de ventes
Intitulé
VALIDER après chaque saisie Ventes au Maroc Achats au Maroc Achats à l'étranger Revendeurs Type de tarif : HT Particuliers Type de tarif : TTC Par unité Espèces puis VALIDER Lettre de change Cheque Devis : DE13001 Bon de commande : ABC13001 Bon de livraison : BL13001 Facture : FA13001 Facture de retour : FR13001 Avoir : AV13001 Après la saisie VALIDER Unité
7) fermer la fenêtre « A propos de » pour enregistrer les données saisies. 8) Protéger votre travail par un mot de passe : « Fichier / autorisation d'accès / gestion du mot de passe » :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 11 sur 40
ACTIVITÉ N° 2 : OBJECTIF: Paramétrer, modifier et supprimer les structures de l'entreprise nécessaires pour effectuer des traitements
MENU STRUCTURE) 1) Paramétrer la structure comptable
« Structure/Comptabilité »
a) Saisir les comptes suivants : 3421 4411 345520 445520 5141BMCE 5161 6111 6113 7111
Clients Fournisseurs Etat TVA récupérable 20% Etat TVA facturée BMCE Caisse Achat de marchandises Achats de marchandises à l'étranger Vente de marchandises
Votre travail :
b) Créer les taux de taxes suivants : Code R20 F20
Sens Déductible Collectée
Intitulé TVA récupérable 20% TVA facturée 20%
Compte de taxes 345520 445520
Taux 20 20
Comptes généraux rattachés 6111 7111
Votre travail (TVA facturée) : Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 12 sur 40
c) Créer les codes journaux suivants :
Code Type de journal Intitulé Ventilation analytique Le compte de trésorerie
Achats ACH Achats Achats Non
Ventes VEN Ventes Ventes Non
Caisse CAISSE Trésorerie CAISSE Non
BMCE BMCE Trésorerie BMCE Non
5161
5141BMCE
Votre travail :
d) Créer le modèle de règlement (règlement revendeurs) NB : les revendeurs règlent la moitie au comptant et le reste dans 30 jours fin de mois Il s'agit de créer ce modèle de règlement et le rattacher à tous les clients revendeurs. d1. Création du modèle de règlement : (Structure/ Comptabilité / Modèles de règlement / ajouter) : Votre travail :
Valider après avoir enseigné les valeurs de chaque ligne
d2. Rattachement du modèle aux clients concernés lors de la création des fiches clients (le travail 4 ), on rattache le modèle aux clients : Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 13 sur 40
Exemple : Pour le client « casa confort » : (structure/clients)
Choisir le modèle et valider
2) Créer les dépôts de l'entreprise suivants (Structure/Dépôts de stockage/Ajouter) Dépôt « Omar IBN KHATAB », le dépôt principal Adresse : 12,Bd Omar ibn khatab Casablanca
Tél. : 05.22.56.57.58 Dépôt « MEDIOUNA » Adresse : 50, Rue SAAD IBN WAKAS. MADYOUNA. Le responsable de dépôt est M.BADRI. Tel 0663657655 Votre travail :
3) Créer les représentants de l'entreprise« Structure/collaborateurs/Ajouter » Monsieur « HILALI » Mme « FALAH » 4) Ajouter les fiches clients « Structure/clients/Ajouter » « ILYAS POUR BEBES» traite avec deux catégories de clients : Revendeurs Particuliers. De la liste des clients de la société, figurent les clients suivants:
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 14 sur 40
N° de compte BC FM
Bébé confort SARL
CHAH
Chahboune
IMANE
IMANE
Intitulé
Fès meuble SNC
Adresse 30, av Hassan II. Rabat 8, avenue Mly Ismail, Fés 12, rue tétouan Casablanca 78, Bd Med Smiha, Casablanca
Compte collectif 3421
Catégorie tarifaire Revendeur
3421
Revendeurs
3421
Particulier
3421
Particulier
Cliquer sur l'onglet « tarifs », pour ajouter la catégorie tarifaire. Votre travail :
5) Ajouter les fiches fournisseurs de l'entreprise « Structure/fournisseurs/Ajouter »
Pour les articles importés, la société traite avec le frs français « collection bébé SA» Par contre les articles achetés au Maroc, elle s'approvisionne auprès de la société « SAMAR MEUBLES SARL »
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 15 sur 40
6) Créer les familles d'articles de l'entreprise« Structure/familles d'articles/Ajouter » Fiche principale : Code Type
CHAM CHAMITA CHAMFRAC OM
Centralisateu r Détail Détail
LITS LITSBOIS
Total Détail
LITSPLIA ARM COMMODE ACCES
Détail Détail Détail Centralisateu r Détail Détail
SO POUSS
Intitulé
Chambres pour bébés Chambres Italie Chambre France composée ***total lits Lits en bois plus sommier Lits pliables Armoires Commodes Accessoires Sièges auto Poussettes
Catalogu e Article
Suivi en stock
Coef
Catégorie Comptable
Chambres Chambres
FIFO CMUP
1,40 1,40
Ventes au Maroc : Compte gl:7111 Code Taxe 1 :F20
Lits
CMUP
1,30
Lits Armoires Commodes
CMUP CMUP CMUP
1,30
Ventes au Maroc : Compte :7111 Code Taxe 1 :F20
accessoires accessoires
CMUP CMUP
1,30 1,30
Ventes au Maroc : Compte :7111 Code Taxe 1 :F20
NB : clique sur l'onglet « tarification » pour : Préciser la remise globale accordée aux clients revendeurs : 20% Modifier le coefficient pour les clients particuliers Votre travail :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 16 sur 40
7) Créer les articles commercialisés par la société Les articles de la famille : CHAMITA Référence
Désignation
ALTEA
Chambre Altéa blanc
Prix Description d'achat HT Coef 7000 famille Une chambre de bébé tout en blanc, blanc comme nuage ou en taupe comme chocolat ou en mauve comme dragée.
KING
Chambre King blanc
8500
DOUDOU
Chambre doudou rose Chambre Simba cappuccino
8600
SIMBA
« Structure/Articles/Ajouter »
8200
Des meubles aux courbes aériennes ou les petits cumulus enveloppent bébé avec une douceur infinie. Bébé s'endormira paisiblement en gardant la tête dans les nuages Famille Blanc immaculé pour que bébé grandisse sereinement dans sa chambre en gardant toujours la tête dans les étoiles. Le graphisme des meubles joue le modernisme.Une alternance d'étoiles qui raconte l'essentiel. Pour réchauffer cette ambiance monochromatique, une touche de couleur taupe grâce aux petites poignées étoiles. Meubles livrés avec 2 jeux de boutons : 1 jeu blanc et 1 jeu taupe famille Un mobilier aux formes douces, arrondies, qui charmera papa et maman. Bébé 1,50 rêve d'une savane enchantée, la chambre Simba incite au voyage. Cette chambre bébé se décline tout en douceur, lit avec côtés en plexiglas, une armoire deux portes et une commode trois tiroirs.
Les articles de la famille lits en bois plus sommier
Référence
Désignation
Lit NB
Lit bébé NEW BISCUIT 60x120cm Lit bébé ANNA 60x120cm Lit bébé HELLO WINNIE 60x120cm Lit bébé LANA 60x120cm Lit bulles 60x120cm Lit bébé LITTLE PETS 60x120cm Lit bébé COUNTRY 60x120cm Lit bébé TEDDY 60x120cm
Lit ANNA Lit HW Lit LANA Lit bulles Lit LP Lit COUNTRY Lit TEDDY
Prix d'achat HT 2400
description Coef famille
700
Disponible en deux couleurs
1250
Lit réglable en 3 positions
1750
Lit convertible
1300 900 850 1300
Réglable en deux positions 4 roulettes dont 2 avec freins
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 17 sur 40
Les articles de la famille lits pliables : Ref
Désignation
Prix d'achat HT
Lit ZOZO
Lit pliable ZOZO
650
Lit PRAIRIE
Lit pliable PRAIRIE
650
coef
Description Dimension 60x120cm Dimension 60x120cm
famille
Les articles de la famille armoires : Réf Armoire NB Armoire HW Armoire LANA Armoire bulles Armoire LUCA
Désignation Armoire NEW BISCUIT 2 portes 1tiroir Armoire hello winnie 2 portes
Prix d'achat HT
coef
Description
2500
1,45
105x60x195cm
1400
1, 30
100x63x210
Armoire lana 2 portes
2200
1,40
100x63x210
Armoire BULLES 2 portes
1300
1,30
106x57X185
Armoire luca 2 portes
1800
1,30
102x63x200
Prix achat HT
coef
Description
Les articles de la famille Commode : Ref
Désignation
Commode NB Commode HW Commode LANA Commode bulles Commode LUCA
Commode NEW BISCUIT 2 tiroirs 2 niches Commode hello winnie 3tiroirs avec plan à langer couleur
2700
108x48X97
1850
80X68X93cm
Commode lana 4 portes
1750
Commode BULLES 2 portes
1400
83X51X97
Commode luca + plan à langer
2100
136X44X89
1,35
Dimension 86X44X88
Les articles de la famille Accessoires bébés : Sièges auto Ref Désignation Prix achat HT coef Description SO 0-18 Siège auto de 0 à 18kg 700 1,3 Couleur rouge et gris SO 9-36 Siege auto de 9 à 36 kg 900 Couleur rouge et bleu Poussettes Ref
Désignation
Prix achat HT
Pouss kiwi
Poussette kiwi 4 roues
750
Pouss canne
Poussette canne
350
Description Couleur bronze et orange Chaise en aluminium Assise multipostions Garde-corps ouvrant Panier à provisions Pliable ultra compact Couleur vert ou rouge
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 18 sur 40
Votre travail :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 19 sur 40
ACTIVITÉ N° 3 : OBJECTIF: Etre capable de saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces enregistrant les mouvements de stock autres que par les pièces de vente ou d'achat.
(TRAITEMENT/DOCUMENTS DES STOCKS) 1) Cas de mouvement d'entrée (Traitement/Documents des stocks/mouvement d'entrée) a) l'existant en stocks au 01/01/2013 est le suivant : Dans le dépôt « principal » 20 de chaque référence de la famille lits 20 de chaque référence de la famille armoire 10 de chaque référence de la famille chambres Italie 20 de chaque référence de la famille poussette 20 de chaque référence de la famille siège auto Dans le dépôt « MEDIOUNA » 20 de chaque référence de la famille chambres Italie b) Éditer le document : Sur la fenêtre, cliquer sur le bouton imprimer Sélectionner le document « mouvement d'entrée » en empruntant le chemin suivant : Window 7
Widows XP
2) Cas de mouvement de transfert « Traitement/Documents des stocks/mouvement de transfert » a) Créer le mouvement de transfert suivant : Le 07/01/2013 : l'entreprise a effectué le transfert de la moitié des Armoires du dépôt principal vers le dépôt « MEDIOUNA. PVT n°1. Le 10/01/2013 : elle a effectué le transfert des 5 de chaque référence de la famille « chambre d'Italie » de l'MEDIOUNA vers le dépôt principal. PVT n°2
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 20 sur 40
Votre travail : PVT N°1
PVT N°1
b) Éditer le document : Pour l'imprimer, suivre la même démarche que celle décrite précédemment. 3) Inventaire « État/inventaire/livre d'inventaire » Imprimer l'état d'inventaire du stock en quantité et en valeur pour chaque dépôt de stockage
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 21 sur 40
ACTIVITÉ N° 4 : OBJECTIFS: Être capable de saisir, consulter, modifier ou supprimer les documents des ventes : Cas d'un processus simple : devis, accusé de bon de commande, bon de livraison puis facture Cas de livraisons partielles Cas de facture avec remise et acompte Cas de règlements clients Cas de retour de marchandises
TRAITEMENT/DOCUMENTS DES VENTES)
a) Cas de processus simple (devis, accusé de bon de commande, bon de livraison et facture Exemples : Cas de Devis client Le 14/01 : Envoi de devis n°DE13001 au client « bébé confort » relatif à 5 chambres ALTEA. En réponse à son demande de prix n°121. « Traitement/documents de ventes/ajouter/devis »
Pour éditer le devis, cliquer sur le bouton « imprimer » de la fenêtre active. Ensuite sélectionner le en empruntant le chemin suivant (Windows 7) Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 22 sur 40
Cas d'accusé de bon de commande Le 18/01 : étant intéressé par notre proposition, le client « bébé confort » nous a envoyé le BC n° 54. Afin d'éviter la saisie du document, Le programme permet de transformer le devis déjà établi en Accusé Bon de Commande : Ouvrir le devis et cliquer sur le bouton «Transformer le document »
Pour éditer le document, cliquer sur le bouton « imprimer » de la fenêtre active. Ensuite sélectionner « Accusé de bon de commande » parmi la liste des documents de ventes Bon de livraison : Le 20/01/13 : Envoi au client le BL n°BL13001 relatif à sa Cde. « Transformer le BC en BL » Facture : Le 31/01/13 : Envoi au client la facture n°FA13001« Transformer le BL en facture » b) Cas de livraisons partielles Exemple : Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 23 sur 40
Le 01/02 : Réception du BC n°43 du client « Fès meubles » : 8 commodes LANA 8 armoires LANA 8 lits LANA La livraison sera faite le 04/02 « Traitement/documents de ventes/ajouter/Bon de commande » Le 04/02 : Livraison (partielle) des commodes. BL n°BL13002 1. Ouvrir le bon de commande 2. Sélectionner la ligne des articles livrés 3. Avec le bouton droit, cliquer sur « transformer la(les) ligne (s) 4. Sélectionner le BL Le 10/02 : Livraison du reste de la commande« transformer le BC en BL » NB : Dans la liste des documents de vente, figurent les deux BL :
Le 20/02 : Envoi au client « Fès meubles » la facture n°FA13002 relative aux deux BL 1. Dans la liste des documents de vente, sélectionner les deux BL 2. Avec le bouton droit, sélectionner « transformer le(les) document(s) » c) Cas de facture avec remise et acompte Exemple : Le 21/02 : Réception du BC n°33 du client «Chahboune» relative à aux articles suivants : 1 lit ANNA 1 lit TEDDY 1 poussette canne (remise de 5%) 1 siège auto 0 à 18 kg Il a versé en espèces une avance en espèces de 1000Dhs. Il récupère sa commande dans 4 jours. « Traitement/documents de ventes/ajouter/Bon de commande » Pour saisir l'avance, cliquer sur le bouton « valorisation du document » situé dans l'entête du document : La fenêtre suivante apparait :
Ensuite, Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 24 sur 40
Cliquer ensuite sur le bouton « acomptes et bons d'achat ». Saisir les données de l'avance VALISER et fermer la fenêtre :
Pour imprimer « la confirmation d'acomptes », suivre les étapes suivantes : 1. « Traitements/gestion des règlements/saisie des règlements clients » 2. Dans la fenêtre qui apparait, sélectionner le client « chahboune »puis valider 3. Cliquer sur « imprimer le règlement ». La fenêtre suivante apparait :(à modifier comme suit) :
4. Valider pour choisir le modèle de règlement :
Le 25/02 : Le client Chahboune récupère sa commande. Et il règle le solde de la facture en espèces. Facture n°FA13003. « Transformer le BC en Facture » Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 25 sur 40
Votre travail : Le corps de la facture :
Le pied de page de la facture :
d) Cas de règlement du client Saisir le règlement effectué par chahboune et imprimer « l'accusé de règlement correspondant» : 1. « Traitements/gestion des règlements/saisie des règlements clients » 2. Dans la fenêtre qui apparait, sélectionner le client « chahboune » puis valider 3. Cliquer sur e bouton « sélectionner les échéances rattachées », choisir la facture à régler par le client puis valider.
Pour imprimer « l'accusé de règlement », suivre la démarche que pour celle pour imprimer « la confirmation d'acompte » mais : Dans la fenêtre « impression des règlements », choisir « acomptes » dans la zone « type règlement » Dans la fenêtre « sélectionner le modèle », choisir « règlement client » d) Cas de retour de marchandises Le 27/02 : Réception du bon de commande n°450 du client « FM » relatif à : 5 lits ANNA Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 26 sur 40
5 lits BULLES 5 lits NB Le 01/03 : envoi de la livraison au client FM. Facture n° 13004 Le 10/03 : Retour par « FM » des articles suivants. Facture de retour 13001 2 lits NB 1 lit bulle 1. Transformer la facture en facture de retour 2. Ouvrir la facture de retour puis modifier les quantités :
Important : Même si la facture est remplacée par la facture de retour, elle figure toujours parmi la liste des documents de vente contrairement aux autres documents qui disparaissent de la liste une fois remplacés par les documents aval.
ACTIVITÉ N° 5 : OBJECTIFS: Traiter des opérations commerciales quotidiennes
Avant de traiter les activités suivantes, le formateur responsable de ce module doit faire une synthèse des opérations traiter et doit INSISTER sur le processus suivi. Ensuite, pendant une séance de 5 heures, il doit traiter des opérations, qu'il peut choisir, relatives aux activités déjà traitées. Comme guide, pour un mois choisi, Les opérations doivent être liées notamment aux : Documents de : stocks achat ventes Factures avec avances, retours, livraisons partielles, Consultations : clients, frs, stock, articles,. Modification des : documents, fiches clients, fiches articles,
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 27 sur 40
Traitement des opérations avec des nouveaux clients (à créer),.
ACTIVITÉ N° 6: OBJECTIFS: Créer et utiliser les glossaires
Le glossaire est une information ou un bloc d'information qu'on attache soit à un article (description de l'article par exemple) soit à un document : La gestion des glossaires se fait en trois étapes complémentaires: 1. Création du glossaire : Menu Structure 2. Rattachement du glossaire à l'article (Menu Structure) ou au document (Menu fichier /mise en page) 3. Affichage du glossaire : a) Cas du glossaire de type article : Exemple : En se référant au travail 7 de l'activité 2, à la demande du client « Bébé confort », il souhaite que la description da la chambre ALTEA figure dans les devis qui lui seront envoyés. a1. Création du glossaire : (Structure / glossaire / ajouter) :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 28 sur 40
a2. Rattachement du glossaire à l'article ALTEA : (Structure / article) : Puis cliquer sur l'onglet « descriptif », choisir le glossaire déjà crée et VALIDER :
1
2
3
a3. Affichage du glossaire dans un document commercial Pour afficher le glossaire dans un document commercial : Dans le menu traitement, ouvrir ou créer le document qui contient l'article où le glossaire est rattaché ; Cliquer sur le bouton « Imprimer » puis cocher la case « impression du glossaire rattaché à l'article » Exemple : Le 05/02/2013 : Envoi de devis n°DE13002 au client « Bébé confort » en réponse à sa demande de prix n°142 relative à 5 Chambres « altea ». Établir le devis :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 29 sur 40
Affichage du glossaire dans le devis : Cliquer sur le bouton « Imprimer » puis cocher la case « impression du glossaire rattaché à l'article »
1
2
Votre travail :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 30 sur 40
Exercice : 1) Créer les fiches descriptives suivantes et les rattacher aux articles concernés :
Articles KING
Chambre King blanc
DOUDOU
Chambre doudou rose Chambre Simba cappuccino
SIMBA
Lit TEDDY
Lit bébé TEDDY 60x120cm
Description Blanc immaculé pour que bébé grandisse sereinement dans sa chambre en gardant toujours la tête dans les étoiles. Le graphisme des meubles joue le modernisme. Une alternance d'étoiles qui raconte l'essentiel. Pour réchauffer cette ambiance monochromatique, une touche de couleur taupe grâce aux petites poignées étoiles. Meubles livrés avec 2 jeux de boutons : 1 jeu blanc et 1 jeu taupe Un mobilier aux formes douces, arrondies, qui charmera papa et maman. Bébé rêve d'une savane enchantée, la chambre Simba incite au voyage. Cette chambre bébé se décline tout en douceur, lit avec côtés en plexiglas, une armoire deux portes et une commode trois tiroirs.
Réglable en deux positions. 4 roulettes dont 2 avec freins
2) Etablir un document de vente et faire afficher les glossaires crées b) Cas du glossaire de type article : Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 31 sur 40
Exemple : Faire afficher l'information suivante sur le devis client : « Le transport est assuré gratuitement par nos moyens » b1. Création du glossaire : (Structure / glossaire / ajouter) :
ATTENTION : Le type de ce glossaire est : document Il faut saisir le raccourci qui sert de lien pour rattacher le glossaire au document a2. Rattachement du glossaire au document concerné (devis) Fichier/ mise en page/ouvrir le document concerné (Devis client) Dans la fenêtre mise en page, cliquer sur le menu outils puis zone variable Sélectionner l'endroit où on insère le glossaire La boite de dialogue suivante apparaît (à remplir comme suit) : Attention : dans le champ numéro : saisir le raccourci du glossaire
Ensuite fermer la fenêtre après validation b3. Affichage du glossaire Lors de l'impression du document, le glossaire s'affiche normalement
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 32 sur 40
Important : Pour modifier la mise en forme du glossaire, dans la fenêtre mise page, utiliser la commande (caractère/polices)
Exercice : 1. Créer le glossaire suivant : « Nos articles sont limités en stock » 2. Le rattacher à « l'accusé de commande » et éditer le document pour vérifier son affichage
ACTIVITÉ N° 7: OBJECTIFS: Effectuer le paramétrage nécessaire pour transférer en comptabilité les opérations comptables issues des cycles : ventes Exécuter la mise à jour de la comptabilité Editer les journaux comptables
En liaison avec sage comptabilité, les opérations comptables issues des cycles achats et ventes peuvent être transférer automatiquement à partir de sage gestion commerciale. Cette opération périodique ne peut être exécutée qu'après avoir fait : Toutes les vérifications nécessaires ; Une sauvegarde du fichier Du fait que toute facture comptabilisée ne peut être ni modifiée ni supprimée Pour cette activité, on se limite à la comptabilisation des factures de ventes. La même démarche peut être suivie pour les autres types d'opérations (achats, règlements) Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 33 sur 40
Les étapes à suivre sont les suivantes : a) Verifications Les comptes sont crées (Structure/ comptabilité) Les journaux sont crées (Structure/ comptabilité) Le taux de taxes « TVA facturée » est créée et paramétrée correctement (Structure/ comptabilité) Les comptes de ventes et de tva facturée sont rattachés aux articles (Structure/ articles/onglet « Complément ») : Exemple pour l'article altea :
b) Paramétrer l'onglet « comptable » de la fenêtre « à propos de » du menu « Fichier » :
@P @I
: pour incrémenter le numéro de la facture : pour incrémenter le nom du client
c) Exécuter la mise à jour de la comptabilité Dans le menu « traitement » on exécute la commande « mise à jour de la comptabilité » et on renseigne la fenêtre qui apparaît Ou bien Dans la liste des documents de ventes, on choisi la(es) facture(s) à comptabiliser On clique sur le bouton droit de la sourie On exécute la commande « comptabiliser le(s)document(s) » :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 34 sur 40
Cliquer sur « oui » dans message qui apparaît vous demandant la confirmation de la comptabilisation :
Si aucun message d'erreur n'apparaît par la suite, cela veux dire que la comptabilisation est faite correctement d) Éditer les journaux comptables Deux options : Basculer vers le logiciel de comptabilité pour éditer les journaux Éditer les journaux à partir de la gestion commerciale « État /journaux comptables » : Modifier les zones (domaine, état des pièces, catégorie comptables et la date) comme suit :
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 35 sur 40
Cliquer sur « OK » Votre travail :
Exercice : Reprendre la même démarche pour les factures d'achat
ETUDE DE CAS N°1 L'entreprise «UNIVERS-MOTORS» est spécialisée dans le commerce des motos de marque HONDA. Elle siège au angle Bd Sidi abderrahman et route d'azemmour, Casablanca ; Patente n° 1212 Registre de commerce n° 41111 Identification fiscale n° 1555145 Email
[email protected] Site : www.universmotorsmaroc.com Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 36 sur 40
A-Gestion des familles et des articles L'entreprise «UNIVERS-MOTORS» commercialise les motos de marque HONDA qu'elle importe exclusivement du JAPAN. Elle commercialise les deux articles suivants: Code Désignation Prix unitaire Coef Gestion de stock NXR 125 Moto NXR 125 BROS 25 000 1.25 CMUP CBX 250 Moto CBX 250 TWISTER 40 000 1.25 CMUP B- Gestion des clients « «UNIVERS-MOTORS» » vend l'intégralité du chiffre d'affaire est réalisé avec des clients revendeurs dont les principaux sont: Code Intitulé Adresse Catégorie tarifaire 30, lot vita av hassan II 3421DM DYNAMIQUE AUTO Détaillant rabat 3421NN
NARJISSE NEGOCE
Angle av Hassan et Rue détaillant el ordone
Remises Les clients bénéficient des remises calculées en fonction de la quantité achetée: 2% si la quantité achetée est inférieure à 5 motos 5% si la quantité achetée est au delà de 5 motos Risque clients L'entreprise accorde, pour tous ses clients un encours maximum de 50.000 dh; Est considéré comme client douteux tout client dépassant l'encours autorisé de 100.000 dh. Et au delà, il est considéré comme insolvable. C- Gestion de la force de vente Le service commercial de l'entreprise est constitué par un directeur commercial et un responsable clientèle : M. FARID, rémunéré exclusivement par des intéressements sur ventes calculés par tranches en fonction des quantités vendues: Quantité vendue Intéressements 1- 10 5% 6% 11 - 50 7% Plus de 50 D- gestion des glossaires : a) Glossaire de type article (à rattacher à tous les articles): « Moto idéale pour la circulation en ville, la réponse à tous ceux qui rêvent se déplacer facilement, rapidement et confortablement sans être à la merci des embouteillages » b) Glossaire de type document : (à rattacher aux factures de ventes) « Offerts, frais de permis ou frais d'assurance, jusqu'au 31 décembre ».
TRAVAIL A FAIRE 1. Créer les dossiers commercial et comptable : VOTRE NOM 2. Paramétrer les options générales nécessaires (Catégorie comptable, Catégorie de produits, Catégorie tarifaire, Code risque, Gamme,) 3. Paramétrer la structure comptable nécessaire Plan comptable : 3421, 4411, 61111, 7111, 345520 et 4455 Taux de taxes : TVA récupérable 20% et TVA facturée Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 37 sur 40
Codes journaux
: Achats et ventes
4. Paramétrer la structure commerciale de la société a. Dépôt de stockage (casa) b. Familles d'articles c. Articles d. Clients et fournisseurs e. Représentants f. Barèmes de commissions g. Glossaires 5. Traiter les opérations suivantes: 02.01 : Stock initial 30 Motos NXR 125 BROS 30 Motos CBX 250 TWISTER 05.01: Réception de la bonne commande n°1 du client dynamique auto : 10 motos NXR 10 Motos CBX 250 08.01: Livraison effectué pour le client dynamique auto (Facture N°1) 10.01 : Envoi de bon de commande n° A12 à la société HONDA. Livraison prévue le 25.10 30 motos NXR 30 motos CBX 15.01: Réception du bon de commande n°3456 du client NARJISSE NEGOCE 20 motos NXR 20 motos CBX 20.01: Livraison partielle au client NARJISSE NEGOCE 15 motos NXR 15 motos CBX 25.01: livraison reçue relative à la commande du 10.01
ÉTUDE DE CAS N°2 L'entreprise «INFO-FACILE» est une entreprise spécialisée dans le commerce des PC portables de marque IMB. Elle siège au angle Bd Sidi 45, Bd Med VI, Casablanca ; Patente n° 1200 Registre de commerce n° 41111 Identification fiscale n° 1555145 Email
[email protected] Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 38 sur 40
A-Gestion des familles et des articles L'entreprise «INFO-FACILE» commercialise des PC portables de marque IBM qu'elle achète auprès du grossiste "CASA INFO". Parmi les articles commercialisés, on cite : Code Désignation IBMi7 IBM thinkpad core i7 quad core avec Nvidea IBMi5 Ibm lenovo T510 intel i5
Prix unitaire 5 000
Coef 1.30
Gestion de stock CMUP
4 000
1.20
CMUP
B- Gestion des clients La société Traite exclusivement avec des clients revendeurs dont les principaux sont : Code Intitulé Adresse Catégorie tarifaire 3421PPT PC pour tous 30, lot vita av hassan II casa Détaillant 3421IR Info-rabat 25, rue ibm batouta Rabat Détaillant Remises Les clients bénéficient des remises calculées en fonction du montant de chiffre d'affaires réalisé: 2% si le chiffre d'affaire est inférieur à 30 000 dhs 4% si le chiffre d'affaires est compris entre 30 001 et 50 000 dhs 5% si le chiffre d'affaire est supérieur à 50 000 dhs C- Gestion de la force de vente Le service commercial de l'entreprise est constitué par un directeur commercial et le responsable clientèle M. FARID, rémunéré exclusivement par des intéressements sur ventes calculés en fonction du chiffre d'affaires réalisé: Quantité vendue Jusqu'à 40 000 dh + 40 000 dh
intéressements 5% 10%
D- gestion des glossaires : a) Glossaire de type article (à rattacher à IBMi7 ): « Core i7-2670QM (6M Cache, 2.20 GHz) Quad Core™ Extrême de 2eme génération / 320go HDD / 8 go ram extensible jusqu'a 16Go. Un écran 15.6 avec reproduction des couleurs a 95% dote de la carte graphique Nvidea NVS4200m 1 Go dédiée et de 4Go turbo booste. batterie d'une autonomie dépassant 6heures. DVD RW ; USB 3.0 ; Bleuthoot 4.0 ;Camera ; Projecteur clavier, modem 3G intégré » b) Glossaire de type document : (à rattacher au devis client) « Offerts: CD Windows 7, Office 2010 et deux CD de jeux». TRAVAIL A FAIRE 1. Créer les dossiers commercial et comptable : VOTRE NOM 2. Paramétrer les options générales suivantes : a. Catégorie comptable b. Catalogue d'articles c. Catégorie tarifaire d. Gamme 3. Paramétrer la structure comptable nécessaire Plan comptable : 3421, 4411, 61111, 7111, 345520, 4455 et 514MCI Taux de taxes : TVA récupérable 20% et TVA facturée Codes journaux : achats, ventes et BMCI Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 39 sur 40
4. Paramétrer la structure commerciale de la société a. Dépôt de stockage (casa) b. Familles d'articles c. Articles d. Clients et fournisseurs e. Représentants f. Barèmes de commissions g. Glossaires 5. Traiter les opérations suivantes: 02.04 : Stock initial 50 IBMi5 50 IBMi7 05.04: Réception de bon commande n°1 du client 3421PPT 10 IMBi5 10 IBMi7 08.04: Livraison effectué pour le client 3421PPT (Facture N°1) 10.04 : Envoi de bon de commande n° A12 à la société CASAINFO. 20 IMBi7 10 IBMi5 15.04: Réception du bon de commande n°3456 du client : 3421IR 12 IBMi7 08 IBMi5 Il a remis un chèque de 16 000dhs comme avance 20.04: Livraison partielle au client 3421IR 8 IBMi7 2 IBMi5 25.04: Livraison reçue relative à la commande du 10.01 27.04 : Livraison du reste de la commande au client 3421IR 30.04 : Envoi de la facture au client 3421 IR relative aux deux livraisons 02.05 : Retour par le client 3421IR des articles suivants : 2 IMBi7 3IBMi5
Manuel TP : Sage gestion commerciale préparé par M. ARDY Mohamed
Page 40 sur 40
