Livro - Melhores Técnicas de Construção de Cronogramas Com MS-Project 2013

ÍNDICE 1.

................................................................... ............................................. ............................................. ............................... ........ 3 APRESENTAÇÃO ............................................

2.

................................................................. ............................................ ............................................. ....................................... ................4 INTRODUÇÃO ...........................................

................................................................ ................... 5 3. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS ............................................. 3.1. O que é um Projeto? ......................................... ............................................................... ............................................ ............................................. ............................ ..... 5 ................................................................... ....................................... ................6 3.2. O que é Gerenciamento de Projetos? ............................................ 3.3. A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos ............................................. ............................................................. ................7 3.4. As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI . ...............................8 3.5. O Planejamento em Projetos ............................................. ................................................................... ............................................ ............................... .........9 .................................................. .....9 3.6. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 ............................................. ................................................................... ............................................ ............................. ....... 10 4. Iniciando com o MS-PROJECT ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................. ..................................... .............. 10 4.1. Visão Geral:............................................. ................................................................... ............................................. ............................................. ............................. ...... 10 4.1.1. Guias de Menus ............................................ .................................................................. ............................................. ............................ ......10 4.1.2. Barra de Ferramentas Padrão ........................................... .................................................................... ............................................. ............................................. ............................. ...... 11 4.1.3. Barra de Modos ............................................. ................................................................. ............................................. ............................................. ............................. ...... 11 4.1.4. Principais Visões: .......................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ......................11 4.1.4.1. O Gráfico de Gantt: ........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ ..................11 4.1.4.2. Planilha de Recursos: ........................................... ................................................................. ............................................ ..................................... ............... 11 4.1.4.3. O Gráfico de Recursos: ........................................... ............................................................... ............................................. .......................... ... 11 4.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: ......................................... ................................................................. ............................................. ............................ ...... 11 4.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa: .......................................... ................................................................. ............................................ ........................................ ..................12 4.1.4.6. O Diagrama de Rede: ........................................... .................................................................. ............................................ ........................................ ..................13 5. Iniciando com MS-Project ............................................ 5.1. Criando um novo arquivo de projetos .......................................... ................................................................. ........................................ .................13 ................................................................. ............................................ .....................13 5.2. Configuração inicial do MS-Project .......................................... 5.3. Calendários do projeto. ............................................ .................................................................. ............................................ ........................................ ..................13 ................................................................... ............................................. ......................... ... 15 5.4. Informações iniciais do projeto. ............................................ .................................................................. ............................................. ......................... ... 17 6. Criando o Cronograma do Projeto ........................................... 6.1. Criando a Estrutura Analítica do Projeto ............................................ ................................................................... ................................. .......... 17 ................................................................. ............................................ ................................. ...........19 6.1.1. Diferença entre EAC e EAP ........................................... 6.2. Registrando as atividades .......................................... ................................................................ ............................................ ..................................... ...............20 .................................................................. ............................................ ................................. ........... 20 6.3. Propriedade das atividades ............................................ 6.4. Duração das atividades ............................................ .................................................................. ............................................ ........................................ ..................21 ..................................22 6.4.1. Criando prazos diferentes para atividades com mesma duração. .................................. 6.5. Sequenciamento das atividades ........................................... .................................................................. ............................................. ......................... ... 24 ................................................................. ........................................ .................24 6.5.1. Ligações do tipo Termino-Início ( TI ) .......................................... .................................................................. ........................................ .................24 6.5.2. Ligações do tipo Termino-Início ( II ) ........................................... 6.5.3. Ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) ........................................... .................................................................. ................................. .......... 24 6.5.4. Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. .....................24 6.6. Retardo ou adiantamento das atividades ........................................... .................................................................. ................................. .......... 25 ............................................................. .................26 6.6.1. Retardo nas ligações do tipo Termino-Início ( TI ) ............................................ 6.6.2. Retardo em ligações do tipo Termino-Início ( II ) .......................................... ............................................................... .....................27 ....................................................... ..........27 6.6.3. Retardo em ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) ............................................. Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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ÍNDICE 1.

................................................................... ............................................. ............................................. ............................... ........ 3 APRESENTAÇÃO ............................................

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................................................................. ............................................ ............................................. ....................................... ................4 INTRODUÇÃO ...........................................

................................................................ ................... 5 3. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS ............................................. 3.1. O que é um Projeto? ......................................... ............................................................... ............................................ ............................................. ............................ ..... 5 ................................................................... ....................................... ................6 3.2. O que é Gerenciamento de Projetos? ............................................ 3.3. A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos ............................................. ............................................................. ................7 3.4. As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI . ...............................8 3.5. O Planejamento em Projetos ............................................. ................................................................... ............................................ ............................... .........9 .................................................. .....9 3.6. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 ............................................. ................................................................... ............................................ ............................. ....... 10 4. Iniciando com o MS-PROJECT ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................. ..................................... .............. 10 4.1. Visão Geral:............................................. ................................................................... ............................................. ............................................. ............................. ...... 10 4.1.1. Guias de Menus ............................................ .................................................................. ............................................. ............................ ......10 4.1.2. Barra de Ferramentas Padrão ........................................... .................................................................... ............................................. ............................................. ............................. ...... 11 4.1.3. Barra de Modos ............................................. ................................................................. ............................................. ............................................. ............................. ...... 11 4.1.4. Principais Visões: .......................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ......................11 4.1.4.1. O Gráfico de Gantt: ........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ ..................11 4.1.4.2. Planilha de Recursos: ........................................... ................................................................. ............................................ ..................................... ............... 11 4.1.4.3. O Gráfico de Recursos: ........................................... ............................................................... ............................................. .......................... ... 11 4.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: ......................................... ................................................................. ............................................. ............................ ...... 11 4.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa: .......................................... ................................................................. ............................................ ........................................ ..................12 4.1.4.6. O Diagrama de Rede: ........................................... .................................................................. ............................................ ........................................ ..................13 5. Iniciando com MS-Project ............................................ 5.1. Criando um novo arquivo de projetos .......................................... ................................................................. ........................................ .................13 ................................................................. ............................................ .....................13 5.2. Configuração inicial do MS-Project .......................................... 5.3. Calendários do projeto. ............................................ .................................................................. ............................................ ........................................ ..................13 ................................................................... ............................................. ......................... ... 15 5.4. Informações iniciais do projeto. ............................................ .................................................................. ............................................. ......................... ... 17 6. Criando o Cronograma do Projeto ........................................... 6.1. Criando a Estrutura Analítica do Projeto ............................................ ................................................................... ................................. .......... 17 ................................................................. ............................................ ................................. ...........19 6.1.1. Diferença entre EAC e EAP ........................................... 6.2. Registrando as atividades .......................................... ................................................................ ............................................ ..................................... ...............20 .................................................................. ............................................ ................................. ........... 20 6.3. Propriedade das atividades ............................................ 6.4. Duração das atividades ............................................ .................................................................. ............................................ ........................................ ..................21 ..................................22 6.4.1. Criando prazos diferentes para atividades com mesma duração. .................................. 6.5. Sequenciamento das atividades ........................................... .................................................................. ............................................. ......................... ... 24 ................................................................. ........................................ .................24 6.5.1. Ligações do tipo Termino-Início ( TI ) .......................................... .................................................................. ........................................ .................24 6.5.2. Ligações do tipo Termino-Início ( II ) ........................................... 6.5.3. Ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) ........................................... .................................................................. ................................. .......... 24 6.5.4. Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. .....................24 6.6. Retardo ou adiantamento das atividades ........................................... .................................................................. ................................. .......... 25 ............................................................. .................26 6.6.1. Retardo nas ligações do tipo Termino-Início ( TI ) ............................................ 6.6.2. Retardo em ligações do tipo Termino-Início ( II ) .......................................... ............................................................... .....................27 ....................................................... ..........27 6.6.3. Retardo em ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) ............................................. Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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6.6.4. 6.6.5. 6.6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14.

Antecipações em ligações do tipo Termino-Início ( TI ) .......................................... .................................................... .......... 27 ..................................................... ..........28 Antecipações em ligações do tipo Termino-Início ( II ) ........................................... Antecipações em ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) .......................................... ............................................. ... 28 .................................................................. .......................... ...28 Entendendo os tempos de retardo e espera. ........................................... ................................................................. ..................................... ..............28 Visualizando o cronograma do projeto. .......................................... Restrições do projeto. ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ......................29 .................................................... ..........30 Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas. .......................................... Atividades Recorrentes. ........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ ..................30 .................................................................. ..................................... .............. 31 Alterando o calendário das atividades. ........................................... Metas, Marcos ou Milestone. ............................................. ................................................................... ............................................ ............................. .......32 .................................................................. ............................................ ................................. ........... 32 Modos de Visão e Tabelas. ............................................

........................................................... .............. 34 7. Melhores práticas para construção de cronogramas. ............................................. 7.1.1. Não utilização de tempo de espera no sequenciamento TI. ............................................ ............................................34 7.1.2. Não utilização de tempo de espera/antecipação informado em dias(horas). ...............34 7.1.3. Duração máxima das atividades ........................................... .................................................................. ............................................. ......................... ... 35

8. Recursos .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ............................................. .......................... ... 36 .................................................................. ............................................ ..................................... ............... 36 8.1.1. Registrando os Recursos ............................................ ............................................................... ................................. ...........37 8.1.2. Relacionando os Recursos às atividades. ......................................... 8.1.3. Problemas de alocação dos recursos; alteração da duração das tarefas.  ....................38 ....................................39 8.1.4. Problemas de alocação dos recursos; r ecursos; recursos superalocados. .................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ......................40 8.1.5. Gráficos de Recursos ........................................... ............................................................... ............................................. .............................................. ............................. ...... 40 8.1.6. Uso dos Recursos ......................................... ................................................................... ............................................. ......................... ...41 9. Controle da Execução do Projeto ............................................ ................................................................. ............................................. ............................ ......41 9.1. Linhas de Base no MS-Project .......................................... ................................................................... ............................................ .....................42 9.2. Controle da execução das tarefas ............................................ ............................................................... ..................................... ...............42 9.2.1. Atualizando a data de status do projeto ......................................... ................................................................... ..................................... ..............43 9.2.2. Visualizando as linhas de andamento ............................................ ....................... 44 9.3. Controle da execução através da informação do percentual executado ....................... .................................................................. ............................................. ............................ ...... 45 9.3.1. Reprogramando as atividades ........................................... 9.4. Controle da execução através da duração restante. ........................................... ......................................................... .............. 45

10.

Relatórios ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ............................................ ......................47

11.

Filtros ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................. .............................................. ............................. ...... 48

12.

Classificação ........................................... .................................................................. ............................................. ............................................ ........................................ ..................49

13.

................................................................. ............................................. ............................................. ........................................ .................50 Sobre o Autor..........................................

Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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1. APRESENTAÇÃO Este livro foi criado a partir de diversas solicitações de alunos dos cursos que ministro, e retrata todo o conteúdo do curso de gerenciamento de projetos com prática no MS-Project. Embora o mercado editorial esteja repleto de livros sobre gerenciamento de projetos e também para a operação do MS-Project, livros com conteúdos muito bons como os de Ricardo Viana Vargas, os alunos sentem falta de algo mais prático e resumido e que mostre de maneira bem direta como poderemos utilizar de maneira inteligente, amparado nas melhores práticas de gerenciamento de projetos difundido pelo PMI, o software MS-Project. MS -Project. O livro poderá ser utilizado como fonte de consulta para assuntos específicos ou também ser lido de forma integral, pois segue uma lógica de construção de cronograma a partir do seu início até a fase de controle do mesmo. Mesma lógica que utilizo nos cursos desta ferramenta.

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2. INTRODUÇÃO O Microsoft Project é um poderoso programa de gerenciamento de projetos que você pode usar para planejar, gerenciar e utilizar como fonte de informações para seu projeto. Este livro tem o objetivo de servir de apoio a utilização do MS-Project e é dirigida àqueles que querem entender e utilizar de maneira m aneira inteligente e produtiva este aplicativo. O formato deste livro está organizado de maneira que você poderá seguir o passo a passo para criar, editar e controlar um projeto. Assim como qualquer outro aplicativo voltado para o gerenciamento de projetos, a utilização do MS-Project só poderá ser realizada de maneira satisfatória se o usuário tiver conhecimentos, pelo menos básico, das melhores práticas de gerenciamento de projetos. Sem estes conhecimentos, o MS-Project deixará o usuário opera-lo de maneira totalmente equivocada e as informações obtidas poderão não ser uteis ao gerente de projetos. Equivocadamente muitas organizações ainda pensão que tendo as atividades e seu sequenciamento já se tem um cronograma. Durante a apresentação do conteúdo deste livro apresentaremos teorias de gerenciamento de projetos que mostram a necessidade de termos outros documentos, tais como o histograma de matérias e recursos humanos, para que o cronograma seja válido e útil ao empreendimento. Sem estes documentos, o cronograma passa a ser somente um desenho do gráfico de gantt sem embasamento prático.

Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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3. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS A utilização eficaz do MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona o programa. Diferentemente de outros softwares tais como o Word, o MS-Project está interligado com as disciplinas ou as práticas a que ele vem auxiliar – o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é o funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento das melhores práticas de gestão de projetos, para que assim ele possa ser operado de maneira correta e as informações dadas por ele também possam ser entendidas e interpretadas corretamente. Um exemplo da importância do conhecimento das melhores práticas preconizadas pelo PMI é o simples fato de que nunca deveremos digitar nas colunas Início e Termino, pois caso ocorra, estaremos colocando em risco a saúde de nosso cronograma e tornando o mesmo uma simples planilha de dados. Não serão abordadas aqui todas as técnicas e ferramentas em torno da prática de gerenciamento de projetos nas suas 10 principais áreas de competências, pois o MS-Project consegue atuar de maneira satisfatória em apenas 3 delas ( Escopo, Tempo e Custo). Porem nos capítulos seguintes estaremos mostrando como o aplicativo pode ser utilizado como suporte às outras áreas de atuação. Dessa forma é aconselhável que se procure entender e aprender em maior profundidade as disciplinas de gerenciamento de projetos, para que assim possamos cada vez mais operar o MSProject de maneira inteligente. A organização deste livro traz inicialmente uma apresentação das definições básicas e necessárias para que o programa possa ser utilizado, e nos capítulos seguintes serão apresentados os diversos processos presentes nos capítulos de gerenciamento do escopo, tempo e custos do PMBOK e como poderemos utilizar o MS-Project com bases nestas melhores práticas. Também serão apresentadas técnicas presentes em livros complementares ao PMBOK, do próprio PMI ou não.

3.1. O que é um Projeto? Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser definido como: “ Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.” 

Portanto, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas relacionadas. como por exemplo: Empreendimento não repetitivo A palavra projeto, que vem do Latin, que resul ta da união de “pro” que significa algo o

que procede a uma ação e o verbo “iacere” que significa: levar, arremessar, lançar. Significa então “lançar algo novo” , isto já deixa claro que todo projeto é criado para

produzir algo novo. Logo às técnicas de Projeto e consequentemente o MS-Project não pode, ou terão dificuldades de serem utilizadas em processos contínuos. Sequência clara e lógica de eventos Todo projeto tem uma sequencia lógica a ser seguida para que o mesmo venha a ser concluído. o

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Início e fim bem definidos Esta definição é clássica de projeto e direciona para que todo projeto deveria ter uma data de inicio e uma data de término bem definida, porem hoje sabemos que os projetos voltados para inovação nem sempre tem um fim bem definido e mesmo assim poderemos aplicar técnicas de planejamento e elaborar um cronograma para ele. Objetivo específico claro, único e bem definido. Todo projeto tem um objetivo para o qual ele foi elaborado. Não vamos confundir objetivo com escopo, pois são conceitos diferentes. Conduzido por pessoas Todo projeto para ser executado necessita de pessoas trabalhando no mesmo. Assim uma área de grande importância está relacionada à análise e tratamento dos relacionamentos entre estas pessoas. Parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos humanos, qualidade, etc. A maioria dos projetos sempre está sujeito a limitações de custo, prazo, qualidade, ets. Como exemplo destas limitações teríamos o caso onde o projeto não poderia custar mais que R$ 1.000.000,00 ou outro caso onde o projeto deveria terminar no máximo em uma determinada data. Em gerenciamento de projetos, definimos estes parâmetros como Restrições. Não podemos confundir Restrição com Premissa, pois são conceitos diferentes. Também podemos afirmar que o foco de um projeto é obter objetivos previamente identificados e é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da concretização destes objetivos, com base nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantém dentro de um padrão de qualidade previamente definido. o

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3.2. O que é Gerenciamento de Projetos? Segundo o PMBOK “O  Gerenciamento de projetos é a aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que, para o gerenciamento de projetos, não é necessário apenas a vontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos específicos de várias áreas para melhor desempenhar as suas funções. Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento de gerenciamento de projetos na condução de operações da empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o administração por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.

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3.3. A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos Embora o conceito de projeto bem executado tenha como foco o atendimento às necessidades e acertos realizados com os stackholders (partes interessadas), as metas estabelecidas pela tríplice restrição continuam muito fortes.

Onde : Custo: O projeto deve ser executado de acordo com o orçamento definido. Escopo: O projeto deve entregar/executar todos os produtos e serviços necessários a entrega do seu produto principal. De maneira um pouco simplificada poderíamos dizer que escopo é a coleção de todos os produtos e serviços acertados com o cliente. Existem técnicas para se definir com maior qualidade o escopo do projeto, tais como uma EAP ou maquete do projeto que não fazem parte do conteúdo deste livro, porem seu conhecimento é vital para a construção de bons cronogramas. Tempo: O projeto deve ser executado no tempo previsto. Não podemos confundir tempo com prazo. O prazo sempre se refere a uma data acertada, enquanto o tempo se refere a quantidade de horas necessárias a execução. Poderemos ter por exemplo uma determinada atividades de 5 dias ( 40h ) executada em um determinado prazo ou com um prazo maior, sendo estas datas afetadas pela jornada de trabalho da mesma ( calendário ), por exemplo Atividade de 5 dias (40 horas) iniciando na segunda e sendo conduzida em uma  jornada de trabalho de 8 horas, o seu termino previsto será na sexta-feira da mesma semana. Atividade de 5 dias (40 horas) iniciando na segunda e sendo conduzida em uma  jornada de trabalho de 5 horas, o seu termino previsto será na quarta-feira da semana seguinte.. Uma confusão se formou quando os softwares de gerenciamento de tempo nomearam a coluna de tempo como Duração e colocaram as unidades como Dias, Semana, Meses. Devemos entender que quando informamos que uma duração de uma determinada tarefa é de 10 Dias, o MS-Project está entendendo que a atividade será realizada em 80horas (Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 8hs ela terá um prazo para ser executada, porem se estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 4 horas o prazo será totalmente diferente. o

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Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do planejamento e/ou execução do projeto. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista sistêmico, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recursos ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Além disso, qualquer que seja a mudança ocorrida em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

3.4. As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI O PMI - Project Management Institute - identifica 10 (dez) áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos através do PMBOK 5° Edição. Apesar da abordagem de apresentá-las de forma separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de que todas elas estão intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em uma deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta deficiência. Como explica Margareth Carneiro , “durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto ”. Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade e no conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento. Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então o cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto. Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisições também são importantes para a condução de um projeto. Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vários aspectos importantes. Na metodologia esses aspectos são chamados de disciplinas. Vemos então que apoiam a administração de projetos disciplinas de: Gerenciamento de integração entre os elementos do projeto; Gerenciamento de escopo de projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento do custo; Gerenciamento da qualidade; Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicação; Gerenciamento de risco; Gerenciamento de contratos. Gerenciamento das partes interessadas. Estas disciplinas juntas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas de cada uma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão. “A Integração dos processos também é tratada como uma disciplina pelo PMI.” A metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos deverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia de maneira mais eficaz e integrada de trabalho.

3.5. O Planejamento em Projetos Em qualquer atividade de uma organização o planejamento deve sempre ser encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, se gasta refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organização, é extremamente necessário um planejamento criterioso de todas as possíveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto têm como princípio um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão. Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!

3.6. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 Neste material, e com o auxílio do MS-Project 2013 vamos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas para que se possa elaborar o cronograma do projeto e utiliza-lo no MS Project 2013. Durante o transcorrer deste livro, cada etapa abaixo será definida no software.

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4. Iniciando com o MS-PROJECT 4.1. Visão Geral: O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e outras variáveis de um projeto. O MS Project é uma ferramenta pertencente à família Office da Microsoft e, portanto, utiliza os padrões conhecidos dessa interface com o usuário. A figura abaixo apresenta esta interface.

Guias de Menu

Planilha de Tabelas

Gráfico de Gantt

Uma boa notícia para quem está iniciando com a operação deste aplicativo é que ele poderia ser pensando como uma planilha Excel. Ambos os aplicativos trabalham com linhas e colunas.

4.1.1. Guias de Menus Os Guias de Menus do MS Project tem as seguintes opções: 1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos. 2. TAREFAS: Cuida das operações ligadas as tarefas. 3. RECURSOS: Cuida das operações ligadas aos Recursos. 4. PROJETO: Cuida das operações ligadas aos projetos. 5. EXIBIÇÃO: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc. 6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas para formatação do Gráfico de Gantt.

4.1.2. Barra de Ferramentas Padrão A Barra de Ferramentas Padrão contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

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4.1.3. Barra de Modos A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, nos quais você poderá clicar para mostrar o modo desejado.

4.1.4. Principais Visões: Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para exibir as informações. São eles: Os Gráficos – Que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário . As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.) Os Formulários – Que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

4.1.4.1. O Gráfico de Gantt: Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando inicializamos o software. O modo de exibição Gráfico de Gantt mostra as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto como texto ou como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras.

4.1.4.2. Planilha de Recursos: O modo de exibição Planilha de Recursos  exibe as informações sobre cada recurso do Projeto.

4.1.4.3. O Gráfico de Recursos: O modo de exibição Gráfico de recursos  exibe graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) podendo assim compará-los.

4.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: A Planilha de Uso do Recurso  exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso aos trabalhos que eles terão que desempenhar no projeto.

4.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa: O modo de exibição Uso da tarefa  exibe as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

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4.1.4.6. O Diagrama de Rede: O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.

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5. Iniciando com MS-Project 5.1. Criando um novo arquivo de projetos A criação de um novo arquivo de projeto poderá ser realizada através de três opções : Quando solicita-se a abertura do MS-Project e executa-se a opção “Arquivo/Salvar Como”.

Quando solicita-se a abertura de um novo projeto através do botão “Novo” na Barra de ferramentas. Quando solicita-se o salvamento de um projeto já aberto através da opção “Arquivo/Salvar Como”.

5.2. Configuração inicial do MS-Project O MS-Project permite a configuração de vários itens específicos de um projeto, tais como: moeda, modo de exibição das datas, modo de exibição padrão, taxa padrão dos recursos, cálculo automático ou não do impacto das alterações realizadas em um projeto, calendário padrão do projeto, horas de trabalho diárias, semanais e mensais, etc. Estas configurações são realizadas através da opção “Arquivo  / Opções”.

5.3. Calendários do projeto. Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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Antes de trabalharmos os calendários no MS-Project, é necessário termos uma consciência do que é um calendário. De maneira simplificada podemos dizer que calendário tem a função de nos mostrar em quais dias devemos trabalhar e em quais outros dias não, e quando devemos trabalhar quantas horas serão de trabalho. Assim sendo, com relação às tarefas os calendários determinam como elas serão agendadas, considerando o tempo da sua duração. Podemos também definir calendário como sendo a nossa jornada de trabalho. Sempre existirá um calendário associado ao projeto, que por definição inicial dar-se o nome de “Calendário Padrão” (Poderá ser modificado). Poderemos também associar calendários às atividades ou recursos específicos e caso isto ocorra deveremos ter o cuidado de informar qual o calendário a atividade deverá seguir; o associado ao projeto ou o associado a tarefa ou o associado ao recurso. O MS-Project já vem configurado com três calendários: Padrão: Calendário-base que configura uma agenda de 8 horas diárias de trabalho de segunda-feira a sexta-feira, no horário das 9h às 12h e das 13h às 18h. 24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum período de folga. Turno da Noite: Configura uma agenda de período noturno, de segunda a sábado das 23h às 8h. Novos calendários poderão ser criados, conforme a necessidade do projeto. Para se alterar e/ou criar novos calendários deverá ser utilizada a opção “Projeto / Alterar período de trabalho ”

Para alterar o calendário padrão ou qualquer outro calendário que venha ser criado, utilizaremos a guia “Exceções”, onde colocaremos um nome para a exceção, sua data de inicio e sua data de

termino. Logo depois deveremos selecionar a opção de Detalhes.

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Em detalhes poderemos: Determinar se a exceção se refere a uma folga ou período de trabalho Sendo a mesma relacionada a um período de trabalho, informar quantas horas de trabalho estarão associadas aos dias de trabalho. A periodicidade da exceção, se diariamente afetará a todos os dias do intervalo, se semanalmente poderá ser escolhido quais os dias da semana, etc. Intervalo de dias a ser impactado pela exceção. 

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5.4. Informações iniciais do projeto. Logo após a criação de um novo arquivo de projeto no MS-Project, faz-se necessário o fornecimento dos dados iniciais do projeto, tais como a Data de início, calendário do projeto, etc. Esta ação é realizada através da opção “ Projeto / Informações Sobre o projeto ”. Estas informações poderão ser alteradas posteriormente a qualquer momento.

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6. Criando o Cronograma do Projeto 6.1. Criando a Estrutura Analítica do Projeto A Estrutura Analítica do Projeto  –  EAP,  é uma ferramenta apresentada pelo PMBOK na disciplina de Gerenciamento de Escopo, para configuração dos resultados do projeto diretamente relacionados com seus objetivos, conforme a seguinte definição: “Um agrupamento dos elementos orientados ao produto do projeto que organiza e define o

escopo global do projeto. Cada nível inferior representa uma definição crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos ou serviços.”

A EAP é a representação gráfica dos resultados do projeto sendo fundamental para a especificação e estimativa de recursos, tempo e custos, assim como montagem da equipe do projeto composta por especialistas e os trabalhadores, com seus papéis definidos em termos de autoridade e responsabilidade em cada atividade do projeto. O MS-Project não faz distinção entre um produto e uma atividade. Esta tarefa terá que ser executada pelo Gerente do Projeto durante a fase de planejamento. Normalmente um item da EAP deverá ser executado através de diversas atividades. Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, deverá ser fornecida a descrição de cada item na coluna “Nome da Tarefa”  e a sua organização hierárquica deverá ser definida através de recuos para direira/esquerda.

Uma regra que devemos seguir é evitar a existência de nomes iguais entre os diversos itens da EAP. Esta regra se estenderá mais adiante para o registro das atividades do projeto. Em resumo, não poderemos ter duas linhas no MS-Project com a mesma descrição, embora o aplicativo permita isto. O último nível da EAP é chamado de Pacote de Trabalho e será normalmente decomposto em atividades. Exemplo : EAP simplificada de um prédio de 2 andares em A - formato gráfico.

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B – Em formato de texto

C- No MS-Project Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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6.1.1. Diferença entre EAC e EAP Durante muito tempo os orçamentos, principalmente os elaborados em engenharia seguiram uma estrutura chamada EAC. Esta estrutura tem como base não os produtos/serviços a serem entregues e sim agrupamentos de composições de serviços, como poderíamos verificar no quadro comparativo abaixo. A EAC não poderá ser utilizada para elaboração de cronogramas, pois este documento tem como base a estrutura EAP, logo se torna necessário que as empresas comecem a elaborar seus orçamentos de maneira compatível com a estrutura EAP que será posteriormente detalhada em atividades. Em alguns casos, poderíamos até ter a mesma estrutura nos orçamentos e cronogramas, o que facilitaria em muito o planejamento/controle financeiro do projeto, além de evitar retrabalho entre as equipes orçamentárias e de planejamento.

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6.2. Registrando as atividades A criação das atividades de um projeto é decorrente da decomposição dos pacotes de trabalho da EAP. Para cada item de menor nível da EAP, chamado de pacote de trabalho, deve-se relacionar todas as atividades necessárias para executar a sua entrega. Neste momento ainda não devemos nos preocupar com os recursos necessários à execução das tarefas, nem com o tempo necessário à execução. Estas ações serão trabalhadas posteriormente. No MS-Project, o registro das atividades é realizado com a inserção de tarefas abaixo de cada item da EAP. De maneira similar a como registramos a EAP, porem uma regra deverá ser seguida; O nome das tarefas devem sempre iniciar com um verbo no infinitivo.

6.3. Propriedade das atividades As atividades inseridas são relacionadas a várias propriedades, que podem ser acessadas através da opção “ Projetos / Informações Sobre a tarefa ” ou simplesmente clicando duas vezes na atividade. Várias destas propriedades serão trabalhadas neste livro. Como primeira guia de trabalho, poderíamos utilizar a guia de Observações para registrar por exemplo, durante a fase de planejamento, o nosso dicionário da EAP/Cronograma e na fase de execução poderíamos fazer um acompanhamento fotográfico da execução de cada tarefa. Especificamente para a área de engenharia, esta guia poderá ser utilizada para registrar o memorial descritivo dos pacotes de trabalho/atividades.

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6.4. Duração das atividades Para cada uma das atividades presentes no projeto, deverá ser informado o tempo total necessário para a sua conclusão. Devemos ter em mente que o tempo, ou a sua duração, de uma atividade não representa o seu prazo como somos induzidos a pensar devido a forma como os softwares nomearam as unidades como sendo em Dias, Semanas, Meses. Quando informarmos que uma atividade tem como duração 5 Dias, estamos informando que esta atividade tem uma previsão de ser executada em 40 horas e que a quantidade de dias físicos será decorrente por exemplo do calendário ao qual esta atividade está associada, ver exemplo abaixo. Por padrão, o MS-Project sempre múltipla os quantitativos das durações informadas pela seguinte regra; “Dia” multiplica por 8 horas, “Semana” multiplica por 40h e “Mês” multiplica por 160 horas.

Outro item muito importante é termos ciência que o tempo total para entrega de um item da EAP não é necessariamente a soma da duração de todas as atividades, pois poderemos ter atividades em paralelo por exemplo. A duração das atividades pode ser informada em dias, horas, semanas, meses ou minutos. Porém internamente o MS-Project sempre converterá estas durações em horas. Quando fornecemos a duração de uma atividade em dias, por exemplo, o MS-Project converte automaticamente esta duração em horas e arquiva a mesma.Esta informação será a utilizada para a determinação da data de início e término considerando as horas de trabalho diárias presentes no calendário do projeto. Quando informado que uma tarefa tem duração de 0 (zero) horas, o MS-Project entende que a tarefa corresponde a um marco.

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6.4.1. Criando prazos diferentes para atividades com mesma duração. Um exemplo de que as informações presentes na coluna Duração não se referem a prazos e sim a tempos (horas ) de execução das tarefas poderá ser demostrado seguindo-se os seguintes passos: Criar um novo calendário com apenas 4 horas de trabalho diárias de segunda a sexta.

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Criar duas tarefas, ambas com 5 dias e apenas a uma das tarefas associar o calendário criado anteriormente.

Observar que as durações serão as mesmas, porem os prazos serão diferentes.

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6.5. Sequenciamento das atividades Para a execução de um projeto, normalmente teremos uma ordem de execução das atividades. Isto se deve principalmente a três fatores: Ordem natural de execução das tarefas. Fatores Mandatários. Execução de projetos anteriores direciona a uma melhor ordem de execução das tarefas. Fatores Discretos. Forças externas ao contrato forçam a um determinado sequenciamento na execução das tarefas. Os softwares de planejamento e consequentemente o MS-Project trabalharam estes motivos se utilizando de 4 tipos de ligações.

6.5.1. Ligações do tipo Termino-Início ( TI ) Este tipo de ligação é o mais comum nos cronogramas e tem como base a premissa que a atividade anterior tem que terminar para a posterior iniciar. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4 TI

6.5.2. Ligações do tipo Termino-Início ( II ) Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior deverá iniciar no mesmo momento que a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4 II

6.5.3. Ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior deverá terminar no mesmo momento que a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT. Ex: 4 TT

6.5.4. Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. o

Melhor não utilizar este tipo de ligação, pois poderá afetar o cálculo do caminho crítico.

A informação do sequenciamento de execução das tarefas, poderá ser feita através do preenchimento da coluna “ Predecessora” na tabela “Entrada”. O tipo de relacionamento padrão utilizado é o TI, se quisermos alterar este tipo relacionamento deveremos digitar o tipo com o qual Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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queremos relacionar as tarefas. Caso tenha dúvidas, poderá trabalhar com as propriedades da tarefa, guia “Predecessoras”.

6.6. Retardo ou adiantamento das atividades Na execução das atividades de um projeto podem surgir situações onde teremos que executar uma determinada tarefa, que normalmente seria executada no termino de sua predecessora (ligação tipo TI), antes do termino desta última. Nestes casos existirão paralelismos de execução de tarefas e isto normalmente ocorre quando temos necessidade de promover uma antecipação do termino da execução do projeto. Temos que sempre ter em mente que esta ação promove o surgimento de riscos de retrabalho. Outra situação que com certeza poderemos ter que incluir em nossos cronogramas é a necessidade de alterar o momento de início de uma tarefa como sendo depois de algum tempo depois da predecessora. Neste caso falamos que existirá retardo na execução. Estas antecipações ou retardos de início de tarefas normalmente ocorrem devido a restrições de recursos ou situações impostas pela própria natureza das atividades. Exemplos: Retardos: Tempo de espera da cura de uma laje; Tempo de espera da liberação de um recurso; Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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Tempo de espera pela homologação de um produto pelo cliente. Adiantamentos Antecipação da execução na tentativa de diminuir o prazo total do projeto. Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos também como folgas (slack), que podem ser subdivididas em folgas livres (free slack) e folgas totais (total slack). Para executarmos isto no MS-Project utilizaremos o recurso de “Latência” presente na guia “Predecessores”, nas propriedades da tarefa.

6.6.1. Retardo nas ligações do tipo Termino-Início ( TI ) Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o termino da atividade A ( Concretagem por exemplo ) e a atividade B ( Desforma ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora acrescido do tempo de espera necessário. Ex : 4TI+3d.

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6.6.2. Retardo em ligações do tipo Termino-Início ( II ) Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o início da atividade A (limpeza do terreno, por exemplo ) e a atividade B ( Remoção entulhos ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora e indicar a diferença de tempo a ser realizada. Ex : 4II+3d.

6.6.3. Retardo em ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o término da atividade A (Limpeza do terreno por exemplo ) e a atividade B ( Remoção entulhos ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a ser realizada. Ex : 4TT+3d.

6.6.4. Antecipações em ligações do tipo Termino-Início ( TI ) Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o termino da atividade A ( limpeza do terreno por exemplo ) e a atividade B ( remoção entulhos ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora acrescido do tempo de antecipação necessário. Ex : 4TI-3d.

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6.6.5. Antecipações em ligações do tipo Termino-Início ( II ) Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o início da atividade A ( Arrumar a sala por exemplo ) e a atividade B ( limpar a sala ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex : 4II-3d.

6.6.6. Antecipações em ligações do tipo Termino-Termino ( TT ) Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o término da atividade A ( Arrumar a sala por exemplo ) e a atividade B ( limpar a sala ). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No Ms-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a ser realizada Ex : 4TT-3d.

6.7. Entendendo os tempos de retardo e espera. Devemos entender que os valores informados para os retardo e antecipações são entendidos pelo MS-Project como sendo em horas. Estes serãoi convertidos da mesma forma que a coluna Duração é convertida em horas como já detalhamos anteriormente. Assim quando informamos que existira uma espera de 7 dias entre duas tarefas, isto não significará que serão de 7 dias físicos, pois caso o calendário do projeto esteja trabalhando com uma quantidade de horas diferente de 8horas diárias e caso também existam feriados e fins de semana no período, este quantitativos de dias físicos será bem maior, ou poderá ocorrer que se o calendário estiver trabalhando com uma quantidade de 16horas diárias, o quantitativo de dias físicos será bem menor.

6.8. Visualizando o cronograma do projeto. Após o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessárias para a entrega dos produtos, da duração destas atividades, da definição das predecessoras, dos ajustes via retardos ou adiamentos, teremos condições de visualizar o cronograma do projeto. A visualização poderá ser realizado através das visões “Gantt de Controle” ou “Gráfico de Gantt”.

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O Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle permite a visualização temporal e o acompanhamento de tarefas, além de permitir a visualização rápida do caminho crítico. Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do projeto, ou é a sequência de atividades com folga zero. A diferença entre Gantt de Controle ou Gráfico de Gantt, é que o primeiro já trás configurada a apresentação do caminho Crítico. Devemos ter ciência da importância do caminho crítico, encarando estas informações como uma grande fonte de dados para tomadas de decisão quando o assunto é prazo das atividades e assim promover uma redução de perdas financeiras. Por exemplo, quando quisermos antecipar o prazo do projeto, poderemos prever uma jornada de trabalho maior nas atividades, porem somente para as atividades que estiverem no caminho crítico, e um outro exemplo é quando estamos na fase de execução e por ventura o projeto se encontrar atrasado, neste caso somente as atividades do caminho crítico deveriam ter atividades programas para horas extras..

6.9. Restrições do projeto. Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restrições no seu acompanhamento. Normalmente estas restrições estão relacionadas ao prazo necessário à execução do projeto, ao custo do projeto, ou até mesmo em relação à qualidade do projeto. O MS-Project permite o registro e consequente avaliação do impacto das restrições relativas à variável prazo, que tanto podem estar associadas ao projeto como um todo como também a algumas atividades do projeto. Para registrarmos as restrições no MS-Project utilizaremos a guia “Avançado”, nas propriedades da tarefa.

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6.10. Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas. Durante o planejamento ou execução de uma atividade, pode ser necessária a divisão da sua execução. Normalmente quando este fato ocorre durante a fase de planejamento dividimos a atividade em duas ou mais atividades, porém este recurso fica difícil de ser utilizado na fase de execução, pois a divisão da tarefa pode ser decorrente de alguma necessidade de parada da execução, como por exemplo, a existência de chuvas em uma atividade relacionada a pintura externa de uma edificação. A divisão da exe cução de uma tarefa é realizada através do botão “Dividir tarefa” presente na barra de ferramentas. Este recurso quando utilizado, poderá colocar em risco a qualidade do cronograma, pois na fase de execução/controle, não teremos como informar a execução de uma determinada parte da atividade.

6.11. Atividades Recorrentes. Na decomposição da EAP podem surgir atividades que vão se repetir várias vezes durante a execução do projeto. Um exemplo deste tipo de atividades são as relacionadas a reuniões de acompanhamento necessárias à entrega dos produtos pré-programados. Para registrarmos atividades recorrentes no MS-Project utilizaremos a opção “Tarefa / Tarefa Periódica”

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6.12. Alterando o calendário das atividades. Normalmente todas as atividades de um projeto obedecem às configurações existentes no calendário ao qual o projeto está associado ( Projeto / Informações Sobre o Projeto ) em relação aos horários de trabalhos diários, feriados existentes, etc. No entanto podem existir situações onde seja necessário criar um calendário especifico para uma determinada atividade, ou grupos de atividades. Isto acontece quando, por exemplo, devido à existência de ruídos na execução da atividade ela só pode ser executada no período da manhã. Para registrarmos um calendário específico para uma atividade é necessário que primeiro seja criado este novo. A associação da tarefa com o calendário específico é realizada na guia “Avançado ” presente nas propriedades da tarefa.

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A mudança do calendário de determinada atividade promove alteração dos prazos do cronograma sem, no entanto, modificar o esforço para sua execução.

6.13. Metas, Marcos ou Milestone. O planejamento de um projeto pode prever a execução de entregas de produtos em determinadas datas fixas, ou podem ser criadas ações que irão marcar o início de uma fase para, aí sim, ser possível definir o início da fase seguinte. Normalmente estas ações (tarefas) podem não envolver o planejamento de duração para a sua execução, ou recursos. Estas tarefas são conhecidas normalmente como MARCOS, METAS  ou MILESTONES e no MSProject, fazemos a criação e registro delas informando sua duração como 0 ( zero).

6.14. Modos de Visão e Tabelas. O MS-Project é capaz de armazenar uma grande quantidade de informações, que muitas vezes podem até prejudicar o entendimento do projeto. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma grande planilha Excel, com várias colunas. Quando ocultam os uma coluna não significa que “apagamos” as suas informações, elas apenas estarão ocultas. Para facilitar a utilização do programa, o MS-Project está dividido em diversos modos de visão e cada um deles é direcionado ao tratamento de um determinado conjunto de informações. Estes modos de visão podem ser exibidos através da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir. Basicamente existem dois tipos de visão: As que apresentam somente informações gráficas, como por exemplo, a visão de “Diagrama de rede ”. As que apresentam informações gráficas e também colunas de dados, como por exemplo, o Gráfico de Gantt. Neste caso falamos que a visão tem Tabelas associadas, que podem ser visualizadas através da guia “Exibição”.

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7. Melhores práticas para construção de cronogramas. O PMI, através de complementos ao PMBOK publicou algumas “melhores práticas”  para a construção de cronogramas, entre as quais poderemos destacar:

7.1.1. Não utilização de tempo de espera no sequenciamento TI. Quando encontramos sequenciamentos TI com a presença de tempos de espera ( TI+4dias por exemplo), sabe-se hoje, que isto seja um forte indicio de que esquecemos de detalhar atividades. Um exemplo que poderíamos trabalhar ocorre quando temos em nossos cronogramas um tempo de espera entre a atividade de assinatura do contrato e o início da obra, provocado pela necessidade de mobilização, transporte de equipamentos, etc. Na verdade, deveríamos ter colocado estas atividades no cronograma e sequenciar todas como sendo TI, por exemplo. Outro equivoco pode ocorrer quando informamos, por exemplo, um tempo de espera entre duas atividades como 5TI + 10dias, podemos ser direcionados a pensar que 10 dias depois de concluída uma a atividade predecessora a sucessora irá iniciar, porem estamos informando que 80hs depois de concluída a atividade e respeitando o calendário do projeto a atividade sucessora deverá ter seu início programado. Isto poderá causar erros quando quisermos, por exemplo, registrar o tempo de cura de uma laje, pois forneceríamos 20d e fisicamente teríamos quase um mês de espera devido aos sábados, domingo e feriados. Neste casso melhor informar em dias corridos, colocando tempo de espera como sendo 5TI+10dd ( dois D´s). Este recurso também poderá ser utilizado nos fornecimento do tempo das tarefas, quando o MS-Project irá considerar o tempo das tarefas em dias corridos, ver exemplo abaixo :

7.1.2. Não utilização de tempo de espera/antecipação informado em dias(horas). Quando informamos o tempo de espera/antecipação em dias/horas/semanas/meses, verificamos que o MS-Project utiliza o calendário para determinar quantos dias físicos serão respeitados entre as tarefas, porem um outro erro poderá ocorrer. Imaginemos duas tarefas como mostrada a seguir. Na primeira situação o tempo da primeira e da segunda são os mesmos e teremos o seguinte sequenciamento.

Na segunda situação o tempo da primeira foi reduzido devido ao deslocamento de mais pessoas para a sua execução e ai teríamos a seguinte situação.

Poderá isto realmente ocorrer? Poderá a atividade B iniciar antes da atividade A iniciar? Uma saída para este tipo de problema é informarmos as antecipação em termos percentuais. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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7.1.3. Duração máxima das atividades Uma regra que deveremos tentar seguir se refere a duração máxima de qualquer atividades em qualquer cronograma, que é : A duração máxima de uma atividade é duas vezes o tempo de controle do cronograma, ou seja, se formos atualizar o cronograma toda semana, a duração máxima das atividades será de 10 dias.

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8. Recursos Como presente na definição de Projetos, a execução do mesmo e consequentemente das tarefas definidas, sempre necessitará de recursos, sejam eles humanos, matérias ou financeiros. Assim temos que fazer o planejamento da utilização destes recursos para todo o projeto. De maneira direta, podemos afirmar que na verdade toda atividade presente no projeto necessitará de recursos para ser executada. Exceção se faz as atividades do tipo Marco. Desta forma o planejamento da utilização dos recursos necessários à execução do projeto é realizado através do planejamento dos recursos necessários à execução das atividades do projeto. As melhores práticas de gerenciamento de projetos sugerem que as condições consideradas no planejamento do esforço sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo “observações” presente nas propriedades das tarefas.

8.1.1. Registrando os Recursos O MS-Project, na versão 2013, trabalha com três tipos de recursos : Recursos Trabalho Referem-se a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos. Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua disponibilidade e, posteriormente, indicar as super-alocações correspondentes. Pode-se também associar calendários diferentes dos calendários do projeto e da atividade. Recursos Materiais Não utilizam hora extra e grupo de trabalho, Não se pode especificar disponibilidade, Não utilizam calendários.. Recursos Custos Pode ser utilizado para associar serviços com custos fixos, porem podem prejudicar o cálculo do valor agregado. Antes de relacionarmos todos os recursos necessários à execução de cada tarefa, teremos que registrá-los no MS-Project. Isto é feito através do modo de visão “ Planilha de recursos ”.

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8.1.2. Relacionando os Recursos às atividades. Quando registramos os recursos necessários à execução de uma tarefa, o MS-Project calcula uma nova informação denominada Trabalho. O Trabalho é a quantidade de horas a serem utilizadas na execução da atividade e é calculada basicamente pela multiplicação da duração da tarefas pela quantidade de recursos tipo Trabalho na tarefa. Por exemplo: Para uma atividade que tem duração de dois dias e utilização de dois recursos do tipo trabalho, teremos: Considerando que um dia de trabalho tem oito horas (calendário do projeto), um dia dessa atividade terá 16 horas de trabalho. Então, em dois dias, o trabalho será de 32 horas. Para informar os recursos das atividades, deveremos estar trabalhando com uma visão que mostre as atividades do projeto e os recursos das tarefas poderão ser informados de várias maneiras: Através da coluna “Nome dos recursos ”; Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia “Recursos”; Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.

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8.1.3. Problemas de alocação dos recursos; alteração da duração das tarefas. Pode ocorrer o problema de alteração nas durações das tarefas, quando do fornecimento dos recursos nas tarefas. Este problema está associado ao tipo de tarefa atualmente em uso, que poderá ser de 5 tipos: Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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Duração Fixa Controlada pelo Empenho Duração Fixa Sem ser Controlada pelo Empenho Trabalho Fixo Unidades Fixas Controladas pelo Empenho. Unidades Fixas Sem ser Controladas pelo Empenho.

Para evitarmos transtornos, deveremos somente trabalhar com atividades do tipo Duração Fixa sem ser Controlada pelo empenho.

8.1.4. Problemas de alocação dos recursos; recursos superalocados. Poderemos cometer alguns enganos quando da realização do planejamento dos recursos das atividades, como por exemplo, alocarmos os mesmos recursos para atividades diferentes, porém programadas para serem executadas no mesmo período. Desta forma o recurso estaria trabalhando mais do que as 8 horas diárias normais. A este problema damos o nome de superalocação de recursos . O MS-Project apresenta de vermelho, na visão “planilha de recursos”, quais recursos estão superalocados. Recursos superalocados significam que em alguma parte do cronograma eles estão trabalhando mais do que o especificado na coluna “Unidades Máximas” em relação ao calendário em uso.

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8.1.5. Gráficos de Recursos Reconhecendo-se que existem recursos superalocados em nosso cronograma, poderíamos identificar em qual período do projeto isto ocorre. Para a identificação destes períodos pode-se utilizar a visão de Gráfico de Recursos como mostrado abaixo. Uma outra interpretação que poderemos ter desta visão e a disponibilidade dos histogramas de nosso projeto, sejam com base nos recursos humanos ou matérias. Desta forma teríamos toda a programação de recursos matérias ou humanos necessários a nosso projeto, melhorando assim a possibilidade de sucesso de cumprimento dos prazos estabelecidos po cronograma.

8.1.6. Uso dos Recursos Uma outra forma de visualizarmos as utilizações dos recursos é através da visão de Uso dos recursos como poderíamos ver abaixo. Esta visão nos dá a ideia de QUEM-QUANDO-QUANTO os recursos são utilizados no projeto.

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9. Controle da Execução do Projeto Ao termino da fase de planejamento teremos em mãos vários documentos, tais como : Documento de detalhamento do escopo do projeto; Cronogramas; Orçamentos; Planos de trabalho; Detalhamento dos Recursos; Riscos; Plano de Comunicação; etc;        

O plano de Projeto nada mais é que a reunião de todos os documentos gerados durante a fase de planejamento e que irão servir de controle para a execução do projeto. Todos estes documentos irão compor o que denominamos “Plano de Projeto”.

Como o mundo não é perfeito, dificilmente existirá um planejamento que não sofrerá ajustes, sejam de custos, cronogramas, etc, durante a execução de execução do projeto. Quando isto ocorrer os documentos deverão ser atualizados em uma nova versão e um novo plano de projeto deverá ser criado. Cada “versão” destes planos de projetos é denominada de “Linhas de Base” ou “Baselines”.

Estas linhas de base servirão como ponto de referencia para o acompanhamento do andamento da execução do projeto em relação ao seu planejamento.

9.1. Linhas de Base no MS-Project A gravação das Linhas de Base se realiza na opção “Projeto / Gravar Linhas de Base” e o MSProject permite a gravação de até 11 linhas de base. Deveremos notar que após a primeira gravação da linha de base, a visão “Gantt de Controle”

passa a mostrar o planejamento e situação atual dos planejamentos realizados para cada uma das tarefas do projeto.

Não podemos confundir a atualização periódica do cronograma com a criação de uma nova de base. Esta última só será realizada quando ocorrer acordos com as partes interessadas, Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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enquanto a atualização periódica tem a intenção de mostrar os desvios do cronograma corrente em comparação com a linha de base vigente, no sentido de providenciarmos ações corretivas e eliminarmos os desvios.

9.2. Controle da execução das tarefas Uma das informações que deverá estar presente no plano do projeto, é o modo pelo qual será realizado o controle da execução, pois o Gerente do projeto deverá saber exatamente como irá cobrar as informações dos recursos envolvidos no projeto, como por exemplo :  

Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto tempo será feito um levantamento do andamento da execução do projeto. Modelo do acompanhamento: Como os recursos deverão informar o andamento da execução.

O MS-Project permite o registro de diversas metodologias de controle de execução dos projetos. Neste livro vamos trabalhar com duas delas:  

Informando o percentual de execução da tarefa; Informando o percentual de execução da tarefa e reprogramando o restante de sua execução.

Para trabalhar com estas opções, deixar visível o menu de controle.

9.2.1. Atualizando a data de status do projeto Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS

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O MS-Project necessita ser informado sobre qual data deverá realizar as comparações dos avanços a serem informamos das atividades, pois sem esta informação não terá como identificar possíveis desvios. Esta data deverá ser informada como a data de status em “Projetos / Informações ”.

9.2.2. Visualizando as linhas de andamento Para facilitar a visualização da data de status atualmente registrada no MS-Project, poderemos solicitar a solicitar a visualização da linha de andamento, conforme tela abaixo. As linhas de andamento nos dar uma visualização gráfica do andamento do projeto. Neste momento visualizemos facilmente as atividades que se encontram atrasadas ou adiantadas quanto ao seu planejamento.

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9.3. Controle da execução através da informação do percentual executado A maneira mais prática e rápida para controlar a execução de um projeto é informar o percentual executado de cada tarefa nas medições realizadas. Para executar esta ação no MS-Project poderemos: 

Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo “Porcentagem Concluída”



na guia Geral. Informando o % executado diretamente do menu de controle.



Incluindo a coluna “% Concluído” em uma tabela.

Embora esta seja a maneira mais comum de controle de execução de projetos no MS-Project ou em qualquer outro aplicativo, apresenta diversas falhas, tais como: 

O percentual informando, teoricamente como o físico da atividade, é entendido pelo MS-Project como o percentual de tempo já gasto na tarefa, e este percentual poderá ser modificado pelo próprio aplicativo caso ocorra uma alteração na duração da tarefa. Ver exemplo abaixo: A-Inicialmente a tarefa tem uma duração de 10 dias e informamos 50% executado

B-Modificando a duração da tarefa para 15 dias, o percentual altomaticamente será modificado.

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O motivo é que inicialmente o MS-Project arquivou que já tinha sido informado um total de 40h, como sendo o total de horas já realizado (50%), quando modificamos a duração para 15 dias, o total de horas da tarefa passa a ser de 120h e como já informamos que já gastamos 40h com a mesma, o percentual do tempo gasto ( que imaginamos incialmente ser o físico) para a ser de 33,33% 

 

O percentual de avanço mostrado para as atividades resumo e até mesmo para o projeto não pode ser entendido como sendo o percentual de avanço do projeto, pois as atividades podem ter unidades (m3, m2, kg, etc) diferentes entre se e ai nunca teremos o percentual de avanço físico de um projeto. Esta informação não está ligada a utilização do MS-Project e sim ao conceito equivocado que sempre existe um percentual físico executado de todo o projeto. O percentual executado de uma tarefa até o dia da medição pode não expressar exatamente quanto de esforço foi gasto na atividade. O percentual executado não nos mostra como está previsto o termino da execução da tarefa. Ele retrata o passado e deixa de trabalhar com o futuro. O percentual físico realizado até o momento tem uma dificuldade menor do que o restante a ser executado.

A comparação entre a execução do projeto e o seu planejamento pode ser rapidamente visualizado através da visão “Gantt de Controle”.

9.3.1. Reprogramando as atividades Para “corrigir” alguns dos problemas apresentados anteriormente, devido ao fornecimento

do percentual executado das tarefas, poderemos utilizar as colunas de Início real e Termino real das tarefas. Desta forma os cronogramas estarão sendo ajustados a cada início ou término das tarefas.

9.4. Controle da execução através da duração restante. Existe um método de controle de execução de projetos, que com um pouco de prática se torna tão fácil, ou até mais fácil, do que o método percentual apresentado anteriormente. Chamaremos este método de Duração restante. Este método tem como premissa a utilização de tempos já gastos na realização das tarefas e quanto tempo ainda são necessários para a conclusão destas. A informação de percentual executado não é considerada. Melhores Técnicas de Construção e Controle de Cronogramas de Projetos com Prática em MS-Project 2013

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Para executar esta ação no MS-Project deveremos 

 

Selecionar a opção “Tarefas/Tarefas/Atualizar Tarefas”.

Informar a datas de Início real e Termino real, se a atividade tiver sido concluída. Caso a atividade não tenha sido concluída informar,  Duração Real que corresponde a quantos dias do calendário já se trabalhou desde o Início Real da tarefa até a data de Status do Projeto,  Duração restante que corresponde a quantos dias (horas) são necessários para se concluir a tarefa.

Este método, quando aplicado já promove a reprogramação do cronograma e atualização do caminho crítico do projeto, caso os resultados informados tenham provocado alguma alteração no mesmo.

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10. Relatórios O gerente de projetos tem que ter detectado durante o planejamento às necessidades de comunicações que deverão ser entregues a todos os envolvidos com o projeto. As informações que serão entregues aos recursos relacionados a execução das tarefas serão totalmente diferentes às entregues aos patrocinadores do projeto. O MS-Project tem configurado diversos tipos de relatórios relacionados a algumas necessidades específicas. A cessado através da opção “Exibir / relatórios”, alem de permitir a construção de novos.

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11. Filtros Muitas vezes é necessária a apresentação de apenas algumas partes do projeto, como por exemplo :  Atividades ainda não iniciadas.  Atividades de um determinado recurso.  Atividades com custo acima de determinado valor.  Atividades com concluídas entre um determinado período de datas. Conseguiremos este recurso com a introdução de filtros. O MS-Project permite a visualização de Visões, Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversos filtros pré-programados, alem de permitir a construção de novos.

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12. Classificação O MS-Project permite a visualização das Visões, Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversas Classificações pré-programadas alem de permitir a construção de novas.

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