LIBRO SISCONT 2007

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MARCELO DE LA CRUZ HEREDIA

CARLOS PALOMINO HURTADO

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GUIA PRÁCTICA DE AUTOAPRENDIZAJE SISCONT PROFESIONAL 2007 DERECHOS RESERVADOS 2007 ELABORADO POR: MARCELO DE LA CRUZ H. CARLOS PALOMINO HURTADO INDECOPI Partida Registral EDICIÓN 1000 EJEMPLARES

Impreso en el Perú

Printed in Perú

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Pre sent ación El SISCONT PROFESIONAL es un software de Contabilidad y Finanzas de doble moneda con gestión de tesorería, gestión de caja chica, gestión de créditos y cobranzas. Para lograr el éxito de su gestión, contamos con: gestión por unidades de negocio (centros de costos) y control de presupuestos. Entre los informes gerenciales somos los únicos que contamos con el informe diario de gestión (IDG). El SISCONT PROFESIONAL es un sistema integral en el que sólo ingresar un voucher, (comprobante contable) se actualizan todos los libros contables, así como los informes para la toma de decisiones; actualiza moneda extranjera y calcula la utilidad y pérdida por diferencia de cambio entre la provisión y cancelación de documentos. Con el SISCONT PROFESIONAL todos los procesos son ejecutados en línea, es decir,

si modificamos un voucher

registrado en enero,

otro usuario podrá

consultar diciembre y el balance se encontraría actualizado en el momento. El SISCONT PROFESIONAL permite la emisión de los principales reportes solicitados por las entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como: los libros oficiales, registro de compras, ventas, retenciones y Estados Financieros, entre otros automáticamente. MULTIEMPRESA: Con el SISCONT PROFESIONAL podrá Ud. Trabajar tantas empresas, en un solo computador, como capacidad tenga su disco duro sin costos adicionales de licencia. MULTIUSUARIO: con el SISCONT PROFESIONAL versión multiusuario tiene la capacidad de trabajar en redes. Se tiene acceso directo a cualquier mes de trabajo de una misma empresa sin limitación de usuarios.

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DOBLE MONEDA con el SISCONT PROFESIONAL Ud. ingresará sus voucher en la moneda de origen, soles ó dólares al tipo de cambio en que realizó la operación. ACTIVOS FIJOS: Realiza el control de los Activos Fijos y genera en forma automática su depreciación, su revaluación y el asiento automático. INFORMES FINANCIEROS: Presenta cuentas corrientes por proveedores, clientes y otros definidos por el usuario, estados de cuentas de bancos, letras, facturas y otros, flujo de caja, presupuestos, análisis de los gastos por las áreas administrativas. TESORERIA Y CREDITOS Y COBRANZAS: Emite Cheque Voucher, pago a proveedores, saldo de bancos, Caja chica, antigüedad de deuda, planilla de cobros CENTRO DE COSTOS DE GESTION EMPRESARIAL: Analiza rendimiento operativo por yacimientos para empresas mineras, por proyectos para ingeniería por proyectos, por líneas de ventas para comercializadoras, etc. El reporte se presenta en la forma de estado de ganancias y pérdidas por función. PRESUPUESTOS

presenta un Control Presupuestal por cada centro de costos y

sucursales. IMPORTACION DE DATOS: Puede importar datos desde otros sistemas como Facturación, Planillas y otros. EXPORTACION Al PDT de 4ta. Categoría y a Excel SEGURIDAD: Le permite la definición de perfiles de usuario con acceso restringido, estos accesos pueden ser para bloquear un menú o sólo visualizar o acceso sin estricción.

LOS AUTORES 4

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CAPITULO I INS TALACIÓN DEL SISCONT PROFESIONAL

INSTALACIÓN DEL SISCONT PROFESIONAL

Lecc ión 1: Insta lación del SISCO NT PRO FESIONAL Lecc ión 2: Iniciand o SIS CONT PROFESIONAL

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INS TALACIÓN DEL SISCONT PROFESIONAL REQ UISITOS PARA USAR SISCONT . . . . . . .

Computadora compatible con procesador PENTIUM III o Superior Una unidad de CD-ROM. Una tarjeta grafica con resolución de 256 o superior Por lo menos 128 Mb de memoria RAM. Sistema Operativo Windows 98 de preferencia Windows XP o superior En redes puede trabajar con un servidor punto a punto con Windows XP o superior Impresora para la emisión de reportes (recomendable una de inyección de tinta o laser).

INST ALACION DEL CD ROOM Para instalar el CD ROOM del SISCONT Profesional, se debe seguir los pasos siguientes: 1.

Introduzca el

en la lectora de su PC y abra la unidad del

mostrara una pantalla donde se encontrara el instalador setup

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en Mi PC y .

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EJECUTAR EL PROGR AMA DE INSTALACION Para instalar el SISCONT Profesional, se debe seguir los pasos siguientes:

2.

Seleccione Wizard

y haga doble clic sobre el mismo, y aparecera el cuadro InstallShield

3.

Al termino del proceso de instalación aparecera la pantalla Windows Installer para empezar a instalar

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4.

A continuación aparecera la pantalla de presentación de SISCONT PROF ESIONAL, para con tinuar con el proceso presione el botón.

5.

Luego aparecera la pantalla de bienvenida de SISCO NT PROF ESIONAL, para continuar

.

con el proceso presione el botón

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LICENCIA DEL PROGR AMA La licencia para uso del SISCO NT PROF ESIONAL esta detallada en la pantalla siguiente: si acepta los términos que se exponen elija la primera opción y presione continuar con la instalación.

INGRE SO DE DATOS DEL CLIENTE Ingrese el nombre del usuario y la organización, y para completar los datos que se solicitan presione

para continuar con la instalación.

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para

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TIPO DE INSTALACION En esta pantalla elija el tipo de instalación que se adapte mejor a sus necesidades seleccionando entre: Típica (se instalara todos los componentes del programa) o Mínima (se instalara todos los componentes del programa)

así por ejemplo presione

,

de lo contrario presione

.

PREP ARANDO LA INSTALACION En esta pantalla visualizara un asistente indicando los detalles de la instalación que nos permite revisar la configuración, si desea hacer algún cambio, haga clic en , la otra opción es cancelar para salir del asistente, y para seguir el proceso de instalación haga clic en .

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INST ALACION El proceso de instalación empieza automaticamente, al finalizar presione

FINALIZAR LA INSTALACION Al término el proceso, SISCONT 200 7 quedarà instalado en su PC, para salir del programa InstallShield presione

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INICIANDO EL SISCONT PROFESIONAL 0

Inicio de SISCONT

Para iniciar el SISCONT, seguir los pasos siguientes:

1. En el acceso directo del escritorio aparece el botón 2. Haga click sobre el botón , o pulse enter, aparecera el cuadro VENTANA PRINCIPAL DE SISCONT.

Haga doble click sobre el botón y aparecera el cuadro ingreso de usuario

Haga OK

A continuación aparecera la VENTANA PRINCIPAL DEL SISCONT

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Pantalla

Pr incipal de SIS CO NT PROFESI ONAL

Estando en la Pantalla Principal de SISCONT PROFESIONAL encontraremos tres principales barras que a continuación señalaremos: La imagen que aparece a continuación muestra las tres barras principales de SIS CONT PROF ESIONAL

Barra de botones de acceso directo Barra de títulos

Barra de menú principal

Barra de mensajes

Fecha de trabajo Pantalla de presentación

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REPORTES v v v v v v

MODULO MODULO MODULO MODULO

VENTAJAS

CONTABLE DE TESORERIA DE PRESUPUESTO DE CAJA CHICA

Producto Peruano Flexible para las pymes. Ambiente Windows Tutor en LInea Mago (Compras y Ventas) Reportes Financieros Doble moneda Permite analizar las cuentas Actualización en lInea Multiempresas Exportación a Excel

COBRANZA MODULO DE GESTION DE NEGOCIO (CC). MODULO DE INFORMES GERENCIALES

Barr as de la Pant all a Principal Las barras que estan juntas en la ventana principal del SISCONT tienen funciones especIficas en el uso y manejo del software contable, tanto para crear datos y utilizarlos, como para generar información contable y financiera

Barra de Títulos

Muestra información resaltante al usuario cuando desea trabajar

Muestra el menú operativo del software

Barra de Botones de acceso directo

Barra de Menú principal

Muestra los botones de acceso directo al usuario por el uso frecuente estara a su alcance del mismo de forma inmediata.

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Ba rra de Títulos Permite mostrar la información necesaria cuando trabaja EL USUARIO

Caja de control de SISCONT

Titulo de la versión de SISCONT

Titulo del logo de pantalla

Mes a Trabajar o Periodo contable

Botones para maximizar y minimizar

DE FINICIONES DE LA BARRA DE LOS TITULOS +

Caja de control de SIS CONT Cuando se hace clic aquI , aparece un menú de cascada con comandos para maximizar, minimizar mover la ventana, cambiar de tamaño o cerrar el SISCONT

+

Titulo de la version de SISCONT Cuando se ingresa a la ventana principal de SISCONT automaticamente aparece la versión que esta trabajando el usuario, de ese modo reconocera las caracterIsticas del software contable y la capacidad instalada, esta puede ser ampliada dependiendo del hardware que se adquiere.

+

Titulo del logo de pantalla El en pantalla inmediatamente a la empresa con la que se logo desea trabajar identifica por lo que el sistema validara al ingresar los voucher (comprobantes).

+

Mes a trabajar o periodo contable Permite al usuario identificar el mes a trabajar, de ese modo se registrara los datos de acuerdo al periodo contable que aparece en la barra de tItulos.

+

Botones para maximizar y minimizar Presionando algunos de los botones, la ventana aumentara asI como disminuira su tamaño, su aplicación se convierte en un Icono pero el SIS CO NT PROF ESIONAL aún esta ejecutando con una ventana de trabajo abierto, de otro lado se saldra del sistema.

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Ba rra del Menú pr incipal El menú principal se activa al hacer un click en un nombre determinado o utilizando la tecla ALT y la letra subrayada en el nombre del menú.

Usando la tecla ALT la letra subrayada Contabilidad Informe Contable Gestión Financiera Gestión de Negocios Informes Gerenciales Tablas Utilitarios Help

-----------------------------------------------------------------------------------------

Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt Alt

C I G T U H

Cada nombre al ser activado muestra un menú de cascada con comandos relacionados al nombre del menú. Para escoger un comando de un menú desplegado, hacer click en él o seleccionar con las teclas de dirección (flechas). Algunos comandos tienen tres puntos (...) seguidos del nombre, cuando se escoge estos comandos debera aparecer una caja de dialogo para que se especifique algunas opciones sobre la ejecución del comando.

DE FINICIONES DEL ME NÚ PRINC IPAL +

Contabilidad Proporciona todo referente al voucher o comprobante que dIa a dIa se tiene que ingresar en la contabilidad, contienen dos o mas registros por cada operación realizada en la empresa, a su vez permiten imprimir y borrar la información.

+

Informe Contables Este menú permite ofrecer informes oficiales provenientes de los registros de voucher en un sistema mecanizado que sirve de sustento para las entidades de control y fiscalizadoras.

+

Gestion Financiera Son todos aquellos informes provenientes de los registros del voucher en un sistema mecanizado que sirven para la gestión de las areas financieras, créditos y cobranzas, caja y tesorerIa.

+

Gestion de Negocios Nos muestra el manejo de las unidades de negocio dentro de la empresa, la asignación de gastos y el resultado operacional.

+

Informes Gerenciales Muestra los informes relacionados con la gestión de la empresa, informes que se deben utilizar en la toma de decisiones en la empresa.

+

Tablas El sistema utiliza para los datos auxiliares Tablas, permitiendo crear la base de datos de la empresa, como: Plan de cuentas, orIgenes, tipo de documento, proveedores/clientes/..., tipo de cambio y parametro de cuentas, dicha información nos servira para el registro del voucher contable

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+

Utilitarios Es el menú que se relaciona con información de la empresa al inicio y al final de las operaciones mediante el cambio de mes, selección de empresa, datos generales de la empresa y Backup, datos que servira para el registro del voucher y a su vez, nos permite ingresar al formato de licencia para ser llenado de acuerdo a los datos solicitados en el y debe ser impreso y enviado vIa fax, para ser ajustado y poder contar con soporte.

+

Help Ayuda en lInea que proporciona SIS CONT al usuario

Ba rra de Bot ones de acceso La barra de botones de acceso directo se caracteriza por el uso frecuente que el usuario utiliza, por lo cual estara al alcance del mismo, tomando como opción para obtener la información en forma inmediata. Acceso a Vouchers Cambio de Mes de Trabajo Selección de Empresa Generador de backup

Llamar a Calculadora de Windows Selección de Impresora Mantenimiento de Datos Salir de SISCONT

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DE FINICIONES DE LOS BOTONES DE ACCESO DIRECTO +

Acceso a vouchers Se puede hacer click para tener acceso al comprobante de diario que contiene dos o mas registros por cada una de las operaciones realizadas en la empresa.

+

Cambio de mes de trabajo Este botón permite cambiar el mes de trabajo, al cual queremos ingresar datos, mostrando en la parte superior derecha del menú principal.

+

Seleccion de empresa Se utiliza para seleccionar la empresa a trabajar como para crear una nueva empresa o año de trabajo. Indicando la ubicación de los archivos de datos.

+

Generador de backup El uso del botón permite utilizar la copia de seguridad de la información que se ha realizado por cada empresa.

+

Llamar a la calculadora de Windows Haciendo click en el botón tendremos acceso a la calculadora de acuerdo a la necesidad del usuario.

+

Seleccion de impresora El uso del botón permite tener acceso al cuadro que configurara la impresión de la información seleccionada

+

Mantenimiento de Datos Este utilitario nos permite reconstruir los Indices de las bases de datos, asI como los saldos acumulados que mantengan las cuentas.

+

Salir de SISCO NT PROF ESI ONAL El botón de salir permite retirarnos del sistema del SISCONT

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Boton es existente en la pant all a para ingre so de datos El sistema se ha desarrollado con un estandar de presentación de opciones e información, lo que ayudan al usuario a manejar un solo esquema, facilitando la operación del mismo.

DE FINICIONES DE DE DATOS

BOTONES EN

PANTALLA PARA

INGRESO

Cada menú presenta para el manejo de ingreso, modificación, eliminación y consultas de la información, las siguientes teclas y botones: +

Correcto Valida y guarda las operaciones realizadas

+

Cancela Anula el ingreso de un registro

+

Excel Se utiliza para exportar información a EXCEL

+

Mago Esta opción tiene como finalidad facilitar el ingreso de los documentos de Compra y Ventas en una sola operación y en forma automatica genera el voucher contable

+

Buscar El Botón que sirve para la búsqueda de datos en tablas.

DE FINICIONES DE TECLAS FUNC IONALES +

Añadir El teclado Insert que permite abrir una ventana para agregar un nuevo registro.

+

Borrar El teclado Supr sirve para eliminar o suprimir un registro.

+

Entre El teclado Enter registros

permite entrar o avanzar en los

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CAPITULO II UTILI TARIOS

UTILITARIOS

Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión

3: Identificación de la Empr esa 4: HERRAMIENTAS DE UTI LITARIO 5: Copia De Seguridad o Back up 6: Apertura Nue vo Año

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IDENTIFI CA CION DE LA EMPRESA En la primera hoja procederemos a realizar la Identificación de la Empresa que permita anotar los datos con las características que resaltan los aspectos principales como: razón social, RUC, giro del negocio, los rubros resaltantes que se anotara en las primeras hojas, de este ejemplo. Asimismo, en cada rubro se podrá abreviar para identificar, seleccionar y anotar su nombre

Sele cc ión de Empresa Para seleccionar la empresa que se va a trabajar asI como para crear una nueva empresa, seguir los pasos siguientes: 1.

Pulse el botón

Selección de empresa y aparecera el cuadro seleccion de empresa.

2.

El cuadro seleccion de empresa, se utiliza para seleccionar la empresa a trabajar asI como para crear una nueva empresa o año de trabajo, indicando la ubicación de los archivos con todos sus datos.

.

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3.

Pulse Insert para la creación de nuevas empresas, luego aparecera el cuadro CREACION DE EM PRESAS.

4.

Se coloca en el recuadro de Descripcion, el nombre de la empresa que se desea crear y en el recuadro de Ruta, se anota en el disco duro la ubicación de los archivos, y haga la siguiente manera. Se coloca en el recuadro de Descripcion, el nombre de la empresa que se desea crear. En el recuadro de Ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro, de ese modo el sistema crea el subdirectorio (OLIMPIK) y su base de datos, En el tercer campo se anota en la ubicación de los archivos de la OTRA empresa que queremos recuperar todo el entorno (tablas y parametros)

Haga OK para

Al hacer vera en el cuadro CREACION DE EMPRESAS, la empresa que logramos crear, en este caso OLIMPIK.

CREANDO LA RUTA

Pulse Alt 058 para

:

Al colocar el nombre no exceder de 7

Pulse Alt 092 para \

ASPECTOS PRINCIPALES EN LA CREACIÓN DE EMPRESA + + +

No exceder de 7 caracteres al colocar el nombre de las carpetas Ejemplo: OLIMPIK --------- 7 caracteres No tener ningún caracter especial al crear la empresa Ejemplo: *%$#, No dejar espacio al formar los caracteres Ejemplo: OLIMPIK 07 24

, de

5.

En el cuadro CREACION DE EMPRESAS, pulse enter en la ruta que se logro crear para finalizar la creación de la empresa en el sistema, en seguida aparecera el cuadro SELECCIONE UNA OPCION, haga SI para aceptar.

Pulse enter en la ruta para crear la empresa

Haga Si para aceptar

Después de aceptar en el cuadro SELECCIONE UNA OPCION aparecera el cuadro INGRESO DE USUARIO, opción que señala la aceptación del ingreso al sistema de SISCONT.

Haga Ok para aceptar

La clave se puede especificar para cada usuario. 25

Datos Generales de la Empresa En esta area se digita el año de trabajo que el sistema validara al ingresar los voucher (comprobantes). Ademas de los datos de la empresa que se que se encuentran imprimiran en la cabecera de los reportes, cuenta con 4 campos que se imprimiran al lado izquierdo de la cabecera. Para anotar los Datos Generales de la siguientes: 1.

Empresa seguir los pasos

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después los datos generales de la empresa, para visualizar el cuadro DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.

En la Barra de Menú Principal, seleccione utilitarios En utilitarios haga click en datos generales de la empresa para visualizar los DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

2.

En los recuadros datos generales de la empresa, se anotaran la informacion para identificar a la empresa que se trabaja, señalando en los recuadros: el año de trabajo, el nombre que aparecera en el logo de la pantalla, razón social, dirección, zona geografica y ruc, ejemplo que se esta desarrollando, y haga

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Se anotara el nombre abreviado de la empresa que aparecera como logo en la pantalla este se utiliza para el nombre del backup

Año que la empresa trabajara para que el sistema acepte el ingreso del voucher (comprobantes)

Razón Social

Dirección Giro del negoc

R.U.C.

En los recuadros donde estan los datos de la empresa aparecera la información que se notara en la cabecera de los informes.

Haga OK para aceptar

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CAMPO S DEL CUADRO DE DATOS GE NERALES Tenemos también casilleros diseñados para los parametros de datos como: Moneda En donde colocaremos tanto el sImbolo como el nombre de la moneda local, Siglas del Codigo Tributario Para el caso del Perú se utilizara las siglas R.U.C. Siglas del Codigo Impuesto Para el caso del Perú se utilizara I.G.V. Un recuadro donde se colocara un check si los valores registrados utilizan decimales. Un recuadro para personalizar el fondo de pantalla, cuya extensión es .JPG.

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.

HERRAMIENTAS DE UTILITARIO Las herramientas que facilita utilitario permite trabajar adecuadamente en el periodo contable que el sistema tiene como opción; apertura, operaciones normales y cierre, ademas construye la base de datos mediante mantenimiento de archivos, asimismo tenemos la opción de bloquear el ingreso a cualquier mes de trabajo.

Cambio de Mes Este utilitario nos permite cambiar el mes de trabajo, al cual queremos ingresar datos, mostrandolo en la parte superior derecha del menú principal. Las opciones que acepta el sistema para ingresar son desde cero (0) para la apertura de año hasta trece (13) para el cierre del año. Para el Cambio de Mes a Trabajar, seguir los pasos siguientes: 1.

En los botones de acceso pulse el botón el cuadro SELECCIÓN DEL MES A TRABAJAR.

2.

El cuadro SELECCIÓN DEL MES A TRABAJAR se utiliza para seleccionar el número del mes a trabajar, y haga

cambio de mes de trabajo, aparecera

.

En el recuadro anotar el número del mes a trabajar Haga OK para aceptar

PERIODO DEL MES

OPERACION

0 1 –12

Asiento de Apertura Enero a Diciembre 29

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Asiento de Cierre

Mantenimiento de Archivos Este utilitario nos permite reconstruir los Indices de las bases de datos, asI como los saldos acumulados que mantengan las cuentas. Se debe realizar este procedimiento luego de fallas de energIa, o cuando se detecta alguna inconsistencia al emitir un informe. También se debe proceder con esta opción luego de recibir información de otro sistema (vIa importación de datos). Para el mantenimiento siguientes: 1.

de archivos,

seguir

los pasos

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después mantenimiento de archivos, para visualizar el cuadro PROCESO MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.

en la barra de menú principal, seleccione utilitarios En utilitarios haga click en mantenimiento de archivos para visualizar el cuadro de PROCESO MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

3.

En el cuadro de PROCESO MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS, haga que permitira reconstruir los Indices de las bases de datos, luego ESPERE los saldos acumulados que mantengan las cuentas.

CU ANDO DE BE REALIZAR . Luego de recibir información de otro sistema. . Cuando existe fallas de energIas. . Cuando detecta alguna inconsistencia. . AL FINAL DE CADA DIA.

Haga OK para aceptar

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Bloq ueo de Meses a Trabajar Este utilitario permite bloquear el ingreso a cualquier mes de trabajo. El usuario puede utilizar esta herramienta cuando tienen acceso a crear y/o modificar voucher, de ese modo no permitira realizar cambios en los meses que han sido analizados y presentados el BALANCE. Para el bloqueo de meses a trabajar, seguir los pasos siguientes: 1.

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después bloqueo de meses a trabajar, para visualizar el cuadro BLOQUEO DE MESES A TRABAJAR. en la barra de menú principal, seleccione utilitarios

En utilitarios haga click en bloqueo de meses a trabajar para visualizar el cuadro de BLOQUEO DE M ESES A TRABAJAR

2.

En el cuadro de BLOQUEO DE M ESES A TRABAJAR haga click en el voucher que tienen acceso a crear y/o modificar (bloquear o desbloquear), luego haga

Haga click para bloquear

Haga OK para aceptar

31

.

Auditoria Esta opción nos permitira tener un control de los usuarios del sistema, mostrando la fecha y hora en que realizaron los ingresos y/o modificaciones de voucher. Para el proceso de auditoria, seguir los pasos siguientes: 1.

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después auditoria, para visualizar el cuadro AUDITORIA. en la barra de menú principal, seleccione utilitarios

En utilitarios haga click en ausitoria para visualizar el cuadro de AUDITORIA.

2.

En el cuadro de AUDITORIA seleccione el usuario, origen, numero de voucher que desea realizar la auditoria, añadir la fecha del proceso , luego haga

.

Seleccione al usuario Anote el numero de voucher

Elige el origen

Anote fecha para la auditoria

Haga OK para aceptar 32

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COPIA DE SEGURIDAD O BACKUP La copia de seguridad permite guardar la información de la empresa del periodo contable generada por el usuario. El sistema guardara en un archivo comprimido toda la información existente de la empresa seleccionada, generando una copia integral de la base de datos del usuario, permitiendo luego restaurar en el PC requerido.

Copia de Seguridad o Bac kup Para generar la copia de seguridad o backup seguir los pasos siguientes: 1.

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después backup, para visualizar el cuadro COPIA DE SEGURIDAD. Desde la barra de menú principal, seleccione utilitarios

Desde Utilitarios, haga click en Backup para visualizar el cuadro

COPIA DE SEGURIDAD 2.

En el cuadro COPIA DE SEGURIDAD, tenemos dos opciones: a.

Haga click en Disco Duro: el sistema guardara el backup en la carpeta Siscont9 que se encuentra en el disco duro C.(con el nombre que usted halla establecido en el momento de crear la empresa)

b.

Haga cick en Disco A: el sistema generara el backup en el disco flexible, de preferencia debe ser nuevo.

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Disco Duro 3.

Si optamos por guardar la informacion en el Disco C haga click en disco duro, luego la informacion se encontrara en el PC de la màquina.

haga click en DISCO DURO

Haga OK para aceptar

Disco A 4.

Si optamos por guardar la informacion fuera del PC, inserte el DISKET en la disquetera, haga click en Disco A luego

, la informacion se encontrara en el DISCO FLEXIBLE.

haga click en Disco A

haga OK para aceptar

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Recuperar la Copia de Seguridad o Bac kup Para recuperar o restaurar la copia de seguridad, seguir los pasos siguientes: 1.

Cerrar el sistema e ingresar al explorador, luego copiar la carpeta comprimida (zipiado) del Disco A a la carpeta SISCONT. (si trabaja Windows 98 entonces para ello utiliza el winzip y si usa XP simplemente da doble click y ejecutar.).

Crea ndo la RUTA de la Copia de Seguridad Para recuperar la información del backup, debe seguir los pasos siguientes: 2.

Pulse el botón DE EM PRESA.

selección de empresa, aparecera el cuadro SELECCIÓN Y CREACION

3.

El cuadro SELECCIÓN Y CREACION DE EM PRESA, se utiliza RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP. Indicando la ubicación de los archivos de datos.

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4.

Pulse insert para RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP, aparecera el cuadro creacion de empresas

5.

Se coloca en el recuadro de descripcion, el nombre de la empresa que se desea RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP y en el recuadro de ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro, y haga

, de la siguiente manera.

Se coloca en el recuadro de Descripcion, el nombre de la empresa que se desea

RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP. En el recuadro de Ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro, de ese modo el sistema crea el subdirectorio (OLIMP07) y su base de datos, En el tercer campo se anota en la Ruta la ubicación de los archivos de la empresa que queremos recuperar todo el entorno (tablas y parametros)

Haga OK para

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Al hacer se vera en el cuadro de SELECCION Y CREACION DE EMPRESA, la empresa que logramos RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP, en este caso OLIMPIK.

CREANDO LA RUTA

Pulse Alt 058 para

:

No exceder de 7 caracteres al colocar el nombre

Pulse Alt 092 para \

ASPECTOS PRINCIPALES EN LA CREACIÓN DE EMPRESA + + +

No exceder de 7 caracteres al colocar el nombre de las carpetas Ejemplo: OLIMPIK --------- 7 caracteres No tener ningún caracter especial al crear la empresa Ejemplo: *%$#, No dejar espacio al formar los caracteres Ejemplo: OLIMPIK 07

Después de aceptar en el cuadro SELECCION Y CREACION DE EMPRESA aparecera el cuadro INGRESO DE USUARIO, opción que nos señala la RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP aceptación del ingreso al sistema de SISCONT.

Haga Ok para aceptar

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Datos Generales de la Empresa En esta area los DATOS DE LA EMPRESA son recuperados automaticamente en el momento de RECUPERAR LA INFORMACION DEL BACKUP donde el sistema validara al ingresar los voucher (comprobantes). Ademas de los datos de la empresa que se imprimiran en la cabecera de los reportes, para lo cual se cuenta con 4 campos que se imprimiran al lado izquierdo de la cabecera.

Actualizar los datos de acuerdo a copia que desea trabajar

Haga OK para aceptar

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APERTURA NUEVO AÑO En la primera hoja se procede a realizar la identificación de la empresa para el nuev o año el que permite anotar los datos con las caracterIsticas que resaltan los aspectos principales como: razón social, ruc, giro del negocio, como los demas rubros resaltantes que se anotara en las primeras filas de la hoja, según el ejemplo. Asimismo, cada rubro se podra abreviar para poder identificar cuando se selecciona y anota su nombre

Sele cc ión de Empresa Para proceder a generar el nuevo año y su asiento de apertura, debe seguir los pasos siguientes: 1.

Pulse el botón empresa.

Selección de Empresa, y aparecera el cuadro seleccion y creacion de

2.

El cuadro seleccion y creacion de empresa, se utiliza para seleccionar la empresa que se va a trabajar asI como para crear una nueva empresa del nuevo año. Indicando la ubicación de los archivos de datos.

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3.

Pulse insert para crear la empresa del nuevo año, aparecera el cuadro creacion de empresas

4.

Se coloca en el recuadro de descripcion, el nombre de la empresa que se desea crear y en el recuadro de ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro, y haga de la manera siguiente.

,

Se coloca en el recuadro de descripcion, el nombre de la empresa que se desea crear. En el recuadro de ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro, de ese modo el sistema crea el subdirectorio (OLIMP07) y su base de datos, En el tercer campo se anota en la ruta la ubicación de los archivos de la empresa que queremos recuperar todo el entorno (tablas y parametros)

Haga OK para aceptar

Al hacer veremos en el cuadro de CREACION DE EMPRESA, la empresa que logramos crear, en este caso OLIMPIK.

CREANDO LA RUTA

Pulse Alt 058 para

:

No exceder de 7 caracteres al colocar el nombre

Pulse Alt 092 para \

ASPECTOS PRINCIPALES EN LA CREACIÓN DE EMPRESA + + +

No exceder de 7 caracteres al colocar el nombre de las carpetas Ejemplo: OLIMP07 --------- 7 caracteres No tener ningún caracter especial al crear la empresa Ejemplo: *%$#, No dejar espacio al formar los caracteres Ejemplo: OLIMP 07 40

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Al hacer veremos en el cuadro de SELECCION Y CREACION DE EMPRESA, la empresa que logramos crear.

En el cuadro de SELECCION Y CREACION DE EMPRESA, se visualiza la empresa que logramos crear, en este caso OLIMP07 5.

En el cuadro SELECCION Y CREACION DE EMPRESA, pulse enter en la ruta para finalizar la creación de la empresa en el sistema, aparecera el cuadro SELECCIONE UNA OPCION, haga SI para aceptar, cuando el sistema del aviso; LA RUTA NO EXISTE SE PROCEDERÁ A CREARLA”

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6.

Después de aceptar en el cuadro SELECCION Y CREACION DE EMPRESA aparecera el cuadro INGRESO DE USUARIO, opción que señala la aceptación del ingreso al sistema de SISCO NT.

Haga Ok para aceptar

Datos Generales de la Empresa En esta area se digita el nuevo año de trabajo que el sistema validara al ingresar los voucher (comprobantes). Ademas de los datos de la empresa que se imprimiran en la cabecera de los reportes, para lo cual se cuenta con 4 campos que se imprimiran al lado izquierdo de la cabecera. Para anotar los datos generales de la siguientes: 1.

empresa seguir los pasos

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después datos generales de la empresa, para visualizar el cuadro DATOS GENERALES DE LA EMPRESA. En la barra de menú principal, seleccione utilitarios En utilitarios haga click en datos generales de la empresa para visualizar DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

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2.

En los recuadros DATOS GENERALES DE LA EMPRESA, se anotaran para identificar a la empresa que se lograra trabajar en el nuevo año, señalando en los recuadros: el año de trabajo, el nombre que aparecera en el logo de la pantalla, razón social, dirección, zona geografica, RUC, ejemplo que se esta desarrollando, y haga

Se anotara el nombre abreviado de la empresa que aparecera como logo en la pantalla este se utiliza para el nombre del backup

Año que la empresa trabajara para que el sistema acepte el ingreso del voucher

Razón social

Dirección Giro del negoc

R.U.C.

En los recuadros de los datos de la empresa aparecera información que se notara en la cabecera de los informes.

Haga OK para aceptar

43

Copiar Tabl as del año anterior Para recuperar información necesaria del año anterior seguir los pasos siguientes: 2.

Ir a explorador de Windows haga click en SISCONT y seleccione el archivo de la

empresa del año anterior.

3.

En archivo de la empresa del año anterior, copiar las tablas que se necesite en el archivo del nuevo año. Ejemplo: mdh_plan.dbf mdh_pc.dbf mdh_td.dbf mdh_to.dbf mdh_var.dbf

4.

Plan de Cuentas Proveedor / Cliente Tipos de documentos Tipos de Origen. Variables del sistema.

Proceder a darle mantención de datos a la empresa 2007.

44

5.

En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después m antenimiento de archivos para visualizar el cuadro PROCESAR MANTENIMIENTO DE ARCHIVO. En la barra de menú principal, seleccione utilitarios En utilitarios haga click en mantemientos de archivos para reconstruir los indices de la base de datos de la empresa.

6.

En el cuadro PROCESAR MANTENIMIENTO DE ARCHIVO, haga para reconstruir los Indices de las bases de datos, asI como los saldos acumulados que mantengan las cuentas.

haga OK para aceptar

. 7.

Desde la barra de menú principal, seleccione tablas y despues origenes, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la barra de menú principal, seleccione Tablas Desde Tablas, haga click en Origenes para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

45

8.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS luego, colocar los contómetros de cada origen en “0” para cambiar el origen automatico en M ANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS

9.

En la barra de menú principal, seleccione tablas y después parametros de cuentas, para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS.

Desde la barra de menú principal, seleccione tablas

Desde tablas, haga click en parametros de cuentas para visualizar

el cuadro MANT ENIMIENTO DE PARAMET ROS DE CUENT AS

46

10. En el cuadro de M ANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS, cambie el origen de 99 AUTOMÁTICOS por el de 00 APERTURA, en el recuadro de origen automatico.

Cambie: 99 AUTOMATICOS por 00 APERTURA

47

Apert ura de un Nuevo Año Para apertura del Nuevo Año debe seleccionar en cam bio de m es el periodo "0" que corresponde a APERTURA, luego, seguir los pasos siguientes: 11. En la barra de menú principal, seleccione utilitarios y después apertura de un nuevo año, para visualizar el cuadro APERTURA DEL NUEVO AÑO.

Desde la barra de menú principal, seleccione utilitarios

Desde utilitarios, haga click en apertura de un nuevo año para visualizar el cuadro APERT URA

DEL NUEVO AÑO.

12. En el cuadro APERTURA DEL NUEVO AÑO anotar en el recuadro de Ruta la descripción de los datos de apertura del año anterior, luego haga ATTENTION.

Ruta del año anterior

Haga OK para 48

para visualizar el cuadro

13. En el cuadro ATTENTION. haga SI y proceda a crear la ruta del periodo del año 2007 o del año que desea inicuar y su asiento de apertura.

Haga SI para aceptar

49

Mantenimiento De Parámetros 14. En la barra de menú principal, seleccione tablas y después parametros de cuentas, para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS.

Desde la Barra de Menú Principal, seleccione Tablas

Desde Tablas, haga click en Parametros de Cuentas para visualizar

el cuadro MANT ENIMIENTO DE PARAMET ROS DE CUENT AS

15. En el cuadro de M ANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS, cambie el origen de 00 APERTURA por el de 99 AUTOMÁTICOS, en el recuadro de origen automatico. Cambie: 00 APERTURA por 99 AUTOMATICOS

50

16.

Proceder a darle mantenimiento de datos a la empresa 2007

CAPITULO III TABLAS

TABLAS

Lecc ión 7: Plan Conta ble Lecc ión 8: Dat os Auxiliar es

51

52

PLAN DE CUENTAS El sistema utiliza para los datos auxiliares Tablas, permitiendo crear la base de datos de la empresa, como el Plan de cuentas. Las CUENTAS son los códigos que narran los acontecimientos que fueron ocasionados por los hechos económicos bajo los cuales ordenan y clasifican las operaciones de contabilidad de su apertura hasta el cierre

Clasificación de las Cuent as

PARTIDA COSAS

PERSONAS

BIENES VALORES

RESULTADO SERVICIOS AJUSTE

DOCU MENTO FUENTE

CLASE 2-3 COMPRA VENTA

CLASE 1-4

CLASE 6-7

COBROS PAGOS

GASTOS INGRESOS

TIPO DE CUENTA SIN ANAL ISIS

POR DOCUMENTO

SIN ANAL ISIS

COSAS

PERSONAS

RESULT ADO

CLASE 2-3

CLASE 1 - 4

CLASE 6-7

ACT IVO INVERSION

Pasivo

Natura - leza

Result a do

Deuda

Gastos

Ingresos

53 ANALISIS TIPO DE

LA PARTIDA

PARTIDA

CUENTA

HECHOS ECONOMICOS

PRODUCTO

COSAS BIENES

VALOR

DOCUMENTO FUENTE

CLASE 2-3

CLASE 1-4

COMPR A VENTA

COBROS PAGOS

MercaderIas Materia prima Acciones Marca Patente Bonos Maquinaria Terreno Edificio.

RESULTADO

PERSONAS

Proveedor Cliente Socio Personal Estado Accionistas Director Terceros Etc.

SERVICIOS

AJUSTE

CLASE 6-7 GASTOS INGRESO S Alquiler Interés Comisión Serv. de tercero Agua Corretaje Excepcional Almacenamiento Tributo

De acuerdo a las disposiciones legales pertinentes, las empresas en función a sus actividades establecen sus planes de cuentas. Los códigos y su nomenclatura se precisan en la lista de cuentas del Plan Contable. Para ingresar los códigos en el Plan de Cuentas, seguir los pasos siguientes: 1.

Desde la barra del menú principal, seleccione tablas y despues plan de cuentas, para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la Barra de Menú Principal, seleccione Tablas Desde Tablas, haga click en Plan de Cuentas para visualizar el cuadro

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

54

2.

Estando en el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO PLAN DE CUENTAS de ese modo el sistema nos presenta los campos siguientes:

3.

En el cuadro M ANTENIMIENTO PLAN DE CUENTAS, anotar en el recuadro la cuentas o subcuentas que desea trabajar la empresa de acuerdo a su giro de negocio.

55

Cuent as por Naturaleza Ejemplo anotar la Cuenta Contable 16 Cuentas por cobrar diversas, nivel de cuenta, balance, tipo de cuenta, activo y, haga En el recuadro cuenta contable anotar el código de la cuenta que desea crear.

. En el recuadro cuenta contable anotar el nombre de la cuenta que desea crear.

Anotar el nivel de cuenta Anotar el tipo de

cuenta

haga OK para aceptar CAMP OS DEL CU AD RO D E MANT ENIMI ENT O PLAN DE CUE NT AS CUENT A: Se define el código de la cuenta, para lo cual disponemos de un maximo de 10 caracteres. NOM BRE: Se asigna el nombre de la cuenta para lo cual disponemos de un maximo de 30 caracteres, en alta y baja. NI VEL DE C UE NTA + Balance : Para las cuentas principales (2 dIgitos) + Sub - Cuenta : Para los sub-totales (Balance de Sumas y Saldos) + Registro: Es la divisionaria con la que se registran las operaciones. TIPO DE C UE NTA: Código que sirve para clasificar las cuentas de acuerdo al tipo y señala su distribución para emitir los Estados Financieros: + A: Cuentas de activo + P: Cuentas de pasivo + R: Cuentas de resultado (por naturaleza y función) + N: Cuentas de gastos por naturaleza + F: Cuentas de gastos por función + O: Cuentas de orden

56

Softw are con tabl e - Financ iero

+

M: Cuentas solo saldos de mayor

Cuent as por Naturaleza y destino En el recuadro cuenta contable anotar el códig o de la cuenta que desea crear.

Anotar el nivel de cuenta

En el recuadro cuenta contable anotar el nombre de la cuenta que desea crear.

Cuenta de amarre en el Debe

Anotar el tipo de cuenta

Anotar el tipo de Analisis Cuenta de amarre en el Haber

haga OK para aceptar

CAMP OS DEL CU AD RO D E MANT ENIMI ENT O PLAN DE CUE NT AS TIPO DE ANÁLI SIS: Define el nivel de analisis para todas las cuentas. + Sin análisis: Para las cuentas con información basica. + Por Documentos: Indica que la cuenta manejara el detalle de la información de los documentos y adicionalmente realizara la cancelación de los mismos en forma automatica, + Cuenta de Banco: Permite registrar la información para realizar la Conciliación Bancaria y el analisis de esta cuenta. + Solo Detalle: El sistema permite registrar los datos del documento, pero sólo en forma referencial. CUENT A PAR A EL AM ARRE AL DE BE/ HABER, Se ingresara el código de la cuenta de los gastos que ha de reflejar en los resultados por Función o Naturaleza de acuerdo al criterio de codificación para el asiento automatico. ACT. A NIVELDE S ALDOS, Campo que se activa para las cuentas en moneda extranjera, que se desea ajustar a nivel de saldos. Por ejemplo CUENTAS BANCARIAS.

57

Tipo de Cuentas en el SISCONT Clasificación de las cuentas en el SISCONT de acuerdo al tipo y señala su distribución para emitir los Estados

CODIGOS DEL PLAN DE CUENTAS

A: Cuent as de Activo

Clase 1, 2 y 3

P: Cuent as de Pasivo

Clase 4 y 5

R: Cuentas de Resu ltado

Clase 7 y Cuenta 66

N: Cuentas de Gastos por

Cl ase 6 menos 66 y 69

F: Cuentas de Gastos por Función

Clase 9 Cuenta 69

O: Cuent as de Orden

Clase 00 – 10 0

M: Mayor

Cuen ta 79 – CLASE 8

Cuent as del Activos

COSAS BIENES EXISTENCIAS Mercaderías Prod Terminad Desecho Prod. Proceso Materia Prima Envases Suministros

CLASE 2

VALORES

ACTIVO N/Cte. Terreno Edificio Maquinaria Vehículo Muebles, etc.

CTA 33

VALORES

INTANGIBLES

Acciones Derechos C. Hipotecaria Bonos Tesoro Bonos Diverso

Concesion Patente Marca Gasto Investig Gasto Estudio

CTA 31 CLASE 3

CTA 34

A: Cuent as de Activo

58

PERSONAS POR COBRAR CAJA CLIENTE ACCIONISTA TERCEROS

CLASE 1

POR PAGAR TRIBUTO PROVEEDOR TRABAJADOR TERCEROS

CLASE 4

Softw are con tabl e - Financ iero

Cuent as del Pas ivo

PERSONAS TRIBUTO PROVEEDO R TRABAJADOR TERCEROS

CAPITAL ADICIONAL PATRIMONIAL REVALUACION RESERVAS RESULTADO

CLASE 4

CLASE 5

POR COBRAR CAJA CLIENTE ACCIONISTA TERCEROS

PATRIMONIO

POR PAGAR

CLASE 1

P: Cuent as de Pasivo

Na turaleza de las Cuent as Cuent as por Naturaleza

RESULTADOS N: Cuent as de Gastos por Naturale za

SERVICIOS

AJUSTES PROVISIONES

CUENTA 68 COSTO DE VENTA

CUENTA 69 COSTO DE ENAJENACIO

CUENTA 66

F: Cuent as de Gastos por Función 59

PAGAS

COBRAS

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

CLASE 6

CLASE 7

N: Cuent as de Gastos por Natural eza

COSAS BIENES EXISTENCIAS Mercaderías Prod Terminad Desecho Prod. Proceso Materia Prima Envases Suministros

VALORES

ACTIVO N/Cte. Terreno Edificio Maquinaria Vehículo Muebles, etc.

CTA 33

VALORES

INTANGIBLES

Acciones Derechos C. Hipotecaria Bonos Tesoro Bonos Diverso

Concesion Patente Marca Gasto Investig Gasto Estudio

CTA 31 CLASE 3

CLASE 2

CTA 34

Por su naturaleza no or igina cuentas de amarre en el siste ma de SISCONT

PERSONAS POR COBRAR CAJA CLIENTE ACCIONISTA TERCEROS

PATRIMONIO

POR PAGAR TRIBUTO PROVEEDOR TRABAJADO R TERCEROS

CAPITAL ADICIONAL PATRIMONIAL REVALUACION RESERVAS RESULTADO

CLASE 5

CLASE 4

CLASE 1

60

Cuent as por Naturaleza y destino

Por na tural eza ti ene destino por lo qu e origina cu entas de amarr e en el sist ema SISCONT

RESULTADOS SERVICIOS

AJUSTES

PAGAS

COBRAS

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

CLASE 6

CLASE 7

PROVISIONES

CUENTA 68

Por na turaleza tiene destino por lo que or igina cu entas de amarre en el siste ma SISCONT

COSTO DE VENTA

CUENTA 69 COSTO DE ENAJENACIO

CUENTA 66

Por su naturaleza no or igi na cu entas de amarre en el siste ma SISCONT

Dinámica de las Cuentas DINAMICA DE CUENTAS PRESTAMO

RECIBIMOS

OTORGAMOS A PERSONAS FUERA DE LA EMPRESA

(D)

(A)

(D)

A PERSONAS DENTRO DE LA EMPRESA

(A)

De terceros

10

46

14.1

10 Al Personal

Del Sist Financiero

10

46

14.2

10 A accionistas

De los socios

10

46

14.3

10 A directores

Del entorno

10

46

16

10 A terceros

Por na turaleza no tiene destino 61

Cuent as por Naturaleza

DINAMICA DE CUENTAS

CLASE 3 COMPRA (D)

ENAJENACIO N

(A)

VALORES

31

10,46

INM MAQ Y EQUIP

33

INTANGIBLES

34

10,46 10,46

B I E N E S

Por na turaleza no tiene destino

(D)

(A)

10,16

761 VALORES

10,16

762 INM MAQ Y

10,16

763 EQUIP

Por na turaleza tiene Costo de En ajenación

por lo que las cuentas

INTANGIBLES

COSTO DE ENAJENACION 66.1

31

VALORES

66.3

33

INM MAQ Y EQUIP

66.4

34

INTANGIBLES

ingre san en el siste ma de Si scont manual mente

Cuent as por Naturaleza y destino

Por na turaleza tiene de stino por lo que or igina cu entas de amarre en el siste ma de SISCONT

DINAMICA DE CUENTAS Compra y Venta de Mercadería

COMPRA

60 40

42

DESTINO

20

VENTA

12

70 40

CTO DE VENTA

69

61

62

20

Por na turaleza tiene Costo de Venta

por lo que las cu entas ingre san en el siste ma de SISCONT

Cuent as por Naturaleza y destino

Po r na turaleza tiene destino

DINAMICA DE CUENTAS

COMPR A por lo qu e ori gina cu entas de amarr e en el sistema SIS CONT

Po r na turaleza tiene destino

CLASE 2 (D)

(A)

MERCADERIAS

601

10,42

MATERIA PRIMA

604

10,42

ENVASES

605

10,42

SUMINISTROS

606

10,42

(D)

CONSUMO

(A)

61.4

24

MATERIA PRIMA

61.5

25

ENVASES

61.6

26

SUMINISTROS

TRANSFERENCIA

TRANSFERENCIA

MERCADERIAS

20

61.1

MATERIA PRIMA

24

61.4

ENVASES

25

61.5

SUMINISTROS

26

61.6

94

79

GASTO ADMINIST

95

79

GASTO DE VENTA

92

79

GASTO PRODUC

por lo qu e ori gina cu entas de amarr e en el sistema SIS CONT

DINAMICA DE CUENTAS Por na turaleza tiene destino

por lo que or igina cu entas de amarre en el siste ma SISCONT

CLASE 6 y 7 GASTO (D) (A) (D) (A) INGRESOS S Carga de Personal

62

10,41

Inm M aq. y Equipo

63

10,46

Tributo

64

10,40

Cargas Diversas

65

10,46

Carga Excepcional

66

10,46

Cargas Financiera

67

10,46

10,16

75 Ingresos Diversos

10,16

76 Ingreso excepcion

10,16

77 Ingreso financiero

DESTINO Gastos Administra

94

79.1

Gasto de Venta

95

79.1

Costo de Produc.

92

79.1

63

tiene destino ni Co sto de Venta

ARCHIVOS DE DATOS

ARCHIVOS .exe .hlp .db_ .dbf .dll

ARCHIVO DE EXTENSION ALMACENA Ejecutables Ayudas Plantillas de archivo de datos Archivos de datos Archivos usado por windows

ARCHIVOS Error.log Empresa.dbf Exporta.dbf

ARCHIVO DE PROCESO ALMACENA Mensajes de error en el sistema Rutas de acceso a las empresas Exportación de datos

ARCHIVOS Mdh_af.dbf Mdh_cc.dbf Mdh_fb.dbf Mdh_fb2.dbf Mdh_fe.dbf Mdh_fi.dbf Mdh_pc.dbf Mdh_plan.dbf Mdh_pre.dbf Mdh_pre1.dbf Mdh_tc.dbf Mdh_td.dbf Mdh_tmp.dbf Mdh_to.dbf Mdh_user.dbf Mdh_var.dbf Mdh_vou.dbf Mdh_vch.dbf

ARCHIVO DE DATOS ALMACENA Activos fijos Centros de costos o areas de negocios Formato de balance clasificado uno. Formato de balance clasificado dos. Formato de flujo de efectivo. Formato para la importación de datos. Datos de los proveedores, clientes, etc. Plan de cuentas. Presupuesto. Presupuesto. Tipo de cambio venta y compra diario. Tipos de documentos que se utilizan. Datos temporales del sistema. OrIgenes usados para agrupar los voucher Datos de los usuarios del sistema. Variables del sistema. Voucher (notas de contabilidad) digitados. Parametros de cheques.

.

64

Softw are con tabl e - Financ iero

DATOS AUXILIARES El sistema utiliza para los datos auxiliares el menú tablas, permitiendo crear la base de datos de la empresa como: orIgenes, tipo de documento, proveedores/clientes/..., tipo de cambio diario y parametros de cuentas.

Orígenes Las actividades de la empresa originan y obligan un adecuado manejo de los registros como medios de control del ciclo contable, que permite cumplir con el proceso ordenado y sistematico de las operaciones.

CICLO CONTABLE - Comprobantes de Pago - Efectos Comerciales - Efectos Públicos - Efectos Financieros

RECOLECCION

DOCUMENTOS FUENTES

REGISTRO

LIBROS DE CONTABILIDAD

Aspecto legal: ObligatorioPotestativo Aspecto técnico: Principal-Auxiliar

ANALISIS

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

- Principales: Partida Doble - Fundamentales: Otras

EXPOSICION

ESTADOS FINANCIEROS

- Balance General - Estado Ganancias y Pérdidas - Estado de Cambios en el Patrim. - Estado de Flujo de Efectivo

Los orIgenes son los sub-diarios o los archivadores donde se guardan con un cierto criterio los documentos, para un mejor control. En esta area se ingresan los orIgenes definidos por el usuario de acuerdo a un criterio de clasificación, por Ej.: Compras, Ventas, Ingresos. También tiene un contómetro que nos dice la cantidad de voucher (comprobantes) ingresados de acuerdo a los meses trabajados. Cuando se borra un rango de voucher es necesario regresar el contómetro al numero anterior al borrado para que siga actualizando el contómetro.

65

Softw are con tabl e - Financ iero

1.

Desde la barra de menú principal, seleccione tablas y despues origenes, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la Barra de Menú Principal, seleccione Tablas Desde Tablas, haga click en Origenes para visualizar el cuadro

MANT ENIMIENTO DE ARCHIVOS

2

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ORIGENES de ese modo el sistema nos presenta los siguientes campos:

66

Softw are con tabl e - Financ iero

3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE ORIGENES, anotar en el recuadro, el libro auxiliar que desea trabajar la empresa ejemplo: código 05 descripción Libro DIARIO. Haga

En el recuadro Descripción anotar el nombre del libro de

En el recuadro Código anotar el número del libro de origen

haga OK para aceptar

CAMPOS DEL CU ADRO DE MANTENIMI ENTO DE ORIGENES CÓDIGO, El sistema permite ingresar dos caracteres para definir este campo. DESCRIPCIÓN En este campo ingresara el nombre del origen. MESES Se ingresara el número desde el cual se dara inicio a cada origen en forma mensual. Por defecto el sistema asigna un correlativo mensual comenzando con uno.

67

.

Tipo de Documentos Los documentos fuentes son comprobantes, que acreditan, sustentan y respaldan los hechos económicos efectuados por la empresa en un determinado ejercicio contable. - FACTURA

- ACCIONES - CEDULAS HIPOTECAR IA - BONOS, ETC.

- LIQUIDACION DE COMPRA - BOLETA, ETC.

COMPROBANTES DE PAGO

EFECTOS PUBLICOS

LOS DOCUMENTOS FUENTES EFECTOS COMERCIALES

EFECTOS FINANCIEROS

- LETRA DE CAMBIO - CHEQUE - VALE, ETC.

- PAGARE - RECIBO DEPOSITO-RETIR - CARTA DE CREDITO, ETC.

En esta area se definen los códigos (numeros o letras abreviados) y nombres de los documentos fuentes, que nos permitira identificar a cada uno de ellos al ingresar los datos del documento en el proceso de voucher contable. Para ingresar siguientes: 1.

los

documentos

fuentes,

seguir

los pasos

Desde la barra de menú principal, seleccione Tablas y despues Tipo de documento para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la barra de menú principal, seleccione Tablas

Desde Tablas, haga click en tipo de documento para visualizar el cuadro

MANT ENIMIENTO DE ARCHIVOS 68

2

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE TIPOS DE DOCUMENTO de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

3

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE TIPOS DE DOCUMENTOS, anotar en el recuadro, los comprobantes de pago aceptados por la SUNAT que desea trabajar la empresa. Ejemplo: código 28 Tarifa unificada de. Haga

En el recuadro Código anotar el código ó letras abreviadas del Documento Fuente

.

En el recuadro código anotar el nombre de los documentos fuentes

haga OK para aceptar

CAMPO S DEL CUADRO DE MA NTENIMIENTO DE TIPO S DE DOCUMENTO CÓDIGO Se recomienda utilizar la codificación definida por la entidad fiscalizadora y para el resto de documentos de uso interno una codificación nemotécnica. 69

CONCEPTO Nombre del código del documento descrito.

Proveedores/Cliente Los personas son los agentes que representan los hechos economicos como los socios, proveedores, clientes, etc. relacionados con los documentos fuentes.

PERSONAS

POR COBRAR

POR PAGAR

BANCO CLIENTE ACCIONISTA TERCEROS

TRIBUTO PROVEEDOR TRABAJADOR TERCEROS

Este menú nos servira para ingresar los agentes económicos (personas naturales o jurIdicas) que de alguna forma tenga relación con la empresa, agrupados hasta en nueve tipos definidos por el usuario como: Proveedores, clientes, terceros, trabajador, Banco, Sunat, Accionista. Para ingresar los datos de las personas, seguir los siguientes pasos: 1. Haciendo click en la barra de menú principal, seleccione Tablas despues Proveedores/Clientes/... para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la barra de menú principal, seleccione Tablas

Haga click en Proveedor/Cliente/..., para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.

70

y

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PROVEEORES/CLIENTES/... de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES/CLIENTE/..., se puede alimentar los datos de las personas (Naturales y JurIdicas), anotando en los recuadros, el nombre de los proveedores o clientes que desea trabajar la empresa ejemplo. RUC y Razón social del proveedor (según base de datos). Haga

Se sugiere el código de las personas que sea el mismo del N° del RUC

.

Razón Social

Teléfono Tipo de personas

RUC Dirección

Código de la Zona

Información referencial

Código del cobrador

Numero de dIas vencim

haga OK para aceptar 71

CAMPOS DEL CU ADRO DE MANTENIMI ENTO DE PROVEEDORES/CLIENTE/... CÓDIGO Se pueden asignar hasta once caracteres alfanuméricos a este campo. RAZÓN SOCIAL El sistema le asigna treinta caracteres para el detalle de este campo. R.U.C. El sistema le asigna once caracteres a este campo. DIRECCIÓN Información referencial TELÉFONO Información referencial. TIPO Calidad de relación con la empresa. DIRECCIÓN Información referencial. ATENCIÓN Información referencial.

Tipo de Cambio En este menú se almacena el tipo de cambio diario a utilizar. Su finalidad es facilitar el ingreso de este dato en el voucher. Para ingresar los datos del tipo de cambio, seguir los pasos siguientes: 1.

Hacer click en la barra de menú principal, seleccione tablas y despues tipo de cambio diario para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.

En la barra de menú principal, seleccione tablas

Haga click en la opción tipo de cambio diario, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

72

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE TIPO DE CAMBIO de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE TIPOS DE CAM BIO, anotar en los recuadros, la fecha, el tipo de cambio que la SUNAT publica oficialmente, tanto el tipo de cambio de la compra como de la venta Ejem plo. Fecha: 07/07/2007 Compra 3.150 venta 3.160, luego haga

Se ingresa la fecha correspondiente al tipo de cambio. Se ingresa el tipo de cambio compra Se ingresa el tipo de cambio venta.

Haga OK para aceptar

73

Cobrador Para ingresar los datos del cobrador, seguir los pasos siguientes: 1.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione tablas y despues Cobrador para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.

En la barra de menú principal, seleccione tablas Haga click en la opción cobrador, para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE COBRADORES de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

74

3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE COBRADORES, anotar en código y el nombre del cobrador que labora o esta vinculado a la empresa. Ejem plo. Código: 1001 Nombre: G. Cornejo

Código del cobrador. Nombre del cobrador

Haga OK para aceptar CAMPO S DEL CUADRO DE MA NTENIMIENTO DE COBRADO RES CÓDIGO El sistema permite ingresar cuatro caracteres para definir este campo. NOMBRE En este campo ingresara el nombre del cobrador.

75

Zona Para ingresar los datos de zonas, seguir los pasos siguientes: 1.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione tablas y despues Zonas para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.

En la barra de menú principal, seleccione tablas

Haga click en la opción zonas, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ZONAS de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

76

3.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ZONAS, anotar en código y el nombre de la zona que labora o esta vinculado a la empresa. Ejem plo. Código: L18 Nombre: Miraflores

Código de la Zona. Nombre de la Zona.

Haga OK para aceptar

CAMPO S DEL CUADRO DE MA NTENIMIENTO DE COBRADO RES CÓDIGO El sistema permite ingresar cuatro caracteres para definir este campo. NOMBRE En este campo ingresara el nombre de la zona.

77

Parámetros de Cuent as En esta opción se definen algunas cuentas especiales para el sistema, las cuales permiten que se solicite la información necesaria para los registros auxiliares. 1.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione Tablas y despues Parametros de Cuentas para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PARAM ETROS DE CUENTAS.

En la Barra de Menú Principal, seleccione Tablas

Haga click en la opción parametros de cuentas, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PARAM ETROS DE CUENTAS

2.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE PARAM ETROS DE CUENTAS, anotar en los recuadros, cuentas especiales para el sistema, las cuales permiten que se solicite la información necesaria para los registros auxiliares.

78

Cuenta de retenciones del impuesto a la renta Cuenta I.G.V. de compras y ventas

Origen de asientos automaticos

Cuentas de provision para el asistente (mago)

Ruta para archivos temporales

Cuenta de Resultado del Ejercicio

Definicion de titulos de las columnas para los libros de retenciones, compras y ventas.

79

CUADRO DE MA NTENIMIENTO DE PA RA MET ROS DEPARA DEFI NIR LOS SI GUIENTES CAMP OS ORIGEN DE ASIENTOS AUTOMATICOS Se asignara un código para el origen de los asientos automaticos por: amarres de cuentas, actualización de moneda extranjera. CUENTA RETENCIONES IMPUESTO 4ta. CATEGORÍA Se ingresara la divisionaria que sirve para activar la pantalla de ingreso de datos al Libro de Retenciones, se dejan dos campos libres para que sean definidos por el usuario para el caso de otro impuesto o contribución a registrarse en este Libro. CUENTA CONTABLE DE HONORARIOS Se ingresara la cuenta contable que se utilizara para control de honorarios. CUENTA I.G.V. DE COMPRAS Y VENTAS Se ingresara la divisionaria para activar la pantalla de ingreso de datos al libro respectivo, se tienen dos campos libres para definidos por el usuario en la presentación de dichos libros. DEFINICIÓN DE TÍTULOS DE LAS COLUMNAS PARA LOS LIBROS DE RETENCIONES, COMPRAS Y VENTAS Se definira los tItulos que se van a utilizar para el control en los libros de Retenciones, compras y ventas. Estos se definiran de acuerdo a las necesidades de cada empresa. CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO Se ingresa la divisionaria definida en el plan contable como resultado del ejercicio. IMPUESTOS: % I.G.V, HONORARIOS Se ingresan los porcentajes del Impuesto General a las Ventas I.G.V/IVA, los porcentajes tanto para Honorarios como el IES. RUTA PARA ARCHIVOS TEMPORALES La ruta que por defecto le asigna el sistema a sus archivos temporales es: C:\SISCONTW La cual puede usuarios.

ser

modificada

por

los

CUENTAS DE PROVISIÓN PARA LOS ASISTENTES (MAGO) Se registraran las cuentas de provisiones tanto en soles como en dólares para el Asistente Mago, dependiendo del tipo de origen de la cuenta. ORÍGENES PARA LOS ASISTENTES (MAGO) Se deben definir los orIgenes para cada tipo de operación: compras, ventas, honorarios, caja egreso (caja chica) y caja ingresos (cobranzas). DEFINICIÓN DE TÍTULOS DE LAS COLUMNAS PARA LOS LIBROS DE RETENCIONES, COMPRAS Y VENTAS

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Se definira los tItulos que se van a utilizar para el control en los libros de retenciones, compras ventas. Estos se definiran de acuerdo a y las necesidades de cada empresa.

PARTE IV CONTABILIDAD

CONTABI LIDAD

Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión

9: 10 : 11 : 12 : 13 :

Part ida Doble Registr o Conta ble Amarre Aut omát ico Actuali zación de Moneda Extra njera Borr ar Voucher y Consiste ncia

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PARTIDA DO BLE Partida Dob le “Los hechos económicos y jurIdicos de la empresa se expresan en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y en el pasivo que dan lugar a la ecuación contable”

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE LIMA

PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR NI ACREEDOR SIN DEUDOR EL QUE RECIBE DEBE, A QUIEN DA O ENTREGA TODO VALOR QUE INGRESA ES DEUDOR Y TODO VALOR QUE SALE ES ACREEDOR TODA PERDIDA ES DEUDOR TODA GANANCIA ES ACREEDOR

Elemento s de la Part ida Doble Los elementos basicos que componen la partida doble, que logra cumplir los objetivos del principio son:

ELEMENTO PARTIDA PARTIDA DEUDORA PARTIDA ACREEDORA CARGAR ABONAR DEBE HABER PERSONAS COSAS RESULTADO

CONCEP TO Es un conjunto de bienes, valores, personas o resultado que es necesario representarlo en las operaciones contables y registrarlos adecuadamente Es un conjunto de valor o valores que se recibe de otra partida llamada acreedora Son valores o un valor que da o entrega a otra partida llamada deudora. Registrar una partida en el Debe es lo mismo que debitar adeudar. Anotar o registrar una partida en el haber, es lo mismo acreditar. Es el lado izquierdo de una cuenta Es el lado derecho de una cuenta Es el agente que representa a los hechos económico, como los socios, cliente, nos venden proveedores o logran prestarnos acreedores. Son los bienes o valores que posee una empresa y que aportan como capital. Es el que se obtiene al final del balance. PÉRDIDA o GANANCIA.

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ECUACIÓN CONTABLE

Capital = Activo - Pasivo

Dinámica de la Part ida Do ble

PARTIDA COSAS BIENES VALORES

PERSONAS DOCUMENTO FUENTE

RESULTADO SERVICIOS AJUSTE

REPRESENTA

HECHOS ECONOMICOS

PARTIDA PARTIDA Cuando INGRESA RECIBE PERDIDAS Cosas Personas Resultado

Es

PARTIDA PARTIDA Cuando SALE DA GANANCIAS Cosas Personas Resultado

DEUDOR (D)

Entonces se

Es ACREEDOR (A)

CARGA

Entonces se

o DEBITA

ABONA

o ACREDITA

Significa registrar en el

Significa registrar en el

DEBE

HABER

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PARTIDA DEUDOR (D) o ACREEDOR (A) HABER

Importe Acreedora

DEBE Importe Deudora

ABONAR

CARGAR

FORMAS DE REGISTRAR MEDIANTE LA PARTIDA DOBLE EJEMPLO PAGO DE FAC TURA Cancelamos en efectivo $ 2,380.00 la Factura Nº 0453 de EL PROVEEDOR S.R.L

Acreedor

Deudor

REGISTRO MANUAL DEBE (D)

FACTURA

(A)

EFECTIVO

HABER

2,380.00 2,380.00

CARGAR

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ABONAR

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REGIST RO COMPUTARIZADO Registrando el importe Deudor en el DEBE Partida Deudora Cargar Importe Deudora

Registrando el importe Acreedor en el HABER

Partida Acreedora Abonar Importe Acreedora

NOTA: VER EJEMPLOS EN LAS LECCIONES DE TESORERIA Y CREDITOS Y COBRANZA

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REGISTRO CONTABLE Voucher (compro bante) del Di ario Es el comprobante de diario que contiene dos o mas registros por cada operacione realizada en la empresa. Para ingresar los datos del Voucher, seguir los siguientes pasos:

1. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

acceso a los voucher aparecera

CAMPOS DEL CU ADRO DE INGRE SO DE VOUCHER ORIGEN Es el tipo de voucher o libro (apertura, compra, venta, etc) que ha sido definido en orIgenes (tablas auxiliares). NUMERO DE ORIGEN DEL VOUCHER Es el correlativo por origen que se le asigna a los vouchers que van ingresando durante el mes. El sistema le asigna el número 1 al primer voucher del mes de trabajo, pudiendo el usuario asignarle otro numero. FECHA

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En este campo ingresamos la fecha de registro del voucher, que sera validada con el mes de trabajo que se muestra en la parte superior y el año de trabajo definido al inicio.

2.

En el cuadro INGRESO DE VOUCHER elegir el tipo de voucher que aparece en la ventana de Origen ; Apertura, Compra, Venta, Ingresos, Egresos, Diario y Automaticos, asignando el número que se va a ingresar con su respectiva fecha, y pulse enter para visualizar el cuadro INGRESO DE VOUCHER de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos:

Se asignara el número del Voucher

Se anotara la fecha del Voucher, este campo valida el año de trabajo como el mes Se elegira el origen del Voucher

Uso del origen del vou cher

Origen: Es el tipo de voucher o libro (Apertura, compra, venta, otros) que ha sido definido en OrIgenes (Tablas Auxiliares/Origenes) que al utilizar obtenemos dos opciones del cuadro de INGRESO DE VOUCHER.

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r

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USO DEL MAGO Y DE INSERT EN ORIGEN COD ORIGEN 00 APERTURA 01 COMPRAS

USO Usando pulse insert Haciendo click en el

02

VENTAS

asistente Haciendo click en el

03 04 05 06 08 09 10 11 15 99

COBRANZA CAJA CHICA DIARIO PLANILLA BCO CREDITO MN BCO CREDITO ME BCO CONT MN BCO CONT ME HONORARIOS AUTOMATICOS

asistente Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Usando pulse insert Haciendo click en el asistente

3.

Tipo de cuadro visualizado DAT OS DEL VOUCHER INGRESO DE DOCUMENTOS INGRESO DE DOCUMENTOS DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER DAT OS DEL VOUCHER INGRESO DE DOCUMENTOS

Al elegir el tipo de voucher que aparece en la ventana de Origen se obtiene dos tipos de cuadros INGRESO DE VOUCHER, que dependera del tipo de libro (Apertura, compra, venta, otros) que ha sido definido en OrIgenes, de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos.

Libro (Compra, Venta y Honorarios) que usa el cuadro INGRESO DE VOUCHER con el asistente Libro (Apertura, Cobranza, Caja Chica, Diario, Planilla y Bco) que usa el cuadro INGRESO DE VOUCHER con INSERT

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Cuadro INGRESO DE VOUCHER con INSERT

Pulse insert para visualizar el cuadro DAT OS DEL VOUCHER.

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Cuadro INGRESO DE VOUCHER con el asistente

Haga click en el asistente INGRESO DE DOCUMENTOS

91

para visualizar el cuadro

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Asistente (Mago): esta opción tiene como finalidad facilitar el ingreso de los documentos de compra, ventas y honorarios en una sola operación y en forma automatica genera el voucher contable.

Reg istr ar en el Cuadro Ingreso de Document os 4.

En el cuadro INGRESO DE DOCUMENTOS, anotar en los recuadros que corresponde al campo como; códigos y número del documento, código del proveedor (en este caso), glosa, montos y código de las cuentas, haga

.

CASO Nº 01 7 de Junio: Compramos mercaderIas según factura N° 001-0453 SUPERMERCADOS MILLA, por el valor de 2 Mil dólares mas I.G.V.

Anotara N° del Documento

Anotara Moneda S: Soles D; Dólares

a la empresa

Anotara Tipo de cambio

Anotara Código Document Anotara Código Prov/Clien Anotara la glosa del Doc

Anotara Código de la Cuenta

Anotara los importes

Haga OK para aceptar

92

CAMPOS DEL CU ADRO DE INGRE SO DE DOCUMENTOS MONEDA, Se debe ingresar la moneda del documento "S" soles y "D" dólares. TIPO DE CAMBIO Se ingresara el tipo de cambio del dIa. DOCUMENTO Se selecciona el tipo de documento. NUMERO DE DOCUMENTO Es la serie y número del documento. FECHA DEL DOCUMENTO Es la fecha de emisión del documento FECHA DE VENCIMIENTO Es la fecha de vencimiento del documento. CÓDIGO Se ingresa con el código del proveedor o cliente que origino la operación. de no estar registrado se puede ingresar en forma directa desde esta opción digitando el sImbolo asterisco ( * ). GLOSA Se ingresa la sumilla o un comentario acerca del documento. IMPORTE 1, 2 y 3 Se pueden ingresar hasta tres importes con sus respectivas cuentas contables, y de esta manera poder distribuir un gasto (clase 9) AFECTO Es el monto afecto con su respectiva cuenta contable INAFECTO Es el monto inafecto con su respectiva cuenta contable. OTRO Es otra columna con su respectiva cuenta contable. I.G.V. Es el monto del impuesto general a las ventas.

Reg istr ando en el Cua dro Datos del Voucher 5.

En el cuadro DATOS DEL VOUCHER, anotar en los recuadros que corresponde al campo como; código de las cuentas, importe del debe, glosa y, haga

CASO Nº 02 30 de Junio: Cancelamos la Factura Nº 001-0453 a la empresa SUPERMERCADOS MILLA equivalente a $ 2,380.00.

Se ingresa el código de la cuenta

Se anotara la glosa

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CAMPOS DEL CU ADRO DE DATOS DEL VOUCHER CUENTA Se ingresa el código de la cuenta. DEBE / HABER Se ingresa mediante un asiento el ingreso del monto correspondiente. Al efectuar el monto en este campo, el otro campo queda automaticamente bloqueado MONEDA Se selecciona importe.

la

moneda

del

respectivo

TIPO DE CAMBIO El sistema por defecto coloca el tipo de cambio ingresado en el, la tabla auxiliar el tipo de cambio, con la posibilidad de modificarlo. si al terminar de ingresar un voucher se presentaran los totales con diferencia de centavos en soles (0.01) por efectos de redondeo, el sistema le permite recalcular el tipo de cambio para la cuenta que Ud. Elija, seleccionando el Icono de la calculadora. CONCEPTO El sistema le permite asignar una glosa de detalle de la operación. NOTA: Anotando en el recuadro codigo de las cuentas aparecera el cuadro SELECCION (solo si la cuenta es con analisis) de ese modo el sistema presenta los siguientes campos: 6. En el cuadro SELECCIONAR, haga click en Registrar Documento para visualizar el cuadro DOCUM ENTO de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos:

Haga click en Registrar Documento

7.

En el cuadro DOCUMENTO, anotar en los recuadros, el códigos del Comprobante, número y serie del documento, como el N° del código o RUC del proveedor en este caso y, haga click en

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Anotar serie y número del comprobante

Anotar código del documento

Registrar código del proveedor

Haga OK para aceptar Los asientos de provisión, cobranza y pago de acuerdo a cada caso (ver casuIstica)

OPERACIONES DE CONTABILIDAD Son las anotaciones que se realizan mediante las cuentas, como memoria permanente del negocio, detallando asI los movimientos sucesivos de los Hechos Económicos durante un periodo determinado.

EFECTIVO

COBROS PAGOS

HECHOS ECONOMICO S ADQUISICION

TRANSFERENCIA

PRESTAMO

COMPRAS

VENTAS

ONEROSO COMODATO

GASTOS INGRESOS 95

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OPERACIONES DE CONTABILIDAD PATRIMONIALES Y/O DE CONSTITUCION Constitución Distribución de utilidades Aumento de capital Transformación Reducción de capital Fusión Capitalización Disolución y liquidación PRINCIPALES Efectivo Gastos Préstamo Compras Ingresos Otros Ventas Remuneraciones SUPERIOR Arrendamiento financiero Reevaluaciones Diferencia de cambio Costos Consignaciones Importaciones Sucursales Exportaciones Drawback AJUSTE DE ORIGEN (al 31 Dic.) Provisiones Moneda extranjera Cargas diferidas Obligaciones vencidas Costo de venta y/o Derechos vencidos existencias Cotización de valores Ganancias diferidas Corrección AJUSTE POR INFLACIÓN (hasta Dic 2004) De Patrimonio Del Activo Del Pasivo CIERRE De transferencia Del balance general De gestión

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EL ASIENTO El ASIENTO, es el registro que se hace en el libro diario de una operación contable originado por hechos económicos, donde consta ademas del deudor y acreedor todos los detalles de la operación

CLASIFICACION DE LOS ASIENTOS SEGÚN LAS CUENTAS QUE INTERVIENEN Asiento simples. Asientos compuestos. SEGÚN LA OPERACIÓN Y FUNCIÓNES QUE DESEMPEÑAN Asiento de apertura Asiento de operación; principales y superior Asiento de centralización Asiento de ajuste de hecho o de origen Asiento de ajuste por efectos por inflación. Asiento de cierre. Asiento de reapertura SEGÚN EL SISTEMA UNIFORME DE LA CONTABILIDAD Asiento por naturaleza Asiento por transferencia o destino. SEGÚN LOS EFECTOS POR INFLACIÓN (hasta el 2004) Asiento en valores históricos. Asientos de ajuste por corrección monetaria. (ACM) o por Inflación.

CLASIFICACION DE LOS ASIENTOS INICIO Y FIN DE LOS ASIENTOS APERTURA

OPERACION

AJUSTES

CIERRE

PERIODO CONTABLE

97

REAPERTURA

PARTES DEL ASIENTO Código de la cuenta

Nombre de la cuenta

Importe de la cuenta. Glosa o explicación

ASIENTOS EN EL CUADRO INGRESO DE VOUCHER

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AMARRE AUTOMATICO La ejecución de este proceso de Amarre permite generar de forma automatica un asiento de transferencia o destino, de acuerdo a las cuentas ingresadas en Amarre de Cuentas. Para el amarre automatico se tiene que cumplir un proceso formal para tener éxito y obtener los Asientos de transferencia o destino.

Ident ificación de las cuentas para el amarre

RESULTADOS SERVICIOS

PAGAS

COBRAS

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

PERSONAL ALQUILER EXCEPCION TRIBUTO FINANCIERO

CLASE 6

CLASE 7

CUENTAS PARA EL AMARRE AL DEBE/HABER EN EL SISTEMA

SISCONT

AJUSTES PROVISIONES

CUENTA 68 COSTO DE VENTA

CUENTA 69 COSTO DE ENAJENACIO

CUENTA 66

CUENTAS QUE NO HACEN AMARRE AL DEBE/HABER EN EL SISTEMA

CUENTAS QUE NO HACEN AMARRE AL DEBE/HABER EN EL SISTEMA

SISCONT

SISCONT

99

CUENTA 68 PARA EL AMARRE AL DEBE/HABER EN EL SISTEMA

SIS CONT

AMARRE AUTOMATICO IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

CREACIÓN DE LAS CUENTAS

REGISTRO DE LAS CUENTAS

PROCESO DE EJECUCION

INFORME

PERIODO CONTABLE

PASO 1 Creación de las cuentas para el amarre 1. Identificar las cuentas que tienen destino.

2. Crear el Plan, las CUENTAS de amarre.

100

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Cuent as por Naturaleza y destino

3. Crear en el Plan de CUENTAS por naturaleza con sus respectivas cuentas de amarre.

En el recuadro Cuenta Contable anotar el código de la cuenta que desea crear.

En el recuadro Cuenta Contable anotar el nombre de la cuenta que desea crear.

Cuenta de amarre en el Debe

Anotar el nivel de cuenta

Anotar el tipo de Analisis Cuenta de amarre en el Haber

Anotar el tipo de cuenta

haga OK para aceptar

101

PASO 2 Registro de las cuentas por Naturaleza Anotara tipo de moneda

Anotara el N° del Comprob

Anotara el tipo de cambio

Anotara la fecha del document

Anotara Código Documt

Anotara la glosa del Doc Anotara Código de la Cuenta

Anotara los importes

Anotara Fecha y Nº de Doc de Retracción

Haga OK para aceptar Verificando en el menú Informe, y haciendo click en el Libro diario podemos observar el asiento por Naturaleza antes de procesar el amarre automatico.

Verificand o en el Libro Dario

Asiento por naturaleza

102

PASO 3 Proceso del amarre En estos casos solo se debe generar un voucher por mes. si se tiene que ingresar o modificar un gasto luego de este proceso, se debera usar la opción borrar voucher para eliminar el comprobante generado y volver a procesar el amarre automatico. Para ejecutar el proceso de amarre, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione contabilidad y despues el amarre automatico mensual para visualizar el cuadro PROCESO DE AM ARRE AUTOM ATICO MENSUAL.

En la barra de menú principal, seleccione Contabilidad

Haga click en amarres automaticos, y finalmente amarre automático mensual para visualizar el cuadro PROCESO DE AMARRES AUT OMAT ICOS.

103

En la flecha de dirección haga click en amarre automatico

2.

En el cuadro PROCESO AMARRES AUTOM ATICOS, haga click en forma automatica un asiento de transferencia o de destino

para generar en

haga OK para aceptar

Verificand o en el Libro Dario Verificando en el menú informe, y haciendo click en el libro diario podemos observar el asiento por naturaleza y destino después de procesar el amarre automatico.

Asiento por naturaleza

Asiento de Destino

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ACTUALIZACION DE MO NEDA EXTRANJERA En este menú se ingresan los tipos de cambio de fin de mes, tanto de compras y ventas para ser utilizados en la actualización de moneda extranjera, ingresando las Cuentas de Ajuste por Diferencia de cambio.

Parámet ros para el Ajuste por Dif. de Cambio Para realizar los ajustes y el asiento mensual por las diferencias de cambio se debe ingresar los tipos de cambio de cierre de mes y señalar las cuentas que contabilizaran las perdidas y ganancias Para la actualización de moneda extranjera, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione contabilidad y despues actualizacion de moneda extranjera para, luego seleccionar según la flecha de direccion parametros de actualizacion de moneda extranjera para visualizar el cuadro PARAM ETROS PARA CTUALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA.

En la barra de menú principal, seleccione contabilidad. En la flecha de dirección haga click en parámetros de actualizacion de moneda extranjera

Haga click en actualizacion de moneda extranjera, y finalmente en parámetros de actualizacion de moneda extranjera para visualizar el cuadro: PARAMET ROS PARA ACT UALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA,. 105

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2.

En el cuadro PARAM ETROS PARA ACTUALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA, registrar el tipo de cambio de compra y venta tanto de apertura como de cada mes, ademas, anotar las cuentas que corresponde a las ganancias (cuenta 776) como las pèrdidas (cuenta 676) y haga

. De ese modo el sistema procesara la informacion para su uso posterior:

Ingresar los valores de tipo cambio venta del mes

Ingresar los valores de tipo cambio compra del mes

Ingresara la cuentas 776 de Ganancia Ingresara las cuentas 676 de Perdidas

haga OK para aceptar

106

Ajuste por Diferencia de Cambio Mensual Despues de ingresar los parametros se procede a procesar el ajuste por diferencia de cambio generando los tres procesos en forma automatica, es obligatorio realizar este proceso mes por mes. Para el ajuste por diferencia de cambio, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione contabilidad y despues actualizacion de moneda extranjera para, luego seleccionar según la flecha de direccion actualizacion de moneda extranjera para visualizar el cuadro PARAM ETROS PARA CTUALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA.

En la barra de menú principal, seleccione contabilidad

Haga click en actualizacion de moneda extranjera, y finalmente en actualizacion mensual de moneda extranjera para visualizar el cuadro ACTUALIZACION DE MONEDA EXT RANJERA,.

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En la flecha de dirección haga click en actualizacion mensual de moneda extranjera.

2.

En el cuadro ACTUALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA, haga click en generar en forma automatica los voucher de documentos y sus saldos en las cuentas.

para

haga Ok para aceptar

Los vo ucher que se gene ran son: Vouc her de Documentos Cancelados Mediante este proceso el sistema genera las diferencias de cambio, para las obligaciones en moneda extranjera canceladas en el periodo de trabajo; determinando la diferencia de cambio entre la provisión y cancelación para el mes y para las provisiones de meses anteriores considera el tipo de cambio del mes anterior.

Vouc her de Documento s Pend ient es Actualiza las obligaciones no canceladas en moneda extranjera con los tipos de cambio del documento si es del mes o considera el tipo de cambio del mes anterior y lo compara con el del mes de trabajo, lo que obliga a realizar este proceso mes por mes en forma cronológica, determinando la respectiva diferencia de cambio.

Vouc her por Saldo s de Cuentas Actualiza las cuentas basado en los saldos de fin de mes que solamente se han procesado en moneda extranjera, comparando el saldo historico con el monto en la otra moneda multiplicado por el tipo de cambio venta de fin de mes cuando el saldo sea deudor, y utiliza el tipo de cambio compra de fin de mes cuando el saldo sea acreedor.

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BORRAR VOUCHER Y CONSISTENCIA Borrar Voucher Esta opción nos permite la eliminación de uno o un grupo de vouchers, de acuerdo a los parametros que se ingresen. Esta operación se realiza seleccionando primeramente el origen de los vouchers a borrar y luego se definen los vouchers a ser borrados. Para la borrar voucher, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione contabilidad y despues borrar voucher visualizar el cuadro BORRAR VOUCHER. En la barra de menú principal, seleccione contabilidad Haga click en borrar voucher para visualizar el cuadro BORRAR VOUCHER.

2.

En el cuadro BORRAR VOUCHER, seleccione el voucher en la cascada de origen a borrar.

Seleccione el voucher

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Luego anote el numero o numeros de vouchers que se desea eliminar y haga visualizar el cuadro ATENCION.

Anote el número del voucher

haga Ok para aceptar

3.

En el cuadro ATENCION, preguntara si estamos seguro de borrar los voucher seleccionados, luego haga click en .

haga SI para borrar

110

para

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Consist encia Este utilitario nos presenta las anomalIas que puede haber en cada uno de los voucher para el mes de trabajo en que nos encontremos, mostrando variedades de inconsistencia de acuerdo a su naturaleza.

ANOMALIAS EN EL CUA DRO DE CONSIS TEN CIA • • • • • • •

Cuenta inexistente. Voucher descuadrado en SI. Voucher descuadrado en US$. Voucher descuadrado en SI. y US$. Tipo de cambio diferente de cero para las cuentas de utilidadIpérdida por diferencia de cambio. La cuenta no es tipo Registro (solo tipo Registro son imputables). Moneda distinta a soles para cuentas de ingresos o gastos financieros.

Para la informar las anomalias en consistencia, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione contabilidad y despues consistencia para visualizar el cuadro CONSISTENCIA. En la barra de menú principal, seleccione contabilidad Haga click en consistencia para visualizar el cuadro CONSISTENCIA

2.

En el cuadro CONSISTENCIA, haga click en periodo mensual o acumulado, luego visualizar el cuadro CONSULTA.

Seleccione el periodo

haga Ok para aceptar 111

para

3.

En el cuadro CONSULTA nos presenta las anomalIas que puede haber en cada

uno de los voucher para el mes de trabajo mostrando variedades de inconsistencia de acuerdo a su naturaleza

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CAPITULO V INFORMES CONTABLES Y FI NANCIEROS

INFORMES CONTAB LES Y FINANCIEROS Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión

14: 15: 16: 17:

información Co nta ble Libro Bancos y Co ncil iación Bancaria Información Financier a Cierre de Cuentas

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INFORM ACIÓN CONTABLE Información Con table Es el proceso que permite identificar, medir y comunicar la información de caracter económico para permitir a los usuarios de dicha información tomar decisiones y formular juicios.

LIBROS PRINCIPALES OBLIGATORIOS

LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS

INFORMACIÓN FINANCIERA

REPORTE DE ANALISIS Nota: En la barra de menú principal, seleccione Informes Contables y despues elegir uno de los libros que permite obtener la informacion contable que se desea obtener.

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Libro Diario Es un libro principal obligatorio de foliación simple, donde se registran en orden cronológico todas las operaciones mercantiles que han ocasionado los hechos económicos.

Obj etivos . . . . . .

Registra los hechos económicos en forma de asientos contables. Anotar todas las operaciones comerciales dIa por dIa, según el orden en que se efectuaron (cronológicamente). Informar los hechos de acuerdo la fecha, anotando el dIa en el cual se originó el documento fuente. Descripción de los documentos fuentes; comprobantes de pago. La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta. Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

La información en este reporte contable puede ser solicitada en forma analItica, por origen o en forma de resumen. Pudiéndose mostrar por tipo de moneda o por periodo. Para obtener información del Libro Diario, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione Informes y despues libro diario para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO DIARIO. En la barra de menú principal, seleccione Informes Contables.

Haga diario, cuadro LIBRO

click en libro para visualizar el SELECCIÓN DE DIARIO

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2.

En el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO DIARIO, haga click en analitico, moneda soles, periodo acumulado y para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga Click en AnalItico Haga Click en Mensual

Haga Click en Local

haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, podemos recibir la información de los asientos contables que se han registrado en el libro diario y observar las distintas operaciones que se ha realizado en el periodo contable que se trabajo.

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4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

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Libro Mayor Es un libro principal obligatorio de foliación doble, donde se registran todos los cargos o débitos y los abonos o créditos de la cuenta registradas en cada asiento, se clasifican cada cuenta o subcuenta.

Obj etivos . . . . .

Abre las cuentas deudoras y acreedoras provenientes del libro diario. Mayorizar los valores de cada cuenta tanto en el debe como en el haber. Registrar el movimiento analIticamente del débito o crédito de cada cuenta. Este libro hace la labor de clasificación de los datos que se tiene en el Diario. Determinar saldos finales para la elaboración del balance de comprobación a fin de determinar el movimiento y el saldo de cada una de ellas a los efectos de formularse los estados financieros.

La información en este reporte contable puede ser solicitada en forma analItica, por origen o en forma de resumen. Pudiéndose mostrar por tipo de moneda o por periodo. Para obtener información del libro mayor, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues libro mayor para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO MAYOR.

En la barra de menú principal, seleccione informes contables Haga click en libro mayor, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO MAYOR

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2.

En el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO MAYOR, haga click en analitico, moneda soles, periodo acumulado, anotando los códigos de las cuentas desde: hasta; (ultima cuenta de analisis) y para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga Click en Soles

Haga Click en AnalItico

Haga Click en mensual

Anotar la cuenta inicial del Libro Mayor Anotar la cuenta final del Libro Mayor

haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, puede ser presentado en forma AnalItica o de Resumen, determinando tipo de moneda y perIodo, mostrando el analisis de una cuenta definida por el usuario desde a hasta.

120

EXPORTANDO A EXCEL

4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

121

Libro Caja y Banco Es un libro auxiliar obligatorio de foliación simple o doble, en el cual se registran las operaciones en efectivo. Es considerado como un libro que permite reflejar el movimiento en efectivo.

Obj etivos .

. . . . . .

El libro caja banco permiter reflejar el movimiento en efectivo de pagos y cobros, mostrando saldos durante un mes generalmente. Salvaguarda los activos disponible, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros, de ese modo controla la disponibilidad de los fondos Reflejar el movimiento en efectivo de pagos y cobros. Mostrar un saldo en efectivo durante un mes generalmente. Salvaguardar los activos disponibles, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros. Registrar las entradas de dinero, por concepto de ventas al contado, cobros efectuados, etc. Registrar las salidas por compras, pagos realizados, etc. Llevar el control de la disponibilidad de fondos.

CASO VER

TESORER IA Y CREDI TOS Y COBRANZA

INFOR ME CAJA Y BANCO La información contable que contiene este reporte puede ser para mostrar el tipo de moneda o por periodo mensual o acumulada. Para obtener información del libro caja y banco, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues libro caja y banco para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

En la barra de menú principal, seleccione informes

Haga click en libro caja banco, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESIÓN.

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2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, haga click en Analitico, Moneda Soles, Periodo Acumulado y para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga click en soles

Haga Click en mensual

haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, podemos recibir la información del libro caja y bancos de acuerdo a las opciones mensual acumulado, definiendo ademas el tipo de moneda

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EXPORTANDO A EXCEL 4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

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Regis tro de Compra Es un libro auxiliar obligatorio de foliación simple o doble, donde se anotan todas las compras de bienes y servicios con el objeto de controlar el crédito fiscal de la empresa.

Obj etivos . . . . . .

Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación simple o doble con finalidad tributaria y contable. Registra y controla las adquisiciones de mercaderIas yIo bienes y servicios. Registra para controlar el crédito fiscal por cada compra de bienes o servicios adquiridos por la empresa o persona contribuyente. Cada fin de mes se centraliza en el libro diario. Los contribuyentes del IGV estan obligados a llevar un registro de compras donde anotaran las operaciones que realicen. Permite sustentar los egresos: compras y gastos, para determinar las utilidades en los estados financieros.

Se podra determinar el control de los bienes y servicios que ingresan y salen asI como los impuestos que se deben abonar al fisco cumplimiento con las disposiciones-tributarias.

La información en este reporte contable puede ser solicitado en forma analItica, por origen o en forma de resumen. Pudiéndose mostrar por tipo de moneda o por periodo.

CASO Nº 03 El dia 4 de setiembre se compra mercaderias al proveedor CADENAS GERALD SA por la suma de SI. 2,000.00 mas IGV según factura Nº 001-567

125

VOUCHER Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

2.

acceso a vouchers y aparecera

En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de origen y hacer click en el subdiario 01 COMPRAS, luego anotar el número de origen y la fecha para registrar el asiento de COMPRAS Y GASTOS.

REG ISTRO Se registra la transferencia de mercaderIas a titulo oneroso. Reconocido por la NIC 18; Ley del IGV Art. 3°, como en el Reglamento de la CONASEV, reconociendol o como ingresos durante el periodo contable.

126

INFOR ME REG ISTRO DE COMPRA La información en este reporte contable puede ser para mostrar el tipo de moneda, periodo mensual o acumulada u orden de documento fecha o voucher Para obtener información del registro de compras, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues registro de compra para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION. En la barra de menú principal, seleccione registro de compras Haga click en registro de compras, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, haga click moneda local o dolares, periodo mensual o acumulado y orden de doc por fecha y haga para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga click mensual Haga click local

Haga click en fecha doc

haga OK para aceptar

127

3. En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del registro de compra las adquisiciones que realiza la empresa en un perIodo determinado que puede ser presentado de acuerdo al tipo de moneda como en forma mensual o acumulada, y sustentar el crédito fiscal del impuesto a las Ventas

EXPORTANDO A EXCEL 4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

128

LIBRO RETENCIONES 6% IGV Es un libro auxiliar obligatorio de foliación simple o doble, que permite controlar las retenciones efectuadas a los proveedores y los pagos afectuados a la SUNAT.

Obj etivos . . . . .

Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación simple o doble con finalidad tributaria y contable. Registra y controla las retenciones del 6% IGV efectuadas a los proveedores. Controla los debitos y créditos con respecto a la cuenta por pagar por cada proveedor. Cada fin de mes se centraliza en el libro diario. Consolida las transacciones realizada por cada proveedor sujeto a retención

CASO Nº 04 El 5 de mayo se compra mercaderIas al proveedor TELMUNDO SAC por la suma de SI. 1,000.00 según factura Nº 001-522 se retuvo el 6% del IGV.

VOUCHER

COMPRA

Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse cuadro INGRESO DE VOUCHER

129

acceso a vouchers y aparecera el

2. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de origen y hacer click en el subdiario 01 COMPRA, luego anotar el número de origen y la fecha para registrar el asiento de COMPRA.

REG ISTRO

COMPRA

Se registra la transferencia de mercaderIas a titulo oneroso. Reconocido por la NIC 18; Ley del IGV Art. 3°, como en el Reglamento de la CONASEV, reconociend o como ingresos durante el periodo contable.

VOUCHER

RE TENCION 6% IGV

Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse cuadro INGRESO DE VOUCHER

130

acceso a vouchers y aparecera el

2. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de origen y hacer click en el subdiario 05 DIARIO, luego anotar el número de origen y la fecha para registrar el asiento de PAGO CON RETENCIONES.

REG ISTRO

RE TENCION 6% IGV

Registrando en el Debe Se CARGA el pago de factura (Cuenta 4211) anotando sus valores en el DEBE para el pago de factura 6% IGV.

131

Documento fuente Se sustenta la Factura con datos: serie número, fecha, RUC y Razón Social. por el pago, según compromiso.

Registrando en el Haber Se abona la retención del IGV (Cuenta 40114) mediante el PAGO del efectivo anotando sus valores en el HABER.

Documento fuente Se sustenta esta retención con el comprobante de retención, de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de pago.

132

Registrando en el Haber Se abona al proveedor la retención (Cuenta 1011) mediante el PAGO en efectivo anotando sus valores en el HABER.

Documento Fuente Se sustenta el pago con factura cuyas caracteristicas deben estar acuerdo al Reglamento de Comprobantes de pago.

VISUALIZACION DEL ASIENTO EN EL VOUCHER Se visualiza el registro del pago de factura en efectivo con retenciones del 6%.

133

INFOR ME LIBRO DE RETNCIONES La información que deben contener este reporte contable es para mostrar el tipo de moneda, por datos historico o pendiente, indicando la fecha de inicio y de termino. Para obtener información del Libro Retenciones, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues estado de cuenta (bcos, fact, letras) para visualizar el cuadro Seleccion de Impresion.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en estado de cuentas (banco, fact, letras), para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IM PRESION, registre el codigo de RETENCIONES 6% IGV (40114), moneda local, datos historicos y anote la fecha que deseas obtener la informacion y haga para visualizar el cuadro sistema presenta los siguientes campos:

CONSULTAS de ese modo el

En el recuadro anote la cuenta de RETENCIONES Haga click en moneda local

Haga click en datos históricos

Anote la fecha del informe

134

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del registro de retenciones que realiza la empresa en un mes para sustentar el débito fiscal del impuesto general a las ventas, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

EXPORTANDO A EXCEL 4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

135

LIBRO PERCEPCIONES Es un libro auxiliar obligatorio de foliación simple o doble, que permite controlar las percepciones efectuadas a los CLIENTES y se contabilizan los pagos efectuados a la SUNAT.

Obj etivos . . . . .

Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación simple o doble con finalidad tributaria y contable. Registra y controla las percepciones del IGV efectuadas a los clientes. Controla los debitos y créditos con respecto a la cuenta por cobrar por cada cliente. Cada fin de mes se centraliza en el libro diario. Consolida las transacciones realizada por cada cliente sujeto a percepciones.

CASO Nº 05 El 11 de junio se vende mercaderIas según factura Nº 001-736 a PIKES SA por el importe de SI. 3,000.00 mas IGV. Como agente de percepción se retuvo al cliente el 2% del IGV según comprobante de percepción Nº 001-008.

VOUCHER Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

136

acceso a vouchers y aparecera

2. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de origen y hacer click en el subdiario 02 VENTAS, luego anotar el número de origen y la fecha para registrar el asiento de VENT AS DE BIENES AFECTOS A PERCEPCIONES.

REG ISTRO

VENTAS CON PERCEPC ION

Se registra la transferencia de mercaderIas a titulo oneroso. Reconocido por la NIC 18; Ley del IGV Art. 3°, como en el Reglamento de la CONASEV, reconociend o como ingresos durante el periodo contable.

VISUALIZACION DEL ASIENTO EN EL VOUCHER Se visualiza el registro de la provisión de la venta con las percepciones.

137

3.

En el campo del cuadro INGRESO DE VOUCHER hacer click en la cuenta de PERCEPCIONES (40115) para visualizar el cuadro de DOCUMENTO que permitira ingresar los datos del comprobante de percepciones: documento, serie-numero, fecha y código o RUC.

Hacer click en el código de la cuenta de PERCEPCIONES

INFOR ME LIBRO DE PERCEOC IONES La información contenida en este reporte contable es para mostrar el tipo de moneda, los datos historico o pendiente indicando la fecha de inicio y de termino. Para obtener información del libro percepciones, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues estado de cuentas (bco, fact, letras) para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESIÓN.

138

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en estado de cuentas (bco, fact, letras), para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, registre el codigo de PERCEPCIONES (40115), moneda local, datos historicos y anote la fecha que desee obtener la informacion y haga para visualizar CONSULT A de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

el

cuadro

En el recuadro anote la cuenta de RETENCIONES Haga click en moneda local Haga click en datos históricos Anote la fecha del informe

139

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del Registro de Percepciones que realiza la empresa en un mes para sustenta el débito fiscal del impuesto general a las ventas, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

EXPORTANDO A EXCEL 4.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

140

Regis tro de Venta Es un libro auxiliar obligatorio de foliación doble, en el cual se anotan las ventas de bienes y servicios que estan relacionados con el giro del negocio, como provenientes de operaciones secundarias o fuera del giro del negocio.

Obj etivos . . . . . .

Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación doble con finalidad tributaria y contable. Permite conocer el valor de los impuestos que se deben pagar Permite determinar la base imponible del IGV e ISC Registra y controla las ventas de mercaderIas yIo bienes y servicios. Muestra el valor de las operaciones gravadas y exoneradas del mismo modo para sustentar el importe de los ingresos de las ventas para efecto del Impuesto a la Renta. Determina valores para centralizar cada fin de mes en el libro diario.

La información solicitada en este reporte contable puede ser en forma analItica, por origen o en forma de resumen. Pudiéndose mostrar el tipo de moneda o por periodo.

CASO Nº 06 El 5 de setiembre se vende mercaderias al cliente VEAPLAZA SAC equivalente a SI. 5,000.00 mas IGV según factura Nº 001-0963

VOUCHER Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

141

acceso a vouchers y aparecera

2. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de Origen y hacer click en el subdiario 02 VENTAS, luego anotar el número de origen y la fecha del documento para registrar el asiento de VENT AS DE BIENES Y SERVICIOS.

REG ISTRO

Se registra la transferencia de mercaderIas a titulo oneroso. Reconocido por la NIC 18; Ley del IGV Art. 3°, como en el Reglamento de la CONASEV, reconociend o como ingresos durante el periodo contable.

142

INFOR ME REG ISTRO DE VENTA La información en este reporte contable es para ser mostrar el tipo de moneda, el periodo mensual o acumulada u orden de documento fecha o voucher Para obtener información del libro de ventas, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues registro de venta para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION. En la barra de menú principal, seleccione informe contables Haga click en registro de ventas, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, haga click en analitico, moneda soles, periodo acumulado y para visualizar el cuadro CONSULTA de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga click mensual Haga click local

Haga click en fecha doc

haga OK para aceptar

143

3.

Estando en el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del registro de ventas que realiza la empresa en un mes para sustentar el débito fiscal del impuesto general a las ventas, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

EXPORTANDO A EXCEL 4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

144

Libro de Retenciones 4ta Es un libro Auxiliar Obligatorio de foliación simple o doble, donde se anotan como perceptores las personas naturales debiendo tenerse en cuenta que los ingresos de cuarta categorIa se rigen por el principio de lo percibido.

Obj etivos . . .

.

Es un libro Auxiliar Obligatorio de foliación simple o doble de perceptores de rentas de cuarta categorIa Las personas naturales que obtengan rentas de cuarta categorIa, deberan llevar únicamente un libro de ingresos. Anotaran todos los ingresos o percepciones correspondientes a dichas rentas (4ta categorIa), debiendo tenerse en cuenta que los ingresos de cuarta categorIa se rigen por el principio de lo percibido.

Libro donde se registran las retenciones a los sujetos que perciben rentas de cuarta categorIa según el Impuesto a la Renta.

CASO Nº 07 El 15 de setiembre se adquiere servicios profesionales del contador Felipe Palacios por el valor de SI. 1,000.00 se retuvo el 10% según Recibo de Honorarios Nº 001-0125.

VOUCHER Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

145

Acceso a Vouchers y aparecera

2.

En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de Origen y hacer click en el subdiario 15 HONORARIOS luego anotar el número de origen y la fecha para registrar el asiento de SERVICIOS PRESTADOS POR HONORARIOS.

REG ISTRO

Se registra los gastos sustentado con recibo por honorarios reconocido por la Ley del Impuesto a la Renta y el Reglamento de la CONASEV, reconociend o como gastos durante el periodo contable.

VISUALIZACION DEL ASIENTO EN EL VOUCHER Se visualiza el registro de la provisión de la venta con las percepciones.

146

INFOR ME LIBRO DE RETENCIONES La información en este reporte contable puede ser solicitado en forma AnalItica, por origen o en forma de Resumen. Pudiéndose mostrar por tipo de moneda o por periodo. Para obtener información del libro de honorarios, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues libro de retenciones 4ta para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

En la barra de menú principal, seleccione informe contables.

Haga click en libro retenciones 4ta, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, haga click en Analitico, Moneda Soles, Periodo Acumulado y para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos:

Haga click mensual Haga click local

Haga click en fecha doc

haga OK para aceptar

147

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del libro donde se registran las retenciones a los sujetos que perciben rentas de cuarta categorIa según el impuesto a la renta, este informe se presenta por tipo de moneda y en forma mensual o acumulada.

EXPORTANDO A EXCEL 4. Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

148

Softw are con tabl e - Financ iero

LIBRO BANCOS Y CO NCILIAC ION BANCARIA

Libro Banco Es un libro auxiliar y voluntario con rayado especial, en el cual se debe anotar las operaciones que efectúe la empresa con uno o varias entidades bancarias en donde mantiene una cuenta corriente.

Obj etivos • • • •

Mediante los libros Bancos, se controla, registra, verifica y concilia el dinero que deposita en el banco en cuenta corriente. En concordancia con el presupuesto de caja y banco. Controla, registra y verifica el dinero de la empresa en cuenta corriente. Para mantener la liquidez del efectivo depositados en el Banco. Los libros de caja o bancos son los libros y documentos empleados para el control del saldo de tesorerIa en caja y bancos.

CASO VER

TESORER IA Y CREDIT OS Y COBRANZA

INFORME Para obtener información del libro bancos, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues estado de cuentas (bco, fact, letras) para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en estado de cuentas (bcos, fact. letras), para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

149

Softw are con tabl e - Financ iero

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, registre el codigo de BANCO DE CREDITO M.N. moneda local, datos historicos y anote la fecha que desee obtener de la informacion y haga para visualizar el cuadro CONSULTA de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

En el recuadro anote la cuenta de BANCO que esta controlando

Haga click en moneda local Haga click en datos históricos Anote la fecha del informe haga OK para aceptar 3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del movimiento del libro bancos de un mes, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

150

EXPORTANDO A EXCEL 4.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

151

CO NCILIACION BANCARIA Para obtener efectuar la conciliacion bancaria, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues libro banco y conciliacion para visualizar el cuadro CONCILIACION BANCARI A. En la barra de menú principal, seleccione informes contables

Haga click en libro bco y conciliacion, para visualizar el cuadro CONCILIACION BANCARIA.

2.

En el cuadro CONCILIACION BANCARIA, haga click en el recuadro en blanco para visualizar seleccion de registros para seleccionar la cuenta del Banco que se desea CONCILIAR luego hacer enter, que permite obtener la informacion del movimiento de la cuenta corriente.

Haga click en el recuadro en blanco

Seleccione el código de la cuenta del banco.

152

3. En el cuadro CONCILIACION BANCARI A, ordenamos por: fecha, documento o codigo, luego haciendo enter para que nos muestre todas la operaciones que hemos realizado, de ese modo ubicamos el documento presionamos enter para visualizar el cuadro MES DE CONCILIACION.

Numero del mes que nos indica que fue verificado por el banco y por nosotros

Anotamos el número del mes

4. En el cuadro MES DE CONCILIACION, anotamos el número del mes que se realizara la conciliacion y luego hacer , donde aparacera el numero en la columna del mes de conciliacion M/C indicando al sistema que ya fue verificado por el banco y por nosotros.

153

INFOR ME CONCILIACION BANCARIA Para obtener información de conciliacion bancaria, seguir los siguientes pasos: 1.

En el cuadro CONCILIACION BANCARI A, haga click en IMPRIMIR para visualizar el cuadro REPORTE DE CONCILIACION que nos permitira observar el informe de los ingresos conciliados y no conciliados como los egresos conciliados y no conciliados, luego imprimir o salir del reporte.

154

Softw are con tabl e - Financ iero

INFORM ACIÓN FINANCIERA La Información Financiera se presenta para identificar el estudio analItico de los balances del negocio entre una fecha o en comparación con los de otras fechas u empresas para medir su inversión

Hoja de Trabajo de Sumas y Saldos Llamado también balance de comprobacion de sumas y saldos, es un informe que nos presenta la composición de los saldos de las cuentas del mayor en sus diferentes niveles. Para obtener información en el balance de comprobacion, seguir los siguientes pasos: 1.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione informes contables y luego balance de comprobacion de sumas y saldos para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IM PRESION.

En la barra de menú principal, seleccione informes contables

Haga click en balance de comprobacion de suma de saldos, para visualizar el cuadro SELECCIÓ N DE IMPRESION

155

Softw are con tabl e - Financ iero

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IM PRESION, haga click en moneda soles, registrando la cuenta inicial en el recuadro desde y la cuenta final en el recuadro hasta y haga para visualizar el cuadro CONSULTA de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga click en moneda local Anotar codigo de inicio Anotar codigo de rango final

haga OK para aceptar 3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de las sumas y saldos del mayor, como los datos del debito y creditos de las cuentas, que hemos elegido para conseguir la información que deseamos, tiene la opción de ser presentado en soles o dólares y presenta un informe de acuerdo a un rango de cuentas seleccionadas

156

Softw are con tabl e - Financ iero

Ho ja de Trabajo de 10 Columnas Es un informe que presenta un resumen del movimiento de cada una de las cuentas en un determinado nivel (balance-registro) y su distribución al balance, resultados por naturaleza y resultados por función. Para obtener información en la hoja de trabajo de 10 columnas, seguir los siguientes pasos: 1.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione informes contables y luego en la hoja de trabajo de 10 columnas para visualizar el cuadro SELECCIÓN BALANCE 10 COLUM NAS.

En la barra de menú principal, seleccione informes contables

Haga click en la hoja de trabajo de 10 columnas, para visualizar el cuadro SELECCIÓN BALANCE 10 COLUM NAS

2.

En el cuadro SELECCIÓN BALANCE 10 COLUMNAS, haga click en el registro, moneda soles, periodo acumulado y para visualizar el cuadro CONSULTA de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga click en registro Haga click en soles

Haga click en acumulado

haga OK para aceptar

157

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de las sumas y saldos del mayor, como los datos del activo y pasivo de las columnas del balance, asimismo las pérdidas y ganancias de los resultados por función y por naturaleza. Puede ser presentado en soles o dólares y en forma mensual o acumulada.

EXPORTANDO A EXCEL 4.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

158

ESTADOS FI NANCIEROS Los estados financieros basicos son el medio principal para suministrar información financiera de la empresa y se preparan a partir de los saldos de los registros contables a una fecha determinada.

FORMATO DE BALANCE Y RESULTADOS

Este utilitario nos permitira diseñar el formato de balance general y estados de resultado (función y naturaleza) a ser presentados en el panel de informes - balance según la CONASEV. Para obtener la información de los estados financieros, seguir los pasos siguientes: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues balance y estados de resultado y ratios financieros para, luego seleccionar según la flecha de dirección formato de balance y ratios a fin de visualizar el cuadro SELECCIONAR.

Haga click en la barra de menú principal, seleccione informes contables Haga click en balance y estado de resultado y ratios financieros y finalmente en el formato de balance y ratios para visualizar el cuadro SELECCIO NAR

En la flecha de direccion haga click en formato de balance y resultado

159

1. En el cuadro

SELECCIONAR. haga click en para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos:

Haga Click en UNO

2. En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE FORMATO de ese modo el Sistema presenta los siguientes campos:

160

3.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DEL FORM ATO, anotar en los recuadros el código y los nombres de las partidas de los estados financieros que deseamos que aparecen en el formato.

Anotar el nombre de la partida de los EEFF

Anotar el còdigo de la partida del EEFF

Haga OK para aceptar CODIGO A P R N F

CODIGO 000 00 999 99 === ---

NOMENCLATURA PARTIDA CUENTAS Activos Clase 1, 2 y 3 Pasivos Clase 4 y 5 Resultado Cuenta 66 y clase 7 Naturaleza Clase 6 menos 66 y 69 Función Clase 9 y Cuenta 69

NOMENCLATURA PARTIDA EJEMPLO Titulo de las partidas A000 ACTIVO Subtitulo de las partidas A300 Activo no corriente Total A999 TOTAL ACTIVO Subtotal A399 Total activo no Corriente Corte del total Corte del subtotal

161

BALANCE GENERAL CODIGO DE LAS PARTIDAS DEL BALANCE Codigo A000 A050 A105 A110 A115 A120 A121 A125 A130 A135 A140 A150 A199 A200 A201 A202 A300 A310 A320 A350 A399 A500 A992 A996 A997 A998 A999

PARTIDA ACTIVO Caja y Bancos Clientes Cuentas por Cob. Accionistas y Personal Cuentas por Cob. Diversas Gastos Pagados por Anticipado Existencias Suministros diversos Existencias por recibir Otros Activos Total Activo Corriente

ACTIVO NO CORRIENTE Inmuebles, Maquinarias y Equipo Depreciación y Amortización Acumulada Total Activo No Corriente

TOTAL ACTIVO

P000 P050 P100 P105 P110 P115 P120 P125 P150 P199 P200 P300 P305 P310 P350 P399 P400 P500 P505 P510 P515 P520 P525 P526 P550 P599 P600 P999

162

PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORRIENTE Sobregiros bancarios Tributos por Pagar Remuneraciones por Pagar Proveedores Cuentas por Pagar Diversas Total Pasivo Corriente PASIVO NO CORRIENTE Beneficios Sociales de los Trabajadores Provisiones Diversas Total Pasivo No Corriente PATRIMONIO Capital Social Capital adicional Participación Patrimonial del Trabajo Reservas Resultados Acumulados Resultados del Ejercicio Total Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

CODIGOS DE LAS PARTIDAS DE GANANCIAS Y PERDIDAS

GANANC IAS Y PÉRDIDAS POR FUNC ION

Codigo F000 F105 F110 F150 F199 F200 F205 F210 F250 F299 F300 F505 F510 F515 F520 F550 F999

PARTIDA GANANCIAS Y PERD POR FUNCION Ventas Netas Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Gastos de Ventas Gastos de Administración RESULTADO DE OPERACION Ingresos Financieros Gastos Financieros Ingresos Diversos Gastos Diversos UTILIDA ANTES PART Y DEDUC IMP R

GANANCIAS Y PÉRD IDAS POR NATUR ALEZA

Codigo N000 N105 N110 N115 N150 N199 N200 N205 N250 N299 N300 N305 N310 N350 N399 N400 N405 N410 N450 N499 N500 N505 N510 N515 N520 N550 N599

PARTIDA GANANCIA Y PERD POR NATURALEZ Ventas Netas Compra de mercaderIa Variación de mercaderIas MARGEN COMERCIAL Servicios Prestados por Terceros VALOR AGREGADO Cargas de Personal Tributos EXCEDENTE BRUTO DE EXPLOTACIO Cargas Diversas de Gestión Provisiones del Ejercicio RESULTADO DE EXPLOTACION Ingresos Financieros Cargas Financieras Ingresos Diversos Gastos Diversos RESULTADO ANTES E IMP.RENTA

Se debe tomar en cuenta que para los registros que se utilizan en el estado por función y naturaleza, como el caso de ventas debe utilizarse la misma parte numérica del campo, diferenciandose por su tipo (N ó F). En el plan de cuentas se utilizara el prefijo "R" seguido de la parte numérica, en reemplazo de los prefijos genéricos (N ó F).

163

ENLACE PLAN DE CU ENTAS En el plan de cuentas se debe indicar el código definido en el formato de balance a cada cuenta de registro, de esta manera enlazamos los mayores de cada divisionaria con nuestro formato. 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues balance y estados de resultado y ratios financieros para, luego seleccionar según la flecha de dirección enlace plan de cuentas y ratios para visualizar el cuadro SELECCIONAR.

Haga click en balance y estado de resultado y ratios financiero s y finalmente formato de balance y ratios para visualizar el cuadro SELECCIO NAR

Haga Click en la Barra de Menú Principal, seleccione Informes Contables

En la flecha de direccion haga click en enlace plan de cuentas

164

1. En el cuadro SELECCIONAR. haga click en para visualizar el cuadro INFORME, de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga Click en UNO

2.

En el cuadro INFORME.aparecera el catalogo de las cuentas para lo cual se debe hacer click en la cuenta que desea hacer el enlace con la partida de los estados financieros para visualizar el cuadro ENLACE FORMAT O, de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

165

3. En el cuadro ENLACE FORM ATO, anotar en el recuadro el código de la partida del estado financiero que se desea el cual debe estar enlazado con la cuenta en el formato.

Seleccione el código y pulse ENTER

Se debe tener en cuenta que para el caso de las cuentas de resultados, que tienen códigos en el estado de resultados, mantener la codificación similar a la del detalle numérico y debe estar precedido del prefijo "R".

BALANCE CL ASI FICADO Este informe muestra el balance general y los estados de resultados, clasificados de acuerdo al diseño del formato de balance y resultado. Para obtener información de los Estados Financieros, seguir los pasos siguientes: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes contables y despues balance de estados de resultado y ratios financieros para, luego seleccionar según la flecha de dirección del balance clasificado para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

Haga click en balance y estado de resultado y ratios financieros y finalmente balance clasificado para visualizar el cuadro SELECCION DE IM PRESION

Haga click en la barra de menú principal, seleccione Informes Contables

En la flecha de direccion haga click en balance clasificado

166

1.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESIÓN, haga click en moneda local (soles) y formato 1, luego para visualizar el cuadro CONSULTAS, de ese modo el sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga click en moneda local Haga click en formato 1

Haga OK para aceptar 2.

En el cuadro de CONSULTA, se puede ver la información de los estados financieros basicos, por una parte el balance general y a su vez del estado de ganancias y perdidas por función como por naturaleza.

Balance General

167

Ganancias y Pérdidas por Funcion

Ganancias y Pérdidas por Naturaleza

168

Balance General El Balance General de la empresa comprende las cuentas del activo, pasivo y patrimonio neto. Las cuentas del activo deben ser presentadas en orden decreciente de liquidez y las del pasivo según la exigibilidad de pago decreciente, reconocidas en forma tal que presenten razonablemente la situación financiera de la empresa a una fecha dada.

3. Si la informacion contable (balance general o de ganancias y perdidas) se desea trabajar en Excel, hacer click en el botón de

y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

EXPORTANDO A EXCEL

169

Ganancias y Pérdidas por Funcion El Estado de Ganancias y Pérdidas comprenden las cuentas de ingresos, costos y gastos, presentados según el método de función de gasto. En su formulación se observa las partidas originados durante el periodo.

4. Si la informacion contable (ganancias y perdidas por función) se desea trabajar en Excel, hacer click en el botón de

y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

EXPORTANDO A EXCEL

170

Ganancias y Pérdidas por Naturaleza El Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza comprenden las partidas de margen comercial, producción del ejercicio, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de participación y resultado de ejercicio presentados según el método por nat ur alez a de gasto. En su formulación se observa las partidas originados durante el

periodo.

5. Si la informacion contable (ganancias y perdidas por naturaleza) se desea trabajar en Excel, hacer click en el botón de

y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

EXPORTANDO A EXCEL

171

PRI NCIPALES RATIOS Los Ratios son indicadores financieros que permiten a través de las relaciones o proporciones y caracterIsticas significativas, de la actividad, de la evolución y del rendimiento de la empresa, de ese modo se puede predecir el comportamiento futuro.

6. Si la informacion contable (principales ratios) se desea trabajar en Excel, hacer click en el botón de

y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

EXPORTANDO A EXCEL

172

Softw are con tabl e - Financ iero

CIERR E DE CUENTAS Es el registro del periodo que se realiza para cerrar todas las cuentas abiertas en el libro mayor, anotando mensualmente y al final del ejercicio contable. Representa asientos de transferencia que tiene por objeto hacer el traspaso de todas las partidas transitorias del balance como de ganancias y pèrdidas para efectuar en ella su resumen.

PROCESO DE CIERRE Para ejecutar el proceso de cierre, seguir los siguientes pasos: 1. Configurar en el sistema el mes de trabajo en el menu cambio de mes, ingresando el periodo 13. 2. Ingresar los códigos del plan contable vinculados al cierre de cuentas. 3. Registrar en el DIARIO de origen del voucher los asientos de cierre.

Cambio de Mes Las opciones que acepta el sistema para ingresar son desde cero (0) para la apertura de año hasta trece (13) para el cierre de año. Para el cambio de mes a trabajar, seguir los pasos siguientes: 1.

En los botones de acceso pulse el botón el cuadro selección del mes a trabajar.

cambio de mes de trabajo, y aparecera

2.

En el cuadro selección del m es a trabajar. seleccionar el número 13 del mes a trabajar, y haga

En el recuadro anotar el mes 13

Haga OK para aceptar

173

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CODI GO DEL PLAN CONTABLE OPERACIONES DE CIERRE

CUENTAS DE TRANSFERENCIA

CIERRE DE CUENTAS

CTA 69.1

CUENTA 61

CTA 69.2

CUENTA 71

CLASE 9

CUENTA 79

CLASE 6 CLASE 8

CUENTAS DE GESTION CLASE 7

CUENTAS DEL BALANCE

CLASE CLASE CLASE CLASE CLASE

1 2 3 4 5

CUENTA 59

Para ingresar los códigos de cierre del plan de cuentas, seguir los pasos siguientes: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione tablas y despues plan de cuentas, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Desde la barra de menú principal, seleccione tablas Desde tablas, haga click en plan de cuentas para visualizar el cuadro

MANT ENIMIENTO DE ARCHIVOS

174

2.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANT ENIMIENTO PLAN DE CUENT AS de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

3.

En el cuadro M ANTENIMIENTO PLAN DE CUENTAS, anotar en el recuadro la cuentas o subcuentas que desea trabajar la empresa para el CIERRE DE CUENTAS. Ejemplo: Anotar la cuenta contable 80 margen comercial, nivel de cuenta, registro, tipo de cuenta, mayor. Haga

.

175

Cre ando las Cuent as de Cierre

En el recuadro cuenta contable anotar el código de la cuenta que desea crear.

En el recuadro cuenta contable anotar el nom bre de la cuenta que desea crear.

Anotar el nivel de cuenta Anotar el tipo de analisis

Anotar en tipo de cuenta: el Mayor

haga OK para aceptar

CASO Nº 08 EL VALOR DE LA CUENTA 701 VENTA DEL PERIODO CONTABLE EQUIVALE A SI. 10,000.00, REGISTRAR EL ASIENTO DE CIERRE

176

VOUCHER del Diario Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 4. Desde los botones de acceso pulse el botón el cuadro INGRESO DE VOUCHER

5. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER que aparece en la ventana de ORIGEN.

Se anotara el nombre del voucher

acceso a voucher y aparecera

elegir el Diario en el tipo de voucher

Se anotara el número del voucher

Se anotara la fecha de cierre del voucher.

NOTA: se puede crear en origen el voucher CIERRE para registrar los asientos de cierre

177

6.

Pulse insert para visualizar el cuadro DATOS DEL VOUCHER. De ese modo el sistema presenta los siguientes campos. Registrando en el Debe Se CARGA la transferencias de saldos de ventas (Cuenta 701) anotando sus valores en el DEBE para el cierre al final del periodo.

Registrando en el Haber Se abona la cancelación de la cuentas ventas a través de Margen Comercial (Cuenta 80) para el cierre al final del periodo.

178

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CAPITULO VI GESTION FINANCIERA

GESTIO N FINANCIERA

Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión Lecc ión

18: 19: 20: 21: 22:

Fl ujo de Caja Informes de la Gestión Fin anciera Teso rería Caja Chica Créditos y Cob ra nza

179

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180

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FLUJO DE CAJA FLUJO DE CAJA Es una herramienta que relaciona la suma de los beneficios y las amortizaciones obtenidas, mostrando la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo durante un periodo o ejercicio determinado.

Obj etivos • • • •

Muestra una visión anticipada de los ingresos y egresos de efectivo durante un periodo. Permite a los ejecutivos de Dirección prever las necesidades de efectivo a corto plazo. Sirve como medida de control de los gastos en efectivo. Hace conocer que la empresa necesita efectivo para negociar con el cliente o proveedor.

CASO Nº 09 MOVIMIENTO MES: MARZO Nº 01 02 03 04

Día 02 05 16 27

MOVIMIENTO Recibimos prestamos del Banco de Crédito Se vende mercaderIas al Clientes SILVER GYM mas IGV Se cobra factura Nª 001-570 a PIKES S.A. Pagamos alquiler a MOBILIARIA SAC mas IGV

181

VALOR 3,000.00 1,000.00 500.00 300.00

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VISUALIZACION DEL ASIENTO EN EL VOUCHER Se visualiza en el DIARIO las operaciones del mes que refleja en el Flujo de caja

INFOR ME FLUJ O DE CAJA Para obtener información del flujo de caja, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues flujo de caja para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en flujo de caja, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION.

182

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2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, haga click moneda local, periodo semanal o mensual y anote la fecha que desee para obtener la informacion y haga para visualizar el cuadro CONSULTA: FLUJO DE CAJA SOLES de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga click en Moneda Local

Haga click en Periodo Semanal Anote la fecha del informe

haga OK para aceptar

5.

En el cuadro de CONSULTA: FLUJO DE CAJA SOLES, se puede recibir la información del movimiento del Flujo de Caja de una semana o mes, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste diario, semanal o mensual, luego seleccione las cuentas y haga ENTER para visualizar CONSULTA: DE ESTADO DE CUENTA para el analisis de los documentos.

Seleccione y haga ENTER

183

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6.

En el cuadro de CONSULTA: DE ESTADO DE CUENTA, se ingresa al analisis de los documentos que componen el estado de cuenta del flujo de caja.

EXPORTANDO A EXCEL 7.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

184

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INFORMES DE GESTIÓN FINANCIERA INFORMES DE GESTIÓN FI NANCIERA Es la descripción de los resultados provenientes de los registros de voucher, donde muestra los estados de cuentas de bancos, clientes, proveedores, etc. que sirven para la gestión del area financiera.

Obj etivos • • • •

Muestra los estados de cuentas de bancos, proveedores, clientes etc. Describe los resultados para la gestión del area financiera. Detalla los saldos de los bancos, clientes y proveedores. Informa las caracterIsticas históricas de las cuentas pendientes o vencidas.

SALDO DE BANCOS Nos presenta un reporte de saldos por bancos, y monedas. Para obtener información de saldo de bancos, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues SALDOS DE BANCOS para visualizar el cuadro CONSULTA. Haga

click en saldo de bancos, para visualizar el cuadro CONSULTA.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

185

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2.

Estando en el cuadro de CONSULTA, podemos recibir la información del SALDO DE BANCOS de un mes, de todos los bancos tanto en moneda nacional como en moneda extranjera.

CUENTAS COR RIENTES PROVEE DORE S/CLIENTES Este informe nos muestra los saldos y detalle de cada código (proveedor I cliente) en Soles y Dólares ordenado por fecha de vencimiento, considerando todos los documentos registrados en el sistema. Para obtener información de cuentas corrientes proveedoresIclientes, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione CUENTA CORRIENTE PROVEEDORES/CLIENTES/ SELECCION DE IMPRESION.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en CUENTA CORRIENTE PROVEEDORES /CLIENTES/ ..., para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE IM PRESION.

186

gestion financiera y despues ... para visualizar el cuadro

Softw are con tabl e - Financ iero

2.

En el cuadro de desea consultar.

SELECCION DE IMPRESION, seleccione el tipo de código que

Indicar el tipo de código

Luego haga click en solo saldo o todos los datos para visualizar el cuadro CONSULTA.

Haga click en solo saldos

haga OK para aceptar 3.

En el cuadro CONSULTA: PROVEEDORES CLIENTES seleccione al proveedor y presione para visualizar el cuadro SELECCION DE IMPRESIÓN.

Seleccione y presione al proveedor elegido.

187

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4.

En el cuadro SELECCION DE IM PRESIÓN haga click moneda local, datos históricos y luego para visualizar el cuadro CONSULTAS: DETALLE DE LA CUENTA de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

Haga click en moneda local Haga click SI

Haga click en datos históricos

Haga OK para aceptar

5.

En el cuadro de CONSULTAS: DETALLE DE LA CUENTA, podemos recibir la información del PROVEEDORES O CLIENTES de un mes, tanto en moneda local como en moneda extranjera

188

Es tado de Cue nt as (Bancos, Fact uras, Letr as, …) Informe que nos muestra en todo momento la situación de una cuenta o un tipo de cuentas (facturas, letras, bancos, todas las cuentas por pagar, todas las cuentas por cobrar, ..), ademas podremos solicitar un proveedor o cliente en especial, para una de sus cuentas o todas en las cuales haya realizado una operación financiera con nosotros, ordenada por su fecha de vencimiento, mostrando toda la historia o solo los documentos pendientes. Se debe indicar el tipo de cambio del dIa al cual se debe actualizar la segunda moneda.

Para obtener información de estado de cuenta (bcos, fact, letras,) seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues ESTADO DE CUENTA (BCOS, FACT, LETRAS) para visualizar el cuadro SELECCION DE IMPRESION.

En la Barra de Menú Principal, seleccione Gestion Financiera Haga click en ESTADO DE CUENTA (BCOS, FACT, LETRAS, para visualizar el cuadro SELECCION DE IMPRESION.

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE IMPRESION, registre el codigo de BANCO DE CREDITO M.N. moneda local, datos historicos y anote la fecha que desee obtener de la informacion y haga para visualizar el cuadro CONSULTAS de ese modo el sistema presenta los siguientes campos:

En el recuadro anote la cuenta de BANCO que esta controlando

Haga click en moneda local Haga click en datos históricos Anote la fecha del informe

haga OK para aceptar 189

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información del movimiento del libro bancos de un mes, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

CUENTAS VENCIDAS Y VIGENTES Este informe nos ayudara a localizar las cuentas vencidas y vigentes de una manera inmediata, seleccionando para ello la moneda, si es por cobrar o por pagar y la fecha de inicio del informe. Para obtener información de cuentas vencidas y vigentes, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues CUENTAS VENCIDAS Y VIGENTES para visualizar el cuadro SELECCION.

En la Barra de Menú Principal, seleccione Gestion Financiera Haga click en CUENTAS VENCIDAS Y VIGENTES, para visualizar el cuadro CONSULTA.

190

2.

En el cuadro de SELECCION, presione moneda local, tipo por cobrar o pagar, actualizar el tipo de cambio y fecha, luego haga

para visualizar el cuadro CONSULTA.

Haga click en moneda local

Anote el tipo de cambio

Haga click en moneda local

Anote la fecha

Haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de las cuentas vencidas y vigentes por cobrar soles de acuerdo al mes actualizado, luego selecciones una de las cuentas y presione para visualizar CONSULTA: ESTADO DE CUENTA.

Seleccionar una de las cuentas y haga enter

191

La consulta de este informe nos muestra las cuentas vencidas y vigentes de nuestros clientes yIo proveedores tanto vencidas como vigentes agrupadas por rangos de tiempo. Estos rangos son:

Cuentas Vencidas 61 - mas 31 - 60 16 - 30 01 - 15

Cuentas Vigentes 00 - 15 16 - 30 31 - 60 61 - mas 4.

En el cuadro CONSULTA: ESTADO DE CUENTA se puede recibir la información del movimiento del estado de la cuenta seleccionada de un mes, tomando en cuenta la moneda y el perIodo, siendo éste mensual o acumulado.

192

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TESORERIA TESORERIA En esta area podemos realizar los PAGOS a nuestros proveedores, imprimir nuestros cheques - voucher y revisar los pendientes por pagar y los cheques girados.

TESORERIA MODALIDAD

HECHO ECONOMICO

CREDITO

CANJE DE DOCUMENTOS

COMPRA

EFECTIVO

PAGO

CUENTA CORRIENTE TRANSFERENCIAS

TESORERIA CLASIFICACION CREDITO

CANJE DE DOCUMENTOS

ONEROSO: CON INTERES

COMODATO: SIN INTERES

CON: DETRACCION, RETENCIONES 6% Y DESCUENTOS

EFECTIVO

SIN: DETRACCION, RETENCIONES 6% NI DESCUENTOS

CUENTA CORRIENTE

PAGO

193

TRANSFERENCIAS

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Obj etivos TesorerIa tienen como objetivo: • • • •

Permite seleccionar a los proveedores para clasificar los pagos de acuerdo a la polItica de la empresa. Actualiza el flujo de caja como herramienta que muestra la entrada y salida de efectivo. Permite generar los asientos contables generados internamente por los voucher por cada operación. Se controlan los cheques girados, pudiéndolo realizar personal administrativo no contable.

MAN TENIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR Para mantenimiento de cuentas por pagar, seguir los siguientes pasos: 3.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues mantenimiento de cuentas por pagar para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera Haga click en mantenimiento de cuentas por pagar, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR.

2.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR, registrar el código de las cuentas contables, luego haga click en pendiente o histórico, que puede ser ordenado por: fecha, documento o código luego haga click en buscar las cuentas por pagar.

194

para obtener el listado de

Softw are con tabl e - Financ iero

Haga click en pendiente

Haga click en fechar

Haga click en buscar

Anote el código contable de las cuentas por pagar.

3.

Luego de obtener el listado de las cuentas por pagar y se requiere nueva Reprogramacion de la Deuda haga doble click en la cuenta del proveedor para visualizar el cuadro ESTADO DE CARTERA.

Elige al proveedor y pulse enter

195

4.

En el cuadro ESTADO se reprograma el documento para reclasificar el ESTADO de la obligacion luego indicar el nuevo estado del documento que son; cartera, descuento, cob.garantIa, cob.libre, protesto, renovado y otro estado, seguido por la nueva FECHA.

indicar el nuevo estado del documento

5.

En el cuadro ESTADO despues de reclasificar el ESTADO de obligacion se anotara la nueva FECHA de vencimiento, actualizando de esta manera en forma automatica nuestro flujo de caja, luego haga click en

se anotara la nueva FECHA

haga OK para aceptar

196

PROCE SO DE PAGO

1º PASO

IDEN TIFICAND O AL PROVEED OR

2º PASO

IDENT IFICAN DO EL MONTO

3º PASO

MODALIDAD DE PAGO

4º PASO

REG ISTRO CONTABLE

CASO Nº 10 PAGOS A: Fecha 25.01

Proveedor ROJITAS S.R.L.

RUC 20304050607

Comprob 001-FI250

Monto Cheque 10,472.00 120001

Banco Banco crédito

CHEQ UE VOUCHER IDEN TIFICANDO AL PROVEED OR Nos ayuda a definir un programa de pagos mediante cheques, marcando a aquellos proveedores que hemos decidido cancelar en determinada fecha. Para definir y programar el giro de los cheques voucher, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues cheque voucher para visualizar el cuadro PROGRAM A DE PAGOS.

197

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en cheque voucher, para visualizar el cuadro PROGRAM A DE PAGOS.

2.

En el cuadro PROGRAMA DE PAGOS haga click en cuadro CONFIRMAR.

para visualizar el

Haga click en Borrar Marcas

3.

En el cuadro CONFIRM AR anote la fecha que permite realizar el corte de los pagos a los proveedores, luego haga click en

para visualizar el cuadro SELECCIONAR.

Anote la fecha de corte. haga OK para aceptar

4.

En el cuadro SELECCIONAR haga click DE CHEQUE.

para visualizar el cuadro GIRO

Haga click en Fecha 198

IDENT IFICAN DO EL MONTO 5.

Estando en el cuadro GIRO DE CHEQUES seleccionamos el documento del proveedor y presionamos enter para visualizar el cuadro BANCO

Seleccione y haga enter

6.

En el cuadro BANCO indicamos los dIas que se pagara el cheque y con que banco van a ser cancelados, añadiendo el rubro del flujo de efectivo en el caso de formular dicha Estado Financiero, luego

. Anote el código de flujo de efectivo

Anote los dias diferidos del cheque

Anote el monto del cheque

Seleccione el banco

199

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MODALIDAD DE PAGO 7.

En el cuadro GIRO DE CHEQUE después de identificar el monto y la factura que se PAGARA se procedera a fijar la modalidad del PAGO, luego presione el botón cheque para visualizar el cuadro BANCO por segunda vez.

Haga click en el botón cheque para visualizar el cuadro BANCO 8.

En el cuadro BANCO por segunda vez seleccionamos con que banco van a ser cancelados, añadiendo el rubro del flujo de efectivo, luego haga enter para visualizar el cuadro GIRO DE CHEQUES Anote el código de flujo de efectivo

Anote los dIas diferidos del cheque

Anote el monto del cheque

Seleccione el banco

200

REG ISTRO CONTABLE 9.

En el cuadro GIRO DE CHEQUES se confirmara el giro del cheque presionando SI para visualizar el cuadro SELECCIONAR

Haga clicK en SI

10. En el cuadro SELECCIONAR haga click en por proveedor para imprimir del voucher y visualizar el cuadro CONFIRMAR.

Haga clicK por proveedor

11. En el cuadro CONFIRMAR se registrara el tipo de cambio del dia luego haga para registrar el asiento de EGRESOS que automaticamente aparecera en el VOUCHER 8. BCO DE CREDITO M.N. y registrado en el LIBRO DIARIO.

Anote el tipo de cambio

Haga OK para aceptar

201

LIBRO DIARIO DE PAGO Para obtener información del libro diario de PAGO, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione Informes contables y despues libro diario para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO DIARIO, haga click por origen, moneda local, periodo mensual, ORIGEN 8. BCO DE CREDITO y el cuadro CONSULTA.

2.

para visualizar

En el cuadro de CONSULTA, podemos recibir la información de los asientos contables que AUTOMATICAMENTE se han registrado en el PROCESO DE PAGOS que se ha realizado en el periodo contable de trabajo.

202

CHEQ UES GIRADOS Esta opción permite visualizar los cheques girados por una cuenta especIfica. Para obtener información de los saldo de bancos, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues cheques girados para visualizar el cuadro CHEQUES GIRADOS.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en libro banco y conciliacion, para visualizar el cuadro CHEQUE GIRADOS.

2.

En el cuadro CHEQUES GIRADOS elegir el banco y registrar la fecha desde cuando queremos ver nuestros cheques y haga

, para visualizar CONSULTA.

Seleccione el código del banco

Anote la fecha

haga OK para aceptar

203

5.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de todos los CHEQUES GIRADOS y a nombre de quienes fueron girados, con sus respectivos números que servira para ver cronológicamente el giro de los cheques.

EXPORTANDO A EXCEL 6.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

204

y

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CAJA CHICA O CAJA EGRESO CAJA CHICA Es un libro auxiliar potestativo o voluntario de foliación simple o doble, que permite controlar fondos para gastos generales o dinero fijo que fue creado para compensar gastos pequeños sin afectar a caja.

Obj etivos . . . . .

.

Controlar la rendición de cuentas de cada gasto, asI como acceder a un reporte de caja. Reflejar el movimiento de pagos pequeños para compensar gastos del negocio. El fondo fijo permite por su naturaleza ser liquidado periódicamente. Permite cuidar los pagos menudos justificando en todo momento las operaciones que ha efectuado. Los gastos de fondo fijo deberan trasladarse según los documentos a las cuentas correspondientes, generalmente a la cuenta 63 Servicios prestados por tercero. permite controlar los pagos originados por cargas menudas y de exigencia inmediata que hace frente la empresa.

CASO Nº 11

Nº 01 02 03 04

Empresa; OLIMPIK SAC RUC: 20282451257 Caja chica de la gerencia Mes de Agosto Día MOVIMIENTO VALOR 02 Apertura de caja chica o caja de egresos 500.00 05 Se paga en efectivo fotocopias a ROJITAS SRL según boleta de venta Nº 001-560 50.00 Se paga en efectivo por mantenimientos de local a 07 RICARDO MIRANDA según recibo por honorarios Nº 001100.00 120 09 Se paga en efectivo Útiles de oficina PIKES S.A., según ticket 60.00 Nº 001-250

205

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VOUCHER

APER TURA CAJA CH ICA

Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde los botones de acceso pulse el botón INGRESO DE VOUCHER

2.

En el cuadro INGRESO DE VOUCHER abrir la ventana de origen y hacer click en el subdiario 04 CAJA CHICA, luego anotar el número de origen y la fecha para registrar los asientos de APERTURA DE CAJA CHICA.

REG ISTRO

acceso a vouchers aparecera el cuadro

APER TURA CAJA CH ICA

Registrando en el Debe Se CARGA el ingreso en efectivo (Cuenta 1013) anotando sus valores en el DEBE para aperturar caja chica.

206

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Documento fuente Se crea el fondo fijo sustentado con el cheque del Banco de Crédito por la apertura de caja chica para los gastos correspondientes

Registrando en el Haber Se abona la salida del efectivo (cuenta 10411) mediante el giro del cheque anotando sus valores en el HABER.

Haga OK para aceptar

Documento fuente Se crea el fondo fijo sustentado con el cheque del banco de crédito por la apertura de caja chica para los gastos correspondientes

Haga OK para aceptar

207

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VOUCHER

EGRE SOS CAJA CH ICA

Para ingresar los datos del Voucher, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y después caja egreso para visualizar el cuadro CAJA EGRESO.

En la barra de menú principal, seleccione Gestion Financiera

Haga click en caja egreso, para visualizar el cuadro CAJA EGRESO.

2. En el cuadro CAJA EGRESO, ingrese al recuadro de selección de registro y pulse enter para seleccionar la cuenta de CAJA CHICA que desea trabajar y haga enter para aceptar. Ingrese al recuadro y pulse enter. Seleccione el código de caja chica

208

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3.

Después de aceptar regresamos al cuadro CAJA EGRESO puede obtener los datos del movimiento de CAJA CHICA. o puede ingresar los gastos según el mes que corresponda.

Haga INSERT para visualizar el cuadro INGRESO DE DOCUMENTOS

REGISTRANDO LOS GASTOS CON BOLETAS 4.

En el cuadro CAJA EGRESO, pulse insert para visualizar el cuadro INGRESO DE DOCUMENTO, anotando en los recuadros; código y Nº de La FACTURA, código del proveedor, glosa, monto y cuenta del servicio. Se registra los gastos con los fondos de caja chica y sustentado con BOLETA

Lo montos se anotaran en cero en los casilleros AFECTO y al IGV y su valor en el casillero de BOLETAS

209

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REGISTRANDO LOS GASTOS CON RECIBO DE HONORARIOS 5.

En el cuadro CAJA EGRESO, pulse insert para visualizar el cuadro INGRESO DE DOCUMENTO, anotando en los recuadros; código y Nº del RECIBO POR HONORARIOS documento fuente, código del proveedor, glosa, monto y cuenta del servicio.

Se registra Recibo de Honorarios: Esta opción se elegira cuando el documento deba ser considerado en el Registro de RetencionesI Honorarios. Trabajando con Recibo de Honorarios activara los casilleros vinculados a sus contribucione

210

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INFOR ME DE CAJA CH ICA La información en este proceso permite registrar los egresos de caja chica, fondos fijos y fondos por rendir cuentas, el reporte contable puede ser solicitado en forma analItica, por origen o en forma de resumen. Pudiéndose mostrar por tipo de moneda o por periodo. Para ingresar los datos del voucher, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y después caja egreso para visualizar el cuadro CAJA EGRESO.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en Caja Egreso, para visualizar el cuadro CAJA EGRESO

2.

En el cuadro CAJA EGRESO, ingrese al recuadro de Seleccion de Registro y pulse enter para seleccionar la cuenta de CAJA CHICA que se desea trabajar y haga enter para aceptar.

Ingrese al recuadro y pulse enter. Seleccione el código de caja chica

211

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3.

En el cuadro CAJA EGRESO, podemos recibir la información de caja chica por los gastos que ha realizado la empresa en un mes detallado de acuerdo a los ingresos y egresos, obteniendo los saldos acompañados con los datos como: razón social, Nº documentos, RUC. etc.

EXPORTANDO A EXCEL 4.

Si la informacion contable se desea trabajar en Excel, hacer click en el boton de y aparecera lo solicitado en el formato de Excel.

212

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CREDITOS Y COBRANZA CR EDITO S Y COBRANZA Este modulo permite gestionar los cobros para mantener actualizado el flujo de caja, cuenta con una pantalla para no contadores en la cual se registran la cobranza yIo canje de documentos por proveedor, y genera internamente los voucher por cada operación.

CREDITOS Y COBRANZA MODALIDAD

HECHO ECONOMICO

CREDITO

CANJE DE DOCUMEN TOS

VENTA

EFECTIVO

COBRO

CUENTA CORRIENTE TRANSFERENCIAS

CREDITOS Y COBRANZA CLASIFICACION CREDITO

CANJE DE DOCUMENTOS

ONEROSO: CON INTERES

CON: DETRACCION, RETENCIONES 6% Y DESCUENTOS

EFECTIVO

COMODATO: SIN INTERES

SIN: DETRACCION, RETENCIONES 6% NI DESCUENTOS

CUENTA CORRIENTE

COBRO

213

TRANSFERENCIAS

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Obj etivos Los créditos y cobranza tienen como objetivo: • • • •

Permite seleccionar a los clientes para clasificar los cobros de acuerdo a la polItica de la empresa. Actualiza el flujo de caja como herramienta que muestra la entrada y salida de efectivo. Permite generar los asientos contables generados internamente por los voucher por cada operación. En la pantalla de cobranza puede estar vinculado para no contadores y que estén relacionado con la polItica de créditos y cobranzas de la empresa.

MAN TENIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR Para mantenimiento de cuentas por cobrar, seguir los siguientes pasos: 4.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues mantenimiento de cuentas por cobrar para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR.

En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en mantenimiento de cuentas por cobrar, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR.

6. En el cuadro M ANTENIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR, registrar el código de las cuentas contables, luego haga click en pendiente o histórico, que puede ser ordenado por: fecha, documento o código luego haga click en buscar para obtener el listado de las cuentas por cobrar.

214

Softw are con tabl e - Financ iero

Haga click en pendiente

Haga click en fechar

Haga click en buscar

Anote el código contable de las cuentas por cobrar.

7.

Luego de obtener el listado de las cuentas por cobrar y se requiere nueva Reprogramacion de la Deuda haga doble click en la cuenta del cliente para visualizar el cuadro ESTADO DE CARTERA.

Elige al cliente y pulse enter

215

8.

En el cuadro ESTADO DE CARTERA se reprograma el documento para reclasificar el ESTADO de la obligacion luego indicar el nuevo estado del documento que son; cartera, descuento, cob.garantIa, cob.libre, protesto, renovado y otro estado, seguido por la nueva FECHA.

indicar el nuevo estado del documento

9.

En el cuadro ESTADO DE CARTERA despues de reclasificar el ESTADO de obligacion se anotara la nueva FECHA de vencimiento, actualizando de esta manera en forma automatica nuestro flujo de caja, luego haga click en

se anotara la nueva FECHA

Haga OK para aceptar

.

216

PROCE SO DE COBRANZA

1º PASO

IDENT IFICAN DO AL CLIENTE

2º PASO

IDENT IFICAN DO EL MONTO

3º PASO

MODALIDAD DE COBRO

4º PASO

REG ISTRO CONTABLE

CASO Nº 12 COBROS Fecha 10.01 12.01 18.01 18.01

Cliente

RUC

Comprob

Monto

EUROS GYM 20369874566 001-FI120 5,950.00 VEAPLAZA S.A.C. 20459876953 001-FI140 1,190.00 WESTERN S.R.L. 20473336669 001-FI180 1,380.00 WESTERN S.R.L. 20473336669 001-FI180 1,000.00 La LETRA firmada por nuestro cliente W ESTERN S.R.L es .

217

COBRO

Banco

DPI 2501 Efectivo DPI 5821 LEI 5210 a 30 dIv

Banco crédito Banco crédito *

PROCE SO DE COBRANZA Para efectuar el proceso de cobranza, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues cobranza para visualizar el cuadro COBRANZA En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en cobranza, para visualizar el cuadro COBRANZA.

IDENT IFICAN DO AL CLIENTE 2.

En el cuadro COBRANZA, registre en el recuadro del cliente, el código o RUC del CLIENTE, asimismo en el recuadro TIC el tipo de cambio seguido por la fecha del cobro, luego haga click en BUSCAR Anote el RUC cliente

Haga click en fecha

218

Haga click en buscar

IDENT IFICAN DO EL MONTO 3.

Estando en el cuadro COBRANZA, con los datos del código o RUC del CLIENTE, el tipo de cambio y la fecha del cobro, haga DOBLE click en los datos de la factura del cliente, para visualizar el cuadro MONTO A COBRAR

Seleccione y haga enter Anote el monto del cobro

Haga OK para aceptar

MODALIDAD DE COBRO COBRO A TRAVES DE CUENTA CORR IENTE COBRO A: Fecha 10.01

Cliente EUROS GYM

RUC 20369874566

Comprob 001-FI120

Monto 5,950.00

COBRO

Banco

DPI 2501

Banco crédito

En el cuadro COBRANZA después de identificar el monto y la factura que se cobrara se procedera a fijar la modalidad del cobro, haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO luego registrar: Concepto: el código de la cuenta que identifica la forma de cobro en este caso A TRAVÉS DE CUENTA CORRIENTE. Monto: se registrara el monto de la factura que se desea cobrar Moneda: Soles o Dólares Flujo de efectivo: añadir el código del estado financiero de flujo de efectivo Docum ento Fuente: código del docum ento y serie-numero del documento que genero el pago el cliente Fechas: del documento de origen y del vencimiento 219

Haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO

Anote el código de la cuenta Anote el monto

Nº Doc. del cobro

Documento del cobro

Fecha

haga OK para aceptar

REG ISTRO CONTABLE En el cuadro COBRANZA después de identificar la FORMA DE COBRO del documento, presionar el botón cobro , para visualizar el cuadro ATTENTION luego haga click seleccionado el tamaño de impresión del voucher para registrar el asiento de INGRESOS que automaticamente aparecera en el VOUCHER COBRANZA y registrado en el LIBRO DIARIO.

Presione el boton cobro

Haga clic en A4 220

MODALIDAD DE COBRO COBRO EN EFECTIVO COBRO A: Fecha 12.01

Cliente

RUC

VEAPLAZA S.A.C.

20459876953

Comprob 001-FI140

Monto 1,190.00

COBRO DPI9690

Banco Efectivo

En el cuadro COBRANZA después de identificar el monto y la factura que se cobrara se procedera a fijar la modalidad del cobro, haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO luego registrar: Concepto: el código de la cuenta que identifica la forma de cobro en este caso EN EFECTIVO. Monto: se registrara el monto de la factura que se desea cobrar Moneda: Soles o Dólares Flujo de efectivo: añadir el código del estado financiero de flujo de efectivo Docum ento Fuente: código del docum ento y serie-numero del documento que genero el pago el cliente Fechas: del documento de origen y del vencimiento

Haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO

Anote el código de la cuenta Anote el monto

Nº Doc. del cobro

Documento del cobro Fecha

haga OK para aceptar

221

REG ISTRO CONTABLE En el cuadro COBRANZA después de identificar la FORMA DE COBRO del documento, presionar el botón cobro , para visualizar el cuadro ATTENTION luego haga click seleccionado el tamaño de impresión del voucher para registrar el asiento de INGRESOS que automaticamente aparecera en el VOUCHER COBRANZA y registrado en el LIBRO DIARIO.

Presione el boton cobro

Haga clic en A4

MODALIDAD DE COBRO CANJE DE LETRA COBRO A: Fecha

Cliente

RUC

Comprob

Monto

18.01 WESTERN S.R.L. 20473336669 001-FI180 1,000.00 * La LETRA firmada por nuestro cliente W ESTERN S.R.L es a 30 dIv

COBRO

Banco

LEI 5210

*

En el cuadro COBRANZA después de identificar el monto y la factura que se cobrara se procedera a fijar la modalidad del cobro, haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO luego registrar: Concepto: el código de la cuenta que identifica la forma de cobro en este caso CANJE DE LETRA. Monto: se registrara el monto de la factura que se desea cobrar Moneda: Soles o Dólares Flujo de efectivo: añadir el código del estado financiero de flujo de efectivo Docum ento Fuente: código del docum ento y serie-numero del documento de la LETRA. Fechas: del documento de origen y del vencimiento.

222

Haga INSERT para visualizar el cuadro FORMA DE PAGO

Anote el código de la cuenta Anote el monto

Nº Doc. del cobro

Documento del crèdito Fecha

Haga OK para aceptar

REG ISTRO CONTABLE En el cuadro COBRANZA después de identificar la FORMA DE COBRO del documento, presionar el botón cobro , para visualizar el cuadro ATTENTION luego haga click seleccionado el tamaño de impresión del voucher para registrar el asiento de INGRESOS que automaticamente aparecera en el VOUCHER COBRANZA y registrado en el LIBRO DIARIO..

Presione el boton cobro

Haga clic en A4 223

LIBRO DI ARIO DE COBRANZA Para obtener información del libro diario de cobranza, seguir los siguientes pasos: 3.

Desde la barra de menú principal, seleccione Informes contables y despues libro diario para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE LIBRO DIARIO, haga click por origen, moneda local, periodo mensual, ORIGEN COBRANZA y

para visualizar el cuadro

CONSULTA. 4.

En el cuadro de CONSULTA, podemos recibir la información de los asientos contables que AUTOMATICAMENTE se han registrado en el PROCESO DE COBRANZA y observar las distintas formas de cobrar al cliente, modalidades que se ha realizado en el periodo contable de trabajo.

224

HOJA DE COBRANZA Para obtener información de la hoja de cobranza, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues hoja de cobranza para visualizar el cuadro REPORTE CON FECHA En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en hoja de cobranza, para visualizar el cuadro REPORTE CON FECHA

2.

En el cuadro REPORTE CON FECHA, registre en el recuadro de fecha, el dia, mes y año de que se obtendra hasta ese momento de las documentos (facturas, letras, etc) de los CLIENTES, para visualizar el cuadro CONSULTA, luego haga click en

Anote la fecha del reporte del CLIENTE haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de los CLIENTES como la zona y código del cobrador datos del documento y fecha de vencimiento.

225

AVISO VENCIMI ENTO DE LETRAS Para obtener información de la aviso vencimiento de letras, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion financiera y despues aviso vencimiento de letras para visualizar el cuadro REPORTE CON FECHA En la barra de menú principal, seleccione gestion financiera

Haga click en aviso vencimiento de letras, para visualizar el cuadro REPORTE CON FECHA

226

2.

En el cuadro REPORTE CON FECHA, registre en el recuadro de fecha, el dia, mes y año de que se obtendra hasta ese momento de las documentos (solo letras) de los CLIENTES, para visualizar el cuadro CONSULTA, luego haga click en

Anote la fecha del reporte del CLIENTE haga OK para aceptar

3.

En el cuadro de CONSULTA, se puede recibir la información de las letras pendientes de los CLIENTES como la zona y código del cobrador datos del documento y fecha de vencimiento, luego haga clic en

para visualizar la hoja de IMPRESIÓN.

227

4.

En la hoja de IMPRESION, se puede recibir la información del AVISO DEL VENCIMIENTO DE LETRAS a una fecha determinada, luego se procedera a imprimir.

228

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CAPITULO VII GESTION DE NEGOCIOS

GESTION DE NEGOCIO

Lecc ión 23: Gestión de Ne gocio Lecc ión 24: Resulta do Gestión De Negocio Lecc ión 25: Presupuesto

229

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230

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GESTION DE NEGOCIOS

Gestión del Negocios envuelve la identificación y analisis que es objeto o materia de una ocupación lucrativa o de interés, que permite obtener mayor rendimiento de ella o para que produzca mejor efecto.

Clasif icación de las Unidades de Negocio

PRODUCCION

COMERCIO

SERVICIOS

UNIDADES

UNIDADES

UNIDADES

DEPARTAMENTO

PRODUC TOS

PROYECTOS

PROCESOS

SUCURSALES

SERVICIOS

231

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UNIDAD DE NEGOCIO Los centros de costos son unidades operacionales susceptibles de medir su gestión. La finalidad de este archivo es relacionar las cuentas de gastos e ingresos con un centro de costos o area de negocio al momento del ingreso de un voucher. Para ingresar las unidades de negocio, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después unidades de negocio (C. Costo). para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CENT RO DE COSTOS. Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio Desde gestion de negocio, haga click en unidades de negocio para visualizar el cuadro M ANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS.

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS que nos permite crear el código y nombre del centro de costos, area de negocio, proyecto o producto.

232

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3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS crea un código y el nombre del producto o proyecto de la unidad del negocio, con el respectivo amarre y haga ok

Ingrese el codigo de la unidad de negocio

Ingrese el nom bre de la unidad de negocio

haga OK para aceptar

CAMPO S DEL CUADRO MA NTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS El objetivo principal de esta estructura es determinar la utilidad y los gastos de cada una de éstos, asI como su rentabilidad. Los siguientes campos se definen asI: CODIGO Se ingresan dos dIgitos para el grupo y cuatro para el centro de costos. DESCRIPCION Se define el nombre del centro de costos. Para realizar el mantenimiento de los centros de costos, se debe ingresar el código respectivo y los amarres tanto al Debe como al Haber.

233

CL ASIFICACION DE CUENTA Para que el sistema clasifique los datos del centro de costos de acuerdo al plan de cuentas, las cuentas se relacionan como cuentas de gastos o ingresos, por defecto, el sistema considera a todas las cuentas Sin centro de costos. Para ingresar las clasificar cuentas, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después clasificar cuentas, para visualizar el cuadro INFORME. Desde la barra de menú principal, seleccione Gestion de Negocio Desde Gestion de Negocio, haga click en clasificas cuentas para visualizar el cuadro INFORME.

2.

nos permite clasificar las cuentas contables, Haga enter en el rubro: gastos o ingresos para visualizar CENTRO DE COSTOS y activar como cuenta de perdidas o ganancias En el cuadro INFORM E

Haga enter en el rubro: gastos o ingresos para visualizar CENTRO DE COSTOS y activar como cuenta de perdidas o ganancias. T: TIPO N: Nivel de cuenta 1: Balance 2: Subcuenta 3: Registro C. Costos; Centro de costos

Se programa en tablasIplan de cuentas

Se programa en gestion Iclasificar cuentas 234

3.

En el cuadro CENTRO DE COSTOS después de seleccionar las cuentas contables, haga click para clasificar en; Sin centro de costos, Cuenta de Pérdida (para los gastos), Cuenta de Ganancia (para los ingresos).

GASTOS COMPRAS PERSONAL ALQUILER EXCEPCIONAL TRIBUTO FINANCIERO DIVERSOS

ACTIVO CLASE 1, 2 y 3

PASIVO

CLASE 6

CLASE 4

PATRIMONIO

INGRESOS

CLASE 5

VENTAS PERSONAL ALQUILER EXCEPCIONAL TRIBUTO FINANCIERO DIVERSOS

CLASE 7

Se debe de clasificar las cuentas que controlan los ingresos y los gastos, como:

CLASIFICACION Sin centro de costos Cuenta de pérdida Cuenta de ganancia

CARACTERISTICAS Cuentas desactiva que no permite mostrar en el cuadro de pérdidas y ganancias en las unidades de negocio. Para los gastos en las unidades de negocio. Para los ingresos en las unidades de negocio.

235

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236

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RESULTADO GESTION DE NEGOCIO RESU LTADO OPERAC IONAL Este es un estado de resultado clasificado por el centro de costos seleccionado, mostrandonos el saldo de cada cuenta como su detalle para el control, informe gerencial para la toma de decisiones, por centro de costo ó area de negocios. Para ingresar en resultado operacional, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después resultado operacional, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE DATOS. Desde la Barra de Menú Principal, seleccione Gestion de Negocio Desde gestion de negocio, haga click en resultado operacional para visualizar el cuadro SELECCION DE DATOS

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE DATOS haga click en moneda (local o dólares), el rango de fechas que se desea analizar los ingresos y gastos, anote en centro de costos el código del producto o proyecto y pulse OK para visualizar el cuadro CONSULTA.

haga click en moneda local Indique la fecha

Anote el código del centro de costos Haga OK para aceptar

237

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3.

En el cuadro CONSULTA haga enter en unos de los rubros de ingresos o egresos para visualizar el cuadro de SELECCIÓN.

Seleccione el rubro: gastos o ingresos y haga enter para ver los datos ampliados.

4.

En el cuadro SELECCION haga click en SI para visualizar el cuadro de CONSULTA.

haga SI para aceptar

238

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5.

En el cuadro de CONSULT A permite obtener datos detallados en función a los actividades: productos, proyectos, servicios, etc. seleccionado de la unidad de negocio para obtener los resultados de ingresos y egresos

239

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GASTOS POR UN IDADES DE NEGOC IOS Este informe tiene una presentación semejante al resultado operacional, mostrandonos todos los centros de costos asociados a una cuenta de gasto con su detalle para el respectivo control Para ingresar a los gastos por unidades de negocio, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione Gestion de Negocio y después gastos por unidad de negocio, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE DATOS.

Desde la Barra de Menú Principal, seleccione Gestion de Negocio

Desde Gestion de Negocio, haga click en Gastos por Unidades de Negocio para visualizar el cuadro SELECCION DE DATOS

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE DATOS haga click en moneda (local o dólares), el rango de fechas que se desea analizar y anote en cuenta el código de la cuenta que deseamos analizar y pulse

para visualizar el cuadro CONSULTA.

haga click en moneda local Indique la fecha

Anote el código de la cuenta Haga OK para aceptar

240

3.

En el cuadro CONSULTA haga enter en unos de las unidades de negocio (Productos o Proyectos) para visualizar el cuadro de SELECCIÓN.

Pulse enter en el centro de costos presupuestado para visualizar seleccion y ver los datos ampliados.

4.

En el cuadro SELECCION haga click en SI para visualizar el cuadro de CONSULTA.

Haga SI para aceptar

241

5.

En el cuadro de CONSULTA permite obtener informe detallado en función a unidad de negocio, seleccionado de acuerdo a los rubros de los ingresos o egresos.

SALDOS POR CUENTAS El cuadro de saldos por cuentas presenta un reporte de saldos mensuales o acumulados, desde el mes de apertura hasta diciembre, para un determinado rango de cuentas, muy utilizado para el analisis de las tendencias de los gastos yIo ingresos. Para ingresar a saldo por cuentas, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después saldo por cuentas, para visualizar el cuadro SALDO POR CUENTA.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio

Desde gestion de negocio, haga click en saldo por cuentas para visualizar el cuadro SALDO POR CUENTA.

242

2.

En el cuadro SALDO POR CUENTAS haga click en moneda (local o dólares), periodo (mensual o acumulado), detalle (sin c costo o con c. costo) que se desea analizar y anote la cuenta o cuentas (desde - hasta) que deseamos analizar y pulse OK para visualizar el cuadro CONSULTA.

haga click en Moneda local

haga click en Detalle Con C. Costo

Anote el còdigo de la Cuenta inicial

haga click en Periodo Acumulado

Anote el còdigo de la Cuenta final

Haga OK para aceptar Ademas al solicitar el informe pedimos que incluya los centros de costos asociados a cada una de estas cuentas 3.

En el cuadro de CONSULTA permite obtener informe detallado en función a las cuentas de los importes totales de los proyectos seleccionado de la unidad de negocio.

243

4.

Si la informacion contable (ganancias y perdidas por naturaleza) se desea trabajarla en Excel, hacer click en el botón de Excel.

y aparecera lo solicitado en el formato de

EXPORTANDO A EXCEL

244

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PRESUPUESTO CRE ACION DEL PRESU PUESTO Este archivo permite guardar la información relacionada con los estimados de ingresos y gastos aprobados por la Gerencia para el presente ejercicio, y va a servir para medir la marcha de la gestión económica y financiera de la empresa. Para ingresar ha presupuesto, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después presupuesto, para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVO. Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio

Desde gestion de negocio, haga click en presupuesto para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

2.

En el cuadro M ANTENIMIENTO DE ARCHIVOS Pulse Insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO que permite crear el código y nombre del proyecto o producto, para elaborar su presupuesto.

245

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Pulse enter en la unidad de negocio presupuestado para visualizar mantenimiento de presupuesto y ver los datos ampliados.

3.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTOS crea un código y el nombre del producto o proyecto para formular el presupuesto y haga click en ingreso de la partida presupuestal y luego haga ARCHIVO

para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE

Haga click en ingreso de la partida presupuestal para aceptar.

246

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4.

En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVO pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO de ese modo el Sistema nos presenta los siguientes campos:

Pulse enter en los gastos o ingresos presupestados para visualizar mantenimiento de presupuesto y estimar los montos.

. CA MPO S DEL CUADRO DE MA NTENIMIE NTO DE ARCH IVOS ENLACE EN LOS COMPROBANTES Se debe clasificar cada cuenta a nivel de registro que intervenga en el presupuesto. PARTIDA PRESUPUESTAL Se definen códigos por cada partida presupuestal de 6 caracteres siendo el primero "G" para los ingresos y "P" para los gastos.

247

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5.

En el cuadro MANTENIMIENTO DEL PRESUPUESTO, anotar en los recuadros, el código y nombre de la partida presupuestal, ademas se ingresan los montos estimados para los meses de Enero a Diciembre. Anote el codigo presupuetada

Ingrese el nombre de la partida presupuestada

Anote los montos estimados

haga OK para aceptar

CAMPO S DEL CUADRO MA NTENIMIENTO DE PRESUPUESTO Los siguientes campos se definen asi: CODIGO Se define un código para la cuenta respectiva, utilizando dos dIgitos para el presupuesto por ejemplo; administración, ventas y seis dIgitos para la partida presupuestal. para las cuentas se ingreso de sebe utilizar el prefijo 'G' y para las de gastos se debe utilizar el prefijo 'P'. NOMBRE Se define el presupuesto.

nombre

de

las

partidas

del

MONTO Se ingresan los montos estimados en dólares para los meses de enero a diciembre. la moneda local es calculada por el sistema utilizando el tipo de cambio, venta de fin de mes, ingresando en tabla de tipo de cambio y ctas.

248

INFOR ME DE CONTROL PRE SUPUESTAL Permite evaluar la situación real del presupuesto, comparando lo presupuestado con lo ejecutado. Para ingresar ha presupuesto, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio y después control presupuestal, para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE DATOS.

Desde la barra de menú principal, seleccione gestion de negocio

Desde gestion de negocio, haga click en control presupuestal para visualizar el cuadro SELECCIÓN DE DATOS

2.

En el cuadro SELECCIÓN DE DATOS haga click en moneda (local o dólares) y anotar el código del proyecto o producto para visualizar el cuadro CONSULTA de ese modo el sistema nos presenta los siguientes campos:

Haga click en moneda local

Ingreso el còdigo del centro de costos presupuestado

haga OK para aceptar

.

249

3.

En el cuadro de del presupuesto.

CONSULTA muestra los datos para evaluar la situación real

250

CAPITULO VIII INFORME GERENCIAL

IMFORME GERE NCIAL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

I.D.G. BANCOS CLIENTES PROVEE DORES UNIDADES DE NEGOC IO PRESU PUESTOS BALANCE

251

252

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INFORMES GERENCIALES

El módulo de informes gerenciales de Sisco nt 200 7 Versión Empresarial esta enfocado en el manejo y analisis de información para los toma de decisiones.

Clasif icación de los Informes Gerenciales En el menú informes gerenciales, los distintos reportes se han clasificado bajo siete areas de analisis las cuales son:

I.D.G.

BANCOS

CLIENTES

PROVEEDORES

INFORME GERENCIAL

UNIDADES DE NEGOCIO

PRESUPUESTO

BALANCE

Cada uno de los informes gerenciales es una plantilla sobre la que se podra agrupar, ordenar, filtrar y totalizar diversa información según el area de analisis. Existen múltiples formas de manipular los datos a fin de obtener información que usted necesite. En el presente manual se presentan algunas de dichas posibilidades y desde aquI le animamos a explorar aquella información vital según el giro de su negocio. 253

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I.D.G. En el informe diario de gestión (I.D.G.) se muestra información resumida sobre: . . . . . . . . .

Flujo de efectivo Saldo de caja I banco Documentos por cobrar Documentos vencidos por cobrar Documentos por pagar Documentos vencidos por pagar Gastos por unidad de negocio Ventas por unidad de negocio Utilidad vs rentabilidad

En este informe presenta la información agrupada en dichos concepto para su analisis directo, igualmente muestra de manera grafica el flujo de caja, gastos por unidad de negocio, ventas por unidad de negocio y utilidad vs rentabilidad. El informe se presenta de la siguiente manera: Para ingresar en informe diario de gestión (I.D.G. ) seguir los pasos siguientes: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y después, informe diario de gestion (I.D.G. ). para visualizar el cuadro FECHA DEL INFORME. Desde la barra de menú principal,

seleccione informes gerenciales Desde informes gerenciales, haga click en informe diario de gestión (I.D.G.). para visualizar el cuadro FECHA DEL INFORME.

254

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2.

En el cuadro FECHA DEL INFORM E. Anote la fecha del informe para su analisis directo y haga Ok para que siga el proceso y podamos obtener la información en EXCEL

Anote la fecha del INFORME haga OK para aceptar

3.

Luego de anotar la fecha en el cuadro FECHA DEL INFORM E se presenta la información agrupada en dichos concepto para su analisis directo, igualmente muestra de manera grafica el flujo de caja, gastos por unidad de negocio, ventas por unidad de negocio y utilidad vs rentabilidad. El informe se presenta de la siguiente manera

255

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BANCOS Para obtener información de bancos, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y despues bancos se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales Haga click en BANCOS, para mostrar el informe en EXCEL

2. Estando en el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuentes.

256

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3. Las PREGUNTAS mas frecuentes son: . . . . .

¿Cuales son mis movimientos de bancos? ¿Cuales son mis saldos por cuenta? ¿Cuales son los cheques por vencer en los próximos quince dIas clasificados por cuenta? ¿Cuales son mis movimientos por fecha? Necesito un listado del total de cheques girados, ¿como lo obtengo?

4. Respondiendo a la pregunta ¿Cuales son mis movimientos de bancos? Es la pregunta que responde inicialmente el informe de bancos. En este primer informe puede ver totales y subtotales en moneda nacional y extranjera para cada una de las cuentas.

SUGERENCIA: Si desea ver la información a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos información (por ejemplo RUT) y a continuación va al menú Datos → Esquema → Ocultar Detalle a Datos → Esquema → Mostrar Detalle

257

Para ver nuevamente vaya

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5.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son mis saldos por cuenta?

Para obtener el informe de “Saldo por cuenta” modificaremos la tabla dinamica del informe “Movimiento de bancos”: haremos clic derecho en cualquier celda de la tabla y elegimos la opción “Mostrar lista de campos” como se muestra a continuación:

Fig. 1 - Mostrar lista de campos de tabla dinámica

A continuación se mostrara el panel “Lista de campos de tabla dinamica” como se muestra:

Fig. 2 – Panel: Lista de campos de tabla dinámica 258

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En el cuadro superior del panel lista de campos de tabla dinámica dejaremos marcados con un aspa (√) solo los campos CUENTA y SALDO, para el resto de campos hacer clic en la casilla de verificación respectiva para desmarcarlos. Quedara de la siguiente manera:

Fig. 3 – Lista de campos para informe Saldo de Cuenta

259

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Luego de colocar un titulo adecuado al informe y cerrando el panel de listado de campos obtendremos el informe requerido:

Fig. 4 – Informe: saldo por cuenta

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

260

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6.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son los cheques por vencer en los próximos quince dIas clasificados por cuenta? Partiendo del informe “Movimientos de bancos”, mostramos el listado de campos (clic derecho en cualquier celda de la tabla, elegir “mostrar lista de campos”). Añadimos el campo DOC quedando de la siguiente forma

Fig. 5 – Listado de campos informe cheques por vencer Seguidamente aplicamos un filtro sobre los documentos para que muestre solo cheques, para ello hacer clic en el botón de filtro de la columna DOC y elegimos sólo el tipo CH (cheque) como se muestra a continuación:

Fig. 6 – Seleccion de filtro de tipo de documento

261

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Finalmente aplicaremos el filtro: Filtro de fecha → Filtro Personalizado, elegimos la opción “es posterior a” y le indicamos la fecha: 15I01I2007 (Asumiendo que estamos el 1 de enero de 2007).

Fig. 7 – Seleccion de filtro en campo tipo fecha

El filtro a aplicar queda de esta manera:

Fig. 8 – Filtro por fecha

262

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Al hacer clic en aceptar y modificando el titulo del informe a uno mas adecuado obtenemos el siguiente el resultado:

Fig. 9 – Informe: Cheques por vencer en los proximos 15 días por cuenta

NOT A: Si se aplica un filtro sobre otro filtro, éste sera acumulativo. Una columna tiene un filtro si se muestra el siguiente icono:

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

263

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7.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son mis movimientos por fecha? Para elaborar este informe partimos del informe inicial “Movimientos de bancos”, mostramos los campos (clic derecho en tabla dinamica y elegir “Mostrar lista de campos”), elegimos y distribuimos los campos de la tabla dinamica como se muestra a

continuación:

Fig. 10 – Lista de campos para Movimientos por fecha

A continuación hacemos clic derecho sobre una celda de la columna FECHAV y escogemos la opción “Configuración de campo”, marcamos para que muestre subtotales:

Fig. 11 – Configuracion de campo fecha

264

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Agregando un titulo adecuado, tenemos listo el informe que se vera de la siguiente manera:

Fig. 12 - Informe: Movimientos por fecha

El informe se muestra ordenado ascendentemente por fechas indicando los movimientos para un dIa determinado, el monto (saldo) por dIa y al final del informe el monto final de todos ellos. En este informe podrIamos realizar un filtro para ver solo los cheques por cobrar para la presente semana, la próxima semana, la semana pasada o cualquier otro criterio al hacer clic en el botón de filtro de la columna fecha y eligiendo “Filtros de fecha”.

265

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Los filtros de fecha que puede elegir en Excel 2007 se muestran a continuación:

Fig. 13 – Filtros de fecha de Excel 2007

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

266

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8.

Respondiendo a la PREGUNTA: Necesito un listado del total de cheques girados, ¿como lo obtengo? Obtendremos este informe tomando como base el informe inicial “Movimientos de bancos”, mostramos el listado de campos (clic derecho en la tabla dinamica y elegir “Mostrar lista de campos”), elegimos y distribuimos los campos de la tabla dinamica como se muestra a continuación:

Fig. 14 – Lista de campos para Cheques girados

A continuación procedemos a filtrar los documentos para diferenciar los cheques del resto de documentos. Para ello en la columna DOC hacemos clic en el botón de filtro para mostrar solo cheques girados (CH):

Fig. 15 – Filtro de informe de cheques girados

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Anotando un titulo adecuado el informe quedara de la siguiente forma:

Fig. 16 – Informe: Cheques girados El total de egresos aparece resaltado (amarillo) en la celda final de la columna SALDO filtrada.

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

268

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CLIENTES Bajo esta area podremos analizar aquella información relacionada con documentos por cobrar

Para obtener información de bancos, seguir los siguientes pasos: 1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y despues CLIENTES se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales Haga click en CLIENTES, para mostrar el informe en EXCEL

2. Estando en el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuentes.

Fig. 17 – Informe: Documentos pendientes de cobro

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3.

La PREGUNTAS mas frecuentes son: • • •

¿Cuales son mis documentos pendientes de cobro? Quiero saber cuales son las cobranzas que tengo que realizar para cada cliente, ¿cómo lo obtengo? Deseo ver mi cobros por fechas, ¿qué tengo que hacer?

4. Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son mis documentos pendientes de cobro? En este informe inicial se muestra el listado de todos los documentos ordenados por número de documento.

Fig. 18 – Informe: Documentos pendientes de cobro

En este informe se aprecia los números de documento y sus montos, esta última columna destaca las cantidades mediante código de colores (menores a cero en rojo, mayores o iguales a cero en verde). NOTA: Formato condicional es la caracterIstica de Excel 2007 que permite resaltar celdas con colores o iconos en base a un criterio o regla.

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Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la próxima semana o cualquier otro criterio. Para ello hacer clic en el botón de filtro de la columna fecha y eligiendo “Filtros de fecha” (los filtros de fecha se mostraron en la Fig. 14).

SUGERENCIA: Si desea ver la información a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos información (por ejemplo CUENTA) y a continuación va al menú Datos → Esquema → Ocultar Detalle

Para ver nuevamente vaya a

Datos → Esquema → Mostrar Detalle

5. Respondiendo a la PREGUNTA: Deseo ver mi cobros por fechas, ¿qué tengo que hacer? Para obtener el informe de cobros por fechas partimos del informe “Documentos pendientes

de cobro” y usaremos tablas dinamicas para obtenerlo. Hacemos clic derecho en cualquier celda de la tabla en dicho informe y elegimos la opción “Mostrar lista de campos” (Ver Fig. 4). En el panel “Lista de campos de tabla dinamica”; elija los campos de manera que quede como la figura mostrada a continuación:

Fig. 19 – Lista de campos para Cobros por fecha

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Con dichos cambios en el informe inicial, y colocandole un tItulo adecuado a este nuevo informe quedara de la siguiente forma:

Fig. 20 – Informe: Cobros por fecha

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

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6.

Respondiendo a la PREGUNTA: Quiero saber cuales son las cobranzas que tengo que realizar para cada cliente, ¿cómo lo obtengo? Para obtener este informe seleccionaremos los siguientes campos en el panel “Lista de campos de tabla dinamica” (para mostrarlo hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla):

Fig. 21 – Lista de campos para Cobros por cliente El informe es muy similar al de cobros por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razón social) y en base a la misma se reagrupan los demas conceptos, los clientes quedan automaticamente ordenados por orden alfabético y luego por fecha de vencimiento del documento, número de cuenta, la descripción de la cuenta, el mes de cancelación y la glosa.

273

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Luego de colocarle un tItulo adecuado el informe quedara de la siguiente forma:

Fig. 22 – Informe: Cobros por cliente

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

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PROVEEDO RES Bajo esta area podremos descubrir aquella información relacionada con las cuentas por pagar. Para obtener información de clientes, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione Informes Gerenciales y despues PROVEEDORES se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales Haga click en PROVEEDORES, para mostrar el informe en EXCEL

2.

Estando en el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuente

Fig. 23 – Informe: Documentos pendientes de pago

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3.

La PREGUNTAS mas frecuentes son: • ¿Cuales son mis documentos pendientes de pago? • Necesito ver mis pagos por fecha ¿Cómo lo elaboro? • Ahora deseo ver mis pagos por PROVEEDOR, ¿cómo?

4.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son mis documentos pendientes de pago? Este informe muestra todos los documentos a pagar ordenados por número de documento.

Fig. 24 – Informe: Documentos pendientes de pago El informe muestra los números de documentos y sus montos diferenciando ingresos (verde) de egresos (rojo). Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la próxima semana o cualquier otro criterio. Para ello hacer clic en el botón de filtro de la columna fecha y eligiendo “Filtros de fecha” (los filtros de fecha se mostraron en la Fig. 14).

SUGERENCIA: Si desea ver la información a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos información (por ejemplo CUENTA) y a continuación va al menú Datos → Esquema → Ocultar Detalle Datos → Esquema → Mostrar Detalle 276

Para ver nuevamente vaya a

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5.

Respondiendo a la PREGUNTA: Necesito ver mis pagos por fecha ¿Cómo lo elaboro? Para obtener el informe de pagos por fechas partimos del informe de documentos pendientes de cobro y usaremos tablas dinamicas para obtenerlo. Hacemos clic en cualquier parte de la tabla en dicho informe y elegimos la opción “Mostrar lista de campos” (Ver Fig. 4). En el panel “Lista de campos de tabla dinamica”; elija los campos de manera que quede como la figura mostrada a continuación:

Fig. 25 – Lista de campos para Pagos por fecha Con dichos cambios en el informe inicial, y colocandole un tItulo adecuado a este nuevo informe quedara de la siguiente forma:

277

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Fig. 26 – Informe: pagos por fecha

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

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6. Respondiendo a la PREGUNTA: Ahora deseo ver mis pagos por PROVEEDOR, ¿cómo? Para obtener este informe seleccionaremos los siguientes campos en el panel “Lista de campos de tabla dinamica”(Para mostrarlo hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla y elegir la opción “Mostrar lista de campos”):

Fig. 27 – Lista de campos para pagos por PROVEEDOR El informe es muy similar al de pagos por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razón social) y en base a la misma se reagrupan los demas conceptos, los clientes quedan automaticamente ordenados por orden alfabético y luego por fecha de vencimiento del documento, número de cuenta, la descripción de la cuenta, el mes de cancelación y la glosa:

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Fig. 28 – Informe: Pagos por proveedor

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al menú Archivo de Office Excel 2007

elija la opción “Guardar como…” y asigne un nombre al archivo.

280

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UNIDADES DE NEGOCIO Bajo esta area podremos descubrir aquella información relacionada con los centros de costos Para obtener información de unidades de negocio, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y despues UNIDADES DE NEGOCIO se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales

Haga click en UNIDADES DE NEGOCIO, para mostrar el informe en EXCEL

2.

Estando en el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuentes

Fig. 29 – Informe: Ingresos y gastos por unidad de negocio

281

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3.

La PREGUNTAS mas frecuentes son: • • •

4.

¿Cuales son mis ingresos y gastos por unidad de negocio? ¿Cual es la rentabilidad mensual por unidad de negocio? ¿cuales son mis totales de cuentas por mes?

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cuales son mis ingresos y gastos por unidad de negocio? El primer informe responde a esta pregunta y se muestran los diferentes centros de negocio con sus respectivos ingresos, egresos y el saldo:

Fig. 30 – Informe: Ingresos y gastos por unidad de negocio

SUGERENCIA: Si desea ver la información a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos información (por ejemplo CUENTA) y a continuación va al menú Datos → Esquema → Ocultar Detalle Datos → Esquema → Mostrar Detalle 282

Para ver nuevamente vaya a

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5.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿Cual es la rentabilidad mensual por unidad de negocio? Procedemos a modificar el informe “Ingresos y gastos por unidad de negocio” haciendo clic derecho en cualquier celda de la tabla dinamica y mostramos sus campos (ver Fig. 4), elegimos y distribuimos sus campos como se muestra a continuación:

Fig. 31 – Lista de campos para Rentabilidad mensual A continuación procederemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en alguna celda del campo FECHA → Agrupar.

Fig. 32 – Opcion “Agrupar…” contextual de campo fecha (fila)

283

del

menú

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En el cuadro de dialogo “Agrupar” que aparece a continuación seleccionar como se muestra:

Fig. 33 – Agrupacion por años y meses de campo fecha Después de asignarle un nombre apropiado, el informe se mostrara de la siguiente forma:

Fig. 34 – Informe: Rentabilidad mensual por unidad de negocio 284

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6.

Respondiendo a la PREGUNTA: ¿cuales son mis totales de cuentas por mes? Partiendo del informe “Ingresos y egresos por unidad de negocio” hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla dinamica y mostramos sus campos (ver Fig. 4), elegimos y distribuimos sus campos como se muestra a continuación:

Fig. 35 – Seleccion de campos para Cuentas por mes

NOTA: El campo cuenta ha sido arrastrado a Rotulos de fila y a Valores.

285

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A continuación procedemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en algún encabezado de columna FECHA → Agrupar como se muestra a continuación:

Fig. 36 – Opcion “Agrupar…” del menú contextual de campo fecha (columna) En el cuadro de dialogo “Agrupar” que aparece a continuación seleccionar como se muestra:

Fig. 37 – Agrupacion por meses de campo fecha 286

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Después de asignar un nombre apropiado a la tabla (rotulo Cuenta de CUENTA), al informe y aplicando Formato condicional → Barras de datos a las columnas de meses (ver mas detalles en el Anexo 1), quedara de la siguiente forma:

Fig. 38 – Informe: Cuentas por mes

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PRESUPUES TO En esta area podremos comparar el presupuesto para cada cuenta y cuanto realmente se gastó en cada uno de ellas Para obtener información de presupuesto, seguir los siguientes pasos:

1. Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y despues PRESUPUESTO se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales

Haga click en PRESUPUESTO, para mostrar el informe en EXCEL

2.

En el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuentes

Fig. 39 – Informe: Comparativo mensual acumulado 288

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3.

Las PREGUNTAS mas frecuentes son: • ¿Cual es acumulado?

mi

estado

comparativo

mensual

En el informe comparativo mensual acumulado se puede apreciar dos tablas, muestran los gastos para cada cuenta agrupados por mes para el año en curso, inferior se muestran los montos presupuestados para cada cuenta por mes. De facilmente podremos conocer que cuentas salieron del presupuesto y en pudo lograr holgura. El informe se presenta como se muestra a continuación:

la superior en la tabla esta forma cuales se

Fig. 40 – Informe: Comparativo mensual acumulado En la Fig. 39 se aprecian los montos reales para cada cuenta y abajo los montos presupuestados para las cuentas que se hayan definido.

289

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BALANCE En este informe encontraremos amplia información sobre los montos por cuenta calculados por años y meses. Para obtener información de balance, seguir los siguientes pasos: 1.

Desde la barra de menú principal, seleccione informes gerenciales y despues BALANCE se mostrara el informe inicial en EXCEL. En la Barra de Menú Principal, seleccione Informes gerenciales

Haga click en BALANCE, para mostrar el informe en EXCEL 2.

En el informe inicial podemos resolver las PREGUNTAS mas frecuentes En este informe encontraremos amplia información sobre los montos por cuenta calculados por años y meses. El informe se presenta como se muestra a continuación:

Fig. 41 – Informe: Balance contable: Monto mensual por cuenta 290

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3.

Puede explotarse mas información al hacer clic en el signo al lado izquierdo de cada nombre de cuenta. Igualmente, haciendo uso de las tablas dinamicas podemos reordenar los campos para obtener aquella información que nos interese conocer (clic derecho en tabla dinamica, elegir “Mostrar lista de campos”), los campos para el presente informe son los siguientes:

Fig. 42 – Lista de campos para Balance general Al indicar los campos conforme se muestra en “Rótulos de fila”, el informe se mostrara ordenado alfabéticamente por CUENTA, cada campo ubicado inmediatamente debajo de otro indicara su dependencia jerarquica en el informe. Recuerde que es posible mostrar toda la información a detalle de todo el informe utilizando el botón “Mostrar detalle”

, igualmente es posible reducirlos utilizando el botón “Ocultar

detalle” . También puede usar filtros de campo o columnas.

si desea elegir entre uno o varios valores en filas

291

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4. En el informe Movimiento de Bancos se usaron formatos condicionales para resaltar montos, aquI se muestra su realización: RESALTAR REGLAS DE CELDAS Definimos una regla que resaltara los ingresos (cantidades mayores o iguales a cero) mediante color verde, para ello se posiciona sobre una celda de la columna SALDO y se va al menú Inicio → Estilo → Formato Condicional → Resaltar reglas de celdas → Es mayor que… como se muestra a continuación:

Fig. 43 – Aplicacion de formato condicional con definicion de una regla En la ventana de dialogo indicaremos lo siguiente:

Fig. 44 – Regla para aplicacion del primer formato condicional

292

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A continuación le indicaremos que se aplique la regla a toda la columna haciendo clic en el icono contextual “SALDO”:

y a continuación que indicaremos que el filtro se aplique a “Todas las celdas

Fig. 45 – Aplicacion de regla a columna Saldo Luego modificamos la regla, ir a menú Inicio → Estilo → Formato Condicional → Administrar reglas. Tendremos la siguiente pantalla:

Fig. 46 – Administrador de formatos condicionales

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Seleccionar la regla, hacer clic en el botón “Editar Regla”, hacer la siguiente modificación (mayor o igual que) y aceptar:

Fig. 47 – Edicion de regla de formato condicional Finalmente definimos la regla que resaltara los egresos (cantidades menores que cero) mediante color rojo. Hacer clic sobre una celda de la columna SALDO y se va al menú Inicio → Estilo → Formato Condicional → Resaltar reglas de celdas → Es menor que… y definirla como se muestra:

Fig. 48 – Regla para aplicacion del segundo formato condicional

294

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Nuevamente hacer clic en el icono contextual e indicar que aplique el filtro a todas las celdas SALDO. El resultado final es el siguiente donde se puede apreciar los montos diferenciados mediante código de colores:

Fig. 49 – Aplicacion de formato condicional en informe Movimientos de bancos

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5.

En el informe Ingresos y gastos por unidad de negocio se usaron formatos condicionales para resaltar los montos en las columnas DEBE, HABER, SALDO. AquI se muestra su realización:

BARRAS DE DATOS Nos ubicamos en una celda de la columna DEBE y aplicamos formato condicional: Menú Inicio → Formato condicional → Barra de datos, elegimos un color de la siguiente manera:

Fig. 50 – Aplicacion de formato condicional con barra de datos En el icono contextual de formato condicional “Todas las celdas DEBE”:

que aparece en la tabla elegir aplicar la regla a

Fig. 51 – Aplicacion de formato condicional a todas las celdas 296

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A continuación repetir el mismo procedimiento a las columnas HABER y SALDO, con ello se obtiene el siguiente resultado final:

Fig. 52 – Aplicacion de formato condicional en informe Ingresos y gastos por unidad de negocio

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6.

El procedimiento para crear un grafico a partir de una tabla dinamica es sumamente sencillo, con Excel 2007 para insertar un grafico son necesarios sólo 3 clics. El procedimiento que se explica a continuación es aplicable a cualquier informe gerencial con la excepción del informe IDG que muestra graficos. Tomaremos como ejemplo el informe de bancos, para obtener un grafico para este informe realizaremos los siguientes pasos: 1. 2. 3.

Hacer clic en cualquier celda de la tabla dinamica Ir al menú Insertar → Gráficos Elegir el tipo de grafico que se desee y hacer clic

Por ejemplo hemos elegido un grafico circular 3D o grafico de pastel como se muestra a continuación:

Fig. 53 – Seleccion de gráfico circular para informe de Movimientos de Bancos

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Excel 2007 automaticamente interpreta los dados y en base a ellos muestra el grafico respectivo que para el caso del informe Movimientos de Bancos se vera de una forma similar a la mostrada a continuación:

Fig. 54 – Gráfico circular para informe de Movimientos de Bancos

NOT A: Si usamos los botones mostrar I ocultar detalle en la tabla dinamica, el grafico refleja automaticamente los cambios mostrando la información respectiva. A mayor nivel de detalle en la tabla dinamica, mayor nivel de complejidad en el grafico.

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ANEXOS

ANEXOS

BASE LEG AL TIPO DE DOCUM ENTO SÍMBOLO CON EL US O DE ALT DEPREC IACIÓN PLAN CONTABLE GENERAL REV ISAD O EN EL SISCONT

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BASE LEGAL RESOLUCIONES DE LA SUNAT VINCULADOS A LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Resolucion de la Superintendencia No. 077-98/SUNAT Dictan normas sobre el uso de libros y registros contables por sociedades que modifiquen su denominación o razón social. Resolucion de la Superintendencia Nº 078-98/Sunat Establecen plazos maximos de atraso con que los deudores tributarios pueden llevar libros de contabilidad u otros y registros. Resolucion de la Superintendencia Nº 106-99/SUNAT Dictan normas referidas a perdida o destrucción de libros y otros antecedentes de operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Resolucion de la Superintendencia Nº 086-2000/SUNAT (Derogado) Procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios, mediante legalización. Resolucion de la Superintendencia Nº 132-2001/SUNAT Procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios. Resolucion de la Superintendencia Nº 205-2003/SUNAT Dictan normas complementarias al D.S. N° 157-2003-EF y aprueban formulario para la comunicación de legalización del registro de compras.

PLAZOS MAXIMOS DE ATRASO DE LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD PLAZO

LIBROS

COMPUTO DE PLAZO

Diez (10) dIas habiles

Registro de ventas Ingresos

Diez (10) dIas habiles

Registro de compras

Diez (10) dIas habiles

Libro de ingresos Libro de ingresos y gastos.

Diez (10) dIas habiles

Libro de retenciones

Diez (10) dIas habiles

Registros de inventario permanente en unidades

Diez (10) dIas habiles

Libro de planillas de pagos

Tres (3) meses

Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo. Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente a aquél en que se recepciona el comprobante de pago respectivo. Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago. Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente a aquél en que se realice el pago. Contado desde la fecha de recepción del documento que sustente el ingreso de las existencias o de emisión del documento que sustente la salida de las mismas. Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente al perIodo al que corresponde la remuneración.

Libro diario, Libro mayor, Libro de inventarios y balances, Registro de inventario permanente valorizado, registro Diez (10) dIas habiles Registro de huéspedes Contado desde el primer dIa habil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo. Resolución de la Superintendencia Nº 078-98ISunat.

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TIPO DE DOCU MENTO CODIGOS POR TIPO DE DOCUMENTO - SUNAT Codigo 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 34 35 36 37 50 52 53 54 87 88 91 96 97 98 99

DENOMINACION COMPLETA Otros (especificar) Factura Recibo por Honorarios Boleta de Venta Liquidación de compra Boleto de compañIa de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros Carta de porte aéreo por el servicio de transporte de carga aérea Nota de crédito Nota de débito GuIa de remisión - Remitente Recibo por Arrendamiento Póliza emitida por las Bolsas de Valores, Bolsas de Productos o Agentes de Intermediación por operaciones realizadas en las Bolsas de Valores o Productos o fuera de las mismas, autorizadas por CONASEV Ticket o cinta emitido por maquina registradora Documento emitido por bancos, instituciones financieras, crediticias y de seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros Recibo por servicios públicos de suministro de energIa eléctrica, agua, teléfono, telex y telegraficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público Boleto emitido por las empresas de transporte público urbano de pasajeros Boleto de viaje emitido por las empresas de transporte público interprovincial de pasajeros dentro del paIs Documento emitido por la Iglesia Católica por el arrendamiento de bienes inmuebles Documento emitido por las Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones que se encuentran bajo la supervisión de la Superintendencia de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Boleto o entrada por atracciones y espectaculos públicos Comprobante de Retención Conocimiento de embarque por el servicio de transporte de carga marItima Comprobante por Operaciones No Habituales Pólizas de Adjudicación emitidas con ocasión del remate o adjudicación de bienes por venta forzada, por los martilleros o las entidades que rematen o subasten bienes por cuenta de terceros Certificado de pago de regalIas emitidas por PERUPETRO S.A Documento de Atribución (Ley del I.G.V. e I.S. al Consumo, Art. 19º, último parrafo, R.S. N° 022-98-SUNAT) Recibo por el Pago de la Tarifa por Uso de Agua Superficial con fines agrarios y por el pago de la Cuota para la ejecución de una determinada obra o actividad acordada por la Asamblea General de la Comisión de Regantes o Resolución expedida por el Jefe de la Unidad de Aguas Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto Documentos emitidos por la COFOPRI en calidad de oferta de venta de terrenos, los correspondientes a las subastas públicas y a la retribución de los servicios que presta Documentos emitidos por las empresas que desempeñan el rol adquirente en los sistemas de pago mediante tarjetas de crédito y débito GuIa de Remisión - Transportista Documentos emitidos por las empresas recaudadoras de la denominada GarantIa de Red Principal a la que hace referencia el numeral 7.6 del Art 7° Ley N° 27133 – Ley de Prom del Desarrollo de la Ind del Gas Natur Documento del Operador Documento del PartIcipe Recibo de Distribución de Gas Natural Documentos que emitan los concesionarios del servicio de revisiones técnicas vehiculares, por la prestación de dicho servicio Declaración Única de Aduanas - Importación definitiva Despacho Simplificado - Importación Simplificada Declaración de MensajerIa o Courier Liquidación de Cobranza Nota de Crédito Especial Nota de Débito Especial Comprobante de No Domiciliado Exceso de crédito fiscal por retiro de bienes Nota de Crédito - No Domiciliado Nota de Débito - No Domiciliado Otros - Consolidado de Boletas de Venta

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SIMBOLOS SIMBOLO CON EL USO DE ALT ALT

SIMBOLO

ALT

SIMBOLO

ALT

SIMBOLO

033 034 035 036 037 038 039 040 041 042 043 044 045 046 047 048 058 059 060 061 062 063 064 091 092 093 094 096

! " # $ % & ‘ ( ) * + , . / 0 : ; < = > ? @ [ \ ] ^ `

123 125 126 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152

{ } ~ Ç ü é â ä à å ç ê ë è ï î ì Ä Å É æ Æ ô ö ò û ù ÿ

153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 170 171 172 173 174 175 224 225 230 241 248 253

Ö Ü ø £ Ø × ƒ á í o ú ñ Ñ ª º ¿ ¬ ½ ¼ ¡ « » Ó ß µ ± ° ²

PULSE (ALT) SIMULTANEAMENTE EL NUMERO QUE CORRESPONDE Y OBTENGA EL SIMBOLO QUE NECESITA

305

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DEPRECIACION ACTIVO FIJO SUJETO A LA DEPRECIACION CUENTA NOMBRE 332 333 334 335 336 337 338 339 333 332

MÉTODO Proporcional

Decreciente Creciente Interés Inventarios

N° 1 2 3 4 5 6 7 8

Edificio Maquinarias Unidad de transporte Muebles y enseres Equipos diversos Unidades de reemplazo Unidades por recibir Trabajos en curso Otra unidades de explotación Otras construcción

CLASIFICACION a. Directo o de lInea recta o constante b. Horas maquina o horas de funcionamiento c. A base de producción o unidades de producción d. A porcentaje fijo o tanto por ciento fijo. e. En progresión aritmética (decreciente). f. Americana o de colé: suma de dIgitos. g. Cargo decreciente. h. Progresión aritmética i. De colé (creciente) j. Fondo de amortización o de capitalización k. De interés sobre inversión. l. Amortización o anualidades m. De inventarios

TASA DE DEPRECIACION BIENES VIDA UTIL Ganado de trabajo y reproducción, red de pesca VehIculo de transporte terrestre (excepto ferrocarriles) ; hornos en general Maquinaria y equipo utilizado por las actividades petroleras, mineras y de construcción; excepto muebles, enseres y equipo de oficina. Equipo de procedimiento de datos Maquinaria y equipo adquirido a partir de 01.01.91 Otros bienes del activo fijo Edificio y construcción Gallinas

TASA

Cuatro

25%

Cinco

20%

Cinco

20%

Cuatro Diez Diez -------

25% 10% 10% 3% 75%

PLAN CONTABLE GENERAL REV ISAD O EN EL 306 SISCONT PROFESIONAL

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PRINCIPALES CUE NTAS DEL ACTIVO EN SISCONT EL PLAN CONTABLE Cuenta 10 101 1011 1012 104 1041 10411 10412 1042 10421 10422 12 121 1211 1212 123 1231 1232 20 201 208 33 335 338 39 393 398

Nombre CAJA Y BANCOS CAJA CAJA SOLES CAJA DOLARES CUENTAS CORRIENTES BANCO DE CREDITO BANCO DE CREDITO SI. BANCO DE CREDITO US$ BANCO CONTINENTAL BANCO CONTINENTAL SI. BANCO CONTINENTAL US$ CLIENTES FACTURAS POR COBRAR FACTURAS POR COBRAR SI. FACTURAS POR COBRAR US$ LETRAS POR COBRAR LETRAS POR COBRAR SI. LETRAS POR COBRAR US$ MERCADERIAS ALMACEN MERCADERIAS ACM INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIP MUEBLES Y ENSERES INM.MAQ. EQUI. ACM DEPREC. Y AMORT. ACUMULADA DEPREC. INM. MAQ. Y EQUIPO DEPRE. Y AMORT ACUM ACM

T A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A

ESTADOS FINANCIEROS N B S R R S S R R S R R B S R R S R R B R R B R R B R R

A

Tra. Debe

Tra. Haber

B B B B

S S S S

N 1 2 3 3 2 2 3 3 2 3 3 1 2 3 3 2 3 3 1 3 3 1 3 3 1 3 3

Forma

Descripcion

A105 A105

Caja y Bancos Caja y Bancos

A105

Caja y Bancos

A105 A105

Caja y Bancos Caja y Bancos

A110 A110 A110 A110 A110

Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes

A125

Existencias

A310

Inm. Maq. y Equip

A320

Deprec y Amort acum.

PRINCIPALES CUE NTAS DEL PASIVO EN SISCONT EL PLAN CONTABLE Cuenta 40 401 4011 40111 4017 40173 40174 4019 408 42 421 4211 4212 4213

Nombre TRIBUTOS POR PAGAR GOBIERNO CENTRAL IMPUESTO A LAS VENTAS I.G.V. IMPUESTO A LA RENTA IMPUESTO TERCERA CATEGORIA IMPUESTO CUARTA CATEGORIA I.E.S. TRIBUTOS ACM PROVEEDORES FACTURAS POR PAGAR FACTURAS POR PAGAR SI. FACTURAS POR PAGAR US$ RECIBOS DE HONORARIOS X PAG

T P P P P P P P P P P P P P P

ESTADOS FINANCIEROS N B S S R S R R R R B S R R R

A

S S S

Tra. Debe

Tra. Haber

N 1 2 2 3 2 3 3 3 3 1 2 3 3 3

Forma

Descripcion

P110

Tributos por Pagar

P110 P110

Tributos por Pagar Tributos por Pagar

P120 P120

Proveedores Proveedores

PRINCIPALES CUE NTAS DEL PATRIMONIO EN SISCONT EL PLAN CONTABLE

ESTADOS FINANCIEROS

307

Softw are con tabl e - Financ iero Cuenta 50 501 508 59 591 592 594 598

Nombre CAPITAL CAPITAL SOCIAL CAPITAL ACM RESULTADOS ACUMULADOS UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS PERDIDAS ACUMULADAS RESULTADO DEL EJERCICIO RESULTADOS ACM

T P P P P P P P P

N B R R B R R R R

A

Tra. Debe

Tra. Forma Haber N 1 3 P505 3 1 3 P525 3 P525 3 P526 3 P525

Descripcion Capital Social

Resultados Acumulados Resultados Acumulados Resultados del Ejercicio Resultados Acumulados

PRINCIPALES CUE NTAS DE GESTION EN SISCONT PLAN CONTABLE Cuenta 60 601 608 61 611 618 63 631 636 638 67 676 678 69 691 694 698 70 701 708 77 776 778 79 791

LOS ESTADOS FINANCIEROS

Nombre

T

N

COMPRAS MERCADERIAS COMPRAS ACM VARIACION DE EXISTENCIAS MERCADERIAS VARIACION DE EXIST. ACM SERVICIOS PRESTADOS POR TERC. CORREOS Y TELECOMUNICACIONES ELECTRICIDAD Y AGUA SERVICIOS PREST. POR 3ROS ACM CARGAS FINANCIERAS PERDIDA DIFERENCIA DE CAMBIO CARGAS FINANCIERAS ACM COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS MERCADERIAS COSTO DE VENTA DEL SISTEMA COSTO DEVENTAS ACM VENTAS MERCADERIAS VENTAS ACM INGRESOS FINANCIEROS GANANCIA DIFERENCIA DE CAMBIO INGRESOS FINANCIEROS ACM CARGAS IMPUT. A CTA. DE COSTOS CARGAS IMPUT. A CTA. DE COSTOS

N N N N N N N N N N N N N F F

B R R B R R B R R R B R R B R R R B R R B R R B R

F R R R R R R

A

Tra. Debe 201

941 941 941

Tra. N Haber 1 611 3 3 1 3 3 1 79 3 79 3 79 3 1 3 3 1 3 3 3 1 3 3 1 3 3 1 3

Forma

Descripcion

N110

Compra de mercaderIa

N115

Variación de mercaderIas

N205 N205

Servicios Prest por Terc Servicios Prest por Terc

N505

Ingresos Financieros

F110

Costo de ventas

R105

R505

PRINCIPALES CUE NTAS DE COS TOS EN SISCONT PLAN CONTABLE Cuenta 94 943 9431 9432 9436 948 95 953 9531 9532 9536 958 97 976 978

Nombre GASTOS ADMINISTRATIVOS SERVICIOS PRESTADOS POR TERC. CORREOS Y TELECOMUNICACIONES HONORARIOS PROFECIONALES ELECTRICIDAD Y AGUA GASTOS ADMINISTRATIVOS ACM GASTOS DE VENTAS SERVICIOS PRESTADOS POR TERC. CORREOS Y TELECOMUNICACIONES HONORARIOS PROFECIONALES ELECTRICIDAD Y AGUA GASTOS DE VENTAS ACM CARGAS FINANCIERAS PERDIDA DIFERENCIA DE CAMBIO CARGAS FINANCIERAS ACM

ESTADOS FINANCIEROS T F F F F F F F F F F F F F F F

N B S R R R R B S R R R R B R R

A

308

Tra. Debe

Tra. Haber N Forma 1 2 3 F210 3 3 F210 3 1 2 3 F205 3 3 F205 3 1 3 F510 3

Descripcion

Gastos de Administración Gastos de Administración

Gastos de Ventas Gastos de Ventas

Gastos Financieros

Softw are con tabl e - Financ iero

Índice Pr esent ación

………………………………………..............................................

3

CAP ITULO I: INSTALACIÓN DEL SI SCONT PROFESI ONAL Lección 1: Insta lación del SI SCONT PROFESI ONAL Requisitos para usar SIS CONT PROFESIONAL ............................................. 7 Ejecutar el programa de instalación .......................................................................... 8 Licencia del programa .............................................................................................. 10 Instalación ................................................................................................................ 12 Lección 2: Iniciando SISCONT PROFESIONAL Inicio de SIS CONT PROF ESI ONAL ................................................................. Pantalla principal SISCONT PROFESIONAL .................................................. Barras de la pantalla principal .................................................................................

13 14 15

CAPITULO II : UTILITARIOS Lección 3: Ident ificac ión de la Empresa Selección de la empresa ......................................................................................... Creando la ruta ……………….................................................................................. Datos generales del empresa .................................................................................

23 24 26

Lección 4: Herr amientas de Utili ta rio Cambio de mes ....................................................................................................... Mantenimiento de archivo ....................................................................................... Bloqueos de meses a trabajar ................................................................................ Auditoria …………………………..............................................................................

29 30 31 32

Lección 5: Copia De Segu ridad o Back up Copia de seguridad o back up ................................................................................. Recuperar la copia de seguridad o backup ............................................................ Creando la ruta de la copia de seguridad o backup ............................................... Datos generales del empresa .................................................................................

33 35 37 38

Lección 6: Apertu ra Nuevo Año Selección de empresa ………................................................................................. Creando la ruta ………………................................................................................. Datos generales del empresa ................................................................................. Copiar tablas del año anterior .................................................................................. Apertura de un nuevo año ...................................................................................... Mantenimiento de parametros .................................................................................

39 40 42 44 48 50

309

Softw are con tabl e - Financ iero

CAPITULO III: TAB LAS Lección 7: Pl an Cont able Clasificación de la cuentas ....................................................................................... La partida ………………........................................................................................... Cuentas por naturaleza ........................................................................................... Cuentas por naturaleza y destino ............................................................................. Tipo de cuentas en el SISCONT PROFESIONAL ............................................ Naturaleza de las cuentas ....................................................................................... Dinamica de las cuentas ......................................................................................... Archivo de datos …………........................................................................................

53 54 56 57 58 59 61 64

Lección 8: Datos Auxili ares OrIgenes ................................................................................................................. Tipo de documento ................................................................................................. ProveedoresIclientes .............................................................................................. Tipo de cambio ....................................................................................................... Cobrador ………...................................................................................................... Zona ……………...................................................................................................... Parametros de la cuentas .........................................................................................

65 68 70 72 74 76 78

CAPITULO IV: CONTAB ILIDAD Lección 9: Partida Doble Partida doble ........................................................................................................... Elementos de la partida doble ................................................................................. Dinamica de la partida doble .................................................................................. Formas de registrar mediante la partida doble .........................................................

83 83 84 85

Lección 10: Regist ro Conta ble Voucher del diario 87 ................................................................................................... Operaciones de contabilidad 95 ................................................................................... El asiento 97 ................................................................................................................ Clasificación de los asientos 97 ................................................................................... Parte de los asientos 98 ................................................................................................ Lección 11: Amarr e Auto mático Identificación de las cuentas para el amarre .......................................................... 99 Creación de las cuentas para el amarre ................................................................. 100 Registro de las cuentas por naturaleza ................................................................... 102 Proceso de amarre ................................................................................................. 103 Lección 12: Actua li zac ión de Mo neda Ext ranjera Parametros para el ajuste por diferencia de cambio ............................................... 105 Ajuste por diferencia de cambio mensual ................................................................ 107

310

Softw are con tabl e - Financ iero

Lección 13: Borr ar Vouc her y Cons istenc ia Borrar Voucher …………………………………………............................................. 109 Consistencia ………………………………................................................................ 111 CAPITULO V: INFORMES CONTAB LES Y FINANC IEROS Lección 14: info rmación Conta ble Información contable ............................................................................................... Libro diario .............................................................................................................. Libro mayor .............................................................................................................. Libro caja y banco .................................................................................................... Registro de compras ................................................................................................ Libro retenciones 6% IGV ........................................................................................ Libro percepciones .................................................................................................. Registro de ventas ................................................................................................... Libro de retenciones 4ta ………………………..........................................................

115 116 119 122 125 129 136 141 145

Lección 15: Libro Bancos y Conc ili ac ión Banca ria Libro bancos …………............................................................................................. 149 Conciliación bancaria 152 .............................................................................................. Informe conciliación bancaria …………................................................................... 154 Lección 16: Info rmac ión Financ iera Hoja de trabajo de sumas y saldos ........................................................................ Hoja de trabajo 10 columnas ................................................................................... Estados financieros ................................................................................................. Formato de balance y resultado .................................................................... Enlace plan de cuentas .................................................................................. Balance clasificado ......................................................................................... Balance general ...................................................................................................... Ganancias y perdidas por función ........................................................................... Ganancias y perdidas por naturaleza ...................................................................... Principales ratios ……………………........................................................................ Lección 17: Cierre de Cuentas Proceso de cierre ……………................................................................................... Código del plan de cuentas …….............................................................................. Creando las cuentas de cierre ................................................................................ VOUCHER del diario ...............................................................................................

311

155 157 159 159 164 166 169 170 171 172 173 174 176 177

Softw are con tabl e - Financ iero

CAPITULO VI: GESTION FINANCIERA Lección 18: Fl ujo de Caja Flujo de caja Objetivo …......................................................................................................... …................................................................................................................ Informe de flujo de caja …........................................................................................ Lección 19: Info rmes de la Gest ión Financiera Saldo de Bancos ………………………................................................................... Cuentas Corrientes ProveedoresIclientesI... .......................................................... Estado de Cuentas (Bancos, Facturas, Letras, ...) ............................................... Cuentas Vencidas y Vigentes …..............................................................................

185 186 189 190

Lección 20: Teso rería TesorerIa ………. Mantenimientos de cuentas por pagar ................................................................... …………..................................................................................... Proceso de pago …………..................................................................................... Libro diario de pago ……........................................................................................ Cheques girados …….…........................................................................................

193 194 197 202 203

Lección 21: Caja Chica Caja chica …………………….………….................................................................. Apertura caja chica ………….…………................................................................... Egreso caja chica ………….…………..................................................................... Informe de caja chica ………….…………...............................................................

205 206 208 211

Lección 22: Créditos y Cobranza Créditos y cobranza ……….…………..................................................................... Mantenimientos de cuentas por cobrar ................................................................... Proceso de cobranza Libro diario de cobranza Hoja de cobranza …….…....................................................................................... Aviso de vencimiento de letras ……. …................................................................... CAP ITULO VII: GESTION DE NEGOCIO

181 181 182

213 214 217 224 225 226

Lección 23: Gest ión de Ne gocio Clasificación de las unidades de negocio ............................................................... 231 Unidad de negocio ………… .................................................................................. 232 Clasificación de cuenta ........................................................................................... 234 Lección 24: Resultado Gestión De Negoc io Resultados operacional ……................................................................................... 237 Gastos por unidades de negocio ............................................................................. 240 Saldos por cuentas ….............................................................................................. 242

312

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Lección 25: Pr esupuesto Creación del presupuesto ….................................................................................... 245 Informe de control presupuestal .............................................................................. 249 CAP ITULO VIII: INFORMES GERENCIALES Lección 26 : Info rmes Gerenciales Clasificación de los informes gerenciales …............................................................ I.D.G. …………………………................................................................................... Clientes …............................................................................................................... Proveedores …........................................................................................................ Unidades de negocio ……….................................................................................... Presupuestos ………............................................................................................... Balance ………........................................................................................................

253 254 269 275 281 288 290

ANEXO Base legal ............................................................................................................... Tipo de documento ................................................................................................. SImbolo con el uso de Alt ....................................................................................... Depreciación .......................................................................................................... . Plan contable general revisado en el SISCONT PROFESIONAL ..............

303 304 305 306 307

PRINCIPA LES CASOS Caso 01: Ingreso de documento Caso 02: Ingreso datos voucher ............................................................................. ............................................................................ Caso 03: Registro de compra ................................................................................. Caso 04: Libro de retenciones ................................................................................ Caso 05: Libro de percepciones ............................................................................. Caso 06: Registro de ventas .................................................................................. Caso 07: Libro de retenciones 4ta .......................................................................... Caso 08: Cierre de libros ....................................................................................... Caso 09: Flujo de caja ............................................................................................ Caso 10: TesorerIa ................................................................................................. Caso 11: Caja chica ................................................................................................ Caso 12: Créditos y cobranza ................................................................................

313

092 093 125 129 136 141 145 176 181 197 205 217