Carlos Alf Carlos Alfons onso o Flo Flores res Lóp López ez (San (S anti tiag ago o de Su Surc rco, o, 19 1975 75)) Licenciado en Educación de la Universidad Nacional Mayor de Sa San n Ma Marco rcoss y Pro Profes fesiona ionall en Arc rchi hivo voss de la Es Escu cue ela Nacion Nac ional al de Ar Arch chive iveros ros de dell Per erú. ú. Mást ste er en Ge Gessti tión ón Públ Pú blic ica a po porr la Un Univ iver ersi sida dad d Polilité Po técn cnic ica a de Cata Ca talu luña ña (Es Espa paña ña). ). Doc ocen ente te en la enseñanza superio iorr de Ciencias Archivísticas desde el año añ o 2002 20 . Su expe peri rien enc do doce cent nte e 02.le ha ex llllev evad ado o cia al ámbito empresarial así como a la admin administra istración ción pública.
AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA PROCESOS Y RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Carlos Alfonso Flores López
Ha sid sido o be becar cario io de dell Ar Archi chivo vo Esta Es tata tall y de la Bi Bibl blio iote teca ca Naci Na cion onal al de la Re Repú públ blic ica a Checa Che ca,, fue Ar Archi chiver vero o de la Cancillería en el Ministerio de Relaciones Exteriores hasta el año 2006. Ha sido miembro de la Comisión Técnica Nacional de Arc rch hiv ivos os de dell Arc rch hiv ivo o Gene Ge nera rall de la Na Naci ción ón,, as así í como participado en diversas comi co misi sion ones es na naci cion onal ales es en materia de administración de archivos públicos. Como docente ha ejercido la enseñanza ense ñanza de la Arc Archivís hivística tica en di dive vers rsas as un unive ivers rsid idad ades es peru pe ruan anas as,, as asíí co como mo en la Universidad FASTA de Arg rgen enti tina na.. Desa De sarr rrol olló ló lass la mate ma teririas as de Aud udit itor oría ía de Archivos y Gestión Electrónica de Documentos en la carrera Archivística y Gestión Documental de la Universidad Sede Se dess Sapi Sa pien enti tiae ae (UCS (U CSS) S) desde el año 2010.
AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA PROCESOS Y RIESGOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Carlos Alfonso Flores López
Lima, Perú 2019
© CARLOS ALFONSO FLORES LÓPEZ Auditoria archivística, Procesos Procesos y riesgos en la ges gestión tión documental ISBN: 978-612-00-4216-8 Impreso en el Perú Editado por el autor. Revisión bibliográfica: Rogger Mauro Gallardo Kruger Diseño de portada y diagramación: J. Fiorella Gallardo Kruger (Facebook: ffractalarquitectura) Agradecimiento especial: especial: César Gutiérrez Muñoz Distribuido por Aldabillas (www.aldabillas.com) (www.aldabillas.com) Lima, Perú. 2019 Reservados todos los derechos. Salvo excepción prevista por la ley, no se permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito del autor. La infracción de dichos derechos conlleva sanciones legales y puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.
Autor-Editor:
Autor Editor: Carlos Alfonso Flores López Jr. Arica 456 Santiago de Surco Lima – Perú
[email protected]
Tiraje: 500 ejemplares
1a. edición – abril abril 2019 Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N° 2019-03528
Se terminó de imprimir en marzo del d el 2019 en: TAREA – ASOCIACIÓN ASOCIACIÓN GRÁFICA EDUCATIVA Pasaje María Auxiliadora 156 – 164 164 Breña, Lima. Perú
[email protected] www.tareagrafica.com
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A Walter Flores Bravo y Lina López Velasco, mis padres y ejemplo, por la vida encomendada.
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ÍNDICE PROLOGO …………………………………………………… 11 ANTECEDENTES …………………………………………… 15 CAPÍTULO I: CONCEPTO DE AUDITORÍA ARCHIVÍS-
TICA …….………………………………………………...…..
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1.1 Delimitación de la acción de la auditoria ……………………. 20 1.2 Concepto de auditoria ………………………………………. 23 1.3 Conceptos de Archivo ………………………………………. 29 1.4 Auditoria archivística ………………………………………... 33 1.5 Características de una auditoria ……………………………… 66 1.6 Despliegue …………………………………………………... 75 1.7 Tipos de auditoria y su relación con la Auditoría archivística … 89 1.8 Principales enfoques de auditoria ………………………….… 92 CAPÍTULO II: SISTEMA DE AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA. ………………………………………………………………….. ……………………………………………… ………………….. 120
2.1 Concepto de un Sistema S istema de Auditoría Archivística ………….. 120 2.2 Requisitos de un Sistema de Auditoría Archivística …………. 126 2.3 Beneficios de un Sistema de Auditoría Archivística …………. 138
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CAPÍTULO III: LOS RIESGOS Y SU NATURALEZA ……. 145
3.1 Gestión de riesgos …………………………………………… 145 3.2 Clasificación de los riesgos ……………………………….. 148 3.3 Fases de la gestión del riesgo …………………………..……... 154 3.4 Seguimiento o monitorización de riesgos en Archivos ……….. 161 CAPÍTULO IV: SISTEMA DE APLICACIÓN DE EVALUACIÓN DE RIESGOS EN ARCHIVOS
……………………. 169
4.1 Riesgos en Archivos ………………………………..…….…... 172 4.2 Metodología para identificación de riesgos ……………..….…. 174 CAPÍTULO V: PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO ARCHIVÍSTICO ………………………………………...… ………………………………………...………………….. ……………….. 183
5.1 Planificación ……………………………………….……. 183 5.2 Planificación del trabajo archivístico ……………………….… 192 CAPÍTULO VI: GESTIÓN POR PROCESOS ……………… 213
6.1 Medición de la gestión …………………………………… 219 6.2 Sobre la calidad ….……………………………………….…… 222
6.3 Una gestión por procesos aplicados a los Archivos …..……….. 232 ……
6.4 Etapas de la Auditoría con óptica de gestión de procesos .. 243 6.5 Mejora continua ………………………………… ……………………………………………… …………… 250
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CAPÍTULO VII: EL AUDITOR, CARACTERÍSTICAS Y LA IMPORTANCIA DE SU VALÍA ÉTICA. ………….…….……….. 258
7.1 El Auditor …………………………………….…...……. 258 7.2 La ética del auditor archivístico …………………….………..… 263 ………………………………….………. ………. 275 7.3 Del perfil profesional …………………………………. CAPÍTULO VIII DETERMINACIÓN DETERMINACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA ……………………………………………….……......… 281
CONCLUSIONES ………………………………….…………... 295 ………. 297
ANEXO 01 Propuesta de matriz de riesgos y controles
ANEXO 02 Propuesta de matriz de determinación de procedi……………….……………………………………...…... ………………...…... 298 mientos ……………….……………………
ANEXO 03 Propuesta de esquema para flujograma flujograma de proceso archivístico …………………………………………… ………………………………………………...………. …...………. 299 BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………... 300
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ÍNDICE DE FIGURAS Figura Nro. 01. Cuadro diferencial entre auditoria y diagnóstico …………………………………………………….. 36 Figura Nro. 02. Criterios estratégicos …………………...
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Figura Nro. 03. Semejanzas y diferencias entre las auditorías …………………………………………………………. 95 Figura Nro. 04. Tipos de auditorías – Parte Parte 1 …………
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Figura Nro. 05. Tipos de auditorías – Parte Parte 2 …………
106
Figura Nro. 06. Tipos de auditorías – Parte 3 ………… 107 Figura Nro. 07. Las Familia de Normas ISO 30300 de Sistemas de Gestión para Documentos …….……………… 133 Figura Nro. 08. Flujo de la gestión del Riesgo ………...
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Figura Nro. 09. Etapas de la gestión del Riesgo ………. 156 Figura Nro. 10. Tabla de doble entrada para evaluar la Probabilidad y el Impacto de un riesgo ……………………… 176 Figura Nro. 11. Outsourcing de servicios archivísticos … 199 Figura Nro. 12. Outsourcing de servicios de custodia ….. 200
