Libri Komplet Access[1]

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Avni Rexhepi

Prishtinë, 2002

Hyrje

Hyrje

Avni Rexhepi - Microsoft Access

PARATHËNIE

Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund ta përdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Ky është botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, në rast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë për qëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara, e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrë si shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm. Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër të kompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela për ushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave. Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketit Microsoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti. Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, në adresën: [email protected].

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Hyrje

MICROSOFT ACCESS Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të të dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet e programit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpo konceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, me secilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet e caktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dhe shembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000.

Bazat e të dhënave paraqesin grumbull të organizuar të dhënash. Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dhe shërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje të caktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë me të punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., i mirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjen dhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënat organizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjen e informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa, datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Për përpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht të tabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të të dhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen e të dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportet gjegjëse. Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formë të organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhe kolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikë të caktuar të rekordit. Instalimi i programit Accessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit të paketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit

Hyrje

Avni Rexhepi - Microsoft Access

fillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nuk fillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi i paketit Microsoft Office.

Startimi i programit, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynë Programs, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny në Programs (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e si nënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prej desktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop.

Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start. Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim të tekstit: Access), dhe dritarja për dialog (dialog-box) e cila mundëson zgjedhjen e opcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese, të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2) Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesën Create a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: Blank Database (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht të zbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janë nënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqin shfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin e detyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të të dhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes së gjuhës angleze).

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Hyrje

Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit. Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e fajllit për bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është *.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk përjashtohet mundësia që ta pranoni edhe emrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.

Hyrje

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet. Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofron mundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston një numër mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, si Adresari me kontakte, Koleksione të ndryshme, Inventare, Shërbime të thirrjes, etj. Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3) përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave që krijohet.

Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi. Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Hyrje

përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish (Fundi , Përfundo) lëvizim hap pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari. Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet e saj, me ç'rast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…, për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact ManagementAdministrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme, kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhen në një tabelë.

Hapi i parë, fillimi.

Zgjedhja e fushave

Zgjedhja e stilit të paraqitjes

Zgjedhja e stilit të raporteve që shtypen

Hyrje

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Zgjedhja e emrit të bazës Përfundimi Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit.

Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database Wizard Me këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet e nevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7.

Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit. Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet): Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages (Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

DRITARJA E ACCESIT Dritarja e bazës

Menya

Shiriti i veglave

Rreshti i statusit

Fig. 8 - Dritarja e Accessit Dritarja e zakonshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si në çdo dritare në Windows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat . Në krye të dritares gjendet menya (tastet) minimize, maximize dhe close kryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View (Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma). Kur hapet një tabelë, pyetës ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet). 9

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Përfundi menysë gjendet shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për shkurtesat e komandave të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varësisht se çka kemi të hapur prej dritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave. Nëse kemi hapur ndonjë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me tabelë, në rast të formës, shiriti i veglave për punë me formë, etj. Në pjesën e brendshme të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe eventualisht ndonjë dritare të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e poshtme, kemi rreshtin e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen momentale ose informata për elementin e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve CapsLock, Insert, etj. Kur kemi të hapur vetëm dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e menyve është, si do të përshkruhet në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse hapet ndonjë tabelë, formë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve ndryshon varësisht prej kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën të cilën jemi duke bërë momentalisht.

Menya File Në menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllit të ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjen e fajllave. Në fund, është edhe lista e fajllave të hapur së fundi. - New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur dëshirojmë të fillojmë krijimin e një baze të re. - Open Database (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës - Get External Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën për marrjen e të dhënave prej ndonjë baze tjetër të Accessit ose programeve tjera për baza të të dhënave ose Link tables (lidhi tabelat), për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele tjetër, të Accessit, ose programeve tjera. - Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur) - Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin emër. - Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj. Fig. 9 - Menya File

10

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

- Page Setup ( Konfigurimi i faqes) - Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes - Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogut Print, përcaktojmë opcionet e shtypjes - Send (Dërgo) - Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur me bazën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10. Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme), Summary (rezyme), Statistics (statistika), Contents (përmbajtja) dhe Custom (e zakonshme). Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, forma, pyetës etj., ka baza.

Fig. 10 - Karakteristikat e bazës Verejtje: Duhet pasur kujdes gjatë përdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota, por në to paraqiten vetëm menytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kurse në fund të menysë paraqitet një shigjetë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë, herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së fundi.

Menya Edit Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë, formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë, kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.

11

Dritaret dhe menytë

Fig. 11 - Menya Edit

Avni Rexhepi - Microsoft Access

-Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes, ndryshimit, etj. - Cut - Preje- shërben për zhvendosjen e të dhënave në tabelë, ose elementeve në forma, raporte etj., në memorje të kompjuterit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes për këtë qëllim), ashtu që të njëjtat thirren në pozitë të re pëmes Paste- Ngjit (ka kuptimin e marrjes prej memorjes dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është momentalisht kursori ose zgjedhja). - Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objektit të zgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare në origjinalin. - Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e Paste, si Paste Special, Paste as Hyperlink, dhe Paste Append.

- Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), në tabelë, forme etj. Nëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe: - Delete Record-Fshije rekordin - Delete Column - Fshije kolonën - Select Record - Zgjedhe rekordin - Select all records - Zgjedhi të gjitha rekordet Në vazhdim kemi pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, forma etj. Pra shihet se menya është e ndarë në pjesë, me vizat ndarëse horizontale. -Find - Gjeje - shërben për hapjen e dialogut për kërkim, me të cilin i kërkojmë vlerat e caktuara, në tabelë, formë, etj. - Replace - Zëvendëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë të re, po ashtu bëhet përmes dialogut që hapet. - Go to - Shko tek - shërben për kalim në rekordin e caktuar.

Menya View Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës me Access,

12

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 12 - Menya View

Dritaret dhe menytë

- Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren e bazës (tabela, forma, etj) Pjesa e rregullimit të pamjes së ikonave të objekteve në bazën e të dhënave (tabelave, formave, etj.), si: - Large icons (Ikonat e mëdha) - Small icons (Ikonat e vogla) - List (Lista) - Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit, madhesia etj. - Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (Sipas emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit), By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange (Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.

- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons. - Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur. - Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications. - Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza, Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati, përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet shiriti i veglave - Database (fig. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas dëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars. - Kur aktivizohet, ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në shiritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.

New

Format Print Cut Code Open List Office Analyze Large painter Preview Copy Icons Details Properties New Object Lin ks Save Spelling Paste Undo Office Ralationships Small Icons assistant

Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database Nëse vetëm pozicionohet treguesi i mausit mbi ikonë (tast) dhe mbahet aty për një kohë, do të paraqitet edhe emri i ikonës, gjegjësisht funksioni që ajo kryen nëse klikohet në të. Ikonat në shiritin e veglave janë shkurtesa për aktivizikimin e komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i kemi "në dorë", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit 13

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e tasteve prej shiritit të veglave.

Menya Insert Menya Insert, përmban komandat për insertim të objekteve të reja në bazën e të dhënave. - Table - Tabelë - Qyeru - Pyetës (kueri) - Form - Formë (formularë) - Report - Raport - Macro - Makro - Module - Modul - Class Module - Modul klase - AutoForm - Formë automatike - AutoReport - Raport automatik Fig. 14 - Menya Insert

Menya Tools Menya Tools-Veglat , përmban veglat e programit. - Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze - Autocorrect – Përmirësimi automatik i gabimeve - Office Links - Lidhja me Office - Relationships – Relacionet mes tabelave - Analyze - Analizo, bën analizën e bazës së të dhënave - Database Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave - Security - Siguria, mbrojtja e të dhënave - Replication - Replikimi - Startup…- Startimi, opcionet për startimin e projektit - Macro - Makrot - ActiveX Controlls… - Kontrollat ActiveX - Add-Ins - Shtesat - Options - Opcionet Fig. 15. Menya Tools 14

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

Shpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, në pjesët përkatëse të tekstit.

Menya Window Menya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve të objekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund të kemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disa forma e ndonjë pyetës (kueri), etj. Përmes menysë Window, dritaret e hapura të objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen simetrikisht dhe me madhësi të barabarta. - Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale - Tile Verticaly - rradhitja vertikale - Cascade - kaskadë - Arrange Icons - rregullimi i ikonave - Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares - Unhide - largo opcionin e fshehjes Fig. 16 - Menya Window Në fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapura momentalisht dhe me shënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet në dritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, në dritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.

Menya Help Menya Help - Ndihma, përmban udhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjatë përdorimit të programit dhe shpjegimet deri në detaje të vogla, për cilëndo çështje.

Fig. 17. Menya Help

- Microsft Access Help F1 - Ndihma për Access. Siç shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access, dhe Office Assistant (Asistenti për Office), i standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron ndihmë, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit lidhur më pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e mundshme lidhur me temën për të cilën është parashtruar pyetja.

15

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

- Show Office Assistant - Paraqite ndihmësin e Office-it (fig. 17.a) - What's this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin me pikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë. - Microsoft on the web - Microsofti në web (internet) - Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve. - About Microsoft Access - Dritarja me informata, lidhur me versionin aktual të programit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve dhe ndihmës shtesë. Ne pjesën: Type your question here, and then click search (shkruaje pyetjen tënde këtu dhe pasaj shtype Search), shtypet teksti i pyetjes, dhe pastaj me Search ndihmësi i gjenë përgjigjet, ose disa përgjigje që lidhen me pyetjen e parashtruar.

Fig. 17. a

Fig. 17.b

Kur dëshironi të largoni prej ekranit asistentin, e klikoni me pullen e djathte të mausit, dhe pastaj në menynë e hapur zgjedhni Hide. Menyja Options, rregullon opcionet, Choose assistant… mundëson ndërrimin e pamjes së asistentit, dhe Animate bën animacion me figurën e asistentit.

Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. Ka shiritin me vegla, dhe tri faqe: Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari për përgjigje, dhe Index-Indeksi. Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e djathtë paraqiten temat specifike të zgjedhura në anën e majtë. Contents - Përmbajtja, faktikisht është e organizuar si libër, me kapituj dhe tema të veçanta, te cilat i zgjedhni duke i hapur kapitujt e librit, me shenjen plus që e kanë para, e cila pastaj shndërrohet në minus. Mbyllja bëhet duke shtypur shenjën minus. Tema e zgjedhur paraqitet në anën e djathtë të dritares. Fig. 17.c. 16

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 17.d.

Fig. 17.e.

Dritaret dhe menytë

Në faqen Answer Wizard, tek pozita e parë, What would you like to do?- Çka dëshironi të bëni?, në tekst-boksin ku është teksti: Type your question…shtypet pyetja dhe me tastin Search gjinden temat e lidhura me atë pyetje dhe paraqiten ne listën përfundi, (Search topic to display), e pastaj përmbajtja e temës së zgjedhur aty paraqitet në anën e djathtë. Në faqen Index, faktikisht është indeksi i të gjitha fjalëve të rradhitura sipas alfabetit, dhe posa të shtypet shkronja e parë në pozitën 1- type keywords shkruaje fjalën çelës, në pozitën 2. Or choose keywords - ose zgjedhe fjalën çelës paraqiten fjalët që fillojnë më atë shkronjë, dhe për çdo shkronjë të re njësoj, deri sa të ngushtohet rrethi i pyetjeve.

Pastaj në pozitën 3. Choose a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në anën e djathtë hapet faqja me përmbajtjen për temën e zgjedhur.

Menya Format Menya format paraqitet nëse kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra, ajo ka të bëjë me formatizimin e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapur. Në rast se kemi hapur një tabelë, atëherë menya format, duket si vijon:

17

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

- Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj. - Datasheet… - Faqja e të dhënave - Row height… - Lartësia e rreshtave - Column width… - Gjerësia e kolonave - Rename column - Riemërto kolonën - Hide Columns - Fshehi kolonat - Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshehura - Freeze Columns - Ngriji kolonat, shërben për të mbajtur në ekran kolonat e caktuara me rastin e rrotullimit për shikim të kolonave të skajshme. - Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat - Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënave Fig. 18a - Menya Format

Menya Records Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit paraqitet edhe menya Records - Rekordet.

Fig. 18b. Menya Records

- Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në tabelë, pyetës (kueri) ose formë. - Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat numerike). - Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin. - Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin. - Save Record - Ruaje rekordin - Refresh - Rifresko të dhënat. - Data entry - Futja e të dhënave

Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës (kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.

18

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

Menytë e kontekstit Kemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya e shpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit. Komandat që paraqiten në meny varen prej vendit ku ndodhet treguesi i mausit në momentin e shtypjes. Kjo meny mund të hapet edhe përmes kombinimit: SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë meny, mjafton të shtypet kudo jashtë saj, ose përmes ESC, ALT, ose ENTER.

Fig. 18c. Menya e kontekstit

Objektet e bazës së të dhënave Accessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave (DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhënave është e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika të caktuara, ose atribute të njohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet struktura e tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin e tabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike, kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave). Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) i objekteve të tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si: emri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objekte si fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, grafikonet etj. Për secilën prej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund t'i përshtatni për të siguruar efektin e dëshiruar. Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja e bazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19.

19

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënave Dritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, QueriesPyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dhe Modules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihen elementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi: -

Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënat

Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard. Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste: Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit përkatës, bëhet me tastin New. Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.

20

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

Modet Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit, në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e punës mund të përmbajnë të dhëna.

Tabela Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtatrekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).

Fig. 20 - Tabela Titujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshtirekordi është një tërësi, pra, një rekord me fushat prekatëse. Në fund të dritares së tabelës janë pullat për lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar momentalisht kursori pra, rekordi aktual, pastaj pullat për kalim tek rekordi gjegjës (shih fig. 21).

Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5). - rekordi i ardhëshëm - rekordi e parë - rekordi paraprak - rekordi momental

- rekordi i fundit - rekord i ri në fund të tabelës

- prej 5 (numri i rekordeve) Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë 21

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Me përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar në kolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastierës, dhe atë përmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave: Home - Kalo në fushën e parë të rekordit, End - Kalo në fushën e fundit të rekordit Page Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori Page Down - Kalo në rekordin e fundit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori Përmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke u pozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullën e majtë të mausit. Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme të dritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontal i cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypja e njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypja dhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvendosjen e shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.

Query - Pyetësi (Kueri) Pyetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për nxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë konstruktimit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e caktuara te tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.

Fig. 22 - Query - Pyetësi

22

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit. Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në fig. 21.

Forma Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.

Fig. 23. - Forma Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.

Raporti Për paraqitjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti është elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të dhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullohet në modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe raporti i posaqëm i përshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në 23

Dritaret dhe menytë

Avni Rexhepi - Microsoft Access

fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në këtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per tabelën addresses.

Fig. 24. - Raporti

Faqet Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.

Makrot Makroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi si një komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat. Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë e vetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.

24

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Dritaret dhe menytë

Modulet Modulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basic for Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin e kodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura për aplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programues Visual Basic është e mirëseardhur për përdorimin e moduleve në Access.

25

Dritaret dhe menytë

26

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet

BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE Baza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim të veçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën e bibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjion dhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo s'paraqet bazë të të dhënave, sepse informacionet e mbledhura s'janë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht. Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhe të punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave. Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës së rrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhura mes veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazat relacionale të të dhënave". Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siç është Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilin bazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësi logjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela të veçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së të dhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen e informatave. Kur informatat ndahen në tabela, mund t'i paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni, përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose të gjitha informatat dhe t'i shtypni ato në raport. Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë së objekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këto komponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhe modulet.

27

Relacionet

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet Ekzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (baza relacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cila quhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitë kryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlon nevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme. Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë: - Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty. - Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj. - Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin, kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash. - Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden informacionet. P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës. Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët, për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit. Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave vendosen relacionet. Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat për të për një urdhëresë të caktuar pune. Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të 28

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet

ndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata që përdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirë është të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten.

Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationships Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë 3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë vendosur një mbi një, për lehtësim.

Normalizimi Normalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimi përfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave në strukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave, gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës me efikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave. Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjet specifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një "pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën e ardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi. Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazat relasionale të të dhënave.

29

Relacionet

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Forma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabela Urdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë një ekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do të përsëriteshin në rekordet tjera. Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose ti referohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Për shembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën e çelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës, kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhë rekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët. Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera. Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale (e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar), atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit. Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së të dhënave dhe tabelave përkatëse.

Llojet e relacioneve Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra: një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë. Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord. Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori). Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe nuk është e thënë të ketë vlerë unike. Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (∝). Fushat e çelësave primar janë të shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e

30

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet

huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të tabelës së dytë. Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar. Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale. Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumëme-shumë në dy relacione një-me-shumë.

Integriteti referencial Integriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion të drejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes, azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave. Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës së dytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind" (ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dhe Urdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kah konsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator. Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve të konsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atë konsumator. Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte: - nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston rekordi në tabelën "prind" - nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë - nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind" - nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytë Këto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave. Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuar kushtet vijuese: -

fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë unike 31

Relacionet

-

Avni Rexhepi - Microsoft Access

fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it.

Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave të integritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë të ketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër. Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar programi: Microsoft Office/Office/Samples).

Krijimi i bazës së të dhënave Dizajnimi i bazës së të dhënave Procesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari, duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informata të duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbi atë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës, në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnë opcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetës specifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme. Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dhe duhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhet treguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa forma dhe raporte të shtypura. Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa: 1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për të siguruar rezultatin. 2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave 3. Analizimi i fushave të secilës tabelë 4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta në një tabelë (çelësi primar). 5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet. 6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me shfrytëzuesit. 7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave. 8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.

32

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet

Në tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose "Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike".. Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndëtlëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet t'i kalojnë studentët dhe tabelën Fletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që në fakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këto dyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelat Studentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelën Fletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherë përmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime (një-meshumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë). Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje të kartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me të dhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me ç'rast për secilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili ka bërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuara të tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dy shembuj dhe tabelat e tyre.

33

Relacionet

34

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

TABELAT Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.

35

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Krijimi i tabelës përmes Table Wizard Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table Wizard). Në dritaren e bazës (fig. 3.1), me objektin (faqen) e zgjedhur Tables, mund të zgjedhni direkt Create table by using wizard (klikohet dy herë ose zgjedhet dhe pastaj shtypet tasti Open në shiritin e veglave), ose të shtypni tastin New, në shiritin e veglave.

Fig. 3.1 - Dritarja e bazes

Fig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database

- Open - Hapja e tabelës së zgjedhur - Design - Dizajnimi i tabelës - New - E re - Tabelë e re

Në rast se shtypet New, në ekran do të paraqitet dritarja e dialogut New Table, (fig. 3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard dhe pastaj të shtypni tastin OK. -Datasheet view - pamja tabelare -Design view - pamja në dizajn -Table wizard - magjistari për tabela -Import table - Importo tabelën -Link Table – Lidhe tabelën

Fig. 3.3 - Dialogu New Table Dritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhni nga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës së tabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën 36

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

e fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përkatëse. Në anën e djathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelën time të re). Zgjedhja e fushave bëhet përmes tasteve përkatëse. - Sample Tables shembuj tabelash ofron mundësinë e zgjedhjes së shablloneve të gatshme të tabelave për qëllime të ndryshme dhe pastaj, propozon fushat përkatëse në listën vijuese. - Sample Fields shembuj fushash paraqet listën e fushave të përshtatshme për llojin e zgjedhur të tabelës në fushën paraprake.

Fig. 3.4 - Table wizard

- Fields in My new table - fushat në tabelën time të re - paraqet listën e fushave të shtuara përmes tasteve vijuese: -

shto fushën e zgjedhur

-

shtoji të gjitha fushat e listës

-

largo fushën e zgjedhur

-

largo të gjitha fushat

Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhje Fushën e zgjedhur në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund ta riemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën…), që ndodhet nën listë. Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti (çelës primar-identifikatori unik për secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dhe Telefoni Mobil.

37

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancelanulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi i tabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mund të lëvizni para/prapa sipas nevojës. Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) magjistari ofron zgjedhjen e emrit për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e përcaktimit të fushës që do të jetë çelës primar: Do you want the wizard to set a primary key for you? (A dëshironi që magjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).

Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i çelësit primar.

Fig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së dhënies së vlerave të tij.

Nëse zgjedhim: Yes, set a primary key for me - Po, përcakto çelësin primar për mua, atëhere magjistari e shton një fushë të re me numërim automatik për dhënie të vlerave unike dhe vazhdon me hapin si në fig. 3.6c. Nëse zgjedhim: No, I'll set the primary key - Jo, unë do të përcaktoj çelësim primar - atëherë në hapin e ardhshëm (fig. 3.6b) magjistari pyet për fushën që do të përcaktohet si çelës primar. Prej listës zgjedhim fushën për çelës primar (IDKontakti). Pastaj prej opcioneve të ofruara, zgjedhim tipin e të dhënave që do të përmbajë çelësi primar. - Consecutive numbers Microsoft Access assigns automaticaly to new records - Numrat e njëpasnjëshëm që Accessi i përcakton automatikisht për rekordet e reja - Numbers I enter when I add new records - numrat që i përcaktoj vet kur të shtoj rekordet e reja.

- Numbers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.

38

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet e mundshme me tabelat që ekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.6.c) dhe llojin e relacionit (fig. 3.6.d) Mundësia e zgjedhjes së tabelës me të cilën tabela e re që krijohet do të jetë e lidhur përmes një relacioni, i cili përcaktohet në faqen që hapet, ofrohet nëse shtypet tasti Relationships…- Relacionet… Si shihet, në fillim për tabelat ekzistuese thuhet se nuk janë në relacion (not related to…) Nëse për tabelën në listë shtypim tastin Relationships… për të Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me përcaktuar relacionin me të, kalohet tabelat ekzistuese. në hapin vijues (fig. 3.6d), përndryshe kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 3.6e) Zgjedhim mënyrën se si është e ndërlidhur tabela e re "Tabela e kontakteve" në relacion me tabelën e zgjedhur: - The tables aren't related - tabelat nuk janë në relacion. - One record in the "X" will match many records in the "Y" table. - Një rekord nga tabela e re (X) me shumë rekorde në tabelën ekzistuese (Y), (një me shumë) Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit. - One record in the "Y" table will match many records in the "X" table - Një rekord nga tabela ekzistuese (Y) me shumë rekorde në tabelën e re (X), (shumë me një). Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj me Next, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vet magjistari "That's all the information the wizard needs to create your table" - Këto janë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar tabelën tuaj të re. Këtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listën me tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet: 39

Tabelat

Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit të tabelës dhe përfundimi me Finish.

Avni Rexhepi - Microsoft Access

- Modify the table design - Modifiko dizajnin e tabelës - nëse zgjedhet ky opcion pasi të shtypet Finish, Accessi kalon në dritaren për modifikim të dizajnit të tabelës, fig (3.7). - Enter data directly into the table Inserto të dhënat direkt në tabelë. Në këtë rast pas shtypjes së Finish, Accessi hap dritaren e tabelës së krijuar dhe mundëson futjen e të dhënave në të (fig. 3.8)

- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast Accessi do të formojë një formë-formularë të përshtatshëm për futjen e të dhënave, i cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9) Në modin e dizajnimit, mund të bëjmë ndryshime në dizajnin e tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e vlerave për secilën fushë, numrin e karaktereve, etj. Dizajnimi i tabelave, do të shpjegohet detajisht, në pjesën për dizajnimin e tabelave.

Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës

Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për përdorim.

40

Në rastin se zgjedhim opcionin e futjes direkte të të dhënave në tabela, aktivizohet tabela dhe mundësohet direkt mbushja e tabelës me të dhëna. Siç shihet, fusha e parë, e përcaktuar si çelës primar me vlera automatike, do të merr vlerat automatikisht, kurse shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për fushat tjera.

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave në tabelë, e krijuar prejAccessit.

Tabelat

Nëse zgjedhet opcioni për mbushjen e tabelës përmes formës që e krijon Accessi, atëhere do të krijohet forma si në figurë. Edhe këtu shihet, se fusha IDKontakti, e përcaktuar si çelës primar, do të merr vlerat automatike, të cilat i përcakton Accessi.

Nëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help on working with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programi ofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur. Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqiten probleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmes maskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin e tabelave.

41

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View Tabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data në dritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave e pastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11). Nëse zgjedhet Create table by entering data dhe pastaj shtypet Open në shiritin e veglave, ose klikohet dy herë Create Table by entering data, krijohet tabela e re, ne të cilën futen të dhënat në mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e tabelës, si në fig. 3.12.

Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës Nëse në shiritin e veglave në dritaren e bazës është shtypur tasti New, paraqitet dritarja New Table, në të cilën zgjedhim Datasheet View dhe OK. Edhe në këtë rast hapet dritarja e re e tabelës së gatshme për mbushje më të dhëna (fig. 3.12). Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re. Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave e cila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig. 3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10 (Fusha1…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet të përcaktojmë emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitet nevoja.

42

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View. Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën, duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për t'u ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më shpejt edhe si në vijim:

Fig. 3.13 - Menya Format

Fig. 3.14 - Emri i kolonës

Për të përcaktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i cili përgatitet për t'u ndryshuar (fig. 3.14) përmes tastierës.

43

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig. 3.15), në të cilën pastaj zgjedhim Rename ColumnRiemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e fushës për t'u ndryshuar, si në fig. 3.14.

Fig. 3.15 - Riemërtimi Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tepërta . Për të fshirë kolonën në tabelë, duhet vepruar si vijon: Zgjedhim kolonën duke klikuar në titullin e saj, dhe pastaj prej menysë Edit zgjedhim nënmenynë Delete Column.Njësoj do të veprojmë me të gjitha kolonat e mbetura. Në rastin tonë, do të krijojmë tabelën e njëjtë, me tabelën "Tabela e kontakteve", që e krijuam më herët përmes magjistarit, me fushat: IDKontakti, Emri, Mbiemri, Vendi dhe Telefoni Mobil. Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit.

Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e shpejtë.

44

Fshirjen mund ta bëjmë edhe duke klikuar në titullin e kolonës me tastin e djathë të mausit dhe pastaj në menynë e kontekstit (që njihet edhe si meny e shpejtë), e cila do të hapet, zgjedhim Delete Column fshije kolonën. Edhe nëse nuk i fshijmë fare kolonat dhe rreshtat e tepërt, në mënyrën e treguar, pasi të ruhet tabela, Accessi automatikisht i largon ato.

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Tabela tani është e gatshme për pranimin e të dhënave dhe menjëherë mund të fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë. Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimin e numrit të kolonave, dhe eventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën normalisht mund ta bëjmë edhe më vonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bëhet përmes menysë: File-Save, ose duke shtypur tastin Save në shiritin e veglave. Mundemi edhe të mbyllim dritaren e tabelës me tastin Close , me ç'rast në ekran do të paraqitet dialogu me pyetjen se a dëshirojmë të ruajmë tabelën e krijuar:

Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës.

Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës.

- Yes - Po, dhe kalohet në emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.) - No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk ruhet fare. - Cancel - anulohet veprimi dhe kthehet përsëri dritarja me tabelën e hapur. Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e cila pyet për emrin e tabelës, duke propozuar fillimisht emrin Table1. Emërtojmë tabelën me emrin (Tabela e kontakteve - datasheet) dhe shtypim OK.

Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja: - There is no primary key defined Nuk është definuar çelësi primar. Vërejtja tregon se edhe pse nuk është e domosdoshme megjithatë Fig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar. rekomandohet të definohet çelësi primar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera. Pyetja e parashturar është: Do you want to create a primary key now? - A dëshironi të krijoni tash çelësin primar? Kemi mundësi të zgjedhim: - Yes - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar shton një fushë të re, me emrin ID. - No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të definuar si çelës primar, mirëpo atë mund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës. - Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në dritaren e tabelës përsëri. Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më vonë do të shohim se si përcakotohet çelësi primar, në modin e dizajnimit. 45

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tani në dritaren e bazës shihet edhe tabela e krijuar "Tabela e kontakteve-datasheet" të cilën mund ta hapim duke e klikuar dy here ose e zgjedhim tabelën dhe shtypim tastin Open në shiritin e veglave. Tabela e hapur duket si në fig. 3.22 dhe është e gatshme për pranimin e të dhënave.

Fig. 3.21 - Hapja e tabelës së krijuar. Pra, tabela e krijuar tani është e gatshme për vendosjen e të dhënave, pa kufizime lidhur me formatin e të dhënave, sepse Fig. 3.22 - Tabela e krijuar me Accessi në këtë rast ua përcakton Datasheet View. formatin standard të gjitha fushave, varësisht prej asaj se çfarë tipi kanë qenë të dhënat që janë shkruar në tabelë, gjatë formimit të saj. Nuk do të ketë kufizime në rastin e dhënies së numrave të telefonit, sikur në rastin e krijimit të tabelës përmes magjistarit. Lidhur me këtë më detajisht, do të mësojmë në pjesën e dizajnimit të tabelave dhe formatit të të dhënave.

46

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Mbushja e tabelës Mbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjta me ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy) gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy/ /Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me ç'rast teksti i zgjedhur kopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prej memorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori. - Cut,

- Copy dhe

- Paste.

Nëse në një fushë dëshirohet të vendoset vlera e njëjtë me atë të rekordit paraprak, atëherë ajo mund të shtypet automatikisht përmes shkurtesës: Ctrl+' ( Ctrl dhe apostrofi, pra mbahet shtypur Ctrl dhe shtypet apostrofi). Nëse në ndonjë fushë duhet dhënë datën momenetale, atëherë mund të shtypet Ctrl+; (Ctrl dhe pikëpresje).

Dizajnimi i tabelës Tabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret për krijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara me parë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view. Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq është përcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherë fillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit. Për të filluar krijimin e tabelës në modin e dizajnit, në dritaren e bazës zgjedhim Create table in design view, (fig. 3.23) ose në shiritin e veglave shtypim New, e pastaj prej dritares së hapur, zgjedhim Design View (fig 3.24).

Fig. 3.23 - Krijimi i tabelës përmes dizajnimit

47

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Fig. 3.24 - Krijimi i tabels së re në Design View.

Nëse ne shiritin e veglave shtypet New, hapet dritarja, si në fig. 3.24, në të cilën pastaj zgjedhet opcioni Design View, dhe hapet dritarja për dizajnimin e tabelës (fig. 3.25), duke filluar prej tabelës së zbrazët, të cilës duhet t'ia dizajnojmë strukturën. Pra, përcaktojmë numrin e fushave, emrat e tyre, tipin e tyre, etj.

Preferohet të fillohet krijimi i tabelës së re përmes dizajnimit, sepse kështu shfrytëzuesi e kontrollon më mirë situatën, duke përcaktuar vet detajet lidhur me emrin e fushave, tipin e tyre, formatin e tyre, etj.

Fig. 3.25 - Dizajnimi i tabelës së re. Në dritaren e dizajnimit kemi pjesën e epërme me fushat: Field Name-Emri i fushës Data Type-Tipi i të dhënave Description-Përshkrimi

48

Zgjedhet emri i fushës përkatëse të tabelës Përcaktohet tipi i vlerave që do të ruhen në atë fushë Përshkruhet fusha, ashtu që kur punohet në tabelë, në shiritin e statusit të dritares paraqitet ky përshkrim.

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Në pjesën e poshtme të dritares, ndodhet pjesa Field Properties-Tiparet e fushës, (karakteristikat - vetitë e fushës), në të cilën përcaktohen tiparet e fushave. Kur hapet dritarja e dizajnimit, paraqitet edhe shiriti i veglave për dizajnim (fig. 3.26). Print Preview SpellPrint ing

Save View

Delete Build New Object Paste Undo Indexes Rows Format Primary Insert ProperDatabase Copy Painter Key Rows ties Window Help

Cut

Fig. 3.26 - Shiriti i veglave - Design Table. Emrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe pas emërtimit të fushës, pasi të shtypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaktohet tipi i të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë: Text - Teksti është tipi më i shpeshtë i të dhënave dhe mund të përmbajë kombinimin e deri në 255 karaktereve dhe/ose shifrave. Mund të përdoret edhe për ruajtjen e të dhënave të kombinuara me shkronja dhe numra, si adresat. Edhe në rastet kur fusha përmbanë vetëm shifra, për të cilat nuk pritet të hyjnë në ndonjë shprehje për llogaritje, më mirë është të definohen si tekst. P.sh., numri i telefonit, kodi postal, etj të cilat zakonisht përmbajnë edhe ndonjë vizë, ose zbrazëtirë e cila nuk është pjesë e numrit. Gjithashtu, me to nuk do të bëhet asnjë llogaritje, prandaj më efikase është të deklarohen si Text. Mirëpo nëse planifikohet që fusha të përdoret si fushë e sortuar, atëherë më mirë është të deklarohet si vlerë numerike, sepse kur sortohen shifrat e tipit tekst, atëhere Accessi numrat 9, 47, 170 do ti rradhiste me renditje të kundërt: 170, 47, 9, sepse sortimi bëhet sipas shifrës së parë! Accessi automatikisht i ndanë 50 karaktere pwr tiparin Filed Size, për tipin Text, vlerë të cilën mund ta zvogëloni deri në 1 ose ta rritni deri në 255. Memo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteve të gjata, të cilat nuk mund të ruhen si të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoret për përshkrime dhe komente për fushat tjera. Number - Numër, përdoret kur vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhen llogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është të përdoret tipi Currency-Valutë. Currency - Valutë, përdoret për ruajtjen e vlerave të parave, si p.sh., çmimet. Ka shumë mundësi të paraqitjes dhe precizitete të ndryshme. Preciziteti është deri në 15 shifra, e mund të paraqiten edhe vlerat negative. Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikisht u ndahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrimit p.sh, 49

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

sepse numrohen edhe rekordet me vlerë 0. Për të evituar komplikimet, duhet larguar vlera në tiparin Default Value - Vlera standarde (e nënkuptuar). AutoNumber - Numrim automatik (Vetnumrim). Accessi garanton që për secilin rekord do të përdoret numër unik, i cili pastaj mund të përdoret si çelës primar. Janë në dispozicion dy tipe: Long Integer - Numër i plotë i gjatë, dhe Replication ID. Për numra e plotë, mund të zgjedhet renditja me rritje për një ose me vlera të rastit. Date/Time - Date/Kohë përdoret për ruajtjen e datave. Mundëson sortime në intervale kohore dhe llogaritjen e distancave kohore. Ka në dispozicion disa forma të paraqitjes së datës dhe kohës. Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) për qëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False. Paraqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj. OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetër në tabelën tuaj, mund të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren të dhënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose të dhëna të tjera binare. Hyperlink - Hiperlinku përdoret për ruajtjen e hiperlink adresës për kalim në ndonjë lokacion tjetër, ose për lidhje në internet. Hiperlink mund të përbëhet prej më së shumti 4 pjesëve, të ndara me #. - Teksti që paraqitet - nëse dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend të adresës së plotë të hiperlinkut - Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming Convention) - Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit - Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të. Kërkohet patjetër vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në bazën aktuale të Accessit. Pjesët tjera janë opcionale. Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numër të kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që të krijohet lista dhe t'i bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjë tabelë ose pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlera përkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.

50

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Përcaktimi i tipareve të fushës Tiparet e fushës (karakteristikat-vetitë) përcaktojnë se si do të ruhet vlera në fushë dhe si do të paraqitet ajo. Accessi i përcakton tiparet e predefinuara për secilën fushë. Këto tipare mund t'i pranoni pa bërë ndryshime ose mund t'i ndryshoni sipas dëshirës. Shumica e tipareve janë përcaktuar për tipin Text. Varësisht prej tipit të zgjedhur, paraqiten tiparet përkatëse të cilat vlejnë për atë tip dhe mund të ndryshohen ose të pranohen ashtu si i definon Accessi paraprakisht. Kemi tiparet e përgjithshme - General, dhe ato LookUp, (LookUp mundëson kërkimin prej listës ose tabelës tjetër). Tiparet që paraqiten janë: Tipari Filed Size Format

Input Mask Caption Default Value Validation Rule Validation text Required Allow Zero Length Indexed Unicode Compression

Efekti Përcakton numrin maksimal të karaktereve që mund të vendosen në një fushë. Vlera e predefinuar është 50. Përcakton si do të paraqitet vlera, për shembull, me shkronja të mëdha, të vogla etj. Për tekst nuk është i predefinuar formati i paraqitjes. Paraqet shabllonin të cilin duhet ta plotësojë vlera, si numri i telefonit, kodi postal, për qëllime standardizimi etj., ose i shton një karakter fushës, nëse deshironi. Nuk ka vlerë të predefinuar. Paraqet emrin-etiketën e cila ndryshon prej emrit në tabelë, formë ose raport. Nuk është e predefinuar. Automatikisht vendoset vlera e treguar në këtë fushë. Për Text nuk është e predefinuar. (Për Number dhe Currency: Vlera = 0) Përckaton shprehjen me të cilën verifikohet validiteti (vlefshmëria) e të dhënave. Nuk është e predefinuar. Nëse nuk është e zbrazët, është njësoj si të aktivizohet tipari Required. Përcakton tekstin që do të paraqitet si vërejtje nëse vlera e shënuar në fushë nuk e plotëson kushtin e verifikimit të validitetit. Nuk është e predefinuar. Përcakton a mund të mbetet fusha e zbrazët. E predefinuar si NoJo. (Lejo gjatësi zero) Bën dallim mes fushës së zbrazët dhe asaj që përmbanë string të zbrazët. Ndihmon kur nuk ekziston vlera, p.sh., numri i faksit. E predefinuar si No-Jo. Indekson tabelën sipas fushës. E predefinuar si No-Jo. Mundëson kompresimin e të dhënave të ruajtura në formatin Unicode, për të shpenzuar më pak hapësirë. E predefinuar si YesPo.

51

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Nëse dëshironi, edhe gjatë përcaktimit të fushës dhe tipareve të fushës, në dritaren për dizajnim të tabelës, kur pozicionoheni në Field Name-Emri i fushës, mund të shfrytëzohet ndihma e programit(Access Field Builder), të cilën e aktivizojmë përmes tastit Build nga shiriti i veglave. Me këtë rast aktivizohet përsëri magjistari për ndihmë (fig. 3.27), i cili përmbanë të njëjtat opcione si Table Wizard (magjistari për tabela). Fushat janë të predefinuara dhe kanë: emrin, tipin e të dhënave dhe tiparet tjera, të cilat mund t'i ndryshoni sipas nevojës. Prej listës së shablloneve të tabelave (Sample Tables) zgjedhet shablloni i fushës (Sample Field). Janë dy kategori tabelash (Business dhe Personal). Pas zgjedhjes shtypet OK dhe fusha përkatëse do të marrë emrin dhe tiparet e predefinuara. Fig. 3.27 - Access Field Builder

Zgjedhja e madhësisë së fushës Madhësia e vlerave të tipit Text, është e predefinuar si 50, mirëpo fushave si emri, numri postal, telefonik, etj., të cilët kanë vetëm nga disa karaktere nuk u nevojitet madhësia 50. Madhësia mund të ndryshohet me dhënien e vlerës së re. Arsye tjetër është edhe evitimi i gabimeve gjatë futjes së të dhënave në tabelë, me ç'rast kufizohet numri i karaktereve që mund të shtypen. Pra, nëse zgjedhet madhësia e fushës 5, do të thotë se në atë fushë mund të shtypen vetëm tekstet me gjatësi deri në 5 karaktere. Madhësia e fushave numerike - tipi Number, përcaktohet duke zgjedhur tipin e jo numrin e karaktereve. Opcionet që ofrohen janë: Byte Integer Long Integer Single Double Replication ID Decimal 52

Bajt, përdoret për vlerat e plota pozitive prej 1 deri në 255. Numër i plotë (integjer), pozitiv e negativ ndërmjet: -32768 dhe +32767. Integjer i gjatë, për ruajtjen e vlerave të plota shumë të mëdha, ndërmjet afër: -2 bilion deri +2 bilion. Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme, të formatit IEEE Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme me precizitet të dyfishtë, të formatit IEEE Përdoret për ruajten e numrave unik (Globally Unique Identifier - GUID) Mundëson kontrollimin e vlerave numerike përmes tipareve

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

precision dhe scale.

Fusha e tipit AutoNumber është e kufizuar në vlerat Long Integer dhe Replication ID. Preferohet të ruhet hapësira në disk, me ndërrimin e madhësisë së vlerave numerike, ashtu që p.sh., kur e dini se në një fushë do të ruhen vlera të vogla atëherë zgjedhni Byte. Kur janë në pyetje tabelat e mëdha, rezultatet janë të dukshme në aspekt të kursimit të hapësirës në disk. Me ndërrimin e madhësisë së vlerës numerike ndryshohet vetëm mënyra e ruajtjes, por jo edhe mënyra e paraqitjes së numrave. Ndryshimi i formës së paraqitjes bëhet me ndryshimin e tiparit Format.

Formatizimi i të dhënave Tipari Format, përdoret për përcaktimin e mënyrës së shfaqjes së vlerës, por nuk ka kurrfar ndikimi në mënyrën se si ruhet vlera, as nuk mund të përdoret për verifikimin e vlerave të shtypura. Me këtë tipar mund të sigurohet paraqitje e standardizuar e të dhënave ashtu që të gjitha të dhënat në një fushë të duken njësoj, pa marrë parasysh se si janë shtypur kur janë futur vlerat në tabelë. Për shembull, mund të kërkohet që të gjitha të dhënat të shfaqen me shkronja të mëdha, ose datat të tregojnë vitin me vetëm dy shifra. Ekzistojnë formatet e predefinuara, por edhe shfrytëzuesi mund të krijojë formate të reja sipas dëshirës. Ndërrimet që bëhen në tiparin format, si edhe në formatet tjera, në pamjen e dizajnit - Design View, aplikojnë formatin në pamjen tabelare - Datasheet View, pra kur tabela hapet për përdorim. Në tabelën në vijim janë përshkruar sibolet e zakonshme të formatizimit, që mund të përdoren për çdo tip të të dhënave. Simboli ! (hapsira) "xyz" * \

[ngjyra]

Efekti Futja e karaktereve nga e majta në të djathtë në vend se nga e djathta në të majtë, rreshtimi majtas Hapsira futet si karakter (literal) kur shtypet tasti Spacebar Paraqiten katakteret ose simbolet brenda thojzave Zbrastira (Hapsira) plotësohet me simbolin që pason Tregon se karakteri pas shenjës trajtohet si literal. Zakonisht përdoret për simbole ose karaktere të rezervuara. Të dhënat i paraqet me ngjyrën e zgjedhur brenda kllapave. Mund të përdoret: Black (e zezë), blue (e kaltër), red (e kuqe), green (e gjelbër), yellow ( e verdhë), cyan (cian), magenta (magjenta) dhe white (e bardhë).

Duhet pasur kujdes, që së pari vendoset simboli i parë !, e pastaj shihet efekti, kur rreshtimi bëhet nga e majta pra, përndryshe s'vërehet. Simbolet tjera të formatizimit vlejnë vetëm për tipe të veçanta të të dhënave, si do të shihet në vijim. 53

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Ja disa shembuj: (madhësia e fushës 8) Formati ! !"Z/Znj. " !*+ ![red] @\!

Shtypet: Abcd Albi Albi Dita Po

Paraqitet si: Abcd Z/Znj. Albi +++++++Albi Dita (ngjyre te kuqe) Po!

Text dhe Memo Për text dhe memo përdoren vlera të njëjta për formatizim, ku disa janë për një karakter të vetëm e disa për krejt fushën. Në tabelën në vijim janë dhënë disa opcione që përdoren për text dhe memo. Simboli @ & < >

Efekti Tregon se duhet shtypur karakter ose zbrazëtirë Tregon se karakteri ose hapsira janë opcionale Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të vogla Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të mëdha

Ja disa shembuj të efektit të Format: Formati @@@-@@-@@@@ @@@@@@@@@

>

<

@;"Dita"

Shtypet: 123456789 123-45-6789 123456789 prishtina PRISHTINA Prishtina prishtina PRISHTINA Prishtina Dielli (zbrastira)

Paraqitet si: 123-45-6789 123-45-6789 123456789 PRISHTINA PRISHTINA PRISHTINA prishtina prishtina prishtina Dielli Dita

Kur të bëhet ndryshimi në format, efekti vërehet në tabelë gjatë mbushjes me vlera të reja, por edhe nëse ka pasur vlera në tabelë, pas ndërrimit të formatit, të gjitha vlerat në atë fushë do të ndërrohen sipas formatit të ri. Ndryshimi do të aplikohet edhe në format dhe raportet që i përdorin ato të dhëna.

54

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Number dhe Currency Tipet Number dhe Currency mund të formatizohen sipas vlerave të predefinuara të Accessit ose mund të krijoni formate të reja sipas dëshirës, duke përdorur karakteret speciale për formatizim. Formati i tipit Currency automatikisht përcaktohet si Currency, por mund ta ndërroni. Në tabelën në vijim tregohen formatet e predefinuara për tipet Number, AutoNumber dhe Currency: Opcioni General Number Currency

Fixed Standard Percent Scientific

Efekti Numrat paraqiten ashtu si shtypen. Opcioni i predefinuar për tipin Number. Numrat paraqiten me simbolin e valutës dhe simbolin për ndarjen e mijësheve (si: 12,000.00). Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Opcioni i predefinuar për tipin Currency Paraqitet së paku një shifër. Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Paraqitet presja për mijeshet (çdo tri shifra). Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Përqindja. Paraqet vlerat të shumëzuara me 100 dhe me simbolin %. Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Shkencor. Përdoret për përshkrimin me bazë dhe eksponent. Si p.sh., 235 paraqitet si 2.35E+02

Verejtje: Kur zgjedhet formati Percent për fushat numerike (Number), duhet ndërruar Filed Size prej vlerës së predefinuar Long Integer në Single, sepse përndryshe paraqitet vetëm pjesa e plotë, e jo edhe shifrat pas presjes dhjetore. P.sh, nëse shtypni 1 paraqitet si 100%, por edhe për 1.25 prap do të duket 100%.

Simbolet që përdoren për formatizim: Simboli . (pika) , (presja) 0 # $ %

Efekti Tregon se pika decimale i ndanë pjesët e numri Ndarësi i mijësheve Pozita për shifër. Paraqitet shifra nëse ekziston, nëse jo paraqitet 0. Pozita për shifër. Paraqitet shifra, nëse ekziston. Paraqitet shenja e dollarit. Vlera shumëzohet me 100 dhe i shtohet shenja %

55

Tabelat

E- ose eE+ ose e+

Avni Rexhepi - Microsoft Access Paraqitet në formatin teknik me eksponent. Shenja minus përdoret për numrat negativ, kurse për eksponent pozitiv nuk paraqitet plusi. Njësoj, vetëm se edhe për eksponent pozitiv paraqitet shenja plus.

Verejtje: Fushave të tipit Currency dhe Number, automatikisht u ndahet vlera 0. Kjo mund të shkaktojë probleme nëse planifikohet numërimi i rekordeve që kanë vlerë në fushë, për arsye se edhe zeroja konsiderohet si vlerë dhe do të numrohet. Për të evituar këtë problem duhet larguar vlerën prej tiparit Default Value.

Formati i tipeve Currency dhe Number përbëhet prej 4 pjesëve, të cilat janë të ndara me pikëpresje. Secila pjesë është për tip të ndryshëm të vlerave: - pjesa e parë përcakton formatin e numrave pozitiv - pjesa e dytë përcakton formatin e numrave negativ - pjesa e tretë përcakton formatin kur vlera është zero - pjesa e katërt përckaton formatin kur vlera është NULL (NULL - që s'ekziston fare, d.m.th pa definuar, pa shtypur fare vlera) Për shembull, nëse formati definohet si vijon: $#,##0.00[green]; (@#,##0.00)[blue]; "Zero";"E panjohur" atëhere vlerat pozitive do të paraqiten me ngjyre të gjelbërt, ato negative me të kaltërt, fjala zero për vlerën zero, kurse fjala "E panjohur" për Null. Date/Time Për të dhënat e tipit Date/Time ekzistojnë shtatë formate të predefinuara, si dhe simbole që mund t'i përdorni për të krijuar formatet sipas dëshirës. Opcioni General date

Long Date

Medium Date

56

Efekti (E predefinuar) Kombinim i datës së shkurtër dhe orës në formë të gjatë. Nëse ndonjëra mungon paraqitet vetëm tjetra. Shembuj: 5/21/01 3:30:00 PM (US) ose 21/05/01 15:30:00 (UK) Data në formatin e gjatë, sipas vlerave regjionale të zgjedhura në Windows (Control Panel-Regional Settings). Shembuj: Tuesday, May 21, 2001 (US) Tuesday, 21 May, 2001 (UK) 1-Dec-01

Avni Rexhepi - Microsoft Access Short Date

Long Time Medium Time Short Time

Tabelat

Data në formatin e shkurtër: (Sipas parametrave regjional). Shembuj: 5/21/01 (US) ose 21/05/01 (UK) Formati i gjatë i kohës: 3:30:00 PM Formati i mesëm i kohës: 3:30 PM Formati i shkurtër i kohës: 15:30

Duke përdorur karakteret për formatizim: d,(date, day-data, dita), m (month-muaji) dhe y (year-viti) për datë dhe h-(hour-ora) n-(në vend të m për minuta, për të mos përzier me m-për muaj) dhe s-(seconds-sekonda). Pastaj, mund të përdoret edhe qpër kuartetin e vitit, w-për ditën e javës, dhe ww-për javën e vitit. Varësisht prej numrit të shkronjave paraqitja dallon; P.sh për datë: d-data me një shifër nëse është deri në 9, dd-si 01 deri në 09, dhe ddd - emri i ditës në formë të shkurtë (Mon, Tue…) ose dddd (emri i plotë i ditës: Monday,…) Për shembull: Formati ddd","mmm d","yy dddd","mmmm d","yyyy h:n:s AM "Today is "dddd" "in week number " ww"."

Paraqitet si: Thu, Jan, 15, 89 Thursday, January 15, 1998 9:15:35 AM Today is Thursday in week number 21.

Yes/No Accessi automatikisht paraqet kontrollën për vërtetim (check box) kur zgjedhet tipi i të dhënave Yes/No. Të gjitha formatizimet injorohen për këtë tip të të dhënave. Në vend të formës grafike mund të zgjidhen edhe ato tekstuale. Ekzistojnë tri formate të predefinuara: Yes/No, On/Off dhe True/False. Për të zgjedhur njërin prej tyre duhet kryer këto veprime gjatë dizajnimit të saj: 1. Zgjedhet fusha Yes/No 2. Klikohet në faqen LookUp në pjesën Field Properties 3. Zgjedhet Textbox në listën Display Control 4. Ktheheni në faqen General dhe zgjedhet formati i dëshiruar. Formati i shfrytezuesit i ka tri pjesë të ndara me pikëpresje. Pjesa e parë nuk përdoret, por duhet shtypur patjetër pikëpresjen para pjesës së dytë. Pjesa e dytë dhe tretë përcaktojnë çka do të paraqitet për Yes dhe No, respektivisht. P.sh., formati vijues: ;"Po, gjithsesi!"[green];"Jo, kurrë!"[red] si rezultat jep: Po, gjithsesi! - me ngjyrë të gjelbërt për Yes-Po dhe Jo, kurrë! - me ngjyrë të kuqe, për No-Jo. 57

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Përcaktimi i numrit të shifrave decimale Tiparet Field Size (madhësia e fushës), Precision (preciziteti), Scale (shkalla) dhe Decimal Places (pozitat decimale), janë të ndërlidhura. Tipari Field Size përcakton a do të ruhet numri si i plotë, thysë apo përcaktohet preciziteti. Kur Field Size është decimal, atëherë përcaktohen vlerat tjera. Precision (preciziteti) përdoret për të kufizuar numrin e shifrave të vlefshme. Caktohet mes 0 e 28, e predefinuar 18. Scale për kufizimin e shifrave të vlefshme që mund të shtypen pas presjes dhjetore. Caktohet mes 0 dhe 28, e predefinuar 0. Tipari Format shton karaktere, si p.sh shenja $ ose presja (,) për ndarjen e mijësheve. Decimal Places përcakton sa shifra paraqiten pas presjes dhjetore në fushat e tipit number dhe currency. E predefinuar Auto, që do të thotë vetvetiu përcaktohet varësisht prej vlerës. Nëse vlera është definuar si Integer ose Long Integer, atëherë s'paraqiten fare pozitat pas presjes decimale, pra vlera rrumbullaksohet në numër të plotë. Titulli/Përshkrimi Nëse dëshironi që për shfrytëzuesit e bazës së të dhënave, në tabelën e hapur, titujt e fushave të përshkruhen me emra më të kuptueshëm, atëherë mund të përdoret tipari Caption-Titulli (përshkrimi), me të cilin ndërrohet emri i kolonës kur tabela hapet për përdorim (në pamjen tabelare-datasheet). Përshkrimi mund të jetë deri në 255 karaktere (shkronja, shifra, karaktere speciale, hapsirë). Përshkrimi do të paraqitet edhe në objektet tjera të bazës, pytës, forma, raporte. Emri i fushës përsëri mbetet i njëjtë, vetëm përshkrimi ndërrohet.

Përcaktimi i çelësit primar Në sistemin e bazave realcionale është shumë me rëndësi grumbullimi dhe gjetja e të dhënave të ndërlidhura të cilat ndodhen në tabela. Për të arritur këtë, secili rekord duhet të jetë i veçantë (unik) në një mënyrë. Fusha, ose fushat, që përmbajnë vlerën unike paraqesin çelësin primar. Accessi nuk lejon dy ose më shumë vlera të njëjta në fushat e çelësit primar, as vlerë Null në çelësin primar. Në fushën e çelësit duhet të ekzistojë vlerë valide unike. Nëse jeni të sigurtë se në tabelën tuaj ekziston një fushë që nuk do të përmbajë duplikate (vlera të njëjta) mund ta përdorni si çelës primar. P.sh, në një tabelë me të dhëna për studentët, numri i indeksit do të ishte shumë i përshtatshëm. Për ta përcaktuar çelësin primar, në modin e dizajnimit klikoni në fushën që do të zgjedhet si çelës primar dhe pastaj mundeni në njërën prej tri mënyrave vijuese:

58

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

- Kliko kontrollën Primary Key në shiritin e veglave - Zgjedhni prej menysë: Edit-Primary Key - Kikoni tastin e djathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe zgjedhni Primary Key në të. Verejtje: Nëse dëshironi të përcaktoni një fushë si çelës primar, pas mbushjes së tabelës me të dhëna, kurse në të ekzistojnë disa vlera të njëjta, atëherë Accessi nuk lejon që të vendosni çelësin primar. Për të eliminuar problemin ekziston mundësia e gjetjes dhe eleminimit të duplikateve përmes pyetësit Find Duplicates (pyetësit do të shpjegohen më vonë).

Për të zgjedhur çelësin primar, në më shumë fusha, për shembull nëse në një tabelë me emrat e klientëve dëshironi të zgjedhni si çelës fushën Emri, atëherë s'mjafton sepse mund të jenë dy klinetë me emër të njëjtë. Atëherë mund të zgjedhen dy fusha: Emri dhe Mbiemri, ose tri: Emri, Iniciali i prindit dhe Mbiemri, për të siguruar vlerat unike për çelësin.

Fig. 3.28 - Çelësi primar në më shumë fusha

Për të caktuar çelësin primar në dy fusha të njëpasnjëshme mbani shtypur Shift dhe klikoni fushat përkatëse, kurse për fushat që nuk janë një pas një, duhet të mbahet shtypur Ctrl e pastaj të klikohen fushat përkatëse. Pasi të zgjedhen fushat, atëherë në njërën prej mënyrave të lartpërmendura zgjedhet çelësi primar.

Çelësi primar në më shumë fusha është trashëguar prej kohës kur Accessi nuk e kishte në përdorim tipin AutoNumber. Kryesisht përdorej në tabelën lidhëse ndërmjetësuse për të siguruar lidhjen e dy tabelave në relacionin shumë-me-shumë. Tani, në vend se të përdoret çelësi primar në më shumë fusha perferohet që të shtohet një fushë e tipit AutoNumber dhe Accessi do të përkujdeset që secila fushë të ketë vlerë unike. Përcaktimi i çelësit primar prej Accessit Fusha e tipit AutoNumber është mjet i Accessit me të cilin garantohet uniciteti i rekordeve në tabelë. Zgjedhja e fushës AutoNumber është mënyra më e lehtë e përcaktimit të çelësit primar. Nuk ka nevojë të brengoseni fare për futjen e rastësishme të dy vlerave të njëjta në fushën e çelësit primar. Kur numri të gjenerohet njëherë, ai më nuk mund të ndërrohet, as të largohet. Për fushën e tipit AutoNumber mund të zgjedhni që numrat të gjenerohen duke u rritur për një, si numra të rastit, ose si Replication ID numra të cilët njihen si GUID (Globaly Unique Identifiers). Nëse zgjedhen numrat e rastit, Accessi përdorë gjeneratorin e numrave të rastit për përcaktimin e vlerës. Replication ID numrat 59

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

kryesisht përdoren për identifikim unik dhe sinkronizim të replikave të bazave të të dhënave. Kur të përfundohet krijimi i tabelës, përmes magjistarit për tabelë pa përcaktuar çelësin primar, ose në modin e dizajnimit pa e përcaktuar çelësin primar, atëherë Accessi do të paraqesë vërejtjen se nuk është përcaktuar çelësi primar dhe do të pyes "a doni që Accessi të përcaktoj çelësin primar për ju". Nëse përgjigjeni me Yes-Po, atëherë Accessi e zgjedh si çelës primar fushën e tipit AutoNumber nëse ekziston në tabelë ose e krijon një fushë të re të tipit AutoNumber dhe atë e përcakton si çelës primar. Nëse përgjigjeni negativisht, atëherë tabela s'do të ketë çelës primar. Indeksi Indeksi është element që i ndihmon Accessit në gjetjen dhe sortimin e shpejtë të të dhënave, njësoj si indeksi i librit që u ndihmon lexusve gjetjen e temave të caktuara në libër. Indeksi përmbanë një tregues në pozitën e të dhënës, jo në vet vlerën e saj. Çelësi primar i tabelës indeksohet automatikisht, kështu që tani shqyrtohet mundësia e indeksimit të fushave tjera. Indeksi mund të përcaktohet në një ose më shumë fusha. Si fusha për indeksim duhet zgjedhur ato që do të përdoren si kritere për kërkimin e rekordeve, ose ato sipas të cilave do të bëhet sortimi. Gjithashtu edhe nëse fusha përdoret për vendosjen e relacionit me tabelë tjetër mund të indeksohet, për të përmirësuar performansat. Nuk preferohet të indeksohen fushat që përmbajnë shumë vlera të njëjta, sepse indeksimi i tyre nuk do të ndihmojë në aspektin e shpejtimit. Indeksi në një fushë: përcaktohet duke zgjedhur për tiparin Indexed vlerën Yes dhe duke përckatuar a mund të ketë duplikate në fushë apo jo.

Fig. 3.29 - Tipari Indexed

Pra nëse në fushën e indeksuar nuk do të lejohen indekset zgjedhet No Duplicates, në të kundërtën Duplicates Ok. Në këtë rast indeksohet vetëm fusha për të cilën jemi duke përcaktuar tiparet.

Për të paraqitur indekset e tabelës, klikohet kontrolla indexes në shiritin e veglave ose zgjedhet prej menysë: View-Indexes. Indeksi në më shumë fusha: përcaktohet për të indeksuar bashkarisht dy ose më shumë fusha, sepse në shumë raste kërkohet të bëhet kërkimi ose sortimi sipas disa fushave. Kur sortohen rekordet me përdorim të indeksit në më shumë fusha, atëhere rekordet së pari rradhiten sipas fushës së parë të indeksit. Nëse ekzistojnë 60

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

duplikate në fushën e parë, atëherë sortimi vazhdohet sipas fushës së dytë, e kështu me rradhë.

Fig. 3.30 - Dritarja e indekseve.

Për shembull nëse në tabelën studentët shihet se kemi të indeksuar fushën Numri i indeksit (mos përzieni indeksin e studentit me indeksin e Accessit në këtë rast), shihet se ajo është me emrin PrimaryKey, sepse tabela e ka atë si çelës primar. Tani do ta caktojmë edhe një indeks të përbërë prej dy fushave.

Procedura e plotë është si vijon: 1. Kur të jetë hapur tabela Studentet në modin e dizajnimit, shtypni kontrollën indexes në shiritin e veglave. 2. Shtypni në rreshtin e zbrazët në dritaren indexes. 3. Do ta emërtojmë indeksin me emrin Indeksi Emri-Mbiemri, dhe pastaj shtypeni TAB, ose klinkoni në fushën Field Name. 4. Shtypeni shigjeten te poshtë në skajin e djathtë, për të hapur listën e fushave. (Fushat e tipit memo nuk paraqiten në listë, sepse ato nuk mund të indeksohen). 5. Zgjedhni mënyrën e sortimit në fushën Sort Order (Ascending-në rritje ose Descending-në zbritje), dhe pastaj kaloni në rreshtin e ardhshëm në fushën Field Name, duke lënë të zbrazët fushën Index Name, sepse të dy fushat do të përdorin indeksin e njëjtë. 6. Zgjedhni fushën Mbiemri prej listës dhe përcaktoni renditjen e sortimit. 7. Nëse indeksi është çelës primar atëherë në pjesën e poshtme të dritares te tipareve të indeksit, zgjedhni Yes për Primary (Për t'u paraqitur pjesa e panelit Index Properties, duhet klikuar rreshti me emër të indeksit). Nëse dëshironi që indeksi të përmbajë vlera unike për çdo rekord, zgjedhni Yes për Unique. Nëse doni të pamundesoni vlerat Null, atëherë për Ignore Null zgjedhni Yes. 8. Mbylleni dialogun Indexes dhe ruani ndryshimet në tabelë.

Ruajtja e tabelës së krijuar Nuk është e thënë që dizajni i tabelës të jetë përfunduar plotësisht për ta ruajtur atë. Në fakt është mirë që ajo të ruhet pas çdo ndryshimi, për të penguar shkatërrimin e tabelës me rastin e dizajnimit të mëtejshëm. Gjithashtu nëse dëshironi të përfundoni dizajnimin dhe ta mbyllni dritaren e dizajnimit, Accessi kërkon të ruhet tabela. Në atë rast nëse vendosni për ruajtjen e tabelës atëherë kërkohet të jepni edhe emrin me të cilin do të ruhet tabela.

61

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelën dhe ndryshimet që i bëni në të gjatë dizajnimit mund t'i ruani në çdo moment duke shtypur kontrollën Save në shiritin e veglave, ose përmes menysë: File-Save. Kur të bëni këtë për herë të parë, Accessi do të kërkojë të emërtoni tabelën. Nëse nuk dëshironi t'i ruani ndryshimet që i keni bërë në dizajnin e tabelës, ose herën e parë tabelën, gjatë krijimit përmes dizajnimit, mbylleni dritaren e dizajnimit dhe shtypeni No, në pyetjen a dëshironi t'i ruani ndryshimet. Pas ruajtjes tabela është e gatshme për përdorim dhe mund ta hapni prej dritares së bazës, duke e klikur dy herë ose duke e zgjedhur dhe duke shtypur tastin Open, në shiritin e veglave të dritares së bazës, apo duke e klikuar me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Open.

Ndryshimi i pamjes së tabelës Pasi të jetë krijuar tabela, në njërën prej mënyrave të mundshme: përmes magjistarit, përmes pamjes tabelare ose përmes dizajnimit, sigurisht se do të papraqitet nevoja për të bërë ndryshime të mëtejshme në të. Ndoshta do të paraqitet nevoja për ndërrimin e renditjes së fushave, të shtohet një fushe e re, ose të largohet ndonjë që s'nevojitet. Cilido prej ndryshimeve do të mund të bëhet me lehtësi, mirëpo nëse në tabelë janë futur të dhëna, atëherë ekziston rreziku i dëmtimit apo humbjes së tyre gjatë ndryshimeve të tilla. Gjatë rritjes, shtimit të fushës së re apo ndërrimit të renditjes nuk paraqiten probleme, mirëpo kur bëhet largimi(fshirja) ose zvogëlimi i ndonjë fushë që veq përmbanë të dhëna, Accessi do të paraqes vërejtjen se ekziston mundësia e humbjes së të dhënave. Probleme mund të paraqiten edhe me rastin e ndryshimit të tipit të të dhënave. Preferohet që para çdo ndryshimi të krijohet një kopje rezervë e të dhënave.

Kopjimi i tabelës Për të evituar rrezikun e humbjes së të dhënave para se të bëni ndryshime në tabelë ose edhe në ndonjë objekt tjetër në Access, është mirë që të bëhet një kopje në rast të ngjarjeve të paparashikueshme. Kjo posaqërish vlenë për tabelat, sepse të dhënat mund të humben për një moment, nëse bëni ndonjë veprim të gabuar. Për fat, Accessi lajmëron për humbjen e mundshme të të dhënave, por megjithatë më mirë është të mirren masa dhe të jeni të kujdesshëm. Kopjimi i tabelës brenda faqes Tables në dritaren e bazës së të dhënave mund të bëhet në disa mënyra. Së pari, për të bërë kopjen në memorje të kompjuterit (në Clipboard-pjesa e memorjes e destinuar për këtë qëllim) mund të veproni në njërën prej mënyrave vijuese:

62

Avni Rexhepi - Microsoft Access

-

Tabelat

Zgjedhni tabelën dhe zgjedhni prej menysë Edit-Copy. Zgjedhni tabelën dhe klikoni kontrollën Copy në shiritin e veglave. Klikoni tabelën me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit - Copy.

Kur tabela është në Clipboard, klikoni në zonën e zbrazët të dritares dhe veproni në njërën prej mënyrave vijuese: -

Zgjedhni prej menysë: Edit-Paste. Klikoni ikonën Paste, në shiritin e veglave. Klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni - Paste.

Fig. 3.31 - Dialogu Paste Table As

Kur zgjedhni Paste në cilën do prej mënyrave, paraqitet dialogu Paste Table As (fig. 3.31), në të cilën zgjedhni emrin e tabelës dhe njërin prej opcioneve për kopjim: - Structure Only - vetëm struktura, - Structure and Data - struktura dhe të dhënat, - Append Data to Existing Table bashkangjitja të dhënat tabelës ekzistuese.

Nëse nuk jepni emër për tabelën e re, atëherë ajo paraqitet me emrin Copy of ... Për të kopjuar edhe strukturën e tabelës edhe të dhënat në të, zgjedhet Structure and Data. Kjo procedurë mund të përdoret edhe për kopjimin e objekteve tjera: pyetësve, formave, raporteve, etj., dhe në këtë mënyrë kursehet kohë për krijimin e objektit të ri, i cili është i ngjashëm me atë ekzistues. Ndryshimet në tabela Ndryshimet në tabelën ekzistuese mund t’i bëni duke zgjedhur tabelën në dritaren e bazës së të dhënave, dhe pastaj: Design - në shiritin e veglave të dritares së bazës, ose Design View, në menynë e kontekstit pasi ta klikoni tabelën me tastin e djathtë të mausit. Nëse tabela është hapur në modin e punës, për të futur vlera në të, në pamjen tabelare - datasheet dhe nëse aty për aty dëshironi të bëni ndryshime në pamjen e tabelës atëherë për të kaluar në modin e dizajnimit mund të veproni në njërën prej mënyrave vijuese: - Klikoni kontrollën View Design në shiritin e veglave të dritares së Accessit. 63

Tabelat

-

-

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Zgjedhni prej menysë: View-Design View. Nëse dritarja nuk është e hapur në formën maksimale, klikoni në titullin e dritares së tabelës me tastin e djathtë të mausit dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni Table Design. Nëse pamja e tabelës nuk e mbushë krejt dritaren e tabelës, në hapsirën e zbrazët të saj, klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni - Table Design.

Shtimi/Largimi i fushave Fusha e re mund të shtohet në fund të listës së fushave ekzistuese ose ndërmjet cilave do fusha ekzistuese. Për të shtuar fushën në fund, shtypni një fushë të zbrazët dhe jepni definicionin e fushës: Emri, tipi, përshkrimi. Për të shtuar fushën mes dy fushave ekzistuese, klikoni në rreshtin para të cilit do të insertohet fusha e re ose në katrorin e vogël ngjyrë hiri që shënon fushën dhe pastaj: - klikoni Insert Rows - inserto rreshtat, në shiritin e veglave - zgjedhni në meny: Insert-Row - klikoni me pullën e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjehni Insert Rows. Sido që të veproni, rreshti i ri vendoset para rreshtit ku ndodhet kursori, dhe rreshtat tjerë përfundi zhvendosen për një pozitë më poshtë. Kursori tani vendoset në fushën e re dhe mund të jepni definicionin e saj. Nëse dëshironi ti shtoni disa fusha, atëhere i zgjedhni aq rreshta sa fusha të reja dëshironi të insertohen dhe përsëritni procedurën e lartëprmendur. Mund të bëhet edhe kopjimi i fushës dhe kopja të vendoset në rreshtin e ri, ashtu që t'i trashëgojë edhe vetitë e fushës së kopjuar, por pastaj duhet ndërruar emrin e fushës para se të ruhet tabela, sepse s'lejohen dy fusha me emër të njejtë. Nëse dëshironi të largoni ndonjë fushë, duhet pasur parasyshë se do të largohen edhe të dhënat që ekzistojnë në të. Para largimit, Accessi do të paralajmëroj se do të humben të dhënat përkatëse, dhe pyet për të verifikuar fshirjen ose për të anuluar atë. Për të fshirë një fushë në modin e dizajnimit zgjedheni fushën duke shtypur katrorin e vogel para fushës ose klikoni në fushë dhe veproni si vijon: - shtypeni tastin DEL në tastierë - klikoni tastin Delete Rows - fshiji rreshtat, në shiritin e veglave - zgjedhni menynë: Edit-Delete Rows - klikoni me pullën e djathtë të mausit, dhe në menynë e kontekstit zgjehni Delete Rows.

64

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Për të fshirë disa fusha përnjëherë i zgjedhni dhe i fshini si grup. Përmes tastit DEL mund të fshini rreshtin, vetëm nëse është zgjedhur rreshti, kurse për mënyrat tjera mjafton të jetë pozicionuar kursori në rresht.

Ndryshimi i renditjes së fushave Për të ndryshuar renditjen e fushave në tabelën e ruajtur dhe në pamjen tabelare, ndërroni renditjen në pamjen Design. Për të zhvendosur rreshtin klikoni shenjën e rreshtit (katrorin e vogël para rreshtit) dhe duke e mbajtur shtypur zvarriteni kursorin në pozitë të re. Mund të zhvendosni njëkohësisht disa rreshta nëse i zgjedhni dhe i zhvendosni bashkarisht.Zgjedhjen e disa fushave mund ta bëni duke klikuar kursorin në shenjën e rreshtit, duke e mbajtur shtypur dhe zvarritur deri te rreshti i fundit i grupit të cilin doni ta zhvensosni, ose duke klikuar rreshtin e parë të grupit, duke mbajtur shtypur SHIFT dhe duke klikuar rreshtin e fundit të grupit për zhvendosje.

Ndryshimi i emrit ose tipit të fushës Më herët është përmendur mundësia e ndryshimit të emrit të fushës (titullit të kolonës) në pamjen tabelare-datasheet përmes ndërrimit të tiparit Caption. Mund të ndryshohet edhe emri i fushës në strukturën e tabelës. Ndryshimi i emrit të fushës nuk ka ndikim në të dhënat në tabelë, mirëpo duhet ndryshuar çfarëdo reference në forma, pyetës, raporte etj., nëse nuk është aktivizuar opcioni Name AutoCorrect. Për të ndryshuar emrin në pamjen Design, thjeshtë jepni emrin e ri dhe pastaj ruajeni tabelën. Name Auto Correct - Në versionin Access 2000, më nuk është e domosdoshme të jeni të kujdesshëm me rastin e ndryshimit të emrave të fushave të cilat përdoren në forma ose në objekte tjera të bazës së të dhënave. Opcioni i ri Name AutoCorrect, automatikisht i rregullon efektet anësore të ndryshimit të emrit të fushës, tabelës, formës, pyetësit, raportit dhe kontrollave në forma ose raporte. Kur hapet forma ose ndonjë objekt tjetër, Accessi verifikon dhe përmirëson dallimet ndërmjet formës dhe fushave e kontrollave. Duke krahasuar datën dhe kohën e revizionit të fundit të tabelës dhe formës, Accessi mund të përcaktojë a ka pasur ndryshime prej herës së fundit kur është ruajtur forma. Opcioni Name AutoCorrect aktivizohet automatikisht për çdo bazë të krijuar në Access 2000, kurse për bazat e krijuara në versionet më të vjetra të cilat konvertohen në Access 2000, opcionin Name AutoCorrect duhet aktivizuar në dritaren e dialogut Options (Tools/Options) në faqen General.

Ndryshimi i tipit të të dhënave është më i komplikuar kur në tabelë veq janë futur të dhëna. Nëse s'ka të dhëna në tabelë atëherë pa probleme mund të ndërrohet tipi i të dhënave. Disa tipe të dhënash shumë lehtë konvertohen në tip tjetër, por disa 65

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

mund të shkaktojnë edhe humbjen e të dhënave. Nëse gjatë konvertimit ekziston rreziku i humbjes së të dhënave, Accesssi paraqet vërejtjen me numrin e rekordeve që do të përfshiheshin para se të ndodhin ndryshimet, ashtu që të keni mundësi të anuloni veprimin. Nëse është përdorur ndonjë shprehje për konvertim, ndoshta paraqitet nevoja për ndryshim të saj. Për të ndryshuar tipin e të dhënave, në modin e dizajnimit, duhet vepruar si vijon: 1. Klikoni në kolonën Data Type. 2. Klikoni shigjetën dhe zgjedhni tipin e ri të të dhënave. 3. Ruajeni tabelën. Nëse Accessi paraqet vërejtjen, atëherë klikoni No, për të anuluar ndryshimet, ose Yes për t'i ruajtur ato. Nëse në tabelë s'ka të dhëna, vërejtja s'paraqitet fare. Gjatë konvertimit të tipeve tjera në Text s'do të ketë probleme. Fushat e tipit Number konvertohen në tekst të formatit General Number, ndërsa ato të tipit Date/Time në Text të tipit General Date. Currency konvertohet në tekst pa simbol të valutës. Nëse fusha që konvertohet është fushë e çelësit primar, ose indeks me vlera unike, kurse gjatë konvertimit paraqiten vlera duplikate, Accessi e largon krejt rekordin. Para largimit Accessi paraqet vërejtjen, ashtu që të mund të anuloni konvertimin. Kur tabela ka të dhëna, tipi i të dhënave nuk mund të konvertohet në AutoNumber, as edhe në rastin kur dihet se vlerat janë unike. Nëse ju nevojitet fushë e tipit AutoNumber, shtojeni një fushë(kolonë) të re dhe përcaktojeni tipin AutoNumber. Secilit rekord ekzistues Accessi do t'ia ndajë një vlerë rendore.

Ndryshimi i madhësisë së fushës Ndryshimi i madhësisë së fushës nuk ndikon në të dhëna, nëse madhësia e fushës rritet. Natyrisht nëse ajo zvogëlohet, posaqërisht kur është në pyetje tipi Number, duhet të jeni të sigurtë që asnjëra vlerë nuk është më e madhe se madhësia e re e përcaktuar. Nëse vlerat janë tepër të mëdha për t'i zënë fusha, do të zëvendësohen me vlera Null. Nëse madhësia e re e fushës nuk lejon vlera decimale, atëhere vlerat do të rrumbullaksohen.

Ndryshimi ose largimi i çelësit primar Nëse ndodhë që të vërehet se çelësi primar nuk mund të ketë vlera unike, mund të paraqitet nevoja që të vendosni për të ndërruar çelësin primar ose të krijoni çelës në dy ose më shumë fusha. Për të ndryshuar çelësin primar, zgjedheni rreshtin të cilin doni ta bëni çelës primar dhe klikoni kontrollën Primary key. Ikona e çelësit do të largohet prej fushës që paraprakisht ishte çelës primar dhe paraqitet në të renë. 66

Avni Rexhepi - Microsoft Access

Tabelat

Për të shtuar edhe një fushë në çelësin primar, zgjedhni të dy fushat-atë që veq është çelës primar dhe të renë-dhe klikoni Primary Key. Ikona e çelësit do të paraqitet tek të dy rreshtat. Nëse paraqitet nevoja për largim të çelësit primar ose largim të përkohshëm me rastin e importimit të të dhënave prej ndonjë tabele tjetër kurse, vlerat e tabelës që importohet kanë duplikatet e tyre në tabelë, atëherë duhet zgjedhur fushën e çelësit dhe duhet klikuar ikonën Primary Key. Atëherë largohet çelësi primar prej fushës përkatëse. Ky veprim nuk ndikon në të dhënat në tabelë. Nëse fusha është përdorur në vendosjen e relacionit me ndonjë tabelë tjetër, atëherë së pari duhet larguar lidhjen, para largimit të çelësit primar.

Ndryshimi ose largimi i indeksit Për të largur indeksin në një ose më shumë fusha, ndryshoni tiparin Indexed të asaj fushe në No. Në këtë mënyrë vetëm largohet indeksi, por nuk ka ndikim në vet fushën ose vlerat e saj. Në dialogun Indexes mund të shtoni ose largoni fushat prej indeksit në më shumë fusha, të ndryshoni radhën e sortimit për cilëndo fushë ose të ndryshoni tiparet e indeksit. Gjithashtu, mund të ndryshoni renditjen e fushave në indeks. - Për të larguar një fushë prej indeksit në disa fusha, hapeni dialogun Indexes, zgjedheni rreshtin dhe shtypeni tastin DEL. - Për të larguar indeksin, në dialogun Indexes zgjedhni rreshtat e indeksit dhe shtypni tastin DEL. - Për të shtuar një fushë në indeks, në dialogun Indexes, zgjedhni fushën nën të cilën dëshironi të shtoni fushën e re, shtypeni tastin Insert dhe jepeni emrin e fushës së re. - Për të ndryshuar rradhën e fushave në indeksin në disa fusha, zgjedhni dhe zvarritni shenjën e fushës. - Për të ndërruar rradhën e sortimit të cilës do fushë të indeksit, zgjedhni renditjen në listën Sort Order. Pas ndryshimeve në indekset e tabelës duhet të ruhen ndryshimet. Nëse provoni të mbyllni tabelën, ose të kaloni në pamjen tabelare-datasheet, Accessi do të paraqesë vërjetjen për ruajtjen e ndryshimeve nëse paraprakisht nuk e keni ruajtur tabelën.

Verifikimi i validitetit të të dhënave Deri tani kemi parë disa forma të verifikimit të të dhënave që futen në tabelë. Tipi i të dhënave mund të kufizohet, p.sh., në datë ose kohë. Gjithashtu, mund të kufizohet numri i karaktereve në fushën e tipit Text ose të pengohet duplifikimi i të dhënave. Mënyrë direkte e përcaktimi të rregullësisë së të dhënave është edhe përcaktimi i tiparit Validation Rule - rregullave të cilat duhet t’i plotësojnë të 67

Tabelat

Avni Rexhepi - Microsoft Access

dhënat. Në rast se të dhënat e shtypura nuk e plotësojnë kushtin, atëherë paraqitet vërjetja me tekstin e dhënë në tiparin Validation Text. Për të përcaktuar rregullat, në modin e dizajnit, zgjedhet fusha përkatëse dhe klikohet tipari Validation Rule në pjesën Field Properties. Në atë fushë jipet shprehja përkatëse, për shembull nëse vlera s'guxon të jetë më e madhe se 100, duhet shkruar: =01/01/02 And =#01/01/02# And