Lean Office

 

Lean Office Hasta ahora los sistemas Lean de Mejora Continua se habían aplicado intensivamente en la producción industrial con resultados espectaculares en incrementos de productividad y reducción de costes. Y sin embargo, la experiencia nos ha demostrado que la

mejora de procesos y servicios en secciones administrativas aporta un gran valor añadido a la empresa, por eso el enfoque del Sistema de Gestión Lean (SGL) abarca todas las áreas de la empresa. Sin trabajar más ni añadir más recursos se consigue una organización altamente productiva con mejoras significativas en todos los

indicadores.  En muchas ocasiones, desconocemos las causas del bajo rendimiento de nuestra empresa respecto a las previsiones ideales. La mayoría de las veces, la solución es más fácil de lo que pensamos.

Incrementa la productividad de tu empresa   creando una organización más eficiente de las oficinas. Trabaja más y mejor, en menos tiempo y con los mismos medios.

Vive mejor . Afronta los despilfarros de organización; ahorra tiempo y dinero estableciendo, mediante el Lean Office, la cultura de mejora continua sostenible.

¿Qué es Lean Office? Lean Office es una metodología de trabajo en secciones administrativas, que mediante la aplicación del Sistema Lean, consigue mejorar los procesos y

reducir las ineficiencias. Consigue una implicación de la organización, hacer más con los mismos recursos y orientarse al cliente. El Lean Office es

claramente una apuesta por una organización más eficiente. En definitiva, hacer

más en menos tiempo y con los recursos necesarios . ¿Cómo se aplica? El Lean Office “ataca” lo que nosotros llamamos “ despilfarros” o ineficiencias. Y en las oficinas o servicios de administración hay dos tipos de ineficiencias:

a) Las ineficiencias operativas:  De personas: La organización no está estructurada y no hace uso adecuado de todos su potencial humano

 

De procesos: Los procesos no llevan a los resultados esperados De información: La información no es precisa o no llega a tiempo De activos: Existe una incorrecta utilización del material y de la propiedad . b) Las ineficiencias organizativas: De focalización: Cualquier miembro no sabe o no entiende qué tiene que mejorar para alcanzar los objetivos

De estructura: Los procedimientos actuales no se orientan a la reducción de ineficiencias

De implicación: No existe la preparación que indique el camino de lo que debe hacerse

De propiedad del trabajo: El empleado no percibe los procesos y resultados como propios

¿A mi empresa le hace falta? ¿Se necesita mejorar la orientación al cliente y al mismo tiempo ser más rentable? ¿sería deseable disponer de más información en el momento oportuno? ¿contratando “más gente” las cosas se harían mejor? ¿hay demasiada “burocracia” interna?.  interna?.  Tu empresa puede mejorar mucho con el Sistema de Gestión Lean y Lean

Office.  ¿Qué conseguimos? Lean Office sustituye ineficiencias por valor añadido  

Una organización altamente productiva, informada y perfectamente dirigida.

 

Trabajar más y mejor sin consumir más recursos.

 

Orientarnos mejor al cliente.







 



 



 Ahorrar tiempo tiempo y dinero. dinero. Una ventaja competitiva para la organización.

¿Cómo lo conseguimos?  





 

Implicando a la dirección y al personal. Enfocándonos hacia el cliente.

 

 



 Analizando  Analizan do los procesos procesos de manera manera experta. experta.

 

Estandarizando las mejores prácticas.

 

Persiguiendo la perfección mediante la mejora continua.





El concepto Lean Office adapta el modelo de mejora continua de la producción  –Lean Manufacturing- a las áreas de administración y entornos de oficina bajo la misma filosofía de incremento de la productividad.  ¿Qué es Lean Manufacturing? Manufacturing?  Lean Manufacturing es una metodología de trabajo simple y efectiva que tiene su origen en Japón, enfocada a incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos a partir de que se implanta la filosofía kaizen de mejora continua. También se puede aplicar  esta técnica de mejora continua en los procesos administrativosde las compañías para mejorarlos y hacerlos más eficientes.

 

Un gran porcentaje de la cuenta de gastos de una empresa está relacionada con los costes indirectos. Lean Office  ayudará a encontrar modos de reducir esos costes mediante de eliminación de los despilfarros e ineficiencias en la oficina. Esta estrategia de mejora continua en la oficina debe estar apoyada en los sistemas de información que facilitarán su implementación, como por ejemplo un sistema de gestión documental profesional (SGD). Veamos cómo un sistema de gestión documental profesional ayuda a obtener resultados en la implantación de la metodología Lean Office. ¿Por qué debe una empresa implantar LEAN OFFICE?  



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



para evitar duplicidad de tareas, para agilizar los flujos de información, para mejorar la cooperación con otros departamentos, para mejorar los procesos de archivo, para reducir el tiempo de persona parada.   A partir de lo anterior vemos que un sistema de gestión documental documental es una herramienta importante para conseguir los beneficios del Lean Office porque: evita la duplicidad de tareas mediante la asignación de las tareas a un usuario responsable y mediante la gestión de los permisos necesarios sobre los documentos, agiliza los flujos de información  entre usuarios mediante la configuración de flujos de trabajo sobre los documentos, mejora la cooperación con otros departamentos gracias a las funcionalidades de colaboración sobre los documentos, gestión de versiones, flujos de trabajo, mejora los proceso de archivo al centralizarlo, ce ntralizarlo, digitalizarlo y posibilitar po sibilitar el etiquetado con metadatos de los documentos, reduce del tiempo de persona parada  por largos lar gos tiempos ti empos de acceso acces o a la información, gracias a las funciones de búsqueda avanzada de los documentos y a la facilidad de recuperación. Por lo tanto vemos que LEAN OFFICE y GESTIÓN DOCUMENTAL forman una buena pareja y que incluso se pueden determinar objetivos cuantificables a alcanzar mediante la aplicación de ambos sistemas, como por ejemplo: Reducción del “lead“lead-time” o plazo de entrega administrativo.  administrativo.    Ahorro de de material material de oficina. oficina.  Aumento de de la productividad productividad.. Reducción del total de los inventarios de documentación. Eliminación de un gran porcentaje del gasto de papel. Si quieres conocer una herramienta de gestión documental que te ayudará a implantar el Lean Office en tu organización,  haz clic aquí. 

 

¿Te ha interesado esta información? Si crees que puede ser útil para más gente, ayúdanos a difundirla a través de las redes sociales

LEAN OFFICE ¿Qué tareas o procesos aportan valor añadido a tu servicio o producto? La respuesta a esta pregunta es que sólo son aquellos procesos por los que tu cliente final está dispuesto a pagar , el resto deben ser reducidos y eliminados del proceso.  A partir de este principio principio se entiende la gran aplicación aplicación que los principios principios del Kaizen y las Herramientas Lean tiene en un entorno de oficinas, administrativos, servicios, etc. (entornos no estrictamente fabriles): Lean Office. Preguntémonos ¿Se puede aplicar la Mejora Continua y Herramientas Lean en un proceso administrativo? ¿Existe una productividad en un entorno de oficinas? ¿Se puede medir y mejorar esa productividad? Esta pregunta conlleva otras muchas preguntas que nos dan la respuesta:

¿Conoce cada persona los estándares de su puesto de trabajo? (estandarización), ¿Los aplica?¿Se tienen claros las funciones y responsabilidades? ¿Existen unos procesos claros y bien definidos? ¿Están bien definidos los puestos de trabajo y bien analizadas sus cargas de trabajo? ¿Están las mesas limpias y ordenadas? ¿Se puede encontrar cualquier documento fácilmente? ¿Cualquiera podría hacer cualquier trabajo con poca o ninguna formación? ¿Se puede adaptar la forma de trabajar para absorber incrementos de carga? ¿Hay ayudas visuales para cada puesto de trabajo? ¿Tenemos un proceso de mejora establecido? ¿Existen unos indicadores y objetivos establecidos? ¿Son conocidos por todos?...... Sin embargo, en la mayor parte de los procesos administrativos no han cambiado desde la última implantación de un proceso nuevo o de una herramienta informática. Cuando los estándares en la Mejora Continua existen para estar en continua revisión no para ser estáticos.

 

Examinemos los 7 + 1 mudas típicas de la metodología Lean en el entorno administrativo:  



Re-trabajos. Se producen porque se realizan actividades de forma no correcta, y se requiere volver a realizar otra actividad sobre el proceso en cuestión. Los defectos en los procesos administrativos son los errores en documentos, en la entrada datos o en elaboración de documentos (formatos

 



 



 



 



 



 



erróneos), errores de archivado, gestión de quejas o reclamaciones de clientes (externo o interno), etc… que aumentan el tiempo de entrega o dan lugar a pedidos pendientes. Sobre-proceso. Tenemos sobre-proceso cuando se está generando más de lo que realmente se requiere por parte del cliente. Preparación de informes con excesiva información que el cliente no necesita. Sobre-producción Se está haciendo más trabajo de lo necesario. En procesos administrativos es habitual preparar informes diferentes para diferentes personas, se generan documentos innecesarios, se realizan transacciones excesivas, realización de actividades manuales que pueden automatizarse, solicitud de firmas de aprobación que no se requieren, recogida de datos que nadie utiliza, detalles innecesarios en los informes, presupuestos, etc. Espera. La espera es el momento en que estamos inactivos debido a que el trabajo o la información no ha llegado, se puede deber a una excesiva necesidad de aprobación de documentos, falta de prioridad en trabajos, esperas al inicio de las reuniones, etc. Inventario. El inventario en el entorno administrativo es un trabajo que está a la espera de ser procesado (acumulación de material en bandejas de entrada, material y documentación obsoleta que se almacena, etc…).  etc…).   Movimiento. El movimiento excesivo es otro claro ejemplo de despilfarro que se observa en los entornos de oficinas, es habitual un continuo trasiego de personal de una mesa a otra, desplazamientos a los archivadores, a la fotocopiadora, etc… Es fundamental fundamental que los trabajos de oficina se organicen para evitar pérdidas de tiempo asociados a los movimientos y a la búsqueda de cosas o información. Transporte. El movimiento de papeles y de datos de una persona a otra. Entrega de documentos, cada vez que transferimos trabajo o información de una persona a otra hablamos de transporte.

Por tanto queda claro la importancia de aplicar un Sistema de Mejora continua a los entornos administrativos y de servicios, aplicando para ello las herramientas que se requieran. En primer lugar es fundamental trabajar la estructura organizativa Lean  (las personas), y preparar la organización para la Mejora Continua y su sostenibilidad en el tiempo (al igual que en un entorno fabril). Una vez se ha adecuado y preparado a de la estándares organizacióndepara un asistema de Mejora Continua se comienza el desarrollo trabajo través del

 

lanzamiento de Talleres de Mejora y la aplicación de Herramientas Lean para la eliminación sistemática del desperdicio, con el objetivo de conseguir la Excelencia en la Gestión (Flujo de Procesos, Implicación de Personal, Productividad, Calidad, Normalización): Herramientas de Implicación del Personal (Ideas de Mejora, 5S, Polivalencia, Entrevista personal). Seguridad/Ergonomía. VSM (Value Stream Mapping). Definición DPTs, Balance carga de trabajo/puestos, planificación de recursos. Estandarización: Procedimientos, Gestión Documental, Comunicación. GRP (Grupo de Resolución de Problemas). Flujograma, 5W+ 1H, Brainstorming, Ciclo PDCA, Matriz Priorización, Diagrama Causa-Efecto, Causa-Efecto, 5 Por qué, etc…..  etc….. 

Se parte de un análisis de los procesos actuales  (y la identificación del desperdicio) y se desarrollan los estándares y los futuros procesos . Conforme al espíritu Kaizen “la mejora es infinita” y esto aplica también t ambién para el Lean Office.