Le contrôle Interne

LE CONTRÔLE INTERNE DANS L'ENTREPRISE

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SOMMAIRE SECTIONI : LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES PROCEDURES ET LE CONTROLE CONTROLE INTERNE .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. .............................................. .................................... ............. I.LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES II.LES NOTIONS SUR LE CONTROLE INTERNE II.1.LES DEFINITIONS ET OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE II.1.1.Définitions............................... II.1.1.Définitions...................................................... .............................................. .............................................. ............................................. ........................ II.1.1.1.Définition de l'ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées Agrées (OECCA)............. II.1.1.2.Définition de la compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC).............. (CNCC)......... ..... II.1.1.3.Définition selon les les “generally accepted accepted auditing Standards” Standards” (GAAS).......................... II.2.LES COMPOSANTES DE BASE DU CONTROLE INTERNE.......................................... INTERNE.......................................... II.3.LES PRINCIPES GENERAUX DU CONTROLE INTERNE.............................................. INTERNE.............................................. II.3.1.Le principe d’organisation et de séparation des fonctions..................................... fonctions.................................................. ............. II.3.2.Le principe d’intégration ou d’auto- contrôle............................................................. contrôle..................................................................... ........ II.3.3.Le principe de permanence........................ permanence............................................... ............................................... ............................................... ........................... .... II.3.4.Le principe d’universalité................................. d’universalité........................................................ .............................................. ............................................ ..................... II.3.5.Le principe d’indépendance..................... d’indépendance............................................ .............................................. ....................................... ............................. ............. II.3.7.Le principe d’harmonie SECT SECTIO ION N II : LA MET METHO HOD DOLOG OLOGIE IE D’E D’EVALUA ALUAT TION DES DES PROC OCE EDU DURE RES S L’ELABORATION DU MODELE D’ANALYSE .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. .............................................. .................................... ............. I LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES I.1. LE PRINCIPE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES I.2.LES METHODES DE DESCRITION DES PROCEDURES I.3 LES TESTS DE CONFORMITE OU DE COMPREHENSION II EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE .............................................. ..................................................................... .............................................. .............................................. .............................................. .................................... ............. II.1 EVALUATION PRELIMINAIRE DU CONTRÔLE INTERNE II.2 LES TESTS DE PROCEDURES SUR LES POINTS FORTS FORTS III.3 L'EVALUATION DEFINITIVE

2

ET

SECTION I : LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES ET LE CONTROLE INTERNE I. LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES I.1.

Définition

Selon Alain Henry et Monkam- Daverat1, « une procédure est un enchaînement de tâches élémentaires standardisées en amont par l’expression d’un besoin quelconque, limitées en aval par l’obtention d’un résultat attendu ». Une procédure se présente donc comme une suite d’opérations mises en œuvre dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sous ensemble. La mise en place des procédures permet de décrire les tâches effectuées de manière organisée par les différents acteurs. Elle détaille les actions qu’ils réalisent ensemble, explicite les enchaînements des opérations et leur  synchronisation. Elle consiste par ailleurs à mettre à plat les connaissances implicites incorporées dans l’organisation. Une fiche de procédure contient un ensemble d’instructions permettant de traiter  une situation, définie par un événement initial et un résultat final.

I.2. 1

Les objectifs des procédures

Alain HENRY et Ignace MONKAM-DAVERA (2001). « Rédiger les procédures de l’entreprise ». 3 ème éd.

Paris : Editions d’organisation

I.2.1.La mémoire de l’organisation La première utilisation possible d’une fiche de procédure est celle d’un aidemémoire. En effet, l’erreur et l’oubli sont des faiblesses humaines. C’est  pourquoi l’existence des procédures écrites permettrait à chaque acteur de s’autocontrôler. Cette utilisation des procédures est particulièrement utile chaque fois qu’il faut procéder à des opérations techniques délicates ou exceptionnelles. Cela favorise aussi l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Les procédures bien écrites constituent un aide- mémoire efficace auquel il faut se référer en cas d’oubli et d’erreur.

I.2.2.Un instrument de décentralisation Les procédures peuvent être un facteur de décentralisation. Elles fixent les méthodes qui sont admises au sein de l’entreprise. Les responsables hiérarchiques faisant connaître de cette façon ce qu’ils attendent de leurs collaborateurs, leur présence est rendue moins indispensable. Tout en introduisant une cohérence des méthodes et des comportements entre les unités d’un même groupe, les manuels facilitent l’éloignement des supérieurs hiérarchiques. Lorsque la soumission à des règles techniques est bien acceptée  par les intéressés, la description rigoureuse et détaillée des tâches constitue une garantie d’efficacité. Elle permet de donner plus de responsabilité aux exécutants, qui eux, à leur  niveau, ont un sentiment de meilleure autonomie.

I.2.3. Un outil de formation du personnel Théoriquement, la formation des agents relève de leurs supérieurs hiérarchiques. Toutefois, on sait que sous la pression du quotidien, ceux-ci n’accordent guère de temps à cette tâche. Ils n’ont d’ailleurs pas toujours les qualités requises, ni

forcément le goût de la pédagogie. L’absence de manuels constitue un obstacle  psychologique supplémentaire. L’existence de manuels est un bon moyen de répondre à cette difficulté. Ils divulguent une bonne partie des informations nécessaires. Munis de cette base, les exécutants peuvent plus facilement se référer à leurs supérieurs pour les interroger sur des points éventuellement obscurs. Ainsi, les procédures permettent la diffusion du savoir- faire. Elles sont un moyen de divulguer sous forme de documents accessibles à tous, les méthodes  préconisées dans l’entreprise, et de faire connaître les conséquences d’erreurs éventuelles. Elles décrivent le fonctionnement de l’organisation.

I.2.4.Un cadre de conduite Comparées au code de la route, les procédures définissent les comportements applicables par tous les intervenants, pour des circonstances prévues à l’avance. Elles indiquent ce qu’il faut faire, la voie à suivre. Ce code de conduite, s’il est respecté et appliqué par les acteurs, permettrait de limiter les risques.

II.LES NOTIONS SUR LE CONTROLE INTERNE II.1.

LES DEFINITIONS ET OBJECTIFS DU CONTROLE

INTERNE II.1.1.

Définitions

Les définitions du contrôle interne les plus utilisées sont celles qui ont été formulées par les organisations professionnelles d’auditeurs et d’experts comptables. Ainsi, les définitions fournies par l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agréés, la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes, l’Américan Institute of Certified Public Accountant (AICPA), ont été présentées dans cette partie.

II.1.1.1.

Définition

de

l’Ordre

des

Experts

Comptables et Comptables Agrées (OECCA) « Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. » (Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées, 1977).

II.1.1.2.

Définition de la compagnie nationale des

commissaires aux comptes (CNCC) « Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle

comptable et autres que la direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité, afin d’assurer : - la protection du patrimoine, - la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et comptes annuels qui en résultent, - la conduite ordonnée des opérations de l’entreprise, - la conformité des décisions avec la politique de la direction » (CNCC 1984).

II.1.1.3.

Définition selon les “generally accepted

auditing Standards” (GAAS) Le SAS 55 (Statement of Auditing Standards) émis par l’American Institute of  Certified Public Accountants (l’ordre des experts-comptables américains) parle de « la structure du contrôle interne…l’ensemble des politiques et procédures mises en place afin de fournir une assurance raisonnable que l’entité puisse atteindre des objectifs spécifiques ». Cette phrase a fait l’objet d’un développement approfondi dans un guide d’audit de l’AICPA « Considération of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit »2 d’où on peut retenir la définition suivante : « Le contrôle interne comprend le plan d’organisation et l’ensemble coordonné des méthodes et des procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour  sauvegarder ses actifs, contrôler la précision et la fiabilité des informations comptables, promouvoir l’efficience opérationnelle et le respect des politiques définies par la direction » (AICPA 1984).

2

AICPA « Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit » Cité par Lionel C et Gérard V (1922)

II.1.2.

Objectifs du contrôle interne

Ces différentes définitions permettent de faire ressortir les principaux objectifs du contrôle interne. Ce sont : - La protection du patrimoine de l’entreprise ; - La fiabilité et qualité des informations comptables ; - Le respect de la politique de la direction et contrôle de l’application de ses instructions ; - L’amélioration des performances et de l’efficacité opérationnelle. D’une manière générale, le champ d’application du contrôle interne est vaste et déborde largement des aspects financiers, puisqu’il a notamment pour objet l’amélioration des performances. Il a en effet pour objectif, au-delà de la qualité de l’information financière, le développement du chiffre d’affaires, l’amélioration de la rentabilité, du climat social, etc.

II.2.

LES COMPOSANTES DE BASE DU CONTROLE INTERNE

Il existe des composantes de base d’un bon contrôle interne. Le contrôle interne ne peut se développer dans un contexte anarchique. Il doit y avoir dans l’entreprise une recherche de systématisation qui doit en particulier se traduire à trois niveaux : - la définition des tâches : elle doit être la plus précise possible. Chacun doit savoir ce qu’il doit faire, et cela non seulement dans les circonstances normales mais également dans celles qui sont moins habituelles ; - la définition des pouvoirs et des responsabilités : il s’agit là du corollaire direct de la définition des tâches. La sécurité d’une organisation nécessite en effet une hiérarchie dont l’autorité est indiscutée ;

- la circulation des informations : les circuits de documents doivent être suffisamment précis et élaborés pour exclure la négligence et la fantaisie. Ce système recouvre : o

La production des informations : celles-ci doivent être qualitativement et quantitativement suffisantes pour que la direction (ou toute autre personne) y trouve une base d’appréciation satisfaisante. Dans ce domaine, l’existence d’instructions écrites, sous forme par exemple d’un manuel de  procédure, présente une sérieuse garantie ;

o

La conservation de l’information : la « mémoire » d’une organisation est un élément essentiel de son contrôle interne, qui d’ailleurs conditionne tous les contrôles à postériori, en  particulier ceux qu’implique la mise en œuvre d’un audit. Le système de contrôle interne doit permettre d’établir deux catégories de preuves : •

les éléments de preuve généraux : la qualité des  procédures entraîne un effet multiplicateur sur  l’ensemble des opérations auxquelles elle est appliquée. La formalisation et l’application des  procédures constituent une preuve d’ordre général.

•

les éléments de preuve indirects : preuve de la fiabilité du système comptable et de qualité des documents financiers.

 N.B : La compétence et l’intégrité du personnel sont évidemment essentielles,  particulièrement au niveau de la direction. S’agissant en effet des responsables, les décisions qu’ils prennent sont généralement plus lourdes de conséquences : leurs qualités tout comme leurs défauts se répercutent toujours sur les services

qu’ils dirigent. C’est l’un des aspects fondamentaux du contrôle hiérarchique : les travaux effectués par les exécutants doivent faire l’objet d’une vérification. Il est essentiel que les travaux supervisés reçoivent une marque matérielle (tampon, signature, etc.) qui permet d’identifier la nature et l’auteur du contrôle. La supervision peut se réaliser de deux (2) façons :

o

soit elle est la condition nécessaire à la réalisation complète d’une opération ; dans ce cas elle est préventive ;

o

soit elle permet au responsable de s’assurer que les personnes qui sont sous ses ordres accomplissent bien leur travail et ne laissent de côté aucune tâche dont ils ont la charge. La supervision est alors effectuée à posteriori et n’est donc réellement efficace que dans la mesure où elle est mise en œuvre de façon suffisamment fréquente et régulière.

II.3.

LES PRINCIPES GENERAUX DU CONTROLE INTERNE

Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de  préceptes dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante. Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle interne ont été définis en France  par le congrès de l’OEC (Ordre des Experts Comptables) de 1977.

II.3.1.

Le principe d’organisation et de séparation des fonctions

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède certaines caractéristiques. L’organisation doit être : - préalable ; - adaptée et adaptable ; - formalisée ; - et doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être établie sous la responsabilité du chef d’entreprise. Cette responsabilité consiste à fixer les objectifs, définir les responsabilités des hommes (organigramme), déterminer le choix et l’étendue des moyens à mettre en œuvre. La diffusion par écrit des instructions est indispensable dans une grande entreprise. Elle est également préférable dans les entreprises de dimensions modeste afin d’éviter les erreurs d’interprétation. Par ailleurs, la règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice d’une activité de l’entreprise, un même agent cumule : - les fonctions de décisions ; - les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens ; - les fonctions d’enregistrement (saisie et traitement de l’information) ; - les fonctions de contrôle ; ou même simplement deux d’entre elles. Il est clair qu’un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur dissimulation.

II.3.2.

Le principe d’intégration ou d’auto- contrôle

Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés.

Les recoupements permettent de s’assurer de la fiabilité de la production ou du suivi d’une information au moyen de renseignements émanant de sources différentes ou d’éléments identiques traités par voies différentes (concordance d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels). Les contrôles réciproques s’opèrent dans le traitement subséquent ou simultané d’une information selon la même procédure, mais ils s’effectuent par un autre agent afin de mieux vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçus et total des bordereaux de remise en banques par exemple). Les moyens techniques recouvrent l’ensemble des procédures qui corrigent ou réduisent, autant que faire ce peu, l’intervention humaine et par voie de conséquence, les erreurs, les négligences et les fraudes (traitements automatiques informatisés).

II.3.3.

Le principe de permanence

La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation (le contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ces systèmes. Ce principe est fort logique, car toute organisation nécessite une stabilité de ses structures de manière à ne pas perdre de temps à l’adaptation du personnel et des machines aux nouvelles procédures mises en place. Il est évident que cette  pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation.

II.3.4.

Le principe d’universalité

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne concernent toutes les  personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. Autrement dit,  personne n’est exclu du contrôle par quelque considération que ce soit : il n’y a ni privilège, ni domaine réservé, ni établissement mis en dehors du contrôle interne.

II.3.5.

Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du  patrimoine et amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise.

II.3.6.

Le principe de bonne information et de qualité du personnel

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité. La qualité du personnel ne doit pas fragiliser les procédures, c’est-à-dire, la  bonne information. Tout système de contrôle interne est, sans un personnel de qualité, voué à l’échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l’honnêteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaire de  bonnes procédures de contrôle interne.

II.3.7.

Le principe d’harmonie

On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement .C’est un simple  principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise. En particulier, dans les petites entreprises, le contrôle interne connaît des limites inhérentes à la dimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre généralisée du principe de séparation des fonctions.

SECTION II : LA METHODOLOGIE D’EVALUATION DES PROCEDURES ET L’ELABORATION DU MODELE D’ANALYSE I. LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES I.1.

LE PRINCIPE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES

La phase de prise de connaissance est une étape fondamentale dans l’évaluation des procédures ; c’est au cours de cette étape que l’on identifie et comprend le  principal élément, l’objet de l’étude : la procédure. Il faut cependant noter qu’une prise de connaissance de l’entreprise est préalable à cette phase. En effet, aucun professionnel (interne comme externe à l’entreprise), ne peut prétendre lancer une quelconque étude, sans avoir investi du temps dans une étape d’information générale sur l’entreprise. Ces informations concernent la nature de l’entreprise concernée, son activité, les règles qui lui sont applicables, son organisation générale.

I.1.1.La prise de connaissance générale de l’entreprise

La phase de prise de connaissance de l’entreprise est l’occasion de collecter les  principales informations relatives au domaine d’activité de l’entreprise et à son organisation d’ensemble. Le but de cette phase est de pouvoir apprécier les éléments suivants : - le plan d'organisation et son organigramme ; - le système de pouvoir et d'autorisation des transactions ; - le système d'information. En effet, l'intérêt de l'étude de la structure de l'entreprise, est de permettre : « d'avoir une définition claire sur les tâches qu'occupe chaque personne dans l'entreprise; vérifier que les dépenses hiérarchiques sont clairement précisées ; voir si la séparation des pouvoirs est mise en évidence par la répartition des responsabilités »3. Plusieurs techniques peuvent être utilisées en vue d’obtenir des informations sur  l’entreprise dans laquelle l’étude est effectuée. Les techniques ci- après peuvent être citées entre autres : -

Entretiens avec les principaux responsables de l’entreprise : sur la  base d’un organigramme et à partir d’un premier rendez- vous avec la Direction Générale, un rendez- vous avec les responsables des départements concernés par l’étude pourra être obtenu. Ces entretiens ont  pour objectif l’obtention d’une première description du positionnement de l’entreprise et de sa stratégie, de son organisation interne et de ses moyens humains, matériels et informatiques.

-

Visite des locaux : la visite des différents sites de production et administratifs permet d’avoir une première vision de l’organisation

3

COLLINS & VALIN : 1992 ; 100 « Audit et contrôle interne Aspects financiers, opérationnels et stratégiques », cité par Soifia Ounswamdine « L’évaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d’une mission d’audit légal ». Institut Africain de management- Bachelor in Business Administration.

industrielle et administrative de l’entreprise, et d’appréhender la qualité apparente de l’organisation de ses services. La visite des locaux est également un excellent indicateur de l’ambiance qui règne au sein de l’entreprise. -

Examen des principaux documents juridiques : La prise de connaissance générale de l’entreprise comprend l’examen des documents régissant la vie juridique de celle-ci. Il s’agit à la fois de documents contractuels liant l’entreprise à ses principaux clients, fournisseurs, de la documentation liée à la vie juridique de l’entreprise (statuts, procès verbaux des dernières années de conseil et d’assemblée générale…), des documents régissant les relations avec son personnel (convention collective applicable, accords particuliers de retraite…).

I.1.2.La prise de connaissance de la procédure Après la prise de connaissance générale de l’entreprise, il s’agit dans cette étape de s’intéresser particulièrement au contrôle interne de l’entreprise, plus  précisément à la procédure étudiée. La prise de connaissance des procédures est réalisée au moyen : - d’entretiens avec les principaux acteurs de ces procédures : notons sur  ce point que le choix des acteurs à interroger est primordial. Il faudrait, en effet, avoir des sources d’information fiables. - de l’examen du manuel de procédures - de la revue des principaux documents qui servent de support à ces  procédures. En règle générale, la prise de connaissance doit être formalisée dans une description permettant d’identifier : -

les acteurs de la procédure et leur rôle (services et /ou personnes

concernées) ; -

les flux physiques ;

-

les flux d’informations ;

−

les points de contrôles.

L’objectif n’est pas en soit de décrire exhaustivement la procédure étudiée. Il faut avoir une bonne compréhension du fonctionnement et surtout faire ressortir  les éléments clés qui permettront d’en faire l’évaluation. Les éléments clés de procédure peuvent être définis comme ceux qui concourent à la fiabilité du contrôle interne, ou sont au contraire constitutifs de points faibles. Ils comprennent des éléments relativement standards, que l’on retrouve dans la majeure partie des entreprises, et des éléments qui sont la conséquence directe des risques inhérents. Les points clés des fonctions classiques de l’entreprise peuvent être déterminés facilement, car ils se retrouvent dans tous les types d’organisation. Par exemple, en matière de traitement des commandes clients, il faut s’assurer  qu’il existe bien une séparation nette des tâches de livraison, de facturation et d’encaissement.

I.2.

LES

METHODES

DE

DESCRIPTION

DES

PROCEDURES Dans la mesure du possible, il faut utiliser les descriptions existantes (établies  par la société ou par d’autres professionnels) et les mettre à jour. A défaut, ou si celles qui existent ne paraissent pas pertinentes, il faudra alors  procéder à la description. Les techniques usuelles sont : −

le mémorandum descriptif ;

−

le diagramme de circulation (flow-chart).

I.2.1.Le mémorandum descriptif  Le mémorandum descriptif est la transcription d’un système ou d’une procédure, sous forme d’enchaînement d’opérations distinctes, caractérisées par les  personnes concourant à leur réalisation, les décisions prises, les travaux ou contrôles effectués, les documents créés ou utilisés. C’est une description narrative. Il permet de connaître un système ou une procédure dans son ensemble, et favorise la détection des forces et faiblesses. Le mémorandum a l’avantage d’apporter une certaine souplesse dans le déroulement des conversations. Il s’agira d’un échange, au cours duquel celui qui prend connaissance de la procédure est moins direct, écoute mieux son interlocuteur, qui lui aussi se sentira valorisé, et sera plus coopératif. Cependant, des propos souvent « embrouillés » de celui qui décrit, et ses développements trop détaillés qui s’éloignent de l’intérêt de son interlocuteur, sont des inconvénients de cette méthode. En effet, certains aspects importants  peuvent être omis. Pour pallier cet inconvénient, un questionnaire dit « ouvert » pourra être utilisé. Il s’agit d’un ensemble de questions auxquelles l’on ne peut répondre par « oui » ou par « non ». Chaque question implique un développement, et nécessite donc une compréhension du système. Ce questionnaire permet de conserver la souplesse dans la conversation, tout en étant le canevas duquel l’on ne doit pas sortir. C’est un excellent outil de préparation des interviews, parce qu’il permet de s’assurer avant le rendez- vous, qu’aucun point important ne sera omis.

I.2.1.1. Le diagramme de circulation Le diagramme de circulation est une schématisation de la description narrative. Il permet de schématiser les cycles d’opérations par des symboles

suivant l’organisation administrative. Il affiche une suite d’opérations faisant apparaître les différents documents, postes de travail, décisions, responsabilités et opérations. La présentation du diagramme peut varier d’un auteur à un autre, mais de toutes ces présentations, l’on retiendra deux modèles : le diagramme vertical et le diagramme horizontal. Dans le diagramme vertical, le circuit des documents est présenté verticalement et les services, séparés d’un trait horizontal, sont placés les uns au dessous des autres. Le circuit de documents est fait selon l’ordre chronologique, c'est-à-dire, depuis sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal quant à lui, présente une circulation horizontale des documents, entre les services qui sont juxtaposés, les uns à côté des autres. Toutefois, les deux types de diagramme suivent le même principe. Par ailleurs, celui qui souhaite décrire un système doit prendre les précautions suivantes : 1° Il luit faut tout d’abord disposer d’interlocuteurs fiables, connaissant les  procédures étudiées. L’identification des bons interlocuteurs revêt une importance cruciale. 2° Il doit éviter de réaliser une description trop détaillée et superflue au regard de ses objectifs. Une telle description est consommatrice de temps. Elle peut nuire à l’obtention d’une vision suffisamment synthétique. Néanmoins, une description détaillée peut s’avérer nécessaire pour décrire une activité ou une  partie d’activité complexe.

I.3.

LES

TESTS

DE

COMPREHENSION

CONFORMITE

OU

DE

Les tests de conformité permettent de s’assurer que la compréhension des  procédures et des points clés mis en place est juste. Il ne s’agit pas ici de rechercher des erreurs dans le fonctionnement du système, mais seulement de vérifier que le système est bien en place, tel qu’il a été décrit. Ces tests consistent : 

à mettre en œuvre des tests de cheminement permettant de dérouler 

une procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées ; 

à réaliser des tests spécifiques sur des points de procédure

 particuliers paraissant peu clairs ; Dans ces deux premiers cas, les tests de cheminement sont effectués en sélectionnant un nombre limité de transactions, qui seront suivies dans le circuit en remontant jusqu’à l’origine et descendant jusqu’à leur dénouement. Il faudra examiner si les contrôles prévus sont effectués, et exploiter les tests effectués  pour voir s’ils donnent une assurance quant à la description du système. Si cela n’est pas le cas, la description devrait être corrigée. 

à opérer aux acteurs intéressés la restitution de la description, en

vue de recueillir leurs commentaires : cette formule présente l’avantage de la simplicité et implique davantage le personnel de l’entreprise aux travaux. Elle permet de surcroît de garantir qu’aucun point important n’a été oublié. Au cours de cette étude, des tests de compréhension consistant à restituer la description aux acteurs concernés en vue de recueillir leurs commentaires ont été effectués.

II.L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE II.1.

L’évaluation préliminaire du contrôle interne

Sur la base de sa prise de connaissance des procédures et de l’identification des

 points clés, il faudra recenser les points forts et les points faibles de la  procédure, c'est-à-dire : les verrous de contrôle interne, permettant le respect des assertions

o

d’audit4. Un point fort correspond donc à une procédure existante qui,  par sa présence, couvre complètement ou partiellement un risque  potentiel. Il contribue par son existence à le réduire de manière significative. les défaillances de procédure qui laissent craindre que certaines

o

assertions d’audit ne soient pas respectées. Un point faible a pour  conséquence un risque possible, résultant de procédures insuffisantes  pour réduire le risque potentiel à un niveau acceptable. L’objectif de cette étape est de vérifier la pertinence et la fiabilité du contrôle interne. Il s’agit de déceler les points forts théoriques et les faiblesses dans la conception du système. Cette évaluation s’est faite à partir du respect des principes généraux du contrôle interne. Notons qu’une procédure est dite « bonne », lorsqu’elle réduit jusqu’à un niveau acceptable le risque pour lequel elle a été mise en place. C’est sur cette base que nous avons effectué une première évaluation de la  procédure d’exécution de l’allocation chômage.

II.2.

Les tests de procédure sur points forts

Cette phase concerne les points forts ; les faiblesses dans la conception du système sont momentanément abandonnées à cette étape, mais seront examinées ultérieurement lors de l’évaluation définitive. Par définition, les tests de permanence ont pour objectif de valider l’existence

de points forts, et d’en mesurer l’impact réel sur la couverture des risques. Cette étape permet d’obtenir des preuves, de s’assurer que les éléments 4

Assertion d’audit : Critères dont le respect conditionne la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes d’une entité.

constituant des points forts du système qui ont été identifiés plus haut, font l’objet d’une application effective et constante. Ces tests doivent revêtir une ampleur suffisante pour donner la conviction que les procédures sont appliquées d’une manière permanente et sans défaillance. A ce niveau, éventuellement, l’utilisation de techniques statistiques peut être envisagée.

II.3.

L’évaluation définitive

C’est la dernière étape de l’évaluation de la procédure. Elle est effectuée à partir des résultats issus des tests de permanence ; si le test de procédure sur les points forts permet de conclure à la solidité et à la  permanence de fonctionnement du point fort, il peut être pris en compte dans l’évaluation définitive du contrôle interne. Dans le cas contraire, le point fort doit être pris en compte, mais au titre des faiblesses. En effet, la force de conception du système décelée à partir de l’évaluation  préliminaire, n’a de valeur que si elle est effectivement appliquée, et de manière  permanente dans la mise en œuvre de la procédure. En somme, les tests de permanence effectués permettent de déceler, en plus des  points faibles théoriques, d’autres points faibles provenant de la non application des points forts théoriques. Il s’agit en d’autres termes de vérifier la réalité des points forts identifiés en s’assurant qu’ils sont correctement appliqués. Ainsi, lors de l’évaluation définitive du contrôle interne, toutes les faiblesses (faiblesses théoriques et faiblesses issues de la non application des points forts) sont clairement identifiées, et vont servir de base pour la rédaction des recommandations faites, à la direction de l’entreprise. Ces recommandations sont faites dans le but de mettre les « verrous » nécessaires pour fiabiliser la procédure, et réduire jusqu’à un niveau raisonnable

les risques pour lesquels la procédure a été mise en place.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

TEST DE CONFORMITE (Compréhension du système )

SCHEMA

Evaluation préliminaire duLA RECAPITULATIF DE système

PROCEDURE

D’EVALUATION DES PROCEDURES

Forces

Faiblesses

TEST DE PERMANENCE (Application des points forts)

Points forts appliqués

Points forts non appliqués

Faiblesses Forces

EVALUATION DEFINITIVE DE LA PROCEDURE RECOMMANDATIONS (Pour les faiblesses)