Las Habilidades de Un Administrador Efectivo-Robert Katz

Las habilidades de un administrador efectivo Robert L. Katz

HARVARD BUSINESS REVIEW

Robert L. Katz

Robert L. Katz

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Aunque la selección y formación de buenos administradores es ampliamente reconocida como uno de los problemas más acuciantes de la industria americana, hay muy poco acuerdo entre los ejecutivos o los maestros en lo que hace ser un buen administrador. Los programas de desarrollo de ejecutivos de algunas de las principales empresas y universidades reflejan una enorme variación en los objetivos. La raíz de esta diferencia es la búsqueda de los rasgos o atributos que identifiquen objetivamente el "ejecutivo ideal», equipado para hacer frente eficazmente a cualquier problema en cualquier organización. Se dijo: "La suposición de que existe un tipo de ejecutivo es ampliamente aceptado, explícita o implícitamente. Sin embargo, cualquier ejecutivo presumiblemente sabe que una empresa necesita todo tipo de gerentes para diferentes niveles de puestos de trabajo.Las cualidades más necesarias  por un supervisor o jefe de tienda pueden ser bastante opuestas a las que necesita un vicepresidente de una planta de fábrica.”

Sin embargo, esta búsqueda del estereotipo del Ejecutivo ha llegado a ser tan intensa que muchas empresas, al concentrarse en ciertos rasgos o cualidades específicas, están en peligro de perder de vista su verdadera preocupación: lo que un hombre puede lograr.   z    t    a    K  .    L    t    r    e    b    o    R    |    o   v    i    t    c    e    f    e    r    o    d    a    r    t    s    i    n    i    m    d    a    n   u    e    d    s    e    d    a    d    i    l    i    b    a    h    s    a    L

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El propósito de este artículo es sugerir lo que podría ser un enfoque más útil para la selección y desarrollo de los administradores. Este enfoque no se basa en lo que los buenos ejecutivos son (sus rasgos innatos y características), sino más bien en lo que hacen (los tipos de habilidades que tienen en el desempeño de su trabajo con eficacia). Tal como se usa aquí, una habilidad implica que puede desarrollarse, no necesariamente innata, y que se manifiesta en el rendimiento, no sólo en el potencial Este enfoque sugiere que la administración efectiva se basa en tres competencias desarrollables básicas que evitan la necesidad de identificar los rasgos específicos y que pueden proporcionar una forma útil de ver y entender el proceso administrativo. Este enfoque es el resultado de la observación de primera mano de los ejecutivos en el trabajo, junto con el estudio de la investigación de campo actual en la administración. En las secciones que siguen, se hará un intento por: 

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Definir y demostrar lo que estas tres habilidades son.

 Artículo publicado en Harvard Business Review (Setiembre 1974). Título Original: “Skills of an effective administrator” | Traducido y adaptado del original por: Juan Francisco Salazar Llanos.

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Sugerir que la importancia relativa de las tres habilidades varía con el nivel de responsabilidad administrativa Presentar algunas de las implicaciones de esta variación para la selección, capacitación y promoción de los ejecutivos Proponer formas de desarrollar estas habilidades.

Enfoque de tres tipos de habilidades Aquí se supone que un administrador es el que (a) dirige las actividades de otras personas y (b) asume la responsabilidad de la consecución de determinados objetivos a través de estos esfuerzos. Dentro de esta definición, la administración exitosa parece descansar sobre tres competencias básicas, que llamaremos técnicas, humanas y conceptuales. La habilidad técnica

La habilidad técnica implica una comprensión y el dominio de un determinado tipo de actividad, en particular uno que involucra métodos, procesos, procedimientos o técnicas. Es relativamente fácil para nosotros visualizar la habilidad técnica del cirujano, el músico, el contador o el ingeniero cuando cada uno está trabajando. La habilidad técnica implica el conocimiento especializado, la capacidad analítica dentro de la especialidad, y la facilidad en el uso de las herramientas y técnicas de la disciplina específica. De las tres habilidades que se describen en este artículo, la habilidad técnica es tal vez el más conocido por ser el más concreto, y porque, en nuestra era de la especialización, es la habilidad que requiere de un mayor número de personas. La mayor parte de nuestra formación profesional y programas de formación en el puesto de trabajo son principalmente preocupados por el desarrollo de esta habilidad técnica especializada. La habilidad humana

La inteligencia humana es la capacidad del ejecutivo para trabajar eficazmente como miembro del grupo y cooperar dentro del equipo que dirige. Mientras la habilidad técnica se refiere principalmente a trabajar con las "cosas" (procesos u objetos físicos), la habilidad humana se basa principalmente en el trabajo con personas. Esta habilidad se demuestra en la forma en que el individuo percibe (y reconoce las percepciones de) sus superiores, iguales y subordinados, y en la forma en que se comporta posteriormente. La persona con una habilidad humana muy desarrollada es consciente de sus propias actitudes, suposiciones y creencias acerca de otros individuos y grupos; él es capaz de ver la utilidad y las limitaciones de estos sentimientos. Él es igualmente hábil en la comunicación con los demás. Esa persona trabaja para crear un ambiente de comodidad y seguridad en el que los subordinados se sientan libres de expresarse sin temor a la censura o el ridículo, animándoles a participar en la

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planificación y realización de las cosas que les afectan directamente. Él es lo suficientemente sensible a las necesidades y motivaciones de los demás en su organización. Contar con esta sensibilidad le hace capaz de actuar de tal manera que tiene estas percepciones de los demás en cuenta. Esta habilidad para trabajar con los demás debe convertirse en una actividad natural, continua, ya que implica la sensibilidad no sólo en los momentos de toma de decisiones, sino también en el comportamiento día a día de las personas. La habilidad humana no puede ser una "cosa en algún momento”. Todo lo que un ejecutivo dice y hace (o deja sin decir o no hace) tiene un efecto sobre los demás. Por lo tanto, para ser eficaz, esta habilidad se debe desarrollar de forma natural e inconsciente, así como coherente, demostrándola en cada acción del individuo. Debe convertirse en una parte integral de todo su ser. Habilidad Conceptual

La habilidad conceptual implica la capacidad de ver la empresa como un todo; que incluye el reconocimiento de cómo las diversas funciones de la organización dependen una de la otra, y cómo los cambios en una parte afectan a todos los demás; y se extiende a la visualización de la relación de la empresa individual a la industria, la comunidad y las fuerzas políticas, sociales y económicas de la nación en su conjunto. Reconociendo estas relaciones y percibiendo los elementos importantes en cualquier situación, el administrador debe entonces ser capaz de actuar de tal manera que hace avanzar el bienestar de la organización total.

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Por lo tanto, el éxito de cualquier decisión depende de la habilidad conceptual de las personas que toman la decisión y los que la ponen en acción. Cuando, por ejemplo, se hace un cambio importante en la política de marketing, es fundamental que se estudien los efectos sobre la producción, el control, las finanzas, la investigación, y las personas involucradas. No sólo la coordinación efectiva de las diferentes partes de la empresa depende de la habilidad conceptual de los administradores involucrados, sino también lo hace toda la futura dirección y el tono de la organización. Las actitudes de un alto ejecutivo colorean todo el carácter de la respuesta de la organización y determinan la "personalidad corporativa" que distingue formas de hacer negocios a la de otra compañía. Estas actitudes son un reflejo de la habilidad conceptual del administrador (denominado por algunos como su "capacidad creativa", la forma en que percibe y responde a la dirección en la que el negocio debe crecer, los objetivos y las políticas de la compañía, y los accionistas) Habilidad conceptual, tal como se define más arriba, es lo que Chester I. Barnard, ex presidente de la New Jersey Bell Telephone Company, da a entender cuando dice: "... el aspecto esencial del proceso [ejecutivo] es la detección de la organización como en su conjunto y de la situación total relevante para él. "

Debido a que el exceso de todo el éxito de una empresa depende de la habilidad conceptual de sus ejecutivos en el establecimiento y la ejecución de las decisiones, esta habilidad es el ingrediente que unifica el proceso administrativo.

Importancia Relativa Podemos observar que, en un sentido muy real, la habilidad conceptual incorpora la consideración de los aspectos técnicos y humanos de la organización. Sin embargo, el concepto de habilidad, como la capacidad de traducir el conocimiento en acción, debería permitir a uno distinguir entre las tres competencias de la realización de las actividades técnicas (habilidades técnicas), la comprensión y la motivación de los individuos y grupos (habilidad humana), y la coordinación y la integración de todos las actividades y los intereses de la organización hacia un objetivo común (habilidad conceptual). Esta separación de la administración efectiva en tres habilidades básicas es útil principalmente para fines de análisis. En la práctica, estas habilidades están tan íntimamente relacionadas que es difícil determinar dónde termina una y empieza otra. Sin embargo, sólo porque las habilidades están relacionadas entre sí, no implica que no podamos obtener algún valor de mirar a ellos por separado, o variando su énfasis. En la práctica del golf de la acción de las manos, muñecas, caderas, hombros, brazos y cabeza están todos relacionados entre sí; sin embargo, en la mejora de uno de o scilación a menudo es valiosa para trabajar en uno de estos elementos por separado. También, bajo diferentes condiciones de juego la importancia relativa de estos elementos varía. Del mismo modo, aunque los tres son importantes en todos los niveles de la administración, los recursos técnicos, humanos y habilidades conceptuales del administrador varían en importancia relativa en los diferentes niveles de responsabilidad.

A niveles más bajos La habilidad técnica es responsable de muchos de los grandes avances de la industria moderna. Es indispensable para un funcionamiento eficiente. Sin embargo, tiene mayor importancia en los niveles inferiores de la administración. Como administrador mueve más y más de la operación física real, esta necesidad de la habilidad técnica se vuelve menos importante, siempre que tenga subordinados calificados y puede ayudar a resolver sus propios problemas. En la parte superior, la técnica puede ser casi inexistente, y el ejecutivo todavía puede ser capaz de realizar con eficacia su trabajo si sus habilidades humanas y conceptuales están muy desarrollados. Por ejemplo: En una gran empresa de bienes de capital que produce, el controlador fue llamado a reemplazar al vicepresidente de fabricación, que había sido golpeado repentinamente con una enfermedad grave. El controlador no tenía ninguna experiencia en la producción anterior, pero que había estado con la compañía por más de 20 años y sabía que gran parte del personal de producción clave íntimamente. Con la creación de personal auxiliar, y por delegación de una cantidad inusual de autoridad a sus  jefes de departamento, que fue capaz de dedicarse a la coordinación de las diferentes funciones. De este modo, se produjo un equipo altamente eficiente. Los resultados fueron menores costos, mayor productividad y la moral más alta que la división de producción nunca antes había experimentado. La

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dirección había apostado a que la capacidad de este hombre para trabajar con la gente era más importante que su falta de un fondo de producción técnica, y la apuesta funcionó. Otros ejemplos son evidentes a nuestro alrededor. Todos estamos familiarizados con los "gerentes profesionales" que se están convirtiendo los prototipos de nuestro mundo ejecutivo moderno. Estos hombres se desplazan con gran facilidad, y sin pérdida aparente de eficacia, de una industria a otra. Sus habilidades humanas y conceptuales parecen compensar su falta de familiaridad con los aspectos técnicos del nuevo trabajo.

En todos los niveles La habilidad humana, la capacidad de trabajar con otros, es esencial para la administración efectiva a todos los niveles. Un estudio de investigación reciente ha demostrado que la inteligencia humana es de primordial importancia en el nivel de capataz, señalando que la función principal del capataz como administrador es lograr la colaboración de las personas en el grupo de trabajo. Otro estudio refuerza este hallazgo y la extiende al grupo de mandos intermedios, y agregó que el administrador debe estar principalmente preocupado por facilitar la comunicación en la organización. Y aún otro estudio, ocupado principalmente de la alta dirección, pone de relieve la necesidad de auto-conciencia y la sensibilidad a las relaciones humanas por los ejecutivos en ese nivel. Estos hallazgos tenderían a indicar que la inteligencia humana es de gran importancia en todos los niveles. Al mismo tiempo, la habilidad conceptual se vuelve cada vez más importante con la necesidad de que las decisiones de política y de acción aumentan. En el nivel superior

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La Habilidad conceptual, como se indica en los apartados anteriores, se vuelve cada vez más crítica en puestos ejecutivos de mayor responsabilidad, donde se maximizan sus efectos y se observan más fácilmente. De hecho, los resultados de investigaciones recientes llevan a la conclusión de que en el nivel superior de la administración de esta habilidad conceptual se convierte en la habilidad más importante de todos. Parecería, entonces, que en los niveles inferiores de responsabilidad administrativa, la necesidad principal es para las habilidades técnicas y humanas. En los niveles superiores, la habilidad técnica se convierte en relativamente menos importante, mientras que la necesidad de la habilidad conceptual aumenta rápidamente. En el nivel superior de una organización, la habilidad conceptual se convierte en la habilidad más importante de todos para la administración exitosa. Un director ejecutivo puede carecer de conocimientos técnicos y todavía ser eficaz si tiene subordinados que tienen fuertes habilidades en estas direcciones. Pero si su habilidad conceptual es débil, el éxito de toda la organización pueda estar amenazada.

Implicaciones para la Acción

Este enfoque de tres habilidades implica que los beneficios significativos pueden ser resultado de la redefinición de los objetivos de los programas de desarrollo ejecutivo, de reconsiderar la colocación de ejecutivos en las organizaciones, y de la revisión de los procedimientos de prueba y selección de potenciales ejecutivos. Muchos programas de desarrollo ejecutivo puede estar fallando para lograr resultados satisfactorios debido a su incapacidad para fomentar el crecimiento de estas habilidades administrativas. Los programas que se concentran en la mera difusión de información o el cultivo de un rasgo específico parecen ser en gran medida improductiva en la mejora de las habilidades administrativas de los candidatos. Un peligro en muchos programas existentes de desarrollo ejecutivo reside en el entusiasmo sin reservas con la que algunas empresas y universidades han adoptado los cursos de “relaciones humanas” pueden tener dos errores : (1) la sola información de las relaciones humanas cursos en lugar de desarrollar la habilidad humana de la persona. (2) Incluso si el desarrollo individual tiene lugar, algunas empresas, poniendo todo su énfasis en la habilidad humana, pueden hacerlo así con vistas a las necesidades de formación de las primeras posiciones. Ellos pueden correr el riesgo de producir hombres con muy desarrollada la habilidad humana que carecen de la capacidad conceptual para ser administradores eficaces de primer nivel. Parece importante, entonces, que la formación de un candidato para un puesto administrativo se dirija al desarrollo de aquellas habilidades que son más necesarios en el nivel de la responsabilidad para la que se está considerando. Este enfoque sugiere que los ejecutivos no deberían ser elegidos sobre la base de su aparente posesión de una serie de características o rasgos de comportamiento, sino sobre la base de la posesión de los conocimientos necesarios para el nivel específico de la responsabilidad que implica. DESARROLLO DE LAS HABILIDADES

El desarrollo de la habilidad técnica ha recibido gran atención durante muchos años por la industria y las instituciones educativas por igual, y se ha avanzado mucho. De puesta a tierra de sonido en los principios, estructuras y procesos de la especialidad individual, junto con la práctica y la experiencia reales durante el cual el individuo es visto y ayudado por un superior, parece ser más eficaz. En vista de la gran cantidad de trabajo que se ha hecho en la formación de las personas en las habilidades técnicas, parecería innecesario en este artículo para sugerir más. La habilidad humana, sin embargo, ha sido mucho menos comprendida, y sólo recientemente se han hecho progresos sistemáticos en su desarrollo. Muchos enfoques diferentes para el desarrollo de la habilidad humana están siendo perseguidos por varias universidades y profesionales de hoy. Estos se basan en disciplinas tales como la psicología, la sociología y la antropología.

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Algunos de estos enfoques encuentran su aplicación en la "psicología aplicada", "ingeniería humana", y una serie de otras manifestaciones que requieren especialistas técnicos para ayudar a los negocios con sus problemas humanos. En la práctica, sin embargo, el ejecutivo debe desarrollar su propia habilidad humana, en lugar de apoyarse en el consejo de otros. Para ser eficaz, debe desarrollar su propio punto de vista personal hacia la actividad humana, de modo que él pueda (a) reconocer los sentimientos y de los sentimientos que él aporta a una situación; (b) tener una actitud acerca de sus propias experiencias que le permitan volver a evaluar y aprender de ellos; (c) desarrollar la capacidad para comprender lo que los demás por sus acciones y palabras (explícitos o implícitos) están tratando de comunicarse con él; y (d) desarrollar la capacidad de comunicar con éxito sus ideas y actitudes para los demás. Esta habilidad humana puede ser desarrollada por algunas personas sin capacitación formal. Otros pueden ser ayudados de forma individual por parte de sus superiores inmediatos, como parte integrante del proceso de "coaching". Esta ayuda depende de la eficacia, obviamente, en la medida en que el superior posee la habilidad humana. Para grupos más grandes, el uso de problemas de casos junto con la función improvisada de juego puede ser muy eficaz. Esta formación se puede establecer de manera formal o informal, pero requiere de un instructor calificado y secuencia organizada de actividades.

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Habilidad conceptual, al igual que la habilidad humana, no ha sido muy ampliamente entendido. Una serie de métodos se han tratado de ayudar en el desarrollo de esta habilidad, con mayor o menor éxito. Algunos de los mejores resultados siempre se han conseguido a través del "entrenamiento" de los subordinados por superiores. Esto no es idea nueva. Esto implica que una de las principales responsabilidades del ejecutivo es ayudar a sus subordinados a desarrollar sus potencialidades administrativas. Una manera un superior puede ayudar a "coach" a su subordinado es mediante la asignación de una responsabilidad particular y, a continuación, responder con la búsqueda preguntas u opiniones, en lugar de dar respuestas, cada vez que el subordinado busca ayuda. En el aula, la habilidad conceptual también se ha evaluado con eficacia razonable mediante la presentación de una serie de descripciones detalladas de situaciones complejas concretas. En éstos se le pide al individuo que está siendo probado para exponer un curso de acción que responde a las fuerzas subyacentes que operan en cada situación y que considera las implicaciones de esta acción en las diversas funciones y partes de la organización y su entorno total. CONCLUSIÓN

El propósito de este artículo ha sido mostrar que la administración efectiva depende de tres habilidades básicas personales, que han sido llamados técnicas, humanas y conceptuales. El administrador debe tener: (a) la habilidad técnica suficiente para llevar a cabo la mecánica del trabajo en particular para los que sea responsable; (b) suficiente habilidad humana en trabajar con otros para ser un miembro efectivo del grupo y para ser capaces de construir esfuerzo de cooperación dentro del equipo que dirige; (c) suficiente habilidad conceptual para reconocer las interrelaciones de los

diferentes factores que intervienen en su situación, que le llevarán a tomar esa acción que es probable para lograr el máximo bien para la organización total. La importancia relativa de estas tres habilidades parece variar con el nivel de responsabilidad administrativa. En los niveles inferiores, la principal necesidad es de habilidades técnicas y humanas. En niveles más altos, la eficacia del administrador depende en gran medida de las habilidades humanas y conceptuales. En la parte superior, habilidad conceptual se convierte en el más importante de todos para la administración exitosa. Este enfoque de tres habilidades hace hincapié en que los buenos administradores no nacen necesariamente; que se pueden desarrollar. Trasciende la necesidad de identificar los rasgos específicos en un esfuerzo por proporcionar una forma más útil de mirar el proceso administrativo. Al ayudar a identificar las habilidades más necesarias en los distintos niveles de responsabilidad, puede resultar útil en la selección, formación y promoción de los ejecutivos.

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