Laporan PDCA Nilai Kritis Revisi 050816

 

KEMENTERIAN KESEHATAN RI DIREKTORAT JENDERAL PELAYANAN KESEHATAN RUMAH SAKIT BHAYANGKARA TK III TEBINGTINGGI  

Jalan Diponegoro Denpasar Bali (80114) Telepon. (0361) 227911-15, 225482,223869 225482,223869,, Faximile: (0361)224206

LAPORAN FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA) PELAPORAN HASIL KRITIS LABORAT LABORATORIUM ORIUM I.

Latar Belakang Pemeriksaan penunjang merupakan suatu pemeriksaan medis yang dilakukan atas

indikasi medis tertentu guna memperoleh keterangan-keterangan yang lebih lengkap. Pemeriksaan ini bertujuan untuk membantu menegakkan diagnostik tertentu. Salah satunya adalah pemeriksaan laboratorium. Hasil pemeriksaan laboratorium merupakan informasi yang berharga untuk membedakan, mengkonfirmasikan diagnosis, menilai status klinis pasien, mengevaluasi efektivitas terapi dan munculnya reaksi obat yang tidak diinginkan. Hasil pemeriksaan laboratorium yang kritis atau nilai kritis (critical value) adalah hasil pemeriksa an laboratorium yang secara signifikan diluar rentang nilai normal pemeriksaan pemeriksaan sehingga memberi indikasi risiko tinggi atau kondisi yang mengancam keselamatan jiwa. Pelaporan nilai kritis bertujuan mencegah terjadinya insiden keselamatan pasien rumah sakit dan meningkatkan efektivitas komunikasi yang efektif terhadap pelaporan nilai kritis (critical value).   value). Pelaporan hasil pemeriksaan laboratorium yang kritis merupakan proses melaporkan critical value oleh analis ke dokter atau ruangan yang meminta pemeriksaan laboratorium tersebut.Tujuan dari penetapan critical value adalah untuk meningkatkan pelayanan pasien dengan memberikan informasi hasil laboratorium pasien yang masuk dalam katagori kritis kepada klinisi sehingga pasien mendapatkan tindakan medis segera. Pelaporan hasil laboratorium kritis (critical value)  value)  disampaikan kepada dokter penanggung jawab pasien melalui perawat ruangan dalam jangka waktu kurang dari 30 menit setelah hasil diautorisasi oleh dokter. Kebijakan adanya penyampaian critical value berdasarkan Keputusan Direktur Utama Nomor HK.02.04/IV.C11.D23/0742/2015 tentang Kebijakan Pelayanan Laboratorium Rumah Sakit Bhyangkara TK III Tebing Tinggi. Salah satu indikator mutu pelayanan yang ditetapkan ditetapka n oleh

Rumah Sakit

Bhayangkara TK III Tebing Tinggiuntuk bisa terakreditasi secara internasional adalah pelaporan hasil dengan nilai kritis (critical (critical value). value). Indikator yang ditetapkan adalah tercapainya pelaporan critical value  value  dalam waktu 30 menit sampai ke DPJP. Pelaporan critical value di Laboratorium Patologi Klinik Rumah Sakit Bhayangkara Bhayangkara TK III Tebing Tinggi pada tahun 2015 rata-rata mencapai 82 % dengan target pencapaian 90%. Sementara

 

itu,rata-rata pelaporan hasil critical value pada bulan Januari-Maret 2016 mencapai 84% dengan target pencapaian sebesar 100%. Belum tercapainya target tersebut menimbulkan beberapa permasalahan yaitu terlambatnya penanganan pasien oleh dokter penanggung  jawab pasien (DPJP) yang dapat berdampak berdampak pada keselamatan pasien serta terlambatnya diagnosa pasien mempengaruhi diagnosis, prognosis, atau terapi. Pada sebuah jurnal penelitian  American Society of Clinical Pathologists  Pathologists  mengenai pelaporan critical value  value  tahun 2006 menyebutkan, dengan adanya Laboratory Information System   (LIS)  System (LIS)  pelaporan hasil critical value  value  dapat tersampaikan rata-rata dalam waktu 22 menit. Dalam penelitiannya juga menyebutka menyebutkan n adanya keterlambatan keterlambat an

pelaporan critical

value   pada pasien rawat jalan berhubungan dengan jenis pemeriksaan yang diminta. value Sedangkan, pada pasien rawat inap disebabkan karena tidak tercantumnya nama dokter atau lokasi pasien dirawat pada formulir permintaan pemeriksaan laboratorium laboratorium.. Pada evaluasi indicator klinik Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta tahun 2013 menyebutkan jumlah nilai kritis yang disampaikan kepada dokter yang merawat pasien selama periode April - Desember 2013 sebanyak 867. Persentase pelaporan pada masing - masing sub laboratorium yaitu, sub laboratorium mikrobiologi 48%, sub laboratorium kimia 36%, sub laboratorium imunologi 9%, dan sub labortaorium hematologi 7%.Turnaround 7%. Turnaround time penyampaian nilai kritis hasil pemeriksaan laboratorium pada Instalasi Laboratorium Klinik dengan dengan target < 15 menit adalah sekitar 83-100%. Mengingat adanya permasalahan yang muncul sebagai akibat dari terlambatnya pelaporan critical value, value, maka perlu dilakukan berbagai upaya perbaikan agar target pelaporan critical value dapat value dapat tercapai. Terkait dengan hal tersebut di atas, telah dilakukan pertemuan koordinasi dengan bidang pelayanan penunjang, Instalasi Teknologi Informasi, Bidang Pelayanan Medik, Bidang Keperawatan, dan IPS PGS. Dari hasil pertemuan tersebut ditemukan permasalahan sebagai berikut: 1. Sistem dan sarana penunjang pelaporan nilai kritis belum maksimal 2. Belum tersedia system pelaporan yang dapat dilihat disetiap ruang perawatan pasien 3. Jumlah pemeriksaan pemeriksaan laboratorium yang yang semakin banyak sehingga terjadi keterlambatan pelaporan nilai kritis 4. Pengetahuan dan kemauan petugas dalam pelaporan dan dokumentasi pelaporan nilai kritis perlu ditingkatkan ditingkatkan 5. Tingkat kepatuhan kepatuhan petugas petugas dalam melaksanakan melaksanakan SPO perlu ditingkatkan ditingkatkan 6. Kertas dan tinta printer tinta printer habis 7. Adanya gangguan kerja terhadap petugas laboratorium, berupa banyaknya orang yang berlalu-lalang dan meminta copy hasil dalam kondisi laboratorium yang sempit 8. Pelaporan nilai kritis masih dilakukan secara manual

 

9. Terbatasnya jumlah jumlah telepon ( tidak tidak ada telepon khusus untuk pelaporan pelaporan nilai kritis ) 10. Perbaikan sistem LIS untuk mempercepat pelaporan nilai kritis segera dilakukan

 Alur pelaporan pelaporan hasil kritis laboratorium laboratorium adalah adalah sebagai berikut:

Mulai Ada hasil kritis yang sudah diauthorisasi oleh dokter.

Petugas laboratorium menghubungi perawat ruangan untuk men me n am aika aikan n hasi hasill krit kritis is Perawat Ruangan menyampaikan hasil kritis kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

DPJP/Residen menerima laporan hasil kritis dan memberikan instruksi tindakan selanjutnya  berdasarkan hasil kristis

Selesai

Selanjutnya untuk dapat memecahkan permasalahan di atas, maka dibentuklah Tim FMEA yang terdiri dari berbagai unsur terkait. Daftar Tim FMEA yang dibentuk adalah sebagai berikut: Dr. I G B Ken Wirasandi, MARS (Koordinator) Dr. Ida Ayu Putri Wirawati, SpPK (Sekretaris) Dr. Nyoman Sindhu Adiputra (Anggota) Rini Riowati, BSc (Anggota) Ni Nyoman Suardani, AMDAK (Anggota)

 

Komang Novita Yulia Anggraeni (Anggota) I Gusti Ngurah Wiratanaya Wiratanaya (Anggota) Made Indah Kesuma Dewi (Anggota)

II. Langkah-lan Langkah-langkah gkah FMEA a. Langkah Langkah ini 1: Menentuka M enentukan n proses berisiko tinggi dalam pelaporan hasil kritis. diawali dengan mendiskusikan proses pelaporan hasil kritis di Rumah Sakit Bhayangkara TK III Tebing Tinggidan menentukan risiko-risiko yang terjadi pada setiap proses. Proses pelaporan hasil kritis saat ini:

Ada hasil kritis yang sudah diauthorisa si oleh dokter.

Petugas laboratorium menghubungi  perawat ruangan untuk menyampaika n hasil kritis

Perawat Ruangan menyampaika n hasil kritis kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

b. Langkah 2: Menyusun diagram proses Proses tersebut dapat digambarkan dalam alur sebagai berikut:

Petugas laboratorium menghubungi perawat ruangan untuk men me n am aika aikan n hasi hasill kr krit itis is Perawat Ruangan menyampaikan hasil kritis kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

DPJP/Residen menerima laporan hasil kritis dan memberikan instruksi tindakan selanjutnya  berdasarkan hasil kristis

DPJP/Residen menerima laporan hasil kritis dan memberikan instruksi tindakan selanjutnya  berdasarkan hasil kristis

 

  c.

Langkah 3: Mengidentifikasi Mengidentif ikasi kemungkina kemungkinan n kegagalan dalam setiap proses yang terjadi

Prose rosess

Modu odus Ke a ala lan n

Petugas laboratorium menghubungi perawat ruangan untuk

1. Kepatuhan petugas laboratorium dalam melaporkan hasil kritis yang tidak konsisten 2. Sarana komunikasi yang tidak optimal optimal

menyampaikan hasil kritis

Perawat Ruangan menyampaikan hasil kritis kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

1. Kepatuhan petugas ruangan dalam melaporkan kepada DPJP/residen yang tidak konsisten. 2. Sarana komunikasi yang ttidak idak optimal

DPJP/Residen menerima laporan hasil kritis dan memberikan instruksi tindakan selanjutnya berdasarkan hasil kristis

1. Kepatuhan terhadap SOP yang belumn optimal

Potensi dari efek kegagalan dan penyebabnya adalah seperti pada tabel di bawah ini: Potensi Potensi kegagalan Langkah penyebab/Mekanisme No Potensi Kegagalan dan efeknya Proses Kegagalan (Konsekuensi) 1

2

Petugas laboratorium menghubungi perawat ruangan untuk menyampaik an hasil kritis

Perawat Ruangan menyampaik an hasil kritis

1. Kepatuhan petugas laboratorium dalam melaporkan hasil kritis yang tidak konsisten

Pelaporan kepada perawat ruangan tertunda atau tidak terlaporkan

-  Petugas kurang kurang memahami SPO hasil kritis

-  Beban kerja petugas tinggi pada  jam sibuk (peak (peak Hours)

2. Sarana komunikasi yang tidak optimal

Pelaporan kepada perawat ruangan tertunda atau tidak terlaporkan

1. Kepatuhan petugas ruangan dalam

Pelaporan kepada perawat ruangan

melaporkan kepada DPJP/ residen yang

tertunda atau tidak terlaporkan

-  Penggunaan telepon ruangan untuk keperluan lain (selain cv) -  Kerusakan telepon ruangan -  Petugas kurang kurang memahami SPO hasil kritis

 

kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

3

DPJP/Reside n menerima laporan hasil kritis dan memberikan instruksi tindakan selanjutnya berdasarkan hasil kristis

tidak konsisten.  2. Sarana komunikasi yang tidak optimal

Pelaporan hasil kritis tertunda atau tidak terlaporkan t erlaporkan

-  Penggunaan

1. Kepatuhan terhadap SOP yang belumn optimal

Tidak ada tindak lanjut dari hasil kritis

Tidak memahami SPO hasil kritis.

telepon RS yang sangat sibuk sehingga operator sulit dihubungi -  Kerusakan telepon ruangan/RS

Penentuan tingkat keparahan RPN proses 1:

No

1

Langkah Proses

Potensi Kegagalan

1. Kepatuhan Petugas petugas laboratoriu m laboratoriu menghubu m dalam ngi melaporka perawat n hasil ruangan kritis yang untuk tidak

menyamp aikan hasil kritis

Potensi kegagalan dan efeknya (Konsekue nsi) Pelaporan kepada perawat ruangan tertunda atau tidak terlaporkan

Ken sek uen si

Penyebab

Likeli hood

4

- Petugas

5

4

4

Pelaporan kepada perawat ruangan tertunda atau tidak

4

-  Pengguna an telepon ruanganu ntuk keperluan lain (selain cv)

Detek si

RPM

Kurangnya sosialisasi SPO

4

80

Analisis beban kerja

3

48

4

48

belum baik

petugas tinggi pada jam sibuk (peak Hours)

konsisten

3. Sarana komunika si yang tidak optimal

kurang memaha mi SPO hasil kritis - Beban kerja

Gap Kontrol

3

Saran komunikasi kurang memadai

 

terlaporkan

4

-  Kerusaka

3

n telepon ruangan 4

2

Perawat Ruangan menyamp aikan hasil kritis kepada DPJP dan Residen dan mencatat di Log Book

Pelaporan npetugasr  kepada uanganda perawat lammelap ruangan orkankep tertunda ada atau tidak DPJP/resi terlaporkan

4

Pelaporan hasil kritis tertunda atau tidak terlaporkan

4

3. Kepatuha

den yang tidakkonsi sten.  4. Saranako

munikasi yang tidak optimal

-  Belum memanfa atkan IT untuk penyamp aian hasil kritis - Petugas kurang memaha mi SPO hasil kritis

-  Pengguna

4

-  Kerusaka

DPJP/Res iden menerima laporan hasil kritis dan memberik an instruksi tindakan selanjutny a berdasark an hasil kristis

2. Kepatuha nterhadap SOP yang belumn optimal

Tidakadatin 4 daklanjutdar  ihasilkritis

Tidakmema hami SPO hasilkritis.

36

5

80

4

Kurangnyas osialisasida nsimulasi SPO

4

64

3

Saran komunikasi kurangmem adai

4

48

4

Pemelihara ansarana yang tidak optimal

3

48

4

Kurangnyas osialisasi SPO danbelumdil akukannyas imulasi

4

64

nteleponr  uangan/R S 3

3

untuk penyampaia n hasil kritis

an telepon RS yang sangat sibuk sehingga operator sulit dihubungi 4

Pemelihara an sarana yang tidak optimal Belum dikembangk an sistem IT

 

Melakukandesainulang Dalamrangkamencegahterjadinyakemungkinantertundanyapenyampaianhasilkritislabora torium, makadiputuskanmenetapkandesainbarudari system pelaporanhasilkritis di RSUP Sanglah. Penetapandesainbaruiniadalahuntukmengatasikelemahanyang adapadadesain yang lama. Jikadibandingkanantaradesain yang lama dengan yang baruadalahsebagaiberikut:

N o 1

Disain Lama

Disainbaru

Tidakmemanfaatkan Tidakmemanfaatkan IT untukpenyampaianhasildari lab keruangan

Memanfaatkan IT untukpenyampaianhasilkritiskeru angan

2

Sosialisasi SPO belum optimal danbelumdilakukansimulasi

Sosialisaisecara periodic setiap 3 Sosialisaisecara bulandanbilaadapegawaibaru

3

Analisisbebankerjakurangtajamuntukkebutuha ntenaga

 Analisiskerja yang yang lebihtajamuntukpemenuhantenag a

4

Pemeliharaa Pemeliharaansaranakomunik nsaranakomunikasikurang asikurang optimal

Pemeliharaansaranakomunik Pemeliharaan saranakomunikasile asile bih optimal.

 Analisis RPM desainbaru: RPN Desain Lama N Desain Lama o Kons Likeli Det ekue hood eksi nsi 4 5 1 Tidakmemanfaat 4 kan IT untukpenyampai anhasildari lab keruangan 2

3

3

Pelaksanaandan 4 simulasi SPO belum optimal Analisisbebanker  4  jakurangtajamunt  jakurangtaja munt ukkebutuhantena ga Pemeliharaansar  4 anakomunikasiku rang optimal

RPN

Persent asepen urunan

80

RPN DesainBaru Kons Likeli Dete hood ksi ekue nsi 4 2 1

8

90%

RPN

4

5

80

4

2

1

8

90%

4

3

48

4

3

3

36

25%

4

3

48

4

3

4

36

25%

Dari hasilanalisis RPN disainbarumakadisepakatiuntukmelakukandisainulangterhadap proses pelaporanhasilkritisde pelaporanhasilkritisdenganmelaku nganmelakukan: kan: 1. Pemanfaatan IT untukpenyampaian untukpenyampaianhasilkritisdari hasilkritisdarilaboratorium laboratoriumkeruangpera keruangperawatan watan

 

2. Sosialisasi system/SPO barupelaporanhasilkritiskepad barupelaporanhasilkritiskepadaPerawatruan aPerawatruangan, gan, dokterdanpetugaslaborato dokterdanpetu gaslaboratoriumsecara riumsecara periodic

Sedangkan Action Plan dariimplementasidisain yang barusebagaiberikut: N

 Action Plan

Person In

1o

Charge Mengembangkan system IT Dr. untukpenyampaianhasilkritisdarilaboratoriumkeruangperawat Yanson an

2

Sosialisasi SPO dan system perawatdanpetugaslaboratorium

3

Implementasi system baru

barukepadadokter,

Tim

17e Juni 201 6 Dr. Ken 28 Wirasand Juni 201 i 6 1 Dr. Ken, Juli Dr. 201 Yanson 6

Saran: 1. Pengembangan Pengembangan system IT untupenyampaianhasilkritisdarilaboratoriumkeruangperawatan 2. Sosialisasi SPO dan system barukepadadokter, barukepadadokt er, perawatdanpetugaslaboratoriumsecaraperiodic

Denpasar, 8Juni 2016

Dr. Ida AyuPutriWirawati, SpPK NIP. 1961100519870 196110051987092001 92001