Laporan Kunjungan Ke Distributor Obat

 

  LAPORAN KUNJUNGAN KE DISTRIBUTOR OBAT  

Hari/ tanggal : Senin, 22 April 2019 : 08.00 –   14.00 WIB

Jam Peserta

: 3 orang 1.  dr. Evelin Simarmata ( Kepala Pelayanan Penunjang Medis) 2.  Sahat Saragih., S.Si.,Apt (Kepala Unit Farmasi dan Anggota Pelaksana Pokja PKPO) 3.  Mariana S (Anggota Pelaksana Pokja PKPO)

DISTRIBUTOR PT BINA SAN P PRIMA RIMA

A.  ALAMAT : Jl. Hok Salamuddin Nagori Siantar Estate Kecamatan Kec amatan Siantar B.  PROSES PENGADAAN 1.  Pengadaan obat PT.BINA SAN PRIMA cabang PEMATANG SIANTAR melalui PT. BINA SAN PRIMA pusat di BANDUNG 2.  Pengiriman obat dan alat kesehatan dari pusat ke kantor cabang menggunakan transportasi udara, dengan tetap menjaga suhu dan kelembaban sesuai standar. 3.  Sertifikat jaminan keaslian/ Cerificate Of Original (COO) dan surat penunjukan dari  principle disimpan di kantor k antor pusat, apabila dibutuhkan kantor pusat p usat akan mengirimkan ke kantor cabang. C.  ALUR PENERIMAAN BARANG 1.  Barang datang masuk pintu gudang penerimaan 2.  Disimpan berdasarkan bentuk kemasan dan principle 3.  Penyiapan obat dan alat kesehatan setelah tercetak faktur 4.  Pemeriksaan ulang obat dan alat kesehatan sesuai faktur meliputi (nama barang, jumlah, no batch dan Expaired Date) 5.  Barang dikemas dan dikeluarkan dari gudang melalui pintu keluar D.  PENYIMPANAN 1  Barang dan alat kesehatan disimpan di gudang, dipisahkan berdasarkan bentuk kemasan (Karton/box )principle. 2  Obat dan alat kesehatan bentuk karton diletakkan diatas palet(bahan plastik), obat dan alat kesehatan yang sudah terbuka dari kemasan kardus diletakkan di rak, disusun berdasarkan  jenis obat.

 

3  Suhu dan kelembaban ruangan dijaga sesuai standar suhu kamar dan pencahayaan 4 

Penyimpanan obat termolabil dalam Chiller dengan suhu 20 - 80 C. Ada 3 buah Chiller 3  pintu dengan pengatur suhu dan alarm. Alarm akan berbunyi apabila suhu diatas atau di  bawah suhu suhu standar. standar. Bila ≥ 10 menit menit suhu belum belum sesuai sesuai standart standart maka dila dilakukan kukan evakuasi. evakuasi. 

5 

Penyimpanan obat Psikotropika dalam ruang tersendiri terpisah dengan obat lain, berpintu dan berkunci ganda

6 

Gudang dilengkapi APAR, dengan penempatan 120 cm dari lantai dengan penandaan panah dan kotak kuning garis hitam.

E. TRANSPORTASI 1.  Barang dan alat kesehatan dikirim melalui armada PT.BINA SAN PRIMA PRIMA 2.  Pengiriman obat termolabil menggunakan box sterofom dengan ice pack/ coller bag dilengkapi thermometer disertakan lembar pemantauan suhu.

 

 

BARANG DATANG DARI KANTOR PUSAT

PELETAKAN OBAT KEMASAN BOX PADA RAK

PELETAKAN OBAT TERMOLABIL

PELETAKAN KEMASAN KARDUS DIATAS

PLASTIK DALAM CHILLER

PALET

 

 

PERANGKAP TIKUS MENGGUNAKAN MENGGUNAKAN LEM TIKUS TIKUS CHILER 3 PINTU

 

II. PERMASALAHAN

A.  Sering terjadi kekosongan obat karena: 1.  Keterlambatan pembayaran sehingga sehingga di “lock”, tidak bisa dibuka faktur.   2.  Keterlambatan pengiriman obat e katalog. 3.  Gudang tidak mencukupi bila pengadaan obat dan alat kesehatan untuk persediaan 1 tahun. B. Pendistribusian : 1.  Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum obat di ambil dari tempat penyimpanan. 2.  Peralatan transport obat (troli,cool box)tidak memadai 3.  Pengantaran obat di lakukan oleh petugasyang tidak berwenang 4.  Obat di terima oleh petugas yang tidak berwenang

SOLUSI :

1.  Tertib administrasi berkas penagihan : a)  Bagian administrasi obat dan alat kesehatan membuat cek list berkas penagihan yang harus dilengkapi.  b)  Segera memberitahu salesman apabila ada berkas yang kurang lengkap. 2.  Unit Farmasi membuat perencanaan obat dan alat kesehatan 3 bulan untuk mengantisipasi keterlambatan pengiriman obat dan alat kesehatan e katalog. Proses P roses pembelian melalui e katalog butuh waktu 3 minggu. 3.  Membuat Perjanjian Kerjasama dengan distributor untuk menjamin ketersediaan obat dan alat kesehatan.

Saribudolok , 23 April 2019 Ka.Unit Farmasi

Sahat Saragih, Apt