LAPORAN KKNP (PKL) PT BADAK NGL
August 28, 2018 | Author: Hadyan Farizi | Category: N/A
Short Description
laporan KKNP bagian AO&C Department (Account Payable) di PT BADAK NGL...
Description
LAPORAN KULIAH KERJA NYATA PROFESI DI PT BADAK NATURAL GAS LIQUEFACTION
Oleh : Hadyan Farizi NIM. 105020307111013
Disusun sebagai salah satu Syarat Untuk Evaluasi Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
LEMBAR PENGESAHAN
Judul
:
Laporan Kuliah Kerja Nyata Profesi di PT Badak Natural Gas Liquefaction
Disusun oleh : Nama
:
Hadyan Farizi
NIM
:
105020307111013 1050203071110 13
Fakultas
:
Ekonomi dan Bisnis
Jurusan
:
Akuntansi
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang maha Esa yang telah memberikan kemampuan untuk menyusun Laporan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi di PT Badak Natural Gas Liquefaction. Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai bahan evaluasi hasil kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi sekaligus sebagai proses pembelajarandalam menulis suatu karya ilmiah hasil dari praktek di lapangan. Saya menyadari bahwa aktivitas ini dapat berjalan dengan baik disebabkan dukungan dari banyak pihak. Untuk itu saya merasa berkewajiban menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Ibu Meutia Pradipta sebagai pembimbing lapangan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
DAFTAR ISI
Kata Pengantar............................... Pengantar..................................................... ............................................ ............................................ ......................
i
Daftar Isi........................................... Isi................................................................. ............................................ ............................................ ...................... ii Daftar Tabel................................................ Tabel...................................................................... ............................................ ........................
iii
Daftar Gambar............................. Gambar................................................... ............................................ ............................................ .......................... .... iv Daftar Lampiran.......................... Lampiran................................................ ............................................ ................................................ ..........................
v
BAB I
: PENDAHULUAN............................. PENDAHULUAN.................................................... ............................................ .....................
1
1.1 Latar Belakang Kegiatan Kuliah Kerja Nyata.................................. Nyata....................................
1
1.2 Tujuan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi............................. Profesi.................................... .......
2
1.3 Manfaat Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi............................ Profesi.................................. ......
3
1.4 Tempat dan Waktu Kegiatan...................................
5
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
DAFTAR TABEL
No.
3.1
Judul Tabel
Aktivitas Yang Dilakukan Selama KKN-P
Hal.
25
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul Gambar
Hal.
3.1
Komposisi Pemegang Saham/Shareholder Composition
10
3.2
Lokasi PT Badak NGL
12
3.3
Struktur Organisasi PT Badak NGL
14
3.4
Struktur Organisasi Accounting Operations and Control (AO&C) Control (AO&C)
3.5
Department
16
Proses Pembayaran Invoice PO di PT Badak NGL
38
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
DAFTAR LAMPIRAN
No.
Judul Lampiran
1
Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Dibawah USD $25,000 atau Rp 250.000.000,-
2
Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Diatas USD $25,000 atau Rp 250.000.000,-
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) merupakan salah satu matakuliah yang berbentuk praktek sebagai sarana pengaplikasian teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan. Perkembangan akuntansi yang pesat membuat setiap mahasiswa dituntut untuk cepat dalam beradaptasi terhadap lingkungan pekerjaan yang sebenarnya. Berawal dari permasalahan adanya kesenjangan antara teori yang didapat selama masa perkuliahan dengan keadaan kerja sebenarnya, KKN-P
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
KKN-P adalah sarana untuk membuat lulusan-lulusan sarjana menjadi siap pakai dan sesuai dengan kebutuhan dunia kerja. Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) merupakan mata kuliah yang berbentuk kuliah kerja di perusahaan atau lembaga lain yang memiliki keterkaitan antara keilmuan dan atau keprofesian dengan latar belakang pendidikan mahasiswa.
Dengan adanya Kuliah Kuliah Kerja
Nyata Profesi (KKN-P) mahasiswa dapat memahami duna kerja nyata dan memiliki kedewasaan dalam berfikir serta meningkatkan ketajamannya dalam melakukan analisis berdasarkan fakta yang ditemukan, melalui sosialisasi dan kehati-hatian dalam mengamati, menyusun secara benar data dan informasi yang diperlukan, efektif dalam menjalankan interview dan memiliki pemahaman teori-
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
1.2.2 Tujuan khusus
a. Mengetahui manual prosedur akuntansi khususnya Account Payable di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). b. Memahami dan meneliti Operasional Account Payable khususnya Pembayaran Invoice Purchase Order di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). c. Mengetahui Pajak Pertambahan Nilai di Invoice Purchase Order pada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL).
1.3 Manfaat Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
1.3.2 Bagi Perusahaan atau Instansi Bersangkutan Bersangkutan
a. Membantu dalam kegiatan operasional
yang dibatasi oleh
kemampuan dari mahasiswa itu sendiri. b. Sarana bagi perusahaan untuk membangun kerjasama dalam hal meningkatkan tenaga kerja potensial. c. Sebagai salah satu bentuk tanggung jawab sosial perusahaan kepada masyarakat. d. Sebagai sarana transfer ilmu agar tercipta generasi yang terdidik dan siap pakai. 1.3.3 Bagi Jurusan Akuntansi Universitas Universitas Brawijaya
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
1.3.4 Bagi Dosen Pembimbing Pembimbing
a. Memperoleh pengetahuan dan pemahaman tentang berbagai praktek akuntansi di dunia kerja dan dunia usaha. b. Meningkatkan jaringan kerjasama dengan dunia kerja dan dunia usaha. 1.4 Tempat dan Waktu Kegiatan
a. Tempat kegiatan : PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL) Jalan Raya Kutai, Bontang 75324 Kalimantan Timur, Indonesia
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
BAB II RENCANA KEGIATAN
Waktu Rencana Kegiatan Kegiatan
a. Pengenalan dan adaptasi terhadap lingkungan kantor PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). b. Mengetahui gambaran umum mengenai PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL).
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. b. Mengumpulkan serta menganalisis data-data dan Minggu ke - 3 juga permasalahan yang berhubungan dengan fokus kegiatan KKN-P. c. Membuat laporan KKN-P. a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. Minggu ke - 4
b. Mencari
informasi
lain
yang
berkaitan
mempelajari mengenai fokus kegiatan KKN-P.
dan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
2. Accounting Operations and Control ( AO&C AO&C ) Department merupakan department yang menjalankan fungsi akuntansi dan keuangan di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL).
3. Laporan KKN-P adalah sebuah laporan yang harus dibuat oleh setiap mahasiswa yang melaksanakan praktek kerja lapangan atau KKN-P sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). Laporan tersebut adalah laporan hal-hal yang diperoleh mahasiswa selama melaksanakan KKN-P
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
BAB III PELAKSANAAN RENCANA KEGIATAN
3.1 Gambaran Umum Objek KKN-P 3.1.1
PT Badak Natur al Gas Liquefaction (PT Badak NGL)
Pada awal tahun 1972 ditemukan cadangan gas alam di Muara Badak, Kalimantan Timur oleh Huffco Inc. Untuk memasarkan gas alam tersebut, harus dibangun kilang yang memproses gas alam menjadi gas alam cair ( Liquefied Liquefied Natural Gas/LNG) sehingga memudahkan transportasinya ke pembeli. Maka
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
produksi 22,5 juta ton/tahun. Sarana pendukung produksi antara lain unit pendinginan LPG, tangki penimbun penimb un LNG, tangki penimbun LPG, unit pembangkit listrik tenaga uap, pelabuhan muat LNG dan pelabuhan muat LNG/LPG. Bahan baku gas alam ( Feed Feed Gas) dipasok dari lapangan gas milik VICO Indonesia (Badak, Samberah, Nilam dan Mutiara), milik TOTAL E&P Indonesia (Handil, Bekapai, Tunu, Senipah, Peciko dan Tambora), serta milik Chevron Indonesia Co. (Attaka dan Kerinding). Pada awalnya, komposisi kepemilikan saham PT Badak NGL adalah 55% Pertamina, 30% Huffco, Inc, dan 15% JILCO (Japan Indonesia LNG Company). Selanjutnya pada tahun 1990 komposisi kepemilikan saham berubah menjadi 55%
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.1.2
Visi dan Misi PT Badak NGL
Setiap perusahaan memiliki visi dan misi sebagai panduan dalam melakukan berbagai kegiatan bisnis. Berikut visi dan misi PT Badak NGL : Visi
“Menjadi perusahaan energi kelas dunia yang terdepan dalam inovasi”
Perusahaan energi kelas dunia artinya, menjadi perusahaan yang mampu memenuhi kebutuhan energi negara-negara di dunia. Terdepan dalam
inovasi
artinya
menjadi
perusahaan
yang
selalu
berusaha
menemukan hal-hal baru dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya (gagasan, metode, atau alat) yang dapat membawa perubahan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
maksimal artinya memberikan kontribusi maksimal untuk memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan. 3.1.3
Lokasi PT Badak NGL
PT Badak NGL merupakan perusahaan pengelola gas alam cair yang berkantor pusat di Jakarta. Sedangkan untuk Lokasi Kilang Plant ( Plant Site ) berada di Bontang Kalimantan Timur. Gambar 3.2 Lokasi PT Badak NGL
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.1.4
Bidang Usaha PT Badak NGL
Dalam kurun waktu 33 tahun, PT Badak NGL telah berkembang menjadi pengelola Kilang LNG yang berpengalaman dan diakui di tataran bisnis LNG global. PT Badak NGL telah memberikan kontribusi yang cukup besar di dalam perkembangan industri LNG sehingga dikenal sebagai perusahaan Operating yang handal dan terpercaya. Saat ini, nilai aset Kilang Organizational profesional yang LNG Badak yang dikelola oleh PT Badak NGL mencapai USD 2,3 miliar. 3.1.5
Bentuk Badan Hukum PT Badak NGL
PT Badak NGL merupakan tanggung jawab Pertamina LNG Sales - JMG yang
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.1.6
Struktur Organisasi PT BADAK NGL Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT Badak NGL
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.1.7
Proses Produksi PT Badak NGL
Aktivitas utama PT Badak NGL adalah melaksanakan proses pencairan gas alam menjadi gas alam cair ( Liqueied Liqueied Natural Gas/LNG). Gas alam sebagai bahan baku diserahkan oleh perusahaan Production Sharing Contractor (PSC) yaitu VICO Indonesia, Total E&P Indonesie dan Chevron Indonesia yang merupakan produsen gas alam. Sedangkan fungsi pemasaran LNG dilaksanakan oleh Pertamina melalui Divisi Pemasaran LNG. Pengaturan jadwal pengiriman dan pengangkutan LNG 3.1.8 Gambaran Umum Accounting Operations and Control (A O & C )
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Gambar 3.4 Oper ation s and Contr Contr ol Struktur Organisasi Accounti ng Oper ( (A O & C )
Department
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Operati on Se Section 3.1.8.2 Accounti ng Operati
Accounting Operation terdiri atas 2 sub-seksi, yaitu: 1. Account Payable
Melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan semua pembayaran kepada pihak ketiga, dari penerimaan tagihan (invoice), proses pembuatan cek sampai dengan pembayaran invoice (transmittal ), ), baik langsung kepada pihak ketiga maupun melalui bank (transfer ). ). Sedangkan transaksi pembayaran yang berhubungan dengan karyawan ditangani oleh Personal Accounts and Payroll. Account payable sub section dibagi menjadi 3 fungsi
pembayaran, yaitu:
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Penghasilan: 1) Upah : Upah Pokok, Bonus Kinerja Individu (BKI), Pengganti Biaya Angkutan (PBA) 2) Tunjangan dan Kompensasi: a. Tunjangan Plant Shutdown/Emergency, Commissioning, Start-up dan Plant Performance Test bagi bagi Pekerja Madya/ Utama project dan b. Tunjangan Perumahan ( Housing Housing Allowance) c. Tunjangan Regu Bergilir d. Tunjangan Pengganti Bahan Makanan bagi Awak Kapal
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Jamsostek (Bagian yang ditanggung pekerja), Dana Pensiun (Bagian yang ditanggung pekerja), Ongkos Naik Haji. a. Potongan Tetap (Non Kedinasan) : Iuran FPLB (Serikat Pekerja), Iuran Serikat Pekerja PTB, Iuran Rukun Tetangga, Iuran Zakat, Iuran Olah Raga, Potongan Koperasi, Iuran Komputer, dll. b. Potongan
Tidak
Tetap:
Pemakaian
Telepon, Medical,
Air
Transport. 3. Account Receivable and Cost Distribution Account Receivable & Cost Distribution berhubungan dengan
pengendalian kas, pengalokasia
biaya dan penagihan piutang terhadap
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
sebagai laporan pertanggungjawaban atas penggunaan uang Expense Report sebagai cash advance. Expense report wajib diselesaikan maksimal dua minggu
setelah selesai melakukan perjalanan dinas/ non dinas. Masing-masing department wajib
untuk
membantu
penyelesaian
expense
report
pegawainya. Employee
Receivable juga
berfungsi
mengontrol
employee
receivable account atau rekening piutang perusahaan terhadap pekerja.
Piutang perusahaan dapat terjadi karena pekerja mengajukan: -
Cash Advance , seperti antara lain: Surat perjalanan dinas, Surat
perjalanan kursus, Surat perjalanan berobat, Lain-lain
kedinasan.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
ditetapkan, maka akan diperhitungkan dalam pembayaran gaji pekerja. Apabila nilai expense report tersebut lebih besar dari jumlah panjar atau cash advance yang diterima (harus sesuai dengan ketentuan PKB dan PP
Guide) maka pekerja tersebut mempunyai piutang terhadap perusahaan. juga harus dimintakan persetujuan oleh manager dan senior Expense report juga manager department terkait. Setelah expense report disetujui, maka expense report diserahkan ke Clerk Employee Receivable Accounting
untuk diproses penyelesaian piutangnya. Operation Department untuk 3.1.8.3 Accoun Accoun tin g Control Section
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Dalam rangka pertanggung-jawaban keuangan PT Badak NGL kepada Producer (pemilik saham) dan pihak lain, perlu disusun suatu laporan
keuangan (Operation Report ) setiap bulannya yang mencerminkan anggaran dan realisasi anggaran serta penjelasannya. b. Asset /Harta /Harta Benda Modal /Harta Benda Modal (HBM) merupakan benda modal milik Asset /Harta PERTAMINA yang dikelola oleh PT Badak NGL dengan ketentuan: 1. Umur penggunaan lebih dari 1 tahun. 2. Merupakan suatu kesatuan atau Unit. 3. Harga perolehan barang minimal 25.000.000 rupiah atau minimal
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
a. Material Inventory
Merupakan jumlah material yang menjadi persediaan dan dapat memberi manfaat satu kali atau lebih serta umumnya bersifat konsumtif yang dipergunakan untuk menunjang operasi perusahaan secara langsung atau tidak langsung. Pemakaian material inventory dibebankan langsung sebagai biaya. Pemakaian material inventory dilaporkan sebagai working di dalam Financial Report capital di (MIT) b. Material In Transit (MIT) Pembelian material oleh PT Badak NGL yang lokasi penerimaannya di luar Bontang. Ada dua macam tipe pembelian jika dilihat dari lokasi
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.1.8.4 Specialist
di AO&C Department memiliki memiliki 3 bidang spesialisasi, yaitu: Specialist di 1. Tax Specialist
Tugasnya membantu AO&C Department memberikan kontribusinya dalam operasional PT. Badak NGL agar sejalan dengan kebijakan perusahaan dan ketentuan keten tuan perundang-undangan perundang-un dangan perpajakan yang berlaku. 2. System Specialist
Tugasnya
membantu
AO&C Department dalam
memelihara
dan
mengembangkan system prosedur dan pembukuan sejalan dengan kebijakan perusahaan dan Prinsip-prinsip Akuntansi dalam menghasilkan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Tabel 3.1 Aktivitas Yang Dilakukan Selama KKN-P No
Hari / Tanggal
Uraian kegiatan yang dilakukan
Orientasi 1. Pengetahuan tentang PT Badak NGL 2. Perkenalan dengan bagian Payroll
Senin, 1 Juli 2013 3. Pertemuan ke Senior Manager AO&C
1
Sampai dengan Department
Jumat, 5 Juli 2013 4. Perkenalan ke bagian Accounting Controll
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
5. Menyusun
laporan
Praktek
Kerja
Lapangan (PKL) di PT Badak NGL
1. Praktek
kerja
di
Purchase
Order
(matching Invoice via Oracle) & Cetak Account Payable (AP) Voucher
2. Menyusun
laporan
Praktek
Kerja
Lapangan (PKL) di PT Badak NGL Senin, 22 Juli 2013 4
sampai dengan
3. Pengumpulan data untuk laporan KKN-P 4. Presentasi Hasil Laporan Praktek Kerja
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan Training section
4. Perpisahan dengan seluruh karyawan AO&C Department 5. Perpisahan dengan karyawan di bagian training section
3.3 Evaluasi Hasil Kegiatan KKN-P 3.3.1 Pembahasan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3. Barang ataupun hasil perjanjian yang diterima adalah sesuai dengan yang tertera. 4. Terdapat pernyataan atau spesifikasi tertentu didalam pembelian atau perjanjian kontrak. 5. Memastikan bahwa perhitungan yang telah dilakukan adalah tepat. AO&C Department menerapkan kebijakan pembayaran hutang operasional tidak lebih dari 30 hari sejak pihak ketiga memenuhi persyaratan dokumen pembayaran invoice. Account Payable Sub-section melaksanakan pekerjaan yang berhubungan
dengan semua pembayaran kepada pihak ketiga, dari penerimaan tagihan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3. Melakukan kewajiban pembayaran kepada rekening vendor dengan dengan tepat 4. Memastikan otorisasi pembayaran dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang 5. Panduan perpajakan sesuai dengan perundang-undangan Prosedur Account Payable
Prosedur yang terkait dengan proses kerja bidang account payable adalah : 1. Prosedur Pembayaran Invoice Kontrak 2. Prosedur Pembayaran Invoice PO 3. Prosedur Pembayaran PO Pembelian Langsung
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
der 3.3.1.2 Uraian Prosedur Kerja Pur chase Or der (PO) (PO)
Prosedur Pembayaran Invoice PO
Prosedur ini menjelaskan tatacara pembayaran invoice yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa yang dilakukan berdasarkan suatu surat perjanjian pembelian ( Purchase ). Berikut ini adalah jenis-jenis PO berdasarkan Purchase Order ). tempat penerimaannya :
Ruang
AO&C Department, Account Payable Sub Section Section
Lingkup Pelaksana
1. Accounting Operation and Accounting Accounting Department
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
dicatat ke dalam system Oracle sebagai Material in Transit 2. Penerimaan Bontang Barang diterima di warehouse Maintenance Bontang, berdasarkan dokumen penerimaan barang langsung dicatat kedalam system oracle sebagai inventory/ direct charges.
Dokumen
Dokumen pendukung Purchase Order (PO) berdasarkan jenis barang : 1. PO Barang
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
dilengkapi dengan berita acara pemasangan dari user department
4. PO Kendaraan Dokumen pendukung sama dengan PO Barang yang dilengkapi dengan BPKP (Bukti Pemilikan Kendaraan Bermotor), Faktur kendaraan , STNK dan BAP (Berita Acara). Jika BPKP belum selesai, dapat dilakukan pembayaran namun
nilainya
dikurangi
(Prosedur Retensi PO)
sebesar
biaya
BPKP
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Deskriptif Kegiatan Proses Pembayaran Invoice PO 1. Kontraktor atau rekanan menyerahkan invoice
dan dokumen kepada
bagian keuangan PTB ( Lumpsum ). Lumpsum Employee PO Payment ). Dokumen-dokumen tersebut diantaranya : a. Invoice
b. Copy PO c. Copy DO d. Sertifikat, Instalasi (berita acara), warranty (jika ada) e. Faktur Pajak 2. Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) mengecek kelengkapan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
instalasi dan jasa perbaikan serta pembayaran invoice-invoice vendor luar luar negeri. 5. Accountant PO Payment menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) Payment (Mitra 6. Accountant PO Payment melakukan melakukan verifikasi perhitungan dan keabsahan nilai
invoice.
Apabila
memenuhi
persyaratan
pembayaran,
maka
Accountant akan melakukan proses input invoice ke dalam system oracle.
Apabila belum memenuhi persyaratan, invoice dikembalikan kepada Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) untuk dikembalikan ke
rekanan dengan menggunakan trasmittal /tanda /tanda terima pengembalian
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Apabila
sudah
benar,
maka
Supervisor
Account
Payable
melakukan tanda tangan pada AP Voucher. b. Melakukan authorized item invoice pada System Oracle atas penalty, ongkos angkut dan PPN
c. Melakukan approval header invoice pada system oracle atas invoice PO, pajak, penalty dan ongkos angkut.
d. Melakukan input pembayaran (Oracle AP) dengan memilih invoice PO berikut dengan pajak, penalty dan ongkos angkut. System akan secara otomatis memberikan nomor cek. Mencetak cek sesuai dengan penomoran dari system oracle
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
13. Manager Accounting Operation melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting Operation memberikan tanda tangan pada AP Voucher dan paraf/tanda
tangan cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. cek. Selanjutnya cek yang sudah di paraf, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Manager Accounting Control untuk countersign.
14. Manager Accounting Control melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.3.1.3 Implementasi Manual Prosedur Pembayaran I nvoice PO Pada Praktik di Lapangan
Dalam
pembayaran Invoice
Purchase
Order ,
dokumen-dokumen
pendukung harus lengkap agar proses ini dapat dijalankan. Dokumen-dokumen Dokumen-do kumen tersebut diantaranya, 1. Faktur Pajak 2. Delivery Order (DO) 3. Memorandum (jika ada instalasi, percobaan, dan lain-lain) 4. Garansi, sertifikat (jika ada) 5. Tally
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Gambar 3.5 Proses Pembayaran Invoice PO di PT Badak NGL
Vendor
Invoice+Supporting Document
Mitra Kerja
Invoice+suppoting document
Accountant PO payment
Invoice+AP Voucher+supporting document
Manager Accounting Control
Invoice+AP Voucher+
Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque
Manager Accounting Operation
Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque
Supervisor Account Payable
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
2. Lumpsum Employee PO Paymen t/Mitra Kerja mengecek kelengkapan Invoice dan dokumen pendukungnya, apabila telah lengkap maka akan
diberikan cap oleh Lumpsum Employee PO Payment dan dilakukan tracking di system oracle ( Input Input Invoice). Setelah itu semua dokumen
tersebut diserahkan ke Accountant PO Payment . Jika dokumen tidak lengkap, maka akan dikembalikan kepada Kontraktor atau rekanan 3. Accountant PO Payment akan akan melakukan verifikasi invoice dan dokumen pendukung kemudian melakukan Matching antara invoice dan dokumen pendukung dengan informasi yang ada di system oracle lalu melengkapi informasi di dalam
oracle mengenai invoice tersebut dan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Accounting Operation memberikan tanda tangan pada AP Voucher dan
paraf/tanda tangan cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Selanjutnya Invoice, cek, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Manager Accounting Control untuk untuk countersign. 6. Manager Accounting Control melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting membubuhkan countersign pada cek. Control membubuhkan Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. cek. Jika invoice kurang dari USD $25000 dan cek kurang dari USD $5000,
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.3.1.4 Implementasi PPN di Purchase Order (PO)
Pembayaran Invoice Purchase Order akan sangat berhubungan dengan PPN, hal ini disebabkan barang-barang atau jasa-jasa yang dikonsumsi oleh PT Badak NGL merupakan Barang Kena Pajak (BKP). Selain itu PPN juga dibebankan karena daerah konsumsi barang atau jasa kena pajak tersebut di dalam daerah pabean. Semua barang yang akan dibeli baik berhubungan dengan operasional perusahaan maupun tidak, akan selalu berhubungan dengan purchase order. Barang-barang yang digunakan di PT Badak NGL dalam hal operasional maupun
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
tersebut, maka barang-barang yang diterima di singapore tidak dapat dikenakan PPN pada saat diterima di Singapore namun akan dikenai bea masuk, PPN, PPh pasal 22 (dengan (den gan syarat), dan asuransi ketika barang-barang kena pajak tersebut di urus di bea cukai. Sementara itu, barang-barang kena pajak yang diterima di bontang, secara langsung langsun g akan dikenakan PPN. PT Badak NGL memiliki ketentuan-ketentuan dalam mengklasifikasikan Pajak masukan yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan dari pembebanan PPN itu sendiri. PT Badak NGL tetap berpedoman pada undang undang perpajakan mengenai PPN pajak masukan yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
dengan operasional perusahaan. Barang-barang yang bertujuan untuk kepentingan operasional juga dimasukkan ke dalam Pajak Masukan yang dapat dikreditkan dari pembebanan PPN itu sendiri.
3.3.1.5 Pengaruh PPN Pajak Masukan Yang Dapat Dikreditkan dan Tidak Dapat Dikreditkan terhadap Pelaporan Keuangan di PT Badak NGL
Pelaporan keuangan yang berbeda antara PT BADAK NGL dengan perusahaan lainnya membuat pelaporan atas pajak pun menjadi berbeda. PT Badak NGL yang menggunakan sistem akuntansi Cash Basis Modified membuat membuat sistem pelaporan nya sangat berbeda dengan perusahaan lainnya.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
pajak keluaran sebagai dasar penentu apakah perusahaan mengalami lebih bayar atau kurang bayar. PPN pajak masukan yang tidak dapat dikreditkan akan dimasukkan ke dalam akun Taxes di dalam Operating Expenditures Report (dalam perusahaan profit oriented orie nted dimasukkan d imasukkan ke dalam dala m beban beb an di laba rugi). ru gi). Ini berarti bahwa b ahwa pajak tersebut harus dimasukkan ke dalam biaya pada periode tersebut dan tidak dapat ditangguhkan. 3.3.2 Evaluasi
PT Badak NGL khususnya Sub-seksi Account Payable sudah memiliki
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
yang dibuat untuk pihak Internal /Manajemen /Manajemen dimana didalamnya terdiri dari Operating Expenditures dan Working Capital Changes , yang kedua yaitu Annual Report atau laporan keuangan yang dibuat untuk pihak Eksternal perusahaan.
Laporan keuangan PT Badak NGL yang ditujukan untuk Eksternal perusahaan terdiri dari Statement of Assets , Liabilities, and Capital ( Income Income tax basis), Statement of Expenditures, dan Statement of Increases and Decreases in Fund. PT
Badak NGL juga tidak menghitung penyusutan (depreciation) atas Aktiva Tetap dan Aktiva Bergerak ( fixed fixed and movable assets ) dikarenakan PT Badak NGL tidak memiliki aset. Seluruh aset perusahaan merupakan milik pemerintah, dalam hal ini Kementerian Keuangan, yang menyerahkan pengelolaan kepada Pertamina.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
pengujian bagaimana kontribusi teori yang didapat selama masa perkuliahan terhadap dunia kerja nyata. Dalam hal sarana dan prasarana di PT Badak NGL, peneliti dapat menyimpulkan bahwa semua sarana dan prasarana di PT Badak NGL sangat baik. PT Badak NGL sangat mendukung peneliti dalam melakukan kegiatan KKN-P dengan menyediakan sarana dan prasarana serta akomodasi yang cukup. PT Badak NGL menjadi tempat yang tepat untuk Peneliti melakukan KKN-P. 3.3.3 Solusi
Sistem otorisasi yang sudah ada harus dipertahankan dan ditingkatkan
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
3.4 Pengalaman Belajar
Selama masa Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P), Penulis mendapatkan pengalaman belajar sebagai seba gai berikut : 1. Mempelajari mengenai sistem pelaporan keuangan perusahaan yang tidak berorientasi pada laba dimana perusahaan tersebut tidak menggunakan PSAK sebagai pedoman dalam pelaporannya. Sehingga ada peraturan peraturan lain yang menjadi dasar dalam pembuatan laporan keuangan dengan menyesuaikan operasional dan situasi perusahaan sehingga laporan keuangan tersebut tetap mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
8. Mempelajari dan mempraktekkan penjurnalan (pembuatan AP Voucher) melalui sistem Oracle 9. Membandingkan teori dan praktek dan didapatkan kesimpulan bahwa perusahaan akan berusaha untuk meminimalisasi kecurangan dengan pengendalian internal berupa pengendalian dokumen, otorisasi dan sebagainya sebagai sarana pengurang kecurangan tersebut. 10. mempelajari sistem oracle yang memudahkan operasional akuntansi dalam melaksanakan pekerjaannya. 11. Melatih kemampuan komunikasi dan beradaptasi terhadap dunia yang baru sehingga kemampuan kemampua n penulis dalam beradaptasi beradapt asi menjadi meningkat. meningk at.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
PT Badak NGL khususnya Sub-seksi Account Payable sudah memiliki sistem pengendalian dokumen dan sistem informasi akuntansi yang sudah baik, termasuk Sistem Otorisasinya. Namun dalam praktiknya, peneliti mengalami kesulitan dalam mengklasifikasikan barang-barang ke dalam pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan dikarenakan banyaknya berbagai
barang dan k
rosedur pokok dalam pengklasifikasian. pengkl asifikasian.
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
harus diperbanyak agar semua unsur yang ada di dalam Accounting Operations and Control ( AO&C AO&C ) Department mendapatkan informasi yang cukup sehingga
mengetahui atau mengerti mengenai sistem akuntansi tersebut. Pengklasifikasian mengenai pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan disarankan dibuat sebuah acuan atau prosedur yang dapat memastikan pengklasifikasian tersebut. Dalam pembuatan prosedur pokok ini, harus melibatkan akuntan-akuntan PT Badak NGL yang memahami sistem akuntansi PT Badak NGL dan Perpajakan, konsultan pajak, serta Instansi yang berwenang dalam hal perpajakan itu sendiri. Ini dilakukan untuk mendapatkan sebuah prosedur pokok
valid dan tidak menjadi perdebatan dalam
Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL
Lampiran 1 Flowchart Prosedur Pembayaran Pembayaran Invoice PO Dibawah USD $25000 atau Rp 250. 000.000,Fungsi Terkait No.
Kegiat an
1
Menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada bagian keuangan PTB.
2
Memeriksa kelengkapan dokumen secara fisik. Apabila tidak lengkap,invoice dan dokumen pendukung akan dikembalikan kepada kontraktor/rekanan pada hari yang sama atau hari berikutnya.Bila pada hari berikutnya,pengembalian invoice menggunakan transmittal/tanda terima pengembalian.
Proses Oracle/ Manual
Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Invoice, Dok. Pendukung
Manual
Pemeriksaan Dokumen
Tdk Lengkap?
Ya 3
Apabila dokumen sudah lengkap,Mitra Kerja akan memberikan cap pada invoice berdasarkan tanggal diterima. Petugas kemudian melakukan registrasi invoice ke dalam buku register/ tracking system.
4
Melakukan register invoice
5
Menyusun dokumen invoice
6
7
Mendistribusikan invoice dan dokumen pendukung yang disusun berdasarkan tanggal penerimaan invoice kepada Accountant, Purchase Order
Menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Mitra Kerja
Manual
Memberi Cap Receipt penerimaan invoice
AP Menu
Register Invoice
Manual
Menyusun Dokumen Invoice
Mendistribusi kan Dokumen Invoice
Manual
Invoice, Dok. Pendukung
Manual
2 1
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait No.
8
Kegiatan
Melakukan verifikasi keakuratan invoice. Apabila memenuhi memenuhi persyaratan persyaratan Accountant akan akan melakukan input Invoice. Apabila belum memenuhi persyaratan, persyaratan, invoiced kembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian.
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO Payment
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
1
Manual
Verifikasi keakuratan Invoice
2
Tdk
Benar?
Ya
9
Input invoice pada AP Invoice Menu
AP Invoice Menu
Input Invoice ke System Oracle Payable
a.. Melakukan pencocokan (matching) Invoice dengan PO. b. Apabila invoice tidak match dengan PO di system, invoiced dikembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian. pengembalian.
Matching Invoice dan Kontrak Tdk Match?
Ya
10
Melakukan input atas pemotongan PPh (jika ada)
11
Mencetak AP Voucher
AP Invoice Menu
Input Invoice Distribution
Jurnal Point : 14
Submit Request Form
DB. AP Accrued
Print AP Voucher
DB. PPn
6
CR. Account Payable
12 Memberikan tandatangan pada APVoucher APVoucher kemudian meneruskan meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Supervisor
Manual
Tanda Tangan AP Voucher
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
3
CR. Hutang PPh
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
3
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
13
Memeriksa kebenaran alokasi biaya dari PO . .
Periksa kebenaran alokasi biaya
Manual
Benar?
Tdk
terjadi kesalahan pembebanan, pembebanan, 14 Apabila terjadi maka akan dilakukan proses koreksi.. Apabila sudah sudah benar, maka maka Supervisor, Supervisor, Account Payable Payable melakukan melakukan tandatangan pada AP Voucher.
Manual Proses koreksi
Ya
Tanda Tangan AP Voucher
6
15
16
17
Melakukan input pembayaran Invoice untuk mendapatkan nomor Cek. Menjalankan create accounting (optional) untuk melihat journal yang terbentuk. Selanjutnya akan meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Mitra Kerja
AP Payment Menu
Mencetak Cek sesuai dengan penomoran dari system oracle.
Submit Request Form
Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan Dokumen Pendukung kepada Supervisor, Account Payable
Manual
Jurnal Point : 15
Input Pembayaran untuk mendapatkan no Cek.
DB. Account Payable CR. Bank
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
Cetak Cek
AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung
AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung
7
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
7
18
Memeriksa keakuratan Cek. Apabila terdapat kesalahan pada Cek maka dilanjutkan ke prosedur Void Cek. Apabila Cek sudah benar maka paraf Cek. Selanjutnya AP Voucher, Cek, Invoice Pendukung diteruskan kepada Manager AO.
Manual Periksa cek
Benar?
Tdk
Prosedur Void Cek
19
Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AO memberikan tandatangan pada AP Voucher
Ya
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Paraf Cek
Periksa cek
Manual
Setuju?
Tdk
Ya
Tanda tangan AP Voucher
10
20
Melakukan approval atas Cek sesuai dengan kewenangan : 1. Tandatangan Cek jika nilai Cek 0 sampai dengan USD 5000 2. Paraf Cek jika nilai Cek lebih besar dari USD 5000
Manual
Nilai cek sampai USD 5.000 =5000
Tanda tangan Cek
Paraf Cek
8
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
8
21
Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan dokumen pendukung untuk proses counter sign cek kepada Manager AC (untuk nilai Cek =< USD 5000)
Counter Sign Cek ke Manager AC
Manual
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
22 Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager, AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk diteruskan untuk proses pembayaran. Apabila tidak setuju maka akan diteruskan ke prosedur Void Cek
Manual
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Periksa cek
11
Setuju?
Ya
23 Menerima Cek yang sudah ditandatangani oleh atasan beserta AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung
24 Membuat Transmittal dokumen dan mendistribusikan Dokumen : 1. Cek rangkap 3 dan transmittal dokumen akan diserahkan ke bagian treasury. 2. Faktur pajak dan bukti potong pph akan diserahkan ke bagian pajak. 3. Cek rangkap 1.Invoice dan dokumen pendukungnya diarsip.
25 Menyerahkan Cek dan Transmittal kepada Treasury
Manual
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Manual
Mendistribusikan dokumen & Pembuatan Transmittal
Cek, Transmittal
Manual
Menyerahkan ke Treasury
Tanda Tangan Cek
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Supervisor , Account Payable
M an an ag ag er er A O
M an an ag ag er er A C
A O& O& C S en en iio o r M an an ag ag er er
9
26 Melakukan review atas Cek, AP Voucher
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Manual
dan dokumen pendukung (untuk nilai Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada AO&C Senior Manager. Apabila tidak setuju a kan diteruskan ke prosedur Void Cek.
Periksa cek
Setuju?
10
Ya
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Tanda Tangan Cek
27 Melakukan review atas Cek, AP Voucher
Periksa cek
Manual
dan dokumen pendukung (untuk nilai Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka AO&C Senior Manager memberikan tandatangan pada Cek. . Apabila tidak setuju a kan diteruskan ke prosedur Void Cek.
Setuju? Ya
10
28
Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk proses pembuatan Transmittal.
Tanda Tangan Cek
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Manual
11
Transaksi Jurnal
Lampiran 2 Flowchart Prosedur Pembayaran Pembayaran Invoice PO Diatas USD $25000 atau Rp 250.000.000,Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
1
Menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada bagian keuangan PTB.
Manual
2
Memeriksa kelengkapan dokumen secara fisik. Apabila tidak lengkap,invoice dan dokumen pendukung akan dikembalikan kepada kontraktor/rekanan pada hari yang sama atau hari berikutnya.Bila pada hari berikutnya,pengembalian invoice menggunakan transmittal/tanda terima pengembalian.
Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant , PO
Invoice, Dok. Pendukung
Pemeriksaan Dokumen
Tdk Lengkap?
Ya 3
4
Apabila dokumen sudah lengkap,Mitra Kerja akan memberikan cap pada invoice berdasarkan tanggal diterima. Petugas kemudian melakukan registrasi invoice ke dalam tracking system . Melakukan register invoice
Manual
Memberi Cap Receipt penerimaan invoice
AP Menu Register Invoice
5
6
7
Menyusun dokumen invoice
Mendistribusikan invoice dan dokumen pendukung yang disusun berdasarkan tanggal penerimaan invoice kepada Accountant, Purchase Order
Menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Mitra Kerja
Manual
Menyusun Dokumen Invoice
Manual
Mendistribusi kan Dokumen Invoice
Manual
Invoice, Dok. Pendukung
2 1
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait N o.
8
K eg iat an
Melakukan verifikasi keakuratan invoice. Apabila m emenuhi p ersyarata n pembayaran,maka accountant akan meneruskan dokumen Invoice beserta dokumen pendukung nya ke Supervisor. Apabila b elum meme nuhi per syaratan, invoiced kembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian.
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
M itr a K er ja
A ccountant, PO
Supervisor , Account Payable
Manager AO
1
Manual 2
Verifikasi keakuratan Invoice
Invoice, Dok. Pendukung
Tdk
Benar?
Ya Invoice, Dok. Pendukung
9
Menerima invoice dari Accountant PO. Melakukan review atas Invoice dan dokumen pendukung. Apabila te rdapat ketid akakurata n dokumen maka akan dikembalikan kepada Accountant, PO untuk dilengkapi.
Invoice, Dok. Pendukung
Manual Review atas Invoice dan Dok Pdkg
Invoice, Dok. Pendukung
Tdk
Benar?
Ya
10
Memberikan paraf Invoice apabila sudah tidak ada kesalahan dan meneruskan Invoice dan dokumen pendukung kepada Manager AO
Manual Paraf Invoice
Invoice, Dok. Pendukung
11
12
Melakukan review, verify dan persetujuan atas dokumen invoice
Manual
Memberikan paraf Invoice.
Manual
Invoice, Dok. Pendukung
Review atas Invoice dan Dok Pdkg
Paraf Invoice
3
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait No .
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, PO
Supervisor , Account Payable
Manag Manager er AO
Manag Manager er AC
AO&C AO&C Senio Seniorr Manag Manager er
Trans Transaks aksii Jurna Jurnall
3
18
Meneruskan Invoice dan dokumen pendukung kepada AO&C Senior Manager
Invoice, Dok. Pendukung
Manual
Ya
Invoice, Dok. Pendukung
Review atas Invoice dan Dok Pdkg
19
Melakukan review atas invoice dan memberikan tandatangan pada Invoice. Selanjutnya Invoice dan dokumen pendukung akan diteruskan kepada Accountant, Purchase Order Order
Manual
Tanda Tangan Invoice
Invoice, Dok. Pendukung
Invoice, Dok. Pendukung
20 Input Invoice pada AP Invoice Menu
AP Invoice Menu
Input Invoice ke System Oracle Payable Jurnal Point : 20
DB. AP Accrued
21 Mencetak AP Voucher dan memberikan tandatangan AP Voucher.
Submit Request Form
DB. PPn
Cetak AP Voucher
CR. Account Payable CR. Hutang PPh
22 Menerima AP Voucher , Invoice dan dokumen pendukung.
Manual
Tanda Tangan AP Voucher
4
5
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant,PO
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
4
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
23
Menerima AP Voucher, Invoice dan dokumen pendukung. Memeriksa kebenaran alokasi biaya dari Invoice . .
pembebanan, 24 Apabila terjadi kesalahan pembebanan, maka akan dilakukan proses koreksi. Apabila sudah benar, maka maka Supervisor, Account Payable melakukan melakukan tandatangan pada AP Voucher.
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
Manual
Periksa kebenaran alokasi biaya
Benar?
Manual Tdk
Proses koreksi
Ya
Tanda Tangan AP Voucher
5
25
26
27
Melakukan input pembayaran untuk mendapatkan nomor Cek dan menjalankan create accounting (optional) untuk melihat journal yang terbentuk. Selanjutnya akan meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Mitra Kerja
Mencetak Cek sesuai dengan penomoran dari system oracle.
Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan Dokumen Pendukung kepada Supervisor Account Payable
Jurnal Point : 25
Payment Form
Input Pembayaran untuk mendapatkan no Cek.
AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung
Submit request Form
Manual
Cetak Cek
AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung
AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung
DB.Account Payable CR. Bank
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, Contract Payment
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
6
Periksa cek
28
Memeriksa keakuratan Cek. Apabila terdapat kesalahan pada Cek maka dilanjutkan ke prosedur Void Cek. Apabila Cek sudah benar maka paraf Cek.
Manual
Benar?
Tdk
Prosedur Void Cek
Ya
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Paraf Cek
Periksa cek
29
Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AO memberikan tandatangan pada AP Voucher
Manual Setuju?
Tdk
Ya
9 Tanda tangan AP Voucher
30
Melakukan approval atas Cek sesuai dengan kewenangan : 1. Tandatangan Cek jika nilai Cek 0 sampai dengan USD 5000 2. Paraf Cek jika nilai Cek lebih besar dari USD 5000
Nilai cek sampai USD 5.000
Manual =5000
Tanda tangan Cek
Paraf Cek
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait No.
Kegiatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, Contract Payment
Supervisor , Account Payable
Manager AO
Manager AC
7
31
Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan dokumen pendukung untuk proses counter sign cek kepada Manager AC (untuk nilai Cek =< USD 5000)
Counter Sign Cek ke Manager AC
Manual
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
32 Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja. Apabila tidak setuju maka akan diteruskan ke prosedur Void Cek
33 Menerima Cek yang sudah ditandatangani oleh atasan beserta AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung
34 Mendistribusikan Dokumen :
10
Manual
Manual
1. Cek rangkap 3 dan transmittal dokumen akan diserahkan ke bagian treasury. 2. Faktur pajak dan bukti potong pph akan diserahkan ke bagian pajak. 3. Cek rangkap 1.Invoice dan dokumen pendukungnya diarsip.
35
Menyerahkan Cek dan Transmittal kepada Treasury
Periksa cek
Manual
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Mendistribusikan dokumen & Pembuatan Transmittal
Cek, Transmittal
Manual
Menyerahkan ke Treasury
Tdk
Setuju?
9
Ya
Tandatangan Cek
AO&C Senior Manager
Transaksi Jurnal
Fungsi Terkait N o.
Keg iatan
Proses Oracle/ Manual
Kontraktor/ Rekanan
Mitra Kerja
Accountant, Supervisor , M an an ag ag er er A O Contract Payment Account Payable
M an an ag ag er er A C
A O& O& C S en en io r M an an ag ag er er
8
Melakukan review atas Cek, AP Voucher
36 dan dokumen pendukung (untuk nilai
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Manual
Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada AO&C Senior Manager. Apabila tidak se tuju akan dite ruskan ke prosedur Void Cek.
Periksa cek
Tdk
Setuju?
9
Ya
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Tandatangan Cek
37 Melakukan review atas Cek. Ap abila setuju,maka setuju,maka AO&C Senior Manager memberikan tandatangan tandatangan pada Cek. . Apabila tidak se tuju akan dite ruskan ke prosedur Void Cek.
Periksa cek
Manual
Tdk
9
Setuju?
Ya
Tandatangan Cek
38
Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk proses pembuatan Transmittal.
AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung
Manual
10
Dokumen
Proses
Proses
Arsip
Ke p u tu san
Da ta b ase
Transaksi Jurnal
View more...
Comments
