LAPORAN FMEA kemoterapi

LAPORAN FMEA PELAYANAN KEMOTERAPI

MANAJEMEN RESIKO TERINTEGRSI

O R

Health &

•

G A R

Patient Safety

•

N S

Lessons learned

Employment

•

Safety

RUMAH SAKIT UMUM PUSAT SANGLAH DENPASAR 2015

A

IS

Clinical

•

I

S

LAPORAN FMEA MANAJEMEN KEMOTERAPI

1. Latar Belakang

Pelayanan kesehatan di rumah sakit yang aman (“safety”) untuk masyarakat kini menjadi salah satu syarat utama yang harus diupayakan oleh institusi pelayanan kesehatan antara lain dengan menerapkan program “patient safety” melalui manajemen risiko. Dalam menjalankan program “patient safety” dengan tujuan meminimalkann risiko yang dapat merugikan semua pihak. Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah sangat memperhatikan peningkatan mutu dan keselamatan pasien yang mana sangat mendukung tercapainya visi dan terlaksananya misi rumah sakit. Pasien-pasien yang mendapatkan kemotherapi masih bervariasi dalam LOSnya di RSUP. LOS yang bervariasi ini disebabkan krn belum adanya sistem penanganan pasien-pasien yang mendapatkan kemoterapi. Disamping itu terdapat pola penanganan administrasi yang berbeda seperti pasien-pasien di IRJ dan di Instalasi Paviliun Amerta. Belum optimalnya koordinasi antara Poli, Admission, Rawat Inap dan Ruang Perawatan juga memberikan dampak pada pelayanan yang tidak baik. Terkait hal tersebut di atas telah dilakukan pertemuan koordinasi dengan polipoliklinik dan ruangan yang menangani pasien kemoterapi tanggal 2 Januari 2015 yang dihadiri oleh bidang penunjang medis, farmasi, bidang keperawatan, admission, case manager`rawat inap, case manager rawat jalan. Dari hasil perrtemuan tersebut ditemukan permasalahan sebagai berikut: 1. Dosis pemberian obat kemoterapi dibuat dalam lembaran amprahan obat kemotherapy di IRJ dan Instalasi Paviliun Amerta. Pada saat itu, KIO belum dibuat karena pasien masih mengurus kamar. Bila pasien masuk rumah sakit masih dalam jam kerja KIO dan persyaratannya dilengkapi oleh Poliklinik. Bila pasien masuk rumah sakit setelah jam kerja KIO akan diisi dan dilengkapi di Ruang Rawat Inap. 2. Tidak ada yang mengkonfirmasi ketersediaan obat kemoterapy di farmasi, sehingga bila obat tdk tersedia pasien menunggu di Ruang rawat 2 – 3 hari atau sampai obat tersedia. 3. Pengoplosan obat kemoterapi dilakukan sehari mulai jam 12.00 – 17.00. Bila pasien menyerahkan resep kemo setelah jam 15.00 wita maka obat kemo baru bisa masuk esok harinya setelah jam 12. Pagi tidak melakukan oplosan karena resep dikumpulkan dulu, setelah terkumpul siang hari baru dioplos. 4. Untuk kasus yang sangat jarang tejadi, petugas ruang rawat inap kurang teliti dalam penanganan pasien, sehingga pasien yang mestinya mendapat kemo setelah kondisi umumnya memadai, namun diamprahkan obat kemo sebelum kondisi umumnya memadai, sehingga obat kemo tidak dapat dimasukkan.

5. Kontinyuitas obat Kemo di instalasi farmasi belum optimal, karena belum memadainya minimal stok dan pada beberapa kasus, terkendala dalam administrasi pembayaran dan sistem pengadaan.

Adapun alur pelayanan kemotherapy saat ini adalah sebagai berikut:

Selanjutnya untuk dapat memecahkan permasalahan di atas, maka dibentuklah tim FMEA yang terdiri dari berbagai unsur terkait. Daftar tim FMEA yang dibentuk sebagai berikut: Dr. Semara Jaya, MM(Koordinator) Dr Ken Wirasandi, MARS (Sekretaris) Drs. AA. Raka Karsana, APT (Anggota) Made Aries Minarti (Anggota) Dr. IA. Miswarihati, MM (anggota) Dr. Sindu Adiputra (Anggota) Dr. Wayan Wartawan, MARS (Anggota) Nyoman Guna Hariati, Skp, MM (Anggota) Perawat bedah onko, digestif, orthopedi, Obgyn, THT, Anak (Anggota) Perawat bedah pol WA (Anggota)

2. Langkah-langkah FMEA

a. Langkah 1 : Menentukan proses yang beresiko tinggi yang kemungknan terjadi di RSUP Sanglah. Langkah ini diawali dengan memberikan sosialisasi tentang manajemen risiko kepada seluruh unit kerja dan menentukan risiko-risiko yang terjadi pada masingmasing unit kerja. Dari hasil rekapitulasi daftar risiko yang disusun dalam bentuk risk register di dapat nilai risiko yang tertinggi untuk tahun 2015 ini adalah pada manajemen pelayanan kemoterapi Proses manajemen pelayanan kemoterapi saat ini: b. Langkah 2 : Menyusun diagram proses Dari hasil rapat tim FMEA diketahui bahwa proses dari pelayanan kemoterapi saat ini adalah sebagai berikut

Proses tersebut dapat digambarkan dalam alur sebagai berikut:

c. Langkah 3 : Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan dalam setiap proses yang terjadi. Dari hasil pembahasan dengan tim FMEA telah diidentifikasi beberapa kemungkinan kegagalan (modus kegagalan) sebagai berikut:

Potensi dari efek kegagalan dan penyebabnya adalah seperti pada tabel di bawah ini:  Proses 1



Proses 2



Proses 3

d. Langkah 4: Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan sampai dengan menghitung Risk Priority Number pada masing-masing proses Untuk selanjutnya ditetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari masing-masing kegagalan serta hasil perhitungan dari Risk Priority Number adalah sebagai berikut: 

Penentuan tingkat keparahandan RPN proses 1:



Penentuan tingkat keparahan dan RPN pada proses 2:



Penentuan tingkat keparahan dan RPN pada proses 3:

e. Langkah 5: Menetapkan desain ulang manajemen pelayanan kemoterapi Dalam rangka mencegah terjadinya kemungkinan kegagalan dan dampak yang tidak diharapkan terjadi, maka diputuskan untuk menetapkan desain baru dari manajemen pelayanan kemoterapy di RSUP Sanglah. Penetapan desain baru ini adalah untuk mengatasi kelemahan yang ada pada desain yang lama. Jika dibandngkan antara desain yang lama dengan yang baru adalah sebagai berikut:

Sedangkan action plan dari implementasi desain yang baru sebagai berikut:

Standar Prosedur Operasional dari pelayanan manajemen kemoterapi sebagai berikut: 1. Pasien diperiksa dipoliklinik 2. Pasien yang secara fisik dan laboratorium sdh boleh diberikan kemoterapi day care, disiapkan administrasinya untuk pelaksanaan kemoterapi 3. Pasien yang fisiknya belum siap utk pemberian kemo, bila memungkinkan KUnya diperbaiki rawat jalan 4. Adminsitrasi kemoterapi seperti KIO, Protokol terapi, dilengkapi dipoliklinik 5. Case manajer pasien kemoterapi poliklinik melengkapi check list kebutuhan pasien kemoterapi 6. Case menajer pasien kemoterapi poliklinik mendaftarkan pelaksanaan kemoterapi day care kepada case manager rawat inap 7. H-1 pelaksanaan kemoterapi rekam medik disiapkan 8. Hari H pasien di Registrasi Rawat Jalan Wing Amerta (melampirkan SEP sebelumnya yang terakhir) 9. Pasien yang pelaksanaannya melabihi 6 jam dibuatkan SEP Rawat Inap. SEP rawat inap dapat diurus 3 X 24 jam hari kerja. Case manager rawat inap menghubungi admission utk registrasi pasien rawat inap dengan melengkapi farm rawat inap 10. Pasien yang pelaksanaannya kurang dari 6 jam cukup SEP rawat jalan sebelumnya (bisa menggunakan foto copi SEP waktu kontrol kepoliklinik terakhir) 11. Pasien pulang dibuatkan surat keterangan kontrol kembali untuk mendapat kemoterapi sesuai jadwal berikutnya, melalalui kontrol poliklinik

3. Penutup

Risiko melekat pada setiap personil yang melakukan proses di RSUP Sanglah Denpasar. Setiap proses tertensi mempunyai risiko bahaya tertentu pula. Semua personil harus mampu melakukan identifikasi risiko, mengevaluasi risiko dan mengurangi efek samping dari risiko tersebut bila terjadi. Bila risiko dapat diidentifikasi pada setiap proses kegiatan maka risiko tersebut dapat dikelola dengan baik sehingga kita siap menerima risiko tersebut. Bila risiko tersebut menimpa pasien

maka komunikasi kemungkinan

timbulnya risiko

dapat

dikomunikasikan lebih baik kepada pasien. Dengan dilakukannya FMEA yang diikuti dengan tindak lanjut dan evaluasi yang optimal, maka setiap resiko dapat tertangani dengan baik.

Denpasar, 2015 Ketua Tim FMEA,

Dr. I Ketut Semara Jaya, MM NIP 196307121989031003