Langkah i (Buku Pedoman)

MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL 1.

Menentukan Tema

Proses penentuan tema, selalu diawali terlebih dulu dengan menelusuri latar belakang permasalahan yang yang timbul dalam pek pekerjaan, erjaan, melalui pengamatan terhadap : 

Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah

ditetapkan sebelumnya; 

Pencapaian sasaran organisasi atau keluhan pelanggan;



Kelanjutan dan kegiatan perbaikan sebelumnya;



Hambatan atau Kendala Lainnya.

Perm Permas asal alah ahan an ters terseb ebut ut haru harus s bera berada da dala dalam m jang jangka kaua uan n atau atau kend kendal alii yang yang bersangk bersangkutan utan agar penelurus penelurusan an permasala permasalahan han dimaksud dimaksud memenuhi memenuhi sasaran, sasaran, maka maka fokus perhatiannya perhatiannya adalah adalah pada situasi dan kondisi kondisi penyimpa penyimpangann ngannya ya Orientation). Identifikasi masalah dapat dengan beberapa cara yaitu : (Weakness Orientation). 1. Kues Kuesio ion ner; er; 2. Obse Observ rva asi; si; 3. Data Catatan Catatan Harian/Min Harian/Mingguan gguan/Bulan /Bulanan; an; check sheet ) yang belum distratifikasi dalam tabel; 4. Membuat data acak ((check 5. Membua Membuatt stratifik stratifikasi asi masal masalah ah (tabel) (tabel);; Adapun tahapan penentuan TEMA adalah sebagai berikut : a. Kum Kumpulk pulkan an data data-d -dat ata a yang yang suda sudah h ters tersed edia ia melal elalui ui peng pengam amat atan an di lapangan atau lokasi kerja, untuk itu diperlukan syarat-syarat mutlak yang harus dipenuhi antara lain : 1. Data harus berasal dari FAKTA, bukan hasil rekayasa;

2. Data Data har harus us dap dapat at diuk diukur ur;; 3. Data harus dapat dipercaya (Reliable (Reliable); ); 4. Data tidak kadaluwarsa.

Tujuan mengumpulkan data : 1. Mengenda Mengendalikan likan dan memonitor memonitoring ing kegiatan; kegiatan; 2. Menganali Menganalisa sa penyim penyimpang pangan an atau atau ketidaks ketidaksesua esuaian; ian; 3. Melakukan Melakukan pemeriks pemeriksaan aan atau inspeksi; inspeksi;

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

10

b. Lakukan analisa

terhadap

data yang telah

dikumpulkan,

dengan

menggunakan alat bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang, sehingga dapat diperoleh prioritas masalah yang harus segera diselesaikan; c. Berikan penjelasan yang menggambarkan alasan pemilahan prioritas

masalah tersebut. Sebagai pedoman, dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhi penentuan prioritas masalah, antara lain : 

Tingkat kesulitan untuk penanggulangan;



Berhubungan dengan target atau rencana kegiatan;



Waktu penyelesaian;



Hasil yang diharapkan;



Tingkat pemahaman dan pengetahuan;



Tingkat kepentingan atau darurat;



Kebijakan baru.

Untuk mempermudah tema yang akan diangkat, KBK dapat melakukan inventarisasi masalah terlebih dahulu, seperti contoh berikut :

Contoh Tabel Inventarisasi Masalah : KBK

:

Sumber Data:.............Tanggal .......... Bulan……Tahun……. No

Masalah

Usulan Anggota

Permasalahan pada tabel diatas merupakan hasil brainstroming (sumbang saran) dari kelompok budaya kerja.

Contoh Tabel Stratifikasi untuk penentuan tema : KBK

:

Sumber Data: .............Tanggal .......... Bulan……Tahun…….

No

Permasalahan

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

Frek

Frek.Kum

%

% Kum

Rank

11

Jika prioritas masalah utama telah ditentukan serta dibuat diagram pareto maupun diagram pie chart sesuai jumlah permasalahan yang diambil, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai contoh berikut :

KESIMPULAN : Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart diatas, maka “KBK TERSEBUT” menentukan tema :

”Menurunkan Sisa Makan Pasien dengan Diet Lunak di RANAP”

ALASAN PEMILIHAN TEMA : Bila sisa makan pasien dengan diet lunak tinggi maka pelayanan gizi kurang optimal sehingga memperpanjang hari perawatan.

Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat TEMA : a.

Tema :

Menurunkan jumlah keluhan pelanggan

b.

Tema :

Menurunkan frekuensi kecelakaan kerja

c.

Tema :

Menurunkan jumlah produk gelas yang cacat

d.

Tema :

Mengurangi keluhan konsumen puskesmas sehati

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

12

Berikut contoh data sheet, diagram pareto dan diagram pie chart :

Check Sheet Penyebab Penurunan Jumlah Pengunjung RSSG Periode : 26 – 30 Maret 2004 Sumber Data: Kuesioner Responden Penanggung Jawab : Armando

Jum Cara membuat Diagram Pareto

Sh

Kumpulkan data dengan menggunakan check sheet, kemudian buat tabel, dan cantumkan nama data dan sumber data

Tabel data Cacat Produk Periode Januari 2004 Jenis Kerusakan

Jumlah

(sumbu X)

(sumbu Y)

1

A

60

55%

2 3 4 5

B C D Lain2

20 15 10 5 110

18% 14% 9% 5% 100%

No

Goresan Total

Persen

Kumulatif 

IIII II 55%

73% 86% 95% 100%

B e r l u b a n IIII

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

13

II

2. Gambarlah balok masing –nol masing faktor dengan ukuran Tuliskan persentase kumulatif pada sebelah kanan 5. Tuliskan masing-masing jumlah faktor (kerusakan) diatas balok/ Tarik Garis kumulatif dari titik ( perpotongan sumbu xmembentuk danlebar  y) Tentukan titik kumulatif masing – yg masing faktor, dengan mengopi Judul Pareto Diagram pada bagian atas Buat garis vertical dan horizontal dihubungkan serta Pembuatan Diagram Pareto selesai yang dan mengacu skala vertical samping garis vertical. besarnya balok secara berurutan sudutsama seperti pada gambar dan garis tentukan skalanya

y110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 DIAGRAM PARETO JUMLAH KERUSAKAN MESIN 95 % % 86 % 73 %

6 0

55 %

2 0

A

B

1 5

C

1 0

5

D

Lain2

x

Penyelesaian Soal Pie Chart Kumpulkan data masing – masing Faktor dan masukan kedalam data sheet secara lengkap Produk PT TRETES 2004 Periode Januari 2004

No

Jenis Kerusakan

Jumlah

Persen

Derajad

1

MESIN B

1.950

56%

202o

2 3

MESIN D MESIN A

625

18%

65o

573

17%

59o

4

MESIN C

325

9%

34o

Total

3.474

100%

360o

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

14

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

15

Penyelesaian Soal Pai Chart PIE DIAGRAM - PRODUKSI PT.TRETES JANUARI 2004

9% 17% Mesin B Mesin D Mesin A

56%

Mesin C

18%

2. Menentukan Judul Pada umumnya sebuah tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup luas sehingga agak sulit untuk diambil tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap masalah yang prioritas tersebut. Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari ”Prioritas Masalah” tersebut agar diperoleh persoalan spesifik yang harus diperbaiki dan tidak perlu direpotkan oleh berbagai hal yang sebetulnya tidak perlu diperbaiki. Inilah yang biasa dinamakan dengan prinsip azas prioritas. Melalui pemilahan terhadap ”Prioritas Masalah” ini akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus ditangani segera, dengan suatu ”Sasaran” atau ”Target” perbaikan yang ingin dicapai. Sasaran atau Target perbaikan inilah yang disebut dengan ”JUDUL”. Yaitu kalimat tertulis yang mengungkapkan upaya untuk

MENGURANGI/MENEKAN/MENIADAKAN

PENYIMPANGAN

ATAU

DEVIASI. Pemilihan judul tidak boleh menyimpang dari tema. Oleh sebab itu JUDUL haruslah mengandung 3 (tiga) unsur pokok yang akan menentukan arah perbaikan, yaitu : 

Hasil yang akan direncanakan untuk dicapai (target hasil kuantitatif);



Batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan

(target waktu penyelesaian, sesuai dengan jadwal rencana perbaikan). 

Menentukan Initial Gold (target awal minimal 70%).

Untuk menentukan jumlah target awal (hasil yang direncanakan) dalam menentukan judul menggunakan “INITIAL GOAL”. Sedangkan penentuan besaran  jumlah initial goal tergantung pada kesepakatan kelompok.

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

16

KESIMPULAN : Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart seperti di atas, maka KBK “...............” Menentukan Judul sebagai berikut :

“MENURUNKAN BUBUR SISA MAKAN PASIEN DENGAN DIET LUNAK DI RANAP SEBESAR .......% DALAM WAKTU........BULAN/MINGGU ”

Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat Judul : Judul

: Menekan keterlambatan pelayanan konsumen oleh petugas loket 70% selambat-lambatnya 4 bulan.

Judul

: Mengurangi jumlah goresan pada gelas, sekurang-kurangnya 77% dalam waktu 3 bulan

Judul

: Menurunkan bubur sisa makan pasien dengan diet lunak di Ranap sebesar 80 % dalam waktu 23 minggu

Ket : 1. Lamanya waktu (bulan/minggu) yang ditentukan pada judul harus sesuai dengan  jadwal (sampai langkah 5). 2. Kalimat yang digunakan untuk menentukan tema dan judul boleh berkonotasi negatif atau positif. Tetapi kalimat pada kepala ikan harus berkonotasi negatif.

Fasilitator 

Ketua KBK ”.................................”

................................................. NIP. ......................................... Komentar Fasilitator:

.................................................. NIP. ..........................................

Pimpinan SKPD

.................................................. NIP. ..........................................

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

17