La Subasta Inversa

 

CAPÍTULO

Subasta inversa En este capítulo se presentan y explican las características de la modalidad de selección abreviada de subasta inversa presencial, así como los principios y las pautas básicas que garantizan la transparencia y publicidad del proceso para beneficio del municipio y de los eventuales proponentes.

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Definición. La subasta inversa es el procedimiento a través del cual, mediante una puja dinámica, que puede ser efectuada de manera presencial o electrónicamente, se selecciona el contratista para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. En la subasta inversa sólo se aplicará como criterio de adjudicación el menor precio. En consecuencia, lo que se busca es potenciar la capacidad negociadora del municipio, a partir de estudios previos serios y de la optimización de los recursos, para la satisfacción de la necesidad que se pretende atender con la contratación a realizar.

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Como regla general para la realización de la subasta se exige la pluralidad de proponentes. Por lo menos (2) proponentes. Como se anotó, el desarrollo de la subasta inversa puede hacerse electrónicamente, esto es, a través de la utilización de recursos tecnológicos. Cuando la entida ent idad d no cue cuent nte e con lo loss med medio ioss par paraa rea realiz lizarl arlaa se dej dejará ará con consta stanci nciaa exp expres resaa de este hecho mediante expedición de certificación cer tificación sobre el mismo. No obstante, como alternativa la entidad puede acudir a la utilización de la plataforma tecnológica que ha puesto en funcionamiento el SECOP1 o contratar con terceros su realiz rea lizaci ación. ón. En est este e cas caso, o, la adm admini inistr straci ación ón deb debe e exi exigir gir y con contr trola olarr que qui quien en est esté é actuando como operador tecnológico de la subasta, garantice la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos2/3.

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1 SECOP: Sistema de electrónico para la contratación pública.

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INFORMACIÓN CD CD Consulte en el CD adjunto la reglamentación para la subasta inversa. En el CD usted encuentra también formatos y ejemplos para mejorar los procesos de contratación. SUBASTA A INVERSA  [CAPITULO 8] SUBAST

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Como regla general para la realización de la subasta se exige la pluralidad de proponentes proponentes..

LA SUBASTA SUBASTA INVERS INVERSA A REQUIE REQUIERE RE CLARAS REGLAS DEL JUEGO La subasta inversa es un procedimiento reglado, en el cual la administraci administración, ón, de conformidad con lo previsto en el marco normativo que le es aplicable, establece en los pliegos de condiciones las normas o reglas del juego para garantizar la transparencia, publicidad e igualdad de los proponentes en el proceso y las condiciones objetivas que permitan cerrar una negociación equitativa para las partes así como una adecuada utilización de los recursos públicos, logrando obtener bienes de calidad al menor precio. Las reglas previstas para este proceso contractual obligan tanto a la administración como a los posibles oferentes que de manera voluntaria acuden a participar en el mismo. La importancia de una buena planeación del proceso contractual y la claridad de las condiciones y requisitos exigidos, harán más ágil y transparente la contratación.

Modalidades de subasta inversa

Subasta inversa presencial

Subasta inversa electrónica

• Presencia física de los proponentes • Lances por escrito

• A través través del del uso de recursos tecnológicos • En línea

Por razones prácticas y en atención a los requerimientos explícitos de los municipios, haremos énfasis en lo relacionado con subasta inversa presencial y se recomienda estar atentos a los desarrollos que sobre subasta electrónica viene efectuando el SECOP. SECOP.

BENEFICIOS DE LA SUBASTA INVERSA

2 Art. 26 Decreto 2474 de 2008 3 Procedimiento de la Subasta inversa electrónica: Art. 27 Decreto 2474 de 2008 68 GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL

•

Optimiza los tiempos en el proceso de adquisición de bienes y servicios

•

Racionaliza el gasto del municipio

•

Genera competencia y logra el mejor precio posible

•

Desarrolla mecanismos de negocio jurídico electrónico

•

Amplía la participación de las fuerzas del mercado

•

Logra procesos más transparentes

•

Cualifica la capacidad negociadora del municipio

 

MARCO NORMA NORMATIVO TIVO El marco normativo de la subasta inversa lo constituyen el Estatuto General de Contratación Pública (Ley 80 de 1993; Ley 1150 de 2007; el Decreto 2474 de 2008 Art. 16 a 28); normas posteriores posteriores que lo regulen, el manual de contratación de la entidad contratante y los pliegos de condiciones del respectivo proceso. proceso. BIENES RESPECTO DE LOS LOS CUALES PROCEDE LA SUBASTA SUBASTA INVERSA La subasta inversa procederá en los casos de adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que sean requeridos para el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. Se entiende como bienes de características técnicas uniformes, aquellos respecto de los cuales se puede definir objetivamente que poseen las mismas especificaciones técnicas que, independientemente de su diseño o de los elementos que los describen, son comparables, y que sirven al mismo fin respecto al desempeño y calidad requeridos.

La administración establece en los pliegos de condiciones las normas o reglas del juego para garantizar la transparencia, publicidad e igualdad de los proponentes en el proceso y las condiciones objetivas

Las características técnicas, el desempeño y calidad deben ser previa y ob jetivamente definidas por la entidad contratante en las fichas técnicas que soportan por tan el pro proces ceso o de con contra tratac tació ión n y hac hacen en part parte e de los est estudi udios os pr previ evios os y pli pliego ego de condiciones condiciones..

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Se entiende por bienes y servicios de común utilización los que se ofrecen de manera masiva en el mercado, en condiciones de igualdad o equivalencia respecto de quien los requiera y aptos para satisfacer la necesidad que se pretende suplir con la contratación a realizar.

EXCEPCIÓN EN RELAC EXCEPCIÓN RELACIÓN IÓN CON LA CUAN CUANTÍA TÍA Para Pa ra la adq adquis uisici ición ón de bie bienes nes y serv servici icios os de car caract acterí erísti sticas cas téc técnic nicas as uni unifo forme rmess y de bie bienesy nesy serv servici icios os de com común ún uti utiliz lizaci ación ón a que noshemosrefe noshemosreferid rido, o, el Dec Decret reto o 2474 de 2008 definió en su articulo 17, que qu e sin importar la cuantía estos bienes y servicios, se adquirieran por la entidad pública, a través de la subasta inversa. (Tambiénporcompradeconformidadconacuerdomarcodeprecios,omediante bolsas de productos cuando a ello haya lugar). Sin embargo, dispuso que cuando es esto toss bi bien enes es o se servi rvici cios os,, en su mo mont nto o no su supe pere ren n el 10 10% % de la me meno norr cu cuan antí tía, a, podrá pod rá el mun munici icipio pio to tomar mar la dec decisi isión ón de con contra tratar tar,, ten tenien iendo do com como o úni única ca ref refere erenncialas con condic dicion iones es del mer mercad cado, o, dej dejand ando o con consta stanci nciaa esc escrit ritaa del aná anális lisis is que hag hagaa la entidad sobre este aspecto, en el expediente de la contratación respectiva 4. En todo caso para esta excepción aplicarán igualmente los principios generales de la contratación pública, la justificación y la aplicación de las normas de contratación del manual de contratación del municipio, en las que se precise de manera objetiva cómo llegar a obtener la oferta más favorable.

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4 Artículo 3 del del Decreto 2025 de 2009.

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DISCRECIONAL DISCRE CIONALIDAD IDAD DE LA ADMINIS ADMINISTRACI TRACIÓN ÓN Bienes o servicios sometidos a regulación regu lación de precios mínimos Cuando los bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización, están sometidos a regulación de precios mínimos, la entidad debe valorar la procedencia de realizar la subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda5. Se recomienda que los lineamientos generales aplicables a esta valoración se consignen en el manual de contratación del municipio.

OBSERVACIONES

5 Artículo. 19 Decreto 2474 de 2008. 2008.

 

Fichas técnicas Se recomienda consultar el SECOP como un medio de ayuda para identificar los diferentes elementos que conforman una ficha técnica y en particular, para familiarizarse con los criterios aplicables a los conceptos de características técnicas uniformes y bienes y servicios de común utilización.

 

Recomendaciones prácticas sobre la audiencia pública o certamen de la subasta

•

La administración debe garantizar información amplia y oportuna sobre el certamen.

•

Organice un espacio amplio y adecuado para que los proponentes puedan participar autónomamente y dispongan de la información básica para hacer los lances en cada ronda, así como facilitar la comodidad e indi-

•

vidualidad en la configuración de su oferta Disponga de un tablero manual o electrónico con información básica y general sobre el proceso objeto de la contratación, el presupuesto oficial estimado y para cada ronda el menor precio al final de la misma.

•

Defina claramente la forma de registrar a los participantes habilitados para hacer parte del certamen.

•

Indique como se procederá para el caso de personas naturales y de personas jurídicas.

•

Disponga al ingreso del recinto, un registro y control para que los asistentes entreguen para ser guardados provisionalmente los aparatos celulares u otros medios de comunicación y así evitar interrupciones o comunicaciones que puedan perturbar el proceso.

70 GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL

•

Los funcionarios que participan en el certamen como parte de la administración deben tener roles precisos y claros y cumplir los mismos con la oportunidad y diligencia debidos.

•

Cada certamen tendrá un relator o coordinador quien será identificado antes de iniciarse y se clarificarán su papel y responsabilidades

•

 Tenga un orden del día para realizar el certamen, infórmelo a los oferentes y de cumplimiento al mismo.

•

En las reglas del certamen defina cómo procede el retiro momentáneo de oferentes. En todo caso, se procurará que, de ser necesario, quien se retire lo haga una vez depositado el sobre o formulario con su lance o con la manifestación inequívoca de que no hará lances. Se evitará que salgan varios proponentes a la vez.

•

Defina las posibles causales de suspensión de la audiencia y en todo caso en el acta que contenga el desarrollo de lo actuado, dispóngase el momento de reanudación de la misma.

 

No existe un listado taxativo de bienes y servicios subastables por la administración pública. Sin embargo, la consulta al SECOP bajo esta perspectiva dará una información completa y será de gran utilidad. Prohibición de utilizar marcas Salvo que la necesidad a satisfacerse por parte del municipio así lo exija, no está permitido el hacer referencia a marca alguna respecto de los bienes o servicios objeto de la contratación. Sólo cuando sea técnica y estrictamente indispensable hacer referencia a una mar marca ca se act actuar uaráá de con confo formi rmidad dad y se dej dejará ará con consta stanci nciaa exp expres resaa de est este e hecho en los estudios previos. Obviamente será el ejercicio del derecho de discusión y contradicción de los posibles oferentes, oferentes, el que avala y da garantía de que se están preservando los principios de igualdad y transparencia en el proceso

La subasta inversa procederá en los casos de adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que sean requeridos para el cumplimiento de los planes y programas de la entidad.

DEL CERTAMEN CERTAMEN O ACTO PÚBLICO PÚBLICO DE LA SUBASTA SUBASTA PRESENCIAL PRESENCIAL Es de suma importancia organizar para cada proceso todo lo relacionado con aspectos de fondo y de forma del evento o certamen de la subasta inversa presencial.

•

El buen trato será requisito convenido y aceptado como regla que rige el certamen. No se aceptarán desórdenes, irrespetos o irregularidades que alteren el desarrollo del mismo. De ocurrir eventos como los mencionados, podrá establecerse como causal de suspensión de la audiencia y así se hará constar en el acta respectiva.

•

Se recomienda no limitar el número de rondas.

•

Defina el procedimiento para presentar los lances.

•

En lugar visible para todos, registre lo que se ha defini-

•

Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

•

Procure que los lances se den en precios unitarios, ello facilitará el proceso.

•

En caso de existir empate se adjudicará el contrato al proponente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate se realizará un sorteo.

•

Cuando el comité evaluador, considere que el precio final ofertado es artificiosamente bajo, al finalizar el certamen requerirá al proponente para que explique

do como lance no valido, como una regla presente y de especial interés para todos. •

Los formatos para presentar los lances deben ser precisos, uniformes, sin lugar a equívocos y diligenciarse por los proponentes, sin tachones ni enmendaduras.

•

En el evento que haya alguna equivocación se deberá diligenciar el espacio del formulario “ratificación de oferta en caso de enmendadura” o podrán solicitar un nuevo formularlo al grupo de apoyo sin que ello implique suspensión del cronómetro.

•

Defina el tiempo máximo para diligenciar el formulario de cada lance, introducirlo en el sobre y entregarlo. Si pasado el tiempo fijado, no se entrega el sobre, se entenderá como lance no válido.

•

El comité evaluador recomendará al ordenador del gasto la adjudicación del contrato a quien haya presentado la propuesta de menor valor o la declaratoria de desierta si es el caso.

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Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

SUBASTA A INVERSA  [CAPITULO 8] SUBAST

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las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluara los argumentos y pruebas presentadas si es el caso y recomendara al ordenador del gasto la adjudicación o rechazo de la propuesta y declaratoria de desierta. Se considera procedente suscribir un documento que consigne los análisis y discusiones adelantadas. •

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Certamen: Se entiende por certamen el momento en el que los propo-

La puja es la que permite el dinamismo propio de la subasta a la baja, como es llamada la subasta inversa, toda vez que se busca el menor precio respecto de los mismos bienes y servicios requeridos por la entidad

nentes habilitados para participar en el proceso y la administración, en audiencia pública, bajo las normas y reglamentaciones convenidas como reglas del certamen, dan lugar a la puja que conduce a la reducción sucesiva del precio de los bienes o servicios objeto de la contratación. La puja es la que permite el dinamismo propio de la subasta a la baja, como es lla llamad madaa la sub subast astaa in inve versa rsa,, tod todaa ve vezz que se bus busca ca el men menor or pr preci ecio o res respec pecto to de los mismos bienes y servicios requeridos por la entidad. El certamen de la subasta es un acto de competencia entre los oferentes oferentes del bien o servicio. ser vicio. Esta característica de competencia entre los oferentes es considerada como la esencia misma de la subasta, y es la que exige que se prevean principios y reglas que rigen este momento del proceso.

PRINCIPIOS Confidencialidad El secreto respecto del precio ofertado por los contrincantes en el proceso y en particular en cada puja, es regla básica de su desarrollo igualitario y transparente. En consecuencia deben mantenerse los sobres cerrados de la oferta inicial, abrirse en el acto público del certamen y ordenar en orden de mayor a menor las ofertas recibidas, registrándolas registrándolas en lugar visible, de manera clara y resaltando para cada ronda el menor valor obtenido en la misma. Es una buena práctica que la entidad distribuya los sobres y formularios en los cuales cada proponente de manera inequívoca plasme su oferta. El propósito es obtener en cada lance una baja respecto del menor precio oferta ofe rtado do en la ro ronda nda pre preced cedent ente e y man manten tener er la res reserva erva del pos posto torr o pro propon ponent ente. e. Es indispensable tomar todas las previsiones en la organización organización para garantigarantizar igualitariamente la confidencialidad confidencialidad.. Incomunicabilidad  La dinámica de este proceso competitivo de la subasta está regida por el principio de incomunicabilidad, según el cual, se pretende preservar la transparencia del proceso y la igualdad, por tanto, no serán permitidos actos de comunicación o coordinación entre los participantes que puedan dar lugar a concertaciones o acuerdos previos que podrían desnaturalizan la puja limpia. Se hace necesario que la administración de manera previa y establecida en los pliegos de condiciones, defina aspectos de organización y logística que garanticen el cumplimiento de este principio. Responsabilidad y respeto La par partic ticipa ipació ción n en el pro proces ceso o con contra tractu ctual al imp impon one e re respo sponsa nsabil bilida idades des y com com-promisos a las partes que intervienen en el mismo. Consecuentemente, los par72 GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL

 

ticipantes en el certamen en representaci representación ón de la entidad y los oferentes deben tener claro el código de conducta que les obliga en esta actividad. Los pliegos de condiciones deben consagrar un capítulo en el que se convenga un código de conducta de los participantes en el proceso de contratación y en particular en el certamen o acto de la subasta.

No serán permitidos actos de comunicación o coordinación entre los participantes que puedan dar lugar a concertaciones o acuerdos previos que podrían desnaturalizan la puja limpia.

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INFORMACIÓN CD Consulte en el CD adjunto la reglamentación para la subasta inversa. En el CD usted encuentra también formatos y ejemplos para mejorar los procesos de contratación. SUBASTA A INVERSA  [CAPITULO 8] SUBAST

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