La Promocion de Un Ejecutivo Joven ADMINISTRACION

 

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

SECCIÓN 10663 CURSO  ADMINISTRACIÓN  ADMINISTRAC IÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS TRABAJO GRUPAL 2 DOCENTE JOSE GONZALO CARHUAJULCA CHAVEZ ALUMNOS: Davalos López Bianca Milagros U17207122 Valdivieso del Aguila Shantal Jatziri U20233898

Lima- Perú 2022

 

INTRODUCCIÓN En el presente trabajo, estaremos aconteciendo los diferentes conocimientos adquiridos durante las sesiones de clase del curso de Administración y Organización de Empresas. El objetivo principal de la administración es organizar y elaborar de la mejor manera posible el trabajo en el que está involucrado. Debido a ello, al dirigir estas actividade actividadess necesariamente implica una planeación, organización estructural, su dirección, control y supervisión de estas acti activi vida dade des. s. Es po porr eso eso qu que, e, la ad admi mini nist stra raci ción ón es impr impres esci cind ndib ible le para para el corr correc ecto to fu func ncio iona nami mien ento to de cu cual alqu quie ierr tipo tipo de or orga gani niza zaci ción ón,, ya que que si sin n ella ella no logr lograr aría ían n las las condicio cond iciones nes nece necesari sarias as para existir y desa desarrol rrollars larse. e. Adem Además, ás, pode podemos mos deci decirr que abar abarca ca distin dis tintos tos asp aspect ectos os par para a el rec recono onocim cimien iento to

y mej mejora oramie miento nto de las las

áre áreas as que se

encuentran implicadas implicadas en la Gerencia de Diseño. Primeramen Primeramente, te, se comienza por identificar  los los re resp spon onsa sabl bles es qu que e se en encu cuen entra tran n de dent ntro ro de las las área áreas; s; segu seguid idam amen ente te se pued puede e implementar un análisis FODA para saber qué aspectos concretos se pueden trabajar para la mejora continua de la gerencia, este análisis permite no solo analizar factores internos sino también externos que permiten una mejora continua dentro de la gerencia.  A continuación, se recurre a un modelo o esquema de planificación planificación para establece establecerr metas u objetivos claros para aumentar su productividad, mejorar el clima laboral, fomentar ideas creativas, entre otros. Cabe señalar que, en nuestra sociedad las empresas cumplen diferentes funciones, una de ellas es satisfacer alguna necesidad con un producto o un servicio para la satisfacción del cliente y para cumplir con estas funciones es necesario una serie de requisitos tanto para la empresa como para los clientes. La calidad del producto  juega un rol muy importante importante dentro de esta función, ya que, pa para ra obtener un resul resultado tado de manera positiva, es necesario optimizar y verificar la gestión de los procesos, de los recursos humanos, recursos tecnológic tecnológicos os y de los recursos financiero financieros. s. Se debe tener en cuen cuenta ta que, para cump cumplir lir con las expe expectati ctativas vas del clie cliente nte y de la mism misma a empresa es necesario tener una buena gestión de los recursos ya mencionados, es así que la departamentalización puede dividir las tareas en diferentes áreas por el criterio que sea (por procesos, producto, tiempo, geografía, etc.) por lo general gestiona de manera óptima los recursos de acuerdo también al tipo de empresa. Finalmente, en el presente informe es una respuesta al problema planteado “La promoción de un joven”, el cual nos sitúa en e ell cas caso o hi hipoté potético tico de n nosotr osotros os habe haberr sid sido o pr promov omovidos idos a departame depa rtamento nto

de

dise diseño ño

de

gere gerente nte

del

producto producto en una empr empresa, esa, enco encontra ntrando ndo así un

departamento completamente completamente desordenado obtendremos un plan de acción.

 

INVESTIGACIÓN  

Presentación del Caso “Usted es un joven profesional Ingeniero que ha sido promovido a un cargo de Dirección. En virtud de sus cualidades cualidades y desempeño desempeño laboral dentro de la organización organización ha sido elegido Gerente de Diseño. En un breve recorrido por su nueva área, ha visto que su nueva área está un poco desordenada. desordenada. Usted ha recibido una excelente clase de administración y por sus cualidades personales, ha investigado las herramientas de la administración y desea mejorar su nueva área de trabajo. ¿Qué debería hacer usted? “ 

 

Planificación

 

Análisis de la Situación Análisis FODA del Área de Diseño FORTALEZAS ❏ ❏ ❏ ❏ ❏

Fuerte cultura organizac organizacional ional presente en el área de trabajo Personal altamente calificado Disponibilidad del equipo de trabajo a cambios Capacidad rápida de aprendizaje en TIC´s Espacio de trabajo amplio.

OPORTUNIDADES ❏ ❏ ❏ ❏

❏ ❏

DEBILIDADES ● Fal Falta ta d de eo orga rgani nizac zació ión n de dell á área rea física física del trabajo. ● Fa Faltlta ad de e co comu muni nica caci ción ón.. ● Jera Jerarq rquí uía an no od de efini finida da.. ● Fa Faltlta ad de eu un n fflu lujo jo y ccon ontr trol ol de actividades ● Ac Actitivi vida dade dess de dell p per erso sona nall n no o definidas.

Facilidad de reubicación de estaciones de trabajo. Capacidad de inversión para mejora de espacio. Nuevos sistemas de trabajo. Existencia de diversos softwares para gestionar, planificar, organizar y realizar mejoras. Diversas metodologías para realizar una mejora continua Existencia de Herramienta Herramientass  Administrativas  Administrativ as para la funció función n Organización.

AMENAZAS ● Mal aprov aprovech echami amient ento o de esp espaci acios os útiles. ● Tra Trabaj bajo od del el ser servic vicio io de lim limpie pieza za deficiente ● Pres Presen enci cia a de e ele leme ment ntos os obstaculizadores. ● Ca Cambi mbio o ra radi dical cal del del ár área ea por por p part arte ed de e la gerencia debido a baja productividad

 

Análisis Causa Efecto de la problemática de Desorden del Área de Diseño

 

Objetivos de la implementación de mejoras en el área de trabajo del departamento de diseño ● Ob Obje jeti tivo vo Ge Gene nera rall ❖

Solucionar el problema de desorden en el área de diseño.

● Ob Obje jeti tivo voss Es Espe pecí cífi fico coss ❖

Generar un espacio de trabajo ordenado

❖

Definir la Jerarquización

❖

Detallar y difundir las funciones de cada trabajador.

❖

Determinar un método de seguimiento de las actividades (productividad) de cada trabajador.

 

  Formulación de Estrategias Estrategias   Matriz FODA   Factores Internos >  Factores Externos v

Fortalezas ❏ Fuerte cultura organizacional presente en el área de trabajo ❏ Personal altamente calificado ❏ Disponibilidad del equipo de trabajo a cambios ❏ Capacidad rápida de aprendizaje aprendizaj e en TIC´s ❏ Espacio de trabajo amplio.

Debilidades. Debilidades. ● Fa Faltlta ad de eo org rgan aniz izac ació ión n del área física del trabajo. ● Falta de comunicación. ● Jera Jerarq rquí uía an no od def efin inid ida. a. ● Falta alta de u un n flflujo ujo y control de actividades ● Acti ctivi vid dad ade es del personal no definidas

Oportunidades ❏

❏ ❏ ❏

❏

❏

Facilidad de reubicación de estaciones de trabajo. Capacidad de inversión para mejora de espacio. Nuevos sistemas de trabajo. Existencia de diversos softwares para gestionar, planificar, organizar y realizar mejoras. Diversas metodolog metodologías ías para realizar una mejora continua Existencia de Herramientas  Administrativas  Administrati vas para la función Organización.

Implementación

Revis visió ión n y Actu Actual aliz izaci ación ón la Re

de

metodología de mejora continua del

Manual

de

Organi anizac zación ión y Funcion Funciones es “5S”: para organizar y ordenar de Org forma física el área de trabajo.

(MOF) de la empresa para determinar   las las func funcio ione ness especí esp ecífic ficas as del del perso persona nall de nuestra área

Amenazas ● Ma Mall apr aprov ovec echa hami mien ento to d de e espacios útiles. ● Tr Trab abaj ajo o de dell ser servi vici cio o de limpieza deficiente ● Pr Pres esen enci cia a de e ele leme ment ntos os obstaculizadores. ● Ca Camb mbio io ra radi dica call del del ár área ea por parte de la gerencia debido a baja productividad

Implem lementación ión

del

tablero Dif Difusi usión ón del organig organigrama rama

Kanban: para visualizar visualizar el estad estado o de

la

empresa:

para

en el que se encuentran las vis visua ualilizar zar cor correc rectam tament ente e la acti activi vida dade dess y ma mape pear ar el fluj flujo o de  jerarquiza  jerarquización ción del área y ver  ellas.

a quien quien repo reportar rtar resultados.

 

 

Diseño de un Plan de Acción

 A continuació continuación, n, se presentan las principal principales es estrategias estrategias,, la justificació justificación n de su uso, sus consecuentes actividades y fechas de realización para lograr implementar las mejoras en el área de diseño debido al problema de desorden. Estrategia 11:: Implementación de la metodología de mejora continua “5S” Descripción y Justificación del Uso de la metodología de las “5S” Una de las herramientas que proponemos para ayudar a solucionar el desorden físico encontrado en el área de trabajo del área de diseño es la implementación de las “5S”. Esta tiene sus raíces en Japón, siendo aplicado por primera vez en la empresa Toyota en los añoss 60. Segú año Según n Sac Sacris ristán tán (200 (2005, 5, p. 16-2 16-21), 1), este méto método do cons consta ta de 5 eta etapa pas: s: Sei Seiri ri o “sentido de utilización”, la cual hace referencia a la clasificación de elementos del área según su utilidad para posteriormente eliminar a los que son considerados desperdicios y a los que están están de más más;; Seit Seiton on o “sen “sentido tido de org organiz anizació ación”: n”: cons consiste iste en asig asignar nar un lug lugar  ar  para cada cosa, siguiendo principios como que sean fácil de ver, de fácil acceso y de fácil retorno; Seiso o “sentido de limpieza”: consiste en eliminar la suciedad, identificar agentes contaminantes, establecer estándares de limpieza en cada lugar del área de trabajo así como concientizar la importancia de limpieza entre los colaborad colaboradores ores y la correcta utilización de los espacios comunes; Seiketsu o “sentido de estandariz estandarización”, ación”, consiste en estandariza estandarizar  r  los procesos de las 3 primeras “S” a fin de conservar los resultados logrados; finalmente, Shitsuke “sentido de disciplin disciplina”: a”: la hace referencia la interiorización de estos procedimientos por parte de todo el personal así como el control riguroso de los procesos estandarizados para alcanzar los objetivos. Por ende, se puede entender que aplicar esta metodología trae consigo beneficios como reducción de los tiempos de trabajo y mejora de las condiciones laborales, siguiendo un procedimiento cuyo objetivo es lograr la calidad del espacio en el que trabajamos, lo que es lo que queremos lograr.

Descripción de la aplicación de la metodología de mejora continua “5S” en el área de Diseño Para su aplicación, con respecto a los objetos obstaculizantes, para implementar el SEIRI, se realizará realizará un recorri recorrido do visua visuall por el áre área a de dise diseño ño y se identi identificar ficarán án los eleme elementos ntos necesarios para la ejecución del trabajo diario. Se aplicará “La regla de las 48 horas”, la cual postula que todo lo que no se usa en cuarenta y ocho (48) horas en un área de trabajo, no pertenece a ella. Luego se elaborará un listado de artículos, y materiale materialess innecesarios, para luego lueg o proc proceder eder a elim eliminar inarlos los o alma almacena cenarlos rlos en el luga lugarr corr correspo espondie ndiente. nte. Luego para implementar el SEITON, se tomará como principios la frecuencia, secuencia y el principio de las 3F: Fácil de ver, Fácil acceso, Fácil de retornar a su ubicación original, para ordenar y señalizar los ele elementos, mentos, prev previamente iamente co considerado nsideradoss útiles. Par Para a implem implementar entar el SEISO, se organizó el “Gran Día de la limpieza” para comprometer a los colaboradores en esta actividad semanal y así asegurar la estandarización, que es el siguiente paso.Con respecto al SEIKETSU, se implementará un Check-list 5S para asegurar el cumplimiento principal de

 

las tres primeras S así así como su optimalidad optimalidad y finalmente pa para ra el SHITSUKE se re realizará alizará reuniones para fomentar la autodisciplina para operar bajo procedimientos estandarizados incluso sin supervisión constante. Finalmente a fin de verificar el beneficio real de la implementación de las 5s en la empresa se deberá ver reflejado en los KPIs a nivel organ org aniza izacio cional nal,, com como o lo loss KPI KPIss de hig higie iene ne y seg seguri uridad dad donde donde se obs observ ervará ará que que los accidentes en la empresa causados por un ambiente desordenado hayan disminuido, así también los KPIs de calidad de los servicios prestados.

Responsables, Acciones Principales y Fechas de Ejecución

 Estrategia 22:: Difusión del organigrama de la empresa Descripción y Justificación de la Estrategia de Difusión del Organigrama de la empresa La problemática central en el presente caso es el desorden encontrado, por el cual se entiende que los colaboradores del área de diseño no tienen claro la jerarquía de su área y no sab saben en a que pri princi ncipal pal rep repor ortar tar sus pr progr ogreso esos. s. Po Porr ende, ende, med median iante te la difusi difusión ón del organigrama, el cual según Sánchez (2012, p. 15) son la “representación gráfica de una organización”, en algún lugar visible del área, los colaboradores podrán observar de forma dinámica bajo qué departamento están subordinados. Sobre este, además, Koontz, Weihrich, Cannice (2008), indican que a pesar de tener  definido un organigrama en una empresa este debe ser capaz de adaptarse a realizar  cambios a fin de buscar el cumplimiento de metas grupales y organizacionales (p.201). Descripción de la aplicación de la estrategia de Difusión del organigrama de la empresa Consiste en reunirse con el área de Recursos Humanos para solicitar el Organigrama de la empresa y ejecutar su materialización mediante su publicación en el MOF y en un lugar  visible del área de trabajo. Este servirá para visualizar de manera rápida y dinámica la

 

 jerarquización  jerarquiza ción del área y ve verr a qué depar departamento tamento reportar resultados.

Responsables, Acciones Principales y Fechas de Ejecución

Estrategia 4: Revisión y Actualización del Manual de Organización y Funciones Descripción y Justificación de la estrategia de Revisión y Actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) de la empresa, con respecto al Área de Diseño  “El manual de organizació organización n y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal”. Según, la cita de arriba cuando una empresa cuenta con un MOF y estos son correctamente difundido difundidos, s, cada área mantiene el orden para poder cumplir con los objetivos deseados. Sin embargo, en el Área de Diseño se encontró un cierto grado de debido a que pese a haber un MOF en lafunciones organización, trabajadores nodesorden, sabían qué actividades realizar dado que muchas no selos relacionaban relacionab an con sus puestos de trabajo; por ello, creemos que es importante, como acción de plan de mejora, realizar una actualización de MOF con respecto a las funciones de los diversos puestos del área y posteriormente su correcta difusión.

Descripción de la aplicación de la estrategia de Revisión y Actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) de la empresa Consiste en reunirse con el área de Recursos Humanos para delimitar las actividades de cada trabajador según su función y las necesidad necesidades es del área. Esto servirá para determinar las competencias y funciones específicas del personal, misión del puesto y grado de subordinación.

 

Responsables, Acciones Principales y Fechas de Ejecución

 

Estrategia 3: Implementación del tablero Kanban Descripción y Justificación de la Estrategia de Implementación del Tablero Kanban Otro tipo de desorden que se encontró es que el personal, en su mayoría de veces , no tiene claro qué actividades está haciendo su equipo de trabajo, en qué fase se encuentra los procesos o en qué parte del conjunto de tareas se produce un cuello de botella, dado que aumentan de cantidad y no su ejecución. Por ello, de acuerdo con la información presentada por Acevedo (2001). Kanban es “una técnica de gestión de producción basada en un sistema pull que se fundamentan en la autogestión de los procesos […] Es una herramienta para conseguir la producción Justo a Tiempo” (p.12).De igual forma, es una herramienta que sirve para mapear y visualizar su flujo de trabajo. Hoy en día según la página principal del software kanbanize (s.f), esta herramienta virtual te permite saber las debilida debilidades des en el flujo de trabajo del equipo, establecer límites de acuerdo al personal, ahorrar tiempo en reuniones innecesarias,visualiza innecesarias,visualizarr bloqueos de trabajo y reunir métricas clave del flujo de trabajo, lo que permite tomar decisiones en base a datos. Ver Anexo 1 y 2. Descripción de la aplicación de la estrategia de Implementación del Tablero Kanban Para su implementación se elegirá el mejor software para aplicarlo en el área de trabajo, después se capacitará al personal en el uso de este; posteriormente, una vez que se quiera hacer uso del programa kanban se tienen que identificar los procesos y flujos de trabajo, para asignar responsables responsables a cada uno y rellenar los datos en las tarjetas kanban del software.

Responsables, Acciones Principales y Fechas de Ejecución

  

Referencias Bibliograficas Sangiovanni, R., Dutra, I., Rundie, D., ... & Bazán, L. Ballesteros, H., Verde, J., Costabel, M., Sangiovanni, (2010). Análisis FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Revista Uruguaya de enfermería, 5 (2). (2). http://rue.fenf.edu.uy/index.php/rue/a http://rue.fenf.edu.uy /index.php/rue/article/view/85 rticle/view/85 Organización ón y Moreno, S. M. G., Sánchez, J.una J. N., & García, M.. ESIC D. G.Editorial. R. (2001). Organizaci administración de empresas: visión práctica

https://cutt.ly/KJiGGEW Riquelme Leiva, M. (2016). FODA: Matriz o Análisis FODA Una herramienta esencial para el estudio de la empresa. http://148.202.167.116:8080/jsp http://148.202.167 .116:8080/jspui/handle/12 ui/handle/123456789/320 3456789/3206 6