La Prevision Administrativa

 

 

PREVISIÓN  ADMINISTRATIVA    ADMINISTRATIVA Objetivos, Investigación y Determinación de  Alternativass   Alternativa “Arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción equivocado”.  equivocado”.  GRUPO 5 22/02/2014

 

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INDÍCE INTRODUCCIÓN   PR EVIS IÓN IÓN FUNCIÓN ADMINISTRA ADMINISTRA TIVA TIVA  

3 4

Importancia

4

PRINCIPIOS 1. Principio de la Previsibilidad 

5

1.1. Aplicación del Principio

5

2. Principio de Objetividad 

6

3. Principio de la Medición 

6

ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN 1. Objetivos 

7

1.1. Clasificación de los Objetivos

7

1.2. Reglas para Elaborar Objetivos

8

2. Investigación 

9

2.1.

Reglas de la Investigación

9

2.2.

Factores Estratégicos

10

2.3.

Técnicas de Investigación

10

2.3.1. Observación

10

2.3.2. La Encuesta 3. Determinación de Alternativas  3.1.

10 12

Reglas de Alternativas

12

CONCLUSIONES   CONCLUSIONES

13

RECOMENDACIONES   RECOMENDACIONES

14

BIBLIOGRAFÍA   BIBLIOGRAFÍA

15

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INTRODUCCIÓN La Previsión como función administrativa no es más que anticipar acontecimientos y situaciones futuras, que toda persona es capaz de realizar, haciendo los respectivos planes para cualquier actividad que se desea realizar. Es necesario que se conozcan las tres etapas que conllevan la previsión como lo son los Objetivos  o fines que se persiguen y para lograrlos es preciso realizar anticipadamente una detección de las necesidades existentes y una evaluación que permita conocer la disponibilidad de los recursos con que se cuenta, para determinar qué proyectos está en capacidad de realizar. Investigar   los factores positivos, negativos y el análisis de los medios con que puede contarse: información y supuestos que pueden ayudar u obstaculizar la búsqueda de los objetivos. Y la

Determinación de Alternativas que resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación posible de los medios.

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PREVISIÓN FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.  Así pues, la previsión comprende tres etapas: 1. Objetivos. A esta etapa corresponde fijar los fines. Como éstos son de hecho muy diversos y están ligados entre sí, veremos sus diversas clases al hablar de la previsión. 2. Investigaciones. Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse: información y supuestos. 3. Determinación de Alternativas. Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a través de la información a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen. La previsión implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse?.Es base necesaria para la planeación ya que fija objetivos y plantea la selección de cursos de acción.  Arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción equivocado.

IMPORTANCIA    Anticipacióndeacontecimientos.  Imposible

hacerplanes.

  Basenecesariaparalaplaneación.

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Podemos definir la previsión como la etapa de la administración en que se determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos organizacionales.

PRINCIPIOS 1. EL PRINCIPIO DE LA PR EVIS IBILIDAD

En este principio jamás se presentará el problema de sí es o no posible hacer planes, organizar, integrar, dirigir, etc. Pero tratándose del conocimiento de situaciones futuras, se necesita fijar un principio previo que oriente sobre la validez de las previsiones, ya que, sin esta, sería inútil hacerlas; y sobre todo que ayude a realizarlas con la mayor confiabilidad posible.   Este

principio

puede

formularse

como

lo

siguiente:

“Las

previsiones

administrativas deben realizarse tomándose en cuenta que nunca alcanzara certeza completa, ya que por el número de factores y la intervención de decisiones humanas siempre existirá en la empresa un RIESGO RIESGO.. 

1.1.

APLICACIÓN DEL PRINCIPIO Recordando los distintos estados en que puede encontrarse la mente frente a la verdad, sobre todo para la previsión del futuro, se encuentran tres situaciones básicas:  a) Certeza Certeza:: Excluye el temor de equivocarse. Si se funda en la esencia mínima de las cosas, se da la certeza metafísica, absolutamente infrustrable. Existe certeza física, naturalmente infrustrable para las fuerzas humanas cuando descansa en la constancia de las leyes de la naturaleza. Se da certeza moral, cuando por ciertas circunstancias, se tiene una seguridad muy difícil de ser frustrada.  b) Incertidumbre: Para el efecto de la previsión de lo que ha de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentaran los acontecimientos de los futuros o que sucederá en Página 5 

 

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ese mismo futuro. (la incertidumbre solo se da cuando no se es capaz de llegar a conclusión alguna sobre lo que podrá ocurrir en un determinado caso o aspecto).  c) Probabilidad: La constituye aquel estado donde sin estar seguros sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, se tienen motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro. 

2. PRINCIPIO DE OBJETIVIDAD Ser objetivo en las apreciaciones que se haga sobre los elementos que son motivo de investigación debe de descansar en hechos más bien que en opiniones subjetiva, porque éstas nos sirven para apreciar y relacionar los hechos.  a) El éxito descansa en la cantidad y calidad de la información. b) Distinguir los hechos de las opiniones. c) Analizar, combinar, afinar y corregir situaciones pasadas para que las situaciones presentes o futuras tengan mayor validez.

3. PRINCPIO DE LA MEDICION Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más se puedan apreciarlas, no solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.   Aunque ocurren en un error aquellos que consideran que la diferencia entre lo científico y lo no científico radica en que lo primero puede determinarse, no solo cualitativamente, sino aun cuantitativamente, si es indiscutible que, tratándose de las cosas del equipo técnico, la cuantificación añade seguridad y precisión.   Estos en efecto, permiten determinar las tendencias que se dan en un agrupamiento de hechos, determinar la correlación entre esos mismos hechos y Página 6 

 

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sus causas, permiten medir o determinar el coeficiente de error estándar, etc. Puede decirse que la aplicación de la estadística y otras ramas de las matemáticas han hecho técnica, o aun científica, la previsión de muchos acontecimientos. 

ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN 1. OBJETIVOS.  Se utilizan para expresar lo que se quiere lograr, son los resultados específicos que desean obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que describe un cambio propuesto que es

medible y

observable. La fijación de los objetivos legalizan a la organización. En sí, los objetivos, son hipótesis que señalan lo que queremos alcanzar como un resultado preconcebido mediante el desempeño de actividades y con uso de recursos. Como toda hipótesis científicamente preconcebida, requiere de elementos necesarios y suficientes para alcanzarse. La previsión debe señalarlos y seguirlos para disminuir la incertidumbre, que siempre, aunque en diversos grados se presenta en las organizaciones.  Aunque parezca obvio, la correcta definición y la debida jerarquización de los objetivos, deben precisarse y observarse ya que a veces se pierden de vista y se persiguen cosas muy disti distintas ntas a los fines de la organización.

1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS La literatura presenta una extensa gama de clasificaciones de los objetivos, la falta de una adecuada definición conceptual deriva muchas veces en confusión. Se presentan algunas de las clasificaciones más usadas.

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a) Objetivos iindividuales ndividuales y organizacionales: organizacionales: Distingue  Distingue los objetivos de las personas con los de la organización  b) Objetivos a corto Plazo: Plazo:Son Son aquellos que se logran en un plazo máximo de un año.  c) Objetivos a Mediano Plazo:Se Plazo: Se consideran así los objetivos que se logran en un plazo de uno a cinco años.  Son los que se alcanzan en un plazo mayor de d) Objetivos a Largo Plazo: Plazo:Son cinco años.  e) Objetivos Generales y Particulares: Según la amplitud en relación a departamentos o subordinados de una organización f) Institucionales: Institucionales:  

Objetivos de servicio:  servicio:  Satisfacen las necesidades de los consumidores, ofreciéndoles buenos productos o servicios en condiciones apropiadas.

 

Objetivo Social:Protegen Social:Protegen los intereses económicos, personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos por medio de buenas relaciones hum humanas, anas, así como de adecuadas relaciones públicas.

 

Objetivo Económico: Económico:   Protegen los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de los mismos por medio de una generación de riqueza.

1.2. REGLAS PARA ELABORAR OBJETIVOS a) Deben ser formulados como acciones terminadas b) Debe fijarse por escrito c) Debe ser perfectamente conocidos y apreciado por todos los que han de ayudar a realizarlo. d) Deben ser estables Página 8 

 

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2. LA INVESTIGACIÓN  Es la base de la previsión, tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados para alcanzar el objetivo fijado.

2.1. Reglas de la investigación: a) Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y nega negativos tivos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente. b) Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera apreciación c) Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan al alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc. d) Deben seleccionarse los factores estratégicos

2.2.

Factores Estratégicos a) Factores variables o modificables. Si algún factor no puede cambiarse, habrá que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.  b) Los que influyen más sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el capital.  c) Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los demás.  d) Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más rápido para obtener.  e) Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindicales o el factor humano.  f) Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que pueda producir. 

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2.3.

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TECNICAS DE INVESTIGACIÓN 2.3.1. OBSERVACIÓN Consiste en obtener información en forma directa, a través de un conjunto de operaciones mediante las particularidades de un fenómeno se identifican, describen y se clasifican en forma correcta:   a) Hechos: Se ajusta a la observación de aquellos hechos que interesan analizar, para aplicarlos posteriormente a la labor administrativa. Reglas:    Determinar con anterioridad los aspectos precisos del hecho



que se desea observar.   Tomar notas breves de los datos más importantes y de los



detalles de su contenido   Distinguir los hechos observados de la interpretación con



otros comentarios que se den. Todo es útil pero no se debe confundir.   Experiencias: Mirada retrospectiva del pasado



  Registro: Todo registro sistemático llevado servirá como



valioso medio de control

2.3.2. LA ENCUESTA Medio que permite obtener información de la opinión de otros sobre determinados factores que se interese analizar o verificar. Toda encuesta se prepara con una batería de preguntas consignadas en un cuestionario que facilita posteriormente su tabulación. Debe referirse solamente a la parte del fenómeno que le interesa en la función administrativa. a) Formas  

Encuesta directa: certeza de quién la responde 



  Encuesta telefónica  Encuesta por correo 

 

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 

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Encuesta por cuestionario  

Determinar el ámbit ámbito o de lo que va a investigar  

 

Muestreo 

 

Formular el cuestionario    Tamaño 

  Naturaleza de las preguntas



  Objetivo



  Secuencia lógica (encadenamiento de lo sencillo a lo



complejo buscando el interés del encuestado)   Claridad (lenguaje claro)



  Recolectar datos



  Tabular datos



  Organizar el medio de tabulación al momento

o

de diseñar el formulario   Utilizar números índices

o

   Analizar e interpretar resultados

o

b) ENCUESTA POR ENTREVISTA  Depende de la habilidad del entrevistador. Poco costosa, experiencias de relaciones humanas e incremento de la capacidad de análisis y criterio. Se utiliza para:   Admisión de personal  

Salida de personal

 

Problemas del empleado

 

Colaboración de los empleados

 

Particularidades de los accidentes de trabajo

 

Cosechar opiniones para mejorar

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3. DETERMINACIÓN DE ALTERNATIVAS. Los cursos alternativos de acción resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación posible de los medios al fin. Dado el carácter contingencial de las organizaciones, la previsión diseña cursos de acción para escoger, cambiar, o alternar según las circunstancias.

3.1.

Reglas de Alternativa a) Pensar en cómo se puede lograr el mismo fin que se ha propuesto, pero con diversos medios. b) Analizar si la investigación de los medios indica alguna modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado. c) Aplicar también la regla de no tomar el dilema: “se hace o no se hace”, sino analizar combinaciones intermedias d) En los organismos ya en operación, vale la pena qué efectos podría producir “la no acción” 

e) Para valorizar los div diversos ersos cursos de acción que se presenten, con el fin de escoger el mejor o los mejores, deben usarse como criterios:  

El riesgo esperado, comparado con los posibles beneficios

 

La mayor economía de esfuerzos

 

El titiempo empo necesario para desarrollar cada curso

 

La imitación de recursos con que pueda contarse, sobre todo los de tipo humano.

Muchas veces se piensa en un programa magnífico, sin considerar si las personas con que se pueda contar serán adecuadas para realizarlo.

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CONCLUSIONES   La

previsión se puede definir como la etapa de la administración en que se

determinan los los principales cursos de acción

que permiten realizar los

objetivos organizacionales.  

Los objetivos se utilizan para expresar lo que se quiere lograr, son los resultados específicos que desean obtener como resultado del proceso administrativo.

 La

investigación tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados

para alcanzar el objetivo fijado.     La

encuesta permite obtener información de la opinión de otros sobre

determinados factores que se interese analizar o verificar.

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RECOMENDACIONES   Determinar

de manera adecua adecuada da los contratiempos que puedan

suscitarse y así poder hacer un buen uso de la previsión.    

Para lograr los objetivos propuestos es necesario que todo el personal conozca de ellos y así llegar a la meta planteada.  

 Al

momento de Investigar los aspectos de acción es necesario que no

se olviden los objetivos.    Al

hacer uso de una encuesta es necesario que se plantee de una

manera precisa y correcta. 

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BIBLIOGRAFIA   Laris

Casillas Francisco. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. Ed, CECSA , 1977.

Méx. 

 Reyes Ponce Agustín ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Teoría y Práctica. LIMUSA NORIEGA. 1993. Méx.   Munch

Galindo, García Martínez. FUNDAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ,

Ed. Trillas, 1991  

Harrington J. H. ADMINISTRACIÓN TOTAL DEL MEJORAMIENTO CONTINUO. McGraw Hill 1996. Colombia.

  httphttp://docentes2.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Prevision%20y%20planeacio httphttp://docentes2.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Prevision%20y%20planeacio

n/Prevision%20y%20planeacion.htm

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