La Organización Formal e Informal en La Empresa

 

  a organización formal e informal en la empresa  La organización formal La organización formal se define como la estructura diseñada por la dirección donde quedan definidas todas las acciones que tiene que realizar r ealizar cada persona que forma parte de la empresa, los niveles de responsabilidad, la posición jerárquica y los canales de comunicación. 1.  La organización será diferente según el tipo de empresa (dimensión, actividad …). No hay estructura ideal. 2.  Las funciones y la jerarquía (nivel de autoridad) tienen que estar perfectamente delimitados. Tiene que haber vías de comunicación en todos los sentidos (interna vertical descendente y ascendente, interna horizontal y comunicación hacia el exterior). 3.  La organización tiene que mantener cierta estabilidad que le permita funcionar con seguridad y regularidad. Cambios frecuentes en la organización interna pueden producir problemas y disfunciones. 4.  La organización formal se diseña para contribuir a la realización de los objetivos de la empresa con unas condiciones concretas del entorno pero como éste es cambiante, la estructura tiene que ser capaz de adaptarse.

Departamentación Para estructurar la organización de la l a empresa, hace falta conocer cuál es la divisi división ón del trabajo y hacer grupos de trabajo que se realizan por cada trabajador y asignarles asi gnarles aquellas para las que esté mejor preparado. La división en departamentos puede atender a varios criterios:

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División en departamentos por funciones: funciones: los trabajadores se organizan según su especialización (finanzas, marketing, contabilidad …)

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División en departamentos por zonas geográficas: geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la cual está destinado el producto. Es frecuente en multinacionales.

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División en departamentos por producto: producto: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto.

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División en departamentos por procesos: procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

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División en departamentos por clientes:  clientes:  se utiliza en empresas comerciales y de servicios que trabajan en grandes grupos de clientes que presentan características propias.

 

La organización informal La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están prestablecidas por la dirección pero surgen surge n espontáneamente cuando las personas se relacionan entre ellas al margen de los canales de comunicación oficiales. La organización informal nace como consecuencia de una serie de circunstancias como: a)  Relaciones naturales entre las personas b)  Aparición de líderes lí deres espontáneos c)  Existencia de problemas en la empresa.

Diferencias entre la organización formal y la informal 1.  La organización formal está establecida por los directivos. La organización informal surge de forma espontánea. 2.  Las relaciones entre los miembros en la organización formal están fijados por la posición  jerárquica fijada por la dirección. En lla a organización informal se forman grupos g rupos entre personas que tienen relaciones amistosas, intereses comunes…  3.  Las actividades que son ejecutadas en la organización formal vienen marcadas por los directivos. En la informal las actividades se realizan de forma voluntaria por intereses personales que pueden no coincidir con los l os intereses empresariales. 4.  En la organización formal la comunicación sigue los canales oficiales establecidos por la empresa. En la informal, la comunicación se basa en rumores, en conversaciones en la merienda, en contactos que tengan fuera de la l a empresa…  5.  La autoridad en la organización formal es el directivo. En la empresa informal pueden ejercerla otras personas que son consideradas como líderes. Una empresa debe tener en cuenta la organización informal ya que influye en la formal. La empresa tiene que conocer las relaciones informales y aprovecharlas para favorecer la colaboración, la confianza y flexibilidad para llegar a los objetivos de la organización informal. Las ventajas de una organización informal son:

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Ayuda a los individuos a satisfacer sus necesidades (a las que la formal no puede responder): estima, seguridad… Esto permite mejorar el clima laboral de manera que el lugar de trabajo se convierte en un lugar agradable que reduce el ausentismo.

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Se produce un aumento del flujo de la información Se abre una vía de colaboración interdepartamental y otras no previstas por la formal. Se suele utilizar la organización informal de forma consciente para obtener datos y observar reacciones por medio de la emisión de rumores a través de estos grupos.

Los inconvenientes:

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Puede ocurrir que la gente g ente no haga caso de los sistemas establecidos formalmente y de prioridad a sus necesidades personales.

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Que en los grupos informales aparezcan unos cuantos individuos que puedan manejar todo el grupo en su propio beneficio e ir en contra de los intereses generales de la organización.

 

EL PROCESO DE DIRECCIÓN: FUNCIONES  La dirección tiene que combinar de la mejor manera posible los factores humanos y materiales para conseguir los objetivos marcados sin si n perder de vista el entorno, que siempre cambia. P Para ara llevar a cabo esta función, la dirección realiza la función de:

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Planificar: fijar objetivos y marcar estrategias para conseguirlos. Organización: diseñar una estructura en la cual quedan definidas las funciones, la responsabilidad, la autoridad y las relaciones de las personas que forman parte de la empresa.

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Gestión: consiste en dirigir o liderar a las personas que forman la empresa para que realicen las tareas necesarias para llegar a los objetivos marcados.

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Control: verificar si se cumplen los planes y establecer la forma de corregir las posibles desviaciones.

Función de planificación: conceptos y etapas La planificación consiste en la fijación de los objetivos y establecer las estrategias para alcanzarlos. Es una actividad de reflexión previa a la acción. La planificación implica establecer donde está actualmente la empresa y decidir donde tendría que estar en el futuro y como llegar lleg ar a aquel objetivo. 1.  Análisis de la situación de partida de la empresa y del entorno. Identificando las necesidades de los clientes que la organización satisface y la forma en que lo hace, quienes son sus competidores y que hacen y aprovechar las oportunidades existentes para poder aprovecharlas. 2.  Fijación de los objetivos. Los objetivos pueden ser generales (involucrar a toda la empresa) o que solo afecten a un área de la empresa. Se tiene que tener en cuenta: a.  Los objetivos tienen que suponer un reto pero deben ser s er realistas. b.  Se tiene que marcar el periodo de tiempo en que se espera que se puedan conseguir. c.  Se tienen que establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos. 3.  Determinación y evaluación de diferentes alternativas de actuación que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos. 4.  Elección de una estrategia e implantación. Esto supone definir la secuencia de objetivos (plan de acción, presupuestos, asignar recursos, funciones y responsabilidades) 5.  Control y determinación de desviaciones. Seguimiento periódico de los planes pl anes mediante la comparación de las previsiones con las realizaciones y valoración de las desviaciones respecto a los objetivos. Análisis DAFO: es un método para analizar los puntos fuertes y débiles de la empresa, así como las amenazas y oportunidades que presenta el entorno con el objeto de conocer sus ventajas competitivas.

 

La función de gestión La gestión o dirección consiste en hacer que las personas cumplan con sus funciones y obligaciones. Por eso, es importante el liderazgo liderazgo,, es decir, el ejercicio de la influencia y la autoridad. El directivo, con su estilo de dirección influye de forma importante sobre el proceso de trabajo y en el rendimiento rendimi ento de las personas que son bajo este mando. En cuanto a los estilos de dirección pueden ir desde un estilo autocrático (sin tener en cuenta a los subordinados) hasta un estilo democrático o participativo (donde se fomenta la participación en la toma de decisiones). Otros aspectos fundamentales:

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La comunicación: la transmisión de la información tiene que ser clara, correcta, fluida y en sentido descendente y ascendente.

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La motivación: se tiene que incentivar de diversas formas al trabajador creando un clima favorable en el que los empleados asuman los objetivos empresariales como propios.

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La delegación: consiste en encargar la realización de una función concediendo autoridad autorida d y libertad para realizarla, pero sobre la que la dirección conserva la responsabilidad.

ontrol La función de ccontrol La función de control y planificación está íntimamente ligadas ya que el fin del control es detectar las desviaciones respecto a las previsiones con la intención de corregirlas y así llegar a los objetivos. A la hora diseñar el sistema de control, la empresa tiene que considerar que tipo de desviaciones se quieren observar (económicas, de tiempo, de acción …) y cuales son los estándares o limites de desviación que respecto a los objetivos se consideran adecuados. Las herramientas de control son:

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La estadística: permite tratar los datos históricos de una actividad, sacar conclusiones y hacer pronósticos.

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El control del presupuesto. La auditoria.

El departamento de RRHH: funciones 

El factor humano es fundamental en cualquier organización y puede suponer una ventaja competitiva de la empresa en un mercado. A medida que aumenta la dimensión de la empresa, se hace necesaria un área que se encargue de las funciones administrativas, legales del personal y las relaciones humanas que hay en la empresa, así como el departamento de recursos humanos que se encargue de todos los aspectos relacionados con el factor humano de una empresa. La estructura del departamento de RRHH depende de la dimensión de la empresa. Se encarga de estas funciones:

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Organización y planificación del personal. Consiste en planificar las plantillas en función de la organización de la empresa, diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir funciones y responsabilidades, prever las necesidades de personal a medio y largo plazo, analizar los sistemas retributivos… 

 

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Selección y contratación de personal. Por tal de realizar una selección adecuada se tienen que seguir diversos pasos: o  Determinar el perfil de las personas adecuadas para ocupar oc upar los distintos lugares de trabajo. o  Reclutar candidaturas para los puestos de trabajo

  Realizar el proceso para selccional el personal. Escoger las personas que más se ajusten al perfil …. o 

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Administración de personal. Consiste en gestionar los trámites jurídico administrativos del personal de la empresa: selección y formalización de los contratos de trabajo, tramitación de nóminas y seguros sociales, control de los derechos y deberes del trabajador.

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Formación de los recursos humanos. Relaciones laborales. Son las actividades que relacional la empresa con los trabajadores a través de sus representantes como los comités de e mpresa.

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Control de personal. El departamento de RRHH controla las actividades realizadas, gestionadas por la motivación del personal y evalúa los resultados para solucionar posibles problemas.

La gestión de los RRHH: conflictos de intereses y vías de negociación 

Un conflicto laboral se produce cuando la empresa y los trabajadores discrepan en algún aspecto de la relación laboral. Los conflictos pueden venir de tres focos:

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Conflictos generados por la propia organización: a causa de falta de medios y personal para el cumplimiento de objetivos, por una deficiente comunicación entre los distintos niveles de la organización, mala m ala planificación y definición de funciones … 

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Conflictos generados por los grupos de trabajo: conflictos de intereses entre trabajadores o departamentos, resistencia a la autoridad … 

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Conflictos generados en el exterior de la organización: por factores externos como conflictos laborales en otras empresas.

La manifestación de un conflicto laboral puede darse de distintas formas:

El conflicto colectivo de trabajo Manifestación de la discrepancia por razones laborales entre empresarios y trabajadores y que afecta a los intereses generales de estos últimos. Las partes legitimadas para promoverlos son: los representantes de los trabajadores y los empresarios y asociaciones empresariales que les representen. Para la resolución del conflicto surgido surgi do se acuerda fijar un calendario de reuniones. Finalmente, la solución puede ser:

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Acuerdo entre las partes. Conciliación: las partes acuerdan que un tercero intervenga para facilitar la negociación pero sin aportar soluciones. Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación.

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Mediación: las partes acuerdan que un tercero intervenga en la solución ofreciendo propuestas pero sin poder de decisión.

 

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Arbitraje: las partes acuerdan someterse a la decisión vinculante de un tercero. De un árbitro que impone la sanción.

La huelga Es la interrupción de la prestación de trabajo por parte de los trabajadores por tal de imponer ciertas condiciones o manifestar una protesta. La huelga es un derecho constitucional. La huelga se inicia con la notificación por escrita, comunicada al empresario y a la autoridad laboral con cinco días naturales de antelación al comienzo de ésta. En esta comunicación se especifica: los objetivos, las gestiones anteriores hechas para solucionar el conflicto, la fecha de inicio y la composición del comité de huelga. Los huelguistas no reciben su salario salari o y se debe respetar el derecho al trabajo de aquellos que no se adhieran. Se puede declarar servicios minimos en una empresa pública cuyo servicio es imprescindible.

El locaut Es el cierre del puesto de trabajo por parte del empresario en caso de huelga o por cualquier otra irregularidad colectiva en el régimen de trabajo.

Molt bé ses formes però, caldria revisar les faltes ortogràfiques. N'hi ha un parell, mallorquí.