LA CONTABILIDAD GERENCIAL COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

L A CONTABIL IDAD GERENCI GERENCIAL AL COMO HERRAMIENTA HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Prof. Dr. Jaime A. Romero Astete: Doctor en Ciencias Contables. Magíster en Administración. Consultor. Auditor. Docente universitario.

Las organizaciones, cualquiera sea su actividad y tamaño, establecen objetivos a corto, mediano y largo plazo, los cuales se desprenden del propósito por el cual han sido creadas. La ciencia administrativa aborda su estudio y nos explica que el proceso administrativo implica una secuencia de actividades, las cuales, agrupadas en cuatro grandes rubros, se presentan de la siguiente manera:

PLANIFICAR

CONTROLAR

ORGANIZAR

DIRIGIR

  es fundamental para que las organizaciones logren óptimos niveles Planificar  es de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad para adaptarse a los cambios en el entorno. La planificación incluye elegir y fijar los objetivos; después, determinar las políticas y estrategias necesarias para alcanzarlos. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás, incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan; sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde se desvían del camino.

Organizar   trata sobre determinar los recursos y las actividades que se requieren para alcanzar los objetivos de la entidad. Para ello se debe de diseñar la forma de combinarla en grupos operativos, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria, se derivarán la asignación de responsabilidades y la delegación de la autoridad formal para cada puesto. Del resultado a que se llegue con esta función, se establecerá la estructura organizativa de la empresa

Dirigir   es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de su departamento y de la empresa en su conjunto. Implica mandar, influir y motivar al talento humano para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los administradores con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los administradores dirigen tratando de convencer a sus subordinados a que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los administradores al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus funcionarios a hacer su mejor esfuerzo.

Controlar   es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y a los objetivos de la empresa. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito, al detectar desviaciones de los resultados obtenidos por la dirección. La función de control le proporciona al administrador la información necesaria para verificar que los planes trazados se implanten en forma correcta Como puede apreciarse existe una relación directa entre las etapas de planificar y controlar. El control solo tiene sentido en la medida en que existan objetivos que deben ser alcanzados, y para ello se debe monitorear el grado en que las etapas de organizar y dirigir, están ayudando a alcanzarlos. Otro aspecto que la ciencia administrativa nos enseña, es que en las organizaciones se pueden identificar cinco grandes funciones que se llevan a cabo de manera coordinada, las cuales se aprecian en el siguiente gráfico:

La función financiera   es la encargada de proveer los recursos financieros necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización, de acuerdo a los planes empresariales formulados. Aspectos como la planificación financiera, la estructura de la inversión y de las fuentes de financiamiento, así como la administración del capital de trabajo, competen a esta función. La función logística  es la que, con los recursos financieros obtenidos, provee de los bienes y servicios necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades dentro de la organización de acuerdo al plan empresarial formulado. La planificación de los inventarios, la gestión de compras, la organización del Depósito, la reposición del stock, entre otras son actividades que desarrolla esta función. La función de operaciones   tiene a su cargo la producción de los bienes y servicios que ofrece la entidad, utilizando con los bienes y servicios que le proporciona la función logística y el personal proveído por la función de recursos humanos. La localización de la empresa, la distribución física del local, el diseño de los procesos productivos, el diseño de los productos, planificación y programación de la producción, el control de calidad, son algunos aspectos que están bajo responsabilidad de esta función. La función de marketing o función comercial o de mercadeo, es la encargada de la venta de bienes y servicios proveídos por la función de operaciones, para obtener los recursos financieros que son puestos a disposición de la función financiera. La investigación de mercados, la formulación del plan de marketing, la gestión de ventas, la publicidad, la identificación de la satisfacción de los clientes, el incrementar la lealtad de los clientes, entre otros son competencia de esta función. La función de recursos humanos   es la responsable de proveer el personal requerido en todas las áreas de la organización, de acuerdo a los requerimientos planteados por las diferentes áreas de la empresa. El reclutamiento y selección del personal, la inducción, la capacitación y la formulación de los planes de carrera de los funcionarios, el diseño de la escala salarial, el bienestar del personal y la asistencia social, son algunos aspectos que le atañe a esta función. Cada una de estas funciones, están presentes en toda organización, ya sea grande o pequeña, con fines de lucro o sin fines de lucro. Lo que se puede observar es que de acuerdo a las fines de cada entidad, estas funciones usan otros nombres, por ejemplo la función de marketing en una entidad sin fines de lucro a veces se le denomina función de relaciones públicas, en una industria a la función de operaciones se le denomina función de producción, etc. Todas estas funciones deben elaborar, de manera coordinada, sus planes de corto, mediano y largo plazo, que en conjunto se les identifica como los Planes Empresariales. A su vez, la distribución de funciones en las organizaciones, se agrupa muchas veces siguiendo la identificación de las funciones mencionadas anteriormente.

El éxito en la administración de las organizaciones, se mide en función al logro de los objetivos planteados en la fase de planeación y que se concadenan con todos los objetivos planteados por las funciones de marketing, operaciones, logística, financiera y de recursos humanos. Para ello debe contarse con las herramientas necesarias para llevar a cabo un seguimiento antes, durante y después que hayan culminado las gestiones empresariales. Para ello, tal como lo recomendaba en los siglos XVI y XVII, Sir Francis Bacon, impulsor del método científico moderno: cuantificar todo lo que se pueda cuantificar y medir todo lo que se pueda medir , las organizaciones deben establecer sistemas de información gerencial, con los cuales se pueda hacer el seguimiento de los diferentes resultados debidamente cuantificados, que se vienen obteniendo en todas las áreas. De esta manera se podrá evaluar si las gestiones que se llevan a cabo, están bien encaminadas para alcanzar los objetivos planteados. Las teorías sobre el control de gestión empresarial apoyadas de los sistemas de información gerencial, resultan herramientas poderosas para el control gerencial.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

CONTROL GERENCIAL PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS TEORÍAS SOBRE CONTROL DE GESTIÓN

Un sistema de información gerencial se debe estructurar tomando en cuenta las funciones empresariales mencionadas anteriormente, capturando datos provenientes de las diferentes transacciones y operaciones, tanto internas como externas, que se desarrollan en todas las áreas de la organización, para así proveer información para la planeación, dirección y control que deben llevar a cabo los administradores que tratan directamente con el personal operativo, los de nivel medio y los de la alta dirección que tiene a su cargo los aspectos estratégicos. Todo ello se puede esquematizar en el siguiente gráfico:

El control de gestión es un conjunto de técnicas y procesos que se aplican en la empresa, para asegurar de que las actividades que se realizan están encaminadas para alcanzar los objetivos planteados. La labor del control de gestión no se limita a comprobar que las tareas realizadas o las decisiones tomadas han sido efectivas y eficientes, sino que también busca influir y orientar el comportamiento de la organización para que se alcancen los objetivos propuestos. El control de gestión no solo se refiere a los aspectos económico financieros, mediante el análisis e interpretación de los estados financieros y la toma de medidas correctoras en caso necesario. El control de gestión contempla la necesidad de orientar a la organización en el logro de sus objetivos, por lo que también se aplica en todas las áreas que son fundamentales para alcanzarlos, tal como se aprecia en el siguiente esquema:

La implementación del sistema de control de gestión, requiere la aplicación de un conjunto técnicas y procedimientos apoyados por la teoría de las diferentes disciplinas que son usadas en la organización. Planeamiento estratégico, administración del talento humano, administración de empresas, finanzas, informática, marketing, son algunas de las disciplinas que de manera general se aplican en toda organización. Medicina, Educación, Agronomía, Zootécnia, Ingeniería Civil, Banca, son algunos ejemplos de disciplinas específicas que se usarán según la actividad empresarial que desarrolle la organización. Componentes fundamentales para ejercer el control de gestión en cualquier área son el estándar de control, la información sobre los resultados obtenidos, y las acciones previstas de ajuste de desviaciones. Volviendo a los sistemas de información gerencial, vemos que su eje fundamental es el sistema contable. Los sistemas contables son aquellos que se desarrollan en las organizaciones para identificar, registrar, agrupar de manera significativa datos de trascendencia económica y financiera, resultantes de las actividades empresariales, para proveer información a los administradores, los directores, dueños, y entidades y personas externas, interesadas en la marcha de la entidad. Como puede observarse los sistemas contables deben de desarrollarse para atender las diferentes necesidades de información, que tienen esta variedad de usuarios de dicha información. Para ello, la ciencia contable se ha desarrollado en los últimos 100 años en diferentes campos o especialidades, cada una de ellas con sus propias teorías, técnicas y procedimientos. Entre las más resaltantes se tienen las siguientes:

Contabilidad Financiera

Contabilidad Estratégica

Contabilidad Impositiva

Ciencia Contable Contabilidad Ecológica

Constabilidad de Costos

Contabilidad Gubernamental

Contabilidad Gerencial

La contabilidad financiera , proporciona información sobre la situación financiera, los resultados económicos y los cambios en la situación financiera. Es de interés principalmente para la Alta Dirección, los dueños, entidades que han prestado recursos y organismos de contralorLa contabilidad impositiva , proporciona información principalmente al organismo de contralor encargado de la recaudación tributaria en el país. La contabilidad de costos , se encarga de proveer información sobre los costos de los productos y servicios que vende la entidad, necesarios para la valuación contable de los inventarios en stock y los vendidos. La contabilidad gerencial , elabora información para el control de gestión de las diferentes áreas de la entidad, que llevan a cabo todos los administradores. La contabilidad gubernamental , brinda información a todos los responsables de la administración y el control de las entidades públicas. La contabilidad ecológica , brinda información a la Alta Dirección y determinados actores externos, sobre la responsabilidad social empresarial referente al cuidado del medio ambiente. La contabilidad estratégica , provee informes especiales que se requieren en la Alta Dirección, para evaluar la efectividad de las estrategias empresariales para aprovechar las oportunidades que se presentan en el entorno y evitar perjuicios de las amenazas que surgen del mismo.

La contabilidad gerencial es una de las herramientas más efectivas para ejercer el control de gestión, sobre aspectos económicos y financieros, los cuales están presentes en todas las áreas de la empresa. Si bien no es el único aspecto pero indudablemente es uno de los más importantes. Pero su aplicación no solo se aplica al control, también es usado para la planificación y la toma de decisiones.  Aspectos como la rentabilidad de por líneas de productos, la eficiencia de los procesos operacionales y administrativos, decisiones que afectan el costo de las inversiones, temas vinculados a los costos y beneficios de la motivación de personal, atañen a la contabilidad gerencial. La contabilidad gerencial como puede apreciarse, tiene una aplicación multidisciplinaria, puesto que se aplica a diferentes disciplinas que son usadas en las organizaciones. Sin embargo, ella también tiene un enfoque interdisciplinario en su aplicación, puesto que se vale del aporte de diferentes disciplinas para aplicar su teoría. El siguiente esquema ilustra al respecto:

Se ha visto que la Ciencia Contable, mediante sus diferentes especialidades, proporciona informes preparados en diferentes formas, de acuerdo con muchas reglas distintas. La contabilidad gerencial como especialidad, cumple su razón principal con la ayuda que brinda a los administradores. Debe colaborar con ellos proporcionándoles datos que se reflejen en informes, para que planifiquen, dirijan y controlen. Provee la base para las interpretaciones económicas y financieras que asistan a la gerencia en la preparación de determinadas decisiones políticas, así como el control rutinario de las operaciones. Esta clase de información interna para l a gerencia puede requerir la recolección y presentación de informaciones en forma completamente distinta a la que la Contabilidad Financiera proporciona para propietarios y terceros.

Uno de los aspectos más resaltantes es referido al de la valuación. La Contabilidad Gerencial, de acuerdo a la naturaleza de lo que se va a informar y al uso que se le dará a dicha información, podrá basarse en costos históricos, costos de reposición, valores de mercado, valores futuros. También podrá usar la moneda nacional como cualquier otra moneda extranjera. Puede incluso establecer una original unidad de medida, que no esté referida al dinero. La Contabilidad Gerencial seguirá apoyándose en el Postulado Fundamental de la Contabilidad: la Equidad. Estará referida a situaciones que revisten un carácter económico y financiero. Tendrá presente las diferentes políticas de la Contabilidad Financiera, pero las aplicará o las ignorará en función de su pertinencia para la información que proporcionará y el uso que se les dará. Evidentemente el Contador Gerencial, para ejercer con éxito su actividad, debe tener una formación que vaya más allá de la formación tradicional de los Contadores Públicos universitarios. Deberá profundizar sus conocimientos en finanzas, economía, administración, informática y en aquellas ciencias que sustentan la producción de los bienes o servicios que ofrece la entidad donde prestará sus servicios.

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