La contabilidad en las comunidades de propietarios

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios

Trabajo Fin de Grado presentado por Mª Dolores Piñal de Castilla Curiel, siendo la tutora del mismo la profesora Dña. Elena Olmedo Fernández.

Vº. Bº. Elena Olmedo Fernández.

D.

Mª Dolores Piñal de Castila Curiel

D.

Sevilla Mayo de 2014

TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS TRABAJO FIN DE GRADO CURSO ACADÉMICO [2013-2014]

TÍTULO: La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios

AUTOR: Mª Dolores Piñal de Castilla Curiel

TUTOR: Dña. Elena Olmedo Fernández

DEPARTAMENTO: Departamento de Economía Aplicada I

ÁREA DE CONOCIMIENTO: Contabilidad

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RESUMEN: En este trabajo se explican las obligaciones de las Comunidades de Propietarios, tanto legales como contables, y la necesidad de crear un mecanismo de estandarización para su contabilidad, ya sea adaptando el PGC actual o creando un Plan Contable aplicado a las Comunidades de Propietarios, proyecto que está llevando a cabo actualmente el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, desde una comisión designada a tales efectos, esta organización pretende crear un modelo contable común para las Comunidades de Propietarios que defina el plan de cuentas adaptado, determine un ciclo contable concreto y que diseñe el contenido que se debe incluir en el informe anual a los propietarios, en aras de estandarizar el sector y mejorar la imagen fiel del Administrador de Fincas como profesional que utiliza procedimientos homologados

PALABRAS CLAVE: Coeficiente de Participación; Comunidad de Propietarios; Fondo de Reserva; Propiedad Horizontal; Título Constitutivo.

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ÍNDICE

Introducción……………………………………………………………………. Págs. 5 a 8. Capítulo 1: La Comunidad de Propietarios y sus Obligaciones cont…….. Págs. 9 a 10. Capítulo 2: : La evolución Contable del AAFF…………………………..…. Págs. 11 a 12. Capítulo 3: El PGC aplicado a las Comunidades de Propietario………… Págs. 13 a 17. 3.1: Elaboración del Plan de Cuentas Capítulo 4: El Ciclo Contable………………………………………………... Págs. 18 a 20. Capítulo 5: Ejercicio económico desde el prisma del Administrador.…….Págs. 21 a 28. Capítulo 6: La auditoría en las Comunidades de Propietarios……………. Pág. 29. Bibliografía…………………………………………………………………..…. Pág. 30.

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INTRODUCCIÓN

Alrededor del 85% de la población española vive en edificios o urbanizaciones, las cuales cuentan con unas zonas comunes que deben ser necesariamente gestionadas y organizadas, a esa organización la llamamos Comunidad de Propietarios, y regula la relación entre vecinos de un mismo inmueble, ya sean viviendas, locales, aparcamientos…etc. El objetivo de este órgano es velar por los derechos y deberes de todos estos convecinos, y organizar y gestionar todos los aspectos relacionados con su convivencia y el adecuado uso de los elementos comunes. Para constituir una Comunidad de Propietarios hay que, en primer lugar inscribir el título constitutivo en el Registro de la Propiedad. Este título describe la finca e incluye su participación o coeficientes de cada vivienda, local o garaje y los estatutos, es decir, las normas que rigen la propiedad. En segundo lugar de se debe convocar y celebrar una Junta, para la elección de cargos (presidente, secretario y tesorero) y firmar el acta constitucional. Por último, se deberá registrar a la Comunidad de Propietarios en el Registro de la Propiedad, donde se presentará el libro de actas para sellarlo y se solicitará el CIF de la Comunidad a la delegación de Hacienda. Una vez constituida la Comunidad de Propietarios, en la mayoría de los casos se contrata a un Administrador de Fincas para su gestión, se trata de un profesional independiente y cualificado que hace las funciones de Secretario/Administrador y tienes las siguientes obligaciones (Art.20 LPH): a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares. b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos. c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios. d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes. e) Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

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Además de estas funciones recogidas por la LPH, los Administradores de Fincas deberán informar de los cambios y reformas legales y por tanto de las obligaciones de los comuneros, así como garantizar la gestión integral de edificios y la calidad de sus servicios. Los Administradores gestionan en España 36 millones de euros al año, que representan casi el 3,5% del PIB nacional, lo que indica que gestionan la inmensa mayoría de la inversión privada española en conservación y mantenimiento de edificios y generan otros 2.600 millones además de 86.000 empleados vinculados.

En este marco, los Administradores de Fincas ejercen una función social y desarrollan una actividad de interés general que afecta al principal bien del que disponen los ciudadanos y sus familias: la vivienda y su patrimonio. El elevado volumen económico de los fondos que se precisan y la creciente complejidad para llevar a cabo un adecuado mantenimiento de los edificios, requieren profesionales bien organizados con una estructura colegial que proporcione garantías a los consumidores, que sea cercana y eficaz, económica y especializada. La situación por la que atraviesa en la actualidad el mercado inmobiliario español justifica la necesidad de proteger el único segmento de este sector que funciona adecuadamente: el de la conservación y administración del patrimonio de los ciudadanos gracias a la labor de los Administradores de Fincas, debiendo considerarse a la vivienda (el mantenimiento de su habitabilidad y seguridad) como un valor superior que afecta al interés público y social y que, por lo tanto, debe ser protegido por las leyes. Actualmente el 80% de las viviendas españolas cuentan con la figura del Administrador de Fincas, en España son ya 15.600 los profesionales colegiados, los cuales conocen la profesión, poseen cierto grado de formación y están respaldados por importantes Colegios Profesionales. Estos Colegios Profesionales son muy necesarios, necesarios para la Administración, para los propietarios y para los propios colegiados. La acreditación de una cualificación adecuada por parte de los Administradores de Fincas es fundamental para garantizar que éstos poseen los conocimientos necesarios para la prestación de sus servicios con los mínimos riesgos para el consumidor. Por ello podemos decir que los Administradores de Fincas colegiados son garantía de calidad y e imprescindibles en la gestión una Comunidad. Un 79,8% de los españoles considera que la profesión de Administrador de Fincas debería incluirse entre aquellas para las que es obligatorio estar colegiado, el 82,3% considera que es una garantía para las Comunidades de Propietarios que los Administradores de Fincas estén colegiados y para el 91,1% es importante que a través de su Colegio Profesional, tengan un seguro de responsabilidad civil.

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Estos datos, aportados por el “Estudio de Opinión sobre la función de los Administradores de Fincas Colegiados”, realizado por SIGMADOS en un momento en el que se está tramitando el Anteproyecto de Ley de Servicios y Colegios Profesionales, son fundamentales para conocer la valoración que los ciudadanos hacen de los Administradores de Fincas Colegiados. Con arreglo al resultado de este estudio los ciudadanos reconocen muy positivamente la actuación profesional de los Administradores de Fincas en el marco de la actual regulación de los Colegios Profesionales. Un 79,8% de los españoles considera que la profesión de Administrador de Fincas debería incluirse entre aquellas para las que es obligatorio estar colegiado. Igualmente, y en el supuesto de que el Gobierno liberalizara la actividad y ésta pudiera ser ejercida por personas que no estuvieran colegiadas, el 66,8% de los españoles piensa que sería perjudicial para la calidad del servicio que se presta a los propietarios. Además de considerar que la labor de los Administradores de Fincas Colegiados contribuye a garantizar los derechos de las personas en lo que respecta a sus viviendas y es de interés general -68,7%-, también un porcentaje muy aproximado de ciudadanos -67,8%-, piensa que su trabajo es fundamental para la seguridad jurídica de los propietarios. Según este análisis un 63,2% de los ciudadanos considera que si esta liberalización se lleva, finalmente, a efecto, esta decisión afectaría, negativamente, a la seguridad y protección de los españoles en todo lo relativo a la gestión de sus inmuebles. La labor de colaboración con las Administraciones Públicas, calificada como muy importante para el 67,5% de los españoles, empeoraría para un 49,6% si dejara de ser obligatorio colegiarse para ejercer la actividad de Administrador de Fincas. Otros datos relevantes del Estudio realizado por SIGMADOS reflejan que el 74,9% de los españoles considera muy importante la labor de asesoramiento de los Administradores de Fincas Colegiados en asuntos inmobiliarios, jurídicos o fiscales, entre otros, y un 70,2% considera, también muy importante, el trabajo que como mediador entre la Comunidad de Propietarios y los propietarios a nivel individual desempeñan los Administradores de Fincas Colegiados. De los datos aportados se deduce, claramente, una opinión muy favorable del conjunto de la sociedad sobre el desarrollo de la actividad profesional del Administrador de Fincas Colegiado, así como el mayoritario respaldo a que siga siendo una profesión colegiada, ya que la mayoría de los ciudadanos españoles consideran que: -

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La actividad de los Administradores de Fincas Colegiados es de interés general y contribuye a garantizar los derechos de las personas en lo que respecta a sus viviendas. Es también una actividad fundamental para que se observen las normas y que contribuye a garantizar la seguridad jurídica de los propietarios en el cumplimiento de sus obligaciones administrativas.

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Es una actividad multidisciplinar y de suma importancia por las funciones desarrolladas. El trabajo realizado por los Administradores de Fincas Colegiados está amparado por los seguros de responsabilidad civil y caución contratados a través de sus Colegios Territoriales. Los Colegios Profesionales realizan, eficazmente, una labor de autocontrol disciplinario de la actividad de sus colegiados aplicando el Código Deontológico existente.

Los Administradores de Fincas Colegiados consideran que el Anteproyecto de Ley de Servicios y Colegios Profesionales debe de tener en consideración que los ciudadanos españoles, en su conjunto, valoran muy positivamente la actividad que desarrollamos en el marco de la actual regulación de los Colegios Profesionales, y respalda que la profesión de Administrador de Fincas siga siendo colegiada y considera, mayoritariamente, además, que la desregulación de nuestra actividad perjudicaría la gestión de un bien, la vivienda, que es considerado un derecho constitucional.

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CAPITULO 1 LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS Y SUS OBLIGACIONES CONTABLES

Después de conocer el concepto de una Comunidad de Propietarios, atendemos ahora a su definición jurídica, la Comunidad de Propietarios es el conjunto de viviendas, locales y cualquier otra unidad que componen un edificio y son susceptibles de aprovechamiento independiente por tener salida propia a un elemento común o a la vía pública, según el art. 396 del Código Civil. En su último párrafo expresa: “Esta forma especial de propiedad se rige por las disposiciones legales especiales y en los que las mismas permitan, por la voluntad de los interesados”. En este párrafo encontramos la clave de las fuentes por las que se rigen las Comunidades de Propietarios de edificios divididos en propiedad horizontal, es decir se rigen por la Ley especial, esto es la Ley de Propiedad Horizontal, que nace en 1960 y es continuamente objeto de reformas, y la voluntad de los interesados, que no puede contravenir a la norma legal y que queda plasmada, bien en los estatutos, bien en el reglamento de régimen interior o bien acuerdos tomados en Junta Una vez que conocemos el concepto formal de Comunidad de Propietario, y siguiendo con los aspectos legales pasemos a conocer cuáles son sus obligaciones tanto comunes como del propietario y como se organizan. En primer lugar debemos saber que los órganos de gobierno de la comunidad son los siguientes según art.13 LPH: 1. La Junta de Propietarios. 2. El presidente y, en su caso los vicepresidentes. 3. El secretario. 4. El administrador.

Según el art. 16 LPH, La Junta de propietarios se reunirá al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas [….] Contemplando dentro de sus funciones (Art. 14 LPH) Aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes y el presupuesto anual.

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Para hacer frente a esos gastos y demás cuestiones presupuestadas (suministros, mantenimiento, seguro..etc) el propietario tiene como obligación (Art. 9 LPH) contribuir, con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente establecido, a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización.

Además de estas obligaciones descritas en la LPH, desde el pasado 1 de Enero, las Comunidades de Propietarios están obligadas a informar a la Agencia Tributaria de las operaciones con terceras personas superiores a 3.000€ al año. La nueva obligación tributaria se recoge en el Real Decreto 828/2013, publicado en el BOE el 26/10/13, y establece que con efectos 1 de enero de 2014, las comunidades de bienes en régimen de propiedad horizontal están obligadas a presentar la declaración de operaciones con terceras personas (modelo 347). Esta obligación tributaria se extiende, por tanto, a aquellas Comunidades de Propietarios que no desarrollen ningún tipo de actividad empresarial, pero que sí realicen operaciones con terceras personas y que durante el ejercicio económico hayan superado los 3.005,06 euros.

El modelo 347 ha de ser presentado durante el mes de febrero de 2015, y se correspondería con los datos contables del ejercicio 2014, y ha de tenerse en cuenta lo siguiente: -

Compras:

Las Comunidades de Propietarios no están obligadas a declarar los suministros de energía eléctrica y combustibles que se usen para consumo comunitario. Tampoco han de hacerlo por los suministros de agua y los seguros que tengan por finalidad el aseguramiento de bienes de zonas y elementos comunes. -

Ventas:

Las comunidades de propietarios que han alquilado alguna vivienda, no están obligadas a reflejar estos ingresos en el modelo 347, porque están exentas de IVA.

Sí están obligadas a su presentación, además de las declaraciones de IVA pertinentes y la cumplimentación del Modelo 184 (declaración informativa anual con la que se imputa el rendimiento a cada copropietario), aquellas que desarrollen actividades empresariales o profesionales acorde con la normativa del IVA (alquiler de elementos comunitarios como locales, fachadas o cubiertas, entre otros).

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CAPITULO 2 LA EVOLUCIÓN CONTABLE DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS

El Administrador de Fincas nace originalmente como “gobernador de fincas rústicas” pasando posteriormente al control de pequeños edificios urbanos en régimen de arrendamiento, dando paso finalmente a la gestión y administración de Complejos Inmobiliarios, Urbanizaciones, Centros Comerciales…etc. En este marco, el antiguo administrador cuyo mérito era “saber de números” y gozar de la confianza del dueño de la finca, ha evolucionado a ser un profesional universitario, cualificado y con conocimientos en varios ámbitos como son la Economía, el Derecho, Urbanismo…etc. Estos conocimientos deben ir además actualizándose constantemente debido a la promulgación de nuevas normas legales, derogación de otras, obligaciones tributarias, nuevas tasas impositivas, incorporación de nuevas tecnologías…etc. Para esta formación los Administradores cuentan con Colegios Profesionales Territoriales que además de esta función se encargan de otras muchas cuestiones como son:

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Velar por los principios de ética profesional y por el respeto a los derechos de los ciudadanos, y ejercer la jurisdicción disciplinaria en materia colegial y de su profesión.

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Participar en los órganos consultivos de la Administración cuando sea requerido para hacerlo.

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Organizar actividades o servicios comunes de carácter profesional, cultural, asistencial, de previsión y análogos que sean de interés para los colegiados.

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Intervenir como mediador con procedimientos de arbitrajes institucionales según lo que dispone la Ley de Arbitrajes.

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Dictar las normas orientativas sobre honorarios profesionales ya sea en forma de baremos, de tarifas o de tasas.

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Emitir informes o dictámenes que le sean solicitados relativos a cuestiones que entren en las propias de la profesión o de alguna manera estén concertadas.

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Emitir informes o dictámenes en procedimientos judiciales o administrativos en los cuales se discuten cuestiones relativas a honorarios profesionales.

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Aprobar los presupuestos regulando y fijando las aportaciones de los colegiados.

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Establecer acuerdos con otras entidades que estén interesadasm o con organizaciones o Colegios de la misma profesión o concordantes con ella.

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Vigilar y ordenar, dentro del marco legal, el ejercicio de la profesión.

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Representar los intereses generales de la profesión, especialmente en sus funciones relacionadas con la Administración.

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Defender los interesas profesionales de los colegiados.

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Velar a fin de que la actividad profesional se adecue a los intereses de los ciudadanos.

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Todas las otras funciones que se crean beneficiosas para los intereses profesionales y que se encaminen al cumplimiento de los objetivos colegiales.

Centrándonos en el tema que nos ocupa, la Contabilidad, los primeros administradores cumplían con los requerimientos que les exigía el art. 20 LPH de “efectuar los pagos y realizar los cobros” sin exigir sistema contable a utilizar, facilitaban la relación de Ingresos y Gastos” la mayoría de las veces utilizando el procedimiento de “la cuenta de la vieja”. Hoy en día parece esencial que el Administrador de Fincas Profesional se apoye en la Contabilidad y que sus informes anuales se adecúen a la práctica contable generalmente aceptada. La celebración de cursos y seminarios de Contabilidad en numerosos Colegios Territoriales ayudan en la necesidad por la puesta al día de sus conocimientos sobre aquellas herramientas que contribuyen a mejorar el servicio que prestan a sus clientes. Actualmente desde el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas en España está trabajando en un proyecto llamado “libro blanco” que sería como un PGC para las Comunidades de Propietarios, ya que el PGC que tenemos vigente, además de no concretar demasiado en los asuntos que aborda el administrador, no es de obligatorio cumplimiento para el mismo y en aras de estandarizar los modelos de cuentas anuales para facilitar la labor de comprobación y como medio de proporcionar el servicio de forma profesional.

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CAPITULO 3 PGC APLICADO A LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

A lo largo de estos últimos años, ha habido muchas discusiones acerca de la utilización del Plan General de Contabilidad (PGC) para la gestión en las Comunidades de Propietarios. La mayoría de las alegaciones en contra de su utilización, se centran en la carencia de personalidad jurídica de la Comunidad de Propietarios junto con su no inclusión en ninguno de los tipos de sociedades sujetas a obligaciones contables que contempla el Derecho Mercantil, en este sentido tampoco ayuda el vacío que plantea el art. 18 LPH donde se establece la obligación del administrador de “efectuar los pagos y realizar los cobros”, sin referencia alguna a cuál debe ser el sistema contable a utilizar. La opción de la aplicación del PGC adaptado al ámbito de las Comunidades de Propietarios es el mayor acierto, además del más profesional, si el Consejo General consigue sacar su proyecto adelante, su utilización traerá muchas ventajas a la profesión, entre ellas: -

Mejorar la imagen fiel del Administrador como profesional que utiliza procedimientos homologados. Contabilización adecuada y registro de todas las actividades en la comunidad. Utilización de la información contable para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Los objetivos fundamentales que debe conseguir esta normalización son: -

Establecer como duración el ciclo contable o ejercicio económico un periodo de 12 meses. Definir el Plan de Cuentas para Comunidades de Propietarios, basado en el PGC y dispuesto para su posterior desarrollo informático. Diseñar el Contenido mínimo que se debe incluir en el informe anual a los propietarios, estableciendo una normalización fácil y concisa.

Como hemos mencionado anteriormente el PGC, actualmente es de aplicación voluntaria, pero aun así hay diferentes aspectos que se hacen indispensables en el marco de las Comunidades de Propietarios, como por ejemplo la aplicación de los principios contables, especialmente:

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Principio de Prudencia. Principio de Devengo. Principio de Correlación de ingresos y gastos.

Y las situaciones contables extraordinarias que habría que tener en cuenta también en este sector: -

Reglas esenciales. Bonificaciones por pronto pago. Penalizaciones por mora. Aplicación de Intereses Moratorios…etc.

Otro aspecto fundamental para la adaptación del PGC sería la elaboración del Plan de Cuentas a partir del PGC, definición de cuentas y de subcuentas. Veámoslo desarrollado en el siguiente apartado.

3.1 ELABORACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS: Tomando como referencia el Cuadro de Cuentas Actual del PGC, atendiendo a las necesidades contables de las Comunidades de Propietarios y dejando a un lado partidas y grupos poco útiles para su actividad, hemos reducido y ajustado dicho cuadro. Veamos una comparativa del Cuadro de Cuentas Actual y el aquí propuesto. Cuadro de Cuentas PGC: GRUPO 1.- Financiación Básica. GRUPO 2.- Activo No Corriente. GRUPO 3.- Existencias. GRUPO 4.- Acreedores y Deudores Por Operaciones Comerciales. GRUPO 5.- Cuentas Financieras. GRUPO 6.- Compras y Gastos. GRUPO 7.- Ventas e Ingresos. GRUPO 8.- Gastos Imputados al Patrimonio Neto. GRUPO 9.- Ingresos Imputados al Patrimonio Neto. A continuación se desarrolla el ejemplo de plan de cuentas para CCPP: GRUPO 1.- Capital y Reservas. GRUPO 2.- Inmovilizado. GRUPO 4.- Comuneros y Proveedores. GRUPO 5.- Tesorería. GRUPO 6.- Cobros. GRUPO 7.- Ingresos. Resumiendo su contenido, los grupos que el Plan establecería contendrían lo siguiente:

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Capital y Reservas: Comprendería la financiación propia y ajena de la Comunidad, es decir los recursos obtenidos por la misma. Inmovilizado: Elementos patrimoniales que constituyen las inversiones permanentes de la Comunidad. Comuneros y Proveedores: Obligaciones de pago y Derechos de cobro originados por la actividad propia de la Comunidad. Tesorería: Elementos financieros. Gastos: Atendiendo a los criterios del reparto del gasto entre propietarios. Ingresos: Ingresos por prestación de servicios a los comuneros, eventual enajenación de los bienes de la Comunidad y posibles ingresos atípicos.

A continuación se desarrollan los Subgrupos:

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CAPITULO 4 El CICLO CONTABLE

Al comienzo de un ejercicio contable, la Comunidad posee un determinado patrimonio. Durante dicho ejercicio, y como consecuencia de su actividad, adquiere suministros, presta servicios a los comuneros, devenga salarios de trabajadores y genera ingresos. Al cierre de ese ejercicio, la incidencia de todas las actividades habrá producido variaciones patrimoniales, estos cambios pueden controlarse o estructurarse en las siguientes fases: 1.- Balance Inicial: El balance de situación inicial, como su nombre indica, presenta la situación patrimonial de la Comunidad a fecha del inicio del ejercicio económico. En este punto podemos encontrarnos en dos escenarios diferentes: a) el de la continuidad de funcionamiento de la Comunidad, en el que el balance inicial coincide con el balance de situación a la fecha de cierre del ejercicio anterior, y b) el de la constitución de una Comunidad nueva, donde no existiría el balance de cierre anterior. 2.- Apertura de la Contabilidad: La información que el Balance refleja, debe representar hechos contables y operaciones económicas. Esto se consigue con dos etapas: -

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Realizar en el Diario un asiento de apertura, consistente en cargar todas las cuentas del balance que presenten saldo deudor y abonar aquellas que sean acreedoras, fechándolo con la fecha correspondiente al primer día del ejercicio. Aperturar las correspondientes cuentas del libro Mayor, anotando en el Debe las deudoras, y en el Haber las acreedoras.

La realización de estas dos operaciones se conoce como apertura de la contabilidad.

3.- Registro de las Operaciones del Ejercicio: Una vez aperturada la contabilidad, nos disponemos en situación de comenzar el registro contable de las transacciones del ejercicio mediante los asientos correspondientes, apuntando, día a día, las operaciones realizadas en el Libro diario y, al mismo tiempo anotando los movimientos en el Libor mayor.

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4.- Ajustes previos a la determinación del Resultado: Después de realizar todas las anotaciones que recojan las distintas operaciones realizadas por la Comunidad, se procederá a la determinación del Resultado del ejercicio, así como a su adecuado reflejo contable. Para ello es preciso realizar algunos ajustes necesarios para que ese resultado refleje la realidad económica del ejercicio. Estos ajustes son los siguientes: a) Periodificación: Teniendo en cuenta que el periodo habitual de un ejercicio contable es de 12 meses, normalmente coincide con el año natural y, el principio de devengo establece que los gastos e ingresos se imputen al periodo en que se devengan, independientemente de cuando se paguen o se cobren, los ajustes por periodificación tratan de asignar los gastos e ingresos anticipados al ejercicio económico correspondiente. Un ejemplo usual sería la anotación correspondiente al pago de la prima anual del seguro multiriesgo de una Comunidad, que se hace el 1 de Julio y cubre hasta el 30 de Junio del año siguiente, y cuyo periodo no coincide con el ejercicio contable, surgiendo así la necesidad de ajustar los ingresos y gastos al ejercicio correspondiente.

b) Amortizaciones: La depreciación que tienen los elementos patrimoniales del inmovilizado por el mero transcurso del tiempo, requiere que dicha pérdida se impute como gasto dentro de cada ejercicio, lo que se refleja contablemente mediante las amortizaciones. Sin embargo, en las Comunidades de Propietarios suele prescindirse de ellas, al considerar generalmente las inversiones como gasto realizado en el ejercicio en que se efectuó, no teniendo en cuenta los elementos patrimoniales de la Comunidad como activo propio sino como suma de los activos que corresponden a cada propietario.

c) Recibos Impagados: Atendiendo al principio de prudencia, los recibos impagados a final de ejercicio, deberían anularse, descontándolos de cuotas supuestamente abonadas, a fin de obtener el saldo real de cada propietario, y no hacer figurar un activo que en la mayoría de las veces, es de dudoso cobro. El asiento se haría como un menor ingreso del ejercicio. El caso más complejo es el de los propietarios morosos, es decir, aquellos cuyas deudas se hallan en proceso de reclamación judicial. Sus recibos no deben descontarse de cuotas porque suelen ser cantidades importantes que superan a veces las correspondientes a un año, además su influencia sobre la liquidez de la Comunidad es decisiva, por lo que se hace necesario repartir estas deudas como gasto entre todos los propietarios, aunque manteniendo una provisión por el mismo importe, para compensarla en el futuro cuando se cobre.

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d) Gastos devengados y no pagados e Ingresos pendientes de cobro: Analizamos ahora los Gastos devengados y no pagados (deudas pendientes de pago) y los Ingresos pendientes de cobro (créditos pendientes de cobro). Entre los primeros y aplicando el principio de devengo, hemos de considerar como acreedores todos aquellos suministradores y proveedores de bienes y servicios de la Comunidad, cuyas facturas están fechadas en el ejercicio que estamos cerrando y se liquidan en el siguiente. En cuanto a las retenciones de Hacienda tanto de empleados como de Administrador, nunca es un gasto, siempre hay que contabilizarlo y cargarlo trimestralmente. Por ello, a final de año, esta cuenta aparecerá con el saldo correspondiente a las retenciones del último trimestre. En lo referente a Ingresos pendientes de abono, hay al menos dos situaciones a considerar: -

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La existencia de recibos de agua correspondientes a lecturas de contadores hechas el último mes, que no se ponen al cobro hasta el mes siguiente y por tanto corresponden a otro ejercicio, pero que deben considerarse ingresos del anterior. Los ingresos de cheques y recibos presentados al banco en los últimos días del ejercicio y que no estén abonados en la fecha de cierre.

5.- Cierre de la Contabilidad: La suma de cargos y abonos de cada cuenta del Mayor deben coincidir, y así podrán cerrarse o saldarse. Para ello basta con efectuar el asiento de cierre, mediante el cual se cargarán las cuentas acreedoras y se abonarán las deudoras.

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CAPITULO 5 EJERCICIO ECONÓMICO DESDE EL PRISMA DEL ADMINISTRADOR

Veamos cómo se va desarrollando el ciclo económico. En primer lugar se elabora por el gestor, en nuestro caso el Administrador de Fincas, un Presupuesto de Ingresos y Gastos para el ejercicio, además de esta cifra y según la reforma de la Ley de Propiedad Horizontal (establecida mediante la Ley 81/1999 de 6 de Abril), obliga a la dotación de un Fondo de Reserva “…para atender las obras de conservación y reparación de la finca”. Su obligación se limita al 5% del presupuesto ordinario (2,5% el primer año) y sólo una vez, por lo que no es acumulativo, por la baja cuantía esta obligación es de escasa repercusión práctica. Una vez elaborado el presupuesto, se confecciona el reparto presupuestario por grupos y se determinan las cuotas de cada propietario según su participación en la finca. Según el art. 3 LPH […a cada piso o local se atribuirá una cuota de participación con relación al total del valor del inmueble y referida a centésima del mismo…] La cuota de participación se fija en el título constitutivo de la Propiedad Horizontal y su cálculo se realiza en función de las características de los pisos o locales: superficie útil, emplazamiento interior o exterior y la situación o el uso que se presume sobre los elementos o servicios comunes. Los gastos se reparten de acuerdo al coeficiente de propiedad a no ser que algunos se puedan individualizar a determinados propietarios. La no utilización de un servicio, por parte de un propietario o varios, no les exime de contribuir a los gastos, a no ser que estén exentos según división horizontal, estatutos y acuerdos que se hayan tomado. En la figura 1.1 observamos un ejemplo sencillo de cuotas de participación:

Figura 1.1

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A continuación damos paso al cobro de las cuotas, generalmente este proceso se hace mediante la generación de un fichero de remesa, lo que conocemos popularmente como domiciliación bancaria. En la figura 1.2 se muestra como se realizaría el cobro desde el prisma del Administrador:

FACTURACIÓN

DETERMINACIÓN DE LA CUOTA

CONTABILIZACIÓN

GENERACIÓN Y ENVÍO DEL FICHERO DE REMESA

GESTIÓN DE DEVOLUCIONES Figura 1.2

A continuación se muestra un ejemplo de la contabilización a través de asientos de los hechos descritos en la figura 1.2. Para ello debemos tener en cuenta la siguiente leyenda:

*Cuentas: 430: Comunero. 572: Banco c/c. 700: Cuotas Ordinarias de Comunidad. Supongamos que la cuota ordinaria son 100€ y las comisiones generadas por el banco 5€

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Los asientos generados en el Cobro de las Cuotas son: -

Asiento del Ingreso:

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Asiento del Cobro:

Los asientos generados en la Devolución de Recibos son:

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Asiento cargo de la devolución:

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Asiento cargo comisiones bancarias generadas:

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Una vez abonada la remesa de recibos se procede a la contabilización de los gastos de la Comunidad.

Procedemos ahora a la Contabilización de un Gasto:

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Asiento generado por la recepción de la factura:

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Asiento generado por el pago de la factura:

Una vez contabilizados todos los Gastos e Ingresos del ejercicio procedemos a la realización del Informe de Ingresos y Gastos. Dicho informe puede ser mensual, trimestral, semestral, dependiendo de las necesidades de la Comunidad o de la forma de proceder del Administrador. Veamos un ejemplo de este informe en las siguientes páginas:

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En este informe observamos la justificación del Saldo, en su resumen vemos detallados el Saldo anterior, los Ingresos, los Gastos y el saldo actual, tanto en banco como en caja. Este documento se presenta a todos los propietarios y se aprueba en la Junta General de Propietarios, que se celebra al menos una vez al año como se expresa en el art.16.1 LPH La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación. En dicha Junta se aprobarán o no esas cuentas, lo cual deberá recogerse en un Acta, junto con los demás acuerdos que allí se tomen, además de esta tarea, la Junta de Propietarios tiene como competencias: -

Nombrar y revocar cargos. Establecer o modificar los Estatutos y demás normas internas de funcionamiento y convivencia. Conocer las decisiones y llegar a acuerdos sobre cualquier tema que afecte a la Comunidad. Establecer las cuotas ordinarias y extraordinarias cuando sea necesario.

Los propietarios tienen Derecho a participar y decidir en las asambleas de la Comunidad, aquellos que no puedan asistir a la asamblea podrán delegar su voto y representación en otro propietario, todos los propietarios tienen voz y voto en la asamblea excepto los que no estén al corriente en los pagos de la Comunidad. Como se ha mencionado con anterioridad la Junta debe convocarse al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas (Junta Ordinaria), dicha convocatoria deberá hacerse como mínimo con ocho días de antelación. Las Juntas extraordinarias, que son las que se celebran para tratar asuntos y necesidades concretos que puedan surgir en la Comunidad, deberán convocarse lo antes que sea posible por el gestor.

Una vez finalizada la asamblea, el Secretario de la Comunidad deberá levantar acta oficial de lo allí sucedido y trasladarlo al libro de actas que el mismo custodia. Y es así como se cierra el ciclo económico en una Comunidad de Propietarios.

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CAPITULO 6 AUDITORÍA EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

Debido a los conflictos y a la falta de entendimiento entre algunos propietarios, en ocasiones surgen hostilidades entorno a las cuentas de la Comunidad. Este malestar también puede venir de una falta de confianza hacía el Presidente y/o el Administrador, es por ello que surge la pregunta ¿Se pueden auditar las cuentas en una Comunidad de Propietarios? El instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado en su Boletín Oficial, una consulta respecto a este asunto. En él se especifica, que las Comunidades de Propietarios, al no tener como origen y objeto, la obtención de ganancia o lucro como consecuencia de la asociación de las personas que lo integran, y por tanto realicen exclusivamente las actividades propias de su naturaleza, no tienen la obligación de llevar la contabilidad y formular cuentas anuales a efectos mercantiles, no siendo por tanto obligatorio el cumplimiento de las normas del PGC y el Código de Comercio. No obstante, afirma que el gestor de la Comunidad deberá reflejar de manera clara los ingresos y gastos de la Comunidad, como máximo anualmente, y su situación financiera. El ICAC además argumenta que la revisión de las cuentas de una Comunidad de Propietarios, aunque sea realizada por un auditor de cuentas inscrito en el ROAC, no tendría la consideración de un trabajo de auditoría de cuentas, dado que, al no existir un marco normativo de información financiera establecido para la elaboración y presentación de dichas cuentas, no se encontraría comprendido en ninguna de las dos modalidades de auditoría de cuentas (auditoría de cuentas anuales y auditoría de otros estados financieros o documentos contables) contempladas en la normativa reguladora de la actividad de auditoría. Finalmente aclara que el trabajo de revisión de las cuentas de una Comunidad de Propietarios podrá realizarse por cualquier persona con conocimientos y experiencia en el entorno de las Comunidades de Propietarios y en la aplicación de la Ley de Propiedad Horizontal, sin que sea necesaria que dicha revisión sea realizada por un auditor de cuentas.

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BIBLIOGRAFÍA

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Ley 49/1960, de 21 de Julio, sobre Propiedad Horizontal. www.cgcafe.org .- Web oficial del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España. www.cafsevilla.com .- Web oficial del Ilustre Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Sevilla. www.cafmalaga.es .- Web oficial del Ilustre Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Málaga. www.icac.meh.es .- Web oficial del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del Ministerio de Economía. Plan General de Contabilidad y de PYMES.

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