La Construccion Teorica en Archivistica

LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA M. PAZ MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS Universidad Carlos IZI de Madrid

COLECCIÓN

O e: 3

u

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO MADRID, 1996

... y mientras vivimos con los hombres tenemos precisión de conservarnos las relaciones, siendo ellas las que dan materia al objeto de su cuidado y a que las reservemos y guardemos con tanta más diligencia, cuanto al espíritu humano conoce el grande interés que de ello resulta ... PORRAS HUIDOBRO Disertación sobre Archivos

ÍNDICE

PRESENTACI~N.........................................................................................................

Páginas

13

PARTE 1: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.ASPECTOS GENERALES 1. Definición del Principio de Procedencia:

1.1 El problema de la definición ............................................................................... 1.2 Doble valor del Principio de Procedencia .......................................................

19 24

2. Evolución histórica: 2.1

Génesis del Principio de Procedencia ......

.

.. .....................................

La obra de Ernest Spiess como origen teórico del según Adolf Brenneke ......................................

26

2.2 Desarrollo teórico del Principio de Procedencia ............................................ El juicio de la Academia de Berlín en 1819 ................................................... El principio francés de fondo a partir de la reforma de los archivos departamentales de Pm's en 1841 .......................................................................... El principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berlín en 1881. La formulación del Principio de Procedencia en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898 ......................................................... 2.3

El Principio de Procedencia en España

.................................

25

. .......................

? '

El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos españoles ..... El respeto a la naturaleza de los papeles en la determinación de su arreglo, según F. Troche y Zúñiga en 1828 ...............................................................

21 21 28 31 32 34 35 36

9

~NDICE Páginas

Las reglas para la coordinación de archivos de Porras Huidobro en 1830 ..... Instrucción y Bases para el arreglo y clasificación de los archivos. dictadas por la Junta Superior directiva de Archivos en 1860 ......... La completa separación de fondos como base c ción del archivo. Velasco y Santos en 1875 La índole de los documentos como principio re Ciernes y Villame en 1876 ...................................................................... La procedencia como esencia de la clasificación archivística ,según Rodríguez Miguel, 1877 ............................................................................................. Comunicaciones a la asamblea del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos: 1923 ................................................................................... La procedencia en la clasificación de los archivos históricos según Julián Paz en 1923 ....................................................... La organización de los documentos según González Palencia en 1923 .........

38 39

41 42 43 45

46 47

3. Contexto teórico: 3.1 El problema de la contextualizaciónteórica ................................................... 3.2 La clasificación archivística como marco teórico de la génesis del Principio de Procedencia ................................................................................................

Principios archivísticos de clasificación .........................................................

49 50 55

PARTE 11: D E F I M C I ~ NDE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ENUNCIADO TEÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 4. La Institución y su función ...................... 4.1

...........................

Concepto de Institución desde disciplinas ajenas a la Archivística ................ La institucionalizacióncomo fenómeno social: origen y concepto de institucionaiización .................................................. .......................... ........................ La función social como elemento definidor de la La Institución como ordenamientojurídico: conc titución desde el punto de vista del Derecho ............................................. La Institución como elemento de poder: concepto y definición de Institución a partir del concepto de Estado ................................................................. Fundamentación ideológica del concepto de Estado ...................................... La evolucibn del concepto de Estado en el desarrollo y determinación conceptual de la Institución ............................................................................

4.2

10

63

64 65 67 67 70 70 75

Período medieval .................................................................................... La modernidad o los prolegómenos de la Administración ..................... El concepto de Estado liberal. El surgimiento de la Administración .....

75 76 77

Funcionalidady organicidadcomo rasgos fundamentales del concepto de Institución administrativa .............................................................................. El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa ...................

79 80

La Institución como elemento fundamental de la génesis documental. La institución en el marco de la Archivística ........................................................... La Listitución y la necesidad del archivo ...... ............................................ La función institucional como fundamento de la praxis archivística .............

81 83 85

ÍNDICE

Páginas

5.

El documento de archivo ..........................................................................................

89

5.1 Concepto genérico de documento ..................................................................

90

Diversidad en la naturaleza del documento .................................................... Naturaleza jurídica del documento ........................... Naturaleza formal del documento: Documento diplo

92 93 94

Definición del documento diplomático desde el punto de vista archivístico.

5.2

Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento ......

96

Delimitación conceptual del documento de archivo .......................................

98

Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de ...... archivo ...................... ............... .................................. ....__ ........... ...................... Institución y documento de archivo El documento de archivo producto d El tipo documental resultado del procedimiento administrativo _._._... .....__. .... 6.

.......,.............................

El archivo ........................................... 6.1

101 103 104 104

107

Evolución del concepto de archivo ....................

108

Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo. ..........,............................. Periodización de la historia de los archivos

109 110

Casanova o la historia de los archivos ........ Concepción teórica e histórica de la Archivkunde de Brenneke ............. La historia de los archivos inserta en la his cesa. Robert-Henn Bautier .. La historia de los archivos en la

111

6.2 Delimitación de la natu ciones ...........................

del archivo a partir de sus diferentes defini... .........iiscandopara ello la lectura amena. Sin embargo, la lógica sobre la que 14

PRESENTACIÓN

construyo cada argumentación convierte en inevitables ciertas repeticiones que, sin duda, serán disculpadas en aras del más puro rigor cientqico. Deben, asimismo, ser disculpadas algunas obviedades, que recojo, sin embargo, p o r SU relevancia y, en definitiva, por ser piezas claves en esta construcción teórica que me propuse; la obra debe ser entendida en su conjunto, ninguna parte, ningún capitulo, iiingiín apartado debe ser valorado por separado. De una lectura aún rápida se puede claramente concluir que esta obra .TE erige sobre cimientos anteriores, Muller, Feith y Fruin, Casanova, BrenneLe, Duchein, Lodolini, Troche y Zúñiga, Porras Huidobro, Rodríguez de Miguel, por mencionar algunos, representan el arsenal de donde he adquirido las armas para mi defensa. Vaya para ellos mi agradecimiento, tanto a los que ya no están, por el legado que nos dejaron como a los que todavia comparten con nosotros su preocupación por la naturaleza de una disciplina centenaria, todavía en algunos aspectos desconocida. Este es el caso también de M. Luisa Conde Villaverde, actual directora del Archivo General de la Administración, a quien tengo que agradecer sus interesantes sugerencias surgidas en el contexto de largas y amenas discursiones en algunas tardes de invierno; de M . Josefa Villanueva que corno archivera responsable de la biblioteca del Centro de información documental de Archivos CIDA, estuvo atenta a cuantas fuentes pudieran ser de mi interés, así como al resto de su personal. Como además todo libro es resultado del tiempo, debo mencionar aquí a cuantos me ofrecieron el suyo de forma desinteresada, Rosa Sansegundo, Carmen Orozco, Cruz Osuna, Juana Molina, M." Antonia García y a cuantos han sabido disculpar que el mío no les haya llegado en su extensión, nmigos y familiares más cercanos, de forma muy especial mis padres, la pequeña Inés y Andrés, ese compañero insustituible. Por$n tengo que expresar mi agradecimiento a la doctora Mercedes Caridad Sebastián, que dirigió mi tesis doctoral y a quien considero ademcís una amiga indiscutible.

15

Primera parte

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: ASPECTOS GENERALES

CAPÍTULOi

DEFINICI~NDEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

1. i

EL PROBLEMA DE LA DEFINICI~N

No podemos afirmar que en este punto se haya conseguido un acuerdo en la comunidad científica archivística que sea de proporciones absolutas. Tenemos que señalar, eso sí, que la mayor parte de las fronteras se han ido rompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garantía, sin duda, inquebrantable. La escasa normalización terminológica sigue siendo uno de los problemas fundamentales de la Archivística '. Lo demuestra el hecho de que el Prin1 Es preciso señalar. sin embargo. la impoitante labor llevada a cabo por el Consejo Internacional de Archivos que, a partir de la creación de diferentes comisiones, ha contribuido a mermar este y otros problemas. Un informe sobre el estado de la c ~ ~ t i fue ó n presentado por Cristina Uxón Finkenzeiier a las Primeras Jornadas

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LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVíSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

cipio de Procedencia universalmente aceptado no responde aún a un único término ni a una única definición. Los franceses lo señalan con el término de respect des fonds y entienden por él el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas 3. Para los italianos el principio di Proveniencia que se contrapone al principio de territorialith 4, se recoge en el denominado método storico 5 , al que ún Paola Carucci corresponde la organización de los fondos 6. Considera bién que esta organización debe restablecer las conexiones internas en la estructura de un archivo y que confieren al documento singular un significado específico. Significado que depende de la función que haya determinado la formación de los documentos y de la reunión de los mismos en serie, constituidos según criterios dados por la oficina que los produjo. La necesidad de encuadrar el documento en el contexto en el que se ha formado constituye para Carucci la esencia de este principio '. Lodolini, sin embargo, considera que esta locución método storico no es del todo clara e n el ámbito de la Archivística, por lo que a lo largo de toda su obra se muestra partidario de la expresión reconstrucción del orden originario x.

(IR

sobre metodología para la identificación y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas: UXÓN FINKENZELLER. Cñitiiia Comisión de Temiinologia. La terminología: triforme. Primeras Jornadas sobre Merodologíu puro lu ldeiirijiciicrh v Vnloracih de Funiior Uocrrrnentales de lus Adrninistruciones Pií6li U I S . Madrid: Dirección de Archiboh C\taLalcs, 20. 21 y 22 de iniir70 de 1991. pp. 38-49. Ya desde 1964. fech'i eii que tiene lugar, en Brurelas. el V Congreso Iniemacioiial de Archivos, pnree el Principio de Procedencia e\. en general. reipetado por todos y. sin embargo, no es considerado como círina rígida. Así lo mmilieitan las respuestas a la priiiiei-a pregunta del cue\tionario elaborado por Anta1 que sirve de base a su inioriiie Lrr rnérhode.srrioderrie~. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departai depurtamentales et communales. Pm's, le 24 avril 1841. b i s , Insrructions, reglements relatifs a i ~archives mentales. commiinoles ei hospitalieres.Pmk, 1884., p. 16, de quien citamos. Luego también recogido por SCHELLENBERG, T.R.: European Archiva1 Pructices in Arranging Records. National Archives Staff Information Circulares, n. 5, julio 1939, pp. 1-2. También SCHELLENBERG, T.R.: Principios archivísticos de ordenación. México: Archivo General de la Nación, 1982, p. 26.

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EVOLUCI~NHIST~RICA u

prompts, et meme on porrait, si le besoin s’en faisait sentir, entreprendre, sur des matieres déterminées, des recherches générales dans tous les départements. M ‘ 2

Y se formula en los siguientes términos: «Pour fixer á l’avance les idées, il convient de formuler dés a présent le principe et les éléments de la méthode a suivre dans le classement et de définir les résultats auxquels on doit tendre. Cette méthode repose sur les données suivantes: 1. Rassembler les différents documents par fonds, c’est-a-dire former collection de tous les titres qui proviennent d’un corps, d’un établissement, d’une famille ou d’un individu, et disposer d’aprks in certain ordre les différents fonds; 2. Classer dans chaque fonds les documents suivant les matikres, en assignant a chacune un rang particulier; 3. Coordonner les matieres, selon les cas, d’aprks l’ordre chronologique, topographique simplernent alphabétique» ”. . i -

En estos tres puntos queda enunciado el principio comúnmente aceptado como el principio francés de fondo, cuyo contenido teórico puede quedar resumido fundamentalmente en dos puntos centrales: 1. La definición de fondo como conjunto de documentos de una misma procedencia: cuerpo, institución, familia o individuo. 2. La precisión del orden interno del propio fondo.

Formulado el principio que debe regir toda clasificación, se pasa después a determinar el método de su aplicación práctica: «Le premier travail de l’archivíste devra &re de proceder a une reconnaissance sommaire et a une reconnaisance nurnérotage provisoire de

‘‘,

IP,Y articles c ’est-Li-dire des registres, cartons, portefeuilles et liasses qui composent le dép6t. Avant tout, il vérifiera avec soin, pour chaque articl, le fonds auquel il appartenait, la matiere qui s’y trouve traitée et la date comprendre qu’il renferme. A l’égard des fonds, il importe de bien comprendre que se mode de classement consiste a réunir tous les titres qui étaient la propriété d’un m h e établissement, d’un

tous

‘*

He preferido transcribir en el idioma original para evitar errores de interpretación y sobre todo por Profundizar en la línea de rigor que preside este trabajo. Ibídem. I 3 Instruciions pour la mise en ordre ei le classemeni des archives depariameniales ei communales París. le 24 avnl 1841. op. cit.. p. 16. El Consejo Internacional de Archivos lo define como: aUnité de base, pour la cotation, le rangement et l’inventaire des documents darchives; I’article est généralement un carton, une liasse,.un volume ou u n rouleau.» Dictionary oforchival ierminology. International Council on Archives. Ariicle, n. 241, p. 88.

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LA CONSTRUCCI~NTEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

meme corps ou d'une famille, et que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pus etre confondus avec le fonds de cet établissement, de ce corps, de cette famille. Ainsi, l'expédition d'une arret de parlement délivrée ci un particulier ne sera p a s classée dans le fonds du parlemznt, mais dans celui de la personne qui avait fait lever cette expédition une requete original adressée mais dans celui de la personne qui avait f a i t lever cette expédition; une requete originale adressée au parlement par une cornmune ou une famille ne sera pus classée dans les papiers de cette commune ou de cette famille, mais dans ceux du parlement auquel la requete était arires2e. Conséquernment encore un projet de lettre ne peut faire partie di1 meme fonds que la lettre elle-meme; car un projet de lettre appartient a celui qui l'écrit, la lettre, au contraire, est la propriété de la personne (i qui elle a >te adressée. A la suite de ces vérifcations, des numéros seront donnés aux articles; si un carton ou une liasse renferme des dosiers ou meme des piéces différant, soit par le fonds, soit par la matiér, 1 'archiviste en formera autant d'articles avec un nurnéro particulier qu'il aura de fonds ou de matiers différentes.» ".

Nuevamente se subraya el concepto de fondo, que es ahora considerado y definido por su diferencia con respecto a otros fondo?, razón por la cual necesariamente ha de respetarse la procedencia de cada uno de ellos y, en consecuencia, no mezclarse la documentación de fondos diferentes. No son estas Instruccicnes las únicas que sancionan, en Francia, la procedencia como el principio sobre el que debe basarse toda clasificación. Un año más tarde una nueva circular dicta las Instrucciones que han de regir la conservación y el orden de los archivos comunales franceses 16. Años más tarde una nueva circular, con fecha 25 de agosto de 1857, determina: «Tout classernent exécuté par l'administration meme, qui a produit les actes collectionnés, ri d 'ordinaire été combiné suivant les conditions et d'apres les besoins de cette udministration. Une telle classifcation en conserve donc la physonoitiie exacte et assigne a chaque docrrment le dagré d'impnrtnnce qir 'il deinit nvoir (.. . ) toirt clnssement des archives historiqiies des communes, correspondant a un ancien inventaire, doit ttre mainteniix ".

En esta instrucción es el orden interno dentro de cada fondo el que debe necesariamente respetarse.

'' Idem, p. 18. '' «Instructions relatives a la consei iation et a la niise en ordre des Archives des communes du 16 de juin 1842n. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manirel de I'archivisre, p. 172. Más tarde recogido por Manuel d'archri-rArique. op. cit., p. 213. de quien citamos. " dnstructions pour le classement et I'inventaire sommaire des Archives communales anténeures a 1790.. Pm's, le 25 de aoíit de 1857. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manuel de l'urchrvrsrc, op. cit. p. 216.

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EVOLUCIÓN HISTÓRICA

Estas instrucciones, a su vez, serán completadas por la Circular de 20 de noviembre de 1879 pero, en definitiva, es en las Instrucciones de 1841 donde queda enunciado primeramente.

EI principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berlín en 1881 Siguiendo a E. Posner, sostenemos que fue Max Lehmann I9 quien introdujo en Berlín el Principio de Procedencia y lo hizo como autor del Reglamento d e 188 1 20, donde el principio de registro o d e procedencia, ambos principios fueron reconocidos como idénticos, según recoge Brenneke 2 l , fueron prescritos para los trabajos de clasificación. La aparición de este reglamento no estuvo exenta de problemas, que evidencian, sin duda, la necesidad de un cambio en los métodos de clasificación. Posner se refiere a este hecho asegurando que d a n d o Paul Bailleu discutió la aplicación del Principio de Procedencia a los fondos de Berlín antes de la reunión de archivistas alemanes en 1902, describió ampliamente los resultados no satisfactorios de lo que él llamó la falta de un «sistema minucioso de ordenamiento». Asegura también que Bailleu trató particularmente las dificultades encontradas en el trabajo de referencia 22. «Para encontrar los documentos había primero que buscar en las listas de acceso de la agen-

’‘ DESJARDINS, G.: Le Senice d e s Archives depurtamenfales, pp. 71 y 91; RICHOLI. G.: nTraité ihéorique et pratique des Archives publiques., p. 228. Más tarde en Manuel d’archivisriyue. o p c i t . , p. 213. ‘ y POSNER, E.: «Max Lehmann y el ”origen del principio de procedencia”,,. Archivei id (he Pihlic Inlrrest: Selected Essays by Ernst Posner, ed. K. Munden. Washington, D.C., 1967., pp. 36-44. Vuelto a publicar por La Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos: El yruntirurio RAMP. París: Programa General de Información y UNISIT. UNESCO, diciembre, 1985, pp. 97- 103. Artículo que apona nueva luz acerca del origen del principio que estamos estudiando en un ámbito geográfico muy concreto el Pnvy State Archivis en Berlín. Noa ofrece además rasgos de La personalidad de uno de los personajes que sin duda más notablemente han influido en el desarrollo de la Archivística: «Si tenemos razón al suponer que el nomhramiento de Lehrnann encontró dificultades en los Archivos Privados del Estado, su personalidad las superó Fue el “más peleador“ de los arChiVkraS e historiadores alemanes. dispuesto a entrar en controversias literarias, de IlevarIJS hasta el final así no fueran agradables y aún de gozarlas. La tradición oral en los Archivos Privados del E m d o lo caracterizaron como un ser dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas (...) En u n d vida tan llena de hazañas y conflictos, la intervención de Lehmann en el descubrimiento e implantación del principio de procedencia fue un episodio sin importancia. Pero (...) nosotros como archibistas dehemos estar orgullosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto y gratitud !a deuda que nuestra profesión tiene con é1.n Cfr. pp. 102-103. ?” Regulativ fur die Ordnungsarbeiten im Geheirnen Staartsarchiv vom 1. Juli 1881. Mifreilunggen der K. Preirssi.rchen Archivvewalrrrng. n. 10 (1908), Leipíig. Verlag von S . Hirzel, 1908, pp. 16-20. Por disposición del 12 de octubre de 1896, este reglamento fue comunicado, para su ejecución, a 10s archivos de estado Muchos archivos de estado recibieron en años sucesivos oportunas y detalladas instrucciones Particulares, según hemos podido leer en el propio reglamenta ” BRENNEKE: Archivisticu, op. cit.. p. 41. POSNER. E.. up. cir., p. 100.

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I LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVÍSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA cia, en ellas, determinar la designación del archivo o palabra guía (guías)y con la ayuda de estas palabras guía encontrar la designación dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte de los archivistas jóvenes. Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la procedencia de la agencia y la clasificación del archivo debía reemplazar el ordenamiento imposible basado en la materia asunto. Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservación de archivos desarrollado en las oficinas de archivo alemanas, los entos se ordenaron bajo simbolos de clasificación y, una vez que llegala agencia de archivos, era cuestión de mantenerles en este orden o de refonnarlo si se volvía obsoleto» 23. Tras describir, en el parágrafo 1, el carácter y el número de los documentos que integran el Archivo Secreto de Estado, en el parágrafo 2 se contiene la regla esencial: «Die Aufstellung des Geheirnen Staatsarchivs er$olgt nach der Provenienz siner Bestünden 24. La organización o sistematización de este archivo se rige por la procedencia de sus fondos. Los parágrafos 3 y 4 detallan la forma de llevar a término tal organización. Este reglamento prescribía: respeto para cada orden original y para cada designación original 2 5 . Este nuevo principio adquiere, a partir de ahora, una importancia directamente proporcional a la necesidad de organización de los archivos, que irá creciendo progresivamente y finalmente volverá a ser enunciado en los Países Bajos, donde se introduce de forma oficial a partir de la Ordenanza del Ministerio del Interior de 10 de julio de 1897.

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L b r m u l a c i ó n del Principio de Procedencia en la obra de los teóricos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898 Un año después de la Ordenanza del Ministerio del Interior holandés de 10 de julio de 1897, los teóricos holandeses Muller, Feith y Fmin enuncian de nuevo este principio. Lo hacen en su obra: ffandleiding voor het Ordenen en Ibidern. Regulativfur die Urdnungsarbeiteri irn Geheirnen Stautsurchiv vorn (1. juli 1881). op. cit., p. 17. 2s Brenneke resume las nomas esenciales de este reglamento de la siguiente manera: «La sistemuziorie dell’ilrchivo Segreto di Sirito avviene wcondo la provenienza dei suoi fondi.. Tutre le repositure che non vono desririore a reicevere gli utti di un uficio ancora in funzione vengono chiuse per sempre, nel senso che non pu0 essere assegnata nd esse alcuna accessione, o meno che essn non si presenti come parti di un fondo che integra Ir1 relativa reposituru. Ad ogni uficio, appena corninciu a versare gli atti, viene assegnata unu reposirura destivafa esclusivamente ad esso. All’infemo di essn g l i nm devana essere lasciati nello siesso ordine e con le stesse clssifkhe che hanno ricevuto durante I’attivitd del relntivo ufficiow BRENNEKE, A,: op. cit., p. 93. 2’

”

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geschrijven van Archieven, publicada en Groningen en 1898, redactada en fama de parágrafos que los propios autores comentan ampliamente. La idea fundamental de la teoría holandesa se expone en los parágrafos 1, 2 y 16. En el primero se define el archivo como el conjunto de documentos escritos recibidos o producidos oficialmente por aeterminado órgano administrativo o por uno de sus funcionarios, en la medida en que tales documentos se destinaban a permanecer en la custodia de ese Órgano o de SU funcionario 2 6 . Inciden además en la idea de que esta definición será la base sobre la que se levantará todo demás 27. En el parágrafo 2 exponen: un archivo es un todo orgánico; enunciado que se desarrolla en su extensión en el comentario posterior al parágrafo mismo, donde se resalta la importancia del origen al insistir sobre el hecho de que un archivo no se crea arbitrariamente, sino que crece, se forma y sufre transformaciones según reglas fijas **. Estas reglas, real y teóricamente, constituyen gran parte del principio que estudiamos, según se deduce del contenido del parágrafo 16. En él los autores sostienen que el sistema de clasificación debe estar basado en la organización original del archivo, a la que en esencia corresponde la organización del órgano administrativo que lo produjo 29. Esta regla, aclaran más adelante, es de todas la más importante, porque en ella se formula el principio fundamental del que derivan las demás normas 30. Principio que para ellos no es posible aplicar sin restablecer antes de nada y en la medida de lo posible el orden original, según expresa el parágrafo 17: «No arranjo do arquivo, portanto, urge antes de mais nada, restablecer quanto possível a ordem original. Somente entao sera posível julgar-se se é conveniente, ou nao. e até que ponto, dela apartar-se.>> 3 1 . Esta es la razón por la que este principio ha sido designado posteriormente como el principio de respeto al orden original 32. A partir de su general evolución podemos concluir considerando una doble significación del misnio: la necesidad de separación de conjuntos orgá?h MULLER, S , FEITH, J.A.. y FRUIN. R.: H a n d k d i n g voor het Ordenen en Beschriji,eri V U I I Arrhieven, publicada en Groningen. 1898 De la que existen: traducción tedesca, Anleirung zunl o r d n e n irnd Bcschreiben vol1 Archiven, Leipzig, 1905: traducción italiana, Ordinamento e inventario degli ~ ~ ~ 1'1. Torino, 1908, reimpresión, Milán, 1974: traducción francesa. Manuel p o u r le classement lu &scrip. !ion des Archives, La Haya, 1910; traduccidn inglesa. ManIialfor the Arrangemenr a n d D e , s r r i p ~ i o"f n Archive.r, New York, 1940; traducción portuguesa. Manual de arraflJo e d w r i ( . d o de oryuii,o.y. Río de 'aneiro. 1960, parágrafo l . p. 9. " Ibidem. Idem, parágrafo 2, p. 13. " Idem, parágrafo n. 16, p. 35. "' Ibidem.

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LA CONSTRUCCI~N TEÓRICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

nicos de documentos cuyas procedencias son diferentes, por un lado, y el determinado orden que aquellos conjuntos orgánicos en el interior de una misma procedencia deben contener. Ambas consideraciones representan un doble valor de este principio que, tras su primera formulación, va enriqueciéndose con diferentes formulaciones posteriores que no son sino indicadores de su relevancia. Dos son los hitos históricos en el desarrollo teórico de este principio: el 24 de abril de 1841, fecha en que se formula el principio francés de fondo, y 1898, año en que tiene lugar la aparición de la obra de los holandeses, onde se establece la específica ordenación de los fondos en el seno del que hoy se conoce como principio de respeto al orden original de los documentos. Cada uno de estos dos principios representan, a mi juicio, la significación teórica de aquellos dos valores que antes he considerado y representan una doble significación de un principio más general, esto es el de Procedencia. A lo largo del siglo xx este principio se va extendiendo, conociendo un desarrollo desigual por países, que culmina finalmente con su general aceptación.

3

2.3

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN ESPAÑA 3 3

Es a lo largo del siglo XVI cuando en España surge la intención de organizar de forma adecuada y lógica la conservación de los documentos producis por los diferentes organismos de la administración. Muestra de ello es, duda, la creación del Archivo de Simancas o el desaparecido de C o v a m bias, que también debe s u creación al propio Felipe 1134. Estos grandes archivos estatales muy pronto tuvieron clara conciencia de la importancia del respeto a la procedencia como la más auténtica y directa vía para conseguir una buena organización de todos sus fondos. Aun cuando su general aplicación no sucede hasta bien avanzado el siglo xx,será a todo lo largo del XIX cuando se sienten las bases de lo que más

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Ver capítulo 7 de nuestra tesis doctoral Concepto y iiatirraleza teórica del Principio de Procedencia archiví.n es diferente. Mientras el procedimiento es la vía legal por la que se tramitan una scrie de actuaciones. el expediente es el reflejo documental de aquél, o dicho de otra manera su plasmación matenal. 'I CONDE VILLAVERDE, M. Luisa. Munual de rrururnienro de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatalea, 1992. p. 76. ")

"'

LA INSTITUCI~NY su F U N C I ~ N

actuación desde el Derecho, con normas y procedimientos sancionados debidamente.

4.2

LA INSTITUCI~NCOMO ELEMENTO FUNDAMENTAL DE LA GÉNESIS DOCUMENTAL. LA INSTITUCI~N EN EL MARCO DE LA ARCHIVÍSTICA

La implicación de obligatoriedad en el cumplimiento de sus funciones le viene a la Institución de su carácter reglado y legal. obligatoriedad que se hace mucho más fuerte cuando hablamos de instituciones ligadas a la Constitución, más política que social, de cualquier estado, instituciones que surgen para que el Derecho y la Constitución se vean cumplidos. En consecuencia, la conexión temática y estructural entre la política y la administración es un hecho innegable. Al respecto podemos considerar que la Administración, exactamente las Administraciones públicas son un factor político de primera magnitud y de alguna manera un instrumento indispensable de la política económica y social fuertemente condicionada por la demanda de seguridad de la población 52. Toda actuación de poder queda finalmente materializada a partir de la escritura, o en términos más actuales, de los documentos, tal y como recogen las Partidas «e deue todo ser scrito» 53. Documentos cuya finalidad amén de que con el paso del tiempo sea la de dejar constancia de la misma actuación, en su origen no es otra que la de posibilitar esa actuación. Un testanzento, una ley, una cartci de privilegio, con el correr del tiempo nos darán idea de determinados contenidos, esto es, de un bien material que pas6 de unas manos a otras, de una específica norma, de un favor real, etc. y nos permitirán, por tanto, conocer hechos que sucedieron en un momento, reconstruir aquel iiioiiiento, pero eii su origen, aquel testaiiiciito posibilitó uiia Iwrexiu, aquc[la ley una norma y aquella carta de privilegio u i i f k v o r r e d , es decir, al margen de que el expediente judicial abierto cn el caso de la colza con el tiempo pueda informar a los hombres de un fraude que generó un notable perjuicio social, el propio expediente ha posibilitado la tramitación de una investigación judicial concreta.

’’

Este asunto M d r i d : Tecnm. 1985

eb

tratado por Baena del Alcázar en \u obra Cirr.w de

Ciericiu

de la Adininisrraciórr.

’: Tcrcrr-a í ’ o i i i < l < i . titulo xviii, ley ii. 81

Podemos entonces considerar que el documento, en sus múltiples variantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la satisfacción de aquella necesidad. S u finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el propio documento surge. Al mismo tiempo, cada documento responde a una necesidad finalista de la propia adniinistración que lo necesita para materializar su actuación, siendo estas actuaciones variadas, serán así mismo y como consecuencia variadas las tipologías de aquellos documentos. Tipologías que, por naturaleza, no son caprichosas sino que responden a un procedimiento concreto que, como la propia actuación, queda sometido a las leyes que son quienes lo dicésta que le da una forma definitiva y que más tarde debe quedar reflejada en el archivo. Ya en las Partidas se recoge, de hecho y de manera detallada, la forma material y el contenido en que han de ser hechos los privilegios, las cartas, riianifestación material, por otra parte, de la actuación real. En este sentido podemos leer el título XVIII de la Tercera Partida, donde después de describir que es Escritura, se expone:

circunstancia

>.''

A partir de ésta la mayor parte de las leyes contenidas en este título describen La manera como sefazen las diferentes cartas, de quitamiento, de arrendaniiento, de encomienda, etc. cada una de las cuales nos esta informando a u n tiempo de u n tipo de actividad propio de la época. Prueba, por otra, parte de la importancia del documento como traducción material de la función de una Institución es la institucionalización del rriisnio, que de esta forma pasa a convertirse en una función añadida a todas las que la niisrna pueda ejercer. Es decir, la realización de los misinos no es ''

87

T",rcero Partidci. título

XVIII, ley 1, p. 87.

LA INSTlTUCIÓN Y SU FUNCIÓN W

cosa que pueda competir a cualquiera, de suyo desde la antigüedad ha sido competencia de unos pocos. Ya el Fuero Real de España dedica su título VI11 a la figura de los escribanos públicos: de ii\u intcriixional, r n deiinir el iirininc archii.« fue tema del I celehr,ido en iBm\e n 1950. nii, tarde de nueYr y mejor comprensión d e la extensión del obleto eitudiado.

LA CONSTRUCCIÓN TEÓRICA EN ARCHIVISTICA. EL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sentar, en una palabra definir tal término, lo cual ya nos está hablando de un temprano desarrollo de la Archivística, muy a pesar de que sólo a partir del siglo XIX se considere ya una disciplina autónoma. A partir de su valor original, nuevos valores se le han ido añadiendo dando como resultado una gama de definiciones que resultan ilustrativas respecto de su importancia.

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrativo de archivo A lo largo de toda la Edad Media el archivo se define teniendo en cuenta u n aspecto importante del mismo que determinará la condición necesaria para su propia existencia y, en definitiva. todas las definiciones posteriores; la importancia que se le concede al lugar donde las actas públicas son conservadas, custodiadas, aseguradas: locus in qiio acta piihlic~r~ r s s ~ ~ r ~ I d~, m t u r El valor del «lugar» ya no desaparecerá havta nuestros días y será durante toda la Edad Moderna, una constante a la que tenemos que sumar un matiz que provoca un giro conceptual notable: lugar no sólo para la coiiservación, más aún, para la conservación permanente. De hecho los propios documentos así lo exigían según manifiestan las fórmulas usuales en los documentos solemnes, como es. por ejemplo. la fórniiila acl perperiiam rtternorintri.

Hasta aquí parece, pues, definido el término de acuerdo a [res elenienI ación y el lugar tos: la existencia de u n objeto, la necesidad de ~ L conser\ dónde se \ a a conservar. La necesidad de coiijer\ar y la determinación de u n lugar niiiy específico dónde hacerla posible parece p ~ i e y:[ i definido. Cabe ahora plantear qué es ese algo digno (le conservarse, por u n lado, y por otro de quién parte esa necesidad de conservación. para poder así acercarnos al carácter patrimonial y/o administrativo o no del término. Parece claro que nos estamos refiriendo a «actas públicas,,. Debemos, sin embargo, señalar como algunos tratadistas de la Cpoca en el desarrollo de \LIS obras pai-ecen referirse tanto a actos públicos coiiiu pri\a"cio\. corno es el caso dei italiano Nicolo Giussani que definiendo al ar.ctii\ o como: ~ ~ í o c i i iihr . r cic'ttr piibliw tvporiutiti(r» en el capítulo q u e dedica al riiCtoclo de los archivos menores, se refiere no sólo a los archivos pi-ivndo\ sino incluso a los familia-

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ELARCHIVO

res l 5 . Sin embargo Ahasver Fritsch en De Jure Archivi et Cancellariae, editad o en 1664, indica cómo en el momento prevalece la opinión según la cual archivo es solamente lo público 1 6 .

La influencia del racionalismo y de la Ilustración en las posteriores definiciones Podemos afirmar que sólo bien entrado el siglo X V I I I , durante toda la primera mitad pervive aún el formalismo jurídico del XVII 17, hace ya acto de presencia una mentalidad racionalista. Mentalidad que, junto al movimiento ilustradG que impregnó todas las actividades del hombre, artísticas, literarias, religiosas, históricas, se deja sentir también en el campo de la Archivística; exigiendo al efecto una clarificación, redundando en el sentir propio de la ilustración cuyo fin primordial fué el proyecto de clarificación de todas las dimensiones y aspectos de la vida humana. Clarificación que. de alguna manera, queda patente en la relevancia que comienza a cobrar e1 documento o más exactamente, el conjunto documental incluido en u n archivo por encima del archivo mismo, es decir, por encima del lugar donde éstos son conservados. Se puede decir que a la función jurídica tradicional del documento de archivo y por tanto del archivo. se le acaba por sumar otra que podríamos calificar de cultural. Así P.W.L. Fiadt define al archivo como la colección o depósito de los más importantes escritos y de los niás importantes documentos o protocolos 1 8 . Esta definición pone de nianifiesto lo que podríamos considerar la transición conceptual, ya que, ia importancia del lugar, como vemos, aún no ha desaparecido. E. J. Kulenkaiiip lo definirá como una colección de monunienlos escritos sobre la acción acaecida en la relación entre los hombres, que tiene por fin conservar perfectamente la inemoria de esto, dispuesta en un cierto orden y custodiada en un especial lugar ' y . '' G I U S S A N I t i S . N i c u l o Iferi~odiri,t\in iii~oru,~i, seir , n o d i < , eiidctu rc,reridr U < dirpoiiendi. Mediolani, ex Typogrüphia Fraiici\ci Vigoiri. iir foro I'iscario Leteri. 16x4 Citado por 1,. SANDRI en Nicolo Giu.\sani cd i l suo ~1 ( I i r o i ! # / , di o n f&,yi>rramribii,v. Frdnkfurt und Leiprig, 1764 Rcc d o por PAFRITZ. Juhnniieb Arc i>w ischaf t 2. ed. Marbaurg, 1983. vol 1. p. 53-51 l.ucpo r:iriihié I X X l N I Archir i \ r ~ ; i , o p cit. p I 15,