La Biblia Office 2013 - Handz Valentin

Office 2013 Lo m ejor de Word 2013, Excel 2013 y Pow erPoint

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Office 2013 Lo mejor del Aprenda y Domine Primera Edición (en digital), Diciembre 2014 Publicado por: Grupo Editorial Megabyte Derechos reservados

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Tabla de contenido Tabla de contenido PARTE I: WORD 2013 Capítulo 1: Comprendiendo lo básico de Word 2010 Iniciar Word 2013 Abrir desde el menú Inicio Conociendo la pantalla Inicio Desactiv ar la pantalla Inicio Reconociendo la interf az de Word 2013 Cerrar un documento Word 2013 Crear un nuev o documento Salir de Word Abrir un documento Abrir un documento desde Sky Driv e Abrir un documento dañado Guardar por primera v ez Guardar su documento (Actualizar) Guardar en otro directorio Guardar con contraseña Crear una copia de seguridad (BackUp) cada v ez que guarde Guardar con f ormato de v ersiones anteriores de Word. Guardar como PDF Guardar en Sky Driv e Conv ertir un documento a la v ersión de Word 2013 Autorrecuperación Manejo de v ersiones Ejercicio 1 Ejercicio 2 Ejercicio 3 Capítulo 2: Desplazarse por un documento Teclas Direccionales para desplazarse por los textos Desplazarse por el documento con Av Pag y RePag Utilizar las teclas Inicio y Fin La Barra de desplazamiento Utilizando el Mouse para desplazarse Desplazarse por el documento con el Panel de nav egación Ejercicio 4 Capítulo 3: Manejar las Vistas del documento Diseño de Impresión 5

Vista Modo de lectura Leer dos páginas a la v ez Sacar prov echo al Modo de lectura La v ista Esquema La Vista Diseño Web Vista Borrador Usar el área de v istas Aplicar Zoom al documento Ver v arias páginas a la v ez Div idir la v entana Ejercicio 5 Ejercicio 6 Ejercicio 7 Ejercicio 8 Capítulo 4: Agregar contenido y corregirlo Escribir en Word Cortar, Copiar y Pegar Cortar Copiar Pegar El Portapapeles Corregir la Ortograf ía y Gramática Diccionarios Personalizados Herramienta de traducción Traducir documento Traducir texto seleccionado Minitraductor Conf igurar el idioma del minitraductor Ejercicio 9 Ejercicio 10 Ejercicio 11 Ejercicio 12 Capítulo 5: Aplicar f ormato a los documentos Aplicar f ormato a la f uente El Cuadro de diálogo Fuente Alineación de texto Aplicar Estilos Las Listas Ejercicio 13 Ejercicio 14 6

Ejercicio 15 Ejercicio 16 Ejercicio 17: Utilizar tabulaciones Ejercicio 18: Aplicar Sangrías Ejercicio 19: Interlineado Capítulo 6: Modif icar el aspecto de un documento Elegir el tamaño de Papel Orientación de página Cambiar los márgenes del documento Personalizar los márgenes Trabajar con columnas Aplicar un f ondo de página Agregar una Marca de Agua Aplicar un borde página Ejercicio 20 Ejercicio 21 Ejercicio 22 Ejercicio 23: Aplicar temas Ejercicio 24: Utilizar Plantillas Ejercicio 25: Guardar como una plantilla Ejercicio 26: Aplicar encabezado y pie de página Capítulo 7: Insertar Objetos Insertar Formas Personalizar una f orma Insertar Imágenes Personalizar una imagen Insertada Capturar pantalla Quitar f ondo Insertar una Portada Insertar Tablas Insertar y Eliminar Filas o Columnas Cambiar el Estilo de una tabla Gráf icos SmartArt Agregar un gráf ico de Excel Ejercicio 27 Ejercicio 28 Ejercicio 29 Ejercicio 30 Ejercicio 31 Ejercicio 32 7

Ejercicio 33 Ejercicio 34: Letra capital Ejercicio 35: Insertar símbolo Ejercicio 36: Insertar ecuaciones Capítulo 8: Trabajar con Bloques de creación y documentos extensos Los Elementos rápidos Autotexto Crear una Tabla de contenido Crear una tabla de contenido personalizada Crear un Hiperv ínculo Crear un hiperv ínculo a un lugar dentro del documento Ejercicio 37 Ejercicio 38: Crear una tabla de contenido Ejercicio 39: Preparar los datos para la combinación de correspondencia Ejercicio 40: Crear la combinación de correspondencia Ejercicio 41: Imprimir un documento Parte 2: EXCEL 2013 Capítulo 1: Fundamentos de Excel ¿Qué es Excel? Iniciar Excel Abrir Excel usando Windows 8 Abrir Excel Usando Windows 7 La Pantalla Inicio de Excel Identif icar los elementos de la interf az ¿Qué es un Libro? Crear un libro en blanco a trav és de la pantalla inicio Crear un libro a partir de una plantilla prediseñada desde la pantalla inicio Examinar la v entana de Excel 2013 Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título Botones de Control de Excel La cinta de opciones Cuadro de nombres Barra de f órmulas Celda Activ a Números de f ila Letras de Columna Celdas 8

Etiquetas de hojas Vistas del Libro Herramientas Zoom Terminologías de Excel Hoja de trabajo Celda Puntero de celda Celda activ a Rango Barra de f órmulas Guardar los libros de Excel Abrir Libros de trabajo Insertar Hojas Renombrar hojas Reorganizar hojas Aplicar colores a etiquetas Eliminar Hojas Capítulo 2: Manejo de datos en Excel Introducir Datos en Excel Los v alores numéricos Los textos Modif icar el contenido de una celda Aplicar f ormatos a las celdas Insertar f órmulas Usando el controlador de relleno Introducir Fechas y Horas Introducir f echas Introducir horas Aplicar f ormatos a los números Ejercicio Propuesto 1 Ejercicio propuesto 2 Capítulo 3: Fórmulas y Funciones Operadores en las f órmulas Operadores Aritméticos Operadores de texto y comparación Utilizar f unciones en las f órmulas Funciones Básicas Función SUMA Función PROMEDIO Función MAX 9

Función MIN Función Contar Errores De Fórmulas #¡DIV/0! #N/A #NOMBRE? #¡NULO! #¡NUM! #¡REF! #¡VALOR! Ejercicio 3 Ejercicio 4 Ejercicio 5 Ejercicio 6 Ejercicio 7 Ejercicio 8 Capítulo 4: Funciones Matemáticas MODA.UNO CONTARA CONTAR BLANCO CONTAR.Si CONTAR.SI.CONJUNTO SUMAR.SI SUMAR.SI.CONJUNTO Ejercicio 9 Ejercicio 10 Ejercicio 11 Ejercicio 12 Capítulo 5: Funciones lógicas SI Ejemplos con la f unción SI Usando la f unción SI anidado Y O Sumar el total si todos son may ores que 0 Ejercicio 13 Ejercicio 14 Ejercicio 15 Capítulo 6: Funciones de texto MINUSC 10

MAY USC LARGO IZQUIERDA DERECHA EXTRAE HALLAR Ejercicio 16 Ejercicio 17 Ejercicio 18 Ejercicio 19 Capítulo 7: Funciones de f echa y hora El manejo de Fechas en Excel Formatos personalizados de Fecha y Hora HOY AHORA FECHA Truco EXPERTO MES DIA AÑO DIAS.LAB Capítulo 8: Funciones de Búsqueda y Ref erencia BUSCARV Ejercicio 16 Función BUSCARH Ejercicio 17 Ejercicio 18 Ejercicio 19 Capítulo 9: Tablas ¿Qué es una Tabla? Creando una tabla Cambiar el look de una tabla Trabajando con la segmentación de datos Conv ertir una tabla en un rango Ejercicio 20 Ejercicio 21 Ejercicio 22 Ejercicio 23 Capítulo 10: Insertar Gráf icos Características del trabajo con gráf icos 11

Crear un tipo de gráf ico desde la f icha Insertar Creando un gráf ico Seleccionando datos para crear un gráf ico Crear el gráf ico ¡por f in! Crear un gráf ico desde el cuadro de diálogo Insertar Gráf ico Crear un Gráf ico mediante el teclado Mov iendo un gráf ico por la hoja de trabajo Trabajando con el cuadro de diálogo Seleccionar Datos Mov iendo un gráf ico a otra hoja Personalizando el Diseño y Estilos de un gráf ico Seleccionando un Diseño de gráf ico Seleccionando un estilo de diseño Ejercicios de aprendizaje Ejercicio 24 Ejercicio 25 Parte III: POWERPOINT 2013 Capítulo1: Conociendo PowerPoint Un tour a PowerPoint 2013 Iniciando PowerPoint 2013 Crear una presentación en blanco Nav egando por la Cinta de opciones Realizando tareas básicas en PowerPoint Abrir una presentación existente Abrir una presentación usada recientemente Dar un v istazo a la presentación Guardar su presentación sin af ectar al original Actualizando su presentación Intercambiar entre v arias presentaciones Guardar una presentación por primera v ez Capítulo 2: Crear su primera presentación Empezando a crear una presentación Usando una plantilla prediseñada Agregar texto a su primera diapositiv a Agregar nuev as diapositiv as Editar sus diapositiv as Copiar un texto de Word a PowerPoint Agregar más diapositiv as con dif erentes diseños Cambiar el diseño de una diapositiv a Agregar secciones a sus diapositiv as Organizar diapositiv as con la v ista Clasif icador 12

Organizando sus secciones Capítulo 3: Dar f ormato a sus diapositiv as Aplicando f ormatos a sus diapositiv as Cambiar el tipo y el tamaño de f uente Aplicar un f ondo a las diapositiv as Aplicar un color de f uente Usar Copiar Formato Aplicar una iluminación al texto Conv ertir un texto en gráf ico Aplicando f ormato a un cuadro de texto Rev isar sus diapositiv as en la v ista presentación Cambiar el tamaño de su presentación Capítulo 4: Agregando Imágenes Insertar imágenes a sus diapositiv as Insertar una imagen como f ondo de diapositiv a Insertar una imagen en la diapositiv a Aplicar un ef ecto de iluminado a la imagen Aplicar un ef ecto de sombra a la imagen Colocar una imagen en el lugar correcto Posicionar y girar un cuadro de texto Insertar v arias imágenes a la v ez Usar las guías de posición automáticas Aplicar ef ectos artísticos Quitar f ondo a una imagen Insertar una imagen desde Internet Recortar una imagen Capítulo 5: Trabajando con Gráf icos y objetos Insertando Gráf icos, SmartArt y Formas Insertar f ormas básicas Aplicar f ormato a sus f ormas Crear un gráf ico SmartArt Cambiar el estilo y el color del diagrama Aplicar f ormato personalizado al gráf ico SmartArt Insertar un gráf ico de Excel Aplicar f ormato a su gráf ico Cambiar la presentación de los datos Capítulo 6: Dar los últimos retoques Aplicar los últimos detalles Agregar notas del orador Agregar un audio de presentación 13

Agregar un v ídeo Ocultar una diapositiv a Agregar una transición Aplicar animación a los textos Empaquetar su presentación

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PARTE I: WORD 2013

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Capítulo 1: Comprendiendo lo básico de Word 2010 Iniciar Word 2013 Antes de comenzar a trabajar, usted debe aprender a abrir Word 2013, y créanme que no es nada difícil. Cuando instala Office 2013 en Windows 7, este se encuentra dentro de las opciones del menú Inicio. Si ha instalado el programa en Windows 8, entonces encontrará Word en la Pantalla Inicio. A continuación, aprenderá a como abrir Word 2013 desde las opciones de Windows 7, y al final, aprenderá como abrirlo con Windows 8.

Abrir desde el menú Inicio El Menú Inicio es el portal para ingresar a todos los programas que han sido instalados en su equipo. Esta forma de ingresar a un programa es la más clásica y utilizada de todas las formas, por ello, aquí están los pasos a seguir para ingresar a Word 2013.

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En Windows 7, dé clic en el botón Inicio. Señale o pulse clic en la opción Todos los programas. Clic en Microsof t Of f ice 2013. Clic en Word 2013.

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Observe como el documento desaparece pero Word aún sigue abierto. Si en caso no ha guardado los cambios, aparecerá un mensaje indicando que lo hagas. También, otra forma de cerrar un documento sin salir de Word es pulsando Ctrl – F4.

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Guardar en otro directorio Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, así se sentirá seguro. Si pasa algo con su documento original, tendrá el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a un backup (copia de seguridad) y digo parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un backup con otra extensión de archivo. Al guardar en otro directorio, volverá a utilizar el cuadro de dialogo Guardar como.

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Clic en la f icha Archivo. Clic en Guardar como. Seleccione Equipo y luego clic en Examinar. Seleccione el directorio que desea usar para guardar su documento. Verif ique que en los campos Nombre de archiv o y Tipo, sigan con las mismas opciones que anteriormente elegiste. Clic en Guardar.

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Autorrecuperación Word 2013 permite configurar el tiempo en como sus documentos se guardan en memoria mientras aún no guarda su documento original. Esta opción nos da la facilidad de recuperar alguna parte de nuestro documento por si de casualidad no hemos guardado, o ha fallado el sistema. Generalmente Word 2013 guarda sus documentos cada 10 minutos, y estos se guardan en una ubicación en especial, así que, si desea recuperarlos, puede ingresar a la dirección donde se almacenan los archivos de autorrecuperación.

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Haga clic en la f icha Archivo. Haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en la página Guardar, en el panel Izquierdo. En la sección Guardar documentos, en la casilla activ ada Guardar información de autorrecuperación, cambie los minutos a los que desee, por ejemplo, puede indicar que se guarda cada 5 minutos en v ez de 10. En el cuadro Ubicación de archivo con autorrecuperación, haga clic en Examinar y establezca la nuev a ruta para los archiv os autorrecuperados. Haga clic en Aceptar.

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Capítulo 2: Desplazarse por un documento Teclas Direccionales para desplazarse por los textos El teclado muestra cuatro teclas direccionales: Abajo, Arriba, Izquierda y Derecha. Cuando escribimos un párrafo, en ocasiones debemos desplazarnos por cada letra escrita, es ahí donde las teclas direccionales entran en acción. También puede utilizar otras teclas que junto a las teclas direccionales, nos dan acciones más avanzadas para desplazarse por un párrafo. Por ejemplo las teclas Control y Mayús. Cuando pulsa la tecla Control más alguna tecla direccional se produce un cambio de desplazamiento; por ejemplo, con Ctrl - Izquierda o Ctrl - Derecha, el desplazamiento es por palabra. Si pulsamos Ctrl - Arriba o Ctrl - Abajo, el desplazamiento es por párrafo. Cuando se pulsa la tecla Mayus (Shift) más alguna tecla direccional, entonces podrá seleccionar un párrafo o los caracteres del párrafo.

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Desplazarse por el documento con AvPag y RePag Cuando quiere dar una mirada rápida a su documento, puede utilizar las teclas AvPág (PageDown) o RePag (PageUp). Estas teclas funcionan en base al Zoom que haya aplicado a su documento. Si su documento tiene un Zoom donde se muestre la mitad de una página, cada vez que pulse AvPag o RePag avanzará o retrocederá la mitad de cada página. También puede aplicar un zoom donde se vea toda la página y claro está, que el desplazamiento será página a página. Cuanto utiliza la tecla Ctrl - AvPag o Ctrl - RePag, se desplazará por página insertando el punto de inserción en el comienzo de cada una de ellas. Cuando utiliza la tecla Mayus con AvPag y RePag, entonces seleccionará el texto de cada página; esta última depende mucho del Zoom para acelerar la selección.

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Utilizar las teclas Inicio y Fin Las teclas Inicio (Home) y Fin (End) permiten dirigirse al principio o al final de una línea de párrafo. Cuando utiliza la tecla Ctrl - Fin o Ctrl - Inicio, podrá dirigirse al Final del documento o al principio del mismo. Al utilizar la tecla Ctrl – Mayus - Inicio o Ctrl – Mayús - Fin, entonces le será más fácil seleccionar porciones más extensas de texto.

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Pulse la tecla Fin. Observ e que el punto de inserción se encuentra al f inal del título Plan de trabajo. Pulsa la tecla Inicio. Ahora el punto de inserción se coloca al inicio del título. Pulse la tecla direccional derecha 4 v eces. El punto de inserción se coloca al f inal de la palabra Plan. Pulse Ctrl - Fin. Ahora nos hemos dirigido al f inal del documento, y el punto de inserción también está al f inal. Pulsa Ctrl - Inicio. Ahora estamos nuev amente al inicio del documento. Pulse Ctrl - 3 v eces. Observ e como el punto de inserción se v a colocando al inicio de cada palabra en Plan de trabajo. Al terminar, el punto de inserción se coloca al f inal del texto. Pulsa la tecla Av. Pag. Observ e como se muestra la segunda parte del contenido en la misma página. Pulsa otra v ez la tecla Av. Pag y v erás cómo av anzas a la primera parte de la segunda página.

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Capítulo 3: Manejar las Vistas del documento Diseño de Impresión Cuando escribe cualquier documento en Word 2013, de seguro que utiliza la vista por defecto, Diseño de impresión. La vista Diseño de Impresión, es la vista más utilizada, pues como su nombre lo dice, esta vista permite ver y configurar su documento tal y como se verá a la hora de imprimir. La vista Diseño de impresión tiene una gran variedad de ventajas, entre ellas la facilidad en cambiar los márgenes del documento, y es la única vista que presenta la Regla vertical y horizontal. Si usted se encuentra en una vista diferente a la Vista Diseño de impresión, actívela desde la ficha Vista, grupo Vistas de documento y clic en Diseño de impresión.

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Vista Modo de lectura En ocasiones no necesitamos escribir nada en Word, sino simplemente revisar algún documento. Si un documento es extenso, la vista Diseño de impresión no es la más adecuada para darle una leída, pero existe la solución activando la vista Modo de lectura. Cuando activa Modo de lectura, el documento hace un ajuste automático del texto para que usted pueda leer con total comodidad su documento. Tenga en cuenta que esta vista no desordena su documento ni cambia el diseño del mismo, así que no se preocupe, todo volverá a la normalidad cuando active nuevamente la vista Diseño de impresión. Si quiere activar Modo de lectura, debe hacer clic en la ficha Vista, y en el grupo Vistas de documento, haga clic en Modo de lectura. La siguiente imagen muestra como se ve un documento con Lectura de pantalla completa.

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Cortar, Copiar y Pegar Lo genial de trabajar con un procesador de textos y no una máquina de escribir, es que puede tener el control de sus textos en el documento sin miedo a que este se malogre. Puede copiar un texto hacia otro lado del documento o simplemente cortarlo y llevarlo a otra posición, todo ello lo puede hacer desde el grupo Portapapeles en la ficha Inicio.

Cortar Utilice la opción Cortar cuando necesite mover un texto o párrafo (incluso objetos, como imágenes por ejemplo) hacía otro lugar dentro del documento o incluso hacia otros documentos. Para poder utilizar Cortar, simplemente seleccione un texto y en la ficha Inicio en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar. También puede pulsar (Ctrl - X). Cuando utiliza Cortar, el texto seleccionado desaparece de su lugar de origen y se guarda rápidamente en un espacio de memoria RAM para que luego pueda ser insertado en otro lado. Cuando utiliza el comando Pegar, la memoria RAM libera el elemento cortado.

Copiar Con la opción de Copiar, puede tener una copia idéntica de algún elemento dentro del documento. Cuando utiliza Copiar en la ficha Inicio, el elemento se guarda en la memoria RAM y esta se mantiene hasta que haya otro elemento copiado. También puede usar Ctrl - C.

Pegar Cuando utiliza Copiar o pegar, necesitará llevar a cabo una acción más, el cual es insertar esos elementos, para ello, debe usar el comando Pegar o también pulsando Ctrl - V. Aunque muchas personas utilizan el botón Pegar para agregar los elementos copiados o cortados, Pegar, posee muchas más herramientas que de seguro le ayudarán a la hora de agregar esos elementos al documento.

El Portapapeles El portapapeles es un panel el cual recopila los elementos copiados y/o cortados dentro de los documentos. Puede usar este panel para gestionar los elementos y poder reutilizarlos cuando lo necesite. El portapapeles conserva hasta 24 elementos copiados. Puede acceder al panel de Portapapeles desde el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. La siguiente imagen muestra el panel Portapapeles abierto con una serie de elementos.

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Corregir la Ortografía y Gramática ¡Equibocarse! al escribir un texto es parte de todos los días, no creo haber conocido personas que no se hayan equivocado en una letra, una tilde, etc. Afortunadamente, Word siempre nos ha acompañado en estos malos ratos, con su herramienta de Ortografía y Gramática. Para activar el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, siga estos pasos:

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Haga clic en la f icha Rev isar. En el grupo Rev isión, haga clic en Ortograf ía y gramática. Cuando se activ a el panel de Ortograf ía, automáticamente buscará algún texto que esté mal escrito o que le f alte algo, por ejemplo una tilde o una palabra que no se encuentre agregada en el diccionario.

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v erif ique su documento. 19. Guarde el documento con el nombre Mi Buscar.

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Ejercicio 19: Interlineado En el grupo párrafo, a la derecha de los comandos de espaciado de párrafo encontrará las herramientas de Interlineado. Utilice estos comandos para fijar la distancia entre líneas dentro de un párrafo.

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Abrir Word 2013 y en un nuev o documento escribir: =rand(2,2). Pulsa Enter. Observ e como aparece un texto predeterminado. Selecciona todo el texto que acaba de aparecer. En la f icha Inicio, en el grupo Párraf o, pulsa clic en Interlineado. Pulsa clic en la opción 1.5. Observ a como el texto cambia. Ahora existe un espacio entre línea y línea. Guarde su documento con el nombre Mis Interlineados y cierre Word 2013.

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Capítulo 6: Modificar el aspecto de un documento Elegir el tamaño de Papel Es importante saber el tamaño de papel con el que vamos a redactar los documentos, ya que de ello depende la calidad y estructura del mismo. Si es posible, elija cuanto antes el tamaño de papel, de esa manera puede continuar redactando sin ningún inconveniente; si está utilizando un tamaño diferente a lo que necesita, puede cambiarlo aún, pero tenga en cuenta que, si ya estructuró su documento, este puede sufrir algunos cambios. No elija el tamaño de papel porque sí; el tamaño de papel depende mucho de la impresora con la que va a imprimir. Si no posee una impresora que soporte un tamaño de papel en especial, aún puede trabajar su documento pero deberá utilizar una impresora de terceros. Si es un usuario que trabaja en oficina o casa, los formatos más comunes son A4, A5, Carta y Oficio. Las impresoras comunes utilizan esos tamaños por defecto, así que no tendrá ningún problema. Es muy difícil que los usuarios utilicen un tamaño de papel A3, que es superior al A4 (dos A4 forman un A3 aproximadamente), ya que el tamaño A3 generalmente se utiliza para portadas o diseños publicitarios, y Word no es idóneo para crear publicidades. Si desea un programa que pueda trabajar con publicidades, utilice Microsoft Publisher 2013. Para elegir un tamaño de Papel, siga estas instrucciones:

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Haga clic en la f icha Diseño de página. En el grupo Conf igurar página, haga clic en Tamaño. En la lista de tamaños, haga clic en el tamaño que desea elegir.

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Cambiar los márgenes del documento Después de elegir el tamaño del papel y seleccionar la orientación de la página, es hora de configurar los márgenes del documento. El Margen elegido por defecto es del tipo Normal, que equivale a los laterales a 3cm y los extremos a 2.5cm. Un Margen es un espacio en blanco que separa el área de contenido del área de maquetación de un documento. Tenga en cuenta que los márgenes ayudan mucho a la hora de imprimir un documento y si estos serán puestos en algún archivador o encuadernados para su uso posterior. Generalmente debe utilizar un margen mayor para los lados en donde se tendrán que encuadernar, por ejemplo, si quiere perforar las hojas para agregarlos a una carpeta de documentos, deberá tener el lado izquierdo un poco más de centímetros que el del lado derecho, para así tener el mismo espacio a la hora de mostrar el trabajo final. A continuación les muestro como cambiar el margen:

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Haga clic en la f icha Diseño de página. En el grupo Conf igurar página, haga clic en Márgenes. Haga clic en el margen que desee.

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Personalizar los márgenes En la galería de márgenes puede encontrar diversos márgenes preestablecidos, pero quizá no atiendan a sus necesidades. Puede personalizar sus márgenes para que sea más adecuado a su trabajo. A continuación les muestro como personalizar el margen:

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Haga clic en la f icha Diseño de página. En el grupo Conf igurar página, haga clic en Márgenes. Haga clic en Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Conf igurar página, en la sección Márgenes, cambie los v alores de Superior, Inf erior, Izquierda y Derecha. También puede cambiar los v alores para la Encuadernación e inclusiv e el margen interno. Al terminar de hacer los cambios, haga clic en Aceptar.

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documento normal, solo debe elegir la opción Una. Cuando elige un estilo de columna, generalmente se aplica a todo el documento, pero puede seleccionar algún párrafo y luego aplicar un estilo de columna adecuado, notará que solo el párrafo seleccionado se ve afectado por el cambio.

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Ejercicio 20 En este ejercicio, usted aprenderá a aplicar un fondo a su documento. Primero, aplicará un fondo de un solo color, luego, seleccionará un degradado de dos colores para su página.

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Nav egue hasta C: | Word2013-Lab | Cap7 y abrir el archiv o Fondos. Pulsa clic en la f icha Diseño. En el grupo Fondo de página, pulsa clic en el botón Color de página. En la paleta de colores señala algunos colores. Observ e como se muestra un color de f ondo en el documento. Clic en el color Verde oliv a, énf asis 3, claro 60%. Ahora el color de f ondo queda aplicado dentro del documento. Pulsa clic nuev amente en el botón Color de página, luego clic en la opción Ef ectos de relleno. Aparece el cuadro de dialogo Ef ectos de relleno.

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Ejercicio 26: Aplicar encabezado y pie de página Cuando lees algún libro podrás notar que tanto en la parte superior de la página como en la parte inferior, se encuentra algún texto y número de página, este texto en la parte superior se llama Encabezado y el texto que aparece en la parte inferior se llama Pie. No se preocupe del espacio que ocupa un encabezado y pie de página, este no afectará al contenido del documento, claro, tome en cuenta de los márgenes aplicados antes de escribir los encabezados y pies de página. Word 2013 le ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, pues presenta una galería de estilos de Encabezado y pie de página que seguramente a usted le va a agradar.

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Abrir el archiv o EncabezadoPie. Pulsa clic en la f icha Insertar. En el grupo Encabezado y pie de página, pulsa clic en Encabezado. Aparece una galería de estilos de encabezado. Desplácese hacia abajo por la galería de encabezados y clic en Faceta (Pagina impar). Observ e como aparece el encabezado en la parte superior de la página y aparece una nuev a f icha contextual llamado Herramientas para encabezado y pie de página con su respectiv a f icha Diseño.

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Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en Portadas en el grupo Páginas y, a continuación, haga clic en Quitar portada actual.

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13. Cierre su documento. Alto: No cierre Word.

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Ejercicio 30 En el siguiente ejercicio aprenderá a usar un gráfico SmartArt, agregará texto y por último aplicará un formato.

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Abrir el archiv o SmartArt. Dé clic al comienzo de la página 4. En la f icha Insertar, en el grupo Ilustraciones, clic en SmartArt. En el cuadro de diálogo Elegir un gráf ico SmartArt, seleccione la página Lista. Dentro de las opciones de Lista, clic en Lista agrupada y luego clic en Aceptar.

En la f icha Diseño de Herramientas de SmartArt, en el grupo Crear gráf ico, v erif ique que esté activ o Panel de texto. En la primera v iñeta superior, agregue el texto: Los que pagan. En la segunda v iñeta superior, agregue el texto: Los que ganan. En la última v iñeta superior, agregue el texto: Los que tienen.

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10. Dé clic en la v iñeta justo debajo del texto Los que pagan y agregue: 11. Dé clic en la siguiente v iñeta y agregue: Pago por clic. 12. Pulse Enter y se agregará una nuev a v iñeta, escriba: Publicidad móv il.

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13. Agregue dos v iñetas más con los textos: Anunciantes y Aplicaciones de pago. 14. Debajo de la segunda v iñeta superior agregue lo siguiente: Redes Sociales Boca a boca Foros de usuarios Noticias Relaciones entre usuarios 15. Agregue los demás textos tal como lo muestra la siguiente imagen.

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16. Al igual que una f orma, ajuste el tamaño para que ocupe gran parte de la página.

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17. Con el gráf ico aún seleccionado, en la f icha Diseño de Herramientas de SmartArt, en el grupo Estilos SmartArt, clic en Cambiar colores. 18. Seleccione la opción Interv alo multicolor – Colores de énf asis 5 a 6.

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19. Dé clic en el borde de la f orma Los que pagan para seleccionarlo. 20. En la f icha Formato, en el grupo Estilos de f orma, clic en la f lecha Relleno de f orma y seleccione Sin relleno. 21. Clic en la f lecha Contorno de f orma y seleccione Anaranjado, énf asis 2.

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22. Aplique un color Blanco, Fondo1 al texto: Los que pagan.

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23. Guarde con el nombre Mis SmartArt. Luego, cierre el documento. Alto: No cierre Word.

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Ejercicio 31 En este ejercicio, usted aprenderá a insertar un gráfico de Excel.

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Abrir el archiv o Graf icoExcel.docx Dé clic al comienzo de la página 6. En la f icha Insertar, en el grupo Ilustraciones, clic en Gráf ico. En el cuadro de diálogo Insertar gráf ico, clic en la página Línea. De los tipos de gráf icos de líneas, seleccione el que diga Líneas y clic en Aceptar.

Una v ez insertado el gráf ico, se abre una pequeña hoja de 276

Excel. Dé clic en Categoría 1 y escriba 2006. Luego pulse Enter para seleccionar el siguiente dato.

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Siga agregando más datos hasta el 2013. Seleccione la celda B2 y cambie 4.3 por 45000000. Complete los datos como el siguiente gráf ico. No olv ide colocar el texto Facebook en la celda B1.

10. Como en el gráf ico aún se muestran los v alores de Serie 2 y Serie 3. Al extremo inf erior derecho, dé clic en el pequeño cuadrado azul y arrastre a la izquierda justo al terminar la 277

columna B.

11. Cierre la v entana de la hoja de Excel. Ahora, podrá v er su gráf ico insertado.

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12. Guarde su documento con el nombre Mis Graf icosExcel. Luego, cierre su documento. ALTO: No cierre Word.

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Ejercicio 32 En este ejercicio, usted aprenderá a insertar Tablas en su documento.

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Abrir Word 2013. Pulsa clic en la f icha Insertar. En el grupo Tablas, pulsa clic en Tabla. Aparece un menú de cuadros. Señala el primer cuadrado y observ a que aparece el texto Tabla de 1 x 1. Señala los cuadros hasta que indique Tabla de 3 x 4. Aparece una tabla de 3 columnas por 4 f ilas.

En la primera celda escribe: Comando. Pulsa la tecla Tab, ahora el punto de inserción se muestra en la siguiente celda. Ahora escribe: Comando en la cinta. Pulsa Tab. Escribe: Método abrev iado del teclado. Pulsa Tab, observ a que el punto de inserción se encuentra en la primera celda de la 280

segunda f ila. 9. Escribe Seleccionar Tabla. Pulsa la tecla Tab. 10. Escribe: Herramienta de tabla; Presentación > Seleccionar> Seleccionar tabla. Pulsa la tecla Tab. 11. Escribe: ALT - 5. 12. Guarde su archiv o con el nombre: Mis tablas.

ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.

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Ejercicio 33 En este ejercicio, usted aprenderá a aplicar estilos a su tabla.

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Pulsa clic en alguna celda de la tabla. Observ e que aparece la f icha contextual Herramientas de tabla con sus respectiv as f ichas Diseño y presentación. En la f icha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, señala cada una de las miniaturas que aparece en la galería de estilos de tabla. Pulsa clic en el botón Más. Aparece la galería de estilos de tabla. En la galería de estilos de tabla, pulsa clic en el estilo Tabla de cuadrícula 4.

Pulsa clic en la f icha Presentación. En el grupo Tabla, pulsa clic en Seleccionar. Clic en Seleccionar tabla. Observ e como toda la tabla se 282

selecciona. Pulsa clic en la palabra Comando. En el grupo Tabla, clic en Seleccionar y clic en Seleccionar Fila. Observ e como toda la f ila se selecciona. 10. En el grupo Filas y columnas, pulsa clic en Insertar arriba. Aparece una nuev a f ila en la parte superior de la Tabla. 11. En el grupo Tabla, pulsa clic en Ver cuadriculas. Observ e que aparece una línea discontinua entre las columnas de la Tabla, esto indica que las líneas que separan a las columnas están inv isibles y ahora se están mostrando para guiarse. 8. 9.

12. Pulsa clic en la primera celda de la nuev a primera f ila. 13. Escribe: Todo sobre Tablas. 14. Selecciona toda la f ila de dónde has escrito el texto del paso 10. 15. En el grupo Combinar, pulsa clic en el botón Combinar celdas. Todas las celdas se v uelv en una sola. 16. En el grupo Alineación, pulsa clic en Alinear v erticalmente. Observ e que el texto aparece en el medio de la celda combinada.

283

17. Guarde los cambios y cierre su documento. ALTO: No cierre Word.

284

Ejercicio 34: Letra capital Las letras capitales son muy utilizadas en cuentos infantiles, una letra capital no es más que un texto de mayor de tamaño que resalta el inicio de la lectura de algún documento.

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Abrir el archiv o Capital. Selecciona la letra E del primer párraf o. Pulsa clic en la f icha Insertar y en el grupo Texto, pulsa clic en Letra capital. Señala cada opción y observ e como cambia el texto seleccionado.

Clic en la opción Opciones de letra capital. En el cuadro de dialogo Letra capital, en la sección Posición, pulsa clic en la opción En texto. En la sección Opciones, en el cuadro Fuente, seleccione Monoty pe Corsiv a. 285

8. En el cuadro Líneas que ocupa, aplique 3. 9. En el cuadro Distancia desde el texto, aplique 0.5 cm. 10. Clic en Aceptar.

11. Guarde su documento con el nombre Mi Capital. Luego, cierre el documento.

286

287

Ejercicio 35: Insertar símbolo Existen diferentes símbolos que posee Word 2013, estos símbolos pueden ser utilizados como textos.

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Abrir el archiv o Simbolos.docx Verif ique que el punto de inserción se encuentre al inicio del documento. Pulsa clic en la f icha Insertar y en el grupo Símbolos, pulsa clic en Símbolos. En la lista de símbolos, pulsa clic en Más símbolos.

En el cuadro de dialogo Símbolos, en el cuadro Fuente elige Wingdings. En la lista de símbolos, clic en el símbolo en f orma de libro abierto. Clic en Insertar.

288

8. 9.

Clic en Cerrar del cuadro de diálogo Símbolo. Guarde su documento con el nombre Mis Símbolos.

ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.

289

Ejercicio 36: Insertar ecuaciones Muchas veces a las personas les resulta difícil escribir fórmulas matemáticas en un documento, algunos necesitan un programa especializado para la edición de ecuaciones y formulas, pero Word ha modificado su editor de ecuaciones para ayudarle a que sus documentos con fórmulas sean más fáciles de hacer.

1.

En el cuarto párraf o, selecciona los dos espacios en blanco que se encuentran a la derecha de la palabra “Formula:”

2.

Pulsa clic en la f icha Insertar y en el grupo Símbolos, pulsa clic en Ecuación. Observ e como aparece un área donde podrá escribir la ecuación. También observ e que aparece la f icha contextual Herramientas de ecuación con su respectiv a f icha Diseño. Escribe: C. En la f icha Diseño, en el grupo Símbolos pulsa clic en el símbolo igual (=),

3. 4.

290

5. 6. 7.

Escribe: 2. Pulsa clic en el botón Más de la galería de Símbolos. Pulsa clic en el símbolo de Pi.

291

8. Clic en el símbolo de Multiplicación. 9. Escribe: r. 10. Pulsa clic en la f lecha del área de ecuación. 11. Clic en Guardar como nuev a ecuación.

292

12. En el cuadro de dialogo Crear nuev o bloque de creación, en el cuadro Nombre escribe: Circunf erencia. 13. Pulsa clic en Aceptar.

293

14. Pulsa clic en un espacio f uera del área de ecuación. El área deja de estar seleccionada y desaparece la f icha contextual Herramientas de ecuación. 15. Pulsa clic en la f icha Insertar y en el grupo Símbolos, pulsa clic en la f lecha de Ecuación. 16. Observ a que aparece la ecuación que creaste hace unos instantes. Pulsa la tecla Esc. 17. Guarde su documento y cierre Word.

294

295

Capítulo 8: Trabajar con Bloques de creación y documentos extensos Los Elementos rápidos La galería de elementos rápidos permite crear, almacenar y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotexto, propiedades del documento como título y autor, y campos. Puede acceder a Elementos rápidos desde la ficha Insertar, grupo Texto.

296

Autotexto Autotexto es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso una y otra vez. Para acceder a la galería de autotextos, siga estos pasos:

1. 2. 3.

Haga clic en Elementos rápidos. Señale Autotexto. Haga clic en el autotexto agregado.

Para guardar un nuevo autotexto, siga estos pasos:

1. 2.

Escriba una f rase larga, por ejemplo el nombre de su empresa o alguna nota. Seleccione el texto escrito y pulse Alt - F3.

Nota: También puede hacerlo desde Elementos rápidos, y clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

297

3. 4. 5. 6.

En el cuadro de diálogo Crear nuev o bloque de creación, en el cuadro Nombre, escribe el nombre con el que quieres que aparezca el Autotexto. En el cuadro Galería, v erif ique que esté activ o Autotexto. En el cuadro Descripción, escriba un texto ref erente a lo que se v a a insertar. Haga clic en Aceptar.

Ahora puede acceder a la galería de Autotextos desde Elementos rápidos y podrá visualizar ALTO3 y además la entrada que aparecerá si elige esta opción. También puede escribir por ejemplo la palabra ALTO3 y luego pulsar F3, ya que ALTO3 es el nombre con el que se guardó el autotexto, de esta manera ahorras tiempo en lugar de escribir toda la frase.

298

Crear una Tabla de contenido Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por ejemplo T tulo 1, Título 2 y Título 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Word busca estos encabezados y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. También puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de diálogo Tabla de contenido. A continuación les enseñare como crear una tabla de contenido de manera sencilla.

1. 2. 3.

Haga clic en la f icha Ref erencias. En el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido. Haga clic en algún diseño de tabla de contenido.

299

Crear una tabla de contenido personalizada SI no desea utilizar una tabla de contenido de la galería de tablas de contenido, puede crear una tabla de contenido personalizada. Cuando crea una tabla de contenido personalizada, puede elegir el formato de estilo de la tabla de contenido, además puede elegir el nivel de t tulos elegidos y también un carácter de relleno.

300

Crear un Hipervínculo Al igual que una página Web, puedes agregar hipervínculos a tus documentos, ya sea para ingresar a una información externa, por ejemplo en una página Web, o quizá para dirigirse a un lugar del mismo documento. Para crear un hipervínculo hacia una página web, realice los siguientes pasos:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione una palabra. Haga clic en la f icha Insertar. En el grupo Vínculos, haga clic en Hiperv ínculo. En el cuadro de diálogo Insertar hiperv ínculo, v erif ique que esté activ o la opción Archiv o o página web existente. Haga clic en dirección y escriba una página Web. Haga clic en Aceptar.

301

Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento Puede crear un hipervínculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de hacerlo, el documento puede ser Marcado o simplemente los textos tener el estilo de Título. Ahora siga estos pasos para crear un hipervínculo a un lugar en este documento.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione una palabra. Haga clic en la f icha Insertar. En el grupo Vínculos, haga clic en Hiperv ínculo. En el cuadro de diálogo Insertar hiperv ínculo, v erif ique que esté activ o la opción Lugar de este documento. Haga clic en el Título o Marcador deseado. Haga clic en Aceptar.

302

Ejercicio 37 En este ejercicio usted aprenderá a guardar un elemento rápido, luego, lo insertará en su documento de dos formas diferentes.

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Nav egue hasta C: | Word2013-Lab | Cap9 y abrir el archiv o ElementosRapidos. En el párraf o 5 (considerando el texto Bonito Bambú y Tipos de bambú) selecciona el texto chimonobambusa marmórea. Pulsa clic en la f icha Insertar. En el grupo Texto, pulsa clic en Elementos rápidos. Clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

En el cuadro de dialogo Crear nuev o bloque de creación, en el cuadro Nombre escribe: chimo. En el cuadro Descripción escribe: Inserta el texto chimonobambusa marmórea. 303

8.

Verif ica que el cuadro Guardar en, este la opción Building Blocks.dotx.

Nota: Building Blocks dotx es una plantilla de Word que almacena todos los elementos rápidos agregados.

9.

Clic en el botón Aceptar.

10. Pulsa Ctrl + Fin para dirigirte al f inal del documento. 11. En el grupo Texto, pulsa clic en Elementos rápidos. Observ e que aparece un nuev o elemento agregado, que es el texto seleccionado. 12. Señala el elemento y v erás una etiqueta de inf ormación. Recuerda que es el nombre que le pusiste (chimo) y su descripción.

304

13. Pulsa clic sobre el elemento chimo. Observ e que el texto chimonobambusa marmórea aparece al f inal del documento. 14. Pulsa Ctrl + Z para deshacer la entrada. 15. Escribe: chimo. 16. Pulsa F3. Puedes observ ar que aparece el texto chimonobambusa marmórea. Te has ahorrado el tiempo de escribir todo el nombre. 17. Guarde su documento con el nombre Mis ElementosRapidos. Luego, cierre su documento. ALTO: No cierre Word

305

Ejercicio 38: Crear una tabla de contenido Después de terminar de escribir un libro, seguramente desea crear una Tabla de contenido donde muestre los títulos y subtítulos del libro terminado. Muchos usuarios no conocen la herramienta Tabla de contenido así que se dedican a crear su tabla viendo el t tulo en cada página. Esto puede resultar algo pesado, así que Word le ayudará a que pueda crear una tabla de contenido de manera rápida, utilizando los estilos de Word como base.

1. 2. 3. 4. 5.

Abrir el archiv o Contenido.docx. Pulsa clic antes del texto Administración General. Pulsa clic en la f icha Ref erencias y en el grupo Tabla de contenido, pulsa clic en Tabla de contenido. Clic en la opción Tabla automática 2. Pulsa Ctrl + Inicio. Ahora puede v er una tabla de contenido.

6. 7.

Pulsa clic en cualquier lugar de la Tabla de contenido. Señala Instalaciones, aparece una etiqueta donde indica que 306

8.

puedes pulsar Ctrl - clic para dirigirte a la página correspondiente del título. Además puedes v er que Instalaciones se encuentra en la página 2. Pulsa la tecla Ctrl y v eras que el puntero cambia por una mano (hiperv ínculo) y pulsa clic en Instalaciones.

Word sitúa el punto de inserción en el titulo Instalaciones en la página 2.

9.

Pulsa Ctrl + Enter. El titulo Instalaciones ahora aparece en la pagina 3. 10. Pulsa Ctrl + Inicio para dirigirte a la primera página. Observ e la tabla de contenido, el titulo Instalaciones y su página no ha suf rido cambio alguno. 11. Pulsa clic en la f icha Ref erencias y en el grupo Tabla de contenido, pulsa clic en Actualizar tabla. 12. Seleccione la opción Actualizar solo los números de página. Observ e como ahora se muestra la página 3 para Instalaciones y sus demás títulos.

307

13. En el grupo Tabla de contenido, dé clic en Tabla de contenido y clic en Quitar tabla de contenido. 14. Nuev amente clic en Tabla de contenido y seleccione Tabla de contenido personalizada. 15. En el cuadro de diálogo Tabla de contenido, en Formato, seleccione Sof isticado y luego clic en Aceptar.

308

16. Guarde su documento con el nombre Mis Contenidos. Luego, cierre el documento. ALTO: No cierre Word.

309

Ejercicio 39: Preparar los datos para la combinación de correspondencia Puede crear un documento o una carta de correo electrónico de manera masiva, para ello es necesario contar con un origen de datos. Los orígenes de datos pueden ser una Base de datos creada en Microsoft Office Access 2013, o quizá una lista de empleados en Microsoft Office Excel 2013, o también una lista de contactos de Microsoft Office Outlook. Sea cual fuere su origen de datos, usted puede utilizarlo para crear documentos masivos, y si no posee alguno, puede crear su propio origen de datos personalizado.

1. 2. 3.

Abrir el archiv o Documento. Pulsa clic en la f icha Correspondencia y en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, pulsa clic en Iniciar combinación de correspondencia. Clic en la opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

310

4.

En el panel Combinar correspondencia, con la opción Carta seleccionado por def ecto, pulsa clic en Siguiente: Inicie el documento.

5.

En el siguiente paso del panel Combinar correspondencia, con la opción Utilizar el documento actual, pulsa clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios. En el tercer paso del panel Combinar correspondencia, pulsa clic en Examinar. En el cuadro de dialogo Seleccionar archiv os de origen de datos, nav egue hasta C: | Word2013-Lab | Cap9. Pulsa clic en el archiv o OrigenDatos. Clic en Abrir.

6. 7. 8. 9.

311

10. En el cuadro de dialogo Seleccionar tabla, v erif ique que este seleccionado Hoja 1. 11. Clic en Aceptar.

312

12. En el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia, dé clic en Aceptar.

313

ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.

314

Ejercicio 40: Crear la combinación de correspondencia Después de modificar el origen de datos ya puedes terminar con la combinación de correspondencia masiva, utilizando el documento actual puedes crear varios documentos con diferentes nombres, es decir dirigido a diferentes destinatarios.

1. 2. 3.

4. 5. 6.

En el panel Combinar correspondencia, en el paso 3, pulsa clic en Siguiente: Escriba la carta. En el documento, pulsa clic al f inal de la f echa y luego pulsa Enter 2 v eces. En el panel Combinar correspondencia, pulsa clic en Más elementos.

En el cuadro de dialogo Insertar campo de combinación, pulsa clic en Dirección 1. Clic en Insertar. Observ e que aparece un campo que indica que Dirección 1 aparecerá en ese lugar. Clic en Cerrar. Luego, dé un espacio en blanco después del campo Dirección1.

315

7.

En el panel Combinar correspondencia, pulsa clic en Línea de saludo. 8. En el cuadro de dialogo Insertar línea de saludo, en el primer cuadro de Formato de la línea de saludo, seleccione Estimado. 9. En el segundo cuadro seleccione Sr. Jav i Saav edra hijo. 10. Pulsa clic en Aceptar.

316

11. Sitúese a la izquierda del texto “Para obtener descuentos aun…” 12. En el panel Combinar correspondencia, pulsa clic en Mas elementos. 13. En el cuadro de dialogo Insertar campo de combinación, clic en Nombre. 14. Clic en Insertar y luego clic en Cerrar. 15. En el documento pulse la Barra espaciadora para dejar un espacio en blanco. 16. Ahora inserte el campo Apellido. 17. Inserte una coma a la derecha del campo Apellido.

18. En el panel Combinar correspondencia, pulse clic en Siguiente: Vista prev ia de las cartas. 19. En el panel Combinar correspondencia, pulsa clic v arias v eces 317

en el botón Av anzar. Observ e como se muestra el documento con cada clic que hagas en el botón Av anzar.

20. Clic en Siguiente: Complete la combinación.

21.

En el último paso del panel Combinar correspondencia, pulsa clic en Editar cartas indiv iduales. 22. En el cuadro de dialogo Combinar en un documento nuev o, seleccione Todos. 23. Clic en Aceptar.

318

Observe sus documentos. Son iguales pero el destinatario cambia.

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24. Guarde su documento con el nombre Mi Correspondencia. ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.

320

Ejercicio 41: Imprimir un documento Puede imprimir su documento de manera sencilla con el nuevo BackStage. Haga clic en la ficha Archivo y podrá ver la BackStage y su opción Imprimir.

1. 2.

Haga clic en la Ficha Archiv o y clic en Imprimir. En la opción Carta, seleccione A4.

3.

Pulse clic en Impresora, y seleccione la Impresora que necesita.

321

4. 5. 6. 7.

Observ e la v ista prev ia del documento. En el cuadro Copias, seleccione 2 copias para tener una para los destinatarios y otra para usted mismo. Haga clic en Imprimir. Espere unos instantes y tendrá todas sus impresiones. Guarde su documento y cierre Word.

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323

Parte 2: EXCEL 2013

324

Capítulo 1: Fundamentos de Excel ¿Qué es Excel? Excel es el programa más usado en el mundo para la creación de poderosas hojas de cálculo en el cual puede realizar análisis de datos estadísticos, generar informes, e inclusive agregar gráficos especializados para presentar sus datos ante cualquier audiencia. Una vez que comience a trabajar con Excel 2013, podrá darse cuenta que sus herramientas son muy sencillas de usar. Si ya ha tenido experiencia con versiones anteriores no debe preocuparse, ya que todo sigue estando en su mismo lugar; si es un nuevo usuario en Excel, no demorará mucho en comprender su funcionamiento. En este libro, aprenderá los conceptos esenciales para utilizar Excel y sacarle provecho al máximo.

325

Iniciar Excel Excel puede ser instalado principalmente en sistemas operativos nuevos como Windows 7 y Windows 8. La forma de acceder a Excel 2013 ha cambiado debido a que tanto Windows 7 y Windows 8 no funcionan de la misma manera. Por ejemplo, en Windows 7 existe un menú llamado Inicio que aparece al pulsar la tecla Windows, en cambio en Windows 8, pulsando la misma tecla, nos lleva a la Pantalla Inicio, el cual muestra una serie de mosaicos y una nueva interfaz.

Nota En este libro se está utilizando Windows 7 como sistema operativo cliente. Es posible que algunas capturas de pantalla no se vean idénticas a las suyas.

Abrir Excel usando Window s 8 1. 2.

En su pantalla Inicio, desplácese hasta el grupo de mosaicos de Microsof t Of f ice 2013. De clic o un toque en Excel 2013.

Abrir Excel Usando Window s 7 1. 2. 3.

De clic en el botón Inicio. De clic en Todos los programas. De clic en Microsof t Of f ice 2013. 326

4.

De clic en Excel 2013.

327

La Pantalla Inicio de Excel Cuando inicia Excel 2013 lo primero que verá es lo que llamamos la pantalla Inicio. En esta pantalla usted podrá fácilmente crear un nuevo libro, o abrir uno existente. Para crear un nuevo libro usted tendrá la opción de usar uno en blanco o elegir una plantilla prediseñada, lista para que usted pueda editarlo a como más le guste.

Nota: Un libro es el nombre que se le da a los archivos de Excel. Para trabajar con Excel 2013 primero deberá crear un libro en blanco o a través de una plantilla prediseñada.

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Identificar los elementos de la interfaz Excel posee dos grupos de botones de operación Minimizar, Maximizar y Cerrar; el grupo de la parte superior se asocia a la aplicación y el otro al libro de trabajo. Además, si señalas cualquier elemento de la ventana de Excel 2013 y esperas unos segundos, aparecerá la información de pantalla con el nombre del elemento y su función.

¿Qué es un Libro? Si ha pensado en los libros que tienen en su biblioteca, pues, no está tan lejos de la realidad. Un libro en Excel no es más que un archivo. Por ejemplo, a los archivos de Word los llamamos documentos, a los archivos de PowerPoint los llamamos presentaciones, y pues, a los archivos de Excel los llamamos libros. Y ¿Por qué Libro? Este término se impuso porque Excel trabaja con hojas de cálculo y en un libro usted puede tener muchas hojas (al igual que sus libros en la biblioteca). La siguiente imagen muestra la estructura de un libro en Excel.

Crear un libro en blanco a trav és de la pantalla inicio Un libro en blanco simplemente contiene la hoja dónde podrá comenzar a trabajar. Al ser en blanco, usted podrá controlar el diseño y la posición de cada uno de los

329

elementos que coloque en su hoja. Para crear un nuevo libro en blanco desde la pantalla Inicio, siga estos pasos:

1. 2.

En la pantalla Inicio, de clic en Libro en blanco. Observ e como se acaba de abrir la pantalla principal de Excel (v éase Examinar la v entana de Excel 2013). Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 para cerrar el programa.

Crear un libro a partir de una plantilla prediseñada desde la pantalla inicio Una plantilla prediseñada es una hoja de Excel que contiene un diseño, colores, datos y fórmulas ya hechas simplemente para que usted pueda cambiarlas o editarlas. En muchos casos, una plantilla puede ahorrarle tiempo y trabajo. Para crear un nuevo libro a partir de una plantilla desde la pantalla Inicio, siga estos pasos: Antes de continuar, abrir Excel 2013.

1.

En la pantalla Inicio, a su derecha, use la barra de desplazamiento para mov erse por la pantalla y podrá v er la gran v ariedad de plantillas y a incluidas en Excel.

330

2. 3.

Una v ez rev isado las div ersas plantillas, haga clic en la plantilla Hoja de balance. Se abre la v entana de diálogo Hoja de balance. En la v entana de diálogo Hoja de balance, de clic en el botón Crear.

Ahora podrá ver su plantilla prediseñada Hoja de balance. Al ser una plantilla; ya contiene datos, un diseño y hasta fórmulas.

331

4.

Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 y clic en No guardar.

332

Examinar la ventana de Excel 2013 Cuando crea un nuevo libro en Excel 2013, lo primero que llamará su atención será una cuadrícula por toda la ventana. Este conjunto de pequeños rectángulos permitirá que usted pueda ingresar sus datos y así obtener los resultados esperados. También podrá darse cuenta de una serie de pequeños íconos ubicados en la parte superior de la ventana, cada uno de ellos permite realizar una acción con los datos, los gráficos, o las estructuras en su hoja, y son conocidos como comandos. La siguiente ventana muestra algunas partes de su ventana principal de Excel 2013.

1.

Barra de herramientas de acceso rápido.

333

2. 3. 4. 5.

Barra de título. Cinta de opciones. Barra de f órmula. Cuadrícula

A continuación conocerá los diferentes elementos que se encuentran en la ventana de Excel 2013, también brindaré una pequeña descripción de los mismos para que usted se vaya familiarizando.

Barra de herramientas de acceso rápido Es la única barra de herramientas que posee Microsoft Office 2013. En ella encontrarás los botones más comunes: Guardar, Deshacer y Repetir.

Barra de título En esta barra encontrará el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Excel el nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecerá el nombre del archivo, por ejemplo DivisiónMinería.

Botones de Control de Excel Estos botones controlan algunos aspectos de la ventana de Excel. Entre la lista de botones de control también están el botón Ayuda y las opciones para mostrar y ocultar la cinta de opciones.

334

1. 2. 3. 4. 5.

Ay uda de Excel (Puede acceder con F1). Opciones de presentación de la cinta de opciones. Minimizar Maximizar / Restaurar. Salir o Cerrar aplicación (Alt + F4).

335

La cinta de opciones Conocido en varios países como solo “la cinta”, desde ella encontrará la gran mayoría de comandos que usará con sus datos. Si quiere insertar una imagen, un gráfico, o aplicar negrita o cursiva a sus textos, en la cinta de opciones encontrará todo lo que necesita para hacerlo. Para que pueda encontrar lo que necesita de manera más fácil, la cinta de opciones se ha organizado en tres elementos generales: Las fichas o pestañas, los grupos, y los comandos. La siguiente imagen muestra detalladamente la cinta de opciones.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ficha Archivo: Activ a la v ista Backstage. Ficha Activa: En la imagen, la f icha activ a es Inicio. Fichas: La cinta de opciones contiene v arias f ichas como Insertar, Diseño de página, Fórmulas, etc. Nombre de Grupo: Al elegir una f icha podrá v er los nombres de cada grupo, en la imagen, el grupo señalado se llama Fuente. Iniciador de cuadros de diálogo: Algunos grupos tienen este botón para acceder a más opciones. Comandos: Son los botones que se encuentran en las dif erentes f ichas y agrupados para una mejor organización.

Vamos a practicar un poco con la Cinta de opciones.

1. 2.

3.

De clic a la f icha Archiv o. Al hacerlo, podrá v er la v ista Backstage. Desde allí podrá crear nuev os libros, imprimir sus hojas o compartir sus datos con alguien más. De clic en la f lecha que apunta a la izquierda. De esta manera acaba de v olv er a su hoja y nuev amente se muestra la cinta de opciones.

De clic en la f icha Insertar. En esta f icha se encuentran los 336

grupos Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráf icos, Inf ormes, Minigráf icos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

4.

De clic en la f icha Diseño de página. En esta f icha se encuentran los grupos Temas, Conf igurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

5.

De clic en la f icha Fórmulas. En esta f icha se encuentran los grupos Biblioteca de f unciones, Nombres def inidos, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

6.

De clic en la f icha Datos. En esta f icha se encuentran los grupos Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y f iltrar Herramientas de datos, Esquema y Análisis.

7.

De clic en la f icha Rev isar. Encontrará los grupos Rev isión, Idioma, Comentarios, Cambios y quizá Entrada de lápiz.

8.

De clic en la f icha Vista. Encontrará los grupos Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

337

9.

Por último, de clic en la f icha Inicio. Encontrará los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modif icar.

Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algún programa de Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF. Programador puede ser activado por usted cuando necesite realizar algunas tareas sobre formularios y programación para VBA.

338

Cuadro de nombres En el cuadro de nombres podrá ver la celda activa. También puede ver el nombre de un rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro.

339

Barra de fórmulas En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí.

340

Celda Activa La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa.

341

Números de fila Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576.

342

Letras de Columna Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas.

343

Celdas Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.

1. 2. 3. 4. 5.

Encabezados de columnas. Encabezados de f ilas. Seleccionar toda la hoja. Celda activ a. Celdas.

344

Etiquetas de hojas Las etiquetas de hojas de cálculo se crean al crear un libro nuevo, al menos tendrá una hoja para trabajar. El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.

345

Vistas del Libro Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Excel, por ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseño de página si desea trabajar con una regla y márgenes de página.

346

Herramientas Zoom Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.

347

Terminologías de Excel Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminología. A continuación, se presentan una serie de términos para que usted sepa cómo trabaja Excel.

Hoj a de trabaj o Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas. Cada Libro de Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 columnas. Cada columna está etiquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA, seguida por AB y así sucesivamente. La última columna en una hoja es XFD. Cada fila está etiquetada usando un número, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila 1,048576.

Celda Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un único nombre llamado una dirección de celda. Una dirección de celda es la designación formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en la intersección de la columna A y la fila 8 es llamado celda A8, y A8 es su dirección de celda.

Puntero de celda El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.

Celda activ a Al seleccionar una celda esta se convierte en la celda activa. Puede reconocer una celda activa porque muestra unos bordes gruesos y además contiene un pequeño cuadrado verde el cual es llamado Controlador de Relleno.

Rango El termino rango por lo general se refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Inclusive una celda activa también es llamada rango, se le dice rango de una sola celda. Para entender los rangos a la hora de trabajar con Excel, estos son separados por dos puntos (:). Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.

Barra de fórmulas La Barra de fórmulas está formado de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de fórmula, el Cuadro de Nombre muestra la ubicación de la celda activa. El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la información almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una formula aparece en el área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar la flecha apuntando hacia abajo ubicado en el extremo derecho del área Contenido de celda.

348

Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece activo el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botones más aparecen; Si usa la Marca (visto bueno) permitirá que introduzca algún dato, en cambio la X cancelará todo lo que haya agregado o cambiado.

349

Guardar los libros de Excel Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo. Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, podrá agregar un nombre y una ruta de almacenamiento de su Libro. La próxima vez que quiera guardar, con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), fácilmente puede utilizar el comando Guardar, si desea cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como. Cuando trabaja con Excel 2013, se utiliza el BackStage de Office 2013, es en ese lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Excel 2013 ya posee la opción de guardar automáticamente en PDF o XPS. Además, también podrá guardar sus libros en SkyDrive.

350

Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:

Nota: Antes de empezar con el ejercicio, abrir Excel y crear un libro de trabajo en blanco.

1. 2. 3. 4.

5.

Pulse clic en la f icha Archiv o. Aparece el BackStage de Of f ice 2013. Haga clic en Guardar. En lugar de ello, se activ a la opción Guardar como. En la sección Guardar como, seleccione Equipo y clic en Examinar. En el cuadro Nombre de archiv o, escriba un nombre para su Libro. En el cuadro Tipo, v erif ique que se encuentra activ a la opción Libro de Excel.

Pulse clic en Guardar. Cuando guarda un Libro, el nuev o 351

nombre se muestra en la Barra de título. Nota: Si se encuentra activo la opción de Mostrar las extensiones en Windows, entonces en el cuadro Tipo aparecerá Libro de Excel (*.xlsx). Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, siga estos pasos:

1. 2. 3. Nota:

Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios. Pulse clic en la f icha Archiv o. Pulse clic en Guardar.

Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rápido. Para guardar un libro existente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos:

1. 2. 3. 4. 5.

Pulse clic en la f icha Archiv o. Pulse clic en Guardar como. Seleccione Equipo y clic en Examinar. Agregue un nombre dif erente o elige una nuev a ubicación. Haga clic en el botón Guardar.

352

Abrir Libros de trabajo Puedes continuar llenando datos en los libros de trabajo que hayas guardado anteriormente. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos:

Nota: Antes de comenzar, inicie Excel 2013.

1. 2.

De clic en la f icha Archiv o y luego clic en Abrir. Seleccione Equipo y luego clic en Examinar.

3.

En el cuadro de diálogo Abrir, ingrese a C:/DatosExcel/Capítulo1. Clic en Proy ectos, y luego clic en el botón Abrir. El archiv o Proy ectos se ha abierto.

4.

353

5. 6. 7. 8.

Para abrir otro archiv o, pulse Ctrl + A, seleccione Equipo y luego Examinar. Dentro de la misma ruta, seleccione el archiv o Ref erencias. Ahora, dé clic en la f lecha del botón Abrir. Dé clic en Abrir y reparar.

354

9. Abre nuev amente Excel 2013, pulsa CTRL + A y se abrirá el cuadro de diálogo Abrir. 10. Si el libro que intentas abrir está dañado, puedes tratar de repararlo. Verif ica la ruta de acceso, selecciona el archiv o, oprime clic en la f lecha del botón Abrir y elige la opción Abrir y Reparar. 355

11. En el mensaje que se muestra elige la opción Reparar.

En el nuevo cuadro de diálogo Reparaciones en el archivo oprime clic en el botón Cerrar.

12. Para cerrar el libro Ref erencias, de clic en la f icha Archiv o y clic en Cerrar. Nota: Si aparece un cuadro de diálogo preguntándole si quiere guardar, dé clic en No guardar.

13. Cierre el archiv o Proy ectos.

356

Insertar Hojas Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Excel 2013 presenta una hoja al crear un libro. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando cronológicamente, por ejemplo, si agrega una nueva hoja a la ya predeterminada, sería llamada Hoja2, la siguiente sería Hoja3 y así sucesivamente.

Nota: Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un libro de Excel, más recursos de memoria consumen.

1. 2.

Abrir un archiv o de Excel. En la parte inf erior de la v entana encontrarás 1 etiqueta llamada Hoja1.

3.

De clic en el signo Más (+) ubicado a la derecha para agregar una hoja nuev a.

4.

Oprime May us + F11 y se agregará la Hoja3, la cual no aparecerá cronológicamente. Oprime clic derecho en Hoja3 y elige Insertar.

5.

357

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar.

6.

En la pestaña General, seleccione Hoja de Cálculo y luego clic en Aceptar. Aparecerá la Hoja4, pero tampoco cronológicamente.

358

Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Renombrar hoj as El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1, pero usted puede cambiar el nombre de la hoja para identificarla más fácilmente. Sigue estos pasos para renombrar una hoja.

Clic derecho en la hoja y elige la opción Cambiar Nombre. Doble clic en la hoja y escribe el nuev o nombre. Clic a la f icha Inicio y en el grupo Celdas oprime clic en el botón Formato y elige la opción Cambiar el nombre de la hoja. Practica siguiendo esta secuencia:

1.

Clic derecho en Hoja1 y elige la opción Cambiar Nombre. Verás que el nombre Hoja1 está seleccionado.

359

2. 3.

Escribe: “Tasa de Interés” y oprime Enter. Dé doble clic en Hoja2, escribe “Proy ectos” y oprime Enter.

Reorganizar hoj as Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las demás. Si deseas reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrástrala hacia el lado donde deseas moverla. Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron cronológicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente:

1.

Oprime clic derecho en Hoja3 y elige la opción Mover o copiar. Aparecerá el cuadro de diálogo Mov er o copiar.

360

2.

Selecciona la opción (Mov er al f inal) y luego clic en Aceptar. Hoja3 se mov erá al f inal de todas las hojas.

361

3.

Para mov er Hoja4, oprime clic sobre ella sin soltar y realiza un arrastre hasta el f inal de las hojas.

Aplicar colores a etiquetas Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de cálculo, para poder reconocerlas y ordenarlas.

1.

Oprime clic derecho en la hoja Tasa de Interés, dirígete a la opción Color de Etiqueta y elige el color Púrpura. Ahora la etiqueta tiene una línea púrpura.

362

2.

Oprime clic derecho en la hoja Proy ectos, elige Color de etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Interés ahora estará sombreada completamente.

Eliminar Hoj as Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente manera:

1.

Oprime clic derecho en Hoja4 y luego clic en Eliminar. Desaparecerá Hoja4.

363

Nota: Si una hoja contiene datos, aparecerá un mensaje pidiéndote que confirmes que deseas eliminarla.

2.

Seleccione Hoja3 y en la f icha Inicio, grupo Celdas, oprime clic en la f lecha del botón Eliminar y elige la opción Eliminar Hoja.

364

Nota: Cierre Excel sin guardar los cambios.

365

Capítulo 2: Manejo de datos en Excel Introducir Datos en Excel Excel 2013 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los números, también puede insertar texto, fórmulas, fechas y horas y otros tipos de datos más.

Los v alores numéricos Al utilizar o revisar algunos trabajos hechos en Excel, encontrará gran variedad de datos numéricos, como edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Excel trata a los números con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentes operaciones y cálculos cuando introduce un número. Al ingresar un valor numérico este se alinea a la derecha de la celda.

Los textos Al diseñar una plantilla, recibos o cuadros estadísticos, siempre necesitará de los textos para brindar una mejor presentación y que esta sea entendible. Los textos nos ayudan a que sepamos donde ingresar el dato o porqué lo agregamos en ese lugar. Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de texto, cada texto que inserte en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquierda. Si el texto es demasiado largo, aparentará sobrepasar la celda de lado, pues todo lo escrito está en la celda donde comenzó a insertar el texto.

366

Modificar el contenido de una celda Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden aceptar números, textos y fórmulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsar Enter. Cuando desea aumentar más contenido, pulse la tecla F2 y el punto de inserción estará al final del dato introducido y puede aumentar el valor. Excel brinda todas estas facilidades para que el usuario no tenga problemas a la hora de rediseñar el trabajo.

Aplicar formatos a las celdas Como ya sabrá, Excel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicación de formato a un trabajo hecho en Excel, hablará muy bien de usted y hará saber que su trabajo es impecable y que tomó mucho esmero en crearlo. En la siguiente lista se muestran los diferentes botones que puede utilizar para aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.

Fuente: Cambia la f uente.

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de la f uente.

Negrita: Aplica el f ormato de negrita al texto seleccionado.

367

Cursiva: Aplica el f ormato de cursiv a al texto seleccionado.

Subrayado: Aplica el f ormato de subray ado al texto seleccionado

Color de fuente: Cambia el color del texto.

Color de relleno: Colorea el f ondo de las celdas seleccionadas.

Bordes: Aplica bordes a las celdas seleccionadas.

A continuación, vamos a practicar con el ingreso de datos numéricos y de texto, además aplicaremos algunos formatos:

Nota: Antes de comenzar, inicie Excel con un nuevo libro en blanco.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Dé doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias – Enero. Dé clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter. En A2, agregue el texto: Ingresos. En B2, agregue el texto: Egresos. En C2, agregue el texto: Ganancias. Seleccione A1 y desde la f icha Inicio, en el grupo Fuente, dé clic en Negrita. Dé clic en la f lecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.

368

8.

Dé clic en la f lecha de Color de f uente, y seleccione Azul, Énfasis 1, Oscuro 25%.

369

9. 10. 11. 12. 13.

Seleccione A2:C2 y dé clic en la f lecha de Color de relleno. Seleccione el color Verde, Énfasis 6, Oscuro 25%. Usando Color de f uente, aplique Blanco, Fondo1. Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter. Complete los demás dato tal como lo muestra la siguiente imagen.

370

14. Guarde su archiv o con el nombre Resumen de Ganancias. Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Insertar fórmulas A Excel se le llama hoja de cálculo gracias a la inserción de fórmulas. Incluso estas fórmulas pueden utilizar textos para realizar diferentes acciones. Las fórmulas pueden ser simples expresiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Excel 2013. Una fórmula debe comenzar por el símbolo igual “=” seguidamente de la expresión, por ejemplo: =20+50 que permite sumar el número 20 con el número 50, por ejemplo esta otra: =20(5*2) que resta el número 20 a la multiplicación de 5 por 2. Las fórmulas pueden utilizar constantes como los ejemplos anteriores, pero incluso pueden utilizar las referencias de celda, de esta manera las operaciones serán más flexibles. Cuando ingresa una fórmula y pulsa Enter, el resultado aparecerá en la celda. Puede seleccionar la celda que contiene el resultado para ver la fórmula correspondiente, esto se hace a través de la Barra de fórmula; ahora mostraré algunos ejemplos de fórmulas.

=150*0.19: Esta multiplicación que pretende obtener el IGV es buena pero no cumple las expectativ as, pues siempre dev olv erá el mismo v alor, no es f lexible. =A1+A2: Este modo de suma es muy recomendable, porque si 371

se cambia el v alor de las celdas a sumar, entonces el resultado también cambiará. =Ingresos-Egresos: Resta la celda Ingresos con Egresos. =SUMA(A1:A10): Suma los v alores del rango A1 hasta A10. =A1=A2: Compara el v alor de A1 y A2, si son iguales dev uelv e Verdadero caso contrario dev uelv e Falso. A continuación vamos a agregar fórmulas a nuestro ejercicio anterior

1. 2. 3. 4. 5. 6. Nota:

Dé clic en la celda C3. Agregue el signo igual (=). Seleccione ahora la celda A3 el cual equiv ale al primer dato de la columna Ingresos. Agregue el signo menos (-). Ahora seleccione la celda B3, el cual equiv ale al primer dato de la columna Egresos. La f órmula se muestra así: =A3-B3, si es correcto pulse Enter.

No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Usando el controlador de relleno Para poder completar rápidamente una fórmula en todas las celdas que hagan falta, puede usar el controlador de relleno. También, si usted quiere ahorrar tiempo en agregar números consecutivos, agregar fechas y horas, puede usar el controlador de relleno para completar una serie de datos. Por ejemplo, si se le pide ingresar números del 1 al 200, escribirlos celda por celda nos tomaría mucho tiempo, pero si usamos el controlador de relleno, con un simple arrastre podremos completar los 200 números de manera muy fácil. Vamos a practicar un poco:

Nota: Antes de comenzar, pulse Ctrl + U para agregar un libro en blanco.

En A1 agregue el signo #. En B1 agregue: Meses. En B2, agregue: enero. Para agregar los meses de f ebrero a diciembre, seleccione la celda B2, y luego, señale el controlador de relleno hasta que el cursor cambie por una cruz delgada de color negro.

De clic sin soltar y arrastre lentamente hacia B3, observ e que aparece una etiqueta que indica que ahí se rellenará con f ebrero. 372

Continúe hasta llegar a diciembre.

En A2, agregue el número 1. Realice un arrastre con el controlador de relleno hasta coincidir con la celda de diciembre. Mire la imagen.

373

Al f inal de las celdas rellenadas aparece una pequeña etiqueta, dé clic en ella y seleccione Serie de relleno. Ahora los números acaban de mostrarse del 1 al 12.

374

Guarde su libro con el nombre: Meses y cierre su libro.

375

Introducir Fechas y Horas Excel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial de valores numéricos. Generalmente a estos valores se le aplica un formato para que aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace más entendible manejar fechas y horas, en lugar de solo números.

Introducir fechas Las fechas ingresadas en las celdas de Excel, son series de números empezando por el número 1 que en fecha equivale al 01 de Enero de 1900, el número 2 equivale a 02 de Enero de 1900. Quizá le parezca complicado ingresar una serie de números, pero puede ingresar fechas utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008.

Introducir horas Cuando se está trabajando con horas, simplemente se debe aumentar los decimales a los números de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el número de serie del 01 de Junio de 2013 es 39234. Si ingresa el número 39234.5, estará en el 01 de Junio de 2013 al mediodía. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como por ejemplo: 13 05.

376

Aplicar formatos a los números Excel puede aplicar diferentes formatos a los números introducidos en las celdas. Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Número o utilizando el cuadro de diálogo Formato de Celda.

Formato de número: Permite seleccionar en una lita desplegable los div ersos f ormatos de números que posee Excel, como los porcentajes, f echas, f racciones y más.

Formato de número de contabilidad: Permite cambiar el f ormato de un número a moneda. Dependiendo de su conf iguración regional, aparecerá el símbolo de moneda adecuado.

Estilo porcentual: Aplica el f ormato de porcentaje a un número. En especial el número debe ser un decimal.

Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares.

Aumentar decimales: Permite aumentar los números decimales de un v alor.

Disminuir decimales: Permite disminuir los números decimales de un v alor. Si el decimal es 5 o más, el número entero se redondea.

Dentro del cuadro de diálogo Formato de celda, puede encontrar la ficha Número activa, es ahí donde observará los diferentes formatos que posee un número y como puede aplicarlos.

377

En el siguiente ejercicio aprenderá a modificar el formato de algunos números.

Nota: Activar el libro Resumen de Ganancias.

1.

Para obtener los resultados en las celdas que f altan (C4:C10), use el controlador de relleno para completarla.

378

2. 3. 4.

En D3, agregue el texto: Fechas y pulse Enter. Observ e que no solo se agrega el texto, sino también el f ormato. En D3 agregue: 01-01-2013 y pulse Enter. Use el controlador de relleno para completar las demás f echas correlativ as.

379

5. 6.

Seleccione el rango A3:C10. En la f icha Inicio, en el grupo Número, dé clic en el comando Formato de número de contabilidad. Como puede v er, los números han cambiado su f ormato, presentándose como monedas.

380

7. 8.

Seleccione todos los datos de la columna Fecha. En la f icha Inicio, en el grupo Número, dé clic en la f lecha Formato de número y seleccione Fecha larga.

381

9.

Guarde sus cambios y cierre su libro.

382

Ejercicio Propuesto 1 Abrir el archivo 01_Miscelanea1.

Ahora calcule las celdas en blanco.

Incremento: 10% del precio de compra Precio Venta: Precio compra + Incremento Total Ventas: Precio v enta * Cantidad Total Compras: Precio compra * Cantidad Total Soles: Total Ventas – Total Compras 1. 2. 3. 4.

5.

Calcule la primera f ila (Pantalón) y utilice cualquiera de las opciones de copiar la f órmula en el resto de las celdas. Inserte la columna Total compras entre la columna Cantidad y Total ventas y calcule. Agregue la columna Total Soles después de la columna Total ventas y calcule. Utilice la f unción SUMA para calcular los totales de las columnas Total compras, Total Ventas y Total Soles. Puede encontrar cómo usar la f unción SUMA en el Capítulo 3 - Utilizar f unciones en las f órmulas. Aplique f ormato de tabla. Primera f ila y columna en negrita, color de f ondo Azul oscuro, texto 2, claro 40% y color de texto Blanco, Fondo 1. Celdas de los números, excepto las sumas, f ondo Azul oscuro, texto, claro 80%. 383

Celdas de sumas, f ondo blanco, f ondo 1, oscuro 25%. Bordes contorno de la tabla, excepto los totales y otro contorno para las sumas. En la primera f ila, borde inf erior con doble línea. Columna de totales, f ormato numérico, con decimales.

384

Ejercicio propuesto 2 Abrir el archivo 01_Miscelanea2.

% Comisiones: 15% Total Comisiones: Ventas * 15% Anticipos: 3% del f ijo Ganancias: Fijo + Total de comisiones - Anticipos Total: Suma de cada f ila Aplique formato a la tabla

Títulos de la primera f ila, alineados a la derecha y en Negrita. Fuente de la primera columna, Calibrí, tamaño 12. Borde inf erior a la primera y última f ila. Borde derecho en todas las columnas excepto en la última. Formato numérico porcentual en la f ila de comisiones. Formato numérico con separador de miles e f ila de ganancias. Color de f ondo para toda la tabla Blanco, Fondo1, oscuro 5%. En la celda G3, cambie la f unción SUMA por la f unción PROMEDIO.

385

386

387

Capítulo 3: Fórmulas y Funciones Operadores en las fórmulas Excel 2013 permite el uso de operadores tanto aritméticos, de texto y de comparación, de esta manera puede idearse para crear fórmulas complejas que ayuden al buen funcionamiento de sus datos.

Operadores Aritméticos En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritméticos que más se utilizan. Operador

Explicación

Ejemplo

Resultado

+

Suma

=30+15

45

-

Resta

=30-15

15

-

Negativo

=-30-15

-45

*

Multiplicación

=10*5

50

/

División

=10/5

2

^

Exponente

=2^2

4

%

Porcentaje

=19%

19%

Operadores de texto y comparación Los operadores de texto y comparación pueden ayudarle a resolver algunos problemas con sus tablas. Operador

Nombre

&

Unión

=

Igual que

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual que

55”). El resultado indica que en el rango C2:C13 existen 7 números may ores a 55. 428

En la celda B17el resultado es 5 usando =CONTAR.SI(B2 B13;"? a*"). El resultado indica que en el rango B2:B13 existen 5 palabras cuy a segunda letra es “a” (manzanas y naranjas).

429

CONTAR.SI.CONJUNTO A diferencia de la función CONTAR.SI dónde solo existe un solo argumento para criterio, en CONTAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más extensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2]; [crterio2])

Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la f unción. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la f unción. Veamos un ejemplo:

430

En la siguiente tabla, se pide saber cuántas veces se repite la fruta Pera pero que a su vez sean mayores a las 55 unidades. Como puede ver, los nombres de las frutas se encuentran en la columna B y las cantidades en la columna C. En B15 usaré la siguiente función: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B13;"Pera";C2:C13;">55") Ahora nos piden saber cuántas frutas tienen como segunda letra A y son mayores a 50 unidades. En B16 usaré la siguiente función: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B13;"?A*";C2:C13;">50")

431

SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.S (rango;criterio;rango_suma)

Donde rango es el rango de celdas que se desea ev aluar según los criterios especif icados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o ref erencias que contengan números. Los v alores en blanco no se tendrán en cuenta. El argumento criterio es el criterio en f orma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se v an a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas". El argumento rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se ev aluarán según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios. Ejemplo

432

Dentro de la celda B15 el resultado es 48 pues está utilizando =SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13) La f órmula solicita que se sumen las cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2:B13 está la palabra “Manzana”. En la celda B15el resultado es 75 usando =SUMAR.S (C2:C13,">55") . La f órmula indica que del rango C2:C13 se sumen todos los v alores may ores a 55.

433

SUMAR.SI.CONJUNTO A diferencia de la función SUMAR.SI dónde solo puede seleccionar un rango de criterios y un criterio, en SUMAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos de criterios que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más extensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterio1; [rango_criterios2]; [crterio2])

El argumento rango_suma es el único rango que debe ser necesariamente v alores numéricos, pues es el rango que se v a a sumar después de seleccionar los rangos de criterios. Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la f unción. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la f unción. Veamos un ejemplo:

434

En B15 nos piden sumar las cantidades para Manzana solo a partir del mes de Marzo. Así que usaremos la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2 C13 B2 B13 "Manzana" D2 D13 ">01/03/2005") El rango C2:C13 es nuestro rango que se tomará para sumar sus valores, por lo tanto los datos son numéricos. B2:B13 es el rango de nuestra primera consulta, la primera consulta será “Manzana”. Luego seleccionaré el rango de la siguiente consulta y como criterios será “>=01/03/2005" indicando que tome las fechas a partir del 1ero de Marzo del 2005. En B16 hemos usado la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Pera";D2 D13;">=01/02/2005";D2 D13;" =01/02/2005" y luego ;"