La Biblia de Office 2016

Capítulo 1: Implementación e Instalación de Office Antes de comenzar, debo confesarles que, si no tienen demasiada ex periencia con implementación de Office, este capítulo será un verdadero dolor de cabeza. Y esto es cierto, ya que la instalación de Office 2016 es un poco diferente a las típicas instalaciones donde hace doble clic en Setup.ex e y luego clic en Siguiente, siguiente, siguiente. Si usted no pretende ser un ex perto en instalación de Office, entonces le recomendaría que pase directamente al capítulo 2 dónde ya comenzamos a trabajar con las características del programa. Si usted quiere aprender a instalar Office para implementarlo en su laboratorio de pruebas, entonces lea atentamente este capítulo, si cree que ya tiene un ligero dolor de cabeza, una aspirina no le caería mal.

Elegir la versión de Office adecuada Es posible que al leer la palabra versión usted haya pensado en Office 2010, Office 2013 u Office 2016. Pero en este caso nos referimos a las versiones de 32bits o las de 64bits. A partir de la versión de Office 2010, Microsoft ha sacado estas dos versiones y cada una de ellas presenta ventajas y desventajas. Por lo tanto, en este apartado, usted conocerá las diferencias entre ambas versiones. Las versiones de 32 bits y 64 bits no son compatibles entre sí, por ello no puede instalar ambas versiones en el mismo equipo. Si tiene dos versiones de Office, debe elegir alguna de ellas. La versión de 32 bits de Office trabaja bien con Windows de 32 bits y de 64 bits. Si trabaja con datos ex tremadamente pesados (es decir, al tamaño del archivo), como es el caso de una empresa multinacional que trabaja con libros de Ex cel que requieren cálculos complejos, la versión de 64 bits será la mejor opción. La versión de 64 bits tiene ciertas ventajas para ciertos tipos de trabajo, pero se recomienda usar la versión de 32 bits ya que es compatible con muchas herramientas y aplicaciones de terceros. Por ejemplo, algunas declaraciones en VBA o las bases de datos compiladas como las MDE o ACCDE no trabajan correctamente.

Requisitos del sistema Cuando nos referimos a requisitos del sistema estamos hablando del hardware y software básico que necesita un equipo para ejecutar las aplicaciones de Office. Estos requisitos son necesarios para la instalación, pero si quiere tener una ex periencia mucho más productiva con sus aplicaciones de Office, procure agregar más de lo que se pide en los requisitos mínimos. A continuación mencionaré los requisitos mínimos del sistema que está recomendado por Microsoft a través de su sitio de technet microsoft.com. Componente

Requisitos de Office 2013

Equipo y procesador

Un procesador de 32bits o de 64bits de al menos 1GHz o mucho más rápido.

Memoria (RAM)

Para 32 bits al menos 1GB de RAM, para 64 bits utilice 2GB.

Disco Duro

Solamente 3GB de espacio disponible en disco.

Pantalla

Para la aceleración de hardware de gráficos se necesita al menos una tarjeta gráfica DirectX 10 y una resolución de 1024 X 576 o superior.

Sistema Operativo

Office puede instalarse sin ningún problema en sistemas operativos Windows de 32 bits o 64 bits. Si tiene Office de 32 este puede ser instalado en Windows de 32 bits y Windows de 64 bits. Si tiene Office de 64 bits este solo puede ser instalado en Windows de 64 bits.

Ex plorador

Internet Ex plorer 8, 9, 10 u 11. Mozilla Firefox , Safari 5 y también Google Chrome 17 o superior.

Multitáctil

Los dispositivos táctiles deben utilizar una función multitáctil ya que Office está

adaptado para trabajar en ese tipo de pantallas. Tenga en cuenta que no es necesario esta característica porque puede usar el mouse y el teclado sin problemas.

Aplicaciones de Office extintas En el mundo de la informática también podemos encontrar la palabra extinción que se da a las aplicaciones que han desaparecido por uno u otro motivo. Microsoft Office no ha sido la ex cepción; han ex istido programas que tuvieron un muy buen enfoque productivo pero que no llegaron a ser tan populares como para quedarse hasta nuestros días. Aquí una lista de los programas de Office que desaparecieron y que especialmente siento mucha nostalgia: Fr ontPage: Fue uno de los programas más usados en su tiempo para la creación y diseño de páginas web. Al igual que muchos usuarios, particularmente yo también creía que su código HTML que era creado tras bambalinas era un poco descuidado. La versión de despedida fue en Microsoft Office 2003 donde vimos trabajar a FrontPage por última vez. Lamentablemente debido a que su competidor Dreamweaver ganó el terreno de las páginas Web, FrontPage se ex tinguió y dio paso a dos nuevos productos, SharePoint Designer y la evolución directa llamada Ex pression Web.

versatilidad a PowerPoint ya que los usuarios siempre pedían una forma de grabar sus presentaciones en vídeo. Pero Producer no era solamente eso, tenía una función para capturar pantalla en vídeo con el cual podías realizar tus vídeos tutoriales, era una ex celente alternativa incorporada a la suite. Este programa no llegó a evolucionar de forma directa.

Cómo descargar Office 2016 Office 2016 es una versión aún en desarrollo pero filtrada en internet. Esto quiere decir que para probar Office usted debe descargarlo de una de las páginas que encontrará en la Web haciendo una búsqueda paciente. Cuando me refiero a que es una búsqueda paciente es porque muchos de los enlaces han sido eliminados ya que se trata de una versión no autorizada por Microsoft. Para que puedas descargar Office 2016 y probarlo por tu cuenta, usa el siguiente enlace: http://www.newdown.org/software-list/microsoft-office-pro-plus-2016-v-16-0-30301018-x 86-x 64-beta-iso 4pqet html Nota: Antes de instalar Office 2016 en tu equipo recuerda que es una versión de prueba y que no está completamente terminada. Para evitar problemas con tus archivos, procura instalar Office 2016 en un sistema virtualizado usando por ejemplo VMWARE.

Instalando Office 2016 La versión filtrada de Office 2016 tiene una forma diferente de instalación. No es el típico doble clic sobre Setup y luego Siguiente, Siguiente, Siguiente. Si has descargado Office 2016 este llegará en un archivo ISO y a partir de ahí usted tendrá que instalarlo. A continuación aprenderá los pasos necesarios para comenzar el proceso “ desatendido” de instalación de Office 2016. Para este ejercicio usted deberá crear una carpeta en el escritorio llamado Office 2016. El nombre de la carpeta no necesariamente tiene que ser el mismo, solo lo usaremos para este ejercicio. Además, deberá tener instalado un descompresor de ISO, en especial yo uso Winrar. 1. Clic derecho encima de su archivo ISO de Office 2016 y seleccione Ex traer ficheros…

Capítulo 2: Empezando con Office 2016 En nuestros días, todo el mundo utiliza la tecnología para laborar de manera eficiente. Ex isten diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseños espectaculares y retocar imágenes, pero en la oficina, la mejor solución, es Office. Con los clásicos Word, Ex cel, PowerPoint y Outlook, Office 2016 sigue apostando por Access, Publisher, OneNote y Lync. La única baja para esta nueva versión es InfoPath Designer e InfoPath Filler. En cuanto a su interfaz, Office 2016 llega preparado para dispositivos táctiles, es decir, los botones son ampliados para permitir el fácil uso de sus dedos en las pantallas. Prácticamente Office 2016 sigue funcionando igual que sus versiones anteriores, Office 2010 y Office 2013. Solo que Microsoft ha anunciado que Office pasa a ser completamente funcional en la nube y estará sincronizado fácilmente a Office 365 y Office Mobile. En este capítulo usted empezará a utilizar algunas características esenciales en Office. Iniciará sesión con su cuenta Microsoft, guardará y abrirá archivos, y se familiarizará con la interfaz de usuario.

Iniciar una aplicación de Office 2013 Como toda aplicación, esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la unidad. Al instalarse, podrá encontrar un acceso directo al programa desde el menú Inicio o desde los mosaicos en Windows 8.1. Nota: En este libro se está utilizado Windows 10 como base para las capturas de las ventanas de Office.

Para ingresar a algún programa de Office 2016 o versiones anteriores siga estos pasos: En Windows 10: 1. Haga clic en el botón Iniciar. 2. Señale Todos los programas. 3. Haga clic en Microsoft Office. 4. Clic en algún programa de Office 2016.

En Windows 8.1: 1. Desplácese por los mosaicos en la ventana de Inicio. 2. Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.

La interfaz de Office 2013 Todos los programas de Office 2016 presentan casi la misma estructura y el diseño de sus ventanas. Todos tienen la famosa Cinta de opciones que desde Office 2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Ex cel, Access, PowerPoint y parte de Outlook. Nota: Todas las ventanas capturadas en este libro están a una resolución de 1280 X 800 y se utiliza Windows 10 como sistema operativo, quizá algunas pantallas no se parezcan a las suyas.

Título del documento Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su vista al título del documento ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrará el nombre del archivo, también podrá ver el nombre del programa utilizado.

La Barra de herramientas de acceso rápido

En Office 2016 aún ex iste una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los archivos, llamada Acceso r ápido. Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda del título del documento y en programas como Word, Ex cel entre otros, presenta cuatro botones clásicos (Guardar, Deshacer, Rehacer/Repetir y Modo Toque / mouse).| A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de nombre Customize Quick Access Toolbar (Per sonalizar bar r a de her r amientas de acceso r ápido.) Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.

superíndice y otras relacionadas con las fuentes.

Utilizar el teclado para trabajar con la Cinta de opciones Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón) o sus dedos, los programas que utilizan la cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado para permitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse. Obtener acceso a cualquier comando Las teclas de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones. 1. Presione y suelte la tecla ALT. Se muestran unas etiquetas con letras2. Presione la letra que aparece en las etiquetas para activar alguna opción. En mi caso pulsaré la tecla N. 3. La ficha Insertar (Insert) se ha activado y ahora puede pulsar alguna letra para activar el comando que quiera. En mi caso pulsaré la tecla P.

Iniciar sesión en Office Una de las nuevas características que apareció en Office 2013 fue el de iniciar sesión con su cuenta Microsoft en Office. ¿Por qué debería iniciar sesión en Office 2016? Aunque simplemente puede usar Office sin ningún problema, el inicio de sesión ayuda a obtener una comunicación entre todos sus servicios Microsoft. Puedes usar una cuenta de Microsoft y obtener acceso a sus carpetas creadas en OneDrive con Office Web Apps. También, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e información con los compañeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesión. Solo basta con iniciar sesión en alguno de los programas de Office para que todas las demás aplicaciones queden con el inicio de sesión activado. Para iniciar sesión siga estos pasos: 1. Clic en la ficha Archivo (File) y seleccione Cuenta (Account). 2. Clic en el botón Iniciar sesión (Sign In). 3. En la ventana Iniciar sesión, agregue su correo electrónico de su cuenta Microsoft y clic en Siguiente (Nex t).

Guardar archivos Casi todas las aplicaciones de Office 2016 tienen el mismo método para guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo (File), en esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guar dar y Guar dar como.

Guardar un archivo por primera vez Cada vez que tengas la sensación de que has hecho algo muy importante en tu documento y no quieres perderlo porque no te gustaría empezar de nuevo, es ahí donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido eléctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la información escrita. Si utilizamos una portátil las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, así que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos. Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deberá agregarle un nombre que identifique al contenido y deberá elegir una carpeta donde será almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de diálogo Guar dar como. Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Guardar (Save). 3. Seleccione una opción de ubicación, OneDr ive, dentr o del equipo o Agr egar un sitio de Shar ePoint. En este caso elegiré Equipo (Computer).

Office Web Apps Una de las novedades que posee Office, es que puede almacenar sus documentos en OneDrive. OneDrive es un espacio de almacenamiento virtual que pertenece al servicio de Microsoft. Una de las ventajas de almacenar un documento en OneDrive es que sus archivos estarán disponibles cuando quiera y en donde quiera, solo basta tener una conex ión a Internet. También puede sacar ventaja utilizando Office Web Apps, que incluye a Word, Ex cel, PowerPoint y OneNote en línea. Las aplicaciones en línea indican que usted tendrá, por ejemplo, a Word desde Internet y podrá editar su documento; de esta manera, no es necesario que la aplicación esté instalado en un equipo. Nota: Para guardar en OneDrive necesita de una cuenta de Microsoft.

Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps. 1. Clic en la ficha Archivo y seleccione Guar dar como. 2. Haga clic en OneDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario) 3. Haga clic en alguna carpeta de OneDrive.

Abrir archivos Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar algunos cambios en el mismo. El cuadro de diálogo Abrir es la ventana en donde podrá navegar por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido. 1. Haga clic en la ficha Ar chivo. 2. Haga clic en Abr ir (Open). 3. Seleccione algún directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo (Computer). 4. Haga clic algún directorio o haga clic en Ex aminar (Browse).

Cerrar un archivo Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero si ya terminó con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicación. El comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la aplicación seguirá abierta. Para cerrar una presentación siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Ar chivo. 2. En la BackStage, haga clic en Cer r ar . 3. Si no ha guardado su archivo, aparecerá un mensaje indicándole que guarde su archivo, elije Sí para guardarlo o No para que el archivo se cierre.

Crear un nuevo archivo Puede crear archivos nuevos desde la vista BackStage, generalmente la gran mayoría de programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos. Cuando abre una aplicación en Office aparecerá una lista de plantillas que podrá elegir para comenzar un documento. Si ya empezó antes con un documento, entonces siga estos pasos para crear uno nuevo: 1. Clic en la ficha Archivo y clic en Nuevo (New). 2. En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o una plantilla predefinida. 3. Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendrá que hacer clic en Crear.

Manejar la herramienta Versiones En anteriores versiones de Office ex istían las versiones; que son diferentes estados del documento guardados en el mismo archivo. Por ejemplo, podíamos tener una versión guardada a las 10:30 am y otra versión a las 5:00 pm, cada versión tenía su estado de avance del documento y por lo tanto eran diferentes. En Office 2007 el control de versiones se suprime; pero en Office 2010, las versiones vuelven a aparecer con un estilo más sencillo y se mantienen en esta nueva versión. Para que el control de versiones esté disponible, debe asegurarse que la opción Conser var el ultimo ar chivo autor r ecuper ado cuando se cier r a sin guar dar esté activa. Esta última opción se encuentra en la ventana Opciones de alguna aplicación, dentro de Guardar; puede ver la opción en la siguiente imagen.

2. Haga clic en Información (Info) o verifique que esté activo. 3. En Versiones (Versions), haga clic en alguna versión autoguardada. Si desea eliminar las versiones o recuperar las versiones de borrador, haga clic en Administrar versiones.

Capítulo 3: Trabajando con los textos

Todas las aplicaciones de Office manejan el tex to casi de la misma manera. Simplemente escriba y luego aplique los formatos de siempre como Negrita, Cursiva o Color de tex to. Otras de las cosas que gran parte de las aplicaciones comparte son la corrección ortográfica y la inserción de símbolos y caracteres. En este capítulo usted aprenderá a trabajar con los tex tos en Office 2016, aplicará formatos de tex to y párrafo y además corregirá la ortografía.

Eliminar texto Para eliminar una gran cantidad de tex to de una sola vez, seleccione el tex to que desee eliminar y pulse la tecla Suprimir (Supr o Del en inglés). A propósito, puede matar dos pájaros de un solo tiro seleccionando el tex to y escribiendo a la misma vez. El tex to que usted escriba toma el lugar y a la vez elimina el tex to seleccionado.

Cambiar el texto Todos los programas de Office trabajan con tex to, algunos más que otros, como por ejemplo Word, PowerPoint y Publisher. Que los tex tos se vean como realmente queremos, está determinado por el tipo de fuente, su tamaño, el color, los efectos de tex to, los estilos entre otros. Incluso, si utiliza Ex cel, Access o Outlook, el tex to también importa mucho, ya que determina si su archivo es fácil de leer y comprender. Una fuente es una colección de letras, números y símbolos en un tipo de letra en particular, incluyendo las variaciones de Cursiva y Negrita. Las fuente tienen nombres especiales y algunos de los mismos tienen muchos años de antigüedad (por no decir siglos). La mayoría de ordenadores llegan con estas fuentes: Arial, Tahoma, Times New Roman y Verdana. Por defecto, Office a menudo aplica las fuentes Calibrí y Cambría para los tex tos. Los estilos de fuente incluyen Negrita, Cursiva y Subrayado. Por convención, los encabezados están en Negrita. Se utiliza Cursiva para enfatizar y marcar las palabras ex tranjeras (o ex trañas) en el tex to. Office proporciona un número de efectos de tex to. Los efectos de tex to, también conocidos como atributos, incluyen Tachados y Superíndices.

Para quitar un subrayado, basta con hacer clic nuevamente en el botón Subrayado. Si se encuentra en el cuadro de diálogo Fuente, elige el estilo de subrayado Ninguno (None).

Poner en mayúsculas cada palabr a (Capitalize Each Wor d)

La primera letra de cada palabra se encuentra en mayúscula.

Fiestas Patrias Es En Enero.

Alter nar MAY/min (tOGGLE cASE)

Cambia a mayúscula si un tex to está en minúscula y viceversa.

fIESTAS pATRIAS eS eN eNERO

También puede cambiar tipos pulsando Mayus + F3. Con ello puede cambiar de minúscula a tipo oración y luego a mayúscula, y así repetidas veces.

Insertar Símbolos y caracteres extraños En el mundo de la informática y los idiomas ex isten diversos símbolos y caracteres ex traños, pero lo bueno es que en los programas de Office, se pueden insertar sin ningún problema. Los símbolos son pequeñas figuras mientras que los caracteres ex traños son letras en otros idiomas (para ahorrarnos palabras, son ex traños y punto) y que son tratados como tex tos, es decir, que pueden cambiar su tamaño, su color y otros atributos, pero cuidado con cambiar la fuente, ya que estos símbolos y caracteres ex traños dependen mucho de las fuentes que elijas. Para insertar un símbolo o carácter ex traño, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Tex to en Publisher, haga clic en Símbolos (Symbols). 3. Luego clic en Más símbolos (Mor e Symbols). 4. 5. 6.

En el cuadro de diálogo Símbolo, en Fuente, puede elegir Wingdings (1, 2 y 3) para elegir un símbolo u otra fuente si desea un carácter ex traño. debajo del cuadro de Fuente, haga clic en un símbolo o carácter ex traño. Haga clic en Insertar.

Corregir la Ortografía y Gramática ¡Equibocarse! al escribir un tex to es parte de todos los días, no creo haber conocido personas que no se hayan equivocado en una letra, una tilde, etc. Afortunadamente, Office siempre nos ha acompañado en estos malos ratos, con su herramienta de Ortografía y Gramática. Para activar el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Revisar (Review). 2. En el grupo Revisión (Proofing), haga clic en Ortografía y gramática (Spelling & Grammar) o en el comando Ortografía para PowerPoint, Ex cel, Publisher y otros. Cuando se activa el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, automáticamente buscará algún tex to que esté mal escrito o que le falte algo, por ejemplo una tilde. El panel Or togr afía (Spelling), presentan una serie de botones, entre ellos:

Capítulo 4: Conocer técnicas especiales para trabajar con los archivos de Office

Ver varias páginas en un documento de Word Dentro del cuadro de diálogo Zoom se encuentra una opción donde puede ver 9 páginas dentro de cuatro columnas, al que llamamos 4X9. Tenga en cuenta que dependiendo de su pantalla, posiblemente se vean 5 columnas. A continuación les mostraré como aplicar el zoom 4X9. 1. Haga clic en la ficha Vista y en el grupo Zoom, haga clic en Zoom. 2. En el cuadro de diálogo Zoom, haga clic en el botón Varias páginas. 3. Haga clic sin soltar en la primera miniatura de página y arrastre en diagonal hacia la derecha y abajo hasta llegar a 4 X 9 páginas. 4. Haga clic en Aceptar.

Cambiar ventanas (Switch Window)

Puede hacer clic en el comando Cambiar ventanas y hacer clic en el nombre de alguna ventana para activarlo.

Insertar tablas La mejor forma de presentar una gran cantidad de datos de una sola vez en Word, PowerPoint o Publisher, es hacerlo en una Tabla. Los usuarios pueden comparar y contrastar los datos. Puedes comparar, por ejemplo, los ingresos de tus diversos locales de tu negocio. Una Tabla en alguna aplicación de Office es un recuadro rectangular visible e invisible, que permite que se le inserte dentro de ella tex to, otras tablas, celdas, imágenes, etc. Las tablas permiten ordenar mejor una serie de datos en un archivo. Para insertar una tabla, hágalo desde la ficha Insertar, grupo Tablas, haga clic en el comando Tablas y podrá ver una lista con el número de columnas y filas a insertar. Señala cada pequeño cuadro y verás una vista previa de la tabla, en la parte superior de esta lista, verás el número de columnas por filas (6X5).

Dibujar una tabla Otra manera de insertar una tabla en las aplicaciones de Office 2013 (Word y PowerPoint) es dibujando una tabla en el documento o diapositiva. Al hacer clic en el comando Dibujar tabla, el puntero cambia por un Lápiz. Ahora, simplemente haga clic sin soltar en algún lugar y arrastre hacia abajo para dar forma a su tabla.

Cambiar el fondo de la interfaz de usuario Al igual que cambiar un diseño en su interfaz de usuario moderno en Windows 8, puede cambiar son unos diseños vectoriales que aparecen en la esquina superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office. Estos diseños son llamados Fondos y solo ayudan a que usted personalice el diseño de su ventana. Para cambiarlo siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Cuenta. 3. En la sección Fondo de Office (Office Background), haga clic en el cuadro desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su cuenta de usuario en office.

Cambiar el color de la ventana de Office A pedido de los usuarios esta opción volvió con nuevos colores para su ventana. En la última actualización de Office 2013 se había agregado nuevamente los colores para las ventanas, conocidos como Temas; en Office 2016 se muestran nuevos colores más. Para aplicarlos siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Cuenta. 3. En la sección Tema de Office (Office Theme), haga clic en el cuadro desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su cuenta de usuario en office.

Agregar un nombre de usuario Cuando instala Office en Windows 10 o Windows 8, los programas de Office toman el nombre de su cuenta de usuario local u online para completar el nombre de usuario de Office 2016. Un nombre de usuario ayudará a que sus documentos tengan un nombre de autor y si utiliza la herramienta revisiones, será de mucha más ayuda tener un nombre de usuario y/o una inicial. Para aplicar o cambiar el nombre de usuario, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Opciones (Options). 3. En el cuadro de diálogo Opciones de la aplicación (si es Word debe decir Opciones de Word), haga clic en General. 4. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office (Personalize your copy of Microsoft Office), en Nombre de usuario (User Name), escriba un nombre de usuario para sus aplicaciones de Office. 5. Si desea, agregue una inicial. 6. Clic en Aceptar (Ok).

Capítulo 5: Creando documentos en Word

Cuando queremos aprender algo siempre empezamos por lo básico, pero muchos usuarios quieren saltarse ese paso por estar al son de lo último, pero perderse estos primeros pasos pueden ocasionarles problemas más tarde. Bien, este capítulo está hecho para comenzar, si es un usuario nuevo en Word estoy seguro que lo agradecerá; pero si ya es un usuario fiel por años, posiblemente encuentre trucos y sugerencias que le ayudarán a complementar sus conocimientos.

La pantalla de Inicio de Word Cuando inicia Word lo primero que verá será la Pantalla de Inicio de Wor d. Desde esta pantalla podrá abrir un documento reciente, buscar un documento en su equipo local o en línea, así como crear un nuevo documento desde una plantilla. El lado izquierdo contiene una lista de archivos recientemente abiertos. Al señalar cualquiera de las opciones de la lista Recientes (Recent) podrá hacer clic en el archivo para abrirlo o también hacer clic en la chincheta para anclarlo. Use el comando Abrir otros documentos (Open Other Documents) para poder seleccionar un documento desde sus carpetas locales o a través de sus servicios de OneDrive u Office 365.

en línea para encontrar más plantillas para descargar.

Creando un nuevo documento en blanco Puede comenzar a trabajar en Word desde un documento nuevo en blanco (Blank document) que se crea desde la página de Inicio de Word. Haga clic en Documento en blanco y automáticamente aparecerá el primer documento llamado Documento1 (Doc1) con su respectiva página en blanco. Un documento nuevo en blanco presenta una sola página en blanco para trabajar, pero usted puede crear tantas páginas como sea necesario. Word no tiene límites en crear más páginas, el único el límite es la potencia de su computador. Si ya está trabajando con un documento en este momento y desea crea otro nuevo documento, deberá seguir estos pasos: 1. Pulsa clic en la ficha Archivo. 2. Pulsa clic en Nuevo. 3. En el BackStage, haga clic en Documento en blanco (Blank document).

Crear un documento a través de una plantilla Inclusive un documento en blanco es una plantilla. Las plantillas son documentos ya predefinidos que simplemente son utilizados para cambiar el contenido del mismo. Word cuenta con una gran variedad de nuevas plantillas que pueden ser descargadas desde Microsoft Office Online. Puede empezar a crear un documento desde una plantilla a través de la Pantalla Inicio de Word o desde la ficha Ar chivo y clic en Nuevo (New), y seleccionando alguna de las plantillas. Siga estos pasos para crear un documento nuevo a partir de una plantilla. 1 Haga clic en la plantilla que desea usar. 2 En la ventana de diálogo de los detalles de la plantilla seleccionada, verifique todos los aspectos disponibles de la plantilla como el autor, el tamaño de descarga, la valoración y la descripción del mismo. Nota: Si es necesario, use las flechas izquierda y derecha para seguir viendo más plantillas.

3 Haga clic en Cr ear (Cr eate).

Salir de Word Cuando termina de trabajar con un documento de Word seguramente querrá cerrar no solo el documento, sino también el programa. Puedes utilizar un método abreviado como Alt + F4 , o simplemente pulsando la X en la Barra de título.

Abrir un documento Las nuevas mejores en todos los programas de Office hacen que abrir un documento con el cual ha trabajado sea más fácil que nunca. Aunque el método de usar el cuadro de diálogo Abrir sigue siendo el mismo, ahora podemos encontrar listas de documentos recientes y directorios predefinidos que harán nuestra tarea de abrir y encontrar archivos sea más productiva. Al hacer clic en la ficha Archivo y luego clic e Abrir encontrará una lista de Ubicaciones que permitirá elegir la forma más directa de abrir sus documentos. Desde aquí podrá encontrar sus documentos recientes, usar un directorio de SharePoint Online, usar OneDrive, su equipo local o agregar más ubicaciones.

Abrir desde el equipo local Podemos abrir cualquier documento de Word nuevamente para continuar trabajando desde nuestro disco duro local. El cuadro de diálogo Abr ir es la ventana donde podrá navegar por los diversos directorios de Windows y encontrar su documento que quiere abrir. A continuación les muestro como abrir un documento almacenado en su sistema desde el cuadro de diálogo Abrir. 1º Pulsa clic en la Ficha Ar chivo. 2º Pulsa clic en Abr ir . 3º En la lista Ubicaciones haga clic en Equipo. 4 A la derecha en la sección Equipo, seleccione una carpeta actual o alguna carpeta reciente, si no se encuentra la que necesita, haga clic en Examinar . 5 En el cuadro de diálogo Abr ir (Open) seleccione una carpeta desde la Lista de car petas. 6 Seleccione su documento en el área de Contenido de la carpeta seleccionada y haga clic en Abr ir (Open).

Abrir un documento dañado Muchas veces algunos documentos sufren daños en su contenido. El problema puede ser diversas causas, como virus o un mal uso del programa o equipo. Word presenta una opción que permite reparar los documentos que serán abiertos. Esta opción de reparar, no siempre es 100% correcta, así que no confíe demasiado en ello y cuide mejor sus archivos. A continuación les mostraré como abrir un documento y repararlo a la vez.

documento de la lista reciente. Esta chincheta permite anclar el documento en la lista para que siempre esté disponible ya que, por defecto, esta lista se actualiza cada 25 documentos abiertos, así que es posible que desaparezca un documento de la lista. Nota: El que un documento ya no aparezca en la lista de documentos recientes solo es porque la lista se actualiza y no porque el archivo se haya eliminado.

Personalizar el número de documentos recientes Por defecto se muestran hasta 25 documentos recientes en lista, usted puede aumentar o disminuir el número de los mismos, para hacerlo siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones. 2 En el cuadro de diálogo Opciones de Wor d, haga clic en Avanzadas (Advanced). 3 Diríjase hasta la sección Mostr ar (Display) y en el cuadro Mostr ar este númer o de documentos r ecientes (Show this number of Recent Documents), cambie el número a su conveniencia. 4 Haga clic en Aceptar (Ok).

Guardar un documento Una de las acciones más utilizadas es la de guardar un documento. Cuando guarda un documento, está guardando todo el contenido en un archivo .docx. El nuevo formato de archivos que contiene Word hace más liviano el archivo en el disco y puede compartirlo con mayor facilidad. Para guardar un documento basta con hacer clic en el comando Guar dar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, o hacer clic en Ar chivo y clic en Guar dar . También puedes pulsar la combinación de teclas Ctr l + G . Las opciones de Guar dar como permiten elegir una carpeta en su equipo local o en la nube. Una vez elegido una carpeta o haber elegido la opción Ex aminar, se abrirá el cuadro de diálogo Guar dar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como puede seleccionar otro directorio, agregar un nombre y tipo de archivo, y luego hacer clic en Guar dar .

Guardar por segunda vez Después de haber puesto un nombre para tu documento, haber elegido el lugar donde se almacenara el documento, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este documento será más fácil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentará. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o Guardar del BackStage o simplemente pulsando Ctrl + G.

Autoguardar un documento cada cierto tiempo Por defecto Word guarda los documentos automáticamente cada 10 minutos. Esta forma de autoguardado crea un archivo temporal en un directorio específico que ya llega configurado en Office. Por razones de seguridad, y sobre todo si es muy olvidadizo en guardar sus documentos, puede cambar el tiempo en el que se autoguarda un documento, para ello siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones. 2 En el cuadro de diálogo Opciones de Wor d haga clic en el comando Guar dar . 3 En la sección Guar dar documentos, verifique que la casilla Guar dar infor mación de Autor r ecuper ación cada esté activa. 4 Modifique el número en el cuadro Minutos para saber cada cuanto tiempo se va a guardar su documento de autorrecuperación. 5 Haga clic en Aceptar .

Agregar Propiedades al documento Cuando se guarda un documento, no solo guarda el contenido de lo que has escrito, también se guarda una información adicional, como por ejemplo el nombre del autor y la fecha de la última modificación del archivo. Haga clic en la ficha Archivo y luego active el comando Información (Info), y a la derecha de la pantalla se encuentra la sección Pr opiedades (Pr oper ties). En esta sección se muestra metadatos importantes como el tamaño de archivo y el número de páginas. También encontrará las fechas de modificación así como el autor del documento. Al final de la lista de Propiedades se encuentra la opción Mostr ar todas las pr opiedades (Show All Properties) para acceder a más opciones de las propiedades del documento.

Usando las teclas para desplazarse por los textos El teclado muestra cuatro teclas direccionales, Abajo, Arriba, Izquierda y Derecha. Cuando escribimos un párrafo, en ocasiones debemos desplazarnos por cada letra escrita, es ahí donde las teclas direccionales entran en acción. También puede utilizar otras teclas que junto a las teclas direccionales, nos dan acciones más avanzadas para desplazarse por un párrafo. Por ejemplo las teclas Contr ol y Mayús (Shift). Cuando pulsa la tecla Contr ol más alguna tecla direccional se produce un cambio de desplazamiento en especial; por ejemplo, cuando pulsamos Ctrl + Izquierda o Ctrl + Derecha, el desplazamiento es palabra por palabra. SI pulsamos Ctrl + Arriba o Ctrl + Abajo, el desplazamiento es por párrafo. Cuando se pulsa la tecla Mayus (Shift) más alguna tecla direccional, entonces podrá seleccionar un párrafo o los caracteres del párrafo. Nota: La barrita vertical negra que se encuentra parpadeando en el documento, se le llama Punto de inserción.

Desplazarse por el documento con AvPag y RePag Cuando quiere dar una mirada rápida a su documento, puede utilizar las teclas AvPág (PageDown) o RePag (PageUp). Estas teclas funcionan en base al Zoom que haya aplicado en su documento. Si usted tiene un Zoom donde se muestre la mitad de una página, cada vez que pulse AvPag o RePag avanzará o retrocederá cada mitad en las diferentes páginas. También puede aplicar un zoom donde se vea toda la página y el desplazamiento aun es más sencillo. Cuanto utiliza la tecla Ctrl + AvPag o RePag, entonces se desplazará por página, insertando el punto de inserción en el comienzo de cada una de ellas. Cuando utiliza la tecla Mayus con AvPag y RePag, entonces seleccionará el tex to de cada página; esta última depende mucho del Zoom para acelerar la selección.

Utilizar las teclas Inicio y Fin Las teclas Inicio (Home) y Fin (End) permiten dirigirse al principio o al final de una línea de párrafo. Cuando utiliza la tecla Ctrl + Fin o Inicio, podrá dirigirse al Final del documento o al principio del mismo. Al utilizar la tecla Mayus con Inicio o Fin, entonces le será más fácil seleccionar todo el documento o dejar de seleccionarlo.

La Barra de desplazamiento Las Barras de desplazamiento permiten ex plorar todo el documento de arriba hacia abajo (lo más común) o de izquierda a derecha. Generalmente en un documento, se incluye la Barra de desplazamiento Vertical a la derecha de la ventana; dentro de la Barra de desplazamiento se encuentra el botón de desplazamiento, que al darle clic y moverlo arriba o abajo, podrá dirigirse a cualquier parte de su documento. La siguiente imagen muestra las partes de las Barras de desplazamiento.

El Mouse es el periférico más utilizado por todos, nos facilita el desplazamiento y selección de objetos y ventanas. Aunque anteriormente el Mouse no era necesario para el computador, ya que en ese tiempo ex istía el sistema MS-DOS, con interfaz de comandos; hoy en día, es el dispositivo más utilizado y necesario, sobre todo para los diseñadores gráficos. Los nuevos ratones (mouse), y me refiero a nuevos a los que simplemente tienen dos botones y no tres, presentan una rueda de desplazamiento llamado en inglés Scroll. La rueda de desplazamiento permite avanzar o retroceder por el documento simplemente haciendo girar la ruda; está rueda generalmente se encuentra en la parte superior del mouse, justamente en el medio.} Aunque muchos usuarios solo lo utilizan para desplazarse haciendo rodar el scroll, puede pulsar el botón de la rueda del mouse (es decir la misma rueda) y cambiará su función. Ahora podrá desplazarse arriba o abajo por el documento sin necesidad de hacer girar la rueda, simplemente moviendo el mouse.

Desplazarse por el documento con el Panel de navegación El nuevo Panel de navegación de Word permite realizar varias acciones y es muy necesario para documentos ex tensos. Una de las acciones principales es desplazarse por el documento desde los títulos del contenido. La pestaña TÍTULOS (HEADINGS) muestra todos los tex tos que tienen el estilo de Título 1, Título 2 o Título 3, es como si tuviera una tabla de contenidos compacta. Puede hacer clic en cualquiera de los títulos del Panel de navegación para que pueda auto dirigirse a la posición ex acta del título, ahorrando mucho tiempo sobre todo en documentos ex tensos.

su documento haciendo clic en cada uno de los títulos del panel.

Las vistas de documentos Cuando trabaja con sus documentos de Word por lo general usa un tipo de vista llamado Diseño de impr esión. Las vistas de documentos permiten ver de diversas formas una página y mejora la productividad en el trabajo diario, si por ejemplo necesito leer algo en el documento, puedo usar la vista Modo de lectur a o si necesito organizar mis contenidos puedo usar la Vista Esquema.

Diseño de Impresión

Cuando escribe cualquier documento en Word, de seguro que está utilizando la vista por defecto, Diseño de impr esión. La vista Diseño de Impresión, es la vista más utilizada, pues como su nombre lo dice, esta vista permite ver y configurar su documento tal y como se verá a la hora de imprimir. Como se mencionó líneas arriba, la vista Diseño de impresión tiene una gran variedad de ventajas, entre ellas la facilidad en cambiar los márgenes del documento, y es la única vista que presenta la Regla vertical y horizontal. Si usted se encuentra en una vista diferente a la Vista Diseño de impresión, actívela desde la ficha Vista (View), grupo Vistas (Views) y clic en Diseño de impr esión (Pr int Layout).

Vista Modo de lectura

En ocasiones no necesitamos escribir nada en Word, simplemente debemos revisar algún documento. Si un documento es ex tenso, la vista Diseño de impr esión no es la más adecuada para darle una leída, pero ex iste la solución, activando la vista Modo de lectur a. Cuando activa esta vista, el documento hace un ajuste automático del tex to para que usted pueda leer con total comodidad su documento. Tenga en cuenta que la vista Modo de lectura no desordena su documento ni cambia el diseño del mismo, así que no se preocupe, todo volverá a la normalidad cuando active nuevamente Diseño de impresión. Esta vista presenta también dos menús, Herramientas (Tools) y Vista (View). Desde el menú Herramientas encontrará comandos para buscar un tex to, deshacer o rehacer estilos o buscar alguna palabra en Bing (Motor de búsqueda de Microsoft). Con el menú Vista podrá editar el documento desde la vista Diseño de impresión, así como cambiar el diseño de la página mostrada. Use los botones Izquierda o Derecha para avanzar o retroceder por las páginas de la vista de lectura. Pulse la tecla ESC o clic en la ficha Vista y seleccionar Editar documento (Edit Document) para salir de la vista Modo de lectur a.

debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Diseño web (Web Layout).

Vista Borrador

Aunque esta vista no es muy utilizada porque creen que no tiene alguna función interesante, yo opino lo contrario. La Vista Borrador muestra el contenido del documento tal cual será impreso; la diferencia está en que esta vista es plana, ya que no muestra encabezados o pies de página, y los saltos de página será una línea de puntos. Imagínese la vista Borrador como un papel toalla de cocina desenrollado, cada sección del papel está con una línea de puntos delgada esto representa los saltos de página. Yo prefiero utilizar esta vista para evitar contratiempos de los márgenes, encabezados y pies de página, y escribir el documento sin preocuparme por esas cosas. Para activar la vista Borrador, debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Borrador (Draft).

Dividir la ventana Muchas veces un documento ex tenso terminado necesita de algunos retoques técnicos, generalmente en el diseño o formato. Sabemos que las vistas de un documento son muy importantes, pero en ocasiones, queremos comparar dos vistas distintas a la vez. La herramienta Dividir permite hacer esto. A continuación les mostraré como Dividir la ventana. 1 Haga clic en la ficha Vista. 2 En el grupo Ventana, haga clic en Dividir (Split). La ventana se divide en dos. Cuando la ventana está dividida en dos presenta la misma vista en ambos lados. Puede hacer en la página de una de las vistas divididas y hacer clic en un tipo de vista distinto. Por ejemplo, en la siguiente imagen tenemos una división, la de arriba está con la vista Diseño de impresión mientras que la segunda está con la Vista Esquema.

Ejercicio 2 En este ejercicio, usted abrirá un documento ex istente, realizará algunos cambios y luego agregará metadatos, por último, volverá a guardar el documento. 1. Con Word 2016 aún abierto, dé clic en la ficha Archivo y luego

clic en Abrir. Seleccione la opción Equipo y luego clic en el botón Examinar. En el cuadro de diálogo Abrir, navegue hasta su carpeta de archivos. 4. Seleccione el archivo Monografía CMS, y luego clic en el botón Abrir.

2. 3.

ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.

Ejercicio 3 En este ejercicio, usted aprenderá a guardar su documento con otro nombre, además, guardará un documento compatible con Word 2003, luego, abrirá un documento antiguo y lo convertirá a la nueva versión de Word. 1. Para cerrar el panel de documentos, dé clic en la X. 2. Ahora vamos a guardar el documento con otro nombre. Clic en 3. 4.

Archivo y clic en Guardar como. Seleccione la opción Equipo. Si en la lista de carpetas de Equipo se encuentra su carpeta de archivos dé clic ahí. En mi caso los datos los tengo en el Escritorio.

20. Guarde su documento y cierre Word.

Capítulo 6: Agregar contenido y aplicar formato

Word es el procesador más utilizado del mercado a pesar de la competencia que tiene. Por lo general las personas utilizan Word para escribir y aplicarle los formatos adecuados. En esta sección aprenderá a usar técnicas para escribir en Word que quizá no conocía, así como herramientas para aplicar formato a sus tex tos o párrafos, también podrá corregir la ortografía de sus documentos de manera sencilla.

Usando el corrector ortográfico Lo más común mientras escribe es equivocarse, y no porque no sepa escribir o no conozca los signos de puntuación (bueno, quizá algunas veces), sino porque la velocidad con la que digitamos en Word es tan rápida que muchas veces pulsamos teclas no debidas, olvidamos tildes entre otras cosas. Para buena suerte Word presenta un poderoso corrector ortográfico que puede acceder a través de la ficha Revisar (Review), en el grupo Revisión (Pr oofing), y haciendo clic en Or togr afía y gr amática (Spelling & Gr ammar ). Una vez hecho clic en Ortografía y gramática se abre el panel Or togr afía (Spelling)con la primera palabra que Word considera con error. En la siguiente imagen se muestra como error la palabra coloaboracion pues esta no lleva tilde en el documento. La palabra con error es seleccionada en el documento y aparece una alternativa de corrección en el panel Ortografía. Haga clic en Cambiar (Change) para que la palabra sea corregida o use Cambiar Todo (Change All) para que Word pueda corregir todas las palabras que tengan el mismo error. Use el comando Omitir (Ignore) u Omitir todas (Ignor e All) para que no corrija la palabra o palabras seleccionadas respectivamente. Utilice el comando Agr egar (Add) para que la palabra errónea se agregue al diccionario y ya no sea considerada como error.

Reemplazando palabras Otra de las opciones más usadas es la de reemplazar palabras en el documento, para ello se emplea la opción de Reemplazar ubicado en la ficha Inicio, grupo Edición. El cuadro de diálogo es el mismo Buscar y reemplazar solo que ahora la ficha Reemplazar es la que está activa. Use el cuadro Buscar (Find what) para encontrar la palabra que desea reemplazar, y luego en el cuadro Reemplazar con (Replace with) escriba el nuevo tex to que reemplazará al anterior. Una vez hecho esto, haga clic en Reemplazar (Replace) para reemplazar palabra por palabra o Reemplazar todos (Replace all) para que se busque y reemplace todas las palabras coincidentes en todo el documento.

Aplicando formatos a los textos Word es un procesador de tex tos que permite digitar y aplicar formato a su contenido, prácticamente es una de las características que ya cualquier programa usa para sus tex tos, solo que en Word lo podrá hacer fácil y más rápido. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente encontrará los comandos necesarios para aplicar formato a su contenido. Los comandos desplegables Fuente y Tamaño de fuente tienen la opción de la previsualización en vivo, simplemente señale alguna de las opciones y el tex to en el documento mostrará una vista previa automática. Dentro de los atributos que puede aplicar están Negr ita( Ctrl + N ) y Cur siva( Ctrl + K ). También puede aplicar un Subrayado (Ctrl + S) o hacer clic en la flecha desplegable y seleccionar otro tipo de subrayado. Puede aplicar un color a sus tex tos desde el comando desplegable (táctil) o la flecha Color de fuente. Señale cada cuadradito de color para ver una vista previa del color en el tex to, cuando esté convencido haga clic en el color deseado. Ahora en Word puede aplicar un degradado de color a su fuente, simplemente señale Degr adado (Gr adient) y elija un tipo de degrado.

Cada vez que presiona Enter al final de la lista, aparece una nueva viñeta o número; pero si vuelve a presionar Enter, desaparece la última viñeta o número y puede empezar un nuevo párrafo en una nueva línea. Si necesita escribir una nueva línea de párrafo pero que se encuentre en el mismo nivel de sangría, al pulsar Enter luego deberá utilizar la tecla Backspace. De este modo quita la viñeta pero el nivel de sangría del tex to permanece idéntico. Si desea que el nuevo tex to quede alineado debajo de la viñeta en lugar de permanecer alineado con el tex to anterior, vuelva a presionar Backspace. Por último, si desea quitar totalmente la sangría de la lista, presione de nuevo Backspace. También utilice los botones Viñetas y Numeración. Haga clic en el botón y empiece a escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el tex to que haya escrito y haga clic en el botón Viñetas o Numeración para convertir cada párrafo en un elemento de lista. Use las flechas de la derecha del comando Viñetas o Numeración para acceder a otros diseños de viñetas o numeración.

Capítulo 7: Construyendo sus documentos adecuadamente

Todos utilizamos Word para realizar una tarea en común, la de escribir y escribir. Es genial preocuparnos por lo que vamos a decir en el libro, pero también debemos pensar en cómo mi documento se va a mostrar ante las personas. Una de las tantas cosas importantes es la de preocuparnos por el aspecto del documento, desde lo esencial como la orientación de página y su tamaño, hasta lo visual como son las Marcas de agua o fondos de página. En este capítulo aprenderá diversas herramientas que ayuda a cambiar el aspecto del documento.

Elegir el tamaño de Papel Es importante saber el tamaño de papel con el que vamos a redactar los documentos, ya que de ello depende la calidad y estructura del mismo. Si es posible, elija cuanto antes el tamaño de papel, de esa manera puede continuar redactando sin ningún inconveniente; si está utilizando un tamaño diferente a lo que necesita, puede cambiarlo aún, pero tenga en cuenta que si ya estructuró su documento, este puede sufrir algunos cambios. No elija el tamaño de papel porque sí; el tamaño de papel depende mucho de la impresora con la que va a imprimir. Si no posee una impresora que soporte un tamaño de papel en especial, aún puede trabajar su documento pero deberá utilizar una impresora de terceros. Si es un usuario que trabaja en oficina o casa, los formatos más comunes son A4, A5, Carta y Oficio. Las impresoras comunes utilizan esos tamaños por defecto, así que no tendrá ningún problema. Nota: Es muy difícil que los usuarios utilicen un tamaño de papel A3, que es superior al A4, ya que el tamaño A3 generalmente se utiliza para portadas o diseños publicitarios, y Word no es idóneo para crear publicidades. Si desea un programa que pueda trabajar con publicidades, utilice Microsoft Publisher 2013 como alternativa económica. Para elegir un tamaño de Papel, siga estas instrucciones: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página (Layout). 2 En el grupo Configurar página (Page Setup), haga clic en Tamaño (Size). 3 En la lista de tamaños, haga clic en el tamaño que desea elegir.

Orientación de página Muchos trabajamos con la orientación por defecto, Vertical; pero en ocasiones, necesitamos trabajar con una orientación diferente, Horizontal. Un ejemplo muy concreto para utilizar una orientación Horizontal es crear tablas, generalmente cuando se preparan informes, las tablas no son lo suficientemente pequeñas para caber en una orientación Vertical, por ello se utiliza la orientación ex plicada. Para cambiar la orientación de página siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página (Page Setup), haga clic en Orientación (Orientation). 3 Haga clic en Horizontal (Landscape) o Vertical (Portrait).

Cambiar los márgenes del documento Después de elegir el tamaño del papel y seleccionar la orientación de la página, es hora de configurar los márgenes del documento. El Margen elegido por defecto es del tipo Normal, que equivale a los laterales a 3cm y los ex tremos a 2.5cm. Un Margen es un espacio en blanco que separa el área de contenido del área de maquetación de un documento. Tenga en cuenta que los márgenes ayudan mucho a la hora de imprimir un documento y si estos serán puestos en algún archivador o encuadernados para su uso posterior. Generalmente debe utilizar un margen mayor para los lados en donde se tendrán que encuadernar, por ejemplo, si quiere perforar las hojas para agregarlos a una carpeta de documentos, deberá tener el lado izquierdo un poco más de centímetros que el del lado derecho, para así tener el mismo espacio a la hora de mostrar el trabajo final. Siga estos pasos para cambiar el margen del documento. 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes (Margins). 3 Haga clic en el margen que desee.

Personalizar los márgenes

En la galería de márgenes puede encontrar diversos márgenes preestablecidos, pero quizá no atiendan a sus necesidades. Puede personalizar sus márgenes para que sea más adecuado a su trabajo. A continuación les muestro como personalizar el margen: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes. 3 Haga clic en Márgenes personalizados (Custom margins). 4 En el cuadro de diálogo Configurar página, en la sección Márgenes (Margins), cambie los valores de Superior (Top), Inferior (Bottom), Izquierda (Left) y Derecha (Right). También puede cambiar los valores para la Encuadernación (Gutter) e inclusive el margen interno (Gutter position). 5 Haga clic en Aceptar.

Trabajar con columnas Es posible que algunos documentos se necesiten de al menos dos columnas, ya sea por ahorrar espacio o porque el documento lo pide así. Incluso muchos usuarios utilizan Word para crear sus dípticos o trípticos. Lamentablemente Word no está especializado para ese tipo de documentos, lo puedes hacer claro que sí, pero te recomiendo una alternativa más sencilla, Microsoft Publisher 2013. Nota: Publisher es una alternativa básica que llega con Microsoft Office. Si desea hacer trabajos mucho más profesionales, puede usar aplicaciones de terceros como Adobe indesign o CorelDRAW. Bueno, si no deseas hacerme caso en mi consejo (no me molesto), entonces pueden utilizar Columnas, una herramienta de Word que ayudará a dividir su página en dos, en tres o quizá en cuatro columnas. Para aplicar columnas al documento siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Columnas (Columns). 3 Haga clic en el número o estilo de columna que desea.

Aplicar un fondo de página Aunque Word no es un programa para la creación de páginas Web, puede aplicar un fondo de documento para hacerlo más vistoso. Tenga en cuenta que el color de fondo que aplique solo será para tener el documento en modo digital, es decir, que mientras lo tenga en Word o lo envíe en PDF o lo guarda como página Web, el color se mantendrá; pero a la hora de imprimir, la página saldrá en blanco. Los fondos o páginas de color se utilizan principalmente en un ex plorador Web para crear fondos más interesantes para verlos en pantalla. También es posible mostrar fondos en la vista Diseño Web y en la mayoría de las otras vistas, ex cepto en las vistas Borrador y Esquema. Como fondo puede utilizar degradados, tramas, imágenes, colores sólidos o tex turas. Los degradados, tramas, imágenes y tex turas se disponen en mosaico o se repiten para rellenar la página. Al guardar un documento como una página Web, las tex turas y los degradados se guardan como archivos JPEG compatible con numerosos ex ploradores de Web que se desarrolló para comprimir y almacenar imágenes fotográficas. Está especialmente indicado para gráficos con muchos colores, como fotografías digitalizadas.), mientras que las tramas se guardan como archivos G F. A continuación les mostraré como aplicar un fondo de documento: 1 Haga clic en la ficha Diseño (Design). 2 En el grupo Fondo de página (Page Background), haga clic en Color de página (Page Color). 3 Elige un color de la sección Colores del tema o colores estándar.

Agregar una Marca de Agua Las marcas de agua son tex tos o imágenes que aparecen detrás del contenido del documento. Con frecuencia agregan interés o identifican el estado del documento, como por ejemplo, marcar el documento con la palabra Borrador. Las marcas de agua se pueden ver en la vista Diseño de impresión, en la vista Lectura a pantalla completa o en los documentos impresos. Si utiliza una imagen, puede aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con el tex to del documento. Si utiliza tex to, puede seleccionar frases integradas o escribir su propio tex to. Para aplicar una marca de agua, realice lo siguiente: 1 Haga clic en la ficha Diseño. 2 En el grupo Fondo de página (Page Backgr ound), haga clic en Mar ca de agua (Water mar k). 3 Haga clic en la Mar ca de agua que necesite.

Aplicar encabezado y pie de página Cuando lees algún libro podrás notar que tanto en la parte superior de la página como en la parte inferior, se encuentra algún tex to y número de página, este tex to en la parte superior se llama Encabezado y el tex to que aparece en la parte inferior se llama Pie. No se preocupe del espacio que ocupa un encabezado y pie de página, este no afectará al contenido del documento, claro, tome en cuenta de los márgenes aplicados antes de escribir los encabezados y pies de página. Word le ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, pues presenta una galería de estilos de Encabezado y pie de página que seguramente a usted le va a agradar. En la ficha Insertar (Insert), en el grupo Encabezado y pie de página (Header & Footer) se encuentran los comandos desplegables Encabezado (Header ) y Pie de página (Footer ). Al hacer clic en cualquiera de estos comandos aparecerá una galería de encabezados o pies de página que puede aplicar simplemente haciendo clic sobre una de las opciones. Cuando lo hace, un diseño de encabezado o pie de página pre definido se agrega a su documento, solo basta que usted agregue su tex to deseado.

Aplicar temas Al igual que los temas en Windows 8, esta herramienta permite guardar una serie de formatos que luego puedes aplicar a tu documento, a diferencia de los estilos de Word que solo guardan formatos de tex to, los Temas pueden guardar la apariencia y colores de un gráfico, un SmartArt y otros elementos. Para aplicar un tema solo de hacer clic en la ficha Diseño y en el grupo Formato del documento hacer clic en Temas y elegir una opción de la galería.

Los Elementos rápidos La galería de elementos rápidos es una galería donde se pueden crear, almacenar y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotex to, propiedades del documento como título y autor, y campos. Puede acceder a Elementos r ápidos (Explor e Quick Par ts) desde la ficha Insertar, grupo Tex to (Tex t).

Autotexto Autotex to es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso una y otra vez. Para acceder a la galería de autotex tos, siga estos pasos: 1. Haga clic en Elementos r ápidos (Explor e Quick Par ts). 2. Señale Autotexto (AutoText). 3. Haga clic en el autotex to que necesite. Para guardar un nuevo autotex to, siga estos pasos: 1. Escriba una frase larga, por ejemplo el nombre de su empresa. 2. Seleccione el tex to escrito y pulse Alt + F3. También puede hacerlo desde Elementos r ápidos, y clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos. 3. En el cuadro de diálogo Cr ear nuevo bloque de cr eación (Cr eate Neew Building Block), en el cuadro Nombr e (Name), escribe el nombre con el que quieres que aparezca el Autotex to. 4. En el cuadro Galer ía (Galler y), verifique que esté activo Autotexto (AutoText). 5. En el cuadro Descr ipción (Descr iption), escriba un tex to referente a lo que se va a insertar. 6. Haga clic en Aceptar .

Capítulo 8: Insertar Objetos

Insertar Formas Si es necesario, puede insertar formas a su documento. Las formas son imágenes vectorizadas que pueden ser personalizadas y hasta pueden albergar tex to. Lo genial de trabajar con imágenes vectorizadas es que puede aumentar o disminuir su tamaño y esta no se verá afectada. Entre las formas que hay disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Después de agregar una o más formas, puede agregarles tex to, viñetas, numeración y estilos rápidos. Para comenzar a agregar una forma, debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones ( llustrations), haga clic en Formas 3.

(Shapes). Haga clic en la forma que desee.

tener una fotografía o una imagen descargada de Internet y simplemente puede insertarlo desde el comando Imagen (Image) en el grupo lustraciones (Illustrations), dentro de la ficha Insertar. Al pulsar clic en el comando Imagen, aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen, donde deberá elegir la imagen deseada. Al hacer clic en Insertar, la imagen aparece con un tamaño ajustado por defecto para evitar que sobrepase los límites de la página.

indicando que esa parte será removida. También aparece un controlador de ajuste que permite establecer qué parte de la imagen se debería quedar. Esta herramienta trabaja inteligentemente con las imágenes.

Insertar una Portada En ocasiones la gran mayoría de personas diseñan caratulas simples o portadas sencillas. Word brinda una luz salvadora para todos aquellos quienes creen que sus diseños no son nada agradables, las Portadas de Word permitirán insertar toda una gama de objetos que se coloca en la primera página y sirve como su caratula o portada del libro o documento que está escribiendo. Para insertar una portada siga estos pasos: 1. 2. 3.

Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Páginas, haga clic en Portada (Cover Page). Haga clic en la portada que más le agrade.

Si inserta otra portada en el documento, ésta sustituirá a la primera portada que insertó. Para reemplazar una portada creada en una versión anterior de Word, debe eliminar manualmente la primera portada y, a continuación, agregar una portada con un diseño de la galería de Word. Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en Portadas en el grupo Páginas y, a continuación, haga clic en Quitar portada actual.

Gráficos SmartArt Un SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. Al crear un gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños diferentes. A continuación aprenderá a crear un gráfico SmartArt: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. 3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt (Choose a

SmartArt Graphic), haga clic en algún elemento gráfico, por ejemplo Pyramid. 4. Elige algún gráfico a insertar. 5. Haga clic en Aceptar.

Agregar un gráfico de Excel En Microsoft Word puede insertar muchos tipos de gráficos y diagramas de datos, como gráficos de columnas, gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de área, gráficos de dispersión, gráficos de cotizaciones, gráficos de superficie, gráficos de anillos, gráficos de burbujas y gráficos radiales.

Notas: Si Microsoft Excel no está instalado en el equipo no podrá aprovechar al máximo las funcionalidades avanzadas para la creación de gráficos de datos de Microsoft Office 2013. Al crear un nuevo gráfico de datos en Word 2013, se abrirá Microsoft Graph. Para insertar un gráfico en un documento de Word, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en Gráfico (Chart). 3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en algún tipo 4. 5.

de gráfico. Haga clic en algún gráfico. Haga clic en Aceptar.

Al concluir los pasos, se inserta un gráfico y a su vez se muestra una ventana tipo Ex cel justo para el llenado de datos.

Capítulo 9: Trabajar con documentos extensos

Crear una Tabla de contenido Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, al tex to que se desea incluir en las mismas. Word busca estos encabezados y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. Word ofrece una galería con estilos de tablas de contenido automáticos. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de tabla de contenido que desee en la galería de opciones. También puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de diálogo Tabla de contenido. A continuación les enseñare como crear una tabla de contenido de manera sencilla. 1 Haga clic en la ficha Referencias (References). 2 En el grupo Tabla de contenido (Table of contents), haga clic en Tabla de contenido (Table of content). 3 Haga clic en algún diseño de tabla de contenido.

Mar car elementos utilizando los estilos de título integr ados 1 Seleccione el tex to que desea que aparezca en la tabla de contenido. 2 En el grupo Estilos (Styles) de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee. Use Título 1, Título 2 y Título 3 para marcar los títulos para la tabla de contenido que creará después. Por ejemplo, si seleccionó tex to al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos. Una nueva característica en Word es que mediante la vista Diseño de impresión usted puede ex pandir o contraer un tex to con el estilo de Título 1. Por ejemplo, señale un tex to con el estilo correspondiente y a la derecha aparecerá una pequeña etiqueta con la cual puede ex pandir o contraer el contenido que está bajo el Título 1, observe la siguiente imagen.

Crear una tabla de contenido personalizada

Si no desea utilizar una tabla de contenido de la galería de tablas de contenido, puede crear una tabla de contenido personalizada. Cuando crea una tabla de contenido personalizada, puede elegir el formato de estilo de la tabla de contenido, además puede elegir el nivel de títulos elegidos y también un carácter de relleno. Una vez aplicado los estilos a sus tex tos correspondientes, nos dirigimos a la página donde quiere que aparezca la tabla de contenido. Ahora haremos clic en la ficha Refer encias, haga clic en Tabla de contenido, y luego clic en Tabla de contenido per sonalizada (Custom Table of Contents). Ahora desde el cuadro de diálogo Tabla de contenido puede realizar algunas configuraciones para su tabla de contenido, por ejemplo, en la sección Gener al puedes elegir un formato de tabla de contenido. También ver cuantos niveles pueden aparecer así como el carácter de relleno. Una vez configurado, haga clic en Aceptar .

Crear un Hipervínculo Al igual que una página Web, puedes agregar hipervínculos a tus documentos, ya sea para ingresar a una información ex terna, por ejemplo en una página Web, o quizá para dirigirse a un lugar del mismo documento. Para crear un hipervínculo hacia una página web, realice los siguientes pasos: 1 Seleccione una palabra. 2 Haga clic en la ficha Insertar. 3 En el grupo Vínculos (Links), haga clic en Hipervínculo (Hyperlink). 4 En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Insert Hyperlink), verifique que esté activo la opción Archivo o página web ex istente. 5 Haga clic en dirección y escriba una página Web. 6 Haga clic en Aceptar. Una vez haya sido aplicado el hipervínculo, el tex to presentará un subrayado y posiblemente un color diferente a lo establecido. Señale el tex to con hipervínculo y aparecerá una etiqueta mostrando la dirección del enlace. Puede pulsar Ctrl + Clic para acceder al enlace agregado.

Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento Puede crear un hipervínculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de hacerlo, el documento puede ser Marcado o simplemente los tex tos tener el estilo de Título. Ahora siga estos pasos para crear un hipervínculo a un lugar en este documento. 1 Seleccione una palabra. 2 Haga clic en la ficha Insertar. 3 En el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo. 4 En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, verifique que esté activo la opción Lugar de este documento (Place in This Document). 5 Haga clic en el Título o Marcador deseado. 6 Haga clic en Aceptar.

Crear una combinación de correspondencia Ex isten momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla para todos los destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinación de correspondencia puede utilizar un documento con un formato adecuado y luego vincularse con los destinatarios alojados en una base de datos (se recomienda Access), después de combinarlo, puede utilizar Outlook para enviar un correo electrónico o mejor aún, imprimir los documentos diferentes para cada destinatario. Para crear una combinación de correspondencia puede seguir una serie de 6 pasos, entre ellas encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de destinatarios que se agregaran al documento.

Comience con su documento y agregue destinatarios

Lo primero que debe hacer para iniciar una combinación de correspondencia es escribir su documento que servirá como el mensaje que se enviará a sus respectivos destinatarios. Este mensaje puede ser una carta, una invitación a una fiesta de cumpleaños, o un agradecimiento, etc. Observe la siguiente imagen el cual muestra el documento base.

Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia (Mailings) en el grupo Iniciar combinación de correspondencia (Start Mail merge), seleccione Seleccionar destinatar ios (Select Recipients). Desde esta lista de opciones, puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una ex istente o manejar la lista de contactos de su Outlook.

La opción Usar una lista existente (Use an Existing List) o Elegir de los contactos de Outlook (Choose from Outlook Contacts) permiten obtener datos ex ternos de sus respectivos programas, la primera opción se puede conectar a una lista de Ex cel o una base de datos de Access. En caso de que seleccione Escribir una nueva lista, aparecerá una ventana donde podrá agregar una lista de destinatarios como si fuese una lista en Ex cel. Una vez rellenado los campos necesarios pude Aceptar . Nota: Es importante tener el campo Correo electrónico rellenado para su lista de destinatarios por si desea enviar mensajes de correo electrónico masivos.

Insertando campos a su documento base

Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccionó su lista de destinatarios o creó una nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha correspondencia en el grupo Escribir e insertar campos, use los comandos necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento. Por ejemplo, puedo usar el comando Insertar campo combinado y agregarlos al documento tal como lo muestra la siguiente imagen. La lista de opciones que se despliega en el comando Inser tar campo combinado (Insert Merge Field) es basada a las columnas agregadas en su origen de datos.

Finalizar la combinación

Ahora simplemente tiene que finalizar su combinación de correspondencia desde el grupo Finalizar (Finish). Desde aquí podrá crear documentos individuales para cada destinatario, imprimirlos o enviar mensajes de correo electrónicos masivos.

Capítulo 10: Fundamentos de Excel

¿Qué es Excel? Ex cel es el programa más usado en el mundo para la creación de poderosas hojas de cálculo en el cual puede realizar análisis de datos estadísticos, generar informes, e inclusive agregar gráficos especializados para presentar sus datos ante cualquier audiencia. Una vez que comience a trabajar con Ex cel podrá darse cuenta que sus herramientas son muy sencillas de usar. Si ya ha tenido ex periencia con versiones anteriores no debe preocuparse, ya que todo sigue estando en su mismo lugar; si es un nuevo usuario en Ex cel, no demorará mucho en comprender su funcionamiento. En este libro, aprenderá los conceptos esenciales para utilizar Ex cel y sacarle provecho al máx imo.

Iniciar Excel Ex cel puede ser instalado principalmente en sistemas operativos nuevos como Windows 7, Windows 8.1 y Windows 10. La forma de acceder a Ex cel sigue funcionando igual que en versiones anteriores.

Abrir Excel usando Windows 8.1 1. 2.

En su pantalla Inicio, desplácese hasta el grupo de mosaicos de Microsoft Office 2016. De clic o un toque en Excel 2016.

Abrir Excel Usando Windows 10 1. 2. 3. 4.

De clic en el botón Inicio. De clic en Todos los programas. De clic en Microsoft Office 2016. De clic en Excel 2016.

La Pantalla Inicio de Excel Cuando inicia Ex cel lo primero que verá es lo que llamamos la pantalla Inicio. En esta pantalla usted podrá fácilmente crear un nuevo libro, o abrir uno ex istente. Para crear un nuevo libro usted tendrá la opción de usar uno en blanco o elegir una plantilla prediseñada, lista para que usted pueda editarlo a como más le guste.

Nota: Un libro es el nombre que se le da a los archivos de Excel. Para trabajar con Excel primero deberá crear un libro en blanco o a través de una plantilla prediseñada.

¿Qué es un Libro? Si ha pensado en los libros que tienen en su biblioteca, pues, no está tan lejos de la realidad. Un libro en Ex cel no es más que un archivo. Por ejemplo, a los archivos de Word los llamamos documentos, a los archivos de PowerPoint los llamamos presentaciones, y pues, a los archivos de Ex cel los llamamos libros. Y ¿Por qué Libro? Este término se impuso porque Ex cel trabaja con hojas de cálculo y en un libro usted puede tener muchas hojas (al igual que sus libros en la biblioteca). La siguiente imagen muestra la estructura de un libro en Ex cel.

Crear un libro en blanco a través de la pantalla inicio Un libro en blanco simplemente contiene la hoja dónde podrá comenzar a trabajar. Al ser en blanco, usted podrá controlar el diseño y la posición de cada uno de los elementos que coloque en su hoja. Para crear un nuevo libro en blanco desde la pantalla Inicio, siga estos pasos: 1. En la pantalla Inicio, de clic en Libro en blanco (Blank

2.

Workbook). Observe como se acaba de abrir la pantalla principal de Excel. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 para cerrar el programa.

Crear un libro a partir de una plantilla prediseñada desde la pantalla inicio Una plantilla prediseñada es una hoja de Ex cel que contiene un diseño, colores, datos y fórmulas ya hechas simplemente para que usted pueda cambiarlas o editarlas. En muchos casos, una plantilla puede ahorrarle tiempo y trabajo. Para crear un nuevo libro a partir de una plantilla desde la pantalla Inicio, siga estos pasos: Antes de continuar, abrir Ex cel. 1.

En la pantalla Inicio, a su derecha, use la barra de desplazamiento para moverse por la pantalla y podrá ver la gran variedad de plantillas ya incluidas en Excel.

2.

Una vez revisado las diversas plantillas, haga clic en la

3.

plantilla Paypal Invoicing. Se abre la ventana de diálogo Paypal Invoicing. En la ventana de diálogo de clic en el botón Crear (Create).

Ahora podrá ver su plantilla prediseñada Hoja de balance. Al ser una plantilla; ya contiene datos, un diseño y hasta fórmulas.

4.

Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 y clic en No guardar (Don’t Save).

Examinar la ventana de Excel Cuando crea un nuevo libro en Ex cel, lo primero que llamará su atención será una cuadrícula por toda la ventana. Este conjunto de pequeños rectángulos permitirá que usted pueda ingresar sus datos y así obtener los resultados esperados. También podrá darse cuenta de una serie de pequeños íconos ubicados en la parte superior de la ventana, cada uno de ellos permite realizar una acción con los datos, los gráficos, o las estructuras en su hoja, y son conocidos como comandos. La siguiente ventana muestra algunas partes de su ventana principal de Ex cel.

1. 2. 3. 4. 5.

Barra de herramientas de acceso rápido. Barra de título. Cinta de opciones. Barra de fórmula. Cuadrícula

A continuación conocerá los diferentes elementos que se encuentran en la ventana de Ex cel, también brindaré una pequeña descripción de los mismos para que usted se vaya familiarizando. Bar r a de her r amientas de acceso r ápido: Es la única barra de herramientas que posee Microsoft Office. En ella encontrarás los botones más comunes: Guardar, Deshacer, Repetir y Modo Mouse.

Bar r a de título: En esta barra encontrará el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Ex cel el nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecerá el nombre del archivo, por ejemplo OrigenDatos x lsx .

Botones de Contr ol de Excel: Estos botones controlan algunos aspectos de la ventana de Ex cel. Entre la lista de botones de control también están el botón Ayuda y las opciones para mostrar y ocultar la cinta de opciones.

1. 2. 3. 4. 5.

Ayuda de Excel (Puede acceder con F1). Opciones de presentación de la cinta de opciones. Minimizar Maximizar / Restaurar. Salir o Cerrar aplicación (Alt + F4). La cinta de opciones: Conocido en varios países como solo “ la cinta” , desde ella encontrará la gran mayoría de comandos que usará con sus datos. Si quiere insertar una imagen, un gráfico, o aplicar negrita o cursiva a sus tex tos, en la cinta de opciones encontrará todo lo que necesita para hacerlo. Para que pueda encontrar lo que necesita de manera más fácil, la cinta de opciones se ha organizado en tres elementos generales: Las fichas o pestañas, los grupos, y los comandos. La siguiente imagen muestra detalladamente la cinta de opciones.

Vamos a practicar un poco con la Cinta de opciones. 1.

De clic a la ficha Archivo (File). Al hacerlo, podrá ver la vista Backstage. Desde allí podrá crear nuevos libros, imprimir sus

2.

hojas o compartir sus datos con alguien más. De clic en la flecha que apunta a la izquierda. De esta manera acaba de volver a su hoja y nuevamente se muestra la cinta de opciones.

3.

De clic en la ficha Insertar (Insert). En esta ficha se encuentran los grupos Tablas (Tables), Ilustraciones (Illustrations), Aplicaciones (Apps), Gráficos (Charts), Viajes (Tours), Informes (Reports), Minigráficos (Sparklines), Filtros (Filters), Vínculos (Links), Texto (Text) y Símbolos (Symbols).

4.

De clic en la ficha Diseño de página (Page Layout). En esta ficha se encuentran los grupos Temas (Themes), Configurar página (Page Setup), Ajustar área de impresión (Scale to fit), Opciones de la hoja (sheet Options) y Organizar (Arrange).

5.

De clic en la ficha Fórmulas. En esta ficha se encuentran los grupos Biblioteca de funciones (Function Library), Nombres definidos (Defined Names), Auditoría de fórmulas (Formula Auditing), Cálculo (Calculation).

6.

De clic en la ficha Datos (Data). En esta ficha se encuentran los grupos Obtener datos externos (Get External Data), Conexiones (Connections), Ordenar y filtrar (Sort & Filter), Herramientas de datos (Data Tools) y Esquema (Outline).

7.

De clic en la ficha Revisar (Review). Encontrará los grupos Revisión (Proofing), Idioma (Language), Comentarios (Comments), Cambios (Changes) y quizá Entrada de lápiz (Ink).

8.

De clic en la ficha Vista (View). Encontrará los grupos Vistas de libro Workbook View), Mostrar (Show), Zoom, Ventana (Window) y Macros.

9.

Por último, de clic en la ficha Inicio (Home). Encontrará los grupos Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font), Alineación (Alignment), Número (Number), Estilos (Styles), Celdas (Cells) y Modificar (Editing).

Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algún programa de Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF. Cuadr o de nombr es: En el cuadro de nombres podrá ver la celda activa. También puede ver el nombre de un rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro. Bar r a de fór mulas: En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí. Celda Activa: La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa. Númer os de fila: Los encabezados de fila están representados por

números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576. Letr as de Columna: Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas. Celdas: Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.

1. 2. 3. 4. 5.

Encabezados de columnas. Encabezados de filas. Seleccionar toda la hoja. Celda activa. Celdas.

Etiquetas de hojas: Las etiquetas de hojas de cálculo se crean al crear un libro nuevo, al menos tendrá una hoja para trabajar. El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Ex cel.

Vistas del Libr o: Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Ex cel, por ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseño de página si desea trabajar con una regla y márgenes de página.

Her r amientas Zoom: Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.

Terminologías de Excel Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminología. A continuación, se presentan una serie de términos para que usted sepa cómo trabaja Ex cel.

Puntero de celda

El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.

Celda activa

Al seleccionar una celda esta se convierte en la celda activa. Puede reconocer una celda activa porque muestra unos bordes gruesos y además contiene un pequeño cuadrado verde el cual es llamado Controlador de Relleno.

Rango

El termino rango por lo general se refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Inclusive una celda activa también es llamada rango, se le dice rango de una sola celda. Para entender los rangos a la hora de trabajar con Ex cel, estos son separados por dos puntos (:). Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.

Barra de fórmulas

La Barra de fórmulas está formado de tres partes. En el ex tremo izquierdo de la Barra de fórmula, el Cuadro de Nombre muestra la ubicación de la celda activa. El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la información almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una formula aparece en el área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar la flecha apuntando hacia abajo ubicado en el ex tremo derecho del área Contenido de celda.

Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece activo el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botones más aparecen; Si usa la Marca (visto bueno) permitirá que introduzca algún dato, en cambio la X cancelará todo lo que haya agregado o cambiado.

Guardar los libros de Excel Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Ex cel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Ex cel lleva la ex tensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Ex cel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo. Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, podrá agregar un nombre y una ruta de almacenamiento de su Libro. La próx ima vez que quiera guardar, con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), fácilmente puede utilizar el comando Guardar, si desea cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como. Cuando trabaja con Ex cel, se utiliza el BackStage de Office 2016, es en ese lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Ex cel 2013 ya posee la opción de guardar automáticamente en PDF o XPS. Además, también podrá guardar sus libros en OneDrive. Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:

Nota: Antes de empezar con el ejercicio, abrir Excel y crear un libro de trabajo en blanco.

1. 2. 3.

Pulse clic en la ficha Archivo. Aparece el BackStage de Office. Haga clic en Guardar (Save). En lugar de ello, se activa la opción Guardar como (Save as). En la sección Guardar como, seleccione Equipo (Computer) y clic en Examinar (Browse).

En el cuadro Nombre de archivo (File name), escriba un nombre para su Libro. En el cuadro Tipo (Save as type), verifique que se encuentra activa la opción Libro de Excel (Excel Workbook). 5. Pulse clic en Guardar (Save). Cuando guarda un Libro, el 4.

nuevo nombre se muestra en la Barra de título. Nota: Si se encuentra activo la opción de Mostrar las extensiones en Windows, entonces en el cuadro Tipo aparecerá Libro de Excel (*.xlsx). Para guardar los cambios realizados en un archivo ex istente, siga estos pasos: 1. Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios. 2. Pulse clic en la ficha Archivo (File). 3. Pulse clic en Guardar (Save).

Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rápido. Para guardar un libro ex istente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos: 1. Pulse clic en la ficha Archivo. 2. Pulse clic en Guardar como. 3. Seleccione Equipo y clic en Examinar. 4. Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicación. 5. Haga clic en el botón Guardar.

Abrir Libros de trabajo Puedes continuar llenando datos en los libros de trabajo que hayas guardado anteriormente. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos: Antes de comenzar, inicie Ex cel.

De clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir (Open). Seleccione Equipo y luego clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Abrir (Open) ingrese a su carpeta de archivos. 4. Clic en Proyectos, y luego clic en el botón Abrir (Open). El archivo Proyectos se ha abierto.

1. 2. 3.

5. 6. 7. 8. 9.

Para abrir otro archivo, pulse Ctrl + A, seleccione Equipo y luego Examinar. Dentro de la misma ruta, seleccione el archivo Referencias. Ahora, dé clic en la flecha del botón Abrir. Dé clic en Abrir y reparar (Open and Repair). Abre nuevamente Excel, pulsa CTRL + A y se abrirá el cuadro

de diálogo Abrir. 10. Si el libro que intentas abrir está dañado, puedes tratar de

repararlo. Verifica la ruta de acceso, selecciona el archivo, oprime clic en la flecha del botón Abrir y elige la opción Abrir y Reparar. 11. En el mensaje que se muestra elige la opción Reparar (Repair). 12. Para cerrar el libro Referencias, de clic en la ficha Archivo

(File) y clic en Cerrar (Close). Nota: Si aparece un cuadro de diálogo preguntándole si quiere guardar, dé clic en No guardar. 13. Cierre el archivo Proyectos.

Insertar Hojas Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Ex cel presenta una hoja al crear un libro. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando cronológicamente, por ejemplo, si agrega una nueva hoja a la ya predeterminada, sería llamada Hoja2, la siguiente sería Hoja3 y así sucesivamente.

Nota: Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un libro de Excel, más recursos de memoria consumen. Abrir un archivo de Excel. En la parte inferior de la ventana encontrarás 1 etiqueta llamada Hoja1 (Sheet1). 3. De clic en el signo Más (+) ubicado a la derecha para agregar una hoja nueva. 4. Oprime Mayus + F11 y se agregará la Hoja3, la cual no aparecerá cronológicamente. 5. Oprime clic derecho en Hoja3 (Sheet3) y elige Insertar (Insert).

1. 2.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar. 6.

En la pestaña General, seleccione Hoja de Cálculo (Worksheet) y luego clic en Aceptar (Ok). Aparecerá la Hoja4, pero tampoco cronológicamente.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Renombrar hojas El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1, pero usted puede cambiar el nombre de la hoja para identificarla más fácilmente. Sigue estos pasos para renombrar una hoja.

Clic derecho en la hoja y elige la opción Cambiar Nombre (Rename). Doble clic en la hoja y escribe el nuevo nombre. Clic a la ficha Inicio y en el grupo Celdas (Cells) oprime clic en el botón Formato (Format) y elige la opción Cambiar el nombre de la hoja (rename Sheet). Practica siguiendo esta secuencia: 1. Clic derecho en Hoja1 y elige la opción Cambiar Nombre 2. 3.

(Rename). Verás que el nombre Hoja1 está seleccionado. Escribe: “ Tasa de Interés” y pulse Enter. Dé doble clic en Hoja2, escribe “ Proyectos” y pulse Enter.

Reorganizar hojas Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las demás. Si deseas reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrástrala hacia el lado donde deseas moverla. Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron cronológicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente: 1.

Oprime clic derecho en Hoja3 y elige la opción Mover o copiar (Move or Copy). Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar.

2.

Selecciona la opción Mover al final (Move to end) y luego clic en Aceptar. Hoja3 se moverá al final de todas las hojas.

3.

Para mover Hoja4, clic sobre ella sin soltar y realiza un arrastre hasta el final de las hojas.

Aplicar colores a etiquetas Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de cálculo para reconocerlas y ordenarlas. 1. Clic derecho en la hoja Tasa de Interés, dirígete a la opción

Color de Etiqueta (Tab color) y elige el color Púrpura. Ahora la etiqueta tiene una línea púrpura.

2.

Oprime clic derecho en la hoja Proyectos, elige Color de etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Interés ahora estará sombreada completamente.

Eliminar Hojas Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente manera: 1. Clic derecho en Hoja4 y luego clic en Eliminar. Desaparecerá

Hoja4. Nota: Si una hoja contiene datos, aparecerá un mensaje pidiéndote que confirmes que deseas eliminarla.

2.

Seleccione Hoja3 y en la ficha Inicio, grupo Celdas, oprime clic en la flecha del botón Eliminar (Delete) y elige la opción Eliminar Hoja (Delete Sheet).

Nota: Cierre Excel sin guardar los cambios.

Capítulo 11: Manejo de datos en Excel

Introducir Datos en Excel Ex cel permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los números, también puede insertar tex to, fórmulas, fechas y horas y otros tipos de datos más.

Los valores numéricos

Al utilizar o revisar algunos trabajos hechos en Ex cel, encontrará gran variedad de datos numéricos, como edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Ex cel trata a los números con total flex ibilidad ya que permiten realizar diferentes operaciones y cálculos cuando introduce un número. Al ingresar un valor numérico este se alinea a la derecha de la celda.

Los textos

Al diseñar una plantilla, recibos o cuadros estadísticos, siempre necesitará de los tex tos para brindar una mejor presentación y que esta sea entendible. Los tex tos nos ayudan a que sepamos donde ingresar el dato o porqué lo agregamos en ese lugar. Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de tex to, cada tex to que inserte en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquierda. Si el tex to es demasiado largo, aparentará sobrepasar la celda de lado, pues todo lo escrito está en la celda donde comenzó a insertar el tex to.

Modificar el contenido de una celda

Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden aceptar números, tex tos y fórmulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsar Enter. Cuando desea aumentar más contenido, pulse la tecla F2 y el punto de inserción estará al final del dato introducido y puede aumentar el valor. Ex cel brinda todas estas facilidades para que el usuario no tenga problemas a la hora de rediseñar el trabajo.

Aplicar formatos a las celdas

Como ya sabrá, Ex cel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicación de formato a un trabajo hecho en Ex cel, hablará muy bien de usted y hará saber que su trabajo es impecable y que tomó mucho esmero en crearlo. En la siguiente lista se muestran los diferentes botones que puede utilizar para aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.

Fuente: Cambia la fuente. Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de la fuente. Negr ita: Aplica el formato de negrita al tex to seleccionado. Cur siva: Aplica el formato de cursiva al tex to seleccionado. Subr ayado: Aplica el formato de subrayado al tex to seleccionado Color de fuente: Cambia el color del tex to. Color de r elleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas. Bor des: Aplica bordes a las celdas seleccionadas. A continuación, vamos a practicar con el ingreso de datos numéricos y de tex to, además aplicaremos algunos formatos:

Nota: Antes de comenzar, inicie Excel con un nuevo libro en blanco.

Dé doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias – Enero. 2. Dé clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter. 3. En A2, agregue el texto: Ingresos. 4. En B2, agregue el texto: Egresos. 5. En C2, agregue el texto: Ganancias. 6. Seleccione A1 y desde la ficha Inicio, en el grupo Fuente, dé clic en Negrita (Bold). 7. Dé clic en la flecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.

1.

8.

Dé clic en la flecha de Color de fuente (Font Color), y seleccione Azul, Énfasis 1, Oscuro 25% (Blue, Accent 1, Darker 25%).

Seleccione A2:C2 y dé clic en la flecha de Color de relleno (Fill Color). 10. Seleccione el color Verde, Énfasis 6, Oscuro 25% (Green, Accent 6, Dark 25%). 9.

11. Usando Color de fuente, aplique Blanco, Fondo1 (White,

Background 1). 12. Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter. 13. Complete los demás dato tal como lo muestra la siguiente imagen.

14. Guarde su archivo con el nombre Resumen de Ganancias.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Insertar fórmulas

A Ex cel se le llama hoja de cálculo gracias a la inserción de fórmulas. Incluso estas fórmulas pueden utilizar tex tos para realizar diferentes acciones. Las fórmulas pueden ser simples ex presiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Ex cel. Una fórmula debe comenzar por el símbolo igual “ =” seguidamente de la ex presión, por ejemplo: =20+ 50 que permite sumar el número 20 con el número 50, por ejemplo esta otra: =20-(5*2) que resta el número 20 a la multiplicación de 5 por 2.

Las fórmulas pueden utilizar constantes como los ejemplos anteriores, pero incluso pueden utilizar las referencias de celda, de esta manera las operaciones serán más flex ibles. Cuando ingresa una fórmula y pulsa Enter, el resultado aparecerá en la celda. Puede seleccionar la celda que contiene el resultado para ver la fórmula correspondiente, esto se hace a través de la Barra de fórmula; ahora mostraré algunos ejemplos de fórmulas.

=150*0.19: Esta multiplicación que pretende obtener el IGV es buena pero no cumple las expectativas, pues siempre devolverá el mismo valor, no es flexible. =A1+A2: Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado también cambiará. =Ingresos-Egresos: Resta la celda Ingresos con Egresos. =SUMA(A1:A10): Suma los valores del rango A1 hasta A10. =A1=A2: Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero caso contrario devuelve Falso. A continuación vamos a agregar fórmulas a nuestro ejercicio anterior 1. Dé clic en la celda C3. 2. Agregue el signo igual (=). 3. Seleccione ahora la celda A3 el cual equivale al primer dato de 4. 5. 6.

la columna Ingresos. Agregue el signo menos (-). Ahora seleccione la celda B3, el cual equivale al primer dato de la columna Egresos. La fórmula se muestra así: =A3-B3, si es correcto pulse Enter.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.

Usando el controlador de relleno

Para poder completar rápidamente una fórmula en todas las celdas que hagan falta, puede usar el controlador de relleno. También, si usted quiere ahorrar tiempo en agregar números consecutivos, agregar fechas y horas, puede usar el controlador de relleno para completar una serie de datos. Por ejemplo, si se le pide ingresar números del 1 al 200, escribirlos celda por celda nos tomaría mucho tiempo, pero si usamos el controlador de relleno, con un simple arrastre podremos completar los 200 números de manera muy fácil. Vamos a practicar un poco:

Nota: Antes de comenzar, pulse Ctrl + U o Ctrl + N en la versión en inglés para agregar un libro en blanco.

En A1 agregue el signo #. En B1 agregue: Meses. En B2, agregue: enero. Para agregar los meses de febrero a diciembre, seleccione la celda B2, y luego, señale el controlador de relleno hasta que el cursor cambie por una cruz delgada de color negro.

De clic sin soltar y arrastre lentamente hacia B3, observe que aparece una etiqueta que indica que ahí se rellenará con febrero. Continúe hasta llegar a diciembre.

En A2, agregue el número 1. Realice un arrastre con el controlador de relleno hasta coincidir con la celda de diciembre. Mire la imagen.

Al final de las celdas rellenadas aparece una pequeña etiqueta, dé clic en ella y seleccione Serie de relleno (Fill Series). Ahora los números acaban de mostrarse del 1 al 12.

Guarde su libro con el nombre: Meses y cierre su libro.

Introducir Fechas y Horas

Ex cel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial de valores numéricos. Generalmente a estos valores se le aplica un formato para que aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace más entendible manejar fechas y horas, en lugar de solo números. Intr oducir fechas: Las fechas ingresadas en las celdas de Ex cel, son series de números empezando por el número 1 que en fecha equivale al 01 de Ener o de 1900, el número 2 equivale a 02 de Ener o de 1900. Quizá le parezca complicado ingresar una serie de números, pero puede ingresar fechas utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008. Intr oducir hor as: Cuando se está trabajando con horas, simplemente se debe aumentar los decimales a los números de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el número de serie del 01 de Junio de 2013 es 39234. Si ingresa el número 39234.5, estará en el 01 de Junio de 2013 al mediodía. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como por ejemplo: 13:05.

Aplicar formatos a los números Ex cel puede aplicar diferentes formatos a los números introducidos en las celdas. Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, gr upo Númer o o utilizando el cuadro de diálogo For mato de Celda.

Formato de número: Permite seleccionar en una lita desplegable los diversos formatos de números que posee Excel, como los porcentajes, fechas, fracciones y más. Formato de número de contabilidad: Permite cambiar el formato de un número a moneda. Dependiendo de su configuración regional, aparecerá el símbolo de moneda adecuado. Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje a un número. En especial el número debe ser un decimal. Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares. Aumentar decimales: Permite aumentar los números decimales de un valor. Disminuir decimales: Permite disminuir los números decimales de un valor. Si el decimal es 5 o más, el número entero se redondea. Dentro del cuadro de diálogo For mato de celda, puede encontrar la ficha Número activa, es ahí donde observará los diferentes formatos que posee un número y como puede aplicarlos.

En el siguiente ejercicio aprenderá a modificar el formato de algunos números.

Nota: Activar el libro Resumen de Ganancias. 1.

Para obtener los resultados en las celdas que faltan (C4:C10),

use el controlador de relleno para completarla. En D3, agregue el texto: Fechas y pulse Enter. Observe que no solo se agrega el texto, sino también el formato. 3. En D3 agregue: 01-01-2015 y pulse Enter. 4. Use el controlador de relleno para completar las demás fechas correlativas. 2.

5. 6.

Seleccione el rango A3:C10. En la ficha Inicio, en el grupo Número, dé clic en el comando

Formato de número de contabilidad (Accounting Format Number). Como puede ver, los números han cambiado su formato, presentándose como monedas.

7. 8.

9.

Seleccione todos los datos de la columna Fecha. En la ficha Inicio, en el grupo Número, dé clic en la flecha Formato de número (Number Format) y seleccione Fecha larga (Long Date). Guarde sus cambios y cierre su libro.

Capítulo 12: Aplicando Fórmulas y Funciones

Operadores en las fórmulas Ex cel permite el uso de operadores tanto aritméticos, de tex to y de comparación, de esta manera puede idearse para crear fórmulas complejas que ayuden al buen funcionamiento de sus datos.

Operadores Aritméticos

En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritméticos que más se utilizan. Oper ador

Explicación

Ejemplo

Resultado

+

Suma

=30+15

45

-

Resta

=30-15

15

-

Negativo

=-30-15

-45

*

Multiplicación

=10*5

50

/

División

=10/5

2

^

Ex ponente

=2^2

4

%

Porcentaje

=19%

19%

Operadores de texto y comparación

Los operadores de tex to y comparación pueden ayudarle a resolver algunos problemas con sus tablas. Oper ador

Nombr e

&

Unión

=

Igual que

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual que

55” ). El resultado indica que en el

rango C2:C13 existen 7 números mayores a 55. En la celda B17el resultado es 5 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"? a*"). El resultado indica que en el rango B2:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es “ a” (manzanas y naranjas).

CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS) A diferencia de la función CONTAR.SI dónde solo ex iste un solo argumento para criterio, en CONTAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más ex tensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2]; [crterio2])

Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la función. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la función. Veamos un ejemplo:

En la siguiente tabla, se pide saber cuántas veces se repite la fruta Pera pero que a su vez sean mayores a las 55 unidades. Como puede ver, los nombres de las frutas se encuentran en la columna B y las cantidades en la columna C. En B15 usaré la siguiente función: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"Pera";C2:C13;">55") Ahora nos piden saber cuántas frutas tienen como segunda letra A y son mayores a 50 unidades. En B16 usaré la siguiente función:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"?A*";C2:C13;">50")

SUMAR.SI (SUMIF) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco no se tendrán en cuenta. El argumento criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas". El argumento rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarán según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios. Ejemplo:

Dentro de la celda B15 el resultado es 48 pues está utilizando =SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13) La fórmula solicita que se sumen las cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2 B13 está la palabra “ Manzana” . En la celda B15el resultado es 75 usando =SUMAR.SI(C2:C13,">55") . La fórmula indica que del

rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55.

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) A diferencia de la función SUMAR.SI dónde solo puede seleccionar un rango de criterios y un criterio, en SUMAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos de criterios que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más ex tensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterio1; [rango_criterios2]; [crterio2])

El argumento rango_suma es el único rango que debe ser necesariamente valores numéricos, pues es el rango que se va a sumar después de seleccionar los rangos de criterios. Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la función. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la función. Veamos un ejemplo:

En B15 nos piden sumar las cantidades para Manzana solo a partir del mes de Marzo. Así que usaremos la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Manzana";D2:D13;">01/03/2015") El rango C2:C13 es nuestro rango que se tomará para sumar sus valores, por lo tanto los datos son numéricos. B2:B13 es el rango de nuestra primera consulta, la primera consulta será “ Manzana” . Luego seleccionaré el rango de la siguiente consulta y como criterios será “ >=01/03/2015" indicando que tome las fechas a partir del 1ero de Marzo del 2015. En B16 hemos usado la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Pera";D2 D13;">=01/02/2015";D2:D13;" =01/02/2015" y luego ;"D3;"Ganador"&"-"&A3;SI(D3>B3;"Ganador"&""&C3;"")))

12. Guarde el archivo con el nombre Mi Si_Anidado.xlsx.

Y (AND) Devuelve la palabra “ Verdadero” si todos los argumentos son verdaderos y “ Falso” si uno o más argumentos son falsos. Sintax is: Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podrá recibir la entrega de sus papeles siempre y cuando esté aprobado y tenga un certificado.

Usando la fórmula =Y(C5="Aprobado";D5="Certificado") en E5 el resultado es Verdadero porque se cumplen ambos datos para el estudiante Hugo, ya que está aprobado y tiene un certificado, en cambio para Santos, aunque está aprobado, este tiene constancia y por ello el resultado es Falso.

O (OR) Devolverá la palabra “ Verdadero” si alguno de los argumentos son verdaderos y la palabra “ Falso” si todos los argumentos son falsos. Sintax is: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podrá recibir la entrega de sus papeles siempre y cuando pueda estar aprobado o tenga un certificado.

Usando la fórmula =O(I5="Aprobado";J5="Certificado") en K5 el resultado es Verdadero porque al menos se cumple uno de los datos para el estudiante Hugo, ya que, aunque está desaprobado al menos tiene un certificado, en cambio para Ernesto, el resultado es FALSO puesto que no está aprobado y ni siquiera tiene el

certificado.

Sumar el total si todos son mayores que 0 SI tuviésemos un informe de los Gastos realizados en el periodo 2013 y 2014, de seguro que queremos obtener un total. Lamentablemente si aún no se ha hecho la proyección de alguno de los gastos, entonces aún no se debería sumar para evitar resultados confusos, por ello vamos a utilizar una fórmula matricial para resolver este caso. Vea la siguiente tabla.

Por ejemplo, para el 2013, todos los gastos ya están agregados por lo tanto ya puede usar la función SUMA y obtener el TOTAL. Aunque podríamos esperar a que todos los gastos estén correctamente agregados, puede usar una fórmula para ahorrar tiempo. En la celda B8 vamos a utilizar la siguiente fórmula: =SI(Y(B11 B15>0);SUMA(B11:B15);"")

Pero si pulsas Enter, aparecerá un error de fórmula, y es porque estás utilizando resultados de rango en la fórmula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello, debes pulsar Ctrl + Mayus + Enter. Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las condiciones del SI. Si no hubieras puesto él Y, la fórmula lo tomaría como la función O y esta es relativa. La siguiente fórmula en B16 devuelve una celda en blanco porque no se cumple al menos una condición. =SI(Y(B11 B15>0),SUMA(B11:B15)," ")

Ejercicio 13 Abrir el archivo EstadosMaquillaje x lsx . Se pide obtener la siguiente condición en la hoja Buena Venta. Si es más de 130 soles aparecerá el tex to Buena Venta, caso contrario aparecerá solo un guion (-).

Resuelva cada uno de los enunciados en las diversas hojas, aquí algunos ejemplos:

Buena Venta (2): Si son unidades a partir de 40, aparecerá el tex to Buena Venta, caso contrario aparecerá el tex to Regular.

Pér dida – Venta: Si hay devoluciones aparecerá la palabra PÉRDIDA, caso contrario aparecerá VENTA.

Comisiones: Si las ventas superan los 199 soles, aparecerá 15% de comisión,

caso contrario aparecerá el tex to No hay comisión.

Ejercicio 14 Abrir el archivo Alumnos x lsx .

Utilice los siguientes enunciados para obtener los resultados en el rango C2:C12. Pr omedio Final

Condición

0-10

Malo

11-14

Regular

15-17

Bueno

18-20

Ex celente

Otr os

En blanco

Vea la siguiente imagen como referencia a los resultados.

Puedes usar la siguiente fórmula: =SI(Y(B2>0;B210;B214;B2

Utilice este carácter para convertir todo el tex to a mayúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de ex clamación (!).

*

Cuando se utiliza, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno, es decir, un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de tex to alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

“Texto liter al”

Coloque entre comillas dobles todo el tex to que desee que vean los usuarios.

\

Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que

aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles. [Color ]

Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Formato personalizado para Número En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posición y caracteres que se pueden usar al crear formatos personalizados para los datos numéricos. car ácter

Descr ipción

#

Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, el uso de marcadores de posición no impide escribir datos. Por ejemplo, si aplica el formato #.### y escribe el valor 45 en el campo, se muestra 45. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda del separador de miles.

0

Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un cero (0).

“Texto liter al”

Coloque entre comillas dobles todo el tex to que desee que vean los usuarios.

\

Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

%

Se utiliza como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final.

[Color ]

Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Capítulo 25: Creación Básica de Consultas

Relaciones entre tablas Una relación constituye una forma de reunir datos de dos tablas diferentes. Consta de dos campos, uno en cada tabla. Cuando se usan las tablas en una consulta, la relación permite que Access determine qué registros de una tabla se relacionan con qué registros de otra. Por ejemplo, el usuario tiene un campo Id_Producto en una tabla Productos y en una tabla Detalles de pedido. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos tienen un Id_Producto que corresponde a un registro de la tabla Productos con el mismo Id_Producto. Una relación también puede impedir que se pierdan datos evitando que los datos eliminados dejen de estar sincronizados. Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumeración, el campo de clave ex terna también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumeración y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Para poder crear una relación deberá acceder a la ventana Relaciones, para ello siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos. 2. En el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

Cuando ingrese a la ventana de relaciones deberá agregar las tablas correspondientes para crear las relaciones, para ello siga estos pasos: 1. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en el comando Mostrar tablas. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas a agregar. 3. Haga clic en el botón Agregar para que las tablas se muestren en sus respectivas entidades. 4. Haga clic en Cerrar cuando no necesite agregar más tablas y pueda comenzar a realizar las relaciones.

Cuando trabajemos con las relaciones de tablas en Access, generalmente nos referimos a tres tipos importantes, las relaciones Uno a uno, Uno a varios y Varios a varios.

Uno a uno Este tipo de relación no es muy común dentro de una base de datos, prácticamente porque rompen las reglas de normalización (que en realidad no se ven en este libro). Una relación Uno a uno indica que cada registro en la primera tabla tiene un único registro en la segunda tabla. Ex isten ocasiones en donde es necesario utilizar relaciones Uno a uno dentro de una base de datos. Puede haber casos en una tabla de empleados, donde los usuarios de la base de datos no necesiten ver algún dato en especial, por ejemplo el código de segur idad social; o suponga usted que tiene una lista de clientes por la cual la empresa acaba de crear un número de tarjeta de crédito (personal) por la cual ese número solo lo puede tener la empresa de manera confidencial y ningún empleado que utilice la base de datos podrá acceder a ella. En este tipo de casos lo mejor es utilizar una relación Uno a uno. También es posible ver relaciones uno a uno cuando ex isten demasiados campos en una sola tabla y necesita otra tabla para continuar. Para comprender mejor, puedes tener una tabla con los siguientes campos: IDCliente, Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, Fecha de Afiliación. Si trabajamos en una tabla común, es posible que en esa misma tabla podamos agregar también el campo TarjetaCrédito. Observe la siguiente imagen.

Nota: Los números de tarjeta de crédito que aparecen en la imagen son ficticios, al igual que los nombres, y otros datos importantes. Aunque confiemos fielmente en los empleados que trabajan en una empresa, ex iste cierta información que no deberá estar a la luz tan fácilmente, por ello, se puede agregar el campo TarjetaCrédito en una tabla diferente y luego crear una

relación. Como ex iste un único registro en la primera tabla y un único registro en la segunda, entonces se creará una relación de Uno a uno.

Uno a varios Este tipo de relación es la más común en una base de datos. Cuando usted trabaje con base de datos, notará que este tipo de relación se encuentra en casi todas las tablas. Una relación Uno a varios indica que cada registro de una tabla (tabla principal) está relacionada con uno o más registros de la segunda tabla (tabla secundaria) y cada registro de la segunda tabla está relacionada a un solo registro en la primera tabla, también se le conoce como una relación Padre e hijo. ¿Le pareció confuso? Bueno vamos a resolverlo de la mejor manera. Por ejemplo, en una tabla Clientes y Pedidos, cada Cliente (Uno) puede realizar muchos Pedidos (Varios), el Cliente puede pedir algo hoy, luego otro pedido mañana y otro más pasado mañana. Además, cada Pedido es enviado a un solo Cliente, es decir, el Pedido que se haga hoy, solo será entregado al Cliente quien lo solicitó y a nadie más. ¿Aún confundido? Vamos a otro ejemplo. Un Empleado (Uno) puede recibir muchos Sueldos (Varios) por año (12 meses), pero solo un Sueldo por mes, será pagado a un único Empleado. Si hablamos de una tabla Profesores y Alumnos, podemos decir que un Profesor (Uno) tiene muchos Alumnos (Varios), y un Alumno tiene un único profesor (en la misma clase, claro está). Por último, sabemos que esta relación se le conoce como Padre e Hijo, un Padre puede tener varios hijos y cada hijo tiene un único padre (Ojo, hablamos de tablas y no de casos de la vida real)

Varios a varios Este tipo de relación es más compleja y un poco confusa. Un diseño de relación Varios a varios indica que cada registro de cualquiera de las dos tablas está relacionado con cero, uno o varios registros de la otra tabla. Por ejemplo, cada estudiante de la tabla Estudiantes puede estar subscrito a varias redes sociales (Facebook, Hi5, Sónico, etc.) mientras que cada una de las redes sociales tiene más de un estudiante subscrito. Lamentablemente lo confuso está en que una relación varios a varios no puede ser creado directamente en un sistema de base de datos relacional como Access 2016. Para poder crear una relación Varios a varios, deberá descomponer estas dos tablas y crear una tercera tabla relacionado de Uno a varios con las otras dos tablas. Si ya está confundido (y no lo culpo), observe la siguiente imagen y tómese un tiempo para ex aminarla.

En la imagen se puede observar dos tablas principales, la primera Redes sociales con los campos IDSocial y Nombre y la otra tabla llamada Estudiantes con los campos DEstudiante, Nombre y Apellidos. En este ejemplo, se debe crear una tabla más que depende de las dos tablas principales, y la llamaremos DetalleSubscripción, dentro de esta tabla encontrará los campos DEstudiante (de la tabla Estudiantes) y además IDSocial (de la tabla Redes sociales), al

relacionarse se crea el tipo Uno a varios de las dos tablas principales. De esta manera es más sencillo cambiar o actualizar los datos, ya que la tabla unión (DetalleSubscripción) contiene los dos Ds principales de cada tabla. Afortunadamente, este tipo de relaciones no son tan frecuentes como las relaciones sencillas Uno a varios. Un ejemplo especial puede ser la tabla Productos y la tabla Pedidos, cada Producto puede estar en varios pedidos, y cada pedido puede contener muchos productos. Para poder realizar una relación de varios a varios, deberá crear una tabla unión como por ejemplo Detalle de Pedidos. Observe la siguiente imagen.

Espero que con estos dos ejemplos pueda aclarar un poco más la idea de las relaciones varios a varios.

Crear consultas Ordenar y filtrar son dos herramientas sencillas que nos pueden ayudar mucho a la hora de mostrar datos. Pero cuando necesitemos solicitar algo de nuestros datos, las Consultas en Access 2016 es la mejor opción. Aunque un filtro se parece a una consulta, esta última es mucho más poderosa por varias razones. Una consulta ejecutada es muy parecido a una Hoja de datos (como las tablas) que muestra los datos resultantes de una serie de criterios agregados en el modo diseño de consulta. Las consultas son llamadas Dynaset, pues son conjuntos dinámicos de datos, ya que al actualizar la tabla de origen, Access 2016 actualiza también el resultado de la consulta. Una consulta puede ser guardad y ejecutada nuevamente cuando lo necesite, en cambio un filtro simplemente es algo volátil pues desaparecerá cuando cierre la tabla. Además ex isten una serie de tipos de consultas, entre ellas: Consultas de selección: Este tipo de consulta es lo más común que se encuentra en una base de datos de Access 2016. Como su nombre lo dice, esta consulta selecciona los datos de una o más tablas y los une en una sola Hoja de datos. Muchos usuarios las utilizan para crear Informes y Formularios. Consultas de Totales: Este tipo de consultas realizan diversos cálculos que son formados a partir de una consulta de selección. Cuando trabaja con Totales, Access 2016 agrega una fila llamada Total en la cuadrícula QBE (Query by ex ample) Consultas de Acción: Este tipo de consultas permiten crear nuevas tablas o modificar los datos, como Eliminar, Actualizar y Anex ar en las tablas ex istentes. Este tipo de consultas afectan a muchos registros en una sola operación. Consultas de tabla de r efer encias cr uzadas: Con este tipo de consultas se podrán mostrar tablas de resúmenes de datos en forma de referencias cruzadas como si fuese una hoja de cálculo (como Ex cel), con filas y columnas basadas a los campos de la tabla. Consultas SQL: Para los que tienen su corazoncito programador, este tipo de consultas los hará palpitar, pues tendrán que escribir instrucciones para crear las consultas. Puede crear tres tipos de consultas, las de unión, de paso a través y de definición de datos.

Consultas Top(n): Con estas consultas podemos especificar el número o porcentaje de registros que queremos que Access 2016 nos devuelva para cualquier otro tipo de consulta.

Primeros pasos para crear una consulta Después de conocer algunos conceptos básicos sobre las consultas y los conjuntos de registros, vamos a aprender los primeros pasos para la creación de consultas. Ex isten dos modos de crear una consulta, utilizando el modo Diseño y estructurar usted mismo la consulta, o simplemente utilizando un asistente para crear consultas donde podrá elegir el tipo de consulta que quiera crear. En esta primera parte, utilizaremos el modo Diseño de consulta para crear la estructura de lo que será una consulta, para ello siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Cr ear . 2. En el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

3. 4. 5.

En la ventana de Diseño de Consulta, en el cuadro de diálogo Mostr ar tabla, seleccione las tablas que necesitará para su consulta. Haga clic en Agr egar . Cuando no necesite más tablas, haga clic en Cer r ar .

Conocer la cuadrícula QBE (Query by example) La ventana de Diseño de consulta contiene dos partes, la primera el área de Tablas/Consultas y el área de la cuadrícula QBE en la parte inferior.

Dentro de la cuadrícula QBE encontrará las siguientes secciones: Campo: Donde podrá añadir el nombre de los campos que necesitará para el conjunto de registros que devolverá la consulta. Tabla: Muestra el nombre de la tabla al que pertenece un campo elegido en la fila Campo. Generalmente este se activa al elegir un campo desde el Área de Tablas/Consultas. Or den: Establece la ordenación de los campos en una consulta. Mostr ar : Permite activar o desactivar un campo para que se muestre en el conjunto de registros de una Consulta. Esta opción es muy útil cuando necesita crear consultas en un campo pero no desea que este se muestre en el conjunto de registros. Cr iter ios: Permite agregar criterios o ex presiones que permitirán filtrar los datos en una Consulta. O: Es una fila especial para agregar otro criterio. Además es la primera de muchas otras filas de criterios.

Crear una consulta con un criterio de texto sencillo Este será un primer ejercicio para que comprenda a trabajar con consultas, en este ejemplo, se utilizará un criterio de tex to que hará el filtrado y nos mostrará solo los datos que queremos. Si usted al terminar este pequeño ejercicio ya se siente con ánimos de practicar con más, no se desespere, al final de este capítulo encontrará los ejercicios paso a paso. En primer lugar, deberá ingresar a la ventana Diseño de consulta y agregar las tablas correspondientes, en este ejemplo, utilizaré la tabla Productos.

Cuando agregue la tabla Productos, esta aparecerá como una entidad en el Área de Tablas/Consultas. Desde esa entidad (la tabla), podemos hacer doble clic sobre los campos a agregar, en este ejemplo agregaré los campos Código de producto, Nombre del producto, Categoría y Precio listado. Observe en la siguiente imagen de la cuadrícula QBE.

Puede notar que los campos agregados en la cuadrícula QBE están ordenados en base a como los agregó en el diseño de consulta. Observe que en la fila Tabla se muestra el nombre de la tabla a la que corresponde cada campo, en este ejemplo todos muestran Productos. También note la sección Mostr ar , todas están activadas.

En la sección Criterios, del campo Categoría, vamos a agregar un criterio de tex to para que se puedan filtrar datos. En el campo Categoría encontraremos Bebidas, Condimentos, Aceite, Salsas, Frutos secos, etc. Sabiendo estas categorías, podemos crear un criterio para el filtrado. En Criterios, escribe por ejemplo: Bebidas Al pulsar Enter, notará que la palabra es colocado en comillas, ya que Access 2016 es el único sistema de base de datos (que conozco) que se basa en suposiciones de lo que queremos hacer.

En la ficha Diseño en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Observe ahora su conjunto de registros.

Aunque está ex celente la consulta que se acaba de hacer, podemos mejorar un poco más en cómo se muestran los datos. Por ejemplo, en el campo Categoría se repite la palabra Bebidas, podemos desactivar la sección Mostrar en la ventana Diseño de consulta. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, hacemos clic en Diseño y volvemos a la ventana Diseño de consulta.

Si desactivamos la casilla del campo Categoría, la estructura de la consulta no será afectada, solo el campo Categoría no aparecerá en el resultado, de esa manera podemos ver mejor los datos y podemos imprimirlo o crear un informe.

Haga clic en Ejecutar y vuelva a observar sus datos. Prácticamente es el mismo resultado, el criterio no fue afectado, pero ya no tendremos la palabra Cars repitiéndose por todo el campo Categoría.

Ahora vamos a manejar otro criterio para Categorías, pero esta vez pediremos que nos muestre todas las categorías que no coincidan con Bebidas. Regresemos a la vista diseño y agregamos el siguiente criterio: NoEs Bebidas. Al pulsar Enter, observe como la palabra Bebidas se encuentra en comillas pero no la palabra NoEs, esto es porque NoEs es una ex presión estándar de Access

2016. Access 2016 rápidamente ha supuesto que No es una ex presión y cars es un tex to del criterio, así que al ejecutar puede ver el resultado.

Si activa la casilla de Categorías, recuerde que este campo está oculto en la consulta, podrá ver mejor sus datos en el conjunto de registros.

Agregar otros criterios sencillos Vamos a seguir trabajando un poco con los criterios sencillos, pero esta vez también se agregará un criterio para fechas. Observe la siguiente imagen que muestra una consulta de selección de la tabla tblContacts. Se ha creado una consulta de selección que muestre los campos Contact D, ContactType, FirstName, LastName, State y OrigCustDate para que usted vea que tipo de datos posee. Observe bien los campos ContactType y OrigCustDate. En ContactType, vemos datos de Buyer (comprador), Seller (vendedor) y además Both (Ambos, es decir comprador y vendedor a la vez). OrgiCustDate presenta fechas de afiliación de los clientes.

Perfecto, sabiendo esto vamos a pensar en una solicitud. Debemos obtener aquellos contactos que sean Compradores y Vendedores a la vez, eso lo podemos encontrar en el campo ContactType, pero además, que ellos se hayan afiliado a partir del 1 de enero de 2007. Esta vez, utilizaremos dos criterios para dos campos distintos en una misma tabla. Ingresamos a la ventana Diseño de consulta desde la ficha Crear, grupo Consultas y clic en Diseño de consultas. Agregamos la tabla tblContacs y luego los campos Contact D, ContactType, FirstName, LastName, State y OrigCustDate.

Como primer criterio agregaremos el tex to “ both” en la columna del campo ContactType, ya que “ both” en español es “ Ambos” . Ahora en la columna OrigCustDate, en la fila de criterios, agregaremos lo siguiente: >=01/01/07. Como la solicitud que queremos es que se muestren los clientes afiliados desde el primero de enero, debemos agregar >=. Al pulsar Enter, observe como se muestran unas almohadillas que delimitan los valores de fecha. Estos delimitadores aparecen para diferenciar la fecha de los datos de tex to.

Ejecute la consulta y observe su conjunto de registros.