L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS FAITES-LA VOUS-MÊME
GUIDE INTERACTIF
par
Guylène Éthier
Illustrations: Christiane Dubreuil Mise en page: Claudette Racine Graphisme: Top Communication Mtl Impression: Imprimerie d'édition Marquis Ltée
Pour être régulièrement informé de la parution de nos nouveaux livres et de notre catalogue, nous vous invitons à consulter notre site Internet à: www.edivermette.com Vous pouvez aussi communiquer avec nous à l'adresse suivante:
Éditions Vermette 6255, rue Hutchison, bureau 103 Montréal (Québec) Canada H2V 4C7 Tél: (514) 278-4648 Fax: (514) 278-3030 adresse électronique :
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ISBN: 2-89416-123-9 Copyright: © Éditions Vermette Dépôt légal : Ottawa, Canada, 3e trimestre 1997 Tous droit réservés. Aucune partie de cet ouvrage ne peut être reproduite, enregistrée ou retransmise sous aucune forme ni par aucun procédé électronique, mécanique, photographique ou autres sans l'autorisation préalable de l'éditeur.
DANGER
PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE
LE PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE
Le logo qui apparaît en page 3 de ce livre mérite une explication. Son objet est d'alerter le lecteur sur la menace que représente pour l'avenir de l'écrit le développement massif du «photocopillage». La Loi sur le droit d'auteur interdit la reproduction des oeuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée - le «photocopillage» - s'est généralisée, provoquant une baisse des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des oeuvres nouvelles et de les faire éditer par des professionnels est menacée. Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, du présent ouvrage est interdite sans l'autorisation écrite de l'éditeur ou d'une société de gestion dûment mandatée.
À Félicité et Fernand
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS ..................................................... 3
CHAPITRE 1
PRENDRE LA DÉCiSiON .................................... 7
CHAPITRE 2
CONNAÎTRE SA SITUATION DOCUMENTAIRE ............................................. 17
CHAPITRE 3
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL. .................... 49
CHAPITRE 4
QUOI GARDER, QUOI JETER .......................... 59
CHAPITRE 5
COMMENT GARDER. ....................................... 69
CHAPITRE 6
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE) .................................................... 89
CHAPITRE 7
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES ......................................... 95
CHAPITRE 8
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS ...................................... 105
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS
INTRODUCTION
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS
INTRODUCTION
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS
Qui n'a pas rêvé de voir ses documents super bien organisés, présentés d'une façon invitante et impeccable et surtout d'avoir en tout temps l'accès à son information rapidement et facilement. Mais qui donc possède la baguette magique qui transformera cet amas de papier en un ordre méticuleux de dossiers roses et mauves? Mais vous-même! Tout ce qui vous manque, en sus de la bonne volonté, c'est une méthode de travail simple et efficace.
3
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS-MÊME
Soyons honnêtes, sauf quelques rares exceptions, organiser nos documents peut sembler une tâche insurmontable, fastidieuse et, n'ayons pas peur des mots, carrément ennuyeuse. Mais voilà, avec l'aide du présent guide qui vous suggère une démarche facile et rationnelle, établir de l'ordre et de la méthode est réalisable. Nous vous présentons des étapes claires et bien expliquées grâce auxquelles, instaurer l'harmonie documentaire est accessible à tous. Entendons-nous bien, ce guide n'est pas un émule de la pensée magique. Faire l'organisation de vos documents demande temps et efforts. Si vous tenez bien fort ce livre dans vos mains et que vous fermez les yeux, il ne se passera ... rien. Mais si vous l'ouvrez et que vous suivez scrupuleusement la démarche proposée, vous verrez l'allure de votre paperasse se transformer, et c'est avec fierté que vous contemplerez le résultat de votre travail. Ce livre vous appartient, c'est votre outil d'apprentissage. N'hésitez pas à écrire à l'intérieur et à l'annoter, il est conçu pour que vous le personnalisiez.
4
PRENDRE LA DÉCISION
CHAPITRE 1
PRENDRE LA DÉCISION
PRENDRE LA DÉCISION
CHAPITRE 1
PRENDRE LA DÉCISION On y pense depuis un certain temps, on remet à plus tard, on est sûr qu'on a pas le temps, on attend une période plus calme, on trouve des prétextes et puis finalement, le désordre continue et partois retrouver un papier prend de notre précieux temps ou on laisse tomber car l'information dont on a besoin est engloutie dans le dédale de l'information dont on n'a pas besoin. Allons-y! Agissons! Que vous soyez une personne, une association ou une entreprise, vous accumulez les En plus de ne pas papiers d'une façon incroyable. toujours vous y retrouver, avez-vous pensé au gaspillage d'espace, à l'achat d'équipements d'entreposage et sans y mettre un terme, imaginez dans cinq, dix ou quinze ans. Chercher quelque chose deviendra toute une aventure. Le résultat de votre renouveau documentaire réunira l'efficacité à l'esthétisme. Vous avez accompli le premier pas en vous procurant ce guide. Voyons maintenant quelles sont vos motivations particulières. 7
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
VOICI LA LISTE DES PROBLÈMES QUE POSSIBLEMENT VOUS RENCONTREZ, COCHEZ CEUX QUE VOUS AIMERIEZ VOIR DISPARAÎTRE.
PROBLÈMES POSSIBLES
Je n'ai pas le temps de m'occuper de mes documents. J'ai trop de papiers. Je cherche longtemps avant de trouver. Je ne trouve pas toujours. Je me retrouve, mais je suis le seul. Mes documents ont l'air d'un capharnaüm. J'ai jeté des importants.
documents
J'ai des documents partout. Mon classeur ne ferme plus. En cas de sinistre, tous mes documents sont perdus.
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JE SOUHAITE ÉLIMINER CETTE SITUATION
JE VEUX CONSERVER CETTE SITUATION
PRENDRE LA DÉCISION
VOYONS MAINTENANT UN À UN CES PROBLÈMES HABITUELLEMENT PRÉSENTS DANS UNE DÉSORGANISATION DE DOCUMENTS.
JE N'AI PAS DOCUMENTS
LE
TEMPS
DE
M'OCCUPER
DE
MES
Avez-vous réfléchi au temps que vous perdez à rechercher une information. De plus, avez-vous pensé aux avantages de retrouver rapidement une information dont vous avez besoin sur-le-champ. Quelle bonne impression vous donnez d'avoir une organisation de documents stylisée. Quelle allure de professionnalisme vous dégagez face à vous-même et aux autres. Loin de vous faire gagner du temps, le système de classement placé sous le signe de la désinvolture vous en fait perdre, et c'est pourquoi nous vous suggérons de placer l'organisation de vos documents dans vos priorités.
Il
J'AI TROP DE PAPIERS
Quand on ne sait au juste quel document conserver et quel document jeter, souvent on choisit de tout conserver et c'est tout à fait normal. C'est la raison pour laquelle le présent guide inclut une section vous aidant à établir, en fonction de la législation actuelle, quel document doit être conservé pour toujours et quel autre peut-être détruit et ce, après combien d'années de conservation.
9
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
Il
JE CHERCHE LONGTEMPS AVANT DE TROUVER
Voici deux des principaux facteurs de réduction de temps de recherche: l'utilisation de la logique comme matériel de base pour fabriquer votre structure d'organisation de vos documents en dossier vous permettra de vous y retrouver beaucoup plus rapidement et l'élimination des documents inutiles vous permettra de réduire votre masse de documents.
~JENETROUVEPASTOUJOURS Un document mal classé est souvent un document perdu. L'organisation systématique de vos documents ne vous placera jamais hors de portée de l'erreur humaine mais elle vous permettra de réduire au maximum les risques d'égarer un document.
JE ME RETROUVE, MAIS JE SUIS LE SEUL
Si vous êtes la seule personne à vous y retrouver, c'est déjà un bon point pour vous. Peut-être est-ce suffisant, surtout si vous travaillez seul, vivez seul et que vos interactions avec vos semblables sont quasi inexistantes. Dans ce cas, vous êtes une exception car la majorité des personnes, compagnies ou associations peuvent avoir besoin qu'à l'occasion une autre personne puisse avoir accès à leurs documents, ne serait-ce qu'en cas d'urgence.
10
Il
PRENDRE LA DÉCISION
Il
Il
MES DOCUMENTS ONT L'AIR D'UN CAPHARNAÜM
Si vos documents s'entassent depuis plusieurs années sans organisation précise, il est inévitable que leur présentation soit quelque peu étrange. Si la seule idée d'avoir à rechercher quelque chose dans vos papiers vous indispose, il est grandement temps de consacrer du temps à leur remise en place.
Il
J'AI JETÉ DES DOCUMENTS IMPORTANTS
Parfois l'impression d'être envahi par une horde sans fin de documents nous pousse à "faire un bon ménage". Malheureusement, si cette épuration n'est pas une opération planifiée et effectuée selon des normes précises, il est souvent dangereux, qu'emportés par notre élan, nous ne jetions un peu trop de documents et pas toujours les bons. C'est pourquoi une section entière est consacrée à l'établissement de règles régissant la conservation et la destruction sécuritaire de vos documents.
~J~IDESDOCUMENTSPARTOUT
Il
L'inconvénient majeur d'avoir des papiers éparpillés un peu partout, c'est qu'ils semblent prendre du volume. La réunion, en un endroit précis, de la majorité de vos documents vous donnera déjà l'impression qu'il y en moins.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
MON CLASSEUR NE FERME PLUS
Surtout n'en achetez pas un autre avant d'avoir complété l'organisation de vos documents. Probablement que vous aurez de l'espace disponible pour plusieurs années encore après avoir procédé à l'épuration de vos documents.
EN CAS DE SINISTRE, PERDUS
TOUS MES DOCUMENTS SONT
Certains types de documents demandent une attention particulière. La perte de ces documents risquerait d'avoir des conséquences néfastes sur vos affaires. C'est pourquoi, il est préférable d'envisager des solutions pratiques pour prévenir, à moins de frais possible, la continuité de vos activités suite à une catastrophe imprévisible.
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PRENDRE LA DÉCISION
VOICI LA LISTE DES AVANTAGES POSSIBLES, COCHEZ CEUX QUI VOUS INTÉRESSERAIENT.
JE TROUVE RAPIDEMENT
D
JE JETTE SÉCURITAIREMENT
D
JE CENTRALISE MES DOCUMENTS
[]
J'AI UNE ORGANISATION LOGIQUE
[]
J'AI UNE ORGANISATION ESTHÉTIQUE
[-j
J'AI UNE PROTECTION SPÉCIALE POUR CERTAINS DOCUMENTS
[J
13
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ..... .
OUI
NON
SÉRIEUSEMENT RÉFLÉCHI?
1 1
1 1
PRIS UNE FERME DÉCISION?
1
14
J
Il
CONNAÎTRE SA SITUATION
CHAPITRE 2
CONNAÎTRE SA SITUATION
CONNAÎTRE SA SITUATION
CHAPITRE 2
CONNAÎTRE SA SITUATION Avant d'envisager une solution pertinente, il faut connaître à fond sa situation. La décision est sérieusement prise, nous en sommes à la deuxième partie de notre démarche que nous imagerons avec la maxime "connais-toi toimême" ou plus exactement connais l'état de l'organisation actuelle de tes documents.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
VOICI LES QUESTIONS QUI VOUS DONNERONT UN COURT BILAN DE VOTRE SITUATION: A
Il
RAISON DE LA POSSESION DE DOCUMENT
1. PERSONNE PHYSIQUE
li
2. TRAVAILLEUR AUTONOME
rl
3. PROFESSION LIBÉRALE
Il
4. ASSOCIATION
1 1
5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE
U
BÊTES-VOUS? 1. PROPRIÉTAIRE D'UN OU DE PLUSIEURS IMMEUBLES 2. LOCATAIRE C
1
1
QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITÉS GÉNÈRE LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RÉCEPTION DE DOCUMENTS?
1. RELATION AVEC LES CLIENTS 2. UTILISATEUR D'UTILITÉS PUBLIQUES (TÉLÉPHONE, ÉLECTRICITÉ, ETC.)
Il U
3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
[]
4. RELATION AVEC LES MEMBRES
1 1
5. RELATION AVEC LES DIVERS PALIERS GOUVERNEMENTAUX
[1
18
CONNAÎTRE SA SITUATION
D
QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE DE VOS DOCUMENTS?
1.
AUCUNE ORGANISATION
il
2.
CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE
1 1
3.
CLASSEMENT PAR SUJET
4.
CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE
E
OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?
Il Il
1
1.
DANS DES TIROIRS
1
2.
DANS UN BUREAU
1 1
3.
DANS UN CLASSEUR
1
j
4.
DANS DES BOÎTES
f
1
5.
UN PEU PARTOUT
1
1
F
QUEL EST L'ÉTAT DE VOS RECHERCHES DE DOCUMENTS?
l1 li
1.
JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT
2.
JE TOMBE DESSUS PAR HASARD
3.
JE TROUVE TOUJOURS MAIS JE CHERCHE LONGTEMPS
[]
4
JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON
[J
5.
JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT
1 1
19
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
G
JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?
1.
JAMAIS
2.
RAREMENT
3.
OCCASIONNELLEMENT
[J lJ Il
4.
TOUS LES ANS
r]
Il H
QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?
Il
1.
MOI-MÊME
U
2.
UNE PERSONNE DÉSIGNÉE
1 1
3.
UN PEU TOUT LE MONDE
LJ
III
QUI CONSUL TE VOS DOCUMENTS?
1.
SEULEMENT MOI
u
2.
QUELQUES PERSONNES
'- 1
3.
TOUT LE MONDE
IJ
4.
N'IMPORTE QUI
Cl
20
CONNAÎTRE SA SITUATION
J
Il
QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?
1.
AUCUNE PROTECTION
[j
2.
UNE COPIE SUR PLACE
3.
UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT
li []
4.
UN COFFRET SUR PLACE
5.
UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION FINANCIÈRE
K
IJ lJ
PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?
1.
JAMAIS
1l
2.
RAREMENT
[J
3.
SOUVENT
1
L
j
QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS DOCUMENTS?
1.
RÉCEPTION/CRÉATION ET CLASSEMENT
[]
2.
RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION POUR CLASSER PLUS TARD
Il
3.
RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION
U
21
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
M
AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NON STANDARD?
1.
NON
lJ
2.
OUI
[]
LESQUELS
22
CONNAÎTRE SA SITUATION
EXAMINONS MAINTENANT UN À UN LES RÉSULTATS DE VOTRE QUESTIONNEMENT.
Il
A
RAISON DE LA POSSESSION DE DOCUMENTS
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. PERSONNE PHYSIQUE
Tout le monde a des documents, même si ce n'est une quantité astronomique. Vous pouvez leur donner une agréable accessibilité, les regrouper en un lieu unique et procéder à un aménagement efficace de leur présentation.
2. TRAVAILLEUR AUTONOME
En plus de vos documents personnels vous possédez sûrement toute une série de dossiers concernant vos activités et vos clients. Et que dire de vos pièces justificatives, avec les années vous risquez de vous retrouver avec une importante masse de documents. En sus de l'avantage d'organiser méthodiquement vos documents, la destruction sécuritaire annuelle des papiers devenus inutiles vous assurera une gestion saine de vos documents.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
3. PROFESSION LIBÉRALE
4. ASSOCIATION
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Quel que soit votre secteur d'activités, l'organisation de vos documents est une garantie d'amélioration des services que vous offrez à votre clientèle. Le temps perdu à la recherche d'un document serait plus avantageusement utilisé à la poursuite de vos activités professionnelles. Les efforts consacrés à la mise sur pied d'une méthode d'organisation de vos documents sont pleinement justifiés par les économies de temps et d'espace dont vous bénéficierez durant les années à venir.
De votre charte d'incorporation à la lettre que vous avez reçue ce matin, tous les documents de votre association nécessitent un traitement d'organisation, de protection et d'élimination. Ces méthodes de travail assureront la continuité de vos opérations même si, avec le temps, les dossiers de l'association changent de mains. L'inclusion d'une structure de classement permettra à de multiples personnes de consulter de façon autonome les dossiers de l'association.
CONNAÎTRE SA SITUATION
5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE
Il B
L'efficacité est sûrement une priorité pour vous. Le temps perdu à rechercher un papier est de l'argent gaspillé. L'investissement que vous vous apprêtez à faire est un des plus Si vous avez déjà judicieux. égaré un document important, vous saisissez pleinement l'importance de ce projet et sinon n'attendez pas que le pépin vous arrive avant de mettre l'accent sur cet aspect important de la saine administration d'une entreprise.
ÊTES VOUS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. PROPRIETAIRE D'UN OU DE PLUSIEURS IMMEUBLES
Vos documents attestant de votre statut de propriétaire sont de ceux qui demandent une protection particulière. En plus de les insérer dans une structure logique de classement, il serait bien d'envisager de les conserver dans des équipements à l'épreuve du feu tel un coffret à la maison ou dans une institution financière.
2. LOCATAIRE
Votre bail doit être conservé et facilement consultable toute la durée de votre occupation. C'est exactement le genre de document que vous risquez d'avoir à consulter, à l'occasion, pour vérifier un point précis.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
C
QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITES GÉNÈRE LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RECEPTION DE DOCUMENTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. RELATION AVEC LES CLIENTS
Quoi de plus frustrant que d'être au téléphone avec un client et de ne pas arriver à mettre la main sur son dossier, et quelle satisfaction de pouvoir donner l'information demandée en un court laps de temps. Votre clientèle appréciera votre diligence pour répondre à ses questions et votre réputation s'en trouvera du coup encore plus positive.
2. UTILISATEUR Rares sont les êtres humains ou D'UTILITÉS PUBLIQUES les organisations qui ne sont pas (TÉL., ÉLECT., ETC.) en relation avec les compagnies d'utilités publiques. L'organisation de vos documents vous donnera rapidement accès à ces informations et de plus, cela vous permettra de détruire ces documents lorsque la période de conservation légale sera terminée. 3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
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Voici une mine d'information importante. Les documents appuyant un de vos achats (factures, reçus, bon de livraison, etc.) sont préciprécisément le type d'informations demandant régulièrement la consultation. De plus, vos garanties et manuels d'instructions doivent être retrouvés rapidement tant que vous possédez l'appareil dont il font l'objet.
CONNAÎTRE SA SITUATION
4. RELATION AVEC LES MEMBRES
L'essentiel de la crédibilité d'une association repose souvent sur la qualité de ses relations avec ses membres. L'accessibilité à leurs dossiers et à votre liste de membres vous assurera en tout temps le contrôle de la situation.
5. RELATION AVEC LES DIVERS PALIERS GOUVERNEMENTAUX
L'incontournable relation des gouvernements municipaux, provinciaux, fédéraux ou étrangers vous dotera d'une multitude de documents. Certains très importants, d'autres beaucoup moins. Nous le savons, les différents paliers gouvernementaux sont de prolifiques producteurs de documents, mais faut-il pour autant tout conserver?
D
QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE DE VOS DOCUMENTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. AUCUNE ORGANISATION
L'organisation de vos documents sera une période déterminante. Lorsqu'elle sera complétée, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer durant si longtemps.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
Il
2. CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE
Si l'organisation de vos documents par ordre alphabétique de sujet vous convient, pourquoi ne pas la conserver. Mais si vous possédez il serait plusieurs dossiers, préférable d'utiliser une structure de classement. L'épuration des documents devenus inutiles, le rafraîchissement de votre matériel de conservation et le questionnement sur la pertinence de vos titres de dossiers devraient vous servir à bonifier votre organisation de documents.
3. CLASSEMENT PAR SUJET
L'organisation de vos documents par sujet est une méthode éprouvée de classement de dossier. Mais qu'en est-il de votre La confection d'un recherche? solide index alphabétique est indispensable.
4. CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE
Peu de secteurs d'activités peuvent s'adapter à ce type d'ordre de classement. À moins d'une mémoire phénoménale, la recherche d'un document peut être ardue.
E
OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?
L'endroit idéal pour conserver des documents que l'on utilise fréquemment est un classeur. En plus d'assurer une protection contre les différents dangers du milieu ambiant, il permet, grâce à son système de verrouillage, de limiter l'accès de vos documents.
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CONNAÎTRE SA SITUATION
Le regroupement de la majorité de vos documents est quasi indispensable. L'organisation de vos documents selon une structure logique exige l'unification de vos papiers réunis en dossiers sujets. Pour les documents moins consultés et conservés pour répondre à des exigences légales, les boîtes de conservation spécialement conçues et adaptées pour la conservation des documents sont fortement recommandées. Ces boîtes devront être conservées dans un endroit sec et de niveau de température décente, évitez les sous-sols.
F QUEL EST ~ËTAT DE VOS RECHERCHES DE DOCUMENT?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT
Bravo! Cette période d'incertitude tire à sa fin. L'un des buts principaux de l'organisation de vos documents est d'avoir accès à vos dossiers facilement et rapidement.
2. JE TOMBE DESSUS PAR HASARD
N'attendez pas d'avoir un besoin primordial d'un document juste au moment où votre chance vous abandonnera. Agissez maintenant avant l'aventure déplaisante qui vous coûtera beaucoup de temps à effectuer une recherche qui, en plus, sera peut-être infructueuse.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
3. JE TROUVE Si vous avez beaucoup de temps TOUJOURS, MAIS JE libre et que rechercher un docuCHERCHE LONGTEMPS ment fait partie des activités qui vous plaisent et vous détendent, l'organisation de vos documents vous enlèvera malheureusement une de vos sources de joie. Mais si chercher vous agace et qu'à chaque fois vous vous dites: "Un bon matin je vais mettre de l'ordre dans tout ça!" et bien voilà, ce bon matin est arrivé.
4. JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON
Aimeriez-vous trouver toujours? Et si le parfois non devenait une où il aurait été situation particulièrement crucial que ce fut un parfois oui. L'accès à votre information est une composante indispensable de votre saine gestion, ne vous en privez pas plus longtemps.
5. JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT
Si vous trouvez toujours aisément et rapidement, votre objectif en organisant vos documents peut être de permettre à d'autres personnes d'accéder à l'information aussi bien.
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CONNAÎTRE SA SITUATION
Il
G
JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. JAMAIS
Si vous n'êtes pas déjà envahis par les papiers, cela ne tardera pas à devenir votre lot. L'élaboration de règles précises concernant la conservation et la destruction de vos documents vous permettra de vous départir du surplus accumulé. Cette épuration permettra d'organiser seulement les documents utiles à vos activités.
2. RAREMENT
Si vous jetez rarement des documents, c'est peut-être que vous n'êtes pas parfaitement sûrs de ce qui peut et doit être jeté et que vous ne vous en tenez qu'à des certitudes absolues.
3. OCCASIONNELLEMENT Est-ce qu'occasionnellement veut dire lorsque que vous risquez de manquer d'espace? Et si oui, jetez-vous au hasard ou bien consultez-vous les lois en vigueur pour être assurés de bien faire vos choix. 4. TOUS LES ANS
Que voici une excellente habitude à conserver. Jamais vous ne vous heurterez à des problèmes d'espace. Mais qu'en est-il des principes soutenant vos choix de destruction? Une vérification des récentes exigences légales vous aidera à poursuivre vos destructions annuelles avec l'assurance d'être en parfaite légalité.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
Il
H
QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. MOI-MÊME
Si vous classez vos documents vous-même, vous deviendrez, en peu de temps, une personne spécialisée en gestion de vos documents. Malgré tout, si occasionnellement une autre personne pouvait être amenée à classer ou rechercher un de vos documents, l'élaboration d'un simple guide comprenant votre structure d'organisation, votre index de sujet-titre accompagné de la mention de conservation et du nombre d'années avant la destruction, serait un outil avantageux. Ce guide serait utile autant pour vous que pour quiconque aurait à classer ou consulter vos dossiers.
2. UNE PERSONNE DÉSIGNÉE
Cette personne, en plus de participer étroitement à l'organisation des dossiers, devra prévoir la formation d'au moins une autre personne pour éviter que son absence ne rende la consultation des dossiers problématique.
3. UN PEU TOUT LE MONDE
Idéalement, toutes les personnes appelées à utiliser des dossiers devraient être en mesure de les consulter facilement. La formation de tout ce monde est une garantie de la réussite de votre organisation de documents.
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CONNAÎTRE SA SITUATION
QUI CONSULTE VOS DOCUMENTS? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. SEULEMENT MOI
En plus de bien le mériter, qu'arriverait-il si exceptionnellement vous devriez demander un service. Si vous possédez peu de dossiers, il est difficile d'imaginer une situation d'urgence où il serait impossible à un tiers de retrouver une information indispensable. Mais si vous possédez plusieurs dossiers, et qu'il serait pensable d'éprouver des difficultés à s'y retrouver, il serait prudent de prévoir au moins une autre personne qui serait au fait de votre organisation.
2. QUELQUES PERSONNES
Il serait préférable de faire la rédaction de vos principes de classement. Si tout le monde se retrouve bien et est apte à faire le classement des documents, le suivi et l'utilisation courante de votre organisation de documents se trouveront imbriqués dans les tâches quotidiennes.
3. TOUT LE MONDE
La centralisation de vos dossiers et l'élaboration de procédures écrites seront des atouts pour l'implantation réussie de votre nouvelle organisation de dossiers. La consultation concernant le choix des titres, des équipements et des périodes de conservation avant destruction impliquera tout le monde dans le processus d'organisation.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
4. N'IMPORTE QUI
J
Certains types de documents sont confidentiels. Pour assurer leur consultation restreinte, assurezvous d'avoir au moins un équipement de rangement se fermant à clé ou possédant un code d'accès.
QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. AUCUNE PROTECTION
Comme la majorité des gens, vous êtes sûrs que ça n'arrive qu'aux autres. Tous ceux qui ont été victimes d'incendies, d'inondations et d'autres types de catastrophes avaient la même certitude que vous. Certains documents méritent un traitement spécial de protection. C'est vous qui bénéficierez directement de ces mesures, si un jour, ce qui n'arrive qu'aux autres vous arrivait.
2. UNE COPIE SUR PLACE
Avoir une copie c'est très bien. Déjà vous êtes conscientisés au fait que vous pourriez perdre l'original en toutes sortes de circonstances. Mais pourquoi ne pas entreposer cette copie ailleurs. Si votre budget ne vous autorise pas la location d'un coffret dans une institution financière ou d'utiliser les services d'une compagnie d'entreposage de documents, vous pourriez
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CONNAÎTRE SA SITUATION
utiliser le système de débrouillardise et demander à un parent ou une connaissance de vous garder quelques boîtes de documents. La foudre tombe à deux exceptionnellement endroits en même temps et ainsi, quoi qu'il arrive, vous pourriez poursuivre vos activités. 3. UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT
Vous saisissez l'importance de ne pas mettre tous vos œufs dans le même panier. Maintenant qu'en est-il de la qualité de l'endroit de conservation de votre copie. S'il s'agit d'une organisation spécialisée dans la conservation des documents, assurez-vous que les principes de base sont respectés (taux d'humidité, température, disposition des contenants, accessibilité des Si lieux, mesures d'urgence). vous avez confié vos copies à une autre personne ou les avez un autre entreposées dans immeuble vous appartenant, inquiétez-vous des items ci-haut si possible, mentionnés et apportez le plus d'amélioration possible.
4. UN COFFRET SUR PLACE
Vous possédez un coffret de sécurité sur place et que contient-il? Nous vous suggérons de dresser un inventaire de ces documents protégés et, pour chacun, de justifier leur entreposage. Vous pourriez effectuer une vérification de vos autres documents et, peuten découvrirez-vous être, quelques autres qui mériteraient cette place privilégiée.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
5. UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION FINANCIÈRE
Il K
C'est une des méthodes de protection les plus sécuritaires. Vous pouvez simplement passer en revue les documents qu'il contient pour vous assurer de ne pas utiliser cet espace à mauvais escient. La liste des documents que vous possédez vous si certains autres indiquera documents ne devraient pas aussi y être entreposés.
PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?
SI VOUS AVEZ RÉPONDU:
1. JAMAIS
Voilà un problème rapidement résolu. Vous n'aurez besoin d'aucune procédure de prêt et vos documents ne seront jamais dans la situation d'être perdus ou oubliés par l'emprunteur.
2. RAREMENT
Même si vous prêtez rarement des documents, il serait opportun de prendre en note la date et le nom de l'emprunteur. Ceci vous permettra d'effectuer un rappel si les documents ne reviennent pas aussi facilement que vous le pensiez.
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CONNAÎTRE SA SITUATION
3. SOUVENT
Vous aurez besoin soit d'un registre de prêt, soit d'un carton d'emprunt assorti des renseignements concernant l'emprunteur. Le registre de prêt ou le carton d'emprunt doivent mentionner la date d'emprunt, le titre et la codification du dossier le nom de emprunté et l'emprunteur. Un carton d'emprunt est une chemise lignée et rigide que l'on insère à la place du dossier emprunté. Ainsi, quiconque aura besoin de consulter ce dossier saura qui le détient.
L QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS DOCUMENTS? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. RÉCEPTION/CRÉATION Voici une bonne habitude à ET CLASSEMENT conserver. Les documents "en ou en attente de transit" classement deviennent une pièce manquante au dossier concerné. Le classement immédiat garantit la consultation de dossiers complets, incluant le document le plus récent. 2. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION POUR CLASSER PLUS TARD
Si "plus tard" signifie dès que vous ne vous y retrouvez plus, vous avez un petit problème. Si "plus tard" signifie que vous effectuez votre classement selon des horaires fixes (ex. tous les lundis matin), nous sommes ici en présence d'une bonne méthode de travail.
37
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
3. RÉCEPTION/CRÉATION L'empilage des documents est une méthode beaucoup plus ET ACCUMULATION répandue que vous l'imaginez. Combien de personnes affirment se retrouver très facilement dans leurs piles de documents jusqu'au jour où ne se retrouvant pas, ils pensent que quelqu'un a bougé leurs montagnes de papiers. Entendons-nous bien, l'accumulation des documents n'est aucunement une méthode valable d'organisation. Vous ne le feriez probablement pas avec rien d'autres. Imaginez-vous vos vêtements entassés pêle-mêle, bien sûr vous finirez par retrouver votre chandail jaune, mais pourquoi se compliquer ainsi la vie?
M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NON STANDARD? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. OUI
Certains types de documents de format non standard demandent un équipement de conservation spécialisé. Le marché offre toute une gamme de contenants pour les plans, documents de grandeur inhabituelle, photos, diapositives, supports informatiques, microfilms ou microfiches et bobines film ou vidéo.
2. NON
Vous pourrez compléter l'organisation de vos documents en utilisant un équipement régulier.
38
CONNAÎTRE SA SITUATION
VOICI MAINTENANT LE MOMENT DE PRENDRE CONTACT PLUS DIRECTEMENT AVEC LES DOCUMENTS EUXLA LISTE DES DOCUMENTS QUE VOUS MÊMES. DRESSEREZ VOUS SERVIRA DIRECTEMENT LORS DE L'ÉLABORATION DE VOTRE STRUCTURE DE CLASSEMENT.
COCHEZ SUR LA LISTE SUIVANTE LES DOCUMENTS QUE VOUS POSSÉDEZ:
ABSENCES AU TRAVAIL
[]
ACCIDENT DE TRAVAIL
1 ]
AFFAIRES JURIDIQUES
1]
ALLOCATION FAMILIALE
[-J
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
1 1
ASSURANCE-EMPLOI
1
ASSURANCE BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES
[1
ASSURANCE-SALAIRE
U
ASSURANCE-VIE BAIL
U U
BUDGET
[J
BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES
[J
CÂBLE, FACTURES
f]
CARTES DE CRÉDIT, RELEVÉS
[]
CERTIFICAT DE DÉCÈS
1]
CERTIFICAT DE NAISSANCE
r]
J
39
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
COMITÉS ET COMMISSIONS
[J
COMPTABILITÉ
[J
COMPTES À RECEVOIR
u
CONDITIONS DE TRAVAIL
[-]
CONSEIL D'ADMINISTRATION
o
CONSTITUTION
[J
CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION
[-1
CONTRAT DE MARIAGE
n
CONTRAT D'ACHAT
o
CONTRAT DE MARIAGE
r-I
CONVENTION COLLECTIVE
n
CORRESPONDANCE
o
COTISATION
[]
COURRIER
D
CRÉATION OU FONDATION
o
CURRICULUM VITAE
U
DÉCÈS
n
DÉCLARATIONS TPS ET TVQ
o
DEMANDE D'EMPLOI
[J
DIPLÔMES
[J
DOCUMENTS CONCERNANT VOS ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
[]
DOSSIERS MEMBRES
40
o
CONNAÎTRE SA SITUATION
DOSSIERS CLIENTS
[ 1
DOSSIERS DES EMPLOYÉS
11
ÉLECTRICITÉ, FACTURES
[J
EMBAUCHE
[]
EMPRUNT
ÉTATS FINANCIERS
U IJ []
FACTURATION
1]
FACTURE
[1
FORMATION ET PERFECTIONNENT
[J
FOURNISSEURS
[]
GARANTIE
U
GESTION DU TEMPS
IJ
GESTION DES SALAIRES
L1
GRAND LIVRE
[1
GRIEF HORAIRE DE TRAVAIL
Il 1l
IMPÔT
11
INFORMATIQUE
Ll
INSCRIPTION
[J
LIVRETS BANCAIRES
[]
MANUELS D'INSTRUCTIONS
LI
NÉGOCIATIONS
[1
ENREGISTREMENT OU INCORPORATION
41
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
OFFRES DE SERVICES
LJ
ORGANIGRAMME
PEMIS DE CONDUIRE
0 Il iJ
PIÈCES JUSTIFICATIVES
[]
PLACEMENT
P~N
D 0
POLITIQUE ET DIRECTIVES
[J
PRÊT
0
PUBLICATION
[]
PUBLICITÉ
REGISTRES DE CHÈQUES
Il U 0 LJ
REGISTRES FINANCIERS
[J
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES
n
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT
r
RELATiONs AVEC D'AUTRES COMPAGNIES
RELEVÉS BANCAIRES
LJ 0 LI D
RÉPARATIONS
[]
REVENUS
CJ
PASSEPORT
RECETTES ET DÉBOURSÉS RÉFÉRENCES
RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS RELEVÉS ET ATTESTATIONS D'EMPLOI
42
1
CONNAÎTRE SA SITUATION
SALAIRE
[-1
SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL
Il
SCOLARITÉ SUBVENTIONS
LJ 0
TAXES MUNICIPALES
[1
TAXES SCOLAI RES
[J
TÉLÉPHONE,FACTURES
r1
TEMPS SUPPLÉMENTAIRE
1]
TESTAMENT
[1
TPS ET TVa
[J
TRAVAIL
[]
VÉHICULES - ACHAT
[J
VÉHICULES -IMMATRICULATION
LI LJ
VÉHICULES - RÉPARATION ET ENTRETIEN
AJOUTEZ MAINTENANT À CETTE LISTE LES DOCUMENTS QUE VOUS POSSÉDEZ ET QUI N'y SONT PAS MENTIONNÉS.
43
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
44
CONNAÎTRE SA SITUATION
COCHEZ AU TABLEAU CI-DESSOUS LES OBJECTIFS QUE VOUS VOUS ÊTES FIXÉS AU SUJET DE L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS?
L'ensemble de vos réponses vous aidera à cerner vos besoins spécifiques. L'organisation de vos documents devrait être parfaitement adaptée aux objectifs que vous vous êtes fixés. Il est inutile de trop sophistiquer votre organisation ou d'user de la simplification à l'excès. L'une comme l'autre, ces exagérations ne vous apporteront pas les résultats que vous escomptez. Vous avez pris votre décision, formé une image de votre situation actuelle, voici le moment d'énumérer précisément les objectifs de votre organisation.
J'organise mes documents par ordre alphabétique de titres.
U
J'organise mes documents selon une structure de classement.
[1
J'entrepose en boîtes les documents que je consulte moins.
[l
1 J'élabore un index alphabétique. 1 Je choisis les titres appropriés.
Je regroupe en dossiers les documents d'un même sujet. Je me départis des documents devenus inutiles. J'établis un procédurier écrit établissant les règles d'organisation des documents Je limite l'accès à mes documents confidentiels. 1 Je protège mes documents importants.
J'instaure des périodes de classement de documents intégrées à mon horaire de travail. Je conserve mes documents non standard dans un équipement approprié
0 [J
1 1
[J
II [l [J []
1
rJ [J
45
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ... OUI
NON
u
BIEN EXAMINÉ VOS HABITUDES DE CLASSEMENT?
PRIX CONSCIENCE DE VOS FORCES ET DE VOS FAIBLESSES?
Il
[]
DRESSÉ UN INVENTAIRE COMPLET DE VOS DOCUMENTS?
Il
[J
FIXÉ DES OBJECTIFS RÉALISABLES?
[J
LJ
46
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
CHAPITRE 3
,
ETABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
CHAPITRE 3
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
Il est primordial d'établir un plan de travail et de s'y conformer le plus précisément possible. À la lumière de votre bilan documentaire et des objectifs que vous désirez atteindre, voici un tableau à remplir qui déteminera les étapes de votre organisation de documents et indiquera le temps prévu pour les compléter, la fréquence des périodes de travail que vous y consacrerez, l'échéance voulue et le résultat escompté.
49
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
*
**
***
****
TEMPS PRÉVU
FRÉQUENCE DE PÉRIODE DE TRAVAIL
ÉCHÉANCE
RÉSULTAT ATTENDU
ÉTAPES
1. Élaboration des périodes de conservation
2. Destruction des documents inutiles
3. Élaboration d'une
structure d'organisation et/ou choix des titres
4. Choix des équipements et des fournitures
5. Réorganisation des documents en dossiers
6. Mise en boîte des documents moins consultés
7. Fabrication d'un index alphabétiq ue
8. Formation du personnel
9. Mise à jour annuelle
50
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
Regardons sommairement, une à une, les ÉTAPES DE VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS. Les chapitres suivants vous fourniront les méthodes de travail pour concrétiser chacune de ces étapes.
1. ÉLABORATION DES PÉRIODES DE CONSERVATION Cette étape vous demandera de consulter des lois et de vous interroger sur la valeur que vous accordez à certains de vos documents. Vous déciderez de conserver des documents pour toujours et d'en détruire d'autres après un certain nombre d'années, le tout en accord avec les indications légales en vigueur.
DESTRUCTION DES DOCUMENTS INUTILES En vous basant sur les périodes de conservation que vous aurez préalablement approuvées, vous procéderez à la destruction des documents qui ont atteint ou dépassé le nombre d'années que vous voulez les conserver.
3. ÉLABORATION D'UNE STRUCTURE D'ORGANISATION ET/OU CHOIX DES TITRES
À l'aide de la liste des documents que vous possédez, vous déterminez vos titres de dossiers et, si vous choisissez d'utiliser une structure d'organisation, votre codification.
51
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
4. CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
Avant de vous attaquer directement à la mise en dossiers de vos documents, vous devrez déterminer quelles fournitures et quels équipements vous avez l'intention d'utiliser.
5. RÉORGANISATION DES DOCUMENTS EN DOSSIERS
Les documents que vous conserverez devront être réunis en dossiers. Chacun de ces dossiers concernera un sujet. L'ensemble de vos dossiers et votre façon de les conserver, soit par ordre alphabétique des titres ou soit en utilisant une structure d'organisation, vous assurera l'accés facile et rapide auquel vous aspirez.
6. MISE EN BOÎTE DES DOCUMENTS MOINS CONSULTÉS
Les documents que vous conservez mais que vous ne consultez qu'occasionnellement peuvent être mis en boîte. Ceci vous permettra de dégager votre classeur.
7. FABRICATION D'UN INDEX ALBHABÉTIQUE L'utilisation d'une structure de classement et la mise en boîte de documents rendent nécessaire la confection d'un index alphabétique des titres de vos dossiers. Cet index indiquera la codification correspondant au titre du dossier ou le numéro de boîte dans laquelle il est entreposé.
52
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
Il 8. FORMATION DU PERSONNEL S'il Y a plus d'une personne qui est suceptible de consulter vos dossiers, il est primordial de leur présenter votre nouvelle organisation. L'idéal serait de préparer un guide d'utilisation incluant votre index, votre structure si vous en utilisez une et vos périodes de conservation.
Il 9. MISE À JOUR ANNUELLE La mise à jour annuelle est une opération qui vous assurera de ne pas avoir à recommencer dans quelques années l'organisation de vos documents.
1<
TEMPS PRÉVU X NOMBRE DE JOURS X NOMBRE DE SEMAINES X NOMBRE DE MOIS
**
FRÉQUENCE DE PÉRIODES DE TRAVAIL X NOMBRE D'HEURES PAR JOUR X NOMBRE D'HEURES PAR SEMAINE X NOMBRE D'HEURES PAR MOIS
53
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
***
ÉCHÉANCE INSCRIRE UNE DATE PRÉCISE OU LE NOMBRE DE JOURS, DE SEMAINES OU DE MOIS QUE VOUS VOUS ALLOUEZ POUR TERMINER CETTE ÉTAPE.
****
RÉSULTAT ATTENDU INSCRIRE POUR CHACUNE DES PHASES DE VOTRE ORGANISATION DE DOSSIER, LE BUT ULTIME À ATTEINDRE ET NE DÉBUTER RIEN D'AUTRE AVANT DE L'AVOIR PLEINEMENT ATTEINT.
54
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
AVEZ-VOUS ...
OUI
L'INTENTION DE RESPECTER LA FRÉQUENCE DE PÉRIODES DE TRAVAIL QUE VOUS AVEZ INDIQUÉ?
DRESSÉ UN ÉCHÉANCIER TENANT COMPTE DES IMPRÉVUS ET DES PÉRIODES PLUS OCCUPÉES ?
NON
LJ
[1
r]
Il
55
QUOI GARDER, QUOI JETER
CHAPITRE 4
QUOI GARDER, QUOI JETER
QUOI GARDER, QUOI JETER
CHAPITRE 4
QUOI GARDER, QUOI JETER
Suite à votre portrait de situation et avant l'organisation physique de vos documents, il est important, pour ne pas gaspiller votre énergie de procéder à la phase d'épuration de vos documents. Vous savez ce que vous possédez et vous devez maintenant déterminer quels documents vous conserverez et combien de temps, et de quels documents vous pouvez vous départir dès maintenant.
59
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
De toutes les étapes de votre organisation, celle-ci est celle qui vous demandera le plus de prudence. Car si certaines lois sont très claires quant à la durée légale demandée pour la conservation d'un document, il faut aussi tenir compte des réalités quotidiennes et de l'utilisation que vous faites de vos documents. Les périodes de consevation suggérées font référence uniquement à la législation québécoise et canadienne. C'est pourquoi nous mentionnerons les lois qui habituellement régissent des périodes de conservation. Ceci vous permettra de vérifier vous-même le nombre d'années minimum de conservation qui est exigé. Toutes les périodes de conservation suggérées cidessous le sont spécifiquement à titre indicatif. Il est de votre responsabilité, surtout avant de détruire des documents, de vérifier s'il y a des modifications récentes aux lois ou si certaines exceptions s'appliquent à vos documents. De plus, une prescription légale n'oblige pas à la destruction, elle la permet. Donc, si pour des raisons qui vous appartiennent, vous désirez conserver des documents plus longtemps que le nombre d'années demandé ou simplement ne jamais vous en défaire, la décision finale ne regarde que vous. Si cela vous est possible, vous pourriez faire valider vos intentions de périodes de conservation par une personne ayant une formation juridique reconnue.
IL EST FORTEMENT DÉCONSEILLÉ DE DÉTRUIRE DES DOCUMENTS AVANT LA FIN DES PÉRIODES DE CONSERVATION DEMANDÉES DANS LE CADRE D'UNE LOI.
60
QUOI GARDER, QUOI JETER
VOICI UN APERÇU DES PÉRIODES DE CONSERVATION STANDARD POUR CERTAINS TYPES DE DOCUMENTS: DOCUMENTS
PÉRIODE DE CONSERVATION
ABSENCES AU TRAVAIL................. .... 6 ANS TOUJOURS ACCIDENT DE TRAVAIL............... ACTIVITES SPÉCIFIQUES ....................... SELON LA NATURE DES ACTIVITÉS AFFAIRES JURIDIQUES .......................... TOUJOURS ALLOCATION FAMILIALE............... ....... 3 ANS ASSEMBLEE GÉNÉRALE................. .. TOUJOURS ASSURANCE-EMPLOI................. .... 6 ANS ASSURANCE BIENS MEUBLES OUIMMEUBLES ................. . . TANT QUE VALIDE ASSURANCE-SALAIRE . ... TANT QUE VALIDE ASSURANCE VEHiCULE .................... . .. TANT QU'ELLE EST EN VIGUEUR ASSURANCE-VIE ........... ...... TANT QUE VALIDE BAIL ........................................................ TANT QUE VOUS ÊTES LOCATAIRE À CET ENDROIT BUDGET .................................................... TOUJOURS BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES ....... TOUJOURS CÂBLE, FACTURES....... ........ 1 AN CARTE DE CRÉDIT, RELEVÉS .................. 1 AN CERTIFICAT DE DECES .............. .. TOUJOURS CERTIFICAT DE NAISSANCE ....... .. TOUJOURS COMITÉS ET COMMiSSiONS..... . . ... TOUJOURS COMPTES À RECEVOIR. . ... 6 ANS CONSEIL D'ADMINISTRATION. ........ TOUJOURS CONSTITUTION........................ . ...... TOUJOURS CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION ........ . .. JUSQU'À LA FIN DES GARANTIES CONTRAT D'ACHAT ...................... . .. TANT QUE VOUS ÊTES PROPRIÉTAIRE CONTRAT DE MARIAGE .. ...... TOUJOURS CONVENTION COLLECTiVE............... .. TOUJOURS CORRESPONDANCE.......... .... SELON LE SUJET, 6 ANS OU TOUJOURS COTISATION ............................................ TOUJOURS COURRIER ................................................ 6 ANS CRÉATION OU FONDATION ...................... TOUJOURS CURRICULUM VITAE ................................ TANT QUE VOUS NE LE MODIFIEZ PAS
61
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME DOCUMENTS
PÉRIODE DE CONSERVATION
DÉCLARATIONS TPS ET TVQ ..... 6ANS ...... 1 AN DEMANDE D'EMPLOI .... TOUJOURS DIPLÔMES .............. . DOSSIERS MEMBRES. ......... TOUJOURS . ........ TOUJOURS DOSSIERS CLIENTS .......... . DOSSIERS DES EMPLOYÉS ........... DURÉE DE L'EMPLOI + 6ANS ÉLECTRICITÉ, FACTURES ...... . .. .......... 3ANS EMBAUCHE ........................... . ............ 6ANS EMPRUNT ........ . .......... JUSQU'AU REMBOURSEMENT + 3 ANS ENREGISTREMENT OU INCORPORATION ........ ............ TOUJOURS ÉTATS FINANCIERS ..... ...................... TOUJOURS FACTURATION................ ............. 6 ANS FACTURE.......................... ........ 6ANS FORMATION ET PERFECTIONNENT. ... TOUJOURS FOURNISSEURS. . ... 6 ANS GARANTIE.............. . ... TANT QUE VOUS POSSÉDEZ L'OBJET DE LA GARANTIE GESTION DU TEMPS .... . ............. 6ANS GESTION DES SALAIRES .... . ............. 6ANS GRAND LIVRE ....................... . .............. TOUJOURS GRIEF........ ................. . ................ JUSQU'AU RÈGLEMENT, + 6ANS HORAIRE DE TRAVAIL ..... . ............. 6ANS ..6ANS IMPÔT ......... . INFORMATIQUE ..... . ........ TANT QUE VOUS POSSÉDEZ L'ÉQUIPEMENT INSCRIPTION .. ... TOUJOURS ... 3ANS LIVRETS BANCAIRES ............ . . .. TANT QUE VOUS MANUELS D'INSTRUCTIONS POSSÉDEZ L'OBJET ... TOUJOURS NÉGOCIATION .... ................ 6ANS OFFRES DE SERViCES .... ........ TOUJOURS ORGANIGRAMME ..... . ................. DURÉE DE LA VALIDITÉ PASSEPORT ........ . PERMIS DE CONDUIRE ... ....... DURÉE DE LA VALIDITÉ ............... 6ANS PIECES JUSTIFICATIVES ............ . ... TANT QU'IL NE SONT PAS PLACEMENT .. CONVERTIS PLAN ..................................................... TANT QUE VOUS ÊTES PROPRIÉTAIRE POLITIQUES ET DIRECTIVES TOUJOURS PRÊT ........................................................ JUSQU'AU PAIEMENT FINAL, + 3 ANS
62
QUOI GARDER, QUOI JETER DOCUMENTS
PÉRIODE DE CONSERVATION
PUBLICATION... ............... .......................... TOUJOURS PUBLICiTÉ.................. .................................. TOUJOURS RECETTES ET DÉBOURSÉS.... .. .............. ......... 6 ANS RÉFÉRENCE............ ............................... TANT QUE VOUS EN AVEZ BESOIN ................. 6 ANS REGISTRE DE CHÈQUES.. RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES ................... 6 ANS RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT ................ 6 ANS RELATIONS AVEC D'AUTRES COMPAGNIES ......... 6 ANS RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS ....... 6 ANS RELEVÉS ET ATTESTATION D'EMPLOI ................ TOUJOURS RELEVÉS BANCAIRES...... ............................. 6 ANS RÉPARATION ........................................................ TANT QUE LA GARANTIE S'APPLIQUE REVENUS............................ ............ 6 ANS SALAIRE................ .............. . ......... 6 ANS SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL ................... TOUJOURS SCOLARITÉ........................... ...................... TOUJOURS SUBVENTIONS............ .................................... 6 ANS . ........................ 3 ANS TAXES MUNICIPALES .. TAXES SCOLAIRES .......... . ................................ 3 ANS TÉLÉPHONE,FACTURES ............................ 1AN TEMPS SUPPLÉMENTAIRE ...... ............. .... 6 ANS ............ ............... TOUJOURS TESTAMENT ... ............ TPS ET TVQ . ............ . ................... 6 ANS VÉHICULES - ACHAT ........... ...... TANT QUE VOUS ÊTES PROPRIÉTAIRE VÉHICULES - IMMATRICULATION ......................... 1 AN VÉHICULES - RÉPARATION ET ENTRETIEN. ........................................... 1 AN
63
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
TYPES DE LOIS À CONSUL TER POUR ÉTABLIR LES PÉRIODES DE CONSERVATION
CODE CIVIL LOIS CONCERNANT LES IMPÔTS LOIS CONCERNANT LA PROTECTION DES CONSOMMATEURS LOIS CONCERNANT LES ASSURANCES LOIS CONCERNANT LES COMPAGNIES LOIS CONCERNANT LES ASSOCIATIONS LOIS CONCERNANT LE TRAVAIL TOUTES LOIS OU RÈGLEMENTS CONCERNANT VOS ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES *
*
64
Selon votre domaine et la nature de vos activités, plusieurs autres lois peuvent avoir une influence sur l'établissement de vos périodes de conservation. La prudence, la minutie et la réflexion seront vos points d'appui les plus solides. Dans le doute, n'hésitez pas à consulter une personne spécialisée.
QUOI GARDER, QUOI JETER
AVEZ-VOUS ....
OUI
NON
CONSULTÉ LES LOIS PERTINENTES POUR ÉTABLIR VOS PÉRIODES DE CONSERVATION?
l1
U
DEMANDÉ UN AVIS JURIDIQUE EN REGARD DES DOCUMENTS QUE VOUS AVEZ L'INTENTION DE DÉTRUIRE?
[l
[]
PRIS EN CONSIDÉRATION LA VALEUR
r1
[J
1l
[J
QUE VOUS ACCORDEZ À VOS DOCUMENTS, NONOBSTANT LA PERMISSION DE DÉTRUIRE
ACCORDÉE PAR UNE LOI ? JETÉ UN REGARD HISTORIQUE SUR CERTAINS DE VOS DOCUMENTS?
/ 1
65
COMMENT GARDER
CHAPITRE 5
COMMENT GARDER
COMMENT GARDER
CHAPITRE 5
COMMENT GARDER Vous avez procédé à l'épuration de vos documents et ceux qui ont survécu à votre purge doivent maintenant être organisés. Ce qui déterminera votre choix d'organisation sont les éléments suivants: la quantité de vos documents, qui classe vos documents, qui consulte vos documents, vos méthodes de travail, votre aisance face aux structures proposées et l'atteinte de vos objectifs.
69
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
Les exemples de structures de classement qui suivent ne se prétendent pas exhaustives. Vous pourrez insérer des sujets n'importe où dans les structures, tout en respectant la logique. La section des dossiers concernant vos activités spécifiques est entièrement à développer car il est impossible de prévoir tous les domaines. En suivant la logique de développement de la structure et de la codification, vous pourrez aménager une structure de classement qui vous ressemblera parfaitement. Certains titres se détaillent en séries de dossiers. Par exemple, si vous utilisez le titre "DOSSIERS CLIENTS", vous pouvez ouvrir plusieurs dossiers et les distinguer en ajoutant le nom du client. Vous pouvez aussi enrichir la codification que vous aurez choisie pour donner à chacun de vos dossiers une codification unique.
EXEMPLE D'UTILISATION DE LA MÊME CODIFICATION EN PERSONNALISANT LES TITRES DE DOSSIERS
A200 A200 A200 A200
DOSSIERS DOSSIERS DOSSIERS DOSSIERS
CLIENTS CLIENTS - XXX INC. CLIENTS - YYY ENRG. CLIENTS - ZZZ LTEE
EXEMPLE D'ENRICHISSEMENT DE LA CODIFICATION POUR DONNER UNE CODIFICATION UNIQUE
A200 A200.01 A200.02 A200.03
70
DOSSIERS DOSSIERS DOSSIERS DOSSIERS
CLIENTS CLIENTS - XXX INC. CLIENTS - YYY ENRG. CLIENTS - ZZZ LTEE
COMMENT GARDER
VOICI DES EXEMPLES DE STRUCTURES LOGIQUES D'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS ACCOMPAGNÉES DE DIFFÉRENTES CODIFICATIONS POSSIBLES. À LA PAGE 84, VOUS TROUVEREZ UN TABLEAU VIERGE
QUI VOUS PERMETTRA D'ÉLABORER VOTRE PROPRE STRUCTURE. SI VOUS ORGANISEZ VOS DOCUMENTS PAR ORDRE ALPHABETIQUE, CHOISSISEZ SEULEMENT VOTRE TITRE
STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PERSONNE PHYSIQUE CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
A
A100
1
100
AA
A110
1.1
110
AAA
A111
1.1.1
111
AB
A120
1.2
120
ABA
A121
1.2.1
121
PASSEPORT
AC
A130
1.3
130
SCOLARITÉ
AD
A140
1.4
140
ADA
A141
1.4.1
141
ADB AOC
A142 A143
14.2 14.3
142 143
CORRESPONDANCE
AE
A150
1.5
150
TESTAMENT
AF
A160
1.6
160
DÉCÈS CERTIFICAT DE DÉCÊS
AG AGA
A170 A171
1.7 1.7.1
170 171
VIE PERSONNELLE NAISSANCE CERTIFICAT DE NAISSANCE UNION CONTRAT DE MARIAGE
DIPLÔMES BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES INSCRIPTIONS
71
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
AF
A180
1.8
180
AFA
A181
1.8.1
181
AFB AFC AFD
A182 A183 A184
1.8.2 1.8.3 1.8.4
182 183 184
B
B100
2
200
BAIL OU CONTRAT D'ACHAT
BA
B110
2.1
210
CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION
BB
B120
2.2
220
TAXATION
BC
B130
2.3
230
BCA BCB
B131 B132
2.3.1 2.3.2
231 232
BD
B140
2.4
240
C
C100
3
300
VIE
CA
C110
3.1
310
VÉHICULES
CB
C120
3.2
320
BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES
CC
C130
3.3
330
0
0100
4
400
DA
0110
4.1
410
DAA DAB DAC DAO DAE
0111 0112 0113 0114 0115
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5
411 412 413 414 415
TRAVAIL CURRICULUM VITAE RELEVÉS ET ATTESTATIONS D'EMPLOI ASSURANCE-EMPLOI ACCIDENT DE TRAVAIL
HABITATION
TAXES MUNICIPALES TAXES SCOLAIRES PLAN
ASSURANCES
FINANCES OPÉRATIONS BANCAIRES PLACEMENT EMPRUNT LIVRET RELEVÉS DE COMPTES REGISTRE DE CHÈQUES
72
COMMENT GARDER
CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
FACTURES TÉLÉPHONE ÉLECTRICITÉ CARTES DE CRÉDIT CÂBLE ACHATS GARANTIES MANUELS D'INSTRUCTIONS RÉPARATIONS IMPÔTS ET TAXES DÉCLARATIONS TPS ETTVQ REVENUS SALAIRES ALLOCATIONS FAMILIALES VÉHICULES ACHAT RÉPARATIONS ET ENTRETIEN IMMATRICULATION PERMIS DE CONDUIRE
DB
D120
4.2
420
DBA DBB DBC DBD DBE DBEA
D121 D122 D123 D124 D125 D125.1
4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.1 4.2.5 4.2.5.1
421 422 423 424 425 425.1
DBEB DBF
D125.2 D126
4.2.5.2 4.2.6
425.2 426
DC
D130
4.3
430
DCA DCB
D131 D132
4.3.1 4.3.2
431 432
DD
D140
4.4
440
DDA DDB
D141 D142
4.4.1 4.4.2
441 442
DE
D150
4.5
450
DEA
D151
4.5.1
451
DEB DEC DED
D152 D153 D154
4.5.2 4.5.3 4.5.4
452 453 454
73
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UN TRAVAILLEUR AUTONOME CHOIX DE CODIFICATION
TITRES ENREGISTREMENT OU INCORPORATION
A
A100
1
100
DOSSIERS CLIENTS
B
B100
2
200
OFFRES DE SERVICES
C
C100
3
300
FINANCES
D
D100
4
400
ÉTATS FINANCIERS
DA
0110
4.1
410
BUDGET
DB
0120
4.2
420
IMPÔTS
OC
0130
4.3
430
DÉCLARATIONS TPS ET TVQ
DO
0140
44
440
REVENUS
DE
0150
4.5
450
DEA
0151
4.5.1
451
OF
0160
4.6
460
OFA
0161
4.6.1
461
OFAA
0161.1
4.6.1.1
461.1
COMPTABILITÉ
DG
0170
4.7
470
OPÉRATIONS BANCAIRES
OH
0180
4.8
480
OHA OHB OHC OHO OHE
0181 0182 0183 0184 0185
4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.84 4.8.5
481 482 483 484 485
DI
0190
4.9
490
FACTURATION DÉPENSES FOURNISSEURS PIÈCES JUSTIFICATIVES
PLACEMENT EMPRUNT LIVRET RELEVÉS BANCAIRES REGISTRES DE CHÈQUES ASSURANCE-SALAIRE
74
COMMENT GARDER
CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
E
E100
5
500
PUBLICITÉ
EA
E110
5.1
510
INFORMATIQUE
EB
E120
5.2
520
CORRESPONDANCE
EC
E130
5.3
530
COURRIER
ED
E140
5.4
510
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
F
F100
6
600
RÉFÉRENCES
G
G100
7
700
COMMUNICATIONS
75
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PROFESSION LIBÉRALE CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
CRÉATION OU FONDATION
A
A100
1
100
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
B
B100
2
200
ORGANIGRAMME
BA
B110
2.1
210
POLITIQUES ET DIRECTIVES
BB
B120
2.2
220
AFFAIRES JURIDIQUES
BC
B130
2.3
230
DOSSIERS CLIENTS
C
C100
3
300
FINANCES
D
D100
4
400
BUDGET
DA
D110
4.1
410
ÉTATS FINANCIERS
DB
D120
4.2
420
IMPÔTS
DC
D130
4.3
430
REVENUS
DD
D140
4.4
440
DDA DDB
D141 D142
4.4.1 4.4.2
441 442
DE
D150
4.5
450
DEA DEAA DEAB
D151 D151.1 D151.2
4.5.1 4.5.1.1 4.5.1.2
451 451.1 451.2
DEAC
D151.3
4.5.1.3
451.3
DF
D160
4.6
460
DFA DFAA
D161 D161.1
4.6.1 4.6.1.1
461 461.1
DFAB
D161.2
4.6.1.2
461.2
FACTURATION COMPTES À RECEVOIR DÉPENSES ACHATS FOURNISSEURS GARANTIES MANUELS D'INSTRUCTIONS COMPTABILITÉ REGISTRES FINANCIERS GRAND LIVRE RECETTES ET DÉBOURSÉS
76
COMMENT GARDER
CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
GESTION DES SALAIRES
DG
0170
4.7
470
OPÉRATIONS BANCAIRES
OH
0180
4.8
480
DHA DHB DHC DHD OHE
0181 0182 0183 0184 0185
4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4 4.8.5
481 482 483 484 485
E
E100
5
500
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT
EA
E110
5.1
510
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES
EB
E120
5.2
520
PUBLICITÉ
EC
E130
5.3
530
INFORMATIQUE
ED
E140
5.4
540
CORRESPONDANCE
EF
E150
5.5
550
COURRIER
EG
E160
5.6
560
PUBLICATIONS
EH
E170
5.7
570
F
F100
6
600
FA
F110
6.1
610
FAA
F111
6.1.1
611
DOSSIERS DES EMPLOYÉS
FB
F120
6.2
620
CONDITIONS DE TRAVAIL
FC
F130
6.3
630
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT
FD
F140
6.4
640
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
G
G100
7
700
RÉFÉRENCES
H
H100
8
800
PLACEMENT EMPRUNT LIVRET RELEVÉS BANCAIRES REGISTRES DE CHÈQUES COMMUNICATIONS
RESSOURCES HUMAINES
EMBAUCHE DEMANDES D'EMPLOI
77
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE ASSOCIATION CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
CONSTITUTION
A
A100
1
100
ORGANISME DÉCISIONNEL
B
B100
2
200
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
BA
B110
2.1
210
CONSEIL D'ADMINISTRATION
BB
B120
2.2
220
COMITÉS ET COMMISSIONS
BC
B130
2.3
230
C
C100
3
300
ORGANIGRAMME
CA
C110
3.1
310
POLITIQUES ET DIRECTIVES
CB
C120
3.2
320
AFFAIRES JURIDIQUES
CC
C130
3.3
330
DOSSIERS MEMBRES
0
0100
4
400
FINANCES
E
E100
5
500
BUDGET
EA
E110
5.1
510
ÉTATS FINANCIERS
EB
E120
5.2
520
IMPÔTS
EC
E130
5.3
530
REVENUS
ED
E140
5.4
540
EDA EDB
E141 E142
5.4.1 5.4.2
541 542
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
COTISATION SUBVENTIONS
78
COMMENT GARDER
TITRES
CHOIX DE CODIFICATION
DÉPENSES
EE
E150
5.5
550
EEA EEAA EEAB
E151 E151.1 E151.2
5.5.1 5.5.1.1 5.5.1.2
551 551.1 551.2
EEAC
E151.3
5.5.1.3
551.3
EF
E160
5.6
560
EFA EFAA
E161 E161.1
5.6.1 5.6.1.1
561 561.1
EFAB
E161.2
5.6.1.2
561.2
GESTION DES SALAIRES
EG
E170
5.7
570
OPÉRATIONS BANCAIRES
EH
E180
5.8
580
EHA EHB EHC EHD EHE
E181 E182 E183 E184 E185
5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4 5.8.5
581 582 583 584 585
F
F100
6
600
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT
FA
F110
6.1
610
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES
FB
F120
6.2
620
PUBLICITÉ
FC
F130
6.3
630
INFORMATIQUE
FD
F140
6.4
640
CORRESPONDANCE
FF
F150
6.5
650
COURRIER
FG
F160
6.6
660
PUBLICATIONS
FH
F170
6.7
670
ACHATS FOURNISSEURS GARANTIES MANUELS D'INSTRUCTIONS COMPTABILITÉ REGISTRES FINANCIERS GRAND LIVRE RECETTES ET DÉBOURSÉS
PLACEMENT EMPRUNT LIVRET RELEVÉS BANCAIRES REGISTRES DE CHÈQUES COMMUNICATIONS
79
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME TITRES
CHOIX DE CODIFICATION
RESSOURCES HUMAINES EMBAUCHE DEMANDES D'EMPLOI
G100
7
700
GA
G110
7.1
710
GAA
7.1.1
711
7.2
720
DOSSIERS DES EMPLOYÉS
GB
G110. 1 G120
CONDITIONS DE TRAVAIL
GC
G130
7.3
730
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT
GD
G140
7.4
740
H
H100
8
800
1100
9
900
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES RÉFÉRENCES
80
G
COMMENT GARDER
STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PME CHOIX DE CODIFICATION
TITRES
CRÉATION OU FONDATION
A
A100
1
100
ORGANISME DÉCISIONNEL
B
B100
2
200
BA
B110
2.1
210
C
C100
3
300
ORGANIGRAMME
CA
C110
3.1
310
POLITIQUES ET DIRECTIVES
CB
C120
3.2
320
AFFAIRES JURIDIQUES
CC
C130
3.3
330
DOSSIERS CLIENTS
D
D100
4
400
FINANCES
E
E100
5
500
BUDGET
EA
E110
5.1
510
ÉTATS FINANCIERS
EB
E120
5.2
520
IMPÔTS
EC
E130
5.3
530
REVENUS
ED
E140
54
540
EDA EDB EDC
E141 E142 E143
5.4.1 54.2 5.4.3
541 542 543
EE
E150
5.5
550
EEA EEAA EEAB
E151 E151.1 E151.2
5.5.1 5.5.1.1 5.5.1.2
551 551.1 551.2
EEAC
E151.3
5.5.1.3
551.3
CONSEIL D'ADMINISTRATION ADMINISTRATION GÉNÉRALE
FACTURATION COMPTES À RECEVOIR SUBVENTIONS DÉPENSES ACHATS FOURNISSEURS GARANTIES MANUELS D'INSTRUCTIONS
81
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME CHOIX DE CODIFICATION
TITRES EF
E160
5.6
560
EFA EFAA
E161 E161.1
5.6.1 5.6.1.1
561 561.1
EFAB
E161.2
5.6.1.2
561.2
GESTION DES SALAIRES
EG
E170
5.7
570
OPÉRATIONS BANCAIRES
EH
E180
5.8
580
EHA EHB EHC EHD EHE
E181 E182 E183 E184 E185
5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4 5.8.5
581 582 583 584 585
F
F100
6
600
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT
FA
F110
6.1
610
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES
FB
F120
6.2
620
PUBLICITÉ
FC
F130
6.3
630
INFORMATIQUE
FD
F140
6.4
640
CORRESPONDANCE
FE
F150
6.5
650
COURRIER
FF
F160
6.6
660
PUBLICATIONS
FG
F170
6.7
670
G
G100
7
700
GA
G110
7.1
710
GAA
G110.1
7.1.1
711
GB
G120
7.2
720
COMPTABILITÉ REGISTRES FINANCIERS GRAND LIVRE RECETTES ET DÉBOURSÉS
PLACEMENT EMPRUNT LIVRET RELEVÉS BANCAIRES REGISTRES DE CHÈQUES
COMMUNICATIONS
RESSOURCES HUMAINES EMBAUCHE DEMANDES D'EMPLOI DOSSIERS DES EMPLOYÉS
82
COMMENT GARDER
CHOIX DE CODIFICATION
TITRES CONDITIONS ET/OU RELATIONS DE TRAVAIL
GC
G130
7.3
730
CONVENTION COLLECTIVE NÉGOCIATION GRIEFS
GCA GCAA GCAB
G131 G131.1 G131.2
7.3.1 7.3.1.1 7.3.1.2
731 731.1 731.2
GESTION DU TEMPS HORAIRE TEMPS SUPPLÉMENTAIRE ABSENCES
GCB GCBA
G132 G132.1
7.3.2 7.3.2.1
732 732.1
GCBB GCBC
G132.2 G132.3
7.3.2.2 7.3.2.3
732.2 732.3
SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ACCIDENT DE TRAVAIL
GCC GCCA
G133 G133.1
7.3.3 7.3.3.1
733 733.1
GD
G140
7.4
740
H
H100
8
800
1100
9
900
FORMATION ET PERFECTIONNEMENT ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES RÉFÉRENCES
83
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME VOICI UN TABLEAU VIERGE Où VOUS DÉFINIREZ VOTRE PROPRE STRUCTURE D'ORGANISATION DE DOSSIERS ET INDIQUEREZ POUR CHACUN DES TITRES LA PÉRIODE DE CONSERVATION QUE VOUS AVEZ CHOISI D'APPLIQUER.
TITRE
84
CODIFICATION
PÉRIODE DE CONSERVATION
COMMENT GARDER
TITRE
CODIFICATION
PÉRIODE DE CONSERVATION
85
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS .... OUI
NON
ÉTABLI UN PROFIL DE STRUCTURE DE CLASSEMENT QUI IMAGE PARFAITEMENT VOS ACTIVITÉS?
[l
D
CHOISI LA CODIFICATION QUI VOUS SEMBLAIT LA PLUS PERTINENTE?
[1
n
CHOISI DES TITRES DE DOSSIERS REFLÉTANT BIEN LEUR CONTENU?
D
[]
86
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
CHAPITRE 6
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
,\-------1
----------
CHAPITRE 6
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE) INDEX MANUEL PAPIER TRAITEMENT DE TEXTE OU FICHE
La production d'un index manuel est une opération relativement simple. Il s'agit d'énumérer tous les titres de vos dossiers ainsi que leur codification respective en respectant l'ordre alphabétique. Un logiciel de traitement de texte ou un dactylo peuvent servir à élaborer cette liste de titres. Vous pouvez aussi utiliser des fiches cartonnées, sur lesquelles vous inscrivez les titres de vos dossiers et leurs codifications. Ensuite vous classez ces fiches par ordre alphabétique.
89
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
EXEMPLE SUR TRAITEMENT DE TEXTE
TITRE
CODIFICATION
ANNÉE(S)
DESTRUCTION
CERTIFICAT DE NAISSANCE
110
1997
JAMAIS
CORRESPONDANCE
150
1996
2000
CORRESPONDANCE
150
1997
2001
DIPLÔMES
141
1989
JAMAIS
PASSEPORT
130
1995
1999
TESTAMENT
160
1992
JAMAIS
EXEMPLE SUR FICHES
90
110 1997
CERTIFICAT DE NAISSANCE ANNÉE DESTRUCTION
JAMAIS
CORRESPONDANCE ANNÉE DESTRUCTION
150 1996 2000
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
CORRESPONDANCE ANNÉE DESTRUCTION
150 1997 2001
DIPLÔME ANNÉE DESTRUCTION
141 1989 JAMAIS
PASSEPORT ANNÉE DESTRUCTION
130 1995 1999
TESTAMENT ANNÉE DESTRUCTION
160 1992 JAMAIS
INDEX INFORMATIQUE BASE DE DONNÉES Si vous avez accès à un logiciel de base de données, il vous sera facile d'informatiser votre index. Vous enregistrez dans des champs pré-établis le titre du dossier, sa codification, l'année des documents et l'année de destruction prévue, s'il y a lieu. Votre logiciel de base de données produira un index alphabétique de vos titres de dossiers.
91
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ...
OUI
DRESSÉ UN INDEX COMPLET ET FACILE À CONSULTER?
92
LJ
NON
n
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
CHAPITRE 7
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
CHAPITRE 7
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES Les équipements de rangement de documents joueront un rôle dans l'organisation de vos dossiers. Nous vous présenterons divers scénarios d'utilisation d'équipements et c'est à vous de choisir celui ou ceux qui vous conviendront le mieux.
95
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
Les documents papiers traitant d'un même sujet sont Le réunis en dossiers, conservés dans des chemises. titre, l'année des documents, la codification, si vous avez opté pour une structure d'organisation et l'année de destruction, s'il y a lieu, doivent s'inscrire sur une étiquette que vous apposez sur la chemise. Ceci vous permettra de réutiliser vos chemises lorsque vous détruirez des documents. Vous n'aurez qu'à recoller une nouvelle étiquette par dessus l'ancienne. Si vous ne possédez déjà des meubles de rangement tel, un classeur ou des boîtes d'entreposage, le marché des meubles de rangement offre toute une gamme de produit allant du petit classeur deux (2) tiroirs très peu coûteux (il en existe même des cartonnés) aux classeurs ignifuges qui sont onéreux mais qui assurent une certaine protection en cas d'incendie. Pour les documents importants et les documents de format non standard, des équipements spécialisés sont disponibles et assurent un classement satisfaisant.
VOICI MAINTENANT L'HEURE DE PRENDRE ENCORE DES DÉCISIONS CONCERNANT L'ORGANISATION PHYSIQUE DE VOS DOCUMENTS. CHEMISES
J'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DES CHEMISES D'UNE SEULE COULEUR.
[]
J'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DES CHEMISES DE PLUSIEURS COULEURS: 1 COULEUR PAR ANNÉE 1 COULEUR PAR SECTEUR DE CODIFICATION
96
U U
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
J'UTILISE DES CHEMISES: RÉVERSIBLES
[J
ACCORDÉONS
LJ
À ONGLETS DROITS
À ONGLETS LATÉRAUX SUSPENDUES
[1 fl Cl
Il ÉTIQUETTES
Il
J'IDENTIFIE MES DOSSIERS AVEC DES ÉTIQUETTES:
AVEC BANDES DE COULEUR
CI Il
PRÉ-CODÉES
0
BLANCHES
J'UTILISE DES BOÎTES DE CONSERVATION POUR TOUS MES DOCUMENTS.
1 ]
J'UTILISE DES BOÎTES DE CONSERVATION POUR LES DOCUMENTS QUE JE CONSULTE MOINS.
Il
JE N'UTILISE PAS DE BOÎTES DE CONSERVATION.
[J
97
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
LASSEURS
JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS UN CLASSEUR CARTONNÉ. JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS UN CLASSEUR LATÉRAL.
fl [l
JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS UN CLASSEUR VERTICAL.
11
JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS UNE ARMOIRE DE RANGEMENT.
Il
JE CONSERVE MES DOSSIERS DANS UN TIROIR DE MON BUREAU.
LJ
IFICHES
(SERVANT À CONFECTIONNER L'INDEX ALPHABÉTIQUE DE VOS DOSSIERS)
J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DES FICHES BLANCHES. J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DES FICHES DE COULEUR.
98
[J
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
FICHIERS
JE CONSERVE MES FICHES DANS UN FICHIER DE CARTON.
1 1
JE CONSERVE MES FICHES DANS UN FICHIER DE MÉTAL.
[J
JE CONSERVE MES FICHES DANS UN FICHIER DE PLASTIQUE.
Ll
DOCUMENTS AUTRES QUE PAPIER
JE RANGE MES PLANS DANS UN CLASSEUR À PLANS. JE RANGE MES CLÉS DANS UN CLASSEUR À CLÉS. JE RANGE MES DISQUETTES DANS UN CLASSEUR À DISQUETTES.
1]
n 1]
JE RANGE MES CD DANS UN CLASSEUR À CD.
D
JE RANGE MES PHOTOS DANS UN CARTABLE À PHOTOS.
[]
99
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
JE RANGE MES DIAPOSITIVES DANS UN CLASSEUR À DIAPOSITIVES. JE RANGE MES MICROFICHES DANS UN CLASSEUR À MICROFICHES.
[] []
DOCUMENTS IMPORTANTS
JE PROTÈGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS DANS UN COFFRE-FORT.
[]
JE PROTÈGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS EN LOUANT UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION FINANCIÈRE.
U
VOUS SAVEZ MAINTENANT DE QUELLE FAÇON VOUS VOULEZ ORGANISER PHYSIQUEMENT VOS DOCUMENTS. ALLEZ VOIR LES MAGASINS SPÉCIALISÉS, ILS REGORGENT DE PRODUITS DE RANGEMENT ESTHÉTIQUES ET FONCTIONNELS.
100
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
AVEZ-VOUS ....
OUI
UTILISÉ À BON ESCIENT CE QUE VOUS POSSÉDIEZ DÉJÀ?
VÉRIFIÉ LA RELATION QUALITÉ/PRIX DE TOUS LES ÉQUIPEMENTS QUE VOUS COMPTEZ VOUS PROCURER?
NON
[J
LI
[]
rl
101
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
CHAPITRE 8
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
CHAPITRE 8
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
Bravo! Vous avez instauré l'ordre dans vos documents. Quoi d'autre? Et bien, en plus du classement, tous les ans durant votre période moins occupée, allez-y d'un petit effort pour maintenir cet ordre qui vous a demandé tant de travail.
105
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME
1.
OUVERTURE DES DOSSIERS ANNUELS Si vous avez choisi d'organiser vos documents en série de dossiers annuels, année après année vous devez procéder à l'ouverture de vos nouveaux dossiers. L'organisation de vos documents en dossiers annuels facilite de beaucoup l'application de vos périodes de destruction. OUVERTURE DE NOUVEAUX SUJETS Vous avez de nouvelles activités qui n'étaient pas prévues à l'élaboration de votre structure de classement, il faut enrichir votre structure pour qu'elle puisse contenir tous les sujets vous concernant. La mise à jour annuelle de votre structure de classement évitera que, faute de trouver où classer un sujet, on établisse une série de dossiers parallèles non inclus dans votre index.
3.
DESTRUCTION DE CERTAINS DOCUMENTS Lors de l'épuration de vos documents vous avez concrètement appliqué les périodes de conservation que vous avez considérées comme étant les plus valables pour vos documents. Cette première opération de destruction vous aura certainement convaincus de l'utilité de ne pas accumuler indûment des documents. Veillez maintenant à ne pas retomber dans vos vieilles habitudes et, une fois par année, retirez de vos équipements de rangement, les dossiers qui ne vous seront plus utiles. L'inscription sur l'étiquette et sur votre index de l'année de destruction vous faciliteront cette tâche.
106
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
AVEZ-VOUS .... OUI
NON
LA FERME INTENTION DE DÉTRUIRE ANNUELLEMENT LES DOCUMENTS DEVENUS INUTILES?
[]
lJ
LE PROJET DE SURVEILLER AVEC VIGILANCE L'ARRIVÉE DE NOUVEAUX SUJETS ET D'ENRICHIR À CET EFFET VOTRE STRUCTURE DE CLASSEMENT?
[1
[J
Z
zZ-
Z.z..
z.. z...
107
~
AGMV
~~ MARQYIS Québec, Canada 1997
POUR QUI?
POUR UNE PERSONNE , UN TRAVAILLEUR AUTONOME , UNE ASSOCIATION , UNE PETITE, TRÈS PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE. VOICI UN GUIDE INTERACTIF FACILE ET DÉTAILLÉ POUR QUE VOUS BÂTISSIEZ L ' ITINÉRAIRE MENANT Â L 'ORGANISATION IDÉALE DE VOS PAPIERS .
CHAQUE ÉTAPE D'ORGANISATION VOUS EST TRANSMISE SIMPLEMENT ET VOUS PERMETTRA DE DEVENIR LE SPÉCIALISTE DE VOS DOCUMENTS .
?
EN COMBIEN DE TEMPS SELON LA QUANTITÉ DE VOS DOCUMENTS , UNE BONNE JOURNÉE , QUELQUES SEMAINES OU QUELQUES MOIS. COMMENT? UTILISEZ CE QUE VOUS AVEZ DÉJÂ OU PROCUREZ-VOUS EXACTEMENT CE DONT VOUS AVEZ BESOIN . FAITES-LA SEUL, OU EN GROUPE . AVEC L ' AIDE D ' UN ORDINATEUR OU MANUELLEMENT. EN UTILISANT L 'ORDRE ALPHABÉTIQUE DE VOS TITRES OU UNE STUCTURE AVEC CODIFICATION . JETEZ JUDICIEUSEMENT LES DOCUMENTS DEVENUS INUTILES ET CONSERVEZ PRÉCIEUSEMENT VOS DOCUMENTS IMPORTANTS . C ' EST UNE TÂCHE QUE VOUS REPORTEZ Â PLUS TARD, CE GUIDE VOUS ACCOMPAGNERA TOUT AU LONG DE VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS ET VOUS DONNERA ENFIN L ' ORDRE DOCUMENTAIRE AUQUEL VOUS ASPIREZ DEPUIS LONGTEMPS .
--......-.....
-..... ..... .....
....
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ISBN 2-89416-123-9
9
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