Kursus Asas MS Excel 2010

2015

Kursus Asas MS Excel 2010 Pengenalan kepada lembaran kerja Pengubahsuaian format , Kemasukan data dan analisis data, Pelaporan

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN 2/25/2015 IPG KAMPUS TUN HUSSIEN ONN BATU PAHAT, JOHOR DARUL TAKZIM SUMITRA KAN FONG KUEN

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Jadual Isi Kandungan Matlamat ................................................................................................................................................. iii Skop ......................................................................................................................................................... iii Objektif .................................................................................................................................................... iii Keperluan sistem: .................................................................................................................................... iii Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010 ....................................................................................... 1 Latihan 1: Memulakan MS Excel............................................................................................................... 1 1.1 Skrin Permukaan MS Excel 2010................................................................................................... 1 1.2 Bersuaikenal dengan Ribbon: ....................................................................................................... 2 Latihan 2: Customize Quick Access Tool Bar: ........................................................................................... 2 Latihan 3: Bersuaikenal dengan kategori command button: ................................................................... 2 Latihan 4 Bersuaikenal dengan Tab PAGE LAYOUT .................................................................................. 2 Latihan 5 Bersuaikenal dengan Tab Home. .............................................................................................. 3 Latihan 5.1 Penggunaan Excel sebagai Pangkalan Data berhubung Maklumat Sumber Manusia untuk tujuan Mail Merge...................................................................................................................... 3 Latihan 5.2 Penggunaan Excel sebagai Alat Penganalisis Data berbentuk Numerikal ...................... 12 Latihan 6 Penggunaan Formula Asas ...................................................................................................... 13 Latihan 7 Conditional Formatting .......................................................................................................... 16 Latihan 8 Save file dan Membuat Salinan Sheet.................................................................................... 19 Latihan 9 Analisis Data ........................................................................................................................... 22 9.1 SORT ............................................................................................................................................ 23 Sort berdasarkan satu kriteria sahaja ................................................................................................ 23 Sort yang menggunakan lebih daripada satu kriteria......................................................................... 25 9.2

Hide & Unhide Column ........................................................................................................... 26

9.3

Formula: MAX, MIN, AVERAGE, RANK, VLOOKUP .................................................................. 28

9.3.1

MAX ataupun MAXIMUM ........................................................................................... 28

9.3.2

MIN ataupun MINIMUM................................................................................................ 29

9.3.4

AVERAGE ...................................................................................................................... 30

9.3.5

RANKING ......................................................................................................................... 33

9.3.6

VLOOKUP ....................................................................................................................... 38

9.4

FILTER...................................................................................................................................... 43

9.4.1

Text Filter ........................................................................................................................ 43

9.4.2

Filter by Color................................................................................................................. 46

9.4.3

Number Filters ................................................................................................................ 46

Latihan 10. Membina Carta .................................................................................................................... 47 IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

i

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

10.2 Menyisipkan carta ke dalam Word dan PowerPoint ................................................................ 52 Latihan 11. Mencetak workSheet. ......................................................................................................... 52 11.1 Print Preview ............................................................................................................................. 52 11.2 Set Print Area ........................................................................................................................... 53 11.3 Print WorkSheet ......................................................................................................................... 55 Latihan 12. Melindungi keselamatan data. ............................................................................................ 56 12.1 Protect WorkSheet ..................................................................................................................... 56 12.2 Protect Workbook....................................................................................................................... 57 Kesimpulan. ............................................................................................................................................ 60

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

ii

Matlamat Kursus ini bertujuan memberikan pendedahan kepada kemahiran asas penggunaan lembaran kerja untuk membuat analisis data dan penyediaan laporan yang mudah.

Skop 21. 22. 23. 24. 25.

Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010 Kemasukan data dan penyuntingan asas Formatting Penyediaan laporan Penyimpanan data dan melindungi keselamatan data

Objektif Pada akhir kursus ini, peserta seharusnya dapat: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Menyediakan Table dan membuat pengubahsuaian format mengikut kesesuaian. Memasukkan data dan melakukan penyuntingan asas. Menyediakan data untuk tujuan Mail Merge. Melakukan pengiraan berpandukan formula dan conditional formatting. Membuat analisis data asas seperti Sort, Filter, formula (Sum, Max, Min, Average) Menyediakan carta untuk tujuan pelaporan. Mencetak workSheet. Menyimpan data dengan menjaga keselamatan data.

Keperluan sistem:  

Sistem operasi: Windows 7 dan ke atas Perisian Applikasi: MS Excel 2010

IPG KAMPUS TUN HUSSIEN ONN BATU PAHAT, JOHOR DARUL TAKZIM SUMITRA KAN FONG KUEN

iii

KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010

Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010 Excel merupakan adalah pangkalan data elektronik yang membenarkan penggunanya menyusun, menganalisis, mengurus data dan berkongsi maklumat. Ia merupakan pangkalan data elektronik. Excel terdiri daripada helaian lembaran kerja (WorkSheet) berbentuk grid yang terdiri daripada Cell, column (lajur) dan row (baris). Setiap column dan row dinamakan dengan label Column A, B, C,… dan Row 1, 2, 3…. Setiap Cell diberikan nama seperti A1, A2, A3, … B1, B2, B3. Active Cell adalah Cell yang digunakan untuk memasukkan data.

Latihan 1: Memulakan MS Excel 1.1 Skrin Permukaan MS Excel 2010 Klik Start > All Programs > MS Office 2010 > Excel. Berikut merupakan Skrin Permulaan Excel 2010: Quick Access Tool Bar

Command Tab Title Bar Ribbon Formula Bar

Cell name Box

Column Label

Schroll Bar

Row Label

Worksheet Tab

Active Cell

Menambah Worksheet baru

Rajah 1 Skrin Permulaan MS Excel 2010

View

Zoom

Setiap column adalah sebuah medan (Field) yang menyimpan sejenis data. IPG KAMPUS TUN HUSSIEN ONN BATU PAHAT, JOHOR DARUL TAKZIM SUMITRA KAN FONG KUEN

1

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Setiap row merupakan satu rekod (Record) yang mengandungi maklumat pelbagai medan (field).

1.2 Bersuaikenal dengan Ribbon: Ia terdiri daripada bebrapa Tab. Setiap Tab mengandungi bebarapa Group, iaitu sekumpulan Command button (butang) ataupun fitur yang mempunyai fungsi yang berkatian dalam sebuah kelompok. Font Group

Alignment Group

Rajah 2 Ribbon dan kategori command button

Launcher

Soalan 1: Apakah fungsi Quick Access Tool Bar? ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Latihan 2: Customize Quick Access Tool Bar: 2.1 2.2

Show Quick Access Tool Bar Below/Above the Ribbon (Klik launcher Quick Access Tool Bar, pilih “Show Below/Above Ribbon”) Customize Quick Access Tool Bar: - Tambah dan buang command button: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Paste.

Soalan 2: Apakah fungsi command button? ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Latihan 3: Bersuaikenal dengan kategori command button: 3.1 Minimize the Ribbon (Klik kanan Tab Home, pilih “Collapse the ribbon”). 3.2 Expand the Ribbon. Soalan 3: Apakah fungsi Launcher? ___________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Latihan 4 Bersuaikenal dengan Tab PAGE LAYOUT 4.1 4.2

Mengubah Margin kepada “Narrow”, “Moderate” dan “Wide” Mengubah Orientation kepada “Landscape”.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

2

February 25, 2015 4.3

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Menetapkan Size kepada “A4”

Latihan 5 Bersuaikenal dengan Tab Home. Latihan 5.1 Penggunaan Excel sebagai Pangkalan Data berhubung Maklumat Sumber Manusia untuk tujuan Mail Merge Penggunaan mailmerge melibatkan penyediaan pangkalan data dan penyisipan data tersebut ke dalam dokumen yang berkenaan (surat panggilan, kad jemputan, sijil penghargaan dll.) i.

Sediakan maklumat yang berikut:

ii.

Pengubahsuaian format (Formatting) asas:  Melebarkan saiz column dan row Alternatif 1- Gerakkan cursor ke tepi column header sehingga bentuk cursor bertukar kepada anak panak dua mata, gerak ke kanan untuk melebarkannya, sebaliknya ke sebelah kiri untuk mengecilkannya.

Menukar kelebaran column.

Menukar ketinggian row.

Alternatif 2 – Tab Home > Cells Group > Format > Cell Size > Row Height… (ataupun Column width…)

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

3

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Selepas itu, akan terpapar dialog box yang meminta maklumat saiz column ataupun row yang tepat, contohnya “15 (character)”. Masukkan maklumat yang sesuai, kemudian klik butang “OK” akan mengubah saiz cell tersebut.

Menukar ketinggian row (baris)

Mengubah kelebaran column (lajur)

 Wrap text Menaip teks yang panjang lebar supaya bersambung ke bahagian bawah dalam cell yang sama. Highligt column atatupun row yang berkenaan, kemudian klik Tab Home > Alignment Group > Wrap Text.

iii. iv. v. vi. vii.

Isikan maklumat untuk 10 orang calon yang bakal menerima surat ataupun sijil. Save data ini dengan nama “Penerima2015”. Tutup program Excel. Mulakan Program MS Word 2010. Start > All Program > MS Office 2010 > Word. Sediakan sampel surat panggilan mesyuarat. Save dokumen anda dengan nama “surat1”.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

4

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

1. Letakkan cursor pada lokasi untuk memasukkan maklumat penerima.

viii. ix.

Letakkan cursor pada lokasi untuk memasukkan maklumat penerima. Mulakan Mail Merge: Tab Mailings > Start Mail Merge Group > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard…

2. Klik untuk memilih “Step by step Mail Merge Wizard…”

x.

Langkah 1 - Pilih jenis dokumen “Letters”. Panel Mail Merge akan terpapar di sebelah kanan.

3. Klik untuk memilih “Letters”

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

5

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015 4. Klik “Next: Starting document”.

xi.

Langkah ke-2 - Pilih dokumen yang sedang dipaparkan.

5. Klik “Use the current document”.

6. Klik “Next: Select recipients”.

xii.

Langkah 3 - Memilih penerima 7. Pilih “Use an existing list”.

8. Klik “Browse…”.

Kenalpasti spreadsheet bernama “Penerima2015” dan klik Open.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

6

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] 9. Terima “Sheet1$”

10. Terima “First row of data contains column headers. Klik “OK

21. Pastikan nama penerima yang dipilih ditandakan dengan “√”, kemudian klik “OK”

22. Klik “Address block…”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

7

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

24. Pilih style nama yang sesuai.

23. Klik “Match Fields..”

15. Padankan “First Name” dengan “Nama”, klik “OK”. 16. Padankan “Address” dengan “Alamat”, klik “OK”.

Sampel.

25. Klik “OK”

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

8

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

26. Klik “More items…”

17. Dialog box “Insert Merge Field” akan terpapar.Terima “Insert Database Field”. 18. Klik “Gelaran”, diikuti butang “Insert”. 19. Tekan space bar, Klik “Nama” dan diikuti butang “Insert”.

20. Tekan kekunci “enter” supaya cursor turun ke baris yang berikutnya. Klik “Alamat” dan kemudian klik butang “Close”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

9

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Hasilnya adalah seperti yang berikut:

xiii.

Langkah 4 –Pratonton dokumen. Sekiranya anda berpuas hati dengan hasilnya, klik “Next: Previewyour letters”. 21. Klik “Preview your letters”.

xiv.

Langkah 5 – Pratonton penerima. Klik “>>” ataupun “” dan “ Merge & Center)

iii.

Merge Cell A2 hingga I2.

iv.

Lebarkan column A Alternatif 1: Letakkan cursor pada penghujung border sehingga nampak bentuk dan tarik ke kanan. Alternatif 2: Auto fit, iaitu letakkan cursor pada penghujung border dan klik dua kali.)

v.

Gunakan “Wrap Text” untuk Cell G4 hingga I4. (Tab Home > Alignment Group > Wrap Text)

vi.

Align text mengikut ketepatan dalam Rajah 3

vii.

Sediakan border (sempadan) untuk Table tersebut. (Highlight keseluruhan Table, Tab Home > Font Group > Borders > klik untuk memilih border yang sesuai.)

viii.

Masukkan nilai jualan untuk semua jurujual yang tersenarai di atas mengikut pilihan anda.

ix.

Menambah 1 baris di atas jurujual bernama Ridzuan. (Alternatif 1: Klik Cell “ Ridzuan”, Tab Home > Cell Group > Insert > Insert Sheet Rows… Alternatif 2: Klik kanan tetikus,Tab Insert… > Entire Row > OK.) IPG KAMPUS TUN HUSSIEN ONN BATU PAHAT, JOHOR DARUL TAKZIM SUMITRA KAN FONG KUEN

12

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

x.

Lakukan tindakan yang sama untuk menambah 1 baris di atas jurujual bernama Adam.

xi.

Menambah 3 baris di atas jurujual bernama Saiful. (Highlight baris Saiful dan dua bari di bawahnya secara serentak, Tab Home > Cell Group > Insert > Insert Sheet Rows…)

xii.

Lakukan tindakan yang sama untuk menambah 5 baris di atas jurujual bernama Latif.

xiii.

Buat semua baris tambahan yang dilakukan tadi. (Alternatif 1: Highlight row yang berkenaan, Tab Home > Cell Group > Delete > Delete Sheet Rows… Alternatif 2 : Highlight row yang berkenaan, klik kanan tetikus, Delete… > Entire Row > OK.)

xiv.

Tambah 1 column sebelum column “Jumlah” (Alternatif 1: Highlight column “Jumlah”, Tab Home > Insert > Insert Sheet Columns… Alternatif 2: Highlight column “Jumlah”, klik kanan tetikus, Insert…> Entire column > OK.)

xv.

Tambah 1 column sebelum column “Zon” .

xvi.

Tambah 1 column selepas column “Komisen 25% atas hasil jualan”.

xvii.

Buang semua column baru yang ditambah dalam langkah 4.13 hingga 4.16.

Latihan 6 Penggunaan Formula Asas 6.1 6.2

Masukkan nilai-nilai hasil jualan yang sesuai untuk para jurul jual. Menghitung jumlah jualan Latif untuk suku tahun pertama tahun 2015. (Alternatif 1: Letakkan cursor dalam Cell F5, Tab Formulas > Function Library Group > AutoSum > Sum.

Skrin berikutnya:

6.3

Klik kekunci “enter”. Ulangi proses yang sama untuk jumlah hasil jualan Zamrud dan juru-jurujual yang lain. 6.4 Ulangi proses yang sama untuk mendapatkan JUMLAH hasil jualan pada bulan January, February dan March. IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

13

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

6.5 Kirakan Komisen 25% daripada jumlah jualan untuk setiap orang jurujual. (Letakkan cursor pada Cell G5: taip maklumat yang berikut: i. Taipkan simbol “=”, ii. klik Cell F4 untuk memilihnya, iii. masukkan cursor kembali ke Cell G5, taip “ *25/100” iv. tekan kekunci “enter”.

Catatan: Simbol matematik untuk tujuan penghitungan dalam Excel:

+ * /

campur / tambah (Add) tolak (Subtract or minus) darab / kalikan (multiply) bahagi (divide)

Alternatif 2: (Letakkan cursor pada Cell G5:

i. Tab Formulas > Function Library Group >

AutoSum >More Functions…”

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

14

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] ii. Pada ruang di bawah “Search for a function:” iii. Taip “product” iv. Klik “Go”

v. Apabila “Select a function:” telah highlight function “product” Klik “OK”

vi. Number 1 – highlight Cell F5 untuk memilihnya. vii. Number 2 – Taip “25/100” ataupun “.25”

Preview hasil darab

viii. Klik “OK”.

6.6 Ulangi proses yang sama untuk juru-jurujual yang lain. 6.7 Untuk mengira jurang perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan bulan January yang sebenar, letakkan cursor dalam Cell H5, taipkan formula yang berikut: i. Taip “=” ii. highlight Cell C5 iii. taip “-15000” iv. klik kekunci “enter”.

Untuk Bulan February, perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan February ialah” i. ii. iii. iv.

Taip “=” highlight Cell D5 taip “-15000” klik kekunci “enter”. IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

15

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Untuk Bulan February, perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan February ialah” i. ii. iii. iv.

Taip “=” highlight Cell E5 taip “-15000” klik kekunci “enter”.

6.8 Ulangi proses yang sama untuk juru-jurujual yang lain.

Latihan 7 Conditional Formatting Tandakan semua hasil jualan yang < RM 15000 dengan warna merah, sebaliknya berwarna hijau.

Rajah 4 Conditional Formatting

i. ii.

Highlight Cell C5 hingga E16. Pada Tab Home > Style Group > Conditional Formatting > Higlight Cell Rules > Less than…”

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

16

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

iii.

Masukkan Nilai “15000”, terima format “Light Red Fill with Dark Red Text”, kemudian klik butang “OK”.

iv.

Untuk tambah peraturan baru yang mewarnakan hasil jualan bernilai RM15000 dan ke atas, Highlight Cell C5 hingga E16, Klik Tab Home > Style Group > Contiditional Formatting > Manage Rules…

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

17

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

v.

Dalam Dialog box Conditional Formating Rules Manager, klik butang “New Rule…”

vi.

Di bawah kateGori “Select Rule Type:”, klik untuk memilih “Format only Cells that contain”.

vii.

Pada ruang di bawah KateGori “Edit the Rule Description:” tetapkan kriteria “greater than or equal to” “15000”.

viii. ix.

Klik butang “Format…” Format Cells > Fill > Background Color: >Pilih warna hijau> klik butang “OK”

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

18

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

x.

Klik butang “OK” sekali lagi.

xi.

Apabila ruang “Show formatting rules for:” menunjukkan “Current Selection”,klik butang “Apply” dan kemudian klik butang “OK”.

Anda akan menerima kesan visual yang sama seperti Rajah 4.

Latihan 8 Save file dan Membuat Salinan Sheet 8.1

Save SpreadSheet dan memperbanyakkan SpreadSheet mengikut format yang sama. IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

19

[KURSUS ASAS i. ii. iii.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Klik butang pada Quick Access Tool Bar untuk menyimpan fail anda. Namakan SpreadSheet ini sebagai “1st Quarter” Membuat salinan Sheet.

Alternatif 1 Pada Tab Home > Cell Group > Format >Organize Sheets > Move or Copy Sheet… Apabila terpaparnya Dialog box “Move or Copy ?”, terima “Move selected Sheets To book: Latihan1.xlsx”

1. Klik untuk memilih “Move Or Copy Sheets.

Pada kategori “Before Sheet:” klik “Sheet4” dan kemudian klik butang “OK”. 2. Kekal dalam Workbook Latihan1.xlsx

3. Copy dan Paste dihadapan Sheet4.

4. Tandakan “√” pada check box di hadapan “Create a copy” “1st Quarter (2)” akan diwujudkan.

Kemudian klik “OK”.

Ajukan cursor pada Tab “Sheet1”, klik kanan tetikus dan klik “Rename”.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

20

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Apabila “Sheet1” bertukar warna hitam, taip “1st Quarter”.

Alternatif 2 Untuk membuat salinan spreadSheet yang sama, sambil menekan kekunci “Ctrl” tekan butang kiri tetikus pada Tab 1 st Quarter dan tarik ke arah kanan.

Lepaskan tekanan tetikus akan terjadi salinan 1st Quarter(2).

iv. v. vi. vii.

viii.

Tukar label Tab “1 st Quarter (2)” kepada “2nd Quarter”. Pada Sheet “2ndd Quarter”, tukar nama bulan kepada “April, May, June”. Ubahsuai hasil jualan bulanan dengan nilai yang sesuai. Ulangi proses ini untuk mendapatkan Sheet “3rd Quarter” bagi bulan “July, August, Septermber dan Sheet “4th Quarter” untuk Bulan “October, November, December”. Tukarkan warna Tab supaya kesemua Sheet kelihatan berlainan warna Tabnya.

Ajukan cursor pada Tab Sheet “1st Quarter”, klik kanan tetikus, Klik “Tab Color” dan pilih warna yang sesuai.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

21

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Sekarang klik pada Tab “2nd Quarter”, ulangi proses yang sama untuk memilih warna baru.

Ulangi proses ini sehingga keempat-empat Sheet mempunyai warna Tab masing-masing. ix. Save data anda.

Latihan 9 Analisis Data Letakkan cursor dalam mana-mana Cell di dalam Table. Pada Tab Home > Styles Group > Format as Table.

Klik untuk memilih gaya persembahan Table yang sesuai:

Dialog box “Format As Table” akan terpapar: Range asal: =$A$4:$J$18

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

22

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Tukarkan Range data kepada “=$A$4:$J$17” untuk mengecualikan baris yang mengandungi maklumat “Catatan”. Range BARU: =$A$4:$J$17

Terima setting “My Table has header s” dan klik butang “OK”. Table telah dijana:

Proses pengalisis data sudah boleh dimulakan.

9.1 SORT Sort berdasarkan satu kriteria sahaja 9.1.1 Sort Table berdasarkan column header “Nama Jurujual”. Klik launcher untuk dapatkan drop down Table. Klik pada check box di hadapan “Jumlah” untuk Uncheck supaya menghilangkan tanda “√” (deselect).

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

23

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

i. ii.

Klik “Sort A to Z”. Klik “Sort Z to A”.

iii.

Klik butang “Sort & Filter” untuk dapatkan drop down menu. Klik “Clear Filter From “Nama Jurujual” bagi menghilangkan kesan Filter.

iv. v. vi.

Klik column header “Zon” untuk dapatkan drop down menu. Klik “Sort A to Z”. Klik “Sort Z to A”.

vii.

Klik butang “Sort & Filter” untuk dapatkan drop down menu. Klik “Clear Filter From “Nama Jurujual” bagi menghilangkan kesan Filter. Ulangi Proses untuk column header “January”, “February”, “March”, dan “Jumlah”.

viii.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

24

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Sort yang menggunakan lebih daripada satu kriteria i. ii.

Klik Tab 3rd Quarter bagi membuka Table yang mengandungi maklumat berhubung hasil jualan untuk suku tahun ketiga. Highlight keseluruhan Table, klik Tab Data > Sort Group > Sort.

iii.

Apabila terpaparnya Dialog box Sort, klik launcher pada ruang “Sort by” dan memilih “Zon”. Terima Order “A to Z”.

iv.

Klik butang “Add Level”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

25

[KURSUS ASAS

v.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Klik pada launcher “Then by” dan pilih “Nama Jurujual” menggunakan Order “A to Z” juga. Klik “OK”

. Hasilnya adalah seperti yang berikut:

vi. vii.

9.2

Klik “Undo” untuk membuang kesan Sort tadi. Cuba Sort Table ini menggunakan kriteria Sort by “Zon” dengan Order “A to Z” kemudian Add Level - Then by “Jumlah” dengan Order “Z to A”.

Hide & Unhide Column i.

Kembali ke Sheet 1st Quarter. Highlight column “H”, klik kanan tetikus dan klik “Hide” untuk menyorokkan column H.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

26

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Column H tidak lagi kelihatan dalam Table, column header terpapar: …G,I,…”

ii.

Ulangi Proses ini untuk menyorok Column I dan J. Column header yang terpapar adalah : “…G, H…”

Catatan: Untuk UnHide column H,I dan J, highlight Header row G-K, klik kanan tetikus dan klik “UnHide”

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

27

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Column H, I dan J akan terpapar semula. Sila kekalkan kesan “Hide” Column H, I dan J

9.3

Formula: MAX, MIN, AVERAGE, RANK, VLOOKUP Pada row ke-20, masukkan maklumat yang berikut:

Buat latihan penggunaan formula yang berikut:

9.3.1

MAX ataupun MAXIMUM

Mengenalpasti nilai Hasil jualan tertinggi pada bulan Januari:

Letakkan cursor pada Cell C21 Tab Formulas > Function Library Group >

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

AutoSum > Max.

SUMITRA KAN FONG KUEN

28

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

2. PilihPilih “Max”

1. Letakkan cursor pada Cell C21 Excel akan memilih Range “C5:C20” secara automatik. Formula bar dan Cell C21 akan memaparkan formula “=MAX(C5:C20)” Gunakan kekunci SHIFT –

untuk mengubah Range kepada “C5:C16”.

Range asal = C5:C20

Range baru = C5:C16

Formula bar dan Cell C21 akan memaparkan formula baru “=MAX(C5:C16)”. Tekan kekunci “enter” untuk mendapatkan nilai Maximum (MAX) untuk hasil jualan bulan January.

9.3.2

MIN ataupun MINIMUM

Mengenalpasti nilai Hasil Jualan Terendah untuk bulan January: IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

29

[KURSUS ASAS i. ii.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Letakkan cursor pada Cell C21 Tab Formulas > Function Library Group >

AutoSum > Min.

2. PilihPilih “Min”

1. Letakkan Pilihpada cursor Cell C22

Excel tidak memilih Range yang diperlukan. Formula bar dan Cell C22 menunjukkan formula “=MIN(C21). Gunakan tetikus untuk Highlight Range “C5:C16” supaya Formula bar dan Cell C22 menunjukkan formula “=MIN(C5:C16)”.

Tekan kekunci “enter” untuk mendapatkan nilai minimum.

9.3.4

AVERAGE

Menghitung purata hasil jualan untuk bulan January. IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

30

February 25, 2015 i. ii.

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Masukkan cursor ke dalam Cell C23. Tab Formulas > Function Library Group >

AutoSum > More functions…”.

Pilih 2. Pilih “More functions…”

1. Letakkan cursor pada Cell C23.

iii.

Apabila Dialog box “Insert Function” terpapar, Dalam ruang “Select a function:” klik untuk memilih AVERAGE dan kemudian klik butang “OK”>

3. Klik “AVERAGE”.

4. Klik “OK”.

Range yang terpilih secara automatik ialah C1:C22, ia adalah tidak tepat.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

31

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Semasa cursor berada dalam ruang Number1 Gunakan mouse untuk pilih range C1:C16.

iv.

Gunakan Tetikus untuk memilih Range C5:C16, Range akan dikemaskini secara automatik. 5. Highlight Masu Range C5:C16.

Range akan Masu secara dikemaskini automatik.

v.

Klik butang “OK”.

Maklumat berikut akan terpapar:

Ulangi proses tersebut untuk mendapatkan MAX, MIN dan AVERAGE untuk bulan Mac, April, Jumlah dan Komisen Jualan.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

32

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

9.3.5 RANKING Menentukan status ataupun kedudukan kardinal dalam sesuatu kumpulan / senarai berdasarkan jumlah jualan untuk suku tahun pertama.. i.

Masukkan Column header “Ranking” ke dalam Cell K4. 1. Dalam Cell K5, taip “Ranking”.

Struktur Table tersebut akan berubah secara automatik.

ii.

Masukkan cursor ke dalam Cell K5.

iii.

Tab Formulas > Function Library Group >

3. Pilih “More functions…”

AutoSum > More functions…”.

2. Masukkan cursor ke dalam Cell K5. Cce

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

33

[KURSUS ASAS iv.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Dialog box Insert Function terpapar. Dalam ruang “Search for a function:” taip “Rank” dan kemudian klik butang “Go”. 4. Taip “rank” dan Masu kemudian klik butang “Go”.

Masu 5. Klik “OK”. v. vi.

Apabila ruang kateGori “Select a function:” telah highlight “RANK”, klik butang “OK”. Dialog box Function Arguments akan terpapar. Semasa cursor berada di dalam Ruang “Number”(Cell yang akan diberikan Ranking) gunakan tetikus untuk highligt 6. Highlight Cell F5.

Number diisi u maklumat [@Jumlah]

vii.

Tetapkan Range untuk menjadi rujukan untuk Ranking. Masukkan cursor ke dalam ruang “Ref” kemudian gunakan tetikus untuk highlight Range F5:F16.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

34

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] 8. Highlight Range F5:F16.

7. Masukkan cursor ke dalam ruang Ref.

viii.

Highlight Range F5:F16 dalam ruang Ref.

Masukkan “$” ke dalam Range supaya ia menjadi “ $F$5:$F$16” untuk menetapkan Range tersebut tidak berganjak (absolute reference) kepada Range apabila disalinkan formula ke Cell baru. Catatan: Alternatif lain, ialah – tekan kekunci “F4” ataupun kekunci fn-“F4” bergantung kepada settings komputer masing-masing.

ix.

Pada ruang Order, taip nombor “0” sekiranya menyusun data daripada yang paling besar ke yang paling kecil, iaitu Semakin banyak hasilnya, Ranking di hadapan sekali. Contoh :

100 – Rank 1 90 – Rank 2 80 – Rank 3

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

35

[KURSUS ASAS

x.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Klik butang “OK” maka kedudukan Ranking akan dihasilkan.

Tarik fill handle di bawah pepenjuru Cell K5 ke bawah untuk menyalin formula yang sama kepada Cell yang berikutnya:

Berikut merupakan Ranking jurujual berdasarkan jumlah hasil jualan suku tahun berdasar daripada yang tertinggi kepada yang terendah:

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

36

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Catatan: Sekiranya ingin menyusun Ranking berdasarkan susunan nombor daripada yang paling kecil kepada yang paling besar, iaitu semakin sedikit amaunnya, Ranking di hadapan sekali: Contoh :

80 – Rank 1 90 – Rank 2 100 – Rank 3

Ruang “Order” seharusnya diisi dengan nombor “1” ataupun mana-mana nombor yang nilainya lebih besar daripada “0”.

Hasilnya ialah seperti yang berikut: (sila rujuk halaman yang berikutnya)

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

37

[KURSUS ASAS

xi.

9.3.6

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Save data anda.

VLOOKUP

Merujuk kepada rubrik ataupun kriteria untuk menetapkan gred dan sebagainya. Untuk mengkateGorikan jurujual berpandukan kepada prestasi hasil jualan pada suku tahun yang pertama, telah ditetapkan kriterian pengelasan seperti yang berikut: Jumlah Hasil Jualan Pada Suku tahu KateGori pertama Tidak Memuaskan RM 0 – RM 44,999 Memuaskan RM 45,000 – RM 59,999 Cemerlang RM 60,000 dan ke atas i.

Sediakan Table array mulai Cell O4 seperti yang berikut:

ii.

Highlight Range O5:P7. Dalam Table array tersebut.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

38

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

1. Highlight Range O5:P7

iv.

Tab FORMULAS > Defined Names Group > Define name > Define name…

2. Pilih “Define Name…”

v.

Terima nama Table array yang diberikan sebagai “Jumlah_Hasil_Jualan”. Klik butang “OK”.

3. Klik “OK”.

Cell Name Box akan memaparkan nama Table array sebagai “Jumlah_Hasil_Jualan”.

Cell Name Box

vi. Pada Cell L4, taip “Kategori”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

39

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015 4. Taipkan “Katogeri” kedalam Cell L4

Sekali lagi, struktur Table akan berubah secara automatik.

5. Masukkan cursor ke Cell L5.

iv. v.

Letakkan cursor ke dalam Cell L5, klik Tab Formulas > Function Library Group > AutoSum > More functions…”. Apabila terpapar Dialog box Insert Function, pada ruang “Search for a function:”, taip “vlookup” kemudian klik butang “Go”. 6. Taip “vlookup” kemudian klik “Go”.

7. Klik “OK”.

vi.

Apabila ruang “Select a function:” telah highlight “VLOOKUP”, klik butang “OK”.

vii.

Pada Dialog box yang terpapar, apabila cursor berada di dalam ruang Lookup Value, gunakan tetikus untuk highlight Cell F5.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

40

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

8b. Highlight Cell “F57”. 8a. Masukkan cursor ke dalam ruang “Lookup_value”.

viii.

Masukkan cursor ke dalam ruang Table_array, gunakan tetikus untuk highlight Table array Jumlah_Hasil_Jualan.

9a. Masukkan cursor ke dalam ruang “Table_array”

9b. Highlight Range O5:P7.

vii.

Masukkan cursor ke dalam ruang “Col_Index_num” dan taip “2”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

41

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

10. Taip “2”

Catatan: Table array bertajuk “Jumlah_Hasil_Jualan” terdiri daripada 2 column:

Column index number = 1 (Col_Index_Num = 1)

viii.

Column index number =2 (Col_index_Num = 2)

Dalam ruang “Range_lookup” Taip “1” kerana Table array disusun mengikut nilai daripada yang terendah kepada yang tertinggi (ascending Order).

11. Taip “1”

12. Klik “OK”.

ix.

Klik “OK”. Berikut adalah hasilnya:

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

42

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Buang apa-apa data yang tidak diperlukan, misalnya kateGori yang terpapar dalam Cell L17. x. Save data anda.

9.4

FILTER

Penapisan data bagi memaparkan data yang diperlukan sahaja. Penapisan data boleh dilakukan berasaskan Text, Number, Warna dsb.

9.4.1 Text Filter Filter Jurujual daripada Zon Selatan sahaja.

i.

Klik Laucher pada column Zon untuk dapatkan drop down menunya.

1. Klik launcher.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

43

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

2a. Uncheck “Select All”

2b. Klik “Selatan”.

2c. Klik “OK.”

ii.

Klik check box di hadapan “Select All” untuk uncheck.

iii.

Klik untuk tandakan “√” pada check box di hadapan “Selatan”. Klik “OK” Hasil penapisan data adalah seperti yang berikut:

Untuk menghapus kesan Filter, klik launcher pada column Zon, klik untuk memilih “Clear Filter From “Zon” .

3. Klik “Clear Filter From “Zon”.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

44

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Filter Jurujual yang namanya bermula dengan huruf “H” i. ii.

Pada Column Nama Jurujual, klik launchernya bagi mendapatkan drop down menu. Klik untuk memilih Text filter > Begins With… 1. Klik Text Filter > Begins With…

iii.

Dialog box yang berikutnya, taip “H” kemudian klik “OK”. 2a. Taip “H”.

2b. Klik “OK”.

Inilah hasilnya:

iv. v. vi.

Clear Filter dan pilih Text Filters > Contains “U”. Clear Filter dan pilih Text Filters > Ends with “an”. Clear Filter. IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

45

[KURSUS ASAS 9.4.2

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Filter by Color i. ii.

Klik launcher pada Column January untuk dapatkan drop down menunya. Pilih Filter by color > Filter by Cell Color > Green.

Filter by Color > Filter by Cell Color > Green

Yang berikut merupakan hasilnya:

iii.

Clear Filter.

9.4.3 Number Filters Penapisan data berdasarkan nilai angka. i.

Klik launcher pada column Frebruary untuk mendapatkan launcher nya.

1. Klik Number Filters > Greater than…

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

46

February 25, 2015 ii.

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Taip “15000” dan kemudian klik butang “OK”.

2a. Taip “15000”

2b. Klik “OK”

Berikut adalah kesan Filternya: (sila rujuk halaman yang seterusnya)

iii. iv. v. vi. vii.

Clear Filter. Cuba pilih Number Filters > Top 10 Clear Filter. Kali ini cuba pilih Number Filter > Below Average. Clear Filter.

Latihan 10. Membina Carta Carta meringkaskan maklumat dalam bentuk visual. Terdapat pelbagai jenis carta seperti Column, Pie, Line, dll.

Pada workSheet baru,sediakan Table mudah seperti yang beriktu:

Zon Selatan Tengah Timur Utara

Jumlah Jualan 127800 46825 86175 132020

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

47

[KURSUS ASAS i. ii.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Highlight Table tersebut. Klik Tab Insert > Charts Group > Column > 2-D Column > Clustered Column.

Pilih 2-D Column > Clustered Column.

iii.

Gerakkan carta ke lokasi baru (Jika perlu) Untuk membuat penyuntingan terhadap carta, perlu klik pada carta tersebut supaya ia terpilih dan aktif.

iv.

Chart Tools > Tab Design > Chart Styles > Pilih Style yang sesuai.

PivotChart Tools > Design > Chart Styles > Pilih Style yang sesuai.

v.

Layout - Klik pada carta tersebut untuk memilihnya, kemudian klik

PivotChart Tools > Design > Charts Layout > Layout 5

vi.

Chart Title - PivotChart Tools > Layout >Labels > Chart Title > Above Chart.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

48

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

vii.

Klik pada tajuk carta dan tukarkan tajuk carta kepada “Hasil Jualan Untuk Tempoh Suku Tahun kedua”.

viii.

Primary Horizontal Axis Title - Klik pada Axis Titles > Primary Horizontal Axis Title > Title Below Axis.

ix.

Klik pada Axis Title dan tukarkannya kepada “Zon”

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

49

[KURSUS ASAS

x.

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Primary Vertical Axis Title - Klik pada Axis Title > Primary Vertical Axis Title > Horizontal Title

xi.

xii.

Taipkan tajuk sebagai “Nilai Jualan (RM)”.

Data Labels > Outside End.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

50

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Data Label

xiii.

Change Chart Type – Tukarkan carta palang kepada jenis carta Pie. Tab Design > Type Group > Change Chart Type

xiv.

Pilih Pie > Pie in 3-D > Klik “OK”.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

51

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Hasilnya:

xv. xvi. xvii.

Cuba tukar layout Style ikut cita rasa anda. Save data anda. Ulangi proses ini untuk menjana table yang anda sediakan dalam latihan 9 tadi.

10.2 Menyisipkan carta ke dalam Word dan PowerPoint i. ii.

Highlight carta dan copy carta tersebut. Buka Program Word ataupun PowerPoint, Paste dalam lokasi yang sesuai.

iii.

Save data anda jika perlu.

Latihan 11. Mencetak workSheet. 11.1 Print Preview Anda boleh menyemak workSheet anda dalam View Mode seperti: Normal, Page Layout dan Page Break View dll. Alternatif 1 : Tab View > Workbook Views Group > Page BreakPreview (ataupun pilihan lain).

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

52

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Apabila terpapar dialog box yang berikut, klik butang “OK”.

Ia membolehkan anda merancang susun letak data anda untuk tujuan pelaporan:

Garisan (sempadan) biru menandakan Print Area, iaitu ruang yang akan dicetak nanti.

Contoh di atas menunjukkan bahawa sebahagian daripada carta PIE telah termasuk ke dalam halaman yang berikutnya di sebelah kanan. Anda boleh anjakkan data anda supaya ia masuk ke dalam sempadan biru yang pertama, iaitu dalam kawasan Print Area (dalam sempadan biru) untuk halaman yang pertama.

11.2 Set Print Area Tetapkan kawasan yang bakal dicetak , Highlight maklumat yang diperlukan, klik Tab Page Layout > Page Setup Group > Set Print Area.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

53

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Hanya maklumat dalam kawasan terpilih (ruang dalam sempadan dotted line) akan dicetak nanti. Maklumat seperti carta garis yang berada di luar Print Area tidak akan dicetak.

Anda boleh Clear Print Area supaya menetapkan kawasan bercetak yang baru. Alternatif 1: Tab Page Layout > Page Setup Group > Clear Print Area

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

54

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Alternatif 2: Dalam Page Break View: Tarik garisan biru sehingga ia merangkum semua item yang perlu dicetak: (Anda perlu menututup Dialog box yang timbul dengan mengeklik “OK”)) Tarik sempadan biru ke bawah bagi meliputi carta garis ini.

11.3 Print WorkSheet Klik Tab File > Print untuk mendapatkan antara muka yang berikut:

Pilih printer, tetapkan settings dan cetak seperti biasa.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

55

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Latihan 12. Melindungi keselamatan data. Untuk mengelakkan pengguna lain mengubah struktur dan isi kandungan workSheet ataupun keseluruhan workbook, boleh menggunakan fitur Protect WorkSheet dan juga Protect Workboo .

12.1 Protect WorkSheet i.

Tab Review > Changes Group > Protect Sheet.

ii.

Pada Dialog box Protect Sheet yang terpapar, Masukkan Password “1234567890” kemudian klik “OK”.

Masukkan “1234567890”

Tandakan “√” untuk tindakan yang anda benarkan pengguna melakukannya.

Klik “OK” .

Catatan: Password ini membolehkan penggunanya “Unprotect Sheet”, iaitu membolehkan pengguna membuat perubahan kepada item yang ditandakan “√” dalam workSheet tersebut. Dalam keadaan ini, pengguna yang tidak diberikan Password, hanya boleh membaca sahaja (Read-Only), malahan, tidak dapat “Select” ataupun highlight apa-apa maklumat dalam worksheet langsung. Dialog Confirm Password akan meminta kemasukan Password sekali lagi untuk pengesahan Password. Lepas itu klik “OK”.

Masukkan “1234567890”

Klik “OK” .

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

56

February 25, 2015

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

iii.

UnProtect Workbook Klik Tab Review > Changes Group > UnProtect Password.

iv.

Dialog box terpapar meminta kemasukkan Password. Taipkan Password dan kemudian klik butang “OK”. Masukkan “1234567890”

Klik “OK” . Sekarang, workSheet boleh diedit.

12.2 Protect Workbook i. ii.

Klik Tab File > Save As . Save workbook dengan nama “Latihan1cuba”. klik Tools > General Options

ii.

Pada General Options Dialog box, taipkan “1234567890” sebagai Password untuk membuka workbook (to open: ) dan Password untuk mengubahsuai (to modify). Klik untuk mengaktifkan opsyen “Read-only recommended”.

iii.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

57

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

iv.

Kemudian klik butang “OK”.

v.

Dialog box Confirm Password meminta kemasukan Password sekali lagi untuk tujuan pengesahan Lepas itu klik butang “OK”.

vi.

Sekali lagi, kemasukan Password untuk mengubahsuai diperlukan dengan tujuan pengesahan

vii.

Selepas ini, boleh klik butang “Save”.

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

58

February 25, 2015

viii.

ix. x.

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010]

Klik butang “Yes”.

Tutup workbook. Melalui My Computer ataupun My Document, cuba membuka workbook “Latihancuba.xlsx”.

Pengguna perlu menggunakan Password untuk membuka workbook.

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN

59

[KURSUS ASAS

MS EXCEL 2010] February 25, 2015

Kesimpulan. MS Excel adalah perisian pangkalan data yang membolehkan pengguna memasukkan data, menyimpan, mengurus, menganalisis data dan membuat pelaporan. Sekiranya maklumat ini perlu dijaga kerahsiaannya, ada baiknya diberikan perlindungan dengan menggunakan fitur Protect WorkSheet ataupun Protect Workbook supaya hanya pengguna yang mengetahui Password sahaja boleh akses dan mengubahsuai data dan maklumatnya. Ini adalah perlu bagi memastikan kesahihan dan keselamatan data terkawal.

Selamat Menggunakan Excel!

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim |

SUMITRA KAN FONG KUEN

60