KOMBIS KELOMPOK 3

BAB I

RAP RAPAT BISNI BISNIS S

A. Peng Pengert ertia ian n Rapa Rapatt Bisn Bisnis is

P

ada ada dasar dasarnya nya istila istilah h rapa rapatt tentu tentu bukan bukanla lah h hal hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan  pada umumnya umumnya melibatkan melibatkan dua orang atau lebih untuk  memb membah ahas as sesua sesuatu. tu. Oleh Oleh kare karena na itu peng pengert ertia ian n Rapat Rapat Bisnis (busi (busine ness ss meet meeting ing)) adala dalah h seba sebaga gaii bentu ntuk   pertemuan  pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik  didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang yang berkaitan berkaitan dengan dengan kegiata kegiatan n bisnis tertent tertentu. u. Dalam Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor   perusahaan.  perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan diselenggarakan didalam  perusahaan  perusahaan pada umumnya umumnya membahas membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daera daerah, h, meny menyiap iapkan kan berba berbagai gai kebut kebutuha uhan n baha bahan n baku baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-

1

alat tulis kantor (A!". #edangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang si$atnya khusus dan bersi$at strategis serta  %umlah pesertanya pesertanya yang cukup banyak, biasanya biasanya rapat  bisnis diselenggarakan diselenggarakan di hotel. Dengan kata lain,  pemilihan  pemilihan tempat penyelenggaraan penyelenggaraan sebuah pertemuan pertemuan (Rapat (Rapat Bisni Bisnis" s" apaka apakah h didal didalam am atau atau dilua diluarr perus perusah ahaa aan n dapat dila ilakuka ukan berda rdasark sarkaan urgensi atau tin tingkat kepe kepenti nting ngann annya ya,, %umla %umlah h peser pesertan tanya ya,, dan dan kete keterse rsedia diaan an $actor $inancial (dana" pendukungnya. B. Perb Perbed edaa aan n Rapa Rapatt Bisn Bisnis is de deng ngan an Rapa Rapatt NonNonBisnis. A pa yang membedakan membedakan antara Rapat Bisnis

dengan dengan Rapat &on-Bisni &on-Bisniss (nonbusiness meeting)!  meeting)!   #alah satu $actor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tu%uan atau orientasi penyelenggaraan sebua sebuatt perte pertemu muan an.. Dalam Dalam dunia dunia ini rapat rapat bisni bisniss tentu tentu orie orient ntas asii atau atau tu%u tu%uan an nya nya adal adalah ah bisn bisnis is yaitu aitu deng dengan an memp memper erol oleh eh keun keuntu tung ngan an (lab (laba" a",, disa disam mping ping itu itu rapa rapatt  bisnis umumnya umumnya bersi$at resmi atau $ormal dan cenderung protokoler seremonial. #edangkan non-bisnis orientasi atau tu%uannya adalah untuk tu%uan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan  pendidikan.  pendidikan. Berdasarkan Berdasarkan si$atnya rapat non-bisnis  bersi$at $ormal $ormal dan tidak tidak $ormal.

'

C. Tuju juan an Rap Rapat at Bis Bisni nis. s.

enurut )ocker dalam lam bukunya Busin siness *ommu *ommunic nicati ation on++ Build Building ing *ritic *ritical al #kills #kills menya menyatak takan an  baha sebuah rapat pada umumnya umumnya mempunyai mempunyai enam tu%uan. Antara lain+ 1. Berbagi in$ormasi Rapat bisnis yang diselenggarakan diselenggarakan oleh sebuah perusahaan perusahaan bisa sa%a hany hanyaa dima dimaks ksud udka kan n untu untuk k meng mengin in$o $orm rmas asik ikan an  berbagai in$ormasi penting yang harus diketahui diketahui oleh oleh pese pesert rtaa rapa rapat, t, diik diikut utii deng dengan an sesi sesi anya nya  %aab. *ontoh+ mana%er pemasaran pemasaran mengin$o mengin$orma rmasikan sikan kepada kepada peserta peserta rapat rapat baha baha  perkembangan  perkembangan pen%ualan pen%ualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup mengg enggem embi bira raka kan n bila bila diba diband ndin ingk gkan an deng dengan an  pen%ualan  pen%ualan semester lalu. lalu. '. Pen%a%a Pen%a%akan kan idegag idegagasan asan (brainst (brainstormi orming" ng" u%uan u%uan dari rapat bisnis tentang pen%a%akan idegagasan (bra brainst instor orm ming ing" biasa nya nya ber%a r%alan denga ngan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dike diker%a r%aka kan n oleh oleh perus perusah ahaa aan n yang yang akan akan datin dating, g, atau bisa %uga sebagai pertemuan antar karyaan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyaan untuk kema%uan perusahaan. . /0aluasi idegagasan u%uan u%uan e0aluasi idegagasan  biasanya  biasanya para karyaan karyaan diperbolehkan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya tentang idegagasan yang baru yang akan diker%kan untuk kema%uan  perusahaan  perusahaan pada aktu aktu yang yang akan mendatang. mendatang.



.

2.

3.

Pengambilan keputusan u%uan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang men%alankan rapat untuk membahas suatu idegagasan yang baru apakah idegagasan tersebut dapat di%alankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan. embuat dokumen u%uan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan di%alankan oleh  para karyaan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kema%uan perusahaan  ber%alan lancar. emoti0asi peker%a u%uan memoti0asi para  peker%a biasanya diselenggarakan oleh bos  perusahaan untuk mengumpulkan para karyaannya untuk memberikan moti0asi kepada karyaannya agar mereka lebih meningkatkan kiner%a ker%a mereka untuk kema%uan perusahaan tersebut.

D. Jenis-Jenis Rapat. Oli0er #errat dalam *onductin /$$ecti0e eetings mengelompokan rapat ke dalam lima %enis, antara lain+ 1. Pengarahan (Brie$ing" Brie$ing sering disebut  %uga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting". Dalam brie$ing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan in$ormasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyaan



'.

.

dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu brie$ing %uga dimaksudkan untuk  mengingatkan kembali para karyaan tentang  peran, tugas, dan tanggung %aab mereka dalam men%aga dan mengembangkan perusahaan kedepan. Dalam praktiknya, pelaksanaan brie$ing disuatu perusahaan dapat ber0ariasi. Ada  perusahaan yang melakukan brie$ing ter%adal secara rutin dan periodik (misalnya, setiap hari senin %am 45+44 hingga %am 46+44 atau setiap hari mulai %am 45+44 hingga %am 46+44". &amun, ada  %uga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan brie$ing yang bersi$at incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan brie$ing sesuai dengan kebutuhan dan aktunya tidak  teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau  bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan  brie$ing. Atau bisa diartikan brie$ing yang dilakukan secara incidental tersebut aktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu. Rapat konsultasi (advisory meeting)  Rapat konsultasi ini disebut %uga sebagai suatu rapat  berbagai in$ormasi (sharing information)  kepada  pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan ter%adi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain. Rapat komite (commite meeting) Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok 

2

.

2.

orang yang memiliki latar belakang pro$esi atau  peker%aan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (0oting". !elompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai  pro$esi, tidak mengherankan apabila dalam proses  pengambilan keputusan ter%adi diskusi atau  perdebatan yang berkepan%angan (debat kusir" dan tanpa hasil. &amun yang terp7enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan  bersama tersebut. Rapat dean (council meeting) Rapat dean merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka. engingat baha diantara  peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin  berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada %alan pan%ang dan berliku menu%u sebuah keputusan consensus bersama. &egosiasi (negotiation) Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak  dapat dihindari. &egosiasi bukanlah monopoli  perusahaan yang bersekala menenah dan besar.

3

Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun ter%adi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tu%uan yang  berbeda-beda. elalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik  temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. #edangkan menurut 8#treibel dalam he anager9s :uide o /$$ecti0e eetings;, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga %enis, yaitu+ 1. Rapat in$ormasional (informational meeting) Rapat in$ormasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan in$ormasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. 1'3. Berapa lama aktu rapat bisnis. Dalam hal ini menu%uk pada aktu mulai dan berakhirnya rapat  bisnis. Penetapan aktu akan dimulainya dan  berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. #ebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan  %elas baha rapat bisnis akan berlangsung mulai  %am 45+44 hingga %am 13+44. Pembaa acara. Adakalanya, pembaa acara (*" diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar ber%alan dengan lancar, pembaa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. !etua panitia penyelenggaraan. Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas  pelaksanaan rapat bisnis. isalnya, maksud dan tu%uan rapat bisnis, %umlah peserta dan bidang $ungsional (misalnya departemen pemasaran,

14

3.

>.

5.

6.

 produksi, keuangan, sumber daya manusia dan teknologi in$ormasi". umlah peserta. Perlu dipastikan %umlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat  bisnis tersebut. !epastian %umlah peserta tentu  berkaitan erat dengan %umlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar   penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel", dan konsumsi yang harus disediakan  bagi para peserta rapat bisnis. Peserta yang diundang. Peserta rapat bisnis bisa  berasal dari berbagai de0isi, departemen, atau  bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini  perlu dipastikan nama peserta dan %abatan $ungsional dalam suatu perusahaan, misalnya+ #dr. uhammad Ri$ai

1.

angan datang terlambat

'.

erlihat kesal karena menunggu

.

Datang anpa Persiapan

.

Berpenampilan berlebihan (&orak"

2.

embaa tas belan%a atau se%enisnya

3.

enga%ak teman atau keluarga

>.

Duduk sebelum dipersilahkan

5.

eletakkan tas di me%a aancara

6.

embungkuk atau menundukkan kepala

14.

Bertopang dagu

11.

elipat tangan di dada

1'.

erokok atau makan saat aancara

1.

embuka percakapan

1.

emotong kalimat peaancara

12.

elebih-lebihkan diri anda

13.

endikte peaancaraperusahaan

25

1>.

angan membual

15.

engkritik diri sendiri

16.

engkritikmen%elekkan atasan tempat beker%a

'4.

emberikan in$ormasi yang tidak rele0an

'1.

emberikan kesan ditaarkan perusahaan

''.

Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi"

'.

/mosional

'.

embuka rahasia perusahaan yang lama

'2.

idak sabar 

:. *ARA /&:/&A)= P/!/RAA& DA& P/R?#A