Kepentingan Komunikasi Yang Berkesan

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Komunikasi merupakan satu proses yang memainkan peranan penting didalam kehidupan kita. dan menjadi perantaraan yang digunakan didalam kehidupan manusia seharian bagi mencapai objektiif yang tersendiri. Sejak dari awal tamadun lagi manusia telah berkomunikasi iaitu kebanyakannya selain daripada dalam bentuk lisan adalah melalui tulisan dan lakaran pada dindingdinding gua.. Melalui proses komunikasi ini manusia dapat berkongsi maklumat dan ianya sentiasa berlaku berterusan seolah-olah tiada permulaan dan pengakhirannya., Didalam senario dunia moden pada masa kini lebih cenderung kepada perkembangan teknologi maklumat yang merupakan satu proses komunikasi yang telah banyak membantu kehidupan manusia seharian.Mengikut (Syed Salim Agha,1992) sistem teknologi maklumat kini telah diadaptasi dalam pelbagai bidang seperti perdagangan, pendidikan, perkhidmatan dan juga pembuatan. Namun begitu, dengan perkembangan terbaru ini kita tidak boleh

2 mengabaikan terus sistem komunikasi tradisional yang telah lama dipraktikkan. Ini kerana perkembangan teknologi maklumat tidak mengantikan terus system komunikasi yang sedia ada tetapi hanyalah sebagai satu altenatif bagi meningkatkan keupayaan manusia. Pergabungan sistem teknologi maklumat dan sistem komunikasi yang sedia ada dapat melancarkan setiap aktiviti yang dilakukan dari masa kesemasa. Komunikasi juga merupakan satu elemen yang penting dalam setiap organisasi. Ianya merupakan salah satu faktur utama yang mengakibatkan kegagalan pada sesebuah organisasi terutamanya dalam industri pembinaan. Ini adalah kerana komunikasi dalam bidang pembangunan melibatkan pelbagai pihak dan merupakan satu perhubungan yang kompleks. Apabila terdapat pelbagai piihak yang berperanan yang berbeza-beza seperti arkitek, jurutera, juruukur, kontraktor dan klien telah menjadikan aktiviti pembinaan suatu hubungan atau organisasi yang kompleks.( Turner, 1972). Menurut (Ritz, 1994) pula, maklumat yang disampaikan dari satu pihak ke suatu pihak yang berlainan seringkali gagal diterima dengan sempurna oleh pihak-pihak berkenaan. Dengan ini komunikasi merupakan faktor yang penting yang perlu diberi perhatian didalam setiap organisasi untuk meningkatkan produktiviti supaya semua aktiviti dapat berjalan dengan lancar.

1.2 Kenyataan Masaalah

Setiap organisasi inginkan kejayaan serta mempunyai matlamat yang dapat menjamin pengeluaran yang produktif dan kemajuan didalam pembangunan negara. Untuk tercapainya matlamat ini sesebuah organisasi hendaklah memberi perhatian yang sewajarnya terhadap halangan dan gangguan yang mengendalakan

3 kelancaran proses komunikasi kerana ianya merupakan satu proses yang memainkan peranan yang penting dalam meningkatkan produktiviti sesebuah organisasi.tersebut. Didalam sektor pembinaan komunikasi berlaku didalam beberapa peringkat mengikut peranan masing-masing . Situasi ditapak pembinaan boleh dijadikan model komunikasi yang kompleks. Ini kerana ditapak bina terdapat perhubungan yang berbeza-beza dari segi jenis, fungsi dan tujuannya. Persoalan pertama tentang komunikasi adalah, adakah komunikasi yang kita jalankan itu berada didalam lingkungan kemampuan pihak penerima untuk menerima dan memahami nya iaitu samada maklimat yang disampaikan jelas atau mudah difahami olih penerima. Komunikasi yang baik dan penting adalah yang dapat menyalurkan maklumat dengan jelas ( Fyrer (1997). Menurut Ritz (1994) Sebagai media penyampai maklumat perlu tepat supaya maklumat dapat dipindahkan dengan jelas dan tepat. Pemilihan penggunaan komunikasi yang tidak tepat membawa kepada kegagalan penyampaian maklumat tersebut. Apabila ini terjadi, sudah tentu maklamat dan tujuannya tidak tercapai. Selain dari jenis komunikasi, media penyampai dan cara maklumat itu disalurkan juga dianggap penting. Menurut Fyrer (1997) lagi, bagaimana perhubungan itu berlaku dari peringkat atas hinggalah kepada maklumat itu disampaikan kepada buruh binaan ditapak bina ia nya merupakan satu aliran maklumat yang memerlukan struktur dan system yang tersusun. Ini kerana idea pemilik bangunan perlu disampaikan dengan tepat kepada buruh binaan. Sebagaimana (Communication Briefings,1993) pekerja atau pun buruh ditapakbina perlu terima maklumat atau arahan yang tepat untuk mereka menjalankan kerja dengan baik. Dengan ini apa yang diharapkan oleh klien sama dengan apa yang diarahkan oleh pasukan perunding kepada kontraktor. Apabila ini semua berlaku, maka produk yang dihasilkan iaitu bangunan tersebut akan memenuhi segala ciri-ciri yang diperlukan oleh klien. Jika sebaliknya yang berlaku, klien sudah tentunya tidak berpuas hati dengan produk yang dihasilkan tersebut yang mungkin berlaku akibat kegagalan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dengan pembinaan.

4

Komunikasi di tapak bina biasanya berlaku didalam semua arah ia itu berlaku dari pihak atasan kepada bawahan dan dari pihak bawahan kepada pihak atasan .Didalam senario pembinaan, organisasi ditapak bina merupakan satu organisasi yang menarik untuk dikaji. Ini kerana terdapat berbagai-bagi pihak yang mempunyai peranan dan tanggungjawab yang berbeza-beza antara satu sama lain ditapak bina. Namun begitu, kesemua individu ini mempunyai satu objektif yang sama iaitu menyiapkan projek mengikut perancangan yang ditetapkan. Sudah tentu pihak-pihak yang berbeza-beza ini mempunyai kaedah penyampaian maklumat yang tersendiri. Bagaimana sesuatu maklumat beredar diantara pihak-pihak tersebut seringkali tidak diambilkira asalkan sesuatu maklumat itu sampai kepada penerima. Namun begitu, kandungan maklumat dan kecukupan maklumat yang diterima haruslah dikaji supaya tidak berlaku kehilangan maklumat dalam proses penyampaian itu. Jika berlaku kehilangan dalam proses penyampaian maklumat akan mengakibatkan maklumat yang diterima tidak mencukupi. Apabila ini berlaku, sudah tentu proses pembinaan ditapak bina akan terganggu. Selain itu, kaedah yang digunakan dalam penyampaian maklumat dari klien hinggalah ke penerimaan maklumat oleh buruh binaan adalah berbeza-beza mengikut peringkat-peringkat penyampaian itu. Ini kerana kaedah yang digunakan dalam penyampaian maklumat dari klien kepada kontraktor berbeza dengan penyampaian maklumat daripada kontraktor kepada buruh binaan. Satu persoalan yang menarik untuk dikupas ialah adakah perbezaan penyampaian maklumat berlaku itu akan menpengaruhi maklumat tersebut merupakan perkara yang perlu diberikan perhatian. Satu pihak sentiasa mencari kaedah terbaik bagi menyampaikan maklumat kepada penerima supaya maklumat yang diterima mampu difahami. Jadi, perbezaan kaedah ini secara tidak langsung akan mewujudkan tranformasi dalam penyampaian maklumat. Jesteru itu, komunikasi ditapak bina dirasakan perlu dikaji bagi masalah yang menggagal kelancaran aliran dan tranformasi maklumat ditapak bina..

5

1.3 Objektif Kajian

Objektif kajian yang digariskan dibawah adalah penting dan perlu dicapai dalam penyelidikan 1. Mengkaji proses komunikasi 2. Mengkaji bentuk serta kaedah komunikasi yang dijalankan ditapak bina. 3. Mengenalpasti masaalah utama kegagalan komunikasi diantara pihak kontraktor terhadap pihak perunding. 4. Mengenalpasti masaalah kegagalan komunikasi diantara pihak pekerja terhadap kontraktor.

1.4 Skop Penyelidikan

Skop bagi penyelidikan ini adalah tertumpu disekitar yang mempengaruhi komunikasi ditapak bina dan mengenalpasti masaalah-masaalah yang timbul diantara perunding, kontraktor, dan pekerja didalam kawasan pembinaan. serta meliputi perkara berikut:. 1. Kajian dijalankan diprojek-projek sekitar kawasan Gua Musang, Kelantan sahaja. 2. Kajian dijalankan .untuk kontraktor kelas “F” bertaraf bumiputra sahaja. 3. Pekerja dan buruh adalah terdiri daripada pekerja bumiputra sahaja. 1.5

Rujukan Metodologi Penyelidikan.

6 Metodologi penyelidikan yang telah dibuat secara ringkas adalah ditunjukkan seperti di dalam rajah 1.1 KAJIAN PERPUSTAKAAN TAJUK DAN OBJEKTIF SKOP KAJIAN

DATA UTAMA

DATA SEKUNDER

SOAL SELIDIK BUKU-BUKU, RUJUKAN DAN JURNAL

PERUNDING KONTRAKTOR PEKERJA PENGUMPULAN DATA ANALISIS

DATA

KEPUTUSAN

RAJAH 1.1 :

CARTA ALIR METODOLOGI PENYELIDIKAN

BAB II

7

KOMUNIKASI DITAPAK BINA

2.1 Pengenalan

Komunikasi adalah merupakan factor yang penting dalam meningkatkan produktiviti dalam sector pembinaan. Proses komunikasi ini berkait rapat dengan produktiviti memandangkan system komunikasi yang berkesan didalam sesebuah projek pembinaan dapat mempengaruhi kelancaran perjalanan projek tersebut. Ditapak bina pihak pengurusan dan kakitangannya hendaklah memahami dengan jelas terhadap proses komunikasi termasuk definasi, konsep dan fungsinya . Bagi pihak pengurusan apa yang diinginkan adalah maklumat yang akan disampaikan itu akan dapat dterima dan difahami oleh kakitangannya dan pihak kakitangan pula perlu menerima arahan dan segala maklumat yang mereka perlukan dengan jelas untuk menjalankan kerja mereka. Pengurus projek hendaklah mestilah berkebolehan untuk menyampaikan maklumat dengan jelas dan mudah difaham dan hendaklah berkongsikan matlamat dan arah tujuan organisasinya dengan kakitangan mereka jika berlaku sebaliknya organisasi tersebut akan menenpuh kegagalan. Olih itu amatlah penting kajian tentang proses komunikasi ditapak bina dijalankan untuk mengetahui aliran serta konsep komunikasi yang biasa berlaku supaya dapat mengenalpasti halangan dan kegagalannya yang kadangkala mengakibatkan tergendalanya perjalanan sesebuah projek tersebut.

8

2.2 Definisi Komunikasi

Komunikasi merupakan satu proses pemindahan maklumat dari pengirim kepada penerima dengan harapan supaya maklumat itu dapat difahami olih penerima tersebut. komunikasi juga boleh dianggap sebagai system dan proses yang digunakan untuk berhubung dan cara menyampaikan informasi (BBC English Dictionary, 1993)., Menurut Horikawa et al (1996), komunikasi merupakan satu peranan yang digunakan bagi mengawal dan cara kordinasi dalam satu kumpulan aktiviti atau ahli-ahli kumpulan social. Sebagai satu alat penghubung, setiap individu dalam kumpulan akan berkomunikasi bagi mencapai satu kuputusan dan mencetuskan idea kepada penyelesaian sesuatu masalah. Hirikawa et al (1996) juga menyatakan satu hubungan tindakbalas kimia yang unik menyebabkan berlakunya komunikasi dalam organisasi. Dan daripada tindakbalas kimia itu, hubungan manusia dengan manusia dapat dicantumkan melalaui komunikasi. Joremi (1977) mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran fikiran, pandangan atau informasi melalui percakapan, penulisan atau symbol. Plunkett et al (1986) menyatakan komunikasi merupakan satu proses tranformasi maklumat dan persefahaman diantara individu kepada individu yang lain ataupun daripada satu kumpulan kepada kumpulan yang lain. Objektif utama komunikasi adalah untuk mencapai satu set maklumat yang cuba disampaikan ataupun diterima. Oleh itu, kesefahaman yang sama dipihak penyampai dengan pihak penerima komunikasi mengenai maklumat yang mengalir itu adalah factor kritikal komunikasi yang efektif.

9 Indrayurmansyah (1992) melihat komunikasi sebagai satu proses aliran maklumat iaitu penyampai dan penerimaan pesanan yang berorintasikan satu pola dan satu medium yang tertentu. Jaafar Muhamad (1992) mendefinisikan komunikasi sebagai satu proses pertukaran dan perpindahan maklumat serta mesej dari sesuatu system kerja dibentuk, dipertahankan, diubahsuai dan dilaksanakan menurut kehendak dan penyesuaian semasa kepada satu arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama. Proses pertukaran ini dilakukan melalui media massa, peralatan perantaraan, isyarat formal dan tidak formal ( termasuk segala bentuk praktis, peraturan dan perundangan bertulis, lisan mahupun merupakan amalam lazim) yang digunakan dalam organisasi. Drs. A.W Widjajo (1986) menyatakan komunikasi merupakan satu penyampaian maklumat dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi berhasil dengan baik apabila timbul persefahaman diantara pengirim dan penerima maklumat. Menurut Abdul Rashid et al (1999), komunikasi merupakan satu rangkaian proses memindah maklumat dari satu pihak kepada pihak yang lain. Pemindahan maklumat itu sama ada melalui bahasa, symbol atau bentuk-bentuk penyampaian lain yang dapat sama-sama difahami oleh kedua-dua pihak berkenaan. Menurut beberapa definisi yang dinyatakan diatas, komunikasi dapat disimpulkan sebagai satu proses penyampaian ataupun pertukaran maklumat dari satu unit kepada unit yang lain dengan menggunakan media-media tertentu. 2.3

Fungsi Komunikasi

10 Komunikasi mempunyai fungsi yang sangat luas dan sangat penting dalam penghidupan manusia . Tanpa komunikasi , maka tidak ada orginisasi ( Simon, 1957) proses komunikasi didapati dimana-mana peringkat orginisasi dan ia memberi kesan termasuklah kesan negatif dan kesan positif kepada setiap kerja atau tugas dan juga individu serta organisasi. Keberkesanan system komunikasi merupakan keberkesanan orginisasi. Bolih dikatakan bahawa fungsi komunikasi adalah alat apabila aktiviti diseragamkan. Ia merupakan sebagai cara dimana input social dimasukkan kedalam system social. Ia juga merupakan jalan apabila kelakuan diubahsuai , perubahan dikesan, maklumat dibuat agar produktif, dan matlamat dicapai. Tidak kira sama ada membicara kan tentang agama, keluarga , suku bangsa atau perusahaan perniagaan, pemindahan maklumat daripada seorang individu kepada individu yang lain adalah sangat penting (Harold Koontz & Heinz Weihrich, 1991) Menurut Fyrer (1997), komunikasi mempunyai beberapa fungsi yang mana penting dari segi pengurusan. Berikut adalah beberapa fungsi komunikasi yang digariskan:-

a)

Fungsi pemindahan maklumat Maklumat sentiasa bertukar tangan seriap masa. Sebagai contoh, pengurus

menyampaikan maklumat kepada perkerja melalaui komunikasi

b)

Fungsi Instrumentasi

Komunikasi digunakan dalam membuat sesuatu kerja, komunikasi yang baik penting dalam sesebuah organisasi, dimana komunikasi digunakan untuk

11 membahagikan tugas dalam organisasi tersebut. Perkerja perlu tahu apa yang sepatutnya dilakukan dalam mencapai objektif yang digariskan. Oleh itu, komunikasi merupakan satu alat untuk menggerakkan pekerja tersebut dengan memberikan input tentang sesuatu kerja tersebut.

c)

Fungsi Hubungan Sosial Komunikasi dalam sesuatu organisasi juga bertindak sebagai media bagi

individu-individu terbabit untuk mengekalkan hubungan social yang baik. Hubungan social yang baik antara individu dalam komunikasi penting supaya objektif komunikaso tersebut dapai dicapai. Semakin besas sesebuah organisasi, maka semakin penting komunikasi dalam menjaga hubungan social antara individu tersebut.

d)

Fungsi Menyampaikan Perasaan Komunikasi juga berfungsi sebagai media untuk meluahkan perasaan. Menurut Indramansyuh (1999) pula berpendapat fungsi komunikasi adalah

fungsi menjamin keselarasan dan ketepatan tindakan dalam mengambil sesuatu keputusan. Menurut Indramansyah lagi, fungsi komunikasi boleh digariskan seperti berikut:-

i)

Memberikan Informasi

12 Tuuan utama komunikasi adalah untuk menyampaikan maklumat atau informasi dari satu sumber kepada orang-orang atau kumpulan lain. Berbagaibagai informasi dapat disampaikan mengikut jenis komunikasi yang digunakan.

ii)

Maklum Balas Maklum balas merupakan satu perkara yang paling penting dalam aktiviti.

Maklum balas yang diterima boleh menunjukkan kemajuan sesuatu aktiviti. Komunikasi maklum balas boleh membantu sebarang usaha mendapatkan maklumat tentang kemajuan kerja tersebut.

iii)

Pengurusan Melalui komunikasi, satu system pengurusan dapat berfunsi dengan

efektif. Ini kerana komunikasi antara pihak pengurusan dan golongan pekerja membantu kedua-dua pihak mendapatkan maklumat yang penting tentang sesuatu aktiviti.

iv)

Pengaruh Informasi merupakan sesuatu kekuasaan. Dan salah satu fungsi

komunikasi ialah untuk mempengaruhi orang lain. Hal ini jelas sekali dalam kaitan dengan komunikasi pemimpin dalam satu organisasi yang ingin mempengaruhi orang dibawah kawalannya. Pemimpin yang mengamalkan komunikasi yang baik dapat mencipta satu suasana yan baik dalam menjaga hubungan kerja yang menyenangkan. v)

Menyelesaikan Masalah

13

Komunikasi yang berkesan dapat digunakan dalam menyelesaikan masalah yang timbul. Sikap tolenrasi dalam komunikasi antara pihak yang terlibat dapat merangkaikan masalah yang berlaku.

vi)

Membuat Keputusan Melalui komunikasi, sesuatu keputusan mungkin dapat diambil secara

muafakat. Ini dapat dibuktikan dengan keberkesanan mesyuarat bagi membincangkan hal-hal yang berkaitan dengan perkara yang diputuskan. Pendapat setiap pihak yang terlibat dapat diambilkira melalui komunikasi bagi membuat sesuatu kuputusan.

vii)

Mempermudahkan Perubahan Komunikasi boleh menjadi medium kepada perubahan yang ingin dilakukan.

Sebagai contoh, perubahan yang dilakukan ditapak bina perlu disampaikan kepada kontraktor melalui komunikasi yang berkesan supaya kontraktor dapat memahami perubahan yang berlaku. Oleh itu, melalui komunikasi, pihak perunding boleh menyampaikan butir-butir perubahan kepada kontraktor. viii)

Pembentukkan Kumpulan Komunikasi membantu dalam menjaga hubungan antara individu

dalam sesebuah kumpulan. Jika komunikasi yang berkesan dalam sesebuah kumpulan, maka fungsi setiap individu dalam kumpulan tersebut akan lebih berkesan.

14 Menurut Mohd Helmi (1994), Komunikasi mempunyai tiga fungsi iaitu pengeluaran, inovasi dan pengkalan sebagaimana yang dijelaskan dalam gambar rajah dibawah:.

Pengeluaran

Penggunaan Komunikasi

Pengkalan

Rajah 2.1 :

Inovasi

Fungsi Komunikasi (Mohd Helmi Abd Rahim, 1994).

2.4 Tujuan komunikasi

Tujuan komunikasi adalah untuk menghantar atau menerima maklumat diantara dua pihak yang terlibat dan maklumat tersebut hendaklah difahami olih keduakedua belah pihak. Menurut (Harold Koontz & Heinz Weihrich, 1991) Komunikasi diperlukan untuk menetapkan dan menyebarkan matlamat sesebuah perusahaan iaitu : a)

Menyusun rancangan untuk mencapai tujuan tersebut.

b)

Mengatur sumber manusia dan sumber lain dalam cara yang paling

cekap. c)

Memilih ,membentuk dan menilai para anggota dalam organisasi itu.

d)

Memimpin, mengarah, mendorong dan mencipta iklan yang akan

menimbulkan keinguinan orang untuk menyumbang dan mengawal prestasi.

15

Perancangan

Pengorganisasian

Pemimpinan

pengstafan

Pengawalan

KOMUNIKASI

Persekitaran luaran - Pelanggan - Masyarakat - Pembekal

Rajah 2.2 : Fungsi dan tujuan Komunikasi (Harold Koontz & Heinz Weihrich, 1991) Menurut Patrik L, Healy (1988) Komunikasi akan menyebabkan sesuatu tindakan atau persetujuan dan bolih membuat rekod yang mungkin bolih digunakan kelak.. Mengikut Lester R. Bittel (1981) pula komunikasi dalam pengurusan pembinaan mempunyai tiga tujuan utama yang sering diberiperhatian iaitu : a) Melaksanakan perancangan dan program b) Menyelaraskan tindakan diantara semua unit dan individu yang terlibat. c)Memotivasikan dan menaikkan semangat diantara seseorang yang melaksanakan.

16 Empat tujuan utama komunikasi yang telah disenaraikan olih Greenbaum (1974) pula adalah seoerti berikut:

a) Tujuan pengawalan Komunikasi akan memastikan sikap atau perangai pekerja – pekerja adalah selaras dan sesuai dengan matlamat organisasi.

b) Tujuan inovasi Melalui komunikasi organisasi akan cuba mengubah cara sesuatu perkara itu dibuat.

c) Tujuan intergrasi Melalui komunikasi juga dapat menggalakkan pekerja-pekerja menganggap dirinya sebahagian daripada organisasinya dan ini akan menaikkan semangat pekerja.

d) Tujuan permaklumatan Dengan proses komunikasi maklumat akan disampaikan terutamanya dari atas kebawah Maklumat ini perlu untuk pekerja menjalankan kerja mereka. 2.5

Kepentingan komunikasi

17 Kepentingan komunikasi di dalam kehidupan dan organisasi telah diakui oleh banyak pengarang sejak berzaman lagi. Tiada yang lebih penting dari komunikasi yang berkesan bagi seorang pemimpin. (The Mc Graw Hill, 2000). Sesungguhnya mustahil untuk menjalankan aktiviti kumpulan tanpa komunikasi kerana penyelarasan dan perubahan tidak dapat diberkesankan. Dengan komunikasilah maklumat-maklumat dapat di sebarkan dan maksud atau matlamat sesebuah organisasi dapat dikongsi bersama dengan kakitangan disemua peringkat didalam organisasi. Sistem komunikasi akan dapat menyatukan elemen-elemen organisasi kepada satu unit bekerja. Dengan itu komunikasi mestilah dijadikan suatu usaha untuk mengharmonikan semua pihak yang terlibat dalam tugasan projek. (Harper , 1986). Bolih dikatakan peranan asas komunikasi adalah untuk membuat hubungan, mencapai kesefahaman, bagi mendapat kerjasama dan ianya merupakan elemen–elemen penting yang perlu ada didalam sesebuah organisasi..

2.6 Proses Komunikasi

Proses komunikasi berlaku berasaskan tiga kompenan utama iaitu sumber, media dan destinasi. Sumber adalah tempat yang akan menjana maklumat dan meletakkannya pada media yang akan membawa maklumat kepada komponen yang ketiga iaitu destinasi. Sumber adalah penjana maklumat dan media merupakan cara atau bahan perantaraan yang digunakan diantara kedua-dua pihak yang terlibat untuk membolehkan maklumat itu sampai kedestinasinya. MAKLUMAT SUMBER

DESTINASI MEDIA

18

Rajah 2.3 : Asas Kommunikasi Shannon dan Weaver Proses komunikasi boleh mengambarkan dalam bentuk model ( Jaafar Muhamad, 1992). Dalam setiap proses komunikasi, sekurang-kurangnya terdapt tiga elemen penting berlaku, iaitu sumber (Penghantaraan), maklumat-maklumat ( mesej) dan penerimaan.

Penghantar

Mesej

Penerima

Rajah 2.4 : Model Komunikasi Mudah Sumber : Jaafar Muhamad, 1992 Tetapi menurut Jaafar Muhamad (1992) lagi, model ini mudah jika dibandingkan dengan keadaan sebenarnya. Untuk menerangkan keadaan yang kompleks didalam proses komunikasi umum ditunjukkan kepada rajah dibawah. Dalam rajah berkenaan, jelas terdapat beberapa unsur penting seperti sumber, enkod, dekod, saluran, gangguan maklumat, penerimaan dan maklum balas.

GANGGUAN

SUMBER

ENKOD

PENERIMA

DEKOD

MAKLUMAT

SALURAN

Rajah 2.5 : Model Komunikasi UmumSumber : Jaafar Muhamad, 1992. 1)

Sumber Dalam konteks komunikasi, sumber ialah orang atau sesuatu objek

seperti buku, laporan, radio dan lain-lain. Keberkesanan sesuatu proses komunikasi bergantung kepada ciri-ciri sumber yang berkesan.

19 Kebanyakan pengkajian dilakukan keatas kebolehpercayaan atau kebenaran sesuatu sumber. Keputusan yang didapati menunjukan kebenaran sumber yang tinggi akan mempengaruhi kelakuan penerima jika dibandingkan dengan sumber-sumber yang kurang kebenarannya. Ini bererti bahawa dengan sumber yang rendah akan mempengaruhi keberkesanan komunikasi dan menyebabkan penerimaan terhadap maklumat yang disampaikan menurun. Biasanya, kebenaran sumber wujud bergantung kepada kelakuan sumber yang tekal dalam komunikasi dan juga tahap autoriti jika dibandingkan dengan penerima. Jika sumber mengandungi ciri-ciri ini, maklumat yang disampaikan akan diterima dengan lebih mudah oleh penerima.

2)

Enkod Ini merupakan satu persembahan untuk menyampaikan maklumat

yang baik oleh sumber. Misalnya, Seseorang itu menulis atau menyuarakan maklumat dengan menggunakan bahasa yang boleh diterima. Keberkesanan proses enkod ini akan menambahkan pengentahuan penerima maklumat.

3)

Maklumat Proses enkod menghiasi maklumat sama ada dalam bentuk lisan atau

bukan lisan. Maklumat atau mesej berbentuk banyak digunakan dalam organisasi. Mesej bukan lisan mengambil bentuk, antaranya air muka, penggerakan badan, nada suara, hubungan mata, sentuhan dan isyarat. Mesej lisan boleh menghasilkan kebersanan dengan sokongan terhadap mesej bukan lisan.

4)

Saluran

20

Saluran merupakan alat-alat untuk menyebarkan maklumat kepada penerima, iaitu sama ada secara penglihatan, pendengaran, penulisan atau kombinasi alat-alat tersebut. Pemilihan saluran adalah penting dalam penyampaian maklumat supaya masalah ketidakfahaman penerima tidak akan berlaku. Biasanya, cara-cara yang digunakan berbeza di antara individu dan syarikat serta dalam situasi yang berlainan. Misalnya, untuk menyelesaikan sesuatu masalah matematik yang kompleks kepada pelajar, seorang pengajar boleh menggunakan pelbagibagai cara, iaitu melalui pendengaran (mengajar), melalui penglihatan (jawapan secara graph) dan penulisan ( nota pengajaran). Di samping itu, pengurusan yang hendak menambahkan kefahaman subordinat terhadap sesuatu maklumat boleh menggunakan bentuk lisan dan tulisan secara memorandum.

5)

Dekod Dekod adalah proses penerimaan dan maklumat menukarkan maklumat

kepada bentuk yang boleh difahami. Maklumat yang ditukarkan selaras dengan maklumat yang disampaikan bergantung kepada ciri-ciri individu, penghantaran dan penerimaan. Lebih banyak persamaan dalam factor latar belakang maka besar kemungkinan maklumat itu akan duterima.

6)

Penerima. Penerima ialah sasaran individu atau kumpulan yang hendak

disampaikan sesuatu berita. Biasanya, pengentahuan terhadap maklumat bergantung kepada jangkaan dan pengalaman terdahulu. Jika maklumat tidak memenuhi jangkaan dan pengalaman terdahulu, kemungkinan banyak maklumat itu akan ditolak dan pemahan itu terhadap maklumat tersebut adalah kurang.

21

7)

Maklum Balas Unsur ini merujuk kepada tidakan yang dilakukan oleh penerima.

Maklum balas ini boleh ditunjukan dalam tiga bentuk, iaitu persetujuan, tidak setuju dan sikap tidak peduli. Kelajuan maklum balas bergantung kepada caracara yang digunakan dalam proses komunikasi. Misalnya, temuduga lebih cepat daripada cara melalui pengiklanan dalam media massa. Maklum balas ini dilakukan dalam bentuk lisan dan bukan lisan. Ini penting untuk mengukur sejauh mana kebersanan maklumat yang disampaikan.

8)

Gangguan. Gangguan dalam proses komunikasi boleh berlaku pada mana-mana

peringkat dalam proses tersebut. Gangguan ini akan menyebabkan pemahaman penerima berkurang. Jika Maklumat disebarkan melalui saluran, gangguan berlaku menyebabkan penerima susah memahami makna yang disampaikan. Sebagai contoh, maklumat yang disampaikan melalui telefon mungkin terganggu disebabkan oleh mutu talian yang tidak baik. Ini menganggu kejelasan suara pengirim dan seterusnya menbutkan penerima sukar untuk memahami maklumat yang ingin disampaikan. Menurut Abdul Rashid et al (1999), proses komunikasi boleh meringkaskan kepada Lima fasa seperti berikut: Jadual 2.1 : Fasa-Fasa Dalam Komunikasi. Sumber : Abdul Rashid et al (1999) FASA Pertama

AKTIVITI Individu mendapat idea yang ingin disebarkan kepada

Kedua

orang lain Individu tersebut merekodkan idea

22 Ketiga Keempat Kelima

Idea disiarkan melalui saluran tertentu Ideanya sampai kepada penerima Penerima menafsir dan memahami idea penyampai Berdasarkan jadual diatas, Abdul Rashid et al (1999) telah

menyatakan proses komunikasi terbahagi kepada lima fasa utama. Fasa pertama ialah dimana satu maklumat ataupun idea dimiliki oleh satu individu. Idea atau maklumat tersebut ingin dismpaikan kepada orang lain oleh pemiliknya. Kemudiannya, fasa kedua melibatkan proses dimana individu yang mempunyai maklumat atau idea-idea tersebut merekodkan idea itu. Fasa ketiga pula melibatkan aktiviti menyampaikan sesuatu maklumat tersebut kepada individu lain melalui saluran-saluran tertentu seperti lisan, surat dan lain-lain lagi. Fasa kempat pual adalah berkaitan dengan proses penerimaan sesuatu maklumat tersebut oleh penerima. Dan akhirnya, dalam fasa kelima, penerima akan mennafsir sesuatu maklumat bagi memahami maksud yang cuba disampaikan oleh penyampai tersebut.

2.7

Kegagalan Komunikasi.

Fyrer (1997) menyatakan masalah dalam organisasi berpunca daripada kegagalan komunikasi. Kebanyakan kegagalan komunikasi terjadi disebabkan kesilapan dipihak penyampai dan penerima maklumat tersebut. Antara factorfaktor kegagalan komunikasi ialah:-

2.7.1

Penyampaian yang lemah

23

Semasa komunikasi berlaku,walaupun idea didalam fikiran pengirim telah jelas tetapi disebabkan olih penyampaian dari segi perkataan yang tidak tepat atau tidak bolih difahami akan menjadi punca kepada kegagalan komunikasi.. Ketidakupayaan penyampai untuk menerangkan maksud yang ingin disampaikan secara jelas ini mungkin berlaku disebabkan oleh eksperasi penyampai yang tidak tepat, kurang perhatian dipihak penerima dan juga penggunaan bahasa yang sukar difahami (Robbins, 1984). Menurut Rizt (1994), apabila maksud maklumat yang diterima oleh penerima berbeza dengan maklumat yang cuba disampaikan oleh penyampai maklumat, maka kegagalan komunikasi telah berlaku. Kesilapan penerimaan maksud penyampai seringkali disebabkan oleh penyampaian yang lemah.

2.7.2

Terlalu banyak maklumat yang cuba disampaikan. Apabila terlalu banyak maklumat yang cuba disampaikan dalam satu-satu masa, maka mungkin timbul masalah pemahaman dan kekeliruan. Fyrer menyatakan juga maklumat yang diterima dan difahami oleh individu lain amatlah terbatas terutama apabila sesuatu maklumat itu merupakan perkara yang baru di pihak penerima. Pandangan itu turut sama dikongsi oleh Robbins (1984). Robbins menyatakan pihak pengurusan menerima banyak maklumat dari atas dan bawah organisasi. Oleh jika tiada satu system efektif yang dapat menyusun kesemua maklumat yang diterima, maka peratusan maklumat itu untuk hilang begitu sahaja adalah tinggi. Walaubagaimanapun, pengurusan pada masa kini perlu bijak menggunakan alat bantuan yang sedia ada seperti komputer untuk menyimpan maklumat yang diterima. Secara tidak langsung, masa yang digunakan untuk menyusun dan menguruskan maklumat tersebut dapat dikurangkan.

2.7.3 Penggunaan cara komunikasi yang lemah.

24

Tidak semua komunikasi yang ingin disampaikan boleh melalui komunikasi lisan. Kadangkala ada media komunikasi yang lebih baik daripada komunikasi lisan seperti dengan menggunakan surat dan sebagainya. Pemilihan kaedah komunikasi perlulah tepat dengan situasi dan juga jenis maklumat yang ingin di sampaikan.

2.7.4 Jarak Apabila jarak antara penyampai dan penerima jauh, Ini memungkinkan kegagalan komunikasi berlaku. Menurut Fyrer (1997), apabila kedudukan kontraktor dengan perunding terpisah disebabkan jarak dan juga pengurusan tapak bina terpisah disebabkan factor yang sama, ini boleh menyumbangkan kepada kegagalan komunikasi. Ini kerana dengan kedudukan penyampai dan penerima yang jauh, secara tidak langsung akan menyukarkan komunikasi lisan yang boleh berlaku dalam dua arah.

2.7.5

Perbezaan Status Biasanya, apabila seseorang baru memulakan kerja, akan berlaku

masalah komunikasi dengan rakan sekerja lain yang telah lama berkerja. Ini kerana wujudnya perbezaan status antara pekerja yang baru berkerja dengan yang telah lama bekerja. Perkara yang sama juga boleh berlaku apabila pekerja bawahan merasa sukar untuk berkomunikasi dengan pihak pengurusan disebabkan status yang berbeza ( Fyrer,1997).

25 2.7.6 Faktor Masa Menurut Robbin (1984), pihak pengurusan sentiasa bekerja dibawah tekanan masa. Setiap keputusan perlu dibuat dalam jangka masa tertentu. Faktor tekanan masa ini boleh menyebabkan komunikasi itu gagal disebabkan oleh ketidakcukupan maklumat yang disampaikan kepada pekerja bawahan. Ini akan menyebabkan pekerja tidak memahami maklumat yang cuba disampaikan oleh pihak pengurusan. Oleh itu, faktor masa juga boleh menyumbangkan kepada factor-faktor kegagalan komunikasi.

2.8

Definisi Organisasi

Menurut Robbins et al (1999), organisasi ialah penyusunan manusia yang teliti bagi mencapai matlamat yang tertentu. Dan, setiap organisasi mempunyai matlamat yang tersendiri. Matlamat atau objektif inilah yang disetkan sebagai satu sasaran atau lebih bagi dicapai oleh sesebuah kumpulan yang membentuk organisasi. Fyrer (1997) pula dilihat organisasi sebagai satu set fungsiataupun kedudukan berbanding dengan melihat organisasi sebagai satu kumpulan kerja manusia. Ini kerana menurut Fyrer lagi, individu akan sentiasa berubah-ubah dalam sesebuah organisasi tetapi kedudukan, peranan, kepakaran dan fungsi yang dimainkan adalah tetap sama. Plunkett et al (1986) pula mendefinasikan organisasi sebagai satu kumpulan yang terdiri daripada dua atau lebih orang yang beroperasi untuk mencapai satu objektif yang telah ditetapkan. Biasanya, bagi mencapai objektif,

26 organisasi memerlukan bantuan penggunaan mesin untuk beroperasi. Objektif organisasi yang ditetapkan biasanya pula bersifat barangan yang dikeluarkan ataupun perkhidmatan yabg diberikan. Manakala, Indramansyuh (1999) mengatakan organisasi merupakan kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai satu atau lebih tujuan. Organisasi juga boleh digambarkan sebagai satu pengumpulan aktiviti bagi menjalankan satu kerja, mempunyai individu yang memimpin kumpulan kerja itu bagi memikul tanggungjawab dan menyusun kepakaran individu yang membentuk kumpulan aktiviti tersebut (Douglas et al, 1969). Biasanya, dalam sesebuah organisasi, kepakaran tenaga kerja diperlukan bagi mencapai maklamat yang telah digariskan. Mohd Salim et al (1997) menyatakan organisasi adalah satu struktur peranan atau kedudukan yang disengajakan dan dibentuk secara formal bagi memastikan setiap orang dapat melakukan kerja secara licin, cekap dan berkesan. Organisasi ditakrifkan sebagai satu kumpulan pekerja-pekerja yang berkerjasama untuk tujuan yang sama. Pekerja yang berkerjasama akan melahirkan satu system reaksi, iaitu satu corak tingkahlaku individu dan perhubungan didalam kelompok. Organisasi dianggap untuk menubuhkan perhubungan antara mereka melalui penentuan kerja, tugas dan tanggungjawab. Selain itu, organisasi juga merupakan tindakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang sempurna. (Wan Azmi Ramli 1990) Abdul Rashid et al (1999) mendifinisikan organisasi sebagai satu corak perhubungan yang telah ditentukan diantara kompenen-kompenen organisasi yang menggariskan komunikasi, pengawalan autoriti. Struktur organisasi membezakan di antara pelbagai bahagian organisasi dan menggariskan perhubungan anatara mereka. Selain daripada kompenen-kompenen di atas,

27 organisasi juga mengagihkan buruh supaya setiap ahli dapat memberi dan membuat sumbangan yang berbeza-beza terhadap kerja dan menjadi satu makanisme penyelarasan supaya kesemua usaha dapat diintegerasikan. Berdasarkan definisi-definisi yang dinyatakan di atas, organisasi boleh disifatkan sebagai satu struktur kumpulan individu yang berkerjasama di bawah satu sistem yang tersusun bagi mencapai objektif yang telah digariskan. Melalui organisasi, hubungan antara individu-individu dapat ditunjukkan secara jelas dan peranan yang dimainkan oleh setiap individu dapat di tentukan.

2.9

Aliran Komunikasi Dalam Struktur Organisasi

Secara umumnya, aliran komunikasi mengikut Rizt (1994) terdiri darpada dua jenis iaitu:1)

Aliran komunikasi dari atas ke bawah

2)

Aliaran komunikasi dari bawah ke atas. Menurut Rizt lagi, kedua-dua aliran komunikasi tersebut perlu berlaku

serentak. Fyrer (1997) juga bersependapat dengan aliran komunikasi yang dikemukakan oleh Rizt. Menurut Fyrer lagi, aliran komunikasi dalam sesebuah organisasi boleh diklasifikasikan kepada dua iaitu aliran komunikasi dari bawah ke atas. Biasanya, Komunikasi berlaku diantara pihak yang mempunyai status yang

28 sama dan ada juga komunikasi yang berlaku antara individu yang mempunyai keperluan fungsi yang sama. Dalam sesebuah kumpulan organisasi,akan berlaku komunikasi antara individu dalam kumpulan tersebut. Dan, semasa proses komunikasi itu berlaku, individu yang terlibat secara tidak langsung akan bertukar-tukar maklumat dan informasi mengenai sesuatu perkara. Pertukaran maklumat itu merupakan satu perkara yang penting bagi memastikan sesuatu kerja yang dilakukan dapat disiapkan dalam masa yang singkat dan efision. Aliran komunikasi dari bawah ke atas adalah penting bagi mendapatkan sesuatu maklum balas. Maklum balas ini biasanya dianggap penting oleh pihak pengurusan dengan sesebuah organisasi. Biasanya, maklum balas yang diterima akan digunakan dalam menulis laporan kemajuan tentang sesuatu perkara dan juga bagi mendapatkan komen dari orang bawahan bagi pihak pengurusan membuat suatu cadangan yang lebih baik lagi. Namun biasanya, pihak pengurusan mempunyai masalah dalam memdapatkan maklum balas dari orang bawahannya jika suasana dalam sesebuah organisasi itu tidak baik dan menyenangkan. Oleh itu, pengurusan yang efektif akan memastikan hubungan dengan golongan bawahan akan berjalan dengan baik tanpa berlaku sebarang halangan yang menyekat komunikasi antara mereka. Aliran komunikasi dari bawah ke atas juga digunakan oleh pengurusan bagi mendapatkan mengawal kelewatan ataupun sebarang masalah yang mungkin berlaku. Maklumat yang disampaikan dari bawah akan digunakan oleh pengurusan sebagai mengukur sebarang masalah yang mungkin berlaku ( Indramansyah, 1999) Menurut Fyrer lagi, system pengurusan tradisional tidak menggalakkan berlakunya aliran komunikasi dari bawah ke atas. Tetapi dalam pengurusan moden masa kini, aliran komunikasi dari bawah ke atas dianggap penting dan digalakkan dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, golongan bawahan kini mempunyai

29 saluaran rasmi dalam mencadangkan apa-apa yang dirasakan perlu kepada pihak pengurusan. Aliran komunikasi dari atas kebawah bukan sahaja digunakan bagi memberikan arahan dan menerangkan objektif kumpulan tetapi juga memberikan individu lain maklumat tentang kemajuan yang telah mereka capai. Aliran komunikasi dari atas kebawah pula boleh dikatakan sebagai komunikasi yang berlaku dari pihak pengurusan turun ke bawah organisasi (Robbins , 1984). Jenis komunikasi yang sering digunakan dalam aliran ini ialah seperti arahan, pengumuman, koordinasi kerja dan penilaian terhadap pekerja bawahan. Menurut ( Robbins, 1984) lagi, komunikasi dari atas kebawah tidak semestinya melalui lisan. Bahkan, penggunaan media komunikasi lain seperti surat juga selalu digunakan dalam aliran komunikasi. Menurut Abdul Rashid et al (1999) pula, kebanyakkan komunikasi dari atas ke bawah adalah berbentuk penyampaian maklumat seperti memaklumkan pekerja tentang tanggungjawab kerja mereka. Abdul Rashid et al (1999) menggariskan lagi apabila komunikasi dari atas kebawah berlaku perlu bagi menyampai menyatakan sebab munasabah sesuatu maklumat disampaikan. Ini bagi memudahkan penerimaan oleh golongan bawahan. Pendekatan aliran komunikasi yang sama turut ditulis oleh Indramansyah (1999). Beliau telah membezakan aliran komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi bersilang, komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah.

2.9.1

Komunikasi Ke atas.

30 Komunikasi ke tas adalah komunikasi dari pihak bawahan atau pekerja kepada pihak atasan iaitu pengurusan organisasi. Tujuan aliran komunikasi dari bawah ke atas adalah untuk memperolehi informasi, maklumat tentang aktiviti dan perlaksanaan tugas pekerja bawahan. Bentuk-bentuk maklumat yang disampaikan oleh pekerja kepada pihak pengurusan boleh digolongkan sebagai laporan. Laporan yang disampaikan akan memberi input kepada pengurusan tentang situasi yang berlaku di peringkat bawahan. Menurut Ahmad Atory Hussain (1985), komunikasi keatas merupakan aliran maklumat dari surbodinat kepada superior. Pengaliran mesej keatas terdapat dalam beberapa bentuk: 1) Laporan oleh sub-ordinat tentang prestasi dan masalah yang dihadapinya. 2) Mendapatkan penjelasan tentang amalan dan polisi organisasi. Ini lebih merupakan satu saluran untuk menyampaikan rasa tidak puas hati. 3) Kadangkala sub-ordinat cuba mendapatkan maklumat yang lebih lanjut tentang maklamat organisasi. Adakalanya dalam keadaan tertentu subordinat berhubung secara terus dengan pihak yang lebih atas jika terdapat salah faham superior. Ahmad Atory Hussain (1985) menyatakan lagi. Masalah komunikasi ke atas timbul apabila terdapat golongan atasan yang tidak gemar mendengar apa yang hendak disampaikan oleh subordinat. Ini kerana mereka lebih cenderung untuk memberi arahan sahaja tanpa mendapat pandangan orang bawahan. Jadi, ini akan mewujudkan komunikasi sahala sahaja.

Pengurus

Sub-ordinat

Sub-ordinat

Sub-ordinat

31

Rajah 2.6 : Komunikasi Ke Atas Sumber : Indramansyah (1999) Menurut Mohd Salmi ( 1997) menyatakan kekurangan komunikasi ke atas boleh mendatangkan kesan yang buruk. Dalam tahun 1986, maklumat penting tragedi pesawat angkasa lepas tidak sampai kepada pengantahuan pengurusan atasan di NASA. Dalam sesetengah organisasi, komunikasi di atas dihalang oleh budaya dan iklim organisasi yang menghukum pengurus yang menyampaikan berita atau maklumat yang tidak dipersetujui oleh pihak pengurusan atasan. Sememangnya, kecederongan untuk melaporkan hanya berita yang baik ke atas adalah agak lazim. Namun begitu, maklumat yang betul pastinya amat penting untuk mengurus sesebuah perisahaan.

2.9.2

Komunikasi ke bawah Komunikasi kebawah mengalir dari pihak atasan ataupun pemimpin kepada golongan bawahan. Biasanya, maklumat yang disampaikan melalui aliran ini akan mengalir dari golongan pengurusan di peringkat tinggi dan kemudian mengalir kepada pengurusan yang paling rendah dan seterusnya sampai kepada golongan bawahan ataupun pekerja. Setiap individu yang berada diperingkat pengurusan tertinggi harus berupaya untuk berkomunikasi dengan cara yang paling berkesan supaya maklamat yang disampaikan dapat diterima oleh golongan pekerja samada secara langsung ataupun tidak langsung, dengan ini, idea yang disampaikan oleh pihak pengurusan akan dapat dilaksanakan oleh golongan pekerja selaras dengan objektif yang cuba disampaikan. Komunikasi secara atas ke bawah ini dapat dilakukan dalam pelbagai bentuk iaitu:Pengurus

Sub-ordinat

Sub-ordinat

Sub-ordinat

32 Rajah 2.7 : Komunikasi Ke Bawah Sumber : Indramansyah (1999) a)

Panduan Kerja Panduan kerja yang diberikan kepada pekerja oleh pihak pengurus akan memudahkan kerja-kerja yang dilaksanakan mengikut maklamat pengurusan. Keberkesanan komunikasi dalam memberikan panduan kerja kepada golongan pekerja haruslah mudah difahami oleh pekerja itu sendiri.

b) Perintah Perintah merupakan arahan daripada pihak pengurusan kepada pihak pekerja tentang apa yang harus dilakukan oleh mereka. Arahan yang diberikan oleh pihak pengurusan boleh bersifat larangan ataupun perintah melakukan perkara.

2.9.3

Komunikasi Bersilang Komunikasi bersilang berlaku diantara individu yang berlainan

jabatan, tugas, kepentingan atau funsi. Individu yang berkomunikasi secara bersilang ini tidak mempunyai kepentingan secara langsung ataupun tiada sebarang ikatanmenyambungkan antara dua pihak tersebut.

2.9.4 Komunikasi Mendatar Komunikasi mendatar bermakna komunikasi yang berlaku antara pihak yang mempunyai kepentingan, tahap dan kerja yang sama. Komunikasi ini boleh berlaku antara pekerja bawahan dengan pekerja bawahan dan juga antara individu-individu dalam pihak pengurusan yang sama tahap. Secara amnya,

33 komunikasi mendatar bersifat perkongsian maklumat, keterangan dan juga pertukaran idea. Dengan ini, tiada ikatan yang mengikat sesuatu maklumat yang disampaikan seperti arahan yang perlu dilaksanakan ataupun larangan yang perlu diambil kira.

2.9.5 Komunikasi Satu Arah Komunikasi sati arah adalah komunikasi yang berlaku dari sebelah pihak sahaja. Ini bermakna hanya satu pihak sahaja yang memberikan input tanpa mendapatkan apa-apa maklum balas mengenai informasi yang disampaikan. Dalam hal ini, pihak penerima maklumat tersebut tidak berpeluang atau berkesempatan untuk memberi sebarang reaksi terhadap maklumat yang diterima daripada pemberi maklumat itu. Cara ini lebih disenangi oleh pihak pengurusan terdahulu yang ingin menjaga kewibawaannya tanpa menerima sebarang komen dari penerima maklumat tersebut. Kelebihan komunikasi satu arah adalah seperti berikut ;a)

Maklumat yang disampaikan dengan cara yang cepat

b)

Kewibawaan penyampai terjaga kerana tiada maklum balas yang

kurang diterima. Namun begitu, komunikasi satu arah mempunyai beberapa kekurangan seperti a)

Tidak memberi kepuasan kepada penerima maklumat tersebut kerana

penerima maklumat tidak berkesempatan untuk memberi sebarang reaksi terhadap maklumat yang diterima. b)

Menimbulkan salah faham dan mungkin menyebabkan penerima maklumat

tersebut tidak memahami apa yang cuba disampaikan oleh penyampai tersebut.

34

2.9.6

Komunikasi Dua Arah Komunikasi dua arah maksudnya adanya aktiviti penyampai dan penerima malumat bereaksi terhadap maklumat tersebut. Penerima maklumat tersebut dapat memberikan maklum balas terhadap maklumat yang diterima. Dengan kata lain, terdapatnya hubungan komunikasi secara dua arah antara penyampai dan penerima maklumat. Kelemahan komunikasi dua arah adalah seperti berikut :a)

Maklumat yang di sampaikan lambat.

b)

Kemungkinan timbulnya pelbagai masalah yang tidak releven dengan

maklumat yang cuba di sampaikan.

2.10

Kegagalan Komunikasi Dalam Organisasi

Menurut Robbins (1984), Komunikasi dalam organisasi merupakan satu komunikasi yang kompleks kerana setipa individu dalam organisasi memainkan peranan tersendiri. Manakala, peranan yang di mainkan setiap individu dalam organisasi terikat dengan objektif dan hirarki organisasi yang tersusun. Oleh itu, kegagalan komunikasi dalam komunikasi merupakan satu perkara yang penting untuk dilihat. Plunkett et al (1986) pula telah telah menggariskan kegagalan komunikasi dalam organisasi disebabkan oleh factor-faktor berikut:-

35 2.10.1 Tahap Pengurusan Organisasi. Tahap pengurusan dalam organisasi boleh menyebabkan berlakunya halangan semulajadi dalam pengaliran maklumat. Ada ketikanya, maklumat yang disampaikan oleh pihak pengurusan tertinggi tidak sampai kepada pekerja bawahan disebabkan oleh halangan di peringkat pengurusan pertengahan. Perkara yang sama juga boleh berlaku juka maklumat yang disalurkan oleh pihak pekerja tidak sampai sepenuhnya kepada pengurusan tertinggi akibat halangan yang berlaku. Halangan yang dimaksudkan adalah seperti pengurusan pertengahan tidak memahami maklumat yang diterima untuk dipindahkan maklumat tersebut keperingkat seterusnya. Selain itu, halangan yang lain mungkin berlaku ialah tapisan yang dilakukan oleh seseorang bagi menghalang sesuatu maklumat itu disampai ketangan orang tertentu. (Robbons, 1984). Sebagai contoh, seorang pengurus hanya memberitahu kepada ketua organisasi apa yang ketuanya ingin dengar dan bukan apa sepatutnya didengar. Oleh itu, pengurus itu dikatakan sebagai menapis maklumat yang ingin disampaikan.

2.10.2 Jumlah Individu Dalam Organisasi Jika seorang pengurus mempunyai ramai indvidu yang harus diawasi, maka masa mungkin terhad bagi pengurus untuk berkomunikasi dengan semua pekerja di bawah pengawasannya. Apabila kurang komunikasi yang berlaku anatara pengurus dengan pekerja, maka maklumat yang diterima oleh pengurus tersebut tidak lengkap dan menyeluruh. Oleh itu, pengurus yang mempunyai bilangan pekerja yang kecil di bawah pengawasannya mampu untuk berkomunikasi dengan setiap pekerja dan mengawal komunikasi tersebut.

36 2.10.3 Kedudukan Individu Dalam Organisasi Kedudukan dalam organisasi juga menyumbang kepada factor kegagalan komunikasi. Apabila komunikasi berlaku antara dua individu yang mempunyai status berlainan, maka aliran maklumat yang bertukar sesama mereka mungkin kurang disebabkan factor status yang berlainan.

2.10.4

Perubahan Dalam Pengurusan Apabila berlaku perubahan di peringkat pengurusan organisasi, maka

kemungkinan cara komunikasi yang diamalkan sebelumnya tidak diguna pakai. Sebagai contoh, seorang pengurus baru mungkin tidak menggunakan kaedah yang sama yang digunakan oleh pengurus terdahulu. Ini menyebabkan amalan komunikasi biasa yang dilakukan akan tergugat. Maka dengan tergugatnya komunikasi yang sedia ada telah mehadkan maklumat telah beredar dari pekerja kepada pengurusan baru organisasi.

2.11 Keperluan Maklumat dalam Organisasi Pembinaan.

Maklumat projek pembinaan secara amnya boleh mencerminkan bagaimana sesebuah pasukan pembinaan beroperasi. Antara objektif utama sesebuah pasukan pembinaan ialah untuk mengeluarkan produk pembinaan iaitu bangunan yang berkualiti. Selain dari kualiti yang dipentingkan dalam produk pembinaan iaitu bagunan yang berkualiti. Selain dari kualiti yang dipentingkan dalam produk pembinaan, tempoh masa yang sesuai dan jumlah kos yang dibelanjakan untk membina. Oleh itu, maklumat yang tepat dan mencukupi perlu

37 bagi mencapai objektif ini. Secara ringkasnya, terdapat dua golongan yang berkaitan dengan maklumat ini. Salah satu pihak ialah pihak pengerluar maklumat dan salah satu pihak lagi ialah penggunaan maklumat. Keperluan maklumat kepada pengerluar dan pengguna maklumat adalah perlu dalam kerja-kerja seharian dalam aktiviti pembinaan. Bagi pihak pengerluar biasanya terdiri daripada pihak yang mereka bentuk projek pembinaan iaitu pasukan perunding manakal pihak pengguna maklumat pula terdiri daripada pasukan pembina iaitu kontraktor. Oleh itu, kepentingan individu-ondividu terhadap fungsi maklumat yang terlibat dalam aktiviti pembinaan ini ialah:1)

Memahami dan mengetahui maklumat pra tender bagi membantu

sebarang keputusan yang di ambil semasa proses menender projek. 2)

Memastikan maklumat itu diperlukan diterima pada masa yang

dikehendaki. Memahami dan mengantahui ketepatan maklumat 3)

Memastikan sesuatu maklumat itu adalah muktahir setelah dikemaskini.

4)

Berupaya untuk mengaitkan maklumat di dalam dokumen projek dengan

situasi pembinaan.

2.11.1

Keperluan Maklumat di Tapak Bina.

Pihak pengurusan projek binaan memerlukan aliran informasi dan maklumat yang kosisten di antara pihak – pihak yang terlibat. Ia merupakan satu perkara yang penting untuk mengedarkan maklumat dengan cepat semasa proses pembinaan. Pembinaan berjalan dengan rancak dan sebarang kegagalan untuk mengambil langkah dalam perubahan yang berlaku akan menyebabkan kos akhir pembinaan akan meningkat ataupun kelambatan penyiapan kerja. Aliran maklumat yang tersusun perlulah beredar dengan lancar di antara arkitek, klien, jurutera, kontraktor dan pihak-pihak lain adan aliran maklumat tersebut perlu disusun

38 diawal kontrak pembinaan lagi bagi mengelakkan sebarang masalah berlaku ( Laurence, 1972) Maklumat-maklumat yang diperlukan ditapak bina boleh dibahagikan kepada dua, iaitu maklumat teknikal dan maklumat kawalan. Daltry (1973) telah menghuraikan kedua-dua maklumat tersebut. Beliau menyatakan maklumat teknikal adalah maklumat yang berkaitan tentang pembinaan projek tersebut, kuntiti dan kualiti bahan binaan, spesifikasi yang digariskan dan juga kaedah pembinaan tersebut. Maklumat-maklumat ini boleh didapati daripada lukisan pembinaan, Senarai nama dan spesifikasi projek. Bagi maklumat kawalan pula, Daltry (1973) menyatakan maklumat ini adalah melibatkan tentang operasi pembinaan, aturan kerja pembinaan, tempoh masa penyiapan pembinaan, sumber-sumber bahan binaan, kadar kerja buruh, cuaca dan sebagainya.Peterson (1977) juga menyatakan tentang maklumat kawalan yang diperlukan olehkontraktor dalam aktiviti pembinaan ditapak bina. Beliau menggariskan empat maklumat kawalan iaitu senarai aktiviti yang perlu berjalan, kuantiti buruh binaan yang diperlukan dan juga jumlah jentera yang terlibat dalam pembinaan. Sebarang perubahan tentang maklumat teknikal seperti lukisan dan spesifikasi akan mempengaruhi maklumat kawalan dalam projek pembinaan. Sebarang perubahan tentang maklumat teknikal seperti lukisan dan spesifikasi akan mempengaruhi maklumat kawalan dalam projek pembinaan. Bagi memastikan peredaran maklumat ini mengalir dengan baik. Organisasi pembinaan tersebut perlu diuruskan dengan sempurna. Komunikasi antara organisasi ibu pejabat bagi kontraktor perlulah dalam keadaan baik. Menurut Abdul Rashid et al (1999), maklumat yang disampaikan juga perlulah tepat, jelas dan mengcukupi. Segala maklumat 0seperti senarai kuantiti, pelan , dan spesifikasi, agenda dan memo perlu menepati piawaian. Sebarang usaha dalam menyediakan atau menyampaikan maklumat tidak jelas, lengkap, tepat atau tidak berguna untuk orang lain menjadi sia-sia.

39

Menurut Abdul Rahid et al (1999), jenis-jenis maklumat ditapak bina terdiri daripada :a) Arahan seperti memaklumkan keperluan dan spesifikasi seperti perjanjian, arahan,

indaan kerja, penggunaan bahan tertentu dan lain-lain lagi.

b).Menasihati dan menyetujui, yakni menyatakan pendapat atas sesuatu persoalan, mencari altenatif penyelesaian dan lain-lain lagi. c). Laporan seperti laporan kerja pembinaan, minit mesyuarat tapak dan seumpamanya. d)

Rekod kerja seperti rekabentuk yang digunakan.

e) Siasatan seperti menimbang kaedah altenatif dan spesifikasi altenatif, kekurangan bahan binaan, persetujuan dan pertikaian yang timbul. f) Galakkan ataupun bebentuk pujian. 2.12 Bentuk – Bentuk Komunikasi Di Tapak Bina.

Kejayaan sesbuah projek pembinaan juga bergantung kepada kebersanan system komunikasi di tapak bina. Kemahiran komunikasi yang baik merupakan satu perkara asas dan perlu bagi seseorang menguruskan projek pembinaan. Komunikasi yang baik boleh diibaratkan sebagai pelincir kepada aktiviti pembinaan ditapak bina. Keupayaan untuk berkomunikasi secara berkesan akan menanggani sebarang masalah dan konflik yang timbul semasa pembinaan dijalankan. ( Rizt, 1994). Fyrer (1994) telah membahagikan komunikasi ditapak bina kepada dua iaitu:2.12.1 Komunikasi Lisan

40 Rizt (1994) mengatakan komunikasi lisan merupakan satu kaedah komunikasi yang paling berkeasn. Komunikasi lisan boleh berlaku dalam banyak cara iaitu seperti perbincangan formal atau tidak formal, arahan yang dikeluarkan secara lisan, sebarang pengumuman oleh pihak pengurusan projek kepada pekerja dan juga komunikasi antara pekerja dengan pekerja ditapak bina. Namun, Rizt menerangkan betapa pentingnya komunikasi lisan ini dirancang dengan teliti bagi memudahkan maklumat disampaikan dengan betul. Komunikasi lisan secara formal biasanya melalui mesyuarat tapak ataupun mesyuarat projek. Menurut Fyrer (1997), maklumat yang disampaikan semasa mesyuarat berlangsung biasanya melalui perbincangan antara pihak-pihak yang terlibat. Menurut Forster (1989) mesyuarat projek pembinaan boleh dibahagikan kepada tiga iaitu mesyuarat projek, mesyuarat tapak bina dan mesyuarat domestik. Mesyuarat projek biasanya dihadiri oleh klien dan perunding bagi projek pembinaan tersebut bagi membincangkan hal-hal berkaitan dengan pembinaan tersebut. Bagi mesyuarat tapak bina, perunding dan kontraktor akan membincangkan hal-hal berkaitan dengan pembinaan dan biasanya diadakan di tapak. Mesyuarat domestik pula hanya dihadiri oleh kumpulan pembina iaitu kontraktor sahaja. Manakala, Fisk (1978) menyatakan bagi menjimatkan masa dan kos dalam meneruskan komunikasi lisan di tapak bina, alat bantuan komunikasi lisan boleh digunakan. Alat bantuan komunikasi yang dimaksudkan ialah alat kelui, telefo bimbit dan ‘walkie talkie’. Menurut Mohd Salim et al (1997) antara kelebihan komunikasi lisan ialah dapat memberikan peluang pertukaran maklumat dengan cepat dan dengan maklum balas yang segera. Umum dapat memajukan persoalan serta menjelaskan butir-butir yang dikehendaki. Manakala kehendak komunikasi lisan biasanya tidak

41 menjimatkan masa seperti masa yang terbuang dalam bilik mesyuarat. Mesyuarat kadangkala boleh menjadi tinggi dari segi kos dan banyak masa terbuang.

2.12.2 Komunikasi Bertulis Komunikasi bertulis boleh berlaku dengan hanya menulis maklumat di atas sekeping kertas nota dan juga menulis dalam bentuk formal iaitu surat ( Fyrer, 1997) maklumat yang mengalir melalui komunikasi lisan boleh disampaikan melalui tangan, faksimili, pos ataupun melalui e-mail. Mohd Salim et al (1997) menyatakan komunikasi bertulis mempunyai kelebihan kerana ia menyediakan rekod yang sempurna. Komunikasi bertulis juga boleh meningkatkan keseragaman dalam dasar dan tatacara serta dalam situasi tertentu boleh menjimatkan kos. Manakala kelemahan komunikasi bertulis pula ialah boleh mewujudkan timbunan kertas dan tidak dapat difahami dengan baik oleh penerima komunikasi kerana penulisan yang tidak efektif dan mungkin tidak dapat memberikan maklum balas dengan cepat. Akibatnya, masa yang panjang diperlukan untuk mengentahui sama ada sesuatu mesej itu telah diterima atau difahami dengan baik. Menurut Forster (1989), kaedah yang paling mudah dan ringkas dalam menjalankan komunikasi bertulis ditapak bina ialah melalui rekabentuk borang mudah ‘well form design’. Kaedah ini membolehkan maklumat yang ingin disampaikan dapat diterima dengan mudah dan difahami oleh penerima. Selain itu, melalui penggunaan kaedah ini, hanya maklumat yang ingin disampaikan sahaja mengalir kepada penerima tersebut. Antara ‘well form design’ yang dimaksudkan ialah buku harian tapak bina. Memo, borang perubahan kerja dan lain-lain lagi.

42

2.13 Kesimpulan

Komunikasi organisasi memang memainkan peranan yang agak penting semasa projek pembinaan dijalankan ditapak bina. Prestasi komunikasi banyak mengpengaruhi kelancaran perlaksanaan sesuatu projek serta kualiti kerja. Oleh itu pihak pengurus haruslah sentiasa mengambil perhatian terhadap komunkasi yang berlaku setiap masa di tapak bina, samada secara lisan atau pun tulisan.

Selain itu, pengurus juga perlu membuat penilaian terhadap prestasi komunikasi dalan jangka masa yang sesuai. Penilaian seperti itu akan mendatangkan mafaat kepada organisasi di tapak bina kerana tindakan susulan boleh ditentukan daripada kajian itu untuk membaiki atau mengekalkan prestasi komunikasi.

43

BAB III

METODOLOGI PENYELIDIKAN

3.1

Pengenalan

Tujuan utama kajian ini adalah untuk mengenalpasti masalah-masalah utama komunikasi ditapak bina..Pihak-pihak yang terlibat adalah di antara perunding,kontraktor, kepala dan para pekerja ditapak pembinaan tersebut. Kajian

44 juga mengkaji faktor-faktor yang menjadi penghalang kepada perlaksanaan system komunikasi di tapak pembinaan dikalangan pekerja. Melalui kajian ini, diharapkan objektif kajian ini seperti dinyatakan dalam Bab 1 dapat dicapai. Kajian ini juga diharap akan menjadi satu bahan rujukan untuk melihat keadaan sebenar proses komunikasi yang berlaku ditapak bina. Bagi mencapai objektif-objektif kajian ini, metodologi yang diambil adalah seperti yang akan dibincangkan didalam bab ini.

3.2 Pengumpulan Data.

Maklumat-maklumat yang dikehendaki akan diperolehi berdasarkan kaedah-kaedah yang dilaksanakan. Secara amnya maklumat yang dikumpulkan daripada kajian boleh dibahagikan kepada kategori seperti berikut ialah:-

3.2.1

Data Utama

Pegumpulan data utama ini hanyalah bertumpu kepada kajian yang dijalankan berdasarkan perkara-perkara yang berkaitan dengan komunikasi ditapak bina dan lebih bertumpu kepada kawasan ditapak pembinaan. Data-data yang dikumpulkan dapat dibahagikan kepada beberapa katogori berikut:

45

(1)

Soal Selidik

Kajian ini bertujuan untuk mendapatkan data praktikal iaitu keadaan sebenar yang berlaku ditapak pembinaan disekitar Gua Musang, Kelantan. Borang soal selidik akan diedarkan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam projek pembinaan iaitu kepada perunding kontraktor kelas ‘F’, kepala, dan para pekerja. Kesemua borang soal selidik yang diedarkan akan dijawab dan dikembalikan. Maklumbalas yang diperolehi dijangkakan akan dapat dijadikan asas dalam mengenalpasti masalah komunikasi diantara mereka dan faktor-faktor penghalang kearah kejayaan komunikasi oleh pihak-pihak yang terlibat.Data yang diperolihi akan dianalisis dengan cara yang paling sesuai untuk memberikan keputusan yang jitu.

(2)

Temubual

Temubual dijalankan untuk mendapatkan maklumat mengenai aliran proses komunikasi yang biasa dilakukan ditapak bina. Temubual dijalankan dengan temubual dengan pihak perunding, kontraktor, para pekerja serta lain-lain individu yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dengan system ini bagi mendapatkan pandangan melalui pengalaman mereka. Cara ini membolehkan data

46 diperolehi terus daripada responden dimana ia menyediakan soalan yang memberi jawapan terbuka. Jawapan yang diberikan lebih praktikal dan mudah dianalisis. Melalui kaedah ini, maka dapatlah dikenalpasti kaedah dan jenis komunikasi yang dilaksanakan serta masalah yang timbul dikalangan pihak-pihak tertentu ditapak pembinaan.

3.2.2

Data sekunder

Data sekunder adalah merupakan data yang diperolehi melalui kajian literature yang terdiri daripada kajian dalam buku, majalah dan bahan-bahan rujukan lain. Bahan-bahan yang diginakan untuk tujuan ini biasanya terdiri daripada bahan bercetak seperti buku, majalah, kertas seminar, keratan akhbar, jurnal dan lain-lain lagi. Bahan-bahan ini perlu bagi mengukuhkan lagi asas kaedah yang dijalankan dalam kajian ini. Selain daripada itu, bahan rujukan lain yang boleh digunakan adalah seperti kertas-kertas seminar, kurshus dan lain-lain bentuk penerbitan yang dirasakan bersesuaian dengan skop kajian.

3.3

Analisis data.

47 Data yang diperolehi dan diterima daripada responden melalui kajian literature,soal selidik dan temubual telah dikaji, disusunkan dan dianalisis menggunakan kaedah yang sesuai. Kaedah yang digunakan adalah kaedah purata indeks dan purata mata dan lain-lain kaedah yang sesuai dengan objektif dan skop kajian, Jadual dan rajah akan digunakan bagi mengambarkan dan mentafsirkan data-data ini. Data yang diperolehi akan dianalisis bagi melihat sejauh mana masalah-masalah komunikasi dan factor-faktor yang dikenalpasti melalui kajian praktikal mengpengaruhi komunikasi ditapak pembinaan. Hasil daripada penganalisian, pengolehan dan penemuan yang diperolehi, factor-faktor yang menghalang kejayaan komunikasi ini di pihak kontraktor, pekerja dan perunding akan dikemukakann mengikut turutan keutamaan sebagai panduan dalam melaksankan system yang sama dimasa akan datang.

3.3.1

Purata Indeks ( Average Index)

Purata indek dikira berdasarkan kepaad formula berikut ( Al-Hammad et al; 1996) Σ ai xi Purata Indek

= Σ xi

di mana ai = konstant yang melambangkan pemberat bagi i ; xi = pemboleh ubah yang melambangkan kekerapan responden bagi i = 0, 1, 2, 3, 4 dan digambarkan seperti berikut:

48

Bagi mengenalpasti masalah-masalah komunikasi dan factor-faktor yang menghalang kejayaan komunikasi diantara perunding, kontraktor, kepala, dan pekerja kaedah purata indek dengan menggunakan lima (5) kategori skil diguna pakai bagi mengambarkan keutamaan masalah-masalah komunikasi, kaedah komunikasi dan factor-faktor penghalang tersebut. Kategori skil yang digunakan adala h seperti berikut:1 = sangat kerap

3 = sederhana kerap

2 – kerap

4 = kurang kerap

5 = tidak kerap

Keputusan dan purata mata (score) bagi setiap masalah dan faktor-faktor penghalang ditujukan pada jadual yang sama. Manakala graf yang digunakan boleh mengambarkan peratus masalah yang dikehendaki. Pengelasan bagi purata mata adalah berpandukan kepada Abd. Majid dan McCaffer (1997) seperti berikut:

1 = “paling kerap” ≤ 0.00 purata mata