Kebijakan Dan Strategi Manajemen Risiko (Tggu Editing Dr Oi )

RUMAH SAKIT BAPTIS BATU

KEBIJAKAN DAN STRATEGI TENTANG MANAJEMEN RISIKO TAHUN 2013

Disahkan Oleh : Tanggal : Review tanggal :

KEBIJAKAN dan STRATEGI MANAJEMEN RISIK0

I.

PENDAHULUAN. Manajemen risiko merupakan salah satu elemen penting dalam menjalankan bisnis jasa

Rumah Sakit karena semakin berkembangnya dunia Rumah Sakit serta meningkatnya kompleksitas aktivitas pelayanan mengakibatkan meningkatnya tingkat risiko yang dihadapi Rumah Sakit. Sasaran utama dari implementasi manajemen risiko adalah melindungi Rumah Sakit terhadap kerugian yang mungkin timbul. Lembaga Rumah Sakit mengelola risiko dengan menyeimbangkan antara strategi bisnis dengan pengelolaan risikonya sehingga Rumah Sakit akan mendapatkan hasil optimal dari operasionalnya. II.

PROSES MANAJEMEN RESIKO. a.

Identifikasi risiko adalah proses menemukan, mengenal, dan mendeskripsikan risiko (ISO 31000:2009). Hal pertama yang perlu dilakukan untuk mengelola risiko adalah mengidentifikasinya. Jika kita tidak dapat mengidentifikasi/mengenal/mengetahui, tentu saja kita tidak dapat berbuat apapun terhadapnya.

Identifikasi risiko ini terbagi menjadi dua, yaitu

identifikasi risiko proaktif dan identifikasi risiko reaktif. -

Identifikasi risiko proaktif adalah kegiatan identifikasi yang dilakukan dengan cara proaktif mencari risiko yang berpotensi menghalangi rumah sakit mencapai tujuannya. Disebut mencari karena risikonya belum muncul dan bermanifestasi secara nyata. Metode yang dapat dilakukan diantaranya: audit, inspeksi, brainstorming, pendapat ahli, belajar dari pengalaman rumah sakit lain, FMEA, analisa SWOT, survey, dan lain-lain.

-

Identifikasi risiko reaktif adalah kegiatan identifikasi yang dilakukan setelah risiko muncul dan bermanifestasi dalam bentuk insiden/gangguan. Metoda yang dipakai biasanya adalah melalui pelaporan insiden.

Tentu saja, lebih baik kita memaksimalkan identifikasi risiko proaktif, karena belum muncul kerugian bagi organisasi. Bagi rumah sakit, cara paling mudah dan terstruktur untuk melakukan identifikasi adalah lewat setiap unit. Setiap unit diminta untuk mengidentifikasi risikonya masing-masing. Setelah terkumpul, seluruh data identifikasi

itu dikumpulkan menjadi satu dan menjadi identifikasi risiko rumah sakit. Contoh risiko-risiko yang dapat diidentifikasi di rumah sakit dapat dilihat  disini :

b. Analisa risiko adalah proses untuk memahami sifat risiko dan menentukan peringkat risiko (ISO 31000:2009). Setelah diidentifikasi, risiko dianalisa. Analisa risiko dilakukan dengan cara menilai seberapa sering peluang risiko itu muncul; serta berat-ringannya dampak yang ditimbulkan (ingat, definisi risiko adalah: Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak pada pencapaian tujuan). Analisa peluang dan dampak ini paling mudah jika dilakukan dengan cara kuantitatif. Caranya adalah dengan memberi skor satu sampai lima masing-masing pada peluang dan dampak. Makin besar angka, peluang makin sering atau dampak makin berat. Contoh deskripsi skor peluang dapat dilihat disini.

Dan contoh deskripsi dampak/konsekuensi dapat dilihat disini.

Setelah skor peluang dan dampak/konsekuensi kita dapatkan, kedua angka itu kemudian dikalikan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan peringkat. Mengapa perlu peringkat? Tentu saja, risiko perlu diberi peringkat, untuk mendapatkan prioritas penanganannya. Makin tinggi angkanya, makin tinggi peringkatnya dan prioritasnya. Contoh pemberian peringkat risiko dapat dilihat disini.

c.

Evaluasi risiko adalah proses membandingkan antara hasil analisa risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan apakah risiko dan/atau besarnya dapat diterima atau ditoleransi (ISO 31000:2009). Sedangkan kriteria risiko adalah kerangka acuan untuk mendasari pentingnya risiko dievaluasi (ISO 31000:2009). Contoh kriteria risiko dapat dilihat disini.

Dengan evaluasi risiko ini, setiap risiko dikelola oleh orang yang bertanggung jawab sesuai dengan peringkatnya. Dengan demikian, tidak ada risiko yang terlewati, dan terjadi pendelegasian tugas yang jelas sesuai dengan berat – ringannya risiko. d. Penanganan risiko adalah proses untuk memodifikasi risiko (ISO 31000:2009). Bentukbentuk penanganan risiko diantaranya: - Menghindari risiko dengan memutuskan untuk tidak memulai atau melanjutkan aktivitas yang menimbulkan risiko; - Mengambil atau meningkatkan risiko untuk mendapat peluang (lebih baik, lebih menguntungkan); - Menghilangkan sumber risiko; - Mengubah kemungkinan; - Mengubah konsekuensi; - Berbagi risiko dengan pihak lain (termasuk kontrak dan pembiayaan risiko); - Mempertahankan risiko dengan informasi pilihan. e. Pengawasan dan tinjauan memang merupakan kegiatan yang umum dilakukan oleh organisasi manapun. Namun, untuk manajemen risiko ini perlu dibahas, karena ada alat bantu yang sangat berguna. Alat bantu itu adalah Risk Register (daftar risiko). Risk Register adalah: - Pusat dari proses manajemen resiko organisasi (NHS). - Alat manajemen yang memungkinkan suatu organisasi memahami profil resiko secara menyeluruh. Ini merupakan sebuah tempat penyimpanan untuk semua informasi resiko (Risk Register Working Group 2002). - Catatan segala jenis resiko yang mengancam keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya (Risk Register Working Group 2002). - Ini adalah ‘dokumen hidup’ yang dinamis, yang dikumpulkan melalui proses penilaian dan evaluasi resiko organisasi (Risk Register Working Group 2002). Risk register dapat dibagi menjadi dua, yaitu: - Risk register korporat, digunakan untuk risiko ekstrim (peringkat 15 – 25). - Risk register divisi, digunakan untuk risiko dengan peringkat lebih rendah atau risiko yang diturunkan dari risk register korporat karena peringkatnya sudah turun. Untuk mengurangi beban administrasi, risiko rendah (peringkat 1 – 3) tidak perlu dimasukkan ke dalam daftar. Contoh Risk Register dapat dilihat disini.

Risk Register ini bersifat sangat dinamis. Setiap bulan bisa saja berubah. Perubahan itu dapat berupa: - Jumlahnya berubah karena ada risiko baru te ridentifikasi. - Tindakan pengendalian risikonya berubah karena terbukti tindakan pengendalian risiko yang ada tidak cukup efektif. - Peringkat risikonya berubah karena dampak dan peluangnya berubah. - Ada risiko yang dihilangkan dari daftar risiko korporat, karena peringkatnya sudah lebih rendah dari 15 (dipindahkan ke risk register divisi).

Dalam peta strategi Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit (KKPRS) tahun 2013 : Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan: 1. Restrukturisasi Komite Keselamatan Pasien. 2. Disseminasi peran (fungsi) KKPRSBB kepada manajer madya. Perspektif Keuangan:

Perspektif Proses Bisnis Internal: 1. Pembentukan kualifikasi anggota KKPRSBB melalui training eksternal maupun inhouse training. 2. Coaching, counseling and modeling kepada manajer madya.

Perspektif Pelanggan: 1. Anggota KKPRSBB berkualifikasi terhadap standar Keselamatan Pasien. 2. Manajer madya RSBB terpapar dan berkualifikasi terhadap standar Keselamatan Pasien.

INDIKATOR TAHUN 2013

Perspektif Pembelajaran dan

1.

Pertumbuhan Perspektif Bisnis Internal

Terbentuk struktur organisasi KKPRSBB yang sesuai standar, solid dan penuh keterlibatan langsung oleh Direktur.

2.

Adanya survey Pemahaman Keselamatan Pasien di tingkat Manajer Madya.

1.

Jumlah training Keselamatan Pasien yang dihadiri oleh anggota KKPRSBB dan manajer madya.

2.

Jumlah kegiatan pertemuan rutin dan koordinasi intern KKPRS dan terhadap Manajer Madya.

Perspektif Pelanggan

1.

Ada parameter yang mengukur anggota KKPRSBB sebagai Champion Keselamatan Pasien.

2.

Ada evaluasi pelaksanaan Keselamatan Pasien level unit yang menilai peran Manajer Unit dan anggota KKPRSBB.

Perspektif Keuangan

1.

Pengeluaran dana terkait pembiayaan kegiatan Perspektif PP dan PBI.

Harapan untuk masa yang akan datang adalah penerapan manajemen resiko dalam institusi kesehatan adalah untuk meminimalisir resiko yang mungkin terjadi. Dengan adanya tindakan yang bersifat antisipatif dari manajer resiko, bila terjadi insiden maka sudah tersedia alternatif keputusan yang dilihat dari berbagai sisi dilengkapi dengan pengetahuan akan konsekuensi dan dampak yang diakibatkannya. Pada akhirnya tujuan manajemen resiko akan melindungi pasien, karyawan, pengunjung dan pemangku kepentingan lainnya dalam ruang lingkup institusi pelayanan kesehatan.

III.

TUJUAN a.

Tujuan dari kebijakan dan strategi manajemen risiko adalah untuk mengembangkan pelaksanaan manajemen risiko yang diintegrasikan dengan Clinical Governance sehingga memberi kepastian diberlakukannya Corporate Governance dengan baik

b. Kebijakan dan strategi ini akan memperjelas peran, tugas, dan tanggung jawab staf RS dalam hal pelaksanaan manajemen risiko

IV.

PENGERTIAN a.

Risiko adalah : -

Bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang (Wikipedia).

-

Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak pada pencapaian tujuan (AS/NZS 4360:2004).

-

Efek dari ketidakpastian tujuan (ISO 31000:2009).

b. Risiko klinis adalah bahaya, kesalahan, musibah atau potensi terjadinya hal-hal yang merugikan pasien, terkait dengan atau sebagai dampak asuhan klinik yang diberikan kepadanya. c.

Risiko Non Klinis adalah bahaya potensial akibat lingkungan.

d. Manajemen resiko adalah : -

Budaya, proses dan struktur yang diarahkan untuk mewujudkan peluang-peluang sambil mengelola efek yang tidak diharapkan (AS/NZS 4360:2004).

-

Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan dengan risiko (ISO 31000:2009).

e. Manajemen Risiko Klinik adalah suatu upaya sistematis rumah sakit dalam rangka mengurangi resiko akibat pelaksanaan pelayanan medik. f.

Tujuan manajemen resiko klinik adalah : -

Meminimumkan terjadinya medical error, adverse events dan harms pada pasien (membuat asuhan pasien lebih aman).

-

Meminimumkan kemungkinan terjadinya klaim dan mengendalikan biaya klaim yang harus menjadi tanggungan institusi (mencegah kerugian finansial bagi RS dan dokter.

g.

Manajemen Risiko Terintegrasi adalah suatu proses dimana berbagai resiko diidentifikasi, diukur dan dikendalikan di seluruh bagian organisasi. Melalui pengelolaan resiko terintergrasi, setiap keputusan strategik yang diambil selalu berdasarkan atas informasi yang valid dan reliable. Dengan demikian keputusan itu diharapkan mampu mengantisipasi secara efektif kejadian-kejadian dimasa depan dan mengurangi ketidakpastian.

V.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN RISIKO. a.

Seluruh anggota staf memiliki tanggung jawab pribadi dalam hal pelaksanaan manajemen

risiko,

dan

seluruh

tingkatan

manajemen

harus

mengerti

dan

mengimplementasikan strategi dan kebijakan manajemen risiko b. YAYASAN i. Bertanggung jawab dalam hal pelaksanaan prinsip – prinsip Good Governance termasuk mengembangkan proses dan sistem pengendalian keuangan, pengendalian organisasi, Clinical Governance, dan manajemen risi ko ii. Dalam hal pelaksanaan strategi ini board berperan : - mengarahkan - mendukung - memonitor - persetujuan pembiayaan - legalisasi kebijakan dan strategi

c.

DIREKTUR •

Memiliki tanggung jawab menyeluruh sesuai dengan Hospital Bylaws yang telah ditetapkan

•

Memastikan bahwa tanggung jawab dan koordinasi dalam

hal manajemen

risiko dalam dokumen ini dilaksanakan dengan baik •

Dalam

hal

pengembangan

strategi

manajemen

risiko

ini

Direktur

mendelegasikan tanggung jawabnya kepada ketua PMKP. d. Wakil Direktur Pelayanan : i. Bertanggung

jawab

kepada

Direktur

dalam

hal

implementasi

pengembangan manajemen risiko klinis dan keselamatan pasien ii. Monitor pelaksanaan manajemen risiko klinis iii. Monitor pelaksanaan pelaporan insiden e. Wakil Direktur Keuangan dan Umum

f.

i.

Identifikasi risiko keuangan

ii.

Melakukan cost benefit analysis

iii.

Mengelola dukungan biaya untuk manajemen risiko

Ketua Komite Keperawatan i. Koordinasi manajemen risiko keperawatan ii. Identifikasi risiko bidang keperawatan

g.

Ketua KKPRS -

Mengkoordinir pelaksanaan Integrated Risk Management

-

Menghimpun laporan insiden

-

Menyusun rekomendasi

-

Menyusun risk register (risk grading)

h. Ketua Tim K3 i.

Indentifikasi risiko K3

Kepala Bagian SDM -

Identifikasi risiko SDM

-

Orientasi manajemen risiko untuk pegawai baru

-

Merencanakan pelatihan manajemen risiko

dan

VI.

PROSES MANAJEMEN RISIKO RUMAH SAKIT BAPTIS BATU

VII.

PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN RISIKO

1. ASESMEN RISIKO A. AREA ASESMEN Area asesmen risiko mencakup : a. Unit bedah b. Farmasi c.

IGD

d. ICU e. Parkir f.

Laboratorium

Untuk tahun 2013 lebih diprioritaskan : Parkir ?

B. IDENTIFIKASI RISIKO a.

Proses untuk identifikasi apa yang bisa terjadi, mengapa dan bagaimana hal tersebut bisa terjadi.

b. Instrument identifikasi : i. Laporan insiden ii. komplain dan litigasi iii. Risk profiling iv. survei C. PERAN STAF D. ANALISIS RISIKO -

Risk grading matrix

-

RCA

-

FMEA

E. PENILAIAN RISIKO -

Risk Ranking

-

Pembiayaan Risiko

2. PENANGANAN RISIKO A. PENGENDALIAN RISIKO B. PEMBIAYAAN RISIKO VIII.

SISTEM PELAPORAN

IX.

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

X.

INDIKATOR KEBERHASILAN Indikator harus bisa diukur dan memiliki potensi perbaikan 1. Indikator keuangan : 2. Indkator SDM 3. Indikator kegiatan 4. Indikator klinis 5. Indikator manajemen risiko 6. Indikator eksternal 7. Indikator reputasional

XI.

RENCANA KEGIATAN / ACTION PLAN

XII.

MONITORING, AUDIT DAN REVIEW