Kearsipan Kelas 10

 

KEARSIPAN  Administrasi umum

 

PENGERTIAN 

 Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat  yang bertalian dengan bukti k keterangan eterangan suatu

keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa. keluarga, Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam  warkat lainnya.

 

Tujuan Sistem Kearsipan 

Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.   Jika diperlukan dapat ditemukan dengan ccepa epa dan ttepat. epat. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga. Penghematan tempat penyimpanan. Menjaga rahasia arsip. 



Menjaga kelestarian arsip. Menyelamatkan Meny elamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.



 

  Ciri-ciri sistem kearsipan yg baik 

Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip. arsip-arsi p.  Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.  Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.  Tidak memakan tempat.  Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu sewaktu-w aktu diperlukan lagi.  Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.  Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi. perkembangan Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orangorang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.  Mempermudah pengawasan, pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam p pengawasan engawasan,, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya



 

Macam-macam / Jenis – jenis Arsip 1. Menurut ngkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan melipu : a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai in organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. b. Arsip Nasional di ap-ap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang sengkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Ismewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah. 2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip ndasan, bukan salinan Arsip sekunder adalah arsip yang berupa ndasan, fotokopi salinan, atau mikro lmnya. 3. Arsip Sentral dan Arsip Unit Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan diseap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

 



4. Makro dan mikro arsip Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat  yang luas dan tterpusat. erpusat. Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit. 5. Arsip statis dan arsip dinamis 6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.  Arsip abadi artin artinya ya arsip yang kegunaann kegunaannya ya berlangsung berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah  Arsip tidak abadi artinya artinya arsip yang kegunaann kegunaannya ya hanya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

 

Azas – Azas Kearsipan Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu: 1. Asas Sentralisasi Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penang penyelenggaraan/penanganan anan arsip dilakukan dengan cara di pusatk pusatkan an ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan Keuntung an asas Sentralisasi: •Pengawasan akan lebih efekf dan esien. •Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya. Kelemahan asas Sentralisasi: •

Jika dalam waktu bersamaan ap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi terpenuhi dalam waktu cepat. •Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/dimp disebarkan/dide ledasikan/dimpahkan ahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan Keuntung an asas Desentralisasi: •Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerap menerapkan kan sistem k kearsipan earsipan yang diinginkan. •Penga Pengawasan wasan arsip ap-ap unit lebih mudah. Kelamahan asas Desentralisasi: •Pimpinan unit sedikit kehilangan kehilangan waktu karena untuk menangani arsip. •Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip. 3. Asan Gabungan Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

 

SISTEM KEARSIPAN Pada dasarnya kearsipan atau flling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan di temukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu : 

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System) 2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck flling system ) 3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system) 4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric flling system) 

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological flling system)



 

Peralatan Sistem Pengarsipan Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu : 1. Lemari arsip 2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)  Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran 3. Map arsip (older)