Kasus Piedmont University (1)

Kasus Piedmont University

Ketika Hugh Scott diangkat menjadi Rektor Piedmont University di tahun 2004, universitas tersebut sedang mengalami deisit anggaran karena !enerimaan lebih kecil dari!ada !engeluarannya" Selama bebera!a tahun !endatar menurun dan biaya#biaya naik terus" $eisit anggaran anggaran ditutu! ditutu! dengan dengan menggunaka menggunakan n dana % quasi-endowment’ 1" &a!i, dana 'uasi endo(ment ini jumlahnya yang terus berkurang selama tiga tahun terakhir ini" Scott Scott segera segera mengam mengambil bil langka langkah#l h#lang angkah kah untuk untuk mem!erb mem!erbaik aikii kondis kondisii keuang keuangan an universitas" universitas" $ia menaikkan menaikkan uang sekolah, menghentikan menghentikan recruitment  sta   sta dan dosen, dan memotong bebera!a !engeluaran )biaya*" +eski!un dia berasal dari universitas lain, dan oleh karenanya banyak diragukan oleh !ara dosen, namun Scott orangnya sanga sangatt  persuasive,   persuasive,  sehingga (ali amanah dan dosen banyak yang tidak keberatan dengan dengan langka langkah h yang yang diambil diambilny nya" a" $i akhir akhir tahun tahun 200 200 )bulan )bulan -uni*, -uni*, Univer Universita sitass mam!u menghasilkan sedikit sur!lus" $i tahun tahun 200 200 itu, itu, Scott Scott dikun dikunjun jungi gi .eil .eil +alcolm +alcolm,, seoran seorang g alumni alumni yang yang  bekerja sebagai !artner di sebuah konsultan manajemen manaje men di sekitar kota itu" +alcolm mena(arkan diri untuk membantu )tan!a dibayar* mengevaluasi dan mencari cara terbaik untuk mem!erbaiki keadaan keuangan universitas dalam jangka !anjang" Scott setuju" Selama bebera!a bulan, +alcolm meluangkan meluangkan !aruh (aktunya (aktunya di universitas universitas dan banyak berdiskusi dengan Scott, sta, dan (ali amanah" $i a(al tahun 200/, dia menyam nyam! !aika ikan hasilnya nya" $ia meny enyara arankan agar kegiata atan recruitment  dan  !enggalangan dana ) fund raising * ditingkatkan, ta!i yang !aling !enting dan cuku! controversial  adalah dia menyarankan menyarankan agar universitas universitas direorgan direorganisasi, isasi, di mana unit# unit yang ada dijadikan semacam unit yang inde!enden inde!enden )di!erlakukan )di!erlakukan sebagai unit  bisnis*, sebagai u!aya untuk meningkatkan financial meningkatkan financial control " Selama ini, sarana  financial control  adal adalah ah angg anggar aran an tahu tahuna nan n yang yang dikum!ulkan dari dekan setia! akultas yang ada dan ke!ala bagian administrasi yang mendukung kegiatan#kegiatan akademik" Setelah didiskusikan dengan akil Rektor  1idang 1idang Keuang Keuangan, an, dan dilaku dilakukan kan !enye !enyesuai suaian# an#!en !enye yesuai suaian, an, anggar anggaran an ini akan akan disetujui" da semacam !engertian di antara !ara dekan bah(a gaji dosen dan jumlah dosen akan disesuaikan dengan anggaran yang ada, yang telah dise!akati bersama, ta!i item !embiayaan lain kurang menda!at !erhatian" +alco +alcolm lm meny menyara arank nkan an agar agar di masa masa yang yang akan akan data datang ng !ara !ara deka dekan n dan dan administrators harus administrators harus menyerahkan anggaran yang menyangkut item !enghasilan dan  biaya atas kegiatan mereka" Pro!osal anggaran juga berisi !erubahan mengenai tanggung ja(ab dan !rosedur atas sia!a saja yang berhak atas setia! item !enda!atan, dan sia!a sia!a yang yang bertan bertanggu ggung ng ja(ab ja(ab atas item !engel !engeluara uaran" n" 1erdasa 1erdasarka rkan n taksira taksiran n  !engasilan dan biaya setia!  profit center  ini +alcolm +alcolm yakin yakin bah(a bah(a keuang keuangan an Universitas bisa segera membaik jika langkah ini dilakukan"" Serang Serangkai kaian an diskus diskusii mengen mengenai ai !ro!o !ro!osal sal ini diselen diselengga ggaraka rakan n di University Council , yang terdiri dari rektor, dekan, provost  dekan,  provost , dan (akil rektor bidang keuangan" +eski!un ada yang mendukung !rogram ini, ta!i ada juga yang tidak senang" 3 Quasi endowment  adalah  adalah endowment  yg  yg berasal dari sur!lus o!erasi" &idak se!erti true endowment  di  di mana hanya bunga yg boleh di!akai, dalam Q-endowment  di  di sam!ing bunga !okoknya bisa juga di!akai"

Biaya Adminstrasi Pusat (Rektorat) Saat ini biaya ini tidak dibebankan ke akultas" &a!i, sesuai dengan saran +alcolm, nantinya setia! akultas akan dibebani dengan biaya ini sesuai dengan  !ro!orsi biaya yang ada di sana" Para dekan !ascasarjana mengangga! cara ini tidak  adil" Sebagian besar biaya administrasi ini sebenarnya meru!akan biaya !endukung kegiatan !enyelenggaraan !endidikan undergraduate biaya ini di luar !engendalian mereka" rtinya mereka tidak bisa mem!engaruhi terjadinya biaya !enyelenggaraan  !endidikan undergraduate tersebut" Gifts and Endowment  $ana yang berasal dari  gifts tahunan akan dikurangi dengan biaya  fund  raising nya" Hasil gifts + endowment  akan dialokasi ke setia! akultas oleh Rektor, sesuai dengan kebutuhan setia! akultas, dan sesuai dengan !ersetujuan (ali amanah" +enurut !ara dekan, cara ini akan membuat Rektor membunyai ke(enangan yang terlalu besar"  Athletics &im olah raga Piedmont tidak banyak mendatangkan !enghasilan untuk bisa menutu! biaya o!erasi $e!artemen thletics" +enurut !ro!osal, $e!artemen ini harusnya bisa mandiri dengan cara mengenakan biaya )karcis* bagi mereka yang menggunakan asilitas olah raga, se!erti kolam renang, la!angan tennis,  gymnasium, dan asilitas lainnya" +eski!un tidak banyak yang menolak usulan ini, ta!i bebera!a orang mengangga! bah(a hal ini akan menimbulkan rasa ketidak!uasan di kalangan mahasis(a, dan akan terlalu banyak paperwork "  Maintenance Setia! akultas mem!unyai unit maintenance  yang bertanggung ja(ab atas housekeeping   dan melakukan bebera!a !ekerjaan !erbaikan yang kecil#kecil" Untuk  kegiatan !erbaikan yang cuku! besar dilakukan oleh universitas atas !ermintaan akultas" .antinya, mereka yang meminta jasa !erbaikan dari universitas akan ditarik  ongkos )sesuai dengan !engeluaran yang terjadi di  aintenance Pusat*" Para dekan tidak keberatan asal saja mereka juga boleh minta ihak luar untuk mengerjakannya,  jika memang tarinya lebih murah" +alcolm sudah membicarakan hal ini dengan +aintance Pusat, dan menurut mereka, kontraktor dari luar tidak bisa memenuhi  !ersyaratan kualitas yang diminta universitas" Computer  Saat ini, mainframe computer  dan !eralatannya ada di akultas teknik" +ahasis(a dan dosen bisa menggunakannya, ta!i akan ada semacam informal check  untuk mengetahui a!a ada overuse" Kira#kira 256 ka!asitas yang ada digunakan untuk !ekerjaan adminstrati" da bebera!a mainframe  lain dan micro computer  dengan word-processor yang tersebar di Universitas, ta!i jumlah !astinya tidak  diketahui" +enurut rencana, !engguna kom!uter nantinya diharuskan membayar sesuai dengan jam !enggunaannya"  !ee ini mencaku! biaya langsung dan tidak langsung yang di!erlukan untuk menyelenggarakan laboratorium kom!uter" Setia! akultas akan diberi ke(enangan untuk mengatur tarinya, asal jumlah !engeluarannya tidak  melebihi anggaran yang sudah disetujui" Para dekan keberatan karena menurut mereka banyak mahasis(a yang tidak begitu mengerti mengenai manaat kom!uter,

sehingga kalau mereka diminta untuk membayar akan semakin enggan menggunakan kom!uter" Perpustakaan  .antinya, setia! !eminjam buku !er!ustakaan universitas akan ditarik  ee )se(a*" &ari se(a bisa tahunan, atau !er buku yang di!injam, atau sesuai (aktu yang dihabiskan di !er!ustakaan" $i setia! akultas ada !er!ustakaan, ta!i !ada umumnya  !er!ustakaan akultas ini kecil#kecil dan koleksi bukunya terbatas" Cross Registration Saat ini, mahasis(a satu akultas bisa mengambil mata kuliah di akultas lain

tan!a ada tambahan biaya )!embayaran teta! ke!ada akultas yang bersangkutan*"  .antinya, jika ada mahasis(a ada yang mengambil matakuliah di akultas lain, maka akultas induk mahasis(a harus membayar ke!ada akultas lain tersebut" 1esarnya  biaya yang akan dibebankan ke akultas induk ditentukan berdasarkan rata#rata uang kuliah mahasis(a !ada semester yang bersangkutan" Pertanyaan &ugas 37 •

•

•

1erilah !enilaian terhada! kinerja Hugh Scott, dan jelaskan kriteria !enilaian yang nda !akai" Setujukah nda dengan usulan restrukturisasi yang diajukan Scott8 -elaskan alasan nda" !akah sebenarnya masalah strategik yang dihada!i oleh Piedmont8

Pertanyaan &ugas 27 Susunlah +isi, 9isi, dan Strategi untuk Piedmont • -a(aban !ertanyaan tugas 3" Ketika diangkat menjadi Rektor Piedmont University di tahun 2004, Hugh • Scott dihada!kan !ada masalah deisit anggaran karena !enerimaan lebih kecil dari!ada !engeluarannya" Selama bebera!a tahun !endatar menurun dan  biaya#biaya naik terus" $eisit anggaran ditutu! dengan menggunakan dana %quasi-endowment’ ""  &a!i, dana 'uasi endo(ment ini jumlahnya yang terus  berkurang selama tiga tahun terakhir ini" +asalah keuangan ini meru!akan masalah yang !aling mendasar khususnya bagi Univertitas Piedmont "Untuk  itu kebijakan#kebijakan keuangan harus diambil oleh Scott selaku rektor untuk  mengatasi !ermasalah deisit ini" 1ebera!a kebijakan yang diambil dalam  !eningkatan !enda!atan dan !enekanan biaya adalah dengan cara menaikkan uang sekolah, menghentikan recruitment  sta dan dosen, dan memotong  bebera!a !engeluaran )biaya*" Kebijakan ini cuku! berhasil dalam mengatasi masalah deisit anggaran Universitas Piedmont, terbukti $i akhir tahun 200 )bulan -uni*, Universitas ini mam!u menghasilkan sedikit sur!lus" +enurut kelom!ok kami atas usulan +alcolm ke!ada Scott selaku Rektor • Piedmon agar akultas setia! unit yang ada dijadikan suatu entitas bisnis 2 Quasi endowment  adalah endowment  yg berasal dari sur!lus o!erasi" &idak se!erti true endowment  di mana hanya bunga yg boleh di!akai, dalam Q-endowment  di sam!ing bunga !okoknya bisa juga di!akai"

adalah bagus" 1ebera!a alasan kena!a unit dijadikan sebagai suatu entitas  bisnis atau yang biasa dikenal dalam kor!orasi sebagai profit centre adalah 7 •

Ke!utusan o!erasional da!at dilakukan lebih ce!at karena tidak memerlukan  !ertimbangan dari kantor !usat"

•

Kualitas ke!utusan cenderung lebih baik, karena dilakukan oleh orang yang  benar#benar mengerti tentang ke!utusan tersebut"

•

+anajemen kantor !usat bebas dari urusan o!erasional rutin dan bias lebih ocus !ada ke!utusan yang lebih luas"

•

Pengukuran !restasi !usat laba lebih luas dari!ada hanya !engukuran !ada  !usat !enda!atan dan !usat biaya yang ter!isah"

•

+anajer !usat laba lebih bebas berkreasi"  .amun ada bebera!a kebijakan yang disarankan oleh +alcolm !enera!an kebijakan !ada setia! entitas bisnis se!erti 3" 1iaya administrasi !usat dibebankan ke setia! entitas bisnisnya 2" Pembebanan biaya !ada setia! mahasis(a atas !enggunaan asilitas"

Untuk masalah kebijakan tersebut harusnya !im!inan entitas yang mengmabil alih karena !im!inan entitas itu lebih mengetahui dan memahami bagaimana !enera!an kebijakan yang ta!at bagi kelangsungan entitas mau!un bagi mahasis(a" +asalah strategik yang dihada!i oleh !iedmont adalah strategi yang dia!likasikan sebelumnya tidak berhasil dalam mengelola !engeluaran dan !enda!atan universitas sehingga Piedmont mengalami deisit anggaran" 1erdasarkan kajian dari +alcolm  bah(a deisit ini disebabkan karena !engelolaan keuangan yang tersentralisasi" -a(aban tugas 27 9isi universitas !iedmont: Universitas Piedmont menjadi universitas unggul mandiri,  berdaya saing tinggi, dan selalu !rogresi: +isi universitas !iedmont: Penyelenggaraan !endidikan yang bermutu tinggi dan menci!takan sumber daya manusia yang bermoral serta mem!unyai ji(a leadership, entrepreunership,dan sia! bersaing secara global: +embangun sistem manajemen !erguruan tinggi yang eisien, eekti, akuntabel dan trans!aran" Strategi 1. Penggunaan secara optimal aset-aset dan fasilitas yang dimiliki untuk menunjang pelaksanaan kegiatan universitas. 2. Peningkatan profesionalisme sumber daya manusia dalam berbagai kegiatan jasa dan pelayanan.

3. Penataan sistem manajemen internal dan penetapan standar mutu organisasi, menuju manajemen organisasi yang terintegrasi, efektif dan esien;

4" +enjalin kerjasama yang solid dalam !eningkatan kualitas mutu !endidikan dengan !ihak eksternal" 5" Penera!an ;ood University ;overnance"