Kasus Audit SDM

KASUS Audit atas Pelatihan Karyawan di PT INDOJEWEL PT Indojewel (perusahaan ilustrasi) mengundang Tn. Kris Palguna dari KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner, untuk melakukan audit atas program pelatihan karyawan yang telah dilakukan perusahaan. Hal ini dilatarbelakangi hasil diskusi anggota direksi yang menyimpulkan bahwa terjadi banyak kegagaln produk dan pemborosan dalam proses produksi yang menjadi pemicu kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan. Dari hasil penelusuran, kesalahan manusia merupakan penyebab terbesar terjadinya kegagalan produk tersebut. Akibat permasalahan ini selama dua tahun terakhir, laba kotor mengalami penurunan yang sangat berarti. Pada operasional tahun 2007 perusahaan mencapai penjualan sebesar Rp. 9 triliun dengan margin bruto 17, 5%. Sedangkan berdasarkan laporan bagian penjualan, pada semester pertama tahun 2008 perusahaan baru membukukan penjualan Rp. 3,5 triliun dengan margin bruto di bawah 10%. Berdasarkan laporan HRD, pelatihan telah dilakukan sesuai dengan permintaan dari berbagai departemen dengan anggaran yang telah disetujui oleh direktur keuangan. Berikut ini adalah perbincangan selama pertemuan pertama Kris Palguna dengan para direksi PT Indojewel, yang dipimpin oleh Direktur Utama, Tn, Kevin Suparno. "Dalam dua tahun ini, kita memang sulit mempertahankan tingkat margin karena terjadinya kenaikan harga pokok produksi. Harga pokok produksi kita naik rata-rata 12, 5% dalam 2 tahun terakhir. Dengan input yang sama, kita menghasilkan produk dalam volume yang lebih kecil dari tahun sebelumnya. Saya memperkirakan banyak terjadi pemborosan dalam proses produksi," jelas Tn. Cecep Mulyadi, Direktur Akuntansi dan Keuangan. "Berdasarkan data yang saya peroleh dari bagian penjualan dan bagian gudang, dua tahun terakhir ini kita menghadapi tingkat pengembalian barang yang cukup tinggi karena produk tidak sesuai dengan harapan pelanggan. Hal ini berakibat pula semakin turunnya pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan kita," ujar Nn. Sandra Gultom, Direktur Pemasaran menimpali apa yang disampaikan oleh Tn. Cecep. "Apa sebenarnya yang terjadi pada proses produksi?" "Apakah bahan baku kita mengalami penurunan kualitas?" Dengan sedikit mengerutkan dahinya, Tn. Kevin meminta penjelasan kepada Direktur Produksi, Tn. Steve Handayana. "Sejauh ini uji kualitas bahan baku menunjukan hasil yang bagus. Tidak ada masalah dengan bahan baku kita, karena pembudidayaan mutiara telah tertangani dengan baik." Tn. Steve mengawali penjelasannya. "Memang dengan penggunaan mesin baru ini banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses dan banyak juga produk yang harus dikerjakan ulang karena tidak sesuai dengan standar yang telah kita tetapkan," Tn. Steve menambahkan.

"Apakah kerusakan ini terjadi karena mesin yang tidak siap?" Tanya Tn. Kevin dengan sedikit penasaran. "Hasil diskusi saya dengan beberapa operator, banyak yang mengatakan sangat sulit mengoperasikan mesin baru ini dan sebagian lagi menyatakan mereka tertekan dengan banyaknya produk yang rusak. Padahal dari hasil pengamatan saya, tidak ada masalah dengan kondisi mesin," sambung Steve menambahkan temuannya. "Pelatihan saya kira sudah kita lakukan sesuai dengan permintaan bagian produksi dan telah sesuai dengan anggaran yang disetujui direktur keuangan, dan kalau kita hubungkan dengan kesejahteraan karyawan, saya kira tidak mungkin, karena baru beberapa bulan ini perusahaan meningkatkan gaji karyawan sampai 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah." Tn. Syam Nugroho, Manajer SDM menambahkan. Dari informasi awal ini, Tn. Kris Palguna membuat rencana audit termasuk anggarannya yang akan disampaikan kepada Tn. Kevin untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaannya. Rencana audit meliputi jadwal pelaksanaan dan jangka waktu audit, ruang lingkup audit, audit personalia, serta fee yang harus dibayar oleh perusahaan untuk pelaksanaan audit tersebut. Pihak perusahaan menyetujui rencana tersebut dan tahapan audit dimulai. Dari audit pendahuluan, auditor menemukan beberapa informasi umum penting yang berkaitan dengan objek audit sebagai berikut: 1. PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan dari bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli dibidangnya. 2. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dak sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah 3. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp. 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp. 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan 4. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia

Dari hasil audit pendahuluan ini auditor merumuskan beberapa tujuan audit sementara sebagai berikut: 1. Tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru 2. Program pelatihan karyawan yang dilaksanakan perusahaan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru Pengembangan kriteria awal kemudian dilakukan auditor bersama Direktur Utama dan Manajer SDM. Dari pertemuan tersebut dirumuskan beberapa kriteria awal yang akan digunakan dalam menilai efektivitas dan efisiensi program pelatihan di perusahaan ini, sebagai berikut: 1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk : a. Meningkatkan keterampilan karyawan b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5 % c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan 3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi : a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan 4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai 5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan Dari hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen, auditor telah mencata beberapa temuan penting sebagai berikut: 1. Kemitraan antara departemen SDM dan manajemen lini dalam pengelolaan SDM berjalan dengan baik dan dipimpin oleh suatu pedoman yang disepakati penerapannya. 2. Tujuan pelatihan adalah untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. 3. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

4. Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan. 5. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan. Berdasarkan hasil review dan pengujian sistem pengendalian manajemen ini didukung dengan sikap kooperatif dari berbagai lapisan manajemen, auditor merasa yakin bahwa datadata yang dibutuhkan dalam audit untuk mendukung tujuan audit dapat diperoleh secara akurat dan memadai tanpa pembatasan-pembatasan yang dilakukan oleh manajemen dan tujuan audit sementara yang telah dirumuskan dapat dilanjutkan menjadi tujuan audit yang sesungguhnya. Langkah berikutnya adalah audit lanjutan. Dari audit lanjutan, diperoleh beberapa temuan penting sebagai berikut: 1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual) tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan. 2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menetukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibtuhkan karyawan. 3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai Rp. 650,75 miliar. 4. Terjadi penurunan produk gagal menjadi 18% dibandingkan sebesar 20% tahun lalu. 5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal, sehingga tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. 6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut: a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan d. Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7. Sebanyak 40% kegagalan produksi terjadi pada proses produksi, 35% pada proses pengepakan dan 25% dalam proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp. 825,25 juta 8. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun. Instruksi : 1. Sebagai auditor, Anda diminta untuk mengelompokkan temuan audit tersebut di atas ke dalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab dan akibat. 2. Buat laporan audit atas pelatihan karyawan ini, lengkapi kesimpulan audit anda dengan temuan audit yang mendukung kesimpulan tersebut dan rumuskan rekomendasi yang anda berikan kepada PT. Indojewel sebagai alternatif perbaikan pengelolaan program pelatihan karyawan di masa depan.

1. DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No. 1

Kondisi Penurunan produk menjadi 18%

gagal

2

Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan

3

Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.

Kriteria Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk: a. meningkatkan keterampilan karyawan. b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5 % c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya. d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggan karyawan terhadap pekerjaan. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifakasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan, identifikasi meliputi: a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada

Penyebab Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru (Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut).

Akibat Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun.

Perusahaan tidak memiliki Kurangnya kesiapan rencana pelatihan perodik. karyawan/peserta pelatihan pada program yang diadakan. menetukan program Minimnya kemampuan kebutuhan yang pelatihan berdasarkan dan seharusnya diperoleh oleh permintaan manajer lini karyawan/peserta yang harus terealisasi pelatihan. dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang

4

perusahaan. b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat. c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpun balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan. Mesin baru yang digunakan Pengelolaan pelatihan karyawan harus perusahaan telah dilengkapi didukung anggaran yang memadai. manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual) tersebut. Konfirmasi kepada

sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai Rp. 650,75 miliar.

Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut: 

Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

5

Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan

Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Tidak ada keberhasilan secara formal



Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.



Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.



Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

penilaian sehingga tidak ada pelatihan dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil

efisiensi pelatihan.

pelaksanaan

pelatihan dilakukan.

yang

telah

2. LAPORAN AUDIT ATAS PELATIHAN KARYAWAN

Medan, 07 Oktober 2013 No Lampiran Perihal

: 013/KAP/X/2013 : 3 Eksemplar : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada Yth. Direktur PT. Indojewel Di Medan Kami telah melakukan audit atas pelatihan karyawan pada PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup Pelatihan Karyawan PT Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektifitas (hasil guna), Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan kegiatan tersebut yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab III : Rekomendasi Bab IV : Ruang Lingkup Audit Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu, kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini. Kantor Akuntan Publik Rawiatmaja dan Rekan

Dr. Kris Palguna, S.E., M.M., Ak., BAP.

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT Indojewel (selanjutnya disebut "Perusahaan") berlokasi di Jl. CR No.7 Medan, didirikan tanggal 13 April 1990 oleh para pendiri yang terdiri atas: 1. Dr. Kevin Suparno 2. Dr. Cecep Mulyadi 3. Sandra Gultom 4. Dr. Steve Handayana PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintgrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp. 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp. 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan. Perusahaan karyawan yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut: Direktur Utama

: Dr. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan

: Dr. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran

: Dr. Steve Handayana

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk : 1. Menilai kinerja pelatihan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang dilakukan perusahaan 3. Memberikan berbagai saran pebaikan atas kelemahan Pelatihan Karyawan yang ditemukan. BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut: Kondisi: 1. Penurunan produk gagal menjadi 18% 2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan. 3. Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan. 4. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual) tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan. 5. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

Kriteria: 1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk a. Meningkatkan keterampilan karyawan b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5

c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan 3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi :

a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya d.

Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan

4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai 5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan. Penyebab: 1. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru (Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut). 2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan perodik. 3. menetukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan. 4. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai Rp. 650,75 miliar. 5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal Akibat: 1. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun. 2. Kurangnya kesiapan karyawan/peserta pelatihan pada program yang diadakan. 3. Minimnya kemampuan dan karyawan/peserta pelatihan.

kebutuhan

yang

seharusnya

diperoleh

oleh

4. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti

pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:



Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.



Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.



Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.



Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

5. tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

Pejabat yang bertanggung jawab: Direktur Akuntansi dan Keuangan Direktur Pemasaran Direktur Produksi

3. DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No. 1

Kondisi Penurunan produk menjadi 18%

gagal

2

Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan

3

Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur

Kriteria Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk: e. meningkatkan keterampilan karyawan. f. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5 % g. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya. h. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggan karyawan terhadap pekerjaan. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifakasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan, identifikasi meliputi: e. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu

Penyebab Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru (Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut).

Akibat Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun.

Perusahaan tidak memiliki Kurangnya kesiapan rencana pelatihan perodik. karyawan/peserta pelatihan pada program yang diadakan. menetukan program Minimnya kemampuan pelatihan berdasarkan dan kebutuhan yang permintaan manajer lini seharusnya diperoleh oleh karyawan/peserta yang harus terealisasi pelatihan. dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan

Akuntansi dan Keuangan.

4

berkontribusi maksimal kepada perusahaan. f. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat. g. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpun balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. h. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan. Mesin baru yang digunakan Pengelolaan pelatihan karyawan harus perusahaan telah dilengkapi didukung anggaran yang memadai. manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual)

pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai Rp. 650,75 miliar.

Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut: 

Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan

tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

5

Belum tersedia suatu sistem Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi review dan pelaporan yang untuk menyediakan informasi sebagai umpan

keterampilan.

Tidak ada keberhasilan



Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.



Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.



Sebesar 80% peserta menjawab waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

penilaian sehingga tidak ada pelatihan dokumen/catatan yang bisa

terdokumentasi tentang balik dalam meningkatkan kualitas proses dan penilaian efektivitas dan produk yang dihasilkan. efisiensi pelaksanaan pelatihan.

secara formal

dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

BAB III REKOMENDASI Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi ..yaitu: 1. Kelemahan yang terjadi karenakegagalan produksi disebabkan oleh kurang

terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. 2. Kelemahan yang terjadi karena Program pelatihan karyawan yang dilaksanakan perusahaan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi: 1. Perusahaan harus memberikan anggaran yang memadai untuk program pelatihan karyawan agar program tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga peningkatan keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan yang diharapkan 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan 3. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada prusahaan di masa yang akan datang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Pelatihan Karyawan PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008 Audit kami mencakup program pelatihan karyawan yang telah dilakukan perusahaan.