Job Desk Bagian Umum Dan Rumah Tangga

RUMAH SAKIT Jl. Lintas Sumatera No.12 Kalibalangan-Lampung Utara, Telp :(0724) 326023, Email : [email protected] SITU No : 503.7.2/15-04/37-LU/2011 IMB No : 503/054-04/37-LU/2011

JOB DESCRIPTION Title : Bagian Umum dan Rumah Tangga Report to : Direktur

A. Tugas melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang Umum, Perlengkapan dan Keuangan. B. Fungsi 1. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan tata usaha umum, penerimaan dan pengiriman sandi, telekomunikasi; 2. Melaksanakan koordinasi program rumah tangga meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas; 3. Melaksanakan pembinaan kegiatan akomodasi dan ruangan rumah jabatan, serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor; 4. Penyiapan bahan pengendalian sumber daya aparatur keuangan, prasarana dan sarana perangkat daerah di bidang urusan umum dan perlengkapan; dan 5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. C. Uraian tugas Bagian Umum dan Perlengkapan 1. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum; 2. Pelaksanaan urusan rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah; 3. Pelaksanaan urusan sandi dan telekomunikasi; 4. Pelaksanaan pemeliharaan gedung Kantor Walikota dan Sekretariat Daerah; 5. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana milik pemerintah daerah; 6. Pengumpulan dan pengolahan bahan rencana kebutuhan sarana dan prasarana kedinasan kantor walikota di lingkungan sekretariat daerah; 7. Penyelenggaraan pengadaan sarana dan prasarana kedinasan walikota, wakil walikota serta di lingkungan sekretariat daerah; dan 8. Penyimpanan, Pendistribusian, Perawatan dan Pemeliharaan sarana dan prasarana kedinasan. D. Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai melakukan tata usaha umum, pembinaan, penerimaan, pengiriman, sandi, telekomunikasi dan pengelolaaan keuangan Rumah Sakit Hi/. Muhammad Yusuf.

E. Uraian Tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan 1. Menyusun rencana dan program kerja serta melaksanakan urusan tata usaha umum; 2. Memberikan pelayanan dan pengaturan surat-menyurat kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Sekretariat Daerah; 3. Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar dengan sistem kertu kendali untuk memperlancar penerimaan informasi; 4. Mengatur pengunaan stempel jabatan dan stempel dinas; 5. Pembinaan kearsipan Sekretariat Daerah; 6. Melaksanakan bimbingan, pengendalian dan pengawasan terhadap penyelenggaraan dan kearsipan Sekretariat Daerah; 7. Melakukan pembinaan pegawai di bagian umum dan perlengkapan; 8. Melakukan pengawasan Melekat (WASKAT) di bagian umum dan perlengkapan; 9. Menyiapkan permintaan honor bagi Tenaga Non - PNS di Lingkungan Seretariat; 10. Menghimpun bahan dan mensistematiskan data/informasi yang berhubungan dengan sandi dan alat telekomunikasi; 11. Melakukan pengiriman, penerimaan berita, telek, sandi dan membina serta memelihara alat-alat informasi lainnya; 12. Mengatur jaringan komunikasi, membantu dan mengawasi kelancaran hubungan pesawat radio, telekomunikasi dan saluran telepon Sekretariat; 13. Melaksanakan pengaturan dan Pemeliharaan jaringan Lampu Jalan serta Mengadakan Pemeliharaan alat-alat Listrik di Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam ; 14. Meneliti berkas tagihan biaya langganan listrik, telepon dan air untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran; 15. Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas walikota, wakil walikota, staf ahli, asisten dan PNS Bagian Umum dan Perlengkapan dalam rangka kelancaran tugas 16. Pengelolaan administrasi keuangan Walikota dan Wakil Walikota 17. Menyusun dan membuat Laporan Renstra dan LAKIP; dan 18. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya. F. Sub Bagian Rumah Tangga, mempunyai tugas melakukan program rumah tangga yang meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas, akomodasi dan rumah jabatan, serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor. G. Adapun uraian tugas Sub Bagian Rumah Tangga 1. Melakukan pemeliharaan kendaraan dinas agar selalu dalam keadaan siap digunakanM 2. engatur penggunaan kendaraan dan angkutan dinas untuk menunjang kelancaran tugas ; 3. Menyelenggarakan administrasi pemeliharaan kendaraan dinas sebagai bahan pertanggung jawaban penggunaan kendaraan dinas;P 4. engurusan surat-surat kendaraan dinas dan surat-surat lainnya yang dipelukan;

5. Pengurusan Bahan Bakar Minyak (BBM) kendaraan dinas dan untuk kepentingan dinas; 6. Penyiapan bahan penyusunan dan penganalisaan kebutuhan rumah tangga sekretariat daerah dan rumah tangga pimpinan; 7. Mengurus segala keperluan rumah jabatan walikota, wakil walikota dan Sekretaris Daerah serta menyelenggarakan administrasi; 8. Penyediaan tempat keperluan rapat dan pertemuan dinas lainnya; 9. Penyiapan dan melayani kebutuhan para tamu pimpinan. 10. Pelaksanaan pengaturan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan ketetertiban di kantor walikota, rumah dinas walikota, rumah dinas wakil walikota dan sekda; 11. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya. H. Sub Bagian Perlengkapan, Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan kelengkapan I. Tugas, melakukan administrasi penerimaan dan pengeluaran perbekalan, mengatur penyimpanan, distribusi dan menyiapkan penghapusan serta melakukan perawatan dan pemeliharaan. J. Adapun uraian tugas Sub Bagian Perlengkapan, adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan pedoman, sasaran dan dasar hukum pengaturan penyelenggaraan penyediaan barang milik daerah yang dibutuhkan; 2. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di lingkungan Sekretariat Daerah, rumah dinas Walikota, Wakil Walikota dan rumah dinas Sekretaris Daerah; 3. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan kebijakan taknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya di bidang tugasnya; 5. Menyusun program kerja di bidang tugasnya dan memantau pelaksanaannya; 6. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan harga sekaligus menilai mutu perlengkapan/ perbekalan yang diperlukan; 7. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 8. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan dan barang; 9. Melakukan koordinasi dengan Bagian lain yang terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; 10. Membuat, menyusun laporan kepada Kepala Bagian tentang hasil pelaksanaan tugas; 11. Melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang; 12. Menyelenggarakan pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat di layani dengan cepat dan tepat; 13. Melakukan pendistribusian barang dari gudang kepada satuan kerja pemakai; 14. Memelihara semua Asset Sekretariat Daerah agar selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna;

15. Melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang inventarisasi Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 16. Memanfaatkan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah tanpa merubah status pemilikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 17. Mengamankan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah secara fisik, administratif dan tindakan hukum; 18. Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap pengelolaan barang inventaris Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan 19. Melaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan bidang tugasnya. 20. Memenuhi kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK), cetakan, pada Bagian-bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam sesuai dengan Anggaran yang tersedia, sebagaimana yang telah diusulkan oleh Bagian-bagian diLingkungan Setdako Pagar Alam; 21. Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan Kantor, gedung kantor dan rumah dinas sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan; dan 22. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.