Job Desc Panitia Retreat 17

 

10 Maret 2017

JOB DESCRIPTION JAMBORE 2K19 1.   KETUA PELAKSANA - 

Mengkoordinir seluruh kegiatan masing-masing seksi dalam kepanitian yang di bentuk.

- 

Mengarahkan dan membimbing kegiatan masing-masing seksi untuk melaksanakan tugasnya secara tepat, cepat dan bertanggungjawab.

- 

Menandatangani surat-surat keluar untuk melancarkan kegiatan yang di rencanakan.

- 

Melakukan koordinasi kepada kepada seluruh tugas-tugas yang di jalankan oleh masingmasing seksi yang ada.

- 

Menerima dan memberikan laporan atau informasi atas perkembangan kegiatan yang di laksanakan masing –masing seksi.

- 

Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan kepanitian.

- 

Membuat rapat-rapat kepanitian guna memantapkan kelancaran kegiatan.

- 

Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua Misdinar selaku penanggung jawab umum.

- 

Bersama sekertaris dan penanggung jawab umum menjadwalkan koordinasi dan evaluasi kepanitiaan secara keseluruhan

2.   WAKIL KETUA PELAKSANA - 

Membantu ketua panitia dalam mengkoordinir seluruh kegiatan masing –masing seksi dalam kepanitian yang di bentuk. bentuk.

- 

Bersama-sama Ketua memberikan arahan dan membimbing kegiatan masing masing seksi.

- 

Menerima laporan dari tiap-tiap seksi dan mengkoordinasikan kembali kepada ketua panitia.

- 

Menggantikan Ketua Panitia untuk memimpin rapat panitia apabila ketua panitia berhalangan hadir.

- 

Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua Misdinar selaku penanggung jawab umum.

– 

 

3.   SEKRETARIS - 

Menyusun dan mencetak proposal untuk diajukan ke Sie. Liturgi dan Ketua Misdinar yang kemudian di lanjukan ke Ketua Stasi.

- 

Menyiapkan konsep surat-surat yang berhubungan dengan kepanitian kegiatan baik keluar maupun kedalam panitia.

- 

Bersama-sama Ketua panitia menandatangani surat-surat keluar.

- 

Memenuhi kebutuhan dan administrasi dan surat menyurat dari masing-masing sie.

- 

Mendampingi Ketua dan atau Wakil ketua dalam memimpin rapat panitia.

- 

Menginformasikan dan melaporkan kepada ketua dan wakil ketua serta seluruh anggota panitia hasil-hasil kesepakatan panitia serta informasi penting lainnya dari dan untuk panitia.

- 

Wajib selalu hadir pada rapat maupun saat keadaan tidak memungkinkan.

- 

Bersama ketua panitia menjadwalkan koordinasi dan evaluasi kepanitiaan secara keseluruhan.

- 

Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian arsip.

- 

Membuat presensi kehadiran koordinasi maupun saat hari H.

- 

Membuat laporan pertanggungjawaban diakhir kegiatan.

4.   BENDAHARA - 

Bersama-sama seluruh panitia menentukan dan mencatat perencanaan sumbersumber uang masuk ke panitia.

- 

Mencatat keuangan panitia baik yang masuk maupun keluar secara tepat dan benar.

- 

Menerima dan mengeluarkan uang panitia secara bertanggungjawab.

- 

Mengumpulkan bukti-bukti penting yang berhubungan dengan pengeluaran pemasukan keuangan dari dan untuk panitia.

- 

Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

- 

Wajib selalu hadir pada rapat maupun saat keadaan ti tidak dak memungkinkan.

- 

Membuat laporan realisasi keuangan panitia dan menyampaikan kepada seluruh panitia.

5.   SIE. ACARA - 

Bertanggung jawab membuat, mematangkan dan mengkoordinasikan konsep acara.

- 

Merencanakan dan mempersiapkan teknis acara dalam pembuatan rundown acara rinci dan spesifik.

- 

Bersama sie. perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya.

- 

Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam melancarkan rangkaian acara.

- 

Melakukan koordinasi internal acara kepada sie lain agar tercipta pembagian tugas yang jelas.

-  2

Bertanggung jawab kepada ketua panitia.

 

- 

Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan acara pada hari H.

6.   SIE. HUMAS - 

Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait.

- 

Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara.

- 

Mengurus perizinan yang diperlukan untuk keberlangsungan acara (tempat, perlengkapan).

- 

Bekerjasama dengan sie dokumentasi untuk publikasi kegiatan.

- 

Melakukan koordinasi internal humas agar tercipta pembagian tugas yang jelas.

7.   SIE. DOKUMENTASI - 

Bertugas dalam pembuatan pamflet dan bekerjasama dengan sie humas untuk publikasi kegiatan.

- 

Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video, serta mempersiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta acara.

- 

Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.

- 

Bertanggung jawab terhadap dekorasi ruangan (jika diperlukan ruangan untuk keberlangsungan acara).

- 

Bertanggung jawab membimbing dan mengarahkan peserta selama kegiatan berlangsung.

- 

Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

8.   SIE. PERLENGKAPAN -  - 

Mengumpulkan list perkap perkap yang dibutuhkan acara acara dari semua sie. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal h al peminjaman / penyewaan peralatan.

- 

Bertanggung jawab atas pemeliharaan/per pemeliharaan/perawatan awatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan.

- 

Menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.

- 

Melakukan koordinasi internal perkap agar tercipta pembagian tugas yang jelas.

- 

Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

- 

Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9.   SIE. KONSUMSI DAN P3K - 

Membuat estimasi dana yang dibutuhkan untuk konsumsi & P3K.

- 

Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran.

3

 

- 

Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya.

- 

menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan.

- 

Mengkontrol distribusi konsumsi pada hari H.

- 

Bertanggung jawab terhadap kesehatan/penanganan darurat peserta dan panitia.

- 

Melakukan koordinasi internal konsumsi & P3K agar tercipta pembagian tugas

- 

yang jelas. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia.

10 .   SIE. TRANSPORTASI DAN KEAMANAN - 

Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan.

- 

Mengatur dan mempersiapk mempersiapkan an penataan seluruh kegiatan serta sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan.

- 

Melakukan koordinasi internal transkam agar tercipta pembagian tugas yang jelas.

11 .   SIE. DANA USAHA - 

Membuat list dana dan anggaran yang dibutuhkan untuk acara keseluruhan.

- 

Membuat list usaha untuk mendapatkan dana dan target bulanan.

- 

Bertanggung jawab terhadap usaha mencari dana serta sponsorship yang telah direncanakan.

- 

Bertanggung jawab mencari sumber pendanaan kegiatan melalui kerjasama dengan lembaga pemerintah, swasta maupun donasi perorangan.

- 

Bertanggung jawab membuat laporan pertanggung jawaban untuk lembaga yang bersedia kerjasama.

- 

4

Bertanggung jawab dengan ketua panitia.