JDE Manual Modulo Compras - Solo Requisiciones PDF

 

MANUAL APROBACIONES JDE

 Versión 01 Hoja 1 de 20  20  

 

Mantenimiento  Logistica  Compras Finanzas  Contabilidad  – 

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Instructivo : - Manual de Usuario - Módulo COMPRAS (PO)

Las copias impresas y SIN timbres se consideran sólo Informativas y están por defecto NO CONTROLADAS

 

MANUAL MÓDULO COMPRAS JDE

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  TABLA DE CONTENIDOS

I. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTE MANUAL.............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. .... 3  II. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO DE COMPRAS

 

............................ .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ......................... ...........4

............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ...................... ........6  III. ACCESO AL MÓDULO DE COMPRAS .............. IV. REQUISICIONES ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ........................... .............7  

IV.I ACCESO A MENÚ DE REQUISICIONES............ .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 7  IV.II INGRESO DE LA REQUISICIÓN .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........8  V. APROBACIÓN O RECHAZO DE REQUISICIONES R EQUISICIONES .............. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .................. .... 12  V.I ACCESO A MENÚ APROBACIÓN O RECHAZO DE REQUISICIONES ............. ........................... ............................ ............................ ............................. ............................. .................... ......12  V.II BÚSQUEDA DE LA REQUISICIÓN A APROBAR O RECHAZAR ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................ ......................... ...........13  III PROBACIÓN DE EQUISICIONES V. A R ............................ .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 14  V.IV RECHAZO DE REQUISICIONES .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... .......15  VI. ASIGNACIÓN DE REQUISICION A COMPRADORES ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............16  VII. GENERACION DE COTIZACIONES

 

........................... ............. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ......................... ...........16

............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........16  VIII. GENERACION DE ÓRDENES DE COMPRAS .............. IX. APROBACION DE ORDENES DE COMPRAS ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ......................... ...........17 

IX.I ACCESO A MENÚ APROBACIÓN DE ORDENES DE COMPRAS ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................ ......................... ...........17  IX.II APROBACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. .................... ......18 

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  I. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTE MANUAL El presente manual tiene como objeto servir de guía para los distintos usuarios que deberán interactuar con el módulo de compras de nuestro ERP, detallando las diferentes dif erentes actividades y los pasos a seguir para desarrollarlas de manera simple y eficiente. En ningún caso se pretende entregar detalles de tipo técnico en cuanto a las distintas alternativas de configuración de JD Edwards Enterpriseone y Enterpriseone y sus respectivas posibilidades de procesamiento. Este manual en su versión versión actual se entrega entrega como parte del proceso de capacitación del proyecto ALBATROS y constituye una guía guía de  de consulta permanente para los actuales usuarios y aquellos se incorporen a futuro. La estructura de este manual contempla en sus primeros capítulos una introducción al módulo y una explicación de los distintos tipos de usuarios y sus tareas. Desde el capítulo IV y hasta el IX se muestra de forma secuencial desde la Requisición hasta Requisición  hasta la Aprobación de las Ordenes de Compras, Compras , detallando en cada capítulo el usuario que participa de esta. Se optó por no separar en tres manuales diferentes, dependiendo del tipo de usurario, para que aquellos que se interesen puedan tener una visión global del proceso de compras en sus diferentes etapas.

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  II. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO DE COMPRAS El módulo de Compras tiene por objeto administrar, documentar y controlar el controlar  el proceso general de adquisición de repuestos, insumos y servicios necesario para el funcionamiento de la compañía. Razón por la cual el presente manual abarca las actividades relativas a la generación de requisiciones de compras, cotizaciones, órdenes de compras y aprobación de la misma. Las actividades del proceso de compras y sus usuarios son los que a continuación se muestran.   Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Actividad

Requisición

Aprobación de Requisiciones

Asignación de Comprador a Requisición

Generación de Cotización

Generación de Orden de Compra

Aprobación de Orden de Compra

Envío Orden de Compra a Proveedor

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Usuario

Requisidor

Aprobador SubGer Área

Usuario Aprobador SubGer Compras

Comprador

Comprador

Aprobador Gerente Área

Comprador

Estas actividades son de carácter secuencial, por lo tanto el desarrollo y término de cada una es necesario para iniciar la siguiente actividad. 1.  1.  Requisición, usuario Requisidor Requisidor   Actividad mediante la cual el Requisidor Requisidor generará  generará una Requisición Requisición de  de compras de materiales o servicios según una solicitud enviada por los diferentes departamentos de la compañía. Dada las características de nuestros procesos distinguen los siguientes tipos de Requisiciones: Requisición

de Stock de Buses Detenidos de No Stock de Activo Fijo de Compras Importadas de Pr Proy oyec ecto toss y obr obras as en cu curs rso o

O1 O5 O2 O3 O1 O6

Se definen dos Requisidores para todo el proceso de compras: Requisidor 1, perteneciente 1, perteneciente al área Logística quien será responsable de generar las requisiciones de Stock O1 y de Buses Detenidos O5. Requisidor 2, perteneciente 2, perteneciente al área Compras quien será responsable de generar todas las otras requisiciones las cuales deberán ser comunicadas por las diferentes unidades de negocio vía v ía correo electrónico y utilizando un formulario estándar para toda la compañía. 2. 2.   Aprobación o Rechazo de Requisición, usuario usuario Aprobador  Aprobador Subgerentes de Área Actividad mediante la cual los Subgerente de Área aprueban o rechazan las Requisición de sus áreas. 3. 3.   Asignación de Requisición a un Comprador, usuario usuario Aprobador  Aprobador Subgerente de Compras Actividad mediante la cual el Subgerente de Compras asigna la Requisición Requisición a  a un Comprador Comprador para  para que este trámite esta y las actividades que le siguen.  siguen. 

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  4.  4.  Generación de Cotización, usuario Comprador Comprador   Actividad realizada por el Comprador Comprador mediante  mediante la cual genera una Cotización Cotización la  la que posteriormente será enviada diferentes proveedores. Cotización

de Stock de Buses Detenidos de No Stock de Activo Fijo de Compras Importadas de Proy Proyec ecto toss y obra obrass en en cur curso so

Q1 Q5 Q2 Q3 Q1 Q6

5.  5.  Generación de Ordenes de Compras, usuario Compras, usuario Comprador Comprador   Actividad realizada por el Comprador quien en base a las ofertas recibidas elabora una Orden de Compra. Dependiendo el tipo de Requisición que originó el proceso de compra es el tipo de Orden de Compra que se generará, por ejemplo una Requisición de stock O1, genera una Cotización Q1 y una Orden de Compra ON Orden de Compra

de Stock de Buses Detenidos de No Stock de Activo Fijo de Compras Importadas de Pr Proy oyec ecto toss y obra obrass en cu curs rso o

ON OC OS OF OI OG

6.  6.  Aprobación de Ordenes de Compras usuarios Aprobadores Gerentes de Área  Área  Actividad realizada por los Aprobadores Gerentes de Área de Área de área mediante la cual aprueban o rechazan las Órdenes de Compras, relativas a sus unidades de negocio, bajo el siguiente Flujo de Aprobaciones Flujo de aprobación Tipo de Orden de Compra

M o nt o

A pro ba d or

de S t o ck

ON

de N o S t o c k

OS

de Compra s Importadas

OI

desde $200.001 hasta $5.000.000

Gerente de Area

de Proyectos y obras e n curso

OG

desde $5.000.001 hasta $10.000.000

Ge r e n t e d e F i n a n z a s

S ob r e $ 1 0. 0 0 0. 0 01

Ge r e n t e G e n e r a l

M o nt o

A pro ba d or

Desde $1

Subgerente de Logistica Subgerente de Compras

Tipo de Orden de Compra

de Buses Detenidos

OC

Tipo de Orden de Compra

desde $1 a $200.000

S ub g e r e nt e d e C o m p r a s y Subgerente de Administra ción y Compras

M o nt o

desde $1 a $200.000

A pro ba d or

Subgerente de Compras y Subgerente de Administración y Compras

de Activo Fijo

OF

desde $200.001 hasta $1.000.000

Gerente de Area

d e s d e $ 1. 0 00 . 00 1 h a s t a $ 5. 0 00 . 00 0

Ge r e n t e d e F i n a n z a s

S obre $5.000.001

Ge r e n t e G e n e r a l

Los procesos de aprobación son secuenciales y no avanzan si el aprobador anterior no aprueba la Orden de Compra

7. 7.   Envío de Orden de Compra a Proveedor usuario usuario Comprador  Comprador Actividad realizada por los Compradores mediante la cual comunica al proveedor la decisión de compra así este puede proceder proceder al despacho de los productos solicitados solicitados o los servicios previamente cotizados.

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  III. ACCESO AL MÓDULO DE COMPRAS Usuario objetivo: Requisidores, Compradores y Aprobadores Para acceder al módulo Compras se debe marcar la opción Módulo de Compras según se muestra a continuación Ir a:

Menú > Menú de Compras

Haciendo clic en el Menú Compras se desplegarán las diferentes opciones para la generación de Requisiciones, Cotizaciones y Órdenes de Compras

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  IV. REQUISICIONES Usuario objetivo: Requisidores IV.i Acceso a Menú de Requisiciones A modo de ejemplo se trabajará la requisición para compra de stock, dado que todas las requisiciones siguen los mismos pasos, pero en los diferentes tipos de compras. co mpras. Acceso al Módulo: para acceder al módulo de Requisiciones se debe seguir la siguiente ruta (en este caso se s e trata de una Requisición Stock, funciona de igual forma para el resto): > Menú > Menú Alsacia (Express o Camden) > Compras > Operaciones Diarias > Compras Nacional Stock > Requisición No Stock (O2)

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  IV.ii Ingreso de la Requisición   Hacer clic en Ingreso de Requisición (O1)  (O1)  “

Ingreso de datos de Requisición: 1. Suc /Planta:

“es la unidad de negocio o centro de costos  a la cual se asocia la requisición”  

Posicionarse dentro del rectángulo Buscar la sucursal o CeCo al que corresponde la requisición (utilizar ayuda visual o F2) Hacer clic en Sucursal que corresponde y dar SELECCIONAR 2. Dir entr:

“es la dirección donde se hará la recepción del articulo o servicio que se esta adquiriendo”  

Posicionarse dentro del rectángulo Buscar “Dir entr” que corresponde la requisición (utilizar ayuda visual o F2).

Hacer clic en la Dir entr que corresponde y dar SELECCIONAR 3. Fech solic:

“es la fecha del día en que se genera la solicitud”  

Ingresar fecha formato dd/mm/aa NO COMPLETAR: Unidad negocio proy 4. Número Artículo:

“es el numero o código c ódigo interno del sku a solicitar, ejemplo HCV02165”  

Posicionarse dentro del rectángulo Buscar el o los artículo a solicitar Hacer clic en cada artículo y dar SELECCIONAR 5. Prov:

“el el rut del proveedor”  

Posicionarse dentro del rectángulo Buscar un proveedor Hacer clic en Proveedor y dar SELECCIONAR SELECCIONAR 6. Cantidad encargada:

es la cantidad que se esta solicitando

Ingresar Cantidad (numérico)

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 Versión 01 Hoja 9 de 20  20  

 

NO Completar: UM tr / cantidad sec encargada / UM Secund Secund / Costo Unitario / Cantidad Cantidad Servicio Una vez finalizada la carga de dato debe bajar una línea y hacer Clic en en  Guardar

IMPORTANTE. CARGA MASIVA DE DATOS A LA REQUISICIÓN VÍA VÍA IMPORTACIÓN DE EXCELL Para facilitar la carga de códigos y cantidades se podrá hacer una carga masiva utilizando una planilla que tenga un el siguiente formato específico. Código

RUT proveedor

Cantidad Solicitada

datos   La operación de carga es la siguiente: Hacer click en Importación de datos

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Se desplegará la siguiente pantalla:

Ahora debe: 1.  1.  Seleccionar “Importar desde el portapapeles” ; 2.  2.  Elegir si desea “insertar en la fila 0 de la cuadrícula” o “pegar” ; 3.  3.  Dar ctrl+v ctrl+v para  para pegar los datos en la cuadrícula;

4.  4.  Finalmente

para cargar los datos en la orden.

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  5.  5.  De esta forma quedan importados todos los datos en la requisición tal como si los hubiese ingresado directamente en la pantalla. Una vez que se guarda la requisición aparecerá la siguiente pantalla la que tiene por objeto indicar el número de la requisición generada

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  V. APROBACIÓN O RECHAZO DE REQUISICIONES Usuario objetivo: Aprobador de Requisiciones (Subgerentes) V.i Acceso a menú Aprobación o Rechazo de Requisiciones JD Edwards enviará un correo electrónico a cada usuario aprobador indicándole una ruta para acceder a las aprobaciones pendientes. En caso de estar dentro del sistema la ruta para acceder al módulo de aprobación de Requisiciones es la que se indica: Acceso al Módulo: para acceder al módulo de Aprobación de Requisiciones debe Requisiciones  debe seguir la siguiente ruta: > Menú > Menú de Compras > Compras > Operaciones Diarias > Proceso de Aprobación > Aprobación de Requisición Stock (O1)

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  V.ii Búsqueda de la Requisición a Aprobar o Rechazar 1. Hacer click en Buscar Buscar,, acción que desplegará todas las requisiciones pendientes de aprobación.

2. Marcar Marcar el  el cuadrado de la requisición a aprobar y hacer click en SELECCIONAR SELECCIONAR  

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  V.iii Aprobación de Requisiciones Una vez seleccionada las requisiciones podrá ver el detalle de esta y verificar lo que se está solicitando:   Número de la Requisición “N° Orden”    Nombre del Requisidor “Iniciador”  





  



Proveedor. Sugerido por el Requisidor Detalle de SKU, descripción de SKU, etc.

Verificado todos los datos y existiendo conformidad se aprueba haciendo click Pantalla Pantalla y  y luego en Aprobar en  Aprobar  

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  V.iv Rechazo de Requisiciones De no existir conformidad la requisición seleccionada se rechaza de la siguiente forma: Marca Marca  todas las líneas haciendo click en cuadra superior de las líneas Fila y  y después en Rechazar Rechazar   Luego hace Click en el cuadro Fila

Explicación del Rechazo. Rechazo. JDE solicitará ingresar un texto explicando las razones del rechazo, texto que debe completarse en el cuadro cuadro que  que se indica y luego dar OK. OK.

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  VI. ASIGNACIÓN DE REQUISICION A COMPRADORES Usuario objetivo: Aprobador de Requisiciones SOLO Subgerente de Compras

VII. GENERACION DE COTIZACIONES Usuario objetivo: Compradores

VIII. GENERACION DE ÓRDENES DE COMPRAS Usuario objetivo: Compradores

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 Versión 01 Hoja 17 de 20  20  

  IX. APROBACION DE ORDENES DE COMPRAS Usuario objetivo: Aprobadores de Ordenes de Compras (Gerentes de Área) IX.i Acceso a menú Aprobación de Ordenes de Compras JD Edwards enviará un correo indicándole que tiene órdenes de compras por aprobar y como es una acción de carácter secuencial estas solo le llegarán una vez que el aprobador anterior del flujo de aprobaciones haya dado el OK a la orden de compra. Al hacer click en el link se abrirá la página de JDE en la cual debe validarse y validarse y luego el sistema lo llevará al módulo de aprobación de la Orden de Compra. Ejemplo del correo electrónico.

WEB

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 Versión 01 Hoja 18 de 20  20  

  En caso que usted se encuentre dentro del sistema, deberá seguir la siguiente ruta para aprobar Órdenes de Compras > Menú > Menú de Compras > Compras > Operaciones > Proceso Diarias de Aprobación > Ordenes de Compras

IX.ii Aprobación de Órdenes de compras Debe ir al menú Orden de Compra y luego hacer click en los diferentes tipos de órdenes para aprobar según corresponda.

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  Se hace click en el menú Aprobación Compra de Stock (ON), luego se debe buscar la o las órdenes de compras a aprobar, para esto debe hacer click en BUSCAR, si no aparece nada significa que no tiene tareas de aprobación pendiente.

Seleccionar,, así Las órdenes pendientes de aprobación debe seleccionarlas seleccionarlas haciendo clic en la línea y luego marcar Seleccionar podrá ver el detalle y decidir si aprueba o rechaza. Una vez seleccionada podrá ver el siguiente detalle Donde podrá verificar: 1.  1.  Detalles de SKU a comprar: a. a.   Códigos b. b.   Descripción c.  c.  Cantidad 2.  2.  Razón Social 3.  3.  Total Neto de la compra

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 Versión 01 Hoja 20 de 20  20  

  De existir conformidad se debe hacer click en PANTALLA PANTALLA y  y marcar la opción Aprobar  Aprobar 

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