Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 1 Javier Álvarez Lozano
LO QUE USTED
CREE QUE SABE ACERCA DEL CEREMONIAL Y EL PROTOCOLO Javier Álvarez Lozano
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 2 Javier Álvarez Lozano
© Javier Álvarez Lozano Lozano ©Editorial Universidad Pontificia Bolivariana
Colección Mensajes Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial ceremonial y el protocolo ISBN: 978-958-696-486-8 Tercera edición, 2006 Reimpresión, 2010 Escuela de Ciencias Sociales Facultad de Comunicación Social y Periodismo Gran Canciller UPB y Arzobispo de Medellín: Mons. Ricardo Tobón Restrepo Rector General: Mons. Luis Fernando Rodríguez Velásquez Vicerrector Académico: Pbro. Jorge Iván Ramírez Aguirre Decana Escuela de Ciencias Sociales: Esperanza Hidalgo Urrea Directora Facultad de Comunicación Social y Periodismo: Periodismo: Margarita Llano Gil Editor: Juan José García Posada Diagramación: Ana Milena Gómez C. Producción: Ana Milena Gómez C. Dirección editorial: Editorial Universidad Pontificia Bolivariana, 2010 Email:
[email protected] editori
[email protected] www.upb.edu.co Telefax: (57) (4) 354 4565 A.A. 56006 – Medellín Medellín – Colombia Colombia Radicado: 0186/27/09/05 Prohibida la reproducción total o parcial, en cualquier medio o para cualquier propósito sin la autorización escrita de la Editorial Universidad Pontificia Bolivariana.
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© Javier Álvarez Lozano Lozano ©Editorial Universidad Pontificia Bolivariana
Colección Mensajes Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial ceremonial y el protocolo ISBN: 978-958-696-486-8 Tercera edición, 2006 Reimpresión, 2010 Escuela de Ciencias Sociales Facultad de Comunicación Social y Periodismo Gran Canciller UPB y Arzobispo de Medellín: Mons. Ricardo Tobón Restrepo Rector General: Mons. Luis Fernando Rodríguez Velásquez Vicerrector Académico: Pbro. Jorge Iván Ramírez Aguirre Decana Escuela de Ciencias Sociales: Esperanza Hidalgo Urrea Directora Facultad de Comunicación Social y Periodismo: Periodismo: Margarita Llano Gil Editor: Juan José García Posada Diagramación: Ana Milena Gómez C. Producción: Ana Milena Gómez C. Dirección editorial: Editorial Universidad Pontificia Bolivariana, 2010 Email:
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CONTENIDO
Introducción …………………………………………………………….. 6 Generalidades …………………………………………………………… 7 Ceremonias …………………………………………………………….... 10 Precedencias …………………………………………………………….. 14 Símbolos patrios ………………………………………………………… 21 Invitaciones …………………………………………………………. …. 26 Anfitriones, invitados, visitantes ………………………………………... 29 Actos sociales …………………………………………………………… 33 Condecoraciones ……………………………………………………...... 38 Trajes ……………………………………………………………………. 41 Clases de protocolos …………………………………………………….. 45 Bibliografía ……………………………………………………………… 57
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INTRODUCCIÓN
El solo nombre — Ceremonial o Protocolo — como tal, fastidia, se ridiculiza, tensiona o por el contrario agrada y distingue. Y somos los comunicadores, los profesionales llamados a generar una cultura protocolar, porque es una herramienta que se utiliza de manera permanente en diferentes actividades en las organizaciones. De ello no nos quepa duda. Por eso, este manual tiene como objetivo dejar consignada una serie de aspectos puntuales y prácticos que las personas debemos tener en cuenta en lo que se refiere precisamente al ceremonial o al protocolo. Aquí no hay pretensión de agotar el tema. Existe sí, un deseo de poner en común aquello que es utilizado bien o mal, pero que requiere unificarse con un sentido profesional y no empírico.
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GENERALIDADES No se ofende más a los hombres que cuando se vulneran sus ceremonias y costumbres, pues siempre es muestra de desprecio. Montesquieu
PRECISEMOS Antes de abordar cualquier tema, considero importante definirlo para ubicar, precisar y muchas veces encasillar. Al definir, aunque podemos frustrar, también damos claridad y por eso incluyo varias frases y párrafos que nos aproximan y nos permiten entrar de lleno en materia. Una primera definición dice: “el protocolo es una regla ceremonial diplomát ica, establecida por decreto o por costumbre” .1 En el libro el Protocolo2, se indica que es “el conjunto de ritos, ceremonias, reglas de etiqueta, urbanidad y ceremonial”.
Así mismo, el protocolo es el cumplimiento de las normas acostumbradas en diferentes actos. Margarita Zuleta3, de manera sencilla y certera dice que “es muestra de amabilidad y respeto”.
Y puntualicemos afirmando que el protocolo es tanto oral como escrito. Protocolo también es el conjunto de normas ceremoniales que rigen las relaciones con y entre determinadas personas en razón del cargo y la dignidad. La palabra protocolo viene del latín protocollum que significa primera hoja encolada y pegada. Igualmente es el acta o cuaderno de actas, legalmente preparado. 1
RESTREPO DEL CORRAL, Eduardo. Etiqueta y Ceremonial Diplomático. Bogotá (S.N.) 1973. 289 páginas. 2 FRANCO, José María. El Protocolo (S.PI.) 3 ZULETA, Margarita. Taller Seminario Protocolo Empresarial. Maestra en Relaciones Internacionales. Pontificia Universidad Javeriana. (s.f.)
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Y con estos dos últimos conceptos finalizo las definiciones sobre el tema:
Reglas aplicables a las formas y detalles que deben observarse en la correspondencia oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores; de una misión diplomática, de todos los documentos, tratados, acuerdos y convenios entre jefes de estado y ministros. Es una ciencia jurídica basada en las convenciones internacionales, de obligatorio cumplimiento. Como tal es un arte que requiere práctica y no es simplemente una serie de actos dentro de un evento, sino un código de urbanidad internacional.
CONFUSIONES Muchas veces confundimos el ceremonial y el protocolo con otros términos como urbanidad, etiqueta y cortesía. Para aclarar también lo anterior, defino los términos así:
Urbanidad: Viene de la palabra urbe. Es el comportamiento que se debe observar en las urbes o ciudades. Es más estricta. Etiqueta: es el conjunto de reglas que se usan en la vida social. La palabra proviene del francés etiquette: rótulo o tiquete que se amarra a un paquete para identificar su contenido. Luego se utilizó como contraseña que se entregaba a las personas que asistían a las audiencias de os reyes, para que las personas se ubicaran en un sitio determinado. Es flexible. Cortesía: procede de la palabra corte, que históricamente se define como el conjunto de personas que componen el séquito y la comitiva del rey. Ese conjunto de personas tienen un trato especial y deferente entre sí. Como se puede observar, los conceptos son afines, pero en ningún momento iguales. Se complementan y se requieren para el buen desempeño de las normas del ceremonial y el protocolo.
DISCIPLINAS Pero, ¿de dónde se nutre el protocolo? Para encontrar las fuentes, nada mejor que remitirnos a disciplinas tales como la antropología, la sociología
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y la comunicación social. En ellas hallaremos los principios que dieron origen a los diversos actos o situaciones que llevamos a cabo casi intuitivamente. Uno de esos actos es dar la mano a otra persona. Como tal, es una acción repetitiva que tiene su historia en los orígenes de la humanidad y que hoy se conserva. Por costumbre, por tradición, por cortesía, por urbanidad.
PRECISIONES
El símbolo es un elemento imprescindible en el protocolo y adquiere sentido con otros símbolos porque es una de las formas más cargadas de significado (banderas, himnos). Por eso cada nación tiene uno o varios símbolos que mantienen unida la confianza y la lealtad al país. El protocolo surge del ritual. Se considera una obligación diplomática y social. Debe manejarse con discreción. El protocolo también es cultural y aparece desde el Nuevo Testamento 4. Es de sentido común. Existe el protocolo para establecer un orden, para evitar el caos, para dar reconocimiento a las personas, a las entidades y a sus símbolos.
CLASES DE PROTOCOLOS Dentro del protocolo existe una clasificación así:
Protocolo Notarial. Protocolo Gubernamental. Protocolo Internacional o Diplomático. Protocolo Religioso Protocolo Deportivo. Protocolo Militar. Protocolo Social.
Las anteriores divisiones se ampliarán a partir de la página 45. El orden hace más fáciles las cosas. 4
Evangelio de San Lucas 14 (11-14)
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CEREMONIAS Todo acto protocolario debe ser memorable más no interminable. Normalmente los actos protocolarios son ceremonias que conllevan una serie de elementos puntuales con el propósito de que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones. Por eso a continuación se enumeran los aspectos requeridos que se ampliarán a lo largo de los siguientes capítulos. Hay que partir de una premisa básica: comunicación sin sorpresa no es comunicación. Por tanto las ceremonias se deben llevar a cabo de manera sobria y solemne pero no siempre rutinariamente, Se requiere innovar para obtener en cada evento la imagen de una entidad dinámica sin que por ello pierda su elegancia.
PRESENTADOR En primera instancia, todo acto protocolario requiere de un presentador quien hace una introducción y es diferente al maestro de ceremonias, ya que este último coordina y dirige. Posteriormente lee un punto, se desarrolla y luego continúa con el siguiente. No es aconsejable leer todo el programa y posteriormente repetir cada numeral al momento de realizarlo.
LISTA DE PROTOCOLO Otro hecho a considerar es la lista de protocolo o precedencia, que menciona primero el cargo y posteriormente nombre y apellido de las personas de la mesa principal. Esta lista debe ser leída por el presentador una sola vez (previamente confirmada), luego de la introducción y por ningún motivo lo hace otra persona con excepción de la máxima autoridad. Las otras personas que se dirigen a los asistentes pueden mencionar en general a la mesa principal o mesa de honor y al público, pero sin detallarlos.
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Cuando el presentador lee cada punto, no debe anteponerle un número a lo enunciado. Basta con referir el aspecto sin ninguna otra consideración. Así mismo, solo leerá el siguiente punto una vez se haya sentado la persona que tenía la palabra. En cualquier ceremonia de tipo protocolar, siempre habla en primer término el anfitrión y en último término el personaje principal. Los escritos deben ser cortos, agradables y picantes. Simón Bolívar.
INGRESO DE LOS PERSONAJES Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia, entran en último al recinto. Por ello se debe disponer de una pequeña sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzará el evento. Ese momento debe ser la hora indicada en las invitaciones, porque la puntualidad es el elemento fundamental en el ceremonial.
La puntualidad
En un solo minuto de retraso de un profesor al que esperan sesenta alumnos, se han perdido sesenta minutos. Cuando se adquirió la nefasta rutina de llegar tarde, va a resultar difícil desarraigarla y el desprestigio profesional y laboral repercutirá sobre la personalidad, la empresa, el gremio profesional y desde luego, sobre la comunidad que dependa del impuntual. Puntualidad no es llegar media hora antes, sino dos o tres minutos. Es también, ser estricto con el tiempo de los demás. Es levantarse a la hora fijada sin contemplaciones, llegar al comedor en el tiempo previsto, contestar en seguida la llamada telefónica, no hacer esperar inútilmente a los demás.
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Si queremos ser puntuales tenemos que planear la distribución del tiempo al levantarnos todos los días.5
LÍNEA DE RECEPCIÓN Es igualmente importante que quienes invitan (anfitriones), reciban a los asistentes en la puerta del recinto donde se lleva a cabo la ceremonia. Esto se conoce como línea de recepción y en ella pueden estar las cuatro o cinco personas más representativas de la empresa. Dicha línea se disuelve una vez llega el personaje principal.
PORTANOMBRES En la mesa principal deben colocarse los portanombres de quienes presiden la ceremonia, con excepción de la persona que ocupa el puesto principal. A ella no se le coloca ninguna identificación para identificarla. En caso de no existir mesa pero sí sillas, el portanombres se coloca en el espaldar de cada asiento.
SIMULACRO Para que una ceremonia tenga el menor número de errores, se hace un simulacro e igualmente una visita de avanzada. Con el simulacro se logran corregir detalles y precisar aspectos. Con la visita de avanzada (realizada con suficiente anticipación), también se detallan aspectos claves que de otra forma sería imposible apreciar.
MESA PRINCIPAL A esta se le pone un mantel cuyo color puede ser verde billar o granate (por efectos visuales para fotografía y para televisión) y un adorno floral sobre la mesa que no impida la visibilidad. También los portanombres ya 5
Tomado del Periódico El Mundo.
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mencionados y un micrófono de mesa. Los demás elementos tales como jarras, ceniceros y vasos no deben estar en dicho lugar. El vaso con agua se coloca en el atril (que siempre va al lado derecho de quien preside), para que el orador haga uso de él en caso necesario. Y se cambia cada que una persona interviene en dicho sitio. En algunas oportunidades deben ponerse dos mesas porque debido a problemas de espacio, los personajes no caben en una sola. En estos casos se coloca una mesa plataforma para la mesa uno y la mesa dos se deja a menor nivel, para efectos de no impedir la visibilidad del público. Todas las personas que presiden un acto, se deben acomodar en su silla por el lado izquierdo. El puesto lo ocupa quien es invitado, porque las funciones no son delegables. Si asiste el Presidente de la República a un evento, él habla desde el atril especial (con escudo de la presidencia), ubicado al lado derecho como ya se mencionó y se pone otro al lado izquierdo para que desde allí hablen las demás personas.
No hagas muchas cosas para lograr nada.
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PRECENDENCIAS Al marqués de Pombal en Portugal se le atribuye haber utilizado por vez primera el concepto de precedencia para un acto protocolario. La definición de “Precedencias” puede sintetizarse así: es la norma que determina el orden de colocación y el nombramiento de las personas según su importancia y su cargo. Aspectos tales como la tradición, la forma y las costumbres, desempeñan un importante papel al definir qué persona va en primer término y cuáles posteriormente. Para efectos del protocolo, es necesario conocer las precedencias de las autoridades civiles, eclesiásticas y militares — su equivalencia entre ellas — para establecer las jerarquías y de acuerdo con ello, rendirles los honores y las consideraciones que les corresponden. En Colombia, la precedencia de las personas, según la institución que representen, va en el siguiente orden:
ejecutivo diplomático legislativo judicial militar
La Iglesia Católica, cuando el carácter del certamen es gubernamental, va en segundo lugar. Y cuando es de carácter religioso, siempre va en primer lugar. Existe una relación donde se indica la precedencia de las autoridades, la cual sirve como base para aplicarla por lógica al caso concreto de cada empresa o evento.
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Decreto 770 del 12 de marzo de 1982 – Artículo 22 (lo marcado con asterisco (*) se asume en la precedencia que le corresponde en vista que no ha salido Decreto acuerdo a la Constitución de 1991) 1. 2. 3. 4. 5.
Presidente de la República. Cardenal Primado. Expresidente de la República. Vicepresidente. Ministro de Relaciones Exteriores (si hay diplomáticos o personalidades extranjeras) 6. Decano del Cuerpo Diplomático. 7. Embajadores Extranjeros. 8. Presidente del Congreso de la República. 9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia. 10. Presidente de la Cámara de Representantes. 11. (*) Presidente de la Corte Constitucional. 12. Presidente del Consejo de Estado. 13. (*) Presidente del Consejo Superior de la Judicatura. 14. Presidente del Tribunal Disciplinario. 15. (*)Presidente del Consejo Electoral. 16. Fiscal General de la Nación. 17. Ministros de Estado en el Siguiente Orden: Ministro del Interior. Ministro de Relaciones Exteriores. Ministro de Justicia. Ministro de Hacienda Ministro de Defensa Nacional. Ministro de Agricultura. Ministro de Trabajo. Ministro de Salud. Ministro de Desarrollo. Ministro de Minas y Energía.
Ministro de Educación Nacional. Ministro de Comunicaciones. Ministro de Obras Públicas. (*)Ministro de Comercio Exterior. (*)Ministro del Medio Ambiente. 18. Secretario General de la Presidencia. 19. Embajadores Colombianos (si hay diplomáticos o personalidades extranjeras) 20. Comandante General de las Fuerzas Militares. 21. Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. 22. Procurador General de la Nación. 23. (*) Defensor del Pueblo. 24. Contralor General de la Nación. 25. Veedor del Tesoro Público. 26. Registrador del Estado Civil. 27. Alcalde Mayor de Bogotá. 28. Jefe de Departamento Nacional de Planeación. 29. Jefes de Departamentos Administrativos. (Por orden de creación) A) Aeronáutica Civil (AEROCIVIL). B) Estadística (DANE). C) Servicio Civil (DASC). D) Cooperativas (DANCCOOP). 30. Viceministros del Ministerio de Relaciones Exteriores. 31. Mayores Generales y Vicealmirantes. 32. Viceministros (mismo orden que los Ministros). 33. Gobernador de Cundinamarca.
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34. Gobernadores (orden alfabético). 35. Intendente y Comisarios (orden alfabético). 36. Brigadieres Generales y Contralmirantes. 37. Arzobispos y Obispos. 38. Senadores de la República. 39. Representantes a la Cámara. 40. (*) Alcaldes de Capitales. 41. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia. 42. (*) Magistrados de la Corte Constitucional. 43. Consejeros del Estado. 44. (*) Magistrados del Consejo Superior de Judicatura. 45. Magistrados del Tribunal Disciplinario. 46. Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores (si hay Diplomáticos Extranjeros). 47. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia y director General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores. 48. Coroneles y Capitanes de Navío. 49. Secretarios Departamento Administrativo Presidencia. 50. Consejeros del Señor Presidente de la República. 51. Encargados de Negocios a.l. 52. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata.
53. Asesores del Señor Presidente de la República. 54. Ministros Consejeros. 55. Secretarios Generales de los Ministerios. 56. Subsecretarios Ministerio Relaciones Exteriores. 57. Subdirector Ministerio Relaciones Exteriores. 58. Superintendentes (orden creación Superintendencias). 59. Gerentes Institutos Descentralizados (orden creación Institutos). 60. Consejeros de Embajada o Legación. 61. Edecanes del Señor Presidente de la República. 62. Mayores o Capitanes de Corbeta. 63. Presidente de la Asamblea Departamental. 64. Presidente del Tribunal Superior. 65. Presidente Concejo Municipal. 66. Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares. (En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los demás actos la tendrá el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores).
En algunas circunstancias la relación anterior puede ser poco útil y por ello debemos también indicar que las precedencias se manejan por estos otros criterios:
la antigüedad en el desempeño del cargo, los títulos académicos que se tengan, la edad, quien preside el certamen,
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el anfitrión, el sexo (femenino sobre masculino), el orden alfabético de las empresas y la fecha de creación de las instituciones (gremios, asociaciones).
Es importante recordar que fue la organización de las Naciones Unidas la entidad que en 1945 ratificó el orden alfabético de los países para manejar las precedencias, como lo había oficializado el Congreso de Viena en 1815. Y aunque no es posible entrar a detallar todos los casos, es bueno mencionar estos tres ejemplos: El orden de creación, de las facultades en una universidad, es el aspecto que tenerse en cuenta al ubicar a los diferentes decanos en actos o certámenes de centros de educación superior. Siempre el nuncio del Papa va en primer término y posteriormente el embajador que más tiempo lleva en el país en dicha función. Cuando un hombre y una mujer tienen un cargo igual (vicepresidentes, gerentes), ella tiene prelación sobre él.
AL CAMINAR La precedencia de los puestos en una ceremonia, cuando las personas deben ir de un lugar a otro, se fija de la siguiente manera: Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha. Sin son tres, la de mayor rango ocupa el centro, la segunda a su derecha y la tercera a su izquierda. Como regla general, puede resumirse que la persona de mayor rango se ubica en la mitad y las demás se colocan a la derecha o izquierda según su categoría. Cuando las personas marchan una detrás de otra, la de mayor categoría deberá hacerlo en primer término y a partir de ésta hacia atrás, las demás en orden de precedencia.
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EN VEHÍCULOS La precedencia en estos casos va así: El puesto de atrás, al lado derecho, es el más importante y el segundo es contra la ventana izquierda del vehículo. Sobre la manera de abordar los vehículos, la persona de mayor rango lo hace en primer lugar y luego las que le siguen en jerarquía. Para abandonar el vehículo, lo hace primero la de más bajo rango y por último la máxima autoridad. Como norma sencilla, el personaje principal entra en primer lugar y salen en último término en los vehículos y ascensores. Se exceptúa el caso de los aviones y los barcos donde se invierte la norma (entra en último término y sale en primer lugar).
MESAS En el capítulo ―Ceremonias‖, se hicieron consideraciones relativas a los aspectos que deben incluirse o no en una mesa principal. Y en esta parte se indicará a manera de gráfico, cómo deben ubicarse las personas para presidir la mesa principal. Nunca debe olvidarse que al hacer mención de los lados derecho e izquierdo, éstos deben tomarse con relación a quien preside o no a las demás personas del auditorio. Lo anterior con el fin de evitar malentendidos en cualquier caso.
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Aspectos puntuales como los siguientes deben considerarse:
Los portanombres de quienes presiden pueden elaborarse a mano. Solo se escribe nombre y apellidos de las personas; no es necesario incluir ningún cargo. Debe disponerse de una persona que conduzca a los invitados a la mesa principal. La plataforma donde se ubica la mesa principal debe tener un tapete acorde con el acto mismo. En los actos donde las esposas de los funcionarios van a estar en la mesa principal, ellas conservan la misma dignidad del esposo y la ubicación es conjunta. Cuando, por cualquier circunstancia, falta la esposa de un personaje en la mesa principal, se puede llenar la vacante con el pariente más cercano a dicha persona (madre, hija…)
Nunca esté muy ocupado para las pequeñas cosas.
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SÍMBOLOS PATRIOS El uso de los símbolos patrios nacionales está ampliamente definido en la ley 198 de julio de 1995 en el reglamento público FF.MM. 3-10 del ceremonial militar En el presente capítulo, se hará mención de los símbolos patrios que tienen una inferencia especial en el protocolo. Son ellos el himno, la bandera y el escudo.
EL HIMNO Cuando el Himno Nacional es ejecutado por una banda de música, una orquesta, un pequeño conjunto o algún otro medio (equipo de sonido, grabadoras), los ciudadanos deben:
Ponerse de pie y tener los brazos sueltos. Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o gorra. No moverse del sitio donde se encuentra. Cantarlo. No aplaudir la interpretación de ningún himno.
Cuando se interpreta En muchas ocasiones, se duda acerca de la ceremonia en la cual se debe interpretar el Himno Nacional. Por ello, a continuación se precisan las ocasiones más importantes:
Al izar y arriar el pabellón nacional. Al rendir honores al Santísimo. En todos los actos en los cuales concurra el Señor Presidente de la República o una autoridad civil. En actos solemnes relacionados con la educación pública o fiestas deportivas. En ceremonias oficiales que revistan carácter patriótico. Te Deum, inauguración de estatuas, monumentos.
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En general en todo acto que se requiera solemnizar o exaltar.
Orden En primer lugar y luego de la introducción del evento, se procede a interpretar el Himno Nacional. Seguidamente, vienen las intervenciones de los personajes y al final, el himno del departamento o del municipio y si es del caso, el himno de la entidad. Como penúltima consideración sobre el Himno Nacional, vale la pena indicar que el texto de la ley dice que se debe interpretar la versión oficial que es la del maestro Roso José Contreras6. Disponga de himnos escritos elaborados en pequeños volantes, con el propósito de colocarlos en los puestos que ocuparán los asistentes a sus eventos. Así se fomenta el espíritu patriótico y se logra que las personas conozcan y, en muchos casos, se aprendan la letra.
BANDERAS El 28 de octubre de 1813, Simón Bolívar adoptó como bandera de Venezuela la misma que Francisco Miranda había enarbolado el 12 de marzo de 1806 y fue la insignia de la primera república venezolana. Esta bandera, concebida por Miranda con base en los colores del escudo de Colón, fue desde entonces el emblema de los ejércitos de Venezuela y, más tarde, de Colombia. El pabellón, bandera o estandarte de la República de Colombia se compone de los tres colores — amarillo, azul y rojo — distribuidos en tres franjas horizontales, de las cuales el amarillo, colocado en la parte superior, tendrá un ancho igual a la mitad de la bandera y los otros dos en franjas iguales a la cuarta parte del total, debiendo ir el azul en el centro. La Bandera Mercante de Colombia llevará en el centro un escudo de forma ovalada en campo azul, circuido en una zona de terciopelo rojo y con una estrella blanca de ocho rayas en el centro.
6
Decreto Ejecutivo 1963 de 1946.
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Esta es la bandera que se iza en los barcos de la marina colombiana y en las legaciones y consulados acreditados en el exterior.
Casos prácticos
El orden de colocación de las banderas es igual al orden de precedencia de las personas en una mesa. Por eso, cuando se ice un grupo de pabellones, el nacional deberá quedar en el centro. El orden para los demás será el alfabético de los nombres en castellano de los diferentes países. El segundo pabellón se coloca a la derecha del que está en el centro, el tercero a la izquierda y así sucesivamente.
Datos claves
Las banderas se ubican a la derecha de quien preside el acto. Cuando se izan banderas, la de mayor rango le corresponde al personaje principal.
Todas las banderas van al mismo nivel (ninguna sobresale). Deben colocarse a mayor altura de quien preside o en un estrado.
Cuando el pabellón nacional se ice junto a otro, únicamente, éste deberá quedar a la derecha de quien preside.
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Nunca las banderas deben tocar el suelo (son un símbolo) y solo llevan el escudo de Colombia aquellas que están en el despacho del Presidente de la República y en las guarniciones militares.
BANDERAS EXTERIORES Las banderas al aire libre (en edificios públicos) deben izarse a partir de las siete horas y arriarse a las 18 horas como hora límite. La ley 198 de julio 17 de 1995 especifica más detalles al respecto. Al izar los pabellones a campo abierto, el de Colombia se iza en primer lugar y a los acordes del himno nacional. Las demás banderas se izan — todas — inmediatamente y a los acordes de una fanfarria. También se da el caso de izar todos los pabellones a la vez, interpretando el Himno Nacional. Siempre se debe arriar de último el pabellón de Colombia.
Tamaños Existen banderas para ser utilizadas en exteriores y en recinto cerrado (sobre el piso, en mesas o escritorios). El tamaño de cualquiera de ellas debe estar basado en las proporciones del gráfico de la presente página.
Nunca Existe la costumbre de utilizar la bandera en forma indebida. Aquí reseñamos algunas de esas formas para ser corregidas.
Con la bandera de Colombia no deben hacerse pliegues (siempre debe colocarse en asta y ondeando). Ni en uniformes deportivos o marcas de productos.
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Solo podrá usarse para cubrir placas cuando quien la descubre es el Presidente de Colombia. Tampoco debe utilizarse la bandera como mantel para las mesas principales y mucho menos colocar una bandera sobre otra. Los muros no deben ser los sitios para colocar o pegar las banderas. Las banderas — cuando estén inservibles — no deben botarse, pues como símbolo que son, requieren un tratamiento diferente. Por consiguiente se incineran.
Siempre Solo los militares deben utilizar el asta de las banderas en moharra (punta de lanza). Las demás personas o instituciones deben usar astas que terminen de manera plana o en esfera.
A media asta Esta decisión con la bandera de Colombia solo puede ser dada por el Presidente de la República o el Ministro de Defensa; en los Departamentos, por el Gobernador y en los Municipios por el Alcalde con la bandera de su jurisdicción.
Otros casos La bandera de Colombia se pone sobre el pecho como banda presidencial y esa es la mayor investidura del símbolo. Cuando alguien fallece y ha prestado servicios distinguidos a la patria, igualmente el Ministro de Defensa lo promulga mediante resolución y se cubre el ataúd con la bandera así: El pabellón en forma longitudinal, la franja amarilla queda a todo lo largo del lado derecho y la costura del amarillo y el azul queda en todo el centro.
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Así mismo cuando se va a condecorar a una institución, empresa o entidad (por proyección, beneficios o conmemoración especial) se hace a la bandera como símbolo que representa a todas las personas que pertenecen a tal institución.
ESCUDO Este otro símbolo puede ponerse en monumentos, en templos, en panteones, en escuelas y en la papelería oficial del gobierno, cumpliendo normas de severidad, seriedad y respeto. Debe recordarse que su uso no está permitido en las banderas, con las excepciones ya mencionadas antes.
Hacerlo bien no es una opción, es una obligación.
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INVITACIONES Se invita a la casa al amigo, a la persona que está en el mundo de los afectos y de la amistad.
DEFINICIÓN Siguiendo con el método utilizado desde el principio, nuevamente se comienza por definir el concepto, para luego entrar en detalle. Las invitaciones son manifestaciones de hospitalidad, amabilidad y amistad. Como tal, la persona que recibe una invitación debe agradecer y aceptar o declinar. Así mismo es válido resaltar que las invitaciones pueden ser tanto verbales (personalmente o por teléfono), como escritas (éstas se consideran formales eminentemente).
CONTENIDO Como mínimo, toda tarjeta de invitación debe contener los siguientes elementos:
Cargo, nombres y apellidos de la persona anfitriona (quien además no firma las invitaciones). El carácter del acontecimiento (conferencia, coctel, comida). En honor de quién o con motivo de qué. La hora de iniciación. La duración (cuando hay acto social). El tipo de traje. Las iniciales R.S.V.P. ( repondez s’il vous plait ). Debe recordarse que el francés es el idioma oficial de protocolo. Si no se quieren utilizar las iniciales anteriores, se puede escribir: confirme su asistencia al teléfono… El sitio.
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El día. Logotipo y escudo si existen, pueden ir repujados.
PARA TENER EN CUENTA Nunca es recomendable utilizar abreviaturas en las tarjetas. El sobre de las tarjetas de invitación, debe ser preferiblemente marcado a mano, con tinta elegante y no mediante adhesivos impresos por computador. Si se utilizan tarjetas preimpresas, los espacios en blanco de las mismas deben llenarse a mano. Y dichos espacios no deben tener línea horizontal en forma de renglón. Toda tarjeta debe llegarle al invitado con quince días de anticipación. Cuando no exista nomenclatura porque el sitio donde se va a realizar la actividad es rural o urbano y muy alejado, es conveniente anexas un plano que indique de manera clara los puntos referentes para llegar al sitio. Se envían dos tarjetas cuando quien ocupa un cargo es una mujer y está casada. Una para ella y otra para el esposo; o se envía una sola cuando el acto es social únicamente y se remite al esposo, aunque la persona que ostente el cargo sea ella. Al elaborar los sobres y antes de colocarle título al invitado, es preciso leer y reflexionar acerca del siguiente artículo.
Los abusos del doctor. El título de Doctor se aplica en las universidades que conceden este título como último grado a los estudiosos que hacen una especialización profunda en su profesión. En otras ocasiones se honra a personas eminente con el doctorado ―Honoris causa‖ como un reconocimiento
honorífico.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 28 Javier Álvarez Lozano Por acá tenemos la singular costumbre de llamar ―doctor‖ a toda persona
que haya realizado estudios en alguna universidad o instituto de enseñanza superior, y se ha llegado a establecer una cierta diferencia entre ―doctores‖ y ―dones‖, con men oscabo de hombres de trabajo que se desempeñan en actividades vitales para la sociedad. Queremos expresar el anhelo de que se llame a los profesionales anteponiendo al nombre el título que sí han recibido y que el título de Don sea tan apreciado como lo fue en épocas pasadas 7.
El último aspecto a considerar es el relativo a las invitaciones que se cursan a las personas que van a:
presidir la reunión, intervenir con un discurso, recibir un homenaje.
A todas ellas se les debe elaborar una carta por parte del anfitrión, indicándoles en términos generales, las características, el tipo de asistentes, el orden a desarrollar y cualquier otro aspecto de posible interés. De este modo, ni invitado, ni anfitrión se llevarán sorpresas por desconocer la labor a desempeñar. No sobra en ningún caso, una vez se conozca que se recibió la comunicación por parte del invitado, llamarlo para ultimar o precisar detalles.
Las cosas que se hacen deprisa se sienten despacio. 7
Coloquios de J.M. – El Mundo, Octubre de 1963
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 29 Javier Álvarez Lozano
ANFITRIONES, INVITADOS Y VISITANTES Anfitrión es el que convida con esplendores.
Este tema del ceremonial y el protocolo, además de los considerandos anteriores, necesita de dos tipos de personas: el anfitrión y los invitados. Para que el uno existe, necesariamente se requiere del otro. Por consiguiente conviene reseñar someramente los deberes que tiene cada persona cuando desempeña uno u otro papel, pues es claro que estaremos en uno de los dos roles.
ES NECESARIO QUE EL ANFITRIÓN PUEDA
Estar vestido de acuerdo a la ocasión. Llegar primero que los invitados al sitio donde se va a realizar el evento. Saludar a todos los invitados, sea en la línea de recepción o durante el transcurso de la actividad social de la ceremonia. Presentar y relacionar a los invitados. Permanecer en la reunión hasta que ésta termine. Controlar el consumo de licor directamente o asignando una persona de entera confianza para que lleve a cabo esa labor. Consecuentemente, dar la orden para disminuir paulatinamente el licor (siempre debe tenerse una hora para iniciar y otra para concluir). Consumir licor pero con moderación. Supervisar que todos los invitados estén bien atendidos. No invitar a aquellas que sabemos han roto su amistad y un posible encuentro puede generar inconvenientes. Aislar prudentemente a los ebrios.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 30 Javier Álvarez Lozano
En síntesis, un anfitrión busca al invitar: buena compañía, buena conversación, buen licor, buena comida y un ambiente discreto.
NO OLVIDE Para el normal y buen desarrollo de toda ceremonia es fundamental que el invitado reúna y cumpla los siguientes requisitos:
Una vez se recibe la invitación, es prioritario responder de manera telefónica si se asiste o si se declina la invitación. Igualmente, debe enviarse un mensaje de felicitación si el motivo se amerita. Dicho mensaje debe llegar con anterioridad, y si es del caso el anfitrión lo hace leer por parte del presentador, si existe un espacio protocolario que lo permita. Si los invitados son puntuales, ganarán todos: el anfitrión que puede iniciar a la hora fijada, los invitados que no requerirán esperar y desesperar… Sin embargo, a pesar de lo benéfico que resulta estar puntualmente, muchas personas llegan tarde, por cualquier motivo, menos por cortesía. Ante ese hecho el protocolo indica que para actos protocolarios se espera quince minutos y en los actos sociales veinte. Finalizado este tiempo de tolerancia se debe iniciar por amabilidad y respeto. El invitado tampoco debe excederse ni en el licor, ni en la comida ni en alabar exageradamente al anfitrión. Recordar que el anfitrión se saluda, se le agradece y se conversa con él durante un tiempo determinado. Monopolizarlo es un hecho de mal gusto porque él debe estar con las demás personas y las demás personas igualmente querrán intercambiar y dialogar con él. Y por último, pero no menos importante, estar adecuadamente vestidos, ser siempre prudentes y por consiguiente no pedir lo que no se está ofreciendo.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 31 Javier Álvarez Lozano
QUIEN LLEGA Otro aspecto no menos importante es el referido a la forma de atender a los visitantes que vienen de otras ciudades. A continuación se hacen unas precisas y cortas recomendaciones:
Lo ideal es recibir al visitante en el sitio de llegada, sea terminal aéreo o terrestre. Este aspecto es más obligatorio si es la primera vez que el visitante llega a la ciudad. Se debe reservar el alojamiento del invitado en el hotel seleccionado y el día anterior llamar para recomendar al huésped. Si es una dama o el visitante viene con su esposa, no olvidar un ramo de flores en la habitación o a la llegada (terminal terrestre o aéreo). Si a la persona se le cancelará parte o la totalidad del alojamiento y la alimentación, se debe elaborar una carta tanto para el huésped como para el hotel, en la cual se especifique este aspecto. Es básico indagar el objeto de la visita para poder organizar una agenda acorde con los objetivos previstos. Disponer de los datos relevantes del visitante, con el propósito de utilizarlos de manera precisa en presentaciones o actividades similares. Conocer los intereses especiales además de los relaciones específicamente con el trabajo. Lo anterior con el propósito de hacer la estadía más productiva. Al momento de recibir al visitante, entregarle el programa a desarrollar, para que se pueda acomodar o ajustar el desarrollo del mismo a las necesidades, tiempo y demás aspectos. Un folleto o plegable de la ciudad con datos de interés, es igualmente, oportuno para el visitante. Sin embargo, la información vasca debe remitírsele antes de que él se disponga a viajar a nuestra ciudad, para que así pueda organizar mejor todo lo referente a su desplazamiento. Todas las citas se deben solicitar con anterioridad. No importa que la persona objeto de la entrevista no lo acostumbre. Ello permite utilizar el tiempo al máximo y no tener que esperar por situaciones no previstas.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 32 Javier Álvarez Lozano
Tanto para las actividades de trabajo como para las turísticas y las sociales, se le debe asignar un acompañante al visitante. Un tiempo prudencial (en horas) es aconsejable para entregarle un obsequio. Y los obsequios deben ser prácticos, recordables y fáciles de acomodar en el maletín de viaje. Si el visitante tiene información básica importante y de proyección para ser divulgada a través de medios de información, se le puede programar una conferencia de prensa (un solo tema) o una rueda de prensa (varios temas). Si el encuentro con los medios de información es difundido, una vez esto sea registrado, se le pueden enviar a su lugar de residencia, los registros correspondientes.
De lo que nunca se hizo, nadie escribió un libro.
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ACTOS SOCIALES Muchas veces por no saber comportarse en un acto social se pierde una amistad, un empleo o un ascenso. De manera casi habitual, cuando se lleva a cabo un acto protocolario, al final del mismo se realiza una actividad social. O incluso hay actos sociales que de manera autónoma son protocolarios (banquetes, cenas). Al tomar en cuenta lo anterior, cabe mencionar algunos aspectos para lograr un resultado eficaz.
CENAS Y BANQUETES La cena (del latín cena: comida que se toma por la noche), puede diferenciarse del banquete (comida esplendida para muchos invitados), en los siguientes aspectos:
La primera es para un menor número de personas (menos de cien), mientras el banquete involucra un número mucho mayor. Y además este último se lleva a cabo más entrada la noche, porque la cena puede hacerse entre las 19 y las 21 horas. Ambos actos sociales son de carácter formal y por consiguiente debe hacerse una invitación, preferiblemente escrita. Los planos de mesa y las tarjetas de brazo pueden utilizarse para obtener orden en este tipo de acontecimientos, donde todo debe desarrollarse de la manera más adecuada y sin tropiezos. Al invitar a este tipo de actos sociales, el anfitrión debe escoger un menú que no atente contra los invitados. - Alimentos fáciles de consumir. Digeribles por cualquier organismo. El disponer en la mesa el menú para cada comensal, es un elemento puntual importante.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 34 Javier Álvarez Lozano
Se hace la salvedad aquí que una ampliación sobre el comportamiento en los actos sociales, puede consultarse en la bibliografía reseñada que se re recomienda al final. No obstante, recuerde o sepa que:
Solo se empieza a comer una vez que el anfitrión ha iniciado (costumbre proveniente de los Borgia). Si en la mesa hay hasta diez personas, se espera hasta que todos se hayan servido e inmediatamente se comienza… pero si la mesa es de más de diez personas, sólo es necesario esperar que le sirvan a los comensales que se tienen a izquierda y derecha de uno. No se debe comer demasiado rápido o demasiado lento. El punto ideal es tratar de hacerlo a la par con los demás. Cualquier duda que tenga sobre la forma de comportarse o utilizar los cubiertos, lo mejor es ver cómo lo hace el anfitrión.
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Es adecuado retirarse un tiempo después de terminada la cena o el acto social. Lo aconsejable es entre los 30 y los 45 minutos. Sin embargo, es el invitado de honor quien debe retirarse en primer lugar, para luego, de manera escalonada hacerlo las demás personas.
BRINDIS Tanto si se hace un brindis como si se va a entregar una condecoración, el momento preciso para ello es después de haber servido el plato principal y antes de los postres. Pero, además de hacerse en un momento determinado, el brindis:
Debe hacerlo el anfitrión y no un voluntario. Debe hacerlo desde el puesto que tiene como anfitrión y no desplazarse a ningún lugar. Lo hace la persona de pie. Es escuchado por el homenajeado y por los asistentes, sin pararse. Si se hace en honor de una persona específica, esa persona, una vez finaliza el anfitrión, se levanta igualmente desde su puesto y agradece.
A propósito, Dalí estaba en un banquete que se daba en su honor y cuando le llegó el turno de hablar, se paró y dijo: para dar una prueba de lo corto que debe ser el discurso de un hombre inteligente, me vuelvo a sentar 8.
COCTEL La palabra cock-tail viene del inglés (cola de gallo), por la variedad cromática que suelen adquirir las mixturas que originaron su nombre. La Academia Española define coctel como ―bebida compuesta de una mezcla de licores a la que le añaden por lo general otros ingredientes‖. P ero 8
Revista Positiva.
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también define un coctel como ―reunión o fiesta donde se toman estas bebidas, generalmente por la tarde‖.
Por consiguiente, para agasajar a una o varias personas, existe una reunión llamada ―coctel‖ en la que se facilita atender a un mayor número de
personas. En esta clase de reunión, se pasan bebidas alcohólicas acompañadas de pasabocas. Y se calcula que es necesario un mesero por cada diez invitados. La duración de un coctel tiene un tiempo determinado. Lo más usado son dos horas, por eso es aconsejable escribir en la tarjeta a qué horas comienza y a qué horas concluye. Durante este tiempo se puede llegar, permanecer y retirarse.
Bufé La Real Academia de la Lengua acepta el vocablo bufé, del francés buffet. Es sustantivo masculino. Comida por lo general nocturna compuesta de platos calientes y fríos con que se cubre de una vez la mesa. Para mayor organización en un bufé, es conveniente tener en cuenta que:
Los personajes o personaje principal abren el bufé al ser los primeros en la fila. Sin embargo, él y el grupo que lo acompaña pueden evitar hacer fila y que uno de los meseros les sirva en la mesa. Para ello, se puede colocar un aviso de reservado con el fin de que no se ocupe dicho sitio. Mayor agilidad se puede lograr organizando dos filas para que los invitados puedan circular más rápidamente. Obviamente es necesario que todos encuentren el mismo menú.
Además del menú, sólo deben estar colocados los platos. Y tanto los cubiertos como las servilletas deben estar en las mesas de los comensales o en último caso colocar éstos al final. Otra indicación es que el comensal solo lleva un plato a la vez u se dirige a la mesa. Una vez acabe vuelve a hacer la fila para el siguiente plato. Sin embargo, esto muchas veces no es práctico ni funcional.
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En todo caso sí es de elemental educación, sólo servirse el plato propio y no el de nadie más, excepto que existan personas con limitación física. Tampoco debe olvidarse que es mejor servirse poco y luego repetir y no servirse en exceso para dejar gran cantidad de comida.
No se puede tratar con las cosas más serias de este mundo, a menos que uno comprenda las más divertidas.
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CONDECORACIONES El 18 de septiembre de 1819 fueron condecorados con una Cruz en el pecho y la palabra de Boyacá, Simón Bolívar, los generales y sus tropas. Las condecoraciones son todas aquellas distinciones concedidas por un gobierno, una institución o una empresa, para premiar el mérito de una persona o entidad. Para hacerle una distinción honorifica a una persona (diplomático o ciudadano), por el buen desempeño de su labor o por un acto sobresaliente, existen las condecoraciones que también pueden serle conferidas a una colectividad.
CEREMONIA Toda condecoración, si se quiere darle carácter solemne, debe seguir unos pasos que se resumen a continuación:
Quien va a ser condecorado, se ubica al lado izquierdo quien condecora. Interviene la persona que impone la condecoración (situación en que la persona de mayor rango habla en primer lugar). Se impone la condecoración. Interviene quien la recibe (si son varias las personas condecoradas, solo habla una de ellas en representación de todas). Los invitados — respetando el orden de precedencia — pasan a saludar y felicitar al homenajeado. Se finaliza la ceremonia con una copa de champaña.
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CLASIFICACIÓN De manera general, se indican algunos aspectos de las diferentes condecoraciones que existen en el país:
La orden de Boyacá es la más antigua y posterior a esta se han creado otras como las militares, las industriales, las culturales y las civiles. La condecoración ―Orden de Boyacá‖ tiene seis grados
Gran Cruz Extraordinaria. Gran Cruz De Plata. Comendador. Oficial. Caballero.
La Orden Nacional de San Carlos, se concede a colombianos y extranjeros, civiles o militares que hubiesen prestado servicios sobresalientes a la nación, sobre todo en el campo de las relaciones internacionales. Los grados de esta orden son: -
Gran Collar, Gran Cruz con Placa de Oro, Gran Cruz, Gran Oficial, Comendador, Oficial y Caballero.
Otras condecoraciones son:
Orden del Mérito Militar Antonio Nariño. Orden del Mérito General José María Córdova. Orden Nacional Almirante Padilla. Orden del Mérito Aeronáutico Antonio Ricaurte. Orden de Estrella de la Policía.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 40 Javier Álvarez Lozano
SEPA QUE…
La Orden de Boyacá tiene para los colombianos prelación sobre cualquier otra condecoración nacional o extranjera. Por lo general, las condecoraciones se llevan sobre el lado izquierdo pero algunas van sobre la cintura (placa Gran oficial). Las condecoraciones se usan según las circunstancias: insignias de tamaño original, en miniatura, en botón o cinta. Los civiles usan las condecoraciones con corbata blanca. Los demás trajes de gala (corbata negra, sacoleva) solo permiten utilizar en el ojal de la solapa del lado izquierdo, un botón o roseta con los colores de la orden. Cuando son muchas las condecoraciones que posee una persona, existen las miniaturas, las cuales se usan con corbata blanca y al lado izquierdo igualmente. El protocolo de la Casa de Nariño no permite a los presidentes imponer condecoraciones ajenas a las que concede el gobierno. Si la condecoración es concedida por un gobierno extranjero, la comunicación de otorgamiento se hará por conducto del Ministerio de Relaciones Exteriores. Si es nacional, el conducto es la Secretaría Privada de la Presidencia de la República.
Hay que ser eficientes pero también flexibles.
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TRAJES La elegancia consiste en estar vestido con buen gusto y pasar desapercibido.
Muchos siglos han transcurrido desde que el ser humano comenzó a vestirse con pieles tratando de imitar a los animales. Por eso la ropa sirve desde siempre para expresar una actitud ante la vida: poder, rebeldía, seguidor de la moda e innovador, entre otras muchas consideraciones. En las ceremonias protocolarias igualmente, el vestido juega un papel importante por no decir clave. Por consiguiente es bueno entrar a especificar los trajes de etiqueta masculinos. El primer de ellos es el de corbata blanca como vestido de máxima elegancia nocturna. Antiguamente se usaba en el día pero con chaleco negro. Es el único traje con el cual un civil usa condecoraciones (en las tarjetas de invitación se hace referencia específica) Es costumbre por consiguiente en las invitaciones, anotar la clase traje que se debe usar, para lo cual existe un convencionalismo: Corbata blanca = Frac Corbata negra = Smoking Los demás trajes: sacoleva y traje de calle formal, se anotan por su nombre. No se indica ni el traje de la mujer ni el de los militares y por eso se enuncia cuáles son sus equivalentes al detallarlos más adelante.
CORBATA BLANCA Se usa en las ceremonias que siguen aún banquete. Las características de este vestido son:
camisa blanca. pantalón negro con galón brillante.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 42 Javier Álvarez Lozano
chaqueta negra corta adelante y larga atrás. solapas de seda. zapatos de charol sin plataforma. pajarita blanca. chaleco negro. cubilete negro. tirantas blancas.
A este traje, que es el vestido para la máxima ceremonia nocturna, corresponde el uniforme número uno de ceremonias y condecoraciones de las fuerzas armadas. La mujer utiliza vestido largo de cualquier color.
SACOLEVA Vestido también conocido como chaqué e identificado como la máxima gala del día. Corresponde al uniforme número dos de ceremonias para las fuerzas armadas. Se usa para ceremonias diurnas. Este tipo de vestido es así:
pantalón rayado. camisa blanca. chaqueta negra larga atrás. corbata o moño gris en cualquier tono (plastrón). tirantas negras. zapatos negros.
Además con este vestido se pueden recibir las condecoraciones.
CORBATA NEGRA Se usa para eventos formales en la noche. Es el segundo traje nocturno de gala. Las damas pueden usar traje largo o corto y corresponde al uniforme número dos de las fuerzas armadas. Este vestido se describe así:
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pantalón negro con galón de seda. camisa blanca. chaqueta negra con solapa redonda forrada en seda. pajarita negra. banda, faja o fajín negro o del mismo color que la pajarita. chaleco. tirantas y zapatas negros.
SMOKING TROPICAL Se diferencia del anterior en que la chaqueta es de color blanco. Los demás elementos son iguales. Su uso es, entre otros, para ciudades de clima caliente. La mujer sigue utilizando vestido largo o de moda pero siempre elegante.
TRAJE DE CALLE Para toda invitación protocolaria, por sencilla que sea, el hombre debe asistir con traje oscuro, ojalá distinto al que ha usado durante el día en el trabajo. En algunas horas del día es posible asistir con traje claro (saco y pantalón del mismo color). Algunas situaciones permiten utilizar el blazer (originalmente chaqueta azul oscura cruzada con seis botones dorados), pero no es usual para actos protocolarios.
TRAJE TÍPICO DEL PAÍS En muchos actos solemnes, los diplomáticos usan el traje típico de su país, elevándolo a la categoría de máxima gala. Por eso se ve en reuniones, a embajadores con esta indumentaria que suple perfectamente la corbata blanca o negra ya mencionadas.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 44 Javier Álvarez Lozano
ES MEJOR RECORDAR QUE…
…Cuellos y puños en la camisa son definitivos para lucir bien.
…Al estar de pie, se debe dejar cerrado el botón superior del saco y
nunca se cierra el botón inferior. …La magia de un buen vestido está en saber combinar el traje, camisa, corbata y zapatos. …Un vestido es un traje completo. Por eso lleve siempre el saco puesto. …El pañuelo en el bolsillo exterior debe jugar con la tonalidad de la corbata y de la camisa. …Las medias deben ser tono a tono con el pantalón y los zapatos. Nunca deben ser más claras. …La correa debe ser del mismo tono del color de los zapatos. …La corbata debe caer hasta un punto inmediatamente debajo de la hebilla del cinturón.
Los hombres no deben ser demasiado meticulosos, sino que se encontrarán en el término medio, el perfecto equilibrio de la presentación personal. Cuando alguien exagera o descuida la apariencia física siempre termina distrayendo el objetivo propuesto.
El aprendizaje es un proceso de reflexión.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 45 Javier Álvarez Lozano
CLASES DE PROTOCOLOS ―Las ceremonias son expresión de una necesidad social.‖
Miguel Ángel Trespidi.
Al principio de este manual se mencionaron las clases de protocolos, las cuales se van a especificar aquí:
Protocolo Notarial. Protocolo Gubernamental. Protocolo Internacional o Diplomático. Protocolo Religioso. Protocolo Deportivo. Protocolo Militar. Protocolo Social.
PROTOCOLO NOTARIAL Este tipo de protocolo sólo se indica para hacer constatar que existe dentro del tema, porque su aplicación no corresponde propiamente al objeto de este escrito.
PROTOCOLO GUBERNAMENTAL En Colombia, el decreto 770 de 1982, detalla cada uno de los diferentes aspectos que tienen relación con el protocolo de gobierno. En él se hace referencia clara, entre otros, a las siguientes actividades:
Ceremonias protocolarias de carácter permanente
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 46 Javier Álvarez Lozano
Te Deum. Presentación de credenciales. Recepción a las misiones especiales. Efemérides nacionales.
De carácter especial
Visita al país de un jefe de estado. Recepción en el aeropuerto. Obsequios y atenciones especiales. Despedida en el aeropuerto. Imposición de condecoraciones. Toma de posesión de cargos. Instalación de congresos o comités. Firma de documentos especiales. Inauguraciones. Audiencias. Ofrenda florales.
Actos Sociales
Banquetes. Almuerzos. Comidas. Precedencias. Recepciones (cocteles).
Normas generales de protocolo
Precedencias (páginas 13 - 18) Precedencia de los puestos en los actos y ceremonias oficiales. Precedencia entre autoridades civiles, militares y eclesiásticas. Orden de precedencia de los representantes diplomáticos y extranjeros. Uso de los trajes y su equivalencia con uniformes. Ceremonias oficiales. Visitas protocolarias. Normas generales para invitaciones.
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Tratamientos especiales. Condolencias y ceremonias fúnebres. Viajes por vía terrestre. Viajes por vía aérea.
Como puede apreciarse al leer los diferentes temas, el decreto precisa de manera clara todas las actividades propias del protocolo. En consecuencia, por extensión, sirve para aplicarlo con una cierta lógica a los actos que día a día se llevan a cabo sin temor a equivocarnos.
PROTOCOLO INTERNACIONAL O DIPLOMÁTICO En la diplomacia, la palabra protocolo posee varias acepciones:
Documento que registra las resoluciones de una conferencia. Asignar acuerdos de mayor o menor importancia. Sinónimo de acta en los casos de cambios o rectificaciones. Formas o detalles que deben observarse en la correspondencia oficial de un ministerio de relaciones exteriores y en general, en todos los documentos, tratados, convenios y cartas credenciales. 9
La obra ―Historia de la Diplomacia‖ , indica que la forma más antigua de
las relaciones internacionales fue el proxeno o sea la hospitalidad. El proxeno existía entre las diversas personas, familias y también entre estados. En Atenas, Esparta y Corinto, los embajadores eran elegidos por la asamblea del pueblo entre las personas respetables, no menores de cincuenta años. El número de miembros de la embajada, no se fijaba por la ley en la antigüedad. Todos los embajadores eran considerados iguales en derecho. Sólo un tiempo después se estableció la costumbre de elegir un embajador especial: ARCHIANCIANO.
9
V.P. Potemkin (S.PI.)
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 48 Javier Álvarez Lozano
Cuando el embajador partía hacia otro país, se le entregaban cartas de recomendación (simbólicas), para los proxenos. El objetivo de la embajada se escribía en las instrucciones que los ancianos entregaban al nuevo embajador en una credencial compuesta de dos hojas juntas (diploma), de donde proviene la palabra diplomacia. La diplomacia actual se difundió ampliamente desde el siglo XVI y se limitó a una clase de agentes: los embajadores. Estos representaban a la persona del soberano en el más alto grado. En un sentido estricto, estos agentes fueron el comienzo de las misiones permanentes consagradas por la paz de Westfalia en 1648.
Categorías Para evitar inconvenientes a nivel diplomático, el acta de Viena y el protocolo que se firmó en la sesión del congreso de Aquisgrán en 1818, las categorías de los agentes diplomáticos son las siguientes:
Embajadores, legados, nuncios. Ministros plenipotenciarios e internuncios. Ministros residentes. Encargados de negocios.
El cuerpo diplomático es el conjunto de representaciones extranjeras acreditadas de manera permanente ante un gobierno. Por razones de protocolo, el cuerpo diplomático goza de distinciones especiales y privilegios en los diferentes países del mundo. Las funciones de los diplomáticos se establecieron al principio por costumbre, pero luego fueron reglamentadas por acuerdos internacionales. En el tema de precedencias (página 13), se puede observar el lugar (puesto número siete), que ocupan los embajadores de otros países en el nuestro. Y los embajadores colombianos ocupan el puesto 19 si en la ceremonia hay diplomáticos o personalidades extranjeras. Cuando a un acto protocolario asiste un grupo de embajadores, se rinden los respectivos honores ubicando al decano del cuerpo diplomático en lugar
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destacado (mesa principal). A los demás embajadores se les puede ubicar entre las personalidades invitadas, en sitio especial y congregados, no dispersos. Para ubicar otro tipo de precedencias entre los diplomáticos y en caso de no asistir el decano de los embajadores, se maneja la antigüedad. Dicha antigüedad hace referencia al día y hora en que presentó credenciales ante el presidente de la república cada embajador. Por tanto tiene la precedencia quien lleva más tiempo como representante de su país ante el nuestro. Cuando hay ceremonia con embajadores, e ministro que va seguidamente del Presidente de la República es el de Relaciones Exteriores. En los demás casos quien lo hace es el del Interior.
Cónsules No son parte del cuerpo diplomático como tal. Son agentes comerciales, a veces personas del mismo país que hacen su labor ad honorem. En algunas embajadas el consulado tiene su sede allí. La precedencia de los cónsules en su acto protocolario, está ubicada antes de los gremios económicos del país. Al igual que entre los diplomáticos, en cabeza del decano de los cónsules se le rinde honor a todos ellos, para los efectos protocolarios. Los cónsules llevan a cabo funciones de notariado y registro (nacimientos, escrituras, mercancía). La palabra cónsul tiene dos femeninos:
Cónsula para referirse a la señora del cónsul. Consulesa para quien ejerce el cargo.
PROTOCOLO RELIGIOSO Este protocolo al igual que los otros mencionados, tiene precedencias, tratamiento, símbolos e indumentarias entre otros aspectos. Y se diferencia
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del diplomático y del militar en que es más flexible y se adapta a las costumbres propias de cada región. En el libro Ceremonial de Obispos se encuentra detallado todo el conjunto de normas, ritos y ceremonias de la Iglesia Católica. También el libro Las grandes religiones10, menciona la historia, (ritos y símbolos) no sólo de la religión católica sino del hinduismo, el budismo, las religiones chinas, el hebreísmo y el islamismo. Las ceremonias litúrgicas que tienen un protocolo son:
Los sacramentos. Las bendiciones. La santa misa, entre otras.
La Iglesia Católica se divide en:
Suprema autoridad. Curia romana. Iglesia particular.
Precedencias y tratamiento La precedencia jerárquica y el tratamiento del protocolo religioso es:
10
Santidad: Santo Padre, Sumo Pontífice Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos. Hubo diez patriarcas entre la creación del mundo y el diluvio: Adán, Set y Jafet para mencionar a algunos. Actualmente existen cuatro patriarcas en el mundo: el de Jerusalén, el de Alejandría, el de Antioquía y el de Gua en la India. Cardenales: Eminencia, Eminentísimo Señor. Se les llama también Príncipes de la Iglesia Romana. Arzobispo: Su Excelencia, Señor Arzobispo. Normalmente tienen su sede en grandes ciudades. Obispos: Señor Obispo. Prefectos: designados para territorios de misión.
Francesca Brezzi. Colección Milenio. Editorial Norma. Santafé de Bogotá. 114 páginas.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 51 Javier Álvarez Lozano
Obispos auxiliares. Vicarios: - Episcopales. - Diocesanos. - Apostólicos. Sacerdotes: - Monseñores. - Protonotarios. - Canónigos: realizan oficios especiales en las catedrales. - Párrocos: manejan una parroquia o un conglomerado de fieles. Diáconos: quienes están en la última etapa de su formación religiosa. Religiosos. Laicos.
Indumentaria
El Papa utiliza el color blanco. Los cardenales el color rojo (sotana y faja en ceremonias religiosas). Tienen una cruz pectoral. Para ceremonias civiles utilizan sotana negra y faja roja. Los arzobispos el color morado. También utilizan faja y cruz pectoral.
Símbolos Como ya se ha destacado, los símbolos hacen parte fundamental del protocolo y el religioso no escapa a ello. Algunos son:
La mitra. El báculo. El solideo, La estola: sobre el cuello. La casulla: encima del alba. Capa Pluvial.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 52 Javier Álvarez Lozano
El tintinábulo es una especie de estandarte en oro que se ubica en las catedrales y como tal indica que en ese lugar reside un obispo.
Correspondencia
Bula: documento emanado por el Papa. Oficial: para los nombramientos eclesiásticos. Encíclicas: son cartas circulares del Papa, enviadas a los obispos para recordar a los fieles la posición de la Iglesia sobre temas de la actualidad. Peticiones Oficiales. Correspondencia Secreta: asuntos graves de la confesión.
Cuatro aspectos por recordar:
La autoridad civil en ceremonias religiosas tiene un lugar especial. La lectura de decretos y mensajes en una misa se lleva a cabo después de la comunión de los fieles y antes de la bendición que imparte el celebrante. Los funerales son en memoria de una persona. Las exequias se realizan con el cuerpo presente de la persona fallecida.
PROTOCOLO DEPORTIVO Entérese Este protocolo tiene ceremonias de Inauguración: de villa deportiva y de los juegos. Premiación. Clausura. Los primeros juegos deportivos se celebraron en el año 776 antes de Cristo en honor a Zeus, padre de los dioses.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 53 Javier Álvarez Lozano
En 1896, el barón Pierre de Coubertín, creó los juegos olímpicos modernos. Los primeros juegos se celebraron en Atenas. Los juegos modernos solo se han suspendido en tres ocasiones: en 1916, y de 1940 a 1944.
Son ceremonias protocolarias deportivas
El saque inicial (de honor) en un partido de fútbol. La entrega de banderines entre los capitanes de los equipos de fútbol. El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener (automovilismo). La llama olímpica.
El máximo rector del deporte es el Comité Olímpico Internacional (COI). Al referirse a campeonato se alude a un solo deporte. Cuando la competencia es de varias disciplinas se denomina juegos.
Símbolos Los siguientes son los que deben tenerse en cuenta en ceremonias deportivas:
Las banderas: del país anfitrión, de los países participantes y de los juegos. Los himnos de los países y los deportivos. Los heraldos
Por protocolo, las sedes se solicitan así:
En Colombia a Coldeportes. En otros países se hace el trámite partiendo de la ciudad (alcalde), del departamento (gobernador), el poder legislativo (congreso) y el ejecutivo (presidente de la república).
Procedencia en desfiles inaugurales
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 54 Javier Álvarez Lozano
Por considerar que este acto protocolario es de utilidad, se resume aquí el orden del mismo:
Recibimiento de autoridades y traslado a tarima o balcón. Presentación artística (coreografía o grupos folclóricos). Heraldo de los juegos. Banderas del país, de la ciudad sede, de la institución y de los juegos. Delegaciones: ingresa en primer lugar la delegación de la ciudad, el país o el sitio que fue sede la última vez (hace entrega simbólica de la sede al ingresar en ese orden). Luego en orden alfabético las demás delegaciones. Por último la delegación anfitriona. Cada delegación tiene el siguiente orden: - Heraldo de su ciudad o de su entidad. - Banderas - Deportistas (primero damas, luego caballeros). Autoridades de juzgamiento. Comité organizador. Fuego olímpico (simboliza la lucha por la perfección y la victoria). El deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de honor y lo deposita en el pebetero que debe permanecer encendido hasta que termine el certamen. Interpretación de los himnos. Izada de las banderas: de los países, de los juegos. Posteriormente las intervenciones y por último el juramento a los deportistas y a los jueces.
Ceremonia de clausura
Se hace general y no por deportes. El objetivo es hacer entrega de la nueva sede. Se debe arriar la bandera de los juegos y entregarla a las autoridades de la próxima sede. Se iza la bandera de la ciudad y del país de la próxima sede. Se interpretan los himnos respectivos. El fuego olímpico disminuye. Toque de cornetas
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 55 Javier Álvarez Lozano
Se van apagando las luces de manera escalonada y no abruptamente. Se consume el fuego olímpico De nuevo se encienden todas las luces.
PROTOCOLO O CEREMONIAL MILITAR Muchas personas se refieren indistintamente a los términos fuerzas militares y fuerzas armadas como si fueran los mismos, cuando en realidad el primero incluye únicamente al ejército, la armada nacional y la fuerza aérea. Por su parte, el concepto fuerzas armadas es para los ya mencionados y para la policía nacional (cuerpo armado de naturaleza civil). Es importante hacer una diferencia entre ejército y policía: el ejército tiene como objeto defender la constitución. La policía hace que las leyes se cumplan. Combate el delito. En cuanto al protocolo en el ceremonial militar, la dignidad va primero (en desfiles militares). Prima la antigüedad: en el nombramiento del cargo del arma que representa.
Precedencias El orden de precedencia de ellos es el siguiente:
Ejército. Armada. Fuerza Aérea. Policía Nacional.
Insignias Las insignias son las siguientes:
Barras. Laurel. Estrellas.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 56 Javier Álvarez Lozano
Soles.
Grados Los grados son:
Oficiales generales de insignia. Superiores. Subalternos. Suboficiales.
Edecanes La palabra viene del francés ―ayudante de campo‖. C omo tal, esta persona
es asistente de un oficial y tiene como labor ratificar el cargo, establecer los pasos ceremoniales. A través de él se transmiten las órdenes. Al presidente de la república se le asigna un edecán por cada una de las fuerzas militares y de policía.
Teoría es cuando se sabe todo pero nada funciona. Práctica es cuando todo funciona y nadie sabe por qué.
Lo que usted CREE QUE sabe acerca del ceremonial y el protocolo 57 Javier Álvarez Lozano
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