IT-AIG-RFI Rev0

 

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES   Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

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Instructivo para elaborar el Request for Information (RFI).

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº

Fecha

Descripción

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

0

22/04/10

Emisión

Jack Beraún Ing. de Oficina Técnica

Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica

César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

 

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I.

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Tabla Tabla de cont enido.

I.  Tabla de contenido. .............................................................................................................. ............................................................................................................................ ..............2  1.  Propósito................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ..........................3  2.  Alcance. .................................................... .................................................................................................................... .......................................................................................... ..........................3  3.  Documentoss de referencia............... Documento referencia............................................................................... ................................................................................................... ...................................3  4.  Definiciones. ....................................................... ....................................................................................................................... ................................................................................ ................3  5.  Desarrollo. ................................................ ................................................................................................................ .......................................................................................... .......................... 4  5.1  Validación del documento a emplearse por el proyecto: ............................................................... ............................................................... 4  5.1.1  Revisión del escenario contractual e identificar el orden de prelación de los documen documentos tos contractuales............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. 4  5.1.2  Compatibiliza Compatibilizarr y/o conciliar el escenario contractual, el marco legal ante la duplicidad y/o vacíos de información. .......................................................... ........................................................................................................................ ..................................................................... ..... 4  5.2  Procedimien Procedimiento to para generar el RFI: .................................................. ............................................................................................... ............................................. 4  5.2.1  Inicio: ................................................. ................................................................................................................. ......................................................................................... ......................... 4  5.2.2  Redactar la consulta:....................................................... .................................................................................................................. ........................................................... 4  5.2.3 dede la consulta: ................................................................................ .................................................................................................. .................................. 5.2.4  Envío Registro recepción................ del RFI en el log de archivos:................................................... ................................................................. .............. 44  5.2.5  Revisión y validación del contenido de la respuesta al RFI: ................................................... ...................................................... ... 4  5.2.6  Distribución de la respuesta al RFI a los interesados: .................................................. ............................................................... ............. 5  5.2.7  Formulación de nueva consulta: .................................................. ................................................................................................ .............................................. 5  5.3  Procedimien Procedimiento to para generar el RFI ante un subcontrato:................................................. .............................................................. ............. 5  5.3.1  Registro de recepción del RFI en el log de archivos:................................................... ................................................................. .............. 5  5.3.2  Revisión de la consulta indicada en el RFI: ...................................................... ............................................................................... ......................... 5  5.3.3  Revisión y validación del contenido de la respuesta al RFI: ................................................... ...................................................... ... 5  5.3.4  Distribución de la respuesta al RFI a los interesados: .................................................. ............................................................... ............. 6    5.3.5 Formulación de nueva consulta: .................................................. ................................................................................................ .............................................. 6  6.  Modo de aceptación aceptación:: ..................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................... ..... 6  7.  Responsabilidades Responsab ilidades Generales:.......................................... .......................................................................................................... ..................................................................6  8.  Anexo....................................................... ...................................................................................................................... ........................................................................................... ...........................6  8.1.  Diagrama de flujo del instructivo. .................................................... ................................................................................................... ............................................... 6  8.2.  Formatos. ....................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ................ 6 

 

8.2.1. 8.2.2.  8.2.3. 

 

Formato aplicable para contratista. ....... ............................................................... ..................................................................................... ............................. subcontratista. ........... ........................................................................... ........................................................................... ........... 6  Formato aplicable para ingeniería/gerencia de proyectos. ............ ........................................................ ............................................ 6 

 

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1. Propósito. Establecer la guía para la elaboración del Requerimiento de Información (RFI-Request for Information) en un proyecto. 2. Alcance. Este instructivo es aplicable en todas las oficinas técnicas de los proyectos de Cosapi S.A. para el desarrollo y seguimiento del requerimie requerimiento nto de información. 3. Docum Documentos entos  de referencia. PG-CAL-02 PG-AIG-CDR

Procedimient Procedimientoo para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Procedimien Procedimiento to para Codificación de Documentos y Registros.

4. Definici ones.   RFI-Request for information (RDI-Requerimiento de información):  información):   Es un documento de gestión, que es usado para realizar consultas y aclarar términos, especificaciones, esquemas; que pueden generar o no cambios al alcance o en un aspecto técnico del un proyecto.

•

  EDP:   Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un Proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente, Jefe de Obra, Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos.

•

  EP:  Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el Proyecto.

•

  GP:  Gerente de Proyecto.

•

•

  JAC:  Jefe Administrador de Contratos.   JOT:  Jefe de Oficina Técnica.

•

  JAOT: JAOT: Jefe  Jefe del Área de Oficina Técnica.

•

  JC:  Jefe de Calidad.

•

   AD:  Administrador de documentos.

•

  Log:  Listado de documentos para su seguimiento y control.

•

 

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5. Desarrol Desarrollo. lo. Para elaborar el documento se deberá considerar los siguientes aspectos: 5.1 Validaci Validación ón del document documento o a emplearse por el proyecto proyecto:: Para cumplir con el propósito de este instructivo, el formato será personalizado a las condiciones del proyecto por el JOT con el asesoramiento del JC y JAC, y será aprobado por el GP. la personalización personalización será de acuerdo a los rrequerimie equerimientos ntos de los documento documentoss del contrato. La revisión de los siguientes aspectos debe ser definidos entre Cosapi S.A. y el Cliente antes del inicio del proyecto: 5.1.1

Revisión del escenario contractual e identificar el orden de prelación de los documentos contractuales.

5.1.2

Compatibilizar Compatibili zar y/o conciliar el escenario contractual, el marco legal ante la duplicidad y/o falta de información.

En base a lo anterior, definir la aplicabilidad del documento documento RFI en el proyecto. 5.2 Procedimiento Proc edimiento para genera generarr el RFI: Descripción 5.2.1 Inicio: Inicio : Las consultas serán elaboradas de acuerdo a los escenarios definidos en el ítem 5.1. El JOT verificará la coherencia del requerimiento con las necesidadess del proyecto. necesidade Con el fin de elaborar el requerimiento de información (RFI) en forma clara, el solicitante debe preparar el conjunto de sustentos (si los hubiese) que hagan factible una respuesta aceptable para el requerimiento. 5.2.2 5.2 .2 Reda Redactar ctar la cons ulta: El ingeniero de oficina técnica redactará el texto de la consulta verificando la coherencia de la misma: Revisará la ortografía y gramática. Para un mejor entendimiento del requerimiento se utilizaran diagramas, diseños, planos, fotos, tabla de contenido contenido,, entre otros. 5.2.3 Envío de la cons ulta: 5.2.3 ult a: El documento será enviado a La Entidad mediante transmittal dirigido a su representante según contrato. 5.2.4 Registro de rece 5.2.4 recepció pció n del RFI en e ell log de archiv archivos: os: La respuesta al RFI estará enmarcada dentro de los plazos y metodologías establecidos en el contrato, en la reunión de apertura del proyecto (kick off meeting), acuerdo mediante acta de reunión o asiento en el cuaderno de obra, según sea el caso. 5.2.5 5.2 .5 Revisión y validaci validación ón del contenido de la respuesta al RFI RFI::

Responsable

JOT

JOT

AD

AD

JOT

 

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Descripción

Responsable

La respuesta al RFI será revisada y analizada en primera instancia por el JOT, quien verificará que la respuesta sea satisfactoria. Si la respuesta al RFI satisface la consulta, se dará la conformidad y será distribuida a los interesados del proyecto. Si la respuesta al RFI deriva en un cambio al alcance del proyecto, el JOT comunicará al GP y JAC para evaluar el impacto para su posterior gestión de cambio. 5.2.6 Distr 5.2.6 Distribuc ibuc ión de la respuesta al RFI a los int interesados: eresados: El documento validado será distribuido a los interesados mediante una copia controlada por el AD. 5.2.7 Reformulaci 5.2.7 Reformulación ón de cons ulta: Si la respuesta al RFI no es satisfactoria, el JOT formulará otro RFI haciendo referencia al RFI no satisfactorio, la consulta se reformulará lo mas explícito posible.

AD

JOT

5.3 Procedimiento Procedim iento para genera generarr el RF RFII a ante nte un sub subcont cont rato: Dentro de la gestión de un proyecto, existe la posibilidad de contemplar subcontratos específicos en miras a cumplir con el objetivo del proyecto. El siguiente proceso es una guía para el tratamiento del RFI realizado por el Subcontratista. Descripción 5.3.1 Registro de rece 5.3.1 recepció pció n del RFI en e ell log de archiv archivos: os: La recepción del RFI será registrada y archivada por el AD, la recepción será comunicada inmediatamente al JOT.

Responsable AD

5.3.2 5.3 .2 Revisión de la cons ulta ult a indi indicada cada en el R RFI: FI: La consultaa será revisadaenpor el JOT, evaluará corresponde o esta relacionado lo establecido el Subcontrato de Obrasio la Orden de Compra. Si la revisión de la consulta determina que es responsabilidad del cliente absolver la consulta, el JOT redactará o trasladará tr asladará el RFI según lo establecido en el ítem 5.2. Si la revisión de la consulta no consigna un cambio al alcance del subcontrato se notificará al JAC para evaluar si tiene otros impactos. 5.3.3 5.3 .3 Revisión y validaci validación ón del contenido de la respuesta al RFI RFI:: Si la respuesta al RFI deriva en un cambio al alcance del proyecto, el JOT comunicará al GP y JAC para evaluar el impacto para una posterior gestión de cambio, en este caso se coordinará con el subcontrato el aplazamiento de la respuesta a su RFI hasta validar la solicitud de cambio mediante una Notificación de Cambio al Contrato. Si la respuesta al RFI por parte del cliente no consigna un cambio al alcance del proyecto se notificará al JAC y al subcontratista para evaluar si tiene otros impactos.

JOT

JOT

 

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Descripción

Responsable

5.3.4 Distr 5.3.4 Distribuc ibuc ión de la respuesta al RFI a los int interesados: eresados: El documento validado será distribuido a los interesados mediante una copia controlada por el AD.

AD

5.3.5 Reformulaci 5.3.5 Reformulación ón de cons ulta: Si la respuesta al RFI no es satisfactoria, el JOT formulará otro RFI haciendo referencia al RFI no satisfactorio, la consulta se reformulará lo mas explícito posible.

JOT

6. Modo Modo d de e ace aceptaci ptación: ón: La ejecución de las actividades del presente instructivo deberá ajustarse a las necesidades del Proyecto. Se tomará el presente instructivo y sus correspondie correspondientes ntes diagramas y formatos como documentoss guía para el correcto desarrollo de los Proyectos. documento 7. Respon Responsabili sabilidades dades Genera Generales: les:  Ac ti vi  Acti vidad dad 1.- Aplicar el presente instructivo en su Proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito. 2.- Gestionar los recursos humanos, equipos y materiales necesarios para una adecuada gestión del RFI. 3.- Realizar seguimien seguimiento to y control del estado de los RFI 4.- Actualizar el presente instructivo y sus correspondi correspondientes entes formatos. 5.- Difundir y capacitar en la implement implementación ación del presente instructivo

8. Anexo. 8.1. Diagrama de flujo del instructivo. 8.2. Formatos. 8.2.1. Formato aplicable para contratista. 8.2.2. Formato aplicable para subcontratista. 8.2.3. Formato aplicable para ingeniería/g ingeniería/gerencia erencia de proyectos.

Respon Resp onsab sable le GP JOT JOT JAOT JAOT

 

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8.1.. Diagrama de fluj o del ins tructi 8.1 tru ctivo. vo.      L    E    D      O    P    I    U   O    T    Q    E   C    L   E    E   Y    O    D      R    O    P    R    B    M    E    I    M

   O    I    R    A    T    N    E    M    U    C    O    D    L    O    R    T    N    O    C

   Y      O    T   O    A   R    T    M    S    R   I    O   G    F   E    R   R    A   E    N   D    º    G    I    N    S    A  

   A    T    L    U    S    N    O    C    R    A    I    V    N    E  

   N     Ó    I    C    P    E    C   I    E   F    R   R    R   E    A   D    M    R    O    F    N    I

   G    O    L    L    E    N    E    R    A    R    T    S    I    G    E    R

   R    A    V    I    H   R    C   O    R   D    A   I    V    Y   R    R   E    A   S    E   N    N   E    A    C    S    E

   L    A    N    I    G    I    R    O    I    F    R    R    A    V    I    H    C    R    A

   1   3    F   -   F      I    F    I    F    R   -   R      G    I    G    I    A   -   A      T    I    T    I

   S    O    L    S    A    I    O    F   D    R   A    S    R   E    I    U   R    B   E    I    T    R   N    T   I    S    I    D

   N    I    F

   O    T    A    R    T    N    O    C    B    U    S

   A    D    A    R    T    N    E    E    D      O    T    N    E    M    U    C    O    D

   E   S    D   O    )    P    E   I    E    F   U    J    (    E   Q    J   E

   S    O    T    C    E    Y    O    R    P    N    E    )    I    F    R    (    N    I    C    A    A    M    T    R   S    O   I    F   T    A    N    I    R    E   T    N    D      O    O   C    T      N   E    T    E    I    N    M    E    I    I    R   L    E   C    U    Q    E    R   :    O    J    U    L    F    E    D    A    M    A    R    G    A    I    D

   R    O    D   A    A    R   R    T   B    S   O    I    N   E    D    I    M    D    A

   )    O    A    (

   D    E   A    D   D    I    )    E   R    S    F   U    J    (    E   G    J   E    S

   E   D

   O    D   A    )    T    E   D    I    C    C    F   L    J    (    A    E    E    J   C    Y    O    R    P    L    S    O    L    R   O    E    T   T    N    C    D    )    E    P    O    N    C   Y    C    O    (    O    I    E   R    J    C    D   P    E   E    C    F    E    E   D    J    R    I    D    E    E   A   A    D      D    )    N   C    I    T    O   E   I    C   N   O    I    P    F    J    I    E   F   C    E   (    U    J   O   T    Q    E    O    I

   í    S

     L   O   I    E   D    I    F    A   N   R    E    S    I    T   L    V   N   E    E   O   D    R   C

   R   A    A   T    L    Z    I    U    L   S    A   N    E   O    R   C

   C    I    N   S    N    I     Ó    I    O    C   T    E   A   A   )    D    P    T   C    T   R    E   R    S   N   A    F   I    E   N   O   (    J   I    C    M    D   E    A   D

   )    E    L    B    A    G    E    R    T    N    E    (    A    D    I    L    A    S    E    D      O    T    N    E    M    U    C    O    D

  o   s   e   c   o   r   p   r    i    t   e   p   e    R

   A    T   A   ?    S   L    A    E   E   T    U   C   L    P   A   U    S   F   S    E   I    S   N    R   T    O    A   A   C    L   S   ¿

   R  ,    A   O    C   J    I  .  .    N   P   C    A    U   G   J    M  :    O   L    C   A

   R    A    A    T    L   A   L    U   V   U    E   S    M    U    R   N   N    O    O    F    C

  o    N

   L    A    N    O    I    C    I    D    N    O    C

   E    D   A    )    E   R    O    F   B    J    (    E   O    J

   L    E   O    D   T    E   C    )    T   E    P    N   Y    G    E   O    (    R   R    E   P    G

   E    T    N    E    I    L    C

   I    F    R

   R   A    A   T    S    R   E    O   U    B   P    A   S    L   E    E   R

   I    F    R    E    R   D    A    A    I    T    V   S    N   E    E   U    P    S    E    R

    :    A    D    N    E    Y    E    L

   L   O    E   T    D   N    E    M    A   U    P    A   C    T    E   O    D

   D    A    D    I    V    I    T    C    A

   N    Ó  I   C    A    M    R    O    F    N  I   E    D    O    T    N    E  I   M  I   R    E    U    Q    E    R    E    D   O    S    E    C    O    R    P

 

   P    C    J   o    C    A    J  ,    T    O    J  .    l   o   a    t   c   e   s   e   r   y   a   o   r   r   p   e    l    d    i   e   s    d   n   s   o   o   c    i   e   p   d   o   r   e   p   u   s   p    t   o   a   n   l   e   e    i   e   r   m    t    i   r   n   e   e   u  ,   q   á   r   e   r   a   z   s   a   o   l    l   p   a   m   o   e    d   r   e   r   e   s   u   o   c   l   a   e   e   u    d   q    á   r   a   a   n   z   o    i    l   s   r   a   e   u   p    t   c   l   a   a   e   a   s   n  ,    á   a   r    í   u   a   g   n   g    i   a   s   n   e   u   d   s   s   e   l   o   a   l   e   m  ,   a   r   O   g   J   o   y    j   u    l    f    P    l    G   e   l   e   n   d   e   a   o   i   c    d   n   a   e   c   s    i    d   u   n   a    i   o   n    L   E   :   a    t   o    N

 

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DIAGRAMA DE FLUJO: REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO DE INFORMACI INFORMACI N (RFI) EN PROYECTOS CONTRATISTA-SUBCONTRATISTA MIEMBRO DEL EQUIPO DEL

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO ETAPA DEL DOCUMENTO

CL IENTE

GERENTE DEL PROYECTO

JEFE DE OBRA

(GP)

(JO)

JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS (ACP)

JEFE DE OFICINA TECNICA (JOT)

JEFE DE CONTROL DE PROYECTOS

JEFE DE CALIDAD

JEFE DE SEGURIDAD

ADMINISTRADOR DE OBRA

JEFE DE EQUIPOS

( JCP)

(JC)

(JS)

(AO)

(JE)

SUB CONTRATO

PROYECTO CONTROLDOCUMENTARIO

INICIO

REALIZAR CONSULTA

ENVIA CONSULTA

RFI (1)

REGISTRAR EN LOG

 ENVIAR RFI A LOS INETRESADOS

 ANÁLISIS DE LA CONSULTA

¿LA RESPUESTA ES RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE?

Si

No

RESPONDE EL RFI NOTIFICAR  AL: J AC

VALIDA LA NOTIFICACIÓN

REGISTRO DE VALIDACIÓN

 ENVIAR VALIDACIÓN A LOS INETRESADOS

   N     Ó    I    C    A    M    R    O    F    N    I    E    D      O    T    N    E    I    M    I    R    E    U    Q    E    R    E    D      O    S    E    C    O    R    P

REALIZAR CONSULTA  AL CLIENTE

FIN (1)

 ASIGNAR FORMATO Y Nº DE REGISTRO

RFI (2)

 ENVIAR CONSULTA

ELABORAR RESPUESTA

INFORMAR RECEPCIÓN DE RFI REGISTRAR EN LOG

ENVIAR RESPUESTA DE RFI ESCANEAR Y ARCHIVAR EN SERVIDOR REVISA EL CONTENIDO DEL RFI

 ARCHIVAR RFI ORIGINAL

VERIFICAN SI LA RESPUESTA TIENE IMPACTO EN EL  ALCANCE DEL PROYECTO

¿LA RESPUESTA GENERA UN IMPACTO EN EL ALCANCE?

No

Sí

GENERAR SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO

NOTIFICAR AL SUBCONTRATO SOBRE LA SOLICITUD

INTERUMPE LA RESPUESTA AL RFI DEL SUBCONTRATO HASTA LA RESOLUCION DE LA SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO

No

¿LA RESPUESTA SATISFACE LA CONSULTA?

FIN (1)

Sí

DISTRIBUIR RFI A LOS INTERESADOS

COMUNICAR  AL: GP. J O, JAC.

FORMULAR NUEVA CONSULTA

Repetir proceso

FIN (2)

LEYENDA:  

ACTIVIDAD

CONDICIONAL

DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE)

Nota: Lo indicado en el flujograma es una guía, se actualizará de acuerdo a los requerimientos propios del proyecto.

DOCUMENTO DE ENTRADA

En ausencia del GP y JO, ellos designarán a la persona que los reemplazará, entre ella puede considerarse al JOT, JAC o JCP IT-AIG-RFI-F2  

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES   Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

Código: IT-AIG-RFI

8.2. Form Formatos atos.. 8.2.1.. Form 8.2.1 Formato ato apli aplicabl cable e para con contr tratis atis ta (IT(IT-AIG-RFI AIG-RFI-F1) -F1)..

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES   Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

Código: IT-AIG-RFI

8.2. Formatos. 8.2.2.. Format 8.2.2 Formato o apli aplicabl cable e para sub subco contr ntr atis atista ta (IT(IT-AIG-RFI AIG-RFI-F2 -F2). ).

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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES   Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

Código: IT-AIG-RFI

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8.2. Formatos. 8.2.3.. Format 8.2.3 Formato o apli aplicabl cable e para ing ingeniería eniería / gerenc gerencia ia de pro proyect yectos os ((IT-AIGIT-AIG-RFI-F RFI-F3). 3).

 

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES   Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

Código: IT-AIG-RFI

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