IT A6 2011 Form Permintaan Perbaikan Perangkat IT Form

 

Form IT-A6-2011 Revisi - 3

FORM PERMINTAAN PERBAIKAN PERANGKAT IT Unit Usaha/Dept/Div : _____________________  Kondisi fisik penyerahkan perangkat PIC : ___________________________________  (Sesuai dengan pencatatan di GAF) Jabatan : ________________________________  Kode Inventaris1 : _________________________ 

Notebook: ( ) tas, ( ) charger, ( ) baterai CPU: ( ) casing baik, baik, ( ) hardisk, ( ) CD-ROM UPS: ( ) casing baik  Printer: ( ) head printer, ( ) knop, ( ) paper tray, ( ) catridge, ( ) tractor __ buah Lainnya : __________, __________, _________ 

Prioritas pengiriman : ( ) ekspress, ( ) normal

Tahun perolehan : _________________________ 

Dengan ini pemohon, supervisor, dan CMO/COO/Div/Dept/SO/CSC CMO/COO /Div/Dept/SO/CSC// Dept. Head Jenis inventaris : ( ) notebook, ( ) CPU, ( ) UPS, menyatakan bahwa kondisi yang dituliskan adalah ( ) monitor, ( ) printer, ( ) lainnya_____________ lainnya______________  _  sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

Merek :_____________ Type :_______________  Pemohon : __________________ ttd ________   Nomor seri perangkat: _____________________  Supervisor/ADH :____________ ttd _________  Sejarah perbaikan:

CMO/COO/Div/

Tang Tangga gall Kete Ketera rang ngan an

Dept/SO/CSC Head:___________ ttd ________  -----------------------------------------------------------Bagian ini diisi oleh IT-Dept ( ) dokumen telah diisi dengan lengkap ( ) lampiran formulir telah lengkap

Diterima & diperiksa fisik: _______ tanggal_____  Diberi Nomor : ___________________________  Deskripsi permasalahan: __________________  Garansi sampai ___________________________   ________________________________________   _________________________ _______________  Pemeriksaan teknis oleh ___________________  Penyebab permasalahan: ( ) Diputuskan internal IT, dengan pengantian ( ) Perbaikan sebelumnya yang tidak sempurna material_________________________________  ( ) Kesalahan pengoperasiaan ( ) Gangguan listrik  ( ) Gangguan petir  ( ) Gangguan hama (binatang pengerat) ( ) Lingkungan yang lembab/panas/kotor  ( ) Umur pemakaian ( ) Lainnya _______________________________ 

( ) Diputuskan diperbaiki ke Vendor __________  ( ) Diganti baru Rp. ________________________  Diserahkan ke vendor tgl ___________________  Penawaran harga dari vendor Rp. ____________  Garansi service ___ minggu

Hasil perbaikan: Diperiksa oleh:____________ Tgl. ___________  Langkah-langkah yang sudah dilakukan: ( ) Nomor seri sesuai ( ) Telah konsultasi dengan IT-Dept Sdr.________  ( ) Bukti pengantian material lengkap ( ) Telah pernah diperbaiki di Vendor setempat, toko __________ kesimpulan ________________  Konfirmasi hasil proses  ________________________________________   _________________________ _______________  Oleh : __________ Kepada : _______________________ 

Tgl. : ____________ Via : __________________  1 Wajib diisi, diisi, untuk mendapatkan nomo nomorr inventaris dapat dilihat dilihat pada sti stiker ker pendataan IT (kalau (kalau ada), jika belum ada maka dapat menghubungi GA-Dept.

 

Form IT-A6-2011 Revisi - 3

Pengiriman ke IT-Regional maupun IT-HO harus memperhatikan packing yang menjamin keselamatan keselamatan perangkat. (bagian ini tidak perlu dilampirkan, hanya cukup diketahui saja) Ketentuan pengajuan perbaikan perangkat (SO/CSC): 1. Kerusa Kerusakan kan dan perma permasal salaha ahan n perang perangkat kat IT wajib wajib disamp disampaik aikan an ke IT-Re IT-Regio gional nal/I /IT-D T-Dept ept,, untuk untuk dicar dicarii sol solusi usi  perbaikannya dengan keputusan keputusan apakah mengguna menggunakan kan jasa pihak k ketiga. etiga. 2. Jika diput diputuskan uskan untu untuk k mengguna menggunakan kan jasa pihak keti ketiga, ga, maka perl perlu u dicari info informas rmasii perbaik perbaikan an disetempat disetempat,, dan  perkiraan harga. 3. Hasi Hasill informas informasii disampaikan disampaikan ke IT-R IT-Region egional/I al/IT-De T-Dept pt untuk suatu keputu keputusan san perbai perbaikan kan dilakukan dilakukan disetempat disetempat atau  perlu dikirim ke IT-Regional maupun IT-Dept dengan pertimbangan kualitas, harga, ongkos kirim, resiko kerusakan dalam perjalanan, dan waktu yang hilang, serta kondisi mendesak lainnya. 4. Seti Setiap ap permintaan permintaan perbai perbaikan kan wajib dibua dibuatt “FORM PERMINT PERMINTAAN AAN PER PERBAI BAIKAN KAN PERANGK PERANGKAT AT IT” (F3PIT) (F3PIT) , yang dilengkapi dan ditanda tangani oleh pemohon, ADH, dan SO/CSC Head. 5. Untuk per perbaika baikan n yang dilakukan dilakukan diset disetempa empat, t, maka form F3 F3PIT PIT,, dan bukti tagiha tagihan n wajib dilampir dilampirkan kan bersa bersamaan maan dengan Bukti Pengeluaran Kas (jika tidak dilampirkan, maka pengeluaran kas dianggap tidak sah, dan menjadi  beban SO/CSC SO/CSC Head) 6. Untuk kep keputusa utusan n perbai perbaikan kan di Regiona Regional/IT l/IT-Dep -Dept, t, maka form F3PI F3PIT T wajib dilampirk dilampirkan an bersamaan bersamaan denga dengan n Surat Pengiriman (SP). 7. Pada SP perlu dit ditamba ambahkan hkan catat catatan an tingkat kepe kepenting ntingan an yang kemudi kemudian an menjadi per pertimba timbangan ngan IT Region Regional/I al/ITTDept didalam menentukan sarana pengiriman yang akan digunakan untuk pengembalian perangkat ke SO/CSC. 8. Pengir Pengirima iman n perang perangkat kat kom komput puter er ke IT-Re IT-Regio gional nal/I /IT-D T-Dept ept wajib wajib mem memper perhat hatika ikan n kondi kondisi si pen pengep gepaka akan n untuk  untuk  menghindari resiko kerusakan dalam perjalanan (bila perlu dipertimbangkan packing kayu). 9. SO. Hea Head d bertang bertanggung gung jaw jawab ab atas kelalaia kelalaian n atas ketentuan ketentuan peng pengajua ajuan n perbaik perbaikan an peran perangkat. gkat. Pedoman Internal IT terkait dengan proses permintaan perbaikan perangkat IT. 1. Se Seti tiap ap perm permin inta taan an perb perbai aika kan, n, pe pemo moho hon n wa waji jib b me memb mbua uatt fo form rm “F “FOR ORM M PERM PERMIN INTA TAAN AN PERB PERBAI AIKA KAN N PERANGKAT IT” (F3PIT) yang ditandatangani oleh pemohon, ADH/Supervisor, dan SO/CSC/Dept/Sub-Dept Head. 2. Form F3P F3PIT IT wajib wajib diisi seca secara ra lengka lengkap p dengan mende mendeskri skripsika psikan n permasa permasalaha lahan, n, dugaan peny penyebab ebab masalah, masalah, dan langkah-langkah yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan. 3. IT-D IT-Dept ept baru dapat dapat memulai memulai kegi kegiatan atan perbaik perbaikan an setelah setelah form F3P F3PIT IT diny dinyataka atakan n lengkap. lengkap. 4. IT-D IT-Dept ept perlu perlu memeriksa memeriksa kelengkapa kelengkapan n fisik baran barang g yang diterima diterima sesuai dengan dengan deskripsi deskripsi pada for form, m, dan jika ada  perbedaan maka perlu perlu segera direkons direkonsiliasi iliasi dengan pe pemohon. mohon. 5. Seti Setiap ap perbaikan perbaikan yang meli melibatka batkan n pihak ketiga, ketiga, maka form F3PI F3PIT T wajib di fotoco fotocopy py dan dilampi dilampirkan rkan bers bersamaa amaan n dengan pemrosesan pembayaran ke Vendor. 6. PIC PIC-IT -IT perlu meminta meminta jang jangka ka waktu gara garansi nsi hasil perbaika perbaikan n untuk kemungk kemungkinan inan klai klaim m atas ketida ketidaksemp ksempurnaa urnaan n hasil perbaikan. 7. Peny Penyeraha erahan n barang perbaikan perbaikan ke vendor wajib dicatat dicatat nomo nomorr seri perangkat, perangkat, dan setiap setiap penerim penerimaan aan peran perangkat gkat dari vendor perlu diperiksa kesesuaian nomor seri pada saat diserahkan.

8.

Sesa Sesaat at perangkat perangkat dari Vendor Vendor,, maka PIC-IT PIC-IT wajib memer memeriksa iksa kembali kembali semua kondisi kondisi hasil per perbaik baikan/pe an/penganti ngantian an material. 9. Untuk pe perbaikan rbaikan yang yang terdapat terdapat penganti pengantian an mater material, ial, maka Ve Vendor ndor wajib wajib menyerahkan menyerahkan bukti material lama. 10. Untuk keput keputusan usan pengantian pengantian perangkat perangkat baru, maka perlu disam disampaika paikan n kepada kepada pemohon pemohon untuk segera membuat  permintaan pengantian pengantian perangkat IIT. T. 11. PIC PIC-IT -IT dapat memberikan memberikan informas informasii ke pemoh pemohon on dalam rangka rangka meningkat meningkatkan kan kepeduli kepedulian an didalam didalam pemanfaatan pemanfaatan  perangkat IT untuk meminimalkan meminimalkan kerusakan dikemud dikemudian ian hari. Untuk serah-terima barang berupa printer dot matrix ke dan dari vendor, maka harus menjalankan prosedur berikut: 1. Pada saa saatt penyerahan, penyerahan, per perlu lu dibuat Berita Berita Aca Acara ra Penyeraha Penyerahan n Printer dengan dengan Form Pen Penyera yerahan han Barang Barang ke Vendor  disertai dengan pengambilan gambar printer (pemotretan), baik kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik. 2. Pada saat pene penerima rimaan, an, perlu dile dilengkap ngkapii kembali Ber Berita ita Acar Acaraa Penyera Penyerahan han Printer Printer dengan Form Pen Penyer yerahan ahan Baran Barang g ke Vendor yang telah dibuat pada poin ke-1 dan dilakukan kembali pengambilan gambar printer (pemotretan (pemotretan), ), baik  kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik. 3. Pada saa saatt peneri penerimaan maan,, vendor juga har harus us menyerahka menyerahkan n kompone komponen-ko n-kompone mponen n barang beka bekass yang diganti. diganti. 4. Sete Setelah lah pengeceka pengecekan n penerim penerimaan, aan, maka per perlu lu dipas dipastikan tikan bah bahwa wa vendor telah telah menempelka menempelkan n stiker garansi garansi pada  printer. Sebe Sebelum lum peny penyeraha erahan n ke pemakai, rincia rincian n biaya perba perbaikan ikan difo difotokop tokopii perkec perkecil il dan ditempel ditempel pada pera perangkat ngkat untuk  untuk  mengetahui sejarah perbaikan. 6. PIC PIC-IT -IT juga juga h harus arus melengkap melengkapii stiker stiker penda pendataan taan IT. 5.