ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET

ISU & MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET AGENSI ANTIDADAH KEBANGSAAN

OLEH : MUSTAINAH BINTI ALWI JABATAN AUDIT NEGARA NEGERI KEDAH 29 MEI 2013 PUSAT LATIHAN AADK SUNGAI PETANI

Proses pembayaran, terimaan/hasil dipungut dan diakaunkan dengan betul Rekod kewangan diselenggarakan

TUJUAN

dengan sempurna Aset dan stor dikawal sewajarnya

Sistem kawalan dalaman yang berkesan secara berterusan

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN KAWALAN

KAWALAN BAJET

PENGURUSAN

KAWALAN TERIMAAN

ELEMEN

KAWALAN PERBELANJAAN

KAWALAN

KAWALAN

ASET DAN STOR

AKAUN AMANAH/DEPOSIT

3

KAWALAN

ASET DAN STOR

4

 Aset dan Stor yang diperoleh untuk kegunaan pejabat perlu direkodkan, dikawal dan dipantau dengan sempurna bagi mengelakkan dari berlakunya pembaziran dan penyalahgunaan.  Semakan Audit bertujuan menilai tahap pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dan Tatacara Pengurusan Stor.

5

Analisis Audit terhadap purata peratus pematuhan setiap elemen kawalan Pengurusan Kewangan bagi tempoh tahun 2010 sehingga 2012 mendapati berlaku peningkatan peratus pematuhan bagi setiap elemen. Bagi tempoh yang sama didapati Pengurusan Aset & Stor adalah elemen paling lemah berbanding lain-lain kawalan. 100% 90% 80%

79% 81%

85%

89% 91%

95%

79%

81%

81%

85% 87%

82%

73% 65%

70%

71%

77% 65%

70%

60%

50%

2010

40%

2011

30%

2012

20% 10% 0% KAWALAN PENGURUSAN

KAWALAN BAJET

KAWALAN TERIMAAN

KAWALAN PENGURUSAN PENGURUSAN PERBELANJAAN WANG AMANAH ASET DAN STOR DAN DEPOSIT

6

TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN MENGIKUT KAWALAN BAGI JABATAN NEGERI PADA TAHUN 2012 10

1

Bilangan Auditi

9

2

3

4

8 7

5

6

2

4

6 5

4 3

3

6 3

5

3

2

2 1

1

1

1

1

1

1

Pengurusan

Bajet

Terimaan

Perbelanjaan

Amanah Dan Deposit

3

0 Kawalan Utama

Sangat Baik 7

Baik

Memuaskan

Aset Kerajaan

Tidak Memuaskan

Nota: 2 Jabatan Negeri Tidak Berkaitan Bagi Elemen Amanah Dan Deposit

8

9

ASPEK UTAMA KAWALAN ASET DAN STOR KAWALAN UMUM

PELUPUSAN

PENERIMAAN

PENYENGGARAAN ASET

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 10

TEGURAN

AUDIT

11

 Mengelakkan pembaziran wang.  Menentukan

kelemahan-kelemahan berlaku tidak berulang.

yang

 Mengenalpasti masalah baru yang sedang dihadapi dan mengetahui perkara-perkara yang menyebabkannya berlaku serta memberi cadangan agar kelemahan dapat diperbaiki.

 Menyerahkan pemerhatian audit dan cadangancadangan kepada pihak pengurusan.

12

13

KAWALAN UMUM  Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan tidak mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan (tiga bulan sekali); tidak membincangkan perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak menyediakan minit mesyuarat; tindakan susulan terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat diambil.  Pegawai Aset tidak dilantik oleh Pegawai Pengawal.  Pegawai Aset tidak berperanan sebagai Setiausaha Mesyuarat JKPAK 14

PENERIMAAN ASET DAN STOK  Pegawai penerima tidak dilantik/ diterima oleh pegawai tidak dilantik.

bekalan

 Aset diterima oleh pegawai yang tiada kepakaran. Penerimaan aset yang dibuat oleh pegawai yang tidak mempunyai kepakaran serta pengetahuan boleh menyebabkan aset yang diterima tidak dapat disahkan ketepatannya dari segi spesifikasi, kualiti dan kuantiti serta penggunaan yang sebenar. 15

PENERIMAAN ASET DAN STOK  Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS1 tidak diselenggara.  KEW.PS-1 tidak Penerima.

disediakan

oleh

Pegawai

16

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK  Aset tidak didaftar. Aset yang tidak didaftarkan akan menyebabkan rekod mengenai aset dan penempatan terkini aset sukar dikesan.  Aset didaftarkan melebihi tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan.  Cop pengesahan pendaftaran tidak dibuat ke atas punca maklumat.

17

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK  Daftar Aset tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan Daftar tidak difailkan dan disimpan di tempat berkunci.  Kesilapan Kategori Inventori/Harta Modal. Perekodan aset yang tidak mengikut kategori yang ditetapkan akan menyebabkan pemeriksaan aset tidak dapat dibuat secara menyeluruh dan nilai Inventori/Harta Modal yang dilaporkan adalah terlebih nyata.  Daftar KEW.PA-4 dan Daftar KEW.PA-5 tidak dikemukakan ke Ibu Pejabat. 18

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK  Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) tidak disediakan bagi merekodkan pergerakan. Aset gunasama yang tidak direkodkan ke dalam Daftar KEW.PA-6 akan menyebabkan pergerakan dan kedudukan sebenar aset tidak dapat atau sukar untuk dikesan pada setiap masa serta risiko berlakunya kehilangan aset tersebut.

 Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) tidak digunakan. 19

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK  Harta modal dan inventori tidak diberi nombor siri pendaftaran dan dilabel “HAK KERAJAAN MALAYSIA”.  Kenderaan Jabatan tidak dilabelkan dengan Logo Jabatan Aset yang tidak dilabel akan mengakibatkan kesukaran untuk mengenal pasti dan mengesahkan aset tersebut adalah milik Kerajaan. Selain itu, ia juga boleh menyebabkan berlakunya penyalahgunaan terhadap harta Kerajaan. 20

Pelabelan Kenderaan Proton Wira Sedan (WNH 4573) tidak mempunyai logo kenderaan atau tidak menunjukkan nama Jabatan.

Pandangan Sisi Kiri Proton WIRA WNH 4573

Pandangan Sisi Kanan Proton WIRA WNH 4573

21

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK  Kad (KEW.PS-3) dan Kad (KEW.PS-4) tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.  Kad Petak (KEW.PS-4) bagi stok yang mempunyai tarikh luput tidak menggunakan kertas warna merah jambu.  Baki stok fizikal adalah berbeza dengan baki di Kad Petak. 22

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN  Aset/Item Stok dibeli tidak/belum digunakan.

23

24

Perolehan Yang Tidak Digunakan

25

Pembaziran : Tidak Menggunakan Input Dengan Maksima

2 unit peti sejuk (RM1,585 setiap satu) untuk 2 tabika yang masih belum dibuka tersimpan di stor (pembelian Jun 2008). Kedua-dua tabika telah telah dibekal peti sejuk pada tahun 2004. Belum guna sebab yang lama masih baik.

26

Aset yang tidak menyebabkan :

digunakan

akan

 Aset tidak optimum

digunakan

secara

dapat

 Aset tersebut boleh menjadi usang serta rosak  Tempoh waranti aset akan luput/ susut

 Pembaziran kepada Kerajaan

27

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN  Aset disimpan di tempat yang tidak sesuai dan selamat. Aset yang tidak disimpan di tempat bersesuaian akan terdedah kepada risiko kehilangan atau kerosakan aset berkenaan.

28

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN  Stor digunakan untuk menyimpan barang rosak.

29

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN  Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/ Verifikasi Stor tidak dijalankan mengikut tempoh yang ditetapkan.  Pengiraan stok tidak dilaksanakan.  Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/ Verifikasi Stor tidak menyeluruh ke atas semua aset/item stor yang dimiliki.

30

PENYENGGARAAN ASET

 KEW.PA-13 tidak disediakan bagi aset yang memerlukan penyenggaraan berkala.  Jadual Program Penyenggaraan tidak disediakan dan dirancang bagi semua aset dan kenderaan Jabatan.  KEW.PA-14 tidak disediakan/diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Rekod penyenggaraan yang tidak lengkap akan menyukarkan Jabatan menentukan sama ada aset rosak masih ekonomik untuk dibaiki atau untuk dilupuskan. 31

PENYENGGARAAN ASET  Aset rosak tidak diambil tindakan pembaikan. Tindakan pembaikan yang tidak diambil terhadap aset rosak akan menyebabkan aset menjadi usang dan tidak dapat digunakan lagi seterusnya mendatangkan kerugian kepada Kerajaan.

32

PELUPUSAN  Tindakan pelupusan tidak dilaksanakan terhadap aset yang telah rosak dan tidak boleh dibaiki.

33

34

35

36

PELUPUSAN Tindakan pelupusan yang tidak diambil menyebabkan nilai aset/ bekalan pejabat akan susut, memerlukan ruang simpanan/ pejabat dan terdedah kepada risiko kehilangan.

37

Pelupusan

38

PELUPUSAN  Kelulusan bagi pelupusan tidak mengikut peringkat Kuasa Melulus yang ditetapkan.  Dokumen arahan daripada Jabatan tidak disediakan sebelum pemeriksaan pelupusan dilaksanakan.  Pelupusan dilaksanakan melebihi tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan.  Pelupusan aset elektronik tidak menggunakan kaedah e-waste.  PEP (KEW.PA-16) tidak disediakan bagi pelupusan aset elektronik, teknikal dan mekanikal.

39

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA  Laporan Polis tidak dibuat dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan.

 Laporan Awal (KEW.PA-28) tidak disediakan dalam tempoh 2 hari bekerja.  Jawatankuasa Penyiasat tidak dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal.

40

KESAN PENGURUSAN ASET/STOR TIDAK

MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN  Kegagalan mematuhi undang-undang dan peraturan boleh menyebabkan kerugian, pengurusan aset tidak cekap, perolehan tidak ekonomik, pembaziran, penyelewengan dan kehilangan dalam pengurusan aset Kerajaan.  Perkara Ini Boleh Di Ambil Tindakan Surcaj Di Bawah Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957.

41

PUNCA KELEMAHAN  Pekeliling/Peraturan berkenaan aset dan stor tidak difahami atau tidak dipatuhi sepenuhnya.  Perancangan latihan secara berkala berkaitan Pengurusan Aset Dan Stor tidak dibuat bagi meningkatkan pemahaman dan kecekapan dalam melaksanakan tugas.  Kurangnya pemantauan penyeliaan/pengawasan pegawai atasan terhadap pegawai dan kakitangan yang menguruskan aset dan stor. 42

PUNCA KELEMAHAN  Pertukaran pegawai/kakitangan menguruskan aset dan stor.

yang

 Mengetahui yang betul tapi sengaja tidak mahu buat. Antara sebabnya Tidak pernah dikenakan hukuman. Percaya bahawa amalan yang dibuat adalah lebih baik.

Bila berlaku penyalahgunaan / penyelewengan, tidak ada tindakan diambil. 43

SYOR  Mematuhi segala peraturan/pekeliling di samping mencari cara untuk penambahbaikan  Mengambil tindakan pembetulan (corrective) dan pencegahan (preventive) untuk mengelakkan isu berulang  Mewujudkan penyeliaan yang lebih rapi terhadap kerja pegawai bawahan.  Memastikan tindakan susulan dilaksanakan terhadap perkara yang dibangkitkan bagi meningkatkan pematuhan terhadap prosedur kewangan  Serah menyerah tugas perlu dibuat dengan sempurna bagi mewujudkan kesinambungan 44 tugas.

KESIMPULAN Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengurusan Aset Dan Stor di PTJ diurus dengan baik. Pengurusan Aset Dan Stor yang baik boleh menghindarkan berlakunya amalan rasuah, pembaziran dan pemborosan.

Pengurusan Aset Dan Stor memerlukan semua pegawai yang terlibat memberi fokus yang jelas, perhatian yang serius serta melakukan perubahan minda dalam meningkatkan tahap pematuhannya. 45

TERIMA KASIH KERANA MENGIKUTI DAN MENGHAYATI CERAMAH INI

46