ISO 19011-2011 Internal Auditor Training

‫المراجعة الداخلية‬ ‫‪Internal auditing‬‬ ‫‪As Per ISO 19011:2011 2nd Edition‬‬ ‫طبقا لمواصفة األيزو العالمية ‪ 19011‬لسنة ‪2011‬‬ ‫(الجديدة – اإلصدار الثاني)‬

‫‪1‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫المحتويات‬ ‫‪ ‬تعريفات ومصطلحات‬ ‫‪ ‬مبادئ المراجعات‬

‫‪ ‬أنواع مراجعات نظم اإلدارة‬ ‫‪ ‬مراحل المراجعة ( ما قبل المراجعة ‪ -‬المراجعة ‪ -‬ما بعد المراجعة )‬ ‫* التخطيط للمراجعة‬

‫* اإلعداد للمراجعة‬

‫* تنفيذ المراجعة‬

‫* التقرير والمتابعة‬

‫* الخصائص والسمات الشخصية للمراجع الجيد‬ ‫‪ ‬المسئوليات ‪ *:‬أنشطة ومسئوليات مدير برنامج المراجعة‬

‫* أنشطة ومسئوليات فريق المراجعة‬ ‫المراجعة‬ ‫* أنشطة ومسئوليات المراجع‬

‫* أنشطة ومسئوليات رئيس فريق‬ ‫* مسئوليات المراجع عليهم‬

‫‪ ‬هيكل المواصفة ‪ 19011‬لسنة ‪ 2011‬األصدار الثاني و األختالفات عن األصدار األول‬ ‫‪2002‬‬

‫‪2‬‬

‫مـــــا هي ؟‬

‫مـــــا ذا ؟‬

‫تعـريفهـا ‪ ،‬من ينفذهــا ‪،‬‬ ‫أنواعهــا ‪ ،‬مراحلهــا‬

‫يجـب مراجعت ــه‬

‫مراجعــــــات‬ ‫نظم اإلدارة‬

‫لمـــاذا ؟‬

‫تجــرى المراجعــة‬

‫‪3‬‬

‫كــيف ؟‬

‫يتـم تنفــيذ المراجعــة‬

‫مراجعــات نظم اإلدارة‬

‫– ‪Management System Audits‬‬

‫فحـص نمـطي مسـتقـل لتحـديد ما إذا كانت أنشطـة نظم اإلدارة ونتائجهـا متطـابقة مع‬ ‫التـدابير واإلجـراءات المخططـة والمستهدفـة ‪ ،‬وأنه يـتم تنفـيذ تلك اإلجــراءات (‬ ‫األسـاليب ) بكفـاءة ‪ ،‬وأنهـا قــادرة عـلى تحقيـق األهـداف المخططـة ‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫النمطيـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة‬

‫اإلستقـ ـ ـ ــالليـ ـ ـ ــة‬

‫‪Systematic‬‬

‫‪Independent‬‬

‫من ينفـ ـ ـ ـ ــذهــا ؟‬

‫‪INTERNAL Management System AUDITOR‬‬

‫شـخص مؤهــل لتنفيــذ مراجعــات نظم اإلدارة ‪ ،‬ولديـه‬ ‫السلطــة آلداء هـذا العمـل ‪.‬‬ ‫‪Competent & Authorized‬‬ ‫‪5‬‬

‫أوال‪ :‬تعريفات ومصطلحات‬ ‫التعريفات الواردة طبقا للمصطلحات الواردة بالمواصفة القياسية أيزو ‪9000‬إصدار‬ ‫عام ‪2005‬‬

‫المراجعة ‪Audit‬‬ ‫نشاط رسمي وحيادي ومرتب بغرض التحقق من تنفيذ المطالب ‪ ،‬وهذا النشاط بواسطة‬ ‫شخصي أو اكثر لهم االستقاللية عن عمل هو جارى مراجعته‬

‫المراجع ‪Auditor‬‬ ‫هو شخصي مؤهل للقيام بأعمال المراجعات‬

‫المراجع عليه‬

‫‪Auditee‬‬

‫هي المؤسسة ( القسم ‪ /‬اإلدارة ) تحت المراجعة‬

‫فريق المراجعة‬

‫‪Audit Team‬‬

‫مراجع أو اكثر مكلفين بإجراء المراجعة‬

‫معايير المراجعة ‪Audit Criteria‬‬ ‫* السياسات‬ ‫‪6‬‬

‫* الممارسات‬

‫* اإلجراءات‬

‫* السجالت‬

‫* المطالب‬

‫تعريفات ومصطلحات‬ ‫إجراء وقائي ‪Preventive action‬‬ ‫إجراء يتم اتخاذه إلزالة سبب عدم مطابقة محتمل حدوثها أو عيب وذلك بغرض منع‬ ‫الحدوث‬

‫إجراء تصحيحي ‪Corrective action‬‬ ‫إجراء يتم اتخاذه إلزالة سبب عدم مطابقة موجود أو عيب وذلك بغرض منع‬ ‫تكرارالحدوث‬

‫الدليل المادي الملموس ‪Objective Evidence‬‬ ‫المعلومات التي يمكن إثباتها والمبنية على الحقائق خالل المالحظات والقياس واالختبار‬ ‫أو أي وسائل أخرى ‪ ،‬ويمكن أن تكون وثائق – التسجيالت – الحالة الفنية للمعدات‬ ‫( صيانة – اختبار ) – أدوات – منتج غير معرف – ظروف بيئية‬

‫الطرف الثالث ‪Third Party‬‬

‫هو شخص أو جهة ( ‪ )Body‬محايدة وذات استقاللية عن األطراف المعنية بالموضوع‬ ‫‪7‬‬

‫ثانيا ‪ :‬مبادئ المراجعات ‪Principles Of Auditing‬‬ ‫تبنى مراجعات نظم اإلدارة على ‪6‬مبادئ أساسية للتأكيد على أنها أداة إدارية فعالة‬

‫ثالثة أساسيات تخص العنصر البشرى ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫الجانب األخالقي ‪ :‬النزاهة ‪ /‬األستقامة الصدق – األمانة –‬

‫‪‬‬

‫عرض نتائج المراجعة بحيدة وأمانة‬

‫‪‬‬

‫أداء المراجعة بمهارة‬

‫الموضوعية ‪Integrity‬‬

‫‪Fair Presentation‬‬

‫‪Due Professional Care‬‬

‫باإلضافة إلى ‪3‬عناصر آخري ‪-:‬‬ ‫‪‬السرية ‪:‬‬

‫‪Confidentiality : Security of Information‬‬

‫‪ ‬االستقاللية ‪ :‬الموضوعية والحيادية‬

‫‪‬‬

‫تحقيق الموجودات ‪ :‬عن طريق فحص عينة من‬ ‫‪8‬‬

‫المتاح‪Evidence Based Approach‬‬

‫مبادئ المراجعات‬

‫‪Principles Of Auditing‬‬

‫تؤكد مبادئ المراجعات على اآلتي ‪-:‬‬ ‫‪ ‬المراجعون موضوعيون منهجيون ومستقلون ويمكنهم إبداء المعلومات التي تمكن‬

‫اإلدارة من تحسين فاعلية أداء األعمال‬ ‫‪‬المراجعات وبرامج المراجعة تكون‬ ‫* لها أهداف واضحة‬

‫* مخططة‬

‫* ذات سلطة‬

‫* يتم إدارتها بطرق محددة ووسائل معروفة‬

‫‪ ‬مالحظات المراجعة ونتائج المراجعة تكون مسجلة ويتم متابعتها‬ ‫‪ ‬تعامل فريق المراجعة بحرية دون تقييد أو إنحياز‬ ‫‪ ‬العالقة بين فريق المراجعة والمراجع عليهم تكون تعاونية و إيجابية‬

‫‪‬الدليل المادي الملموس يبنى على عينة من المعلومات المتاحة‬ ‫‪‬التأكيد علي سرية المعلومات التي يتم فحصها‬ ‫‪9‬‬

‫ثالثـا ‪ :‬أنـــــواع المراجعــــــــــات‬ ‫( المراجعة الداخلية)‬

‫مراجعــة الطــرف األول‬

‫‪1‬‬

‫الشركـة‬

‫‪2‬‬

‫( مراجعة العميل للشركة )‬

‫العميـل‬

‫الشركة‬

‫مراجعــة الطــرف الثاني‬

‫‪3‬‬

‫مراجعــة الطــرف الثالث‬

‫الجهــة‬ ‫المانحــة‬

‫( وتقوم بها الجهات المانحة للشهادات) وفقا لأليزو ‪17021‬‬ ‫لسنة ‪2011‬‬ ‫‪10‬‬

‫أنواع مراجعات نظم اإلدارة‬ ‫مراجعات الطرف األول ( المراجعات الداخلية ) ‪First party Audit‬‬ ‫تتم عن طريق أشخاص مؤهلين من المؤسسة على مراجعةنظم اإلدارة وإجراءاتها‬ ‫بهدف تأكيد و صيانة نظم اإلدارة وتطويرها وتحسينها طبقا لمتطلبات المواصفات‬ ‫القياسية الدولية ‪ 22000 :‬و ‪ 9001‬و ‪ 14001‬و ‪ 50001‬و ‪ 27001‬والسالمة‬ ‫والصحة المهنية ‪18001‬‬ ‫) ‪ISO 9001:2008 ( 8.2.2‬‬

‫وينتج عنها المعلومات والبيانات الالزمة لآلتي ‪:‬‬ ‫‪ ‬تقييم اإلدارة العليا لنظام إدارة الجودة ومدى فاعليته‬ ‫‪ ‬اإلجراءات التصحيحية‬

‫‪ ‬اإلجراءات الوقائية‬ ‫‪‬إجراءات التحسين والتطوير‬ ‫‪11‬‬

‫المراجعة الداخلية لأليزو ‪ 22000‬لسنة ‪ : 2005‬نظام ادارة سالمة الغذاء‬ ‫بند ‪8.4.1‬‬

‫‪12‬‬

‫المراجعة الداخلية لأليزو ‪ 14001‬لسنة ‪ : 2004‬نظام ادارة البيئة‬ ‫بند ‪4.5.5‬‬ ‫‪4.5.5.‬‬

‫‪13‬‬

‫ نظام ادارة السالمة‬: 2007 ‫ لسنة‬18001 ‫المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية‬ 4.5.5‫ بند‬OHSMS ‫والصحة المهنية‬ The organization shall ensure that internal audits of the OH&S management system are conducted at planned intervals to: a) determine whether the OH&S management system:

1) conforms to planned arrangements for OH&S management, including the requirements of this OHSAS Standard; and 2) has been properly implemented and is maintained; and 3) is effective in meeting the organization's policy and objectives; b) provide information on the results of audits to management. Audit programme(s) shall be planned, established, implemented and maintained by the organization, 14

‫ نظام ادارة السالمة‬: 2007 ‫ لسنة‬18001 ‫المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية‬ 4.5.5‫ بند‬OHSMS ‫والصحة المهنية‬ ; based on the results of risk assessments of the organization's activities, and the results of previous audits. Audit procedure(s) shall be established, implemented and maintained that address: a) the responsibilities, competencies, and requirements for planning and conducting audits, reporting results and retaining associated records; and b) the determination of audit criteria, scope, frequency and methods. Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and the impartiality of the audit process.

4/5/2013

15

• •

•

•

•

EnMS ‫ نظام ادارة الطاقة‬: 2011 ‫ لسنة‬50001 ‫المراجعة الداخلية لأليزو‬ 4.6.3 ‫بند‬ The organization shall conduct internal audits at planned intervals • to ensure that the EnMS: conforms to planned arrangements for energy management including the requirements of this International Standard;

•

conforms with the energy objectives and targets established; • is effectively implemented and maintained, and improves energy performance.

4/5/2013

16

•

EnMS ‫ نظام ادارة الطاقة‬: 2011 ‫ لسنة‬50001 ‫المراجعة الداخلية لأليزو‬ * An audit plan and schedule shall be developed taking into consideration the status and importance of the processes and areas to be audited as well as the results of previous audits. •The selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and impartiality of the audit process.

Records of the audit results shall be maintained and reported to top management.

17

‫ نظام ادارة سرية تقنية المعلومات‬: 2005 ‫ لسنة‬27001 ‫المراجعة الداخلية لأليزو‬ 6 ‫بند‬ISMS The organization shall conduct internal ISMS audits at planned intervals to determine whether the control objectives, controls, processes and procedures of its ISMS: a) conform to the requirements of this International Standard and relevant legislation or regulations; b) conform to the identified information security requirements; c) are effectively implemented and maintained; and d) perform as expected. An audit programme shall be planned, taking into consideration the status and importance of the processes and areas to be audited, as well as the results of previous audits. The audit criteria, scope, frequency and methods shall be defined.

18

‫ نظام ادارة سرية تقنية المعلومات‬: 2005 ‫ لسنة‬27001 ‫المراجعة الداخلية لأليزو‬ The selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and impartiality of the audit process. Auditors shall not audit their own work. The responsibilities and requirements for planning and conducting audits, and for reporting results and maintaining records (see 4.3.3) shall be defined in a documented procedure. The management responsible for the area being audited shall ensure that actions are taken without undue delay to eliminate detected nonconformities and their causes. Follow-up activities shall include the verification of the actions taken and the reporting of verification results (see 8).

19

‫المراجعة الداخلية طبقا لبند ‪ 3.4‬مواصفة اتحاد تجار التجزئة البريطانيين األصدار‪6/2011‬‬

‫‪20‬‬

‫أنواع مراجعات نظم اإلدارة‬ ‫مراجعات الطرف الثاني ( المراجعات الخارجية ) ‪Second Party Audit‬‬ ‫تتم عن طريق المؤسسة على الموردين وموردي الباطن بهدف ‪:‬‬ ‫‪ ‬تحديد مالءمة الموردين‬ ‫‪ ‬إظهار أداء الموردين ‪ /‬موردي الباطن‬ ‫‪ ‬تأكيد على قدرة الموردين للوفاء بالمتطلبات التعاقدية والمشتريات‬

‫‪ ‬و يمكن أن تنفذ هذه المراجعات على نظام إدارة نظم اإلدارة بالمؤسسة بواسطة‬ ‫العمالء‬ ‫أو من ينوب عنهم من خالل صيغة تعاقدية‬

‫‪21‬‬

‫أنواع مراجعات نظم اإلدارة‬ ‫مراجعات الطرف الثالث ( مراجعات خارجية ) ‪Third Party Audit‬‬ ‫مراجعة عن طريق جهة محايدة تعاقديا للمؤسسة أو مورديها وزبائنها ( جهات منح‬ ‫الشهادات ) على نظم اإلدارة ‪ ،‬بغرض تحديد مالءمة نظم اإلدارة والوثائق المصاحبة‬ ‫والتطبيق لها مع المواصفات القياسية المحددة بغرض االعتماد‬ ‫ومنح شهادات المطابقة للمواصفات القياسية الدولية المختلفة السابق ذكرها‬ ‫ملحوظة ‪:‬‬ ‫األطراف المعنية بالموضوع هي‬ ‫‪ ‬المؤسسة ‪ :‬وتسمى الطرف األول‬ ‫‪‬الزبــــون ‪ :‬ويسمى الطرف الثاني‬

‫‪22‬‬

‫لمـــاذا ؟‬

‫أهداف المراجعــــــــة‬ ‫التوثيــق طبقــا للمتطلبــات‬ ‫التطبيــق طبقــا للتوثيــق‬ ‫فعـــاليــة التطبيـــق‬ ‫تحــديد فـــرص التحســـين‬

‫‪23‬‬

‫مـــــا ذا ؟‬

‫مــا يجــب مراجعتـــــه‬

‫مراجعــة نظــام (نظم اإلدارة)‬

‫مراجعــة عمليـات ‪ /‬إجـراءات‬ ‫مراجعــة منتــج ‪ /‬خــدمة‬ ‫مراجعـة عنـاصر نظـام نظم اإلدارة‬ ‫‪24‬‬

‫رابعا ‪ :‬مراحـــــــــل المراجعــــــــــة‬ ‫ما قبــل المراجعـــــة‬ ‫‪Pre - Audit Activities‬‬

‫المـراجعــــــــــــة‬

‫‪ ‬الجلســة االفتتـــاحيـة ‪.‬‬ ‫‪ ‬المراجعـة وإعـداد التقـرير ‪.‬‬ ‫‪ ‬الجلســة الختــاميــة ‪.‬‬

‫ما بعــد المراجعـــــة‬

‫‪ ‬إعــداد التقـرير النهــائي ‪.‬‬ ‫‪ ‬اإلج ـراءات التصحيحيــة ‪.‬‬ ‫‪ ‬التســجيل والمتــابعــة‬

‫‪Auditing‬‬

‫‪Post - Audit Activities‬‬

‫‪25‬‬

‫‪ ‬اإلعــــداد والتخطـــيط ‪.‬‬ ‫‪ ‬الزي ــارة المبــدئيــة ‪.‬‬ ‫‪ ‬الخط ــة التفصيلي ــة ‪.‬‬

‫مراحل المراجعة ‪Phases Of An Audit‬‬ ‫للمرجعة‬ ‫‪‬التخطيط ا‬

‫‪‬اإلعداد للمراجعة‬ ‫‪‬تنفيذ المراجعة‬

‫‪‬التقرير والمتابعة‬

‫‪26‬‬

‫‪Planning‬‬

‫‪Preparation‬‬

‫‪Performance‬‬

‫‪Reporting And Follow-up‬‬

‫‪ -1‬التخطيط للمراجعة ‪Audit Planning‬‬ ‫جميع المراجعات الداخلية للجودة يجب أن تكون مخططة ومحددة بتوقيتات زمنية ‪ ،‬كما انه‬

‫يمكن إجراء جودة داخلية غير مخططة وان كانت البد أن تبلغ الجهة المراجع عليها بموعد‬

‫إجراء المراجعة وخطة المراجعة وفى جميع األحوال فانه يتم إجراء مراجعات نظم اإلدارة في‬

‫الحاالت اآلتية ‪-:‬‬

‫عندما تريد المؤسسة الصناعية ‪ /‬الخدمية أن تتأكد من فاعلية نظام إدارة نظم اإلدارة بها‬‫عندما يريد العميل التأكد من أن نظام إدارة نظم اإلدارة لدى المورد يؤهله لتوريد المنتج‬‫‪/‬الخدمة المتفق عليها وذلك سواء قبل أو أثناء تنفيذ التعاقد‬ ‫إذا حدث تغيير جوهري في نظام نظم اإلدارة بالمؤسسة الصناعية ‪ /‬الخدمية‬‫‪-‬عندما يكون من الضروري للمؤسسة التحقق من فاعلية اإلجراءات التصحيحية المنفذة‬

‫‪27‬‬

‫‪ -1‬التخطيط للمراجعة ‪Audit Planning‬‬ ‫ مراجعة طرف ثاني بناء على عقود طبقا لمتطلبات التعاقد وفى المجاالت التي‬‫يريدها العميل‬ ‫ طلب المؤسسة الحصول على شهادات المطابقة لنظم إدارة نظم اإلدارة العالمية (‬‫حيث‬ ‫أن مراجعات نظم اإلدارة الداخلية مطلبا رئيسيا لهذه الشهادات )‬ ‫متطلبات الجهة المانحة للشهادة في المراجعات الدورية ( كل ستة اشهرأوكل سنة )‬ ‫التى تقوم بها ‪.‬‬ ‫متطلبات خطة المراجعة‬ ‫ وجود كامل عناصر النظام في خطة المراجعة السنوية مرة واحدة على األقل مع‬‫األخذ في االعتبار أن هناك بعض العناصر – طبقا لطبيعة المؤسسة – يجب أن‬ ‫تراجع اكثر من مرة‬ ‫ يجب أن تحدد خطة المراجعة النشاط المراجع عليه والمراجع المستخدمة في‬‫المراجعة وتوقيتاتها والفترة الزمنية الالزمة لمراجعة كل نشاط‬ ‫ يجب أن تتضمن خطة المراجعة القائم بإعدادها والذي يقوم باعتمادها‬‫ كيفية متابعة تنفيذ الخطة‬‫‪28‬‬

‫‪ -1‬التخطيط للمراجعة ‪Audit Planning‬‬ ‫لتنفيذ مراجعات فعالة على نظام إدارة نظم اإلدارة فانه من األهمية التخطيط واإلعداد‬ ‫لألنشطة المطلوب تنفيذها حيث أن التخطيط واإلعداد هما نشاطان منفصالن في مرحلة‬ ‫التخطيط يجب تحديد اآلتي ‪-:‬‬ ‫* معدل تنفيذ المراجعات ‪ /‬توقيت التنفيذ *المسئوليات (من القائم بتنفيذ المراجعات)‬ ‫* مجال التطبيق‬ ‫* المعيار‬ ‫*المدة المطلوبة لتنفيذ المراجعة‬ ‫وفى المراجعات الداخلية ( مراجعات الطرف األول ) يتم تحديد معدل تنفيذ‬ ‫المراجعات بناء على حالة وأهمية تأثير ذلك على المنتج النهائي ‪ ،‬وعن طريق‬ ‫مراجعين مؤهلين ومدربين‬ ‫المعيار ‪ :‬إجراءات ووثائق نظام نظم اإلدارة بالمؤسسة طبقا لمتطلبات المواصفة القياسية‬ ‫المجال ‪ :‬نطاق المراجعة على اإلدارة أو القسم المراجع عليه ويمكن أن يراجع اآلتي‬ ‫مراجعة نظام اإلدارة‬ ‫* مراجعة عمليات‬ ‫* مراجعة عناصر نظام اإلدارة‬ ‫* مراجعة منتج‪/‬خدمات‬ ‫* مراجعة إجراءات‬ ‫المدة ‪ :‬غالبا يوم عمل أو أكثر ‪ /‬حسب عددالعمليات وعدد الوظائف وتعقد الوظائف ‪...‬‬

‫‪29‬‬

‫‪-2‬اإلعداد للمراجعة ‪Audit Preparation‬‬ ‫أن عملية اإلعداد للمراجعة تعتبر مرحلة من مراحل المراجعة حيث أن اإلعداد الجيد للمراجعة‬ ‫يجعل باقي المراحل تتم بتلقائية وحرفية وحيث أن المراجعة هي أحد أنشطة نظم اإلدارة لذا يجب‬ ‫التخطيط لها وتحديد الهدف الرئيسي من تنفيذها وهنا تجدر اإلشارة إلى أن اإلعداد الجيد‬ ‫للمراجعة يتطلب بعض النقاط الهامة التي يجب أن يلم بها المراجع والمراجع عليه‬

‫المراجع ‪Auditor‬‬ ‫‪ ‬جعل المراجع على دراية بـ ‪-:‬‬ ‫* مجال التحقق المطلوب‬ ‫* سبب إجراء المراجعة‬ ‫‪‬التأكد من أن المراجع لدية معلومات مبدئية تسمح بـ ‪-:‬‬ ‫* إعداد وثائق إجراء المراجعة‬ ‫* إعداد برنامج المراجعة‬ ‫* بيانات عن فريق المراجعة * إبالغ البرنامج للجهة التي سيتم إجراء المراجعة عليها‬ ‫* القسم ‪/‬اإلدارة تحت المراجعة ‪Auditee‬‬ ‫‪‬جعل المراجع عليه ‪ Auditee‬على دراية بـ‬ ‫* مجال التحقق المطلوب‬ ‫* سبب إجراء المراجعة‬ ‫* توقيت تنفيذ المراجعة‬ ‫* برنامج المراجعة‬ ‫اإلعداد الالزم للتأكد من أن المراجعة تتم طبقا للمخطط له للوصول إلى النتائج المرجوة‬

‫‪30‬‬

‫‪-2‬اإلعداد للمراجعة ‪Audit Preparation‬‬ ‫تحتوى مرحلة اإلعداد والتجهيز على اآلتي ‪-:‬‬ ‫‪ ‬الحصول على ملخص عن غرض ومجال المراجعة‬ ‫‪ ‬دراسة الوثائق ومراجعة اإلجراءات المطلوب مراجعتها ‪Desk Study/ Audit‬‬ ‫‪ ‬مراجعة نتائج المراجعة السابقة على نفس القسم ‪/‬اإلدارة‬ ‫‪ ‬إعداد برنامج المراجعة لتحديد الوقت الالزم لتنفيذ المراجعة‬ ‫( بعد جمع البيانات المطلوبة عن مكان المراجعة – حجمه – األنشطة والعمليات –‬ ‫حجم العمالة )‬ ‫‪ ‬إعداد قوائم التحقق (األسئلة) )‪Checklist (Stand Alone Document‬‬ ‫‪‬قوائم التحقق (األسئلة )‬ ‫‪ ‬هي أسئلة تغطى جميع النقاط المطلوب مراجعتها في اإلجراء ‪/‬المواصفة‪/‬المتطلبات‬ ‫التي تتم المراجعة طبقا لها‬ ‫‪ ‬هي اإلداة الرئيسية التي يستخدمها مراجع نظم اإلدارة في القيام بأعمال المراجعة‬ ‫لتذكرة مراجع نظم اإلدارة بالنقاط الرئيسية المراد التحقق منها وللتأكد أن األهداف‬ ‫ومجال المراجعة قد تم تغطيتها ومراجعتها والحفاظ علي الوقت وتسجيل المالحظات‬ ‫‪31‬‬

‫‪-2‬اإلعداد للمراجعة ‪Audit Preparation‬‬ ‫استخدامات قوائم المراجعة‬ ‫‪ ‬تستخدم كذاكرة مساعدة لمراجع نظم اإلدارة‬

‫‪‬التأكد من أن عناصر المواصفة يتم تطبيقها‬ ‫‪‬التأكد أن جميع المتطلبات يتم تغطيتها‬ ‫‪‬إثبات أن المتطلبات الموضوعة يتم تحقيقها‬ ‫‪‬تستخدم كمرجع لألسئلة في المراجعات‬ ‫‪‬تساعد في كتابة تقرير المراجعة النهائي‬ ‫‪‬الحفاظ علي وقت وايقاع المراجعة‬

‫‪32‬‬

‫تتم المراجعـــــــــة‬

‫كيف ؟‬

‫اإلستفســــــارات‬ ‫األنشــطة تحت المراقبــــة‬ ‫المعلومـــة الصحيحـــة‬

‫طريقــة إلقـــاء األســئلة‬ ‫اإلتصـــــاالت‬ ‫‪33‬‬

‫تتم المراجعـــــــــة‬

‫كيف ؟‬ ‫التحــــــقق‬

‫المشـــــاهدة – المالحظة‬ ‫المناقشـــــة‬

‫التســـــجيل‬ ‫الحكم على األشــــياء‪ -‬الحواس‬ ‫‪34‬‬

Audit Performance ‫ تنفيذ المراجعة‬-3 ‫مراحل تنفيذ المراجعة‬ Opening (Kick off) Meeting Conduct The Audit Review Findings

‫ الجلسة االفتتاحية‬ ‫تنفيذ المراجعة‬ ‫مراجعة مالحظات المراجعة‬

Present The Findings ( Private Meeting ( ‫االتفاق على نتائج المراجعة‬ Closing Meeting Reporting

‫ الجلسة الختامية‬ ‫التقرير‬

35

‫الجلســــة االفتتاحية‬

‫‪Opening Meeting‬‬

‫‪1‬‬

‫تقديم فريق المراجعة ‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫توضيح الغرض من المراجعــة ‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫عرض سريع لبرنامج المراجعـة ‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫اإلتفاق على تسلسـل وتوقيتات المراجعة ‪.‬‬

‫‪Audit Team‬‬ ‫‪Audit Purpose / Scope‬‬

‫‪5‬‬

‫تحديد المسئولين المراجـع عليهم و المرافقين‬

‫‪6‬‬

‫اإلتفاق على موعد الجلسة الختـامية ‪.‬‬

‫‪7‬‬

‫اإلجــابة على اإلستفســارات ‪.‬‬

‫‪Audit Program‬‬ ‫‪Audit Plan‬‬ ‫‪Process Owner/ Escorts‬‬

‫‪Closing Meeting‬‬

‫‪Clarifications‬‬

‫‪8‬‬

‫التأكيـد على سـرية المعلومات والبيانات ‪.‬‬

‫‪9‬‬

‫اإلشـارة إلى ان المراجعـة سـتتم بنظـام العينـات ‪.‬‬

‫‪36‬‬

‫‪Confidentiality‬‬ ‫‪Sampling‬‬

‫‪ -3‬تنفيذ المراجعة ‪Audit Performance‬‬ ‫تنفيذ المراجعة‬

‫على مراجع نظم اإلدارة أن يكون إيجابيا بناءا ويؤدى المراجعة بمهارة واقتدار ولتحقيق ذلك عليه‬ ‫القيام باآلتي ‪:‬‬ ‫‪ ‬مقابلة مسئول المنطقة ‪ /‬القسم المراجع عليه‬ ‫‪ ‬ذاتي التحدث لألشخاص القائمين بأداء العمل وليس لرؤسائهم‬ ‫‪ ‬شرح الهدف من الزيارة وأنها ليست لتصيد األخطاء وكشف العيوب‬ ‫‪ ‬دائما هادئ ومؤدب وودود مع المراجع عليهم‬ ‫‪ ‬مجامل قدر اإلمكان وال يقلل من حجم ما يقوم به المراجع عليهم وان كان به أخطاء‬ ‫‪ ‬التحدث بأسلوب واضح دون غموض أو لبس‬ ‫‪ ‬يجب على المراجع استخدام الحواس اآلتية ‪-:‬‬

‫السمع ‪ :‬اإلنصات الجيد ( إصغاء إيجابي)‬ ‫‪ %80‬النظر ‪ :‬الرؤية الجيدة بعمق لعدد محدود من األشياء‬ ‫‪ %20‬السؤال ‪ :‬توجيه أسئلة مفتوحة اعتمادا على قوائم األسئلة وتسجيل المالحظات‬ ‫وهناك ألفاظ لألسئلة‬

‫‪37‬‬

‫‪How – Where –When –What-Why – Who‬‬ ‫– كيف‬ ‫من – لماذا – ما – متى – أين‬

‫‪ -3‬تنفيذ المراجعة ‪Audit Performance‬‬ ‫يمكن للمراجع الجيد أن يتفادى إلقاء األسئلة المباشرة ألنه يستطيع أن يحصل على اإلجابات‬ ‫الخاصة بها من خالل ‪ :‬المالحظات ‪ -‬االتصال غير الشفهي – السلوك الودى‬ ‫ومن األهمية أن يتم إلقاء أسئلة تطبيقية ‪:‬‬ ‫‪ ‬لماذا يتم تنفيذ هذا العمل بهذا الشكل ؟‬ ‫‪ ‬متى تفعل ذلك ؟‬ ‫‪ ‬ما تكرار قيامك بهذا العمل ؟‬ ‫‪ ‬ما الذى يوجهك للقيام بالعمل بهذه الطريقة ؟‬ ‫‪ ‬من أين تحصل على المواد والعدد الالزمة ؟‬ ‫هذا النوع من األسئلة يساعد المراجع على التعرف على طبيعة العمل الذى يقوم الشخص بأدائه‬ ‫وبالتالي يساعد على فتح مجاالت أخرى إللقاء األسئلة‬ ‫‪ *‬تريث لالستماع إلى اإلجابات التى تعرض عليك‬ ‫‪ *‬ابحث عن األدلة الموضوعية لما يقوم األشخاص بأدائه فعليا وليس ما يجب أن يقوموا بأدائه‬ ‫‪ *‬أنظر حولك والحظ إذا بدأ كل األشخاص فى ارتداء مالبس وقاية معينة ‪ PPE‬عند‬ ‫وصولك لمكان المراجعة فأن ذلك يدل على أن هناك مشكلة فى هذا الموقع وقد يكونوا فى‬ ‫حالة عصبية نظ ار لمراجعة أعمالهم فقط وعدم وجود أي مشاكل وبالتالي يجب مراعاة ذلك‬ ‫واستخدام األسئلة التي تشجع المراجع عليهم للمناقشة واظهار ما لديهم‬

‫‪38‬‬

Audit Performance ‫ تنفيذ المراجعة‬-3 ‫مثال‬ • Show me what you do? • Where is that kept? • How is that carried out ?

• When would you do this ? • What happens after this is completed ? • Who will do that ?

39

‫‪ -3‬تنفيذ المراجعة ‪Audit Performance‬‬ ‫‪DO NOT‬‬ ‫‪‬‬

‫ال تخرج عن الموضوع بأسئلة جانبية‬

‫‪ ‬اال تضيع الوقت بمناقشات وجدل مع‬ ‫المراجع عليه واستمع بإيجابية لما يقول‬

‫‪DO‬‬ ‫ قارئ جيد لإلجراءات والمراجع وجاهز‬‫‪-‬الوصول في التوقيت المحدد دون تأخير‬

‫•التحكم في زمام المناقشة (عدم إضاعة الوقت) ‪ -‬البحث عن الحقائق والتحقق منها·‬

‫ سؤال أصحاب العمليات الفعليين وتلقى ويملى‬‫•·ال تسمح للمراجع عليه أن يقود المناقشات‬ ‫اإلجابة منهم وليس من رئيسه أو زميله‬ ‫عليك ما يجب أن تفعله‬ ‫•· تحاشى جو التعنيف واللوم وانتقاد األشخاص‬ ‫•أمام رؤسائهم‬

‫‪ -‬التحدث قليال ما أمكن‬

‫•· تحاشى التقارير الشخصية‬

‫‪ -‬تجنب استخدام األلفاظ المبهمة‬

‫• ال انتقاد وال توبيخ وال تهكم وال تسخر من أحد‬ ‫التجعل المراجع عليه يختار لك عينة المراجعة‬

‫‪40‬‬

‫ األسئلة واضحة ومختصرة‬‫ مؤدب وهادى ولبق ومسيطرا على نفسك طوال‬‫مدة المراجعة‬

‫خصــــــائص المراجــــع الجيــــــد‬ ‫‪1‬‬

‫القـدرة على التعبير عن المفـاهـيم واألفكـار شفهـيا وكتـابة ‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫المهــارات الشخصيــة ‪:‬‬ ‫‪ ‬الدبلوماسـية في توضيح عدم المطـابقة ‪.‬‬ ‫‪ ‬الحصول على المعلومة الصحيحة ‪.‬‬ ‫‪ ‬القدرة على اإلنصـات ‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫القدرة على االحتفـاظ بالحيادية التي تسمح بإتمام مسئولياته كمراجع ‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫مهــارات التنظـيم الشخصي ‪.‬‬

‫‪5‬‬

‫الحكم طبقـا للدليل المـادي‬

‫‪41‬‬

‫‪. Objective Evidence‬‬

‫‪ -3‬تنفيذ المراجعة ‪Audit Performance‬‬ ‫السمات الشخصية للمراجع الجيد ‪:‬‬

‫‪-‬مستمع جيد‬

‫‪-‬متفتح الذهن‬

‫‪ -‬دبلوماسى فى التعامل مع االخرين‬

‫‪-‬محايد وغير متحيز‬

‫‪ -‬امين فى نقل الحقائق دون تزييف‬

‫ صبور طويل البال قوى التحمل (ال يغضب بسرعة )‬‫‪ -‬ملتزم (منضبط ذاتيا )‬

‫‪ -‬مهتم بالمراجعة (ليس فقط تأدية واجب )‬

‫‪-‬مقد ار لمشاعر اآلخرين (غير متجمد اإلحساس )‬

‫‪ -‬ايجابى وموضوعى فى التعامل‬

‫‪42‬‬

‫‪Personnel Characteristics‬‬ ‫‪Good Listener‬‬ ‫‪Open minded‬‬ ‫‪Diplomatic‬‬

‫‪Unbiased‬‬ ‫‪Honest‬‬ ‫‪Patient‬‬ ‫‪Self-disciplined‬‬

‫‪Interested‬‬ ‫‪Empathetic‬‬ ‫‪Positive‬‬

‫‪ -3‬تنفيذ المراجعة ‪Audit Performance‬‬ ‫التخلص من الصفات االتية ‪:‬‬

‫‪NOT TO BE‬‬

‫‪-‬اال يكون ‪:‬‬

‫متغطرس ومتعالى‬‫‪ -‬متشبث برأيه‬

‫‪43‬‬

‫‪Arrogant‬‬ ‫‪Opinionated‬‬

‫‪ -‬كسول‬

‫‪Lazy‬‬

‫‪ -‬خجول‬

‫‪Shy‬‬

‫‪ -‬متردد ويخشى أن يسأل‬

‫‪Timid‬‬

‫‪ -‬سهل االنخداع ‪ /‬ساذج‬

‫‪Gullible / Naive‬‬

‫‪ -‬كثير الجدال‬

‫‪Argumentative‬‬

‫‪ -‬معجب بنفسه‬

‫‪Self - important‬‬

‫أنشطــة ومسـئوليات فريق المـراجعة‬ ‫‪Responsibilities Of team‬‬ ‫•المشاركة فى إعداد قوائم األسئلة‬ ‫•االلتزام بمتطلبات المراجعة‬

‫•تنفيذ المهام المطلوبة بفاعلية وكفاءة‬ ‫•كتابة تقرير عدم المطابقة ومالحظات المراجعة لرئيس فريق المراجعة‬ ‫•مساعدة ومعاونة رئيس فريق المراجعة‬

‫‪44‬‬

‫أنشطــة ومسـئوليات رئيس فريق المـراجعة‬ ‫‪1‬‬

‫إختيـار‬

‫فريق المراجعـة وتحـديد مدى االحتيـاج لمتخصصـين ‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫إدارة‬

‫المراجعـة وإدارة عمـل فـريق المراجعـين ‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫التنسيق مع الجهـة المراجـع عليهـا لتنفيـذ المراجعـة ‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫إعــداد‬

‫خطـة المراجعـة والمشاركة في إعداد قائمـة األسئلة ‪.‬‬

‫‪5‬‬

‫تقــدير‬

‫درجـة عـدم المطـابقـة التي تظهـر ‪.‬‬

‫‪6‬‬

‫إبـالغ‬

‫عـدم المطـابقة فورا للمراجـع عليـه ‪.‬‬

‫‪7‬‬

‫إعداد وتوزيع‬

‫‪8‬‬ ‫‪45‬‬

‫متابعــة‬

‫تقــرير المراجعــة ‪.‬‬

‫اإلجــراءات التصحيحيـة والتأكـد من فاعليتهـا ‪.‬‬

‫أنشطـــــة ومســئوليـــات المــراجع‬ ‫من مجــال تطبيــق المراجعـــة ‪.‬‬

‫‪1‬‬

‫التـأكــد‬

‫‪2‬‬

‫المشــاركة‬ ‫جمـع وتحليـل المشـاهدات للتأكـد من فاعليـة تطبيـق النظـام ‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫البحـث‬

‫‪5‬‬

‫كتـابة‬

‫‪6‬‬

‫مسـاعدة‬

‫رئيس فريق المراجعة في تقدير حـاالت عدم المطـابقة‬ ‫وإعـــداد تقـرير المراجعــة ‪.‬‬

‫‪7‬‬

‫تسـجيل‬

‫جميـع المالحظــات وأماكـن تواجـدها ‪.‬‬

‫‪8‬‬

‫المحافظـة‬

‫على القـيم واألخـالق وخلـق روح التعـاون‬ ‫مع باقي أفـراد فـريق المراجعــة ‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫‪46‬‬

‫في إعــداد األســئلة ‪.‬‬

‫عن الحقـائق الملموســة ‪. Objective Evidence‬‬ ‫تقـرير عـدم المطـابقـة ‪.‬‬

‫مســئوليـــات المــراجع عليهم‬

‫‪Auditee‬‬

‫* إبالغ العاملين بأهداف ومجال تطبيق المراجعة‬ ‫* تحديد المسئولية للمراجع عليهم وابالغهم بمواعيد وخطة المراجعة‬ ‫* تجهيز الموارد الالزمة للمراجعين للتأكد من فاعلية المراجعة‬ ‫* تسهيل عمل المراجعين وتوفير اإلمكانيات والمساعدات لجمع الحقائق‬ ‫عن مطابقة النظام للمتطلبات‬ ‫*‬

‫التعاون مع المراجعين لتحقيق أهداف المراجعة‬

‫* تحديد اإلجراءات التصحيحية الفعالة التي سيتم اتخاذها لتالفي المالحظات‬

‫‪47‬‬

‫حاالت عدم المطابقة‬ ‫وصف بالدليل المادي الملموس ونص المتطلبات بالمواصفة‬

‫يتم تحديد الحيود واخذ توقيع ممثل الجهة المراجع عليها على النموذج الخاص بذلك‬ ‫واألسلوب األمثل في التعامل مع حاالت عدم المطابقة أثناء المراجعة اآلتي ‪-:‬‬ ‫* االتفاق المبدئي على طبيعة نقاط عدم المطابقة المتواجدة‬ ‫* كتابة مالحظات عن الموجودات واعادة صياغتها الحقا‬

‫* كتابة مسودة بالموجودات في نهاية يوم المراجعة ثم كتابتها في شكلها النهائي‬

‫صياغة حاالت عدم المطابقة‬

‫‪ :‬جملة قصيرة تحتوى على ‪-:‬‬

‫* وصف عام لحالة عدم المطابقة ( صياغة مختصرة وصحيحة لغويا وفنيا )‬

‫* وصف دقيق لعدم المطابقة الموجود (وضوح الصياغة )‬

‫* ذكر الدليل المادي للحالة ( موضوعية حالة عدم المطابقة )‬

‫* نص المتطلبات في المواصفة ( استيفاء مبررات عدم المطابقة )‬

‫‪48‬‬

‫حاالت عدم المطابقة‬ ‫‪ ‬طلب إجراء تصحيحي ) ‪Corrective Action Request ( CAR‬‬ ‫يستخدم لوصف عدم المطابقة واإلجراء التصحيحي المطلوب لها‬

‫‪ ‬لتقرير حالة عدم المطابقة الموجودة‬ ‫‪ ‬توضيح مستوى حالة عدم المطابقة ( حرج – جسيم – خفيف)‬ ‫‪ ‬تسجيل قبول حالة عدم المطابقة من المراجع عليه ( ممثل الجهة المراجع عليها )‬ ‫‪ ‬تسجيل اإلجراء المطلوب لتصحيح أو إزالة حالة عدم المطابقة‬ ‫‪ ‬تسجيل قبول المراجع عليه لإلجراء المطلوب اتخاذه إل زالة حالة عدم المطابقة‬ ‫ويوضح اآلتي ‪-:‬‬ ‫اإلجراء المراجع وتاريخ إصداره‬‫المنطقة المراجع عليها‬‫المواصفة المراجعة ورقم البند فيها‬‫اسم المراجع‬‫وصف لحالة عدم المطابقة‬‫‪49‬‬

‫الجلســــة الختامية‬

‫‪Closing Meeting‬‬

‫‪1‬‬

‫شـكر للمراجــع عليهم على تعاونهـم ‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫أطلب إرجـــاء األســـئلة ‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬

‫تكلم عن مالحظات المراجعة متضمنة حاالت عـدم المطابقـة التى ظهرت‪.‬‬ ‫شرح وتفسير لنموذج ‪ CAR‬واستكماله ( المراجع و المراجع عليه ) ‪.‬‬ ‫اخذ توقيع المراجع عليهم أو من يمثلهم في الخانة الخاصة ‪. CAR‬‬

‫‪9‬‬ ‫‪10‬‬

‫‪50‬‬

‫الرد على االستفسارات للتوضيح فقط‬ ‫اإلتفاق على نتيجة المراجعة ‪.‬‬ ‫ترك صورة من حاالت عدم المطابقة للمراجع عليه لتحديد اإلجراءات‬ ‫التصحيحية المطلوبة‬ ‫توضيح عملية إعداد التقرير التفصيلى وزمن تسليمه فى أقرب فرصة‬ ‫والمتابعة المطلوبة‬ ‫إحتفظ بتسجيل عن اإلجتماع والحاضرون‬

‫تقرير المراجعة والمتابعة‬ ‫‪ ‬تقرير المراجعة والمتابعة‬

‫‪Audit Reporting And Follow Up‬‬

‫رئيس فريق المراجعة هو المسئول عن دقة واكتمال تقرير المراجعة‬

‫‪51‬‬

‫تقريـــر المراجعــــــة‬ ‫‪AUDIT REPORT‬‬ ‫الغرض والهـدف من المراجعـة‬

‫‪Scope of the Audit‬‬

‫مجال تطبيق المراجعــة‬

‫تفاصيـل خطة المراجعـة‬ ‫الوثـائق المرجعيـة‬ ‫مالحظات عـدم المطابقـة‬ ‫قرار مدى المطابقـة‬

‫‪Purpose of the Audit‬‬

‫‪Audit Plan‬‬

‫‪Reference Documents‬‬ ‫‪Nonconformities‬‬ ‫‪Conformity status‬‬

‫قائمة توزيـع التقريـر ‪Distribution List of the Report‬‬

‫التأكيد على سـرية المعلومـات‬ ‫‪52‬‬

‫وصول التقرير فى الموعد المناسب‬

‫تقرير المراجعة والمتابعة‬ ‫محتويات تقرير المراجعة‬ ‫يتم تجميع جميع المالحظات التي ظهرت أثناء المراجعة لمناقشتها أثناء الجلسة الختامية‬ ‫واالتفاق عليها مع المراجع عليهم قبل صياغة تقرير المراجعة‬

‫ويتم إعداد تقرير المراجعة بعد نهاية الجلسة الختامية وتكون صياغته سهلة وواضحة‬ ‫ومختصرة ويحتوى على‪-:‬‬ ‫‪ ‬تاريخ ومكان المراجعة‬ ‫‪ ‬الوثائق المرجعية العمال المراجعة‬

‫‪ ‬فريق المراجعة ( رئيس فريق المراجعة أعضاء الفريق )‬ ‫‪ ‬طلبات اإلجراءات التصحيحية التي تمت صياغتها ( مالحظات عدم المطابقة )‬ ‫‪ ‬قائمة توزيع تقرير المراجعة والمرفقات‬

‫‪53‬‬

‫توزيع التقرير‬ ‫* إذا لم يصل التقرير فى الموعد المحدد يصبح ليس ذو قيمة‬ ‫* قائمة توزيع التقرير يجب ان توافق عليها الجهة المراجع عليها‬

‫* مراعاة سرية المعلومات‬

‫‪54‬‬

‫مسؤليات مدير برنامج المراجعة بند ‪5.3.1‬‬ ‫‪The Person Managing The Audit Program‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫‪.6‬‬

‫‪.7‬‬ ‫‪.8‬‬ ‫‪.9‬‬

‫يقرر وينشئ مدي ‪ /‬امتداد برنامج المراجعة‬ ‫يتعرف علي ويقيم مخاطر برنامج المراجعة‬ ‫ينشئ مسؤليات المراجعة‬ ‫ينشئ اجراءات عمل المراجعة الداخلية‬ ‫يحدد الموارد الالزمة ألتمام عملية المراجعة الداخلية‬ ‫يتأكد من تفعيل وتطبيق برنامج المراجعة شامال انشاء أهداف المراجعة ‪ /‬المدي‬ ‫(المجال) ‪ /‬معايير كل مراجعة علي حدة ‪ /‬تحديد طرق المراجعة ‪ /‬اختيار فريق‬ ‫المراجعة وتقييم المراجعين‬ ‫التأكد من انشاء وادارة والحفاظ علي وتحديث سجالت المراجعة‬ ‫رصد ومراقبة ومتابعة وتحديث وتطوير برنامج المراجعة‬ ‫ابالغ األدارة العليا بمحتوي برنامج المراجعة و موافقته عليه و نتائج المراجعة‬

‫‪55‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫هيكل المواصفة ‪ 19011‬لسنة ‪ 2011‬األصدار الثاني‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬

‫تمهيد‬ ‫تقديم‬ ‫‪ .1‬المجال‬ ‫‪.2‬المرجع القياسي‬ ‫‪.3‬العبارات والتعاريف‬ ‫‪ .4‬مبادئ المراجعة ‪:‬الستة‬ ‫‪.5‬ادارة برنامج المراجعة الداخلية‬ ‫‪ 5.1‬عام‬ ‫‪ 5.2‬إنشاء أهداف برنامج المراجعة ‪Plan‬‬ ‫‪ 5.3‬إنشاء برنامج المراجعة ‪Plan‬‬ ‫‪5.4‬تطبيق برنامج المراجعة ‪Do :‬‬

‫‪56‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫هيكل المواصفة ‪ 19011‬لسنة ‪ 2011‬األصدار الثاني ‪-2-‬‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬

‫‪ 5.5‬رصد برنامج المراجعة ‪Check :‬‬ ‫‪ 5.6‬مراجعة و تحسين برنامج المراجعة ‪Act :‬‬ ‫‪ 6‬تأدية المراجعة‬ ‫‪ 6.1‬عام‬ ‫‪ 6.2‬بدء المراجعة‬ ‫‪ 6.3‬اعداد أنشطة المراجعة‬ ‫‪ 6.4‬تنفيذ (إجراء) أنشطة المراجعة‬ ‫‪ 6.5‬اعداد وتوزيع تقرير المراجعة‬ ‫‪ 6.6‬استكمال المراجعة‬ ‫‪ 6.7‬تنفيذ (إجراء) متابعة المراجعة‬ ‫‪ 7‬كفاءة وتقييم المراجعين الداخليين‬

‫‪57‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫هيكل المواصفة ‪ 19011‬لسنة ‪ 2011‬األصدار الثاني ‪-3-‬‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬

‫‪ 7.1‬عام‬ ‫‪ 7.2‬تحديد كفاءة المراجعين لتحقيق متطلبات برنامج المراجعة‬ ‫‪ 7.3‬انشاء معايير تقييم المراجعين‬ ‫‪ 7.4‬اختيار طريقة التقييم المناسبة للمراجعين‬ ‫‪ 7.5‬تنفيذ (إجراء) تقييم المراجعين‬ ‫‪ 7.6‬الحفاظ علي جدارة المراجعين وتحسين كفائتهم‬ ‫ملحق أ (توضيحي) أمثلة ارشادية وتوضيحية للمعرفة و المهارات المتخصصة‬ ‫للمراجعين في أنظمة األدارة المختلفة ‪ 8 :‬أمثلة و القطاع الذي سيمارس المراجعة عليه‬ ‫ملحق ب (توضيحي) ارشادات اضافية للمراجعين لتخطيط و تنفيذ (إجراء) المراجعة‬ ‫المراجع ‪ :‬المواصفات األخري التي لها عالقة بهذه المواصفة‬

‫‪58‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫هيكل المواصفة ‪ 19011‬لسنة ‪ 2011‬األصدار الثاني ‪-3-‬‬ ‫• ‪ 7‬بنود رئيسية المستوي األول من ‪ 1‬الي ‪7‬‬ ‫• ‪ 19‬بند فرعي في المستوي الثاني ‪ :‬الخامس ‪ 6:‬و السادس ‪ 7 :‬والسابع ‪( 6:‬من ‪7.1‬‬ ‫الي‪)7.6‬‬ ‫• ‪ 36‬بند تحت فرعي المستوي الثالث ‪5.3 :‬به ‪ 6‬و ‪ 5.4‬به ‪ 7‬و ‪ 6.2‬به ‪ 3‬و ‪ 6.3‬به ‪ 4‬و‬ ‫• ‪ 6.4‬به ‪ 9‬و ‪ 6.5‬به ‪ 2‬و ‪ 7.2‬به ‪ ( 5‬من ‪ 7.2.1‬الي ‪)7.2.5‬‬

‫• ‪ 7‬بند تحت تحت فرعي المستوي الرابع ‪ 6.3.2:‬به ‪ 2‬و ‪ 7.2.3‬به ‪7.2.3.1 ( 5‬‬ ‫الي‪)7.2.3.5‬‬ ‫• المجموع ‪ 69‬بنود (مطالب ‪ :‬ارشادات ) و ‪ 20‬تعريف‬ ‫‪59‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

‫التغييرات في األصدار الثاني مقارنة باألصدار األول لسنة ‪2002‬‬ ‫•‬ ‫•‬

‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬

‫عنوان المواصفة‪ :‬أنظمة المراجعة بدال من الجودة والبيئة ‪ :‬شمولية المواصفة‬ ‫المجال ‪ :‬أضيفت العالقة بين المواصفة ومواصفة األيزو ‪ 17021‬لسنة ‪ :2011‬توضيح‬ ‫‪Conformity Assessment-Requirements for bodies providing audit‬‬ ‫‪and certification of management systems‬‬ ‫بند ‪: 4‬أضيفت سرية المعلومات مع توضيح األستقاللية (الحيادية)‬ ‫بند ‪: 5‬ادخال مفهوم المراجعة علي أساس المخاطر ‪risk -based auditing‬‬ ‫واعادة ترتيب البند‬ ‫بند ‪ 6‬اعادة ترتيب البند‬ ‫بند ‪ 7‬تقوية و اعادة ترتيب البند ‪ :‬جدارة (كفاءة) المراجع (المدقق)‬ ‫ادخال طريقة المراجعة عن بعد ضمن طرق المراجعات‬

‫•‬

‫‪60‬‬

‫‪4/5/2013‬‬

Process Flow of Audit Program ‫شكل توضيحي لتدفق‬ ‫برنامج المراجعة‬

Page 61

61

‫توضيح ألنشطة‬ ‫المراجعة الفعلية‬

‫‪Page 62‬‬

‫‪62‬‬

‫نظرة عامة‬ ‫علي عملية‬ ‫جمع والتحقق‬ ‫من المعلومات‬

‫‪63‬‬

‫اختيار طريقة لتقييم المراجعين‬

‫‪64‬‬

‫طرق القيام بعملية‬ ‫المراجعة‬

‫‪Applicable‬‬ ‫‪Audit Methods‬‬

‫‪65‬‬

: ‫كيفية التعامل مع الشخصيات الصعبة (المراجع عليهم) أثناء المراجعة‬ ‫التسهيل والتيسير والتبسيط‬/ ‫ الذكاء األجتماعي‬/ ‫مهارات القيادة‬ 1. Take a communication class on verbal and nonverbal skills. 2. Get training on dealing with difficult people.

3. Understand cultural differences. 4. Explain to the Auditee the benefit or requirement to the company. 5. Ask open-ended questions from checklist.(Does , Are , Can  Yes / No answer = Closed end questions) √ Tell Me , Show me , What , How ,When , Who , Why ?

6.Stop an audit during difficult situations with auditees. 7.Be Assertive neither Aggressive nor Abrasive 66

LPA Sustain with Layered Process Audits

They are a system of audits performed by multiple layers of supervision and management to monitor key process operations, characteristics and verify process conformance on an ongoing basis. LPAs are an excellent tool for minimizing variation in your processes and error-proofing systems.

Layered Process Audits (LPAs) have become quite popular and in many cases mandatory for suppliers in the automotive industry.

67

Peer Review

68

Turtle Audit Process Approach

69