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Febrero 2016 | ISO 14001:2015 Los ejes de la revisión.

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CONTENIDOS

Introducción: los desafíos han cambiado.

3

La estructura de alto nivel.

8

Un vistazo a la norma punto por punto.

12

Capítulos introductorios.

14

Objeto y campo de aplicación.

17

Referencias normativas.

19

Términos y definiciones.

21

Contexto de la organización.

25

Liderazgo.

29

Planificación.

32

Apoyo.

36

Operación

40

Evaluación del desempeño.

43

Mejora.

45

ISO 14001:2004 VS ISO 14001:2015

47

La transición de la versión 2004 a la 2015.

50

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“En los últimos años el cuidado medioambiental ha pasado de considerarse una término lejano, a ser un campo estratégico de gran peso para las empresas que buscan que su presente y futuro esté marcado por el desarrollo sostenible. En este escenario, se sitúa la norma ISO 14001 que se ha adaptado, revisado y renovado para ofrecer soluciones a los nuevos desafíos del siglo XXI.”

Estamos rodeados de noticias que ponen en relevancia la importancia de establecer una adecuada gestión del medio ambiente y de cómo nuestra relación con este entorno debe basarse en el equilibrio. Prueba de ello son los numerosos desafíos que se abren ante nosotros como el cambio climático, la contaminación ambiental, la desaparición de entornos naturales, etc. Todos ellos pruebas de que el impacto de nuestras actividades en el medio ambiente es cada vez mayor y de que comprender como afecta y cómo podemos gestionarlo de forma eficaz es clave para el futuro. En este marco se sitúan las empresas que deben adaptarse a esta nueva situación y proveerse de herramientas que les ayuden a mejorar su relación con el entorno natural que las rodea, así como a reducir los impactos negativos que su actividad provoca en el planeta. Y es en este escenario en el que se incluye la Norma ISO 14001:2015 que, con su revisión, proporciona las bases para adoptar un enfoque estratégico que cubra todos los retos ambientales como el agua, el suelo, los residuos, el aire, la biodiversidad, etc. Y no sólo eso, sino que va un paso más allá y realza la labor de protección del medio ambiente ante los posibles daños y degradación que las actividades de la empresa pueden provocar introduciendo para ello un mayor peso en las partes interesadas, el contexto, la consideración de todas las etapas del ciclo de vida del producto o la gestión de los riesgos y oportunidades, entre otros muchos matices.

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De esta forma, busca aportar soluciones a las realidades ambientales a las que se enfrentan las empresas del siglo XXI y establece las bases para garantizar el futuro de las generaciones venideras. Desde su primera publicación en 1996 y en estos 20 años de vida, la ISO 14001 se ha convertido en una de las normas más exitosas debido a su accesibilidad y a su capacidad para ayudar a las empresas a reducir costes, mejorar la gestión y apoyarlas en su gestión ambiental. Ahora se enfrenta a un mundo complejo, exigente y dinámico, donde la importancia de realizar una buena gestión ambiental es esencial y donde las empresas operan con prácticas más orientadas al desarrollo sostenible. Es por esta razón que la revisión, desde la anterior versión del 2004 que se centró en clarificar conceptos y no aportó demasiadas novedades, era una necesidad cada vez más solicitada. La revisión de la norma ISO 14001 comenzó, podríamos decir, en el año 2006, momento en el que el comité de trabajo específico comenzó a buscar una estructura común que permitiera la integración de las normas o sistemas de gestión. Esta búsqueda se tradujo en el documento que vio la luz en diciembre del año 2011 y que se denomina Estructura HLS o Estructura de Alto Nivel que influye en cada punto de la norma, como más adelante veremos. Después de esta fecha clave, el siguiente hito en la revisión del documento se situó en la reunión de febrero del año 2012 en Berlín, en la que Comité Técnico ISO/TC 207 valoró y comenzó a adoptar los parámetros establecidos en la estructura de alto nivel, así como los puntos a considerar para la mejora de los puntos débiles del documento o que no respondían a las necesidades actuales de las empresas en materia ambiental. A partir de aquí se han ido siguiendo distintos pasos, algunos de ellos conflictivos que provocaron que los plazos establecidos para la publicación de la norma revisada se alargaran de finales del 2013 o principios de 2014 a, finalmente, septiembre del 2015, cuando ha sido publicada. En el siguiente cuadro podemos ver cómo ha sido la evolución de los distintos estados de la norma a lo largo del tiempo.

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En esta imagen podemos observar una de esas reuniones conflictivas, concretamente la producida en febrero del 2015, que supuso un retraso en la planificación de las etapas al tener que retomarse algunos aspectos de la norma que no quedaron hasta ese momento lo suficientemente claros. Por último, no podemos acabar esta introducción sin puntualizar brevemente que, aunque hasta ahora hemos hablado de la estructura de alto nivel como documento que influyó en la revisión de la norma, no es el único. Y es que no podemos olvidar otros textos como:



“Future Challengues”, que aportaba 24 puntos que han repercutido de forma muy activa en la revisión y de los cuáles podemos ver reflejados en el documento definitivo;



y el documento “Principio Operativo” que, aunque no se esperaba que tuviera tanta relevancia al principio, establecía los objetivos de una mayor integración con otros sistemas de gestión, simplicidad, facilidad en la traducción que evitara diferencias entre la misma norma en distintos idiomas, transparencia y verificabilidad, entre otros aspectos.

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No podemos pasar a ver las novedades que ha introducido la revisión de la Norma ISO 14001 sin hablar antes de la estructura de alto nivel, un cambio que, al adoptarla, ha supuesto que nos encontremos con una distribución de los capítulos nueva y con unos requisitos que son generales para los distintos sistemas de gestión. Si ya nos hemos acercado a otras normas revisadas recientemente este cambio no nos resultará extraño ya que normas como la ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad, también comparten este modelo de estructura de alto nivel que permite una mayor integración entre los distintos sistemas. La estructura de alto nivel está basada en el Anexo SL del Suplemento Consolidado ISO de las Directivas ISO/TEC y busca aportar una estructura común para los sistemas de gestión que permita, como ya he indicado antes, detectar de forma rápida los puntos comunes entre ellos, y así facilitar la adopción por parte de las empresas de varias de ellas. De esta forma:

  

se facilita la comprensión. se optimizan recursos. y se permite una homogeneidad en la aplicación de los sistemas de gestión.

Todo ello va a repercutir positivamente en aquellas empresas que dispongan de varios sistemas de gestión y que verán que, con esta novedad, su mantenimiento será más sencillo así como se evitarán las duplicidades en la documentación considerada como requisito de las distintas normas. Por último, hay que matizar que la estructura de alto nivel es un requisito para los comités que desarrollan y renuevan los distintos sistemas de gestión pero no es obligatorio para las empresas que disponen de este sistema pudiendo escoger otra estructura. En el siguiente cuadro podemos observar el esquema de la estructura de alto nivel que se adapta por completo a la nueva estructura de la norma que veremos punto por punto.

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ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL PARA NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN Introducción. 1.- Objeto y campo de aplicación.

Cada sistema tiene que desarrollarlos por sí mismos.

2.- Referencias normativas. 3.- Términos y definiciones.

La estructura de alto nivel fija 22 términos genéricos

4.- Contexto de la organización. 4.1.- Conocimiento de la organización y de su contexto. 4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.3.- Determinación del alcance del sistema de gestión XXX. 4.4.- Sistema de gestión XXX. 5.- Liderazgo. 5.1.- Liderazgo y compromiso. 5.2.- Política.

Parte técnica 5.3.- Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. de la Norma.

6.- Planificación.

6.1.- Acciones para tratar riesgos y oportunidades. 6.2.- Objetivos XXX y planificación para lograrlos. 7.- Soporte. 7.1.- Recursos. 7.2.- Competencia. 7.3.- Toma de conciencia. 7.4.- Comunicación. 7.5.- Información documentada.

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8.- Operación. 8.1.- Planificación y control operacional. 9.- Evaluación del desempeño. 9.1.- Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 9.2.- Auditoría Interna. 9.3.- Revisión por la dirección.

Parte técnica de la Norma.

10.- Mejora. 10.1.- No Conformidades y acciones correctivas. 10.2.- Mejora Continua.

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La revisión de la Norma ISO 14001:2015 ha traído novedades de gran calado como son:

  

la incorporación del requisito del contexto de la organización,

   

la mayor definición de la comunicación interna,

la incorporación de las partes interesadas como nuevos jugadores, la aparición de un nuevo requisito relativo a las acciones para abordar riesgos y oportunidades, la información documentada aportando flexibilidad, el requisito de respuesta frente a emergencias y la inclusión de varios términos.

Así que vamos a ver como quedan reflejados en cada uno de los capítulos.

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CAPÍTULO INTRODUCTORIO

0.- Introducción. 0.1.- Antecedentes. 0.2.- Objetivos de un sistema de gestión ambiental. 0.3.- Factores de éxito. 0.4.- Modelo planificar – hacer – verificar – actuar. 0.5.- Contenido de esta norma internacional.

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Este capítulo comienza indicando las motivaciones que han llevado a la revisión de la Norma ISO 14001 y nos sitúa en posición para comprender los cambios que se han introducido en los siguientes capítulos. De esta forma, nos indica que las expectativas que la sociedad coloca en las empresas en relación con el desarrollo sostenible, unido a la necesidad de una mayor transparencia y responsabilidad y a un marco legal cada vez más duro y más centrado en luchar contra la contaminación del medio ambiente, el uso ineficiente de recursos, la gestión inapropiada de residuos, el cambio climático, la degradación de los ecosistemas y la pérdida de la biodiversidad, han hecho que las empresas vean los sistemas de gestión ambiental como una herramienta eficaz para contribuir a la sostenibilidad. Es decir, ya en este primer punto introduce el concepto de desarrollo sostenible dentro de la norma. Igualmente, el concepto de liderazgo aparece ya citado en el apartado 0.3., “Factores de éxito” al indicar que “el éxito de un sistema de gestión ambiental depende del compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección”. Además, se aborda la necesidad de que el sistema de gestión se integre en la dirección estratégica de la empresa. Sin embargo, no podemos hablar de este capítulo introductorio sin centrar nuestra vista en el apartado 0.4., “Modelo planificar > hacer > verificar > actuar”, donde vamos a observar una de las novedades representativas de la revisión: la modificación del esquema PHVA al introducir el contexto de la organización dentro del ciclo. Además, se observa como:



el liderazgo ocupa un puesto relevante como garante del éxito del sistema de gestión y se sitúa en el centro;



el punto que veíamos en la versión del 2004 de Revisión por la Dirección se ha trasladado al punto de Evaluación del desempeño;



y se crea el apartado de Mejora donde se recogen todas las actividades que contribuyen a la mejora del desempeño ambiental.

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Por último, es interesante destacar una aclaración que nos aporta la norma en relación con las formas verbales empleadas y como deben ser entendidas según su implicación y formulación en los requisitos. Con la revisión, se identifican las siguientes formas verbales:

 

“debe” que hace referencia directa a un requisito de la norma.



“puede” que hace referencia a un permiso o una posibilidad.

“debería” relacionado con una recomendación, es decir, un punto, aspecto o matiz que no se considera obligatorio pero que es interesante valorar.

De esta forma, estas tres claves nos aportan la llave para poder dar el sentido exacto a las indicaciones de la norma, su relevancia y obligatoriedad.

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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

1.- Objeto y campo de aplicación.

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En este apartado la revisión no ha introducido grandes novedades más allá de una modificación de la redacción. Un ejemplo de este cambio mínimo lo podemos observar cuando la norma nos habla de su finalidad y la identifica como una ayuda a lograr los resultados previstos por la empresa en relación al sistema de gestión ambiental, aportando valor de esta forma al medio ambiente, a la organización y a las partes interesadas. No se producen cambios en cuanto a la versión del 2004 en la aplicabilidad, indicando en este apartado que el sistema de gestión ambiental es aplicable a todas las empresas sin importar su tamaño, tipo y naturaleza. Lo que sí es una novedad es la mención a la perspectiva de ciclo de vida dentro de la aplicación del sistema. En concreto el texto indica que es aplicable a “los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que la organización determine que puede controlar o influir en ellos, considerando una perspectiva de ciclo de vida”. Por último, la norma indica que no se admiten exclusiones, es decir, que todos los requisitos deben estar incorporados en el sistema de gestión ambiental.

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REFERENCIAS NORMATIVAS.

2.- Referencias normativas.

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Al igual que en la versión del 2004 no se citan en este apartado referencias a otras normas, aunque en la parte final del documento se incluyen otras normas como bibliografía que pueden ser consultadas.

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

3.- Términos y definiciones. 3.1.- Términos relacionados con organización y liderazgo. 3.2.- Términos relacionados con planificación. 3.3.- Términos relacionados con soporte y operación. 3.4.- Términos relacionados con la evaluación del desempeño y con la mejora.

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Este capítulo se encuentra ordenado de forma conceptual, relacionando los distintos términos en relación con el contexto en el que se engloban. Además, el documento incluye una serie de notas a las definiciones que ayudan a la comprensión, adaptarlas con un matiz concreto, indica disposiciones especiales, aporta ejemplos, etc. A los 22 términos generales aportados por la estructura de alto nivel, la revisión de la norma ha incluido 11 términos más relacionados con este sistema de gestión en concreto. A continuación se procede a destacar algunos de los términos más relevantes: Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. NOTA 1 a la entrada: la alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. NOTA 2 a la entrada: si el alcance del sistema de gestión comprende solo una parte de una organización, entonces “alta dirección” se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de la organización.

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Parte Interesada: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad. EJEMPLO: Clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversionistas, empleados. No es un término nuevo de la revisión ya que en la versión del 2004 ya estaba presente, sin embargo aquí se refuerza su implicación dentro del Sistema de Gestión Ambiental.

Riesgo: efecto de la incertidumbre. NOTA 1 a la entrada: un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. NOTA 2 a la entrada: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad.

Riesgos y Oportunidades: efectos potenciales adversos (amenazas) y efectos potenciales beneficiosos (oportunidades).

Información Documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. NOTA 1 a la entrada: la información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

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Ciclo de Vida: etapas consecutivas e interrelacionada de un sistema de producto (o servicio), desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta la disposición final. NOTA 1 a la entrada: las etapas del ciclo de vida incluyen la adquisición de materias primas, el diseño, la producción, el transporte / entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final.

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.

4.- Contexto de la organización. 4.1.- Comprensión de la organización y de su contexto. 4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.3.- Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental. 4.4.- Sistema de gestión ambiental.

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Este es uno de los capítulos en los que aparecen algunas de las novedades más relevantes de la revisión: el contexto y las partes interesadas. En el apartado 4.1., “Comprensión de la organización y de su contexto”, la revisión de la norma indica que la empresa debe determinar de una forma más exhaustiva y detallada el contexto de la organización, es decir, hay que dibujar todo el escenario donde las empresas se sitúan teniendo en cuenta todos aquellos aspectos externos e internos que la afectan de forma directa o indirecta, positiva o negativamente, para alcanzar los resultados y objetivos planificados. De esta forma, ya no sólo es importante la gestión interna sino que hay que fijar la vista en el exterior ya que todas estas situaciones que suceden fuera de la empresa afectan a la consecución de los resultados, a la realización de procesos y a alcanzar las metas que se ha marcado. Algunos ejemplos que se pueden tener en cuenta para definir el contexto pueden ser las condiciones ambientales relacionadas con la biodiversidad, el uso del suelo o la contaminación existente, el contexto cultural, la legislación aplicable, el entorno competitivo, el marco financiero, etc. Dentro del contexto interno se pueden valorar las actividades realizadas, el conocimiento disponible, la dirección estratégica, la cultura y las personas. A la hora de definir el contexto no debemos dejarnos llevar y no dedicar la atención que este aspecto requiere ya que disponer de una imagen completa, llena de matices, con información objetiva y actualizada es clave para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental implantado. Algunos ejemplos aplicados a situaciones reales del contexto serían:

  

recalificación de terrenos colindantes. desvíos de cauces de ríos. medidas para establecer por la administración los parámetros de emisiones a la atmósfera.

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 

reacondicionamiento de las instalaciones de la organización. aumentos o despidos en la plantilla de la empresa.

Además, en el apartado 4.2., “Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas” la revisión introduce otra novedad relevante: la empresa debe establecer cuáles son las partes interesadas, así como cuáles son sus necesidades y expectativas y cuáles de ellas se van a convertir en requisitos legales y otros requisitos. Es decir, de nada sirve realizar una mera enumeración de las distintas partes interesadas, sino que debemos ir un paso más allá y analizarlas detalladamente para establecer sus respectivas necesidades y expectativas. Teniendo este listado de expectativas y necesidades completo es necesario diseccionarlo para seleccionar cuáles de ellos van a pasar a requisitos, cuáles reflejan necesidades que son obligatorias y ya se encuentran incluidas en leyes, reglamentos o permisos, y cuáles afectan a la empresa de forma directa o indirecta. Tenemos que ver este listado teniendo presente que también pueden ser requisitos de las partes interesadas aquellos que no sean necesariamente requisitos de la organización. Por otra parte, la empresa puede adoptar voluntariamente otros requisitos más allá de los identificados por las partes interesadas. La clave de este requisito es que se mantenga vivo y actualizado ya que se va a emplear en otros apartados de la Norma. Algunas pautas para identificar a las partes interesadas de la empresa son las siguientes:



tener en cuenta aquellas con las que la empresa tiene una responsabilidad legal, operativa o fiscal, no olvidando aquellas partes interesadas con las que se tienen establecidos contratos, así como las leyes o las políticas o prácticas vigentes. EJEMPLO: socios de negocio, administraciones, subcontratos, etc.



conocer aquellas personas que tienen influencia para impedir o impulsar la actividad de la empresa. EJEMPLO: accionistas, ONGs.



tener en cuenta aquellas personas y empresas que se encuentran en las zonas donde la empresa actúa y que pueden verse afectadas y afectar a su actividad.



incluir aquellas personas que dependen de la organización. EJEMPLO: clientes, proveedores.



y considerar aquellas personas que tienen una representación clara de grupos de interés. EJEMPLO: representantes sindicales, inspectores ambientales.

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En relación con el apartado 4.3., “Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental”, vamos a ver reflejada en este punto la información detallada en el apartado 4.1. y 4.2 ya que para determinar el alcance, es decir, los límites y aplicabilidad del sistema de gestión ambiental, se debe tener presentes las cuestiones internas y externas y los requisitos legales y otros requisitos de las partes interesadas. Es importante indicar con respecto a este punto que, en ningún momento al determinar el alcance se puede llegar a excluir ninguna actividad, servicio, producto o instalaciones que tengan aspectos ambientales significativos. Además, el alcance debe estar recogido como información documentada y, otro matiz importante de la revisión, debe estar disponible para su consulta por las partes interesadas, siendo lo suficientemente claro para que no induzca a error.

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LIDERAZGO

5.- Liderazgo. 5.1.- Liderazgo y compromiso. 5.2.- Política ambiental. 5.3.- Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

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Aunque este capítulo es novedoso en la revisión de la norma ISO 14001, no es del todo desconocido ya que en la versión del 2004 ya podíamos ver su influencia por todo el documento. Ahora se pretende dar mayor protagonismo a la labor realizada por la alta dirección en el sistema de gestión ambiental. De esta forma, se busca una mayor implicación a través de los siguientes campos:

 

asumiendo la responsabilidad en la eficacia del sistema.

     

integrando los requisitos del sistema en los procesos de negocio.



asegurándose de que se dispone de los recursos necesarios.

asegurándose que la política y los objetivos están alineados con el contexto y con la dirección estratégica. realizando una eficaz labor de comunicación. estableciendo una labor de liderazgo y dirección a las personas. apoyando otros roles. promoviendo la mejora continua. asegurando que el sistema de gestión ambiental logra los resultados esperados.

Al dar mayor relevancia a la figura de la alta dirección, también se han añadido mayores elementos de compromiso. Sin embargo, el matiz más destacable es la inclusión con fuerza de la palabra y el concepto de liderazgo de forma que la alta dirección no sólo debe ser jefe, sino un líder, una persona que propague el compromiso con el sistema de gestión ambiental desde su puesto a todo el personal, que dirija y de apoyo a todos los trabajadores para alcanzar las metas marcadas y los resultados previstos, que comunique la importancia de una eficaz gestión ambiental y que de apoyo a otras personas con funciones intermedias para que, a su vez, puedan aplicar el liderazgo en sus funciones, áreas o procesos, entre otros aspectos como la motivación.

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Respecto al punto 5.2., “Política Ambiental”, la revisión no ha introducido grandes cambios más allá de incluir algunos puntos que responden a la adecuación de otras novedades como, por ejemplo, el requisito de que la política debe ser apropiada al propósito y contexto de la organización o la inclusión de un compromiso específico de protección del medio ambiente. Además, este documento debe conservarse como información documentada, comunicarse a nivel interno en la organización y, otro matiz nuevo, debe estar disponible para que las partes interesadas puedan consultarla. En relación con los roles, responsabilidades y autoridades en la organización no destaca una novedad, sino lo que ya no aparece: con la revisión ya no es un requisito la figura del “Representante de la dirección”, sino que la alta dirección debe asegurarse que se realiza una correcta asignación de los roles y responsabilidades y que estos se comunican a toda la empresa. Sobre este aspecto, la Norma ISO 14001:2015 es flexible ya que en el Anexo sobre orientación para su uso nos especifica que los roles y responsabilidades se pueden asignar a un miembro de la alta dirección, se pueden compartir entre varios o se pueden asignar a una persona en concreto como se realizaba en la versión anterior.

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PLANIFICACIÓN

6.- Planificación. 6.1.- Acciones para abordar riesgos y oportunidades. 6.1.1.- Generalidades. 6.1.2.- Aspectos ambientales. 6.1.3.- Requisitos legales y otros requisitos. 6.1.4.- Planificación de acciones. 6.2.- Objetivos ambientales y planificación para lograrlos. 6.2.1.- Objetivos ambientales. 6.2.2.- Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales.

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Este capítulo 6, “Planificación”, es otro de los grandes ejes de la Norma ISO 14001 en la versión del 2015 y es que es aquí donde vamos a poder ver aplicados algunos de los conceptos que veíamos como novedad en el capítulo 3, “Términos y definiciones” como es el riesgo y las oportunidades. En el apartado 6.1., “Acciones para abordar riesgos y oportunidades” indica como requisito que, a la hora de planificar su sistema de gestión ambiental, la empresa debe tener presente el análisis realizado de su contexto, junto con el alcance de su sistema y las expectativas y necesidades de las distintas partes interesadas, para que toda esta información se vuelque en los riesgos y oportunidades que les pueden afectar. Y, a partir de ahí, establecer una previsión que evite que se produzcan efectos negativos, aprovechar los positivos o reducir los efectos no deseados, logrando la mejora continua. Y no debemos olvidar que se debe mantener información documentada sobre estos riesgos y oportunidades detectados que permitan comprobar en todo momento que se sigue con la secuencia planificada. En relación con los aspectos ambientales, la revisión nos introduce otro concepto relevante como es el ciclo de vida al indicar que la organización no solamente debe determinar cuáles son los aspectos ambientales de sus productos, servicios o actividades, sino que tiene que ir un paso más allá y establecer también los aspectos ambientales asociados que puede controlar y en los que puede influir. Como novedad se indica que, a la hora de determinar estos aspectos ambientales, se debe tener en cuenta, como requisito, las condiciones anormales y de emergencia identificadas. De la misma forma, en la información documentada que la empresa debe mantener se encuentra la referencia sobre los criterios empleados para determinar los aspectos ambientales identificativos, junto con estos aspectos ambientales significativos y los aspectos ambientales e impactos ambientales asociados. Antes de seguir avanzando es interesante matizar un aspecto relevante: aunque hemos hablado que los riesgos y oportunidades se deben determinar

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y abordar, la norma no nos indica en ningún momento que sea necesario hacerlo mediante una gestión formal de los riesgos, ni mediante un proceso de gestión documentado específico. Por lo que, la propia empresa deberá seleccionar el método que según sus características, situación, dimensiones, contexto en que opere o conocimiento, mejor se adapte, pudiendo consistir en un simple proceso cualitativo o en una evaluación cuantitativa completa. El apartado 6.1.3., “Requisitos legales y otros requisitos” no presenta novedades en relación con la versión anterior del 2004, sin embargo el apartado 6.1.4, “Planificación de acciones” supone un requisito totalmente nuevo en esta versión del 2015. Aquí nos indica que la empresa debe planificar los pasos para realizar la toma de decisiones que permita abordar los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades identificados, así como establecer la manera en que esta planificación se integre en el resto de procesos del sistema de gestión ambiental y pueda evaluarse su eficacia. Es decir, va un paso más allá al incluir no sólo la planificación sino también su integración en los procesos y evaluación a través de un método o unos indicadores establecidos que permitan comprobar que se alcanzan los resultados buscados y se detectan y corrigen los fallos. En relación con los objetivos ambientales apenas se han introducido cambios con respecto a la anterior versión del 2004, salvo en un par de matices que a continuación indico:



a la hora de establecer los objetivos ambientales no sólo se tendrá que tener en cuenta los aspectos ambientales significativos sino que también deberá considerarse los riesgos y oportunidades identificados.



desaparece el término “meta” al utilizar la estructura de alto nivel, aunque se sigue manteniendo la esencia del requisito al seguir siendo necesario establecer acciones para alcanzar los objetivos ambientales.



a la hora de la planificación para lograr estos objetivos, la norma indica que la organización debe determinar qué pasos o acciones va a realizar, qué recursos necesitará, quién será el responsable, qué plazos se establecen y cómo se va a evaluar. Y sobre este último punto se indica específicamente la necesidad de utilizar indicadores de seguimiento que permitirán evaluar los avances en el logro de los objetivos ambientales.

Ya que este capítulo es complejo y las novedades son relevantes vamos a realizar un pequeño resumen.

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Con respecto a la versión anterior, la nueva versión incorpora nuevos requisitos al planteamiento que ya conocíamos. De esta forma, la empresa debe realizar la labor de identificar los aspectos ambientales asociados a sus productos, servicios o actividades y los requisitos legales asociados, sin olvidar su contexto y las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Una vez realizado el análisis e identificados los riesgos y oportunidades, la organización pasa a planificar las acciones que se van a realizar para abordar los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades. Todos ellos son prioritarios en la labor de alcanzar los resultados previstos. A su vez, los objetivos ambientales y el programa de gestión también serán una parte activa de este plan. De esta forma se realizará un proceso integrado y fluido que se alineará con los otros requisitos del sistema de gestión ambiental.

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APOYO

7.- Apoyo 7.1.- Recursos 7.2.- Competencia. 7.3.- Toma de conciencia. 7.4.- Comunicación. 7.4.1.- Generalidades. 7.4.2.- Comunicación interna. 7.4.3.- Comunicación externa. 7.5.- Información documentada. 7.5.1.- Generalidades. 7.5.2.- Creación y actualización 7.5.3.- Control de la información documentada.

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El apartado 7.1., “Recursos”, recoge parte de lo indicado en el apartado 4.4.1., “Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad” de la anterior versión del 2004, no aportando ninguna novedad más allá del cambio que podemos observar por la adopción de la estructura de alto nivel. Sin embargo, si fijamos nuestra vista en la competencia podemos observar como la revisión ha introducido como novedad la necesidad de evaluar las acciones formativas que se hayan impartido en relación con las necesidades de cubrir los puntos débiles detectados o aspectos a mejorar. Por otra parte, en relación con la comunicación, la revisión de la Norma ISO 14001:2015 ha incorporado novedades destacables. De forma general se convierte en requisito la labor de establecer, implementar y mantener todos aquellos procesos necesarios para realizar las comunicaciones internas y externas del sistema, debiendo responder a las preguntas ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿A quién? y ¿Cómo? Además, a la hora de comunicar información deberá asegurarse de que es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, además de que es fiable, aspectos novedoso e introducido con la revisión. También se indica que la empresa tiene el requisito de responder a las comunicaciones pertinentes respecto a su sistema de gestión ambiental estableciendo así un flujo de información constante. Y no debemos olvidarnos de que las evidencias de las comunicaciones deben conservarse como información documentada. En relación con la comunicación a nivel interno la revisión de la Norma ha realizado un cambio en la redacción, sin incluir nuevos requisitos, con el fin de aclarar algunos conceptos de la versión del 2004 que podían inducir a error o eran demasiado ambiguos. No podemos olvidar que una eficaz comunicación interna es clave no sólo para el sistema de gestión ambiental sino también para resolver conflictos, o coordinar actividades, por lo que asegurarse que se está aportando la

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información adecuada y en el momento preciso a aquellos que van a emplearla, sirve para aumentar su motivación y mejorar su desempeño ambiental. Y no sólo en este sentido, sino que también puede animar a que se realicen comentarios y sugerencias que permitirán la mejora del sistema de gestión ambiental de la empresa. Son por estas razones por las que la norma indica que debe existir un proceso que permita una comunicación eficaz en todos los niveles de la organización, incluyendo a contratistas y proveedores. Sobre la comunicación externa la revisión ha incorporado novedades al establecer como requisito explícito la obligación de comunicar externamente toda aquella información relevante relacionada con su sistema de gestión ambiental que cubra los requisitos propios y aquellos que han manifestado las partes interesadas. Con este punto la norma vuelve a hacer hincapié en el marco del contexto y, sobre todo, de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Pensemos que una de las expectativas más habituales que nos vamos a encontrar es la de saber que acciones está emprendiendo la empresa para prevenir o mejorar su desempeño ambiental o conocer sus progresos en este campo por poner unos ejemplos simples.

Pautas para una comunicación externa efectiva:

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primar la transparencia al explicar el origen de la información aportada.

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debe ser apropiada de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas.

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primar la veracidad y que no conduzca a engaño de ningún tipo. De esta forma, debe estar basado en hechos y evidencias.

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debe destacar por la exactitud y fiabilidad de la información transmitida.

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no debería excluir información relevante. debería optar por un formato y lenguaje que la haga comprensible a todas las partes interesadas.

Para terminar con este capítulo vamos a hablar brevemente de otra novedad que hemos ido mencionando como requisito en otros puntos de la norma: la información documentada.

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Y es que el primer cambio con respecto a la versión anterior ya nos aparece en el propio título. La revisión ha provocado que desaparezca el término documento o registro y que se sustituya por “información documentada”. Además, ha aportado flexibilidad al indicar que se puede gestionar en cualquier medio que la empresa considere apropiado y que debe destacar y buscar cualidades como:

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la utilidad, ser legible, comprenderse fácilmente y ser accesible a todas aquellas personas que estén interesadas o necesiten dicha información.

Con la revisión se aporta otro granito más para la flexibilidad al establecer que la información documentada, de que debe disponer la empresa, está compuesta por la requerida por la Norma ISO 14001 y por toda aquella que la organización establezca e identifique como necesaria para garantizar la eficacia de su sistema de gestión ambiental. De esta forma, y en referencia a lo indicado en la anterior versión del 2004 no se definen unos documentos mínimos marcados por la norma cómo genéricos sino que variará según las empresas al adaptarse a las distintas peculiaridades y necesidades de estas.

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OPERACIÓN.

8.- Operación. 8.1.- Planificación y control operacional. 8.2.- Preparación y respuesta ante emergencia.

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En relación con la planificación y el control operacional la revisión de la norma no ha introducido grandes novedades respecto a la versión del 2004, más allá de algunos matices. De esta forma, la organización debe definir las pautas de control operacional que considere necesarias para cada proceso, no perdiendo de vista en ningún momento todos aquellos criterios que se han establecido para garantizar un buen desempeño ambiental. Partiendo de este punto, debe asegurarse de que sus operaciones y procesos asociados se realizan de forma controlada para alcanzar sus objetivos ambientales, gestionar sus aspectos ambientales significativos y sus riesgos asociados con amenazas y oportunidades, y cumplir con los objetivos marcados dentro de su política ambiental. Todo ello sin olvidar la necesidad de controlar los cambios planificados y, cuando no es posible preverlos, examinar sus consecuencias ya que la gestión del cambio eficaz se convierte, en este punto y a lo largo de todo el documento, en una de las bases para garantizar que se alcancen los resultados previstos de forma continuada en el tiempo. No debemos olvidar aquellos procesos subcontratados que afectan en su capacidad de desempeño ambiental y que, por lo tanto, deben estar controlados o, por lo menos, la empresa deberá influir en ellos. La gran novedad en este apartado se encuentra en la inclusión del enfoque de ciclo de vida que aporta relevancia a la necesidad de que los objetivos de desempeño ambiental no se limiten a un solo aspecto o proceso que realiza la empresa, sino que abarquen toda la vida del producto, desde su creación a su destrucción, pasando por su uso, es decir, el ciclo de vida, desde que nace hasta que muere. De esta forma, la empresa determinará aquellos requisitos ambientales indispensables para la compra de productos y/o servicios, comunicándoselos a los correspondientes proveedores externos, incluyendo los subcontratistas y potenciando así que estas partes interesadas se

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impliquen de forma activa en el sistema de gestión ambiental y en el desempeño ambiental eficaz, así como en el logro de los resultados previstos. Respecto a las emergencias y su preparación y respuesta, la revisión no ha aportado novedades y sólo ha modificado la redacción, aportando un matiz mínimo respecto a las necesidades de suministrar la información y formación que considere necesaria a las personas de que empresa, así como a las partes interesadas.

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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

9.- Evaluación del desempeño. 9.1.- Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 9.1.1.- Generalidades. 9.1.2.- Evaluación del cumplimiento. 9.2.- Auditoría Interna. 9.2.1.- Generalidades. 9.2.2.- Programa de auditoría interna. 9.3.- Revisión por la dirección.

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En el apartado 9.1., “Seguimiento, medición, análisis y evaluación”, se mantienen los mismos requisitos que podíamos observar en la versión anterior del 2004, sin embargo se introduce una novedad. Y es que se deben determinar los criterios que se van a emplear para evaluar el desempeño ambiental, así como la necesidad de utilizar indicadores de desempeño ambiental apropiados para la labor de medir, analizar y comparar los resultados obtenidos con los criterios establecidos. En relación con la Revisión por la dirección se incluyen algunas novedades al indicar como elementos de entrada toda aquella información derivada del capítulo 4 y 6, es decir, las cuestiones internas y externas relevantes para el sistema de gestión ambiental o contexto, el análisis de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y los riesgos y oportunidades asociados. Por otra parte, en los elementos de salida la revisión introduce la necesidad de identificar las oportunidades de mejora para integrar de forma más eficaz posible el sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio, así como identificar, analizar y valorar cualquier implicación que se detecte para la dirección estratégica de la empresa.

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MEJORA

10.- Mejora. 10.1.- Generalidades. 10.2.- No Conformidad y acción correctiva. 10.3.- Mejora continua.

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En este capítulo, las novedades respecto a la versión anterior se introducen en el apartado 10.2., “No conformidades y acción correctiva” y el 10.3., “Mejora continua”. En el primero de ellos la revisión ha eliminado la mención explícita a las acciones preventivas ya que, con la adopción de la estructura de alto nivel, uno de los propósitos clave que hemos podido observar a lo largo de todo el documento es convertir al sistema de gestión ambiental en una herramienta preventiva en sí misma. Sin embargo, aunque aquí se elimine el término esto no quiere decir que desaparezca o se diluya por completo ya que se encuentra incluido en el conocimiento de la organización y en la definición de su contexto, así como en las acciones a llevar a cabo para abordar los distintos riesgos y oportunidades. Por otra parte, en relación con la mejora continua, la norma establece como requisito que la empresa debe mejorar de forma continua y constante la adecuación, eficacia e idoneidad de su sistema de gestión ambiental con el fin de contribuir de forma activa a la mejora de su desempeño ambiental. De esta forma, la revisión ha reforzado este concepto que ya estaba implícito en la versión del 2004 y se introduce como un nuevo requisito matizando que la empresa tiene que evidenciar esta mejora continua y con ello mejorar su desempeño ambiental, como ya indicamos antes.

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Una vez hemos visto los cambios que la revisión de la norma ha introducido en esta versión ISO 14001:2015 ha llegado el momento de pasar a la acción, pasar de este libro a planificar y comenzar a realizar la transición. Conviene resaltar que, desde su publicación en septiembre del 2015, se ha abierto un periodo de tres años para realizar la transición y que hasta septiembre del 2018 van a convivir ambas versiones. A partir de esta fecha, los certificados según la Norma ISO 14001:2004 dejarán de tener vigencia.

Aunque un período de tres años pueda parecer muy amplio, lo cierto es que es recomendable empezar a planificar cuidadosamente los plazos y etapas para ir avanzando hacia los requisitos y novedades de la Norma ISO 14001:2015. Para hacer la labor de la transición un poco más sencilla, la Organización Internacional de Entidades de Acreditación, IAF, en colaboración con la ISO, han elaborado una guía para planificar la transición (“Transition Planning Guidance for ISO 14001:2015”) estableciendo las pautas y directrices a seguir. Las recomendaciones que este documento realiza se concretan en la siguiente imagen:

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Autor: ANA ROJO ROJO Auditora en Sistemas de Gestión

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