Isi Panduan Penyimpanan Perbekalan Farmasi

BAB I DEFINISI A. Pengertian Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmasi, dan gas medis. Penyimpanan perbekalan farmasi adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Bahan beracun berbahaya adalah zat, bahan kimia dan biologi, baik dalam bentuk tunggal maupun campuran yang dapat membahayakan kesehatan dan lingkungan secara langsung maupun tidak langsung yang mempunyai sifat racun, memancarkan radiasi (radioaktif), mudah terbakar, mudah meledak, karsinogenik, mutagenik, teratogenik, korosif, dan iritasi. B. Tujuan 1. Tujuan Umum Sebagai panduan penyimpanan perbekalan farmasi yang ada di RSUD Arjawinangun Kabupaten Cirebon 2. Tujuan Khusus a. Menjamin stabilitas mutu perbekalan Farmasi selama proses penyimpanan di Rumah Sakit. b. Menghindarkan terjadinya kehilangan barang dan pencurian. c. Menghindarkan terjadinya kecelakaan kerja bagi petugas akibat penyimpanan perbekalan Farmasi yang tidak tepat. C. Manfaat Adapun manfaat dari penyimpanan perbekalan farmasi yang benar, antara lain : 1. Memelihara dan menjaga mutu perbekalan farmasi, 2. Menjaga kelangsungan persediaan dan 3. Memudahkan pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi

1

BAB II RUANG LINGKUP Panduan Penyimpanan perbekalan farmasi meliputi semua tempat penyimpanan sediaan farmasi, baik di dalam instalasi farmasi maupun diluar instalasi farmasi, sebagai berikut : 1. Gudang Farmasi 2. Seluruh depo Farmasi 3. Ruang Rawat Inap 4. Unit Rawat Jalan 5. Instalasi Rawat Intensif 6. Instalasi Rawat Darurat 7. Instalasi Laboratorium 8. Instalasi Radiologi 9. Instalasi Bedah Sentral Panduan penyimpanan perbekalan farmasi ini berisi panduan dalam pengaturan tempat penyimpanan perbekalan farmasi, Sistem yang digunakan dalam menyimpan perbekalan farmasi, administrasi penyimpanan perbekalan farmasi dan pengawasan penyimpanan perbekalan farmasi A. Pengaturan Tempat Penyimpanan Perbekalan Farmasi Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, mutu obat menurun dan memberi pengaruh buruk bagi penderita. Beberapa ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat antara lain : 1. Memiliki Ruangan yang cukup untuk menyimpan semua persediaan obat dan cukup untuk pergerakan petugas 2. Pintu Ruang Penyimpanan mempunyai kunci pengaman 3. Struktur Dinding dalam keadaan baik, tidak ada retakan, lubang atau tanda kerusakan oleh air. 4. Atap Ruang penyimpanan dalam keadaan baik dan tidak bocor. 5. Tempat penyimpanan rapi, rak dan lantai tidak berdebu dan dinding bersih. 6. Tempat penyimpanan bebas hama dan tidak ada tanda infestasi hama. 7. Udara bergerak bebas, kipas angin dan kawat nyamuk dalam keadaan baik. 8. Tersedia cukup ventilasi, sirkulasi udara dan penerangan. 9. Tersedia alat pengukur dan pengatur suhu ruangan 10. Jendela dicat putih atau mempunyai gorden serta aman dan mempunyai teralis. 11. Terdapat rak/lemari penyimpanan. 12. Terdapat lemari pendingin untuk obat tertentu dan dalam keadaan baik. 13. Terdapat lemari khusus yang mempunyai kunci untuk penyimpanan narkotik dan psikotropika. 14. Terdapat alat bantu lain untuk pengepakan dan perpindahan barang. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tempat peyimpanan adalah sebagai berikut : 1. Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:  Tempat penyimpanan menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat- sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.  Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L. 2. Sirkulasi udara yang baik Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

2

3. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:  Sirkulasi udara dari bawah dan perlingungan terhadap banjir  Peningkatan efisiensi penanganan stok  Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak  Pallet lebih murah dari pada rak 4. Kondisi penyimpanan khusus :  Vaksin memerlukan“Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan terputusnya arus listrik.  Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.  Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk. 5. Pencegahan kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak. B. Sistem Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpanan perbekalan farmasi dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan. Macammacam sistem penyimpanan tersebut adalah : 1. Fixed Location Sistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang. Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu: a. Sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi lebih besar atau lebih kecil. b. Jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk menyimpannya. c. Pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan mengetahui tempattempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai mahal) d. Tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya. 2. Fluid Location Dalam sistem ini, penyimpanan di bagi menjadi beberapa tempat yang dirancang. Masingmasing tempat ditandai sebuah kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempatyang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang datang. Administrasi sistem fluid location berdasarkan pada: a. Unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah barang yang datang. b. Staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok. c. Jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah untuk menciptakan ruangan yang baru lagi. d. Pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui. 3. Semi Fluid Location Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem kedua di atas. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk 3

memudahkan dalam mengingat setiap item. Untuk barang yang slow moving perlu dilakukan pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistem fluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistem fixed location, dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil. Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang dapat digunakan antara lain adalah 1. First In First Out (FIFO) Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya. 2. Last in First Out (LIFO) Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya. 3. First Expired First Out (FEFO) Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir. C. Administrasi Penyimpanan Keluar masuknya perbekalan farmasi dicatat dalam kartu stok barang dan Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit (SIM RS). Kartu stok berfungsi: - Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa) - Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat - Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat - Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya. Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut:  Tanggal penerimaan atau pengeluaran.  Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.  Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.  No. Batch/No. Lot.  Tanggal kadaluwarsa  Jumlah penerimaan  Jumlah pengeluaran  Sisa stok  Paraf petugas yang mengerjakan Adapun Kegiatan yang harus dilakukan : 1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan 2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari 3. Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa ) langsung dicatat di dalam kartu stok 4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan D. Pengawasan Penyimpanan Seluruh tempat penyimpanan obat diinspeksi secara berkala sesuai kebijakan rumah sakit untuk memastikan obat disimpan secara benar oleh apoteker supervisi Kriteria Penilaian : 1. Penataan penyimpanan perbekalan farmasi di ruangan adalah : a. Bentuk sediaan obat b. Alfabetis 4

2. Stabilitas penyimpanan obat dengan ketentuan : a. Suhu : 1). Ruangan : 22 – 25 ˚ C 2). Lemari pendingin : 2 – 8 ˚ C b. Kelembaban : ≤ 60 mmHg c. Terlindung dari cahaya langsung d. Kondisi fisik obat : warna, kejernihan, terjadi endapan 3. Ketersediaan perbekalan farmasi di ruangan : persediaan obat sesuai dengan kebutuhan ruangan 4. Penggolongan obat LASA dan Hight Alert : a. Labelisasi ada atau tidak b. Lokalisir sediaan High Alert dilakukan atau tidak c. Peringatan Obat High Alert 5. Pencatatan pengobatan pasien : formulir terisi dengan lengkap tentang obat yang diterima oleh pasien meliputi nama obat, bentuk sediaan, rute pemberian, aturan pakai, efek samping dan interaksi obat yang diterima oleh pasien 6. Pengisian kartu stok obat : kesesuaian jumlah obat yang ada dan yang tercatat di stok setiap hari 7. Pemantauan obat Emergency Kit , meliputi : a. Kesesuaian jenis dan jumlah antara fisik dan label kotak emergensi b. Kondisi fisik : warna, kejernihan, terjadi endapan c. Tanggal kadaluarsa 8. KIE : Pemberian KIE tercatat / tidak di lembar edukasi 9. Spill Kit (bila ada) : Lengkap / tidak (sesuai dengan label) 10. Obat Kadaluarsa : Ada / tidak

5

BAB III TATA LAKSANA 1. Penyimpanan Perbekalan Farmasi umum a. Perbekalan Farmasi di gudang dan depo farmasi dipisahkan berdasarkan bentuk sediaannya (tablet, sirup, injeksi, infus, atau alat kesehatan). b. Tiap Kelompok perbekalan farmasi disusun dalam almari, rak – rak atau pallet secara alfabetis. Daftar nama – nama perbekalan farmasi dicantumkan dalam setiap rak untuk memudahkan pencarian. c. Penyimpanan perbekalan Farmasi menerapkan kombinasi sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). d. Perbekalan Farmasi disimpan pada suhu sesuai ketentuan yang tercantum dalam petunjuk dari produsen, sebagai berikut : - Suhu kamar (