ISA ID Complet 2011 Tiparit Extras A4 Access

PARTEA A II-A

Modele de lucr ări în Microsoft Access 2007

1

Crearea unui proiect şi configurarea sesiunii de lucru în Microsoft Access

Crearea unui proiect de bază de date sub controlul MS Access reprezintă etapa de la care vom porni în  particul  particulariz arizarea area lecţiilo lecţiilorr practice practice asociate asociate celei celei dede-a doua părţi a lucrării de faţă. Numele proiectului proiectului nostru de  bază  bază de date date va fi biblio şi se va referi la o parte a operaţiilor derulate într -o bibliotecă. După deschiderea sesiunii de lucru MS Access, prin parcurgerea succesiunii de meniuri apelabile din butonul Start: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 , vom ajunge în fereastra din figura 2.1, unde delimităm delimităm următoarele componente: 1.  Buton Office pentru pentru activarea opţiunilor de lucru cu cu fişiere ; 2.  Linia  Linia cu butoa butoane ne rapide rapide: Save, Undo, Redo (Quick Access Toolbar); 3.  Linia de titlu;  pentru apelarea grupurilor de şabloane, şabloane, inclusiv on-line; on-line; 4.  Meniu vertical  vertical  pentru 5. Icoana Blank Database; 6.  Zonă cu grupuri grupuri de icoane cu şabloane pentru baze de date; utilizate  –  zona Open Recent 7.  Panou de lucru  pentru deschiderea unei baze de date recent utilizate –   – sau a unei alte baze de date de la o locaţie cunoscută, prin acţionarea opţiunii More. În cazul  Database“ – sau în care baza de date va fi nouă, acest panou se va configura cu opţiuni într -o rubrică Blank Databas Database, e, prin

care se permite stabilirea directorului sau folder-ului de lucru curent operaţiune; 8.  Linia de stare.

Figura 2.1.

, crearea sau renunţarea la

Fereastra iniţială cu componentele MS ACCESS 

Pentru crearea bazei de date biblio, vom proceda fie la activarea Butonului Office urmată de apelarea opţiunii New, fie la activarea icoanei Blank Database (pasul 1), situaţie în care în zona rezervată  Panoului de lucru, se activează opţiunile necesare creării unei noi baze de date. Astfel, în rubrica File  Name (pasul 2), vom introduce numele bazei de date biblio, aşa cum se prezintă în figura 2.2.

3

4

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Figura 2.2. Declararea numelui bazei de date biblio  Dacă ne convine locaţia în care să fie creată baza de date, vom trece la activarea butonului Create (pasul 4). În cazul în care dorim o altă locaţie, vom apela la iconiţă (pasul 3), pentru a selecta noua locaţie în care se va crea baza de date biblio. În cazul nostru, dorim ca baza de date cu numele biblio să fie creată pe G:\ISA, ceea ce va determina activarea ferestrei din figura 2.3.

Figura 2.3. Stabilirea

directorului G:\ISA

De la un sistem de operare la altul este posibil să apară mici diferenţe de formă a ferestrelor, cu menţiunea că funcţionalitatea acestora va fi aceeaşi. Este de înţeles faptul că directorul ISA de p e unitatea G, a fost creat în prealabil. În plus, în cazul sistemului pe care lucraţi, unitatea G: se va înlocui cu D: sau altă unitate, după caz.  Notă:

După activarea butonului OK  din fereastra precedentă, se va reveni în zona destinată  Blank  Database, unde trebuie să activăm butonul Create (pasul 4).

Figura 2.4. Fereastra

4

de lucru

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

5

Pe ecran, va apărea fereastra de lucru din figura 2.4 2.4 care va pune la dispoziţie o tabelă pregătită pentru a fi modelată corespunzător cerinţelor de proiectare.

T nrr.. 1 1 Te em m 1 ma a n

Crearea tabelelor şi definirea restric ţiilor

Formularea cerinţelor 

Pentru biblioteca judeţeană, se solicită o aplicaţie informatică centrată pe baza de date cu numele biblio care este alcătuită din următoarele tabele: CARTI {Nr_inv, Cota, Autori, Titlu, Vol, Cod_editura, An_pub, Loc_Pub, Pret, Data_in} CITITORI {Cod_cit, NumePrenume, CNP, Strada, Localitatea, Judet} EDITURI {Cod_editura, Denumire, Localit} IMPRUMUT {Cod_cit, Nr_inv, Data_impr, Per}

Detalii: 

Nr_inv este un cod numeric atribuit fiecărei cărţi care intră în patrimoniul bibliotecii (mărime: 7

întregi şi 0 zecimale); Cota reprezintă o descriere sumară de 10 caractere text prin care se oferă informaţii despre format, categorie, domeniu şi altele;  Autori este un şir de 80 de caractere text atribuit atribuit autorului sau autorilor cărţii. La cărţile cu mai mulţi autori, se vor lua în calcul doar primii trei; Titlu este un şir 80 de caractere text folosit pentru preluarea titlului pentru o carte; Vol este o valoare numerică (mărime: 2 întregi şi 0 zecimale); zecimale); Cod_editura este un număr întreg (mărime: 3 întregi şi 0 zecimale);  An_pub este un număr întreg (mărime: 4 întregi şi 0 zecimale); Loc_pub este un şir de 30 de caractere text pentru locul în care a apărut cartea; Pret este o valoare numerică (mărime: 6 întregi şi două zecimale); Data_in este data de intrare în patrimoniul bibliotecii; Cod_cit este un număr întreg atribuit cititorului înscris la bibliotecă (mărime: (mărime: 6 întregi); NumePrenume reprezintă numele cititorului (mărime: 30 caractere text); CNP reprezintă codul numeric personal al cititorului (mărime: 13 caractere text); Strada reprezintă strada şi numărul străzii unde are domiciliul cititorul (mărime: un şir de 30 de caractere text); Localitatea reprezintă denumirea localităţii de domiciliu a cititorului (mărime: un şir de 25 de caractere text); Judeţ  reprezintă denumirea judeţului de domiciliu a cititorului (mărime: un şir de 25 de caractere text); Denumire reprezintă denumirea editurii care a editat cartea ce intră în patrimoniul patrimoniul bibliotecii (mărime: un şir de 25 de caractere text); Localit reprezintă denumirea localităţii în care activează editura (mărime: un şir de 25 de caractere text); Data_imp este data la care se realizează împrumutul; Per reprezintă numărul de zile pentru care se împrumută cartea (mărime: 2 întregi şi 0 zecimale); 



          









 

 Se cere să se parcurgă următoarele următoarele cerinţe cerinţe practice: practice:

1. Să se creeze cele trei tabeleîn tabele în condiţiile precizate la detaliile de mai sus. 2. Să se declare următoarele valori implicite: implicite: Modele de lucrări în Microsoft Access 2007 

6

-

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

pentru CARTI.Vol : 1; pentru CARTI. An_pub: anul curent; Pentru această valoare implicită se va folosi Year(Date()); pentru CITITORI.Judet : ’Iasi’; pentru IMPRUMUT.Data_impr : data zilei curente; Pentru această valoare implicită se va folosi Date(); pentru IMPRUMUT.Per : 14.

3. Să se definească următoarele restricţii la nivel de atribut: - în tabela CARTI: o literele din valorile atributului Cota sunt obligatoriu majuscule, expresia fiind: StrComp(UCase([Cota]);[Cota];0)=0; o  prima literă din Titlu este majusculă: StrComp(LEFT(UCase([titlu]);1); LEFT([titlu];1); 0) = 0 o Vol este o cifră cuprinsă între 1 şi 5; o  Pret este un număr întreg pozitiv.

-







în tabela CITITORI: o literele din valoarea atributului NumePrenume sunt, obligatoriu, majuscule; în tabela IMPRUMUT: o  Per  poate fi una din următoarele valori: 1, 3, 7, 14 şi 21. 4. Să se definească următoarele restricţii la nivel de înregistrare: în tabela CARTI: anul publicării ( An_pub) trebuie să fie mai mic sau egal cu anul extras din atributul Data_in; în tabela IMPRUMUT: Perioada de împrumut (Per ) va fi de 1 zi în luna decembrie a fiecărui an, ca urmare a operaţiilor de inventariere. 5. Să se definească următoarele restricţii de tip cheie primară/alternativă (unicitate): în tabela CARTI: o  Nr_inv este cheia primară; o Cota este cheie alternativă (unică); în tabela CITITORI: o Cod_cit este cheia primară; o CNP este cheie alternativă (unică); în tabela EDITURI, Cod_editură este cheia primară; în tabela IMPRUMUT, cheia primară este combinaţia (Cod_cit, Nr_inv, Data_impr ). 6. Să se definească următoarele restricţii referenţiale: între tabelele CARTI (copil) şi EDITURI (părinte), atributul de legătură este Cod_editura; între tabelele IMPRUMUT (copil) şi CARTI (părinte), atributul de legătură este Nr_inv. între tabelele IMPRUMUT (copil) şi CITITORI (părinte), atributul de legătur ă este Cod_cit . Pentru păstrarea integrităţii referenţiale, se vor aplica regulile: între CARTI şi EDITURI: o la ştergere din părinte: RESTRICTIONARE; o la modificare în înregistrarea părinte: RESTRICTIONARE; o la adăugare în tabela copil: RESTRICTIONARE. între IMPRUMUT şi CARTI: o la ştergere din părinte: RESTRICTIONARE; o la modificare în înregistrarea părinte: CASCADA; o la adăugare în tabela copil: RESTRICTIONARE. între IMPRUMUT şi CITITORI: o la ştergere din părinte: RESTRICTIONARE o la modificare în înregistrarea părinte: CASCADA; o la adăugare în tabela copil: RESTRICTIONARE. Propunere de rezolvare

6

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

7

1. Pentru crearea celor patru tabele din

baza de date biblio, vom proceda la preluarea tabelei Table1 din fereastra de lucru prezentată în figura 2.4, tabelă pe care o vom redenumi şi proiecta după cerinţele temei. În prima etapă, vom crea doar atributele tabelei, aşa cum ni se cere la pct. 1. În figura 2.5,  prezentăm cei patru paşi de urmat pentru schimbarea numelui.

Figura 2.5. Etapele

pentru schimbarea numelui din Table1 în CARTI

 Explicaţii :

Pasul 1:  Vom proceda la activarea icoanei Design View cu simbolul (Echer & Creion & Linie), adică în modul de lucru proiectant de tabele; Pasul 2: Localizăm fereastra Save As; Pasul 3: Vom scrie CARTI  în loc de Table1; Pasul 4: Vom activa butonul OK . După parcurgerea paşilor din figura precedentă, vom ajunge în fereastra din figura2.6.

Figura 2.6. Fereastra

de lucru pentru proiectarea tabelei CARTI

Pentru a câştiga spaţiu de lucru, vom proceda la a da click pe cele două săgeţi stânga de pe panelul de navigare unde avem înscris acum  All Tables (pasul 1).  Notă:

În tabul CARTI, colorat cu galben, vom proceda la ştergerea numelui ID (pasul 2) şi vom introduce  primul atribut din tabela CARTI, adică Nr_inv în coloana Field Name, iar în coloana Data Type, vom tasta n, ceea ce va determina apariţia valorii number . În acelaşi timp, vom avea în vedere să anulăm calitatea de cheie primară, prin click pe icoana ce conţine o cheie (pasul 3 din figura 2.6). Modele de lucrări în Microsoft Access 2007 

8

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Cu săgeată în jos de pe denumirea câmpului Nr_inv, vom trece la ur mătorul câmp Cota ş.a.m.d. În figura 2.7, prezentăm, pentru principalele atri bute, modul în care au fost create.

Figura 2.7. Prezentare

mod setare parametrii pentru atributele tabelei CARTI

 Notă:  Pentru atributul Preţ, vom avea aceeaşi definiţie ca la Nr_inv, cu menţiunea că se va stabili pentru Decimal Places valoarea 2.

Pentru salvarea structurii declarate până în acest moment, vom proceda la a închide tabela CARTI  prin poziţionarea săgeţii mouse-ului pe tab-ul CARTI şi activarea meniului rapid cu click dreapta, după care selectăm opţiunea Close, ceea ce va determina apariţia ferestrei prin care se solicită salvarea modificărilor de structură pentru tabela CARTI. Din fereastra de mai sus, vom selecta Yes.

Figura 2.8.

Salvarea modificărilor efectuate structurii tabelei CARTI 

În mod similar, vom proceda şi pentru celelalte trei tabele: CITITORI, EDITURI şi IMPRUMUT. În final, vom avea cele patru tabele cu structura din figura 2.9.

Figura 2.9. Tabelele

din baza de date biblio 

Proiectantul de tabele pentru fiecare dintre cele trei tabele, CITITORI, EDITURI şi IMPRUMUT, este cel din figura 2.10.

8

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Figura 2.10. Structura

9

celor trei tabele

Precizare: Atunci când se declară un atribut, în afara numelui său, mai tre buie specificat un număr minim de proprietăţi, cum ar fi tipul (număr întreg (mai lung sau mai scurt), număr real, şir de caractere, dată calendaristică etc.) şi lungimea. Prin opţiunile Format şi Input Mask, se poate controla modul în care se vor afişa valorile fiecărui atribut la editarea tabelei respective. Pentru uşurarea procesului de creare a tabelelor precedente, prezentăm, în tabelul 1, caracteristicile ce vor fi avute în vedere pentru fiecare tabelă. Tabel 1.

Proprietăţile minimale ale a tributelor celor patru tabele

Atribut

Tip

Lungime

(F ield Name)

(Data Type)

(F ield Size)

Tabela CARTI  Nr_inv Cota Autori Titlu Vol Cod_editura An_pub Loc_pub Pret Data_in

Number Text Text Text Number Number Number Number Number Date/Time

Long Integer 10 80 80 Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Short Date

Tabela CITITORI Cod_cit  NumePrenume CNP Strada Localitatea Judet

Number Text Text Text Text Text

Long Integer 30 13 30 25 25

Tabela EDITURI Cod_editura Denumire Localit

Number Text Text

Long Integer 25 25 Modele de lucrări în Microsoft Access 2007 

10

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Atribut

Tip

Lungime

(F ield Name)

(Data Type)

(F ield Size)

Tabela IMPRUMUT Cod_cit  Nr_inv Data_impr Per

Number Number Date/Time Number

Long Integer Long Integer Short Date Long Integer

2.  Declararea valorilor implicite presupune ca în modul de lucru cu proiectantul de tabele, adică  Design view, să se introducă în Default value valoarea implicită pentru fiecare din atribute. Paşii de urmat în stabilirea acestor valori implicite pentru atributul CARTI.Vol sunt următorii: -  Pasul 1: Dublu click pe tabela căruia aparţine atributul de modif icat, în cazul nostru, tabela

CARTI. Dacă nu va apărea numele tabelelor, este necesar să dăm click pe cele două săgeţi din panoul de navigare (Navigation Pane), ceea ce va determina apariţia tuturor tabelelor, ca în figura 2.11 (partea din stânga); -  Pasul 2: După ce a fost deschisă tabela în modul  Datasheet view, se va trece în modul  proiectantului de tabele ( Design view), prin click pe icoana „Echer  &Creion&Linie“ . Trebuie sesizat faptul că în acest mod ( Design view), tabelele au fost aduse în figura 2.10; -  Pasul 3: Se localizează atributul Vol; -  Pasul 4: În rubrica  Default value, se introduce valoarea 1.  Atenţie! Valoarea 1 se introduce fără ghilimele sau apostrof, deoarece tipul atributului este number . În figura 2.11, se prezintă paşii pentru stabilirea valorii implicite aferente atri butului CARTI.Vol.

Figura 2.11.

Paşii de urmat în stabilirea atributului C   ARTI.Vol

 Sfat: În cazul în care nu se oferă posibilitatea introducerii de valori în rubrica Default value, daţi click pe icoana Property Sheet  din banda de icoane pentru a elimina fereastra Property Sheet  de pe ecran. Se poate folosi şi săgeata mouse-ului pentru mărirea ferestrei de lucru rezervată tab-ului CARTI, în defavoarea ferestrei Property Sheet  de pe ecran. În mod similar, se va proceda şi cu celelalte atribute -  pentru CARTI. An_pub: anul curent; pentru această valoare implicită, se va folosi Year(Date()); -  pentru CITITORI. Judet : ’Iasi’; -  pentru IMPRUMUT. Data_impr : data zilei curente; pentru această valoare implicită, se va folosi Date(); -  pentru IMPRUMUT. Per : 14. Facem precizarea că valorile de tip Text   se vor introduce între ghilimele sau apostrof, ca în cazul atributului CITITORI. Judeţ,  unde se va introduce ’Iasi’. Pentru atributele de tip dată calendaristică, se

10

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

11

folosesc funcţii ce pot fi introduse cu ajutorul modulului de construire a expresiilor (Expression Builder), aşa cum prezentăm în figura 2.12, pentru stabilirea valorii implicite pentru atributul CARTI. An_pub.

Figura 2.12. Utilizarea

modulul de construire a expresiilor ( Expression Builder  ) CARTI.An_pub

3. Stabilirea

regulilor de validare la nivel de atribut presupune ca pentru fiecare tabelă să se ajungă în modul de lucru cu proiectantul de tabele, Design view (a se vedea paşii 1 şi 2 de la stabilirea valorilor implicite). În mod similar ca la stabilirea valorii implicite, stabilirea regulilor de validare la nivel de atribut  presupune ca în pasul al patrulea, vor fi folosite rubricile Validation Rule unde se introduce regula de validare, ca de exemplu pentru CARTI.Cota StrComp(UCase([cota]),[cota],0)=0 şi Validation Text , unde se  poate introduce un text explicativ, care va anunţa utilizatorul de eventuala încălcare a restricţie pentru acel atribut. Restricţiile la nivel de atribut,  de introdus pentru tabelele din baza de date biblio,  sunt următoarele: - în tabela CARTI: o literele din valorile atributului Cota  sunt obligatoriu majuscule, expresia fiind (figura 2.13): StrComp(UCase([cota]);[cota];0)=0;

Modele de lucrări în Microsoft Access 2007 

12

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Figura 2.13.

Introducerea regulii de validare şi a mesajului pentru atributul CARTI.Cota

Expresia care asigură regula de validare a atributului este sugerată pe fiecare subiect de examen, ceea ce va reduce gradul de dificultate al subiectelor. În cele ce urmează, oferim câteva explicaţii  pentr u funcţiile folosite: - Funcţia UCASE  (UPPER CASE) face conversia unui şir de caractere prin înlocuirea tuturor literelor mici cu litere mari (majuscule); - Funcţia STRCOMP (STRING COMPARE) compară două şiruri de caractere. În cazul nostru, se verifică dacă valoarea atributului Cota este egală cu valoarea convertită în majuscule a aceluiaşi atribut. Dacă egalitatea se respectă, înseamnă că, de fapt, valoarea matricolului nu conţine nicio literă mică, deci este corectă. Când rezultatul funcţiei StrComp este diferit de zero, înseamnă că în valoarea matricolului, s-a strecurat măcar o literă mică (minusculă), ceea ce va însemna că nu se respectă regula impusă şi se va afişa utilizatorului mesajul „Introduceti cota cart ii cu MAJUSCULE!!!“.  Sfat: Dacă după introducerea regulii de validare, se constată că se obţine un mesaj de eroare, se va  proceda la schimbarea separatorului din ; cu , în expresia de mai sus. În plus, expresia de mai sus se poate introduce cu ajutorul modulului de construire a expresiilor (Expression Builder) prin activarea celor trei  puncte... din rubrica Validation rule.  Precizări :

În acelaşi timp, la orice modificare a caracteristicilor şi sau a regulilor impuse atributelor sau înregistrărilor, este necesar să se realizeze salvarea tabelei, prin răspunsul cu Yes la întrebarea pusă de sistem în fereastra din figura 2.14.  Notă:

12

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

Figura 2.14. Fereastra

13

de salvare a tabelei

Dacă tabela reproiectată conţine înregistrări, printr -un mesaj cores punzător (vezi figura 2.15), se solicită confirmarea verificării acestor înregistrări de către sistem. Recomandăm ca răspunsul să fie Yes.

Figura 2.15.

Testarea înregistrărilor cu noile reguli

 prima literă din Titlu este majusculă: În mod similar, se va proceda şi cu atributul Titlu, pentru care regula de validare va fi StrComp(LEFT(UCase([titlu]);1); LEFT([titlu];1); 0) = 0, iar mesajul de validare va fi „Titlul cartii trebuie sa inceapa o

cu MAJUSCULA!!!“. o Vol este o cifră cuprinsă între 1 şi 5. Expresia de introdus în rubrica Validation Rule este: [Vol] BETWEEN 1 AND 5

sau [Vol] > 0 AND [Vol] 0 În rubrica Validation Text, vom introduce mesajul: „Preţul trebuie să fie pozitiv!!!“

-

în tabela CITITORI: o literele din valoarea atributului  NumePrenume  sunt obligatoriu majuscule, expresia de introdus în rubrica Validation Rule: StrComp(UCase([NumePrenume]);[NumePrenume];0)=0; În rubrica Validation Text, vom introduce mesajul: „Numele şi prenumele trebuie introduse cu majuscule!!!“

-

în tabela IMPRUMUT: o  Per  este o valoare din următoarele (1, 3, 7, 14, 21). Expresia de introdus în rubrica Validation Rule este:

[Per] IN (1;3;7;14;21) În rubrica Validation Text, vom introduce mesajul: „Nr. zilelor de împrumut trebuie să fie o valoare dintre 1, 3, 7, 14, 21!!!“ Precizare: În cazul încălcării regulii de validare la nivelul atributului Per , adică se introduce valoarea 5, care nu se află în lista de valori 1, 3, 7, 14, 21, se va obţine mesajul din rubrica Validation Text , aşa cum se  prezintă în figura 2.16. După activarea butonului Yes, se va permite utilizatorului să se modifice valoarea 5, în

una din valorile recomandate.

Figura 2.16.

Încălcarea regulii de validare

Modele de lucrări în Microsoft Access 2007 

Instrumente software pentru afaceri. Lucrări practice şi întrebări grilă

14

La nivelul unei înregistrări, se pot pune restricţii în care sunt implicate două sau mai multe atribute din aceeaşi tabelă. Aceste restricţii se regăsesc sub denumirea de reguli de validare la nivel de înregistrare. Pentru declararea restricţiei la nivel de înregistrare şi a mesajului de eroare afişabil, la încălcarea restricţiei, se realizează parcurgerea următorilor paşi: a. Aducerea tabelei de lucru în modul proiectare“ ( Design view), ca în figura 2.17, după ce s-a dat dublu-click pe tabela de lucru şi s-a activat unul din butoanele Design view ; b. Activarea ferestrei din partea dreaptă Property Sheet , în cazul în care aceasta nu a fost dezactivată. În cazul în care fereastra a fost dezactivată, atunci se va activa din tab-ul Design, grupul de icoane Show Hide icoana Property Sheet; c.  În fereastra Property Sheet,  în rubrica Validation Rule,  se introduce regula de validare, iar în rubrica Validation Text,  se va introduce textul ce se va afişa în cazul nerespectării restricţiei impuse prin regula de validare. În figura 2.17, exemplificăm paşii pentru tabela CARTI. Astfel, în rubrica Validation Rule, vom introduce 4.

[An_pub] >, pentru a trece toate câmpurile disponibile din fereastra Available Fields în fereastra Selected Fields. În fereastra Available Fields, nu va mai rămâne niciun câmp. Se pot folosi butoanele > pentru a trece câte un câmp. În cazul în care se doreşte să se readucă un câmp din fereastra Selected Fileds în  Available Fields, se pot folosi butoanele în sens invers